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PROCEDIMIENTO No. 10 Página 1 de 38

Apertura Reembolso y

Legalización de Cajas Menores

Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01

Vigente a partir de: 29 JUN 2011

OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Apertura, Reembolso y Legalización de Cajas Menores en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación II.

ALCANCE: Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional, Establecimientos Públicos del Sector Defensa y Policía Nacional cuando así lo requieran. Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación:

29 JUN 2011 Directora Financiera

Ruta: Suite Visión Empresarial > Manuales. Página Web Ruta: www.mindefensa.gov.co / Ministerio / Finanzas / Manuales Financieros / Manual SIIF II.

HISTÓRICO DE CAMBIOS

VERSIÓN No.

FECHA DE

EMISIÓN

CAMBIOS REALIZADOS

01 29 JUN 2011 Emisión inicial. Mediante Circular No. 247 MDSGDFGAD-13.3 del 29 de junio/11.

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

Dirección Finanzas

Elaborado por: Jannette Cárdenas Rodríguez

Revisado por: Alexander Romero Castañeda

Revisado por: Harry Norberto Palacios Amado.

Cargo: Analista Financiero

Cargo: Analista Financiero

Cargo: Contratista

Fecha: 20 ABR 2011

Fecha: 26 ABR 2011

Fecha: 20 MAY 2011

Firma: Firma:

Firma:

Revisado por: Edilse Martínez C.

Revisado por: Clara Inés Chiquillo Díaz

Aprobado por: Yaneth Giha Tovar

Cargo: Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Cargo: Directora Financiera

Cargo: Viceministra para la Estrategia y Planeación

Fecha:4 JUN 2011 Fecha:29 JUN 2011 Fecha: 29 JUN 2011

Firma: Firma: Firma: No Aplica

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

http://www.mindefensa.gov.co/


Apertura reembolso y legalización de cajas menores


Vigente a partir de:

29 JUN 2011







TABLA DE CONTENIDO PROCEDIMIENTO No. 10

APERTURA, REEMBOLSO Y LEGALIZACION DE CAJAS MENORES Pág.

A. GENERALIDADES 3

B. FLUJOGRAMA TRANSACCIONES PREVIAS A LA APERTURA CAJA MENOR

5

I. TRANSACCIONES PREVIAS A LA APERTURA CAJA MENOR (EJECUCION PRESUPUESTAL INICIAL)

6

1. Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal 6

2. Certificado de Disponibilidad Presupuestal 6

3. Registro de Creación Caja Menor 6

4. Registro Presupuestal del Compromiso 11

5. Radicación y Aprobación de la Cuenta por Pagar 11

6. Obligación 11

7. Orden de Pago Presupuestal 11

8. Orden Bancaria 11

II. GESTIÓN DE LA CAJA MENOR 12

B. FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LA CAJA MENOR 12

1. Ingreso Apertura Caja Menor 13

2. Provisión recursos en efectivo Caja Menor 14

3. Egresos Caja Menor 16

4. Pago Caja Menor 19

5. Reintegro Pago Caja Menor 20

6. Legalización de Egresos 22

7. Solicitud de Reembolso 22

III. REEMBOLSO CAJA MENOR 24

B. FLUJOGRAMA 24

1. Solicitud de Reembolso 25

2. Radicación de la Cuenta por Pagar para el Reembolso 26

3. Aprobación de la Cuenta por Pagar 26

4. Legalización de Egresos Caja Menor 26

5. Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal de Reembolso 27

6. Certificado de Disponibilidad Presupuestal para reembolso 27

IV. LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE LA CAJA MENOR 29

1. Cierre Presupuestal de la Caja Menor 29

2. Radicación Cuenta por Pagar para legalización de Egresos 30





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3. Pago de Deducciones practicadas a partir del cierre presupuestal de la Caja Menor

32

4. Reintegro de los recursos sobrantes 33

V. REPORTES 34

1. Ejecución Caja Menor 34

2. Movimiento Caja Menor 35

3. Deducciones 36

4. Egreso Caja Menor – Comprobante 37

5. Pago Caja Menor - Comprobante 37

C. NORMATIVIDAD RELACIONADA 38

PROCEDIMIENTO No. 10

A. GENERALIDADES

Anualmente el Ministerio de Hacienda y Crédito Público emite la Resolución mediante la cual se faculta a las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa y Establecimientos Públicos del Sector Defensa para constituir Cajas Menores que le permitan sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente, así como para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales, solo requerirán de la autorización del Ordenador del Gasto.

Con base en la Resolución del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y teniendo en cuenta los diferentes requerimientos de Cajas Menores, el Comandante General de las Fuerzas Militares, los Comandantes de cada Fuerza y los Directores de los Establecimientos Públicos del Sector Defensa emiten anualmente la Resolución mediante la cual se autoriza la constitución de Cajas Menores en las mismas. No obstante, para elaborar la Resolución en forma previa se deben expedir el o los Certificados de Disponibilidad Presupuestal en el o los montos requeridos por cada caja menor de la Unidad, los cuales constituyen el respaldo para la elaboración de la Resolución.

Así mismo, en la Resolución se debe establecer claramente la cuantía de las diferentes Cajas Menores autorizadas en la vigencia, el responsable o cuentadante, la finalidad, el monto limite por rubro presupuestal al máximo nivel de desagregación, la clase de gastos que se pueden realizar y las instrucciones administrativas que se consideran pertinentes para su adecuado manejo.

Los gastos que se realicen a través de la Caja Menor deberán ser autorizados previamente por el Ordenador del Gasto, y cumpliendo con los requisitos para adelantarlo.

Dentro de los gastos a gestionar con recursos de la Caja Menor está prohibido fraccionar compras de un mismo elemento o servicio; realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización; efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito; reconocer y pagar gastos por concepto





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de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones; cambiar cheques o efectuar préstamos; adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la entidad; efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en seccionales o regionales del respectivo órgano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan y pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control1.

Cabe señalar que según lo estipulado en la Resolución de constitución y funcionamiento de Cajas Menores ya mencionada, el Ministerio de Defensa Nacional se encuentra exento de elevar solicitud de aprobación ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para constituir Cajas Menores en cuantías superiores a las establecidas, para atender gastos de alimentación de las Fuerzas Militares y Policía Nacional, no obstante, debe ser informada dicha constitución a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional; en los demás casos si requiere una mayor cuantía deberán elevar solicitud motivada, suscrita por el Ordenador del Gasto, para aprobación de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional.

Teniendo en cuenta que se van a manejar recursos a través de la Caja Menor, la gestión de la misma en el Sistema SIIF Nación II requiere de la utilización de token con la firma digital del cuentadante de la misma.

NOTA 1: Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el Ordenador del Gasto podrá mediante Resolución encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar por escrito en el libro de control respectivo. En el Sistema SIIF Nación II se debe a través de la transacción EPG/ Gestión Caja Menor/ Modificar se puede cambiar el nombre del tercero cuentadante de la misma previo cumplimiento de los requisitos anteriores.

NOTA 2: Cuando se cambie el responsable de la Caja Menor el funcionario saliente deberá gestionar la legalización de los gastos efectuados con corte a la fecha que el Ordenador del Gasto disponga, para lo cual se debe seguir lo indicado en el Numeral IV. “LEGALIZACIÓN DEFINITIVA CAJA MENOR” del presente procedimiento. Lo anterior, para efecto de que el responsable entrante reciba la totalidad de los recursos autorizados para la Caja Menor. En ningún caso es necesario que la cuenta corriente sea cancelada ya que ésta fue abierta a nombre de la Unidad Ejecutora y se continuará utilizando la misma hasta la legalización con el fin de que quede sea saldada.

1 Resolución 001 de 2011 “Por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores” Artículo 9º





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B. FLUJOGRAMA

Flujograma Transacciones Previas a la Gestión de Caja Menor INICIO

FIN

FIN

1. Solicitud CDP Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos

Ruta: EPG/Solicitud de CDP/Crear

2. CDP Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: EPG/CDP/Gastos/Crear

3. Registro de Creación Caja Menor Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/Crear

4. Registro Presupuestal del Compromiso Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos Ruta: EPG/Compromiso/Vigencia Actual/ Crear

5. Cuenta por Pagar Perfil: Central de Cuentas Ruta: EPG/Cuenta por Pagar/Radicar/Radicar

6. Obligación Perfil: Central de Cuentas Ruta: EPG/Obligación/Crear

7. Generación y Autorización Orden de Pago Presupuestal Perfil: Pagador Central o Regional Ruta: EPG/Orden de Pago Presupuestal de Gasto/Crear

Ruta: PAG/Administrar Ordenes de Pago/ Autorizar

8. Generación y Autorización Orden Bancaria Perfil: Pagador Central o Regional Ruta: PAG/Generación Orden Bancaria/Abono en Cuenta

Ruta: PAG/Generación Orden Bancaria/Pago de la Orden Bancaria

1. Crear el cuentadante en el Sistema SIIF Nación.

2. Cuentadante Afianzado mediante Póliza.

3. Crear la Cuenta Bancaria de la Caja Menor

4. Expedir la Resolución de Constitución de Caja

Menor





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I. TRANSACCIONES PREVIAS A LA APERTURA CAJA MENOR EN EL SIIF NACIÓN II

El diagrama anterior indica paso a paso cada una de las transacciones, el perfil responsable y la ruta por la cual se debe adelantar la transacción en el Sistema SIIF Nación II para provisionar el primer giro de recursos a la Caja Menor. 1. Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos, Ruta: EPG/Solicitud de CDP/ Crear/ Sin Bienes y Servicios.

El sistema presenta la pantalla para efectuar el registro de la solicitud, en la cual es importante señalar que se debe seleccionar en el campo “Apertura de caja menor” la grilla correspondiente a “SI”, los demás campos se diligenciarán de acuerdo a la solicitud que se haya elevado para su expedición. 2. Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos, Ruta: EPG/CDP/Gastos/Crear. Se deben afectar rubros al máximo nivel de desagregación. 3. Registro de Creación Caja Menor: Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos, Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/Crear. Esta transacción requiere que previamente se hayan adelantado los siguientes registros o tareas: 1. Estar creado el cuentadante de la Caja Menor en el Sistema SIIF Nación (Ver Procedimiento Nº 4

Creación Terceros y Vinculación Cuentas Bancarias). Así mismo, Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el Ordenador del Gasto podrá mediante Resolución encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar por escrito en el libro de control respectivo.

Cuando se cambie el responsable de la Caja Menor el funcionario saliente deberá gestionar la legalización de los gastos efectuados con corte a la fecha que el Ordenador del Gasto disponga, para lo cual se debe seguir lo indicado en el Numeral III “LEGALIZACIÓN DEFINITIVA CAJA MENOR” del presente procedimiento.





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2. Teniendo en cuenta que todo funcionario público que maneje recursos públicos debe estar afianzado y que la entidad puede adquirir una póliza global, se debe adicionar el cuentadante de la caja menor dentro de la misma sin necesidad de adquirir una póliza individual.

3. Creación Cuentas Bancarias: De acuerdo con lo reglamentado por el Ministerio de Hacienda y Crédito

Público en la Resolución de autorización de Cajas Menores, el manejo de los recursos de Caja Menor se hará a través de una cuenta corriente ya sea que se trate de recursos Con o Sin Situación de Fondos o Recursos Propios. Es de aclarar, que dicha cuenta será “reportada”. No obstante, se autoriza el manejo de un monto en efectivo, para cada vigencia De conformidad con el artículo 3º del Decreto 630 de 1996 las cuentas corrientes que manejan recursos de Caja Menor serán responsabilidad de los funcionarios encargados de su manejo2 Las Subunidades remitirán la información correspondiente de las cuentas corrientes a los Departamentos Financieros o su equivalente en cada Unidad Ejecutora, para que ésta consolide dicha información y la envíe a la Dirección de Finanzas quien verificará la información y de encontrarla acorde impartirá aprobación a las cuentas corrientes e informará a la Unidad Ejecutora del Nivel Central (000) correspondiente, para que efectúe el ingreso y validación de las mismas en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, es de aclarar que los Establecimientos Públicos del Sector Defensa no cumplen con este requisito.

Simultáneo a lo anterior, el responsable de la Caja Menor diligenciará ante la Dirección Financiera o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora, el formato para obtener la exención del impuesto denominado: “Cuenta Reportada Gravamen a los Movimientos Financieros”, dependencia que a su vez los reportará a la Dirección de Finanzas quien consolidará la información para ser enviada a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. NOTA 3:Teniendo en cuenta que los Establecimiento Públicos asumen el gravamen financiero, en el momento de efectuar el reembolso de la Caja Menor deben incluir un egreso y pago a favor de la entidad financiera con el fin de legalizar el descuento efectuado del gravamen financiero.

Las cuentas corrientes dentro de la denominación deben considerar el Nombre de la Unidad o Subunidad Ejecutora, el nombre de la dependencia y objeto de la Caja Menor, por ejemplo: Ministerio de Defensa Nacional – Gestión General - Caja Menor – Viáticos y Gastos de Viaje al Exterior-Recursos del Presupuesto General de la Nación.

NOTA 4: En ningún caso podrán abrirse las cuentas corrientes a nombre del responsable de la Caja Menor. Así mismo, se debe tener en cuenta que si en una misma Unidad o Subunidad Ejecutora se tiene

2 Se exceptúan de la autorización y registro establecidos en el presente artículo las siguientes cuentas, que serán responsabilidad de los funcionarios encargados de su manejo: …3ª Las cuentas en que se manejen recursos de caja menor.





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prevista la constitución de más de una Caja Menor para cada una de ellas se debe abrir su correspondiente cuenta corriente. Si se requiere tener en efectivo, se explicará más adelante el procedimiento para adelantarlo (4.Provisión Recursos en Efectivo Caja Menor). Así mismo se debe crear en el sistema la chequera con la cual se efectuarán los pagos. NOTA 5: La Caja Menor debe contener rubros de la misma Fuente de Financiación y Situación de Fondos, por lo tanto si en la Resolución de Caja Menor se ha determinado que se manejarán recursos con situación y sin situación de fondos, es necesario que en el sistema se abran dos Cajas Menores. NOTA 6: Si en la vigencia anterior la Caja Menor estaba autorizada tal y como lo dispone la Resolución de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional el titular de la misma la legalizará en forma definitiva reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente para ser utilizada en la vigencia siempre y cuando sea para el mismo concepto del gasto. Si la Caja Menor no es requerida por la Unidad en Línea para el siguiente año, la Cuenta Corriente debe ser cancelada en forma definitiva.

Para efectuar el registro de la Caja Menor se deben diligenciar los siguientes campos: Carpeta Registrar Información Presupuestal

Tercero responsable de la Caja Menor: Fecha del Sistema: El sistema presenta la fecha del día en que se está efectuando la transacción.





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Naturaleza tercero: Utilizando el botón de búsqueda seleccionar el cuentadante de la Caja Menor, con lo cual el sistema trae a la pantalla los datos de Identificación, Nombre y el Código interno que le fue asignado cuando fue creado. Información Presupuestal: Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Digitar el número de CDP

expedido y dar clic en el botón de búsqueda , el sistema presenta en la pantalla los datos contenidos en el documento como son la Dependencia y los ítems para afectación del Gasto. Valor Total de la Caja Menor: El sistema presenta el valor registrado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal por el cual se va a crear la Caja Menor. Carpeta Póliza:

Tercero que expide la póliza: Utilizando del botón de búsqueda seleccionar la compañía de seguros que expide la póliza, el sistema trae a la pantalla el Tipo de identificación, el Nombre, y el Código Interno asignado por el sistema cuando fue creado.

Fecha de expedición: Seleccionar del calendario que se despliega al hacer clic en el botón , la fecha en que fue expedida la póliza. Monto Afianzado: Digitar el valor total por el cual se constituye la Caja Menor. Vigencia de la póliza: Seleccionar las fechas de la vigencia de la póliza.





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Carpeta Registrar Información General

Medio para administrar recursos: Seleccionar si es Cuenta Bancaria ó Efectivo. Si el medio seleccionado es “efectivo” el sistema deshabilita automáticamente los demás campos. Si se selecciona Cuenta Bancaria, se debe dar clic en el botón de búsqueda para vincular la cuenta bancaria habilitada para recibir los recursos de la Caja Menor. El sistema automáticamente trae a la pantalla principal los datos de Nombre de la cuenta, Tipo de cuenta, Nº de cuenta, Entidad financiera, Sucursal (si se ha creado). Cabe reiterar que esta cuenta NO debe ser aperturada a nombre del cuentadante sino a nombre de la entidad. Caja Menor para trámite de viáticos y gastos de viaje: Teniendo en cuenta que el Macroproceso de ByS aún no se encuentra activo seleccionar para todos los casos NO.

Ordenador del gasto: Seleccionar de la lista que se despliega al hacer clic en el botón de búsqueda el que corresponda. Porcentaje de Reembolso: Digitar el porcentaje al cual se debe efectuar el reembolso de la Caja Menor acorde con lo indicado en la Resolución de Constitución. Una vez diligenciadas todas las carpetas se guarda la transacción, el sistema genera el número consecutivo con el que quedó creada la Caja Menor en el Sistema SIIF Nación II.





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4. Registro Presupuestal del Compromiso: Perfil: Gestión Presupuesto de Gastos, Ruta: EPG/Compromiso/Vigencia Actual/ Crear. En esta transacción se debe tener en cuenta que en el “Atributo de línea de Pago” se debe seleccionar “Caja Menor”. 5. Radicación y Aprobación de la Cuenta por Pagar: Perfil: Central de Cuentas, Ruta: EPG/Cuenta por Pagar/ Radicar/ Radicar. En el campo “Tipo de Cuenta por pagar” se debe seleccionar “Pagos sin descuento”. Posteriormente, por la misma ruta pero seleccionando la opción Aprobar la cuenta por pagar queda disponible para efectuar la obligación. Es de señalar que como tercero beneficiario se debe buscar y seleccionar el NIT de la Unidad Ejecutora o Establecimiento Público del Sector Defensa. 6. Obligación: Perfil: Gestión Contable, Ruta: EPG/Obligación/Crear. Consultar la Cuenta por Pagar autorizada y gestionar la obligación correspondiente. Antes de realizar la Obligación, el Perfil Contable debe verificar a través del Sistema SIIF Nación la documentación soporte, y que la cuenta bancaria de la Caja Menor se encuentre en estado “Activa” a fin de que los recursos con ó sin situación de fondos o propios sean girados directamente a las correspondientes cuentas corrientes de Caja Menor, por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en el primer caso y de la Tesorería de la Unidad Ejecutora o Establecimiento Públicos del Sector Defensa en el segundo. 7. Orden de Pago Presupuestal: Perfil: Pagador Central o Regional, Ruta: EPG/Orden de Pago Presupuestal de Gasto/Crear. Posteriormente, se debe Autorizar la Orden de Pago y solicitar el Cupo de Giro 8. Orden Bancaria: Perfil: Pagador Central o Regional, Ruta: PAG/Generación Orden Bancaria/Abono en Cuenta y posteriormente efectuar el pago de dicha Orden Bancaria a través de la Ruta: PAG/Generación Orden Bancaria/Pago de la Orden Bancaria. Una vez efectuadas las anteriores transacciones se provisionan los recursos para iniciar la gestión de la Caja Menor, es importante señalar que presupuestalmente se afecta el gasto pero contablemente no.





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II. GESTIÓN DE LA CAJA MENOR B. FLUJOGRAMA

INICIO

FIN

1. Ingreso Apertura Caja Menor Perfil: Gestión Caja Menor. Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Ingreso Apertura/ Registrar.

3. Egresos Caja Menor Perfil: Gestión Caja Menor.

Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Egresos/ Sin Referencia.

4. Pagos Caja Menor Perfil: Gestión Caja Menor

Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Pagos/ Sin Egreso – Con Egreso – Deducciones.

5. Reintegro Pago (Si Aplica) Perfil: Gestión Caja Menor

Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Reintegro/ Registrar.

7. Solicitud de Reembolso Perfil: Gestión Caja Menor

Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Reembolso/ Registrar Solicitud

2. Fondeo Caja Menor (Si Aplica) Perfil: Gestión Caja Menor.

Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Pagos/ Sin Egreso.

6. Legalización Egresos (Si Aplica) Perfil: Gestión Caja Menor Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Legalización Egreso/

Registrar Egreso





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1. Ingreso Apertura Caja Menor: Perfil: Gestión Caja Menor, Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Ingreso Apertura/ Registrar. La transacción de Ingreso Apertura Caja Menor permite registrar dentro del sistema el primer giro que efectúa la entidad al cuentadante, luego de abonados los recursos en la cuenta de la Caja Menor, producto de las operaciones previas, es decir, se crea el saldo disponible para gestionar la caja. Al momento de seleccionar la caja menor, el sistema valída que el tercero cuentadante de la caja menor seleccionada sea el mismo usuario de conexión que ingreso al sistema. El sistema presenta la siguiente pantalla, sobre la cual se deben diligenciar los campos que se explican a continuación:

Medio para administrar Recursos del Ingreso de Apertura: se debe seleccionar Cuenta Bancaria o Efectivo según corresponda. Seleccionar una Orden de pago Presupuestal de Gasto: Digitar el número de la Orden de Pago Presupuestal, ésta orden de pago es el documento con el cual se giran los recursos al cuentadante de la caja menor.





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El sistema valída que la misma corresponda a la Caja Menor y que se encuentre en estado “pagada”. El sistema muestra todos los datos incluidos en la Orden de Pago como son la fecha de registro de la Orden, la fecha límite de pago, el medio de pago seleccionado en dicha orden, el estado de la orden de pago el cual debe ser “Pagada” como ya se indicó, el código de referencia de la orden de pago, el saldo ordenado para pago, el saldo disponible para ordenar pago y el valor neto de la orden presupuestal del gasto, se da clic en el botón de “Aceptar”, el sistema actualiza la cabecera de la transacción con el valor total de la orden de pago. Si se elaboró más de una orden de pago para provisionar los recursos a la Caja Menor se debe repetir el paso anterior. Datos Administrativos: en esta carpeta se debe incluir la información contenida en la Resolución de Caja Menor así como de quien firma dicho acto administrativo. Al Guardar el sistema el indica el número consecutivo con el cual quedó registrado el Ingreso de Apertura de Caja Menor. Después de generar el ingreso se empieza a ejecutar la caja, con el registro de los Egresos y de los Pagos. NOTA 7: Todo ingreso de apertura se puede ANULAR siempre y cuando esté en estado Generado y el saldo de la caja sea igual al valor del ingreso. 2. Provisión recursos en efectivo Caja Menor Esta transacción permite “fondear” la Caja Menor afectando el saldo en banco e incrementar el saldo en efectivo para aquellos casos en que se requiera manejar los recursos de bancos en forma parcial o total en efectivo. De igual forma, mediante esta transacción se generan pagos que serán legalizados posteriormente (vale provisional) y se genera la devolución de recursos a la tesorería de la entidad, correspondiente al valor del sobrante de la Caja Menor al momento de generarse su cierre definitivo. Para poder gestionar esta transacción se debe efectuar la creación de la chequera de la Caja Menor por la transacción PAG/ Cheques/Títulos Valores/ Creación de Chequeras y que se tengan saldos en banco mayores a cero. Perfil: Gestión Caja Menor, Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Pagos/ Sin Egreso, sobre la cual se deben diligenciar los siguientes campos:





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Fecha de registro: El sistema muestra la fecha del sistema. Caja Menor: El sistema presenta el número de la caja seleccionada anteriormente. Naturaleza del tercero: Se debe seleccionar utilizando el botón de búsqueda los datos del cuentadante de la Caja Menor como beneficiario del pago. Valor Neto: Digitar el monto por el cual se va a fondear la Caja Menor, este valor debe ser inferior al saldo en bancos. Manejo de efectivo: Seleccionar esta opción. Medio de Pago: Seleccionar cheque. El sistema le traerá una ventana emergente que da opción de búsqueda con o sin filtros. Dar clic en buscar, para que el sistema traiga la o las chequeras activas vinculadas a la cuenta de la caja menor, seleccionar y Aceptar. El sistema muestra automáticamente el siguiente cheque disponible que puede ser asignado. Al guardar la transacción, el sistema genera el consecutivo del pago sin descuento, con lo cual quedan los recursos disponibles en caja. Cuando se genera un pago sin egresos con el fin de entregar dinero para efectuar una compra (Vale Provisional) es importante señalar lo siguiente: El vale provisional se elabora a nombre del funcionario que va a efectuar la compra pero el documento soporte que entrega dicho funcionario está a nombre de otra persona natural o jurídica, por lo tanto, una vez el funcionario entregue al cuentadante de la Caja Menor los





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documentos soportes de la compra se debe ANULAR el pago sin egreso generado y registrar un Egreso sin Referencia y un Pago con Egreso siguiendo el procedimiento que se describe a continuación. 3. Egresos Caja Menor: Perfil: Gestión Caja Menor, Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Egresos/ Sin Referencia. Mediante esta transacción se obtiene el documento que contiene toda la información del gasto que se genera por la caja menor, por lo tanto se registran los datos sobre del tercero beneficiario del pago, los rubros de la caja menor a afectar y el valor correspondiente, el tipo de cuenta por pagar que genera ese gasto y las deducciones a aplicar a ese tercero.

Al seleccionar la Caja Menor, el sistema presenta la siguiente pantalla:

Pendiente para Legalización: El sistema presenta las opciones SI y NO. Es importante señalar al respecto que se debe optar por SI, solamente cuando se entregarán los recursos y luego se efectúa su legalización, como es el caso de recursos para el pago de transportes urbanos o de viáticos pendientes de legalizar. Si se ha seleccionado la opción SI, se debe efectuar el Pago con egreso, y posteriormente su legalización por el valor total. Si se devuelven recursos se debe aplicar un reintegro, el cual se explicará más adelante (5.Reintegro Caja Menor). Tercero Beneficiario: Todo tercero al cual se le van a entregar recursos de la Caja Menor debe estar creado en el sistema, por lo tanto si no lo está, esta transacción permite crearlo como un tercero ligero no obstante,





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es importante tener en cuenta que si la forma de pago es Abono en Cuenta el mismo se debe crear en el sistema de acuerdo con lo indicado en el Procedimiento Nº 4 “CREACION TERCEROS Y VINCULACION CUENTAS BANCARIAS” del Sistema SIIF Nación II. Dar clic en el botón “Aceptar” con lo cual el sistema activa la carpeta de Lista de ítems de afectación del gasto; en esta registrar: Seleccionar ítems de Afectación de Gasto: Vinculados a Caja Menor: Seleccionar SI, El sistema muestra el o los ítems al máximo nivel de desagregación incluidos en la Resolución de Caja Menor.

Digitar el monto del egreso y dar clic en el botón “Aceptar” con lo que el sistema activa en la parte superior la grilla de Valor del IVA del Egreso Sin Referencia y la carpeta de Lista de Documentos Soporte.





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Si el egreso que se está registrando tiene IVA, incluir el monto total en el campo correspondiente. En la carpeta de Lista de Documentos Soporte dar clic en el botón de búsqueda con el fin de seleccionar el que soporta la compra, el sistema permite seleccionar el Tipo de Cuenta por Pagar y el documento soporte, se debe tener especial cuidado, por cuanto esta selección es la base para la información de las deducciones a aplicar, por lo que se sugiere que si el cuentadante tiene alguna duda sobre cual aplicar, se comunique previo al registro en el sistema el área contable. Posteriormente, dar clic en el botón “Aceptar” para que el sistema active la Lista de Deducciones.





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Dependiendo del tipo de cuenta seleccionado el sistema propone los descuentos a aplicar; para cada tipo de cuenta por pagar existe una lista de documentos que la soportan parametrizados, se debe tener especial cuidado para la selección de las retenciones por lo que se sugiere igualmente que si el cuentadante tiene alguna duda sobre cual aplicar, comunicarse con el área contable. Si dentro de las deducciones presentadas no se encuentra la que se requiere se puede incluir utilizando el botón “Agregar” o si por el contrario muestra alguno que no corresponda se puede eliminar utilizando el botón “Excluir”. Si al gasto realizado no se le aplican deducciones, no se diligencia esta carpeta. Una vez diligenciadas todas las carpetas se da clic en el botón “Aceptar” para que el sistema efectúe el cálculo del valor neto del egreso y se muestre en la parte superior. Dar clic en el botón “Guardar”, el sistema muestra el mensaje de creación del egreso e indica el número de consecutivo del mismo” NOTA 8: Todo Egreso de caja menor puede ser objeto de anulación siempre y cuando se encuentre en estado Generado. 4. Pagos Caja Menor: Perfil: Gestión Caja Menor, Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Pagos/ Con Egreso. Mediante esta transacción, se registra el pago de un egreso de Caja Menor afectando el saldo en bancos o el efectivo. Este registro afecta los saldos en bancos o del efectivo en caja, dependiendo de la selección del Medio de Pago.

Al seleccionar la Caja Menor sobre la que se va a efectuar la gestión, el sistema presenta la siguiente pantalla, sobre la cual se deben diligenciar los campos de:





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Fecha de registro: El sistema presenta la fecha en que se está realizando la transacción la cual no puede ser modificada. Caja Menor: El sistema presenta la Caja Menor de la cual se va a efectuar el pago. Egreso Seleccionado: Con el botón de búsqueda seleccionar el egreso, cabe señalar que para poder realizar el pago, el valor del egreso debe ser menor al saldo en bancos o en efectivo de la caja. El pago que se realiza es por el valor neto del egreso. Definir medio de pago: Seleccionar la forma en que se van a girar los recursos si es Abono en cuenta, Cheque o Efectivo. Si se define abono en cuenta en el cuadro de texto se debe registrar la información de la cuenta bancaria donde se realizará la consignación, esta transacción afecta el saldo en bancos; si se selecciona efectivo afecta el saldo en caja. Así mismo, si se selecciona cheque, el sistema trae todas las chequeras activas vinculadas a la cuenta de la Caja Menor, se selecciona la correspondiente, el sistema muestra automáticamente el número del cheque asignado según el consecutivo. Al guardar, el sistema genera el número consecutivo del pago. NOTA 9: Esta transacción cambia el estado del egreso de “Generado” a “Pagado” y afecta el saldo en bancos o efectivo como ya se indicó. Igualmente, si el pago se realizó con cheque éste cambia su estado de “Disponible” a “Entregado”. Al generarse el egreso se afecta presupuesto y luego con el pago se afecta la contabilidad. Es necesario que las deducciones se apliquen correctamente y tener en cuenta que según la resolución de cajas menores la solicitud de reembolso se debe efectuar en forma mensual ó cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%) lo que ocurra primero de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. NOTA 10: Todo Pago de caja menor se puede Anular siempre y cuando se encuentre en estado Generado y el egreso vinculado a éste no esté solicitado para reembolso 5. Reintegro Pago Caja Menor: Perfil: Gestión Caja Menor, Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Reintegro/ Registrar. Mediante esta transacción se efectúan los reintegros de aquellos egresos sobre los cuales se están efectuando devoluciones de recursos. El sistema presenta la siguiente pantalla sobre la cual se deben diligenciar los siguientes campos:





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Número de la Caja Menor: El sistema muestra la Caja Menor seleccionada. Número del Egreso de la Caja Menor: Seleccionar el egreso en estado pagado. Medio para Administrar Recursos del Reintegro de Caja Menor: El sistema presenta las opciones de Cuenta Bancaria o Efectivo, se debe seleccionar la opción que corresponda de acuerdo a como fueron reintegrados los recursos, si consignaron a la cuenta o entregaron al cuentadante en efectivo. Seleccionar Ítems de Afectación del Gasto: El sistema presenta los ítems por los cuales se registró el egreso y el valor, digitar el monto del reintegro en el campo “Valor a Reintegrar”; si el egreso tuvo deducciones igualmente se registra el menor valor de las deducciones con lo cual se incrementa el valor del ingreso. Si al pago realizado se le aplicaron retenciones, en la carpeta Deducciones seleccionar la opción SI para efectuar el ajuste. Al grabar el sistema incrementa el disponible en bancos o en caja según la forma seleccionada en que se efectuó el registro del ingreso y a su vez incrementa el saldo por ejecutar de los rubros seleccionados. El sistema deja el reintegro disponible para ser tomado en la próxima legalización de la Caja Menor. Si el pago ya fue legalizado, el reintegro debe ser presupuestal y no de la Caja Menor.





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NOTA 11: Todo Reintegro de caja menor se puede ANULAR si está en estado Generado. 6. Legalización de Egresos: Perfil: Gestión Caja Menor, Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Legalización Egreso/ Registrar Egreso. Si se realizaron egresos con marca pendiente de legalización, por esta transacción se debe efectuar la legalización de los mismos. Al ingresar a la transacción el sistema muestra la siguiente pantalla:

Dar clic en el botón “Aceptar y Guardar con lo cual el sistema genera el mensaje de que generó con éxito la legalización de Egresos de la Caja Menor. 7. Solicitud de Reembolso: Perfil: Gestión Caja Menor, Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Reembolso/ Registrar Solicitud. Tal como está estipulado en la Resolución de Caja Menor que año a año expide la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público “los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales afectados”. (Negrilla fuera de texto) Es importante tener en cuenta que la norma es explicita al indicar que el reembolso se debe efectuar a fin de mes con el fin de que las retenciones se causen en el mes en que se practican, igualmente que se debe





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adelantar cuando uno o más rubros presupuestales agoten más del 70% de los recursos asignados para garantizar el flujo de recursos. Para efectos del reembolso el responsable de la Caja Menor elaborará una “Relación de Gastos”, los cuales se harán en la cuantía de los gastos realizados, la cual debe contar previamente con la autorización del Ordenador del Gasto y agrupada por rubro presupuestal al máximo nivel de desagregación. El responsable de la Caja Menor debe verificar que los documentos soporte de los gastos a reembolsar (facturas, planillas de viáticos, etc.) se presenten en original y remitir la relación de las deducciones aplicadas dentro del mes. Es pertinente aclarar, que no se deben consignar los recursos de las deducciones teniendo en cuenta, que éstos deben permanecer en las cuentas abiertas para Caja Menor. Para el caso de facturas comerciales éstas deben cumplir con los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario. Los documentos relacionados serán entregados a la Dirección Financiera o quien haga sus veces en la Unidad o Subunidad Ejecutora, mediante memorando u oficio firmado por el Ordenador del Gasto, para que se surta el trámite de la cadena presupuestal que finalizará con el giro a la cuenta corriente de Caja Menor, por el monto de los gastos efectuados menos las deducciones practicadas sobre los mismos.





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III. REEMBOLSO CAJA MENOR B. FLUJOGRAMA

INICIO

FIN

1. Solicitud Reembolso Caja Menor Perfil: Gestión Caja Menor. Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Reembolso/ Solicitud.

2. Radicación Cuenta por Pagar

Perfil: Gestión Contable ó Gestión Central de Cuentas Ruta: EPG/Cuenta por Pagar/ Radicar/ Caja Menor.

3. Aprobación Cuenta por Pagar Perfil: Gestión Contable. Ruta: EPG/Cuenta por Pagar/ Aprobar/ Presupuestal.

5. Solicitud de CDP de Reembolso Perfil: Gestión Presupuesto Gasto. Ruta: EPG/Solicitud de CDP/ Crear/ Reembolso Caja Menor.

6. CDP de Reembolso

Perfil: Gestión Presupuesto Gasto. Ruta: EPG/CDP/ Gastos/ Crear.

7. Compromiso: Perfil: Gestión Presupuesto Gasto. Ruta: EPG/CDP/ Gastos/ Crear. 8. Registrar y Aprobar Cuenta por Pagar: Perfil: Gestión Central de Cuentas y/o Contable. 9. Registrar Obligación: Perfil: Gestión Contable 10. Registrar Orden de Pago: Perfil: Pagador Central 11. Autorizar Orden de Pago: Perfil: Pagador Central

4. Legalización Egresos Caja Menor Perfil: Gestión Contable. Ruta: EPG/Legalizaciones/ Egresos Caja Menor.





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1. Solicitud Reembolso Caja Menor. Perfil: Gestión Caja Menor. Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Reembolso/ Solicitud.

En la transacción, el sistema agrupan todos los egresos para generar un documento consolidado que servirá de base para generar un flujo financiero, es decir, muestra automáticamente los egresos pagados que no estén incluidos en ninguna solicitud de reembolso, los cuales deben ser menores o iguales al valor total de los egresos. Al ingresar a la transacción el sistema presenta la siguiente información:

Fecha de Registro de la Solicitud de Reembolso: Corresponde a la fecha en que se está diligenciando la solicitud. Número de la Caja Menor: Corresponde a la Caja Menor seleccionada inicialmente. Valor Bruto de la Solicitud de Reembolso: Muestra el monto total de los egresos registrados y pagados, incluidas las deducciones. Valor de los Reintegros de la Solicitud de Reembolso: Si se han aplicado reintegros el sistema presenta el monto consolidado de los mismos. Valor Neto de la Solicitud de Reembolso: El sistema resta del valor bruto de la solicitud de reembolso el monto total de los reintegros que se han efectuado y presenta el valor neto de la solicitud.





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El sistema consolida dicha información en la parte superior y en forma detallada en las carpetas: Lista de Egresos de la Caja Menor, Lista de los Reintegros de la Caja Menor, Lista de Ítems de Afectación de Gasto, para consulta y verificación frente a la documentación que se tiene. Diligenciar los Datos Administrativos y guardar, con lo que el sistema genera un consecutivo de la solicitud. El cuentadante de la Caja Menor debe enviar la documentación que soporta el reembolso, el listado de las deducciones causadas en el período y la solicitud que expide el sistema al área financiera, para iniciar los trámites correspondientes para provisionar nuevamente los recursos autorizados a la Caja Menor; cuando se efectúa la legalización, el sistema recoge todas las deducciones para efectuar su pago.

2. Radicación de la Cuenta por Pagar para el reembolso de la Caja Menor: PERFIL: Gestión Contable ó Central de Cuentas, RUTA: EPG/ Cuenta por pagar/ Radicar/ Caja Menor.

Con la solicitud de reembolso generada por el cuentadante de la caja menor, se efectúa la radicación de la cuenta por pagar, seleccionando la Caja Menor objeto del Reembolso, el tipo de cuenta por pagar “Reembolso Caja Menor” y dar clic en botón “Aceptar”.

Con el botón de búsqueda, seleccionar la solicitud de reembolso generada por el cuentadante, el sistema presenta los datos de la solicitud y el Valor Total a reembolsar; se debe seleccionar el o los documentos soporte anexados, digitar un texto justificativo del reembolso, y diligenciar la carpeta de datos administrativos.

Al guardar, el sistema indica el consecutivo de la cuenta por pagar para la legalización de egresos de Caja Menor creado.

NOTA 12: Toda Solicitud de reembolso de caja menor se puede ANULAR si está en estado Generada. 3. Aprobación de la Cuenta por Pagar: PERFIL: Gestión Contable, RUTA: EPG/ Cuenta por pagar/

Aprobar/ Presupuestal. Para diligenciar esta transacción, seleccionar la fecha de registro, la cuenta por pagar registrada en el numeral anterior y adelantar la acción de Guardar. El sistema indica que la cuenta por pagar seleccionada fue aprobada exitosamente. 4. Legalización de Egresos Caja Menor: PERFIL: Gestión Contable, RUTA: EPG/Legalizaciones/

Egresos Caja Menor. Al igual que la transacción anterior, se debe seleccionar la fecha de registro, y el número de la cuenta por pagar aprobada anteriormente.





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El sistema muestra el Valor Total del reembolso de la Caja Menor y los ítems de afectación de Gastos. Diligenciar los Datos Administrativos y guardar. El sistema presenta un mensaje indicando el número de consecutivo con el cual quedó registrada la legalización de gastos por Caja Menor. 5. Solicitud de CDP de Reembolso de Caja: PERFIL: Gestión Presupuesto de Gastos. RUTA:

EPG/Solicitud de CDP/Crear/Reembolso caja menor. El sistema presenta la Fecha de registro, el Tipo de Caja Menor: Reembolso para Caja Menor. Seleccionar la Caja Menor objeto del reembolso y el número de Legalización de gastos por Caja Menor. Al dar clic en el botón “Aceptar”, el sistema presenta las posiciones del catálogo de gasto objeto del reembolso así como el valor total del mismo, digitar un texto justificativo. Al Guardar la transacción, el sistema genera un número consecutivo para la solicitud. 6. Certificado de Disponibilidad Presupuestal para reembolso. PERFIL: Gestión Presupuesto de

Gastos. RUTA: EPG/CDP/Gastos/Crear.

El sistema trae la Fecha de registro y la Vigencia Presupuestal, se debe digitar el número de Solicitud de CDP; el sistema presenta la información de la solicitud, inhabilita para seleccionar la Dependencia para Afectación del Gasto y muestra los Ítems para afectación del gasto igualmente inhabilitados.

En la parte inferior muestra el Valor total del Certificado de Disponibilidad Presupuestal digitar un texto justificativo y diligenciar la carpeta de Datos Administrativos.

Al guardar el sistema indica el número de consecutivo del Certificado de Disponibilidad Presupuestal creado.

Una vez expedido el CDP para el reembolso el área responsable expide el acto administrativo para reembolsar los gastos.

A partir de este punto se genera la cadena presupuestal básica, partiendo del Compromiso con atributo en la línea de pago “Caja Menor”; Radicar y Aprobar una cuenta por pagar, una Obligación en la cual se deben causar las deducciones de la Caja Menor en forma consolidada (por tercero beneficiario de la deducción).

Estos descuentos se incorporan en la obligación con el fin de que en el momento de pagar la orden de pago presupuestal, el sistema las incluya dentro del control de deducciones para que el pagador en el momento de solicitar los recursos para cancelar las retenciones aplicadas éstas queden causadas.

NOTA 13: Esta operación evita que el cuentadante de la Caja Menor consigne los recursos de los descuentos aplicados en los egresos al pagador de la Unidad Ejecutora, para que éste declare las retenciones; al cuentadante se le gira el valor neto del reembolso y, teniendo en cuenta que el dinero físico de las deducciones efectuadas en la Caja Menor se encuentra dentro de los recursos de la misma, se completará el valor total de la Caja Menor en el momento del ingreso por reembolso.





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Una vez la orden de pago quede en estado aprobada para recursos Nación CSF la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional efectúa el giro de los recursos a la cuenta bancaria de la Caja Menor, para recursos Nación SSF y Recursos Propios la tesorería principal efectúa el abono igualmente a la cuenta bancaria de la Caja Menor.

Una vez que los recursos se encuentren disponibles en la cuenta, el cuentadante, entra a generar un Ingreso por reembolso para incrementar los saldos de sus rubros y de sus bancos (o efectivo según corresponda).

Es procedente aclarar, que el reembolso se hará por el valor neto de las obligaciones ya que el Tesorero se encargará de efectuar el pago de deducciones de conformidad con el calendario tributario como ya se indicó anteriormente.

Ingreso por Reembolso: PERFIL Gestión Caja Menor RUTA: EPG/ Gestión caja menor/ Reembolso/

Registrar ingreso

Fecha de Registro del Ingreso de Reembolso: El sistema trae la fecha del sistema.

Número de la Caja Menor: El sistema presenta el número de la Caja Menor que se seleccionó al abrir la transacción.

Valor Total del Ingreso de Reembolso: Este campo lo llena el sistema automáticamente una vez se grabe la transacción.

Medio para Administrar Recursos del Ingreso de Reembolso: Se debe seleccionar el que corresponda Cuenta Bancaria o Efectivo.

En la carpeta Solicitud de Reembolso de la Caja Menor, con el botón de búsqueda asociar el número de la solicitud que generó el sistema en el momento de efectuar tal solicitud.





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Una vez se selecciona, el sistema presenta los campos de dicha solicitud, dar clic en el botón de “Aceptar”, con lo cual se activa para ser diligenciada la carpeta de Orden de Pago Presupuestal del Gasto.

Con el botón de búsqueda seleccionar la Orden de Pago Presupuestal del Gasto con la cual se apropiaron los recursos para el reembolso, una vez seleccionada, el sistema presenta los datos de la orden de pago en estado pagada, dar clic en el botón “Aceptar” con el fin de activar la última carpeta de la Lista de ítems de Afectación del Gasto.

Dar clic en el botón “Aceptar”, con lo cual el sistema muestra el consecutivo del Ingreso de Reembolso de Caja Menor.

Una vez finalizadas las transacciones anteriores se cuenta nuevamente con los recursos para efectuar la gestión de la Caja Menor. IV. LEGALIZACION DEFINITIVA DE LA CAJA MENOR:

La legalización definitiva de las Cajas Menores constituidas durante la vigencia fiscal, se hará una sola vez, a más tardar en la fecha establecida para el efecto en la Resolución que emite la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, debiéndose además reintegrar el saldo sobrante, si lo hubiere, a la Tesorería de la Unidad en Línea o a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional según sea el caso.

Se recomienda que el proceso de legalización de la Caja Menor se efectúe en la primera semana del mes de diciembre, toda vez, que el proceso requiere de la participación de varias instancias lo que conlleva tiempo y de no hacerse en forma oportuna y llegado el cierre de vigencia fiscal se constituirá Rezago Presupuestal no concordante con la realidad lo que generará observación por parte de los Entes de Control.

Así mismo, el cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar.

1. Cierre Presupuestal de la Caja Menor: PERFIL Gestión Caja Menor RUTA: EPG/ Gestión caja menor/

Cierre Presupuestal/ Registrar.

Según lo estipulado por la Resolución que reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores que año a año expide el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la legalización definitiva de las Cajas Menores, constituidas durante la vigencia fiscal, se hará en el mes de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo, o en cualquier momento cuando el Ordenador del Gasto así lo disponga.

En la misma forma que para el reembolso, se debe enviar mediante memorando u oficio a la Dirección Financiera o quien haga sus veces en la Unidad o Subunidad Ejecutora, la “Relación de Gastos” la cual deberá contar con la previa autorización del Ordenador del Gasto.

El Sistema presenta la siguiente pantalla:





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En la cabecera de la transacción, el sistema muestra la fecha de registro del cierre presupuestal, el número de la Caja Menor a legalizar, el valor de los egresos del cierre presupuestal, el valor de los reintegros del cierre presupuestal y el valor neto del cierre presupuestal. Todos estos movimientos equivalen a la gestión efectuada en el último mes.

En las carpetas Lista de los Egresos de la Caja Menor, Lista de los Reintegros de la Caja Menor y Lista de Ítems de afectación de Gasto se encuentra el detalle de los valores de la cabecera.

Al hacer clic en el botón “Guardar” el sistema genera el mensaje de creación exitoso del cierre presupuestal de la Caja Menor e indica el consecutivo asignado a dicho cierre.

Así mismo, el sistema identifica como: “Solicitado para legalización definitiva” los egresos y reintegros vinculados al cierre y como “Cerrada presupuestalmente” la caja menor. A su vez deja en ceros los saldos por ejecutar de sus ítems de afectación garantizando que no se ejecute más gastos con cargo a esta caja.

2. Radicación Cuenta por pagar para legalización de egresos: PERFIL: Gestión Contable, RUTA: EPG/ Cuenta por Pagar/ Radicar/ Caja Menor.





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Sobre esta pantalla se deben diligenciar los siguientes campos: Fecha de Registro: El sistema trae la fecha del día en que se está efectuando la transacción. Caja Menor: El sistema muestra el número de la Caja Menor seleccionada anteriormente. Tipo de Cuenta por Pagar: Seleccionar Cierre de Caja Menor. Dar clic en el botón Aceptar. Cierre de Caja Menor: Seleccionar el consecutivo que el sistema asignó en el momento del cierre de la caja. Nota de texto libre: Digitar el motivo del cierre de la Caja Menor. Al efectuar la selección del cierre, el sistema presenta la lista de documentos soportes de la legalización de los gastos y los ítems afectados desde el último reembolso que son objeto de legalización. Dar clic en el botón “Guardar” con lo cual se aprueba y legaliza la Caja Menor. NOTA 14: Los recursos sobrantes deben ser reintegrados afectando la Orden de Pago con la que se aperturó la Caja Menor.

Las deducciones se pagarán mediante una orden de pago no presupuestal por cuanto ya se afectó el egreso y solamente falta es efectuar el pago.





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3. Pago de deducciones practicadas a partir del cierre presupuestal de la Caja Menor: PERFIL Gestión Caja Menor RUTA: EPG/ Gestión caja menor/ Pagos/ Deducciones.

Al seleccionar la Caja Menor el sistema presenta la siguiente pantalla:

Fecha de Registro: El sistema muestra la fecha del sistema.

Caja Menor: El sistema trae el número de la caja seleccionada anteriormente.

Tesorería: Seleccionar la tesorería responsable de efectuar el pago de las deducciones, si son recursos Con Situación de Fondos es la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y si son Sin Situación de Fondos la tesorería principal de la Unidad. Tercero: El sistema muestra el tercero que identifica la tesorería seleccionada anteriormente. Valor Total: Este campo se llena automáticamente al seleccionar la Caja Menor.

Carpeta Lista de los Egresos de Caja Menor: El sistema muestra los egresos de los cuales se pagarán las

deducciones. Dar clic en el botón “Aceptar” con el fin de activar la siguiente carpeta.

Carpeta Lista de los Reintegro de Caja Menor: Seleccionar los reintegros a pagar. Dar clic en el botón

“Aceptar” con el fin de activar la siguiente carpeta.





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Carpeta Lista de Deducciones a Pagar: El sistema muestra automáticamente el valor agrupado de egresos y el valor agrupado de reintegros por cada deducción. Carpeta Medio de Pago: Seleccionar cheque o efectivo según sea la forma en que se girarán los recursos a la tesorería para el pago de las deducciones. Una vez consignados los recursos a la cuenta de tesorería principal, se genera un documento de recaudo por clasificar, con base en este se causan las deducciones las cuales harán parte de la que se generaron en el periodo y se pagan. Esta transacción cambia el estado del egreso a “Pagado” y afecta el saldo en bancos de la caja menor. El estado del cheque pasa de “Disponible” a “Entregado”. 4. Reintegro de los recursos sobrantes: El reintegro de los recursos de Caja Menor no utilizados, deberá

efectuarse en forma previa a la legalización definitiva de la Caja Menor, como ya se indicó. Para el caso de las Cajas Menores con situación de fondos, el Tesorero de la Unidad Ejecutora o Regional en Línea consignará los recursos sobrantes de Caja Menor en la respectiva cuenta corriente del Banco de la República, según el concepto del gasto, para el caso de los recursos sin situación de fondos o recursos propios para el caso de los Establecimientos Públicos del Sector Defensa.

El reintegro se efectuará el cuentadante de la Caja Menor mediante un Pago sin Egreso: Perfil: Gestión Caja Menor, Ruta: EPG/Gestión Caja Menor/ Pagos/ Sin Egreso. Cuando se efectúa el cargue del extracto bancario se genera un documento de recaudo por clasificar con el fin de poder efectuar el reintegro presupuestal de dichos recursos, afectando la Orden de Pago con la que se aperturó la Caja Menor.





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V. REPORTES

El sistema cuenta en el momento con los siguientes reportes, a los cuales se pueden accesar a través de la web de reportes: RUTA: EPG/ Caja Menor/ Ejecución de una Caja Menor, Movimientos Caja Menor, Deducciones, Egreso Caja Menor-Comprobante, Pago Caja Menor-Comprobante.

1. Ejecución de una Caja Menor:

Este reporte muestra los saldos en bancos y en caja, así como los movimientos realizados por posición del Catálogo de Gasto y el saldo que queda por ejecutar del mismo. Es decir, es el listado de los Egresos efectuados en la Caja Menor.





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2. Movimientos Caja Menor:

Este reporte muestra los movimientos de efectivo en bancos o caja de una Caja Menor en forma detallada, es

decir, corresponde al listado de los Ingresos (Inicial y de Reembolso) y de los Pagos realizados en la Caja

Menor.





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3. Deducciones

A través de este listado, se puede consultar el monto de las deducciones causadas por cada posición de

pagos no presupuestales, el cual debe ser enviado en el momento en que se solicita el reembolso de la Caja

Menor con el fin de que sean causadas en la obligación respectiva.

El sistema igualmente presenta por cada pago realizado el valor de la deducción causada por Posición de

Pago No Presupuestales.





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4. Egreso Caja Menor – Comprobante

Este reporte muestra la información contenida en el egreso y es el soporte de la operación hecha.

5. Pago Caja Menor – Comprobante:





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Este reporte muestra en forma detallada la información registrada en la transacción de pago de Caja Menor

y es el soporte del pago realizado.

C. NORMATIVIDAD RELACIONADA

Decreto 2789 del 31-ago/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”.

Decreto 4318 del 30-nov/06 “Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el Sistema

Resolución “Por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores”.

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