PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS DE CONTRALORÍA...

Municipio El Marqués, Querétaro C-M4.01

SISTEMA MUNICIPAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA

Contraloría

FECHA OPERATIVA

19 Noviembre de 2013

Módulo IV. Control de Auditorias y Procesos Administrativos

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS DE CONTRALORÍA

Elaboró Revisó Aprobó Autorizó

Firma Firma Firma Firma

Contralor

C.P. Felipe de Jesús Esperón Vilchis

Contralor


Contralor C.P. Felipe de Jesús Esperón

Vilchis

Director General del SMDIF

Dr. Román Bolaños González

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ÍNDICE

_____________________________________________________

Objetivo General 2

Objetivo Específico 2

Alcance o Ámbito de Aplicación 3

Marco Normativo 3

Políticas 5

Normas 9

Descripción del Procedimiento 10

Procedimiento Registrado en el Consejo Interno de Armonización Contable

166

Visto Bueno Firma

Lic. Enrique Vega Carriles Presidente Municipal



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OBJETIVO GENERAL

_____________________________________________________

El Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués

Qro. (SMDIF), tiene como principal objetivo, atender a los habitantes del Municipio brindando

una atención de calidad y calidez, dirigiendo los servicios y realizando un conjunto de

acciones tendientes a mejorar las condiciones de carácter social para el desarrollo integral del

individuo; en materia de salud, alimentación, jurídica, desarrollo comunitario, adultos mayores,

discapacidad física y mental, particularmente a los sectores más vulnerables, bajo estos

instrumentos de asistencia social, así como la eficiente administración de los recursos

humanos, materiales y financieros.

OBJETIVO ESPECÍFICO

_____________________________________________________

Optimizar, eficientar y minimizar tiempos de revisión a las Áreas Administrativas y Operativas

del SMDIF, así como de coordinación para las auditorías llevadas a cabo por Organismos

Fiscalizadores externos y brindar un servicio de calidad a estos, basados en la mejora

continúa.



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ALCANCE o ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

__________________________________________________________

Brindar un Servicio Público de Calidad por parte del Ente Público del Sistema Municipal para

el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués, Querétaro, a las Áreas

Administrativas y Operativas del SMDIF así como a las Instancias Fiscalizadoras externas y

Ciudadanos, minimizando tiempos de revisión o sus requerimientos.

MARCO NORMATIVO

__________________________________________________________

La Contraloría Interna del Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del

Municipio de El Marqués, Querétaro, se sujetará a lo ordenado en:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, vigente.

Constitución Política del Estado de Querétaro, vigente.

Ley que Crea el Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de

Querétaro, vigente.

Ley de Fiscalización del Estado de Querétaro, vigente.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Querétaro,

vigente.

Ley de Entrega-Recepción del Estado de Querétaro, vigente.



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Ley General de Contabilidad Gubernamental, vigente.

Ley para el Manejo de los Recursos Públicos del Estado de Querétaro, vigente.

Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios

del Estado de Querétaro, vigente.

Ley Estatal de Acceso a la Información Gubernamental en el Estado de

Querétaro, vigente.

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Querétaro, vigente.

Ley Orgánica Municipal del Estado de Querétaro, vigente.

Ley de Planeación del Estado de Querétaro, vigente.

Decreto que Crea el Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia

del Municipio de El Marqués, Querétaro, vigente.

Reglamento Interior del Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia

del Municipio de El Marqués, Querétaro, vigente.

Demás aplicables de acuerdo al objeto de la Contraloría del SMDIF, vigentes.



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POLÍTICAS

__________________________________________________________

No. Concepto Descripción

1 POLÍTICAS

1.- AUDITORÍAS Y RESPONSABILIDADES

ADMINISTRATIVAS:

I. Toda Auditoría interna a las Unidades

Administrativas y Operativas, debe estar

aprobada por el Director General del

SMDIF (Programa Anual de Auditorías).

II. El Contralor Interno del SMDIF, durante el

transcurso del ejercicio fiscal, podrá

proponer los cambios al Programa Anual

de Auditorías, los cuales deben ser

autorizados por el Director General del

SMDIF.

III. Todas las actuaciones de la Contraloría,

así como las contestaciones de las Áreas

Administrativas y Operativas del SMDIF,

deberán llevarse a cabo por escrito.



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2.- ENTREGA RECEPCIÓN:

I. Deberán presentar el Acta de Entrega-

Recepción desde el Titular del SMDIF,

hasta el nivel jerárquico correspondiente a

Jefe de Departamento o sus equivalentes,

y a los demás Servidores Públicos que por

la naturaleza e importancia de sus

funciones deban realizar el acto de

entrega recepción.

II. En un lapso no mayor a quince días

hábiles, contados a partir de la fecha de

separación del empleo, cargo o comisión,

los Servidores Públicos salientes deberán

realizar el acto de entrega recepción.

3.- MANIFESTACIÓN DE BIENES:

I. Los Servidores Públicos del SMDIF,

deberán presentar Manifestaciones de

Bienes INICIAL, dentro de los sesenta

días naturales siguientes a la toma de

posesión del cargo, empleo o comisión de

que se trate, desde el nivel jerárquico

correspondiente a Jefe de Departamento

o sus equivalentes y a los demás

Servidores Públicos que por la naturaleza

e importancia de sus funciones.



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4.-ACCESO A LA INFORMACIÓN GUBERNAMENTAL:

I. El solicitante de la información deberá

presentar ante la Unidad de Información

Gubernamental del SMDIF, mediante

escrito o por correo electrónico, una

solicitud que deberá contener lo siguiente:

a) Unidad de Información Gubernamental

del sujeto obligado al que dirige.

b) El nombre del solicitante de la

información.

c) El domicilio o cuenta de correo

electrónico para recibir notificaciones.

Si el solicitante desea que se le

notifique por medios electrónicos

deberá manifestarlo expresamente.

d) En las solicitudes al SMDIF, el

domicilio que se señale deberá estar

en el territorio del mismo.

e) Le descripción clara y precisa de la

información solicitada, procurando

citar a la Unidad Administrativa que la

tiene bajo su resguardo la información.



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II. En el caso de que el solicitante de la

información gubernamental actúe en

representación de un tercero, deberá

acreditar la representación que ostenta.

III. En ningún caso, la entrega de información

estará condicionada a que se motive o

justifique su utilización, ni se requerirá

demostrar interés alguno. Los empleados

públicos encargados de proporcionar la

información pública se abstendrán de

preguntar o cuestionar los motivos de la

solicitud, de lo contrario se harán

acreedores a las sanciones que establece

la Ley.

IV. La Unidad de Información Gubernamental

del SMDIF, deberá sellar una copia de la

solicitud de información Gubernamental,

incluyendo la fecha y hora de recepción,

la cual hará las veces de acuse de

recibido, y deberán entregar al solicitante.

En el caso de que la solicitud se presente

por medios electrónicos, el sistema

informático de los sujetos obligados

deberá generar una respuesta electrónica

en la que igualmente se establezca la

fecha y hora de recepción, la cual hará las

veces de recibido.



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V. EL Titular de Acceso de Información

Gubernamental del SMDIF (Contralor o

Responsable de Acceso a la Información

Gubernamental), deberá entregar al

solicitante de información, en un término

no mayor de quince días hábiles, la

contestación correspondiente.

2 Normas En Proceso.



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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO __________________________________________________________

PROCESO DE REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS:

Contralor:

Elabora el Programa Anual de Auditorías internas para a las Áreas

Administrativas y Operativas del SMDIF del año próximo siguiente y lo envía

para su aprobación al Director General, a más tardar el 1 de diciembre del

año anterior al de su aplicación.

Director

General:

En día hábil, recibe la propuesta del Programa Anual de Auditorías Internas a

las Áreas Administrativas y Operativas del SMDIF, lo revisa y en su caso, se

efectúan las adecuaciones correspondientes, procediendo a autorizar dicho

Programa a más tardar el 21 de diciembre del año anterior al de su aplicación.

Contralor:

Notifica al titular o responsable de la Unidad Administrativa u Operativa, el

inicio de la Auditoria, donde se requiere información y documentación inicial,

con cinco días hábiles de anticipación al inicio de la auditoría, de acuerdo con

el Programa de Auditoría del año.



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Contralor y/o

Auditores y,

Personal del

Área Auditada:

Para efectos de formalizar el inicio de la auditoría, elaboran un Acta de Inicio

de la Auditoría, donde firman los participantes, en la fecha establecida en el

Programa Anual de Auditorías.

Contralor y/o

Auditores:

Durante el transcurso de la Auditoría y en días hábiles, efectúan las

revisiones y solicita información adicional, elabora el informe inicial donde se

describen las observaciones y recomendaciones determinadas, de acuerdo

con las fechas establecidas en el Programa Anual de Auditorías.

Contralor:

Cinco días hábiles al término de la fecha establecida en el Programa Anual de

Auditorías, revisa el informe inicial de observaciones y recomendaciones y en

su caso, efectúa las correcciones correspondientes, procediendo a enviar el

Informe Inicial de Observaciones y Recomendaciones a las Unidades

Administrativas y Operativas, de acuerdo a la fecha del Programa Auditoría

Anual.

Titular o Resp.

Áreas Admvas.

y Operativas:

En días hábiles, recibe Informe Inicial de Observaciones y Recomendaciones,

procediendo a contestar para la solventación correspondiente, dentro de los

siguientes diez días hábiles a la recepción.



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Contralor y

Auditores:

En día hábil, recibe contestación a las Observaciones y Recomendaciones del

Informe Inicial, procediendo a evaluar las contestaciones y se elabora el

Informe Final de las Observaciones y Recomendaciones, para su envió a la

Unidad Administrativa u Operativa y en su caso, al Área Jurídica de la

Contraloría, dentro de los siguientes diez días de la recepción de las

contestaciones.

Dir. General,

Titular o Resp.

Áreas Admvas.

y Operativas

Recibe Informe Final de las Observaciones y Recomendaciones, para su

consideración y seguimiento, archivando al siguiente día hábil.

Contralor y

Auditores:

Archivan en expediente el Informe Final de la Auditoría, en copia simple, al

día hábil siguiente del acuse de recibido por las Áreas receptoras.

Fin de Procedimiento:



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PROCESO DE COORDINACIÓN DE AUDITORÍAS EXTERNAS:

Director

General:

Durante el transcurso del año, recibe notificación para inicio de auditorías

externas por parte de Organismos Fiscalizadores externos, tales como la

ESFE (Entidad Superior de Fiscalización del Estado de Querétaro),

Contraloría del Estado de Querétaro, ASF (Auditoria Superior de la

Federación), Secretaría de la Función Pública, Despachos de Contadores

Públicos y lo envía a la Contralor para su coordinación, máximo al día hábil

siguiente de la notificación.

Contralor:

Recibe por parte de la Dirección General, la notificación del inicio de

auditorías externas, para su coordinación y solicita información a las Áreas

Administrativas y Operativas para proporcionar a los Auditores Externos, el

día hábil siguiente de la notificación y solicitud de información.

Titular o Resp.

Áreas Admvas.

y Operativas:

Por conducto de la Contraloría, durante la auditoría externa, recibe

requerimientos de información de los Auditores Externos, procediendo a

contestar para la solventación correspondiente y turna a la Contraloría, en un

lapso de tres días hábiles.

Contralor y/o

Auditores:

Recibe información de las Áreas Administrativas y Operativas y máximo al día

siguiente se proporciona información a los Auditores Externos, lo cual se

desarrolla durante el transcurso de la auditoría, en cualquier día hábil del año.



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Auditores

Externos:

Reciben información por parte del Contraloría, efectúan las revisiones y

emiten el Informe Inicial de las Observaciones y/o Recomendaciones, para su

entrega a la Dirección General del SMDIF, durante el transcurso de la

auditoría, en cualquier día hábil del año.

Director

General:

Durante el transcurso de la auditoría, recibe Informe Inicial de Observaciones

y/o Recomendaciones por parte de Auditores Externos y lo turna a la

Contraloría, máximo al día siguiente hábil.

Contralor:

Recibe por parte de la Dirección General el Informe Inicial de Observaciones

y/o Recomendaciones de los Auditores Externos y lo envía a las Áreas

Administrativas y Operativas, máximo al día siguiente de su recepción.

Titular o Resp.

Áreas Admvas.

y Operativas:

Recibe Informe Inicial de las Observaciones y Recomendaciones,

procediendo a enviar propuestas de contestación para la solventación

correspondiente y envía a la Contraloría, máximo dentro de los cinco días

hábiles de la recepción del informe.



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Contralor y

Auditores/

Abogado de

Contraloría:

Reciben propuestas de contestaciones para la solventación de observaciones

y recomendaciones, las analiza y en su caso se corrigen, procediendo a

enviar a los Auditores Externos para su solventación, en cualquier día hábil

del año.

Auditores

Externos:

Reciben contestación de observaciones y recomendaciones, para su

evaluación y emiten el Informe Final de Observaciones y Recomendaciones,

para su envió al Director General del SMDIF, esto en cualquier día hábil del

año.

Director

General:

Recibe Informe Final de Observaciones y Recomendaciones, lo turna a la

Contraloría, para que desarrolle el Procedimiento Administrativo de

Responsabilidades, al día siguiente de la recepción del informe.

Contralor:

Recibe Informe Final para llevar a cabo el Proceso Administrativo de

responsabilidades.

Procede a archivar documentación de copia simple de la auditoría en

expediente, en día hábil siguiente de recibido.

Fin de Procedimiento.



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PROCESO DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS, DERIVADO DE AUDITORÍAS

INTERNAS O EXTERNAS:

Contralor:

Recibe Informes Finales de Observaciones por parte del Órgano Interno de

Control o de Órganos Fiscalizadores Externos y lo turna al Abogado Jurídico

de la Contraloría, para el desarrollo del procedimiento, al día hábil siguiente

de la recepción de los informes.

Abogado

Jurídico:

Recibe Informes Finales de Observaciones por parte del Órgano Interno de

Control o de Órganos Fiscalizadores Externos, los evalúa, procediendo a

iniciar el cuadernillo de investigación y elabora propuesta del requerimiento de

justificaciones a los probables Servidores o Ex-servidores Públicos

responsables, para su solvetación, turnándolo para su firma al Contralor. Al

día hábil siguiente.

Contralor

En día hábil, recibe propuesta de requerimiento de justificación, lo evalúa y en

su caso, efectúa los cambios correspondientes, lo envía a los probables

Servidores o Ex-servidores Públicos, al día hábil siguiente.

Servidores o

Ex-servidores

Públicos :

Reciben requerimiento de justificaciones, procediendo a recabar la

información para dar contestación a las observaciones determinadas y enviar

a la Contraloría, dentro de los 15 días hábiles de la recepción de

requerimiento.



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Contralor:

Recibe contestación de los Servidores o Ex-servidores Públicos a las

observaciones y lo turna al Abogado Jurídico de la Contraloría Interna para su

evaluación y determinación, al siguiente día hábil de la recepción de la

contestación.

Abogado

Jurídico:

Recibe contestación de los Servidores o Ex-servidores Públicos a las

observaciones y efectúa su análisis, elabora la propuesta de determinación de

sanciones o en su caso de solventación, la cual turna al Contralor, dentro de

los siguientes diez días hábiles de la recepción de la contestación.

Contralor:

Recibe propuesta de determinación de sanciones o en su caso de

solventación, evaluando cada una de ellas y en su caso, procede a efectuar

los cambios correspondientes y se envía a los Servidores o Ex-servidores

Públicos para su aplicación, dentro de los siguientes cinco días hábiles de la

recepción de las propuestas.

Procede a archivar documentación de original del proceso de

responsabilidades administrativas en expediente el mismo día hábil de

recepción de respuestas.

Fin de Procedimiento.



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PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA:

Titular o Resp.

Áreas Admvas.

y Operativas:

Emiten oficio dirigido al Contralor del SMDIF, solicitando su participación en

la Entrega-Recepción, cualquier día hábil durante el año.

Contralor:

Durante el transcurso del año, recibe oficio solicitud para participar en la

Entrega-Recepción correspondiente, gira instrucciones para que asista un

representante de la Contraloría, máximo al día siguiente hábil de su

recepción de la solicitud.

Auditores y/o

Asesor Jurídico:

Recibe instrucción vía oficio para participar en el Acta de Entrega-

Recepción en día hábil.

Serv. Público

Entrantes y

Salientes,

Testigos y

Repres. de

Contraloría:

Participan en el Acta de Entrega-Recepción, el día hábil de la fecha del

evento.



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Contralor y/o

Repres. de

Contraloría:

Proceden a archivar el Acta Entrega-Recepción y se registra en Control de

Actas, al día hábil después del evento.

Fin de Procedimiento



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PROCESO DE MANIFESTACIÓN DE BIENES ANUAL:

Contraloría

Edo. Qro.:

En la primera semana del mes de octubre de cada año, envía al Contralor

del SMDIF, la relación de los Servidores Públicos del SMDIF, obligados a la

presentación de la Manifestación de Bienes Anual.

Contralor:

Recibe en la primera semana del mes de octubre de cada año, la relación de

los Servidores Públicos obligados a presentar la Manifestación de Bienes

Anual y emite al día siguiente hábil de la recepción, oficio de Notificación a

los Servidores Públicos del SMDIF, obligados a presentar su Declaración

Anual de bienes.

Servidores

Públicos del

SMDIF:

En la primera semana del mes de octubre de cada año, reciben Oficio de

Notificación, por parte del Contralor del SMDIF y proceden durante el mismo

mes de octubre de cada año a presentar su Declaración Anual de Bienes vía

internet o en su caso en forma impresa. Una vez que tienen el acuse de

recibido de la presentación de la Manifestación de Bienes Anual, le

proporcionan una copia simple al Contralor del SMDIF, durante el mes de

octubre y en día hábil de cada año.



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Contralor del

SMDIF:

Recibe por parte de los Servidores Públicos del SMDIF, durante el mes de

octubre de cada año y en día hábil, copia simple de la presentación de la

Manifestación de Bienes Anual y procede el primer día hábil del mes de

noviembre de cada año, a emitir oficio a la Contraloría del Estado de

Querétaro, donde proporciona la información de la presentación de

Manifestación de Bienes Anual de cada Servidor Público del SMDIF,

Contraloría

Edo. Qro.:

Recibe el primer día hábil del mes de noviembre de cada año, oficio del

Contralor del SMDIF, donde se informa la presentación de la Manifestación

de Bienes Anual de cada Servidor Público y da acuse de recibido.

Contraloría

del SMDIF:

Archiva en expediente, el original del acuse de recibido del oficio, por parte

de la Contraloría del Gobierno del Estado de Querétaro, conjuntamente con

las copias simples de presentación de Manifestación de Bienes de los

Servidores Públicos del SMDIF, al día hábil siguiente del acuse de recibido

por parte de la Contraloría del Estado de Querétaro.

Fin del Procedimiento.



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PROCESO DE CONTESTACIÓN DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN GUBERNAMENTAL:

Ciudadano:

En cualquier día hábil del año, solicita vía internet en correo electrónico o

mediante comunicado por escrito al Titular de Acceso de Información

Gubernamental del SMDIF (Contralor o Responsable de Acceso a la

Información Gubernamental), información sobre algún dato operativo o

financiero correspondiente al SMDIF de El Marqués Querétaro.

Contralor o

Responsable:

Recibe en cualquier día hábil del año, solicitud de información operativa o

financiera del SMDIF y procede máximo al día hábil siguiente a enviar oficio

de solicitud de la información al Área correspondiente.

Área Operat.

o Financiera

del SMDIF:

Recibe solicitud de información por parte del Contralor o Responsable de

Acceso a la Información Gubernamental y procede ese mismo día hábil a

recabar la información y contesta en un máximo de cuatro días hábiles a

partir de recepción de la solicitud.

Contralor o

Responsable:

Recibe por parte de la Área Operativa o Financiera, la contestación de la

información solicitada por el Ciudadano, procede a evaluar y a elaborar la

respuesta, en un periodo que no excede de 15 días hábiles a partir de la

recepción de solicitud del Ciudadano.



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Ciudadano:

Recibe contestación en un plazo no mayor a 15 días hábiles, por parte del

Titular de Acceso a la Información Gubernamental del SMDIF.

Contralor o Responsable:

Archiva en expediente, las copias simples de la respuesta al Ciudadano, al

día hábil siguiente de la contestación.

Fin del Procedimiento.

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