Proposta de reorganización

da Biblioteca Universitaria (BUSC)

Abril 2016

Proposta Xerencia

2

INDICE

Presentación

Proposta

Datos relevantes da actual estrutura bibliotecaria

Programación anual

Organigrama

Proposta Xerencia

3

PRESENTACIÓN A Biblioteca Universitaria constitúe unha unidade funcional concibida como un centro de recursos para a docencia, a investigación, o estudo e a aprendizaxe, así como para todas aquelas actividades relacionadas co funcionamento e a xestión da Universidade. Como servizo básico ten a misión de facilitar o acceso e a difusión dos recursos de información e colaborar nos procesos de creación de coñecemento, co fin de contribuír á consecución dos obxectivos institucionais da Universidade. (Estatutos da USC. Art.149) A consideración como servizo básico e transversal da USC recollida nos Estatutos da Universidade de Santiago de Compostela non debe mudar, pero si convén reflexionar acerca de como afrontar os retos derivados da nosa misión tendo en conta o actual escenario económico e os imparables avances tecnolóxicos. Esta ultima cuestión non é baladí, porque malia a constante e moitas veces inabordable asunción dos avances nas TIC, ese mesmos avances axúdannos a reenfocar os obxectivos e a poder abordar estes incluso con maior efectividade, adaptándonos as necesidades actuais dos nosos usuarios e da institución á que damos servizo. Derivada desa necesidade de adaptación e da procura dun marco de traballo flexible, preséntase esta proposta de reorganización da BUSC. Articúlase en torno a tres eixos: por unha banda, o obrigado soporte á docencia e investigación; por outra, unha aposta pola revalorización do fondo histórico e singular que posúe; e finalmente, o aproveitamento dunha infraestrutura bibliotecaria ampla que nos permite proporcionar unha atención acaída ás necesidades da nosa comunidade universitaria. A redución de orzamentos tivo coma unha das consecuencias mais evidentes o descenso nos investimentos bibliográficos. Grande parte do traballo dos grupos A1 e A2 pivota sobre o proceso técnico relativo á adquisición, catalogación e clasificación dos recursos bibliográficos (alleos) que ingresaban na BUSC. A día de hoxe esas habilidades e ese know-how do persoal debe ser revertido no procesado dos recursos de información propios, isto é ofrecer soporte na xestión a produción académica, científica e administrativa de carácter documental que xera a propia USC. Neste mesmo sentido a labor do persoal dedicado á tarefas de normalización e homoxeneización na descrición bibliográfica dos recursos (foran estes libros, revistas, ou arquivos electrónicos) no catálogo pode reorientarse cara á normalización da filiación do noso PDI e a recompilación da súa produción científica en diferentes bases de datos.

Proposta Xerencia

4

Non esquecemos outro elemento básico na misión da BUSC: o apoio á docencia e á aprendizaxe. Isto quere dicir habitualmente prover de recursos bibliográficos, así como proporcionar instalacións axeitadas para o traballo e o estudo. Dende hai anos nas bibliotecas universitarias españolas vense apostando por un modelo integrado como centro de recursos para aprendizaxe, docencia, investigación e xestión. Ser un centro de recursos integrado quere dicir ser capaz de ofertar servizos presenciais, cunhas instalacións axeitadas para as necesidades de estudo e traballo dos estudantes e tamén dos docentes; pero do mesmo xeito apoiar a adquisición de determinadas competencias transversais, como as dixitais, por parte dos estudantes de grao e posgrao. A BUSC é unha referencia e un emblema da USC. Non debemos esquecer o seu patrimonio bibliográfico: cómpre poñelo en valor como se merece como apoio á consecución dun dos obxectivos institucionais: o compromiso e responsabilidade social . Sen dúbida a presenza de 20 puntos de servizo é unha das fortalezas da BUSC, que ademais pode axudar a converxer ou cando menos establecer unha alianza colaborativa con outros servizos da USC. Pero a distribución de efectivos nas bibliotecas é desigual, froito da propia historia da Biblioteca. O mantemento dos efectivos, sen cambios, provoca neste momento problemas á hora de dar saída a traballos ou proxectos. Nesta proposta (na que se asume a redución de efectivos prevista no Plan Económico-financeiro de Reequilibrio da USC) é fundamental para acadar o éxito o aproveitamento do potencial do servizo. Dito potencial debe desenvolverse a través dunha axeitada formación especializada e dos necesarios procesos de promoción interna, xunto cunha aposta decidida pola redistribución de efectivos en función das cargas de traballo habituais e a programación anual de proxectos e actividades.

Proposta Xerencia

5

PROPOSTA REORGANIZACIÓN DA BUSC A. Servizos centrais:

Dirección e subdirección do servizo. DIRECCIÓN DO SERVIZO DE BIBLIOTECA Dirección por obxectivos e planificación estratéxica da Biblioteca Dirección do persoal adscrito ao Servizo Xestión orzamentaria Planificación, coordinación e avaliación de servizos Posta en marcha de novos servizos Coordinación e planificación de grupos de traballo Prospectiva, estudo e desenvolvemento de ferramentas tecnolóxicas Coordinación con outros servizos da USC Representación da biblioteca nos foros de cooperación e institucións universitarias existentes (Consorcio BUGalicia, Consello de cooperación bibliotecaria de Galicia, REBIUN...) Dirección da Biblioteca Xeral SUBDIRECCIÓN:

Apoio á Dirección na planificación estratéxica e na xestión do persoal do Servizo Apoio á Dirección na coordinación das unidades e servizos bibliotecarios Configuración, xestión e control do Sistema Integrado de Xestión da Biblioteca (SXIB) Xestión do proceso de datos, queixas e suxestións, estatísticas e Memoria do Servizo Xestión e implantación de sistemas de calidade no servizo Posta en marcha e desenvolvemento de ferramentas de información Planificación, programación e avaliación dos servizos de información Traballo colaborativo en Redes e consorcios Vixianza tecnolóxica 4 UNIDADES As unidades desenvolven o seu traballo con persoal adscrito ás mesmas e coa distribución da execución das súas directrices ao persoal das bibliotecas de centro e exentas.

Proposta Xerencia

6

- Unidade de apoio á investigación e produción científica Funcións:

Xestión e mantemento do Repositorio Institucional da USC Minerva; desenvolvementos específicos; atención a usuarios USC produtores de información.

Asesoramento e formación sobre Acceso Aberto e sobre cuestións legais relacionadas coa propiedade intelectual e os dereitos de autor.

Soporte e asesoramento para a publicación e difusión dos resultados da Investigación (revistas, libros, comunicación en congresos...).

Apoio á visibilización e difusión da produción científica da USC. Coordinación coa Area de Valorización do I+D+I para a xestión das publicacións científicas do PDI.

Soporte no Curriculum Vitae Normalizado e asesoramento en procesos de acreditación e sexenios e en xeral de avaliación da actividade científica

Xeración de informes bibliométricos

Xestión da normalización bibliográfica e filiación institucional (apoio en procesos de xeración de identificadores para investigadores, ex.Orcid).

Formación e apoio na xestión da identidade dixital, na visibilidade e impacto dos investigadores e grupos de investigación

Colaboración con Unidade de Xestión da colección na selección e valoración de recursos

Nota: podería estudarse a opción de ofertar algúns destes servizos á centros tecnolóxicos e/ou empresas de base tecnolóxica e innovadora, laboratorios, colexios profesionais (farmacéuticos, médicos, enxeñeiros)... POSTOS SINGULARIZADOS: - 1 xefatura de Unidade - 1 responsable da Oficina de Acceso Aberto e Propiedade Intelectual. - 1 responsable da Oficina da Normalización Bibliográfica e Produción Científica

- Unidade de apoio á docencia e aprendizaxe Funcións:

Apoio á docencia en liña no campus virtual (soporte ao CeTA) e en proxectos de aprendizaxe en liña ou semipresencial (MOOCs, OCW, blended learning...) nomeadamente no que atinxe ao asesoramento e asistencia na creación de materiais docentes multimedia; acceso ás TIC e uso da(s) plataforma(s) de

Proposta Xerencia

7

ensinanza virtual; soporte na busca e selección de recursos de información; canalización de dubidas e problemas en temas de propiedade intelectual e dereitos de autor

Elaboración de guías temáticas e materiais de apoio á docencia e aprendizaxe

Formación en competencias dixitais

Formación e apoio en relación coa lectura nos novos dispositivos tecnolóxicos, información sobre privacidade e seguridade en liña

Formación en recursos electrónicos e utilización dos servizos bibliotecarios

Colaboración con Unidade de Xestión da colección na selección e valoración de recursos

Atención a usuarios e resolución de problemas, con especial atención a usuarios con necesidades especiais

Apoio e atención aos usuarios que temporalmente formarán parte da comunidade

universitaria (profesores e investigadores, alumnos, persoal de administración e

servizos, visitantes internacionais). Ademais dos servizos habituais, dentro desta

área se levarían a cabo actividades como as seguintes:

Proporcionar información sobre a USC que facilite que os visitantes internacionais

se sintan participes da vida universitaria: información xeral sobre a universidade

(localización de centros e servizos, orientación para determinados procedementos

e trámites) e sobre o seu contorno (as cidades de Santiago e Lugo).

Elaboración de guías temáticas e materiais de apoio, por exemplo “Acabas de

chegar á USC?”; FAQ sobre diferentes temas de interese recorrente...

Formación en recursos bibliográficos

Elaboración e mantemento de paneis de actividades académicas, lúdicas e

culturais

Deseño de centros de interese temporais sobre as culturas de procedencia dos

visitantes internacionais (favorecendo a integración de alumnado nomeadamente)

e empregando os recursos bibliográficos que posúe a BUSC. Por exemplo: centro

de interese sobre México, aproveitando os fondos que posuímos dese pais e sobre

ese pais. Aproveitar efemérides ou conmemoracións para facer pequenas

exposicións de recursos relacionados co tema en cuestión. Todo isto pode

ofertarse igualmente sobre a cultura galega para favorecer o seu coñecemento por

parte dos visitantes internacionais.

Participación no mantemento da comunidade de estudantes internacionais a

través de canles sociais (Facebook, Twitter, Linkedin). Todo isto en coordinación

coa ORE e outros servizos da USC que proporcionarían a información que habería

que difundir.

Proposta Xerencia

8

POSTOS SINGULARIZADOS: - 1 xefatura de Unidade - 1 responsable da Oficina de información bibliográfica e soporte á docencia (creación de materiais docentes, soporte na busqueda e selección e recursos de información...) - 1 responsable da Oficina de soporte a usuarios (formación en recursos electrónicos, formación en competencias dixitais, soporte na elaboración de TFG/TFM…).

- Unidade de xestión da colección Funcións:

Xestión da Colección: Selección e adquisición centralizada de recursos de información; xestión de contratos de subministro e servizos; xestión orzamentaria; xestión de provedores de recursos de información; avaliación da colección.

Soporte á dirección na avaliación e toma de decisións nas adquisicións de recursos consorciados (Bugalicia)

Formación e mantemento da base de datos bibliográfica, normalización de procesos técnicos e datos.

Xestión do Servizo de acceso ao documento: xestión, coordinación e avaliación do préstamo a domicilio e do préstamo interbibliotecario na universidade; localización interna e externa de documentos; xestión para a obtención de documentos solicitados polos usuarios noutras bibliotecas ou centros de investigación; atención aos usuarios do servizo

POSTOS SINGULARIZADOS: - 1 xefatura de Unidade - 1 responsable da Oficina de Adquisición e Proceso técnico centralizados - 1 responsable da Oficina de Acceso ao Documento

- Unidade de comunicación e marketing Funcións:

Xestión e mantemento das canles e redes sociais da BUSC

Coordinación, desenvolvemento e mantemento da web da Biblioteca

Marketing bibliotecario

Proposta Xerencia

9

Extensión cultural e bibliotecaria

Apoio á dirección en temas de calidade e estatísticas

Xestión da información sobre rankings (dende o punto de vista da institución e con carácter difusor)

Xestión de Intranet

Coordinación e participación en proxectos transversais, nomeadamente cos que teñan que ver coa OIU, Oficina Web e gabinete de comunicación

POSTOS SINGULARIZADOS: - 1 xefatura de Unidade B. Bibliotecas de Centros Unhas das fortalezas da BUSC é manter un posto de servizo en case cada centro docente. Pero a distribución de efectivos nas mesmas é desigual, froito da propia historia da Biblioteca. O mantemento dos efectivos, sen cambios, provoca neste momento problemas á hora de dar saída a traballos ou proxectos pola escaseza de persoal, que nin sequera a existencia de persoal “correturnos” na escala de auxiliares pode atender. A proposta mantén o posto de dirección onde xa existe pero plantexa traballar cara unha agrupación temática ou xeográfica dos postos base (axudantes e auxiliares). Para facilitar a asignación de efectivos posto base. cómpre elaborar unha programación anual que permita a asignación de efectivos en función das necesidades. Directores de bibliotecas Funcións

Estudo e desenvolvemento de ferramentas de información

Planificación, coordinación e avaliación de servizos

Organización das tarefas do persoal adscrito á biblioteca

Posta en marcha de novos servizos de información

Coordinación cos Departamentos, entre outros temas para o desenvolvemento das coleccións de apoio á docencia e investigación

Xestión orzamentaria

Atención a usuarios internos e externos

Formación de usuarios Persoal axudante Funcións

Xestión de adquisicións bibliográficas e relación con provedores

Proposta Xerencia

10

Catalogación e clasificación dos fondos

Control de autoridades e normalización bibliográfica

Selección, xestión e expurgo de doazóns

Información especializada aos usuarios

Formación especializada aos usuarios

Apoio ao PDI nos procesos de acreditación e sexenios

Verificación e baremación de publicacións para a memoria de investigación e outros procesos de avaliación científica

Persoal auxiliar Funcións

Punto de información ao estudante nos mostradores (información xeral da USC e bibliográfica)

Xestión do fluxo de usuarios dentro dos espazos da biblioteca

Xestión do servizo de préstamo da colección da biblioteca

Xestión da colección: procesos técnicos auxiliares en monografías e publicacións periódicas

Formación básica de usuarios

Realización de recontos e inventarios

Marketing de servizos e atención ás redes sociais

Actualización e mantemento sinxelos de aplicacións empregadas na biblioteca

As tarefas do persoal axudante e auxiliar nos centros están baseadas na execución das directrices e parámetros que lles marquen as Unidades dende servizos centrais e na organización do traballo que realice o director de cada biblioteca. C. Bibliotecas exentas As funcións do director, persoal axudante e auxiliar son idénticas ás do apartado anterior para a Biblioteca Concepción Arenal e Intercentros de Lugo e, en liñas xerais, para a Biblioteca Xeral. Para as primeiras mantéñense as dúas oficinas (cun posible cambio de denominación en consonancia coas unidades dos servizos centrais): Oficina de apoio a docencia, aprendizaxe e investigación e Oficina de xestión da colección. BIBLIOTECA XERAL Biblioteca histórica, adicada ao fondo patrimonial e outras coleccións especial e singulares

Proposta Xerencia

11

(fondo institucional, fondo Galicia, Biblioteca América, teses, revistas, obras de Referencia…). Neste caso, precisase dun persoal especializado en fondo patrimonial, a diferenza do resto das bibliotecas. POSTOS SINGULARIZADOS: - Un responsable da Xefatura do fondo antigo e coleccións especiais - Un responsable da Oficina de Xestión da Colección - Un responsable da Oficina de Información Especializada, difusión e extensión bibliotecaria BIBLIOTECA CONCEPCIÓN ARENAL. Manter como está na actualidade. BIBLIOTECA INTERCENTROS DO CAMPUS DE LUGO. Manter como está na actualidade, integrando a todo o persoal dos dous puntos de servizo existentes no campus de Lugo (a propia Intercentros e a biblioteca da Facultade de Formación do profesorado). NOTA: Nesta proposta precisaríase que o persoal auxiliar e axudante sen postos singularizados se adscribiran ao servizo, atendendo e respectando as quendas, e non aos centros. A devandita adscrición permitiría traballar en base a unha programación anual de proxectos e necesidades concretas. Seria interesante combinalo, nomeadamente no caso dos A1 e A2 (facultativos e axudantes) con certo grao de especialización temática ou de tarefas (repositorio, normalización, formación de usuarios...).

Proposta Xerencia

12

DATOS RELEVANTES DA ACTUAL ESTRUCTURA BIBLIOTECARIA O cadro de persoal da biblioteca dun centro medio conta con catro auxiliares (dous por quenda) e dous bibliotecarios (facultativos e/ou axudantes). Así ocorre nas bibliotecas de Bioloxía, Farmacia, Física, Matemáticas, Química-ETSE, Ciencias da Comunicación e Formación do Profesorado (Lugo). En xeral podemos dicir que a dotación é axeitada. Os centros máis grandes no que atinxe ao número potencial de usuarios e tamaño da colección adoitan incrementar o número de axudantes e auxiliares: Económicas, Filoloxía, Psicoloxía-CC.Educación, Xeografía e Historia e Medicina. Finalmente as bibliotecas exentas (Biblioteca Xeral, Intercentros de Lugo e Concepción Arenal) contan coa meirande dotación de persoal bibliotecario, así como efectivos en conserxería e administración. Debemos ter en conta que en termos xerais, a dotación de persoal na BUSC non se revisou co paso do tempo nin cos cambios que foron acontecendo no traballo bibliotecario e nos propios centros onde se prestaba o servizo. Fixéronse pequenas modificacións pero a dia de hoxe podemos atoparnos con certa descompensación na asignación de efectivos nos centros e pouca marxe de manobra para poder redistribuílos dun xeito mais apropiado. Un caso que esixe algo máis que unha mera reflexión é o punto de servizo na Facultade de Optica e Optometría: a carga de traballo existente actualmente non xustifica a presenza de dous efectivos (un auxiliar de biblioteca por quenda). Tamén hai que consignar diferenzas no que atinxe á tipoloxía de servizos que se ofrece. Deste xeito temos bibliotecas con acceso directo a colección, isto é, o usuario accede directamente á colección (ou a unha grande parte dela) o que descarga de traballo na procura do libro ao persoal bibliotecario (xa o fai directamente o usuario). Neste caso temos ás dúas Bibliotecas Intercentros (Lugo e Concepción Arenal), Bioloxía, Económicas (non na súa totalidade), Farmacia, Física, Matemáticas, Filosofía, Medicina, Química, ETSE, Psicoloxía-CC. Da Educación, Enfermería, CC da Comunicación e Formación do Profesorado (Lugo). A Biblioteca Xeral, Filoloxía, Xeografía e Historia contan con gran parte dos seus fondos en depósito o que fai necesario un meirande número de efectivos para dar o servizo. Na biblioteca de Xeografía e Historia o acceso ao depósito está limitado. Iso obriga a que un auxiliar estea sempre alí para atender as peticións. Trátase dun depósito longo e con alturas diferentes. Na biblioteca de Filoloxía cóntase cun numero elevado de préstamos (o meirande de toda a BUSC) debido en boa lóxica aos estudos que alí se cursan e que fan do libro o elemento esencial de estudo e traballo. Conta con parte da colección en acceso directo, pero gran parte da mesma, o fondo especializado, está en depósito. Os profesores e investigadores (do mesmo xeito que en Historia) poden acceder libremente, non así o resto de usuarios. Na Biblioteca Xeral máis do 90% da colección (300.000 volumes) está en depósito (cinco plantas) o que obriga a ter como mínimo un auxiliar sempre recibindo as peticións das tres salas de lectura. Precisamente non é baladí o número de salas de lectura que se abren aos usuarios:

Proposta Xerencia

13

- A Biblioteca Intercentros de Lugo conta con sete salas (de diferente envergadura) pero ao ter en acceso directo a colección, dispúxose un único punto de préstamo na saída da biblioteca. Algo similar ocorre na Biblioteca Concepción Arenal, que conta con tres andeis de lectura e dúas plantas de depósito accesibles para os usuarios e un punto de préstamo na saída. O persoal debe logo recolocar as devolucións, pero na meirande parte o usuario é autónomo na procura do libro. - A Biblioteca Xeral ten tres salas de lectura: a sala de lectura xeral, a hemeroteca e a sala de Investigadores. Cada unha delas precisa cando menos dun efectivo por quenda. No caso da sala de Investigadores, debido ao fondo especial que alí se consulta o traballo desenvólveno dous axudantes, un por quenda de traballo. Ademais ofrécese o servizo de información e referencia que abre ao público todas as mañas e dúas tardes por semana (cuberto igualmente por axudantes) e a Biblioteca Campusculturae na entrada do edificio que é atendida por auxiliares, un por quenda de traballo (en función da dispoñibilidade da plantilla) . Igualmente o servizo de Fotodocumentación e préstamo Interbibliotecario (centraliza todas as peticións da USC e de fora da USC) abre mañá e tarde con tres efectivos na quenda de mañá (dous axudantes e un administrativo) e un auxiliar de biblioteca polas tardes.

Proposta Xerencia

14

PROGRAMACIÓN ANUAL Como elemento vertebrador para a adscrición do persoal bibliotecario ás bibliotecas de centro, cómpre elaborar unha programación anual que tería elementos de base coincidentes co exposto na recente proposta de reorganización das unidades de xestión dun centro. A Programación Anual da BUSC servirá como ferramenta de organización do traballo do Servizo. Cada responsable de Unidade e de Biblioteca elaborará unha Programación Anual, na que estarán recollidas as principais tarefas a desenvolver ao longo do curso académico, con indicación da súa programación temporal e da persoa ou persoas que se van encargar deses procesos. A proposta inicial realizaraa o/a responsable da Unidade ou da Biblioteca, tras analizar as necesidades do seu ámbito de actuación, e integrar nelas as que previamente lle comuniquen os/as responsables das oficinas mediante unha programación que recolla as tarefas do seu ámbito. As propostas de programación anual das unidades e bibliotecas serán remitidas á Dirección do servizo quen, tras a súa análise, procederá a presentar a programación conxunta da BUSC na Xerencia para a súa aprobación definitiva. Seguindo o modelo das Unidades de xestión, conviría ter rematado o proceso no mes de xullo, de cara a comezar o curso cos efectivos precisos. Para elaboración da programación anual deberase atender a :

- O calendario académico (a modo de exemplo se engade ao final deste documento

unha recompilación dos fitos temporais que habería que considerar á hora de

conformar a programación).

- As estatísticas anuais do servizo.

Proposta Xerencia

15

CALENDARIO ACADEMICO SETEMBRO

- Comezo do curso académico. Xornadas de presentación nos centros.

- TFG/TFM defensas e matriculas (subidas ao repositorio da documentación)

OUTUBRO - Comezo da formación en competencias dixitais NOVEMBRO - Execución de orzamento adquisicións bibliográficas - Planificación períodos apertura extraordinaria DECEMBRO - Peche de exercicio. - Comezo exames. Período apertura extraordinaria. XANEIRO

- Recollida de datos estatísticos

- Períodos de apertura extraordinaria

- Peche definitivo exercicio orzamentario

FEBREIRO

- Comezo segundo período lectivo. Formación en competencias dixitais

- TFG/TFM. Deposito e defensa

Proposta Xerencia

16

MARZO - Entrega actas TFG/TFM. Subidas ao repositorio da documentación

- Comunicación ao profesorado da convocatoria de produción científica e das instrucións necesarias para enviar os datos e comezo da recompilación de produción científica

ABRIL

- Comeza a introdución de información correspondente ao POD (revisión

bibliografías recomendadas para cada materia)

- Comezo segundo período horarios extraordinarios

- Programación vacacións do persoal

- Recepción dos datos de produción científica do profesorado; Resolución de

incidencias relativas aos datos de produción científica (datos incompletos,

incorrectos ou que non coinciden cos datos que envían outros servizos ou figuran

no departamento …)

MAIO - Preparación programación anual de Unidades e bibliotecas.

- Incorporación ao repositorio da Produción científica; tratamento e gravación dos

datos

XUÑO - Exames Segunda oportunidade

XULLO

- Finaliza deposito e defensa TFG/TFM

AGOSTO

AO LONGO DE TODO O ANO

- Xestión de permisos, estadías e vacacións do persoal

- Elaboración de Informes e recompilación de datos

Proposta Xerencia

17

- Información ao alumnado e PDI

- Mantemento da páxina web

- Xestión orzamentaria

- Procesos técnicos

Proposta Xerencia

18

Proposta Xerencia