Produktibitatea II: Nola izan produktiboago: Trello Kanban...

Produktibitatea II: Nola izan produktiboago: Trello Kanban metodoarekin

NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin

2

Ikastaroaren aurkibidea

1. KANBAN METODOLOGIA .................................................................. 3

1.1. KANBAN ABANTAILAK ................................................................................. 3

1.2. KANBAN EZAUGARRIAK ............................................................................... 5

2. KANBAN METODOLOGIA TRELLOREKIN ........................................... 7

2.1. KANBANEN KUDEAKETA TRELLOREKIN .......................................................... 7

2.2. TRELLOREN ELEMENTUAK .......................................................................... 10

2.3 KONTUA SORTZEA ETA KONFIGURAZIOA ....................................................... 11

2.4. TAULEN KUDEAKETA .................................................................................. 13

2.5. ZERRENDEN KUDEAKETA ............................................................................ 18

2.6. TXARTELEN KUDEAKETA ............................................................................. 20

2.7. LANKIDETZA PROIEKTUAK ......................................................................... 23

2.8. POWER-UPS ETA WEB LUZAPENAK .............................................................. 26

3. Zereginen automatizazioa ............................................................. 29

3.1. SARRERA ................................................................................................ 29

3.2. IFTTT ..................................................................................................... 29

3.3. ZAPIER ................................................................................................... 35

3.4. ZAPIERREN ERREZETA BATZUK TRELLORAKO ................................................ 41

.


3

1.KANBAN metodologia

KANBAN metodologia Taiichi Ohnok garatu zuen Toyotan 40eko hamarkada

hasieran, JIT (just-in-time) ekoizpenaren kudeaketa-sistemaren barruan.

Muntaketa-katerako eskuragarri dauden horniketak errentabilizatzea da helburua,

ez gehiegizkorik, ez gutxiegirik izan ez dadin, eta hala, katea baliabide-gabeziagatik

geldiarazi beharrik ez izateko.

Produkzio-linea baten testuinguruan lanaren aurrerapena kontrolatzeko erabili zen;

gerora, haren aukerak garatu ziren softwarearen munduan arrakasta handiz

Microsoften barruan (David J.Andersonek), baina gaur egun KANBAN taulen

aplikazioa edozein sektoretara edo eremutara zabal daiteke.

Metodologia hau metodologia Arin edo “Agile” izenekoetan sar dezakegu. Horren

helburua da proiektuetan burokrazia murriztea eta edozein proiekturi atxikitako

ustekabeei edo aldaketaren kudeaketari erantzun azkarrak ematea.

Ikastaro honetan TRELLO tresnarekin KANBAN taula generikoa izango

litzatekeenaren zirriborroa egingo dugu, eta gure lan-fluxuen egoerak islatzeko

baliagarri izango zaigu.

1.1. KANBAN ABANTAILAK

Sistema honen abantailak eta ontasunak honako hauetan laburbil genitzake,

Andersonek “Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology

Business” liburuan jaso zituen:

- Lana begiratu bakarrean ikusteko aukera ematen du: Zure lan-fluxuaren

itoguneak, kideren baten saturazioa, zereginen arteko gatazkak eta abar

detektatzeko aukera ematen du.

Mikroenpresa Digitala programaren “Produktibitate” ikastaroen barruan sartzen

da, gure denbora hobeto antolatzea eta zereginak modu eragingarriagoan eta

kontzentrazio handiagoz antolatzea ahalbidetuko diguten aplikazio, tresnak eta

trikimailuak proposatzen jarraituko dugu: zereginen automatizazioa eta haien

kudeaketa KANBAN metodologiaren bidez TRELLO taulan talde-lanean ari

garenean.


4

- Egiten ari garen lana mugatu egin behar da (Work in Progress), gure

esfortzuak zereginak amaitzera bideratzeko. Burua zeregin askotan aldi berean

izatea ez da existitzen, eta existituko balitz, gure lanari eraginkortasuna

kenduko lioke.

- Antolatzen lagunduko dizu: Zereginen definizioan trebezia hartu behar da,

horrek ahalbidetuko dizu zer egin behar duzun askoz hobeto jakiten. Zereginek

INVEST (ingelesezko sigletan: Independenteak, Negoziagarriak, Baloragarriak,

Estimagarriak, Eskalagarriak eta Egiaztagarriak) izan behar dutela esaten da.

- Sistema malgua da, aldakuntza ugarikoa: Zure beharretara edo zure

taldearen beharretara egokitzeko aukera ematen du, potentzial osoa atera

dezakezu beste batzuekin proiektu komunetan lanean ari zarenean.

- Errendimenduaren estimulua da gainera, eta eraginkortasunean irabazteko

lan-fluxua hobetzea ahalbidetuko dizu.

Kanban taula printzipio horiek aplikatzeko tresna da.

KANBANen abantailez gozatzeko, jarrera batzuk ere kontuan hartu beharko ditugu

gure zereginak egiteko garaian:

- Kontzentrazioa: zereginetan kontzentratzen bagara, une bakoitzean egiten

dugunean, emaitzaren kalitatea indartu egingo da. (WIP mugatzean, une

bakoitzean egiten duzun horretan kontzentratzera behartzen zaitu).

- Egiten ari garen lana murriztea eta entrega erregularrak egitea: Lortutako

emaitza zuzena baldin bada, egindako lanarengatik berehalako asebetetzea

lortzen da, eta ez bada, laneko zikloa zenbat eta laburragoa izan, orduan eta

azkarrago detektatu ahal izango ditugu akatsak eta irtenbideak proposatu ahal

izango ditugu.

- Eskaeraren eta ekoizpen-gaitasunaren arteko fluxua orekatu.

- Lehentasunak jarri, bezeroaren aldetik nahiz taldearen aldetik.

Kanbanek ez ditu laneko metodoak berrasmatzen, eta ez ditu zereginak

exekutatzeko formak proposatzen. Lana koordinatzeko eta haren bilakaera

ikusarazteko beste modu bat proposatzen du, besterik ez.

Kanban tresna bikaina da lankidetzarako; izan ere, taula elementu bisuala denez

proiektuko kide guztientzat, denek jakin dezakete azkar eta erraz zer zeregin

dagoen martxan, zein dauden egiteko eta zer ehuneko amaitu den.

Baina taula lana maila pertsonalean antolatzeko ere erabil daiteke.

Kanban ez da planifikaziorako teknika bat, baizik eta lana banatzeko eta jarraipena

egiteko. Ez da nahastu behar “zeregina” “lanekin” eta “egoerekin”.


5

1.2. KANBAN EZAUGARRIAK

KANBAN japonierazko hitza da, “txartel bisual” esan nahi du (Kan bisuala da eta Ban, txartela). Helburua zereginak nola osatzen ari diren modu bisualean kudeatzea

da. KANBAN arau hauetan oinarritzen da:

1.- Lan-fluxua bistaratu.

Zure lana fasetan zatitu behar duzu, zatitutako lan-fluxua zutabetan adierazita

mapa bisuala izan dezagun. Lan-fluxu hori desberdina izan daiteke dagokion

proiektuaren arabera.

Honelakoa izan daiteke:

Zereginak

eskatzea

Zereginak

aukeratzea

Garapena Proba Amaituta

Edo beste hau, sinpleagoa:

To do

“Egiteko gauzak”

Doing

“Egiten ari garen gauzak”

Done

“Egindako edo amaitutako

gauzak”

Helburua da begiratu bakar batean kontrolatu ahal izatea zer lan geratzen den

egiteko, zer ari garen egiten eta nork zer egin duen; zereginen lehentasunak beti

argi izanda.

Zutabetan adierazitako lan-fluxu horretan, egiteko edo kontrolatzeko ditugun

zereginak gehi ditzakegu.

Zutabeak ez dira proiektuaren faseak, zeregin batek pasatu behar dituen egoerak

baizik.

Ikastaro honen azalpenean gure KANBAN fitxategia sortzeko aplikazio digitalak

erabiliko ditugun arren, ohikoa da KANBAN taulak arbeletan egitea eta zereginak

post-it-etan jartzea.

2.- “Egiten ari garen lanaren” mugak zehaztea

Egiten ari garen lanak (WIP: Work in Progress) mugatuta egon behar du, fase

bakoiztean egin daitezkeen zereginen gehieneko kopurua zein den jakiteko.

Zutabeetako bakoitzean zenbaki bat jarrita adieraz dezakegu:


6

Zereginak

eskatzea

Zereginak

aukeratzea (5)

Garapena (4) Proba (1) Amaituta

Zenbaki horri Work in Progress muga deitzen zaio. Zenbaki horrek ahalbidetuko dizu zereginean oinarritzea eta amaitzea, ez zereginak hastea; izan ere, fase

bakoitzean egon behar duten zereginen kopurua mugatuko dizu eta produktibitatean eragin handia izango du. WIP oso baxua baldin bada, esan nahi du

zereginak azkar egingo direla, baina baliteke baliabide batzuk egitekorik gabe izatea, denek ezin egingo baitute zeregin bera. Aldiz, WIP oso altua baldin bada,

gauza gehiegitan lanean aritzeko arriskua dago, irtenbide azkarra eman gabe.

Ondoriozta dezakegu KANBANeko WIP dela gure sistemaren errendimendu eta

produktibitatearen alerta-seinalea.

Kanbanek ez du zehazten zein den WIP egokiena. Andersonek WIP 1:1 izatea

proposatzen zuen, hala, denak egiten ari direnean kontzentratuta egongo direlako,

baina arau hori software-proiektuen inguruan soilik izan daiteke egingarria. Oro

har, WIP egokiena 5-6 zereginetakoa izan daitekeela kalkula dezakegu “Desarrollo “

edo “Garapenean”; izan ere, zeregin batzuk osatu ahal izateko beste bat behar izan

dezakegu edo zerbaiten zain egon gaitezke (esaterako, eskaera bat entregatzeko

bidali behar diguten dokumentua falta bazaigu). Beraz, pertsonako 5 edo 6 zeregin

aldi berean izatera muga dezakegu eta, ondorioen arabera, zenbatekoa murriztu.

3.- Zeregin bat osatzeko behar dugun denbora neurtzea

Zeregin bakoitza amaitzeko behar dugun denbora (eskatzen denetik entregatu

arte), “Lead time” da.

Zereginak bistaratzeak berekin dakar KANBAN metodologia aplikatzeko modu

egokiena taula izatea (digitala edo fisikoa izan daiteke).


7

2.KANBAN metodologia TRELLOrekin

Trello 2011n sortu zuen Fog Creek Software enpresak. 2014an, Fog Creek-etik

independizatu zen Trello eta Trello Inc. bihurtu zen. Ordutik lankidetzako zereginen

kudeaketako tresna gisa bere bidea sendotu du.

2.1. KANBANEN KUDEAKETA TRELLOREKIN

TRELLO tresnarekin KANBAN aplikatuko dugu. Duen konfigurazioagatik eta itxura

bisualagatik ezin hobea da metodologia hau aplikatzeko. Lankidetzako tresna

izanik, norberaren proiektuak garatzeko nahiz taldekoak garatzeko balio du.

Edozein web-nabigatzailetik erabil daiteke, eta Android eta iOS aplikazioetan ere

eskuragarri dago.

Trelloren webgunean bertan ikus dezakegu taula publiko bat adibide gisa, proiektu

eta zerbitzu ugariko zereginak dituena. Trelloren erabilgarritasun ugariak ulertzeko

baliagarria izango zaigu (informazio gehiago nahi izanez gero:

https://trello.com/ejemplosdeboards )

Inspirazio gisa balioko dizuten taula gehiago ere topa ditzakezu hurrengo

orrialdean: Gidaliburu teknikoa

https://trello.com/ejemplosdeboards


8

Hau izango litzateke Trellon Power-ups-en orrialdea ateratzeko proposatzen

dutenaren adibidea (gero ikusiko dugu):


9

Hala ere, ikastaro honetan KANBAN ikuspegia taulan aplikatuko dugu zeregin

berrien kudeaketarako. Hala, Trello eta Kanban erabil ditzakegu hauetarako:

- Aplikazio baten garapenean bezeroen aldaketa-eskaerak kudeatzeko.

- Departamentu jakin bateko zereginak kudeatzeko, esaterako, Giza Baliabideak

edo Kalitatea…

- Community Manager edo Blogger baten zereginak kudeatzeko.

- Dekorazio- edo erreforma-proiektu bat kudeatzeko.

- Ekitaldi, bidaia edo ezkontza baten antolaketaren ondoriozko zereginak

kudeatzeko…

- Produktu berri baten merkaturatzearen ondoriozko zereginak kudeatzeko.

Aukerak mugagabeak dira, beraz, zure lan-eremuaren barruan non sartuko

litzatekeen ikusi beharko duzu, baina oraingoz zeregin pertsonalen kudeaketaren

ikuspegia pentsa dezakegu, eta pentsatzen joan eta lankidetzako proiektu batera

nola zabal dezakegun; han Trelloren potentzial osoa aprobetxa dezakegu.

TRELLOrekin taula ugari kudea ditzakegu. TAULATZAT hartuko ditugu zutabeak edo

lan-fluxuen faseak (ZERRENDAK) marraztuko ditugun lekuak; zerrenda horietako

bakoitzean antolatutako zereginak TXARTELETAN kudea eta antola ditzakegu.

Txartelek zure proiektuaren lan-fluxuaren ikuspegia eskainiko dizute.

Taula hau proiektu edo arlo pertsonal bati lotuta dago, eta horrekin lotutako

zereginak kudeatu nahi izango dituzu Antolatu nahi dituzun adina taula izan

ditzakezu.

Haien orrialde korporatiboan adibide hau dute:


10

2.2. TRELLOREN ELEMENTUAK

Trelloren funtzionalitateen arabera urrats hauek ematen joango gara:

TAULA SORTZEA

Lehenik eta behin, taula sortuko dugu. Taularako bistaratzeko aukera ugari hauta

ditzakegu (Pribatua, Taldea eta Publikoa). Beste atal batzuk ere konfigura

ditzakegu: Berria, Edizioa, Ezabatzea, Berriz irekitzea eta Hobespenak.

Adierazi dugun bezala, taula edo espazio horretan proiektu bat, ondasun baten

ekoizpena edo enpresaren fase estrategikoa jaso dezakegu (esaterako, Giza

Baliabideetako Departamentuak langileak hautatzea eta kontratatzea).

LAN FLUXUEN KONFIGURAZIOA

Lehenik eta behin aukeratu dugun lan-fluxua sekuentziatzen den egoerak

pentsatuko ditugu. Trello taula askotan, oinarrizko nomenklatura topatuko dugu -

eta ingelesez- TO DO, DOING, DONE. Egoeren sekuentzia horiek taularen edo

ZERRENDEN zutabeen bidez islatuko dira. Pentsatu zutabe horiek ez direla ez behin

betikoak, ezta itxiak ere; fluxu-egoeretara egokitu beharko dituzu.

TXARTELAK SORTZEA

Zerrenda bakoitzean (zutabean) egin beharreko zereginak adierazten dituzten

txartelak jasoko ditugu. Helburua da txartel edo zeregin horiek definitutako lan-

fluxuen egoera guztietatik pasatzea. Arauz, lehen tokian agertutako txartelek

izango dute lehentasun handiena, nahiz eta “joko-arauak” zuk ezartzen dituzun,

Kanban metodologia irekia baita. Taldelanean ari bagara, ziurtatu talde guztiak

ezagutzen dituela "joko-arauak" (esaterako, zein den irizpidea zeregin bat DONE

edo “egindakoa” egoerara pasatzeko)

Txartel horiei informazio hau ere gehi diezaiekegu:

- Zereginaren izenburua.

- Kideak: Zeregina sortu duen pertsona edo esleitu zaiona.

- Etiketak: Kolore-esleipena (garrantziaren edo eremuaren edo

proiektuaren arabera… guk irizpidea pertsonalizatu ahal izango dugu).

Gainera, ekintza hauek egin ahal izango dituzu (ikusiko ditugu):

- Egiaztapen-zerrenda (Check List).

- Iraungipen-data.

- Artxiboak erantsi.


11

- Mugitu: (beste taula, beste zerrenda eta beste posizio batera).

- Izena eman: Txartel horren jarraipena egiteko.

- Artxibatu.

- Ezabatu.

- Botoa eman: Inkestak egiteko.

- Inprimatu.

- Hemendik kopiatu: Dagoeneko sortutako txartelak kopia ditzakezu,

bikoiztu nahi dituzun txartelen ezaugarriak aukeratuta. Automatikoki

osatzeko funtzioa ere badu.

- Partekatu.

Hiru zutabe edo zerrenda ezarri baditugu ere, ikus dezakezu tutorial batzuetan

“Backlog” bat sartzea aholkatzen dutela. Bilera batean sortzen diren ideia guztiak

edo egiteko dauden zereginak sartzeko zakua da hori.

Astea planifikatzen hastean, zeregin horietako batzuk Black log-etik TO DO atalera

pasa ditzakezu.

Zuk edo taldeko norbaitek zeregin bat hasten duenean, DOING zutabera pasatuko

da. Azken asmoa da DONE zutabera pasatzea.

Kontuan izan edozein kasutan markatu duzun WIP zure baliabide eta

disponibilitatearen araberakoa ote den, helburua oreka baita: helburua ez da

zereginak hastea, baizik eta amaitzea eta prozesuan aurrera egitea.

2.3 KONTUA SORTZEA ETA KONFIGURAZIOA

Esan dugun moduan, Trello edozein proiektutako zereginen kudeaketa ahalbidetzen

digun tresna da. Aipatutako funtzionaltasun guztiak dituen doako kontu bat sor

dezakegu, baina Trello Business Class edo enpresako kontua ere ireki daiteke:


12

Pakete bakoitzean eskuragarri dauden aukerak ikusteko, kontsultatu Trelloren

webgunean, aldaketak izan baitaitezke urte batetik bestera doako planetan.

“Sign in” aukeran sakatuz gero, doako kontua sortzen hasiko gara:


13

2.4. TAULEN KUDEAKETA

Trellorekin lanean hasteko, erabiltzen duen hierarkia eta nomenklatura kontuan

hartu behar da:

• TAULA

• ZERRENDAK

• TXARTELAK

TAULA: Nahi adina taula izan ditzakezu, baina edonola ere, zereginak kontrolatu

edo kudeatu nahi duzun proiektu edo zerbitzuarekin identifikatuko dugu.

“Taula berria sortu” aukerarako, leiho berria irekiko da eta datu hauek sartu

beharko dira:

Taula “2 proiektua” izenarekin jarriko dugu eta pribatutasunaren konfigurazioa nola

alda dezakegun ikusiko dugu; izan ere, lehenespenez pribatua da, baina

proiektuaren taldearekin parteka daiteke. Hala, aukera hauek izango ditugu:


14

• Pribatua: Zuretzat bakarrik (Privacy by default).

• Taldea: Lana lankideekin partekatu nahi duzunean.

• Publikoa: Esteka duen edonork ikus dezake, Googlek ere indexatzen du.

Taula gogokoen gisa markatuz gero (izarrarekin), taula pantailaren goiko eremuan

ainguratuta geratuko da, beti presente izateko.

Trello taldeko tresna gisa erabiltzen duzun unean, izarraren alboan puntu urdina

agertuko da, taula horretan jarduera izan bada, esaterako, taldekideren batek

aldaketaren bat egin badu. Hala, sortutako aldaketa guztien berri izango duzu.

Taula berria sortutakoan, zerrendak (zutabeak) sortzeko aukera egokitzen dela ikus

dezakegu.

Gainera, taularen edizioari dagokion menu bat dugu:

• Kidea gehitu: 2. proiektuaren taula hau taldearekin partekatzeko aukera.

• Atzealdea aldatu: Kolore batzuk soilik ditu, atzealdea gure irudi

korporatiboarekin edo argazkiren batekin pertsonalizatu nahi izango bagenu,

Business bertsioan soilik dago eskuragarri.

• Txartelak iragazi: Izenaren, etiketaren, kidearen edo iraungitze dataren

arabera iragaztea ahalbidetzen digun bilatzailea; baita koloreen arabera ere

• Power-ups: Hirugarrenen aplikazioekin txertatzeko aukera. (Doako bertsioan

taula bakoitzeko power-up bat sartzeko aukera soilik ematen du)

• Eranskailuak: Gure taula irudi-ikono ugarirekin apaindu.

• Gehiago… atalean klik eginez gero Aukera gehiago agertzen dira:


15

Taula partekatu dugun taldea

konfiguratuko dugu, ez taldea

aldatzeko aukera soilik, baita

iruzkinak egiteko, baimenak

gehitzeko eta kentzeko eta

abarretarako ere, edo taldeko beste

kide batzuk elkartzea ahalbidetzeko.


16

Koloreekin (edo kolorerik gabe)

konfiguratu ahal izango dira etiketak.

Taularen gaitasun bisuala sustatzen

du tresna honek, adibidean ikusten

dugun bezala, Kalitate saileko arau

bakoitza kolore batekin identifika

baitezakegu, hala, zereginak

ikustean, bisualki koloretan adierazita

geratuko dira.


17

Taulari posta elektronikoa

konfiguratzea:

Lehenespenez sortu da helbide bat

(hala ere, email berria sortzea eska

daiteke -kasu horretan aurrekoa

baliorik gabe geratzen da-).

Helbide horrek ahalbidetuko dizu,

esaterako, zure postara iritsi den

zeregin bat Trelloko taulara

birbidaltzea.

Horrez gain, zer zerrendatara iristea

nahi duzun konfigura dezakezu (batere

zehaztu ezean, sistemak lehen

zutabera bidaliko du). Zer lekutan

jartzea nahi duzun ere zehatz

dezakezu.

Zure posta elektronikoa Trelloko taulara

lotzeko modu azkarra eta arina da.


18

Funtzionalitate hauek ere baditugu:

Izena eman: Gertatutako aldaketa

guztien berri izateko.

Taula kopiatu:

Inprimatu eta esportatu:

Taula itxi… eta ezabatu: Denaren

jarraipena egin dezazun, itxitako taula

bat ez da ezabatzen, “Itxitako taulak

ikusi” atalean sartuta berreskura

daitezke. Baina taula bat ezabatu nahi

baduzu, aplikazioak aukera emango

dizu itxi ondoren.

Taula estekatu: Zure taulari dagokion

esteka eskuragarri duzu.

2.5. ZERRENDEN KUDEAKETA

Zerrendak proiekturako definitutako lan-fluxuen egoerei dagozkie. Proiektu

pertsonala dela pentsatuko dugu, gure zeregin pertsonalen kudeaketa. Orduan,

KANBAN ereduaren arabera, zerrenda hauek egin genitzake. SARRERAKO

ERRETILUA

• TO DO

• DOING

• DONE

(Edozein hizkuntzatan, noski, baina askok hartzen dute “To do”, “Doing”, “Done”

terminologia, bisuala bezain sonoroa baita).

Zerrenda bat sortzeko, taula barruan egon behar duzu:


19

Zerrenda bakoitzaren barruan zereginak agertuko dira, eta egoeraren arabera

baldin badaude, zerrenda batetik bestera mugituko dira (zutabe batetik bestera),

ezkerretik eskuinera (han amaituko dira azkenean).

• SARRERAKO ERRETILUA: Hona iritsiko dira planifikatzeko eta aukeratzeko

dauden zeregin guztiak.

• TO DO: Zerrenda honetan bilduko ditugu egiteko ditugun zeregin guztiak.

Sarrerako erretilua berrikusi ahala, TO DO zerrendara iritsiko dira egin

beharreko zereginen planifikazioan sartutako guztiak.

• DOING: Hemen egongo dira une horretan lanean ari garen zereginak

• DONE: Azkenik amaitutako zereginak iritsiko dira hona.

(Gogoratu KANBAN metodologiak WIP (Work in Progress) ezartzea eskatzen dizula.

Hau da, zenbat zeregin egon daitezke aldi berean zerrenda bakoitzean? Oraintxe

bertan zerbitzu motaren, baliabideen eta gaitasunen arabera zenbaki bat jarri

arren, denborarekin, zure esperientziaren arabera, egokitu egin daiteke.

Beste gomendio bat izango litzateke proiektuen zereginen kudeaketaren kasuan

erabilgarria litzatekeela beste bi zerrenda sortzea, honelako zerbait:

• ZAIN: Zuk aurrerago berriz hartzeko beste pertsona baten zain dauden

zereginak.

• BAZTERTUTA: Zenbait arrazoi direla eta bere garaian baztertutako ideiak edo

zereginak.

Edonola ere, zerrendak zure proiektuaren lan-fluxuaren araberakoak izango direnez,

batetik bestera kopurua eta nomenklatura asko alda daiteke.

Zerrenda sortutakoan, eskuineko goiko aldean goitibeherako menu txiki bat dagoela

ikusiko duzu:

Hemen zehaztutako funtzionalitateen artean honako hauek ditugu:


20

• Txartela gehitu: “Txartelen kudeaketa” atalean ikusiko dugu.

• Zerrenda kopiatu: Zerrenda bikoiztuta izateko.

• Zerrenda mugitu: Zerrenda beste taula batera mugitzeko. (Zereginak

arrastatuz mugitzen dira)

• Izena eman: Zerrendan aldaketak izan badira jakinarazpenak jaso ditzazun.

• Zerrendako txartel guztiak mugitu…: Beste zerrenda batera

• Zerrendako txartel guztiak artxibatu…: Txartelak artxibatuta geratzen dira,

(ezabatu nahi badituzu, beste urrats bat eskatuko dizu).

• Zerrenda hau artxibatu: Taulako zerrenda bat artxibatzen da. Hori ere

ezabatu nahi baduzu, beste urrats bat eskatuko dizu.

2.6. TXARTELEN KUDEAKETA

Txartelak zerrenda bakoitzaren barruan gordetzen dira; hala, “TO DO” zerrendan,

adibidez, ditugun txartel batzuen helburua DOING zerrenda izango da egiteko

aukeratzen baditugu.

Txartel bat gehitzeko, zerrendan goitibeherako menuko aukera bat hautatuz edo

zuzenean "txartela gehitu” atalarekin egin dezakegu, zerrenda barruan dagoen

eremuan:


21

Txartela (zeregina) gehitu dugunean, ediziorako aukera gehiago ditugu. Hona hemen:

Sortutako zereginaren (“lehen hiruhileko ingurumen-adierazleak jaso”)

alboan “edizioa” ikonoa dugula ikus dezakegu.

Edizio-ikonoan sakatuz gero, aukera hauek aterako zaizkigu:

Baina txartelean bertan behin sakatuz gero, aukera hauek aterako zaizkigu:

- Deskribapena editatu: Zereginak oso luzea izan behar ez duen arren, Markdown formatu-gida emango digute letra lodia, paragrafoak eta abar

erabiltzeko. (“Gordetzean” soilik ikusiko dira aldaketak). - Iruzkinak gehitu: Zentzua du taldean lan egitean eta iruzkinak

funtsezkoak direnean zeregina egin ahal izateko. Iruzkinak txartelaren amaierako “jarduera” eremuan metatuko dira.

Gainera, aukera hauek dituzu:


22

• Esteka edo artxibo bat erantsi ekipotik edo Trellorekin txertatutako beste zerbitzu batetik (esaterako, Google Drive)

• @: Norbait aipa dezakegu, iruzkinari buruzko jakinarazpena jaso dezan

• Emotikonoak sartzeko aukera.

• Trelloren ikonoak aukera ematen du Trelloren beste txartel bat eransteko beste txartel batekin erreferentziak gurutzatzeko.

“Jarduera” atalean txartelean gertatutako aldaketa guztien sekuentzia jasotzen da, haren jarraipena egin ahal izateko.

“Gehitu” atalean aukera hauek ditugu:

- Kideak: Txartel bati arduradunak esleitzeko edo taldeko beste kide

batzuekin lankidetzan aritzeko. - Etiketak: Beste hierarkia bat sortzeko aukera ematen du, esaterako, gai

beraren zereginak metatzeko. - Checklist: txartel batek egiteko urrats ugari eskatzen baditu, zeregin

txikietan deskonposa dezakegu, txartel berriak sortu beharrik gabe. - Mugaeguna: Zeregina osatzeko mugaeguna edo epea ezartzeko.

Mugaegun hori zereginaren koadroan ikusi ahal izango duzu eta kolore biziagoa hartzen joango da mugaeguna iritsi ahala. (Egutegia gaituz gero,

zereginen sekuentzia mugaegunaren arabera ordenatuta ikusi ahal izango


23

duzu. Gainera, URLa izan dezakezu zure egutegiarekin txerta dezazun -esaterako, Google Calendar-)

- Erantsia: Iruzkin baten barruan artxibo bat gehitzen duzun bezala, txartelean artxiboa gehi dezakezu. 10Mb -ko muga dago artxibo erantzietarako eta 250 Mb-koa business bertsioan.

“Ekintzak” atalean aukera hauek ditugu:

- Mugitu: Txartela beste zutabe edo taula batera mugitzeko aukera.

- Kopiatu: Txartela beste taula edo zutabe batera kopiatzea. - Izena eman: Txartelera berera, aldaketak izanez gero jakinarazpena

jasotzeko - Artxibatu: Artxibatu egiten da (bisualki soilik ezabatzen da), guztiz

ezabatu nahi baduzu, urrats bikoitza egin behar da.

2.7. LANKIDETZA PROIEKTUAK

Oro har Kanbanen potentzial handiena eta Trellorena, bereziki, lankidetzako edo

taldeko proiektuen barruan zereginak kontrolatzea da.

KOLABORATZAILEA GEHITU TAULARA

Taula batera kolaboratzaile bat gehitzeko, pantailaren eskuineko menua ireki eta

“Kideak gehitu” aukeran klik egingo dugu. Gonbidatu nahi duzun pertsona Trellon

erregistratu zeneko email-helbidea gehitu beharko duzu; hala, Trellok automatikoki

detektatu ahal izango du.


24

Ediziorako baimen hauek ere kudeatu ahal izango dituzu:

- Administratzailea: Txartelak editatu, kideak ezabatu eta taulako beste

konfigurazio batzuk egin ahal izango dituzu

- Arrunta: Txartelak ikusi eta edita ditzakezu, baina ez taulako beste

hobespenak.

ZEREGINEI ARDURADUNA ESLEITZEA

Zeregin jakin batzuetarako ere gehi daitezke kideak, hau da, zeregin hori pertsona

jakin bati esleitzea, hark egin dezan.

TALDEAK SORTZEA

Trello taulara pertsona gutxi batzuk gehitu nahi badituzu, eskuz egin daiteke, baina asko badira, onena “Taldea sortu” aukera da.


25

“Sortu” botoian klik egindakoan, taldearen ikuspegi zehatza duen pantaila bat irekiko zaigu, eta aukera hauek editatu ahal izango ditugu:

- Argazkia: Taldearena, edo taldeko ikonoa.

- Taula sortu: Taula bat sortu ahal izango dugu taldearentzat eta jarraian, kideen erlaitzean, taula horretan lan egingo duten taldekideak definitu

ahal izango dira.


26

2.8. POWER-UPS ETA WEB LUZAPENAK

Trelloren doako bertsioak zenbait potentziatzaile eskaintzen ditu. “Power-ups”

atalean ikus ditzakezu, baina taula bakoitzeko bakarra jar daiteke.

Menuan topatuko dituzu, Trello beste aplikazio batzuetara txertatzeko eta hala,

funtzionalitate gehigarriez gozatzeko gonbidapenarekin batera:

Power-ups-en aukeraren barruan honako hauek ditugu:


27

Horietatik hauek nabarmen ditzakegu:

- Egutegia: Ikuspegia egutegi-formatuan lortzea, txartelen mugaegun-

sekukentziarekin.

- Txartelen zahartzea.

- Bisitarien bozketak edo feedback-ak jasotzea bozketen bidez

- Txioak zuzenean txartel bati eranstea.

- Eta hazten ari diren zenbait aukera gehiago…


28

Gainera, funtzionalitate asko egitea ahalbidetzen duten beste luzapen asko, eta Web Chrome Storen topa ditzakezunak, honako hauek, adibidez:

- Gmail to Trello: Gmaileko kontutik txartelak sor ditzazun. - Export for Trello: Trelloko informazioa Excelera iraultzeko.

- Kanban Wip for Trello: Zerrenda bakoitzeko Work In Progress (WIP) mugatzeko.

- Web Clipper for Trello: Webguneak zuzenean Trellon gordetzeko aukera ematen du.

- Capture for Trello: Txarteletan jartzeko pantaila-irudiak egiteko aukera ematen du.

Mozillako osagaietan ere topatuko dituzu:

https://chrome.google.com/webstore/detail/gmail-to-trello/oceoildfbiaeclndnjknjpfaoofeekgl

https://chrome.google.com/webstore/detail/export-for-trello/nhdelomnagopgaealggpgojkhcafhnin

https://chrome.google.com/webstore/detail/kanban-wip-for-trello/oekefjibcnongmmmmkdiofgeppfkmdii

https://chrome.google.com/webstore/detail/web-clipper-for-trello/bgldhlkimfdidhgmndninednbehpcenk

https://chrome.google.com/webstore/detail/capture-for-trello/kclmblojjeedhebmlokdjeiogppjkfih


29

3.Zereginen automatizazioa

3.1. SARRERA

Zereginen automatizazioa deitzen diogu zeregin errepikakorrak sinpletzeko aukera

ematen diguten metodo multzoari. Smartphoneen erabilera orokortua aprobetxa

dezakegu gure lana antolatzean zereginen automatizazioa sartzeko edo baita gure

eguneroko bizitzako ekintzetan ere. Zereginen automatizazio hori programatzeko

aukera ematen diguten aplikazio asko daude. Arrakastaren gakoa, hain zuzen ere,

gure eguneroko ohiturak sinpletzea ahalbidetuko diguten ekintza zehatz horiek

identifikatzea da.

Baina, nola funtzionatzen du zereginen automatizazioak? App web gehienek API

(Application Program Interface) bat dute eta haiekin elkarreragiteko hirugarren

garatzaileek erabil dezakete. Beraz, automatizazio-aplikazio horiek bi zerbitzu

hartzen dituzte eta APIetarako bitartekari gisa jokatzen dute. Horri esker, aplikazio

ugari lot ditzakegu, haietatik potentzial esponentziala lortzeko.

Ohitura edo zeregin bati aurre egiteko unean, galdetu zeure buruari: Zeregin hori

automatiza daiteke?

Jarraian, lortzen lagunduko dizuten aplikazio batzuk aurkeztuko dizkizugu:

3.2. IFTTT

IFTTT siglak zer diren jakinda, aplikazioaren funtzionamendua ulertuko dugu: IF

THIS THEN THAT. Hau da, “HAU gertatuz gero, HURA gertatuko da” Aplikazioaren

bertsio zaharragoan, “Errezeta” (Recipe) izenez ezagutzen zen, baina bertsio

eguneratuagoan izena aldatu zaio eta “Applet” deitzen zaio. (Applet bat beste

programa baten testuinguruan exekutatzen den aplikazio baten osagaia da).

Aplikazio hori Androiderako nahiz iOSerako dago eskuragarri.

Baldintza horiek kontuan hartuta, kanal ugari lotzen dituen zerbitzua da, eta

ekintza edo kliskagailu aurredefinitua du (Trigger). IFTTTk ikusten duenean kanal

horretako kliskagailuak jarduera izan duela, beste kanalean ondoriozko ekintza

egiten du.

Esaterako, “Bilera batean sartuz gero, mugikorra isilaraztea”. Baina nola jakin

dezake IFTTTk bilera batera sartzen ari naizela? Esaterako, nire Google Calendar


30

(Kanala) monitorizatu besterik ez luke egin beharko, eta kanal horren barruan

kliskagailu edo abiarazle (trigger) bat dago: “ekitaldiko hitza”. Aurrez nire Google

Calendarren “Bilera” hitzarekin ekitaldi bat programatu badut, IFTTk badaki une

horretan eta ordu horretan bilera batera sartu behar dudala; beraz, ondorioa izango

da nire Android gailuan (Kanala) mugikorra isiltzea izango dela ekintza, programatu

dudan bezala.

Androidekin automatiza daitezkeen zereginen barruan adibide sinplea da hori, kanal

asko baitaude, ez produktibitatearekin lotutakoak soilik, baita sare sozialen edo

domotikaren arlokoak ere.

Gainera, beste erabiltzaile batzuek garatutako eta berrerabil daitezkeen applet

aurredefinitu asko daude; edonola ere, applet berriak programatzea oso erraza da,

guretzat benetan funtzionalak diren “errezetak” topatu behar dira.

Ikus dezagun jarraian aipatutako “appleta” nola programatu:

Zerbitzuan erregistratu garenean, gure kontuko “New Applet" atalean sartuko gara.

Jarraian, konektatu behar diren kanalak eta haien abiarazleak programatuko

ditugu:


31

THIS izango da konektatuko dugun lehen kanala; 320 kanal edo zerbitzu baino

gehiago daude (eta gero eta gehiago). Gure kasuan, Google Calendarren ageri den

ikusteko bilatzailea erabil dezakegu.


32

Kanala topatutakoan, kanal hori konektatu behar dugu, edo IFTTT aplikazioarekin

konektatzea baimendu, beraz, gure Google Calendarrerako sarbidea izateko

erabiltzaile eta pasahitza eskatuko dizkigu, eta aukeratutakoan, applet hori zer

egutegiren gainean (bat baino gehiago izanez gero) exekutatzea nahi dugun

galdetuko digu.

Kanalarekin konexioa baimendutakoan, abiarazleetako (trigger) zein exekutatu nahi

dugun galdetuko digu. Kanal bakoitzerako desberdina izango da. Abiarazleak nik

egindako jokabideak (aktiboak) edo zerbitzuak egindakoak (pasiboak) izan

daitezke. Kliskagailu aktibo bat martxan jartzen da erabiltzaileak monitorizatutako

kanalean ekintza jakin bat egiten duenean, aldiz, kliskagailu pasiboa

erabiltzailearen aldetik esku-hartzerik gabe jartzen da martxan.

Honako hauek dira Google Calendarren barruan ditugun abiarazleak:


33

Gure kasuan bigarrena aukeratuko dugu, hala, abiarazlea izenburuan,

deskribapenean edo kokapenean “Bilera” hitza duen edozein ekitaldiren hasierako

15 minutuetan hasiko da. (Hala programatu dute; izan ere, jakintzat ematen da

bilera batean mugikorrak isilik egon behar duela, eragozpen-elementu bihur ez

dadin).

Jarraian, gure baldintzatzailearen beste kanala aukeratuko dugu:

Bilatu eta konektatu beharreko kanala orain gure gailu mugikorra izango da, kasu

honetan zerbitzuak IFTTT gure gailuan deskargatuta izatera behartzen gaitu.


34

Android gailuaren kanaletako abiarazleen barruan eskatutako funtzioari erantzuten

dion bat topatu dugu: “Mugikorra isiltzea” (mute ringtone)

Dagokion abiarazlea aukeratu eta kasu honetan aukera ematen digu gailuaren

dardara programatuta uztea edo ez.


35

Kanalen konexioa amaitutakoan eta abiarazleak programatutakoan, sortutako

appleta onartzea geratzen zaigu:

Baliteke appleta berehala martxan ez jartzea (zerbitzu bakoitzean zehazten da) eta

haren funtzionamendua kontrolatu, ezabatu edo edita dezakegu (on/off).

3.3. ZAPIER

ZAPIERek IFTTTrekin antzekotasun asko ditu. Premisa berean oinarritzen da: hau

da, zerbitzu/kanal baten informazioa beste batera bidaltzea abiarazle bat beteta.

IFTTTk “Applets” deitzen zien, eta Zapierren, “Zaps”. Zaps sinpleak sor daitezke,

edo konbinatuak, “multifuntzioa" dutenak (ordainketako bertsioan eskuragarri).

Tresna oso ahaltsua da, ezaugarri horiez gain 750 zerbitzu gehiago baititu.

Ikus dezagun adibide hau: Bezero baten email bat jaso eta artxibo erantsia duen

bakoitzean, automatikoki gorde dadila bezero horren Google Drive karpeta

espezifikoan.

Webgunearen bidez sar gaitezke: www.zapier.com. Aplikazioak doako bertsioa du,

baina kontu bat sortzean egun batzuez ordainketako bertsioaren funtzionalitate

batzuez gozatzeko aukera eskaintzen du.

http://www.zapier.com/


36

“Make a Zap" Botoiari emango diogu eta gure prozesua hasiko dugu. Lehenengo

“Trigger App” aukeratu beharko dugu, gure kasuan, Gmail. Alde batetik TRIGGER

eta bestetik ACTION ditugu. Abiarazlearen programazioarekin hasiko gara

(TRIGGER). Gure GMAILean jasotzen den bakoitzean...


37

Kanala definitutakoan, kanal horretan gertatu beharreko ekintza zehatza

aukeratuko dugu. Gure kasuan, bezero jakin batek email bat bidaltzen digun

bakoitzean, eta hark “New Attachment” erantsi bat

duenean.

Lehenik eta behin, Gmaileko kanala gaitu beharko dugu, ZAPIER aplikazioarekin

konexioa baimenduta. Hori gertatutako da aurrerago beste kanala (Google Drive)

gaitzen dugunean eta konexioa baimendu behar dugunean.


38

Jarraian, txostenak bilatu behar ditugun erretilua edo karpeta adieraziko dugu eta

bilaketa zehaztuko dugu “Search string” from: eranskinak gorde nahi ditugun

bezeroen email espezifikoak.

Behin TRIGGER definitutakoan, ekintza programatuko dugu. Hau da, jasotako

artxibo erantsi hori Google Driven bezero horrentzat dugun karpeta espezifikoan

gordetzea.


39

Beraz, Google Drive aplikazioa aukeratuko dugu eta aukeren barruan “upload a file”

(artxiboa igo)

“Folder” eremua konfiguratuko dugu, erantsia zer karpetatan gordetzea nahi dugun

adieraziz (goitibeherako menuan gure Google Driveko zuhaitz-karpetetako karpetak

agertuko dira). Bezeroaren espezifikoa aukeratuko dugu eta File aukeraren barruan,

“Attachment” mota aukeratuko dugu.


40

Azkenik, ZAP hori izendatu egingo dugu ZAPIERen idazmahaian identifikatzeko (Adib.:

bezeroaren erantsiak gordetzea) eta dagoeneko kontrola dezakegu haren aktibazioa

azken pantailan.

Produktibitatearen I ikastaroan, GTD (Getting Things Done) zereginen kudeaketa-

metodologia landu genuen Wunderlist aplikaziotik eta ZAPIERetik dagoeneko


41

programatutako “ZAP” ugari topa ditzakegu; kudeaketa-zeregin asko erraz

diezazkigukete horiek.

3.4. ZAPIERREN ERREZETA BATZUK TRELLORAKO

Ikastaroa amaitzeko, Zapierretik sor ditzakegun “errezeta” batzuk proposatuko

ditugu, Trelloren kanalean eskuragarri dauden funtzionalitateekin txertatzeko.

Ikusi dugu aplikazio honekin “Zap” delakoak nola sortu; hala ere, haien funtzionalitateak sustatzeko Trellorekin lotutako eta dagoeneko egindako batzuk topa ditzakegu.

Gainera, Trelloren funtzionalitateak laburtzeko fitxa topa dezakegu:

Abiarazleekin:

• Jakinarazpen berria: Trelloren jakinarazpen berria iristean abiarazten da. • Checklist berria: Trellon checklist berria sortzen denean abiarazten da.

• Zerrenda berria: Taulan zerrenda berria sortzean abiarazten da.


42

• Txartela zerrenda batera mugituta: Txartel bat Trellon beste zerrenda batera (baina taula berean) mugitzean abiarazten da.

• Kide berria: Kide berria gehitzean abiarazten da. • Etiketa berria: Trellon etiketa berria sortzen denean abiarazten da. • Jarduera berria: Trellon jarduera berria dagoenean abiarazten da.

• Taula berria: Taula berria gehitzean abiarazten da. • Iruzkin berria txartelean: Txartel batean iruzkina gehitzean abiarazten da.

• Txartela aktibatuta: Trellon txartel bat aktibatzen denean abiarazten da. • Txartel berria: Txartel bat gehitzean abiarazten da.

Ekintzak:

• Iruzkina sortu: Iruzkin bat idazteko txartel espezifiko batean.

• Gehitu kideak txartel bati: Banaka-banaka kideak txartel espezifiko bati gehitzen ditu.

• Gehitu erantsiak txartelera: Erantsi bat edo gehiago txartel espezifiko bati gehitzen du.

• Gehitu checklist bat txartelari: Zerrenda berri bat edo lehendik dagoen bat txartelera gehitzen du.

• Gehitu etiketa txartelera: Lehendik dagoen etiketa bat txartel espezifiko batera gehitzen dute.

• Sortu txartel bat: Txartel berria gehitzen du taula eta zerrenda espezifiko

batean. • Txartela artxibatu: Txartel bat artxibatzen du.

• Zerrenda sortu: Taula espezifiko batera zerrenda berria gehitzen du • Txartela eguneratu: Txartel baten izena, mugaeguna edo zerrendan duen

posizioa eguneratzen du. • Etiketa sortu: Taula espezifiko batera etiketa berria gehitzen du

• Txartela zerrendara mugitu: Txartel espezifiko bat taula jakin batean zerrendara mugitzen du.

• Taula sortu: Taula berria sortzen du.

Bilaketak:


43

• Taula topatu: Zure Trellon izenaren arabera taula topatzen du

• Kide bat topatu: Zure Trellon izenaren arabera kidea topatzen du • Checklista topatu: Taula jakin batean edo txartelean izenaren arabera

checklist bat topatzen du.

• Txartel bat topatu: Zure Trellon txartel bat topatzen du izenaren arabera (ez ditu bilaketak egiten artxibatutako txartelen barruan)

• Topatu zerrenda bat taulan: Taula espezifiko batean zerrenda bat topatzen du izenaren arabera.

• Etiketa bat topatu taulan: Etiketa bat topatzen du taula espezifiko batean izenaren arabera.

Jarraian, intereseko “zap” batzuk ikusiko ditugu:

Google Driveko dokumentu berri batetik abiatuta Trellon txartela sortzen du

Google Calendarren ekitaldiak sortzen ditu txartel berri batetik.


44

Trellon txartelak sortzen ditu

Wunderlisten sortutako zeregin berri batetik.

Trellon txartelak sortzen ditu etiketatutako Gmaileko email berri batetik

Checklistak Trelloko txarteletara gehitzen ditu zerrenda jakin batera

iristen direnean.

Produktibitatea II: Nola izan produktiboago: Trello Kanban...

Documents

Transcript of Produktibitatea II: Nola izan produktiboago: Trello Kanban...