Instructor: HERNAN DARIO ARISMENDI C.Marzo de 2012

Presupuestos

Este taller tiene el objetivo de repasar algunos conceptos importantes del proceso de presupuestación en una empresa. Se busca que el candidato a síndico aplique su habilidad para elaborar presupuestos de flujo de caja y proyectar estados financieros Pro Forma. También se busca que el candidato proponga políticas de gerencia que optimicen la gestión financiera de la empresa y minimicen las diferencias entre los objetivos programados y alcanzados. (Buscar el mejor ajuste posible entre lo programado y ejecutado)

PresupuestosObjetivos

METODOLOGIAPapel del Instructor: Facilitar herramientas y guiar a los candidatos a síndicos

durante el desarrollo del taller.

Papel de los candidatos a síndicos de empresas:Formar equipos de trabajo de no más de 5 personas y

trabajar los casos en grupo para posteriormente presentar sus resultados en el plenario.

PresupuestosMetodología

1) Aspectos básicos del presupuesto• Definición• Funciones• Principios • Tipos

2) Caso. Mi jerarquía

3) Caso. Presupuesto maestro y proyección estados pro-forma empresa ABC.

PresupuestosEstructura del taller

Trabajo Grupal100%

PresupuestosEvaluación

¿Qué es un presupuesto y para qué sirve?

¿?

Es la representación monetaria de un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización

¿?

• Al ser la representación monetaria del plan, permite el control financiero de la organización.

• Permite monitorear la ejecución monetaria y física del avance de lo programado y tomar medidas correctivas en el tiempo.

• Permite conocer las necesidades de efectivo en el tiempo (capital de trabajo) y determinar las estrategias para cubrir déficit o colocar superávit.

• Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

• Facilitan que los miembros de la organización conozcan el desempeño de las tareas programadas.

Funciones del presupuesto

UNIVERSALIDAD: Señala que un presupuesto deberá contener todos los ingresos y todos los gastos, identificados por categorías programáticas.

UNIDAD: Expresa que todos los ingresos deben formar un fondo único para cubrir todos los gastos. Además, el contenido y la forma del presupuesto debe responder a una política presupuestaria definida por los órganos competentes.

PERIODICIDAD: Indica que un presupuesto debe considerar un período de tiempo definido, que se conoce como ejercicio económico o financiero y generalmente cubre un año calendario.

PREVISIÓN: "Significa que el presupuesto debe ser una anticipación a los hechos, en el sentido de prever la percepción de los ingresos y la realización de los gastos que demanda el cumplimiento de las metas previstas.

FLEXIBILIDAD: Un presupuesto debe ser confeccionado y aprobado de tal forma que permita modificársele, sin que por ello el sistema quede dañado.

Principios del presupuesto

PLANIFICACIÓN: Consiste en que el presupuesto no represente una simple lista de ingresos y gastos, sino que además represente todo un plan de acción cuidadosamente concebido.

EQUILIBRIO: Es el balance entre los ingresos y gastos del presupuesto básicamente.

CLARIDAD: El documento del presupuesto debe ser presentado de tal forma que no deje margen alguno a dudas o interpretaciones personales y debe ser comprensible a los diferentes usuarios, sin omitir las reglas técnicas esenciales.

DETALLE: Señala que un presupuesto debe contener un desglose que permita, por un lado que los responsables de su aplicación puedan visualizar rápidamente la parte que les corresponde y por otro lado permita formarse una idea clara de la naturaleza de las transacciones que se efectuarán, jugando un papel importante las clasificaciones presupuestarias (de ingresos y gastos) y la definición e identificación de las categorías programáticas.

FORMALIDAD: Expresa que un presupuesto debe ser un documento formal, autorizado y aprobado por la Junta Directiva del Ente y que debe ser publicado y distribuido convenientemente, de tal forma que sea conocido por quienes lo deben ejecutar, controlar y evaluar.

Principios del presupuesto

EXACTITUD: El presupuesto debe prepararse con el mayor grado de exactitud, aproximándose al máximo a los ingresos por percibir y a las necesidades reales que derivan de la acción programada.

 PROGRAMACIÓN: "Consiste en seleccionar y ordenar por categorías programáticas, las actividades y proyectos necesarios para el logro de objetivos y cumplimiento de metas, mediante la asignación racional de los recursos disponibles y especificación de los responsables.

Principios del presupuesto

Según la flexibilidad

Rígidos, estáticos, fijos o asignadosSon aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.

Flexibles o variablesSon los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos y adaptativos, pero complicados y costosos.

Según el periodo de tiempo

A corto plazoSon los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.

A largo plazoEste tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

Tipos de presupuesto

Según el sector de la economía en el cual se utilizan

Presupuestos del Sector PúblicoSon los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.

Presupuestos del Sector PrivadoSon los usados por las empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

Tipos de presupuesto

Según el campo de aplicación en la empresa

De operación o económicosTienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:

Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.

Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

Presupuesto de ComprasEs el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

Tipos de presupuesto

Según el campo de aplicación en la empresa

FinancierosEn estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.

Presupuesto de TesoreríaTiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.

Presupuesto de erogaciones capitalizablesEs el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

Tipos de presupuesto

El Presupuesto Maestro

Definición:Es un plan de negocios periódico que incluye un conjunto coordinado de programas de operación y estados financieros detallados . Este incluye proyecciones de ventas, gastos, ingresos y desembolsos de efectivo y balances generales. Algunas veces los presupuestos maestros también se llaman estados proforma.Las dos partes principales de un presupuesto maestro son:

El Presupuesto de Operación: El presupuesto de operación se enfoca en el estado de resultados.

El Presupuesto Financiero: Se enfoca en los efectos que el presupuesto de operación y otros planes (presupuestos de capital e intereses) tendrán sobre el efectivo.

Tipos de presupuesto

¿Qué relación existe entre la planificación estratégica y el

presupuesto?

¿?

Planificación estratégica y Presupuestos

Plan Estratégico Identifica el concepto básico y la dirección de

una organización

Proceso de la planificación estratégica

Misión +Objetivos

AnálisisEntorno

FormulaciónEstrategia

ImplementaciónEstrategia

Evaluación +Control

Describe la visión. La visión define objetivos financieros y estratégicos

Programas. Presupuestos. Procedimientos.

Búsqueda ventaja competitiva

Análisis Interno Análisis Industria.

Parámetros. Objetivos. Indicadores. Comparaciones. Cambios.

Planificación estratégica y Presupuestos

Misión +Objetivos

AnálisisEntorno

FormulaciónEstrategia

ImplementaciónEstrategia

Evaluación +Control

Descripción del porque la empresa existe

Provee un contexto para todas las decisiones dentro de la organización

Describe una realidad duradera

Util para entes internos y externos

Su logro puede ser infinito

Cristalización de lo que los líderes desean que sea la empresa

Guía el desarrollo de la estrategia y organización

Describe una nueva realidad inspiradora

Se puede lograr dentro de un período específico

Se usa primordialmente al interior de la empresa

Plan que explica como ganarles a los competidores de hoy - mañana

Lista una serie de acciones para proveer servicios y productos por arriba del costo

Describe la propuesta de valor seleccionada por la empresa

Cambia constantemente en respuesta a análisis, prueba y error, experiencias

Es preferible restringir su uso a personal interno

+

Misión Visión Estrategia

Usted ha sido invitado a elaborar el presupuesto de una empresa del sector industrial en la que demostrará su habilidad y aptitudes para elaborar presupuestos. Debe asignar 1 al ítem más importante para su trabajo, 2 al que sigue y así sucesivamente hasta jerarquizar los 15 ítems del ejercicio.

Etapa I. En la columna 1 MI JERARQUIZACION de la hoja de solución, asigne un orden de prioridad a los 15 ítems presupuestarios que se enuncian. Use lápiz para que pueda borrar en caso de que desee cambiar sus prioridades. Justifique ese orden establecido.Tiempo: 10 minutos.

Etapa II. Forme un grupo de 5 personas según las instrucciones del facilitador. Discuta con ellos el orden de la clasificación justificando el por qué de su orden establecido. En la columna 2 CONSENSO DE GRUPO anote la clasificación hecha por todos ustedes. Así en dicha columna todos deben tener el mismo orden de prioridades. Tiempo: 20 minutos.

Etapa III. Cada grupo nombrará un representante y expondrán los argumentos para la JERARQUIZACIÓN realizada.Tiempo: 5 minutos por grupo.

Casos de presupuestoMi jerarquía

Casos de presupuestoMi jerarquía

ITEM PRESUPUESTARIOº MI Ranking

OBS.

1. Tesorería 12 Es la proyección del flujo de caja necesario para cumplir con las metas previstas. Cuánto de dinero se espera recibir por las ventas y erogar por las operaciones para cumplir con las metas previstas.

2. Cantidad a producir 2 Una vez que se determina las ventas debe determinanrse cuánto producir.

3. Costos indirectos de fabricación (Cif)

6 Es la estimación de insumos no directos que se necesitan para producir un producto. Energía eléctrica, etc.

4. Gastos generales 10 Son costos fijos que se incurren independientemente de la producció. Ej administración.

5. Mano de obra 5 Es la cantidad de mano de obra directa (hrs hombre) que se necesita para elaborar el producto.

6. Costo de materiales 4 Es la cantidad de material x el costo unitario.

7. Uso de materiales 3 Para producir se necesitan insumos directos como materiales.

8. Inventario de materia prima 7 Es una reserva como % de la producción esperada a producir en el periodo T+1

9. Compras 9 Son reservas de maeterial e inventario que desea mantener la empresa como política. Es una política que adopta la empresa para evitar riesgos. Ej. Mantener un inventarios de producto terminado igual al 20% de las ventas programadas para el mes siguiente.

10. Inventario de productos terminados

8 Es un provisión de inventario de producto terminado con respecto a las ventas programadas para el periodo T+1

11. Ventas 1 Pronóstico de las ventas es crucial y determina la producción.

12. Aportes de capital 13 Es el aporte de capital que deberán aportar adicionalmente los propietarios para cumplir con las metas previstas en el caso que se observen déficits de dinero en la proyección del flujo de caja

13. Inversión en activos fijos 11 Es la inversión en capital (Activos fijos (Equipo ))para cumplir con las metas programadas.

14. Pérdidas y ganancias 14 Son los estados proforma al finalizar el ejercicio.

15. Balance general 15 Son los estados proforma al finalizar el ejercicio.

EMPRESA ABCLa empresa ABC es una empresa de comercialización de artículos de línea blanca. La administración elabora un presupuesto continuo para tomar decisiones financieras y de operación. Por simplicidad, el horizonte de planeación solo es de 4 meses, de abril a julio. En el pasado, las ventas han aumentado durante esta temporada. El cobro de las ventas está atrasado y se necesita efectivo para realizar compras, pagar salarios y otros egresos de operación. En el pasado, la compañía ha hecho frente a este problema de efectivo con préstamos a corto plazo a una tasa del 18% de un banco local y cancelando los mismos conforme la disponibilidad de efectivo.Las ventas del mes de marzo fueron de 40,000 y las proyectadas para los meses de abril, mayo, junio, julio y agosto se presentan en el cuadro siguiente:Abril 50,000Mayo 80,000 Junio 60,000Julio 50,000Agosto 40,000El 60% de la ventas son en efectivo y el 40% restante a crédito. Todas las cuentas de crédito se cobran durante el mes posterior. La empresa tiene como política mantener un inventario de 20,000 más el 80% del costo de artículos vendidos del mes siguiente. El costo promedio de la mercancía vendida es el 70% de las ventas. La empresa paga el 50% de sus compras en efectivo y el saldo durante el mes siguiente. Los salarios se pagan con un retraso de 15 días. El costo fijo de salarios es 2,500 mes y comisiones del 15% de las ventas. Otros gastos mensuales de la empresa son: Gastos misceláneos 5% de las ventas.Alquileres 2000 Bs /mesSeguros 200 Bs/mesDepreciación 500 Bs/mesLa empresa necesita un capital de operaciones al inicio de cada mes de 10,000 Bs.

Casos de presupuestoEmpresa ABC

EMPRESA ABCBalance GeneralEmpresa ABC al 31 de marzo 200xACTIVOSActivo circulante 75,800Efectivo 10,000Cuentas x cobrar 16,000Inventarios 48,000Seguros 1,800Activo fijo 24,200Equipo 37,000Depreciación ac. 12,800Activo total 100,000

PASIVOS + CAPITALPasivo circulante 21,050 Cuentas x pagar 16,800Sueldos x pagar 4,250Capital 78,950Total pasivo + capital 100,000

Casos de presupuestoEmpresa ABC

Compra de materiasprimas o mercaderías

a un proveedor

Venta del producto

Pagos a los

proveedores

Cobranza a clientes

Días que faltan para cobrarDías en existencia

Días que faltanpara pagar

Ciclo del efectivo

Ciclo del efectivo

CICLO DE MADURACIÓN

Plazo de pago a proveedores

CICLO DE CAJA

Días de stock de materias primas

Días de stock de productos en

curso

Días de stock de producto acabado

Plazo de cobro a clientes

Compra materias primas

Producción

Almacenamiento

Venta

Cobro cliente

s

Pago de materias primas

Pago de mano de obra y gastos de fabricación

Pago gastos de venta

Ciclo de maduración del efectivo

Nº de días de stock de materia prima

Plazo de pago a proveedores

Nº de días de stock de producto en curso

Nº de días de stock de producto acabado

Plazo de cobro de clientes- +

28 días 15 días20 días

30 días 60 días

123 días

=

+ +

- + + +

EJEMPLO EMPRESA “A”

Ciclo de maduración del efectivo