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MANUAL DE PRODECIMIENTOS DE PLANILLAJE

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Fecha de emisión: Mayo, 2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCESO DE PLANILLAJE


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INTRODUCCIÓN

El SECOB, a través de la oportuna gestión de las autoridades vigentes ha

establecido una nueva Estructura Organizacional que está alineada a los objetivos

de la institución y que busca cumplir con eficacia y eficiencia la contratación de

obras de Infraestructura de las diferentes instituciones públicas a las cuales brinda

servicio.

Dentro de este ambiente de cambio y como un eje de vital importancia está la

gestión de procesos de la institución quienes en busca de mejorar los estándares

de calidad de los servicios actualmente se encuentran reestructurando varios

procesos, junto con la ayuda fundamental de los actores que intervienen en los

mismos.

Dada la importancia y contingencia para la institución, el presente Manual de

Procedimientos del Proceso de Planillaje, contempla toda la información y

descripción del proceso, así como también el análisis y las propuestas a corto y

mediano plazo que lo llevarán a transformarse y ser un puntanal positivo en la

institución, siempre bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en la

normativa legal vigente , con una estructura que le permite al SECOB, agilidad,

puntualidad, y eficiente manejo del pago..


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Tabla de contenido

1.- INFORMACIÓN BÁSICA .............................................................................................................. 5

2.- GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ............................................................................... 6

3.- MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESO .................................................................................... 8

4.- DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE PLANILLAJE .............................................................................. 9

4.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 10

5. PROCESO DE PLANILLAJE DESCONCENTRADO ............................... ¡Error! Marcador no definido.


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1.- INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso Planillaje

Código de Proceso

Descripción

PROPÓSITO:

Cancelar los valores adeudados y cumplir con las cláusulas contractuales.

ALCANCE:

Este proceso inicia desde la recepción de la documentación del contratista hasta la cancelación de los valores económicos.

ENTRADA:

Planilla y Documentos habilitantes

SALIDA:

Pago y Retención

SUBPROCESOS:

Productos/ Servicios del Proceso

Planilla aprobada

Tipo de Proceso Sustantivo

Actores del Proceso

Contratista

Fiscalizador

Administrador de Contrato

Subdirección Técnica Zonal

DNAC

Dirección Financiera

Tipo de Cliente Externo

BASE LEGAL

Ley Orgánica de Contratación Pública Reglamento General de la Ley de Contratación Pública Normas de Control Interno para las Entidades y Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de recursos públicos. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado


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2.- GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

TÉRMINO DEFINICIÓN

Contrato Original Es el contrato principal con el que se inicia la obra con un plazo y monto determinado.

Contrato complementario

Se suscita cuando hay la necesidad de la creación de rubros nuevos no contemplados en el contrato original y/o incrementos de rubros que ya no pueden ser cobrados en órdenes de cambio o de trabajo. Este valor no podrá superar el 35% del valor original del contrato de conformidad con la LOSNCP.

Costo Más porcentaje

Se presenta cuando hay la necesidad de la creación de rubros nuevos no contemplados en el contrato original. Este valor no podrá superar el 10% del valor original del contrato, de conformidad con la LOSNCP.

Reprogramación

Se realiza cuando se presentan imponderables en la obra, que van a impedir se cumpla la ejecución de los rubros programados inicialmente, sin necesariamente afectar el plazo del contrato original.

Período de planillaje

Tiempo en el cual se ejecutan rubros, los cuales deben ser planillados y cancelados.

Pruebas de laboratorio

Son pruebas técnicas exigidas al contratista y /o fiscalizador para poder ejecutar la obra de acuerdo al cronograma y especificaciones técnicas contractuales.

Memorias fotográficas

Reporte fotográfico diario de los rubros ejecutados en el período de la planilla que es objeto de pago.

Certificaciones de calidad

Documento habilitante que valida la calidad de los materiales usados en la construcción de la obra.

Normas Técnicas Son lineamientos que determinan los criterios constructivos a seguir en el proceso de ejecución de la obra.

Libros de Obra

Registro diario del avance físico, económico, personal, clima, condiciones de seguridad, jornadas de trabajo, observaciones, soluciones y recomendaciones de obra, sumillada por el fiscalizador y contratista.

Cronograma valorado de trabajo

Es la programación de trabajo especificado por rubros cronológicamente, en la que se detalla los tiempos en los que se culminarán las actividades establecidas en el contrato.

Reajuste de Precios

Procedimiento a través del cual se actualiza el precio de uno o varios rubros de acuerdo con la normas INEC y con el tiempo de ejecución de la obra.


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Índices de INEC Son índices de materiales, mano de obra y depreciación de equipo.

Certificación IESS Documento habilitante que valida la afiliación del personal bajo dependencia del contratista.

Garantías Son documentos habilitantes que indican que se dará buen uso del anticipo y fiel cumplimiento hasta la terminación del contrato.

Especificaciones Técnicas

Es la descripción técnica del rubro a ejecutarse, su forma de pago, la unidad de medida, y demás criterios que se necesiten para que cumplan con las especificaciones requeridas en el contrato.

Fórmula Polinómica

La fórmula que está establecida en el contrato y que sirve para el cálculo de la planilla de reajuste.


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3.- MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESO

CONTRATISTARealiza y envía la planilla

FISCALIZADOR Revisa y SOLICITA planilla

ADMINISTRADOR Revisa y APRUEBA

SUBDIRECCIÓN ZONAL TÉCNICAVerifica y SOLICITA

planilla y expediente

DNACVerifica y

SOLICITA EL PAGO

DIRECCION FINANCIERAVerifica y REALIZA EL PAGO

PROCESO DE PLANILLAJE


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4.- DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE PLANILLAJE


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4.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

No. Actividades Responsable Descripción

1 Elaborar planillas de pago y adjuntar

documentación pertinente. Contratista Elaborar planillas de pago y adjuntar la

documentación habilitante.

2 Revisar documentación y avalar cantidades y volúmenes de obra

Fiscalizador

Revisar documentación entregada por el contratista, verificando que se encuentren correctos y completos los volúmenes de obra, libros de obra, certificados de calidad, informes de laboratorio, ejecución del proyecto (cronograma de avance de obra), especificaciones técnicas, avances diarios de acuerdo al cronograma, planilla y documentos habilitantes, si la documentación es correcta pasar a la actividad 3, si no es correcta pasar a la actividad 4.

3 Realizar informe de fiscalización Fiscalizador

Realizar el informe que considere criterios técnicos como la documentación que se requiere para continuar con el proceso.

4 Remitir documentación informando

inconsistencias Fiscalizador

Remitir al contratista la documentación señalando las inconsistencias para que este realice las correcciones pertinentes.

5 Revisar documentación y Anexos Administrador

Revisar si la documentación del contratista y el informe del fiscalizador están completos, si está conforme pasar a la actividad 6, si no está completa regresar al Fiscalizador para que se realicen las correcciones pertinentes.

6 Realizar informe del Administrador Administrador

Realizar informe en el cual se apruebe tanto los aspectos técnicos como la documentación que se requiere para continuar el proceso.

7 Registrar planillas de acuerdo al orden

de llegada Subdirección Técnica Zonal

Registrar planillas de acuerdo al orden de llegada.

8 Revisar planillas e informes Subdirección Técnica Zonal

Revisan los informes del fiscalizador y administrador, así como la documentación del contratista, si existen observaciones pasar a la actividad 9 y si no existen observaciones pasar a la actividad 10.

9 Aprobar planillas y solicitar orden de

pago Subdirección Técnica Zonal

Aprobar planillas y solicitar orden de pago a la Subdirección Técnica de Producción de Obras.


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10 Validar planilla, expediente

Subdirección Técnica de

Producción de Obras

(DNAC/DNFO)

Revisar la documentación y validarla verificando que esté acorde a las exigencias del SECOB por la DNAC en el caso de la planilla de obra y de la DFO en el caso de la planilla del fiscalizador. Si la documentación no tiene observaciones pasar a la actividad 12, y si existen inconsistencias pasar a la actividad 10.

12 Solicitar Certificación Presupuestaria

para efectuar el pago



(DNAC/DNFO)

La DNAC (para planilla de obra) o la DFO (en el caso de la planilla de fiscalización) solicitan la partida presupuestaria a la Dirección Financiera para efectuar el pago.

13 Certificación Presupuestaria Dirección Financiera

El subproceso de Certificación presupuestaria se desarrolla hasta emitir el documento que sirve de insumo a la actividad 14.

14 Elaborar la aprobación del pago



(DNAC/DNFO)

Elaborar el documento de aprobación del pago y remitirla a la Dirección Financiera para seguir con el proceso.

15 Revisar y aprobar pago de planilla Dirección Financiera

Control Interno de la Dirección Financiera revisa la documentación y aprueba el pago de la planilla, si no es aprobada regresar a la actividad 11,si es correcta la documentación pasar a la actividad 16.

16 Cancelar valores de planilla al

contratista Dirección Financiera

Realizar el pago de la planilla.

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