PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO...

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN

ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS

PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2020

1 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930

Tels. 52831500 - 52831515.

PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO

2020






Tels. 52831500 - 52831515.

TABLA DE CONTENIDO

1. Marco de referencia. 3

2. Justificación. 8

3. Objetivos. 10

4. Planeación. 12

5. Administración del Programa. 20

6. Planificación de la gestión de riesgos. 22

7. Análisis Cuantitativo de los Riesgos y Mitigación de Riesgos.

25

8. Normatividad.

31

9. Glosario. 31





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MARCO DE REFERENCIA

Introducción

El Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA), es el instrumento de gestión de

corto, mediano y largo plazo que contempla las acciones a emprender a escala

institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios

documentales y archivísticos, estableciendo las estructuras normativas técnicas y

metodológicos para la implementación de estrategias encaminadas a mejorar el proceso

de organización y conservación documentales en las diferentes etapas de la gestión

documental.

Cabe señalar que el presente PADA, está basado en los Criterios para elaborar el

Programa Anual de Desarrollo Archivístico, con los elementos mínimos a presentar,

emitidos en agosto 2014, por el Archivo General de la Nación, el cual establece que una

vez identificada un área de oportunidad, se puede planificar el cambio y llevarse a cabo,

luego se verifica los resultados de la implementación de tal cambio y, consecuentemente,

lograr la mejora continua.

De conformidad con los artículos 23, 24, 25 y 28 de la Ley General de Archivos (LGA), el

Titular del Área Coordinadora de Archivos debe elaborar y presentar al Titular del Sujeto

Obligado el PADA, mismo que deberá ser publicado en los portales electrónicos de cada

institución.





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Antecedentes de la Comisión Reguladora de Energía

Uno de los mandatos de la reforma a la Ley del Servicio Público de Energía Eléctrica en

1992 fue la constitución de un órgano administrativo desconcentrado de la entonces

Secretaría de Energía, Minas e Industria Paraestatal, para resolver las cuestiones

derivadas de la interacción entre el sector público y el privado, producto de dicha reforma.

En consecuencia, la Comisión Reguladora de Energía (CRE), fue creada mediante Decreto

Presidencial publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 4 de octubre de 1993,

mismo que entró en vigor el 3 de enero de 1994, según lo dispuesto en el Artículo Primero

Transitorio de dicho Decreto.

Posteriormente, y seguido a la reforma estructural que se gestó en el sector gasista en

1994, el Poder Legislativo aprobó la Ley de la Comisión Reguladora de Energía, misma

que se publicó en el DOF el 31 de octubre de 1995 y que convirtió a la institución en un

órgano desconcentrado de la Secretaría de Energía (SENER) con autonomía técnica y

operativa y con atribuciones que previamente se encontraban dispersas en la SENER, la

Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y la Secretaría de Economía (SE). Ello

permitió a la CRE tener la capacidad de implementar el marco regulatorio en los sectores

de gas y electricidad.

Trece años después, el viernes 28 de noviembre de 2008, se publicaron en el DOF los

diversos decretos que representaron los acuerdos alcanzados en el Congreso de la Unión

en torno a cómo debía modificarse el funcionamiento del sector energético y sus

instituciones. En particular, por lo que toca a las responsabilidades de la CRE, se

aprobaron: el Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones

de la Ley de la Comisión Reguladora de Energía; el Decreto por el que se reforman y

adicionan diversas disposiciones de la Ley Reglamentaria del Artículo 27 Constitucional

en el Ramo del Petróleo, y el Decreto por el que se expide la Ley para el Aprovechamiento

de Energías Renovables y el Financiamiento de la Transición Energética. Estas reformas

fortalecieron a la CRE en cuanto a su naturaleza, estructura y funcionamiento, además

de que le confirieron mayores atribuciones para regular no sólo el sector de gas y de

electricidad, que ya tenía bajo su responsabilidad, sino también el desarrollo de otras





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actividades de la industria de los hidrocarburos, así como la generación con fuentes

renovables de energía.

El 11 de diciembre 2013, bajo mandato Presidencial, se aprobó la Reforma Energética,

misma que tuvo la finalidad de fortalecer el sistema energético de México y colocar al

país de forma competitiva en el panorama internacional energético. La Reforma, propuso

la actualización de los artículos 5, 27 y 28 de la Constitución Mexicana. Lo anterior se reflejó

primordialmente en la construcción de un nuevo marco regulatorio, sobre el cual recaen

la publicación de 21 leyes secundarias, 24 reglamentos y 1 ordenamiento. Estos cambios

dieron origen a un nuevo arreglo institucional que implicó la creación de un fondo y tres

instituciones, el fortalecimiento de los órganos reguladores y la transformación de las

empresas estatales de hidrocarburos y electricidad.

Posteriormente, con la publicación del decreto por el que se expide la Ley de los Órganos

Reguladores Coordinados en Materia Energética; se reforman, adicionan y derogan

diversas disposiciones de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y, se

expide la Ley de la Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio

Ambiente del Sector Hidrocarburos publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de

agosto de 2014, la CRE ha iniciado un proceso de constante evolución tanto orgánica

como funcionalmente, situación que ha derivado en reformas al Reglamento Interior de

la CRE, cuya última modificación fue publicada el 11 de abril de 2019 en el Diario Oficial de

la Federación y que en este momento se encuentra en proceso de modificación para

poder cumplir en su totalidad con las atribuciones de este innovador marco normativo

energético.





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Situación de los archivos de la Comisión Reguladora de Energía

Las principales áreas productoras de documentación en la CRE, son las áreas sustantivas;

que son aquellas encargadas de administrar los permisos que en materia de

hidrocarburos y electricidad expide la CRE. Una de las características más importantes

que incide en la explosión documental al interior, es la vigencia de los permisos, que

puede alcanzar los treinta años con la posibilidad de su renovación por el mismo periodo.

Por otra parte, una de las obligaciones de los permisionarios es la de informar

periódicamente sobre el desarrollo de sus actividades a la CRE, lo que propicia un

crecimiento constante y considerable de documentos de archivo en soporte papel y más

recientemente, en soporte electrónico.

Adicionalmente, el relevante papel que ha tomado la Comisión Reguladora de Energía

en el mercado de energéticos, así como de la regulación y cumplimiento de la

normatividad en la materia, aumentan progresivamente la generación de documentos

dentro de este Órgano Regulador Coordinado.

Las actividades de organización, registro y custodia de archivos de trámite son

responsabilidad de cada una de las unidades administrativas, quienes designan a sus

responsables de archivo de trámite. El personal designado requiere de capacitación

periódica, con la finalidad de sensibilizar y homologar los procesos en materia de archivos.

En cuanto al espacio físico, en la anterior sede de la CRE había importantes carencias para

destinar espacios seguros para la conservación de archivos. Con el cambio de inmueble

de la CRE en 2016, se designaron espacios exprofeso para los archivos de trámite, donde

se permite a cada una de las áreas administrativas gestionar su documentación activa.

Por otro lado, se destinó un espacio para resguardo del archivo de concentración, alejado

de condiciones que podrían poner en riesgo la documentación como la humedad,

temperatura y otros factores inherentes. Este espacio aloja también el “Registro Público”

en donde se resguardan los títulos de permisos, actas, acuerdos, y resoluciones emitidas

por el Órgano de Gobierno; estos se encuentran en el piso 6 del inmueble permitiendo

que se tenga un control más preciso del espacio y de la documentación. Sin embargo,





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también es un espacio que alberga archivos de trámite, ya que los espacios destinados

originalmente a ello en cada una de las áreas, fueron insuficientes.

Es importante considerar los avances que la CRE ha logrado en materia de tecnologías

de la información, para comprender las características de los expedientes que se generan

y alimentan día con día. Ejemplo de ello es la plataforma para el control de gestión de los

procesos sustantivos (KMIS), así como la implementación de la Oficialía de Partes

Electrónica (OPE), herramienta tecnológica, instrumentada por medio de un portal de

internet, permite a las personas legalmente acreditadas enviar promociones electrónicas

y, a la CRE, realizar actuaciones electrónicas relacionadas con los trámites de la Comisión.

A pesar de que estas herramientas tienen sus propios controles para la identificación y

resguardo de los documentos de archivo electrónico y documentos de archivo

digitalizados, el PADA busca propiciar su debida organización conforme a la

normatividad archivística vigente y lograr en el mediano plazo la homogeneización en la

identificación de expedientes físicos y electrónicos, así como la constitución de un

Sistema Institucional de Archivos (SIA) armónico.

El SIA de conformidad con el artículo 20 de la Ley General de Archivos, es el conjunto de

registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que

desarrolla cada sujeto obligado, y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los

procesos de gestión documental.

La misma Ley, señala en su artículo 21, la manera en que este Sistema deberá estar

integrado:

I.- Un área Coordinadora de Archivos, y

II.- Las áreas operativas

a) De correspondencia,

b) Archivo de Trámite, por área o unidad;

c) Archivo de concentración, y

d) Archivo histórico, en su caso.





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JUSTIFICACIÓN

Para desarrollar el modelo de gestión documental inserto en el SIA, de conformidad con

el artículo 20 de la LGA, se tiene la necesidad de implementar estrategias que se aseguren

la aplicación y homologación de los procesos técnico-archivísticos, desde la producción

de un documento en un archivo de trámite, pasando por su conservación precautoria en

un archivo de concentración, hasta su conservación permanente en un archivo histórico,

de ser el caso, con lo cual se contribuye el ejercicio del derecho de acceso a la información.

Es así que el PADA, se convierte en la herramienta para conducir a la solución de la

problemática planteada: reforzar el control y la sistematización de los archivos de la CRE,

a través de la determinación de acciones concretas, con estrategias, subprocesos o

actividades que de forma integral permitan la consecución de los objetivos de este

programa y las finalidades específicas de cada una de las acciones planteadas, con los

procesos y métodos archivísticos que garanticen la actualización y mejora continua de

los servicios de archivo.

Mediante el PADA, se proyecta un impacto a corto y mediano plazo –no todas las

actividades podrán ser concluidas en un ejercicio- con la implementación del Sistema

Institucional de Archivos, incluyendo el diagnóstico del análisis de la automatización

gradual de los procesos archivísticos, ya que ello deberá estar armonizado con los

cambios que se requieran en los sistemas existentes que administran las bases de datos.

Contar con un Programa para la actualización y mejora continua de los servicios

documentales y archivísticos en la CRE se pretende obtener los siguientes beneficios:

Facilitar la gestión administrativa.

Fomentar la obligación de documentar toda decisión y actividad gubernamental.

Permitir el control de la producción y flujo de los documentos, evitando así la

explosión documental innecesaria.

Apoyar a la operación de los procesos sustantivos y adjetivos.

Favorecer la administración de los documentos generados por cada área, los

cuales registran el ejercicio de las atribuciones y/o funciones de las mismas.





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Fomentar la obligación de integrar adecuada y continuamente los documentos

de archivo en expedientes (obligación de contar con un archivo al día:

actualizado).

Asegurar información de calidad (expedientes o asuntos completos y

sustanciales).

Facilitar la toma de decisiones y/o coadyuva con el modelo de información.

Dar sustento (evidencias documentales) a las acciones del sistema de control

Interno Institucional.

Favorecer el cumplimiento al principio de acceso a la información, mejorando la

transparencia, rendición de cuentas, y las auditorias.

Coadyuvar en la gestión de los planes y proyectos institucionales con sustentos

documentales.

Ayudar a reducir los tiempos de respuesta de solicitudes de información y

coadyuva a disminuir las respuestas por inexistencia de información.

Apoyar en el control de acceso restringido a la información reservada y

confidencial.

Coadyuvar a la protección de datos personales

Coadyuvar a la descripción de los documentos y/o expedientes generados.





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OBJETIVOS

General

Establecer las bases para la sistematización de los procesos archivísticos, resguardando y

vigilando que los documentos cumplan con su ciclo vital a través de un modelo de

gestión documental en apego a la normatividad y estándares en la materia, para contar

con información útil, oportuna y expedita.

Específicos

1) Cumplir con las disposiciones de la Ley General de Archivos, así como a los

Lineamientos e instructivos emitidos por el Archivo General de la Nación, de

conformidad con lo señalado en el artículo Tercero Transitorio de la Ley , y en su

caso, la Secretaría de la Función Pública y el Instituto Nacional de Transparencia,

Acceso a la Información y Protección de Datos Personales; así como aquellas

emitidas por el Sistema Nacional de Transparencia y las mejoras prácticas

archivísticas que aseguren homogeneidad en los procesos archivísticos dentro de

la CRE.

2) Capacitar al personal responsable de la gestión documental y administración de

archivos en las áreas administrativas y sustantivas, así como del área coordinadora

de archivos.

3) Conocer el estado en que se encuentra el archivo de concentración; identificar, y

depurar la documentación, que se encuentra bajo resguardo en el archivo de

concentración, por parte de las áreas sustantivas y administrativas,

4) Homologar la identificación de documentación de comprobación inmediata en

los archivos de trámite de las unidades administrativas y sustantivas de la

Comisión.

5) Obtener y mantener archivos de trámite y de concentración debidamente

organizados y sistematizados, para garantizar la transparencia y la redición de

cuentas, a través del SIA y el ciclo vital de los documentos.

6) Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística, Cuadro General de

Clasificación Archivística, Catalogo de Disposición Documental y Guía simple de

archivos, de acuerdo a los criterios que establezca el Archivo General de la Nación.





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7) Establecer la normatividad institucional en la materia, con la finalidad de

homologar los procesos archivísticos implementados en las áreas administrativas

y sustantivas en la gestión documental en la CRE.





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PLANEACIÓN

Para el pleno desarrollo del Programa Anual de Disposición Documental de la Comisión,

se han establecido 3 ejes temáticos, de los cuales, surgen las actividades específicas que

coadyuvan al cumplimiento de los objetivos, así como a la normatividad en la materia.

Estos ejes son:

Requisitos

Con la finalidad de dar cumplimiento a los objetivos específicos de del Programa, se

establecen una serie de acciones para el mejoramiento del control archivístico y la

ejecución de las actividades contempladas.

Actividades específicas para el cumplimiento del PADA 2020

N° Actividades Requisitos y/o

insumos Responsable y/o

actores

1

Designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos de la Comisión Reguladora de Energía.

Oficio de Designación

Comisionado Presidente de la Comisión Reguladora de Energía.

2

Informar la designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos al Archivo General de la Nación (AGN).

Acuse de Recepción del Archivo General de la Nación (AGN)

Titular del Área Coordinadora de Archivos.

Eje normativo.

Eje Administrativo Eje Operativo

Observancia de la Ley General de

Archivos.

Pleaneación y desarrollo de

acciones encaminadas a la

mejora de procesos archivisticos.

Ejecución de la planeación

encaminada a la mejora continua.





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actores

3

Elaborar y publicar el informe de cumplimento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2019.

Captura de pantalla con la publicación del Informe 2019.


4 Elaborar y publicar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020.

Programa Anual de Desarrollo Archivístico firmado y liga electrónica de publicación.


5

Solicitar designación de responsables de archivo de trámite de las áreas administrativas y sustantivas de la Comisión Reguladora de Energía.

Oficio de solicitud de designación.

Titular del Área Coordinadora de Archivos y Titulares de Unidad.

6 Establecimiento del Sistema Institucional de Archivos.

Oficio de nombramiento de responsables de archivo de trámite y designación de responsable del Archivo de Concentración.

Titular del Área Coordinadora de Archivos, Comisionado Presidente, Órgano de Gobierno, Secretario Ejecutivo y Titulares de Unidad.

7

Inscribir los archivos de la Comisión Reguladora de Energía ante el Registro Nacional de Archivos.

Captura de pantalla con el registro completo.


8 Capacitar en materia archivística.

Convocatorias y/o Lista de Asistencia de Asesorías y/o Constancia de Acreditación.

Titular del Área Coordinadora de Archivos, Responsables de Archivos de Trámite y Dirección de Capital Humano.

9

Asistir y participar en las reuniones del Sector Energético en materia archivística

Convocatorias y/o Minutas.






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actores

10

Establecer el Grupo Interdisciplinario de la CRE, señalado en el artículo 50 de la Ley.

Oficio de convocatoria de formación del Grupo Interdisciplinario. Acta de Instalación del Grupo Interdisciplinario.

Titular del Área Coordinadora de Archivos y Titulares de Unidad.

11

Identificación y depuración del archivo de concentración de la Comisión Reguladora de Energía.

Acuerdo del Grupo Interdisciplinario para realizar actividades.

Responsable de archivo de concentración y responsable de archivo de trámite.

12

identificación de documentación de comprobación administrativa inmediata que generan las áreas administrativas y sustantivas, para su respectiva baja documental.

Acuerdo del Grupo interdisciplinario definiendo los documentos que conforman el listado de documentos de comprobación administrativa inmediata.

Titular del Área Coordinadora de Archivos, Responsable de Archivo de Concentración y Responsables de archivo de trámite de área operadora.

13

Asistir y participar en las reuniones para la actualización de los instrumentos de control archivísticos, de conformidad con los calendarios y comunicaciones establecidas por el Archivo General de la Nación.

Correos de convocatoria y minutas de las reuniones


14

Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística.

Proyecto de Guía Simple de Archivos, y Cuadro General de Clasificación Archivística, así como proyecto de Catálogo de Disposición Documental Actualizado.

Titular del Área Coordinadora de Archivos y Responsable de Archivo de Concentración.





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Para el cumplimiento de las actividades antes descritas, se necesita de la interacción de

los responsables, así como establecer el alcance de cada una de las acciones

Matriz de actividades y entregables del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020

Actividades

Entregable -----------------Alcance Act

ivid

ad

1

Act

ivid

ad

2

Act

ivid

ad

3

Act

ivid

ad

4

Act

ivid

ad

5

Act

ivid

ad

6

Act

ivid

ad

7

Act

ivid

ad

8

Act

ivid

ad

9

Act

ivid

ad

10

A

ctiv

ida

d 1

1 A

ctiv

ida

d 1

2 A

ctiv

ida

d 1

3 A

ctiv

ida

d 1

4

Producto 1 Oficio

Oficio de designación.

Producto 2 Acuse Acuse del oficio de

designación. Producto 3

Informe 2019 Elaborar el informe de cumplimento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2019.

Subproducto 3.1 Liga electrónica

Publicar el Informe 2019.

Producto 4

PADA 2020 Elaborar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020. Subproducto 4.1

Liga electrónica Publicar el Programa 2020.

Producto 5

Oficio Oficio de designación de responsables de archivo de trámite.





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Actividades

Entregable -----------------Alcance A

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A

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A

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A

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A

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A

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A

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A

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d 9

A

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ida

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0

Act

ivid

ad

11

Act

ivid

ad

12

Act

ivid

ad

13

Act

ivid

ad

14

Subproducto 5.1

Directorio Directorio de responsables de los archivos de trámite.

Producto 6

Oficio Establecimiento del Sistema Institucional de Archivos. ( informar al AGN). Producto 7

Captura de Pantalla

Comprobante del Registro en línea.

Producto 8

Convocatoria Capacitación de responsables de Archivo de Trámite. Producto 9

Minutas Asistir y participar en las reuniones del Sector Energético.

Producto 10

Oficio Establecer el Grupo Interdisciplinario de la CRE.

Subproducto 10.1 Bases de integración de

firmadas Actividades del Grupo

Interdisciplinario de la CRE.

Subproducto 10.2

Minutas Reuniones del Grupo Interdisciplinario de la CRE.

Producto 11 Listado de documentos identificados.

Trabajos de depuración del archivo de concentración.





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Actividades

Entregable -----------------Alcance A

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A

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A

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A

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0

Act

ivid

ad

11

Act

ivid

ad

12

Act

ivid

ad

13

Act

ivid

ad

14

Subproducto 11.1

Listado de documentos identificados.

Identificación de documentación de comprobación inmediata del archivo de concentración.

Producto 12 Acuerdo del

Grupo Interdisciplinario

Identificación de documentación de comprobación inmediata.

Producto 13

Minutas Participar en las reuniones para la actualización de los instrumentos archivísticos (AGN). Producto 14

Proyecto de Cuadro de

Clasificación Actualizar los instrumentos

de control y consulta archivística. Subproducto 14.1 Proyecto Guía

simple de archivo

Actualizar Guía simple de Archivos,

Subproducto 14.2 Proyecto de Catálogo de Disposición Documental

Actualizar el Catálogo de Disposición Documental.





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Cronograma de Actividades

Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2020

N° Actividad Meses

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos de la Comisión Reguladora de Energía.

2 Informar la designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos al Archivo General de la Nación (AGN).

3 Elaborar y publicar el informe de cumplimento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2019.

4 Elaborar y publicar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020.

5



7 Inscribir los archivos de la Comisión Reguladora de Energía ante el Registro Nacional de Archivos.






Tels. 52831500 - 52831515.

N° Actividad Meses

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

9 Asistir y participar en las reuniones del Sector Energético en materia archivística

10 Establecer el Grupo Interdisciplinario de la CRE, señalado en el artículo 50 de la Ley.

11 Identificación y depuración del archivo de concentración de la Comisión Reguladora de Energía.

12

Identificación de documentación de comprobación inmediata que generan las áreas administrativas y sustantivas, para su respectiva baja documental.

13


14

Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística.





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ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA

El PADA será elaborado anualmente conforme al Artículo 23 de la Ley General de

Archivos, mismo que debe ser publicado en la página de internet de la Comisión

Reguladora de Energía.

Comunicaciones

Las comunicaciones para el cumplimiento de las actividades descritas en el presente

Programa, se realizará como se muestra:

Con la finalidad de documentar las comunicaciones para el cumplimiento del PADA

2020:

Componente del SIA

Información generada

Intercambio de información con:

Medio de intercambio

Titular del Sujeto Obligado

Objetivos y políticas institucionales.

Área coordinadora de archivos.

Políticas y Lineamientos.

E-mail. Reuniones.

Titular del Área Coordinadora de Archivos

Titular del Sujeto

Obligado.

Responsable del Archivo de Concentración

Responsable de archivo de

Correspondencia

Responsables de Archivo de Tramite de las áreas de la

CRE.





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Componente del SIA

Información generada

Intercambio de información con:

Medio de intercambio

Titular del Área Coordinadora de Archivos

Planeación, Comunica objetivos y políticas.

Archivo de concentración Responsables de archivos de trámite Colaboradores.

Planes y Programas.

Procesos Archivísticos.

E-mail. Reuniones.

Titular del Área Coordinadora de Archivos y Responsable del Archivo de concentración

Capacitación e Informes.

Responsables de archivos de trámite, Responsable de archivo de correspondencia.

Planes y Programas.


E-mail. Reuniones.

Responsables de Archivo de trámite

Transferencias primarias y secundarias.

Responsable del archivo de concentración y otros colaboradores.

Planes y Programas.


E mail. Reuniones.

Reporte de avances

El Área Coordinadora de Archivos elaborará un informe anual de actividades, al finalizar

el ejercicio, mismo que será publicado en la página electrónica del Órgano Regulador en

Materia Energética.

Control de cambios

El presente PADA podrá ser modificado cuando sea necesario. En este caso, el Titular del

Área Coordinadora de Archivos recibirá la solicitud de cambio, la analizará y determinará

el alcance; evaluará los requisitos y los recursos implicados, lo comunicará con las áreas

involucradas para aceptar o rechazar el cambio propuesto e informará de la acción

tomada al Titular del Sujeto Obligado.





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PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS

Identificación de Riesgos

N° Actividades Riesgos Factores de Riesgo

1

Designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos de la Comisión Reguladora de Energía.

Incumplimiento a la Ley General de Archivos Falta de designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos.

1. Inexistencia de la función en el reglamento interno de la CRE.

2. Carencia de funciones.

2

Informar la designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos al Archivo General de la Nación (AGN).

Falta de designación y notificación al Archivo General de la Nación del Titular del Área Coordinadora de Archivos.

1. Omisión en la notificación de la designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos.

2. Pérdida de documentación.

3

Elaborar y publicar el informe de cumplimento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2019.

Falta de claridad en las actividades realizadas en materia archivística en 2019, y sin publicación para su difusión.

1. Falta de designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos.

2. Sin espacio en la página de internet de la Comisión.

4

Elaborar y publicar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020.

Falta de directrices y estrategias en materia archivística que impiden elaborar y publicar el PADA para el ejercicio 2020.


2. Desconocimiento de la Ley General de Archivos.

3. Alta Rotación de personal, que impida la elaboración del PADA.

4. No contar con espacio en la página de internet.

5


Falta de designación de responsables de archivo de trámite por parte de las áreas administrativas y sustantivas de la Comisión.

1. Alta rotación de personal que impida tener designaciones oportunas de los archivos de trámite.

2. Desconocimiento de la Ley General de Archivos.





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Falta de establecimiento del Sistema Institucional de Archivos


2. Desconocimiento de la Ley General de Archivos. 3.- No contar con los responsables de archivo de trámite.

7


Registro Nacional de Archivos sin registros por parte de la Comisión Reguladora de Energía.

1. Expedientes mal integrados

2. Desconocimiento de los procesos de control archivístico.

3. Falta de interés en la identificación y clasificación de los expedientes.


Falta de capacitación en materia archivística

1. Alta Rotación de Personal

2. Personal con conocimientos desactualizados sobre materia archivística.

3. Falta de control en la generación de expedientes.

4. Expedientes en archivo de trámite mal integrados, así como saturación del archivo de trámite de las áreas.

9

Asistir y participar en las reuniones del Sector Energético en materia archivística

Falta de seguimiento y desconocimiento del responsable de archivos de la Comisión Reguladora de Energía, de los acuerdos celebrados en materia archivística, por parte del Sector energético.


2. Alta Rotación de personal.

3. Aplazamiento de reuniones por condiciones ajenas a la Institución.





Tels. 52831500 - 52831515.


10

Establecer el Grupo Interdisciplinario de la CRE, señalado en el artículo 50 de la Ley.

Falta del establecimiento del grupo interdisciplinario de la CRE.

1. Omisión de designación por parte de las unidades administrativas para la conformación del grupo.


11

Identificación y depuración del archivo de concentración de la Comisión Reguladora de Energía.

Falta de identificación y depuración del archivo de concentración de la Comisión Reguladora de Energía

1. Alta Rotación de Personal, que impide que tengan los conocimientos necesarios sobre materia archivística.

2. Implementación inadecuada de controles archivísticos.

3. Archivo mal identificado y clasificado.

4. Sobresaturación del espacio del archivo de concentración, así como incumplimiento en el ciclo vital de los documentos

12

Identificación de documentación de comprobación inmediata que generan las áreas administrativas y sustantivas, para su respectiva baja documental.

Falta de identificación de documentación de comprobación inmediata que generan las áreas administrativas y sustantivas, para su respectiva baja documental.


2. Falta de aplicación de los controles en la generación de expedientes.

3. Implementación inadecuada de los controles archivísticos





Tels. 52831500 - 52831515.


13


Falta de seguimiento por parte del encargado de archivos de la Comisión Reguladora de Energía, en la actualización de documentos de control y resguardo archivístico conforme a lo señalado por el AGN.



3. Aplazamiento de reuniones por condiciones ajenas a la Institución.

14 Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística.

Instrumentos de identificación y control archivístico desactualizados.


2. Falta de control en la generación de expedientes.

3. Implementación inadecuada de los controles archivísticos

ANÁLISIS CUANTITATIVO DE LOS RIESGOS Y MITIGACIÓN DE RIESGOS

Actividad 1: Designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos de la Comisión

Reguladora de Energía. Riesgo: Falta de Designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos e Incumplimiento a la Ley General de Archivos.

Probabilidad de Ocurrencia

Grado de Impacto

Nivel de decisión del

Riesgo

Clasificación del Riesgo

Estrategia para Administrar el

Riesgo

20% 80% Estratégico Legal Reducir el Riesgo

Acciones para mitigar el riesgo.

Informar e involucrar a los mandos superiores del Órgano Regulador de la importancia del cumplimiento de la LGA.





Tels. 52831500 - 52831515.

Actividad 2: Informar la designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos al Archivo

General de la Nación (AGN)

Riego: Falta de designación y notificación al Archivo General de la Nación del Titular del Área Coordinadora de Archivos.


Grado de Impacto


Riesgo



Riesgo

10% 80% Operativo Administrativo Reducir el Riesgo


Informar e involucrar a los mandos superiores del Órgano Regulador de la importancia del cumplimiento de la Ley General de Archivos, así como comprobar que la designación sea informada al Archivo General de la Nación.

Actividad 3: Elaborar y Publicar el informe de cumplimento del Programa Anual de Desarrollo

Archivístico 2019.

Riesgo: Falta de claridad en las actividades realizadas en materia archivística en 2019, y sin publicación para su difusión.


Grado de Impacto


Riesgo



Riesgo



Verificar que una vez aprobado el Informe Anual de actividades, se publique en el Portal de la Comisión.

Actividad 4: Elaborar y Publicar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020.

Riego: Falta de directrices y estrategias en materia archivística que impiden elaborar y publicar el PADA para el ejercicio 2020.


Grado de Impacto


Riesgo



Riesgo






Tels. 52831500 - 52831515.


1.- Elaborar un cronograma de actividades para la Elaboración y Publicación del Programa Anual. 2.- Verificar que una vez aprobado el Programa Anual, se publique en el Portal de la Comisión.

Actividad 5: Solicitar designación de responsables de archivo de trámite de las áreas

administrativas y sustantivas de la Comisión Reguladora de Energía. Riesgo: Falta de designación de responsables de archivo de trámite por parte de las áreas administrativas y sustantivas de la Comisión.


Grado de Impacto


Riesgo



Riesgo

60% 80% Directivo Administrativo Reducir el Riesgo


1.- Solicitar a los Titulares de cada unidad, la designación de los responsables de archivos. 2.- Actualizar de manera trimestral el directorio de Responsables de Archivo de Trámite de las áreas de la CRE.

Actividad 6: Establecimiento del Sistema Institucional de Archivos.

Riesgo: Falta de Establecimiento del Sistema Institucional de Archivos.


Grado de Impacto


Riesgo



Riesgo


Acciones para mitigar el riesgo

1.- Informar e involucrar a los mandos superiores del Órgano Regulador de la importancia del cumplimiento de la Ley General de Archivos y de la designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos. 2.- Solicitar a los Titulares de cada unidad, la designación de los responsables de archivos. 3.-Comprobar que una vez designado el Titular del Área Coordinadora de Archivos y los





Tels. 52831500 - 52831515.

responsables de archivo de trámite de las áreas sustantivas y administrativas, se informe de la conformación al AGN.

Actividad 7:


Riesgo: Registro Nacional de Archivos sin registros por parte de la Comisión Reguladora de Energía.


Grado de Impacto


Riesgo



Riesgo



Capacitar a los responsables de archivo sobre la implementación de controles archivísticos.

Actividad 8: Capacitar en materia archivística.

Riesgo: Falta de capacitación en materia archivística


Grado de Impacto


Riesgo



Riesgo



Capacitar a los responsables de archivo de trámite de las áreas administrativas y sustantivas de la Comisión.

Actividad 9: Asistir y participar en las reuniones del Sector Energético en materia archivística.

Riesgo: Falta de seguimiento y desconocimiento del responsable de archivos de la Comisión Reguladora de Energía, de los acuerdos celebrados en materia archivística, por parte del Sector energético.





Tels. 52831500 - 52831515.


Grado de Impacto


Riesgo



Riesgo

20% 60% Estratégico Administrativo Reducir el Riesgo


1.- Mantener comunicación con los coordinadores de Archivo de las instituciones que conforman el Sector Energético. 2.- Informar los acuerdos celebrados en las reuniones con el Sector Energético, al Titular del Área Coordinadora de Archivos.

Actividad 10: Establecer el Grupo Interdisciplinario de la CRE, señalado en el artículo 50 de la

Ley.

Riesgo: Falta del establecimiento del grupo interdisciplinario de la CRE.


Grado de Impacto


Riesgo



Riesgo



Emitir la solicitud para la conformación del Grupo Interdisciplinario de la Comisión Reguladora de Energía.

Actividad 11: Identificación y depuración del archivo de concentración de la Comisión

Reguladora de Energía.

Riesgo: Falta de identificación y depuración del archivo de concentración de la Comisión Reguladora de Energía.


Grado de Impacto


Riesgo



Riesgo






Tels. 52831500 - 52831515.


Impulsar con el Grupo Interdisciplinario los acuerdos de seguimiento sobre la documentación que se resguarda en el archivo de concentración y cuyo ciclo vital, ya ha concluido, conforme a los documentos de control archivístico vigentes.

Actividad 12: Identificación de documentación de comprobación inmediata que generan las

áreas administrativas y sustantivas, para su respectiva baja documental.

Riesgo: Falta de identificación de documentación de comprobación inmediata que generan las áreas administrativas y sustantivas, para su respectiva baja documental.


Grado de Impacto


Riesgo



Riesgo



1.- Capacitar a los responsables de archivo de trámite de las áreas administrativas y sustantivas de la Comisión. 2.- Involucrar a los responsables de archivo de trámite de las áreas administrativas y sustantivas de la CRE, en la creación de los documentos de control archivístico. 3.- Capacitar a los responsables de archivo sobre la implementación de controles archivísticos.

Actividad 13: Asistir y participar en las reuniones para la actualización de los instrumentos de

control archivísticos, de conformidad con los calendarios y comunicaciones establecidas por el Archivo General de la Nación.

Riesgo: Falta de seguimiento por parte del encargado de archivos de la Comisión Reguladora de Energía, en la actualización de documentos de control y resguardo archivístico conforme a lo señalado por el AGN.


Grado de Impacto


Riesgo



Riesgo

20% 60% Estratégico Administrativo Reducir el Riesgo


1.- Vigilar el calendario de reuniones que publica el Archivo General de la Nación. 2.- Informar los acuerdos celebrados en las reuniones con el Archivo General de la Nación, al Titular del Área Coordinadora de Archivos.





Tels. 52831500 - 52831515.

Actividad 14: Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística.

Riesgo: Instrumentos de identificación y control archivístico desactualizados.


Grado de Impacto


Riesgo



Riesgo



1.- Asistir a las reuniones que encabeza el AGN, en cumplimiento de la LGA. 2.- Asistir a las reuniones del Sector Energético, en materia archivística. 3.- Capacitar a los responsables de archivo de trámite de las áreas administrativas y sustantivas de la Comisión, así como al responsable de Archivo de Concentración. 4.- Involucrar a los responsables de archivo de trámite de las áreas administrativas y sustantivas de la CRE, en la creación de los documentos de control archivístico.

NORMATIVIDAD

Ley General de Archivo (DOF 15-06-2018) Acuerdo del Consejo del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la

Información Pública y Protección de Datos Personales, por lo que se aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos (DOF 04-05-2016)

Criterios para elaborar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico, emitidos por el Archivo General de la Nación, Primera edición, México, 2015.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

DOF Diario Oficial de la Federación

SE Secretaría de Energía

CRE Comisión Reguladora de Energía

SENER Secretaría de Energía

SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

CADIDO Catálogo de Disposición Documental

CGCA Cuadro General de Clasificación Archivística





Tels. 52831500 - 52831515.

Criterios Criterios específicos de organización y conservación de archivos

LGA Ley General de Archivos

SIA Sistema Institucional de Archivos.

Elaboró Revisó

Blanca Cecilia Cruz Gutiérrez Marco Antonio Joao Bárcenas Paredes

Enlace

Responsable de Archivo de Concentración

Autorizó

Eugenia Guadalupe Blas Najera

Directora General de Recursos Humano, Materiales y Servicios Generales y Coordinadora de Archivos.

PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO...

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