MANEJO DE CAJA MENOR

ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓN

Elaborado por:

Milady Roncancio Téllez

Revisado por:

Rosario Walteros Moya

Aprobado por:

Rafael López Hoyos

Cargo: Técnico

Cargo: Director Técnico

Cargo: Secretario de Despacho

MANEJO DE CAJA MENOR

PROCEDIMIENTO Código: P-SAD-54

Versión: 03

Fecha 30/08/2011

Manejo de caja menor Página 2 de 6

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO............................................................................................................ 3

2. ALCANCE ......................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES................................................................................................. 3

4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 3

5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 3

6. CONTENIDO..................................................................................................... 5

7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 7

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 7

9. ANEXOS ............................................................................................................ 7


Versión: 03

Fecha 30/08/2011


1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto el suministro de bienes y servicios a las unidades administrativas o dependencias de la Administración Central, que no se encuentren dentro del inventario y por su mínimo valor pueden ser adquiridos a través de la caja menor. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las unidades administrativas o dependencias de la Administración Central. 3. DEFINICIONES 3.1 UNIDAD ADMINISTRATIVA Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes dependencias jerárquicas en que se distribuye la estructura organizacional de la Entidad: Despacho del Gobernador, Oficina Privada, Oficinas, Secretarías de Despacho. 4. NORMATIVIDAD Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto Departamental 2474 de 2008. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Servicios Administrativos. SUBPROCESO: Gestión Administrativa. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Servicios Administrativos.


Versión: 03

Fecha 30/08/2011


CLIENTE: Unidades administrativas o dependencias de la administración central Departamental. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos Pérdida de recursos financieros y económicos para la entidad. 5.3.2 Puntos de control Supervisión y control en la prestación del servicio o suministro. (Actividad 7) Hacer uso eficiente y oportuno de los recursos en la caja fuerte.


Versión: 03

Fecha 30/08/2011


6. CONTENIDO

No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO

1 Proferir acto administrativo de apertura de caja menor para la correspondiente vigencia. Resolución

Secretario de Despacho (Servicios

Administrativos)

1 día

2 Realizar apertura de libros de caja menor (caja, bancos, auxiliares por rubros presupuéstales).

Libros auxiliares Técnico y/o

Auxiliar Administrativo

1 día

3 Solicitar disponibilidad y registro presupuestal por el monto de la caja menor. CDP y RP

Técnico y/o Auxiliar

Administrativo 1 día

4 Recibir solicitud de compra de bienes o de prestación de servicios, constatar que este autorizada por el Jefe de la Oficina Privada del Despacho, como ordenador de los gastos de caja menor.

Autorización

Secretario de Despacho


Administrativo

5 Verificar la existencia de disponibilidad en el respectivo rubro presupuestal y con el Almacén la no existencia del producto y/o servicio a adquirir.

Determinación de la necesidad


Administrativo

6 Gestionar la adquisición del bien y/o servicio, realizando las cotizaciones telefónicas, buscando bienes y servicios de las mejores especificaciones y a los menores precios.

Satisfacción de necesidad


Administrativo

7 Adelantar la legalización y pago de los bienes y/o servicios adquiridos, realizando los descuentos de ley (retefuente, estampillas e IVA), de acuerdo a los topes establecidos, previa verificación del recibido a satisfacción por parte de la dependencia solicitante.

Legalización Técnico y/o


8 Registrar el gasto en libros de caja menor (caja, bancos, auxiliares por rubros presupuéstales), discriminado por recibo de caja.

Registros Técnico y/o


Continuo

9 Hacer la conciliación bancaria mensual y solicitar a la entidad bancaria los reintegros de los dineros descontados por concepto de comisiones e IVA sobre los cheques girados, mediante oficio remisorio.

Reintegros Técnico y/o


1 día


Versión: 03

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No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO

10 Solicitar reembolso de caja menor ante la Secretaría de Hacienda y Finanzas Públicas, una vez se llegue al tope establecido mediante Resolución para solicitarlo.

Reembolso caja menor


Administrativo 1 día

11 Adelantar cierre final de la caja menor (anual) mediante Resolución, de acuerdo a los plazos establecidos por la Secretaría de Hacienda y Finanzas Públicas.

Cierre final caja menor

Secretario de Despacho (Servicios

Administrativos)

2 días


Versión: 03

Fecha 30/08/2011


7. REGISTROS DE CALIDAD

IDENTIFICACIÓN

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN

FINAL

Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado

Tiempo de Retención Método

No Aplica

Libro caja diario, libro de bancos y

auxiliares presupuestales


Administrativo

Carpeta y Base de datos Numérico Técnico y/o Auxiliar

Administrativo 2 años Archivo Central

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Manual del usuario PCT. 9. ANEXOS No aplica.

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