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Club de conversación y tutoríasImplementación Epik

Contenido¿Qué veremos en esta sesión?

I. CLUB DE CONVERSACIÓN Y TUTORÍAS

I. Objetivo y alcance del proceso

II. ¿Qué se necesita para ejecutar el proceso?

III. Flujo del proceso

IV. ¿Qué resulta del proceso?

V. Beneficios

VI. Funcionalidades por actividad

II. Documentación del proyecto

III. Encuesta de satisfacción del curso

Club de Conversación

Objetivo y alcance del procesoProceso Club de Conversación

Objetivo

• Ofrecer espacios a los estudiantes de idiomas y a la comunidad universitaria, para el fortalecimiento de las habilidades de habla y escucha mediante la figura del club de conversación según el programa de estudio y nivel de suficiencia en que se encuentre.

Alcance

• Inicia con la solicitud para acceder al servicio por parte del interesado en los canales establecidos.

• Continua con la gestión administrativa para conformar las listas de clase del club.

• Finaliza con la realización de la clase por parte del docente y el diligenciamiento de la encuesta del servicio por parte de los estudiantes y personas asistentes.

• Este proceso aplica para estudiantes que están activos en un programa de idiomas y para miembros de la comunidad universitaria, según las políticas vigentes.

¿Qué se necesita para ejecutar este proceso?

Solicitud de servicio Club de Conversación.

Planificación agenda de citas para servicio Club de Conversación.

Simbología

Solicitar cancelación de

clase

Inicio del proceso

Fin del proceso

Actividad

Decisión

Dependencia

Estudiante

DocenteActividad no soportada por el sistema

NS

Proceso Club de Conversación

Realizar solicitud

para club de conversación

Realizar petición presencial para

club de conversación

¿Estudiante está asociado con el grado académico idiomas?

No

Sí

Seleccionar cita para club de

conversación

Analizar solicitud

para club de conversación

Adicionar a la lista de asistencia los

estudiantes inscritos por petición presencial

Notificar al docente la

agenda del club de conversación

Analizar solicitud

para club de conversación

Proceso Club de Conversación

Entregar lista de asistencia con

estudiantes inscritos en el club

Registrar asistencia al club de

conversación

Preparar reunión del

club de conversación

Asistir al club de

conversación

Proceso Club de Conversación

Entregar lista de asistencia con

estudiantes inscritos en el club

NS NS

¿Qué resulta de este proceso?

Club de Conversación realizado.

Solicitud de servicio de Club de Conversación cerrada.

Informe de seguimiento de solicitudes de servicio.

Lista de asistencia Club de conversación.

Beneficios

Mayor facilidad para el estudiante a la hora de realizar la solicitudde club de conversación y otros servicios.

Agilidad a nivel administrativo para recibir, hacer seguimiento ytramitar las solicitudes de servicios de los estudiantes.

ParametrizacionesRegistros e Inscripciones > Gestión de Citas > Tabla de Citas

ParametrizacionesRegistros e Inscripciones > Solicitud Servicios Académicos > Servicios

Parametrizaciones

Comunidad del Campus > Planificación de Eventos > Definición de Eventos > Tabla de Tipos de Eventos

ParametrizacionesComunidad del Campus > Planificación de Eventos > Gestión de Eventos > Eventos

ParametrizacionesComunidad del Campus > Planificación de Eventos > Definición de Eventos > Plantillas de Eventos

ParametrizacionesComunidad del Campus > Planificación de Eventos > Gestión de Eventos > Reuniones

ParametrizacionesComunidad del Campus > Planificación de Eventos > Gestión de Eventos > Asistencia a Eventos

ParametrizacionesComunidad del Campus > Planificación de Eventos > Consulta de Datos de Eventos > Resumen de Eventos

Registros e Inscripciones > Gestión de Citas > Tabla de Citas

Autoservicio > Centro de Alumnado

Registros e Inscripciones > Gestión de Citas > Asignación de Citas

Registros e Inscripciones > Solicitud Servicios Académicos > Creación de Solicitudes

Realizar solicitud para club de conversación

Rutas a Tener en Cuenta

Seleccionar cita para club de conversación

Autoservicio > Centro de Alumnado

Registros e Inscripciones > Gestión de Citas > Asignación de Citas

Rutas a Tener en Cuenta

Realizar petición presencial para club de conversación

Menú Principal > Comunidad del Campus >Planificación de Eventos> Gestión de Eventos > Asistencia a Eventos

Ruta a Tener en Cuenta

Analizar solicitud para club de conversación

Registros e Inscripciones > Solicitud Servicios Académicos > Gestión de Solicitudes

Rutas a Tener en Cuenta

Adicionar a la lista de asistencia los estudiantes inscritos por petición presencial

Registros e Inscripciones > Gestión de Citas > Asignación de Citas

Comunidad del Campus > Planificación de Eventos > Gestión de Eventos > Asistencia a Eventos

Herramientas de informes > Consultas > Visor de Consultas

Menú Principal > Comunidad del Campus >Planificación de Eventos> Gestión de Eventos > Asistencia a Eventos

Rutas a Tener en Cuenta

Notificar al docente la agenda del club de conversación

Registros e Inscripciones > Gestión de Citas > Cambio Masivo Citas Asignadas

Rutas a Tener en Cuenta

Entregar lista de asistencia con estudiantes inscritos en el club

Actividad administrativa

Registrar asistencia al club de conversación

Registros e Inscripciones > Solicitud Servicios Académicos > Gestión de Solicitudes

Comunidad del Campus > Planificación de Eventos > Consulta de Datos de Eventos > Resumen de Eventos

Comunidad del Campus > Planificación de Eventos > Gestión de Eventos > Asistencia a Eventos

Comunidad del Campus > Planificación de Eventos > Consulta de Datos de Eventos > Resumen de Eventos

Rutas a Tener en Cuenta

Tutorías

Objetivo

• Ofrecer a los estudiantes de Idiomas a través del servicio de tutorías, la oportunidad de reforzar sus conocimientos en temas o componentes del idioma que se le hacen difíciles para el aprendizaje del curso en que están matriculados.

Alcance

• Inicia con la solicitud por parte del estudiante y/o acudiente a través de Epik EAFIT adjuntando la remisión hecha por parte del docente titular o coordinador del programa.

• Continua con la gestión logística que permite brindar el servicio.

• Finaliza cuando el estudiante asiste a la cita y se entregan los resultados al docente titular del curso.

Objetivo y alcance del procesoTutorías

¿Qué se necesita para ejecutar este proceso?

Solicitud de servicio de Tutoría.

Formato con autorización de Tutoría.

Política Servicio de Tutorías.

Agenda de citas para servicio de Tutoría.

Proceso de tutorías

Realizar solicitud de

tutoría

NOTAS Y ASISTENCIA

Recibir y verificar solicitud

Preparar logística para

tutorías

Notificar agenda al docente

tutor

Preparar tutoría

NS

Proceso de tutorías

Asistir a tutoría

Diligenciar encuesta de satisfacción

Registrar asistencia y resultados de tutoría

Enviar resultados al docente de

clase

Preparar tutoría

NS NS NS

¿Qué resulta de este proceso?

Solicitud de servicio de tutoría finalizada.

Informe de seguimiento de solicitudes de servicio.

Resultados de la tutoría comunicados al docente titular del curso.

Beneficios

Mayor facilidad para el estudiante para gestionar las solicitudes detutoría con mayor autonomía.

Mayor trazabilidad en el proceso

Mayor facilidad para realizar seguimientos a estudiantes condificultades académicas.

Parametrizaciones

Registros e Inscripciones > Gestión de Citas > Tabla de Citas

Parametrizaciones

Registros e Inscripciones > Solicitud Servicios Académicos > Servicios

Parametrizaciones

Registros e Inscripciones > Solicitud Servicios Académicos > Servicios

Realizar solicitud de tutoría

Autoservicio > Centro de Alumnado

Registros e Inscripciones > Solicitud Servicios Académicos > Creación de Solicitudes

Rutas a Tener en Cuenta

Recibir y verificar solicitud

Autoservicio > Centro de Alumnado

Registros e Inscripciones > Solicitud Servicios Académicos > Gestión de Solicitudes

Rutas a Tener en Cuenta

Preparar logística para tutorías

Herramientas de informes > Consultas > Visor de Consultas

Registros e Inscripciones > Solicitud Servicios Académicos > Gestión de Solicitudes

Rutas a Tener en Cuenta

Notificar agenda al docente tutor

Registros e Inscripciones > Gestión de Citas > Consulta Agenda del Docente

Herramientas de informes > Consultas > Visor de Consultas

Rutas a Tener en Cuenta

Registrar asistencia y resultados de tutoría

Herramientas de informes > Consultas > Visor de Consultas

Autoservicio > Centro de Profesorado > Citas de Solicitud

Registros e Inscripciones > Solicitud Servicios Académicos > Gestión de Solicitudes

Rutas a Tener en Cuenta

Enviar resultados al docente de clase

Registros e Inscripciones > Solicitud Servicios Académicos > Gestión de Solicitudes

Herramientas de informes > Consultas > Visor de Consultas

Rutas a Tener en Cuenta

Consulta toda la documentación de este proceso en:

www.eafit.edu.co/atenea/documentacion

Documentación del proyecto¡De tu compromiso depende el éxito de este proyecto!

Encuesta satisfacción del curso

Responde la encuesta física o ingresa a la URL:

https://goo.gl/MqwVmj

Responde honestamente las preguntas de la encuesta

Los resultados serán insumo para seguir mejorando en futuras capacitaciones

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