UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRSFACULTAD DE HUMANIDADESCARRERA CIENCIAS DE LA EDUCACIN

NOMBRE: CAHUAPAZA ALI GUIMER LEODAN EL PRESUPUESTO EN BASE CEROCONCEPTOEl presupuesto base cero es una metodologa de planeacin y presupuesto que trata de reevaluar cada ao todos los programas y gastos de una organizacin.Proporciona informacin detallada sobre los recursos econmicos que se necesitan para lograr los resultados deseados, destacando la duplicidad de esfuerzos.El proceso de elaboracin del presupuesto base cero consiste en identificar paquetes de decisin y clasificarlos segn su orden de importancia, mediante un anlisis de costo beneficio.Establece programas, fija metas y objetivos, toma decisiones relativas a las polticas bsicas de la organizacin.CaractersticasEnfoca la atencin hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reduccin del ao anterior. Es una herramienta flexible y poderosa para el aparato estatal, puede simplificar los procedimientos presupuestales, ayuda para evaluar y asignar los recursos financieros de manera eficiente y eficaz.El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado totalmente y en detalle, comprobar porqu se debe gastar, ayuda a la toma de decisiones, y a la asignacin de recursos.Proporciona a cada gerente un mecanismo para identificar, evaluar y comunicar sus actividades y alternativas a los niveles superiores.Cada gerente debe preparar un paquete de decisin de cada actividad u operacin, el cual debe incluir un anlisis de costos, propsitos, alternativas, evaluacin de resultados, consecuencias de la no adopcin del paquete y beneficios obtenidos.Se analizan a detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para instrumentar los programas, se selecciona la opcin que permite obtener los resultados deseados.Se realiza un estudio comparativo de costo-beneficio entre las diferentes alternativas existentes, para cumplir con las actividades.Este mtodo se puede adaptar a cualquier organizacin, tanto para la industria como para el gobierno.Objetivos del Presupuesto Base CeroReducir gastos sin afectar actividades prioritarias, manteniendo los servicios o minimizando los efectos negativos de la medida. Suprime las actividades de baja prioridad que no afectan el resultado esperado de la organizacin. En caso de requerirse economas mayores, la reduccin se extiende a las actividades de prioridad media, tratando de minimizar los efectos negativos de la medida.Identificar cada actividad y operacin al cien por ciento, a fin de que cada gerente evale y analice la necesidad de cada funcin, as como los mtodos alternativos para desempear esa funcin.Evaluar a fondo, por cada gerente de actividad o centro de costos, todas las operaciones para valorar las alternativas y comunicar su anlisis y recomendaciones a la alta direccin, a fin de que las revisen y examinen al determinar las asignaciones del presupuesto.Identificar los paquetes de decisin y clasificarlos de acuerdo a su importancia, detallando las actividades u operaciones (paquete de decisin) que se han de aadir o suprimir.PAQUETES DE DECISINEs un documento que identifica y describe una funcin o una actividad especfica en tal forma que la direccin pueda evaluarlo y clasificarlo en comparacin con otras actividades que compitan por los mismos recursos y decidir aprobarlo o no, incluyendo las consecuencias de no ejecutar esa funcin.Requiere de un anlisis detallado de las funciones incluyendo alternativas, tendencias de costos, y recomendaciones que indiquen la intensidad y efectividad del trabajo para decidir sobre su aprobacin o rechazo. Los paquetes de decisin se evaluarn y clasificarn en orden de importancia mediante un anlisis sistemtico.Informacin que debe contener el paquete de decisin: Nombre del paquete.- Nombre descriptivo de la funcin o actividad. Si hay varios niveles de esfuerzo que se recomiendan el nombre debe aparecer as: (1 de n) (2 de n), (3 de n) para identificar el nivel de esfuerzo que representa el paquete. Divisin, Departamento.- Nombre de la Divisin y/ o Departamento (abreviado de ser posible). Clasificacin.- En orden descendente de importancia ( el paquete clasificado con el No. 1 es ms importante que el paquete No. 2) Propsito.- Describir la finalidad de este paquete con respecto al problema que se quiere prestar con el mismo (metas, objetivos). Descripcin de las actividades (operaciones).- Describir los mtodos, acciones u operaciones necesarios para elaborar el paquete (qu se har, cmo se har) Logros y beneficios.- Identificar los resultados tangibles que se lograrn mediante la elaboracin del paquete, haciendo nfasis en los resultados cuantitativos. En los logros debe determinarse la forma en que se cumplen parcial o totalmente las finalidades o se resuelve al problema y debe destacar cualquier aumento en la eficacia o la efectividad. Medicin (evaluacin cuantitativa del paquete).- Proporcionar medidas cuantitativas significativas para ayudar a los gerentes a evaluar el paquete y la efectividad de su desarrollo. Incluir efectividad de costos, razones, costo unitario, tendencias en los problemas, medidas de la carga de trabajo que conforme a su diseo el paquete ayudar a lograr o efectuar. Recursos requeridos, costo del paquete ( en miles de pesos). Gastos Brutos.- Costo total para dicha actividad Alternativas y consecuencias de no aprobar un paquete. Decisin. Fecha de preparacin.CLASIFICACIN DE PAQUETES DE DECISINLos paquetes de decisin se pueden clasificar en dos grupos: 1. De eliminacin mutua.- Aquellos que presentan diversas alternativas para realizar la misma actividad, eligindose la mejor, excluyendo los paquetes restantes.2. De incremento.- Son aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o costo. Finalidad: Identificar y presentar los paquetes de decisin en orden de importancia y beneficios para ayudar en la evaluacin y determinacin de los niveles presupuestales.Quin los prepara: Todos los gerentes que preparan paquetes de decisin o realizan la clasificacin de paquetes de decisin.A quines se presentan: Segn lo especifiquen los niveles superiores de la gerencia, incluyendo al superior inmediato dela organizacin y al director de la divisin.La tcnica del PBC comprende cinco etapas:1. Definir la unidad de decisin.- Es el nivel institucional responsable de la ejecucin de una o un grupo de actividades o funciones, que puede por s evaluar la marcha de aquellas, su costo y beneficio, y /o someter a consideracin superior la necesidad de iniciar nuevos programas de accin.2. Establecer los objetivos de cada unidad de decisin.- El responsable de cada jurisdiccin u organismo deber determinar cules son los objetivos de la unidad de decisin.3. Formular los paquetes de decisin.- la formulacin de los paquetes de decisin es el elemento fundamental de la tcnica del PBC, y consiste en identificar una actividad, evaluar los costos y beneficios de llevarla adelante en distintos niveles (el actual, uno mnimo y uno ptimo), evaluar formas alternativas de cumplir el mismo objetivo, especificar por qu no son utilizados y considerar cules seran las consecuencias de no realizar esta actividad. Vale decir que lo que se persigue es presentar todos los elementos necesarios para tomar una decisin con respecto a la conveniencia de incluir una determinada actividad en el presupuesto.4. Listar los paquetes de decisin estableciendo un orden de prioridades.- Una vez redactados los paquetes de decisin, se establece un orden de prioridades entre ellos.5. Conducir un adecuado control de gestin de la ejecucin presupuestaria.- De las actividades que han sido incluidas en el presupuesto, se debe llevar un control de gestin estricto sobre la ejecucin de las mismas.FASES DEL PROCESO Determinacin de las Unidades Presupuestarias: Definir la Estructura de la Organizacin, y preparacin de las unidades presupuestaria su organizativas. Definicin de los objetivos: Establecer los objetivos generales y desagregarlos para cada nivel, estableciendo indicadores clave para medir la consecucin de resultados. Identificacin de unidades de decisin: Establecer las UD e identificar a los responsables de cada una de ellas. Preparacin de paquetes de decisin o propuestas unitarias de decisin: Documentos justificativos que incluyen la informacin necesaria para que los gestores puedan emitir juicios sobre los niveles de programas o actividades y los recursos necesarios: los objetivos que se pretender conseguir, los medios alternativos para alcanzarlos, la identificacin de diferentes niveles de financiacin, actividad o gestin. Se suelen establecer un nivel de mejora, un nivel de mantenimiento y un nivel mnimo. Jerarquizacin de los paquetes de decisin: Se analizan las propuestas de decisin y se clasifican por orden de prioridad. El proceso comienza cuando las unidades de gestin inferiores ordenan o clasifican sus correspondientes paquetes de decisin. A continuacin, el gestor inmediatamente superior revisa y consolida los paquetes que le llegan en una nueva ordenacin. El proceso se reitera hasta llegar a los gestores de ms alto nivel, que reordenan los paquetes y deciden sobre los programas prioritarios a implantar. Revisin y consolidacin por los niveles directivos: Los niveles superiores pueden revisar, suprimir, incrementar o reordenar lasclasificaciones propuestas por los gestores subordinados.

Ventajas:

Mejora de la calidad de la informacin entre departamentos y un mayor conocimiento del desarrollo de las funciones del Gobierno

Incremento de la participacin del personal de la Administracin en la elaboracin del Presupuesto. Implantacin de una fase previa de planificacin financiera , que antes no exista, y que fue imprescindible para asignar posteriormente los recursos limitados a los programas de decisin.

Inconvenientes:

Aumento de tiempo y esfuerzo necesarios para la elaboracin y seguimiento del Presupuesto Excesiva burocracia

Resultados finales Para conocer el xito alcanzado por este nuevo sistema presupuestario se llev a cabo un estudio en el que colaboraron todas las personas que haban participado en el mismo, con los siguientes resultados:

La Alta Direccin consider que la mayor aportacin del PBC fue la mejora de la informacin hacia los niveles superiores

Mayor implicacin del personal en la elaboracin del presupuesto, lo que aumenta su motivacin y su eficiencia El 84% de las personas entrevistadas recomendaron continuar con el PBC en los siguientes ejerciciosBIBLIOGRAFIA Pyhrr, Peter A. Presupuesto Base Cero.Editorial Limusa. Primera Edicin: 1977. Mxico.BARCEL RICO-AVELL, GABRIEL (1980): El Presupuesto Base Cero: su implantacin en la Administracin norteamericana, Presupuesto y Gasto Pblico, n 8, IEF, Madrid.