Programa de programa de control de proveedores y materias primas caoca 583802

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA INOCUIDAD PROGRAMA DE CONTROL DE PROVEEDORES

CHOCOLATES CAOCA S.A.S

COD: CP-006 Página 1 de 12 VERSIÓN: 1

ELABORO APROBÓ Catalina León Carlos Del Valle Holman González Jose Luis Medina

1. OBJETIVOS Garantizar que las materias primas y materiales de empaque suministrados por los proveedores, cumplan con los parámetros de inocuidad, higiene y calidad exigidos en la empresa CHOCOLATES CAOCA S.A.S, para disminuir el riesgo de contaminación y deficiencias de calidad en el producto terminado. 2. ALCANCE Aplica a la selección de proveedores de la empresa y toda la gestión de entregas y control de materias primas. 3. DEFINICIONES -ASEGURAMIENTO DE CALIDAD: Conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto satisfará los requisitos de calidad dados. -AUDITORIA: Método utilizado para realizar seguimiento en algún aspecto específicamente. Generalmente se hace para evaluar las buenas prácticas de manufactura. -BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA: Son los principios básicos y prácticas generales de higiene en la manipulación, preparación, elaboración, envasado, almacenamiento, transporte y distribución de alimentos para consumo humano, con el objeto de garantizar que los productos se fabriquen en condiciones sanitarias adecuadas y se disminuyan los riesgos inherentes a la producción. -CALIDAD: Es la totalidad de aspectos y características de un producto o servicio que permiten satisfacer necesidades de un cliente o quien lo necesite. -FICHA TÉCNICA: Documento que describe un producto como nombre, composición, presentaciones, envases, y proceso. -INSPECCIÓN: Acción de medir, examinar, ensayar o verificar una o varias características de un producto y de compararlas con los requisitos especificados, con el fin de establecer su conformidad. -MATERIA PRIMA: Los elementos que se incluyen en la elaboración de un producto. La materia prima es todo aquel elemento que se transforma e incorpora en un producto final -MATERIA PRIMA CRÍTICA: Aquella materia prima que interviene en la elaboración de un producto, forma parte de su composición y es de importancia determinante en el proceso de fabricación. -NO CONFORMIDAD: Falta de cumplimiento de los requisitos especificados. -PROVEEDOR: Empresa o persona que abastece de algunos artículos necesarios a otras empresas. 4. RESPONSABLES

DEPARTAMENTO DE COMPRAS: Participar en el proceso de planeación de las actividades del programa





Ejecutar el proceso de selección, inspección de proveedores y realizar la compra DEPARTAMENTO DE CALIDAD: Participar en el proceso de planeación de las actividades del programa DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN: Participar en el proceso de planeación de las actividades del programa PROVEEDOR: Suministrar las materias primas e insumos, garantizando su inocuidad ALMACENISTA: Asegurar el recibo de Materias Primas e Insumos basado en los Criterios de Aceptación y Rechazo establecidos. Reportar las materias primas e insumos que son rechazados CAPACITADOR EXTERNO: Difundir los diferentes temas programados en el cronograma de capacitación. 5. DISPOSICIONES GENERALES DE LA OPERACIÓN Las materias primas y, en general, cualquier producto alimenticio pueden ser una fuente de contaminación, si las condiciones higiénicas en las que llegan a un establecimiento no son las adecuadas. Por esta razón, las empresas tienen que establecer las condiciones necesarias que deben tener las materias primas y otros productos alimenticios (material de envasado, aditivos, etc.), antes de la compra, para garantizar la inocuidad alimentaria. Al conjunto de estas condiciones se las llama especificaciones de compra. El objetivo del Plan de Control de Proveedores es evitar que las materias primas y otros productos alimenticios de los que se provee el establecimiento comporten un peligro para la seguridad alimentaria. Es frecuente que en las especificaciones de compra, además de los requisitos de inocuidad, se tengan en cuenta otros aspectos. En cualquier caso, siempre deberán recoger como prioridades los aspectos relacionados con la seguridad alimentaria. El Plan de Control de Proveedores consta de los siguientes apartados: el Programa de Control de Proveedores, incluidas las actividades de comprobación de su cumplimiento y eficacia, y los registros derivados. El Programa de Control de Proveedores consiste en la descripción detallada de todas las acciones que hay que realizar para asegurar el objetivo mencionado. En la planificación y elaboración del programa se deben tener en cuenta y detallar, como mínimo, los siguientes aspectos: 1. Lista de proveedores actualizada con los siguientes datos: - Datos identificativos sociales e industriales (Nombre, dirección, teléfono y fax)





- Productos que suministra: materias primas, aditivos, material de envasado, etc. 2. Especificaciones de compra para cada producto: En el momento de establecerlas, hay que tener presente el uso esperado de la materia prima, su proceso de producción, los posibles tratamientos a los que será sometida, etc. No obstante, es imprescindible tener en cuenta los conocimientos científicos y técnicos disponibles en cada momento, así como los requisitos exigidos por la normativa vigente, para poder establecer unas especificaciones de compra eficaces. Las especificaciones deben considerar, como mínimo, los siguientes aspectos: - Especificaciones de cada producto o grupo de productos (la temperatura del producto en el momento que llega, las condiciones de higiene, los límites de aditivos, los criterios microbiológicos, etc.) - Especificaciones del envase y del etiquetado (el tipo de material, el sistema de identificación lote u otro—, etc.) - Especificaciones del transporte (las condiciones higiénicas, la temperatura, el tiempo, etc.) - Especificaciones de la documentación, indicando los documentos que deben acompañar a cada producto concreto y su contenido (albaranes comerciales, certificado sanitario cuando sea necesario, etc.) 3. Se aconseja que las acciones que hay que hacer en caso de incumplimiento de las especificaciones estén preestablecidas, para que el personal encargado las pueda llevar a cabo de forma rápida. Tendrá que haberse previsto lo que se hará con aquel producto, qué avisos habrá que enviar al proveedor, si se deberá comunicar a algún responsable, si se hará alguna comprobación complementaria, si se devolverá a origen, si se someterá a algún tratamiento específico, etc. 4. Descripción de las actividades de comprobación que aseguren que las acciones descritas anteriormente se cumplen de la manera prevista y son eficaces, es decir, que sirven para garantizar que las materias primas y otros productos alimenticios no comportan un peligro para la seguridad alimentaria. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA

PLANEAR

-Especificar mediante instructivos los parámetros de aceptación y rechazo de materias primas y material de empaque. Descritos en MUE-ANX030/033 CRITERIOS LIBERACIÓN MATERIAL DE EMPAQUE y en el MUE-INS001 TABLA VALORES DE REFERENCIA PARA MATERIA PRIMA -Establecer un formato de evaluación para determinar el comportamiento e ingreso de un proveedor. -Implementar un cronograma de visitas a proveedores.

HACER

-Estandarizar cada uno de los procesos mediante un POE en dónde se describe brevemente la acción que se requiere estandarizar y las operaciones que la conforman. En el caso especifico de este programa los documentos están relacionados en el programa de trazabilidad y muestreo donde se hacen análisis específicos de la materia prima y material de empaque.

VERIFICAR -Controlar que el envasado y etiquetado de los productos que llegan al establecimiento se adecuan a las especificaciones establecidas.





- Controlar visualmente las características organolépticas de las materias primas. - Comprobar que la materia prima o material de empaque llegue con los documentos de acompañamiento y/o certificaciones sanitarias exigidas. - Revisar la lista de proveedores para comprobar que está actualizada y que todos tienen la autorización sanitaria correspondiente. - Tomar muestras de las materias primas para determinar si se cumplen los parámetros microbiológicos, fisicoquímicos u otros parámetros establecidos. -Debe llevarse un registro de las comprobaciones realizadas y de los resultados para poder valorar su cumplimiento y eficacia. También hay que registrar las incidencias detectadas y las acciones correctivas llevadas a cabo.

ACTUAR Tomar de acciones correctivas frente a una no conformidad. Tomar una corrección frente a una no conformidad.

CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES Proveedores nacionales · Proveedor de materias primas e insumos · Proveedor de suministros y repuestos · Proveedor de servicio Proveedores de materias primas e insumos. · Proveedor de material de empaque · Proveedor de materia primas -Proveedor de implementos de aseo -Proveedor de sustancias químicas

Proveedores de suministros y repuestos.

Proveedor de laboratorio (Análisis fisicoquímicos y microbiológicos, calibración de instrumentos de medición)

Proveedor de suministros para implementación de buenas prácticas de manufactura

Proveedor de repuestos para equipos del proceso de tratamiento y producción

Proveedor de papelería y artículos de oficina 6. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

Decreto 3075 Diciembre 23 de 1997

Decreto 60 Enero 18 del 2002

Resolución 2674 de 2014





Normas Técnicas Colombianas

7. ANEXOS

CP-FOR001 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PROVEEDORES DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS

CP-FOR002 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PROVEEDORES DE EMPAQUE

FICHA DE INGRESO Y MANEJO DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS





FICHA DE INGRESO Y MANEJO DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS

PROGRAMA DE PROVEEDORES

Recibo y manejo de materias primas e insumos

Grupo de materias primas e insumos

Productos incluidos:

Criterios de aceptación y rechazo

Criterio Aceptación Rechazo

Condiciones de recibo y almacenamiento:





SISTEMA DE GESTIÓN DE LA INOCUIDAD PROGRAMA DE CONTROL DE PROVEEDORES Y MATERIAS

PRIMAS E INSUMOS CHOCOLATES CAOCA S.A.S

“EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PROVEEDORES DE MATERIA PRIMA”

COD: CP-FOR001 VERSIÓN: 1

PAG 7 DE 3

FECHA CALIFICACIÓN CIUDAD

PROVEEDOR: PERIODO CALIFICADO

PARÁMETRO

TOTAL PUNTAJE OBTENIDO

CRITERIO DE CALIFICACIÓN

CALIDAD 70%

Cuenta con laboratorio de control de calidad

Envía certificado de origen del lote

Acepta devoluciones de los lotes entregados en caso de no conformidad

El producto cumple con los requisitos solicitados

Cuenta con algún tipo de certificación

INFRAESTRUCTURA FÍSICA 7.5 %

Cuentan con equipos apropiados

Cuenta con medios de comunicación y tecnología

CONDICIONES Evalúa la ampliación de cupo o días de plazo para el pago de facturas





COMERCIALES 7.5% Se factura oportunamente

SERVICIO 7.5%

Asistencia técnica durante la preventa y postventa

Tiempo de respuesta para la atención de reclamos y quejas

El plazo establecido para la entrega de la mercancía según los acuerdos se cumplen

Cumplimiento en cantidades

Envían la documentación junto con la mercancía (factura, certificados de calidad)

Cumplimiento en especificaciones

NIVEL DE CALIFICACIÓN DEL PROVEEDOR %

CALIFICACIÓN DE DESEMPEÑÓ PLAN DE ACCIÓN CONDICIÓN

Mayor o igual a 85% Se aconseja mantener como proveedor CALIFICADO

Mayor o igual a 70% y menor que 84%

Se aconseja mantener como proveedor, se realizaran órdenes de compra, pero presentara un plan de mejora no superior a 3 meses.

CALIFICADO CONDICIONADO


Se aconseja mantener su permanencia en el Registro de proveedores, a la espera de las mejoras en su desempeño en un periodo no superior a 3 meses (Debe presentar un plan de mejora) . No se realizara la compra.

CALIFICADO CON RESERVA





Menor que 54% Se aconseja que no sea considerado como proveedor, ya que no cumple con los requerimientos establecidos para el producto a suministrar

DESCALIFICADO

TABLA DE CALIFICACIÓN SÍNTESIS

VERIFICAR ENVIÓ DE DOCUMENTOS DE CALIDAD (CERTIFICADO DE ORIGEN):

ES CONVENIENTE QUE EL PROVEEDOR MEJORE EN LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

PUNTAJE TOTAL

NIVEL DE CALIFICACIÓN (CONCEPTO)

EVALUADOR PROVEEDOR

FIRMA NOMBRE

NOMBRE FIRMA

CARGO CARGO






CHOCOLATES CAOCA S.A.S. “EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PROVEEDOR EMPAQUE”

COD: CP-FOR002 VERSIÓN: 1

PAG 10 DE 3

FECHA CALIFICACIÓN CIUDAD

PROVEEDOR: PERIODO CALIFICADO

PARÁMETRO

TOTAL PUNTAJE OBTENIDO

CRITERIO DE CALIFICACIÓN

CALIDAD 50%

EVALUACIÓN BPM (ADJUNTA)

Envía los certificados de calidad y/o fichas técnicas de los lotes suministrados

Informa las acciones correctivas a tomar en caso de no conformidades

El producto cumple con las especificaciones de la ficha técnica vigente

Ha implementado y/o mantenido certificaciones

INFRAESTRUCTURA FÍSICA 12.5 %

Cuenta con la capacidad instalada para realizar el proceso o cuenta con maquila para desarrollarlo.

Ha adquirido nuevas herramientas y/o maquinaria para agilizar el proceso

CONDICIONES Realiza la facturación de manera oportuna, y evalúa la ampliación de los





COMERCIALES 12.5% plazos de pago

El precio actual es competitivo

SERVICIO 25%

La atención de quejas reclamos y/o devoluciones es oportuna.

El plazo establecido para la entrega de la mercancía según los acuerdos se cumplen

Cumplimiento en cantidades

NIVEL DE CALIFICACIÓN DEL PROVEEDOR %

CALIFICACIÓN DE DESEMPEÑÓ

PLAN DE ACCIÓN CONDICIÓN

Mayor o igual a 85% Se aconseja mantener como proveedor CALIFICADO


Se aconseja mantener como proveedor, se realizaran órdenes de compra, pero presentara un plan de mejora no superior a 3 meses.

CALIFICADO CONDICIONADO


Se aconseja mantener su permanencia en el Registro de proveedores, a la espera de las mejoras en su desempeño en un periodo no superior a 3 meses (Debe presentar un plan de mejora) . No se realizara la compra.

CALIFICADO CON RESERVA

Menor que 54% Se aconseja que no sea considerado como proveedor, ya que no cumple con los requerimientos establecidos para el producto a suministrar

DESCALIFICADO





TABLA DE CALIFICACIÓN SÍNTESIS

VERIFICAR ENVIÓ DE DOCUMENTOS DE CALIDAD DEL EMPAQUE:

ES CONVENIENTE QUE EL PROVEEDOR MEJORE EN LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

NIVEL DE CALIFICACIÓN

PUNTAJE TOTAL

EVALUADOR PROVEEDOR

FIRMA NOMBRE

NOMBRE FIRMA

CARGO CARGO

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