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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC

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SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

SIC

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Grupo Gestión Documental

2019

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I. Contenido

1. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN –SIC ....................................................................... 4

1.1 Introducción .......................................................................................................................................................... 4

1.2 Objetivo ................................................................................................................................................................. 4

1.3 Alcance ................................................................................................................................................................. 5

1.4 Términos y Definiciones ..................................................................................................................................... 5

1.5 Metodología ....................................................................................................................................................... 10

2. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL .................................................................................11

2.1 Introducción ........................................................................................................................................................ 11

2.2 Objetivo ............................................................................................................................................................... 11

2.3 Alcance ............................................................................................................................................................... 11

2.4 Metodología ....................................................................................................................................................... 11

2.4.1 Programa de Capacitación, Sensibilización y reinducción ...................................................... 12

2.4.1.1 Objetivo .......................................................................................................................... 12

2.4.1.2 Alcance ............................................................................................................................. 12

2.4.1.3 Problemas a solucionar .................................................................................................. 12

2.4.1.4 Actividades ....................................................................................................................... 12

2.4.2 Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas ............................................................................................................................................... 14

2.4.2.1 Objetivo .......................................................................................................................... 14

2.4.2.2 Alcance........................................................................................................................... 14

2.4.2.3 Mantenimiento de los archivos ................................................................................... 14

2.4.2.4 Limpieza de las Áreas de Archivo ............................................................................. 14

2.4.3 Programa de Saneamiento Ambiental: desinfección, desratización y desinsectación .........15

2.4.3.1. Desinfección ..................................................................................................................... 15

2.4.3.2. Desratización ................................................................................................................... 16

2.4.3.3 Desinsectación .................................................................................................................. 16

2.4.4 Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales ........................................... 18

2.4.4.1 Objetivo ............................................................................................................................. 18

2.4.4.2 Alcance............................................................................................................................... 18

2.4.4.3 Problemas a solucionar ................................................................................................... 18

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2.4.4.4 Actividades .................................................................................................................... 18

2.4.5 Programa de Prevención y Atención de Desastres .................................................................19

2.4.5.1 Objetivo ............................................................................................................................................................ 19

2.4.5.2 Alcance ............................................................................................................................................................. 19

2.4.5.3 Problemas a solucionar ................................................................................................................................. 20

2.4.5.4 Actividades ........................................................................................................................................................ 20

2.4.5.5 Identificación y Valoración del Panorama de Riesgos ............................................................................... 20

2.4.5.6 Aspectos a considerar ................................................................................................................................... 20

2.4.6 Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento .............................................................. 22

2.4.6.1 Objetivo .......................................................................................................................... 22

2.4.6.2 Alcance........................................................................................................................... 22

2.4.6.3 Problemas a solucionar ............................................................................................... 22

2.4.6.4 Actividades .................................................................................................................... 23

2.4.6.5 Control y Seguimiento ................................................................................................. 26

2.5 RIESGOS ASOCIADOS AL PLAN ................................................................................................................. 30

2.6 IMPLEMENTACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL ............ 31

2.7 ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE CONSERVACIÓN ................................................................................. 31

3 ANEXOS ..........................................................................................................................................32

Diagnóstico Integral de Archivos ................................................................................................................................ 32

Formatos implementación SIC .................................................................................................................................... 32

4 RELACIÓN DE FORMATOS ...........................................................................................................32

5 CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................32

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1. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN –SIC

1.1 Introducción

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, dando cumplimiento a lo normado por el

Archivo General de la Nación, Ley 594 de 2000. Artículo 46. Conservación de documentos. “Los

archivos de la administración pública deberán implementar un sistema integrado de

conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos” y el Acuerdo 06 de

2014 “La implementación del Sistema Integrado de Conservación, tiene como finalidad

garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente

del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad,

integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la

documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su periodo de

vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.”

El Sistema Integrado de Conservación del ICBF, se fundamenta en el diagnóstico integral de los

archivos de gestión y central de la Entidad, alineado con lo conceptuado en el Programa de

Gestión Documental, entendiendo éste como el instrumento archivístico que formula y

documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo de los procesos archivísticos

encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación

producida y recibida por la Entidad, desde su producción hasta su destino final, con el objeto de

facilitar su manejo y conservación y el Plan Institucional de Archivos PINAR, el cual se

encuentra articulado con el Plan Estratégico de la Entidad.

Por lo anterior, se hace necesario la implementación de esta herramienta que junto el Programa

de Gestión Documental (PGD), busca fortalecer los procedimientos ya establecidos para el

manejo y custodia de la información que produce y recibe la Entidad y que hace parte del

patrimonio documental de la Nación.

El SIC se encuentra compuesto por dos componentes que sustentan su implementación: Plan

de Conservación documental y programas de conservación preventiva y el Plan de Preservación

Digital a Largo Plazo.

1.2 Objetivo

Establecer mecanismos que propendan la preservación y conservación de la documentación,

que hacen parte de la memoria histórica del ICBF y que se constituyen en patrimonio

documental de la Nación, independiente del medio o tecnología en la cual se hayan generado,

manteniendo los atributos de unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad,

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fiabilidad, accesibilidad de la información, garantizando la permanencia de los documentos bajo

el concepto de archivo total.

1.3 Alcance

El Sistema Integrado de Conservación – SIC, aplica para toda la documentación producida y

recibida por las diferentes dependencias del ICBF, en razón a las funciones asignadas. De igual

forma, será aplicado en los archivos de gestión, central e Histórico de la Entidad.

1.4 Términos y Definiciones

Acervo documental: conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor

sustantivo, histórico o cultural.

Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso

de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a

la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo central: Unidad Administrativa donde se agrupan documentos transferidos o

trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva una vez finalizado su

trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los

particulares, en general.

Archivo de gestión: es aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de

solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las

mismas dependencias u otras que las soliciten.

Archivo histórico: archivo conformado por los documentos que deben conservarse

permanentemente, dado su valor como fuente para la investigación, la ciencia y la cultura.

Archivo total: concepto que integra en la gestión documental de una administración a través

del ciclo de vida de los documentos.

Asistencia técnica: prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del

quehacer archivístico.

Biodeterioro: deterioro de material documental por acción vital de los diferentes agentes

biológicos, con pérdida de las propiedades físicas y mecánicas del soporte.

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Carpeta: cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

Catástrofe: suceso fatídico que altera el orden regular de las cosas. La catástrofe puede ser

natural, como un tsunami, una sequía o una inundación, o provocada por el hombre, como una

guerra.

Conservación de documentos: conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para

asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación preventiva de documentos: conjunto de estrategias y medidas de orden

técnico, político y administrativo, orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los

documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

Consulta de documentos: derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y

de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de

archivo y a obtener copia de los mismos.

Copia: reproducción exacta de un documento.

Custodia de documentos: responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución

archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la

titularidad de los mismos.

Datalogger: dispositivo electrónico que registra datos en el tiempo o en relación a la ubicación

por medio de instrumentos y sensores propios o conectados externamente.

Depósito de archivo: espacio destinado a la conservación de los documentos en una

institución archivística.

Depuración: operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de

los que no lo tienen.

Deshumidificador: aparato que reduce la humedad ambiental.

Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

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Disposición final de documentos: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier

etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de

valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o

reproducción.

Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad

en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor

científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

Documento histórico: documento único que, por su significado jurídico, autográfico o por sus

rasgos externos y su valor permanente para la dirección del estado, la soberanía nacional, las

relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en

parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país.

Eliminación: destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico,

legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la

ciencia y la tecnología.

Encuadernación: cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de libro.

Estante: mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas

unidades de conservación.

Expediente: conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo

trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidades administrativas,

vinculadas y relacionadas entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que

fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

Gestión de documentos: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al

eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por

una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta,

conservación y utilización.

Integridad física del documento: todo tipo de tratamiento en cualquiera de los niveles de

intervención debe responder al respeto de las calidades y cualidades materiales, estructurales y

plásticas del documento (este último en el plano físico). No obstante, toda intervención

ejecutada, implica, en mayor o menor grado, modificación de las calidades y cualidades físicas y

tecnológicas. Por ello, es indispensable realizar un cuidadoso análisis de los materiales,

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garantizando permanencia, perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y posibilidad de futuros

tratamientos.

Migración: cambio a nuevos formatos/plataformas (hardware y software) o nuevos medios.

Monitoreo: acción permanente de seguimiento de un determinado factor de deterioro con el fin

de conocer su comportamiento y definir estrategias de control.

Preservación a largo plazo: conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su

medio o forma de registro o almacenamiento.

Normalización: someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o

criterio dado.

Organización de archivos: conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya finalidad es

la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales

para revelar su contenido.

Organización de documentos: proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un

conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.

Original: documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

Producción documental: recepción o generación de documentos en una unidad administrativa

en cumplimiento de sus funciones.

Preservación digital: conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas que

tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el

acceso de la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los

mismos por el tiempo que se considere necesario.

Preservación a largo plazo: conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su

medio y forma de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento

electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.

Programa de Gestión Documental (PGD): conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida

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por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y

conservación.

Reprografía: conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fototécnica y la

policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el microfilm.

Restauración: restitución de los valores estéticos del material documental, siendo por ello una

acción optativa para el tratamiento de obras específicas que requieran una intervención de este

tipo.

Retención de documentos: plazo en términos de tiempo en que los documentos deben

permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de

retención documental.

Sistema Integrado de Conservación: conjunto de estrategias y procesos de conservación que

aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y

funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

Tabla de retención documental (TRD): listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de

los documentos.

Tipo documental: unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con

diagramación, formato y contenidos distintivos que sirven como elementos para clasificarla,

describirla y asignarle categoría diplomática.

Transferencias documentales: remisión de los documentos del archivo de gestión al central y

de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.

Unidad documental: unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo, formando

unidades simples o por documentos de diferentes tipos, formando un expediente (unidad

documental compleja).

Valor primario: el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al

iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en

el asunto.

Valor secundario: el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una

vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan

permanentemente.

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1.5 Metodología

Para el levantamiento del SIC, fue necesario realizar el Diagnóstico Integral de Archivos de la

Entidad, con el propósito de identificar el estado real de la documentación, evaluar las

condiciones de conservación y determinar prioridades y necesidades.

De igual forma, el Sistema Integrado de Conservación se encuentra alineado con el Programa

de Gestión Documental, el Plan Institucional de Archivos, el mapa de riesgo de la Entidad,

donde se evaluaron los riesgos en los que se encuentran expuestos los archivos; los Planes de

Mejoramiento Archivístico, con el fin de implementar estrategias que permitan el correcto

manejo de la documentación y el FURAG, herramienta que permite conocer el estado actual de

la implementación de la política archivística en el Instituto.

Los archivos del ICBF se encuentran expuestos a diferentes riesgos, como pérdida de

información por la variedad de climas donde se están ubicados los depósitos de archivo, tales

como:

• Ambientales: hacen referencia a todos aquellos factores de tipo medio-ambiental

(temperatura, humedad relativa, luz, contaminantes atmosféricos y polvo), lo cual puede

ocasionar pérdida de información por el debilitamiento y pulverización de los soportes,

manchas, fragilidad, pérdida de resistencia estructural, acumulación de suciedad, entre

otros.

• Biológicos: se refiere a la presencia de agentes que producen alteraciones en los

documentos y se encuentran constituidos por (microrganismos, insectos y roedores), que

degradan y alteran los soportes, ocasionando debilitamiento estructural del papel, manchas

de diferentes decoloraciones, debilitamiento en la estructura del papel, entre otros.

• Antropogénicos: este tipo de contaminación es producida por la actividad humana, durante

la organización, ineficientes medios de agrupación (ganchos de cosedora, clips, ganchos

legadores, bandas elásticas, entre otros), manipulación inadecuada que ocasionando daños

tipo físico-mecánico (rasgaduras, dobleces, deformaciones, fragmentación, abrasiones,

inscripciones, entre otros), incorrecta colocación en los depósitos de archivo, vandalismo

realizado por personas sin escrúpulos, que evidencia la ausencia de programas de

mantenimiento.

• Desastres naturales: incendios, terremotos e inundaciones

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El Sistema Integrado de Conservación del ICBF, está conformado por el Plan de conservación

Documental y dentro de éste se definirán las actividades que se deben desarrollar para su

ejecución de acuerdo con los seis programas de conservación preventiva y el Plan de

Preservación a Largo Plazo, acorde con lo planteado en el Acuerdo 06 de 2014. Para el

presente documento se desarrolló el Plan de Conservación Documental.

2. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

2.1 Introducción

Este Plan tiene como finalidad formular e implementar acciones que permitan la correcta

conservación de los documentos que son producidos y/o recibidos por el ICBF y para aquella

documentación que se encuentra en los archivos de gestión, central o histórico de la Entidad,

previniendo posibles riesgos de deterioro o pérdida de la información.

Por lo anterior, se tomó como referencia el diagnóstico integral de los archivos de la Entidad,

donde se identificó el estado de los depósitos de archivo, mobiliario, volumetría documental que

pueda verse afectada por agentes contaminantes interno o externos, aplicación de herramientas

archivísticas que permitan la identificación de documentos que pueden ser objeto de selección,

eliminación o conservación, responsables de la custodia y manejo de los archivos, calidad e

integridad de las unidades de conservación, entre otros.

2.2 Objetivo

Implementar el Plan de Conservación documental, con el fin de garantizar la permanencia de los

documentos dentro del ciclo de vida, propendiendo por su autenticidad, integridad,

inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través del tiempo.

2.3 Alcance

El Plan de Conservación está orientado a los archivos de gestión, central e histórico y a los

colaboradores de la Entidad, por cuanto son responsables del buen uso de la documentación

producida, recibida y tramitada en razón a las funciones asignadas a las diferentes áreas.

2.4 Metodología

Para el desarrollo y aplicación del Plan de Conservación de la Entidad, se tuvieron en cuenta

los siguientes componentes: recursos, responsables, actividades propias del Plan, evidencias,

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entre otros. Este programa está compuesto por los programas de conservación preventiva, que

se describen a continuación:

2.4.1 Programa de Capacitación, Sensibilización y reinducción

2.4.1.1 Objetivo Capacitar y sensibilizar a los colaboradores del ICBF, en temas relacionados con la conservación y preservación de la documentación que genera la Entidad, estas temáticas deben ser incluidas en la inducción y reinducción del Instituto, una vez aprobado el SIC por el Comité de Gestión y Desempeño.

2.4.1.2 Alcance

El programa de capacitación y sensibilización se encuentra dirigido a todos los colaboradores del ICBF.

2.4.1.3 Problemas a solucionar

✓ Falta de valoración de los archivos como parte de la continuidad del negocio y fuente de información.

✓ Incorrecta manipulación de los documentos que se generan y que hacen parte de la memoria institucional.

✓ Poco conocimiento en temas relacionados con la conservación de los documentos, independiente del medio o soporte en que se encuentren registrados.

2.4.1.4 Actividades

✓ El Grupo de Gestión Documental realizará cronograma de las capacitaciones y sensibilización que se llevarán a cabo en el transcurso del año, las cuales harán parte del PIC de la Entidad.

✓ Sensibilizar a los colaboradores del ICBF en:

- Medidas preventivas y cuidado de la salud en el trabajo en archivos (bioseguridad) - Manipulación adecuada de la documentación y las unidades de conservación - Identificación, manipulación y separación de documentos afectados por los agentes

de biodeterioro. - Limpieza de áreas, mobiliario y documentos - Manejo de extintores y sistemas de alarma - Atención de emergencias que involucren material documental - Búsqueda y rescate de material documental

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- Manejo de residuos generados por daño al material documental, de acuerdo a los procedimientos definidos por la Entidad.

✓ Capacitar a los colaboradores en temas relacionados con:

- Aplicación de Tablas de Retención Documental - Descripción Documental - Sistema Integrado de Conservación: Importancia y Aplicación - Tabla de Valoración Documental - ORFEO - Transferencias Documentales

✓ El Grupo de Gestión Documental hará reinducción cuando se presente algún cambio

de los instrumentos archivísticos o de los programas implementados por el área o cuando se detecte que los colaboradores no están familiarizados con los procesos y procedimientos de gestión documental. Cada vez que se realice sensibilización, capacitación o reinducción, se deben diligenciar todos los formatos que para tal fin ha implementado la Dirección de Gestión Humana.

✓ Para las actividades de sensibilización relacionadas con manejo de residuos se coordinará con el Eje Ambiental.

Tabla 1. Programa de Capacitación, Sensibilización y reinducción

Componentes del Programa Cronograma

Recursos Humanos,

Técnicos, Logísticos y

Financieros

Frecuencia

Responsables

Capacitación, Sensibilización

y Reinducción

El cronograma se establecerá

en cada vigencia

Recursos Humanos:

Profesional con experiencia

en conservación de

documentos

Recursos Logísticos:

cronograma de actividades.

Instalaciones con los

recursos técnicos necesarios

para llevar a cabo la

actividad.

Recursos Financieros:

Anexo

Frecuencia: trimestral o

cuando se presente la

necesidad

Grupo de Gestión

Documental y Dirección de

Gestión Humana

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2.4.2 Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas

2.4.2.1 Objetivo Prevenir la ocurrencia de un deterioro sobre los documentos por causa de detrimento en la infraestructura, como grietas estructurales en los muros del inmueble, mobiliario en mal estado, insuficiente o inadecuado, entre otros.

2.4.2.2 Alcance El programa está dirigido a todos los espacios donde se conserven y custodien los archivos de la Entidad (archivos centrales, de gestión e histórico).

2.4.2.3 Mantenimiento de los archivos

Para el correcto mantenimiento e identificación de puntos críticos, se debe contar con un plano de los archivos centrales de la Entidad.

2.4.2.4 Limpieza de las Áreas de Archivo La limpieza de las áreas de archivo se deberá realizar constantemente, con el fin de evitar cúmulos de polvo que puedan ser perjudiciales para la salud y para los archivos, siguiendo las normas establecidas por el Archivo General de la Nación: Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de documentos de archivo de 2010, Instructivo AAD. Esta actividad será ejecutada por la empresa que en su momento contrate la Entidad, para la limpieza y mantenimiento de las áreas y depósitos de archivo, en coordinación con el Grupo Administrativo o de Gestión de Soporte en las Regionales y la Dirección Administrativa en la Dirección General. Para la limpieza del mobiliario de archivo, se deben utilizar los implementos que se relacionan a continuación:

- Bayetilla de algodón blanco - Agua-alcohol 50:50 en aspersión (no se debe utilizar sobre los documentos) - Trapero humedecido con pequeñas cantidades de varsol (este solvente debe estar en

su envase original con su respectivo etiquetado, es de rápida evaporación y su emanación no afecta la documentación ni la salud)

- Aspiradora para las partes externas de la estantería y la documentación, evitando el roce y abrasión en los documentos)

- Elementos para protección personal: overol, cofia, gafas, guantes de vitrilo, tapabocas

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Tabla 2. Programa de Inspección y Mantenimiento

Componentes del Programa Actividad

Recursos Humanos,


Financieros

Frecuencia

Responsables

Inspección y Mantenimiento

Realizar control y monitoreo

de las áreas donde se

conservan y custodian los

archivos, con el fin de

detectar fallas estructurales,

mobiliario insuficiente o en

malas condiciones, posible

deterioro en unidades de

conservación

Recursos Humanos:

personal de las áreas

responsables para la revisión

de espacios.


Dotación de guantes,

tapabocas y batas.


Anexo

Frecuencia: semestral

Grupo de Gestión

Documental y Grupo de

Infraestructura

2.4.3 Programa de Saneamiento Ambiental: desinfección, desratización y desinsectación

Para el desarrollo de este Programa se debe tener en cuenta lo estipulado en el Decreto 1843 de 1991, sobre uso y manejo de plaguicidas.

2.4.3.1. Desinfección

Para la desinfección de las áreas y depósitos de archivo, se debe contar con el equipo mínimo que incluye:

- Bactericidas, fungicidas y viricidas con formulación de sales mejoradas de amonio de perla seca, la aplicación se debe realizar por aspersión (2 gramos por litro de agua, la fumigación debe ser ejecutada por personal experto en esta labor, una vez por semestre).

- Lonas, traperos, esponjas absorbentes, bolsas de basura, productos desinfectantes, entre otros.

Limpieza de la documentación:

- Se debe realizar cerca de una venta o en un lugar aireado. - Se debe contar un una mesa lisa, aspiradora, brocha de cerdas finas, bayetilla de

color blanco, guantes y tapabocas. - Limpieza con borrador miga de pan: aplica para documentos resistentes a este

proceso, coloque como soporte la mano abierta entrecerrando el área que se va a

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limpiar, realice el borrado desde el interior de la mano hacia afuera. La presión ejercida sobre el documento debe ser leve, de tal manera que la limpieza con el borrador sea solo superficial.

- Para los bordes del documento, se deberá hacer siempre del centro hacia afuera. - La aspiradora se debe utilizar únicamente para las áreas externas de las unidades de

conservación, nunca sobre los documentos. - Para la parte interna del documento se debe utilizar una brocha de cerda fina,

eliminando la suciedad y el polvo acumulado. - Durante la limpieza se debe eliminar el material metálico, intentando no generar

deterioro en los documentos. - Después de la limpieza se deberá diligenciar el Formato de Limpieza y Desinfección

de Áreas de Archivo.

2.4.3.2. Desratización Para el control de roedores en los depósitos y áreas de archivo, se debe utilizar cebo con base de briolodiolan, que impide la coagulación de la sangre y la formulación de protrombina. Su empleo está indicado para el interior y exterior de edificios, terrenos agrícolas, bodegas, es aconsejable colocar el cebo dentro de las madrigueras, agujeros, grietas, lugares poco accesibles para las personas, los recebos se reponen semestralmente. No se debe usar sustancias liquidas o en polvo porque se pueden esparcir fácilmente hasta llegar a los documentos y afectar la salud del personal que ingresa a los depósitos de archivo.

2.4.3.3 Desinsectación Para la desinsectación se recomienda la utilización de un plaguicida sintético de amplio espectro perteneciente al grupo de los pirtoides, cuyo mecanismo de acción es la neorutoxicidad. Se usa principalmente para repeler una amplia gama de insectos. La permetrina es un insecticida extraordinariamente activo con un rápido efecto paralizante y aturdidor sobre una variedad de insectos, llegando a causarles la muerte. Por ser liposoluble, tiene una capacidad para penetrar las áreas grasas de los insectos, lo que produce un efecto de choque inmediato. Tiene un amplio espectro de acción ectoparasiticida a los ácaros. En la Entidad se realiza fumigaciones semestralmente. Para el tratamiento de documentos que se encuentren afectados por ataque biológico (hongos e insectos), se debe contar con los siguientes elementos: guantes, tapabocas, bata de trabajo, brocha de cerda suave y aspiradora.

- Se debe aislar la documentación, con el fin de evitar contagio a la documentación que no presente afectación.

- Solicitar asesoría de personal experto, si la documentación presentada un grado de contaminación alto.

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- Emplear productos que no afectan la estabilidad de los documentos, alterando las propiedades físicas y químicas del papel. Es importante realizar una adecuada limpieza y aireación antes de la aplicación de productos químicos para evitar que queden impregnados mucho tiempo y representen un riesgo para la salud del personal que manipula la documentación.

- Los insecticidas deben aplicarse con mucho cuidado sobre las esquinas de los pisos, paredes y techos evitando el contacto con la documentación. NO aplicar productos insecticidas directamente sobre el material documental.

- La desinsectación para depósitos de archivo y áreas de procesos técnicos debe realizarse mínimo una vez al año.

- Durante y después del tratamiento de desinsectación se deben seguir las medidas de seguridad y salud en el trabajo, recomendadas por la empresa que ejecuta el tratamiento.

Tabla 3. Saneamiento Ambiental

Componentes del

Programa Actividad

Recursos Humanos,


Financieros

Frecuencia

Responsables

Saneamiento Ambiental

Conservar los espacios

destinados para el depósito y

custodia de los archivos,

correctamente

desinfectados, libres de

plagas, polvo,

microorganismos que

puedan generar deterioro a

los documentos o que

representen peligro para el

personal que los interviene.

Recursos Humanos:

empresa certificada o

profesional especializado en

saneamiento ambiental en

depósitos de archivo.

Profesionales o técnicos para realizar el seguimiento al programa. Recursos Técnicos: Implementos de limpieza descritos en el programa Trampas, jaulas, cebos, productos insecticidas, raticidas y desinfectantes, suministrados por la empresa que realiza el saneamiento ambiental. Recursos Logísticos: Cronograma para llevar a

cabo el saneamiento

ambiental.

Fichas técnicas de los

productos utilizados.


Anexo Frecuencia: semestral

Grupo de Gestión

Documental y Grupo de

Apoyo Logístico

PROCESO



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2.4.4 Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales

2.4.4.1 Objetivo Garantizar mediante la medición de variables medioambientales, los rangos óptimos de temperatura y humedad relativa, establecidos para los diferentes soportes en que se encuentren registrados los archivos del ICBF.

2.4.4.2 Alcance El programa de monitoreo y control de condiciones ambientales aplica para todos los archivos centrales o depósitos donde se encuentren ubicados los archivos de la Entidad.


✓ Escenarios ambientales no apropiados para la conservación de la documentación del ICBF, por la variedad de climas donde se encuentran ubicados los archivos de la Entidad.

✓ Inestabilidad de los materiales utilizados para la elaboración y conservación de los documentos de archivo.

✓ Presencia de niveles de contaminación altos en el aire.

2.4.4.4 Actividades

✓ Monitoreo de humedad relativa y temperatura: para el desarrollo de esta actividad, es necesario la implementación de instrumentos tales como higrómetro, termómetro o termohigrómetro que registra ambas mediciones, dando cumplimiento al Acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación. De otra parte, se recomienda la instalación de sistemas de ventilación artificial con regulación de temperatura y humedad.

✓ Para el archivo histórico del ICBF, donde se custodia la documentación de conservación total, se debe disponer de equipos dataloggers, con el fin de realizar mediciones durante veinticuatro (24) una durante una (1) semana, para análisis de datos cada tres (3) meses.

✓ Monitoreo de iluminación: esta medición se debe realizar en espacios donde el tipo de iluminación que incide sobre los documentos es mixta (Iluminación natural e iluminación artificial), utilizando un luxómetro para determinar los valores de radiación visible lumínica (lux) y radiación ultravioleta (UV- uw/lumen) y establecer la incidencia de estos factores sobre la conservación de los documentos almacenados en los depósitos de archivo de la Entidad.

✓ establecer la incidencia de estos factores sobre la conservación de los documentos almacenados en

✓ las Instalaciones del Archivo Central. ✓ Monitoreo de gases tóxicos: para determinar la calidad del aire en las instalaciones de los

depósitos de archivo, se debe realizar medición de contaminantes atmosféricos con un

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medidor de gases, con el fin de determinar presencia de monóxido de carbono, óxido nítrico, dióxido de nitrógeno, dióxido de azufre, entre otros.

Tabla 4. Programa Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales


Recursos Humanos,


Financieros

Frecuencia

Responsables

Monitoreo y Control de

Condiciones Ambientales

(temperatura y humedad

relativa)

Implementar sistemas que

permitan estabilizar las

condiciones de humedad

relativa y temperatura, donde

se conservan y custodian los

archivos de la Entidad.

Recursos Humanos:

Profesionales o técnicos para el seguimiento y control de la medición de condiciones de humedad relativa y temperatura.

Recursos Técnicos:

Instrumentos para la

medición de humedad relativa

y temperatura:

deshumidificadores,

luxómetros, termohidrográfo


Ficha técnica de

instrumentos.

Ficha técnica de recolección

de datos de medición.


Anexo

Frecuencia: diaria

Grupo de Gestión

Documental

2.4.5 Programa de Prevención y Atención de Desastres 2.4.5.1 Objetivo Disminuir el riesgo de pérdida total o parcial de los archivos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF, ante una situación de emergencia causada por incendio, inundación, terremoto o vandalismo. 2.4.5.2 Alcance Depósitos donde se custodian y conservan los archivos de la Entidad.

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2.4.5.3 Problemas a solucionar Pérdida de información por factores internos o externos de riesgo. 2.4.5.4 Actividades ✓ Establecer el mapa de riesgos para los archivos de la Entidad, indicando las acciones

encaminadas a prevenir emergencias y mitigar daños enmarcados en el Acuerdo 050/2000, emanado por el Archivo General de la Nación.

✓ Señalar las rutas de evacuación de las diferentes áreas. ✓ Identificar los sistemas de extinción de fuego, camilla, botiquín y silla de ruedas, que serán

utilizados en caso de emergencia. ✓ Elaborar el Manual de Prevención y Manejo de Emergencias y Contingencias en los

archivos. ✓ Llevar a cabo simulacros de emergencia, tendientes a salvaguardar el material documental. ✓ Identificar y ubicar documentos vitales y esenciales para la misión, visión, gestión de la

Entidad y/o de valor histórico según las Tablas de Retención Documental. ✓ Mantener actualizado el mapa topográfico de ubicación documental. ✓ Mantener actualizados los inventarios documentales del ICBF y actualizarlos después de

ocurrida la emergencia. ✓ Planificación de los recursos necesarios para la atención de emergencias y desastres en

áreas de archivo. Por lo anterior, se debe contar con un documento anual de planificación, en el cual se relacionen los nombres de los funcionarios a cargo, sus responsabilidades según el programa, los cronogramas o fechas de visita y capacitación y la metodología de seguimiento; de tal manera que se pueda hacer una revisión y un análisis de resultados al terminar la vigencia.

2.4.5.5 Identificación y Valoración del Panorama de Riesgos

Según el Acuerdo 050 de 2000 del Archivo General de la Nación, para la identificación y valoración de los posibles riesgos, se debe estudiar los provenientes del exterior del edificio, de la estructura, la inestabilidad de los materiales que conforman los acervos documentales y los riesgos producidos por las actividades humanas. 2.4.5.6 Aspectos a considerar

✓ Ante la ocurrencia de un desastre o emergencia, es prioritario salvar vidas; si la emergencia se encuentra controlada y no existe riesgo contra la integridad de las personas que custodian los archivos, se debe optar por salvar los bienes documentales.

✓ Una vez establecida la magnitud de los daños ocasionados a los archivos, es aconsejable no realizar eliminación por muy deteriorado que se encuentren los documentos. Si el ambiente está muy húmedo, por la inundación o por la intervención

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de los bomberos, se debe bajar la humedad relativa, asegurando una buena circulación de aire y si es posible instalar equipos de deshumidificación, con el fin de evitar la aparición de microorganismos.

✓ Valorar las necesidades de materiales, recursos humanos y financieros, para la recuperación y salvaguarda de la documentación afectada por el evento, reuniendo información relevante como inventarios documentales de los archivos afectados, registro fotográfico del depósito de archivo, entre otros.

✓ En caso de pérdida parcial o total de documentos, se deberá dar aplicabilidad al “Procedimiento Reconstrucción de Expedientes por Pérdida Parcial o Total”.

✓ Para el manejo de los residuos resultantes de la afectación al archivo se deberán seguir las indicaciones establecidas en el “Procedimiento Manejo de Residuos Sólidos”, en coordinación con el Profesional o Referente Ambiental.

✓ Las acciones que se derivan de este programa, deben ejecutarse para prevenir emergencia y mitigar la posible pérdida de información.

Tabla 5. Programa de Prevención y Atención de Desastres

Componentes del Programa

Cronograma

Recursos Humanos,


Financieros

Frecuencia

Responsables

Programa de Prevención y

Atención de Desastres

El cronograma se establecerá

en cada vigencia de tal

manera que se coordinen y

proyecten los cronogramas

de capacitación y control.

Esta fase de planeación abre

la posibilidad a

modificaciones, acciones de

mejora y anulaciones,

haciendo de éste programa

una herramienta dinámica y

flexible. Adicionalmente, es

importante realizar un informe

de cierre de vigencia, donde

se registren todas las

actividades ejecutadas

entorno al programa

(capacitaciones, simulacros y

en caso tal, informe de una

emergencia).

Recursos Humanos:

Profesional con experiencia

en conservación de

documentos


cronograma de actividades

(jornadas de capacitación, 2

simulacros anuales).

Formatos para seguimiento y

control de equipos de

emergencia.

Fichas técnicas para la

adquisición de materiales.

Señalización de espacios de

archivo.

Depósito de archivo para el

almacenamiento de

documentos afectados por un

siniestro.

Incendio: sensores

automáticos de dióxido de

carbono (CO2), extintores

para fuego tipo A, puerta

corta fuego, entre otros.

Vandalismo: sensores de

movimiento alarma contra

robo, botones de

Grupo de Gestión

Documental

Comité de Emergencias

Brigada de Emergencias

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pánico, detector de metales,

sistema de seguridad

biométrico (huella digital,

tarjeta o paso de entrada),

circuito cerrado de televisión.

Inundación: bombas de agua,

papel absorbente o secante

blanco, brochas, mesas,

ventiladores, equipo para

medición de condiciones

ambientales, bata, gorro,

guantes, tapabocas, gafas de

seguridad, agua limpia,

baldes, trapero, detergentes,

desinfectantes, entre otros.


Los necesarios para la

compra de instrumentos,

materiales y contratación de

personal para atender la

emergencia.

Frecuencia: semestral

2.4.6 Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento

2.4.6.1 Objetivo Brindar lineamientos sobre el almacenamiento y realmacenamiento de la información contenida en diferentes soportes, que es conservada y custodiada en los depósitos de archivos del ICBF, de acuerdo con la normativa vigente.

2.4.6.2 Alcance Aplica para todos los depósitos de archivo donde se custodie y conserve documentación de la Entidad.


✓ Prevenir el desgaste de los documentos en diferentes soportes, por la inadecuada manipulación de las unidades de conservación.

✓ Evitar la pérdida de información por el uso inadecuado de las unidades de conservación. ✓ Reducción de costos en la compra de insumos para la conservación de los documentos.

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2.4.6.4 Actividades

✓ Selección de materiales para la producción documental, para lo cual se debe tener en cuenta la siguiente normatividad: - NTC 4436:1999 – Información y Documentación. Indica los papeles para los

documentos de archivo, los requisitos para la permanencia y durabilidad (numeral 4), excepto el requisito relativo al gramaje que se acepta de setenta y cinco (75) g/m2.

- NTC1673:1983 – Papel y Cartón (papel para escribir e imprimir). Indica que el papel para escribir e imprimir (papel tipo bond), es destinado a la escritura y a la impresión tipográfica, ya que cuenta con buena resistencia al borrado mecánico y con superficies libres de pelusas.

NTC 2223:1986 – Equipos y Útiles para Oficina. Indica que la tinta líquida para escribir ideal es la permanente, esta debe presentar un nivel despreciable de pérdida de color al ser expuesto a la luz del día, los rayos ultravioleta o sumergirla en agua o alcohol.

- Circular Nota Interna No. 13 de 1999 (AGN) – Concepto Técnico del Grupo de Laboratorio de Restauración. Indica que no se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda, pues estos son solubles en agua y pierden su coloración en corto tiempo, aún en condiciones estables de almacenamiento pueden presentar pérdida de legibilidad en la información.

- ISO 11798 (actualmente en revisión). Busca estandarizar las características óptimas de tintas o tóner para impresión por inyección.

- NTC 2334:1987 – Equipos y Útiles de Oficina. Indica que los lápices negros de mina grafito son estables químicamente frente a solventes como agua, etanol, isopropanol y acetona.

✓ Elección de los materiales para la manipulación de documentos de archivo: la gestión

documental, requiere el uso de diferentes materiales y elementos (carpetas, ganchos legajadores, cosedoras, clips), que no representen un riesgo para la conservación de los documentos, por lo que se hace necesario tener en cuenta: - Prevenir el uso de elementos metálicos de sujeción tales como clips, ganchos de

cosedora y ganchos legajadores. En el mercado se pueden conseguir clips con un recubrimiento que aísla el metal y para el caso de los ganchos de cosedora, debe ponerse un aislante entre el gancho y el documento que puede ser un trozo de papel pequeño.

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- Tener en cuenta lo expuesto en la NTC 5397:2005, donde se mencionan las características de calidad para adhesivos, cintas adhesivas, plásticos (para unidades de conservación) y borradores.

✓ Elección de cajas y carpetas para el almacenamiento de la documentación: para la

selección de cajas y carpetas que se utilizarán para el almacenamiento de la documentación, debe tenerse en cuenta lo establecido en la NTC 5397:2005, donde se mencionan las características de calidad de la cartulina, del cartón corrugado con recubrimiento interno y del cartón de archivo; así como lo establecido por el AGN respecto a las especificaciones para cajas y carpetas de archivo.

✓ Manipulación de documentos de archivo histórico: la documentación que conforma el

archivo histórico, corresponde a aquella que ha sido selecciona como de conservación total, según lo establecido en las TRD, una de las series documentales que comúnmente pertenece a este grupo son las Resoluciones, por lo que desde su producción debe producirse y gestionarse con materiales de calidad de archivo, evitando el uso de cintas adhesivas, ganchos de cosedora, perforaciones para legajar u otro tipo de elementos que signifique un riesgo para su conservación. El almacenamiento de esta documentación debe realizarse en carpetas con cartulina libre de ácido, de cuatro (4) aletas y en cajas de cartón corrugado con recubrimiento libre de ácido, según las recomendaciones del AGN.

✓ Cambio de cajas y carpetas: el cambio de cajas se debe realizarse cuando se encuentren

en un estado de deterioro avanzado y que ponga en riesgo la conservación de los documentos.

✓ El cambio de carpetas debe hacerse cuando estas presenten rasgaduras que dejen al descubierto la documentación o contengan suciedad acumulada, manchas y/o deterioro biológico.

✓ Conservación de otros soportes: la información registrada en soportes de nuevas

tecnologías requiere de la intervención de dos (2) disciplinas, la primera de conservación de la materialidad del objeto, la cual define lineamientos generales que magnifican la conservación de estos soportes a partir de acciones preventivas sobre las condiciones ambientales, el correcto embalaje y la manipulación. La segunda es la que concierne a la Dirección de Información y tecnología quien se encarga de la conservación y el acceso a la información, además de la prevención de incursión de virus informáticos.

✓ Soportes ópticos: conformado por CD, DVD, BLURAY, entre otros, los cuales permiten el acceso a la información y su reproducción sin tener que recurrir al original, sin embargo, su tiempo de conservación es corto (no más de cinco (5) años) por lo que requiere de un seguimiento constante y de la migración de información a nuevos soportes. El concepto de documento original, para aquellos almacenados en soporte óptico, es relativo, por cuanto éste tipo de soporte permite la modificación del documento y por ende la manipulación de la información, frente a esto, es necesario generar Sistemas de

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Seguridad Informática para garantizar la originalidad de la información. Se recomienda este tipo de soporte para el traslado de información, pero no como soporte de conservación total en reemplazo del papel, la DIT debe establecer los medios de conservación para la información que se encuentre en audio, video, electrónico y digital, además de los equipos que albergarán dicha información y los Backus necesarios para ello.

- Almacenamiento soportes ópticos: las cajas plásticas de almacenamiento para

soportes ópticos son las más adecuadas y su disposición debe ser en sentido vertical, teniendo en cuenta que dependiendo el diseño de la caja, esta no deberá exceder el volumen de almacenamiento.

- Manipulación: las unidades o soportes ópticos tienen dos (2) caras, la cara superior comúnmente oscura u opaca, contiene la marca y las especificaciones técnicas del disco y la cara inferior de grabado, tiene una apariencia tornasolada.

- Para manipular el disco se debe coger por el agujero del centro o por las esquinas del

borde, evitando colocar los dedos u objetos diferentes sobre su superficie y una vez utilizado, es preciso devolverlo a su unidad de almacenamiento. Para el caso que se requiera realizar marcación de los discos deberá marcarse únicamente en la cara superior, evitando el uso de etiquetas autoadhesivas, por lo que se recomiendan utilizar marcadores permanentes libres de alcohol o cualquier otro solvente.

- Ambiente: evitar la ubicación de las unidades cerca de campos magnéticos, lugares

húmedos, con incidencia de iluminación solar directa o alto ingreso de material particulado, de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 049 de 2000.

De otra parte, las unidades de conservación tienen por objeto proteger los documentos durante el ciclo vital de éstos (gestión, central o histórico). Archivo de Gestión: en esta fase se recomienda el uso de unidades de conservación) de fácil manejo (dos tapas) y que permita la inclusión de documentos de manera sencilla al expediente, con recubrimiento de cera y bajas en pH, con ganchos plásticos para evitar deterioro a los documentos y posible afectación a la salud del personal que las manipula. Archivo Central: en esta fase los expedientes deben estar identificados conforme a su disposición final (conservación total, selección o eliminación) y su almacenamiento debe ajustarse al tiempo de retención:

- La documentación con disposición final de eliminación puede almacenarse en

carpetas de dos tapas.

- La documentación de selección con un tiempo de retención igual o inferior a 5 años puede almacenarse en carpetas dos aletas con pH neutro.

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- La documentación de selección con un tiempo de retención superior a 5 años puede almacenarse en carpetas cuatro aletas de cartulina desacidificada.

- La documentación con disposición final como conservación total puede almacenarse en carpetas cuatro aletas de cartulina desacidificada.

- Para el almacenamiento de otro tipo de soportes como:

- Planos: es necesario contar con planotecas de cajón horizontal. Disponer los planos en carpetas de gran formato, las cuales deben estar identificadas con un rótulo.

- Tomos: es necesario disponer de cajas de gran formato que los proteja del exterior, procurando que haya espacio suficiente para su consulta, en lo posible evitar la deformación de la caja por peso.

Archivo Histórico: corresponde a la documentación que es de conservación total y que será objeto de transferencia documental secundaria por parte de los archivos centrales de la Entidad. En este sentido las unidades de conservación deben ajustarse a las necesidades de perdurabilidad y permanencia:

- Carpetas cuatro aletas en cartulina desacidificada. - Cajas con recubrimiento interno. Debido a la composición del cartón corrugado, este

material tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior, constituido por una película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un pH neutro, debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no presentar adherencia sobre los documentos. Por ningún motivo deben utilizarse cartones que tengan un recubrimiento cuyo único componente sea parafina.

- Para el caso de almacenamiento de planos históricos, deben almacenarse en carpetas de gran formato de cartulina desacidificada, no agrupar más de 10 planos por carpeta y no ubicar más de 5 carpetas por cajón.

2.4.6.5 Control y Seguimiento Para la implementación del programa de almacenamiento y realmacenamiento, los puntos de control y seguimiento deberán coincidir con las transferencias primarias y secundarias, con el fin que el Grupo de Gestión Documental, pueda supervisar si se están cumpliendo los lineamientos y requisitos de la transferencia, tales como:

- Uso adecuado de unidades de conservación - Aplicación de los procesos técnicos archivísticos (clasificación, ordenación,

depuración, foliación, descripción, embalaje) - Levantamiento de inventarios documentales

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Tabla 6. Programa Almacenamiento y Realmacenamiento


Recursos Humanos,


Financieros

Frecuencia

Responsables

Almacenamiento y

Realmacenamiento

Implementar estrategias para

el uso correcto de unidades

de conservación, acordes con

el material, tamaño y formato

donde se encuentre

registrada la información.

Realizar cambio de las

unidades de conservación

(realmacenamiento), cuando

éstas presenten cambios

estructurales, suciedad,

manchas o humedad que

pueda afectar la estabilidad

de los documentos que

contienen.

Recursos Humanos:

personal responsable del

manejo y custodia de los

archivos de gestión, central e

histórico.

Recursos Técnicos:

unidades de conservación

con el cumplimiento de los

requisitos establecidos por el

Archivo General de la Nación

y por la NTC 5397:2005.


Plan de compras de la

Entidad.


Los necesarios para la

adquisición de unidades de

conservación

Frecuencia: cada vez que se

detecte la necesidad de

cambio de unidades de

conservación.

Grupo de Gestión

Documental

Componente del Programa Actividad

Recursos Humanos,


Financieros

Frecuencia

Responsables

Almacenamiento y

Realmacenamiento

Unidades de conservación de medios magnéticos y sistemas de almacenamiento: ✓ Clasificar la información

digital, que será objeto de conservación.

✓ almacenar la información en sus respectivos embalajes.

✓ Las cintas magnéticas de audio, vídeo entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su

Recursos Humanos: responsables de los depósitos de archivo. Recursos técnicos: guantes, tapabocas y batas. Recursos logísticos: cronograma de limpieza y clasificación de medios magnéticos. Recursos Financieros: Anexo

Frecuencia: de acuerdo

Grupo de Gestión Documental y Dirección de Información y

Tecnología

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Recursos Humanos,


Financieros

Frecuencia

Responsables

rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.

Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD1.

con la temperatura

donde se encuentre

ubicado el depósito de

archivo (semestral).

Se sugiere que en climas

que superen los 18º, se

realice de manera

trimestral.

Almacenamiento y

Realmacenamiento

✓ Adquirir mobiliario acorde con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos, para la preservación preventiva de información digital.

✓ Retirar sticker, cintas u otra material que pueda causar deterioro y posterior pérdida de información.

✓ Retirar cumulo de polvo mediante una corriente de aire comprimido o un secador que emita aire frio.

✓ Limpiar la superficie de CD con una tela de fibras suaves, evitando la utilización de líquidos.

Recursos Humanos: responsables de los depósitos de archivo. Recursos técnicos: guantes, tabocas y batas. Recursos Logísticos: cronograma de limpieza y mantenimiento de espacios, donde se encuentra ubicada la información. Recursos Financieros: los necesarios para la ejecución de esta actividad.


Tecnología

Almacenamiento y

Realmacenamiento

Frecuencia: de acuerdo con la temperatura donde se encuentre ubicado el depósito de archivo (semestral).


Tecnología

1 Archivo General de la Nación. Acuerdo 037 de 2002. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

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Recursos Humanos,


Financieros

Frecuencia

Responsables

Se sugiere que en climas

que superen los 20º, se

realice de manera

trimestral.

Almacenamiento y

Realmacenamiento

Realizar migración de datos de los sistemas de almacenamiento de datos a otros, de unos formatos de datos a otro o entre diferentes sistemas informáticos, así: Definir e implementar políticas de migración de datos. Aplicar los procesos de extracción, transformación y carga. Realizar pruebas y validación de datos migrados

Recursos Humanos: personal de las áreas responsables para la migración de información. Recursos Técnicos: se debe investigar en el mercado cuál es la herramienta más adecuado para la migración de datos, de acuerdo con las características de la información que se desea migrar.

Dirección de Información y Tecnología


Recursos Humanos, Técnicos,

Logísticos y Financieros

Frecuencia

Responsables

Almacenamiento y

Realmacenamiento

Recursos Logísticos: planificación de la migración, preparación de los datos a migrar, alcance del plan de migración. Recursos Financieros: Anexo


Almacenamiento y

Realmacenamiento

Realizar copia de seguridad para evitar pérdida de información sensible. Las copias de seguridad capturan y sincronizan una instantánea de un punto en el tiempo que luego se usa para devolver los datos a su estado anterior. Establecer políticas predefinidas de respaldo que especifiquen la frecuencia con que se debe realizar la copia de seguridad de los datos y la cantidad de copias duplicadas (replicas).

Recursos Humanos: personal de las áreas responsables para la copia o replica de seguridad de información. Recursos Técnicos: discos duros, almacenamiento en la NAS o nube privada, entre otros. Recursos Logísticos: políticas de respaldo, cronograma para la realización de copias de seguridad. Recursos Financieros: Anexo


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2.5 RIESGOS ASOCIADOS AL PLAN

Se deben analizar los riesgos detectados en el diagnóstico integral de archivos, con el fin de establecer la probabilidad de ocurrencia y consecuencias:

Tabla 7. Riesgos asociados al Plan de Conservación

Tipo de Riesgo

Causas

Definición

Consecuencia

Desastre Natural Naturaleza

Se entiende por desastres naturales aquellos cambios violentos o repentinos en la dinámica del medio ambiente, cuyas repercusiones pueden causar pérdidas materiales, producto de eventos ambientales en los que no se halla presente la mano del ser humano, como son los terremotos, inundaciones, tsunamis, entre otros.

Pueden causar daños físicos en el mobiliario y depósitos de archivo, generando pérdida parcial o total de la información.

Medio ambiental Medio ambiente Son los producidos por cambios de temperatura, humedad, luz, radiación y contaminación.

Pueden causar daños físicos en los documentos, medios magnéticos, mobiliario y depósitos de archivo, generando pérdida parcial o total de la información.

Incendios

Conexiones eléctricas

inadecuadas Sobrecarga en las

tomas Fallas en los

equipos eléctricos Tableros eléctricos

en mal estado

Fuego de grandes proporciones que arde de forma fortuita o provocada que puede afectar estructuras y a seres vivos.

Puede causar afectación directa de los registros documentales por deterioro o pérdida. Pérdida estructural. Lesiones. Pérdidas humanas. Daño probable en equipos de oficina y muebles. Incremento de contaminación. Incremento de volúmenes de residuos. Pérdidas económicas. Interrupción de operación o servicio. Suspensión de suministros de redes físicas (energía, gas, agua e internet). Afectación de la salud mental.

Antropogénicos Inadecuada

manipulación de los documentos

Daños causados por el hombre por mal uso de unidades de conservación y documentos en diferentes soportes.

Ocasionan pérdida parcial o total de la información.

Pérdida de información

Incorrecta administración de los documentos

Pérdida de información por ausencia de instrumentos de control de entrada y salida de documentos en los depósitos de archivo.

Limitación en la toma de decisiones, alterando el normal funcionamiento de la Entidad.

Fallas Tecnológicas

Fallas en el sistema de gestión de comunicaciones oficiales, ataques cibernéticos, virus

informáticos

Fallas en la prestación del servicio del sistema informático.

Interrupción en el normal funcionamiento de la Entidad.

https://concepto.de/medio-ambiente/

https://concepto.de/ser-humano/

https://concepto.de/ser-humano/

https://concepto.de/terremoto/

https://concepto.de/tsunami/

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Tipo de Riesgo

Causas

Definición

Consecuencia

Falta de Presupuesto

Poca asignación presupuestal a la

gestión documental

Falta de asignación de presupuesto, para el desarrollo de actividades de gestión documental

Limitación en el seguimiento de actividades propias de la gestión documental de la Entidad (capacitaciones, mantenimiento de instalaciones, asignación de personal con perfil archivístico, entre otros).

Tabla 8. Cronograma de Actividades del Plan de Conservación

2020 – 2022

Actividad Corto Plazo Mediano Plazo Largo Plazo

0 – 12 meses 12 – 24 meses 24 a 48 meses

Sensibilizar los colaboradores

de la Entidad de la

importancia de los archivos

X

Inspección y mantenimiento X X

Saneamiento ambiental X X

Monitoreo y control de

condiciones ambientales

X X

Almacenamiento y

realmacenamiento X X X

2.6 IMPLEMENTACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL PLAN DE CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL La Entidad debe garantizar la conservación de sus archivos, durante todas las fases del ciclo vital de los documentos, en cumplimiento con la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000, Título XI, y normas complementarias que rigen la conservación de los documentos en el país. El Grupo de Gestión Documental, debe impartir las directrices tendientes a la implementación del Sistema Integrado de Conservación (SIC), a partir del Programa de Sensibilización y Capacitación, destacando la importancia y responsabilidad que tiene la Entidad, en la conservación de sus archivos, y de la implementación de los distintos programas de Conservación Preventiva. Con el fin de realizar seguimiento al cumplimento de las actividades propuestas en cada uno de los programas, se implementará un cuadro de mando por vigencias ya sea a corto, mediano y largo plazo, con el propósito de monitorear el Plan de Conservación Documental, (anexo al presente documento).

2.7 ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE CONSERVACIÓN

La Entidad una vez diseñado e implementado el Plan de Conservación, debe comprobar que los programas y las actividades establecidas se hayan cumplido según lo planeado, en concordancia con el Plan Estratégico Institucional, Plan de Acción, Plan Anual de Compras y en

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especial el Programa de Gestión Documental, de lo contrario, se debe actualizar de acuerdo con las necesidades detectadas, para lo cual se deberá realizar un informe que resuma las actividades, objetivos logrados y resultados frente a la programación planteada. 3 ANEXOS

Diagnóstico Integral de Archivos Formatos implementación SIC

4 RELACIÓN DE FORMATOS

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.PL36.SA Formato Control de Mando del SIC

F2.PL36.SA Formato Saneamiento Ambiental

F3.PL36.SA Formato Limpieza y Desinfección de Áreas de Archivo

F4.PL36.SA Formato Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales

F5.PL36.SA Formato Levantamiento de Condiciones Físicas, Ambientales y Prevención de Emergencias.

5 CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio

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PROCESO PL36.SA 21/11/2019 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS · relaciones internacionales, las actividades...

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