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PROCEDIMIENTO PARA LAGESTIN DE LOS REGISTROS
DEL SISTEMA DE CALIDAD
Esta es una copia no controlada si carece de sello en el reverso de sushojas, en cuyo caso se advierte al lector que su contenido puede ser objetode modificaciones posteriores a la fecha de edicin sin que se le puedainformar directamente de tales cambios.
En tal caso, antes de tomar decisiones basadas en el contenido delpresente documento contacte con el responsable de Gestin de Calidadpara verificar que su copia sigue vigente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
: 1 de 6Pgina: 18/Jul/2003Fecha: 1Edicin: MDP-REGSCdigo
Procedimiento de Gestin de Registros Pgina 213
GESTIN DE REGISTROSC
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Aprobado por:
Nombre: Gerencia
Fecha: 18/Jul/2003
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1.- Objeto y mbito de Aplicacin
Este documento establece el modo en que se efectan las tareas de control,identificacin, formato, cumplimentacin, acceso, almacenamiento, conservacin,y disposicin de los registros del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) deEmpresa S.A. Estos registros se mantienen para evidenciar la conformidad de losprocesos con los requisitos del sistema de gestin de calidad.
2.- Definiciones
Registro: Documento que proporciona evidencia objetiva de las actividadesrealizadas o resultados obtenidos. Los registros pueden utilizarse, porejemplo: para documentar una incidencia y las acciones tomadas, paraproporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y accionescorrectivas, etc.. En general los registros no necesitan estar sujetos al controldel estado de revisin.
Formatos: Son aquellos formularios utilizados para almacenar, en este caso,los registros. Un formato no se considera registro hasta que escumplimentado.
3.- Modo de Actuar
3.1.- Asignacin de Nuevos Registros
Tras el estudio de cualquiera de los procesos del sistema de gestin de calidad(SGC), y por consenso con sus propietarios, es posible que se plantee la necesidadde incorporar un nuevo registro cuando se necesite evidenciar los resultados dealguna de las actividades del proceso o el cumplimiento de algn requisito.
Antes de establecer un nuevo registro es imprescindible estudiar lasconsecuencias del mismo en cuanto al trabajo que puede conllevar, su utilidadfinal, los recursos necesarios, personas responsables de cumplimentarlos, etc. Encaso de resultar demasiado engorroso para el personal implicado encumplimentarlo o en analizarlo, se deber estudiar una alternativa ms eficiente.
3.2.- Elaboracin del Formato del Registro
El responsable de gestin de calidad es el encargado de elaborar el formato decada uno de los registros del SGC y guarda un ejemplar de cada uno de ellos paraestudiar peridicamente su conveniencia y para editar copias en caso necesario.Adems, se encarga de incluir dicho formato en intranet para facilitar sudisposicin a todos los que lo necesiten.
En caso de ser necesario modificar estos formatos, el responsable de gestin decalidad realiza los cambios oportunos y actualiza el archivo de intranet y losanexos correspondientes de cada uno de los procedimientos documentados
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correspondientes. Tambin se asegura de que no circulan versiones obsoletas deestos formatos.
A la hora de almacenar el formato, se le asigna el siguiente nombre:
FORMATO-(siglas del documento padre)-(nmero del formato)
Ejemplo: FORMATO-DOCS-01
3.3.- Identificacin del registro
El responsable de Gestin de Calidad escoger un cdigo de identificacin paracada uno de los nuevos registros creados. El formato de dicho cdigo ser:
REGISTRO-(siglas del documento padre)-(Nm del registro)-(Nm Correlativo)
Ejemplo: REGISTRO-INCI-02-0014 (Registro de la incidencia nmero 14)
3.4.- Proceso de Prueba de Registros
Antes de aprobar el uso de un nuevo registro, se recomienda introducirlo en elproceso a modo de prueba, a fin de detectar posibles fallos o mejoras.
3.5.- Informacin de la Utilidad del Registro
Antes de poner el registro en marcha, es preciso que el personal encargado decumplimentarlo posea la suficiente informacin acerca de su utilidad, su objeto yel modo de cumplimentarlo.
3.6.- Control de Registros
El responsable de Gestin de Calidad incluye cada uno de los registros queintervienen en el SGC en un Listado de Registros en Vigor (Ver Anexo 1) Estelistado le permite inspeccionar peridicamente la correcta gestin de cada uno deellos.
En los procedimientos documentados e instrucciones tcnicas del sistema degestin de calidad de Perfilacero se indica qu documento constituye el registro decalidad, quin es el responsable de su archivo, cmo se archiva, dnde y durantecuanto tiempo como mnimo se guarda y custodia. En el presente documento seestablecen solamente requisitos generales y comunes a todos los registros delsistema de gestin de calidad.
Todos los registros del SGC deben ser legibles y almacenados de modo que seconserven y puedan consultarse con facilidad. Los registros pueden presentarse enformato magntico o en impreso en papel.
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3.7.- Cumplimentacin de Registros
Los formatos de los registros impresos del SGC, pueden solicitarse alresponsable de Gestin de Calidad, aunque tambin son accesibles desde intranet,en la carpeta Formatos que se encuentra dentro de la carpeta nombrada Sistemade Gestin de Calidad. Est permitido imprimir y/o fotocopiar estos formatossiempre que se asegure antes que la versin es la actual. Las versiones actualesson las encontradas en dicha carpeta y el responsable de Gestin de Calidad es elencargado de mantener estos archivos al da.
A menos que se indique lo contrario, todos los campos del formato de unregistro han de ser cumplimentados, con excepcin de aquellos campos que noprocedan. En caso de observar que alguno de estos campos no sean de utilidad osupongan un esfuerzo considerable, se debe informar al responsable de Gestin deCalidad para que estudie la propuesta, pero mientras el registro est aprobado, a decumplimentarse completamente.
En cada procedimiento documentado se indica el modo de cumplimentar cadaregistro y el responsable de hacerlo.
3.8.- Custodia de Registros
Mientras los registros no sean reclamados por el responsable de Gestin deCalidad, los responsables de su cumplimentacin han de asegurar en todomomento el buen estado de los mismos, evitando su dao, prdida o deterioro porcondiciones del medio en el lugar de archivo. En caso de encontrar dificultades eneste sentido, lo comunicar al responsable de Gestin de Calidad para que tomelas medidas correctoras oportunas.
Cuando se requiera, sern controlados con sistemas de cierre bajo laresponsabilidad de las personas que tienen asignada la custodia de los archivos.
Los registros informatizados, al igual que el resto de datos informticos, songuardados en varios discos duros en tiempo real. Adems, semanalmente, ocuando las circunstancias as lo determinan, se realiza una copia de seguridad deestos datos, siendo esto responsabilidad del Departamento de Administracin.
3.9.- Anlisis de Registros
En general, los registros en s carecen de utilidad alguna. Es preciso analizarlosadecuadamente para obtener la informacin para la que han sido creados.
El responsable del proceso o de Gestin de Calidad en su defecto, se encargar,antes de la revisin anual del sistema o antes de una revisin extraordinariarelativa al proceso en cuestin, de analizar los resultados arrojados por estosregistros y de elaborar un informe con la informacin recabada para supresentacin en dicha revisin.
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Este informe servir de base para estudiar la conveniencia o no de aplicaracciones correctivas o de mejora.
3.10.- Archivo y Tiempo de Retencin de Registros
Una vez los registros han sido analizados y presentados en la revisin delsistema, estos son archivados por el responsable de Gestin de Calidad durante almenos el tiempo reflejado en el procedimiento documentado correspondiente.
4.- No Conformidades de este Proceso
Se considera una No Conformidad de este proceso a cualquier incumplimientode los requerido por el presente documento, especialmente a la falta decumplimentacin o prdida de los registros requeridos en cada uno de losprocedimientos documentados del sistema.
5.- Situac

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