Visado Telemático

Información para la puesta en marcha del visado electrónico para arquitectos

Marzo 2006

Agenda

� Capítulo I: Visión general del visado electrónico

� Capítulo II: La firma digital

� Capítulo III: Generación de documentos PDF

� Capítulo IV: El programa FRONT-END DE VISADO

� Capítulo V: Obtención del proyecto visado

� Capítulo VI: Normas y recomendaciones

CAPITULO I

�VISION GENERAL DEL VISADO TELEMÁTICO

¿Qué es el visado electrónico?

� Iniciativa del colegio para modernizar la gestión de documentos de los arquitectos.

� Permitir continuar con el uso del papel y la firma tradicional en comunicaciones con terceros.

� El visado electrónico sustituye…

� El papel por documentos PDF

� La firma manuscrita por la firma digital

� El transporte de proyectos envíos email

� El visado del colegio por el sello electrónico

� El archivo de proyectos en papel por el archivo electrónico

El visado electrónico en tu despacho

� Las memorias y planos se imprimen en ficheros PDF

� Los formularios se generan mediante un programa

� Los documentos se firman utilizando la firma electrónica

� Los trabajos se envían al colegio por correo electrónico o en un CDROM

El visado electrónico en el colegio

� Los trabajos se reciben en la “bandeja de entrada”.

� Los proyectos se controlan en pantalla

� A los proyectos visados se les pone un sello digital

� Se emite factura electrónica por los derechos colegiales

� El proyecto visado se entrega a través de la página WEB

� Una copia del proyecto permanece en el colegio

El visado electrónico ante terceros

� Clientes

� Al cliente se le entrega copia impresa con sello digital.

� Ayuntamientos

� Al ayuntamiento se le entrega copia impresa con sello digital.

� En algunos casos, admitirán documentos electrónicos en CDROM

Componentes informáticos

� En el colegio:

� Mejora de los programas informáticos

� Ampliación de las líneas de datos

� En tu despacho:

� FRONT-END DE VISADO: programa para gestionar proyectos, formularios y facturas

� Docuprinter: programa para generar documentos PDF

CAPITULO II

LA FIRMA DIGITAL

¿Qué es la firma digital?

� Firma digital = Firma electrónica

� La firma es una clave alfanumérica compuesta por:

� Clave privada

� Clave pública

� Certificado electrónico: fichero que contiene la firma

¿Para que sirve la firma digital?

� Equivale a la firma manuscrita en operaciones electrónicas

� Garantiza la identidad de una persona en:

� Firma de documentos electrónicos

� Transacciones electrónicas

� Protección de datos en internet

Utilidad de la firma electrónica hoy

� Administraciones públicas� Hacienda: declaración de la renta

� Seguridad social: declaraciones mensuales

� Ayuntamientos y CCAAs: seguimiento de expedientes, licitaciones, etc.

� Entidades financieras� Operaciones bancarias

� Otros� Colegio de arquitectos

� WEBs seguros

� Distribución de software

Aplicaciones en futuro inmediato

� Tramitaciones con las administraciones públicas

� Operaciones entre personas

� Operaciones con notarios y registradores

� DNI Digital (obligado por ley diciembre 2003 y aprobado en real decreto febrero/2004)

Como obtener un certificado digital

� Certificados compatibles con el servicio de visado electrónico:� Certificados emitidos por la FNMT (fábrica nacional de moneda y timbre).

� Certificados de la Generalitat Valenciana

� Certificados emitidos por IZENPE

� Procedimiento de obtención del certificado de la FNMT:� Conectar con www.fnmt.es

� Solicitar certificado. Guardar número de solicitud

� Acreditarse en oficina acreditadora

� Volver a www.fnmt.es y descargar certificado

� Precauciones:� Todo el proceso desde un mismo ordenador

� Navegador con máxima seguridad

� El certificado es un archivo .pfx que contiene la firma

CAPITULO III

GENERACION DE DOCUMENTOS PDF

Documentos PDF

� Acrobat PDF (Printable Document File) es un formato de documento de impresión (análogo al PLT)

� Estándar a nivel mundial

� Visión en pantalla = visión en papel

� Permite protección del documento, incorporación de firma

Gestión de documentos PDF

� Generación del PDF:

� Desde cualquier programa en Windows

� Se selecciona la impresora docuprinter

� Se crea un archivo .PDF

� Visualización e impresión: Visión en pantalla = visión en papel

� Con Acrobat Reader (gratuito)

El sello electrónico

� Con el visado electrónico se pone un sello electrónico visible que aparece en cada una de las páginas que contienen los documentos pdf

� Para evitar que pueda sobrescribir información importante o que pueda afectar visualmente al contenido, conviene observar la posición donde será ubicado

Ejemplo de sello

Ejemplo de sello

Generación del PDF

� Desde Word

� Desde AutoCAD

� Desde cualquier otro programa

CAPITULO IV

EL PROGRAMA FRONT-END DE VISADO

Ventajas de la aplicación

� Permite generar bases de datos con información de clientes, promotores, generar facturas.

� Documentación escrita informatizada para cada fase de un proyecto.

� En una nueva fase de un proyecto existente se pueden importar datos de otra, de forma que se produzca la cumplimentación automática de datos.

El programa FRONT-END DE VISADO

� Para instalar en tu despacho

� Con FRONT-END DE VISADO puedes:

� Gestionar los proyectos

� Generar formularios (Hoja de encargo, CFO, LOE, etc.)

� Firmar documentos del proyecto

� Enviar el proyecto firmado al colegio

� Otras funciones: facturación, inmovilizado, etc.

Ejemplo práctico

� Puesta en marcha:� Instalación (proceso automático)

� Configuración datos básicos

� Altas de clientes, proveedores, colaboradores, etc.

� Uso de FRONT-END DE VISADO� Entrada de datos del proyecto

� Generar formularios

� Completar formularios

� Recoger documentos PDF del proyecto

� Firma de los documentos

� Envío del proyecto firmado al colegio

CAPITULO V

OBTENCION DEL PROYECTO VISADO

Descarga de documentos

� Los documentos quedan vinculados al expediente colegial

� Paso 1: Consultar expedientes del colegio.� Acceso a lo oficina virtual

� Consultar la fase deseada (introducir parámetros conocidos).

� Paso 2: descarga de los documentos.� Pinchar sobre ‘Documentos asociados’.

� Proceder a la descarga de los documentos sellados.

� Paso 3: Descarga de facturas� El colegiado podrá volver al mismo expediente a retirar

las facturas electrónicas.

Facturación con Front-end de Visado

� Facturas emitidas:� “Datos de la persona”: los datos del cliente al que se

factura.

� “Descripción” de los conceptos que se facturan.� Al pinchar sobre “Grabar” el programa asigna un número a

la factura.

� En “Imprimir factura” se generará una factura cuyos datos de cabecera serán los datos fiscales que se introdujeron en la configuración de usuario de la aplicación.

� Facturas recibidas:

� Se procede de la misma forma pero introduciendo en este caso los datos del proveedor del que hemos recibido la factura. Consultar la fase deseada (introducir parámetros conocidos).

CAPITULO VI

NORMAS Y RECOMENDACIONES

Puntos importantes

� Requisitos del colegiado

� Organización de los documentos del proyecto

� Protocolo de intercambio de información colegio �� arquitecto

Requisitos del colegiado

� Pagos domiciliados

� Tipo de cobro PERSONAL

� Firma digital actualizada (enviar clave pública al Colegio)

� Comunicar una cuenta de correo para comunicaciones relacionadas con el visado electrónico.

� Cumplir con el protocolo de funcionamiento de visado electrónico.

Organización de documentos

� Documentos de un proyecto en un mismo directorio

� Nombrarlos de manera que se identifiquen fácilmente y además numerarlos para que se ordenen de la forma siguiente:1. Documentos asociados al expediente (DNI, ASEMAS..)

2. Documentación escrita.

3. Planos

� Nomenclatura de los PDF:� Prefijar con letras de menor a mayor según tipo de

documento (se ordenan alfabéticamente).

� Documentos del mismo tipo tendrán la misma letra y además se numerarán de menor a mayor.

� Evitar blancos, caracteres extraños, ñ y letras acentuadas.

Ejemplo de nomenclatura de documentos PDF

� Documentos asociados al expediente como ficha urbanística, DNI, ASEMAS...� 01-comunicación_encargo

� 02-DNI

� 03-ficha_urbanistica

� 04-asemas

� 06-otros......

� Documentos relativos a la documentación escrita� a01-memoria

� a02-presupuesto

� a03-pliego_condiciones

� Planos numerados con números correlativos� p01-plano_emplazamiento

� p02-plano_estado actual en reformas

� ...

Envíos colegio � � arquitecto

� Campo “Asunto” de los envíos realizados al colegio:

� Expediente Nuevo:

� nº colegiado-N-”DESCRIPCIÓN#1”

� Nueva fase de un expediente existente

� nº colegiado-(nº expediente)-” DESCRIPCIÓN#2”

� Envíos realizados en varios e-mail: de la misma forma y además deberán enumerarse

� nº colegiado-1/2-N-”DESCRIPCIÓN#3”

� nº colegiado-2/2-N-”DESCRIPCIÓN#3”

� nº colegiado-1/2-(nº expediente)-”DESCRIPCIÓN#4”

� nº colegiado-2/2-(nº expediente)-”DESCRIPCIÓN#4”

Envíos colegio � � arquitecto

� Reparos:

� Se comunican por email

� Respuesta por email al mismo visador

� Archivos corregidos se incluyen en email de respuesta

� Campo ASUNTO:

� nº colegiado-R-(nºexpedientefase)-”DESCRIPCIÓN#5”

� Archivos corregidos se nombran igual incluyendo “R” tras el número. Ejemplo:

� Reparo en memoria (m01-memoria.PDF)

� Corrección: m01R-memoria.PDF

Gracias por su atención.