PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 de 2000

Título V. Gestión de DocumentosArtículo 21. Programa de Gestión

Documental

Video https://www.youtube.com/watch?v=oVutaIV0hgw

Es un instrumento archivístico que nos ayuda a formular y documentar a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo ordenado de los procesos archivísticos desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Para normalizar la creación e implementación del PGD, el Archivo General de la Nación sacó la última versión del Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – 2014, para estandarizar el proceso que se debe llevar a cabo para su creación.

El PGD está conformado por las siguientes etapas:

•Planeación •Producción •Gestión y Trámite •Organización •Transferencia •Disposición de documentos •Preservación a largo plazo •Valoración

Objetivo: Establecer las directrices que orienten o regulen la producción y recepción documental en la entidad.

ETAPA: GESTIÓN Y TRÁMITE

ALCANCE

Inicial: Realizar la recepción de comunicaciones oficiales, documentación interna, externa y recibida.

Final: Entrega y despacho de las comunicaciones producidas por la entidad.

DEFINICIÓN

• Gestión y Trámite es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, destinadas a la planificación, manejo y organización de la documentación que se produce y recibe en la entidad, desde que se origina hasta su destino final, para facilitar su utilización y conservación.

Video. https://www.youtube.com/watch?v=ErUTg8uvVDk

• Para cumplir con la etapa de Gestión y Trámite, el Archivo General de la Nación emitió el ACUERDO No. 060 del 30 de octubre de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, creando la Unidad de Correspondencia.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA (Ventanilla Única)

• Implementar y administrar de manera centralizada un sistema de archivo físico y virtual a nivel institucional.

• Implementar y administrar un sistema

de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

• Se reciben las comunicaciones oficiales que se generan dentro de la Institución a través de los funcionarios, o por usuarios externos que pueden ser personas naturales o jurídicas, mediante solicitud directa o por intermedio del fax, correo electrónico y mensajería externa.

• Se revisan y se verifican las comunicaciones oficiales y la documentación de acuerdo con las normas internas, se corroboran firmas, fechas, número de copias, se revisa si las comunicaciones contienen anexos, se verifica la entrega y concordancia de los mismos.

NOTA: Todas las comunicaciones que se generen dentro de la institución se elaboraran en tres juegos, original para el destinatario, primera copia para el consecutivo y segunda copia para la carpeta o expediente del asunto. En caso de varios destinatarios, se elaborará una copia para cada uno; además para cumplir con las normas sobre radicación de documentos, no se podrá reservar números de radicados, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, igualmente en los textos tampoco se deben presentar enmendaduras.

• Si el documento no cumple con las normas internas, se devuelve a la persona que lo envía indicándole la razón de devolución para que efectué la corrección respectiva, si esto no es posible, se recibe como anónimo, no se radica y se envía a la dependencia respectiva para su trámite.

• El documento que cumple con las normas internas continúa con el procedimiento de radicación.

• Se radican las comunicaciones oficiales asignándole un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío con el respectivo radicador, de acuerdo con su naturaleza, ya sea interno, externo o recibido, para cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Video https://www.youtube.com/watch?v=VFes6wjqTXQ

Se ingresa al sistema la información que identifica las comunicaciones y documentos; se digitaliza si es necesario, luego se ingresan los datos claves como destinatario, remitente, asunto, fecha y radicado, para la administración y recuperación de la información. Se imprime la Planilla y se entrega a las dependencias para su tramite respectivo.

• En el caso de las comunicaciones digitalizadas en la oficina de Archivo, la imagen se direccionará a las dependencias correspondientes.

• Se distribuyen las comunicaciones internas, externas y recibidas.

• Se asegura la entrega al usuario externo del comprobante del documento radicado, es decir, copia del mismo con nombre de la entidad, fecha, hora y No. de radicado.

• Si son comunicaciones internas o recibidas, se entrega al funcionario el documento y se hace firmar la respectiva planilla control de comunicaciones o constancia de la entrega ya sea física o digital.

• Si las comunicaciones son externas, se dirigen al destinatario y se regresa con copia firmada donde conste la recepción por parte de éste. Si el documento va dirigido a lugares fuera de la ciudad, se envía por la respectiva empresa de correo o por medios electrónicos con su respectiva constancia de envió.

SOFWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Para realizar una gestión rápida, oportuna y de una manera sistematizada en la unidad de correspondencia, se han creado una variedad de sofware documentales, que permiten hacer el proceso de una forma transversal desde el recibimiento de las comunicaciones en la entidad hasta su destino final, lo que facilita la utilización, consulta, gestión y conservación de la información. Disminuyendo significativa el tiempo desde el ingreso a la entidad hasta su destino final en la dependencia del trámite.Video: https://www.youtube.com/watch?v=Su2kMBBBZVo

DIRECTIVA SOBRE LA RECEPCIÓN, REGISTRO, FOLIACIÓN, DISTRIBUCIÓN, TRÁMITE Y

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

EXPERIENCIA DE OTRO PAÍS

• Objetivo: Establecer los procedimientos que se deben tener en cuenta para la correcta foliación, registro, clasificación, distribución, trámite, seguimiento y archivo de la documentación interna y externa de la Municipalidad, para propiciar y mantener el orden necesario del acervo documentario hasta la culminación del trámite y su archivo definitivo en el Archivo Central de la Institución.

FINALIDAD

• Orientar, ordenar y optimizar criterios para un adecuado flujo del trámite documentario.

• Proporcionar información eficaz, efectiva y eficiente sobre los documentos que tramite el público en general, para los documentos externos, así como para los documentos internos de la institución.

DISPOSICIONES INICIALES

• El sistema permite evitar el congestionamiento del servicio y simplificar el trámite documentario, que los documentos puedan ingresar o salir de la entidad desde un solo punto de recepción o descentralizadamente a través de Mesas de Parte específicas de otras Unidades Orgánicas de la Municipalidad.

• En ambos casos, el número generado de los expedientes será correlativo y no se duplicara, a la vez que la información de los expedientes generados y sus movimientos una vez registrados en el sistema, automáticamente se encontraran disponibles para su consulta por los usuarios autorizados del Sistema.

• En cada punto de recepción (Mesa de Partes) se deberá contar mínimamente con una computadora y con el sistema de tramite documentario instalado, una impresora laser y un escaner de alta velocidad.

Trámite documentario

• Proceso administrativo que comprende la recepción, registro, clasificación, distribución e información al usuario, así mismo el control y seguimiento de los documentos presentados, transferidos o generados en la Entidad y su respectivo archivamiento.

Área de Trámite Documentario

• Órgano administrativo responsable de los procesos de trámite documentario, que coordina los aspectos inherentes a su función con las mesas de partes, secretarías, u otras áreas con funciones de trámite documentario.

Registro de documentos

• La municipalidad cuenta con dos tipos de registro de documentos:Documentos Internos. Son aquellos generados por las Unidades orgánicas: se les asigna una numeración correlativa, por cada tipo de documento, por año y por cada unidad orgánica.

Documentos externos

• Son aquellos generados y remitidos por los administrados, entidades publicas o privadas, cuyos destinatarios son las Unidades orgánicas de la municipalidad.

Requisitos que debe cumplir la documentación externa

• Se asignará una numeración correlativa al ser ingresados al sistema.

• Deben contar con datos del remitente, fecha y firma.

Dicha correspondencia será abierta por el personal de Trámite documentario para su registro, a excepción de la que llega marcada como: secreto, confidencial o reservada.

• La documentación presentada a través de la Mesa de Partes, deberá ser escaneado en su totalidad, debiendo generar un solo archivo PDF por todas las hojas que comprende el documento.

• El archivo se nombrará como el número de expediente generado por el Sistema de Trámite Documentario.

• Una vez generado el PDF se adjuntará el expediente generado a través del sistema en el formulario correspondiente para su posterior derivación por el sistema.

ESCANEO DE DOCUMENTOS

CLASIFICACIÓN

La información se analiza y ordena teniendo en cuenta el valor de su contenido y se clasifica de la siguiente forma:

• Correspondencia Común • Correspondencia Clasificada • Correspondencia Urgente • Correspondencia muy Urgente

DISTRIBUCIÓN

• Es la remisión de la documentación a las diferente unidades orgánicas de la municipalidad.

• La distribución de la documentación ingresada y registrada, se efectuará el mismo día de su recepción y registro, en el siguiente horario:

• De 7:30 am a 8:00 am• De 2:00 pm a 2:30 pm

• Los documentos físicos son distribuidos mediante el cuaderno de cargo, a fin de que sea firmado el recibo.

• Los documentos digitales serán derivados a través del Sistema de Trámite Documentario.

• Presentado por:

Nohora Carolina Hernández Herrera Silvia Carvajal Madrid

Universidad del QuindíoCiencias de la Información y la Documentación

BIBLIOGRAFÍA • Ley General de Archivos. Ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación

• Acuerdo 060 de 2000. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

• Ley 1712 de 2014. Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública Nacional.

• https://www.youtube.com/watch?v=MFDO8005Qb8

• http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental

• https://www.youtube.com/watch?v=oVutaIV0hgw

• https://www.youtube.com/watch?v=Su2kMBBBZVo

• https://www.youtube.com/watch?v=ErUTg8uvVDk

• https://www.youtube.com/watch?v=VFes6wjqTXQ

• http://www.peru.gob.pe/docs/PLANES/1957/PLAN_1957_Directiva_sobre_Recepci%C3%B3n,_Registro,_Foliaci%C3%B3n,_Distribuci%C3%B3n,_Tr%C3%A1mite_y_Archivo_de_Documentos_en_la_Municipalidad_Provincial_de_Tacna_2011.pdf

Audios https://soundcloud.com/silviacidba/audio-sobre-la-etapa-de-gesti