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Preparación de Propuestas en Horizonte 2020

Puerto Real, 18 de junio de 2015

© INSTITUTO ANDALUZ DE TECNOLOGÍA

Objetivo/s y Programa

‐ Preparación y presentación de una propuesta

‐ Evaluación de las propuestas en Horizonte 2020

‐ El acuerdo de subvención y el acuerdo de consorcio

Conocer el proceso y las claves para la elaboración de una propuesta en Horizonte2020

Saber plantear y estructurar una idea de proyecto en H2020 (objetivos, presupuestos,consorcio, plan de trabajo, etc.)

Contenidos


Preparación y presentación de una propuesta

1. Planificación del proceso de preparación de una propuesta

2. El consorcio

3. ¿Qué documentos son precisos para para preparar una propuesta?

4. Elementos que contiene una propuesta

5. ¿Cómo se prepara un presupuesto?

6. ¿Cuál debe ser el esquema de gestión?

7. Presentación de una propuesta

8. Recomendaciones

Contenidos

© INSTITUTO ANDALUZ DE TECNOLOGÍA© INTSTITUTO ANDALUZ DE TECNOLOGÍA

¿Qué debe cumplir la idea para que pueda considerarse en Horizonte 2020?

Idea excelente e innovadora que aporte un valor añadido a nivel europeo

Debe estar justificada la dimensión y/o colaboración transnacional del proyecto

Contribución a la solución de algún problema y/o respuesta a necesidad de mejora existentea nivel europeo

Respeto a los principios éticos fundamentales y la legislación aplicable

Que se ajusten a los topics de los programas de trabajo

Que sean de aplicación exclusivamente civil (no militar).


Planificación del proceso de preparación de una propuestaLa idea


- REQUISITO FUNDAMENTAL es identificar el área y la líneade Horizonte 2020 a la que más se ajuste la idea de proyecto.

‐ La idea debe encajar como un guante en alguno de los topics contemplados en las convocatorias

- En muchos casos es necesario asesoramiento externo (NCPs, redes y entidades conocedoras del programa, etc.)

¿Encaja mi idea en el Programa de Trabajo?


Planificación del proceso de preparación de una propuestaLa idea


¿Está abierta la convocatoria?

¿Está abierta la línea en la que yo quiero presentar el proyecto?

¿Qué tipo de proyecto se puede presentar a esa línea?

¿Qué TRLs aplican en esa línea?

¿Qué plazos tengo? ¿Puedo presentar la propuesta?

¿Hay requisitos de elegibilidad adicionales en esta convocatoria? ¿cuáles?


Planificación del proceso de preparación de una propuestaLa convocatoria



Planificación del proceso de preparación de una propuestaLa convocatoria

• Los TRL (Technology Readiness Level) son grados de madurez de la tecnología, y en los topicsde H2020 hacen referencia a hacen referencia a los niveles de madurez en los que se debe encuadrar la tecnología a considerar y desarrollar en el proyecto

• Especialmente en los Pilares de Liderazgo Industrial y Retos Sociales

• Escala:TRL 1 –Principios básicos estudiados

TRL 2 –Concepto tecnológico formulado

TRL 3 – Prueba de concepto experimental

TRL 4 – Tecnología validada en laboratorio

TRL 5 – Tecnología validada en un entorno relevante (entorno relevante industrial en el caso de las tecnologías facilitadoras clave –KETs‐)

TRL 6 – Tecnología demostrada en un entorno relevante (entorno relevante industrial en el caso de las tecnologías facilitadoras clave –KETs‐)

TRL 7 – Demostración de prototipo en entorno operacional

TRL 8 – Sistema completo y cualificado

TRL 9 – Sistema real probado en un entorno operacional (fabricación competitiva en el caso de las tecnologías facilitadoras clave –KETs, o en el de espacio)

• Definidos en parte G de los Anexos Generales de los programas de trabajo.

¿Qué son los TRL?


Conocer la fecha de cierre de la convocatoria (deadline)

Planificar temporalmente las distintas etapas de la preparación.

Atención: muchas transcurren en paralelo!!

Asignar responsables dentro de la organización y a los socios

Reunión de preparación de la propuesta (si necesaria)

A recordar: Consideración y aceptación de las diferencias socioculturales

existentes en el consorcio diferencias en la forma de trabajar: cuidado con los

plazos!!


Planificación del proceso de preparación de una propuestaPlanificación de la oferta


PROPOSAL PREPARATION- Planning23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4

Preparation meetingConsortium closedIdentification of stakeholdersIdentification and contact to experts Proposal Register - Participant Portal (coord.)Partners information (all to coordinator)

PART A

PIC number (all to coordinator)Average monthly rate (all to coordinator)Administrative Forms (all partners on SEP)

PART B

Excellence (Partner X & coordinator)Inputs Partner X to coordinatorcoordinator further elaboration and integration

Impact (Partner Y & coordinator)Inputs partner Y to coordinatorcoordinator further elaboration and integration

Implementation (Partner W & coordinator)Inputs partner W to coordinatorcoordinator further elaboration and integration

Work packagesAll to coordinator (Comments and suggestions)

DRAFT Pre-checking (partners, NCP, DG ENV)Proposal improvement

PROPOSAL SUBMISSION

December January November


Planificación del proceso de preparación de una propuestaPlanificación de la oferta: ejemplo


¿Qué socios necesito para poder desarrollar el proyecto?

¿Tengo contactos o debo buscar socios?

¿Cuándo debería tener cerrado el consorcio?

Comprobar:

Requisitos establecidos en las Reglas de Participación

Requisitos adicionales en: Programas de Trabajo y Convocatoria


Planificación del proceso de preparación de una propuestaEl consorcio


¿Qué necesito para buscar socios para mi proyecto?

Tener en cuenta los requisitos mínimos del consorcio y las condiciones específicas del programa de trabajo y la convocatoria

Definir el perfil que deberían tener los socios que necesitamos para el proyecto (tipo entidad, país, experiencia, infraestructuras disponibles, etc.)

Resumen del proyecto (claro pero conciso para no dar ‘pistas’ a posibles competidores)

Listado de actividades que se espera que realice el socio buscado

Ofrecer información sobre el área de Horizonte 2020 donde se encuadra el proyecto y sobre el tipo de acción a desarrollar




Requisitos establecidos en las Reglas de Participación

Requisitos adicionales en: Programas de Trabajo y Convocatoria correspondiente


El consorcioComposición

¿Cómo encontrar socios?

Contactos propios y colaboraciones previas

Jornadas, talleres, seminarios, brokerage events (de temas específicos) especialmente en Bruselas!

A través de CDTI y otros NCP

Redes internacionales y europeas (EEN, Plataformas Tecnológicas, etc.)

Herramientas Búsquedas Socio de las Redes de NCP (p.ej: Ideal‐ist, NMP Team, ETNA,etc.)

CORDIS: búsquedas de socios

Información disponible sobre el consorcio de proyectos afines anteriormentefinanciados por la CE


Rol de los socios:

Coordinador: es el intermediario para cualquier comunicación entre la Comisión Europea y los socios del proyecto, y es responsable del aseguramiento de la calidad del proyecto, así como de la coordinación del proyecto. Generalmente lidera al menos un WP técnico, además del WP de Gestión.

WP leader: es responsable de la adecuada realización del paquete de trabajo, la coordinación de las tareas incluidas en ella y garantizar su integración con los otros WPs para conseguir los objetivos finales del proyecto. Trabaja en estrecha colaboración con el coordinador.

Task leader: trabaja bajo la supervisión del WP leader para coordinar el desarrollo de la tarea específica.

Otro





El consorcioParticipación especial en un proyecto: Third Parties

¿Qué es una ‘Third party’ (tercero)?

Entidad legal que NO firma el Acuerdo de Subvención

Situaciones posibles:

• Third party (tercero) que pone recursos a disposición del beneficiario

‐ de forma gratuita

‐ contra reembolso de costes

• Third party (tercero) que lleva a cabo parte del trabajo

‐ Subcontratista

‐ Otro tipo de third party (tercero)


Deben estar relacionado con algún beneficiario


El consorcioParticipación especial en un proyecto: Third Parties

CoordinadorBeneficiario 1

Benef. 2Benef. 3

Benef...

Beneficiarios

ConsorcioSubcontratista

Third party

Margen de beneficio

Interés: beneficio econ., no el proyecto

Sin supervisión

No subordinación

1) Pone recursos a disposición del benef.

2) Lleva a cabo parte del trabajo


Convocatoria (DOUE)(Call Text)

Texto legal de la convocatoria

Acuerdo de Subvención comentado (Annotated grantagreement)

Explicación de la CE a diferentes artículos del A.S.Guía financiera

Condiciones de laConvocatoria

Líneas de investigación del programa de trabajo abiertas, plazos, direcciones, referencias, requisitos, tipo de evaluación, etc. Incluidas en los Programas de Trabajo

Temario detallado para una o varias convocatorias asociadas.Documento bianual.

Programa de Trabajo(Work Programme)…y sus anexos generales

Plantilla estándarde la propuesta(standard proposal template)

Instrucciones y formularios para redactar las propuestas.


¿Qué documentos son precisos para elaborar una propuesta?

Guía para la presentación y Evaluación de propuestas

Información sobre el proceso y los criterios de evaluación que se seguirán al evaluar las propuestas


93 páginas

56 topics


Además:

• Página web de cada convocatoria (Programa de Trabajo, Anexos Generales y Reglas de participación)

• Página web de cada topic en particular (Anexos Generales aplicables, Guía para la presentación y evaluación de propuestas, Plantillas de la propuesta, Acceso al Sistema electrónico de presentación de propuestas, etc.)

En el Participant Portal

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html


¿Qué documentos son precisos para elaborar una propuesta?¿Dónde encontrarlos?


• Texto legal publicado en el Diario Oficial de la Comunidad Europea (DOUE)

• Programa de Trabajo

• Portal del participante: Apartado “Calls” dentro de la sección “Funding Opportunities”

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/opportunities/h2020/index.html

• Contiene: Líneas de investigación abiertas y presupuestos asociados Requisitos mínimos para participar Plazos de presentación Modalidades de presentación (fases, tipos de acción, etc.) Acciones especiales Calendario de evaluación, referencias, etc.

¡¡ Hay que estar muy atento a las fechas!!

Condiciones de la convocatoria (Conditions for the call)


¿Qué documentos son precisos para elaborar una propuesta?Convocatoria



Elementos que contiene una propuestaEstructura de la propuesta

Parte A: Formularios económicos y administrativos

Parte B: Memoria Técnica (Research Proposal)

¿Dónde? Sistema electrónico de presentación de propuestas

Plantilla de la propuesta (según tipo de acción)



Elementos que contiene una propuestaPlantilla de la propuesta


Cinco tipo de formularios:

Formulario 1: Información general de la propuesta y declaraciones delcoordinador, incluye ‘abstract’ (1 solo formulario, lo hace el coordinador)

Formulario 2: Información administrativa sobre los socios participantes (1formulario por socio, lo hace cada socio)

Formulario 3: Desglose del presupuesto total de la propuesta por socio y tipode coste (los hace el coordinador y/o socios)

Formulario 4: Tabla de aspectos éticos de la propuesta

Formulario 5: Cuestiones específicas aplicables a la convocatoria

Son formularios sencillos y no se necesitan firmas


Elementos que contiene una propuestaParte A: Formularios económicos y administrativos


Estructura (especificado en la Plantilla del tipo de acción correspondiente)

1. Excelencia. Concepto y objetivos; Relación con el Programa de Trabajo, Progreso con respecto al estado del

arte

2. Impacto Contribución al impacto esperado indicado en el Programa de Trabajo; Difusión y explotación de

resultados; Actividades de comunicación, Gestión de la propiedad intelectual

3. Implementación Programa de trabajo, Procedimientos y estructura de gestión; Recursos

4.Miembros del consorcio Descripción de los miembros del consorcio

5. Aspectos éticos y de seguridad

Longitud máxima indicada para algunas partes de la propuesta!


Elementos que contiene una propuestaParte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto


1. Excelencia

Objetivos

Describir en detalle los objetivos específicos del proyecto propuesto

Deben ser objetivos medibles y alcanzables en el proyecto (milestones)

Deben ser consistentes con la explotación e impacto esperado del proyecto




1. Excelencia

Relación con el Programa de trabajo

Describir cómo la propuesta está relacionada y aborda lo expuesto en el topicseleccionado, tal y como se describe en el Programa de Trabajo




1. Excelencia

Concepto y enfoque

Describir el concepto general en el que se basa el proyecto

Describir dónde se sitúa la propuesta en el ciclo de la investigación a la innovación (hacer referencia a los TRL cuando sea relevante)

Describir actividades/iniciativas nacionales o internacionales que estarán relacionadas con el proyecto

Describir y explicar en enfoque general de la propuesta y la metodología

Describir cómo se considera “sex and/or gender analysis” (si relevante)




1. Excelencia

Ambición: Progreso con respecto al estado del arte

Describir el estado del arte internacional en el área del proyecto y cómo este supondrá un avance.

Incluir descripción de limitaciones de los productos/ procesos/ servicios existentes y las principales innovaciones propuestas demostrando que representa un avance respecto al actual estado del arte.

Incluir los resultados de las búsquedas sobre patentes que haya realizado (siaplicable).

Describir el potencial de innovación que representa la propuesta




2. Impacto

Impacto esperado: Contribución al impacto esperado indicado en el Programa de Trabajo

Describir cómo el proyecto contribuirá a alcanzar el impacto esperado indicado en el Programa de Trabajo para el ‘topic’ en cuestión.

Explicar qué pasos se van a seguir en el proyecto para alcanzar dicho impacto

Describir cualquier otro impacto social y medioambiental relevante

Mencionar cualquier supuesto o factores externos claros que pudieran influir en el alcance del impacto esperado y tratar de proponer alguna solución.




2. Impacto

Medidas para maximizar el impacto

Difusión y explotación de los resultados

Describir el plan para la difusión y/o explotación de los resultados del proyecto

Describir cómo las medidas propuestas contribuirán a alcanzar el impacto esperado del proyecto .. Incluir Business Plan cuando necesario

Describir brevemente la estrategia a seguir para la gestión del conocimiento y la protección de la propiedad intelectual. Open Access

Describir cómo se va a gestionar los datos de investigación (si relevante)

Actividades de comunicación

Describir las actividades propuestas para promocionar el proyecto sus resultados durante la vida del mismo

Cuando sea relevante, incluir medidas para involucrar al público/sociedad




3. Implementación

Plan de trabajo – Paquetes de trabajo, entregables e hitos

Descripción de la estrategia general del Plan de trabajo

Planificación del trabajo Diagrama Gantt o similar

Descripción detallada del trabajo desglosado en Paquetes de trabajo:

- Descripción de cada Paquete de Trabajo (formularios).

- Lista de Paquetes de Trabajo (formularios)

- Lista de “Deliverables” (formulario)

Representación gráfica de las tareas y su interdependencia Diagrama Pert o similar




1. Fijar los paquetes de trabajo (Workpackages: WP) principales en función de los objetivosespecíficos del proyecto

• Desglosar los WP en tareas y actividades

• El número de WPs debe ser apropiado según la complejidad del trabajo a realizar enel proyecto propuesto.

2. Definir los resultados concretos: informes, documentos, prototipos, etc. que se generen encada WP (deliverables)

3. Asignar roles, responsabilidades y líderes en cada WP y tarea.

4. Estimar la duración de los WPs y establecer una secuencia de las actividades de forma lógicasegún relaciones de precedencia/dependencia entre WP: Diagrama PERT y GANTT

5. Estimar el esfuerzo asociado a cada WP (Person/month)

6. Definir los hitos (milestones) del proyecto y asignarlos a los diferentes WP

3. Implementación


Pasos a seguir:




Presupuesto

Claros, alcanzables y medibles!

Roles, responsabilidades

Obligación contractual



Tabla 3.1 a Work Package description (una por Paquete de trabajo)

Work package number Start Date or Starting EventWork package titleParticipant numberShort name of participantPerson/months per participant:

Objectives

Description of work (possibly broken down into tasks) and role of participants

Deliverables (brief description and month of delivery)


3. Implementación




Work package No

Work Package Title Lead Participant

No

Lead Participant Short Name

Person‐Months

Start Month End month

Total Months

Tabla 3.1 b List of work packages


3. Implementación




Tabla 3.1 c List of deliverables

Deliverable (number)

Deliverable nameWork

package number

Short name of lead participant

Type Dissemination levelDelivery date


“Deliverables”

Se establecen en la propuesta

Resultados tangibles y concretos que se entregan a la Comisión a lo largo del proyecto: “pruebas del trabajo realizado” (Ej.: prototipos, informes, etc.)

Cada Workpackage da lugar al menos a un “deliverable”

Plazos de entrega establecidos por el consorcio en la propuesta

Responsables: Socio indicado en la propuesta y el coordinador




3. Implementación


Diagrama de Gantt (ej.)




WP7 GESTIÓN Y COORDINACIÓN

WP1 DISEÑO, REQUERIMIENTO

WP2 ESPECIFICACIÓN

WP3 DESARROLLO

WP4 TESTING

WP5 EXPLOTACIÓN

WP6 DIFUSIÓN

M0 M36

D2 D3 D4 D5 D6,7Deliverables

Diagrama Pert/Gantt (ej.)

Fuente: Red pymERA





Elementos que contiene una propuesta (Ej. Interrelación actividades)


3. Implementación

Procedimientos y estructura de gestión

Describir la estructura organizativa del consorcio y los mecanismos de toma de decisiones del proyecto (incluyendo una lista de hitos en el proyecto ‐ formulario)

Demostrar que son apropiados para el proyecto teniendo en cuenta la complejidad y el alcance del mismo

Describir cualquier riesgo significativo, así como el plan de contingencia asociado (tabla de Riesgos críticos para la implementación ‐ formulario)




Milestones son hitos de decisión respecto a subsiguientes fases del proyecto

3. Implementación



Milestone number

Milestone name Related work package(s)

Estimated date

Means of verification

Tabla 3.2 a List of milestones


3. Implementación



Tabla 3.2 b Critical risks for implementation

Description of risk Work package(s) involved

Proposed risk‐mitigation measures


3. Implementación

El consorcio en conjunto

Describir cómo los participantes en su conjunto constituyen un consorcio capaz de alcanzarlos objetivos del proyecto

La participación de todas las entidades debe ser necesaria y estar justificada

Describir la complementariedad entre los participantes

Describir cómo cada uno de ellos contribuye al proyecto y cómo van a trabajar juntos.

Explicar el equilibrio de la composición del consorcio con relación a los objetivos del proyecto

Si fuera oportuno, describir la implicación industrial/comercial para asegurar la explotaciónde los resultados y cómo esto es consistente y ayudará a ejecutar las medidas propuestaspara la explotación de los resultados.

Si hay socios de “otros países” que no sean automáticamente elegibles para recibir financiación de la UE:

Describir por qué su participación es fundamental y esencial para desarrollar el proyecto




3. Implementación

Recursos

Incluir una tabla indicando la dedicación de personal, desglosada por socio y paquete de trabajo, en términos de “Persona/mes” para toda la duración del proyecto Summary of Staff Form (formulario)

Cuando los costes de ‘viaje’, ‘equipo’ y ‘otros bienes y servicios’ en conjunto (denominados “Other direct costs”) superen el 15% de los costes de personal para algún participante Añadir tabla descriptiva de dichos costes para cada participante (formulario)




3. Implementación



Tabla 3.4 a Summary of staff effort

Please indicate the number of person/months over the whole duration of the planned work, for each work package, for each participant. Identify the work‐package leader for each WP by showing the relevant person‐month figure in bold.


3. Implementación



Partner No. Cost (€) Justification

Travel

Equipment

Other goods and services

Total

Tabla 3.4 b ‘Other direct cost’ items (travel, equipment, other goods and services, large research infrastructure)

Please complete the table below for each participant if the sum of the costs for’ travel’, ‘equipment’, and ‘goods and services’ exceeds 15% of the personnel costs for that participant (according to the budget table in section 3 of the proposal administrative forms).


4.Miembros del consorcio

Participantes

Incluir, para cada entidad participante, la siguiente información

Descripción de la entidad legal y sus principales actividades, explicando cómo su perfil es adecuado para desarrollar las actividades asignadas en la propuesta

Un CV o descripción del perfil de las personas que serán principalmente responsables del trabajo propuesto, incluyendo su género.

Una lista de hasta 5 publicaciones y/ productos, servicios u otros logros relevantes para el contenido de la convocatoria

Una lista de hasta 5 proyectos o actividades anteriores relacionadas con la temática principal de la propuesta

Una descripción de cualquier infraestructura o equipos significativos con relación a las actividades a desarrollar

Otros documentos especificados para la convocatoria en el Programa de Trabajo




4.Miembros del consorcio

Terceras partes involucradas en el proyecto

Incluir, para cada entidad participante, la siguiente información



Does the participant plan to subcontract certain tasks (please note that coretasks of the action should not be sub‐contracted)

YES/NO

If yes, please describe and justify the tasks to be subcontracted

Does the participant envisage that part of its work is performed by linked thirdparties

YES/NO

If yes, please describe the third party, the link of the participant to the third party, and describe and justify the foreseen tasks to be performed by the third party

Does the participant envisage the use of contributions in kind provided by thirdparties (Articles 11 and 12 of the General Model Grant Agreement)

YES/NO

If yes, please describe the third party and their contributions


5. Ética y seguridad

Ética

Si se ha señalado algún aspecto ético en los formularios administrativos (Parte A) se debe

Presentar una autoevaluación ética que incluya

‐ Cómo la propuesta cumple con los requisitos legales nacionales y éticos delpaís o países en los que se desarrollarán las tareas que implican aspectoséticos.

‐ Explicación en detalle sobre cómo se van a abordar y tratar en el proyecto losaspectos éticos señalados

Presentar los documentos requeridos por las leyes nacionales aplicables




5. Ética y seguridad

Seguridad

Indicar si la propuesta implica:

Actividades o resultados que impliquen aspectos de seguridad

Información clasificada de la Unión Europea




Costes reales

Incurridos por el beneficiario

Generados durante el proyecto (salvo informes finales y del último periodo: hasta 60 días después del final

del proyecto o la fecha de terminación, la que antes ocurra)

Determinados de acuerdo a los principios y prácticas contables y de gestión habituales del beneficiario

Incurridos con el único propósito de alcanzar los objetivos del proyecto y sus resultados previstos

(principios: economía, eficiencia y efectividad)

Registrados en las cuentas del beneficiario

Deben aparecer indicados en el presupuesto total estimado del Anexo 2 del A.S.


¿Cómo se prepara un presupuesto?Costes elegibles (o costes subvencionables)


Los costes relacionados con la remuneración del capital

Cargas de la deuda y del servicio de la deuda

Las provisiones para posibles pérdidas o deudas futuras

Los intereses adeudados

Deudas de dudoso cobro

Las pérdidas por cambio de moneda

Costes bancarios por las transferencias recibidas de la Comisión Europea o Agencia correspondiente

Gastos excesivos o irresponsables

El IVA recuperable

Los costes declarados, generados o reembolsados en relación con otro proyecto comunitario

Cualquier otro coste que no cumpla con las condiciones de coste subvencionable


¿Cómo se prepara un presupuesto?Costes NO elegibles (o costes NO subvencionables)



¿Cómo se prepara un presupuesto?Formas de costes

Costes reales(Actual costs)

Costes unitarios(Unit costs)

• Cantidad fija destinada a cubrir una o más categorías de costeEjemplo: Fase 1 Instrumento PYME

Cantidad fija(Lump sum)

Costes realmente incurridos, identificables y verificables, registrados contablemente, etc.

• Cantidad fija por unidad, fijada por la CE.Ejemplo: coste unitario propietario PYME

• Costes medios de personal (basados enprácticas contables usuales de la entidadcon o sin certificado)

• % a aplicar sobre los costes elegiblesEjemplo: 25% costes indirectos

Ratio fijo(Flat rate)


Debe estar incluido y desglosado por beneficiario en el Anexo 2 del A.S.

Costes directosPresupuesto Costes indirectos

Ejemplo:

• Personal

• Viajes y manutención

• Certificados de los estados de costes

• Subcontratación

• Material fungible

• Equipo

• Etc.

(Costes elegibles) Ejemplo:

• Electricidad

• Agua

• Instalaciones

• Comunicaciones (Tel.; Fax, etc.)

• Etc.


¿Cómo se prepara un presupuesto?El presupuesto del proyecto


Fácilmente identificables y medibles (de acuerdo con los principios contables y prácticashabituales del beneficiario).

• Personal• Subcontratación• Otros costes directos:

─ Viajes─ Contratación de otros bienes y servicios─ Equipos

Además:• Coste directo debido a apoyo financiero a un tercero (ej. Premios)• Contribuciones de terceros en especie• Costes unitarios especiales

Costes directos


¿Cómo se prepara un presupuesto?


PERSONAL:

sólo podrán imputarse los costes de las horas efectivamente empleadas por las personas que ejecuten directamente el trabajo en el proyecto.

Los costes de personal deben reflejar la remuneración total: salario más tasas seguridad social y otros costes estatutarios incluidos en la remuneración.

3 opciones para cálculo de horas productivas (para cálculo coste/hora)

Existe la posibilidad de declarar costes medios de personal si se ajustan a los principios de gestión y las prácticas contables habituales del beneficiario. Puede certificarse metodología con la CE.

Posibilidad de adicionar hasta 8000€ por investigador/año en entidades sin ánimo de lucro como coste directo asociado al proyecto, siempre y cuando forme parte de la política habitual de remuneración de la entidad

Costes directos




SUBCONTRATACIÓN: No tarea centrales del proyecto Algunas tareas específicas del coordinador no se pueden subcontratar. No está permitida la subcontratación entre beneficiarios

VIAJES De acuerdo a las prácticas habituales del beneficiario

EQUIPOS

Coste de amortización (afectado por porcentaje de uso en el proyecto) y coste de renting, leasing, etc.

El coste del producto puede incluir costes asociados necesarios para puesta en marcha

CONTRATACIÓN DE OTROS BIENES Y SERVICIOS (no científico‐tecnológicos) Catering Organización actividades de difusión Traducciones IPR Certificados de costes Consumibles, etc.

Costes directos




Costes indirectos

Costes indirectos (ratio fijo) = 25% costes directos menos la subcontratación (y coste de terceros que trabajen en sus instalaciones)

¡Igual para todas las entidades y tipos de acción!





¿Cómo se prepara un presupuesto?Categorías de costes y formas de coste

Forms of costs

Budget Categories

Direct personnelcosts

Direct costs of sub‐contracting

Direct costs of financial support to third parties (if option used and Article 15 applies)

Other direct costs Indirect costs

Specific cost categories (option used if Article 6.2

(F) applies)

Actual costs YES YES YES YES NO NO

Unit costs

YES, only for:‐ Average personnel costs

‐ Costs of SME owners and natural persons not having a salary

NO NO NO NO

YES, only if foreseen by Commission Decision

Flat‐rate costs NO NO NO NO YES NO

Lump sum costs NO NO NO NO NO

YES, only if foreseen by Commission Decision


Participant Country

(A)Direct

Personnel Costs/€

(B) Other direct

costs/€

(C)Direct costs of sub‐

contracting/€

(D)Direct costs of providing financial

support to third parties/€

(E)Costs of inkind contributions not used on the beneficiariy's premises

(F)Indirect Costs/€

(=0,25(A+B‐E)

(G)Special unit

costs covering direct &

indirect costs

(H)Total

estimated eligible costs/€(=A+B+C+D+F)

(I)Reimbursement

rate

(J)Max.grant / €

(=H*I)

(K)Requested grant / €

Total

Parte A . Formulario 3: Desglose del presupuesto total de la propuesta por socio y tipo de coste




• Bottom‐up (socios)

• Top‐down (coordinador)

• Combinación (coordinador + socios)

Mayores discusiones y mayores diferencias entre socios:

Personal (“person/month”)

Proceso iterativo y negociación

Distintos enfoques




Ejemplo (dedicación personal: person/month)

WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 Total person months

Socio 1 3 5 6 3,5 3 20,5Socio 2 1 0 7 2 1 11Socio 3 1 0 6 4 2 13Socio 4 1 4 5 3,5 3 16,5Socio 5 1 5 0 3 1 10

Total 7 14 24 16 10

Coste del personal = Person/month x Coste/mes

Person/month: unidad de medida de dedicación del personal. Se utiliza para estimar el trabajo que produce una persona (tiempo completo) en un mes. Debe ser la media de horas productivas (excluyendo enfermedada, vacactiones, etc) por mes y por persona en la organización (alrededor de 140 horas). Es una medida distinta de la duración del WP.





Prefinanciación

Parte de la contribución financiera que se paga al consorcio al principiodel proyecto

Es propiedad de la CE hasta el pago final

Permite comenzar el proyecto sin un alto coste para los participantes

Se hace efectiva a través del coordinador, en un plazo de 30 días desde lafecha que sea posterior: la entrada en vigor del A.S. ó 10 días anterioresal comienzo del proyecto.

El coordinador distribuye la prefinanciación al resto del consorcio

Como regla general: 100% cantidad media contribución financiera CE porperido de control para proyectos con al menos 2 periodos de control.


Comunicación con la CEGestión administrativaGestión financiera

Coordinador

Socio 1Socio 2

Socio ...

(Project Officer)


¿Cuál debe ser el esquema de gestión?


Estructuras de gestión técnica y administrativa:

Necesarias para la gestión técnica y administrativa y para la toma de decisiones (según nº socios y actividades del proyecto)

Descritas en la memoria técnica y el Acuerdo de consorcio Es fundamental que funcione de forma ágil y efectiva

Ejemplo

STEERING COMMITTEECoordination Unit

Innovation Strategy Board

National Partners SME Working Group

Management Unit

USERS/TESTERSGROUP


¿Cuál debe ser el esquema de gestión?


Antes de presentar una propuesta: cumplir requisitos de admisibilidad y elegibilidad!!

Disponibles en el Programa de Trabajo

Requisitos básicos:

Envío electrónico de la propuesta anterior a la fecha (y hora!) de cierre de la convocatoria

Cumplir con los requisitos mínimos requeridos para el consorcio

Tipo de esquema de financiación contemplado en la convocatoria

Línea de investigación contemplada en el Programa de Trabajo y la convocatoria

Propuesta completa y según estructura proporcionada por la CE: no debe faltar ningún

formulario (administrativos y descripción técnica)

Otros (ej.: límite presupuestario, parte B en .pdf y sin virus, etc.)


Presentación de una propuesta


La modalidad de presentación de propuestas en Horizonte 2020 es electrónica

SEP – Participant Portal Electronic Submission Service

‐ Accesible a través de la página web del topic correspondiente (En el Participant Portal)

‐ Se necesita una cuenta ECAS ( Registro a través del Participant Portal)

‐ Debe registrarse la propuesta en el sistema

‐ Posibilidad de envío de distintas versiones (se sobrescriben)

¡¡ Muy estrictos con la fecha y hora de cierre de la convocatoria!!




ATENCIÓN!!! PIC: Participant Identification Code

Un solo PIC por entidad participante en Horizonte 2020

Es necesario registrarse a través de URF y solicitarlo

Requerido para la identificación de la entidad en la presentación de propuestas y posteriores

negociaciones con la CE.

LEAR: Legal Entity Appointed Representative

Persona designada por la entidad.

Encargada de mantener actualizados los datos legales y financieros de la entidad y de

entregar a la CE toda la información relativa que le sea requerida




SEP – Participant Portal Electronic Submission Service

Uso por el coordinador

- Establecimiento/modificación del consorcio

‐ Completar todos los formularios A

‐ Descargar (plantilla) y cargar la parte B

‐ Enviar la propuesta completa

Uso por los socios

‐ Editar y completar su propio formulario 2

‐ Descargar (plantilla) parte B pero NO cargar docs.

‐ Ver la propuesta completa




• Presentación de propuestas en una sola etapa:

Propuesta completa con todos los detalles Aplican todos los criterios de evaluación

• Presentación de propuestas en dos etapa:

Primera Etapa:

Propuesta corta (10‐15 páginas. Ver texto convocatoria y Plantilla de propuesta) Subconjunto de criterios de evaluación Sólo los coordinadores de las propuestas aprobadas en esta fase son invitados por la CE a

presentar la propuesta completa a la segunda fase de evaluación.

Segunda Etapa:

Como en el caso de presentación en una sola fase


Presentación de una propuestaModalidades de presentación (2 posibilidades según conv.)


Leer y entender la documentación necesaria: la idea tiene que encajar yelaborarse según los TRLs especificados, si es el caso.

Elegir el tipo de acción adecuado y ‘permitido’ en la convocatoria

Realizar una autoevaluación de la capacidad financiera de la entidadcoordinadora de la propuesta mediante la herramienta on‐line disponible paraello.

Comprobar que no hay proyectos similares ya financiados por la ComisiónEuropea

Asegurarse de cumplir todos los requisitos de admisibilidad y elegibilidad!!

Describir clara y detalladamente el Plan de Trabajo y cómo las actividades

presentadas nos llevarán a alcanzar los objetivos planteados en el proyecto

Cuidar el lenguaje: inglés correcto, incluir o hacer referencia a palabras clave delPrograma de Trabajo, Convocatoria, otros documentos de referencia, etc.


Recomendaciones


Seguir al pie de la letra las instrucciones del programa de trabajo, la convocatoria,los formularios administrativos y la plantilla del anexo técnico de la propuesta.

Redactar pensando en ¿quién y cómo me van a evaluar?

Ponerse en el lugar del evaluador (poco tiempo y mucho que leer)

Presentar la información claramente:

• Formato inteligible (lenguaje claro, contenidos bien estructurados, índice, figuras, tablas,etc.)

• Propuesta completa pero concisa: ajustarse a lo que piden (“ir al grano”)

• No profundizar demasiado en la descripción de aspectos ‘científico‐técnicos’ muyespecíficos de un tema determinado. Evaluador: experto general sector.

El evaluador evalúa lo que lee, no asumir otra cosa

REPASO: No dejar contradicciones o incoherencias evidentes

Solicitar a terceras personas que evalúe la propuesta previamente

Participar como evaluador es la mejor escuela para aprender a redactarlasadecuadamente


Recomendaciones








Contenidos


Contenidos

1. El proceso de evaluación

2. Criterios de selección y adjudicación

3. Puntuación

4. Informe de evaluación

5. Solicitud de revisión

Evaluación de las propuestas en H2020


NO admisible


Cuestiones éticas y de seguridad

SÍ elegible

ÉXITO

SI LISTA PRIORITARIA (Invitación preparar A.S.)

SÍ alcanza umbral

NO alcanza umbral (Rejectionletter y ESR)

NO elegible

NO LISTA PRIORITARIA (Rejection letter y ESR)

NO ÉXITO

Presentación de la propuesta

Acuse de recibo

Comprobación deelegibilidad

Evaluación Individual

Consenso

Panel de evaluación y audiencias(sólo en determinados casos)

Clasificación por la Comisión(lista prioritaria y de reserva)

Decisión final de la Comisión(Puede incluir consulta en el Comité de Programa si

es necesario)

Preparación A.S.

Desestimación de la propuesta

Proceso de evaluación

Comprobación deadmisibilidad

Deadline


Criterios de selección

• Capacidad financiera

En línea con lo dispuesto en el Reglamento Financiero y las Reglas de participación de H2020.

En fase de propuesta: autoevaluación de su capacidad financiera (financial self‐check tool)

https://ec.europa.eu/research/participants/urf/lfvSimulation.do

• Capacidad operativa:

Durante la valoración del criterio de adjudicación “Calidad y eficiencia de la implementación”

Los evaluadores determinarán si los participantes disponen de la capacidad operativa necesaria para llevar a cabo el trabajo propuesto


Criterios de selección y adjudicación


1) Excelencia Relevante para el/los topics de la convocatoria

2) ImpactoImpacto potencial mediante el desarrollo, difusión y uso de los resultados del proyecto

3) Calidad y eficiencia de la implementaciónCalidad y eficiencia de la implementación y la gestión del proyecto

Criterios de selección y adjudicación


Criterios de adjudicación


Umbral

Excelencia 3/5

Impacto 3/5

Calidad y eficiencia de la implementación 3/5

Umbral global 10/15

0 – La propuesta no aborda la cuestión examinada o no puede evaluarse con respecto al criterio de evaluación por carecerse de información o ser ésta incompleta

1 – Insuficiente. El criterio en cuestión se aborda de forma superficial e insatisfactoria

2 – Bajo. Hay importantes debilidades inherentes en relación al criterio en cuestión

3 – Suficiente. La propuesta aborda el criterio en cuestión pero hay debilidades importantes que deberían ser corregidas

4 – Bien. La propuesta aborda bien el criterio aunque son posibles ciertas mejoras

5 – Excelente. La propuesta aborda todos los aspectos relevantes del criterio en cuestión. Las deficiencias que pudiera haber son de poca importancia.


Puntuación de los criterios de adjudicación


Todos los criterios son importantes: Umbral mínimo por criterio

No desatender ningún criterio

Hay que superar un umbral en cada criterio y un umbral global

Consultar las indicaciones sobre el proceso de evaluación en el Programa de Trabajo, Convocatoria correspondiente, así como en la parte H de los anexos generales a los programas de trabajo

El proyecto debe estar explicado de forma clara y ordenada

El evaluador no conoce nuestra idea de antemano: todo debe quedar reflejado en la propuesta


Puntuación de los criterios de adjudicación


Excelencia Impacto Calidad y eficiencia de la implementación

Todos tipos de acción Claridad y pertinencia de los

objetivos Credibilidad de enfoque propuesto

Contribución al impacto esperado descrito en el topic específico dentro del programa de trabajo

Coherencia y efectividad del plan de trabajo, incluyendo la adecuación de la distribución de tareas y recursos

Complementariedad de los participantes en el consorcio (si aplica)

Adecuación de las estructuras y procedimientos de gestión, incluyendo la gestión de riesgos y de la innovación.

RIA; IA;Instrumento PYME

Solidez del concepto, incluyendo aspectos multidisciplinares (si aplicable)

Cuán ambicioso es el trabajo propuesto, potencial de innovación y grado de avance respecto al estado del arte

Mejora de la capacidad de innovación e integración de nuevo conocimiento

Refuerzo de la competitividad y crecimiento de las empresas mediante el desarrollo de innovaciones que satisfagan las necesidades del mercado europeo y mercado global y, si aplica, mediante la puesta de dichas innovaciones en el mercado

Cualquier otro impacto medioambiental y social importante

Efectividad de las medidas propuestas para explotar y difundir los resultados del proyecto (incluyendo la gestión de DPI), comunicar el proyecto y gestionar datos de investigación (si es aplicable)



Excelencia Impacto Calidad y eficiencia de la implementación

Acciones de coordinación yapoyo

Solidez del concepto Calidad de la coordinación y/o

medidas de apoyo propuestas

Efectividad de las medidas propuestas para explotar y difundir los resultados del proyecto (incluyendo la gestión de DPI), comunicar el proyecto y gestionar datos de investigación (si es aplicable)

Solidez del concepto Calidad de la coordinación

y/o medidas de apoyo propuestas

ERA‐NET Cofund

Nivel de ambición de la colaboración y compromiso de los participantes en la acción propuesta para poner en común recursos y coordinar sus programas regionales/nacionales.

Alcance de masa crítica para financiar proyectos en colaboración transnacional mediante la puesta en común de recursos regionales/nacionales y la contribución al establecimiento y refuerzo de una cooperación duradera entre los socios y sus programas de investigación regionales/nacionales.

Efectividad de las medidas propuestas para explotar y difundir los resultados del proyecto y para comunicar el proyecto.

PCP CofundPPI Cofund

Progreso respecto al estado del arte en términos del nivel de innovación requerido para satisfacer las necesidades de la compra pública

Refuerzo de la competitividad y crecimiento de las empresas mediante el desarrollo de innovaciones que satisfagan las necesidades del mercado europeo y mercado global.

Efectividad de las medidas propuestas para explotar y difundir los resultados del proyecto (incluyendo gestión de DPI) y para comunicar el proyecto.

Concierto de futuros enfoques de compra pública que reduzcan la fragmentación de la demanda de soluciones innovadoras



Informe de Evaluación

de la propuesta

(ESR – Evaluation SummaryReport)

La evaluación de las propuestas en H2020

La evaluación de las propuestas



Solicitud de revisión (request for review)

Solamente relacionada con proceso de evaluación o comprobación de elegibilidad de la

propuesta NO se cuestionará la valoración técnica y científica de las propuestas

La solicitud debe ser enviada por el coordinador de la propuesta en un plazo de 30 días

desde la fecha de recepción de la carta donde la CE notifica el rechazo.

Si existe evidencia clara de las deficiencias alegadas alguna parte o toda la propuesta

podría volver a ser evaluada.








Contenidos


Contenidos

1. El acuerdo de subvención• ¿Qué es?• ¿Quién lo firma?• ¿Qué vigencia tiene?• Estructura

2. El acuerdo de consorcio• ¿Qué es?• ¿Por qué un Acuerdo de consorcio?• ¿Qué regula un A.C.?• ¿Qué apoyos existen?

El Acuerdo de subvención y el Acuerdo de consorcio



Acuerdo de subvención

¿Qué es?

Documento legal que vincula a los participantes de un proyecto y la CE

Establece derechos y obligaciones de los participantes y de la CErespecto a:

» La ejecución del proyecto

» La financiación correspondiente


Recoge distintos aspectos legales como:

• Aspectos financieros (presupuesto, prefinanciación, justificaciones,

pagos, etc.)

• Aspectos técnicos (Memoria técnica)

• Presupuesto

• Aspectos sobre Propiedad Intelectual

• Aspectos sobre el uso y difusión del proyecto

• Control y supervisión del proyecto por parte de la CE

• Informes periódicos y finales / Plazos

• Etc.



¿Qué es?


Existen variantes del Modelo de Acuerdo de Subvención:

1. Modelo estándar (multi y mono‐beneficiario)2. Modelo ERC3. Modelo MSCA4. Modelo Instrumento PYME5. Modelo ERA‐NET Cofund6. Modelo PCP y PPI Cofund7. Modelo EJP Cofund8. Modelo Partnership Agreements



¿Qué es?


» La Comisión Europea» El Coordinador, en nombre del consorcio

El resto de los socios a través del Anexo 3 (Formulario adhesión al A.S.)



¿Quién lo firma?


– Entrada en vigor: tras la firma del coordinador y la CE, en la fecha de la firma por la CE.

Sin embargo:El proyecto comienza en la fecha indicada en el acuerdo de subvención

– Finalización: según lo especificado en el propio acuerdo de subvención

– ¿Es posible extender la duración del proyecto?

En casos justificados, se solicitará la extensión a la CE, siendo ésta la que tiene la decisión final

No implica ampliación de la contribución financiera

!



¿Qué vigencia tiene?


Acuerdo de subvención estándar

Términos y condiciones Anexo 1: Descripción de la acción Anexo 2: Presupuesto estimado para la acción Anexo 3: Formularios de acceso (No aplicable para proyectos individuales)

‐ 3a: Declaración de responsabilidad conjunta (solamente en caso de terceras partes llevando a cabo parte del proyecto y requerimiento de la CE/Agencia de responsabilidad solidaria)

‐ 3b: Acuerdo administrativo (solo si participa el JRC) Anexo 4: Modelo para las declaraciones de costes Anexo 5: Modelo para la certificación de costes Anexo 6: Modelo para la certificación de la metodología



Estructura



Acuerdo de consorcio

¿Qué es?

Documento que regula el funcionamiento interno del proyecto

• Es obligatorio, salvo indicación contraria por parte de la CE (ver convocatoria)• Suscrito por todos y cada uno de los socios del proyecto• La Comisión Europea no interviene• Anterior a la firma del Acuerdo de subvención• Complementa el Acuerdo de subvención• No debe contravenir el Acuerdo de subvención ni las Reglas de participación


• Colaboración de diferentes tipos de entidades (PYME, Universidades, Centros Tecnológicos,

Grandes empresas, etc.)

• Colaboración entre entidades de distintos países

• Necesidad de especificar asuntos internos del proyecto no cubiertos en el Acuerdo de

subvención

• Modelos del Acuerdo de subvención: generales

• “Traje a medida” para el proyecto, necesario para el correcto funcionamiento del mismo



¿Por qué un acuerdo de consorcio?


Principalmente:

• Organización interna del consorcio

• Distribución de la contribución financiera comunitaria

• DPI no recogidos en el Acuerdo de subvención

• Resolución de conflictos internos

• Uso y explotación de los resultados

• Acuerdos sobre responsabilidades, indemnización y confidencialidad entre los

participantes



¿Qué regula un acuerdo de consorcio?


• Cláusulas modelo para Acuerdos de consorcio (CE – H2020)

• IPR‐Helpdesk (www.iprhelpdesk.eu)

• Distintos modelos de Acuerdos de Consorcio (DESCA, IMG4, IPCA, EUCAR)



¿Qué apoyos existen?


Cómo obtener información y apoyo

• CORDIS (Portal y repositorio I+D+i de la UE): http://cordis.europa.eu

• Página web oficial de H2020: http://ec.europa.eu/programmes/horizon2020

• Participant Portal: http://ec.europa.eu/research/participants/portal

• Portal español de Horizonte 2020: http://eshorizonte2020.es

• CDTI (Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial): http://www.cdti.esRepresentantes y Puntos de Contacto Nacional (NCP) Liderago y Retos (salvo RS6)

• Guía CDTI para el participante en H2020: http://eshorizonte2020.es

• SOST (Oficina Española de Ciencia y Tecnología en Bruselas)

• Oficinas de apoyo ala participación de empresas en H2020 (apoyo CDTI)

• Red PI+D+i – Red de información sobre I+D+i: http://www.cdti.es/pidi

• Oficina Europea (FECYT): http://eshorizonte2020.es

• Enterprise Europe Network: http://een.ec.europa.eu

• CESEAND: http://www.ceseand.net

I n n o v a t i o n a n d T e c h n o l o g y



Preparación de Propuestas en Horizonte 2020 - uca.es · Reunión de preparación de la propuesta...

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