UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE … · Planilla de resumen de gastos de caja menor...

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A.G. A.C. CT E M SA02 ACTAS

A02.32 Actas de Revisión por la Dirección 3 7 X X

ActasAnexos (Si aplica)

A02.85 Actas de Reunión de Asamblea General de UsuariosCitación a asambleaLista de asistenciaActa de la ReuniónAnexos al actaInformes de gestión de Gerencia (Si aplica)Comunicaciones (Si aplica)

A02.86 Actas de Reunión Junta Directiva 3 7 X XCitaciones a reuniónActasAnexos al acta (Si aplica)Informes de Gestión de la Gerencia (Si aplica)Reglamentos (Si aplica)

AG = Archivo de GestiónAC = Archivo Central _______________________________________________________CT = Conservación TotalM = Microfilmación DIRECTOR (E) DE CERTIFICACION Y GESTION DOCUMENTALE = EliminaciónS = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS: 17 DE DICIEMBRE DE 2015P = Permanente

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDERTABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: UISALUDCODIGO UNIDAD ACADEMICA /ADMINISTRATIVA: 1112

CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION

DISPOSICION FINALOBSERVACIONES(AÑOS)

IVONNE SUÁREZ PINZÓN

* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros

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A.G. A.C. CT E M SA02.87 Actas Comité de Compras 3 7 X X

Cronograma anual de comitésActaListado de asistenciasAnexos al acta (Si aplica)Informes (Si aplica)

A02.88 Actas del Comité de Gestión Integral de Residuos 3 7 X XSólidos en la Prestación de Servicios Cronograma anual de comitésListado de asistenciaActaInformes (Si aplica)Anexos (Si aplica)

A02.89 Actas Comité de Historias Clínicas 3 7 X XCronograma anual de comitésListado de asistenciaActaInformes (Si aplica)Anexos (Si aplica)


(AÑOS)




DISPOSICION FINALOBSERVACIONES



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A.G. A.C. CT E M SA02.90 Actas del Comité de Incapacidades 3 7 X X

Cronograma anual de comitésListado de asistenciaActaInformes (Si aplica)Anexos (Si aplica)

A02.91 Actas Comité Operativo de Inversiones 3 7 X XCronograma anual de comitésListado de asistenciaActaInformes (Si aplica)Anexos (Si aplica)

A02.92 Actas Comité del Programa de Atención Domicilia- 3 7 X XriaCronograma anual de comitésListado de asistenciaActaInformes (Si aplica)Anexos (Si aplica)


OBSERVACIONES(AÑOS)RETENCION


UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: UISALUD


CODIGO UNIDAD ACADEMICA /ADMINISTRATIVA: 1112


CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESDISPOSICION FINAL

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A.G. A.C. CT E M SA02.93 Actas Comité Programa de Prevención y Promoción 3 7 X X

Cronograma anual de comitésListado de asistenciaActaInformes (Si aplica)Anexos (Si aplica)

A02.94 Actas de Comité de Seguridad del Paciente 3 7 X XCronograma anual de comitésListado de asistenciasActasInformes (Si aplica)Anexos al acta (Si aplica)

A02.95 Actas Comité Técnico Científico de Farmacia y Tera - 3 7 X XpéuticaCronograma anual de comitésActaInformes (Si aplica)Anexos (Si aplica)



(AÑOS)



CODIGOS



SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION


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A.G. A.C. CT E M SA02.96 Actas Comité de Vigilancia Epidemiológica 3 7 X X

Cronograma anual de comitésListado de asistenciaActaInformes (Si aplica)

Anexos (Si aplica)

A04 ACUERDOS

A04.05 Acuerdos de la Junta Directiva Unidad de Salud P 0 X X

A15 AFILIACIONES DE USUARIOS P 0 X X

Carta de voluntad para afiliarse Soporte ElectrónicoFormulario de inscripción cotizante Fotocopia de cédula del cotizanteFormulario de declaración en saludComunicación de no aceptación de aportar para Plan Soporte ElectrónicoAdicional de Beneficios en Salud y planes de reserva Soporte ElectrónicoCarta de compromiso de pago de aportes Soporte ElectrónicoRegistro de matrimonio Soporte Electrónico






DISPOSICION FINAL(AÑOS)


CODIGOS


OBSERVACIONES

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A.G. A.C. CT E M SDeclaración extrajuicio . Soporte ElectrónicoRegistro civil. Soporte ElectrónicoFotocopia de documento de identidad del beneficiario Soporte ElectrónicoDeclaración de dependencia económica Soporte ElectrónicoCertificado de estudio de beneficiarios y/o comprobante Soporte Electrónicode pago de matrícula Soporte ElectrónicoSolicitud de suspensión temporal de cotizante o beneficiario. Soporte ElectrónicoCopia de resolución suspensión de servicioscopia de resolución UIS de aceptación de renuncia Carta de manifestación para continuar afiliado (en tramite de pensión)Reporte de fosygaComunicación sobre Multiafiliación

C01 CAJA MENOR 3 2 X

Relación de gastosRecibos de caja menorPlanilla de resumen de gastos de caja menorPlanilla de control de entrega de dinero de caja menor






OBSERVACIONES




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A.G. A.C. CT E M SC09 CONTRATACIÓN

C09.07 Contratos de Suministros 3 7 X XLista de chequeoEtapa precontractualEstudio de conveniencia y oportunidadPliego de condiciones definitivoManifestación de Interés a participarSolicitud de Disponibilidad presupuestalCertificado de Disponibilidad presupuestalAviso de ConvocatoriaObservaciones al proyecto de pliegoRespuesta de la entidad a las observacionesAdendasActa de cierre Documento de ajuste a los estudios previosActa de visita técnicaDocumento de recepción de ofertasPropuesta:Fotocopia de la CedulaAntecedentes disciplinarios








(AÑOS)

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A.G. A.C. CT E M SAntecedentes FiscalesAntecedentes JudicialesRegistro Único TributarioAnexo experiencia especificaPropuesta económicaListado de TarifasResolución de designación de comité evaluadorResolución de aperturaActa de verificación de requisitos habilitantes:Compromiso anticorrupciónCertificación de cuenta bancaria para el pago respectivoCertificación de encontrarse al día en los pagos de salud, pensiones, riesgos profesionales y parafiscales Consulta en línea de antecedentes judiciales, antecedentes disciplinarios y del boletín de responsabilida-des fiscales de los representantes legales de los propo-nentes.Resolución de adjudicaciónDocumento de Selección red de prestadores de serviciosManifestación de no estar incurso en inhabilidades eincompatibilidades








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A.G. A.C. CT E M SCopias del certificado de habilitación o del registro único habilitante ante la secretaría de salud departamentalCertificado de buenas practicas de manufacturasLicencia de la Secretaría de Salud (para los distribuidores de medicamentos)Etapa contractualContratoResolución designando supervisorNotificación de la resoluciónPólizasActa de aprobación de pólizaDesarrollo del contratoActa de inicioActa de suspensiónActa de reinicioInforme del ContratistaInforme del SupervisorComprobante de entrada al almacénCertificado de Recibido a SatisfacciónFacturas, documento equivalente y/o cuenta de cobroRelación de facturas






RETENCIONDISPOSICION FINAL

OBSERVACIONESCODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (AÑOS)

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A.G. A.C. CT E M SAportes al sistema de seguridad social integral y parafiscalesActa de LiquidaciónComunicaciones oficialesComprobante de egreso

C09.21 Acuerdo de Voluntades 3 7 X XLista de ChequeoEtapa precontractualFotocopia de la cédula del representante legalActo administrativo de representación legal Antecedentes disciplinarios Antecedentes fiscales, Antecedentes judiciales Registro unico tributarioResolución o acta de nombramiento Póliza de responsabilidad civilCertificados de Disponibilidad Presupuestal Observaciones presentadasRespuesta a las observacionesCertificado de habilitación o copia del formato de inscripción en el registro único habilitante ante secretaría de salud




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CODIGOS

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL


DISPOSICION FINAL



(AÑOS) OBSERVACIONES

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A.G. A.C. CT E M SdepartamentalFormato de selección de red prestadores de servicios de salud-Hospitales-Red Universitaria de Servicios de Salud RUSSEtapa contractualMinuta al acuerdo de voluntadesResolución designando supervisorNotificación de la resoluciónDesarrollo del contratoActa inicioActa de liquidaciónRelación de facturas Comunicaciones externasComprobante de egreso

C09.22 Contratos de Mantenimiento 3 7 X XLista de ChequeoEtapa precontractualCotizacionesActa de visita técnica Observaciones presentadas






OBSERVACIONESDISPOSICION FINAL



(AÑOS)

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A.G. A.C. CT E M SRespuesta a las observacionesSolicitud de Disponibilidad PresupuestalCertificado de Disponibilidad Presupuestal Propuesta (fotocopia de la cedula del representante legal Antecedentes disciplinarios,Listado de TarifasAntecedentes fiscales,Antecedentes judiciales, Registro Único Tributario, Certificado de Cámara de Comercio, Póliza de seriedad, Registro único de proponentes anexo información financiera, experiencia especifica, Propuesta económica,Portafolio de servicios Manifestación juramentada de no estar incurso en inhabili-dades e incompatibilidades Copia de certificado de habilitación o formato de inscrip-ción en el registro único habilitantes ante la secretaría de salud departamental.Etapa contractual








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A.G. A.C. CT E M SContratoResolución designando supervisorNotificación de la resoluciónPolizasActa de Aprobación de PólizasCertificación cuenta bancariaDesarrollo del contratoActa inicioInforme del supervisorCertificación de cumplimiento por parte del supervisorComprobante de entrada al almacénActa de suspensiónActa de reinicioFactura, documento equivalente o cuenta de cobroRelación de facturas Aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscalesActa de liquidaciónComprobante de egreso




(AÑOS)





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A.G. A.C. CT E M SC09.23 Contrato de Prestación de Servicios Red de Salud 3 7 X X

Lista de ChequeoEtapa precontractualCotizacionesActa de visita técnica Observaciones presentadasRespuesta a las observacionesSolicitud de Disponibilidad PresupuestalCertificado de Disponibilidad Presupuestal Formato de recepción de propuestasResolución designando comité evaluadorActa de evaluación y verificación de requisitos habilitantesde la propuestas Acta de verificación de requisitos habilitantes:Compromiso anticorrupciónCertificación de cuenta bancaria para el pago respectivoCertificación de encontrarse al día en los pagos de salud, pensiones, riesgos profesionales y parafiscales Consulta en línea de antecedentes judiciales, antecedentesdisciplinarios y del boletín de responsabilidades parafisca-les de los representantes legales de los proponentes.








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A.G. A.C. CT E M SListado de tarifasManifestación juramentada de no estar incurso en inhabili-dades e incompatibilidades Copia de certificado de habilitación o formato de inscripciónen el registro único habilitantes ante la secretaría de saluddepartamental.Etapa contractualMinuta de contratoResolución designando supervisorNotificación de la resoluciónPolizasActa de Aprobación de PólizasCertificación cuenta bancariaDesarrollo del contratoActa inicioInforme del supervisorCertificación de cumplimiento por parte del supervisorComprobante de entrada al almacénActa de suspensiónActa de reinicioFactura, documento equivalente o cuenta de cobro



(AÑOS)






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A.G. A.C. CT E M SRelación de facturas Aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscalesActa de liquidaciónComprobante de egreso

C09.24 Prestación de Servicios Profesionales 3 7 X XLista de chequeoEtapa precontractualPropuestaHoja de vidaFotocopia de la CedulaAntecedentes disciplinariosAntecedentes FiscalesAntecedentes JudicialesRegistro Único TributarioAnexo experiencia especificaPropuesta económicaSolicitud de Disponibilidad PresupuestalCertificado de Disponibilidad presupuestalActa de visita técnica Formato de inhabilidades





OBSERVACIONESCODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION



Pág. 17 de: 31

A.G. A.C. CT E M SFormato de habiliación profesionales de la saludjustificación para la contrataciónEtapa contractualContratoResolución designando supervisorNotificación al SupervisorPólizas Acta de aprobación de pólizaDesarrollo del contratoActa de inicioActa de suspensiónActa de reinicioInforme de cumplimiento del ContratistaInforme del supervisorCertificación de cumplimiento Factura, Documento equivalente o Cuenta de cobro junto con el aporte al sistema de seguridad social integral yparafiscales.ComunicacionesActa de LiquidaciónComprobante de egreso









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A.G. A.C. CT E M SC09.25 Contratación por Invitación Pública 3 7 X X

Lista de chequeoEtapa precontractualEstudio de conveniencia y oportunidadPliego de condiciones definitivoManifestación de Interés a participarSolicitud de Disponibilidad PresupuestalCertificado de Disponibilidad presupuestalAviso de ConvocatoriaObservaciones al proyecto de pliegoRespuesta de la entidad a las observacionesAdendasActa de cierre Documento de ajuste a los estudios previosActa de visita técnicaDocumento de recepción de ofertasPropuestas :Fotocopia de la Cedula del Representante legal Antecedentes disciplinarios, Antecedentes Fiscales, Antecedentes JudicialesRegistro Único Tributario








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A.G. A.C. CT E M SCertificado de Cámara de Comercio, póliza de seriedadRegistro Único de proponentes anexo información financieraAnexo experiencia especificaPropuesta económica Portafolio de servicios Listado de TarifasResolución de designación de comité evaluadorResolución de aperturaActa de verificación de requisitos habilitantes:Compromiso anticorrupciónCertificación de cuenta bancaria para el pago respectivoCertificación de encontrarse al día en los pagos de salud, pensiones, riesgos profesionales y parafiscales Consulta en línea de antecedentes judiciales, antecedentes disciplinarios y del boletín de responsabilida-des fiscales de los representantes legales de los propo-nentes.Resolución de adjudicaciónDocumento de selección red de prestadores de serviciosManifestación de no estar incurso en inhabilidades e








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A.G. A.C. CT E M SincompatibilidadesCopias del certificado de habilitación o del registro único habilitante ante la secretaría de salud departamentalEtapa contractualContratoResolución designando supervisorNotificación de la resoluciónPólizas acta de aprobación de pólizaDesarrollo del contratoActa de inicioActa de suspensiónActa de reinicioInforme del ContratistaInforme del SupervisorComprobante de entrada al almacénCertificado de Recibido a SatisfacciónFacturas, documento equivalente y/o cuenta de cobroRelación de facturas Aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscalesActa de Liquidación



OBSERVACIONESCODIGOS

CODIGO UNIDAD ACADEMICA /ADMINISTRATIVA: 1112UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: UISALUD

TABLA DE RETENCION DOCUMENTALUNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

(AÑOS)SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES


DISPOSICION FINALRETENCION

Pág. 21 de: 31

A.G. A.C. CT E M SComunicaciones oficialesComprobante de egreso

C15 CUMPLIMIENTO DE TUTELAS 2 5 X XNotificación de Tutela contra la UISRespuestaCopia del fallo

D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X Se elimina porque pierde vigencia

D07 DEMANDAS 2 5 X XDemandaRespuesta a la demandaRequerimiento PruebasNotificaciones

F04 FORMULAS MÉDICAS 1 2 X Dispensación de MedicamentosFórmula médica de plantaRecetario oficial para medicamentos de control especial(Si aplica)





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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL


CODIGOS

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A.G. A.C. CT E M SH02 HISTORIAS CLINICAS 5 15 X De acuerdo a la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio

Examen de Ingreso a Capruis de Salud Evaluación de Programas PreventivosNotificación en salud públicaCompromiso terapéutico del programa de todo corazónConsentimientos informadosDeclaración de saludHoja de evolución Registros de atención de médicos especialistasEpicrisis

H08 HISTORIA OCUPACIONAL 5 15 X X

Historia ocupacionalOrdenes de exámen de ingresoResultados de exámenes de ingresoCertificado Médico de aptitud laboralComunicaciones externasConcepto de la administradora de riesgos laborales(novedad)Resultado de prueba psicotécnica








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A.G. A.C. CT E M SH09 HISTORIA ODONTOLOGICA 5 15 X X

Historia Odontológica de IngresoConsentimientos informadosHistoria de evolución odontológicaHoja de interconsultaAutorizaciones especiales de OdontologíaLecturas de de exámenes especializadosAutorizaciones especiales de OdontologíaLecturas de de exámenes especializados

I01 INFORMES

I01.49 Informe de Seguimiento al Cumplimiento de Guías 2 4 X XInforme Anexos (Si aplica)

I01.50 Informe de Auditoria Médica Concurrente 2 4 X X

Informe Anexos (Si aplica)



(AÑOS)






Pág. 24 de: 31

A.G. A.C. CT E M SI01.51 Informe de Auditoria de Contratos de Servicios de 2 4 X X

SaludInforme Anexos (Si aplica)

I01.52 Informe de Evaluación de Historias Clínicas 2 4 X XInforme Anexos (Si aplica)

I01.53 Informes a Entes de Control de Enfermería 2 4 X XInforme Anexos (Si aplica)

I01.54 Informe a Entes de Control de Farmacia 2 4 X XInformeAnexos (Si aplica)

I01.55 Informe de Elementos de Consumo Médicos y Odon- 2 0 XtológicosInformeAnexos (Si aplica)



(AÑOS)CODIGOS OBSERVACIONES



RETENCIONDISPOSICION FINAL


SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES


Pág. 25 de: 31

A.G. A.C. CT E M SI01.56 Informes de Gestión de la Unidad de Salud 1 4 X X

Informes

Anexos (Si aplica)

I01.57 Informe de Seguimiento al Sistema de Información 1 5 X Xal UsuarioInformeAnexo (Si aplica)

I01.58 Informe de Satisfacción de Usuario 1 1 XEncuesta internaEncuesta externaAnexos (Si aplica)

I02 INVENTARIOS

I02.05 Devolución de Medicamentos 1 1 XResumen mensual de medicamentos entregados por el usuarioActa de reintegro de medicamentos


OBSERVACIONES(AÑOS)RETENCION




DISPOSICION FINALCODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES


Pág. 26 de: 31

A.G. A.C. CT E M SI02.06 Inventario de Medicamentos 1 1 X

Comunicaciones internasPlanilla Inventario de MedicamentosAjustes de inventarioActa de inventario de medicamentos en farmaciaComprobante de faltantesComprobantes de sobrantesComprobantes de movimiento de farmacia

I02.07 Medicamentos vencidos 1 1 XListado de medicamentos de próximo vencimiento.Acta de baja de medicamentosActa de entrega a la empresa contratada para elManejo de residuos biológicosFormato de desnaturalización de medicamentos

P03 PLANES

P03.11 Plan de Acción Anual 1 4 X XPlanInformes



OBSERVACIONES


CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESDISPOSICION FINAL


RETENCION(AÑOS)


Pág. 27 de: 31

A.G. A.C. CT E M SComunicacionesPlan de participación ciudadana

P09 PROGRAMAS

P09.39 Programa de Atención Domiciliaria 5 15 X La información se registra y se conserva en la Historia Formato Solicitud atención domiciliaria ClínicaFormato de evaluación de condicciones del pacientecopia de historia clínicaOrdenes médicasRegistros de controles médicos mensuales

P09.40 Programa de Mantenimiento de Infraestructura 2 0 XDiagnósticoPlan anual de de mantenimiento de infraestructuraAjustes al programa de mantenimiento (Si aplica)Comunicaciones (Si aplica)

P09.41 Programa de Manejo Integrado de Plagas 2 0 XCronograma de actividades de mantenimientoFormato de control de plagas


OBSERVACIONES(AÑOS)




DISPOSICION FINAL



Pág. 28 de: 31

A.G. A.C. CT E M SRegistro de control general de visitasInforme de visitas sanitariasComunicacionesActas de reuniónAnexos (Si aplica)

P09.42 Programa de Recolección de Desechos 2 0 XPlan de Gestión Integral de Residuos HospitalariosRegistro de recolección de residuosActas de disposición finalInforme de supervisión del contrato de recolecciónManifiesto de riesgo biológicoInforme de autoevaluación de condiciones sanitariasPlan de mejora

P09.43 Programa de Vigilancia Epidemiología 2 4 X XFichas de notificación Plan de actividadesRegistro de AsistenciaConsetimiento informadoComunicaciones








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A.G. A.C. CT E M SInforme

P09.44 Programas de Prevención y Promoción P 0 XControl Atención integral a la gestante Soporte ElectrónicoControl Atención del jóven 10- 29 añosControl Todo corazónControl Crecimiento y desarrollo 0 a 10 años Control Detección de alteraciones del adultoControl Prevención de cancer de cuello uterinoControl Prevención de cancer de próstata Control Prevención de cancer de senoControl VacunaciónControl Prevención de cancer de senoControl VacunaciónControl de alteraciones visualesControl Prevención Salud Oral

REGISTROS

R01.46 Registros de Eventos Adversos 1 1 X XReporte de evento adverso


DISPOSICION FINAL


(AÑOS)





OBSERVACIONES

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A.G. A.C. CT E M SNotificación del evento adversoPlan de mejoramientoComunicaciones (Si aplica)

R01.47 Registro de Control de Limpieza y Desinfección 2 0 X

R01.48 Registro de Control de Aseo 2 0 X

R01.49 Registro de Control de Aseo de Baños 2 0 X

R01.50 Registro de Verificación de Limpieza y Desinfecci ón 2 0 XTerminal

R01.51 Registro de Recolección de Reciclaje 2 0 X

R01.52 Registro de Verificación del Estado de Infraestruct ura 2 0 Xpor Áreas

R01.53 Registro de Residuos Especiales 2 0 X








OBSERVACIONES

Pág. 31 de: 31

A.G. A.C. CT E M SR03 RESOLUCIONES

R03.07 Resoluciones de la Unidad de Salud (Gerencia) P 0 X X


OBSERVACIONES(AÑOS)





DISPOSICION FINAL



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