Programa Institucional de Desarrollo Archivístico...

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Consejo de Evaluación del Desarrollo

Social del Distrito Federal

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Alfonso Esparza Oteo # 160, Col. Guadalupe Inn. Delegación Álvaro Obregón 01020. Distrito Federal

Tel. 56 62 22 94. www.evalua.df.gob.mx

Contenido

I. Presentación 2

II. Esquema General 7

III. Objetivo General 8

IV. Ejes estratégicos 8

a) Eje estratégico 1: Metodología y procedimientos archivísticos 8

b) Eje Estratégico 2: Recursos Físicos, Materiales y Presupuestales 12

c) Eje Estratégico 3: Capacitación y Desarrollo de Personal 13



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I. Presentación

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 41 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, se

presenta el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) del Consejo de Evaluación del

Desarrollo Social del Distrito Federal, el cual es una guía con la cual se lleva al cabo, de forma

programada y sistemática, el cumplimiento de la normatividad en materia de archivos. Este

Programa inició en el 2009 con la finalidad de dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en

la Ley de Archivos del Distrito Federal publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 9 de

octubre de 2008.

A través de este Programa es posible ver la dinámica y los alcances que esta dependencia ha

conseguido en materia de archivos; particularmente la constitución del Comité Técnico Interno de

Administración de Documentos del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del Distrito Federal

(COTECIADCEDS), siendo este el órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación

de la normatividad aplicable en materia de archivos de este Consejo, colocándose como el órgano

colegiado que se encarga de la aprobación, seguimiento y evaluación del Sistema Institucional de

Archivos.

Durante el 2011 se realizaron los siguientes proyectos y acciones de desarrollo e

instrumentación de normatividad técnica: a) Actualización del Catálogo de Disposición

Documental y el Cuadro General de Clasificación Archivística, con base en el nuevo manual de

organización del Consejo, b) Actualización de las series documentales de acuerdo al número

consecutivo de expedientes, c) Elaboración de los lineamientos internos para definir los

procedimientos del sistema institucional de archivos de acuerdo a las modificaciones a la Ley de

Archivos publicadas en Septiembre de 2011 y se realizaron las cuatro sesiones ordinarias del

COTECIADCEDS.

Por otra parte, se llevaron al cabo procesos de capacitación, especialización y desarrollo

profesional del personal archivístico; entre los cuales destaca el establecimiento de mesas de

trabajo entre las diferentes áreas sustantivas y administrativas que integran el Consejo, con el

objetivo de implementar las acciones necesarias para la instrumentación de los criterios

establecidos en el Sistema Institucional de Archivos.



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Por lo que respecta a las adquisiciones efectuadas con la finalidad de fortalecer el Sistema

Institucional de Archivos, la Jefatura de Unidad Departamental de Enlace Administrativo facilitó

recursos materiales para cubrir las necesidades de resguardo físico de archivos del Organismo y a

través de sus distintos funcionarios se efectuó el resguardo físico por área; otra actividad de

fortalecimiento fue la designación de espacios físicos destinados al archivo de concentración con

la finalidad de conservar el buen estado de documentos y expedientes. Entre las principales

acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional

en la materia, se conformaron equipos de trabajo con los funcionarios de distintas áreas,

integrándose el Catálogo de Disposición Documental, el Cuadro General de Clasificación

Archivística, la Serie Documental, el Inventario de Expedientes por Área, documentos aprobados

en las Sesiones de COTECIADCEDS.

Se instrumentaron medidas de prevención para enfrentar situaciones de riesgo por medio de la

capacitación en materia de protección civil y se instalaron extinguidores en el área de archivo.

En 2012 se estableció como meta el garantizar la seguridad de los documentos; preservar la

integridad de la documentación y de la información; proteger la disponibilidad de las instalaciones

y de los servicios prestados y el acceso expedito y regulado de la información. La Unidad

Coordinadora de Archivos en colaboración con el área de soporte técnico del Evalúa DF emitieron

los criterios para la clasificación y preservación de los archivos digitales.

En 2013 se llevo al cabo la aprobación de los Instrumentos de Control Archivístico del Consejo de

Evaluación del Desarrollo Social del Distrito Federal que se enlistan a continuación:

1. Tabla de Determinantes de Oficina

2. Caratula Estandarizada de Expedientes

3. Formato de inventario de Archivo de Trámite

4. Formato de inventario de Archivo de Concentración

5. Formato de inventario de Archivo Histórico

6. Formato de inventario de Transferencia Primaria

7. Formato de inventario de Transferencia Primaria

8. Formato de inventario de Baja Documental



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9. Formato de inventario de Archivo de Concentración

10. Formato de Control de Préstamo de Expedientes y Estadísticas de Usuarios

11. Calendario de caducidades

12. Controles de Conservación y Restauración de Documentos

13. Mapa de ordenación Topográfica

14. Guía General de Fondos de los Archivos Históricos

15. Control de correspondencia de entrada y de salida

Durante la Cuarta Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos

del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del Distrito Federal (COTECIADCEDS), se llevó al

cabo la aprobación de la actualización de los siguientes instrumentos de Control Archivístico.

1. Actualización del Catálogo de Disposición Documental del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del Distrito Federal.

2. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del Distrito Federal.

Se realizaron dos de las cuatro sesiones ordinarias del COTECIAD, debido a que la segunda y

tercera sesiones ordinarias no se llevaron al cabo por no existir temas a tratar.

El personal del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del Distrito Federal participo en el

Curso en línea denominado: “Curso de Autoformación en Administración de Documentos y

Gestión de Archivos”, impartido a través del Aula Virtual del Instituto de Acceso a la Información

Pública y Protección de Datos personales del Distrito Federal, las áreas que participaron en este

Curso fueron:

i. Director General

ii. Dirección de Evaluación

iii. Dirección de Información y Estadística

iv. Coordinación de Registro y Medición

v. Subdirección de Planeación

vi. JUD de Enlace Administrativo

http://www.cevat.org.mx/aulavirtual/cursos/course/view.php?id=20

http://www.cevat.org.mx/aulavirtual/cursos/course/view.php?id=20



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vii. JUD de Asuntos Jurídicos

viii. JUD de Coordinación Interinstitucional

ix. JUD de Seguimiento y Recomendaciones

x. Jud de Capacitación

La JUD de Enlace Administrativo facilitó los recursos materiales para cubrir las necesidades de

resguardo físico de archivos del Organismo como son:

i. Asignación y adecuación de espacios para archivo del Consejo de Evaluación del Desarrollo

Social del Distrito Federal.

ii. Gestión para la adquisición de los bienes de consumo requerido para la administración del

Archivo de Concentración.

Se llevó al cabo la elaboración del Programa Interno de Protección Civil del Consejo de Evaluación

del Desarrollo Social Distrito Federal.”

Para el ejercicio 2014 las principales actividades estuvieron encaminadas a la capacitación y el

fomento de una nueva cultura archivística, así como instrumentar acciones que fortalezcan el

sistema institucional de Archivos del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del Distrito

Federal (Evalúa D.F.) a través de las diferentes sesiones del comité técnico, que se describen a

continuación:

Durante la Primera Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos

del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del Distrito Federal (COTECIADCEDS), se llevó a

cabo la aprobación de la actualización de los siguientes instrumentos de Control Archivístico:

1. La actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística del Consejo de Evaluación

del Desarrollo Social del Distrito federal

2. Se aprueba en lo general el Manual de procedimientos para el Sistema Institucional de

Archivos del Evalúa DF incorporándose las observaciones de la Contraloría.

Durante la Cuarta Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos

del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del Distrito Federal (COTECIADCEDS), se llevó a



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cabo la aprobación de la actualización del Manual Específico de Operaciones del Sistema

Institucional de Archivos del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del Distrito Federal.

- Se realizaron dos de las cuatro sesiones ordinarias del COTECIAD, debido a que la segunda y

tercera sesiones ordinarias no se llevaron a cabo por no existir temas a tratar.

Para el ejercicio 2015 las principales actividades estarán dirigidas a continuar fortaleciendo el

sistema institucional de Archivos del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del Distrito

Federal (Evalúa D.F.) mediante acciones como las que se describen a continuación:

a) Actualización del Inventario de Archivo en Trámite

b) Seguimiento del proceso de integración y autorización del manual específico de operación

del Sistema Institucional de Archivos del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del

Distrito Federal.

c) Establecimiento del Control de prestado de expedientes.

d) Coordinación de las actividades de gestión para la asignación y adecuación de espacios

para archivo en el edificio del Consejo.

e) Participación en eventos referentes a la administración de documentos y archivística:

foros, seminarios, cursos, entre otros.

Lo anterior con base en lo establecido en el Artículo 41 de la Ley de Archivos del Distrito

Federal, el cual establece que “Los entes públicos deberán integrar anualmente, un Programa

Institucional de Desarrollo Archivístico en el que se contemplen los objetivos, estrategias,

proyectos y actividades que se llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la presente

Ley y su Reglamento”.



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II. Esquema General

Objetivo General

Eje estrategico 3

Capacitación y

desarrollo de

personal

Eje estrategíco 1 Metodología y

procedimientos archivísticos

Eje estratégico 2 Recursos físicos,

materiales y presupuestales

Dia

gnó

stic

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Ob

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vos

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Programa

Institucional de

Archivo

Cronograma de

Actividades

Informes

Capacitación

Seguimiento

Fortalecimiento

del Sistema de

Archivos



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III. Objetivo General

Este programa tiene el objetivo de contribuir a la mejora de las prácticas de Control Archivístico

dentro del Sistema Institucional de Archivos dentro del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social

del Distrito Federal, instrumentando acciones que con lleven a que en las áreas que integran este

Consejo lleven al cabo la aplicación de criterios uniformes y se cuente con el espacio apropiado

para la preservación, resguardo y manejo de los expedientes del Consejo.

IV. Ejes estratégicos

a) Eje estratégico 1: Metodología y procedimientos archivísticos

Dentro de este eje se presentan los proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de

normatividad técnica, con base en lo establecido en el Artículo 42 de la Ley de Archivos del Distrito

Federal, fracciones I, IV y VI1).

Diagnóstico

En la esfera de las instituciones públicas o gubernamentales, la concepción de archivo agrega a la

definición del concepto su cualidad como conjunto “orgánico” de información, dado que ese

conjunto fue producido por estructuras jerarquizadas a las que se les ha asignado por mandato

oficial responsabilidades jurídicas y administrativas, esto es, funciones que conllevan la producción

y uso de documentos y, por tanto, la generación de series y archivos. Por otra parte, esta cualidad

1 1 I) Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica. VI) Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística. IV) Estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos; del Capítulo VII, Artículo 42 de la Ley de Archivos del Distrito Federal.



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orgánica de la información archivística, hace necesario que su manejo y administración se

especialice.

Es por ello que al interior de las instituciones debe formalizarse el servicio que los archivos pueden

brindar a la institución o a las unidades administrativas a las que se encuentren adscritos, mismas

que los han generado. Así se da lugar a la formación de las instituciones o entidades archivísticas

como centros de información.

Los archivos así entendidos, como “instituciones de archivo”, pueden ser de diferentes tipos:

clínicos, contables, de personal, jurídicos, de registros administrativos públicos, etc. Pero su

principal característica es que están constituidos por expedientes y series claramente

identificadas, agrupadas y codificadas, y han sido producidos por estructuras orgánicas que

poseen atribuciones dadas por mandato jurídico o jurídico administrativo.

Los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal establecen la posibilidad

de crear funcionalmente un Sistema Institucional de Archivos (SIA) dentro de cada ente público,

con las modalidades que resulten convenientes para cada institución. Estos sistemas deberán

facilitar el desempeño de las actividades archivísticas, promover la estandarización de los

procesos y los instrumentos técnicos del trabajo archivístico e impulsar la generación de criterios,

la normatividad y el diseño de métodos de trabajo que hagan más homogénea la gestión de los

archivos públicos del Distrito Federal, en oposición a su funcionamiento como entidades aisladas.

De conformidad con los Lineamientos, el SIA se integra a partir de dos tipos de componentes: un

componente normativo, destinado a regular y coordinar la operación integral del sistema, y una

estructura operativa, que se integra a partir de diversas áreas o unidades documentales y

archivísticas encargadas del funcionamiento cotidiano del sistema, de acuerdo con el ciclo vital de

la información institucionali.



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La construcción de los sistemas institucionales de archivos involucra la realización de una serie de

actividades que van desde el diseño del sistema (con base en los Lineamientos Generales, pero

atendiendo a las realidades específicas de cada ente público), hasta la implantación del mismo,

pasando por la generación de sus instrumentos de trabajo, la dotación de recursos básicos para su

operación, la capacitación del personal, la incorporación ordenada de tecnologías, así como la

creación de los mecanismos de regulación normativa y jurídicos que permitan su

institucionalización y permanencia.

Los Sistemas Institucionales de Archivo se integran por los siguientes componentes:

Componentes normativos: Una estructura de regulación que tendrá un carácter normativo,

integrada por dos instancias o componentes:

Una Coordinación de Archivos (CA) o equivalente.

Comité Técnico Institucional de Administración de Documentos (COTECIAD).

Componentes operativos: Una estructura funcional encargada de la operación cotidiana del

Sistema Institucional de Archivos, integrada, de conformidad con el ciclo vital de los documentos,

por las instancias o componentes siguientes:

Unidad Central de Correspondencia o equivalente.

Unidades de Documentación en Trámite o equivalentes.

Unidades de Archivo de Trámite o equivalentes.

Unidad de Archivo de Concentración o equivalente.

Unidad de Archivo Histórico o equivalente.

Para contribuir a la aplicación consensada y homogenea de los esquemas planteados

dentro del Sistema Institucional de Archivos del Evalúa D. F, se establecen los siguientes

objetivos.

Objetivos específicos



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Establecer órganos normativos y operativos

Implementar normas y procedimientos homogéneos

Diferenciar y consolidar los archivos según las etapas del ciclo vital de los documentos

Estrategias

Difusión del marco regulatorio en materia de Archivos a nivel Federal Local e Institucional.

Estableciendo los instrumentos de control archivístico

Implementando manuales específicos de operación

Definiendo la estructura y funciones de los archivos

Actividades

a. 1. Difusión del Manual Específico de Operación del Sistema Institucional de Archivos del

Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del Distrito Federal, una vez que sea aprobado por la

Coordinación General de Modernización Administrativa.

a. 2. Instrumentación de políticas para la descripción archivística estandarizada aprobadas, con

base a las funciones de cada área dentro del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del

Distrito Federal.

a. 3. Actualización de los Instrumentos archivísticos y los documentos normativos en materia de

archivos.

a. 4. Propuestas para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los

archivos.



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a. 5. Sesiones ordinarias del Comité Técnico de Administración de Documentos del Consejo de

Evaluación del Desarrollo Social del Distrito Federal.

b) Eje Estratégico 2: Recursos Físicos, Materiales y Presupuestales

Dentro de este eje se presentan los proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de


Federal, incisos III y V2.

Diagnóstico

Distribución de Archivos de Trámite: Se requiere de la estandarización de los procesos para el

resguardo y administración de archivos con base en lo establecido en la Ley de Archivos del

Distrito Federal.

Concentración General de Archivos: Se requiere la adecuación del área destinada para el Archivo

de Concentración del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del Distrito Federal, se

instrumentarán los instrumentos de Control Archivístico aprobados para tal efecto por el

COTECIADCEDS.

2 III) Proyectos para la adquisición, con base en las condiciones presupuestales de cada ente público, de

los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la institución. VII) Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes, del Capítulo VII, Artículo 42 de la Ley de Archivos del Distrito Federal.



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Objetivos

Asegurar que los archivos cuenten con las instalaciones, mobiliario, equipo y planes adecuados

para garantizar la integridad física de los recursos humanos, materiales y documentales.

Estrategias

Adquisición de los bienes de consumo, mobiliario y equipo necesarios para la

administración y resguardo del Archivo del Consejo.

Instrumentación de las políticas para la conservación y preservación documental

Preservación de los espacios físicos del área de Archivo. Actividades

b. 1 Gestión para la adquisición de los bienes de consumo y mobiliario requerido para la

administración del Archivo de Concentración.

b. 2 Instrumentación del Programa de Protección Civil del Consejo de Evaluación del Desarrollo

Social del Distrito Federal.

c) Eje Estratégico 3: Capacitación y Desarrollo de Personal

Dentro del tercer eje se presentan los proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de


Federal, incisos II y V3.

3 II) Proyectos de capacitación, especialización y desarrollo profesional del personal archivístico.

V) Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia, del Capítulo VII, Artículo 42 de la Ley de Archivos del Distrito Federal.



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Diagnóstico

Se observó la necesidad de llevar al cabo la difusión de los instrumentos de Control archivísticos y

el seguimiento de su correcta aplicación.

Por otra parte se observó la necesidad de actualizar el inventario de transferencia primaria,

conforme a los procesos estandarizados para el manejo integral de la información documental

generada por las distintas áreas del Consejo, particularmente en materia de valoración,

disposición documental y transferencia de información al área de concentración.

Objetivos

Lograr que los funcionarios de todos los niveles consideren prioritarias la administración de archivos.

Promover el desarrollo y formación en materia de gestión de archivos. Estrategias

Detectando las necesidades de capacitación

Difundiendo una nueva cultura archivística

Concientizando de la importancia de los archivos

Actividades

c. 1 Capacitación para el llenado de los instrumentos de Control Archivístico del Consejo de

Evaluación del Desarrollo Social del Distrito federal.

c. 2 Asesoría en el manejo del Manual de Manual Específico de Operación del Sistema Institucional

de Archivos del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del Distrito Federal



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Cronograma de Actividades del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2015

Eje No. Actividad

Ener

o

Feb

rero

Mar

zo

Ab

ril

May

o

Jun

io

Julio

Ago

sto

Sep

tiem

bre

Oct

ub

re

No

viem

bre

Dic

iem

bre

a

1

Difusión del Manual Específico de Operación del Sistema Institucional de Archivos del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del Distrito Federal, una vez que sea aprobado por la Coordinación General de Modernización Administrativa.

2

Instrumentación de

políticas para la

descripción

archivística

estandarizada

aprobadas, con base

a las funciones de

cada área dentro del

Consejo de

Evaluación del

Desarrollo Social del

Distrito Federal.



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3

Actualización de los

Instrumentos

archivísticos y los

documentos

normativos en

materia de archivos.

4

Propuestas para la

incorporación

ordenada de

tecnologías de

información en el

campo de los

archivos.

5

Sesiones ordinaria

del Comité Técnico

de Administración

de Documentos del

Consejo de

Evaluación del


Distrito Federal.

b 1

Gestión para la

adquisición de los

bienes de consumo

y mobiliario

requerido para la

administración del

Archivo de



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Concentración.

2

Instrumentación del

Programa de

Protección Civil del

Consejo de

Evaluación del


Distrito Federal.

c

1

Capacitación para el

llenado de los

instrumentos de

Control Archivístico

del Consejo de

Evaluación del


Distrito federal.

2

Asesoría en el

manejo del Manual

de Manual

Específico de

Operación del

Sistema Institucional

de Archivos del

Consejo de

Evaluación del




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Distrito Federal

i El ciclo vital de la información documental constituye el principal concepto de la Administración de Documentos y se integra por tres etapas: a) Etapa “activa” o “de gestión” de la información documental, b) Etapa “semiactiva” o “de conservación precautoria” de los documentos y c) Etapa “histórica” o “de conservación permanente” de los testimonios documentales.

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