Proceso de Preparacion de La Nomina

LA NOMINA – PROCESO DE PREPARACION.

FACILITADOR: JORGE DE LA ROSA MOLINA

INTRODUCCION: El proceso de nóminas está enfocado en los procedimientos utilizados por la organización para el manejo y el pago del personal. Los costos y gastos de la nómina representan una erogación muy importante para cualquier tipo de empresa. En este sentido el control y las salidas de dinero derivadas de la nómina representa un proceso que debe ser administrado por un sistema aplicable al ciclo y es por esto que esta segunda unidad trataremos todos los aspectos relacionados con los documentos que se deben utilizar para recopilar toda la información que permita hacer un efectivo control sobre el pago del personal.

COMPETENCIA LABORAL : Al terminar la presente unidad el participante estará en capacidad de:

Recopilar toda la información referente al personal. Manejar los soportes y anexos referentes al control del personal. Calcular y controlar los desembolsos originados por los pagos del personal.

PROCESO DE NOMINAS: Al estar enfocado este proceso en una secuencia generada en el control del pago del personal debemos tener en cuenta la jornada de trabajo que es fundamental en su desarrollo.

La legislación laboral colombiana define una jornada ordinaria de trabajo como aquella que convienen las partes que intervienen en el contrato de trabajo y que no puede exceder la máxima legal y el trabajo suplementario, como el que excede de la jornada ordinaria y en todo caso, de la máxima legal (artículos 158 y 159 del CST).

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Respecto de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo, el artículo 161 del CST, reformado por el artículo 20 de la Ley 50 de 1990, determina:

Artículo 161. Duración. La duración máxima legal de la jornada ordinaria de trabajo es de ocho (8) horas al día y cuarenta y ocho (48) a la semana.

A) En las labores que sean especialmente insalubres o peligrosas, el gobierno puede ordenar la reducción de la jornada de trabajo de acuerdo con dictamen al respecto;

B) La duración máxima legal de la jornada de trabajo del menor se sujetará a las siguientes reglas:

A su vez, el artículo 22 de la Ley 50 de 1990, fijó las horas extras máximas diurnas o nocturnas a laborar en el día, en dos (2) horas diarias y doce (12) semanales.

Lo anterior significa que en ningún evento, es permitido que un trabajador labore más de 10 horas al día o 60 horas en la semana. Si así lo exige el empleador, el trabajador puede acudir a la inspección de trabajo más cercana a su domicilio para presentar la denuncia correspondiente.

Respecto de los descansos otorgados por el empleador a los trabajadores dentro de la jornada de trabajo, el artículo 167 del Código Sustantivo del Trabajo, dispone:

“ARTÍCULO 167. DISTRIBUCIÓN DE LAS HORAS DE TRABAJO.

Las horas de trabajo durante cada jornada deben distribuirse al menos en dos secciones, con un intermedio de descanso que se adapte racionalmente a la naturaleza del trabajo y a las necesidades de los trabajadores. El tiempo de este descanso no se computa en la jornada.”

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Con fundamento en lo anterior, durante la jornada de trabajo es permitido distribuir el horario en dos fases, con el fin de conceder un intermedio de descanso al trabajador, generalmente de una hora o según las necesidades de las partes, pero este tiempo de interrupción de labores no se debe computar en la jornada establecida.

Sin embargo, es oportuno indicar que la legislación laboral colombiana no consagró la obligación de conceder al trabajador más descansos durante la jornada de trabajo, así como tampoco se estableció si éstos deben descontarse de la jornada en caso de ser concedidos voluntariamente por el empleador.

Solo el artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo, al regular el contenido del Reglamento Interno del Trabajo, dispuso que este deba señalar las horas de entrada y salida de los trabajadores y el tiempo destinado para las comidas y períodos de descanso durante la jornada.

En este sentido, el artículo 108 del citado código señala:

El Reglamento debe contener disposiciones normativas de los siguientes puntos:

4) Horas de entrada y salida de los trabajadores; horas en que principia y termina cada turno si el trabajo se efectúa por equipos; tiempo destinado para las comidas y períodos de descanso durante la jornada”.

Finalmente, es preciso anotar que en el ordenamiento legal colombiano no existe ninguna norma que obligue a los empleadores a suministrar a sus trabajadores ningún tipo de alimentación.

En los anteriores términos damos respuesta a las inquietudes planteadas, no sin antes advertir que este concepto tiene los alcances determinados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

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TRABAJO EXTRA :

La duración máxima legal de la jornada ordinaria de trabajo es de ocho (8) horas al día y cuarenta y ocho (48) a la semana”.

El tiempo que exceda de la jornada máxima legal (Art. 161 CST) será trabajo suplementario de conformidad con el artículo 159 del C.S.T, así:

“Trabajo suplementario o de horas extras es el que excede de la jornada máxima ordinaria y en todo caso el que excede de la máxima legal”

El artículo 160 del C.S.T., Modificado por la L. 789 de 2002, art. 25, frente al trabajo ordinario y nocturno, señala:

“1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 am) y las veintidós horas (10:00 p.m.)

2.”Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintidós horas (10:00 p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.)

Ahora bien, para efectos del trabajo nocturno y el suplementario o de horas extras, este se remunera conforme lo establece el artículo 168 del Código Sustantivo del Trabajo, subrogado por el artículo 24 de la Ley 50 de 1990, que consagra:

“ART. 168.- Subrogado L. 50/90, art. 24, Tasas y liquidación de recargos. 1. El trabajo nocturno, por el solo hecho de ser nocturno se remunera con un recargo del treinta y cinco por ciento (35%) sobre el valor del trabajo diurno, con excepción del caso de la jornada de treinta y cinco (35%) sobre el valor del trabajo diurno, con excepción del caso de la jornada de treinta y seis (36) horas semanales prevista en el articulo 20 literal c) de esta ley.

2. El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del veinticinco por cinto (25%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno.


3. El trabajo extra nocturno se remunera con un recargo de setena y cinco (75%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno.

4. Cada uno de los recargos antedichos se produce de manera exclusiva, es decir, sin acumularlo con alguno otro”

Sin perjuicio de lo anterior, el Código Sustantivo del Trabajo en sus artículos 172, subrogado por el artículo 25 de la Ley 50 de 1990, y 177, modificado por el artículo 1 de la Ley y 51 de 1983, dispone que los empleadores están obligados a dar descanso dominical remunerado y descanso remunerado en los días de fiesta de carácter civil o religioso. Adicionalmente, el numeral 2 del artículo 174 del citado código dispone que:

“En todo sueldo se entiende comprendido el pago del descanso en los días que es legalmente obligatorio y remunerado”.

Por su parte, en el artículo 179 del C.S.T., modificado por el artículo 26 de la Ley 789 de 2002, se encuentra establecido que el trabajo en domingos y festivos se remunerará:

“con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%) sobre el salario ordinario en proporción a las horas trabajadas”.

A su vez, en el parágrafo 2º de esta misma norma se define que el trabajo dominical es ocasional cuando el trabajador labora hasta dos domingos durante el mes calendario, y es habitual cuando este labora tres (3) o más domingos durante el mes calendario.

Respecto de la labor en día de descanso obligatorio, cuando es ocasional, el artículo 180 del C.S.T., subrogado por el artículo 30 de la Ley 50 de 1990, dispone que el trabajador tiene derecho “a un descanso compensatorio remunerado, o a una retribución en dinero, a su elección, en la forma prevista en el artículo anterior”.

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Cuando dicha labor en día de descanso obligatorio es habitual, el artículo 181 del C.S.T., subrogado por el artículo 31 de la Ley 50 de 1990, establece que el trabajador tiene derecho: “a un descanso compensatorio remunerado, sin perjuicio de la retribución en dinero prevista en el artículo 180 del Código Sustantivo del Trabajo”.

Con respaldo en las normas citadas, esta oficina es del siguiente criterio respecto de la remuneración de los días dominicales y festivos que se laboran:

Cuando el trabajador labora habitualmente en días festivos y dominicales, tiene derecho a percibir: 1.00 por el descanso dominical (art. 174 núm. 2), más la remuneración por el trabajo -en ese día que corresponde al valor de un día ordinario de su salario con un recargo de setenta y cinco por ciento, es decir; más 1.75, en proporción a las horas laboradas. Tiene derecho, además, a un día de descanso compensatorio remunerado (art. 181 del C.S.T.).

Si la labor en días de descanso obligatorio es excepcional, el trabajador tiene derecho a percibir: 1.00 por el descanso dominical (art. 174 núm. 2), más la remuneración por el trabajo en ese día que corresponde al valor de un día ordinario de salario con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%), es decir, más 1.75, en proporción a las horas laboradas; o puede optar por un descanso compensatorio remunerado (art. 180 del C.S.T.), que no excluye el derecho a recibir la remuneración por el descanso dominical (art. 174, núm. 2 del C.S.T.).

Así las cosas, si el trabajador labora horas extras nocturnas festivas, tendría derecho a que se le cancelará los recargos nocturnos del (35%) por todo el tiempo laborado más el recargo dominical del (75%); si el trabajo es extra diurno festivo, se le cancelaría al trabajador el (25%) por el recargo extra diurno más el (75%) por todo el tiempo laborado.

LA NOMINA: La nómina es el documento en el cual un empleador relaciona salarios, deducciones, valor neto pagados, aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado durante un periodo determinado, ya sea semanal, quincenal o mensual.

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El formato de la nómina debe contener:

Encabezamiento: Nombre del empleador, nombre del Documento y el periodo de pago.

Esquema Central:

Primera Parte: Nombre y cargo del trabajador. Días laborados Valor devengado. Deducciones. Neto Pagado. Firma del trabajador. Segunda parte: Aportes parafiscales, salud, pensión y riesgos profesionales .Apropiaciones para prestaciones sociales. Firma de quien elabora y aprueba la nómina.

CLASES DE NOMINAS.

La nómina se clasifica de acuerdo la base utilizada para calcular el salario:

. Nominas por Días laborados.

NOMINAS . Nominas por horas.

. Nominas por unidades producidas.


PREPARACION DE LA NOMINA :

En la preparacion de la nomina se requiere relacionar cada uno de los informes que permitan recopilar toda la informacion referente a la identificacion,asistencia y control de la jornada de trabajo.En este proceso de preparacion de la nomina identificamos los siguinets formularios :

LA FICHA DEL TRABAJADOR : Es el documento que permite recopilar la informacion a cerca del trabajador como son : .- Nombre y apellido .- Codigo del trabajador. .- Documento de identidad. .- Deparatmento donde labora y Crago. .- Fecha de ingreso. .- Tipo de contrato. .- Jornada Laboral. .- Horario. .- Sueldo. .- Firma del trabajador y del jefe de seccion.

DISTRIBUIDORA BARRANQUILLA LTDA

Nit 890.240.302-3 FICHA DEL TRABAJADOR Nombre y apellidos: Carmen Londoño

Cedula No : 32.007.320 de Barranquilla

Dpto.: Ventas Cargo: Vendedora Fecha de Ingreso: julio 24 de 2010

Jornada : Diurna Horario : 8:30 a 8 PM

Sueldo : $550.000.oo( Quinientos cincuenta mil pesos m/l ) Forma de pago: Mensual( Distribuidos en dos quincenas) Firma del trabajador: Carmen Londoño Firma del jefe de sección____________


Este documento se diligencia con la informacion del trabajador tomada del contrato de trabajo.

CONTROL DE ASISTENCIA : De acuerdo a la nueva tecnología el carnet del trabajador es el medio más efectivo para el control magnético de la asistencia, ya que le trabajador con solo introducir el carnet en la ranura del reloj este automáticamente a través de código de barra asignado registrara la hora de entrada y de salida facilitando así el control exacto de del tiempo.

EL CARNET : Que de acuerdo al articulo 40 del CSdeT. Las empresas

podrán, a su juicio y como control de identificación del personal que le preste servicios en sus distintas modalidades, expedirles a sus trabajadores, contratistas y su personal y a los trabajadores en misión un carné en donde conste, según corresponda, el nombre del trabajador directo, con el número de cédula y el cargo.


DISTRIBUIDORA BARRANQUILLA LTDA Nit 890.240.302-3

NOMBRE: Carmen Maria

APELLIDOS: Londoño Acosta

CEDULA: 32.007.320 De Barranquilla

DEPARTAMENTO: Ventas CARGO: Vendedor

FIRMA ______________ CODIGO DE BARRA

LA TARJETA DE TIEMPO. Luego de haber terminado la labor del día el encargado de la nómina recoge la información del reloj y lo lleva a un documento, donde se resume la hora de entrada y salida del trabajador en cada uno de los días de la quincena y de acuerdo a la jornada laboral ya sea diurna o nocturna la cual no debe exceder de la mínima legal o sea ocho horas. Este documento recibe el nombre de TARJETA DE TIEMPO y se elabora una por trabajador.

En este mismo documento el encargado hace una clasificación del tiempo en horas ordinarias y en horas extras o sea la que sobrepasa la jornada ordinaria y las horas nocturnas que corresponden a la jornada de 10PM a 6AM inclusive, las horas nocturnas , los dominicales y las festivas y se debe elaborar una por cada trabajador.

Ejemplo: Carmen Londoño labora en el departamento de ventas y la información del 16 al 21de mayo laboro en horario de 9:30 AM a 6PM y del 23 al 30 en horario de 8AM a 5:30 PM (Incluye domingos de 8AM a 12M


Jornada diurna Jornada Nocturna Fecha

Entrada

Salida ordinarias Extras ordinarias extras

festivas

Total

16-05 17-05 18-05 19-05 20-05 21-05 22-05 23-05 24-05 25-05 26-05 27-05 28-05 29-05 30-05

9:30 9:30 9:30 9:30 9:30 9:30 8:oo 8:oo 8:oo 8:oo 8:oo 8:oo 8:oo 8:oo 8:oo

6:oo 6:oo 6:oo 6:oo 6:oo 6:oo 12:o 5:30 5:30 5:30 5:30 5:30 5:30 12:o 5:30

8 8 8 8 8 8

-o- 8 8 8 8 8 8

-o- 8

0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 -o- 1.5 1.5 1.5 1.5 1.5 1.5 -o- 1.5

-o- -o- -o- -o- -o- -o- -o- -o- -o- -o- -o- -o- o- -o- -o-

-o- -o- -o- -o- -o- -o- -o- -o- -o- -o- -o- -o- o- -o- -o-

o- -o- -o- -o- -o- -o 4 o- -o- -o- -o- -o- -o 4

-o-

8.5 8.5 8.5 8.5 8.5 8.5 4.0 9.5 9.5 9.5 9.5 9.5 9.5 4.0 9.5

Total 104 13.5 8 125.5

Elaborada por : ________________ Revisada por __________________


PLANILLA DE TRABAJO :

Una vez hecho el resumen de cada trabajador en la respectiva tarjeta de tiempo se procede a elaborar la planilla de trabajo donde se resume en la información de todos los trabajadores. Esta se elabora una por cada departamento.

DISTRIBUIDORA BARRANQUILLA

Nit 890.240.302-3

PLANILLA DE TRABAJO

DEL 16 A 30 DE mayo DE 2010

DEPARTAMENTO : VENTAS

Horas extras Código

Nombre del trabajador

No Dias Diurnas Nocturnas

Recargo noct.

Dominicales

30332007320 Carmen Londoño

15 13.5 -o- -o- 8 horas

Totales

APOYO BIBLIOGRAFICO:

www.lared.com.co/.../casoslaborales/codigolaboral/textocodigolaboral.html -

copaso.upbbga.edu.co/.../Codigo%20Sustantivo%20del%20trabajo.pdf

www.gestionhumana.com/.../regimen_laboral/regimen_laboral.asp -


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