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ESTUDIO PREVIO PARA CONTRATACIÓN DIRECTA / INVITACIÓN ABREVIADA / INVITACIÓN PÚBLICA

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Proceso solicitante: VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES Vigencia: 2020 Fecha: 26/02/2020

A continuación, presentamos el Estudio de Conveniencia y Oportunidad para el Suministro del servicio de transporte y entrega de los materiales definidos en el contrato comercial N° 71.1.0685.2017 suscrito entre Servicios Postales Nacionales S.A y Colombia Telecomunicaciones S.A. E.S.P., desde el centro de distribución hacia los diferentes destinos requeridos, incluyendo traslados entre diferentes puntos de la red logística de Colombia Telecomunicaciones, así como los elementos de seguridad necesarios para la ejecución del servicio. 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

Para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas del Contrato Comercial N° 71.1.0685.2017 suscrito con el cliente Colombia Telecomunicaciones S.A., se requiere contratar el suministro para el transporte y entrega especializada de los materiales definidos en las especificaciones técnicas del citado contrato, junto con los elementos de seguridad (escoltas) requeridos para la ejecución del servicio. Los materiales objeto del presente proceso de contratación a transportar se compone de soluciones tecnológicas, tales como: celulares, modem, simcard, Tablet, pc escritorio, portátil, entre otros, para lo cual se requiere de una flota de transporte exclusiva que permita realizar entregas en condiciones favorables de seguridad y cumplimiento. El transporte se realizará desde el Centro de Distribución hacia los diferentes destinos requeridos, incluyendo traslados entre diferentes puntos de la red logística de Colombia Telecomunicaciones.

2. ANTECEDENTES DE LA CONTRATACIÓN

Servicios Postales Nacionales S.A, es una sociedad pública con el carácter de anónima, vinculada al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en su objeto social, entre otras actividades económicas consagra “la prestación de los servicios de transporte de carga nacional e internacional aérea, terrestre, marítima y multimodal de toda clase de mercancías, logística, mercadeo, distribución y comercialización…”, actividades que se desarrollan en un entorno de alta competencia empresarial, en igualdad de condiciones en el mercado, para lo cual, la Entidad tiene autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal y ejerce sus actividades dentro del ámbito del Derecho Privado, como empresario mercantil, dando aplicación a las normas propias de las sociedades previstas en el Código de Comercio y su legislación complementaria. Ahora bien, teniendo en cuenta que Servicios Postales Nacionales S.A. en desarrollo de su gestión misional de la actividad Comercial, que tiene como objetivo suscribir contratos comerciales brindando crecimiento, aumentando su posicionamiento dentro del mercado, estableciendo líneas de venta dentro de las cuales se encuentra el segmento de paquetería, compuesto por paquetería empresarial, encomienda, carga, alistamiento y servicios especiales, suscribió el contrato N° 71.1.0685.2017 con Colombia Telecomunicaciones S.A. E.S.P., cuyo objeto obedece a que “El contratista se obliga con el contratante a suministrar a nivel nacional, con la periodicidad, en el lugar y en las cantidad que el contratante le indique, los servicios de distribución, entrega y


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logística inversa de bienes, así como las legalizaciones documentales, y en gestiones propias de la operación ( en adelante los servicios), en los términos y condiciones establecidos en este contrato y los documentos que los integran (en adelante el contrato). Por su parte, el contratista se obliga a pagar al contratista el precio de los servicios en las condiciones que se establecen en la cláusula 3ª, del presente contrato”. Servicios Postales Nacionales S.A., tiene suscrito contratos de suministro de transporte en cada una de las regionales; no obstante, las descripciones y sus necesidades obedecen a los servicios ofertados en el portafolio estándar adoptado por la Entidad, razón por la cual la justificación descrita para el presente proceso obedece a satisfacer demanda de tipo operativo que no se contemplan como servicio ordinario sino como un servicio exclusivo para el cliente Colombia telecomunicaciones en virtud del contrato comercial suscrito. Por lo anterior, para dar cumplimiento a las obligaciones convenidas con el cliente Colombia Telecomunicaciones S.A. E.S.P., la Entidad requiere adelantar proceso contractual para el suministro del servicio de transporte según las especificaciones técnicas establecidas en el contrato comercial N° 71.1.0685.2017 y sus anexos.

3. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO O BIEN A CONTRATAR

Los vehículos solicitados para el transporte de los materiales objeto del presente proceso de contratación, son: 1. MATRIZ DE VEHÍCULO

Se requiere el servicio de transporte de acuerdo con la capacidad y trayecto (según Anexo Técnico N° 2 denominado “Matriz de vehículo con y sin auxiliar” - adjunta), para trabajar de lunes a sábado con cargue, descargue y esquema de seguridad necesarios para la ejecución del servicio cuando este sea requerido. Nota N°01: En el evento que la Entidad lo requiera, el contratista deberá prestar el servicio los días domingos y festivos. Nota N°02: En el evento que la Entidad lo requiera, el contratista deberá prestar el servicio de mensajero motorizado en las ciudades que sea necesario. Nota N°3: Para los vehículos requeridos en el Anexo Técnico N°02, la tarifa suministrada debe ser por día laboral de 12 horas. Nota N° 4: En el evento que Servicios Postales Nacionales S.A., requiera algún destino adicional y capacidad según trayecto, previa autorización del supervisor del contrato, el proveedor deberá tener la capacidad para suministrar lo requerido, con el fin de dar cumplimiento a las especificaciones requeridas. Nota N° 5: Para efecto de la operatividad y disposición de los vehículos relacionados en el Anexo Técnico N° 02, no obliga a la entidad al cumplimiento de un número de trayectos o rutas, toda vez que está condicionada a la demanda comercial y operativa que disponga Colombia telecomunicaciones. Por lo tanto, el interesado deberá presentar cada ciudad por unidad de acuerdo con las capacidades solicitadas en cada una de las mismas.


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2. ENTREGAS 2.1 Básica Se refiere a los puntos propios, distribuidores autorizados y retail que componen la red de puntos de atención de Colombia telecomunicaciones y a los cuales se les debe hacer entrega de la mercancía Puntos de entrega Entregas en agentes comerciales, centros de experiencia, Retail (grandes superficies). Se hace la salvedad que los puntos de entrega podrán ser reubicados de acuerdo a la programación y organización de la empresa. Forma de entrega Para efectos de garantizar una entrega efectiva el proveedor deberá cumplir con lo siguiente:

• Validación de cantidades a entregar contra guía física.

• Al momento de realizar la entrega de mercancía se debe verificar que la persona que recibe cuente con carnet y uniforme que corresponde a la compañía que representa.

• Solicitar firmas y huellas en los campos de la guía. Se deben contemplar tres (03) intentos de entregas en jornadas y días consecutivos diferentes dentro de la misma ciudad de destino. 2.2 Especializada Se refiere a los clientes de Colombia Telecomunicaciones persona natural o Jurídica que adquieren productos (celulares, simcard, Tablet entre otros) por medio de los canales dispuestos por Colombia telecomunicaciones y que deben ser distribuidos y entregados por Servicios Postales Nacionales S.A Puntos de entrega A clientes personas naturales o Jurídicos (empresas, corporativos etc.) Forma de entrega

Para efectos de garantizar una entrega efectiva el proveedor deberá cumplir con lo siguiente:

• Validación de la cédula original versus datos consignados en la guía de entrega; sólo se entrega si los datos de la guía de entrega coinciden con los datos de la cédula original.

Se deben contemplar tres (03) intentos de entregas en jornadas y días consecutivos diferentes dentro de la misma ciudad de destino.


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3.TIEMPOS DE ENTREGA Se relacionan las ciudades donde se prestará el servicio con los correspondientes tiempos de entrega, según requerimiento en el contrato comercial:

REGIONAL CIUDAD BASICA ESPECIALIZADA VIP

NORTE BARRANQUILLA 3 3 24H

NORTE CARTAGENA 3 3 24H

NORTE SANTA MARTA 3 3 24H

ORIENTE CUCUTA 3 3 24H

ORIETNE BUCARAMANGA 2 2 24H

ORIENTE VALLEDUPAR 3 3 24H

SUR IBAGUE 2 2 24H

OCCIDENTE PASTO 3 3 24H

OCCIDENTE CALI 3 2 24H

OCCIDENTE POPAYAN 3 3 24H

OCCIDENTE TULUA 3 3 24H

NOR-OCCIDENTE1 MEDELLIN 2 2 24H

NOR-OCCIDENTE2

MEDELLIN SANTUARIO,RIONEGRO, LACEJA, MARINILLA, GUAREN Y COPACABANA 2 2 24H

CENTRO1 BOGOTA 1 1 24H

CENTRO2

BOGOTA-SOPO-TOCANCIPA-GACHANCIPA-ZIPAQUIRA-CAJICA-CHIA-BOGOTA 1 1 12H

4.CONDICIONES GENERALES

• Vehículos y motos con modelo mínimo 2013, el cual se podrá acreditar mediante tarjeta de propiedad o contrato Leasing y/o contrato de arrendamiento, igualmente estos vehículos deberán tener matrícula de servicio público.

• Los vehículos deben ser suministrados en un tiempo máximo de cuatro (04) horas contadas a partir de la hora de solicitud.

• Los vehículos deben contar con GPS, vinculados a una sola plataforma donde pueden ser monitoreados en tiempo real y contar con botón de pánico.

• Los vehículos deben ser furgonados o tipo carry.

• Todos los vehículos deben contar con elementos para movilización de mercancía en el momento de cargue y descargue.


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• Los vehículos con los cuales se prestarán el servicio, deben contemplar los temas de protección necesarios que garanticen la seguridad de los materiales a transportar.

• Las tarifas de la matriz del Anexo Técnico N° 2 denominado “Matriz de vehículo con y sin auxiliar”, es de punto a punto y deberán incluir cargue, descargue y las medidas de seguridad que se deban contemplar para todas las capacidades.

• La tarifa de punto a punto debe incluir tres (03) intentos de entregas en jornadas y días consecutivos diferentes dentro de la misma ciudad destino, para todas las capacidades de los vehículos cuando se requiera.

• El valor de las tarifas unitarias ofrecidas debe mantenerse durante la vigencia del contrato, sus adiciones y prórrogas.

• Todo el personal contratado por el proveedor debe contar con afiliación al sistema integral de seguridad social y mantener y portar su planilla de pago actualizado para la prestación de servicio.

• El personal operativo vinculado por el contratista para la ejecución del contrato, de acuerdo a la normatividad legal vigente, debe contar en su totalidad con la dotación mínima definida por Servicios Postales Nacionales S.A., de acuerdo al Anexo Técnico N° 1 denominado “Dotaciones”, en un plazo máximo de treinta (30) días contados a partir de la firma del acta de inicio del contrato; de no cumplirse con esta fecha se descontará el diez por ciento (10%) sobre el valor de la factura mensual hasta que cumpla con este requisito.

• Enviar relación del personal con los datos generales de los empleados que desarrollarán la labor contratada, de conformidad a lo siguiente: nombres y apellidos, números de cédula, fotografía de registro en la Dirección Nacional de Seguridad de SPN S.A., en un plazo máximo de tres (03) días hábiles contados a partir de la firma del acta de inicio del contrato; posteriormente, se debe actualizar la base de datos cada mes, durante la ejecución del contrato y/o prórrogas a que haya lugar. En todo caso el personal que desarrolle la labor contratada debe estar plenamente identificada portando visiblemente el carnet.

• De manera mensual se debe realizar el estudio de seguridad para todo el personal que esté vinculado con el contratista, sin ningún costo adicional para la Entidad, para lo cual el proveedor deberá entregar dentro de los primeros cinco (05) días hábiles de cada mes, el informe y/o documento equivalente que permita verificar el cumplimiento de la misma.

• Servicios Postales Nacionales S.A. no tendrá ninguna relación contractual con el personal contratado por el proveedor que realice la prestación de servicio.

• Asignación de celulares a sus distribuidores para soportar el aplicativo de trazabilidad en tiempos real que designe la empresa, para la liquidación y gestión de los envíos en distribución.

• Será responsabilidad del proveedor la custodia desde el momento que el distribuidor (motorizado o vehículo) recibe la mercancía por parta de la empresa.


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Nota: Servicios Postales Nacionales S.A, no se compromete a mantener cantidades mínimas o máximas del servicio, por lo tanto, lo facturado corresponderá a los servicios realmente prestados, siendo necesario aclarar que el proveedor no facturará valores fijos mensuales. 5.NIVELES DE SERVICIO A continuación, se relacionan cada uno de los niveles de servicio (ANS) que se deben cumplir a lo largo de la ejecución del presente contrato: El contratista se obliga a cumplir con los tiempos de entrega requeridos por la Entidad, alineados con los tiempos pactados con el cliente Colombia telecomunicaciones. El supervisor del contrato procederá a efectuar los descuentos de cada ruta y/o trayecto en la facturación, conforme a los niveles de servicio e Indicadores de efectividad acordes a los establecidos contractualmente con el cliente o relacionadas en el Anexo N° 03 denominado “Matriz de ANS”. Previamente al proceso de descuento, el proveedor podrá presentar descargos al supervisor del contrato, quien determinará la pertinencia de realizar los descuentos, en los siguientes casos:

1. Que el conductor se presente hasta treinta (30) minutos después de la hora señalada para el inicio de cada ruta o trayecto, para lo cual se realizará un descuento en su factura correspondiente al treinta (30%) sobre el valor diario de la ruta o trayecto afectado.

2. Que el auxiliar se presente hasta treinta (30) minutos después de la hora señalada para el inicio de

cada ruta o trayecto, para lo cual se realizará un descuento en su factura correspondiente al treinta (30%) sobre el valor diario de la ruta o trayecto afectado.

3. Que el vehículo sea suministrado hasta dos (02) horas después de la hora acordada para cada ruta o trayecto, para lo cual se realizará un descuento en su factura correspondiente al cincuenta (50%) sobre el valor diario de la ruta o trayecto afectado.

4. No realizar la recolección de acuerdo a la programación acordada con Servicios Postales Nacionales S.A., para lo cual se realizará un descuento en su factura correspondiente al (100%) sobre el valor diario de la ruta o trayecto afectado.

5. No cumplir con la entrega de la totalidad de dotación de los empleados en el tiempo estipulado para tal fin, para lo cual se hará un descuento en su factura del diez por ciento (10%) sobre el valor mensual de la factura.

6. No cumplir con la instalación del sistema GPS en la totalidad de vehículos, no haber entregado las claves de acceso al sistema satelital, no confirmar la visualización de la totalidad de las rutas en el Centro de Control Operativo de Servicios Postales Nacionales S.A., no cumplir con las condiciones de datos en el web service de acuerdo a las condiciones técnicas detalladas y que se encuentre al 100% en línea las 24 horas del día, los siete (7) días de la semana en el tiempo estipulado para tal fin, para lo cual se hará un descuento en su factura del diez por ciento (10%) sobre el valor mensual de la factura.


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7. Cuando se compruebe que alguno de los trabajadores del contratista alteró las firmas en el documento

de prueba de entrega o algún otro documento que tenga que ver con la operación de Servicios Postales Nacionales S.A., se hará el cobro total de la mercancía afectada.

8. En caso de presentarse una pérdida, avería o expoliación en custodia del proveedor, se le trasladarán las penalizaciones interpuestas por el cliente, para efectos de asumir el cien por ciento (100%) de cualquier tipo de reconocimiento económico e indemnizatorio derivado de las pérdidas, averías, expoliaciones, entregas y recolecciones irregulares que se encuentren en su custodia.

3.1 Código de Naciones Unidas (UNSPSC)

El código perteneciente a este estudio previo es: 78101801 Servicios de transporte de carga por carretera (en camión) en área local

78101802 Servicios transporte de carga por carretera (en camión) a nivel regional y nacional 4. OBJETO PARA CONTRATAR O BIEN A CONTRATAR

Suministro del servicio de transporte y entrega de los materiales definidos en el contrato comercial N° 71.1.0685.2017 suscrito entre Servicios Postales Nacionales S.A y Colombia Telecomunicaciones S.A. E.S.P., desde el centro de distribución hacia los diferentes destinos requeridos, incluyendo traslados entre diferentes puntos de la red logística de Colombia Telecomunicaciones, así como los elementos de seguridad necesarios para la ejecución del servicio.

5. AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS NECESARIAS PARA LA CONTRATACIÓN.

Para efectos de la ejecución del futuro contrato deberá allegar con la presentación de su propuesta la licencia de carga vigente. 6. FUNDAMENTO JURÍDICO QUE SOPORTA LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

Modalidad de contratación: El presente proceso de contratación se realizará de conformidad a lo consagrado en la resolución 001 del 02 de Enero de 2020 “por la cual se adopta el manual de contratación de la Entidad establecido en el acuerdo No 05 de 2019 de la Junta Directiva de Servicios Postales Nacionales S.A”, que en su Capitulo II “MODALIDADES DE SELECCIÓN” establece la selección de contratista aplicando el numeral 2, invitación abreviada, en razón a la adquisición de bienes que pertenezca al giro ordinario de los negocios de la empresa sin consideración a su cuantía. Tipología del contrato: Contrato de suministro. 7. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

MIL NOVECIENTOS SIETE MILLONES DIECIOCHO MIL OCHOCIENTOS SESENTA Y OCHO DE PESOS M/CTE $ 1.907.018.868, incluido los costos directos e indirectos a los que haya lugar.


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8. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN Los interesados en participar en el presente proceso de contratación deberán cumplir con los siguientes requisitos habilitantes:

JURIDICOS

a) Certificado de existencia y representación legal del proponente El proponente debe allegar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, sin que este supere treinta (30) días calendario desde su expedición a la fecha de presentación de la oferta, donde conste quién ejerce la representación legal, las facultades de este, la duración de la sociedad y el objeto social, el cual debe estar relacionado con actividades de transporte carga terrestre y/o que sean afines al objeto a contratar. Si el proponente es persona jurídica que legalmente no está obligada a registrarse en la Cámara de Comercio, debe allegar el documento legal idóneo que acredite su existencia y representación o reconocimiento de personería jurídica, con fecha de expedición dentro de los treinta (30) días calendario anterior al cierre del proceso contractual.

Cuando el Representante Legal del oferente se encuentre limitado en sus facultades para presentar la propuesta y suscribir el contrato que resulte del presente proceso, se deberá anexar a la oferta, copia del documento en el cual conste la decisión del órgano social correspondiente que lo autoriza para la presentación de la propuesta y la suscripción del contrato.

a) Garantía de Seriedad de la Propuesta

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente documento, lo consignado en la propuesta, el mantenimiento de la oferta económica, la suscripción del contrato, su contribución para la legalización y cumplimento de los requisitos para la ejecución del mismo, el proponente deberá constituir y entregar junto con su oferta, una garantía de seriedad de la misma, expedida por una compañía aseguradora a favor de Entidades Públicas con régimen privado de contratación” o una garantía bancaria establecida en Colombia, debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia, a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – Nit. 900062917-9, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial, con una vigencia de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha límite de presentación de la propuesta.

En caso de presentarse participación de Consorcio o Unión Temporal, la garantía de seriedad de la propuesta deberá ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal, indicando el nombre de cada uno de sus integrantes, y suscrita por el representante legal del mismo.

En caso de prórroga en el plazo del proceso de selección y/o adjudicación del mismo, la garantía de seriedad se deberá ampliar por el término de dicha prórroga. Igualmente, en caso de prórroga del plazo para la suscripción del contrato, la constitución de las garantías o de la cancelación de los derechos de publicación, el proponente, deberá ampliar la garantía de seriedad por el período de la prórroga, si la vigencia inicial no cubre este nuevo término.


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Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en los presentes pliegos de condiciones y en especial la de suscribir oportunamente el contrato, contribuir a la legalización del mismo dentro del término señalado o mantener lo ofrecido en su propuesta, la garantía de seriedad se hará efectiva a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., a título de indemnización anticipada de perjuicios, pudiendo la Entidad recurrir a las demás acciones civiles y penales que puedan ser instauradas.

Si el oferente presenta la documentación exigida en este numeral, sin el lleno de los requisitos exigidos, la Entidad lo requerirá para que, dentro del término establecido para tal efecto, proceda a subsanarla.

NOTA: En la garantía de seriedad, el oferente deberá adjuntar a la misma el recibo de caja donde conste el pago de la prima.

b) Fotocopia de cédula del representante legal.

c) Certificado de Antecedentes Judiciales, de Medidas correctivas, Fiscales y Disciplinarios del Representante Legal y de la Persona Jurídica. Para la acreditación de este requisito, la persona jurídica sólo deberá acreditar los antecedentes fiscales y disciplinarios.

d) Certificación de cuenta bancaria que no supera los 90 días de expedición a la fecha de presentación

de la propuesta.

e) Copia del Registro Único Tributario RUT.

f) Certificación Parafiscales: De conformidad con lo estipulado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003, el proponente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARP-, así como de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de sus empleados a la fecha de cierre y en los seis (6) meses anteriores a la misma. La certificación deberá ser suscrita por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal, y en este deberá constar que se encuentra al día en dichos pagos de los últimos seis (06) meses en un término de expedición no superior a treinta (30) días de la fecha de presentación de la propuesta.

NOTA: El oferente deberá adjuntar la planilla única de pago del último mes, se aclara que dicha nota es condicional y el aporte de la planilla aplica para aquellos que no estén obligados a tener revisoría fiscal. A la documentación deberá anexarse copia de la tarjeta profesional, copia de la cédula de ciudadanía y el Certificado de Antecedentes Disciplinarios del Revisor fiscal con expedición no mayor a tres (3) meses a la fecha de cierre de presentación de la propuesta. CRITERIOS EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES Si la oferta es presentada por un Consorcio o una Unión Temporal, en el documento de conformación se debe indicar el nombre del consorcio o unión temporal y además el nombre de los integrantes del mismo. De acuerdo con lo establecido en el artículo 7o. de la ley 80 de 1993 en el documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal se debe:


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a. Indicar en forma expresa si su participación es a título de CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL. b. Designar la persona, que para todos los efectos representará el consorcio o la unión temporal. c. Señalar las reglas básicas que regulen las relaciones entre los miembros del consorcio o la unión temporal

y sus respectivas responsabilidades. d. En el caso de la UNIÓN TEMPORAL señalar en forma clara y precisa, los términos y extensión de la

participación en la propuesta y en su ejecución y las obligaciones y responsabilidades de cada uno en la ejecución del contrato (ACTIVIDADES), los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la Entidad contratante.

e. Señalar la duración del mismo que no deberá ser inferior a la del contrato y un (1) año más. Nota 1: En caso de unión temporal y/o consorcio, cada miembro de la misma deberá presentar de forma independiente la documentación anteriormente relacionada

FINANCIEROS El proponente deberá presentar los siguientes documentos en forma legible:

a) Estado Situación Financiera y Estado de Resultados al último ejercicio aprobado por el máximo órgano de la compañía, con corte a diciembre 31 de 2018. Nota: los documentos solicitados anteriormente deben estar firmados por el Representante Legal, contador y revisor fiscal (para las empresas que estén obligadas), así mismo deben ser comparativos, mostrar dentro de su estructura la porción corriente y no corriente del Activo y del Pasivo, además debe estar acompañados de sus respectivas notas, según el ART. 36. De la ley 222 de 1995 del Código de Comercio y el ART. 114. Del Decreto 2649 de 1993.

b) Certificado de vigencia y antecedentes disciplinarios del contador y revisor fiscal, expedido por la junta central de contadores, con fecha no mayor a noventa (90) días calendario, anteriores a la fecha de cierre del proceso.

CRITERIOS EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES Los miembros de consorcios y/o uniones temporales deberán presentar de forma independiente la anterior documentación. NOTA: NO SE ADMITIRAN BALANCES DE PRUEBA Se verificara con base en la información solicitada, presentada por el interesado, verificando que el interesado CUMPLA con los siguientes requisitos mínimos:

INDICADOR FORMULA REQUERIDO

ÍNDICE DE LIQUIDEZ ACTIVO CORRIENTE / PASIVO CORRIENTE IGUAL O SUPERIOR A 1,4

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (TOTAL PASIVO / TOTAL ACTIVO) * 100 MENOR O IGUAL A 64%

CAPITAL DE TRABAJO ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE IGUAL O SUPERIOR AL 20% DEL PRESUPUESTO OFICIAL

PATRIMONIO TOTAL ACTIVO - TOTAL PASIVO IGUAL O SUPERIOR AL 20% DEL PRESUPUESTO OFICIAL


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Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada CRITERIOS EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES En caso de consorcio o unión temporal, se determinará para cada uno de los participantes de la unión temporal y/o consorcio el indicador correspondiente, este resultado se multiplicará por el porcentaje de participación dentro de la unión temporal y/o consorcio, y posteriormente sumará aritméticamente entre todos los participantes de esta unión y/o consorcio para obtener el resultado respectivo. TÉCNICOS Para efecto de la presentación de los papeles deberá cumplir con las siguientes condiciones.

a) Carta de compromiso firmada por el representante legal, en la cual se obligue a cumplir y acatar las

condiciones técnicas de obligatorio cumplimiento establecidas del servicio o bien a contratar definidas en el presente documento.

b) Carta de compromiso donde el proponente se obligue a que dispone con los vehículos en las capacidades y trayectos definidos en anexo técnico No 2.

c) Carta de compromiso firmada por el representante legal, en la cual se obligue a cumplir y acatar las condiciones técnicas establecidos en los Acuerdos de Niveles de Servicios ANS, definidos en el anexo técnico No 3.

d) Experiencia: El proponente deberá presentar hasta cinco (5) certificaciones de contratos ejecutados, cuyo valor mínimo sea del 100% del presupuesto asignado en el presente proceso de contratación, ya sea individualmente (Una (01) sola certificación) o la sumatoria entre ellas y cuyo objeto, guarde relación con transporte de carga terrestre. Las certificaciones y/o documentación del contrato anexado deberán contener como mínimo la siguiente información:

- Nombre del contratista: Debe indicarse claramente el nombre, así como la información básica de la

persona natural o jurídica que desarrolló o ejecutó el contrato. - Nombre del contratante: Debe indicarse claramente el nombre del contratante. De igual forma la

documentación allegada debe venir suscrita por quien esté facultado para ello. - Objeto: Debe guardar relación directa con el objeto del presente proceso. - Valor del Contrato: Se debe especificar el valor del contrato, - Para efecto de Consorcio Uniones Temporales se podrá presentar la experiencia de forma conjunta.

Nota: LA ENTIDAD se reserva el derecho de realizar la verificación de la información suministrada por el oferente.

e) El proponente deberá presentar licencia de carga “vigente”, la cual será acreditada con la fotocopia de la habilitación expedida por el Ministerio de Transporte.


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Nota: En caso de consorcios o uniones temporales, todos los integrantes deberá contar con licencia de carga vigente, expedida por el Ministerio de Transporte.

CRITERIOS EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES En los casos de uniones temporales ya fueron definidos en los requisitos habilitantes. CONSOLIDADO DE CRITERIOS HABILITANTES

CRITERIO CONCEPTO / PUNTAJE

Jurídico Cumple / NO Cumple

Financiero Cumple / NO Cumple

Técnico Cumple / NO Cumple

CRITERIO DE SELECCIÓN: ECONÓMICO CALIFICACION FACTOR ECONÓMICO DE TRANSPORTE (MÁXIMO 100 PUNTOS) Los valores del suministro de transporte deben relacionarse para cada una de las rutas en el Anexo Técnico N° 2 denominado “Matriz de vehículo con y sin auxiliar” e incluyen todos los costos asociados (vehículos, insumos, mantenimientos, personal, dotación, GPS, imagen corporativa, hardware, impuestos, imprevistos, seguridad y otros) para que el objeto del presente contrato se cumpla de forma óptima en condiciones de seguridad y cumplimiento oportuno. Estos valores serán los que se facturarán y no podrán ser modificados durante la ejecución del contrato. Nota 1: Para efectos de calificación de este ítem, se evalúa que cada ruta o trayecto tenga una tarifa en la capacidad solicitada en el formato de cotización. El valor de cada tarifa no deberá superar la tarifa techo determinada en anexo de precios techo, el cual se relacionará en la publicación. Se asignará un máximo de cien puntos (100) a la menor tarifa presentada de cada ruta según su capacidad en kilogramos. Se toma el promedio de todas las calificaciones de las rutas. Fórmula = PROMEDIO DE LAS CALIFACIONES POR RUTA (MVPTU*100/VPETU) Dónde: MVPTU = Menor valor presentado Tarifa Unitaria VPETU = Valor de la propuesta evaluada Tarifa Unitaria. Ejemplo: Conforme a la fórmula planteada se presenta ejemplo de calificación, así: Tarifas presentas por los oferentes en una ruta o ciudad:


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Determinación de la menor tarifa presentada:

Calificación generada, teniendo en cuenta el Menor valor presentada de las Tarifas Unitarias; se calcula de forma proporcional las tarifas con respecto al menor valor presentado.

PROMEDIO DE TODAS LAS CALIFICACIONES


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Nota 2: En atención a la evaluación, se indica que la asignación de puntaje para este ítem, contemplará hasta (2) decimales como resultado final de la calificación. Nota 3: La oferta económica debe ser presentada en moneda colombiana y no deberá contener decimales. Nota 4: La oferta económica deberá ser entregada en medio físico y en medio magnético (Excel). Nota 5: Si sólo hay una oferta habilitada, la misma obtendrá el máximo puntaje en este factor, siempre que cumpla con los precios techo. Nota 6: Para efecto de la presentación de las ofertas de valores unitarios por trayecto y capacidad, el oferente deberá estar sujeta al anexo de precios techos definidos para el presente proceso. En el evento en que el precio ofertado supere el precio techo anteriormente referenciado, se entenderá para todos los efectos que el precio ofertado es igual al precio techo definido por la empresa y el oferente con la sola presentación de su propuesta acepta estos términos. 9. TÉRMINO DE EJECUCIÓN

El término de Ejecución será hasta el 31 de Agosto de 2020 y/o hasta el agotamiento del presupuesto asignado, lo que primero ocurra, contados a partir de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y suscripción del acta de inicio.

10. LUGAR DE EJECUCIÓN

Nivel nacional

11. ANÁLISIS DE RIESGOS

ANALISIS PRELIMINAR DE RIESGOS

CLASE DE RIESGO No. IDENTIFICACIÓN DEL

RIESGO

MEDICION ANTES DE CTROL

CONTROL (PREVENTIVO)

MEDICION DESPUES DE CTROL

TRATAMIENTO (CORRECTIVO)

¿A QUIÉN SE LE ASIGNA?

OBSERVACIONES

ALT

O MEDIO

BAJ

O

ALT

O MEDIO

BAJ

O

SERVICIOS POSTALES

NACIONALES

PROPONENTE Y/O

CONTRATISTA

COMPANIA ASEGURADOR

A Y/O GARANTIA

ADMINISTRATIVO

1 Desistimiento de la oferta o no firma el contrato

X

* Analizar la viabilidad de

solicitar póliza de seriedad/Invitación formal basado en fuentes confiables de proveedores

X * Afectar la póliza de seriedad * Iniciar proceso litigioso

X X

2 Declaratoria Desierta del proceso

X

* Definir las condiciones

mínimas a exigir conforme a la realidad del mercado y del sector (Indicadores financieros, capacidad

jurídica y requisitos técnicos)

X

* Satisfacer la necesidad a través de una contratación directa, orden de

compra/servicio o prórroga o adición. * Revisión y modificación de los aspectos

(Financieros, jurídicos, técnicos y económicos) que llevaron a la declaratoria de desierto,

para la futura invitación.

X

3 Sobrevaloración o subestimación de los precios propuestos por el contratista

X

* Analizar la viabilidad de solicitar póliza de seriedad.

* Adelantar un adecuado estudio de mercado y del sector * Señalar en los términos

de invitación como causal de rechazo

X

* Afectar la póliza de seriedad * Rechazar la oferta con precios artificiales

X X


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4

Incumplimiento de

obligaciones del marco contractual y disposiciones de la propuesta

X

* Adecuada supervisión del contrato con verificaciones periódicas.

* Estipular cláusulas de descuentos por incumplimiento * Solicitud de pólizas de

garantías

X

* Afectar las pólizas de garantías

* Aplicar los descuentos por incumplimientos pactados

X X X

JURÍDICOS - LEGALES 5

Pérdida de capacidad

jurídica para la ejecución del contrato (personas naturales y jurídicas, fallecimiento, detención, extinción y

liquidación de la persona jurídica, etc.)

X

* Incluir en la invitación formal disposiciones que permitan adjudicar al

contrato al segundo evaluado. * Invitación formal basado en fuentes confiables de

proveedores/consulta de listas restrictivas. * Indicadores Financieros

X

* Aplicar las cláusulas al segundo mejor calificado. * Suspensión, terminación o cesión del contrato.

X

FINANCIEROS 6

Insolvencia del Contratista por indebida estipulación de indicadores financieros o por aporte de información

inexacta.

X

* Incluir en la invitación formal disposiciones que permitan adjudicar al

contrato al segundo evaluado. * Invitación formal basado en fuentes confiables de

proveedores/consulta de listas restrictivas. * Indicadores Financieros conforme a la realidad del

mercado y del sector.

X

* Aplicar las cláusulas al segundo mejor calificado.

* Suspensión, terminación o cesión del contrato. * Actualización y revisión periódica de los estudios

que dan lugar a estipular los indicadores financieros y apoyo en documentos de consulta de CCE.

* Dar traslado a las autoridades administrativas y/o judiciales competentes.

* Eliminar al proveedor respectivo del directorio de la Entidad.

X X

ECONÓMICO

7 La fluctuación negativa de la moneda (TRM) o fenómenos inflacionarios.

X

* Contar con inversiones a corto plazo. * Realizar un estudio

técnico y económico del impacto del riesgo en la ecuación del contrato que permita definir las medidas

pertinentes (adición, suspensión, prórrogas, terminación del contrato, cesión del contrato.)

X

* Recurrir a la venta de la inversión o reestructuración del contrato que garantice su

viabilidad

X

8 Cambios en la normatividad legal vigente que genere una mayor carga impositiva

X

* Contar con inversiones a corto plazo. * Realizar un estudio

técnico y económico del impacto del riesgo en la ecuación del contrato que permita definir las medidas

pertinentes (adición, suspensión, prórrogas, terminación del contrato, cesión del contrato.)

X

* Recurrir a la venta de la inversión o reestructuración del contrato que garantice su

viabilidad

X

TÉCNICOS

9

Incumplimiento de la cobertura de Garantías por

defectos de fábrica o mantenimiento propios del bien o servicio adquirido.

X

* Darle el adecuado uso de los bienes allegados y

cumplir con las recomendaciones del manual de usuario (mantenimientos

preventivos y correctivos). * Estipular tanto en los términos de la invitación como en los contratos el

otorgamiento de las garantías propias del bien o servicio adquirido.

X

* Aplicar las cláusulas del incumpliendo pactadas en el contrato. * Iniciar el procedimiento

administrativo ante el órgano de vigilancia y control competente en el marco del estatuto general

del consumidor.

X

Responsabilidad solidaria del

fabricante o proveedor exclusivo

10

Obsolescencia en el mercado o programada de los bienes y/o servicios adquiridos

X

* Mantener una eficaz comunicación entre el supervisor, el proveedor y fabricante.

* Estipular cláusulas contractuales que contemple la viabilidad del reemplazo de los bienes o

servicios por iguales o mejores características técnicas.

X

* Afectar las pólizas de

garantías otorgadas. * Contar con disponibilidad presupuestal para los imprevistos del contrato.

X X X

11 Siniestros X

*El proveedor debe

garantizar el mantenimiento de los vehículos. *Acompañamiento con

esquemas de seguridad. *monitorea de las valores declarados a transportar. *identificación de rutas

críticas (orden público, dificl acceso),

X

*check una vez a la semana aleatorio a los

vehículos verificando su estado. *revisión documental que garantice el estado de los

vehículo. *identificar rutas que transporten valores declarado altos , con la

finalidad de robustecer los esquemas de seguridad

x x x

FUERZA MAYOR 11

Circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o imprevisibles que lleven a la

paralización del contrato

X

* Contar con una adecuada planeación de

las necesidades a satisfacer (mantener un stock mínimo de insumos requeridos).

* Herramientas tecnológicas que permitan mantener, conservar y/o recuperar la información.

X * Suspensión, terminación o cesión del contrato.

* Restauración de Back up

X X X


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12. ESTUDIO DE MERCADO Y ANÁLISIS DEL SECTOR

El estudio de mercado fue realizado según el acuerdo 05 de 2019 , se solicitó cotizaciones a más de diecisiete (17) oferentes, de las cuales se recibieron tres (3) COTIZACIONES de los proveedores. TRANSPORTES SELL, CORDIANDINA y EMPRENDEDORES LOGISTIKOS, adicional se tomó como referencia el valor histórico de acuerdo con el consumo generado en los últimos tres meses, a este valor histórico se le incremento el porcentaje correspondiente al IPC del 3,8%. Para efectos de la estimación del presupuesto, se tomo como referencia el menor valor por cada ruta y capacidad en el comparativo entre las cotizaciónes y el valor histórico con la indexación del incremento del 3,8% correspondiente al IPC 2020. El valor proyectado para el termino de ejecución corresponde a la suma de MIL NOVECIENTOS SIETE MILLONES DIECIOCHO MIL OCHOCIENTOS SESENTA Y OCHO PESOS M/CTE ($1.907.018.868), de acuerdo con la siguiente fórmula: CALCULO PARA OPERACION LUNES A SABADO: =(valor unitario por ciudad y capacidad x cantidad de días en operación) CALCULO PARA OPERACION DOMINGOS A FESTIVOS: =(valor unitario por ciudad y capacidad x cantidad de días en operación) El valor Unitario del vehículo por capacidad para proyectar el valor fue el menor precio resultado de las cotizaciones y el histórico incrementado con el IPC. En atención a lo anterior y en vista de la necesidad se estableció un presupuesto por MIL NOVECIENTOS SIETE MILLONES DIECIOCHO MIL OCHOCIENTOS SESENTA Y OCHO DE PESOS M/CTE $ 1.907.018.868, proyectado por el tiempo de ejecución , se recomienda expedir un certificado de disponibilidad presupuestal por dicho valor. 13. GARANTÍAS

De conformidad al acuerdo 05 de 2019, que para efectos de la expedición de garantías serán admisibles una de las siguientes tipos de garantías:

• Póliza de seguro expedida a favor de entidades públicas con régimen privado de contratación que identifique como único beneficiario a Servicios Postales Nacionales S.A.

• Garantías bancarias: para tal efecto deberá allegar constancia emitida por una entidad bancaria autorizada por la Superfinanciera que ampare las vigencias y el valor asegura según lo exigido para el presente proceso, para la cual en dicho documento se deberá identificar el objeto, la vigencia, el amparo, el valor asegurado y el número del contrato.

• Fiducia mercantil en garantías: para tal efecto deberá allegar constancia emitida por una entidad autorizada por la Superfinanciera que ampare las vigencias y el valor asegura según lo exigido para el


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presente proceso, para la cual en dicho documento se deberá identificar el objeto, la vigencia, el amparo, el valor asegurado y el número del contrato.

No obstante, lo anterior el contratista dentro de los cinco días hábiles siguientes a la suscripción del contrato deberá expedir el amparo contractual teniendo en cuenta los amparos y su cobertura que se indican a continuación. En la cual consten los siguientes amparos:

1. Cumplimiento, en cuantía equivalente al veinte (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de este y seis (6) meses más contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. 2. Calidad del servicio, en cuantía equivalente al veinte (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de este y seis (6) meses más contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. 3. Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Laborales: en cuantía equivalente al cinco (5%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de este y tres (3) años más, contados a partir de la suscripción del contrato.

4. Responsabilidad Civil Extracontractual, en cuantía equivalente al veinte (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de este: en la cual cuente con los siguientes amparos como mínimo: daños patrimoniales y extrapatrimoniales sin sub limites, responsabilidad civil patronal sin sub limites, vehículos propios y no propios sin sublímites y bienes bajo cuidado tenencia y control. 5. Póliza General de Transporte, debe amparar los riesgos de pérdida o de daño a los bienes transportados bajo el desarrollo del objeto del contrato, es decir amparar todas las soluciones tecnológicas, tales como: celulares, modem, simcard, Tablet, pc escritorio, portátil y otros equivalentes, incluyendo cobertura completa y huelga. El valor asegurado por despacho o viaje corresponde a la suma de DOSCIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($200.000.000), con una vigencia igual a la de este contrato. Será obligación del contratista prorrogar su término hasta finalizar la ejecución del contrato, cuyo tomador será el contratista. Es responsabilidad del transportista cumplir con los requisitos y exigencias que estipule la aseguradora en el contrato de seguro de transportes.

Parágrafo primero: Si EL CONTRATISTA se negare a prorrogar las garantías o a reponer el valor cuando este sea afectado, LA ENTIDAD dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer el pago de suma alguna en favor del CONTRATISTA.

Parágrafo segundo: En todo caso las garantías se mantendrán vigentes hasta la liquidación del contrato, ajustándose a los límites, existencia, y extensión del riesgo amparado.

Parágrafo tercero: La reposición del valor asegurado no disminuirá por cada evento que reclame Servicios Postales Nacionales S.A. Parágrafo cuarto: La constitución de la presente póliza no exime de responsabilidad al contratista de las pérdidas, averías, expoliciones o detrimento patrimonial derivado de las actuaciones de sus trabajadores.


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Parágrafo quinto: Para todas y cada una de las garantías requeridas, el oferente deberá adjuntar a la misma el recibo original donde conste el pago de la prima. No es válido que se certifique que las pólizas no vencerán por falta de pago, porque contraviene lo estipulado en el artículo 1068 del código de comercio.

14. INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN

Gerente de Supervisor de Operaciones de Servicios Postales Nacionales S.A o quien haga sus veces o quien el Ordenador del gasto designe.

15. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Certificado de disponibilidad presupuestal No 2741 del 26 de Febrero de 2020 por valor de MIL NOVECIENTOS SIETE MILLONES DIECIOCHO MIL OCHOCIENTOS SESENTA Y OCHO PESOS M/CTE ($1.907.018.868). 16. FORMA DE PAGO

El pago se efectuará en mensualidades vencidas a los sesenta (60) días calendario siguientes a la correcta presentación de la factura, adjuntando los siguientes documentos: a) Constancia suscrita por el supervisor del contrato, en la que se señale que EL CONTRATISTA cumplió a satisfacción de la ENTIDAD, con las obligaciones pactadas. b) La certificación expedida por el Revisor Fiscal o representante Legal, que acredite que EL CONTRATISTA se encuentra a paz y salvo por concepto de pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social y de los Aportes Parafiscales a que haya lugar de los empleados a su cargo, de acuerdo con lo señalado en la Ley 789 de 2002. c) Planilla de pago de parafiscales d) Certificación bancaria no mayor a 90 días. e) Informe de Supervisión. f) Certificación y Control de Ejecución Presupuestal. El cálculo para generar el valor mensual a pagar será de acuerdo con el valor de cada ruta y capacidad por la cantidad de días laborados. PARÁGRAFO 1 - En el evento de presentarse motivos que llegaren a generar gastos directos e indirectos en el transcurso de la ejecución del presente contrato y que no estén previstos en los documentos que forman parte integral del acuerdo negocial o en el contrato mismo, EL CONTRATISTA deberá informar y justificar detalladamente por escrito y de manera inmediata al supervisor del contrato los hechos sobrevinientes e imprevisibles que puedan ocasionar dichos gastos. Una vez se valide por parte del supervisor del contrato las circunstancias imprevisibles o sobrevinientes, y que las mismas dan lugar a un mayor valor en la ejecución del contrato a cargo de una de las partes solicitará al ORDENADOR DEL GASTO la respectiva modificación contractual, generándose los trámites administrativos y presupuestales a que haya lugar. PARÁGRAFO 2 – EL CONTRATISTA no podrá adelantar actividad alguna que implique mayores gastos directos e indirectos hasta que se perfeccione la respectiva modificación contractual y esta cuente con su respectivo registro presupuestal.


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17. OBLIGACIONES DE LAS PARTES OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA 1. Cumplir con las ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO A CONTRATAR, establecidas en el estudio

previo. 2. Cumplir con el objeto contractual, obligaciones y demás condiciones, términos y estipulaciones del

contrato. 3. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y trabamientos. 4. Entregar los elementos requeridos de acuerdo con lo estipulado en el contrato y los que le solicite el

supervisor para el control y supervisión en el desarrollo y ejecución del contrato. 5. Atender de manera oportuna las recomendaciones y solicitudes del supervisor, quien velará por el

cumplimiento de las obligaciones aquí establecidas. 6. Cumplir a cabalidad, todos los ofrecimientos, condiciones y términos de la propuesta presentada. 7. Mantener los precios ofrecidos en la propuesta durante el término de ejecución del contrato y sus prórrogas

y/o adiciones si a ello hubiere lugar. 8. Constituir oportunamente las garantías exigidas en el presente contrato. 9. Mantener vigentes las pólizas que amparen el cumplimiento y calidad del objeto del contrato. 10. Radicar oportunamente la factura en las fechas y horarios estipulados por la Entidad, asumiendo las

responsabilidades de todas las actividades relativas a la ejecución de las obligaciones establecidas en el contrato.

11. Garantizar que no revelará durante la vigencia de este contrato o dentro de los dos (2) años siguientes a su expiración, información confidencial o de propiedad del contratante sin el previo consentimiento por escrito de este último.

12. Las demás obligaciones que se deriven del presente contrato. 18. OBLIGACIONES ESPECIFICACIONES DEL CONTRATISTA

1. Asistir a los comités y/o reuniones que se requiera y/o con la periodicidad que defina Servicios Postales

Nacionales S.A, presentando los informes requeridos. 2. Contar con la documentación correspondiente, tales como: SOAT, licencia de tránsito y certificado de

Tecno mecánica al día de todos los vehículos y motocicletas, de conformidad a la normatividad vigente. 3. Asumir lo correspondiente a seguros, pólizas, garantías y gastos administrativos, incluyendo el de

desplazamiento de personal. 4. Atender las indicaciones, recomendaciones y solicitudes de información emitidas por el supervisor del

contrato designado por Servicios Postales Nacionales S.A durante la ejecución del contrato de conformidad con el objeto y las especificaciones técnicas contratadas.

5. Brindar soporte vía telefónica o por correo electrónico, con el fin de atender los requerimientos presentados durante la ejecución del contrato, en un término no mayor a dos (02) horas a partir de presentada la solicitud.

6. Remplazar por otro vehículo de igual o mayor capacidad, en un tiempo no mayor de cuatro (04) horas en el caso de servicio urbano y para rutas nacionales ocho (08) horas, en el evento que alguno de los vehículos presente fallas, inmovilización o siniestros; así mismo, el conductor y/o auxiliar no deberá abandonar el vehículo en ningún momento.

7. Reportar a Servicios Postales Nacionales S.A., las novedades presentadas lo cual deberá quedar registrado en la documentación correspondiente.


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8. Elaborar y presentar los informes según lo requiera Servicios Postales Nacionales S.A. a partir de la solicitud, el proponente tendrá como máximo un plazo de dos (02) días hábiles para la entrega del informe solicitados.

9. Cumplir con el plazo y con los servicios contratados de acuerdo con la propuesta comercial la cual hace parte integral del contrato.

10. Mantener el valor de las tarifas unitarias ofrecidas durante la vigencia del contrato, sus adicciones y prórrogas.

11. Asignación de celulares a sus distribuidores para soportar el aplicativo de trazabilidad en tiempo real, para la liquidación y gestión de los envíos en distribución.

12. Garantizar que todo el personal que emplee para el desarrollo del objeto contractual estará bajo su responsabilidad.

13. Asumir la responsabilidad que derive del incumplimiento de los ANS del cliente generando penalización a 4-72, el CONTRATISTA asumirá el costo asignado como penalizable a 4-72 si la responsabilidad de dichos envíos fueron responsabilidad de gestión del CONTRATISTA:

14. Asistir a las reuniones que sean convocadas, para revisar el estado de ejecución del contrato, el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista o cualquier aspecto técnico referente al mismo.

19. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE

1. Pagar al CONTRATISTA el valor del contrato dentro del término y condiciones pactadas, previa

certificación de cumplimiento expedida por el supervisor de este. 2. Supervisar que el CONTRATISTA cumpla con el objeto y obligaciones del contrato dentro del término de

ejecución. 3. Suministrar de manera oportuna al CONTRATISTA la información requerida para el adecuado

cumplimiento de sus obligaciones. 4. Convocar a las reuniones a que haya lugar para el desarrollo de las actividades inherentes al objeto del

contrato. 5. Expedir las certificaciones a que haya lugar. 6. Liquidar el contrato en el término establecido en el contrato y en la ley. 7. Las demás que se desprendan en desarrollo del contrato.

20. CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD

Las partes se obligan a mantener confidencialidad respecto de toda información que a partir de la fecha reciben los empleados, personal vinculado o asesores de cada una de ellas, de manera directa o indirecta en forma verbal o escrita, gráfica, en medio magnético o bajo cualquier otra forma. En consecuencia, EL CONTRATISTA deben adoptar las medidas necesarias para que la información no llegue a manos de terceros en ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para ningún objeto diferente al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento. 21. CLÁUSULA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

En caso de que EL CONTRATISTA tenga la condición de encargado del tratamiento, de conformidad con el artículo 3 literal d) de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2013, , en adelante LEPD, en la medida que el objeto del contrato pueda implicar el tratamiento de datos personales a cargo de SERVICIOS POSTALES


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NACIONALES S.A. por parte de El CONTRATISTA, éste último se obliga y compromete, con base al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, a una serie de aspectos identificados a continuación:

1. EL CONTRATISTA se compromete y obliga a guardar secreto de todos los datos personales que conozca y a los que tenga acceso en virtud del presente contrato.

2. Custodiará e impedirá el acceso a los datos personales a cualquier usuario no autorizado o persona ajena a su organización. Las anteriores obligaciones se extienden en cualquier fase del tratamiento que de esos datos pudiera realizarse y subsistirán aún después de terminados los mismos.

EL CONTRATISTA únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones que reciba expresamente de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., y no los destinará, aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en el presente contrato. Así mismo, se compromete a no revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar los bases de datos o datos contenidos en ellos, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a otras personas; salvo que previa indicación expresa de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., comunique los datos a un Tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un servicio. EL CONTRATISTA manifiesta conocer las obligaciones derivadas la ley de protección de datos personales. Así mismo, garantiza el mantenimiento de las medidas de Seguridad; así como cualesquiera otras que le fueren impuestas por parte de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., de índole técnica y organizativa, necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal. SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., previa solicitud, podrá facilitar un extracto de las medidas de seguridad que el contratista debe acatar en cumplimiento de las obligaciones descritas en esta cláusula. Finalizada la prestación del servicio contratado, los datos personales serán destruidos o devueltos a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. No procederá la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de los mismos garantizando a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. dicha conservación. El contratista podrá conservar, debidamente bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. En cualquier caso, el contratista comunicará a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. cualquier incidencia que se produzca en ejecución del presente contrato, que pueda afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, dentro del plazo de dos (2) días hábiles contados a partir desde la fecha en que se hubiese producido la incidencia o hubiese tenido conocimiento de la misma, para que se adopten las medidas correctivas de forma oportuna. Del mismo modo, el contratista pondrá en conocimiento del personal a su servicio las obligaciones indicadas en la presente cláusula, cerciorándose, mediante la adopción de las medidas. 20. ANEXOS

• Solicitud Cotizaciones de mercado

• Respuesta cotización

• Anexo No 1 dotaciones.

• Anexo No 2 matriz de vehículos con o sin auxiliar.

• Anexo No 3 matriz de ANS.

• Anexo No 4 Estudio de mercado.

• Anexo No 5 precios techo.

• Solicitud de Disponibilidad presupuestal.

• Certificado de Disponibilidad presupuestal.


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21. FIRMAS

ORIGINAL DEBIDAMENTE FIRMADO ORIGINAL DEBIDAMENTE FIRMADO ALEJANDRO LARA BUITRAGO MARIO FERNANDO ALVAREZ ROJAS Vicepresidente de Operaciones E Gerente Operación Proyectos

Visto Bueno de: Quien revisó condiciones jurídicas: _________________________________________ Quien revisó condiciones financieras: _______________________________________ Quien revisó condiciones técnicas: _________________________________________ Quien revisó condiciones económicas: _______________________________________

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