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TEMA I

“LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA”

PROFESORES. JOSÉ JAVIER FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ.PABLO MOURA DÍEZ.

BLOQUE I. INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPR ESAS.

BIBLIOGRAFÍA BÁSICA

- DE PABLOS ET AL. (2004): “Informática y Comunicaciones en la Empresa”, Editorial ESIC. Temas 1 y 2.

Bloque I. Informática Aplicada a la Gestión de Empr esas.Curso 2009/2010.

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ÍNDICE

1.1. DEFINICIÓN Y ORIGEN DEL TÉRMINO “INFORMÁTICA”.

1.2. LA INFORMACIÓN: RECURSO BÁSICO PARA LA TOMA DE DECISIONES.

1.3. CONCEPTO Y EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓ N EN LA EMPRESA.

1.4. FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA EMP RESA.

1.5. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

1.6. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN APLICADAS AL ÁMB ITO EMPRESARIAL.


“Informática es la ciencia encargada del estudio y desarrollo de máquinas para tratar y transmitir información, así como, de los métodos para procesarla”

Acrónimo francés de 1962 (informatique).

INFORmación + autoMÁTICA

Funciones:

Diseño y construcción de nuevas máquinas.Desarrollo e implantación de nuevos métodos de trabajo.Desarrollo y confección de aplicaciones informáticas.Mejora de los métodos y aplicaciones existentes.


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Aplicaciones de la informática en la empresa.

Contabilizar las operaciones. Generar las nóminas de los trabajadores.Emitir las facturas a los clientes.Calcular el coste de un producto.Fijar el precio de un servicio.Evaluar los costes de distribución y tiempos de entrega de los productos.Analizar el impacto de las campañas publicitarias, ……., etc.


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Las empresas dependen en mayor medida de la información, de sus tecnologías y de sus comunicaciones.

Información es uno de sus activos más importantes.

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Incertidumbre

Ruido

Redundancia



¿Por qué empezamosHablando de la Información?

“Un carácter o cualquier conjunto de caracteres, pudiendo ser los datos de tipo numérico, alfabético o alfanumérico”.

Numérico: 3; 83; 2.580; 3,80…..Alfabético: MAD, facturación, tecnología, AB…..

Alfanumérico: M-1452-ZX, EG009, 50.979.425-Z….

“Es cualquiera de los símbolos alfabéticos, numéricos o especiales que empleamos en la escritura y el cálculo”.

Alfabéticos: a, l, j, h, c…….

Numéricos: dígitos comprendidos entre el 0 y el 9.Caracteres especiales: “, @, (, $, *, +, !, ? …….


Carácter.

Dato.


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Podemos definir un dato como: “Elemento de conocimiento que carece de significado por si mismo, o que está fuera de su contexto”.

Datos: €, España, PIB, 2.1%......

Es algo incompleto: necesita de otro dato o de un proceso de elaboración que le dé más sentido.

El dato tiene un carácter individualizado y simple frente a un producto semielaborado como es la información.

Los datos no nos permiten tomar decisiones.

Materia prima de la información.



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Información.

Un dato o conjunto de datos.

Elaborado y situado en un contexto.

Que tiene un significado para alguien.

En un momento y lugar determinados.


Información = Activo

La información es un elemento imprescindiblepara las organizaciones, un recurso básico e importante. Su tratamiento es distinto al de otros bienes materiales, mercancías o recursos tradicionales de la empresa.


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• Ejemplo: tabla de datos.

• Ejemplo: Información sobre la facturación de TI en España.

“ La facturación del mercado de tecnología de la información en España durante 2002, alcanzó los 15,6 millones de €, lo que representa el 2,1 % del PIB (producto interior bruto)”

Facturación € 2,1

% Tecnología PIB

millones España Información


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“La forma de estructurar los datos o el orden que establezcamos, es relevante a la hora de disponer o no de información ”.

Ejemplo: “ España representa el 15,6% del PIB y alcanza 2,1 del mercado de información tecnológica facturando 2002 millones de €”.


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Decisión.

“Elección entre cursos de acción alternativos. Proceso complejo de transformación de información en acción”.

La información tiene valor en la medida en que afecta a decisiones o acciones.


Para poder tomar una decisión, el decisor necesita disponer de la siguiente información :

Información sobre el entorno y la probabilidad de ocurrencia de ciertos eventos.Información sobre la situación del sistema y objetivos.Alternativas disponibles y sus consecuencias.


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Ruido: tipo de información no relevante para un proceso de decisión. También se puede definir como las distorsiones o errores en la transmisión de información.

Incertidumbre: Diferencia existente entre la información necesaria y disponible en todo proceso de decisión.También se puede definir como la situación en la que conocemos los resultados posibles a los que llegar, pero desconocemos las probabilidades que se materialicen cada uno de ellos.


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Redundancia: Repetición de parte o todo el mensaje para evitar el ruido.

Baja la eficiencia de la comunicación, utiliza más códigos de los necesarios para transmitir el mensaje.

Es útil para controlar errores en la recepción del mensaje y para asegurarnos de enviar una información completa.


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El conocimiento deriva de la información, como la información de la elaboración de los datos.

El conocimiento existe dentro de las personas, para que la información se materialice en conocimiento, los individuos deben realizar el esfuerzo correspondiente de transformación.

Conocimiento:

Información valorada , información que ha sido sometida a un proceso de juicio.

Información relacionada. Útil para la acción.



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Características de la información.

1. Es difícil dividirla en partes diferenciadas.2. Una persona que disponga de ella no la pierde cuando la transmite a otra.3. No se gasta con el uso, no se devalúa, sino que incluso mejora con el mismo.4. Puede tener valor hoy y carecer del mismo mañana.5. Puede ser de inmenso valor para un sujeto y sin relevancia para otro. Tiene valor en función de quien la use.6. Para apreciar el valor de una información, si esta satisface sus necesidades, debe conocerse. Resulta imposible facilitar una información para su evaluación sin entregar la propia información.



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1. Relevancia.2. Adecuación.3. Precisión.4. Exhaustividad.5. Fiabilidad.6. Direccionamiento.7. Puntualidad.8. Nivel de detalle.9. Formato.10.Comprensibilidad.11.Comunicabilidad.

SOBREINFORMACIÓN

RECURSO ESCASO: EL TIEMPO

Actitud Selectiva: debemos aprender a distinguir la buena información y

rechazar la mala información.

ATRIBUTOS DE

CALIDAD



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Relevancia , que se ajuste a las necesidades de su usuario.

Adecuación , que trate sobre el tema requerido.

Precisión , que dé exactamente lo que se pide de ella.

Exhaustividad , que se disponga de la mayor parte de la información relevante, sobre el aspecto deseado.

Fiabilidad , que sea cierta, que se confíe en la fuente de procedencia.

Direccionamiento , que llegue a la persona adecuada.

La información debe tener


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Puntualidad , que lo haga en el momento oportuno, ni antes ni después de las necesidades del usuario.

Nivel de detalle , ni excesivo ni insuficiente. Es conveniente que una misma información sea ofrecida en varias versiones para que el usuario pueda elegir aquella que le será relevante.

Formato , que la presentación de manera textual, gráfica o combinada responda a las expectativas del usuario.

Comprensibilidad , que sea entendida por quien la vaya a utilizar.

Comunicabilidad , que se transmita a través de un canal adecuado.

La información debe tener


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ENTORNO

EMPRESA

Información Corporativa

Información Interna


Información Ambiental

Información Externa o AmbientalDeterminar las necesidades de los

clientes, los mejores canales de distribución, y qué tecnologías

existen para cubrir esas necesidades.

Información InternaLa información externa almacenada es

distribuida por la empresa a las personas que han de tomar las decisiones y

convertir esta IE en conocimientos que les permitan desarrollar productos o servicios.

Información CorporativaLa empresa da a conocer sus productos o servicios a sus posibles clientes

proyectando información hacia el entorno.


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1.3. CONCEPTO Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN .

DEFINICIÓN DE SISTEMA

Según la R.A.E. : “Conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo”.

Ejemplos: sistema político, sistema monetario, sistema de seguridad, sistemas empresariales, sistemas eléctricos....

DEFINICIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN (SI)• conjunto de recursos técnicos, humanos y económicos.

• interrelacionados dinámicamente y organizados.

• para satisfacer las necesidades de información de una organización para la gestión y la correcta adopción de decisiones.

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Información: todo lo capturado, almacenado, procesado y distribuido por el sistema.

Usuarios: quienes introducen y utilizan la información del sistema.

Equipos de tratamiento de la información e interacción con los usuarios: hardware, software y redes de comunicación.

Normas y/o técnicas de trabajo: métodos utilizados por las personas y las tecnologías para desarrollar sus actividades.

Elementos del S.I.


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S.I. será eficaz,

Si facilita la información necesaria para la organización.


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S.I. será eficiente ,

Si lo realiza con los menores recursos tecnológicos, humanos y económicos posibles, y en el momento oportuno.


SISTEMA DE INFORMACIÓN

SISTEMA INFORMÁTICO

Es un subsistema del sistema de información de la empresa.

Está formado por todos los recursos necesarios para dar respuesta al tratamiento automático de la información y

aquellos otros que posibiliten la comunicación de la misma.

En definitiva por tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC).


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El S.I. y su funcionamiento en la empresa ha experimentado un proceso evolutivo en el tiempo , podemos distinguir 5 etapas:


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Se busca desarrollar únicamente procedimientos manuales, para organizar los documentos o papeles.

Primeras equipos informáticos: Pocas empresas, sólo las innovadoras, se plantean utilizar equipos informáticos por su complejidad y elevado precio.

Incorporar nueva tecnología es un proceso complejo: Aprendizaje, resistencia al cambio, elevados costes de adquisición...

No experiencia y son escasos los profesionales capaces de implantarlas en la actividad empresarial.

PRIMERA


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Las necesidades de información aumentan.

La dirección impulsa la aplicación de TIC al proceso de datos (nóminas, contabilidad, etc.), a la toma de decisiones y a las comunicaciones por separado.

Se incorporan los primeros centros de proceso de datos (CPD´s), que comienzan a automatizar procesos de transformación informativa muy elementales.

SEGUNDA


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Con el crecimiento de las empresas, años 60-70, la información pasa a considerarse como un instrumento cada vez más importante.

Aparece en las estructuras organizativas un área funcional: primeros “departamentos de Informatica” o de “sistemas de información”.

Principal misión: resolver problemas derivados de la gestión de la información.

Aparecen los primeros Sistemas de Información para la Dirección (MIS -Management Information Systems).

TERCERA


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Entorno y sistemas técnicos más complejos.

Las organizaciones adoptan una estrategia más comprometida con el uso de la información, sobre todo externa.

Información y SI medio para conseguir conocer más sobre el entorno.

Interés de la dirección por obtener más información del entorno que les sirva para tomar decisiones.

Surgen Sistemas Expertos y los Sistemas de soporte para la decisión (DSS – Decision Support Systems).

CUARTA


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Se busca integrar la información con la estrategia corporativa.

Utilizar las tecnologías de la información (TI) para concebir nuevas formas de diseño, fabricación y venta de productos o servicios.

Nuevas formas de relacionarse con los clientes; de competir y crecer.

En definitiva trata de lograr una VENTAJA COMPETITIVA con el adecuado uso de las TI.

QUINTA (FASE FINAL O ACTUAL)

1.4. FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA EMPRE SA.

DATOSDATOS PROCESOPROCESO INFORMACIÓNINFORMACIÓN

ENTRADAS OINPUTS

SALIDAS OOUTPUTS

Un SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL, para alcanzar sus objetivos, realiza 3 actividades:

1º. Recibe datos de fuentes internas y externas, como

elementos de entrada a un proceso.

2º. Almacena información y actúa sobre los datos para generar y producir

información.

3º. Distribuye información elaborada

para el usuario (directores, ejecutivos, administrativos, etc.).

PROCESSING


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Para que un S.I. sea eficazdebe realizar 4 tipos de funciones

1º Recogida

y Registro de información

2º Acopio o

Acumulación de

información

3ºTratamiento

de la información

4º Difusión

de la información


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Es la actividad de registrar o captar información para que pueda ser utilizada con posterioridad, sin errores y con el menor coste posible.

Creación de un soporte físico adecuado al tipo de información a captar.

Principal problema identificar dicho soporte físico, lo que supone la elección de un código eficiente de representación.



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1º Recogida y registro de información.

Misión de la codificación : transcribir la información de forma literaria o extensa a una forma condensada y normalizada a través de códigos que permiten registrarla y representarla.

Reglas básicas de los códigos:

Simplicidad , fácil de entender para evitar errores de interpretación o reducirlos al máximo.Seguridad en su utilización, han de preverse todas las posibilidades a representar para evitar confusión.De fácil acceso, el código representado debe ser de fácil lectura e interpretación.



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Tipos de códigos .

Códigos significativos. Son los códigos que pueden ser interpretados por los usuarios con cierta preparación de forma directa.

Códigos de referencia. Se interpretan mediante tablas de correspondencia, que asocian cada símbolo en el código algún tipo de información lineal.



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Agrupar informaciones recogidas en lugares o momentos diferentesdel tiempo, en espera de ser tratada en cantidades económicamente convenientes o en el momento más adecuado.

La información contenida en el SI puede ser de 3 tipos:

Información elemental o datos de base : todo tipo de información que no ha sufrido tratamiento alguno, excepto su registro en un soporte físico adecuado.Información elaborada o de resultados: información directamente utilizable por los miembros de la empresa para tomar decisiones.Información sobre tratamientos: definen operaciones de transformación a realizar sobre los datos base.



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2º Acopio o acumulación de información.

“Manipulación” de lo recogido y almacenado para pasar los datos de base a resultados utilizando los medios a nuestro alcance más adecuados.

Estas manipulaciones comprenden operaciones o cálculos elementales efectuados en un orden determinado.

El problema a la hora de diseñar un SI, es separar la información RELEVANTE y ÚTIL de la que no lo es.

Hay tres clases de operaciones:

Operaciones de orden o clasificación, a través de las que se ordena la información respecto a un criterio establecido.

Operaciones de cálculo elemental y de comparación.Operaciones de transferencia de información.



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3º Tratamiento o transformación de información.

Consiste en crear informes sobre la base de la información anterior con vistas a su explotación para la dirección y gestión.

Una vez elaborada la información tiene que llegar al lugar donde se adoptan las decisiones, debiéndose almacenar de forma que esté accesible cuando se necesite.



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4º Difusión de la información.

Responder a 3 preguntas:

• ¿Cómo difundir los resultados?

• ¿Cuándo?

• ¿A quién?

La difusión de la información debe realizarse:• De manera legible.

• En el soporte adecuado.

• En el momento que en el que se precise.• Y a quienes la dirección autorice a su

acceso.



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OBJETIVOSDE UN S.I.

1. Suministrar a los distintos niveles de la dirección la informaciónnecesaria para la planificación, control y toma decisiones.

2. Colaborar en conseguir objetivos de la empresa.

3. Obtener ventajas competitivas de su entorno.

COSTE/BENEFICIO

CARACTERÍSTICASMÍNIMAS DE UN S.I.

1. FIABLE: información de calidad y sin errores.2. SELECTIVO: suministra sólo información necesaria.3. RELEVANTE: información de interés para el usuario.4. OPORTUNO: información en el momento necesario.5. FLEXIBLE: el S.I. debe facilitar su propia modificación para ajustarlo a las necesidades cambiantes de laorganización.

Un SI será de utilidad si el valor de la información de salidaproporcionada por el sistema supera el coste de obtenerla.



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Nivel Interinstitucional

Nivel Técnico y Operativo

DODirección Operativa

MRS TPS

DTDirección Táctica

DSS MRSTPS

DEDirección Estratégica

ESS GDSSEIS DSS BIS

SISTEMAS INTERORGANIZATIVOS

(SIOS)

Dirección Estratégica:ESS: Sistemas de Soporte al Directivo

GDSS: Sistemas de Soporte a la Decisión en Grupo

EIS: Sistemas de Información para el DirectivoDSS: Sistemas de Soporte a la Decisión

BIS: Sistemas de Simulación de Negocios

Dirección Táctica:DSS: Sistemas de Soporte a la Decisión

MRS: Sistemas Generadores de Informes para la Dirección

TPS: Sistemas de Proceso de Transacciones

Dirección Operativa:MRS: Sistemas Generadores de Informes para la DirecciónTPS: Sistemas de Proceso de Transacciones



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DSS/EISProporciona a los directivos herramientas auxiliares que les apoyen en la toma de decisiones semi estructuradas o poco estructuradas, de manera más o menos personalizada, sencillas de uso y de comprensión. Utilización de modelos de simulación o cálculo, presentación de la información, …...

GDSSFacilitan la toma conjunta de decisiones. Se componen de herramientas de trabajo en grupo y un procesador que coordine la tarea de los decisores.

DSS/EIS/GDSS



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TPS o EDP



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Diseñados para procesar mecánicamente grandes cantidades de datos que se generan en una empresa.

Objetivo: aumentar productividad de los empleados en tareas administrativas y capturar datos relativos a transacciones para las tareas de control de los directivos medios y operativos.

Procesan transacciones repetitivas , con escasa diferenciación y con escasos componentes decisorios.

Realizan tareas estructuradas y por tanto de programación sencilla.

Aplicaciones: elaboración de las nóminas, registro de pedidos,…



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Responden a necesidades de directivos nivel medio y operativo. Reducción de trabajadores de la línea media: menos personas tendrán que llevar a cabo mayor número de tareas.

Operan sobre información generada por los TPS , pero en forma de resúmenes, consolidaciones, etc., produciendo información interna estructurada y en formatos predeterminados.

Se busca simplificar el trabajo a las personas del nivel intermedio.

La elaboración de informes fue, en un principio, predeterminada: documentos estandarizados, siempre con arreglo a requerimientos predeterminados. Posteriormente, los MRS permiten la solicitud de información con arreglo a necesidades específicas.

MRS o MIS



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TECNOLOGÍA: Conjunto sistematizado de conocimientos aplicadosa las diferentes áreas del ser humano, unidos para la consecución de un fin, que es la creación o invención de algo, que puede ser la fabricación o mejora de un producto hasta la simplificación o el cambio de un determinado proceso” (Navas, 1994).

T.I.C.: “Conjunto de dispositivos, soluciones, elementos de hardware, software y de comunicaciones aplicados al tratamiento automático de la información y de la difusión de la misma para satisfacer necesidades de información”.


• Genéricas.• Disponible para todos según

recursos disponibles.T.I.C.

• Específico.• Exclusivo de cada

organización.S.I.


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Bases de datos.Software de gestión específico.Intercambio electrónico de datos (EDI).Redes de área local.Números 900.Gestión electrónica de documentos.Correo electrónico.Videotexto.

Servicios de videoconferencia.Terminales de autoservicio.Herramientas EIS o DSS.Sistemas Expertos.Enseñanza asistida por ordenador.Internet.Intranet.Groupware.Workflow.

Distintas tecnologías…



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¿?

FIN TEMA I

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