Primeros pasos para la elaboracin y

cumplimentacin

de la propuesta.

Presentacin, seguimiento y

justificacin del Proyecto.

Introduccin

Qu son las subvenciones?

Las subvenciones son una fuente de financiacin.

Las subvenciones tienen su proceso.

Si no se respeta surgen complicaciones.

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Errores habituales

No tener claro el proyecto que queremos realizar.

Elaboracin de un proyecto adecuado a la convocatoria que no es nuestro proyecto.

Pensar que la gestin de una subvencin se limita a conseguirla y a justificarla sin que

exista un hilo conductor.

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Pasos para la gestin de una subvencin

1. Elaborar un buen proyecto.

2. Buscar la subvencin adecuada.

3. Rellenar los formularios de solicitud y adjuntar la documentacin requerida.

4. Presentar la solicitud de subvencin.

5. Recibir la notificacin.

6. Adaptar el proyecto a la financiacin disponible.

7. Ejecutar el proyecto y recoger datos de este.

8. Hacer el seguimiento e informar de ste al organismo que nos subvenciona.

9. Finalizar la ejecucin del proyecto.

10. Evaluar el proyecto.

11. Presentar la justificacin.

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A quin podemos solicitar subvenciones?

Administracin General del Estado.

Comunidades Autnomas.

Ayuntamientos.

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Caractersticas comunes de todas las subvenciones

Requieren Cofinanciacin.

Se valora positivamente la implicacin de otras entidades.

El mbito de actuacin, en la mayora de los casos, debe estar adaptado al del organismo convocante, como entidad o como suma de entidades.

No sern elegibles los gastos realizados con anterioridad a la aceptacin a trmite del proyecto objeto de ayuda.

Tendremos que justificarlas al trmino del Proyecto.

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Caractersticas de las convocatorias de las

Administraciones Locales

No salen publicadas en el B.O. de la Comunidad correspondiente, pero s lo pueden hacer en peridicos de gran tirada, boletines municipales, etc.

Suelen pedir mbito municipal.

Estn sujetas a las normativas de cada Municipio.

Se suelen convocar ya avanzado el ao y hay que justificarlas antes de que ste termine.

Se suelen cobrar con un retraso medio-alto (entre 9 y 12 meses desde la adjudicacin).

Su grado de complejidad no siempre est en relacin con la cantidad

que nos conceden.

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Suelen pedir mbito autonmico.

Se publican en el B.O. de la Comunidad.

Se cobran con retraso medio-alto.

Se suelen convocar ya avanzado el ao y hay que justificarlas antes de que ste termine.

Cantidades, en general, mayores que las municipales.

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Caractersticas de las convocatorias de las

Administraciones Autonmicas

Las convocatorias aparecen en el B.O.E.

Cantidades muy variables pero, en general, mayores que las anteriores.

Seguimiento ms riguroso por parte de la Administracin.

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Caractersticas de las convocatorias de las

Administracin estatal

Bsqueda de informacin

Convocatorias Municipales: Informarse en:

BOP. Departamentos, reas, Juntas de Distrito o Concejalas de nuestro

Municipio. Peridicos locales, boletines municipales o bandos.

Convocatorias de la A.G.E. y de las C.C.A.A. : Informarse en:

BO. Ministerios. Consejeras.

Por otro lado, sabiendo utilizar Internet el trabajo de bsqueda

de ayudas y subvenciones se hace ms llevadero.

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Motores de bsqueda en Internet

Algunos motores de bsqueda en Internet son:

www.ayudas.net

www.infoayudas.com

www.emprendedores.es

http://buscaboe.dabne.net

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Elaboracin del proyecto

Generalmente, la presentacin de una subvencin ir acompaada de unos impresos de solicitud cuyo formato y grado de complejidad es muy variable.

En la medida que estos impresos sean complejos de rellenar, deberemos poner mayor cuidado en evitar las posibles incoherencias o contradicciones en que podamos caer.

Por ltimo, junto al formulario de solicitud y el Proyecto, habr que adjuntar una documentacin adicional que vendr especificada en la convocatoria.

El Proyecto se redactar y presentar de manera clara y sencilla.

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Contacto con los organismos convocantes

Es conveniente mantener una cita con los tcnicos del organismo convocante al objeto de plantearle las dudas que tengamos y ver cul es el mejor enfoque que podamos darle al proyecto.

Los tcnicos nos encaminarn hacia la mejor manera de presentar nuestro proyecto y nos advertirn de las posibles trabas que le ven.

Se trata de darnos a conocer como organizacin ante el organismo correspondiente, de presentarnos para que puedan tener una primera imagen positiva de nuestro trabajo y nuestra entidad.

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Documentos del proyecto

Primer documento: Datos ms relevantes expuestos de forma muy grfica.

Segundo documento: Desarrollo en profundidad del Proyecto, sin perdernos en retricas.

Tercer documento: Anexos que avalen lo expuesto en el Segundo documento.

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Primer documento

DATOS DE LA EMPRESA

Empresa. Fecha de constitucin. N.I.F. Fondos propios. Facturacin. % Exportacin. Direccin Social. Actividad principal. CNAE. Dimensin de la

empresa.

DEFINICIN DEL PROYECTO

Localizacin del proyecto.

Actividad del proyecto. CNAE. Puestos de trabajo a

crear en el centro de trabajo.

Puestos de trabajo a mantener.

Inversin total solicitada.

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Segundo documento 1. Objetivos del proyecto.

1.1. Datos de identificacin.

1.2. Antecedentes: Descripcin del Mercado.

1.3. Objetivos del Proyecto.

2. Memoria descriptiva del proyecto.

2.1. Justificacin de la Inversin.

2.2. Definicin de los servicios de la empresa.

2.3. Recursos humanos.

2.4. Programa de producciones anuales.

2.5. Carcter innovador de la empresa.

2.6. Mejoras medioambientales.

3. Calendario y cronograma.

4. Presupuesto.

4.1.Presupuesto de la inversin.

4.2. Memoria econmica.

4.3. Memoria financiera.

4.4. Perspectivas econmicas.

5. Evaluacin. 16

1. Objetivos del proyecto

1.1. Datos de identificacin:

Nombre de la empresa.

Direccin Social (calle, municipio, provincia y cdigo postal).

N.I.F.

Telfono.

Fax.

Correo electrnico.

Persona de contacto.

Datos sociales de la empresa.

Actividad para la que se solicita subvencin con su clave CNAE.

Antecedentes empresariales de los promotores o antecedentes histricos de la empresa.

Ayudas oficiales, incluyendo las de la Unin Europea, solicitadas para este proyecto a otras lneas de ayuda.

Lugar de ubicacin del proyecto. 17

1. Objetivos del proyecto

1.2. Antecedentes:

Descripcin del mercado objetivo.

Anlisis DAFO.

Estudios previos.

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1. Objetivos del proyecto

Objetivos generales: Son aquellos que trascienden al proyecto, es decir, que una

vez terminado el proyecto no seremos capaces de evaluarlos al cien por cien, porque su consecucin no se agota con el proyecto. Sirven para encuadrar al resto de objetivos.

Objetivos especficos: Son aquellos que coinciden con el proyecto y, por tanto, se

podr evaluar al finalizar ste. Se derivan de los anteriores y sirven de base para los siguientes.

Objetivos operativos: Son aquellos que podrn ser evaluados al trmino de cada

fase del proyecto y estn directamente relacionados con las actividades propuestas en l.

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1. Objetivos del proyecto

Los objetivos deben redactarse de manera

concreta y evaluable.

Huir de expresiones como:

Favorecer

Potenciar

Animar

Promover

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2. Memoria descriptiva.

2.1. Justificacin de la inversin:

Descripcin del proyecto y de las inversiones a realizar.

Descripcin somera de las instalaciones actuales del centro productivo objeto del proyecto (si procede).

Justificacin, en su caso, de tener implantados sistemas de gestin medioambiental y/o de seguridad y/o calidad.

Utilizacin de tecnologas de la informacin y comunicacin (internet, correo electrnico, comercio electrnico, etc.).

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2. Memoria descriptiva.

2.2. Definicin de los servicios de la empresa:

Descripcin de los procesos de obtencin de

los principales productos o servicios, tecnologa de la produccin (propia, adquirida, contratos de asistencia tcnica, etc.).

Indicar si se introduce alguna innovacin a escala nacional, comunitaria o mundial.

Valoracin presupuestaria de los bienes de equipo que incorporen innovaciones tecnolgicas.

Procedencia de los activos a incorporar.

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2. Memoria descriptiva.

2.3. Recursos Humanos:

Organigrama.

Funciones del personal de la empresa.

Empleo a crear.

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2. Memoria descriptiva.

2.4. Programa de produccin:

Descripcin de cmo se generan los productos o servicios de la empresa.

Describir como cambian los procesos tras la inversin.

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2. Memoria descriptiva.

2.5. Carcter innovador de la empresa:

Indicar mejoras o innovaciones previstas y las ventajas que ofrecen frente a similares

productos de la competencia.

Citar materias primas utilizadas, fuentes de suministros principales y alternativos.

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2. Memoria descriptiva.

2.6. Mejoras medioambientales:

Indicar si la inversin cumple la normativa vigente sobre emisiones contaminantes y si

est previsto reducir los ndices de contaminacin por debajo de lo preceptuado.

En este caso comentar brevemente qu medios se utilizarn para ello.

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2. Memoria descriptiva.

2.7. Estudio de impacto socioeconmico:

Conocer el impacto de los resultados de nuestro proyecto constituye un elemento de gran utilidad para apoyarlo de cara a la concesin de la subvencin.

Para entender el impacto socioeconmico debemos medir los cambios o conjunto de cambios duraderos que se producen en la economa, la sociedad y el medio ambiente, mejorando sus indicadores, como resultado de la ejecucin de las acciones de nuestro proyecto que introducen valor agregado a los productos, servicios, procesos y tecnologas.

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3. Calendario y cronograma

Una vez concretadas las actividades las distribuiremos en el tiempo.

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4. Presupuesto

El presupuesto es la valoracin econmica de los recursos necesarios para llevar a cabo nuestro proyecto.

Existen 2 tipos de presupuestos:

Organismos intermedios: Inversiones y gastos de funcionamiento.

Empresas: Inversiones.

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4. Presupuesto

El Presupuesto debe ser un reflejo econmico fiel de la actividad que vamos a realizar.

Su determinacin deber estar basada en:

La informacin econmica de aos anteriores

recogida en nuestra contabilidad.

Facturas proforma o presupuestos solicitados a las empresas del bien o servicios que queramos valorar.

Tablas auxiliares para el clculo de los costes de personal, gastos financieros, reparto de gastos generales, etc.

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4. Presupuesto 4.1. Presupuesto de la inversin.

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4. Presupuesto

4.2. Memoria econmica: Gastos de explotacin.

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4. Presupuesto

4.2. Memoria econmica: Ingresos de explotacin.

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4. Presupuesto 4.2. Memoria econmica: Cuenta de explotacin.

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4. Presupuesto

4.2. Memoria econmica: Presupuesto de tesorera.

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4. Presupuesto

4.3. Memoria financiera. Explica de dnde obtenemos los recursos para llevar a cabo el proyecto.

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4. Presupuesto

4.4. Perspectivas econmicas: Balances previsionales.

Activo

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4. Presupuesto

4.4. Perspectivas econmicas: Balances previsionales.

Pasivo

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5. Evaluacin

Cuestiones para la evaluacin del proyecto:

Qu evaluaremos.

Cundo lo evaluaremos.

Quines lo evaluarn.

Cmo lo evaluaremos.

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5. Evaluacin

Qu evaluaremos?

Partiremos de tres conceptos: la adecuacin, la eficacia y la

eficiencia.

La adecuacin de un proyecto nos har referencia al grado de idoneidad de ste con respecto a la poblacin o el mbito sobre el que se quiere actuar.

La eficacia hace referencia al grado de consecucin de los objetivos.

La eficiencia nos indica la relacin entre los resultados obtenidos y los recursos empleados.

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5. Evaluacin

Cundo lo evaluaremos?

Se marcarn hitos en el tiempo, cuya

frecuencia vendr determinada por la

complejidad del proyecto.

Para un proyecto de un ao se suelen

marcar hitos trimestrales o mensuales.

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5. Evaluacin

Quines lo evaluarn?

Las personas que desarrollan el proyecto.

Los destinatarios del mismo.

Tambin se puede optar por una evaluacin

externa.

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5. Evaluacin

Cmo lo evaluaremos?

Utilizaremos indicadores.

Los Indicadores sern hechos o expresiones concretas y cuantificables cuyos valores nos

permitirn evaluar la idoneidad, la eficacia y la

eficiencia del desarrollo de nuestro proyecto.

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Tercer documento

El Tercer documento recoger los anexos necesarios para explicar de manera pormenorizada cualquier aspecto del Proyecto.

Pongamos tres ejemplos: Si en la fundamentacin hemos hecho referencia a datos extrados

de un estudio entre cuyas conclusiones se plantea la necesidad de desarrollar un proyecto como el nuestro, adjuntaremos este estudio como anexo.

Si para la elaboracin del presupuesto hemos utilizado facturas proforma o tablas de clculo para el coste de personal, tambin las incluiremos como anexo.

As mismo, si en el proyecto hacemos referencia a nuestra experiencia en trabajos similares, podremos adjuntar como anexos los folletos, carteles, documentos, etc. que as lo avalen.

Todos estos anexos irn numerados por orden de aparicin en

el Segundo documento del Proyecto.

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Presentacin del proyecto

El proyecto se entregar, en plazo, en el registro

correspondiente con una instancia (original y

copia) en la que se exprese a quin va dirigido el

proyecto y los documentos que contiene. La copia

de la instancia nos la sellarn en el registro y nos

servir como justificante de la presentacin.

Si faltara documentacin en el momento de la

presentacin, tenemos 10 das para adjuntarla al

expediente, siempre que hayamos pasado por

registro la solicitud dentro del plazo establecido.

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Presentacin del proyecto

Algunas convocatorias permiten la presentacin por correo en sobre abierto.

El funcionario de correos deber matasellarnos la copia de la instancia ya que este matasellos dar fe de la fecha de entrada de nuestro proyecto. Adems, lo ms adecuado es enviar el proyecto por correo certificado con acuse de recibo.

Conviene saber que los registros centrales de las Consejeras de la Junta de Andaluca, sitos en Sevilla, estn abiertos hasta las 20 horas por lo que podremos acudir a ellos para entregar nuestro proyecto, siempre y cuando sea dirigido a alguna de ellas.

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Confirmacin y seguimiento

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Entrega del proyecto

en el registro Presenta

defectos

Entrega de las

subsanaciones en el

registro

Es

correcto

Nos comunican por escrito que

puede ser objeto de ayuda

Silencio administrativo: se

desestima nuestro proyecto

Nos comunican

por escrito la

resolucin

positiva

Nos comunican

por escrito la

resolucin

negativa

Aceptacin

Si finalmente la resolucin es positiva, se

firmar un documento de aceptacin de la

ayuda que nos compromete a ejecutar el

proyecto tal y como le hemos presentado, y

a justificarlo.

En algunos casos es necesario inscribir en el

Registro Mercantil la aceptacin de la

subvencin.

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Contabilidad

El PGC establece una serie de cuentas en funcin de su naturaleza, esto es, agrupa en cuentas contables los gastos, ingresos y movimientos econmicos en general, por su similitud.

1.- Financiacin Bsica.

2.- Inmovilizado.

3.- Existencias.

4.- Acreedores y Deudores.

5.- Cuentas Financieras.

6.- Compras y Gastos.

7.- Ventas e Ingresos.

Estas cuentas estn establecidas con el criterio de igual naturaleza, pero no responden a una clasificacin por actividades ms coincidente con nuestras Partidas o Grupos presupuestarios, por lo que tendremos que recurrir a una clasificacin de los movimientos econmicos ms acorde con el Presupuesto para poderlos comparar con ste.

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Contabilidad

Contabilidad Analtica.

La Contabilidad Analtica pretende determinar en qu actividad, proyecto o programa se ha producido el gasto o el ingreso, de manera que podamos llevar un control con idnticos criterios clasificatorios a los establecidos en el Presupuesto y con los que tendremos que presentar los resultados.

Esta necesidad de llevar una Contabilidad Analtica es quiz el aspecto ms importante de este apartado para la gestin de subvenciones, y la herramienta ms adecuada para ello ser cualquiera de los programas informticos de contabilidad que existen en el mercado actualmente.

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Contabilidad

Si adems un proyecto est financiado por

ms de una subvencin y queremos

diferenciar las facturas destinadas a

justificar cada subvencin, y poder operar

con sus importes, podremos extraer datos

contables mediante una hoja de clculo.

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Memoria de justificacin

La justificacin de la subvencin, mediante la

Memoria, es una de las fases ms importantes de

su gestin, si no la ms importante.

Una vez realizado el proyecto y efectuados los

gastos, si no los justificamos debidamente no nos

pagarn la subvencin y perderemos los derechos

sobre ella con la consiguiente complicacin para

nuestra situacin econmica.

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Memoria de justificacin

La Memoria deber constar de tres documentos.

En el Primer documento presentaremos los datos ms relevantes de la ejecucin del proyecto de forma esquemtica y en formatos muy visuales y sencillos de entender (cuadros, cronogramas, etc.), incluyendo un cuadro de evaluacin global con los Indicadores y los valores obtenidos en la evaluacin.

El Segundo documento ser en el que entraremos a explicar de forma pormenorizada como se ha desarrollado el proyecto, qu dificultades hemos encontrado, qu desviaciones ha habido con respecto a las previsiones, etc.

En cuanto al Tercer documento estar integrado por los anexos: materiales, carteles, folletos, videos, fotografas, cuestionarios de evaluacin, etc., que hayamos elaborado o reflejen la veracidad de lo expuesto en la memoria.

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Memoria de justificacin

En todas las subvenciones de las Administraciones

Locales, Autonmicas y Central, la presentacin de

las fotocopias de las facturas, acompaadas de los

originales para compulsarlas, es un requisito

indispensable para la justificacin.

Adems se adjuntar el justificante de pago (ya

sea mediante recibo, resguardo de ingreso

bancario o transferencia) o bien quedar claro en

la factura que sta ha sido pagada.

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Memoria de justificacin Las facturas debern llevar los siguientes datos:

Datos del proveedor: Nombre. Direccin. CIF. N de la factura (No albarn). Sello y/o firma.

Datos de nuestra entidad: Nombre. Direccin. CIF. Cdigo de proyecto.

Otros datos: Fecha. Concepto. Importe. IVA desglosado o especificacin de "IVA Incluido".

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Memoria de justificacin

En cuanto al resto de documentos (Nminas, TCs de la S.S., impresos de Hacienda, etc.) debern ser impresos legales o normalizados y debidamente sellados y firmados por el organismo competente.

Al presentar los originales y fotocopias para compulsar, normalmente nos sellarn los originales para invalidar la posible presentacin de estos para la justificacin de otra subvencin.

Deberemos tener cuidado con documentos tales como los TC de la Seguridad Social y las cartas de pago trimestrales de las retenciones del IRPF, pues puede darse el caso de que slo vayamos a utilizar para la justificacin de la subvencin una parte del total del importe pagado mediante estos documentos, por lo que slo debern invalidarnos el documento por la cantidad utilizada.

De esta manera podremos utilizar el resto para justificar otras subvenciones.

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Memoria de justificacin

Nuestro expediente de subvencin deber contener copia de todo lo entregado a la

Administracin.

Adems, es conveniente guardar en el mismo una

copia de todas las facturas presentadas, pues nos

ser de gran utilidad ante posibles inspecciones

posteriores al tenerlas identificadas y

seleccionadas.

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Cobro

Una vez valorado el expediente completo (memoria inicial, memoria final y justificacin econmica) por el organismo correspondiente, ste proceder a la aceptacin del pago de la subvencin.

El cobro de la misma puede demorarse entre tres y seis meses llegando en algunos casos a los 12 meses.

El tiempo siempre depender del organismo ante el cual hayamos presentado el proyecto y la fecha de ao en que se realice la justificacin.

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Cobro

Muchas gracias por su atencin.

Gestialia Servicios Integrales, S.L.

C/ Nueva 80 puerta 8 41927 Mairena del Aljarafe (Sevilla)

Tel: 954 76 04 22

Mvil: 661 77 25 05

Fax: 955 60 16 60 E-mail: gestialia@gestialia.es

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