DiagnósticoArchivístico

Integral

DiagnósticoArchivístico

Integral

Introducción___________________________________________ 31. Identificacióndelaentidad_______________________________31.1 Ubicación_____________________________________________ 41.2 Descripcióndelapoblación_______________________________41.3 Horariosdetrabajo_____________________________________41.4 Estructuraorganizacional_________________________________42 AnálisisdelaInfraestructura______________________________52.1 Edificio,ArchivoyMediciones_____________________________72.2 2.2.CondicionesAmbientales_____________________________ 92.2.1EquiposyMediciones____________________________________112.2.2EleccióndePuntosdeMedición___________________________ 122.2.3 SituaciónEncontrada____________________________________132.2.3 SituaciónEncontrada____________________________________173. CaracterísticasDeLaDocumentación_______________________173.1 Unidadesdeconservación________________________________20 CONSIDERACIONESFINALES_______________________________23

Tabla de Contenido

Introducción

Lasactividadesrealizadasenelmarcodelaelaboracióndel diagnóstico archivístico integral, herramientafundamentalparaeldesarrollodeEstrategiaspara laGestión Integral del Archivo de EMCASERVICIOS ESP,involucranunestudiodelascondicionesdeproducciónde los documentos relativo al contexto institucional,contextoqueellosmismosreflejanyqueproporcionadatos que contienen información relevante para elanálisisdocumental.

El primer paso para la realización del diagnósticoarchivístico es recolectar la mayor parte de lainformación institucional que sea pertinente parala identificación de la estructura de la entidad, loque permite identificar las dinámicas que conducena la producción de documentos en cada una delas dependencias que conforman la estructura deEMCASERVICOSESP,teniendoencuentalasfuncionesvinculadas a las diversas áreas y dependencias de laentidad.

Estos elementos y las circunstancias que se hanobservado durante su estudio permiten determinarlas condiciones actualesdeldepósitodearchivo yelestado de conservación en que se encuentran losdocumentos, el estado de organización documental,lostiposdesoporte, lasfechasextremas,elvolumendeladocumentaciónyloselementosquesuministrendatosrelevantesparaelanálisisdelosdocumentos,talcomo se estipula la cartilla “Pautas paraDiagnósticoIntegraldeArchivos”,elAcuerdo004de2013ydemásdocumentos emitidos por Archivo General de laNaciónysoportesdeinvestigaciónpertinentesparaeldesarrollodeestedocumento.

1. Identificación de La Entidad

EMCASERVICIOS es la Empresa Caucana de ServiciosPúblicos, tiene como objeto principal la gestión,implementaciónyseguimientoalPlanDepartamentalde Agua y Saneamiento Básico en el Departamentodel Cauca, la prestación de los servicios públicosdomiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseoy sus actividades complementarias en los eventosestablecidosenelartículo5delaLey1176de2007ylaventadebienesyservicios.Fuente:estatutosdelaempresa

Mediante escritura pública 1.845 del 11 de agostode 2009, se constituye como sociedad la empresaCaucana de Servicios Públicos ESP teniendo encuenta laordenanza041de2008,cuyoobjetosocialeslagestión, implementaciónyseguimientodelPlanDepartamental de Agua y Saneamiento Básico en elDepartamentodelCauca,laprestacióndelosserviciospúblicosdomiciliariosdeacueductoyalcantarilladoyaseoysusactividadescomplementarias.

Entresusfuncionesestánorientadasalcumplimientodelaspolíticadelsectordeaguapotableysaneamientobásico, la observancia de los principios y elcumplimientodelosobjetivosylasmetasdelPDAenelterritoriodeldepartamento,coordinarlasaccionesdelPDAyalcancesdelosproyectosqueseanpresentadosalcomitédirectivo,adelantarlasgestionesnecesariasparaunaefectivadifusióndelPDAantelacomunidad.

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1.1. Ubicación

Laempresase localizahaciaelorientedelmunicipiodePopayán,enlacarrera4#22N02,edificiodeObrasPúblicas Departamentales, primer piso, detrás delestadio Ciro López. En estas instalaciones se ubicanotrasentidadescomosonel laboratoriodel InstitutoColombiano Agropecuario ICA, el Fondo Ganaderodel Cauca y la Secretaría de Infraestructura de laGobernacióndelCauca.

1.2. Descripción de la Población

EnlaempresaEmcaservicioslaboran19empleadosdeplantay21contratistas

1.3. Horarios de Trabajo

Delunesaviernesde8:00ama12:30pmy2:00pma6:00pm.

1.4 Estructura Organizacional

La estructura orgánica de la entidad representa ladisposiciónsistemáticadelasáreasquelaqueintegrana partir de una disposición jerarquía ordenada ycodificada que permite reflejar las relaciones entrecadaunadeellas.

Organigrama

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Mapa de Procesos

En la estructura orgánica de EMCASERVICIOS, lasubgerencia administrativa y financiera asume laresponsabilidaddelagestióndocumentaldelaentidadmediante la asignación de funciones orientadas ala aplicación de procedimientos archivísticos quefacilitenlaconservacióndelosdocumentosdearchivoy la conformación del patrimonio documental de laentidad.

DeigualmaneraenelmapadeprocesosseevidencialarepresentacióngráficadelosprocesospresentesenlaentidadylaGestióndocumental,comoprocesodeapoyo,muestrasurelaciónentrelosdemásprocesosestructuradosenlaentidad.

2. Análisis de la Infraestructura

Laimportanciadecustodiaryconservarelpatrimoniodocumental,optimizando los recursosy losespacios,es una de los fines primordiales de la archivísticaque busca implementar herramientas que conllevena adecuar los espacios de los lugares destinados adepósitos de archivo y asegurar de esta manera lascondiciones ideales de conservación. Por tal razón,el análisis arquitectónico, mediante la contrataciónde los servicios profesionales, apoya la realizacióndel diagnóstico archivístico de EMCASERVICIOS. EnatenciónalAcuerdoNo.049del05demayode2000,Conservacióndedocumentos,condicionesdeedificiosy locales destinados a archivos, del Archivo Generalde laNaciónya laNormatécnicaColombiana5029,

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MedicióndeArchivos,elpresenteInformetienecomoobjetivodaraconocerlasactividadesdesarrolladasenelprocesodeapoyoen larealizacióndeldiagnósticodeespaciosdestinadosalosdepósitosdedocumentosde archivo de tal forma que se logre centralizar losdocumentos y adecuar el espacio más óptimo yfuncionalparalaadministracióndelosdocumentosdearchivodeEMCASERVICIOS.

2.1 Edificio, Archivo y Mediciones

Seefectuóunestudiodelosespaciosdestinadosparael archivomediante el levantamiento arquitectónicoyelanálisisde lascondicionesactuales,aplicando lanormatividad de archivo vigente para lograr diseñocoherenteconlacantidaddedocumentoscustodiadosylosespaciosquebrindaellugar.

• Verificación de los espacios ycondiciones de archivo

Se realizó la visita a las oficinas de EMCASERVICIOS,severificaron losespaciosycondicionesde lasáreasdestinadasparaelarchivo.

• Inspeccióndeespacios

Se realizaron las visitas inspeccionando las áreaspropuestasparalacustodiayconservacióndelarchivo.En el proceso se encontró que la mayoría de losespacios,hansidodestinadosparaáreasdetrabajodelpersonaldeoficina,yelespacioquehayenlaoficinade Jurídica no es suficiente para archivo. El espaciodondeseencuentraelarchivocentral,actualmentenoestábiendistribuidoy requiereadecuarlo, aplicandolasnormasdearchivovigente.

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• Levantamiento y medición de losespacios propuestos para archivo

Luego de realizar la Inspección, se llevó a cabo ellevantamientodelosespaciospropuestosparaarchivo.Enelprocesoseevidencióqueladistribuciónnoeslamásadecuadaparalacustodia,conservaciónyconsultadelosdocumentos.Esimportanteadecuarlaparaquese puedan prestar los servicios archivísticos, comoconsulta,radicacióndedocumentosyconservación.

• MediciónDeÁreasDeArchivo

Se Identificaron todas las áreas propuestas parael archivo y se realizó la medición de las áreas.Actualmenteelespacioseencuentradistribuidodelasiguienteforma:

•Propuestadediseñodeplanosconbaseenlas medidas tomadas en las áreas de archivo

Posteriormente seelaboróunapropuestadediseño,en la que se proyecta la distribución de espaciosdestinadosparaelarchivoysufuncionalidad.Debidoa la importanciaen laadecuaciónde losespaciosdearchivo se presenta la siguiente propuesta con lasrespectivasmedidas.

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2.2. Condiciones Ambientales

Pararealizarelanálisisde lasconicionesambientalesenque seencuentran losdocumentos fuenecesarioidentficar una serie de variantes que aportabaninformaciónrelevanteparadeterminarlasituacióndelsodocumentosdeEMCASERVICIOS,por lotantofuenecesarioconoceralgunosaspectosdelaentidad:

• SustanciasQuímicasaManejar

La empresa EMCASERVICIOS no maneja sustanciasquímicascomotal,perocomoseanotóenelnumeral1.1,conrespectoalaubicación,aescasosmetrosdeledificioquedalocalizadoellaboratoriodelICA,dondemanejan sustancias químicas ymaterial biológico, elFondoGanaderodelCaucalosproductosveterinariosyunlaboratorioderesistenciademateriales.

• Análisisdevulnerabilidad

Elementos Estructurales

Nosetienen fechasexactasde la construcciónde laedificación donde actualmente funciona la empresa,se cree que es de los años cuarenta por algo de lahistoriaylasinstitucionesqueallíexistieron.Luegodelterremotoqueafectóalaciudaden1983,sereforzólaestructuradedichoinmueble.

• InstalacionesEspeciales

Aguapotable:tomadadelsistemadeacueductodelaciudad,enestecasode laplantaelTablazo, recibidaconunapresiónde50psi.

Aguasnegras:eliminadasporlasredesdealcantarilladode la ciudad y con el manejo propio que realiza deestasaguaslacompañíadeacueductoyalcantarilladodePopayán

Electricidad:Esrecibidaporlaredgeneraldelaciudadconunsuministroprincipalencarga trifásica,en redinternade110voltios

Telefoníaeinternet:EsproporcionadoporEMTEL

• AntecedentesdeEmergencia

Hasta la fecha no han tenido antecedentes deemergencia, para lo cual se investigó sobre eldesbordamiento del rioMolino la noche de navidadde2013yestesectordelaciudadnofueafectadoenaquellaocasión.

• IdentificacióndeAmenazas

Naturales

En cuanto a las amenazas naturales, se encuentraencabezandolalistaelsismo,yaquePopayánselocalizaenunafallageológica,siendoestaunazonaderiesgosísmicoalto.Otrasamenazassonlastormentas,vientoso vendavales, erupción volcánica por la presenciade losvolcanesPuracéySotará, lluvias,granizadaseinundaciones. Estas amenazas se consideran de bajaocurrencia.

Sociales

Dentro de las amenazas sociales, se determinan losatentados terroristas a las diferentes entidades queestánallísituadas,asaltoyhurto,amenazadebomba,asonadas debido a la cercanía del estadio, tambiéncuandoexistenprotestasporpartedelosindígenaseneláreadelICAyFondoGanaderodelCauca.

Antrópicas

Las amenazas antrópicas están identificadas comolos incendios,derramede sustanciasquímicaspor lapresencia del laboratorio del ICA, Fondo Ganaderodel Cauca y laboratoriode resistenciademateriales;explosiónaccidentalporuncortocircuito,intoxicaciónporingestióndealimentosprovenientesdelacafetería.

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Valoración De Amenazas

AMENAZA PRODUCIDAS POR CALIFICACION

Incendio Almacenamientodepapel Probable

SustanciasQuímicas Laboratorios Posible

Explosión Almacenamientolaboratorio Posible

Intoxicaciónalimentos Manipulaciónalimentos Posible

Cortocircuito Sobrecargainstalaciones Probable

Sismo Fallasgeológicas Riesgoalto

Inundación RíoMolino Probable

Volcánica VolcanesPuracéySotará Posible

Vientos Cambioclimático Probable

Lluvias Cambioclimático Probable

Atentadoterrorista Origensocial Posible

Asalto/hurto Compartirconotrasdependencias PosibleAsonadas Estadio,perturbación Posible

Bomba Socialporperturbaciónordenpúblico Posible

Condiciones De Prevención De Desastres YMantenimiento

EMCASERVICIOS cuenta con un plan de prevenciónde desastres, brigada, Mapa de riesgos, Planesde evacuación, sin embargo, no incluye aspectosorientados específicamente al depósito de archivo.Noestánseñalizadaslasáreasniexisteunsistemadevigilanciaquegaranticelaseguridaddelainformación.

Eledificioposee2extintoresTipoMultipropósito,ABC,CO2eneláreadearchivo,loscualessehanrealizadomantenimiento de inspección y recarga. La entidad

cuenta con centros de apoyo cercanos en caso dedesastre,entreellosseencuentraelHospital,clínica,Policía.

Se han realizado capacitaciones por parte de laAdministradora de Riesgos Laborales Positiva, entemasdesaludocupacional, comitésdeemergencia.Enestetemadearchivoslaúltimacapacitaciónfueenagostode2015.

El programa de Mantenimiento ( limpieza ), estáestructuradodelasiguientemanera:

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El depósito se encuentra ubicado en el primer piso,el ingreso es por la oficina del área técnica, existecableadode internetquepasadeunaoficinaaotra,tambiénlaqueingresaalaimpresoraexistenteenelarchivo. El depósito cuenta con dos ( 2 ) ventanas,unaubicadaenelcorredorlacualsirveparaatenciónal público que va a radicar documentos y mantieneabiertaenloshorarioslaborables.Laotraventana,selocalizaenlaparteposteriordeldepósitoypermanececerrada,estacomunicaconelexteriordelaedificaciónpero hacia una vía interna de las instalaciones quegeneralmentesirvedeparqueadero.

2.2.1 Equipos y Mediciones

Para la medición de las condiciones ambientalescomo humedad y temperatura, se empleó eltermohigrómetromodeloSH-109consensorexternopara ser operado con batería de 1,5V y consecuciónderesultadosdemaneradirectaen lapantalla luegodeuntiempodeestabilidadentre6y7minutosparaobtenerun resultado confiable y posteriormente serregistradosenelformato.

Lasdos(2)medicionesdetemperaturayhumedad,seefectuaronendiferentesdíasdelasemana,enhorarioslaborablesen loscualesoperaelarchivo(8:00ama12:30 pm y 2:00 a 6:00 pm ) por un tiempode unahora,unahoraymedia(2medicionesporpunto),sindesarrollarmedicionesenhorariosnocturnosdondelatemperaturatiendeadisminuirylahumedadrelativaaincrementarse.

Para la medición de la luminosidad, se utilizó elluxómetroTESTO545,elcualpormediodeunasonday el uso de batería cuadrada de 9V, se obtienen losresultados directamente a través de la pantalla enunidadesLux,teniendolaopcióndeimpresiónrápida,losdatosseconsignaronenunformatocomún.Aligualquelosresultadosdetemperatura,losdeluminosidadfueron registrados luegodeuntiempodeequilibriodelequipoentre6y7minutos.

ANUAL SEMESTRAL MENSUAL DIARIO

EQUIPOSYMATERIALES

Depósito N/A N/A N/Alimpiezadepisos

escoba,agua,trapeador,recogedor

Documentación N/A N/A N/A N/A N/A

ELEMENTO MATERIALESTADODECONSERVACION

Grietas HumedadAtaqueinsectos

Otro

Pisos baldosasde30x30

N/A N/A N/A N/A

Muros ladrillo N/A N/A N/A N/ATechos primerpiso N/A N/A N/A N/ADivisiones unaenvidrio N/A N/A N/A N/A

LaInspeccióndedepósitoserealizadeestaforma:

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2.2.2 Elección de Puntos de Medición

Paraefectuarlamedicióndelasdos(2)condicionesambientales, se eligieron cinco ( 5 ) puntos demuestreoluegoderealizarunrecorridopreliminarporlasinstalacionesdelarchivo,deconocerloscontenidosdelasdiferentesáreasyde localizar laszonasdondehaymayorincidenciadesolyluz,especialmenteenlastardes.PUNTO1: Seescogióestepuntodonde seubicaunmueblemodularcercanoalaventanilladeatenciónal

públicoyalapuertainternadeaccesoalarchivo,lacualprovienedelaoficinadeláreatécnica.Aquílaboraunfuncionario permanente quien radica documentos eingresainformaciónalsistemadelaentidad.Sobreelescritorioseencuentrauncomputador,unconmutadorylosdocumentosqueelfuncionarioradica.

PUNTO 2: Actualmente su ubica una mesa redondade consulta, donde temporalmente el personal deINNOVARclasificalosdocumentos,haycajasapiladasjuntoalamesa,unpequeñopasilloydosestanteríasenmadera.Sepuededecirqueesteeselpuntocentraldelarchivo.

PUNTO3:selocalizaenmediodedos(2)estanteríasdemetal, que distan 50 cm entre ellas. En la partesuperior de la estantería han ubicado láminas deaglomeradodondehaycajashastael techo. Nohayiluminaciónnaturalniartificial.Lamediciónseefectuóa2mdealtura

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PUNTO4:seencuentraenelextremosurdelarchivo,enlaestanteríafijafrentealaestanteríadetres(3)navesmóviles,cercanoalaventanatraseradelarchivo.Hayunpequeñocorredorde70cmentrelaestanteríafijaylastres(3)móviles.Sehicieronmedicionesa2mya90cm

Punto4.ExtremosurPunto5.Extremo oeste, ventana

PUNTO5: ubicado en el extremooeste del archivo,dondeestánlascajasapiladasdesarmadasdelarchivo,frentealestantedemetalmóvildelextremo,distante10cm.Enestepuntohayincidenciadeluznatural,enespecial en las tardes, por ser el puntodondeel soles más fuerte en esos horarios. Las mediciones seefectuarona2my90c

2.2.3 Situación Encontrada

Antecedentes

DeacuerdoalospromediosanualesreportadosporelIDEAM,setienequelatemperaturaoscilaentre12y26°Cylahumedadrelativaentre69y82%.SegúnelAcuerdoNo.049de5demayode2000porel cual se desarrolla el capítulo 7 “Conservación dedocumentos” del Reglamento General de Archivossobre condicionesdeedificios y localesdestinadosaarchivos, enel artículo5, Condiciones ambientales ytécnicas.Losedificiosylocalesdestinadosaalbergarmaterialdearchivo,debencumplirconlascondicionesambientales que incluyen manejo de temperatura,humedad relativa, ventilación, contaminantesatmosféricoseiluminación,así:

Condiciones ambientales

Materialdocumental:soporteenpapelTemperaturade15a20°Cconunafluctuacióndiariade4°CHumedadrelativaentre40y50%IluminacióndedepósitosPararadiaciónvisiblelumínica,menoroiguala100luxEvitarlaincidenciadeluzdirectasobredocumentaciónycontenedoresDisponerdeequiposparaatencióndedesastrescomoextintoresdeCO2,solfaclanomultiprositoyextractoresdeaguadeacuerdoconelmaterialaconservar.Evitarelempleodepolvoquímicoydeagua.Las especificaciones técnicas de los extintores yel número de unidades deberán estar acorde conlas dimensiones del depósito y la capacidad dealmacenamiento.Proveer la señalizaciónnecesariaquepermitaubicarconrapidezlosdiferentesequiposparalaatencióndedesastres y las rutas de evacuación y rescate de lasunidadesdocumentales.

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Resultados

En el anexo 1, se encuentran las tablas con los resultados de lasmediciones realizadas en el archivo de laentidad,durantelosdíasdelasemana,enlajornadalaboralcomosehabíaanotadoanteriormente.Deahí,seextractaronlospromediosdecadapunto,obteniendoasílasgráficassiguientes:

Deacuerdoalosresultadosobtenidos,elpromediodetemperaturatotalenlossiete(7)puntosdemedicióndelarchivoesde24.8°C.Segúnlanormatividad(Acuerdo049de2000),lastemperaturasregistradas,excedenlosvaloresmáximosdetemperaturapermisiblesqueson20°C.

PUNTOS DE MEDICION

SITUACIÓN ACTUAL

SITUACIÓN DESEADA SEGÚN LA NORMA

CUMPLE

SI NO

1 24,84 15–20°C X

2 24,81 15–20°C X

3 24,80 15–20°C X

4a2m 24,80 15–20°C X

4a90cm 24,78 15–20°C X

5a2m 24,78 15–20°C X

5a90cm 24,76 15–20°C X

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Conrespectoalahumedadrelativadeldepósito,setieneunpromedioporlossietepuntosubicadosde52,31%,excediendoenun2,31%elvalorpermitidoporlanormatividadvigente.Enestecaso,todoslospuntosnocumplendichanorma.

PUNTOS DE MEDICION

SITUACIÓN ACTUAL

SITUACIÓN DESEADA SEGÚN LA NORMA

CUMPLE

SI NO

1 52,02 40–50% X

2 52,18 40–50% X

3 52,30 40–50% X

4a2m 52,30 40–50% X

4a90cm 52,30 40–50% X

5a2m 52,30 40–50% X

5a90cm 52,30 40–50% X

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Para el parámetro de luminosidad, se tiene unpromediode139,8lux,conunvalormáximopermitidoporlanormatividadde100lux.Enestagráfica,setienequelospuntosquenocumplenconlanormasonlosnúmeros1,2y5a2mdealtura,debidoaqueelpunto1eslaentradaalarchivo,dondeseubicalaventanaquepermiteelpasodelaluznaturalprocedentedelpatio

PUNTOS DE MEDICION

SITUACIÓN ACTUAL

SITUACIÓN DESEADA SEGÚN LA NORMA

CUMPLE

SI NO

1 623,90 ≤100 X

2 119,18 ≤100 X

3 2,00 ≤100 X

4a2m 6,45 ≤100 X

4a90cm 1,36 ≤100 X

5a2m 216,18 ≤100 X

5a90cm 4,54 ≤100 X

interiordurantetodoeldía.Paraelpunto2,setienequeesteselocalizadebajodelaslucesfluorescentes,juntoalamesadeconsulta.Enelcasodelpunto5,setienelaventanaposteriorquelimitahaciaeloccidente,ingresandolaluzdelatardecerysealcanzaatenerlainfluenciadelaslucesfluorescentesdeldepósito.

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2.2.4. Análisis de Condiciones Ambientales

En cuanto a las instalaciones del archivo de laempresa, se encontraron ciertas condiciones dentrode la inspección ocular, las cuales coinciden con lasmedicionesdelahumedad,temperaturayluminosidad.

2.2.4.1 Humedad

Durante varios días de la medición, especialmenteen elmes de octubre ( 43 – 61% ), se presentaronprecipitacionesenhorasdelatarde,dondesereflejanlos valores de humedad relativa bastante altos,comparadosconlosdelmesdeseptiembre(36-48%)quefuebastanteseco.Noseobservaronfiltracionesdeaguaeneldepósito.

2.2.4.2Ventilación

SegúnelAcuerdo049de5demayode2000, en suartículo5,dentrode las condicionesambientales, secontemplalaexistenciadeventilación,paralocualsedebegarantizarlarenovacióncontinuaypermanentedeaire,locualnoesposibledebidoalescasoacceso

delmismo,especialmenteenlospuntos4y5,porladisposicióndelasestanteríasyporlalocalizacióndelarchivodentrodelasinstalacionesdelaentidad.

2.2.4.3IluminacióndeDepósitos

Lanormatividadenfatizaelevitarlaincidenciadelaluzdirectasobreladocumentaciónycontenedores.Estecasoseencuentraevidenciadoenlaslospuntos1y2dondeingresaladocumentaciónaldepósitoysitiodeconsulta.Estosevereflejadoenlosmayoresresultadosdetemperaturay luminosidad. Conelpunto5a2mdealtura,seveunaincidenciadeluzsolardirectaenhorasdelatarde.

3. Características De La Documentación

Se realizó un análisis de los documentos que seencuentranenel depósitode archivo, y se encontróla siguiente información relacionada con las seriesdocumentales y la unidad de conservación en quereposan:

DOCUMENTOS ENCONTRADOS EN EMCASERVICIOS

SERIE DOCUMENTAL FECHAS UNIDADES DE

CONSERVACIÓN Actas,Decretos 2011 1AZActasAccionistas,Reunionesdealcaldesyentregadefiltros 9

ActasComitéDirectivo 2009-2013 1AcueductoCaloto 1AZAvisosdePrensa 1C.D.P. 2009-2010 1CajaMenor 2013 1Certificaciones 2011 1AZCertificadodeDisponibilidaddeRecursos 1ComprobantesdeEgreso 2010 3ComprobantesdeEgreso 2011 6ComprobantesdeEgreso 2012 11ComprobantesdeEgreso 2014 7ComprobantesdeEgreso 2013 4Comunicaciones 2010 1Comunicaciones 2010-2014 12AZComunicaciones 2012-2013 1AZComunicacionesinternas 2013 3Comunicacionesinternas 2014y2015 4Comunicacionesoficiales 2009-2010 6Comunicacionesoficialesrecibidas,comunicacionesinternas 2012 2

ConceptosJurídicos 2012 1AZConciliacionesBancarias 2013 1AZConcursosdeMerito 2009-2010 4ContratodeCompraventa,SuministroeInteradministrativo

2011 1

ContratodeInterventoríayObra 1ContratosDeclaradosDesiertos 2011 1ContratodeConsultoría 2010 7ContratodeConsultoría 2011 1ContratodeObra 2011 9ContratodePrestacióndeServicios 2012 3ContratodePrestacióndeServicios 2014 8ContratodePrestacióndeServicios 2010 1ContratodePrestacióndeServicios 2013 6ContratodePrestacióndeServicios,Compraventa, 1

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ComprobantesdeEgreso 2014 7ComprobantesdeEgreso 2013 4Comunicaciones 2010 1Comunicaciones 2010-2014 12AZComunicaciones 2012-2013 1AZComunicacionesinternas 2013 3Comunicacionesinternas 2014y2015 4Comunicacionesoficiales 2009-2010 6Comunicacionesoficialesrecibidas,comunicacionesinternas 2012 2

ConceptosJurídicos 2012 1AZConciliacionesBancarias 2013 1AZConcursosdeMerito 2009-2010 4ContratodeCompraventa,SuministroeInteradministrativo

2011 1

ContratodeInterventoríayObra 1ContratosDeclaradosDesiertos 2011 1ContratodeConsultoría 2010 7ContratodeConsultoría 2011 1ContratodeObra 2011 9ContratodePrestacióndeServicios 2012 3ContratodePrestacióndeServicios 2014 8ContratodePrestacióndeServicios 2010 1ContratodePrestacióndeServicios 2013 6ContratodePrestacióndeServicios,Compraventa,Aprendizaje,deTrabajoTérminoFijo,Suministro

1

Contratos 2011 1Contratos 2011 2ContratosdeArrendamiento 2009–2010-2012 3CarpetasContratosdeComodato 2012 3CarpetasContratosdeConsultoría 2010 56ContratosdeConsultoría 2014 ContratosdeInterventoría 2010 12ContratosdeInterventoría 2014 8ContratosdeObra 2010-2014 2ContratosdeObra 2014 8ContratosdeObra 2011 1ContratosdeSuministros 2014 5CarpetasContratosLiquidados 2009-2010 3ContratosMínimaCuantía 2011 1CopiasdeContratos 2CorrespondenciaEnviada 2013 10

18

DisponibilidadPresupuestal 2011 1AZInformes-DocumentosCONPES 2013 1AZDocumentosporMunicipio 2011 1AZDocumentosSueltos 2DocumentosProcuraduríayContraloría 1Documentosdeclaradosdesiertos 2011 1Escrituras,ActasdeConstituciónempresas,estatutos,afiliaciónempresa,ordenanzas,acuerdosjuntadirectiva,documentosrepresentantelegal,cámaradecomercio,Manualdeprocesosyprocedimientos,Manualdecontratación,ManualdeFunciones,PólizasyBienestarsocial

1

ExpedientesdeArchivoCentral 2009-2011 6ExtractosBancarios 2012 2AZHistoriasLaborales 2HojasdeVida 2Informaciónexógena 1InformedeEjecución 2Informes 1Informes 2009-2012 8InformesdeAseguramiento 2015 9InformesdeAseguramiento 2Leyes,decretos,resoluciones 1Licitaciones 2011 4Licitaciones 2010 4Licitaciones 2011 2AZManifestacionesdeInterés 2011 1Nóminas 2013 1ComunicacionesOficiales 2011 1AZOlaInvernal 2009 1AZOlaInvernal 1ÓrdenesdePagoyCertificaciones 2013 1Pagos 2010-2011 3Planos 3Presupuesto 1AZProcesosdemultasdecontratos 2ProcesosdeSelección 1ProcesosDesiertos 2013 1Propuestas 2011 2PropuestasLicitaciones 2009–2014 95ProyectodeConsultoriasinAjustar 70ProyectodeAdecuación 1

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ProyectosdeConsultoría,deobraydeemergencia 47ProyestoRegional 1ReahabilitacióndeAcueductoporMunicipio 2RecibosdePago 2010 1Resoluciones 2009-2011 1Resoluciones 2011 3AZSolicitudesC.D.R.S 2010-2011 1SubsHabilidades 2011 1AZ

3.1 Unidades de conservación

Serealizóelcálculodelatotalidaddelosdocumentosquecustodiaelarchivodeterminandolasunidadesdeconservación en que se encuentran, de la siguientemanera:

Esta información permitió realizar el cálculo losdocumentos que se encuentran en el archivodeterminandolanecesidaddeestablecermecanismosdeorganizacióndedocumentosdeacuerdoalasTablasderetenciónDocumental. Es importanteaclararquelasTablasderetenciónDocumentalnoseencuentranaprobadasporelConsejoDepartamentaldeArchivosy que requieren igualmente su actualización eimplementación sobre aquellos documentos que nocumplenconloscriteriosarchivísticos.

3.2. Análisis de los Prácticas Archivistas

Serealizóunaencuestaalosfuncionariosdelaentidadcon el objetivo de determinar los mecanismos queutilizan en la organización de los documentos en suarchivodegestiónylasaccionesquesellevanacabosobrelosdocumentosylarelaciónquelosfuncionariosestablecenfrenteasuorganizaciónygestión.El artículo 22 de la Ley 594 de 2000 establece que“La gestión de documentos dentro del conceptode Archivo Total, comprende procesos tales como,producción, recepción, distribución, consulta,organización ,recuperación y la disposición final delos documentos”, cabe anotar que dichos procesoshansidoreglamentadosbajoeldecreto1080de2015enfocados hacia la planeación, producción, gestión,trámite, organización, transferencias, disposiciónfinal y preservación a largo plazo la valoración delos documentos, desde un panorama más integralque involucraaspectoscomplementariosy loscualessonesencialesenelmomentode implementarestosprocesos.

Seanalizaronlosresultadosconunenfoquecentradoeneldesarrollodelosprocesosdegestióndocumentalque propone el AGN, y de esta forma se logró uninterpretación más objetiva sobre el conocimientoque tienen y la importancia que le atribuyen losfuncionarios a estos procesos, detectando losrequerimientos necesarios con el fin de plantearalternativasdesoluciónqueproporcionenlaeficienciayeficaciaadministrativa.

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Elestudiodelaaplicacióndelosprincipiosyprocesosarchivísticos en los archivos de gestión permiteidentificar las inconsistencias en el desarrollo de lagestióndocumental,asícomobrindarlasherramientasparacrearlasdirectricesqueguíenalosfuncionarioshacia las buenas prácticas. Como primer procesostécnicodeorganizacióndedocumentosseencuentrala clasificación documental, que el 83% utiliza laclasificación por asuntos vinculado en gran parte alprocesotécnicodeordenación.

La ordenación documental se considera el segundopaso del proceso de organización de documentos,cuyas etapas son secuenciales y vinculadas, estepaso refleja uno de los dos principios que rigen lateoría archivística, el principio de orden original,el cual permite la conformación de las unidadesadministrativas que surgen de los procedimientosrealizados en la Emcaservicios. La forma como sematerializalasecuenciadelosdocumentos,esatravésde los sistemasdeordenación, elmayorporcentaje83%,seobtieneenelSistemadeordenaciónnúmero(ordinalycronológico),siendolatendenciaactualporconsiderarseunsistemaqueproporcionaseguridadenlainformación.

La descripción documental facilita tanto el controlcomo la consulta de documentos, agilizando larecuperacióndelainformacióneneltiempooportuno.La elaboración de estos instrumentos beneficia alos funcionarios en el acceso a los documentos, elmayorporcentaje,67%noutilizaningúninstrumentode descripción evidenciando la necesidad de suimplementaciónalconsiderarqueestosinstrumentossonesencialesenelprocesodegestióndocumental.

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La información contenida en los documentos,precisa de soportes documentales que aseguren lapermanenciayrecuperacióndelainformacióncuandosea requerida, el soporte utilizado debe brindaresta garantía mediante lineamientos infundidos entoda la entidad. El tipo de soporte utilizado por losfuncionariosdeEmcaservicioscorrespondealsoportepapel 100% evidenciando la necesidad de incluirnuevas tecnologías que la tendencia marca hacia eldocumentodigitalcomopartedelamodernizacióndelasentidadespúblicas.

El registro de los documentos que se producen enla oficina, de acuerdo a los resultados obtenidos, serealiza enmayor porcentaje, 50%, a través del libroradicador, sin embargo el 33% de los funcionariosutiliza aplicativos informáticos Nacionales como elSECOP,CGR,FUT,SIRECI,CIA,asícomolapáginawebdelaentidad,evidenciandolatendenciaactualhaciaeldesarrollode lasnuevas tecnologíasycrecimientohacia estos medios que progresivamente se vanimplementando.EsimportanteaclararquelaentidadnocuentaconunsoftwaredeGestiónDocumentalquefacilitelaimplementacióndeestosprocesos.

La foliación de documentos es el último paso de laordenación, garantiza la ubicación correcta de cadatipo documental en las unidades de conservación ycontribuyeaestablecerelcontrole integridadde losdocumentosvinculadosaltrámiterespectivo.Elmayorporcentaje,67%,de los funcionariosno realizanestaoperación,evidenciandolanecesidaddefortalecerlosprocedimientosqueconllevana laejecuciónefectivadecadaunodelosprocesosqueconformanlagestióndocumental.

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Las nuevas tecnologías establecen la necesidad deimplementar meccanismos que faciliten los trámitesadminsitrativos, es así como la incorporración delcorreo institucional estandariza estos procesos ypermiteuneficientemanejoyrelaciónentreentidades.A pesar de la incorporación del correo institucionalen EMCASERVICIOS, no se utiliza en su totalidaddebidoa la fallaque sepresentaen lamayoría yenmuchas ocasiones bloquea este proceso. Por lotanto se evidencia qu el 50% utiliza este correo sininconvenientesyelotro50%manifiestaquesedebemejorarestaherramienta.

EMCASERVICIOScuentaconunapaginawebenlaquepublicasusinformes,lamayoríadelosfunionariosel80% no utiliza una herramienta de software para eltrámite de los documentos y el 20% corresponde alosaplicativosnacionalesqueexigenelregistrode lainformación.

CONSIDERACIONESFINALES

Los documentos se consideran como un activo paratodainstituciónyporlotantosupreservaciónrequieredemecanismosqueasegurenelvalordelainformacióny se evidencia con la inspección ocular, el registrofotográficoy lasmedicionesefectuadas,elestadodeconservacióndelosdocumentosquepertenecenalaEmcaservicios,debidoa lascondicionesambientales,locativasy lamanipulación indebida,ocasionandoenlosfuncionarios,laconcepcióndequeelarchivonoesimportante,utilizandoestosdepósitoscomolugardealojamientodematerialesendesuso(cajas,árboldenavidad,etc).Los resultados obtenidos de las mediciones detemperatura, humedad relativa y luminosidad,muestran el riesgo en el cual se encuentran losdocumentoscontenidosenelarchivo,aunquenosonextremas, en el caso de la luminosidad, sobrepasanlos límites permitidos para la correcta conservacióndocumental.Enelcasodelatemperaturayhumedadrelativa no se encuentran dentro de los parámetrosestablecidos por el Archivo General de la Nación (acuerdo049).

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