Procedimiento Elaboracion de Documentos v.3

8/6/2019 Procedimiento Elaboracion de Documentos v.3

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PROCEDIMIENTOELABORACIN DE DOCUMENTOS

Documento No Versin PaginasGC-PR-001 3 Pgina 1 de 5

CONTENIDO.

1. CONTROL DE FIRMAS .............. .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. ............ ..... ..... ...1COORD. GESTIN DE CALIDAD .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. ........ ..... ..... ......1

ANA URIBE .............. .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. .............. .............. ....... ..... ..... .....2

2. OBJETIVO ............... .............. .............. .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. .......... ..... ....2

3. ALCANCE ............. .............. .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. .............. .............. ..... ...2

4. RESPONSABILIDADES ............. .............. .............. .............. .............. .............. ............... .............. ......... ..... ...... ......2

5. DEFINICIONES ............ ............... .............. .............. .............. .............. .............. ............... .............. ......... ..... ...... ......2

6. DIAGRAMA DE FLUJO .............. .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. ............ ..... ..... ...3

7. ACTIVIDADES ............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. .............. ............... .............. ............ .3

8. REQUISITOS QUE SE DEBEN CUMPLIR .........................................................................................................5

9. RECURSOS UTILIZADOS .....................................................................................................................................5

10. MONITOREO .........................................................................................................................................................5

11. REGISTROS .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. .............. .............. ........... ...... ...... ......5

12. CONTROL DE CAMBIOS .............. .............. .............. .............. ............... .............. .............. .............. .............. ......5

1. CONTROL DE FIRMAS

EMITIDO:Ana Uribe

REVISADO:Alexander Quiroga

APROBADO:Antonio Saavedra

Coord. Gestin deCalidad

Representante de laGerencia

Gerente General

FECHA: 27 diciembre 07 FECHA: 14 enero 08 FECHA: 30 enero 08

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FIRMA: ANA URIBE FIRMA: ALEXANDER QUIROGAFIRMA: ANTONIOSAAVEDRA

2. OBJETIVO

Establecer y dar los parmetros necesarios para la elaboracin de los documentos propiosdel Sistema de Gestin de la Calidad y de aquellos que por su importancia incidandirectamente en la calidad del producto o servicio brindado por PRODESEG S.A.

3. ALCANCE

Este procedimiento debe usarse como gua obligatoria en la elaboracin de losprocedimientos documentados identificados por las reas y por los requisitos propios delsistema de Calidad.

4. RESPONSABILIDADES

- Del Representante de la Gerencia. Da las pautas para la correcta aplicacin de este procedimiento, as como de

mantenerlo actualizado y verificar que se cumplan los requerimientos establecidos enel mismo.

- Del Coord. gestin de calidad.

Emite y/o difunde los documentos elaborados, teniendo en cuenta los parmetrosestablecidos.

Elabora los procedimientos de acuerdo a las pautas dadas por el jefe de cada rea. Revisa que los documentos cumplan con los parmetros establecidos en la Norma ISO

9001:2000.

- De los Jefes de rea. Elabora los documentos propios de su rea, ajustndose a los parmetros

establecidos en el presente procedimiento. Informa las modificaciones generadas en los documentos al coord. de calidad y las

reas que le apliquen. Controlan los documentos de origen externo.

- De los Gerentes:

Aprueban los documentos

5. DEFINICIONES

Para la elaboracin, aplicacin y cumplimiento del presente documento se tendrn en cuentalas siguientes definiciones:

- Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de Calidad de laCompaa, as como, la declaracin del compromiso Gerencial con relacin a la Calidadbien sea del servicio y/o producto ofrecido por la compaa.



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- Procedimiento: Documento perteneciente a las actividades propias del Sistema deGestin de la Calidad en los que se definen actividades y responsabilidades queinvolucran a ms de una funcin o rea de la organizacin.

- Documentos: Son todos las normas, procedimientos, planes, etc, generados para el

desarrollo del sistema de calidad.

6. DIAGRAMA DE FLUJO

- No Aplica.

7. ACTIVIDADES

Para la elaboracin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad se deben tenerpresente las siguientes actividades:

7.1. Elaboracin de Documentos. Para la elaboracin de procedimientos se debe

utilizar el formato GC-FO-001. Para el correcto Diligenciamiento se deben seguir lassiguientes pautas:

- Logo de la empresa (1). En este espacio, debe ir obligatoriamente el logo smbolo dePRODESEG, de manera que al imprimir el documento se note claramente.

- Nombre del Procedimiento (2). En este espacio debe ir claramente relacionado elnombre del procedimiento al cual haga referencia el documento (Ej.: ProcedimientoElaboracin de Documentos).

- Documento No (3). En esta casilla se coloca el cdigo del documento de acuerdo a lassiguientes tablas.

Tabla No. 1CODIFICACIN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

CDIGO DEL REA TIPO DE DOCUMENTO CONSECUTIVO POR REA

XX - YY - ZZZ

Tabla No. 2CODIFICACIN DE LAS REAS

AREA INICIALESGERENCIA GENERAL GG

GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA GF

GESTIN DE CALIDAD GC

DEPARTAMENTO INGENIERIA DIVENTAS VE

BODEGA BO

PRODUCCIN PR

ENSAMBLE Y RECARGAS ME

COMPRAS NACIONALES CN

COMPRAS DE IMPORTACION CI

RECURSOS HUMANOS RH

CONTABILIDAD CO



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COSTOS CT

CARTERA CA

SISTEMAS ST

SALUD OCUPACIONAL SO

GESTION AMBIENTAL GA

Tabla No. 3

CODIFICACIN TIPOS DE DOCUMENTOS

NOMBRE INICIALESMANUAL MAGUIA GUPROCEDIMIENTO PRINSTRUCTIVO INFORMATO FO

- Versin (4). Indica el nmero de las revisiones que haya tenido el documento.- Pagina __de __ (5). Se relaciona el nmero de pgina con relacin al total de pginas

que contenga el documento.- Contenido (6). Se colocan los ttulos principales contenidos en el documento.- Control de Firmas (7). En este cuadro se debe registrar nombre, cargo y fecha de las

personas que emiten, revisan y aprueban los documentos.- Objetivo (8). Se debe redactar de forma clara y precisa el objetivo que se quiere

cumplir con la elaboracin del documento; as como describir el producto principal quegenera ese proceso, la razn de ser del proceso y los requisitos generales que debecumplir.

- Alcance (9). Se relaciona el alcance que tenga el procedimiento con relacin a lasactividades y/o reas, indicar en cual actividad comienza el proceso y en cual finaliza,cules salidas cubre y cuales no y que se generan en otro proceso, que incluye y/oexcluye, es decir establecer el contorno del proceso.

-

Responsabilidades (10). Se enumeran los cargos que tienen responsabilidad directatanto en la implementacin de las actividades relacionadas, como en el mantenimiento yactualizacin del documento; igualmente indicar quienes toman las decisiones claves(autoridad) y en qu consisten, as como quienes efectan las tareas (responsabilidad) yen qu consiste esa responsabilidad (en trminos muy generales).

- Definiciones (11). Para aquellos documentos en los cuales se utilice terminologatcnica o especfica de difcil entendimiento, se utilizar este espacio, donde serelacionar el (los) termino (s) con su respectiva interpretacin.

- Diagrama de Flujo (12). se elabora el diagrama de flujo cuando el Coordinador de realo considere necesario, en caso tal que no sea necesario se debe especificar que noaplica.

- Actividades (13). Se relacionan en forma secuencial, clara y precisa los pasos que serequieren para el cumplimiento del objetivo planteado inicialmente. Para efectos de la

Documentacin se podr utilizar fotos, videos, etc.- Requisitos que se debe cumplir (14). Destacar los requisitos del cliente, legales y de

la organizacin, que debe cumplir el proceso y sus productos.- Recursos Utilizados (15). Mostrar de manera general los recursos humanos y fsicos

que se utilizan para efectuar el proceso.- Monitoreo (16). Se menciona los puntos a controlar a la entrada, durante y al final del

proceso.



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- Registros (17). Los registros que se generen en la aplicacin del procedimiento sedeben relacionar en este tem, as como una copia fsica del (los) mismo (s), debe hacerparte de los anexos.

- Control de Cambios (18). Se especifica la fecha de las revisiones que haya tenido el

documento as como una descripcin resumida del motivo de la revisin o modificacin.

8. REQUISITOS QUE SE DEBEN CUMPLIR

- Que el procedimiento para la elaboracin de documentos, sea lo suficientemente claro yfcil de interpretar para su correcta aplicacin.

- Que el procedimiento cumpla con los requerimientos de la Norma ISO 9001 / 2000- Que todo el personal de la compaa, siga con las pautas dadas en este procedimiento

para la documentacin de los procesos.

9. RECURSOS UTILIZADOS

- Personal que desempea funciones que incidan en el cumplimiento de los Objetivos de

Calidad.- Computador con Procesador de Palabras Word,- Papelera necesaria

10. MONITOREO

- Verificar mediante auditorias internas el cumplimiento de este procedimiento y de losrequisitos establecidos en la norma ISO 9001:2000.

11. REGISTROS

Anexo No 1: Formato para la elaboracin de Procedimientos, GC-FO-001

12. CONTROL DE CAMBIOS

VER. FECHA MODIFICACIN

1 01-10-2003Se modifican los cdigos de las reas numeral 7.1. Se elimina el tem depresentacin de procedimientos.

2 22 - DIC - 06

Actividad 4. Se modifican asistente de calidad por coordinador degestin de calidad y se adicionan y actualizan responsabilidades.Actividad 7. Se cambian la codificacin de las reas de compras,separando las nacionales de las importaciones.

327 DICIEMBRE

07

Se modifica la tabla n 2, se cambia APOYO TECNICO porDEPARTAMENTO INGENIERIA MANTENIMIENTO Y ENSAMBLE porENSAMBLE Y RECARGAS.Las abreviaturas de Gerencia Administrativa se modifican y queda comoGF.

Se adicionan las abreviaturas para costos, cartera, sistemas, gestinambiental y salud ocupacional.


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