Proceso Pagos

Profesores:

Andrs Montoyo Manuel Marco

2011-2012 Grado en Ingeniera Informtica

! Vas de Pago ! Condiciones de pago ! Circuito de los instrumentos de cobro ms

comunes en las empresas ! Cheque ! Pagar ! Letra de Cambio ! Recibo

! Estructura de un documento de cobro ! El asistente de cobros y pagos ! Reclamaciones de facturas a clientes ! Efectos impagados ! Circuitos de Cobros y pagos

RESPUESTA ! Saber cuando vencen los plazos de nuestros clientes

y poder cobrarles las facturas.

! Para poder hacer frente a nuestros pagos con terceros (Proveedores, Personal de la empresa, Hacienda Pblica, etc.)

! La empresa pueda subsistir.

! Son los medios que ofrece el mercado para recibir el cobro de un cliente,

! O realizar un pago a un proveedor.

! Son los das de aplazamiento desde la fecha de la factura hasta la fecha de cobro pago.

! Previamente se ha acordado con el cliente o proveedor.

! Son los das en los que el cliente desea agrupar sus pagos.

Instrumentos de cobro ms comunes en las empresas

! Cheque ! Pagar ! Letra de cambio ! Recibo

! Instrumento de cobro/pago respaldado por una entidad financiera y autorizado por el emisor.

! La empresa enva mercanca al cliente.

! El cliente enva el cheque a la empresa.

! La empresa recibe el cheque y lo presenta para su cobro en una entidad financiera.

! La entidad financiera presenta el documento para su compensacin en la Cmara de Compensacin.

! La entidad financiera adeuda el importe del cheque al librador (cliente).

! Finalmente, la mencionada entidad financiera, abona la cantidad a la empresa.

VENTAJAS INCONVENIENTES

EMISOR

Flexibilidad de gestin de tesorera No est obligado a tener la cantidad disponible el mismo da de la emisin del cheque

RECEPTOR

Posibilidad de endosar el documento

Iniciativa en el pago corresponde al cliente Poca fuerza legal en el caso de impagados Retraso del pago por parte de los clientes

! Instrumento de cobro/pago similar al cheque ! ms flexible en los plazos (permite diferir la

fecha en que puede ser hecho efectivo y, por tanto, con posibilidad de descuento)

! Recepcin mercanca y comprobacin con factura y albarn.

! El cliente extiende pagar.

! La empresa recibe el pagar y puede esperar al vencimiento, endosarlo o llevarlo al descuento.

! Cobro.


! Financiacin por descuento comercial.

! Cliente puede retrasar la emisin deliberadamente. ! Verificar la factura. ! Mayor trabajo administrativo.

! Forma de cobro/pago diferido apropiado

para clientes con crdito dudoso e importes medianos/grandes.


! Mayor seguridad en la transaccin. ! Cuando es aceptado el efecto adquiere condicin de ttulo ejecutivo.

! Costes de emisin y cobro.

! Instrumento de cobro/pago por el que la

empresa exige al cliente una cantidad en una fecha determinada por un producto o servicio prestados.

! Se inicia con la entrega de la mercanca por parte de la empresa.

! La empresa emite el recibo.

! El cobro del recibo podr hacerse: ! Mediante domiciliacin bancaria ! Mediante soporte magntico (Norma 58)


! Se evita el uso de papel especial. ! Tratamiento mecanizado con el banco. ! Uso flexible en el ingreso de fondos.

! Importante realizar una gestin eficiente de los datos de domiciliacin. ! Recibos cedidos al cobro al banco, fecha de valoracin un da hbil despus del vencimiento.

Cobro recibido

Facturas pendientes, abonos y asientos

Cabecera de documento de cobro

Totales, Comentarios

Cobros

Cdigo

Nombre

Direccin del destinatario de pago o factura

Persona de contacto

N. (de serie o manual)

Fecha de contabilizacin

Fecha del documento

Referencia

Registro maestro de la

empresa o proveedor

Registro maestro de cliente

Proyecto

Cobro recibido

Aadir Cancelar Aadir en serie

! Nmero de referencia de cliente/proveedor " Visualizar todas las operaciones

" Cobro no basado en factura

" Visualizar facturas con la misma direccin de factura

25

Impuestos

25

Doc. Plazo * Total Saldo vencido

Descuento Clase de documento

Total pago

101 1 de 2 * 200 180 IN 180 101 2 de 2 100 100 2% IN 98 202 1 de 1 -50 -50 RC -50 303 1 de 1 25 25 JE 25

Cabecera de documento de cobro

Importe vencido

! La factura cobrada queda cerrada ! Se realiza el asiento contable en la

contabilidad ! La deuda del Cliente se salda ! Aumenta nuestro saldo en Bancos ! La factura y el cobro quedan reconciliados en

contabilidad Cliente

1 FP

Banco

1

Factura pendiente

Cobro Medio de pago: Transferencia

! La factura pagada queda cerrada ! Se realiza el asiento contable en la

contabilidad ! La deuda con el Proveedor se salda ! Disminuye nuestro saldo en Bancos ! La factura y el pago quedan reconciliados en

contabilidad Proveedor

1 OI

Pagos efectuados Medio de pago: Transferencia

Banco

1

Factura pendiente

! El asistente de Cobros y Pagos se utiliza para crear automticamente documentos de cobro/pago basados en las facturas de clientes y proveedores pendientes en el sistema.

! Cuando se inicia el asistente de pagos, se especifican varios criterios de seleccin:

! Parmetros generales, como la fecha contable, la clase (cobro o pago), los medios de pago (cheque, transferencia bancaria, efecto) y la serie a utilizar para crear los documentos.

! Los clientes o proveedores para que el sistema compruebe y localice las facturas.

! Criterios de seleccin para los documentos que incluye el sistema.

! Las vas de pago que utiliza el sistema.

Ejecuciones de asistente

grabadas

Recomendaciones

Parmetros de documento

Interlocutores comerciales: Criterios de seleccin

Parmetros generales

Criterios de seleccin

Ejecutar

Grabar

Opciones del asistente

Car

gar

Va de pago: Criterios de seleccin

! Basndose en estos criterios, el sistema crea un informe de recomendacin que es una lista de cobros o pagos propuestos.

! Puede aceptar o rechazar estas recomendaciones.

! Puede grabar las recomendaciones y continuar en una fecha posterior o bien puede ejecutar los cobros o pagos.

Recomendaciones

00000150900 12131400 67291500 11

- 400,-


Deutsche Bank

A

El texto impreso no puede modificarse ni tacharse. Ncuenta X X X X

- Cuatrocientos - Impresin de

cheques

!Impresin de informes

!Impresin de documentos

Transferencia bancaria


Interlocutores comerciales: Criterios de seleccin

Parmetros generales


Va de pago: Criterios de seleccin

Documentos de pago

$

Cuaderno bancario

! Cuando ejecutamos el proceso final, el sistema crea automticamente los documentos de cobro o pago de las recomendaciones aceptadas.

! Se utiliza para realizar reclamaciones automticas a los clientes cuando no pagan sus facturas a tiempo.

! Consiste en enviar al cliente una carta (varios niveles) en la cual se reflejan las facturas pendientes, los importes y los vencimientos.

! Cuando se inicia el asistente de reclamacin, se especifican varios criterios de seleccin:

! Los parmetros generales, como el nombre de la reclamacin, la fecha de ejecucin de la reclamacin y los niveles de reclamacin que el sistema tendr en cuenta.

! Los clientes que el sistema debe comprobar para localizar las facturas que deben reclamarse.

! Seleccionar el mtodo de reclamacin: ! Una carta por factura ! Una carta por nivel de reclamacin ! Una carta por cliente


Informe de recomendacin

Impr

imir

Grabar


Seleccionar Clientes

Parmetros generales

Car

gar

Ejecuciones de asistente

grabadas

Reclamacin Entrada en el registro maestro de cliente


Recomendaciones

Registro maestro de cliente Comisiones de reclamacin

e inters de reclamacin

Condicin de reclamacin

Mtodo de reclamacin

Niveles de reclamacin 1

2 3

4

Das

! Basndose en estos criterios, el sistema crea un informe de recomendacin que es una lista de reclamaciones propuestas.

! Puede aceptar o rechazar estas recomendaciones.

! Puede grabar las recomendaciones y continuar en una fecha posterior o bien imprimir las reclamaciones.

! Al optar por imprimir las reclamaciones, el sistema imprime las cartas y, al mismo tiempo, almacena el nivel de reclamacin y la fecha de la ejecucin de la reclamacin en la factura de clientes.

! Tambin almacena el nivel de reclamacin ms elevado de las facturas en el registro maestro de cliente.

! Los efectos se descuentan en una entidad financiera. (nos adelantan el dinero)

! Llegado el vencimiento del efecto, el cliente no atiende el efecto y se produce el impagado.

! La entidad financiera carga el importe del efecto y los gastos originados en nuestra cuenta bancaria.

! Gestin telefnica con el cliente para renegociar el efecto impagado.

! El acuerdo obtenido puede traducirse en: ! El envo por parte del cliente de un cheque por el

importe del efecto ms los gastos originados. (se recupera todo)

! El envo por parte del cliente de un cheque por el importe del efecto. (no se recuperan los gastos del impagado)

! El libramiento de un nuevo efecto que incorpora un plazo de tiempo adicional en el vencimiento. El efecto renegociado suele incluir los gastos habidos por el impagado y cierta suma representativa de los intereses que cargamos al cliente por el aplazamiento convenido.

! Si el acuerdo no llega a un buen fin: ! El impago del efecto es definitivo, sin

posibilidad de recuperacin del importe. ! Recuperar la mercanca vendida. ! Si la venta estaba asegurada con una

compaa (por ejemplo: Crdito y Caucin), deberemos crear un expediente con dicha compaa para cobrar el % que tengamos acordado para estos casos. (suele ser el 80% del importe del efecto impagado)

- Proceso manual (proveedor a proveedor) -Proceso automtico (generacin masiva)

Informes de Situacin

Cartera de Pagos Mantenimiento cartera de pagos Historial Cartera de

Pagos

Proceso Generacin de Cartera

- Modificar datos (Vto., cuenta Bco. prevista). - Aadir manualmente. - Eliminar.

Status = G

Disponer de una trazabilidad de los diferentes status por los que pasa un pago.

Por Proveedor Por fecha Vencimiento Por Cta, Bco. prevista

Solicitar proveedor

Facturas Compras Maestro Vas de

Pago Condiciones de Pago Maestro Proveed.

Solicitar datos

Asiento Contable

Solicitar datos

Historial Cartera de Pagos

Disponer de una trazabilidad de los diferentes status por los que pasa un pago.

Emisin de Cheques Norma-34 Emisin de pagars

Ordenes de transferencias para pagos en fichero txt.

Solicitar datos

Proceso de Pagos a Proveedores

Status = P

Asiento contable de pago

Cartera de Pagos

- Banco nuestro para pago. - Hasta vto. a pagar. - Fecha contable. - Seleccionar medio de pago (Cheque, Pagar, Norma-34).

Emisin cartas a proveedores

- Proceso manual (cliente a cliente) -Proceso automtico (generacin masiva)

Informes de Situacin - Modificar datos (Vto., cuenta Bco. cliente). - Aadir manualmente. - Eliminar.

(Cheque, Pagar, Recibo, etc.)

Cartera de Cobros Historial Cartera de

Cobro

Proceso Generacin de Cartera

Status = G

Solicitar datos

Asiento Contable

Facturas Ventas Maestro Vas de

Pago Condiciones de Pago Maestro Clientes

Mantenimiento cartera de Cobros Solicitar Cliente

Por Cliente Por fecha Vencimiento Por Tipo de Cartera

Solicitar datos

Disponer de una trazabilidad de los diferentes status por los que pasa un cobro.

Historial Cartera de Cobro

Disponer de una trazabilidad de los diferentes status por los que pasa un cobro.

Norma-58

Anticipo de crdito en fichero txt

Solicitar datos

Proceso Remesa de Cobros a Clientes

Status = R Asiento contable Remesa

Cartera de Cobros

Emisin carta para el Banco

- Banco nuestro para cobro. - Seleccionar cobros - Fecha contable. - Seleccionar medio de cobro (Cheque, Pagar, Norma-58). - Seleccionar: Cobro / Descuento

Acompaamos los documentos fsicos (cheques, Pagars, Letras)

Solicitar datos

Proceso vencimiento efectos

Status = P

Al vencimiento de los efectos, se pasan a cobrados y el status = P Si un cliente no atiende el efecto a su vencimiento se produce el impagado y el status = I

MaestroBancos (Riesgo)

Asiento contable del cobro o impagado

Proceso Pagos

Documents

Transcript of Proceso Pagos