Offsite Privalia 2015

L´HÈLIXAgència de Comunicació i RP

Lourdes MeroñoVictor MartinezLaia Mena

Eix comunicatiu i missatge clau

VIURE ÉS COMPARTIR

Experiències

Espai

Moments

Temps

Comunicació

Sensacions

Records

Públic objectiu i segmentació

L’ Offsite Privalia 2015 està dirigit als treballadors de Privalia. Homes i dones d'entre 20 i

35 anys, actius a les xarxes, estudiants i amb primeres experiències laborals. Nivell

cultural mitjà, mitjà -alt. Nivell econòmic mig. Internacionals i sense càrrega familiar.

Homes

Dones

Estudiants

Actius digitals

Internacionals

Objectius

Persuadir i motivar els treballadors de Privalia perquè assisteixin al

Offsite Privalia 2015 utilitzant tots els canals comunicatius interns i

externs amb campanyes transmetia sobre l´esdeveniment.

Objectiu 1

Objectiu 2Reflectir el valor empresarial del treball en equip en un esdeveniment com és l´Offsite

Privalia 2015 facilitant el desplaçament i l´estància, assegurant la diversió i idoneïtat de

les activitats i plasmant el missatge clau motiu de l'esdeveniment.

• Disseny de la imatge juvenil i fresc• Audiovisuals motivadors• Lloc web, bloc i xarxes socials

• Localització adequada i especial• Diverses possibilitats de desplaçament• Coordinació de recursos humans i tècnics pel

desplaçament, estància i entreteniment

Objectius

Objectiu 3

Objectiu 4

Fer partícips als clients dels valors de Privalia i involucrar als treballadors

en els canals de comunicació propis de l´empresa compartint el

desenvolupament de l´Offsite Privalia 2015 a les diferents xarxes socials.

• Fotografia i enregistrament vídeo durant l´Offsite• Assistència del Community Manager de Privalia • Creació del hashtag #OffsitePrivalia2015

Obtenir el feedback dels receptors del missatge durant tot el procés i

posteriorment mitjançant l´avaluació, l´anàlisi i l´estudi de les accions de

treballadors i clients.

• Enquestes valoratives• Tests qualificatius• Estudi del flux de clicks, fans, followers

als enllaços, vídeos i xarxes socials.

Accions específiques

• Organització de xerrades impartides per directius

• Cartelleria informativa i promocional distribuïda

per tots els departaments i seccions

• Creació, exposició i distribució dels audiovisuals

tant en oficines com en xarxes socials: Vimeo i

YouTube.

• Actualitzacions continues a les xarxes socials com

Facebook i Twitter.

• Creació i distribució de correus electrònics.

• Comunicació via xat i fòrums públics.

• Recollida i processament de dades obtingudes per

la seva avaluació i anàlisi.

Accions específiques sobre l´estància cap de setmana:

• Recerca de localització amplia amb espais

suficients per totes les activitats

• Organitzar diferents punts de recollida i

desplaçament

• Coordinar activitats divertides i excitants –

(Veure informe d´activitats adjunt)

Accions comunicatives i transmèdia:

Proposta d´activitats Offsite

Esmorzar

1 activitat culinaria (TOPCHEF)

Brunch

1 activitat Paintball o rafting

Dinar

fi de festa visualització lipdub

Casa rural o hotel per a 250 treballadors ( INCLOSOS directius + consell)

Transport per desplaçar als treballadors al lloc de l’esdeveniment

Càtering (esmorzars, dinars i sopars)

SoparDiscoteca

Esmorzar

1 activitats risoterapia

Brunch

1 activitat CSI

Dinar

1 activitat Lipdub

visita a la ciutat

Sopar

Concert viu DAVID GUETTA

Divendres nit arribada:

Dissabte: Diumenge:

Calendari estratègia comunicativa

Totes les comunicacions als treballadors (correus electrònics, publicacions, etc.) es faran en dimarts o dimecres ja que són els dies en els que els treballadors estan més receptius.La informació sobre dades de dates, localització i transport s´enviarà per escrit ja que és com queden més clares. La informació sobre les activitats es donaran en xarrades ja que permet motivar als treballadors al permetre el diàleg obert.

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4

1 1 1 1

2 E-MAIL (1) */** 2 2 2

3 3 3 3 E-MAIL (9) */**

4 4 4 4

5 5 5 5

6 6 1ª REUNIÓ GENERAL 6 2ª REUNIÓ GENERAL 6

7 7 7 7

8 8 8 8

9 E-MAIL (2) * 9 9 9 XARXES SOCIALS (2)

10 10 10 10

11 11 11 11

12 12 12 12

13 13 E-MAIL (4)*/** 13 E-MAIL (7)*/** 13

14 14 14 14

15 15 15 15

16 REUNIÓ DE DIRECTORS 16 16 16 E-MAIL (10)*/**

17 17 17 17

18 18 18 18

19 19 19 19

2020

ESDEVENIMENT A XARXES

SOCIALS 20 E-MAIL (8)** 20

21 21 E-MAIL (5)*/ ** 21 21

22 22 22 22

2323 23 23

ÚLTIMA REUNIÓ

GENERAL

24 2ª REUNIÓ DE DIRECTORS 24 24 24

25 25 25 25

26 26 26 26

2727 CREACIÓ DEL VIDEO OFFSITE 27

2º REUNIÓ

DIRECTIUS 27

28 28 E-MAIL (6) */** 28 28

29 29 29

30 E-MAIL (3) */** 30 30

31 31

Calendari estratègia comunicativa

Totes les comunicacions als treballadors (correus electrònics, publicacions, etc.) es faran en dimarts o dimecres ja que són els dies en els que els treballadors estan més receptius.La informació sobre dades de dates, localització i transport s´enviarà per escrit ja que és com queden més clares. La informació sobre les activitats es donaran en xarrades ja que permet motivar als treballadors al permetre el diàleg obert.

E-MAIL (1)Aquest primer e-mail informarà a tot el personal de l'esdeveniment que es durà a terme, per tal d'anar escalfant motors* És el que s'enviarà als directius i consells ** És el que s'enviarà als treballadors

E-MAIL (2)Aquest segon e-mail serà per tal de convocar a tot el personal per explica'ls-hi que esperem d'ells. La convocatòria de la reunió es per la seguent setmana* És el que s'enviarà als directius i consells

REUNIÓ DE DIRECTORSEn aquesta reunió els explicarem que esperem de l'esdeveniment i com volem motivar als treballadors. Proposem les primeres dates per fer l'esdevenimentTambé volem que formin part d'aquest esdeveniment i que aportin les seves idees. Queden convocats per la seguent setmana per tal de posar-hi fil a l'agulla

2ª REUNIÓ DE DIRECTORSEn aquesta reunió acabarem d'enllestir què esperem d'ells i agafarem totes les idees que ens doninEls directius ens diran la data final després d'haver-ho consultat

E-MAIL (3)En aquest e-mail convoquem per la primera reunió conjunta de treballadors i directius(*) Aquest s'enviarà als directius i consells(**) Aquest s'enviarà als treballadors

1ª REUNIÓ GENERALEn aquesta reunió, els comunicarem la data de l'esdeveniment per tal que la sàpigan amb antel·lació, els posarem un parell de vídeos d'Offsites anteriors i els explicarem per què es tant important que participinTambé els comunicarem que els hi passarem un e-mail la propera setmana per tal de que ens diguin quines són les activitats que nosaltres proposem que més els agradin

E-MAIL (4)En aquest e-mail, els posarem per escrit la data de l'esdeveniment, i els passarem el document amb les activitats que nosaltres proposem, per que posin les que més els agradenTambé en aquest e-mail, els hi passem una enquesta sobre què els hi va semblar la primer reunió general(*) Aquest s'enviarà als directius i consells(**) Aquest s'enviarà als treballadors

CREACIÓ DE L'ESDEVENIMENT A FACEBOOK I TWITTERCrearem l'esdeveniment a Facebook, per tal que els treballadors i directius vagin participant i acceptant l'esdeveniment

E-MAIL (5)En aquest e-mail els explicarem la creació de l'esdeveniment a Facebook i que poden anar acceptant les invitacions i anar participant. També creem el Hastag #offsiteprivaliabcn2014(*) Aquest s'enviarà als directius i consells(**) Aquest s'enviarà als treballadors

CREACIÓ DEL VIDEO OFFSITE (PRE ESDEVENIMENT)Durant aquests dos primers mesos, hem anat fent filmacions als treballadors i ara només queda enllestir-ho per tal de presenta'ls-hi

E-MAIL (6)En aquest e-mail els convoquem per tal de presenta'ls hi el video que hem creat(*) Aquest s'enviarà als directius i consells(**) Aquest s'enviarà als treballadors

2ª REUNIÓ GENERALEn aquesta segona reunió general, els projectarem el vídeo que hem creat, i també els explicarem que tenim en consideració totes aquelles activitats que ens van comentar a l'e-mail 4.

E-MAIL (7)En aquest e-mail, els preguntarem què opinen del vídeo que hem creat, i que ens expliquin tot allò que esperan de l'esdeveniment(*) Aquest s'enviarà als directius i consells(**) Aquest s'enviarà als treballadors

E-MAIL (8)En aquest e-mail convoquem als directius per tal de tenir impressions per part seva(**) Aquest s'enviarà als directius i consells

2ª REUNIÓ DE DIRECTIUSEn aquesta segona reunió de directius, volem saber la seva opinió i que ens expliquin com estan veient de motivats als treballadors

E-MAIL (9)En aquest e-mail els volem motivar amb accions al facebook, i que interactuin amb els clients(*) Aquest s'enviarà als directius i consells(**) Aquest s'enviarà als treballadors

XARXES SOCIALS (2)Interacció amb els clients. Motivarem als treballadors per tal que interactuin amb el hastag i el facebook, ja que hi haurà premi per aquells que aconsegueixin una sèrie de metes amb els clients

E-MAIL (10)*/**En aquest e-mail els informem de l'última reunió que tindrem abans de l'esdeveniment(*) Aquest s'enviarà als directius i consells(**) Aquest s'enviarà als treballadors

ÚLTIMA REUNIÓ GENERALEn aquesta última reunió, utilitzarem una mica les reunions tipus marketing multinivell, per tal d'hipermotivar a tots els treballadors per tal que vinguin tots

Partida pressupostària

Estància: 100 € per cada treballador. Total 25.000 €Transport: 10 € per persona. Total: 2.500 €Càtering: 15€ per cada àpat (2 sopars, 2 esmorzars, 2 brunch i dos dinars) x 8 àpats x 250 persones.

TOTAL: 30.000 €

ACTIVITATS:Discoteca divendres nit: 5.000 €Actuació de David Guetta dissabte nit: 60.000 €Activitat Risoteràpia activitat dissabte: 15€ per persona= 3.750 €Activitat CSI: 25€ per persona= 6.250 €Activitat Lipdub dissabte: 25€ per persona= 6.250 €Visita guiada per la ciutat dissabte: 15€ per persona= 3.750 €Activitat culinària TOP CHEF diumenge: 50€ per persona (inclou tot el material)= 12.500 €Activitat PAINTBALL o RAFTING diumenge: 50€ per persona (inclou tot el material)= 12.500 €.Fi de festa: 12.000 €Premis per als treballadors: 15€ per persona= 3.750 €

TOTAL: 183.250 €

COMUNICACIÓ: Elaboració del timing més reunions i comunicacions: 200.000 €Vídeo pre esdeveniment + edició + maquetació + entrega als treballadors: 12.000 €Vídeo i gravació durant l’esdeveniment + edició + maquetació + entrega als treballadors: 25.000 €Fotografia pre i durant l’esdeveniment + entrega als treballadors en àlbum: 25.000 €

TOTAL: 262.000 €

ALTRES DESPESES:Provisió de fons: 54.750 €

Pressupost disponible: 500.000 € - Total treballadors assistents: 250 persones

Despesa per cada treballador estimada: 1000€ (total 250.000€)Comunicació, vídeo, fotografia, reportatges, etc… (250.000€)