Programa Anual de Desarrollo Archivístico Enero 2020

Programa Anual de Desarrollo Archivístico

Enero 2020

Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020 1

CONTENIDO

1. Introducción…………………………………………………………………………………………………………………. 3

2. Antecedentes……………………………………………………………………………………………………………….. 3

3. Oportunidades de mejora…………………………………………………………………………………………….. 4

4. Objetivos………………………………………………………………………………………………………………………. 5

5. Beneficios esperados…………………………………………………………………………………………………….. 5

6. Programa de trabajo………………………………………………………………………………………………………………………….. 6

7. Seguimiento……………..…………………………………………………………………………………………………… 7


Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020

1. Introducción

El Banco de México (Banco) ha establecido como uno de sus ejes rectores “Procurar una gestión integral de la información, así como fortalecer su análisis y procesamiento”, entre cuyos objetivos se encuentra “Robustecer las prácticas de gestión de la información y las capacidades de análisis de la misma, para que esté disponible a quien la requiera”, a cargo de la Dirección General de Tecnologías de la Información (DGTI). Para la consecución del mismo, en términos de lo previsto por los artículos 23 al 25 de la Ley General de Archivos (LGA), así como 18 bis, fracción XIII, del Reglamento Interior del Banco, la Dirección de Seguridad y Organización de la Información (DSOI) presenta el siguiente Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA).

2. Antecedentes

Durante 2019 la DSOI, a través de la Gerencia de Organización de la Información (GOI), emprendió los proyectos y actividades que a continuación se reseñan:

PROYECTOS Y ACTIVIDADES 2020

Nombre ¿Continuidad en 2020? Comentarios

Gobernanza de la Información Sí Se proseguirá con la identificación de activos de información, conforme al plan de trabajo establecido para tal efecto.

Recuperación de Acervos de Exdirectores, Exgobernadores y Funcionaros Distinguidos del Banco

Sí Se espera obtener las copias digitales de los acervos considerados para este proyecto.

Rescate de Acervo Documental de Deuda Pública No Se dio por terminado en diciembre de 2019.

Construcción del Inmueble para el Archivo institucional Sí Se elaborará el proyecto ejecutivo de la obra.

Instrumentación de la nueva Ley General de Archivos No

Se dio por concluida la implementación de las adecuaciones de la normatividad interna, armonizadas con la LGA.

Diseño del Catálogo Documental del Archivo Histórico No Se dio por concluido como proyecto en

diciembre de 2019.

Instrumentos de control y consulta archivísticos Sí Es una actividad recurrente.


Programa de capacitación archivística interna Sí Es una actividad recurrente.

Por otra parte, en adición a lo considerado en el PADA 2019, se llevó a cabo la organización de 10,000 planos del archivo de trámite de la Gerencia Inmobiliaria y de Servicios, de los cuales 3,500 fueron digitalizados.

3. Oportunidades de mejora

Para efectuar la planeación 2020 se consideraron los avances reportados en el informe de cumplimiento del PADA 2019, con el propósito de identificar las oportunidades de mejora que deben atenderse en el corto y mediano plazos en los siguientes niveles:

• Estructural, el cual comprende los recursos materiales, tecnológicos y humanos disponibles;

• Documental, referente a la existencia de instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, y

• Normativo, relativo al conjunto de disposiciones que regulan los procedimientos archivísticos a nivel institucional.

Con base en lo anterior, fueron identificadas las siguientes áreas de mejora:

• El inmueble del Archivo Institucional mantiene las mismas limitaciones de operación que fueron descritas en el PADA 2019.

• Se identificó que es conveniente implementar el uso de herramientas y/o mecanismos adicionales al Administrador Institucional de Documentos de Archivo (AIDA) para reforzar la protección de la información que éste resguardada, el cual sea consistente con la categorización de los activos de información y los protocolos establecidos para tal efecto.

• Es necesario establecer políticas de preservación de documentos electrónicos, considerando la distinción entre los documentos digitales nativos y aquellos que son copias de documentos analógicos.

• Si bien se ha avanzado en la reingeniería de series documentales de algunas unidades administrativas, se ha identificado la necesidad hacer extensiva esta actividad a las demás áreas del Banco.

• No se ha actualizado la estrategia de difusión de los documentos históricos de la institución.


4. Objetivos

Con base en las obligaciones de la LGA, así como en las oportunidades de mejora identificadas y con la finalidad de dar continuidad a los proyectos de 2019 que así lo requieran, la DSOI se ha fijado los siguientes objetivos:

• Colaborar con la Dirección de Recursos Materiales y las instancias que sean necesarias para desarrollar el proyecto ejecutivo para la construcción de un nuevo inmueble para el Archivo Institucional.

• Continuar elaborando el inventario de activos de información del Banco de acuerdo al plan establecido para tal efecto a través de la Subgerencia de Arquitectura de la Información (SAI).

• Definir políticas de preservación de documentos electrónicos. • Coordinar los trabajos con las unidades administrativas responsables para continuar con la

reingeniería de las series documentales del Banco de México que así lo requieran. • Concluir las actividades relacionadas con los convenios de colaboración suscritos con otras

instituciones para promover la organización, descripción y digitalización de acervos relacionados con antiguos directores generales del Banco de México.

• Establecer esquemas de trabajo que permitan aplicar las actividades de gestión documental de manera más oportuna conforme al ciclo de vida de los documentos.

5. Beneficios esperados

A partir de la ejecución de los proyectos que se describen más adelante en el presente PADA se espera, por una parte, contar con el proyecto ejecutivo para dar inicio a la eventual construcción de un nuevo inmueble para el Archivo Institucional que permita una mejor administración del patrimonio documental del banco central.

Por otra parte, con el robustecimiento de las medidas de seguridad del AIDA, se espera mitigar los riesgos asociados al uso incorrecto o no autorizado de la información contenida en los documentos de archivo del Banco. Asimismo, al consolidar un inventario de activos de información del Banco, se busca potencializar el uso de la información fortaleciendo su gestión, así como facilitar la atención de regulaciones aplicables y la seguridad de la información.

Asimismo, la estrategia de preservación de documentos electrónicos permitirá contar unas políticas, criterios y mecanismos para garantizar la conservación de los atributos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos digitales nativos durante el tiempo que sea necesario.

Adicionalmente, mediante la continuación de la aplicación de criterios para identificar valores y determinar plazos de conservación se podrá contar con un Catálogo de disposición documental actualizado y confiable, lo que a su vez impactará positivamente en el proceso para aplicar la baja o transferencia secundaria de los documentos que hayan cumplido sus plazos.


Finalmente, se espera dar un impulso al aprovechamiento de acervos importantes para el estudio de la historia económica de México, incluidos aquellos resguardados en otras instituciones con las cuales el Banco colabora actualmente.

6. Programa de trabajo

A continuación se describen las principales actividades que se planean desarrollar durante 2020 para cumplir con los objetivos planteados, incluyendo sus entregables, fechas estimadas de entrega y responsables.

PROYECTOS

Actividad principal Entregables

Fecha estimada de entrega en

2020

Responsable

Gobernanza de la Información Inventario de activos de información para los procesos considerados para este año.

31 de diciembre SAI

Seguridad de la información

Estrategia para robustecer la seguridad de la información en el Administrador Institucional de Documentos de Archivo.

30 de junio DGTI

Plan de preservación de documentos electrónicos

Políticas de preservación de documentos de archivo electrónicos.

30 de junio DSOI

Instrumentos de control y consulta archivísticos

Guía de archivo documental 2020. 30 de junio GOI

Cadido 2020. 30 de junio GOI

Programa de capacitación archivística interna

Propósito y alcance del curso en línea considerado para este año, así como los resultados de su instrumentación.

31 de diciembre GOI

Construcción del Inmueble para el Archivo institucional Proyecto ejecutivo. 31 de octubre GOI

Disposición documental

Dictámenes, actas e inventarios documentales correspondientes a los expedientes que han cumplido con su plazo de conservación en el Archivo de Concentración.

31 de diciembre OAACOA


Organización, descripción, conservación y consulta de documentos históricos

Guía general de fondos del archivo histórico. 30 de junio OAAH

Instrumento de consulta que refleje los avances en la identificación, organización y descripción de documentos ingresados al archivo histórico antes de la entrada en vigor de la LGA.

31 de diciembre OAAH

Promoción del archivo histórico Estrategia de difusión de los documentos históricos. 31 de marzo GOI

Recuperación de Acervos de Exdirectores, Exgobernadores y Funcionaros Distinguidos del Banco

Copia digital del acervo de Eduardo Villaseñor.

31 de diciembre OAAH

Copia digital del acervo de Gonzalo Robles. 30 de junio OAAH

7. Seguimiento

7.1 Actividades y roles

En el siguiente cuadro se describen las principales actividades de seguimiento del plan de trabajo del PADA, incluyendo a los responsables (R), participantes (P), supervisores (S), autorizadores (A) y a quienes deben ser informados (C).


Abreviaturas: GI – Grupo Interdisciplinario. DSOI – Dirección de Seguridad y Organización de la Información. GOI – Gerencia de Organización de la Información. SAI– Subgerencia de Arquitectura de la Información. EA – Enlaces de archivo. OAACOA – Oficina de Administración del Archivo de Concentración y Organización de Archivos. OAAH – Oficina de Administración del Archivo Histórico.

Actividades

Actores

GI DSOI GOI SAI EA OAACOA OAAH

1. Elaboración del PADA A S R P C P P

2. Coordinación de actividades

--- C R P P P P

3. Cambios al PADA A S R P P P P

4. Reportes de avances --- A R P C P P

5. Informe anual de cumplimiento

A S R P C P P


7.2 Requerimientos de información

Requerimiento Periodicidad Medio de entrega

Solicita Genera Autoriza Difunde Evidencia Plazo de entrega

Informe anual de cumplimiento

Anual Correo

electrónico DSOI GOI GI GOI

Informe anual de

cumplimiento

31 de enero 2021

Solicitud de cambio De acuerdo a necesidades

Correo electrónico

DSOI

Responsable de la

solicitud de cambio

GI GOI

Solicitud de cambio/Bitác

ora de cambios

De acuerdo a necesidades

Recepción de entregables

Conforme al Plan de trabajo

Correo electrónico

GOI Responsable del proyecto

DSOI GOI Lista de

verificación

Conforme al Plan de trabajo

Riesgos e incidentes De acuerdo al

desarrollo del Plan de trabajo

Correo electrónico

GOI Responsable del proyecto

DSOI GOI Bitácora

A la brevedad posible

después de la detección del

incidente o riesgo


7.3 Reuniones

Reunión Periodicidad Audiencia Lugar Responsable de la

convocatoria

Reunión de seguimiento Mensual

Jefes de Oficina, Subgerentes de

Coordinación de Archivos y de Arquitectura de la

Información, Gerente de Organización de la

Información, Director de Seguridad y Organización

de la Información

Sala de Juntas DSOI


Fecha 2020

Título del documento 1

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