PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN

EL PROCESO DE

LAS RELACIONES PÚBLICAS

1. Introducción

1. Planificación

La redacción de un programa pone a prueba nuestra inteligencia, experiencia y creatividad.

Misión global.

Racionalización de objetivos.

Establecimiento de prioridades.

Organización de actividades.

Proyección de resultados.

1.2 Ventajas de la planificación

El razonamiento clarifica el problema.

Proporciona borrador y fechas de trabajo.

La creación y aprobación del plan como documento de registro.

Abierta y flexible.

1. Planificación

1.3 División de la planificación y programación

Actividades cotidianas:

Planificación-Agenda informal.

Prioridades de las gestiones.

Actividades.

Proyectos, sucesos y actividades especiales planificadas, combinadas en un anteproyecto para la acción:

Pasos o procedimientos.

1. Planificación

2. Programación de las R.R.P.P.

2. Programación

Estudio preliminar.

Definir los problemas.

Establecer objetivos y metas.

Definir la audiencia.

Establecer un tema.

Iniciar acción y actividades.

Comunicación y evaluación.

2.1 Estudio preliminar

2. Programación

Base lógica del programa.

Obtener conocimiento sólidos acerca de la organización del cliente.

Demostrar la experiencia del profesional.

2.2 Definición del problema

2. Programación

Detectar problema principal.

Comprender el problema.

Establecer orden prioridades.

2.3 Establecer objetivos y metas

2. Programación

Objetivo: declaración específica de un propósito que se puede medir. Proviene de metas establecidas.

Objetivos:

Relacionados con los objetivos básicos de la organización.

Específicos.

Orden de importancia y tiempo.

2.4 Definir la audiencia

2. Programación

Debe definirse con precisión antes de comenzar el programa.

Se catalogan en:

Primarias, secundarias y terciarias.

Grupos internos y externos con programación específica.

Grupos locales, regionales y nacionales.

Para enfocar la audiencia:

¿A quién intentamos llegar?

¿Qué públicos son los más importantes?

¿Dónde están?

¿Quiénes son sus líderes de opinión?

¿Qué leen, escuchan y miran?

2.5 Establecer un tema

2. Programación

El tema sustenta los proyectos en un programa de R.R.P.P. y da lugar a un enfoque unificado y consistente de los problemas de las R.R.P.P.

Características:

Expresar el mensaje con claridad.

De fácil recuerdo.

Pertinente y honesto.

2.6.1 Iniciar plan de acción y actividades estratégicas: Proyectos, tácticas y determinación del momento oportuno.

2. Programación

Proyecto: Es el medio por el que se alcanzan los objetivos y metas de las R.R.P.P.

Es el modo de analizarse, organizarse y controlarse de un modo claro.

Tipos de proyectos:

Proyecto y actividades que apoyan, muestran y/o interpretan un evento, una instalación o una situación determinada.

Proyecto o actividades que apoyan y/o representan la comunicación de eventos o acciones.

Proyecto o actividades que apoyan y/o interpretan los productos, las ventas y los servicios.

Proyecto o actividades planeados alrededor de fechas específicas.

2.6.2 Iniciar plan de acción y actividades estratégicas: Proyectos, tácticas y determinación del momento oportuno.

2. Programación

Tácticas: Mecanismos para llevar a cabo los proyectos planeados.

2.6.3 Iniciar plan de acción y actividades estratégicas: Proyectos, tácticas y determinación del momento oportuno.

2. Programación

Elección del momento oportuno: es crucial para el éxito o fracaso.

Aspectos de los medios de comunicación.

Espaciamiento de eventos, actividades, etc.

Conocer y atender a las tendencias de interés público en cuanto a temas y eventos.

2.6.7 Comunicación y evaluación

2. Programación

3. Investigación

3. Investigación

El profesional de las R.R.P.P. debe ser creativo, imaginativo y metodológico, capaz de obtener “medidas” de cosas “intangibles”.

INVESTIGACIÓN MÉTODO CIENTÍFICO

3.1 Ventajas de la investigación

3. Investigación

Informa sobre las actitudes y opinión del público.

Informa objetivamente para la programación.

Alarma preventiva.

Asegura el apoyo interno para la función de las R.R.P.P.

Mejora la comunicación.

Favorece el proceso de R.R.P.P.

3.1.1 Informa sobre las actitudes y opinión del público

3. Investigación

Se aplica el método científico.

Encuestas de actitudes y opinión.

Estudio de tendencias.

Profesional de las R.R.P.P.

3.1.2 Informa objetivamente para la programación

3. Investigación

La evaluación de actitudes y opiniones permite dar cierta exactitud de la posición relativa de la organización frente a sus públicos.

3.1.3 Alarma preventiva

3. Investigación

Permite detectar problemas antes de que sean evidentes.

Detección de tendencias sociales.

3.1.4 Apoyo interno para la función de las R.R.P.P.

3. Investigación

Proporciona datos objetivos y evidencias de apoyar un pinto de vista.

Seriedad y rigor.

3.1.5 Mejora la comunicación

3. Investigación

Mejora la comunicación externa e interna de la empresa con nuevos procesos y medios de comunicación.

3.1.6 Favorece el proceso de R.R.P.P

3. Investigación

Ofrece información para solucionar:

Dudas sobre actitudes y opiniones.

Dudas respecto a los pasos a seguir en la programación.

Problemas sobre la eficacia del programa.

3.2 Usos de la investigación

3. Investigación

Fuente de conocimiento, de hechos básicos.

Auditoría de las R.R.P.P.

Auditoría social.

Evaluación.

3.2.1 La empresa como fuente de conocimiento

3. Investigación

Utilizar datos autorizados.

Análisis de prensa.

Análisis del entorno.

Si no existe registro de datos básicos, deberá crearse.

3.2.2 Auditoría de las R.R.P.P.

3. Investigación

Elementos clave:

Descripción cuidadosa del público por importancia.

Análisis de la calificación de la empresa por parte del público clave.

Temas de mayor interés.

Descripción y análisis de la programación actual.

Opinión del auditor sobre la futura programación.

3.2.3 Auditoría social

3. Investigación

Preocupación por temas sociales vitales.

Selección de pequeños temas que afectan a la empresa, para desarrollar posiciones y formas de actuar al respecto. Definir la forma de actuar de un modo significativo para conducir al cambio social.

Organización R.R.P.P. Sociedad

Programación:

Identificación de temas.

Clasificación de temas.

Conexión de temas con la organización.

Desarrollo de alternativas de acción.

3.3.1 Técnicas de investigación

3. Investigación

Lectura, contemplación y observación: se establecen señales de aviso sobre cambios inminentes de actitudes y opiniones.

3.3.2 Técnicas de investigación

3. Investigación

Encuestas de opinión pública: Procedimientos:

Definición de propósito.

Identificación de la población.

Selección del método de investigación.

No estructurados:

Entrevista profunda.

Estructurados:Encuesta personal.

Encuesta por correo.

Encuestas telefónicas.

Selección de la muestra.

Construcción del cuestionario.

Datos de entrevista y de procesamientos.

Análisis, interpretación e información de los datos.