Ultima actualización – 20 julio 2011

PREGUNTAS FRECUENTES (FAQ) CONVOCATORIAS GLOBALES DESTINADAS A PROPUESTAS PARA

PROGRAMAS TEMATICOS

AVISO

Este documento contiene información útil para los solicitantes.

Dada la variedad de requisitos y las especificidades de cada convocatoria, las respuestas incluidas en este documento no pueden ni deben sustituir o reemplazar la información contenida en las Guías para los solicitantes que

se publican para cada convocatoria de propuestas. Tampoco sustituyen las reglas contenidas en la Guía práctica sobre los procedimientos que rigen los

contratos de la Ayuda exterior.

En caso de discrepancia, la Guía para los solicitantes es el único documento legalmente valido.

Ultima actualización – 20 julio 2011

ÍNDICE I. PREGUNTAS GENERALES ..............................................................................5

1. ¿ Cuales sont las oportunidades de finainciacion en EuropeAid?......................................... 5 2. ¿ Como puedo participar?...................................................................................................... 5 3. ¿Proporciona la Comisión europea apoyo técnico para la preparación de las propuestas ?.... 6 4. ¿Existe alguna base de datos disponible en la que el solicitante pueda buscar posibles socios ?........................................................................................................................................... 6

II. PREGUNTAS ADMINISTRATIVAS ......................................................................8

5. ¿Cuando se publicarà el calendario indicativo ? ........................................................................ 8 6. ¿Cuales son las exigencias en lo que se refiere al tipo de letra, tamaño de letra o márgenes ?........................................................................................................................................................ 8 7. ¿Qué se entiende por "lote"? ................................................................................................. 8 8. ¿Cuando la presentación de propuestas por correo electrónico es obligatoria, basjo qué forma debemos presentar los documentos que necesitan una firma ?.......................................... 8 9. Una vez terminada la selección, ¿cuando podemos prever el comienzo de la ejecución de la acción ?.................................................................................................................................. 9 10. ¿Quienes sont las "partes interesadas"? ................................................................................. 9 11. ¿Cuales son las obligaciones de información por parte de los beneficiarios de subvenciones? ................................................................................................................................ 9

III. REGISTRO EN PADOR ................................................................................11

12. ¿Dónde puedo obtener información complementaria sobre PADOR ? .......................... 11 13. No he conseguido registrarme/acceder a mi perfil en PADOR por razones técnicas. El plazo limite se acerca, ¿que debo hacer ?................................................................................... 11 14. ¿Dónde debo enviar el formulario PADOR off-line ?....................................................... 11 15. ¿Se puede cargar el documento de síntesis en el sistema de registro PADOR ?.......... 11

IV. PREGUNTAS DE ELEGIBILIDAD ....................................................................12

16. ¿Son elegibles las organizaciones recientemente constituídas ?................................... 12 17. ¿Es posible subcontratar la ejecución de la acción ?...................................................... 12 18. Somos una organización beneficiaria de fondos europeos a través de una convocatoria de propuestas anterior. ¿Somos elegibles para presentar una propuesta? ............................... 12 19. ¿Es posible presentar un documento de síntesis para un proyecto que sea la continuación de una acción financiada por la CE, para la cual el contrato seguiria en vigor algunos meses después de la selección final de las propuestas?............................................... 13 20. Somos una ONG de un país XYZ con antenas locales en varios países por el mundo. ¿Pueden nuestras antenas locales, como tal, presentar una solicitud de subvención ?............. 13 21. ¿Qué se entiende por "acceso recíproco" y cuales son los países afectados por esas disposiciones ? (únicamente en caso de que la convocatoria de propuestas lo autorice) .......... 13 22. Somos un consorcio. ¿ Es un consorcio elegible ?......................................................... 14 23. Quisieramos responder a esta convocatoria de propuestas con la organización XYZ como socio. ¿Es elegible esta asociación?................................................................................ 14 24. ¿Quien debe cumplir el papel de solicitante, la organización del país socio o la organización basada en Europa ? ................................................................................................ 14 25. ¿Cuales son las diferencias entre los socios, las entidades colaboradoras y los subcontratista ?............................................................................................................................. 14 26. Deseariamos ejecutar una acción sobre el tema XYZ. ¿Es esta conforme con los objetivos y las prioridades de la convocatoria ? ........................................................................... 15 27. Desearíamos ejecutar la actividad XYZ. ¿Es esta actividad elegible? .......................... 15 28. Somos un departamento de la Universidad XYZ. ¿Podemos presentar una propuesta bajo el nombre del Departamento o tenemos que presentar nuestra propuesta bajo el nombre de la Universidad ? ............................................................................................................................ 15 29. ¿Es posible cambiar de solicitante entre la fase del Documento de síntesis y el del Fomulario completo de solicitud ? ................................................................................................ 16 30. ¿Donde se puede encontrar una definición de "organización del sector privado" ?....... 16

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V. PREGUNTAS SOBRE LA EVALUACIÓN ............................................................17 31. ¿En qué base serán evaluados los documentos de síntesis ? ....................................... 17 32. Si el proyecto constituye una réplica de una experiencia y que ha sido ejecutada en el pasado en otros países, ¿tiene este probabilidades de ser financiado ? .................................... 17 33. Somo una pequeña ONG cuyo balance financiero annual es poco elevado. ¿ Cuales son nuestras probabilidades de ser seleccionados?.................................................................... 17 34. ¿Es posible modificar los elementos contenidos en el documento de síntesis en el momento de presentar el formulario completo de solicitud?........................................................ 17 35. ¿ De qué manera será considerada en la evaluación la capacidad financiera de los solicitantes originarios de países beneficiarios? .......................................................................... 18 36. ¿Qué se entiende por una preselección basada en el doble del presupuesto disponible ? 18

VI. PREGUNTAS PRESUPUESTARIAS .................................................................19

37. ¿De qué manera debe repartirse el presupuesto entre el solicitante y sus socios ?............. 19 38. El modelo de presupueso no contiene ninguna fórmula. ¿ Podemos añadir fórmulas por nuestro lado ? ............................................................................................................................... 19 39. El modelo de presupuesto no contine más que una columna para el año n° 1. ¿Podemos añadir columnas para los años siguientes?............................................................... 19 40. El presupuesto no prevé el detalles para las actividades. ¿Debemos dejarlo así o desean que añadamos destalles adicionales?.......................................................................................... 19 41. ¿De qué manera se abonarán los sueldos del personal implicado en el proyecto?....... 19 42. ¿En qué parte del presupuesto debemos indicar el salario de los consultores? ................... 20 43. ¿ Existe un procentaje indicativo en el presupuesto destinado a la infraestructura? ............ 20 44. ¿ Que clase de gastos pueden ser considerados como elegibles? ....................................... 20 45. ¿ Pueden los gastos académicos ser considerados como costes elegibles? ....................... 21 46. ¿ Qué fuentes deberán financiar el saldo ?............................................................................ 21 47. ¿ Cuales sont los costes indirectos elegibles (gastos administrativos) ?............................... 21 48. ¿ De qué manera deben ser contabilizados los gastos administrativos en el presupuesto? 22 49. ¿ De qué manera los costes relacionados con el reclutamiento de consultores para las actividades de concepción pueden ser contabilizados en el presupuesto ?................................ 22 50. ¿ Pueden los impuestos ser considerados como costes elegibles? ...................................... 22 51. ¿ Cuando debemos presentar un presupuesto detallado? .................................................... 23 52. ¿ Cuando se efectúan los pagos ?......................................................................................... 23 53. ¿ Querríamos saber si un socio XYZ puede recibir fondos directamente o deberá recibirlos en calidad de subcontratista ? ...................................................................................................... 23 54. ¿ Se pueden contar los salarios del personal como contribuciones en especie ?................. 23 55. ¿ Cuando se cambien una divisa local en EUR, deberá utilizarse el tipo de cambio del momento o la tasa de cambio en vigor al final de cada año financiero respectivo? .................... 24 56. ¿ La contabilidad más reciente del solicitante (cuenta de resultados y balance del último ejercicio clausurado) deben ser presentadas en Euros o las cifras pueden presentarse en moneda local?............................................................................................................................... 24 57. ¿ Se consideran los fondos transferidos a los socios para la ejecución de actividades como reasignación o como costes "normales"?..................................................................................... 24 58. ¿ Son elegibles para la co-financiación los gastos incurridos antes de la firma del contrato ?...................................................................................................................................................... 25

VII. DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS...................................................................26

59.¿ Cuando deben presentarse los documentos justificativos ? ................................................ 26 60. ¿ Como no se pueden cargar los documentos justificativos originales, la copias deben ser certificadas ?................................................................................................................................. 26 61. ¿ Las traducciones de los documentos justificativos (p.e. estatutos o artículos de asociación) deben ser certificadas ?................................................................................................................ 26 62. ¿ Donde puedo encontrar la ficha de identidad legal ? ¿ Deben presentarla todas las organizaciones?............................................................................................................................ 26 63. ¿Qué tipo de informe de auditoría debe ser presentado y para qué período ? ..................... 27

VIII. SOLICITUD DE RESULTADOS, PUNTUACIONES O COMENTARIOS .........................28

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64. Nuestra solicitud ha sido rechazada. ¿Pueden darnos información específica sobre nuestra propuestas? .................................................................................................................................. 28 65. Nuestra solicitud ha sido rechazada. ¿ Nos pueden proporcionar las puntuaciones de ......los proyectos seleccionados ? ........................................................................................................... 28 66. ¿Cuando se nos notificará si nuestro Documento de síntesis/Formulario completo de solicitud ha sido preseleccionado ? .............................................................................................. 28 67. ¿Serán publicados los resultados de las Convocatorias de propuestas?.............................. 28 Los resultados de cada Convocatoria de Propuestas se publica en el sitio Web despues de que los contratos correspondientes hayan sido firmados. Por ejemplo, si una Convocatoria de Propuestas se publica bajo el presupuesto 2010, todos los contratos deben estar firmados antes de finales del 2011. La lista podrá publicarse entonces directamente después y, en todo caso, antes del final del primer semestre 2012 in el sitio Web de EuropeAid. ...................................... 28 68. ¿ Existe una probabilidad razonable de que nuestra propuesta seleccionada en la lista de reserva pueda obtener una subvención ? .................................................................................... 28

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I. PREGUNTAS GENERALES

1. ¿ Cuales son las oportunidades de financiación en EuropeAid? Las subvenciones son otorgadas a través de convocatorias de propuestas. Si quiere obtener información general sobre las subvenciones, acceda al sitio Web siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/work/funding/index_es.htm Encontrara información sobre las convocatorias de propuestas publicadas por EuropeAid y por las Delegaciones de la UE en los países terceros en el sitio Web siguiente: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?ADSSChck=1224846858672&do=publi.welcome&userlanguage=es En las paginas web anteriores podrá buscar las convocatorias de propuesta entrando el numero de referencia de una convocatoria especifica en el campo "Referencia", que le dirigirá hacia la sitio Web que contiene todos los documentos disponibles relacionados con la convocatoria de propuesta. Alternativamente, podrá buscar una convocatoria de propuestas eligiendo entre diferentes criterios de búsqueda. Vaya a "búsqueda avanzada" y tendrá la posibilidad de buscar convocatorias de propuestas según los Programas Temáticos (por ejemplo "Migración", "Medio ambiente", "Invertir en las personas", "Derechos Humanos" o "Actores no-estatales y Autoridades Locales"), por zona geográfica, por fecha de publicación, etc…. Por favor, tengan en cuenta que las propuestas deben ser presentadas únicamente en respuesta a una convocatoria de propuestas y siguiendo los requisitos de la Guía para los solicitantes apropiada y disponible en la sitio web arriba mencionada. Para obtener información sobre las convocatorias de propuestas globales en curso o previstas, vaya a la tabla arriba mencionada entrando el número de referencia específico de la convocatoria de propuestas en el campo "Referencia", que le dirigirá al sitio correspondiente que contiene todos los documentos disponibles relacionados con la convocatoria de propuestas. Para obtener información sobre las convocatorias de propuestas temáticas globales en curso y por venir, vaya a los capítulos "Convocatorias de propuestas globales en curso" y "Convocatorias de propuestas previstas" en el sitio web siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/work/funding/index_es.htm [Volver al índice]

2. ¿ Como puedo participar? Etapa 1: Averigüe en la sitio Web de EuropeAid las Convocatorias de propuestas publicadas por EuropeAid y por las Delegaciones de la UE en los países terceros en https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?ADSSChck=1224846858672&do=publi.welcome&userlanguage=es y busque las Convocatorias de propuestas por tema/zona geográfica, etc… (ver también la Pregunta nº 1) Etapa 2 : lea la Guía para los solicitantes de la Convocatoria de propuestas a la que quiere participar de manera a averiguar quien puede participar (criterios de elegibilidad) así como los objetivos de dicha Convocatoria de propuestas. Etapa 3 : regístrese en PADOR (o actualice el perfil PADOR de su organización) (ver también la Pregunta nº 12) y cargue sus documentos justificativos (ver sección 2.2 y 2.4 de la Guía para los solicitantes)

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Etapa 4 : si quiere participar a una Convocatoria de propuestas restringida (la mayoría de las Convocatorias de propuestas globales para los programas temáticos son restringidas), rellene la Parte A (Documento de síntesis) del Formulario de solicitud (Anexo A de la Guía). Etapa 5 : rellene la lista de control Etapa 6 : firme la declaración del solicitante Etapa 7 : envíe el Documento de Síntesis dentro del plazo (ver sección 2.2.2 y 2.2.3 de la Guía) Si, después de la fase "Apertura y Control administrativo del Documento de síntesis" (ver sección 2.3 de la Guía para los solicitantes) recibiera una invitación de la CE solicitándole que presente un Formulario completo de solicitud, deberá: Etapa 8 : rellenar la Parte B (Formulario completo de solicitud) del Formulario de solicitud Etapa 9 : rellenar el Anexo B – Presupuesto de la Guía para los solicitantes Etapa 10 : rellenar el Anexo C – Marco lógico de la Guía para los solicitantes Etapa 11 : recuerde a sus socios que todavía no estuvieran registrados en PADOR que lo hagan y que carguen en PADOR todos los documentos justificativos necesarios (ver sección 2.2 y 2.4 de la Guía para los solicitantes) Etapa 12 : envíe el Formulario completo de solicitud y sus anexos en plazo (ver sección 2.2.6 y 2.2.7 de la Guía) [Volver al índice]

3. ¿Proporciona la Comisión europea apoyo técnico para la preparación de las propuestas ?

No, la Comisión europea no proporciona apoyo técnico para la preparación de las propuestas. Los solicitantes deben seguir las instrucciones de la Guía para los solicitantes publicada para cada convocatoria de propuestas junto con los anexos necesarios, como el Formulario de solicitud, el presupuesto, le marco lógico, disponibles en la dirección siguiente : https://WebGate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome. En lo que respecta a la metodología y a la gestión de proyectos, la Comisión europea ha adoptado la guía del "Project Cycle Management" como herramienta para el diseño y la gestión de proyectos, basado en la estructura del marco lógico. La guía del "Project Cycle Management" está publicada en la sitio Web de EuropeAid en la dirección siguiente : http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_en.htm y puede ser útil a los solicitantes potenciales en la elaboración y desarrollo de acciones futuras para las que pudieran solicitar una posible subvención a través de una convocatoria de propuestas publicada por la Comisión europea. [Volver al índice]

4. ¿Existe alguna base de datos disponible en la que el solicitante pueda buscar posibles socios ?

En PADOR existe un módulo con la función "búsqueda de socios" (una vez que haya accedido a su perfil en la dirección siguiente : http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_es.htm

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Encontrará el campo "búsqueda de socios" en la parte izquierda de la pantalla) que le permitirá identificar a socios potenciales entre las organizaciones deseosas de que sus datos sean accesibles a terceros por medio de PADOR. [Volver al índice]

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II. PREGUNTAS ADMINISTRATIVAS

5. ¿Cuando se publicará el calendario indicativo? Como indicado en la sección 2.5.2 de la Guía para los solicitantes de subvenciones, el calendario indicativo será publicado en el sitio Internet de EuropeAid así como los otros documentos relativos a la convocatoria y será puesto al día a lo largo del procedimiento de evaluación. En la práctica habitual en lo que se refiere a las convocatorias de propuestas, estos calendarios sólo se publican después de la fecha limite de presentación y una vez que el número total de documentos de síntesis recibidos se conoce, ya que la duración de cada etapa de la evaluación es relativa al numero de propuestas efectivamente recibidas. [Volver al índice]

6. ¿Cuales son las exigencias en lo que se refiere al tipo de letra, tamaño de letra o márgenes ?

Se deben presentar los documentos de síntesis y los formularios completos de solicitud en papel A4, utilizando el tipo de letra Times New Roman 11 (o Arial 10) con 2 cm de margen [Volver al índice]

7. ¿Qué se entiende por "lote"? En el contexto de las convocatorias de propuestas, el "numero de lote" se refiere a un sub-tema particular, sector o zona geográfica de cooperación para el que se ha atribuido una dotación presupuestaria indicativa. Si desea consultar un ejemplo de convocatoria con "lotes" puede consultar la Guía para los solicitantes de subvenciones de la Convocatoria de propuestas "Apoyo a las acciones en favor de la democracia y los derechos humanos en el ámbito de la tortura y otros malos tratos" (referencia de la convocatoria 126224). La Guía arriba mencionada se encuentra disponible en la dirección siguiente: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome&nbPubliList=15&orderby=upd&orderbyad=Desc&searchtype=RS&aofr=126224 En la sección 2.1.3 de la Guía para los solicitantes de subvenciones, se estipula que la convocatoria de propuestas se divide en 2 lotes según los sectores/temas, es decir, el "Lote 1 – Prevención de la tortura y el "Lote 2 – Rehabilitación de las víctimas de la tortura". No todas las convocatorias de propuestas se subdividen en lotes, en consecuencia, le rogamos consulten la Guía para los solicitantes de subvenciones publicada para la convocatoria de propuestas para la que su organización quiere presentar una solicitud. [Volver al índice]

8. ¿Cuando la presentación de propuestas por correo electrónico es obligatoria, bajo qué forma debemos presentar los documentos que necesitan una firma ?

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Cuando sea obligatorio que los documentos de síntesis y los formularios completos de solicitud sean presentados por correo electrónico, se pueden enviar documentos que presenten firmas electrónicas o versiones escaneadas de documentos originales firmados si es necesario. En el caso de que los servicios de la Comisión Europea necesitaran en algún momento del procedimiento de un documento original, bien sea para seguir tratando una solicitud, bien sea con el fin de preparar un contrato para las solicitudes que hayan sido seleccionadas, los solicitantes deberán estar en medida de proporcionar dichos documentos originales por correo postal y ello en el plazo indicado. Tengan en cuenta que la "declaración del solicitante" original debidamente firmada por el solicitante y escaneada deberá ser enviada por correo electrónico junto con la solicitud. [Volver al índice]

9. Una vez terminada la selección, ¿cuando podemos prever el comienzo de la ejecución de la acción ?

Las disposiciones en lo que se refiere al comienzo de ejecución de la acción están descritas en el Artículo 2 del contrato tipo de subvención, que prevé diferentes opciones para la fecha de comienzo de ejecución de la acción (ver anexo E3h1 – "Condiciones particulares", disponibles en la dirección siguiente : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_es.htm) : - primer día siguiente a la fecha de la última firma de las dos Partes; o - primer día del mes siguiente a la fecha del pago de la primera prefinanciación por la Administración contratante; o - una fecha posterior; o - excepcionalmente, y a reserva de las condiciones sobre elegibilidad retroactiva tal como se estipula en la Guía Práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la UE, una fecha anterior a la firma del Contrato pero no a la solicitud de subvención por el Beneficiario. [Volver al índice]

10. ¿Quienes son las "partes interesadas"? Se podrá encontrar una definición de "partie prenante"/"stakeholder" en el glosario de términos claves de la Guía del documento "Project Cycle Management"/"Gestion du cycle du projet" en la dirección siguiente : http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_en.htm. "Todo individuo, grupo de personas, institución o empresa susceptible de ser implicad(o/a) por el éxito o el fracaso de un proyecto (como responsable de la ejecución, facilitador, beneficiario o adversario) pude definirse como "parte interesada"". El solicitante tiene la responsabilidad de que las partes interesadas que identifique en la propuesta sean adecuadas y conformes con las especificidades de la acción propuesta. [Volver al índice]

11. ¿Cuales son las obligaciones de información por parte de los beneficiarios de subvenciones?

Las obligaciones de información por parte de los beneficiarios de subvenciones están estipuladas en loa Artículos 2 y 15 de las Condiciones Generales aplicables a los contratos de subvención

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celebrados en el marco de las acciones exteriores de la Unión Europea (disponibles en la dirección siguiente : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/documents/e3_h_2_gencond_es.pdf). [Volver al índice]

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III. REGISTRO EN PADOR

12. ¿Dónde puedo obtener información complementaria sobre PADOR ? Para obtener información complementaria sobre el registro en PADOR, consulte la Guía Rápida para los solicitantes, la Guía rápida para los socios y las Preguntas Frecuentes (FAQ) disponibles en la sitio Web siguiente : http://ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/pador/index_es.htm. Cualquier pregunta relativas al registro en PADOR debe ser transmitidas al help desk PADOR : europeaid-pador@ec.europa.eu [Volver al índice]

13. No he conseguido registrarme/acceder a mi perfil en PADOR por razones técnicas. El plazo limite se acerca, ¿que debo hacer ?

El registro en el sistema PADOR (Potential Applicant Data On-Line Registration), disponible en la dirección siguiente : http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_es.htm es obligatorio tanto para los solicitantes como para los socios. Los solicitantes deben registrarse previamente a la presentación del documento de síntesis, mientras que los socios deben registrarse previamente à la presentación de la propuesta completa (ver sección 2.4 de la Guía para los solicitantes de subvenciones. Las organizaciones para las que es objetivamente imposible registrarse en PADOR por razones técnicas deben completar un formulario PADOR offline (disponible en la dirección siguiente http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/dispensation_fr.htm) y enviarlo junto con su solicitud a la dirección indicada en la sección 2.2 de la Guía para los solicitantes de subvenciones de la convocatoria de propuestas para la que presentan su solicitud. [Volver al índice]

14. ¿Dónde debo enviar el formulario PADOR off-line? Las organizaciones que presentan un formulario PADOR off-line deben enviarlo al mismo tiempo que su solicitud a la dirección indicada en la sección 2.2 de la Guía para los solicitantes de subvenciones de la convocatoria de propuestas para la que presentan su solicitud. [Volver al índice]

15. ¿Se puede cargar el documento de síntesis en el sistema de registro PADOR ? No, no es posible cargar el documento de síntesis ni el formulario completo de solicitud en el sistema PADOR. El documento de síntesis debe presentarse respetando escrupulosamente las disposiciones previstas en las secciones 2.2.1 y 2.2.2 de la guía para los solicitantes de subvenciones respectiva. [Volver al índice]

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IV. PREGUNTAS DE ELEGIBILIDAD 16. ¿Son elegibles las organizaciones recientemente constituidas?

Si la Guía para los solicitantes de subvenciones no establece ningún criterio sobre el tiempo mínimo de existencia formal requerido de una organización, una organización recientemente constituida es, en principio, elegible para participar. Dicho esto, se exige a las organizaciones solicitantes una descripción de su experiencia en la ejecución de proyectos y la presentación del informe financiero del último año disponible y que introduzca los datos financieros en PADOR (o en el formulario PADOR offline). La ausencia de dichas informaciones, en caso de ser la organización muy recientemente constituida, podría reflejarse en los puntos atribuidos a la capacidad financiera y operacional (sección 1 de la tabla del formulario completo de solicitud). [Volver al índice]

17. ¿Es posible subcontratar la ejecución de la acción ? Como indicado en los criterios de elegibilidad en la sección 2.1.1, el solicitante y sus socios deben ser directamente responsables de la preparación y ejecución de la acción propuesta. En consecuencia, el solicitante no puede subcontratar dicha ejecución de la acción a otra organización. NB : La subcontratación de la ejecución de un proyecto a otra organización (lo cual está prohibido) no debe confundirse con la contratación de un miembro de dicho proyecto por medio de un contrato de servicios (p.e la persona no figura en la nómina del beneficiario de la subvención) para la tareas de "ejecución del proyecto". Este modo de contratación de personal debe seguir los procedimientos de contratación previstos en el anexo IV del contrato tipo de subvenciones (ver anexo E3h3 – procedimientos de adjudicación de contratos, disponible en http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_es.htm). [Volver al índice]

18. Somos una organización beneficiaria de fondos europeos a través de una convocatoria de propuestas anterior. ¿Somos elegibles para presentar una propuesta?

Como estipulado en la Sección 2.2.4 de la Guía para los solicitantes de subvenciones y con el fin de garantizar un tratamiento equitativo a los solicitantes, la Comisión Europea no puede emitir dictámenes previos sobre la elegibilidad de un solicitante o de un socio, o sobre la elegibilidad de una acción o de una actividad concreta. Las organizaciones que ya sean beneficiarias de fondos europeos a través de otro (o del mismo) Instrumento financiero, pueden presentar solicitudes para otra convocatoria de propuestas. Sin embargo, no se permitirá ninguna "doble financiación", razón por la cual, como estipulado en la Sección 2.1.4 "Costes inelegibles" de la Guía para solicitantes de subvenciones, las rúbricas que aparezcan como financiadas en otro contexto no se considerarán como costes elegibles. Además, con el fin de evitar la doble financiación para una misma acción, los solicitantes preseleccionados tras la evaluación de los documentos de síntesis, deben mencionar en la Declaración del solicitante (véase el índice del formulario de solicitud de subvención) todas la solicitudes de subvención, que hayan presentado en el mismo sector de acción a las Instituciones Europeas, al Fondo Europeo de Desarrollo o a los Estados Miembros de la Unión Europea en el curso de los 12 últimos meses. Los solicitante preseleccionados deberán indicar todas las acciones coordenadas por su organización durante los 3 últimos años en el Formulario completo de solicitud, en la sección "Experiencia del solicitante en acciones similares" (véase el índice del formulario de solicitud de subvención).

Ultima actualización – 20 julio 2011

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19. ¿Es posible presentar un documento de síntesis para un proyecto que sea la continuación de una acción financiada por la CE, para la cual el contrato seguiría en vigor algunos meses después de la selección final de las propuestas?

Por un lado, es importante tener en cuenta que la evaluación de las propuestas se efectúa exclusivamente en base a los criterios de evaluación establecidos en la Sección 2.3 de la Guía para los solicitantes de subvención. Por otro lado, el comienzo de la ejecución de las acciones seleccionadas en el contexto de una convocatoria de propuestas debe poder ser inmediato una vez firmado el contrato. No obstante, en virtud el Articulo 2 del contrato de subvención, varias opciones son posibles en lo que respecta al establecimiento de la fecha del principio de ejecución de una acción, entre las cuales esta incluida la posibilidad de que la fecha se fije de común acuerdo entre las dos partes (ver anexo E3h1 – Condiciones particulares disponibles en la dirección siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_es.htm) (Ver también Pregunta nº 9) [Volver al índice]

20. Somos una ONG de un país XYZ con antenas locales en varios países por el mundo. ¿Pueden nuestras antenas locales, como tal, presentar una solicitud de subvención ?

Como estipulado en la Sección 2.2.4 de la Guía para los solicitantes de subvenciones y con el fin de garantizar un tratamiento equitativo a los solicitantes, la Comisión Europea no puede emitir dictámenes previos sobre la elegibilidad de un solicitante o de un socio, o sobre la elegibilidad de una acción o de una actividad concreta. En la gran mayoría de las convocatorias de propuestas (ver sección 2.1.1 de la Guía para los solicitantes de subvenciones) para ser elegibles y poder presentar una solicitud de subvención, los solicitantes y socios deben ser personas jurídicas, es decir estar legalmente constituidas por un instrumento regido por las leyes nacionales del país en cuestión. Si su ONG constituye junto con sus antenas locales una sola y misma entidad legal (persona jurídica), entonces las oficinas/sucursales en los otros países no pueden en ningún caso considerarse como solicitantes independientes según las disposiciones establecidas en la sección 2.1.3 de la Guía para los solicitantes de subvenciones. [Volver al índice]

21. ¿Qué se entiende por "acceso recíproco" y cuales son los países afectados por esas disposiciones ? (únicamente en caso de que la convocatoria de propuestas lo autorice)

Si la guía para los solicitantes de subvenciones relativa a una Convocatoria de Propuestas específica lo auroriza (consulte la sección 2.1.1), las organizaciones de los países miembros del Comité de Asistencia al Desarrollo de la OCDE (OECD/CAD) pueden ser elegibles (como solicitantes o socios) exclusivamente en el caso en el que las acciones tengan lugar en los países los menos desarrollados, tal y como están definidos por la OCDE/CAD. Para conocer la lista de los miembros de la OCDE/CAD, refiérase à la nota de pié de página correspondiente en la Guía para los solicitantes de subvenciones. Para conocer la lista de los países los menos desarrollados, tales y como están definidos por la OCDE/CAD, podrá encontrar información contínua en el enlace siguiente: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2009:270:0008:0011:ES:PDF (Primera columna del Anexo II – Lista del CAD/OCDE de beneficiarios de AOD, bajo el título "Países menos desarrollados).

Ultima actualización – 20 julio 2011

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22. Somos un consorcio. ¿ Es un consorcio elegible ? Como estipulado en la Sección 2.2.4 de la Guía para los solicitantes de subvenciones y con el fin de garantizar un tratamiento equitativo a los solicitantes, la Comisión Europea no puede emitir dictámenes previos sobre la elegibilidad de un solicitante o de un socio, o sobre la elegibilidad de una acción o de una actividad concreta. Para la gran mayoría de las convocatorias de propuestas, en la sección 2.1.1 de la Guía para los solicitantes de subvenciones, se estipula que, para ser elegible y poder solicitar una subvención, los solicitantes (y socios), deben, entre otros criterios, ser una entidad jurídica (es decir que solamente las organizaciones constituidas legalmente son elegibles). En consecuencia, si el consorcio está constituido de forma oficial, éste puede presentar una solicitud bajo el nombre del consorcio legalmente constituido. Sin embargo, si el consorcio esta constituido por una agrupación informal para las necesidades de la convocatoria en particular, la solicitud debe ser presentada bajo el nombre de la organización que lidera el grupo mientras que los demás miembros del consorcio serán considerados como socios. [Volver al índice]

23. Quisiéramos responder a esta convocatoria de propuestas con la organización XYZ como socio. ¿Es elegible esta asociación?

Como estipulado en la Sección 2.2.4 de la Guía para los solicitantes de subvenciones y con el fin de garantizar un tratamiento equitativo a los solicitantes, la Comisión Europea no puede emitir dictámenes previos sobre la elegibilidad de un solicitante o de un socio, o sobre la elegibilidad de una acción o de una actividad concreta. El solicitante tiene la responsabilidad de demostrar que la asociación propuesta cumple con los requisitos y es conforme con los objetivos de la convocatoria. [Volver al índice]

24. ¿Quien debe cumplir el papel de solicitante, la organización del país socio o la organización basada en Europa ?

Los miembros de la asociación tienen la responsabilidad de estimar sus papeles respectivos en dicha asociación de manera a contribuir lo mejor posible a la ejecución de la acción propuesta en conformidad con los criterios de elegibilidad mencionados en la sección 2.1 de la Guía para los solicitantes de subvenciones. [Volver al índice]

25. ¿Cuales son las diferencias entre los socios, las entidades colaboradoras y los subcontratista ?

Podrá obtener mas información sobre los socios, entidades colaboradoras y subcontratistas, refiriéndose à la sección 2.1.2 de la Guía para los solicitantes de subvenciones. Los socios están implicados activamente en la concepción et la ejecución de la acción, en consecuencia, estos pueden pretender al reembolso de los gastos elegibles correspondientes. Los socios deben cumplir con los criterios de elegibilidad establecidos en la Guía para los solicitantes de subvenciones (sección 2.1). Las entidades colaboradoras constituyen una contraparte en la

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ejecución de la acción pero no están implicados en su concepción y sus costes no están cubiertos por la subvención con excepción de los gastos de viaje y las dietas. Las entidades colaboradoras no se pueden considerar en lo que se refiere a las condiciones requeridas por una convocatoria para componer una asociación. Como indicado en la sección más arriba, los beneficiarios de una subvención tienen la posibilidad de concluir contratos con subcontratistas para prestaciones de servicios, de suministros y obras. Los subcontratistas no son ni socios ni entidades colaboradoras. Para celebración de contratos de más de 10.000 euros, se deberán aplicar las reglas de adjudicación de mercados definidas en el anexo IV del contrato tipo de subvenciones (ver anexo E3h3 - Procedimientos de celebración de contratos disponibles en la dirección siguiente : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_es.htm). [Volver al índice]

26. Desearíamos ejecutar una acción sobre el tema XYZ. ¿Es esta conforme con los objetivos y las prioridades de la convocatoria?

Como estipulado en la Sección 2.2.4 de la Guía para los solicitantes de subvenciones y con el fin de garantizar un tratamiento equitativo a los solicitantes, la Comisión Europea no puede emitir dictámenes previos sobre la elegibilidad de un solicitante o de un socio, o sobre la elegibilidad de una acción o de una actividad concreta. Las informaciones sobre los objetivos y prioridades de cada convocatoria están disponibles en la sección 1.2.1 de la Guía para los solicitantes de subvenciones. El solicitante tiene la responsabilidad de justificar en su solicitud de qué manera la acción propuesta responde a los objetivos y prioridades de la convocatoria de propuestas de la que se trata. La pertinencia de la propuesta con los objetivos y prioridades de la convocatoria será evaluada cuando se evalúe el documento de síntesis (refiérase a la tabla de evaluación del documento de síntesis en la sección 2.3 de la Guía para los solicitantes de subvenciones). [Volver al índice]

27. Desearíamos ejecutar la actividad XYZ. ¿Es esta actividad elegible? Como estipulado en la Sección 2.2.4 de la Guía para los solicitantes de subvenciones y con el fin de garantizar un tratamiento equitativo a los solicitantes, la Comisión Europea no puede emitir dictámenes previos sobre la elegibilidad de un solicitante o de un socio, o sobre la elegibilidad de una acción o de una actividad concreta. El solicitante tiene la responsabilidad de demostrar en qué medida las distintas actividades propuestas contribuirán a realizar los objetivos de la acción en acuerdo con las prioridades y los objetivos de la convocatoria. [Volver al índice]

28. Somos un departamento de la Universidad XYZ. ¿Podemos presentar una propuesta bajo el nombre del Departamento o tenemos que presentar nuestra propuesta bajo el nombre de la Universidad?

Como estipulado en la Sección 2.2.4 de la Guía para los solicitantes de subvenciones y con el fin de garantizar un tratamiento equitativo a los solicitantes, la Comisión Europea no puede emitir dictámenes previos sobre la elegibilidad de un solicitante o de un socio, o sobre la elegibilidad de una acción o de una actividad concreta.

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En la mayoría de las convocatorias de propuestas, está indicado en la sección 2.1.1 de la Guía para los solicitantes de subvenciones que, para ser elegibles para introducir una solicitud de subvención, los solicitantes (y sus socios) deben, entre otros criterios, ser personas legales (es decir que únicamente las organizaciones constituidas legalmente son elegibles). Si el Departamento posee una entidad legal separada de la de la Universidad, la propuesta podrá ser presentada por este. Si el Departamento comparte la misma entidad legal que la Universidad, entonces la propuesta debe ser presentada en nombre de la Universidad. [Volver al índice]

29. ¿Es posible cambiar de solicitante entre la fase del Documento de síntesis y el del Formulario completo de solicitud?

Como indicado en la Sección 2.2.5 de la Guía para los solicitantes de subvenciones, los elementos contenidos en el Documento de síntesis no se pueden modificar al presentar el Formulario completo de solicitud. Consulten la sección 2.1.1 de la Guía para los solicitantes de subvenciones en el que está estipulado que, para ser elegibles y poder obtener una subvención, los solicitantes deben tener la responsabilidad directa de la preparación y a gestión de una acción con la ayuda de sus socios y no actuar como simples intermediarios. Dicho esto, si un solicitante considera que es indispensable modificar algún elemento, podrá presentar su propuesta. Pero dicha modificación deberá ser claramente mencionada en el Formulario completo de solicitud y debidamente justificada en la Declaración del solicitante (ver índice del Formulario de solicitud de subvención). Esta justificación será examinada en el momento de la evaluación de la solicitud completa. [Volver al índice]

30. ¿Donde se puede encontrar una definición de "organización del sector privado”? De manera estricta, una organización que no se ha establecido según la ley pública se rige por la ley privada, en la que están incluidas las ONGs, las Fundaciones, las Cooperativas, las Asociaciones, las Iglesias, las obras caritativas, las sociedades, las empresas, etc…. [Volver al índice]

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V. PREGUNTAS SOBRE LA EVALUACIÓN

31. ¿En qué base serán evaluados los documentos de síntesis? Los documentos de síntesis serán evaluados conformemente con el procedimiento descrito en la sección 6 de la Guía Práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la UE (PRAG), disponible en la página siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/2010_prag_es.pdf Los documentos de síntesis son evaluados independientemente por dos asesores (por lo menos) expertos tanto en el conocimiento de los países destinatarios como en la cooperación al desarrollo de la zona específica a la que se destina la convocatoria, uno de estos dos asesores siendo generalmente un miembro del personal de la Delegación de la UE de alguno de los países implicados en la acción. Un Comité de evaluación deliberará sobre la base de estas evaluaciones y emitirá recomendaciones de preselección, asegurando un tratamiento equitativo a los solicitantes. [Volver al índice]

32. Si el proyecto constituye una réplica de una experiencia y que ha sido ejecutada en el pasado en otros países, ¿tiene este probabilidades de ser financiado?

En la fase del documento de síntesis, la solicitud se evalúa principalmente sobre la pertinencia, en particular de cara a los objetivos y las prioridades de la convocatoria, las necesidades y las limitaciones de los países/regiones destinatarios y en relación con las necesidades de los beneficiarios finales. Los solicitantes deberán asegurarse que una acción ejecutada en el pasado en otro país, no sólo corresponda con los objetivos y prioridades de la convocatoria sino que pueda ser replicada y se ajusta al país al que se destina la acción propuesta. [Volver al índice]

33. Somos una pequeña ONG cuyo balance financiero anual es poco elevado. ¿ Cuales son nuestras probabilidades de ser seleccionados?

La capacidad financiera de los solicitantes no se evalúa en la fase del documento de síntesis, sino en la fase del formulario completo de solicitud. Como indicado en la sección 2.3 de la Guía para los solicitantes de subvenciones, en la sección 1 de la tabla relativa al formulario completo, "Capacidad financiera y operacional", en los sub-criterios 1.1-1.3 se valora la capacidad respectiva del solicitante y de sus socios en lo que se refiere a la gestión de proyectos, a la experiencia técnica y a la gestión financiera, mientras que el punto 1.4 se refiere únicamente a las fuentes de financiación del solicitante. En consecuencia, es muy importante que la escala y el presupuesto de la acción propuesta sean coherentes con el tamaño, la experiencia en el pasado y los recursos disponibles de las organizaciones implicadas en el la asociación. [Volver al índice]

34. ¿Es posible modificar los elementos contenidos en el documento de síntesis en el momento de presentar el formulario completo de solicitud?

Como estipulado en la sección 2.2.5 de la Guía para los solicitantes de subvenciones, los elementos contenidos en el documento de síntesis no pueden ser modificados cuando la presentación del formulario completo de solicitud. En casos excepcionales, cuando es indispensable el cambio de algún elemento (tal como el añado o la sustitución de socios, de entidades colaboradoras o de actividades), dicha modificación debe mencionarse claramente en el formulario completo de solicitud

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y ser debidamente justificada en la Declaración del solicitante (ver índice del Formulario de solicitud de subvención). Dicha justificación era examinada durante la evaluación del formulario completo de solicitud. [Volver al índice]

35. ¿ De qué manera será considerada en la evaluación la capacidad financiera de los solicitantes originarios de países beneficiarios?

En la sección 1 de la tabla relativa al formulario completo, "Capacidad financiera y operacional", en los sub-criterios 1.1-1.3 se valora la capacidad respectiva del solicitante y de sus socios en lo que se refiere a la gestión de proyectos, a la experiencia técnica y a la gestión financiera, mientras que el punto 1.4 se refiere únicamente a las fuentes de financiación del solicitante. En consecuencia, es muy importante que la escala y el presupuesto de la acción propuesta sean coherentes con el tamaño, la experiencia en el pasado y los recursos disponibles de las organizaciones implicadas en la asociación. [Volver al índice]

36. ¿Qué se entiende por una preselección basada en el doble del presupuesto disponible?

La expresión "el listado de documentos de síntesis se reducirá conforme al orden de puntuación a aquellos en los que la contribución solicitada sea al menos dos veces el presupuesto disponible" en la sección 2.3 de la Guía para los solicitantes de subvenciones, se refiere al procedimiento que aplica el Comité de Evaluación para la preselección de los documentos de síntesis. Seguidamente a la evaluación de los documentos de síntesis, estos se listan en función de la puntuación respectiva. Los documentos de síntesis a los que se ha atribuido una puntuación de al menos 30 puntos podrán ser considerados para ser preseleccionados pero, dependiendo del número de documentos de síntesis presentados, es posible que no todos puedan ser preseleccionados. De los Documentos de síntesis que han obtenido un mínimo de 30 puntos, el Comité de Evaluación preseleccionará únicamente los que han obtenido la mayor puntuación y cuyo cúmulo de contribución solicitada a la Comisión equivale al doble del presupuesto disponible para esta Convocatoria de Propuestas. El presupuesto disponible está indicado en la Sección 1.3 de la Guía para los solicitantes de subvenciones. [Volver al índice]

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VI. PREGUNTAS PRESUPUESTARIAS

37. ¿De qué manera debe repartirse el presupuesto entre el solicitante y sus socios? Como estipulado en las secciones 2.2.1 y 2.1.2 de la Guía para los solicitantes de subvenciones, si se selecciona la propuesta, el solicitante actuará como única parte contratante de cara a la UE (el "beneficiario"). El solicitante queda encargado de la gestión global del proyecto y es responsable de cara a la UE de la ejecución del contrato y de la utilización de los fondos. El solicitante firma el contrato, recibe los fondos, transmite los informes (tanto técnicos como financieros) sobre la ejecución y la utilización de los fondos. El solicitante tiene la responsabilidad de decidir en qué medida los fondos atribuidos por la CE deben ser adjudicados y distribuidos a/entre los socios, de acuerdo con los objetivos de la acción. Cada socio debe proporcionar al solicitante la prueba de las modalidades de gastos y demostrar que han sido efectivamente incurridas y el solicitante, por su lado, informa de ello a la CE. Al respecto, se aconseja firmar un acuerdo entre el solicitante y sus socios con el fin de establecer las modalidades de informe y el desglose presupuestario interno entre el solicitante y sus socios. [Volver al índice]

38. El modelo de presupuesto no contiene ninguna fórmula. ¿ Podemos añadir fórmulas por nuestro lado ?

No introduzcan ninguna fórmula con el fin de no alterar la configuración del documento. [Volver al índice]

39. El modelo de presupuesto no contiene más que una columna para el año n° 1. ¿Podemos añadir columnas para los años siguientes?

Únicamente deben rellenar la columna "Todos los años" y la columna Año n° 1" et no deben añadir otros años. La columna "Año n° 1" permite calcular a cuanto se estimará la prefinanciación. [Volver al índice]

40. El presupuesto no prevé el detalle para las actividades. ¿Debemos dejarlo así o desean que añadamos destalles adicionales?

El presupuesto debe completarse según las categorías de gastos ("Recursos humanos", "Viajes", etc), no debiéndose enumerar las actividades. Estas deben detallarse en el Marco Lógico (Anexo C) así como en la Sección II "La acción" del Formulario completo de solicitud (Parte B del Anexo A). [Volver al índice]

41. ¿De qué manera se abonarán los sueldos del personal implicado en el proyecto?

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Los sueldos del personal implicado en el proyecto son costes elegibles y deben incluirse como gastos reales en el presupuesto de la acción propuesta. Consulte el Artículo 14.2 de las Condiciones Generales aplicables a los contratos de subvención celebrados en el marco de las acciones exteriores de la Unión Europea (disponible en la dirección siguiente : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/documents/e3_h_2_gencond_es.pdf) en el que se estipula que "Los costes del personal asignado a la Acción, correspondientes a salarios reales brutos, incluyendo contribuciones sociales y otros costes que formen parte de la remuneración. No deberán superar los salarios y costes normalmente sufragados por el Beneficiario, o, en su caso, por sus socios, a menos que se justifique que son esenciales para llevar a cabo la Acción". Los salarios del personal que trabaja en el proyecto son pagados, como toda otra remuneración profesional, de conformidad con la legislación en vigor. Sin embargo hay que distinguir entre el personal que trabaje en el proyecto y empleado con un contrato de trabajo (los costes relativos a este deberán indicarse en la rúbrica 1 del presupuesto del proyecto) y el personal empleado con un contrato de servicios (los costes relativos a este deben mencionarse en este caso en la rúbrica 5 del proyecto de presupuesto ver también la Pregunta nº 42) [Volver al índice]

42. ¿En qué parte del presupuesto debemos indicar el salario de los consultores? El salario de los consultores deben mencionarse en la rúbrica 5 – Otros costes, servicios (pueden añadir renglones si necesario). Tenga en cuenta que para todo contrato superior a 10.000 EUR se aplican las reglas de otorgamiento de mercados previstas en el anexo IV del contrato de subvención (ver anexo E3H3 – Procedimientos de celebración de contratos, disponible en la página siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_es.htm) [Volver al índice]

43. ¿ Existe un porcentaje indicativo en el presupuesto destinado a la infraestructura? Para más información sobre los costes elegibles, consulte el artículo 14.1 de las Condiciones Generales aplicables a los contratos de subvención celebrados en el marco de las acciones exteriores de la Unión Europea (disponible en la dirección siguiente : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/documents/e3_h_2_gencond_es.pdf) así como la Sección 2.1.4 – Costes elegibles de la Guía para los solicitantes de subvenciones. La Guía para los solicitantes de subvenciones no establece ningún límite en cuanto a las inversiones o costes en lo que a infraestructura se refiere. En consecuencia, es de la responsabilidad de cada solicitante estimar los costes de infraestructura que aparezcan como indispensables para la ejecución directa de la acción propuesta así como justificar la manera en que dichos costes van a contribuir alcanzar los objetivos de esta convocatoria de propuestas. Dicho esto, y como estipulado en la sección 2.1.4 de la Guía para los solicitantes de subvención, la compra de terrenos o inmuebles, salvo si estas son indispensables a la ejecución directa de la acción, en cuyo caso su propiedad debe ser transferida a los beneficiarios finales y/o socios locales a más tardar al final de la acción, son considerados como costes inelegibles. [Volver al índice]

44. ¿ Que clase de gastos pueden ser considerados como elegibles? Si quiere obtener mas información sobre los gastos elegibles, por favor consulte la sección 2.1.4 de la Guía para los solicitantes de subvención así como el artículo 14 de las Condiciones Generales aplicables a los contratos de subvención celebrados en el marco de las acciones exteriores de la Unión Europea (disponible en la dirección siguiente :

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http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/documents/e3_h_2_gencond_es.pdf) en el que se estipula, entre otros que para ser considerados como elegibles, los costes "deben ser razonables, estar justificados y responder a los principios de buena gestión financiera, y en particular de economía y de eficiencia". Cada solicitante tiene la responsabilidad de estimar los costes que aparecen como indispensables para la ejecución directa de la acción propuesta y de justificar en qué medida estos van a contribuir a alcanzar los objetivos de la convocatoria de propuestas. [Volver al índice]

45. ¿ Pueden los gastos académicos ser considerados como costes elegibles? Si quiere obtener mas información sobre los gastos elegibles, por favor consulte la sección 2.1.4 de la Guía para los solicitantes de subvención así como el artículo 14 de las Condiciones Generales aplicables a los contratos de subvención celebrados en el marco de las acciones exteriores de la Unión Europea (disponible en la dirección siguiente : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/documents/e3_h_2_gencond_es.pdf). A pesar de que los gastos escolares no figuran en la lista de los costes inelegibles como tales, la necesidad de dichos costes solamente pueden ser considerados en el contexto de acciones/actividades particulares y su elegibilidad será evaluada por el Comité de Evaluación según los criterios de la Sección 1.2 de la Guía para los solicitantes de esta convocatoria en particular. [Volver al índice]

46. ¿ Qué fuentes deberán financiar el saldo ? Como estipulado en la sección 1.3 de la Guía para los solicitantes, el saldo (es decir la diferencia entre el total de costes de la acción y la subvención solicitada a la CE) el saldo deberá financiarse con cargo a los recursos propios del solicitante o de los socios, o a fuentes distintas al presupuesto de la Unión Europea o del Fondo Europeo de Desarrollo. Dicho esto, es el solicitante puede decidir cual es la fuente de financiación más apropiada para la acción. [Volver al índice]

47. ¿ Cuales son los costes indirectos elegibles (gastos administrativos) ? Como indicado en el artículo 14.4 de las Condiciones Generales aplicables a los contratos de subvención celebrados en el marco de las acciones exteriores de la Unión Europea (disponible en la dirección siguiente : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/documents/e3_h_2_gencond_es.pdf) así como en la sección 2.1.4 de la Guía para los solicitantes de subvenciones, un porcentaje fijo no superior al porcentaje establecido en el artículo 3 de las Condiciones Particulares del importe total de los costes directos elegibles de la Acción, podrá ser reclamado en concepto de costes indirectos para cubrir los costes administrativos generales del Beneficiario que pueden considerarse destinados a la Acción salvo que el Beneficiario reciba una subvención de funcionamiento financiada por el presupuesto de la Unión Europea. La financiación a tanto alzado en relación con los costes indirectos no requiere su justificación mediante documentos contables. Si el solicitante recibe una subvención de funcionamiento procedente del presupuesto de la UE, no podrá solicitar gastos indirectos en el presupuesto propuesto para dicha acción. [Volver al índice]

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48. ¿ De qué manera deben ser contabilizados los gastos administrativos en el presupuesto?

Un monto de hasta 7% del total de costes directos elegibles puede ser atribuido en el presupuesto de la acción a los costes administrativos y de funcionamiento. Sin embargo, cuando los costes administrativos y de funcionamiento pueden ser identificados con exactitud en el presupuesto y apoyados por documentos que prueben que estos están relacionados directamente con la acción, el solicitante puede elegir dejarlos en el presupuesto como costes directos elegibles en vez de solicitar el porcentaje destinado a los costes indirectos. [Volver al índice]

49. ¿ De qué manera los costes relacionados con el reclutamiento de consultores para las actividades de concepción pueden ser contabilizados en el presupuesto ?

La utilización de consultor para actividades de concepción no son costes elegibles ya que han incurrido antes de la fecha de firma del contrato (o presentación del Documento de Síntesis) y que en todo caso, está estipulado en los criterios de la sección 2.1.1 de la Guía para los solicitantes de subvenciones, que el solicitante debe ser directamente responsable de la concepción de la acción junto con sus socios. De manera general, cuando un miembro del proyecto se recluta por medio de un contrato de servicios, es aconsejable que junto con la factura del consultor también se proporcione una hoja de presencia. Todos estos gastos deben ser justificados e incluidos en el informe intermediario/final que será certificado por el auditor y examinado por la CE. [Volver al índice]

50. ¿ Pueden los impuestos ser considerados como costes elegibles? El Reglamento (CE) N° 1905/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo que establece un instrumento financiero para la cooperación al desarrollo (DO L 378, 27.12.2006) y el Reglamento (CE) N° 1889/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo por el que se establece un instrumento financiero para la promoción de la democracia y de los derechos humanos a escala mundial (DO L 386/1, 20.12.2006) precisa que la ayuda comunitaria no podrá utilizarse para pagar impuestos, derechos aduaneros u otras tasas en los países beneficiarios. Esto significa que para las convocatorias de propuestas lanzadas bajo programas temáticos de la CE (incluyendo los programas de medio ambiente, derechos humanos, migración, invertir en las personas, seguridad alimentaria así como actores no estatales y autoridades locales), las tasas, incluso el IVA, son considerados como costes inelegibles. Sin embargo, en caso de que el beneficiario pueda demostrar que ha pagado tasas y no las puede reclamar a las autoridades nacionales competentes (véase el anexo relativo a las tasas en la Guía para los solicitantes de subvenciones si procede), estas podrán considerarse como parte de la co-financiación proporcionada por el beneficiario. Las tasas previstas deben ser incluidas en el formulario de solicitud como formando parte del "total estimado de costes aceptados" (Total estimado de costes aceptados = total estimado de costes elegibles + impuestos, incluyendo el IVA). El porcentaje de la contribución de la UE será por lo tanto calculado en base a los costes totales estimados aceptados. En el caso de los proyectos relativos a los Derechos Humanos, se puede acordar hacer una excepción a la obligación de aportar la prueba de la imposibilidad de reclamar las tasas. [Volver al índice]

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51. ¿ Cuando debemos presentar un presupuesto detallado? Como estipulado en la sección 2.2.1 de la Guía para los solicitantes de subvenciones, en el Documento de síntesis, el solicitante debe proporcionar únicamente una estimación de la contribución comunitaria solicitada (Parte A, 1. Resumen - Importe de la contribución UE solicitada (En EUROS)) Únicamente los solicitantes invitados a presentar el Formulario completo de solicitud deberán presentar un presupuestos detallado (Anexo B – Presupuesto de la Guía para los solicitantes de subvenciones). [Volver al índice]

52. ¿ Cuando se efectúan los pagos ? Si desea información sobre el sistema de pagos relativos a los contratos de subvenciones de la UE, consulte el Artículo 15.1 (opción 2) de las Condiciones Generales aplicables a los contratos de subvención celebrados en el marco de las acciones exteriores de la Unión Europea (disponible en la dirección siguiente : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/documents/e3_h_2_gencond_es.pdf La UE efectúa pagos de pre-financiación. Seguidamente a la firma del contrato y tras presentación de una solicitud original de pago, será pagada una pre-financiación de un 80% de la contribución de la UE sobre el presupuesto del primer año de ejecución (última columna del modelo de presupuesto). A continuación, en general sobre base anual, se efectuarán pagos intermedios. El importe de estos pagos intermedios se basa en la utilización del pago intermedio de pre-financiación previo así como en las previsiones de gastos del año subsecuente de la ejecución del proyecto. [Volver al índice]

53. ¿ Querríamos saber si un socio XYZ puede recibir fondos directamente o deberá recibirlos en calidad de subcontratista ?

En primer lugar, queremos llamar su atención sobre la diferencia entre "socio" y "subcontratista". Como estipulado en la sección 2.1.2 de la Guía para los solicitantes de subvenciones, "los socios deberán participar en el diseño y la ejecución de la acción, y los gastos en los que incurran serán elegibles de la misma manera que los efectuados por el beneficiario de la subvención". Como indicado en la misma sección, "los subcontratistas no son ni socios ni colaboradores, y están sujetos a las normas de contratación establecidas en el anexo IV del contrato de subvención (véase el anexo E3h3 - Procedimientos de celebración de contratos, disponibles en http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_es.htm). Como indicado en las secciones 2.1.1 y 2.1.2 de la Guía para los solicitantes de subvenciones, si la propuesta se selecciona, el solicitante actuará como única parte contratante de cara a la CE (el "beneficiario") y será directamente responsable de la preparación y la ejecución de la acción con sus socios. Dicho esto, el solicitante (la parte contratante) de gestionar la subvención de la CE y de decidir de qué manera los fondos otorgados por la UE deben ser destinados y repartidos a o entre los socios, de acuerdo con los objetivos de la acción. Si el beneficiario de la subvención o sus socios deciden otorgar contratos de servicio, suministros u obras, a subcontratistas, se deberán aplicar las reglas de adjudicación detalladas en el anexo IV del contrato de subvención para subcontratistas (véase el anexo E3h3 - Procedimientos de celebración de contratos, disponible en : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_es.htm). En el caso de que esté prevista la utilización de subcontratistas, los costes estimados correspondientes deben indicarse en la sub-rúbrica 5, Otros costes, servicios…del Anexo B – Presupuesto en la Guía para los solicitantes de subvención (ver también Pregunta nº 42) [Volver al índice]

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54. ¿ Se pueden contar los salarios del personal como contribuciones en especie ? Como indicado en la Sección 2.1.4 de la Guía para los solicitantes de subvención, los costes del personal asignado a la acción no constituye una contribución en especie y pueden considerarse como parte de la cofinanciación en el presupuesto de la acción cuando estos son pagados por el beneficiario o sus socios. Sin embargo, los salarios pagados al personal que trabaje en otros proyectos no se pueden atribuir a la acción nuevamente presentada. El personal voluntario puede ser considerado como contribución en especie. [Volver al índice]

55. ¿ Cuando se cambien una divisa local en EUR, deberá utilizarse el tipo de cambio del momento o la tasa de cambio en vigor al final de cada año financiero respectivo?

En el momento de preparar una solicitud, el tipo de cambio utilizado debe ser el más reciente publicado en la sitio Web del InforEuro con respecto al momento de la presentación. Podrán acceder à la sitio Web del InforEuro por el enlace siguiente: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=countries&SearchField=&Period=2009-3&Delim=,&Language=en Para información, en el supuesto de que su propuesta sea seleccionada y como estipulado en el Artículo 15.8 de las Condiciones Generales aplicables a los contratos de subvención celebrados en el marco de las acciones exteriores de la Unión Europea (disponible en la dirección siguiente : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/documents/e3_h_2_gencond_es.pdf), la eventual conversión en euros de los costes reales sufragados en otras monedas se hará al tipo de cambio medio durante el período cubierto por el informe correspondiente, teniendo en cuenta los tipos publicados en InforEuro durante los meses cubiertos por el correspondiente informe, salvo disposición contraria de las Condiciones Particulares. [Volver al índice]

56. ¿ La contabilidad más reciente del solicitante (cuenta de resultados y balance del último ejercicio clausurado) deben ser presentadas en Euros o las cifras pueden presentarse en moneda local?

En la Guía para los solicitantes de subvenciones no se exige que la contabilidad más reciente del solicitante (cuenta de resultados y balance del último ejercicio clausurado) sean presentadas en Euros. Pueden si lo desean presentar una copia de dicha contabilidad en moneda local. [Volver al índice]

57. ¿ Se consideran los fondos transferidos a los socios para la ejecución de actividades como reasignación o como costes "normales"?

Los costes elegibles incurridos por los socios son distintos que la reasignación. Si desea información sobre la reasignación, consulte la sección 2.1.3 de la Guía para los solicitantes de subvenciones, donde está indicado que a fin de apoyar el logro de los objetivos de la acción, y en particular cuando la ejecución de la acción propuesta por el solicitante requiera dar apoyo financiero a terceros, el solicitante podrá proponer la atribución de subvenciones en cascada (reasignación). Las subvenciones en cascada se destinan a actividades pre-definidas que van a ser realizadas por entidades no identificadas en el momento de presentar la solicitud pero que serán seleccionadas por el beneficiario de la subvención comunitaria según los criterios establecidos en el Formulario completo de solicitud (Parte B del formulario de solicitud de subvención). Los beneficiarios de la subvención en cascada (reasignación) no son ni socios ni contratistas.

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Al contrario, los socios están pre-definidos en la propuesta y se exige de ellos que estén involucrados en la concepción y la ejecución de la acción propuesta debiendo cumplir los mismos criterios de elegibilidad que los solicitantes (para la definición de "socio", véase la sección 2.1.2 de la Guía para los solicitantes de subvención). Su contribución en la ejecución de la acción es mucho más importante que la que se espera de los beneficiarios de subvenciones en cascada. Los costes incurridos por los socios son elegibles de la misma manera que los incurridos por el beneficiario de la subvención. Las reasignaciones otorgadas a terceros se limitan a un máximo de 10.000 EUR por tercero mientras que el monto total que puede otorgarse en concepto de reasignación se limita a 100.000 EUR. La reasignación está considerada como una "actividad" y la cantidad total que será asignada en concepto a un sistema de reasignación debe aparecer en el presupuesto presentado con el Formulario completo de solicitud. Una lista con el tipo de actividades que podrán ser elegibles para la reasignación debe incluirse en la solicitud así como los criterios utilizados para la selección de los beneficiarios de estas reasignaciones. [Volver al índice]

58. ¿ Son elegibles para la co-financiación los gastos incurridos antes de la firma del contrato ?

Como indicado en la sección 6.2.8 de la Guía práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la UE (PRAG) (http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/2010_prag_es.pdf), por regla general, una subvención sólo puede cubrir los costes en los que se haya incurrido después de la fecha de la firma del contrato de subvención. Las acciones ya emprendidas sólo podrán ser subvencionadas si el solicitante demuestra que era necesario comenzar la acción antes de la firma del contrato. En esos casos, sin embargo, los gastos que pueden ser financiados no podrán ser anteriores a la fecha límite para presentar las propuestas de subvención (únicamente los gastos incurridos después de la fecha de presentación de la solicitud pueden ser elegibles para la cofinanciación). Queda excluida la subvención retroactiva de acciones ya finalizadas.

No obstante, en las situaciones de crisis recogidas en el párrafo 2 del articulo 168 de las Normas de Desarrollo del Reglamento Financiero, los gastos realizados por el beneficiario antes de la fecha de presentación de su solicitud son elegibles respecto a la financiación de la Unión únicamente cuando los gastos están relacionados con la constitución por parte del solicitante de stocks ejecutados en el marco de la acción subvencionada, y/o a título excepcional, y por causas debidamente justificadas, cuando las Condiciones Particulares del contrato de subvención lo prevean expresamente estableciendo una fecha de elegibilidad anterior a la fecha de presentación de la solicitud.

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VII. DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS

59.¿ Cuando deben presentarse los documentos justificativos ? Como indicado en la sección 2.4 de la Guía para los solicitantes de subvención, todos los documentos justificativos exigidos a los solicitantes deben ser cargados en PADOR para la fecha de presentación de los Documentos de síntesis. Los socios deben cargar sus documentos justificativos para la fecha de presentación de los Formularios completos de solicitud. Si un solicitante presenta un "PADOR offline form" éste debe enviar TODOS los documentos justificativos necesarios para la convocatoria de propuestas correspondiente en su mensaje electrónico junto con el Documento de síntesis. Si un solicitante presenta un "PADOR offline form" para su(s) socio(s) éste debe enviar TODOS los documentos exigidos para la convocatoria en su mensaje electrónico junto con el Formulario completo de solicitud (ver también Pregunta nº 13) [Volver al índice]

60. ¿ Como no se pueden cargar los documentos justificativos originales, la copias deben ser certificadas ?

No es necesario entregar copias certificados, pero las copias deben ser copias de originales, deben ser legibles y mostrar claramente las firmas, fechas, sellos, etc… Copias bajo la forma de documentos impresos sin firma o con letra ilegible, por ejemplo, no podrán ser aceptadas. [Volver al índice]

61. ¿ Las traducciones de los documentos justificativos (p.e. estatutos o artículos de asociación) deben ser certificadas ?

No es necesario que las traducciones sean certificadas y estas solo deben referirse a la parte de los documentos justificativos que prueben la elegibilidad del solicitante o del socio (nacionalidad, tipo de organización, objetivos sin ánimo de lucro, etc…). [Volver al índice]

62. ¿ Donde puedo encontrar la ficha de identidad legal ? ¿ Deben presentarla todas las organizaciones?

Los documentos justificativos exigidos tanto para el solicitante como para los socios están indicados en la Guía para los solicitantes de subvenciones de la convocatoria de propuestas correspondiente. La FEL (Ficha de entidad legal) debe ser presentada únicamente por el solicitante. Esta consiste en un formulario que debe ser rellenado, firmado y acompañado por los documentos justificativos que en él se solicitan y cargados en PADOR La FEL figura en la lista de anexos en la sección 3 de la Guía para los solicitantes de subvenciones en la dirección http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_es.htm, bajo la referencia E3e (1,2 y 3). Si el solicitante ha firmado en el pasado un contrato con la Comisión Europea, en vez de la Ficha de entidad legal y los documentos justificativos, deberá proporcionar el Número del expediente de entidad legal, excepto si hubiera habido entretanto algún cambio en su situación legal (generalmente este número FEL empieza por 6)

Ultima actualización – 20 julio 2011

Para los socios, el formulario FEL no es necesario.

Par más información sobre el FEL, acceda a la sitio Web siguiente :

http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/lef/pador-lef_es.htm

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63. ¿Qué tipo de informe de auditoría debe ser presentado y para qué período ? Como indicado en la sección 2.4 de la Guía para los solicitantes de subvención, Si la subvención solicitada excede 500.000 EUR, un informe de auditoría externa realizado por un auditor autorizado, en el que se certifiquen las cuentas del solicitante del último ejercicio disponible deberá ser proporcionado. Esta obligación no se aplica a los organismos públicos ni a las organizaciones internacionales (intergubernamentales). [Volver al índice]

Ultima actualización – 20 julio 2011

VIII. SOLICITUD DE RESULTADOS, PUNTUACIONES O COMENTARIOS

64. Nuestra solicitud ha sido rechazada. ¿Pueden darnos información específica sobre nuestra propuestas?

Como indicado en la sección 2.5 de la Guía para los solicitantes de subvención, Los solicitantes que deseen obtener información complementaria relativa en las etapas de evaluación técnica, deberán solicitarla mediante carta, a la segunda dirección indicada en la sección 2.5.1. [Volver al índice]

65. Nuestra solicitud ha sido rechazada. ¿ Nos pueden proporcionar las puntuaciones de los proyectos seleccionados ?

Las puntuaciones obtenidas para los distintos criterios de evaluación se comunican únicamente a los solicitantes no seleccionados con el fin de ayudarles a mejorar sus propuestas para una eventual próxima participación. Si lo desea puede consultar "Estadísticas de solicitudes para las convocatorias globales de 2009/2010/2011", disponible en la sitio Web de EuropeAid en la dirección : (http://ec.europa.eu/europeaid/work/funding/documents/application_statistics_2009.pdf) [Volver al índice]

66. ¿Cuando se nos notificará si nuestro Documento de síntesis/Formulario completo de solicitud ha sido preseleccionado ?

Podrá encontrar información sobre cuándo puede esperar ser avisado por la Comisión Europea sobre los resultados de la evaluación de su solicitud, consultando el calendario indicativo de la Convocatoria de propuestas correspondiente, en la dirección https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome, indicando el número de referencia de la convocatoria [Volver al índice]

67. ¿Serán publicados los resultados de las Convocatorias de propuestas?

Los resultados de cada Convocatoria de Propuestas se publica en el sitio Web después de que los contratos correspondientes hayan sido firmados. Por ejemplo, si una Convocatoria de Propuestas se publica bajo el presupuesto 2010, todos los contratos deben estar firmados antes de finales del 2011. La lista podrá publicarse entonces directamente después y, en todo caso, antes del final del primer semestre 2012 in el sitio Web de EuropeAid. https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?ADSSChck=1292582182592&do=publi.welcome [Volver al índice]

68. ¿ Existe una probabilidad razonable de que nuestra propuesta seleccionada en la lista de reserva pueda obtener una subvención ?

Desgraciadamente, no tenemos la posibilidad de darle una indicación en lo que se refiere a la probabilidad de que una solicitud que esté en la lista de reserva pueda obtener una subvención.

Ultima actualización – 20 julio 2011

Si bien el Comité de Evaluación es responsable del establecimiento de la lista de reserva, no está para nada implicado en el proceso de contractualización con lo cual no puede predecir cual será la disponibilidad potencial futura de fondos que puedan transferirse a la financiación de propuestas de la lista de reserva. El sector operacional responsable de la Convocatoria de propuestas, asegura el seguimiento del proceso y garantiza que todo fondo que aparezca disponible sea transferido para financiar las propuestas de la lista de reserva que hayan obtenido las mejores puntuaciones. Si no se le contacta antes de la fecha en que vence la validez de la lista de reserva, podrá deducir que su propuesta no ha podido beneficiarse de la transferencia de fondos adicionales. [Volver al índice]