Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)

PETRÓLEOS MEXICANOS Y SUS EMPRESAS PRODUCTIVAS SUBSIDIARIAS

Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)

Dirección Corporativa de Administración y Servicios

Subdirección de Servicios Corporativos

Coordinación de Archivos de Pemex y sus EPS

Gerencia de Servicios Generales

29/enero/2021

Instrumento de planeación orientado a establecer las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos.


Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 2



Índice

1. Marco de referencia 4

2. Justificación 5

3. Objetivos 7

4. Planeación 9

4.1 Requisitos 9

4.2 Alcance 9

4.3 Entregables 10

4.4 Actividades 12

4.5 Recursos 15

4.5.1 Recursos humanos 15

4.5.2 Recursos materiales y tecnológicos. 22

4.6 Tiempo de implementación 23

4.6.1 Cronograma de actividades de servicios en Archivos de Trámite 24

4.6.2 Cronograma de actividades de servicios de los Archivos de Concentración. 26

4.6.3 Cronograma de actividades de los servicios del Archivo Histórico de Pemex. 28

5. Administración y gestión de riesgos del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021. 29

5.1 Planificar comunicaciones 29

5.2 Reportes de avances 29

5.3 Control de cambios 29

5.4 Planificar la gestión de riesgos 29

5.5 Identificación, análisis y control de riesgos 30

5.5.1 Servicios en Archivos de Trámite. 30

5.5.2 Servicios de los Archivos de Concentración. 31

5.5.3 Servicios del Archivo Histórico de Pemex. 32



1. Marco de referencia

Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley General de Archivos, el Área Coordinadora de Archivos de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, a través de la Subdirección de Servicios Corporativos, presenta el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA).

El Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021, contempla los elementos establecidos por el Archivo General de la Nación para su elaboración1 y está integrado con las iniciativas de trabajo para coordinar la planeación archivística de Pemex y sus EPS, definiendo las prioridades institucionales en la materia y los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles.

En cumplimiento con lo dispuesto en los artículos 24 y 25 de la citada Ley General de Archivos, el PADA 2021 comprende la organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos en los archivos de trámite, concentración y el archivo histórico, así como los mecanismos para su consulta, seguridad de la información y procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivos electrónicos.

Como parte de las funciones de la Gerencia de Servicios Generales2 para regular la administración documental de Pemex y sus EPS, el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021, tiene un enfoque de administración de riesgos, la apertura proactiva de la información y promover el uso eficiente de los archivos como fuente de información de la industria y soporte en la transparencia, la rendición de cuentas y la protección a los derechos humanos.

La Subdirección de Servicios Corporativos a cargo de la Coordinación de Archivos de Pemex y sus EPS, dará continuidad a las acciones emprendidas en 2020, para regularizar los procesos de organización y conservación documental de Pemex y mejorar así los servicios documentales y archivísticos a nivel institucional.

1 “Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico” Versión electrónica publicada por el Archivo General de la Nación, 2004,

última edición julio de 2015. 2 Artículo 61, fracción VIII del Estatuto Orgánico de Pemex, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 28 de junio de 2019.



2. Justificación

El Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 pretende dar continuidad en los Servicios en Archivos de Trámite para normar la organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) de Pemex y sus EPS, a través de la implementación y difusión de las “Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”.

Asimismo, tiene como finalidad continuar brindando asesoría y capacitación continua en el uso de métodos y aplicación de técnicas archivísticas para fomentar la cultura de la calidad en los Archivos de Trámite de Pemex y sus EPS.

Por otra parte, continuará con la promoción del uso y aplicación de herramientas tecnológicas de gestión documental, para mejorar la administración de los archivos y dar continuidad a la carga inicial de expedientes generados por las áreas durante el periodo 2015-2020 y sus respectivos procesos archivísticos; así como migrar los registros cargados en las herramientas archivísticas heredadas de los ex Organismos Subsidiarios, para dar cumplimiento a las obligaciones en materia de archivos.

En lo que se refiere a los archivos de concentración, se deberá reprocesar, elaborar y promover ante las áreas administrativas correspondientes, las bajas documentales, de conformidad con el Acuerdo por el que se dan a conocer los Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el Dictamen y Acta de Baja Documental o de Transferencia Secundaria para los sujetos obligados.

Asimismo, promoverá la disposición documental de los expedientes cuya vigencia de conservación o uso ha prescrito en los archivos de trámite, efectuando las Transferencias Primarias y Secundarias conforme con los plazos de conservación establecidos en el Catálogo de Disposición Documental (CDD), a nivel central y foráneo.

Por otra parte se tiene previsto atender solicitudes de ingreso a la Bóveda de

Seguridad del Archivo de Concentración CITAAD, correspondientes al Archivo Central Inmobiliario, que incluyen el proceso de digitalización con metadatos para su puesta en la intranet para consulta a nivel nacional, atendiendo con ello el total de solicitudes ingresadas en 2019.



En lo que se refiere al Archivo Histórico de Pemex, se buscará incrementar el acervo histórico del AHP mediante transferencias de los documentos dictaminados con valor histórico, ubicados en los archivos de trámite o concentración, así como por donación de documentos y colecciones por parte de trabajadores o particulares interesados.

Asimismo, implementará una estructura conceptual para el control y manejo de la información contenida en los fondos: textuales, cartográficos, fotográficos, audiovisuales y electrónicos en resguardo del AHP con base en los principios archivísticos y normas nacionales e internacionales, a fin de generar instrumentos de consulta que faciliten el acceso a la información y consulta física y electrónica de los mismos.



3. Objetivos

Objetivo General

Promover la organización, conservación, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo de Pemex y sus EPS, a través de la aplicación de los instrumentos de control y consulta archivística y el registro sistemático en la Herramienta institucional de gestión documental de Pemex para contar con expedientes clasificados, identificados y localizables a lo largo del ciclo vital de la documentación, que contribuyan a la correcta gestión gubernamental y al avance institucional de las “Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”.

Objetivos Específicos

Servicios en Archivos de Trámite

1. Normar la organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) de Pemex y sus EPS, a través de la implementación y difusión de las “Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”.

2. Brindar asesoría y capacitación continua en el uso de métodos y aplicación de técnicas archivísticas para fomentar la cultura de la calidad en los archivos en los Archivos de Trámite de Pemex y sus EPS.

3. Divulgar el contenido de los catálogos documentales del Archivo Histórico de Pemex mediante la creación de una liga en internet para incrementar y facilitar la consulta de los investigadores.

4. Promover el uso y aplicación de la herramienta tecnológica institucional de gestión documental y para mejorar la administración de los archivos y dar continuidad a la carga inicial de expedientes generados por las áreas durante el periodo 2015-2020 y sus respectivos procesos archivísticos.



5. Migrar los registros cargados en las herramientas archivísticas heredadas de los ex Organismos Subsidiarios, para dar cumplimiento a las obligaciones en materia de archivos.

6. Dar seguimiento al Requerimiento de la Plataforma Archivística.

Servicios del Archivo de Concentración

7. Reprocesar, elaborar y promover ante las áreas administrativas correspondientes, 90 bajas documentales, de conformidad con el Acuerdo por el que se dan a conocer los Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el Dictamen y Acta de Baja Documental o de Transferencia Secundaria para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal.

8. Promover la disposición documental de los expedientes cuya vigencia de conservación o uso ha prescrito en los archivos de trámite, efectuando las Transferencias Primarias conforme a los plazos de conservación establecidos en el Catálogo de Disposición Documental (CDD), a nivel central y foráneo.

9. Promover y efectuar la Transferencia Secundaria de los expedientes cuya vigencia de conservación o uso ha prescrito en los archivos de concentración conforme a los plazos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental (CDD).

10. Atender 90 solicitudes de ingreso a la Bóveda de Seguridad del Archivo de Concentración CITAAD, correspondientes al Archivo Central Inmobiliario, que incluyen el proceso de digitalización con metadatos y puesta en la intranet para consulta a nivel nacional, atendiendo con ello el total de solicitudes ingresadas en 2019.

11. Contar con un inmueble con las instalaciones necesarias para llevar a cabo la recepción, organización y resguardo de los archivos de la Región Sureste de México, con las condiciones apropiadas de control ambiental y seguridad para la conservación y buen estado físico de los expedientes.

Servicios del Archivo Histórico de Pemex

12. Incrementar el acervo histórico del AHP mediante transferencias de los documentos dictaminados con valor histórico ubicados en los archivos de trámite o concentración, y también por donación de documentos y colecciones por parte de trabajadores o particulares interesados



13. Proporcionar una estructura conceptual para el control y manejo de la información contenida en los fondos: textuales, cartográficos, fotográficos, audiovisuales y electrónicos en resguardo del AHP, con base en los principios archivísticos y normas nacionales e internacionales, a fin de generar instrumentos de consulta que faciliten el acceso a la información y consulta física y electrónica de los mismos.

14. Instrumentar las medidas necesarias para la conservación adecuada del acervo histórico documental.

15. Realizar las actividades de difusión y servicio referentes a la comunicación de la información y el aprovechamiento social del patrimonio documental que se tiene en custodia.

4. Planeación

4.1 Requisitos

El Área Coordinadora de Archivos de Petróleos Mexicanos y sus EPS a través de la Gerencia de Servicios Generales, integró las estrategias y acciones a emprender para fortalecer el Sistema Institucional de Archivos (SIA), en coordinación con los responsables de sus áreas operativas: los archivos de trámite, concentración e histórico, en términos de lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley General de Archivos, para cumplir con los objetivos establecidos en el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021.

La Gerencia de Servicios Generales es el área responsable de vigilar la correcta ejecución del presente PADA, en el ámbito de sus funciones para organizar y administrar los documentos archivísticos de Pemex; así como para capacitar y brindar asesoría en la materia, a las unidades de archivo de trámite, concentración e histórico.

4.2 Alcance

El Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021, se integra por programas y acciones de alcance institucional para la organización de los documentos de archivo de Pemex y sus EPS, de manera controlada y sistemática a través de su ciclo vital.

El PADA es de observancia y aplicación general para el personal involucrado en la producción, organización y conservación de los documentos de archivo en cualquier soporte dentro de las unidades de archivo (trámite, concentración o histórico), en las áreas de Petróleos Mexicanos y sus EPS.



4.3 Entregables


Objetivo Productos de trabajo Entregables

1

Políticas y Procedimientos para la Prestación de

Servicios Archivísticos en Materia de Organización,

Control, Conservación y Disposición Documental en

Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas

Subsidiarias.

Publicación de la normatividad interna en el Sistema

de Control Normativo de Pemex.

Oficios Circulares del Área Coordinadora de

Archivos de Pemex y sus EPS para dar difusión a las

Políticas y Procedimientos.

2

Asesoría y capacitación continua en el uso de

métodos y aplicación de técnicas archivísticas en

los archivos en los Archivos de Trámite.

Material didáctico:

Módulo III. Principios de la gestión documental y

organización de archivos.

Módulo IV. Recepción de transferencias primarias al

Archivo de Concentración.

3

Divulgar el contenido de los catálogos

documentales del Archivo Histórico de Pemex para

incrementar y facilitar la consulta de los

investigadores.

Liga en internet con el contenido de los catálogos

documentales del AHP.

4

Mejorar la administración de los archivos y dar

continuidad a la carga inicial de expedientes

generados por las áreas durante el periodo 2015 –

2020.

Portadas de expedientes

Inventario General de Archivo de Trámite

Guía de Archivo Documental

5

Dar continuidad a los procesos archivísticos de los

expedientes registrados en las herramientas

archivísticas heredadas de los Ex Organismos

Subsidiarios para el cumplimiento a las obligaciones

en materia de archivos.

Portadas de expedientes

Inventario General de Archivo de Trámite

Guía de Archivo Documental

6 Contar con una nueva y más robusta herramienta

para la gestión documental a nivel institucional.

Documento de Requerimiento de Negocio

Reportes de avance del diseño de la herramienta.

Servicios del Archivos de Concentración


7 Solicitudes de Bajas Documentales elaboradas,

validadas y autorizadas para su ingreso al AGN.

Acuses de recibo del ingreso de las bajas

documentales al Archivo General de la Nación.

8

Expedientes de las Transferencias Primarias llevadas

a cabo conforme a los plazos y destinos establecidos

en el Catálogo de Disposición Documental CDD.

Inventarios de Transferencias Primarias.

9

Expedientes de Transferencias Secundarias llevadas

a cabo conforme a los plazos y destinos establecidos

en el Catálogo de Disposición Documental CDD.

Acuses de recibo de recepción al Archivo

Histórico.

10 Expedientes resguardados en Bóveda de Seguridad,

inventariados y digitalizados.

Expedientes digitalizados con metadatos,

disponibles para su consulta a nivel nacional en la

Plataforma de Contenido Empresarial.

11 Archivo de Concentración Región Sureste. Inmueble para la conservación de los archivos en

la Región Sureste.





12

Disposiciones normativas secundarias. Aplicar las disposiciones y/o acuerdos emitidos por

el Grupo Interdisciplinario de Valoración (GIVA).

Recepción de solicitudes de valoración a petición

de parte de las áreas administrativas a través de los

responsables de Archivo de trámite para archivos

generados con anterioridad a 2004 y no

transferidos al Archivo de Concentración.

Dictámenes, Pre-informe de valoración, Historias

institucionales, Acuerdos de reuniones de trabajo,

Programas de trabajo, Acuerdos de reuniones de

trabajo, Reportes, asesoría y guías técnicas in situ y

vía electrónica.

Analizar los Catálogos de disposición documental

de Pemex y OS para identificar series registradas

con valor histórico y cuya vigencia concluyó en los

Archivos de trámite de las áreas administrativas

generadoras o en custodia.

Análisis, investigación, seguimiento, acuerdos para

determinar acciones.

Atención a las solicitudes de valoración del Archivo

de Concentración para determinar el destino final

de la documentación cuyo plazo de conservación

concluyó:

a) De conformidad con el Catálogos de Disposición

Documental de Pemex y sus OS.

b) Archivos generados con anterioridad a 2004.

Dictámenes, Pre-informe de valoración, Acuerdos,

Asesorías vía electrónica y guías técnicas según

caso, Cédulas de Disposición Documental y

Protocolo de entrega-recepción.

Promover por diversas instancias el Programa “De

la Historia Individual a la Memoria Colectiva”.

Atención a prospecto de donadores por parte de

trabajadores o particulares interesados.

Registro y seguimiento para la entrega-recepción,

Protocolo de donación, Cédula de disposición

documental.

13

Elaborar cuadernos técnicos internos para apoyo en

los procedimientos de organización, descripción y

conservación de archivos con valor histórico.

Cuadernos técnicos.

Registrar y completar en el inventario de

transferencia secundaria los elementos de

descripción faltantes de contenido y control de cada

uno de los expedientes estabilizados del Fondo

Expropiación, Compañías Petroleras, Tampico.

Instrumento de consulta: Inventario para su

disposición de servicio a público.

Análisis de las fotográficas contenidas en los

expedientes del Fondo Expropiación Petrolera para

su identificación entre otros del tema, lugar

personajes y su codificación topográfica.

Instrumento de consulta: Catálogo de Fotografías del

Fondo Expropiación.

Identificar y clasificar por series las diapositivas y

fotografías del Archivo Fotográfico de

Comunicación Social.

Instrumento de consulta. Inventario por series

Material identificado en un primer nivel de control, su

consulta externa requiere de atención especializada

por personal de AHP.

Descripción de los expedientes que integran el

archivo de la Subdirección Comercial. Instrumento de consulta: Inventario.

Analizar y describir las obras disponibles que

integran la Colección Bibliohemerográfica del AHP

con temática petrolera para facilitar la búsqueda. Se

elaborará una ficha con una breve síntesis de su

contenido.

Instrumento de consulta: Catálogo de la Colección

Bibliohemerográfica del AHP sobre el Petróleo.

De la Colección del Boletín del Petróleo (5 tomos)

se integrará una síntesis de cada uno de los

artículos que los integran.

Instrumento de consulta: Guía del Boletín del

Petróleo



Servicios del Archivo Histórico de Pemex (continuación)


14

Instrumentar y aplicar la limpieza, expurgo,

ordenación y foliación de los expedientes del

Fondo Expropiación, Compañías Petroleras,

Sección Tampico.

Expedientes estabilizados.

Aplicar a los expedientes del Archivo de la

Subdirección Comercial un primer nivel de

limpieza básica.

Número de expedientes con limpieza básica.

Continuar con las negociaciones legales, de

recursos y análisis técnicos para la migración de

la información del Archivo Video gráfico de

Comunicación Social depositado en TV UNAM.

Cintas de video digitalizados

Concretar la participación de diversas instancias

internas para revisar, seleccionar

aproximadamente 1,500 rollos de filmes

depositados en la Filmoteca de la UNAM para su

recuperación.

Horas de información fílmica digitalizada

15

Proyecto de adecuación de espacios para ubicar

la Colección Bibliohemerográfica referente al

tema petrolero para consulta abierta y

promocionar vía Internet el Catálogo.

Espacio exprofeso para su consulta por parte de los

investigadores.

Proporcionar el servicio de consulta interna y

externa de expedientes en sala y de solicitudes de

información vía electrónica.

Atención a visitas guiadas a petición de parte.

Expedientes de usuarios externos y registro de

expedientes consultado.

Investigaciones atendidas.

Registro y evaluaciones.

Elaboración de artículos para la sección Historias

del Petróleo y Boletín 19 y 20.

Artículos y Boletines en la página de Internet de Pemex,

Sección Archivo Histórico.

Preparar proyectos para montaje de exposiciones

documentales. Guiones temáticos y museográficos básicos.

4.4 Actividades

Se definen las acciones específicas que llevarán a cabo los responsables de las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos para cumplir con los objetivos establecidos en el PADA 2021.


1. Difundir la normatividad interna (políticas y procedimientos) autorizada a los responsables de archivos de trámite de Pemex y sus EPS.

2. Promover la formalización del Grupo Interdisciplinario de Valoración de Archivos (GIVA) para actualizar los instrumentos de control archivístico.



3. Proporcionar los servicios de asesoría archivística y gestión documental que requieran los responsables de archivo de trámite de las unidades productoras de la documentación.

4. Mantener actualizada la Red de Instrumentadores, Enlaces Ejecutivos y Responsables de Archivo de Trámite de Pemex y sus EPS.

5. Revisar y validar los formatos de Carga Inicial, cargar los catálogos de las unidades administrativas productoras de la documentación, ubicación de archivos de trámite y áreas adscritas y, finalmente efectuar, la carga de los expedientes correspondientes.

6. Diseñar y elaborar vistas, rutinas, extractores y formatos para la migración de la información por cada una de las herramientas heredadas. Cargar los catálogos de unidades administrativas, áreas y archivos de trámite. Transcribir y procesar la carga de vistas y formatos. Validar la carga, crear respaldos y archivos planos para notificar la baja de las herramientas heredadas.

7. Atención y seguimiento al Documento de Requerimiento de Negocio y acompañamiento a la Subdirección de Tecnologías para la implementación de la Plataforma archivística.

Servicios en Archivos de Concentración

1. Elaborar las bajas documentales programadas para el ejercicio 2021 con la participación de las unidades administrativas en la revisión y autorización de éstas para su trámite ante el Archivo General de la Nación, de conformidad con el Acuerdo por el que se dan a conocer los Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el Dictamen y Acta de Baja Documental o de Transferencia Secundaria para los sujetos obligados.

2. Promover la gestión del Procedimiento de Transferencia Primaria ante los Responsables de Archivo de Trámite para asegurar la guarda precautoria de los expedientes que hayan concluido su vigencia en Archivo de Trámite conforme al Catálogo.

3. Promover la gestión del Procedimiento de Transferencia Secundaria ante los Titulares de las Unidades Administrativas que cuenten con series de valor histórico, para asegurar la guarda permanente de los expedientes con valores secundarios.



4. Atender el ingreso de nuevos expedientes, asignación de número de bóveda integración de expediente en nuevas guardas, glosa de documentos a expedientes ya ingresados y la digitalización, indexado de metadatos y puesta en la Plataforma de Contenido Empresarial para su consulta a nivel nacional.

5. Dar seguimiento a la ubicación, disposición de recursos y rehabilitación del inmueble para la operación del Archivo de Concentración Región Sureste (AC RESE).


1. Definir líneas de actuación para la disposición documental para los archivos generados de 1938 a 1991, de 1992 a 2004 y de 2005 a 2015.

2. Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y conservación de archivos históricos.

3. Incrementar el acervo mediante la identificación, análisis y valoración documental de series documentales y el rescate de éstas cuando se encuentren conservadas en los Archivos de trámite.

4. Organizar y describir los archivos de los fondos y colecciones de documentos, de tal manera que permitan la localización física y expedita de cada documento o expediente y contar con una representación exacta y sintética de su contenido informativo.

5. Conservar los documentos, archivos y colecciones que se resguardan en el acervo, de tal forma que se garanticen las condiciones óptimas mediante las técnicas de conservación básica que aseguren su permanencia a largo plazo.

6. Difundir el contenido del AHP con el propósito de incrementar el acceso y difusión de la información contenida en los fondos en custodia mediante la consulta física hasta la automatizada, mediante todos los medios posibles y llevar a cabo campañas de difusión del patrimonio documental y de servicio educativo.

7. Concretar la participación de la Subdirección de Comunicación Corporativa en programas conjuntos para consolidar el Derecho a la Memoria del patrimonio documental petrolero.

8. Participar en el GIVA conforme al Artículo 4, fracción XXV de la Ley General de Archivos.



4.5 Recursos

En apego al Plan de austeridad presupuestal del Gobierno de México, el PADA 2021 se desarrollará con los recursos humanos y tecnológicos disponibles; así como con los recursos materiales programados para la operación de los archivos en el presente ejercicio fiscal.

4.5.1 Recursos humanos


Función Descripción Responsabilidad Persona

asignada

Jornada

laboral

Difundir la normatividad

interna (políticas y

procedimientos)

autorizada entre los

responsables de archivos

de trámite de Pemex y sus

EPS.

Promover la autorización y publicación

de la normatividad interna en el

Sistema de Control Normativo de

Pemex.

Elaborar Oficios Circulares del Área

Coordinadora de Archivos de Pemex y

sus EPS para dar difusión a las

Políticas y Procedimientos.

Subgerente Mtro. Eduardo

Clavé Almeida 9:00 a 20:00

Promover la formalización

del Grupo

Interdisciplinario de

Valoración de Archivos

(GIVA) para actualizar los

instrumentos de control

archivístico.

Elaborar solicitudes de nombramientos

de los integrantes del Grupo

Interdisciplinario GIVA.



Realizar un informe sobre los

antecedentes y estado actual de los

Archivos de Pemex para la instalación

del GIVA.

Coordinador Lic. Lucina

Peralta Arias 9:00 a 20:00

Elaborar la Reglas de Operación del

Grupo Interdisciplinario de Valoración

de Archivos de Pemex y sus EPS

(GIVA).



Solicitar la realización de la primera

reunión de instalación del GIVA. Subgerente

Mtro. Eduardo


Proporcionar los servicios

de asesoría archivística y

gestión documental que

requieran los

responsables de archivo

de trámite de las unidades

productoras de la

documentación.

Elaborar material didáctico para la

realización de cursos y atender

asesorías en materia de archivos y

gestión documental.



Realizar cursos y atender asesorías en

materia de archivos y gestión

documental.

Coordinador Lic. Leticia Lara

González 9:00 a 20:00

Divulgar el contenido de

los catálogos

documentales del AHP.

Crear una liga en Internet para

incrementar y facilitar la consulta de

los investigadores.





Servicios en Archivos de Trámite (continuación)


asignada

Jornada

laboral

Mantener actualizada la

Red de Instrumentadores,

Enlaces Ejecutivos y

Responsables de Archivo

de Trámite de Pemex y

sus EPS.

Revisar semestralmente los

nombramientos enviados por las

áreas administrativas productoras de

la documentación para designar a los

Instrumentadores, Enlaces Ejecutivos

y Responsables de Archivo de

Trámite.



Enviar notificaciones a las áreas

administrativas productoras de la

documentación para solicitar el

nombramiento de los

Instrumentadores, Enlaces Ejecutivos

y Responsables de Archivo de

Trámite.



Actualizar la base de datos de la Red

de Instrumentadores, Enlaces

Ejecutivos y Responsables de

Archivo de Trámite de Pemex y sus

EPS.



Dar continuidad a la carga

inicial de expedientes

Atender las solicitudes de los

responsables de Archivo de Trámite

para el registro de expedientes y

emisión de portadas e inventarios.

Coordinador

Mtro. Marco

Antonio

Hernández

Sánchez

9:00 a 20:00

Migrar los registros de las

herramientas archivísticas

heredadas de los Ex

Organismos.

Coordinar en conjunto con la

Subdirección de Tecnologías de

Información la obtención de los

registros y el procesamiento de la

información, para su incorporación a

la herramienta tecnológica de

gestión documental vigente.

Coordinador

Mtro. Marco

Antonio

Hernández

Sánchez

9:00 a 20:00

Dar seguimiento al

Requerimiento de la

Plataforma Archivística.

Dar seguimiento al requerimiento

para la implementación de la

Plataforma Archivística, así como dar

atención a las solicitudes

relacionadas con el tema.

Coordinador

Mtro. Marco

Antonio

Hernández

Sánchez

9:00 a 20:00



Servicios del Archivos de Concentración


asignada

Jornada

laboral

Bajas

documentales.

Firmar las solicitudes de Baja Documental

para su ingreso al Archivo General de la

Nación.

Coordinadora de

Archivos

Mtra. Iyadalid

Martínez

Domínguez

8:30 a 19:00

Coordinar la elaboración, revisión y

autorización de las Bajas Documentales y

Convocar a reunión con el Grupo

Interdisciplinario para la valoración y

autorización de las bajas Documentales

correspondientes.



Revisar y validar las bajas documentales

propuestas por los archivos de concentración:

CITAAD, La Luz, AC CD. del Carmen,

Campeche y AC Villahermosa, Tab. (Bodega

en la calle de Plomo 24) y solicitar revisión y

autorización de las Bajas Documentales a los

Titulares de las Unidades Administrativas.

Coordinadora

General

Ing. Maricela

Portillo Salazar 8:30 a 19:00

Revisar, validar y autorizar los inventarios de

baja documental, fichas técnicas y

declaratorias de valoración.

Titulares de las

Áreas

Administrativas

Titulares de las

Unidades

Administrativas

8:30 a 19:00

Elaborar las bajas documentales programadas

para el año 2021, procedentes de los

Archivos de Concentración: CITAAD y La Luz.

Coordinador

Central

Lic. Fabián

Martínez López 8:30 a 19:00

Revisar la elaboración de las bajas

documentales programadas para el año 2021

procedentes de los Archivos de

Concentración: Cd. del Carmen, Camp.

ACCDCC y Villahermosa, Tab. (Bodega en la

calle de Plomo 24).

Coordinador

Foráneo

C.P. Oscar

Vizzuett Ramírez 8:30 a 19:00

Transferencias

Primarias.

Revisar, validar y formalizar la Trasferencia

Primaria y entrega - recepción a los Archivos

de Concentración de Pemex.

Coordinadora

General

Ing. Maricela


Validación y/o carga de registros en la

herramienta tecnológica de gestión

documental y emisión de inventarios de

Transferencia Primaria.

Coordinador

Mtro. Marco

Antonio

Hernández

Sánchez

8:30 a 19:00

Atender la correcta operación del

procedimiento de transferencia primaria para

efectuar el traslado sistemático de la

documentación de los Archivos de Tramite a

los de Concentración, de conformidad con las

Políticas y Procedimientos para la Prestación

de Servicios Archivísticos en Materia de

Organización, Control, Conservación y

Disposición Documental en Petróleos

Mexicanos y sus Empresas Productivas

Subsidiarias.

Coordinador

Central

Lic. Fabián


Coordinador

Foráneo

C.P. Oscar




Servicios del Archivos de Concentración (continuación)


asignada

Jornada

laboral

Transferencias

Secundarias.

Formalizar la Trasferencia Secundaria y

entrega - recepción al Archivo Histórico de

Pemex.



Revisar, validar y solicitar revisión y

autorización de Transferencia Secundaria a

los Titulares de las Unidades

Administrativas.

Coordinadora

General

Ing. Maricela


Elaborar y validar la correcta operación del

procedimiento de transferencia secundaria

para efectuar el retiro de documentación de

los Archivos de Concentración al Histórico,

de conformidad con las “Políticas y

Procedimientos para la Prestación de

Servicios Archivísticos en Materia de




Subsidiarias”.

Coordinador

Central

Lic. Fabián


Coordinador

Foráneo

C.P. Oscar


Atención de 90

solicitudes de

Bóveda de

Seguridad (2019).

Coordinar y supervisar la atención de los

servicios de bóveda.

Coordinadora

General

Ing. Maricela


Atender la correcta operación del

procedimiento de archivo de trámite

correspondiente al Archivo Central

Inmobiliario ACI, de conformidad con las

“Políticas y Procedimientos para la

Prestación de Servicios Archivísticos en

Materia de Organización, Control,

Conservación y Disposición Documental en

Petróleos Mexicanos y sus Empresas

Productivas Subsidiarias”.

Coordinador C.P. Oscar


Habilitar el Archivo

de Concentración

en la Región

Sureste.

Coordinar y supervisar el seguimiento del

proyecto de rehabilitación del Archivo de

Concentración Región Sureste ACRESE.



Dar seguimiento a los requerimientos para

la definición y rehabilitación del inmueble

asignado para la operación del ACRESE.

Coordinadora

General

Ing. Maricela





Función Descripción Responsabilidad Persona asignada Jornada laboral

Incrementar el acervo

histórico del AHP mediante

el establecimiento de

líneas de comunicación e

información tendientes a

preparar las transferencias

de los documentos

dictaminados con valor

histórico ubicados en los

archivos de trámite o

concentración, también

por donación de

documentos y colecciones

por parte de trabajadores

o particulares interesados

Aplicar las disposiciones normativas

secundarias.

Subgerente /

Enlace Ejecutivo

Lic. Rosa María

Batel Barbato

Lic. Araceli J.

Alday García

8:30 a 18:00

Atención de solicitudes de valoración

a petición de parte de las áreas

administrativas a través de los

responsables de Archivo de trámite.

Enlace Ejecutivo Lic. Araceli J.

Alday García 8:30 a 18:00

Analizar los Catálogos de disposición

documental de Pemex y OS para

identificar series registradas con valor

histórico.



Atención a las solicitudes de

valoración del Archivo de

Concentración para determinar el

destino final de la documentación.



Promover por diversas instancias el

Programa “De la Historia Individual a

la Memoria Colectiva”. Atención a

prospecto de donadores por parte de

trabajadores o particulares

interesados.

Enlace Ejecutivo

/ Coordinador

Lic. Araceli J.

Alday García

Lic. Julia Alejandra

Sánchez Zabalza

8:30 a 18:00

Participar en el GIVA. Subgerente Lic. Rosa María

Batel Barbato 8:30 a 18:00

Organización y

descripción para

proporcionar una

estructura conceptual para

el control y manejo de la

información contenida en

los fondos: textuales,

cartográficos, fotográficos,

audiovisuales y

electrónicos en resguardo

del AHP con base en los

principios archivísticos y

normas nacionales e

internacionales, a fin de

generar instrumentos de

consulta que faciliten el

acceso a la información y

consulta física y

electrónica de los mismos

Elaborar cuadernos técnicos internos. Enlace Ejecutivo Lic. Araceli J.


Registrar y completar en el inventario

de transferencia secundaria del Fondo

Expropiación, Compañías Petroleras,

Tampico.

Asistente A

Teresa Eduwigis

García Canales

Rosa Amelia

Sandoval

8:30 a 18:00

Análisis de las fotografías contenidas

en los expedientes del Fondo

Expropiación Petrolera.

Supervisor C María de Lourdes

González Cabrera 8:00 a 18:00

Identificar y clasificar por series las

diapositivas y fotografías del Archivo

Fotográfico de Comunicación Social.

Asistente A Teresa Eduwigis

García Canales 8:00 a 18:00

Supervisor C Susana Correa

Ibarra 8:00 a 16:00

Descripción de los expedientes que

integran el archivo de la Subdirección

Comercial.

Asistente A

Teresa Eduwigis

García Canales

Rosa Amelia

Sandoval

8:30 a 18:00

Analizar y describir las obras que

integran la Colección

Bibliohemerográfica del AHP.

Enlace Ejecutivo

/ Coordinador /

Asistente A

Lic. Araceli J.

Alday García


Sánchez Zabalza

Teresa Eduwigis

García Canales

8:30 a 18:00

Elaborar la Guía de la Colección del

Petróleo. Supervisor C

Susana Correa

Ibarra 8:00 a 16:00

Revisión de la base de datos del

Archivo Histórico. Supervisor C

Claudia Gabriela

Salmerón Bruno 8:00 a 16:00





Conservación para la

adecuada

preservación del

acervo histórico se

instrumentarán las

medidas necesarias

para su protección.

Instrumentar y aplicar la limpieza,

expurgo, ordenación y foliación de los

expedientes del Fondo Expropiación,

Compañías Petroleras, Sección Tampico.

Asistente A /

Supervisor C

Coordina:

Teresa Eduwigis

García Canales

Rosa Amelia

Sandoval

Apoyo: Personal

sindicalizado

8:30 a 18:00

8:00 a 16:00

Aplicar a los expedientes del Archivo de la

Subdirección Comercial un primer nivel

de limpieza básica.

Supervisor C Rosaura Aldana

García 8:00 a 16:00

Establecer las negociaciones legales, de

recursos y análisis técnicos para la

migración de la información del Archivo

Video gráfico de Comunicación Social

depositado en TV UNAM.

Subgerente Lic. Rosa María


Concretar la participación de diversas

instancias internas para revisar,

seleccionar aproximadamente 1500 rollos

de filmes depositados en la Filmoteca de

la UNAM para su recuperación.



Administración del

Archivo Histórico

Control y reporte de asistencia del

personal. Coordinador

Lic. Julia

Alejandra

Sánchez Zabalza

8:30 a 18:00

Elaboración y gestión de pases médicos. Coordinador

Lic. Julia

Alejandra

Sánchez Zabalza

8:30 a 18:00

Control de firma (formatos de: vacaciones,

permisos económicos, renunciables,

oficios, etc.).

Coordinador

Lic. Julia

Alejandra

Sánchez Zabalza

8:30 a 18:00

Identificar, clasificar, glosar documentos

de la serie 4C.03. Coordinador

Lic. Julia

Alejandra

Sánchez Zabalza

8:30 a 18:00

Recepción de la correspondencia

ordinaria. Coordinador

Lic. Julia

Alejandra

Sánchez Zabalza

8:30 a 18:00

Control y seguimiento de la

correspondencia ordinaria interna y

externa, consecutiva y de tipo electrónico

a través de los sistemas establecidos:

turnar según indicaciones.

Coordinador

Lic. Julia

Alejandra

Sánchez Zabalza

8:30 a 18:00

Elaboración de oficios de asuntos

diversos.

Enlace Ejecutivo /

Coordinador

Lic. Araceli J.

Alday García

Lic. Julia

Alejandra

Sánchez Zabalza

8:00 a 16:00

Organizar el archivo de trámite del

Archivo Histórico (funciones comunes

excepto expedientes de personal 4C.03 y

sustantivas)

* Identificar, clasificar y describir.

* Expedientes glosados y completos.

* Control de préstamo y seguimiento.

Supervisor C

Mayra Bezares

Macías

Rosa Amelia

Sandoval

8:00 a 16:00





Administración del

Archivo Histórico.

(continuación)

Tramitar solicitudes de mantenimiento

necesarias de las instalaciones.

Supervisor C /

Asistente A

Mayra Bezares

Macías

Rosa Amelia

Sandoval

8:00 a 16:00

8:30 a 18:00

Preparar cotizaciones y trámites de

solicitud de compra. Coordinador

Julia Alejandra

Sánchez Zabalza 8:30 a 18:00

Plan Anual de Simulacros.

* Responsable suplente del inmueble.

* Coordinador Operativo.

Enlace Ejecutivo Araceli Juana

Alday García

8:00 a 16:00

8:30 a 18:00

Control de cajas de conservación. Asistente A Rosa Amelia

Sandoval 8:30 a 18:00

Acervo bibiohemerográfico; Registro de

material, Préstamo y Seguimiento. Asistente A

Rosa Amelia

Sandoval 8:00 a 16:00

Realizar las

actividades de

difusión y servicio

referentes a la

comunicación de la

información y el

aprovechamiento

social del patrimonio

documental que se

tiene en custodia

Coordinar el proyecto de adecuación de

espacios para ubicar la Colección

Bibliohemerográfica referente al tema

petrolero para consulta abierta y

promocionar vía Internet el Catálogo de

éstas.



Proporcionar el servicio de consulta

interna y externa de expedientes en sala

y de solicitudes de información vía

electrónica.

Coordinador

Coordina:


Sánchez Zabalza

Apoyo:

Personal

sindicalizado

8:30 a 18:00

Atención a visitas guiadas a petición de

parte. Coordinador

Coordina:


Sánchez Zabalza

Apoyo:

Personal

sindicalizado

8:30 a 18:00

Elaboración de artículos para la sección

Historias del Petróleo y Boletines 19 y

20.

Supervisor C

Lic. Irene Márquez

Moreno

Lic. Susana Correa

Ibarra

8:00 a 18:00

Preparar proyectos para montaje de

exposiciones documentales.

Subgerente /

Enlace Ejecutivo /

Coordinador /

Supervisor C

Lic. Rosa María

Batel Barbato

Lic. Araceli Juana

Alday García


Sánchez Zabalza

Lic. Susana Correa

Ibarra

8:30 a 18:00

8:00 a 16:00



4.5.2 Recursos materiales y tecnológicos.

A continuación se identifican los recursos o insumos necesarios para llevar a cabo los objetivos planteados por las áreas operativas de Sistema Institucional de Archivos de Pemex y sus EPS.


Cantidad Material Unidad de

medida

Costo

unitario Total

18 Equipos de cómputo. Pieza N/A N/A

5 Impresoras. Pieza N/A N/A

N/A Papelería y material de apoyo con base en el contrato

establecido. Pieza N/A N/A

1 Proyector. Pieza N/A N/A

1 Sala de capacitación. N/A N/A N/A

6 Equipos Laptop de capacidad de procesamiento alta para la

revisión y actualización de registros y cargas iniciales. Pieza N/A N/A

1

Disponibilidad continua de la infraestructura tecnológica que

soporta la plataforma Office 365 y las herramientas

archivísticas heredadas.

N/A N/A N/A

N/A Apoyo de la Subdirección de Tecnologías de Información

para la implementación de la plataforma. Pieza N/A N/A

Servicios en Archivos de Concentración


medida

Costo

unitario Total

2,000

Cajas de cartón tipo RM-5 para la guarda de expedientes

semiactivos en Archivos de Concentración, medidas: 26

cm alto X 71 cm largo X 38 cm ancho.

Pieza N/A N/A

1,000 Cajas AG-12, medidas 38 x 12 x 30 para Trasferencia

Secundaria. Pieza N/A N/A

10 kg Cordón de algodón calibre 15. Rollo $103.02 $1,032

2,500 mts. Cinta de lino de 1 cm. Rollo $200.86 $2,008.60

1 Montacargas. Pieza $250,000 $250,000

60 Equipos de cómputo a nivel central. Equipo N/A N/A

3 Multifuncionales grupales b/n. Equipo N/A N/A

1 Multifuncional de formato amplio - plotter. Equipo N/A N/A

2 Escáner alto volumen. Equipo N/A N/A

N/A

Trabajos de mantenimiento a las instalaciones del archivo

de Concentración Región Marinas ACCDCC, Ciudad del

Carmen Campeche.

N/A $3,000,000 $3,000,000

N/A

Trabajos de mantenimiento a las instalaciones del archivo

de Concentración Región Sur ACCPQP, Coatzacoalcos,

Veracruz.

N/A $2,122,812.00 $2,122,812





medida Costo unitario Total

1 Archiveros de alta densidad. Pieza $12,000,000.00 $12,000,000.00

2

Escáner especializado para la reproducción

en diversos soportes de documentos

históricos (negativos y positivos entre otros).

Pieza $6,000.00 $12,000.00

2 Aspiradoras con filtro de agua. Pieza $25,000.00 $50,000.00

1 Cámara de fumigación. Pieza $360,000.00 $360,000.00

2 Mesas de aspiración. Pieza $200,000.00 $400,000.00

1 Reconstrucción de sistema de aire para

bóveda. Pieza $7,760,850.00 $7,760,850.00

100 Deshumidificador Ambiental Cero Humedad

1.5kg. Pieza $150.00 $15,000.00

4.6 Tiempo de implementación

El presente Programa tiene un periodo de implementación anual, que se describe en el cronograma de actividades de cada unidad de archivo responsable de su ejecución.



4.6.1 Cronograma de actividades de servicios en Archivos de Trámite

Actividad

Nú

m.

Descripción

Plazos de cada actividad

T1 T2 T3 T4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1

Normar la organización y

funcionamiento del Sistema

Institucional de Archivos (SIA)

de Pemex y sus EPS, a través

de la implementación y difusión

de las "Políticas y

Procedimientos para la

Prestación de Servicios

Archivísticos en Materia de

Organización, Control,

Conservación y Disposición

Documental en Petróleos

Mexicanos y sus Empresas

Productivas Subsidiarias”.

1.1

Publicación de la normatividad

interna en el Sistema de

Control Normativo de Pemex.

1.2

Oficios Circulares del Área

Coordinadora de Archivos de

Pemex y sus EPS para dar

difusión a las Políticas y

Procedimientos.

1.3

Capacitación para difundir las

Políticas y Procedimientos en

materia de archivos.

2

Brindar asesoría y capacitación

continua en el uso de métodos

y aplicación de técnicas

archivísticas para fomentar la

cultura de la calidad en los

archivos en los Archivos de

Trámite de Pemex y sus EPS.

2.1

Capacitación continua en los

módulos en materia de archivos

y gestión documental.

2.2

Asesoría y capacitación para

fomentar la cultura de la calidad

en los archivos.

3

Divulgar el contenido de los

catálogos documentales del

Archivo Histórico de Pemex

mediante la creación de una

liga en internet para

incrementar y facilitar la

consulta de los investigadores.

3.1

Solicitar al área de Tecnologías

de la Información la

actualización de los sistemas de

soporte de los catálogos de

AHP.

3.2

Solicitar al área de Tecnologías

de la Información crear una liga

en Internet para la consulta de

los catálogos de AHP.

4 Carga inicial de expedientes.

4.1 Revisión y validación de

formatos de Carga Inicial.

4.2

Carga de catálogos de

unidades administrativas,

archivos de trámite y áreas.

4.3 Carga inicial de expedientes de

las áreas.

5

Migrar los registros cargados

en las herramientas


5.1

Elaboración de vistas y rutinas

para la homologación de la

información en las bases de

datos de PEP, REF, PGPB.

5.2 Diseño y elaboración de

extractores de la información.

5.3 Elaboración de los formatos de

migración.

5.4

Carga de catálogos de

unidades administrativas, áreas

y archivos de trámite.



Cronograma de actividades de servicios en Archivos de Trámite (continuación)

Actividad

Nú

m.

Descripción


T1 T2 T3 T4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

5

Migrar los registros

cargados en las

herramientas


5.5 Transcripción de vistas hacia

formatos de migración.

5.6 Procesamiento de la carga de

formatos de migración.

5.7 Revisión de resultados y control de

cambios.

5.8

Liberación, respaldo y generación

de archivos planos de cada uno de

los sistemas archivísticos heredados.

5.9

Notificación de baja de cada uno de

los sistemas heredados a la

Subdirección de Tecnologías de

Información.

6 Seguimiento a la


6.1 Seguimiento al documento de

Requerimiento de Negocio.

6.2

Acompañamiento a la Subdirección

de Tecnologías para la

implementación.



4.6.2 Cronograma de actividades de servicios de los Archivos de

Concentración.

Actividad N

úm

. Descripción


T1 T2 T3 T4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

7 Bajas

documentales.

7.1 Homologar y reclasificar de los expedientes con

el CADIDO aprobado por el AGN.

7.2

Elaborar los de inventarios de expedientes

susceptibles de baja, declaratorias de valoración

y fichas técnicas por Unidad Administrativa.

7.3

Proceso de valoración documental en

colaboración con las Unidades Administrativas

productoras.

7.4

Envío para autorización y firma de los inventarios

de expedientes susceptibles de baja documental

Declaratoria de valoración a la Coordinación de

Archivos.

7.5

Hacer del conocimiento del Grupo

Interdisciplinario las solicitudes de baja

documental que se proponen para enviar al AGN

en su momento.

7.6 Integración de solicitudes de baja autorizadas por

el Grupo Interdisciplinario.

7.7

Envío de solicitudes autorizadoras por las

Unidades Administrativas, la Coordinación de

Archivos y el Grupo Interdisciplinario a la

Secretaria de Hacienda Y Crédito Publico.

7.8

Envío de solicitudes autorizadas por las Unidades

Administrativas, la Coordinación de Archivos y el

Grupo Interdisciplinario al AGN.

8 Trasferencias

primarias.

8.1

Revisar y validar el registro de expedientes en la

Herramienta tecnológica institucional de gestión

documental vigente, para su trasferencia a

concentración, asignar el número de trasferencia,

ubicaciones físicas y emitir las etiquetas de

identificación de contenedores y validar el

Inventario de Trasferencia Primaria.

8.2

Enviar a los Responsables de Archivo de Tramite

el Inventario de Transferencia Primaria para su

validación para gestionar las Transferencias

Primarias que correspondan.

8.3

Cotejar físicamente los expedientes contra el

inventario de transferencia primaria, ingresar la

documentación a concentración e integrar el

expediente correspondiente, conforme al

procedimiento de Trasferencia Primaria

establecido en las “Políticas y Procedimientos

para la Prestación de Servicios Archivísticos en

Materia de Organización, Control, Conservación

y Disposición Documental en Petróleos


Subsidiarias”.



Cronograma de actividades de servicios de los Archivos de Concentración (cont.)

Actividad

Nú

m.

Descripción


T1 T2 T3 T4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

9 Trasferencias

Secundarias.

9.1

Identificar los expedientes con valor

histórico y elaborar propuesta de

inventario de Trasferencia Secundaria.

9.2

Solicitar a los Titulares de las Unidades

Administrativas, la revisión y en su caso

la autorización, para efectuar la

valoración documental de los

expedientes cuya serie documental ha

cumplido su vigencia, conforme a los

plazos establecidos en el Catálogo de

disposición documental y posean

valores evidenciales, testimoniales e

informativos para efectuar la

Transferencia Secundaria al Archivo

Histórico de los expedientes

correspondientes.

9.3

Detallar conforme al resultado de la

actividad anterior y firma del Inventario

de Trasferencia Secundaria y formalizar

la entrega- recepción al Archivo

Histórico conforme a las “Políticas y

Procedimientos para la Prestación de

Servicios Archivísticos en Materia de




Subsidiarias”.

10

Atención de las

solicitudes de

Bóveda de

Seguridad.

10.1

Registrar en la base de datos el servicio

que requiere cada uno de los

expedientes de la solicitud, nuevo

ingreso o glosa.

10.2

Digitalizar el expediente, realizar control

de calidad de imágenes, indexar los

metadatos de búsqueda e ingresar a la

Plataforma de contenido empresarial.

10.3

Asignar la ubicación física de los

expedientes para resguardarlo en la

Bóveda de Seguridad.

11

Habilitar el

Archivo de

Concentración

en la Región

Sureste.

11.1

Dar seguimiento a los requerimientos

para la definición y rehabilitación del

inmueble asignado para la operación del

ACRESE.



4.6.3 Cronograma de actividades de los servicios del Archivo Histórico de

Pemex.

Actividad Núm. Descripción


T1 T2 T3 T4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

12

Incremento de

transferencias e

incorporaciones

12.1 Participación en el GIVA

12.2 Dictámenes de valoración documental

12.3 Diseñar un plan de rescate de los

expedientes con valor histórico

12.4

Identificar sobre la línea del tiempo

archivos generados por unidades

administrativas con funciones

sustantivas

12.5 Atender y formalizar la recepción de

documentos de particulares

13 Organización y

descripción.

13.1 Elaborar Cuadros de Clasificación de

archivos transferidos

13.2 Organizar y describir archivos

transferidos o donados

13.3 Elaborar instrumentos de consulta de los

archivos transferidos o por trasferir

14 Conservación.

14.1

Instrumentar las medidas necesarias

para la conservación adecuada del

acervo documental

14.2 Estabilizar el acervo histórico

14.3 Desarrollar el plan de preservación

digital de documentos históricos

15 Difusión.

15.1 Atención a usuarios

15.2 Colaborar en investigaciones

15.3 Investigación, selección y montaje de la

exposición interna

15.4 Publicaciones

15.5 Página Web del AHPM

15.6 Historias del Petróleo en Internet

15.7 Difusión de la Colección del Boletín del

Petróleo

15.8 Apoyo a investigaciones

16

Administración

del Archivo

Histórico

16.1 Gestiones administrativas (recursos

humanos, materiales y financieros)

16.2 Administración de la correspondencia

interna y externa

16.3 Programa de Protección Civil

16.4 Organización del Archivo de Trámite



5. Administración y gestión de riesgos del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021.

5.1 Planificar comunicaciones

La comunicación entre las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos de Pemex y sus EPS (Responsables de Archivo de Trámite, Concentración y Archivo Histórico), se llevará a cabo a través del Titular de la Coordinación de Archivos, mediante los canales institucionales establecidos, oficios y/o correos electrónicos; así como reuniones de trabajo, según proceda.

5.2 Reportes de avances

Las áreas responsables de cumplir con los objetivos establecidos en el PADA 2021, enviarán a la Gerencia de Servicios Generales los reportes de control, mediante los cuales informarán los avances de las actividades programadas, y en su caso, la detección de desviaciones en las actividades planificadas que requieran ser atendidas, en las siguientes fechas:

Trimestre Fecha Entregable

1 07 de junio de 2021 Informe del Primer semestre

2 30 de noviembre de 2021 Informe del Segundo semestre

3 09 de enero de 2022 Propuesta del PADA 2021

Los reportes de avance deberán contener las actividades realizadas y sus resultados, los riesgos posibles y/o las problemáticas presentadas y las acciones a seguir para solucionarlas.

5.3 Control de cambios

Como parte de la administración del PADA, se llevará a cabo una etapa de control de cambios en el mes de noviembre, con el objeto de revisar los avances reportados en el cuarto trimestre, evaluar los resultados obtenidos y definir en su caso, la necesidad de realizar ajustes en los programas de trabajo y/o en los recursos humanos, materiales y tecnológicos de las áreas operativas del SIA, que permitan cumplir con los objetivos.

5.4 Planificar la gestión de riesgos

La planificación de riesgos permite identificar, evaluar, jerarquizar, controlar y dar seguimiento a los eventos y amenazas que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades para cumplir con el logro de los objetivos del PADA 2021, por lo que a



continuación se identifican los factores de riesgo por área responsable, su nivel, las posibles causas de desviación del programa y las acciones para su control.

5.5 Identificación, análisis y control de riesgos

En los siguientes formatos se determinan las amenazas que puedan afectar el desarrollo del PADA y dificultar el alcance de los objetivos planteados; se identifican los riesgos con el objeto de evaluar la posibilidad de que ocurran tales amenazas, así como el impacto que pudieran tener sobre el desarrollo del Programa y se enlistan las posibles opciones y acciones para reducir las amenazas que se pudieran presentar durante el avance de las actividades de cada una de las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos de Pemex y sus EPS.

5.5.1 Servicios en Archivos de Trámite.

Acciones Factores de riesgo Nivel Causas Control

Normar la organización y funcionamiento del

Sistema Institucional de Archivos (SIA) de

Pemex y sus EPS, a través de implementación y

difusión de las Políticas y Procedimientos para

la Prestación de Servicios Archivísticos en

Materia de Organización, Control, Conservación

y Disposición Documental en Petróleos


Subsidiarias”.

Contingencia sanitaria y

disminución de

trabajadores en activo

Bajo

Personal insuficiente para

llevar a cabo la difusión e

implementación de las

Políticas y

procedimientos

Implementar

comunicaciones vía

correo electrónico.

Brindar asesoría y capacitación continua en el

uso de métodos y aplicación de técnicas

archivísticas para fomentar la cultura de la

calidad en los archivos en los Archivos de

Trámite de Pemex y sus EPS.

Escaso interés por

parte de las áreas

productoras en la

organización de sus

archivos.

Bajo

Cargas de trabajo propias

de sus funciones

sustantivas

Difusión de la importancia

de contar con archivos

clasificados y registrados.

Divulgar el contenido de los catálogos

documentales del Archivo Histórico de Pemex

mediante la creación de una liga en internet

para incrementar y facilitar la consulta de los

investigadores.

Atención oportuna del

área de tecnologías e

Información

Medio

Cargas de trabajo propias

de sus funciones

sustantivas

Seguimiento continuo a

las solicitudes de

atención.

Promover el uso y aplicación de la herramienta

tecnológica institucional para mejorar la

administración de los archivos y dar

continuidad a la carga inicial de expedientes

generados por las áreas durante el periodo

2015 – 2020.

Fallas en la operación

de las herramientas Alto

Revisiones en materia de

seguridad por parte de la

Subdirección de

Tecnologías de

Información

Apoyo a la elevación de

requerimientos del área

Migrar los registros cargados en las

herramientas archivísticas heredadas para dar

cumplimiento a las obligaciones en materia de

archivos.

Fallas en la operación

de las herramientas Alto

Revisiones en materia de

seguridad por parte de la

Subdirección de

Tecnologías de

Información

Apoyo a la elevación de

requerimientos del área

Dar seguimiento al Requerimiento de la


Complejidad en

levantamiento de

requerimientos y

priorización por parte

de la STI

Alto

Escaso personal para

atención de

requerimiento

Elevación de

requerimiento



5.5.2 Servicios de los Archivos de Concentración.


Elaboración de inventarios,

Declaratorias de Valoración y

Fichas Técnicas de

Valoración para iniciar el

proceso de Baja documental.

La emisión tardía de los formatos

para el Proceso de Baja Documental

por parte del Archivo General de la

Nación y el incumplimiento del

calendario de recepción de

solicitudes de dictámenes bajas

documentales.

Alto

Incumplimiento en los

Lineamientos

establecidos por el

AGN.

Continuar con el proceso de

Bajas Documental con los

formatos anteriores y avanzar

con éstos en los procesos de

valoración.

Que el Archivo General de la Nación

rechace 38 baja documentales

correspondientes a 4,105 cajas,

ingresadas desde 2016 y que se

tengan que corregir observaciones o

modificaciones para volverlas a

ingresar en este 2021.

Alto


acuerdos establecidos

con la administración

anterior del AGN.

Solicitando la participación

del Grupo Interdisciplinario,

en la valoración de lo

correspondiente para su

atención.

Que el Grupo Interdisciplinario no

sesione en tiempo y forma para la

valoración y autorización de las Bajas

Documentales que se le presenten.

Alto


Lineamientos

establecidos por el

AGN.

Solicitar la participación del

Grupo Interdisciplinario.

Ausencia del personal a causa de la

contingencia sanitaria. Alto

Contagios en el

personal Roles de asistencia

Falta de personal operativo en el

Archivo de Concentración Norte,

Reynosa Tamps.

Alto Entrega Recepción

Reciente

Solo se cuenta con una

persona a cargo

Transferencia de archivos a

Concentración.

Que las Unidades Administrativas no

mantengan al corriente el registro y

cierre de expedientes en la

herramienta tecnológica institucional

de gestión documental para el

proceso de Trasferencia Primaria

Alto

Falta de atención al

proceso de archivo de

trámite.

Promover con las áreas el

registro y cierre de

expedientes de archivo de

trámite.



Contagios en el

personal. Roles de asistencia.

Transferencia de archivos al

Archivo Histórico de Pemex.



Contagios en el


Atención de Solicitudes de

ingreso a Bóveda de

Seguridad.

La contratación del multifuncional de

formato amplio y de los escáneres de

alto volumen.

Alto

No se cuenta con

contrato de escáner de

alto volumen de

producción ni de

formato amplio.

Digitalizar con el equipo

multifuncional y fotografiar los

planos e importa las

imágenes.

Atender los requerimientos

de área encargada de la

contratación de escáners.

La herramienta Captiva se encuentra

fuera de operación. Alto

TI la dejó fuera de

operación en febrero

de 2020.

Indexar los expedientes en

Documentum.

Solicitar a TI remplazar la

herramienta.



Contagios en el


Habilitar el Archivo de

Concentración en la Región

Sureste ACRESE.

No encontrar el inmueble que se

ajuste a los requerimientos que den

capacidad y seguridad a los archivos.

Alto Falta de presupuesto.

Ampliar el contrato de

arrendamiento de la Bodega

de Plomo.



5.5.3 Servicios del Archivo Histórico de Pemex.


Implementar políticas

y procedimientos

pendientes de

aprobación por el

GIVA y COMERI

No consolidar y homologar

las líneas de trabajo para los

procesos técnico-

archivísticos

Alto

Falta de normatividad que incluya la relativa al Archivo

Histórico Continuar con

el seguimiento

para la

aprobación de

la normatividad

No lograr las metas

establecidas, derivadas de la

baja productividad, por

carencia de regulación

institucional

El personal sindicalizado del Archivo Histórico no

reconoce los procedimientos mientras no estén

regulados y tiende a mantener los procedimientos que

se aplicaron anteriormente, mismos que no incluyen

parte de las funciones establecidas en la LGA.

Identificar en las

unidades

administrativas de

funciones sustantivas

las series

documentales de

continuidad a largo

plazo.

Pérdida de la memoria

documental, identidad

institucional y testimonio del

quehacer de la industria más

importante de México en el

Siglo XX por rezago en la

aplicación de la normatividad

tendiente a la consolidación

del acervo histórico.

Alto

Alto costo de recursos utilizados por la ausencia de una

política de disposición documental.

De los procesos Tecnicos-Archvisticos:

• Archivos que no cubren los requisitos establecidos y

en consecuencia uso limitado de la información

archivística.

• Pérdida de información por falta de registro y control

de los expedientes por parte de las unidades

administrativas receptoras

• Pérdida del control de los expedientes inventariados o

acumulación documental por falta de entrega de

instrumentos archivísticos.

• Atrasos considerables en las tareas de registro y

validación de expedientes, acumulación de documentos

fuentes.

Se localizan en oficinas, almacenes y en archivos,

documentación concentrada en la mayor parte de los

casos sin lograr identificar o distinguir unidades

administrativas o periodos, sin control de la información

al no contar en la mayoría de los casos con

instrumentos de consulta o si existen son genéricos y

de poca utilidad

Personal poco capacitado y sin experiencia

Desconocimiento de ubicación de los archivos

generados en los primeros 53 años de Pemex

Acumulación de grandes volúmenes de documentación

generada en los 23 años de las entidades paraestatales.

Poco personal para el análisis y en su caso

dictaminación del valor histórico de la documentación.

Implementar

canales de

comunicación y

coordinación

con las áreas

operativas del

área del

Sistema

Institucional de

Archivos.

Congestionamiento en

oficinas por la deficiencia en

el traslado sistemático y

controlado de los

documentos del archivo de

trámite al archivo de

concentración y de éste en su

caso al archivo histórico

Alto

Incapacidad de atención a los procedimientos

archivísticos por falta de personal dedicado a los

archivos.

- Los procesos de valoración y disposición documental

que en su momento se aplicaron sin tener una clara

concepción de éstos, fijando plazos de conservación y

asignando valores que en lugar de permitir el flujo de

la documentación se convirtieron en obstáculos para la

toma de decisiones por los:

- Extensos plazos de conservación para

documentación de procesos operativos.

Documentación cuyo periodo de reserva obliga a

conservar más de 30 años.

- Identificación de un número amplio de series

documentales con valor histórico que no

corresponden, incrementando una carga de

trabajo de análisis y negociaciones.





Organización y

descripción de

archivos en

custodia.

No contar con cuadros de

clasificación o instrumentos

de consulta que permitan

conocer la información

documental y gráfica para su

acceso rápido.

Alto

Los procesos de organización y

descripción desarrollados por personal

no capacitado o de baja formación

escolar.

El personal calificado a otras tareas.

La falta de perfil adecuado para el

desarrollo de los procesos requiere la

supervisión individual del trabajo,

invirtiendo doble trabajo y personal

dedicado a esta actividad

Asesoría y capacitación en

todos y cada una de las

funciones que se realizan en

un Archivo Histórico.

La consulta y difusión del

archivo no será posible en el

corto plazo.

Alto

Observaciones de Auditoría

sobre la documentación por

la falta de aplicación de

procesos técnicos.

Alto

Se cuenta con una transferencia de 175

cajas que fueron transferidas en los

años 2005-2006 del Archivo de

Concentración de la Luz sin procesos

archivísticos.

Migración de

documentos

audiovisuales

(fílmico y videos)

para su

preservación.

Pérdida de la memoria fílmica

y videográfica de PEMEX. Alto

El Archivo Fílmico y Videográfico fue

depositado vía Convenio de

colaboración en TV UNAM. Se

presentaron circunstancias

administrativas, financieras y legales

para su correcta organización,

descripción y conservación.

Se llevó a cabo el

seguimiento por 5 años para

su migración. En caso de

consolidar el Convenio de

Colaboración con la

Filmoteca de la UNAM y

TVUNAM, se presentará una

carga adicional de trabajo

para la revisión y selección

de aquellos que serán

digitalizados.



© Petróleos Mexicanos Dirección Corporativa de Administración y Servicios

Subdirección de Servicios Corporativos Coordinación de Archivos

Gerencia de Servicios Generales Ciudad de México, a 29 de enero de 2021.

Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)

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