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Seguridad en PowerPoint

Las contraseas

Las contraseas son la primera lnea de defensa para proteger su equipo y sus documentos contra los ataques malintencionados. Con las contraseas seguras se dificulta que otras personas obtengan acceso a sus archivos. Los documentos de Office pueden protegerse con contrasea para impedir que otras personas puedan verlos o modificarlos.

En esta leccin se explican las opciones de contrasea que tiene a su disposicin en Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Adems se ofrecen algunas indicaciones bsicas para crear y utilizar contraseas seguras.

Accediendo a la seguridad

En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, haga clic en la ficha Seguridad para seleccionar las opciones de seguridad.

De la misma manera que puede evitar el acceso de otros usuarios al equipo mediante una contrasea, tambin puede "bloquear" un documento. Puede proteger el documento con una contrasea si no desea que otros usuarios puedan verlo o modificarlo.

La proteccin de documentos mediante contrasea est disponible en varios programas de Office. En Word, Excel y PowerPoint el mtodo es exactamente igual.

En el men Herramientas, elija el comando Opciones y haga clic en la ficha Seguridad. Aqu puede elegir entre varias opciones, incluyendo el cifrado y el uso compartido de archivos, para ayudarle a proteger el documento.

La opcin Contrasea de apertura ha sido diseada para ayudarle a salvaguardar los documentos. La opcin Contrasea de escritura no es una funcin de seguridad. Su finalidad es ayudarle a evitar que los documentos se modifiquen por error.

Tipos de contrasea

Para ayudarle a evitar que usuarios no autorizados vean el documento, puede solicitar una Contrasea de apertura para el archivo.

Cuando se define una Contrasea de apertura para un documento, se utiliza cifrado para proteger el contenido del archivo. Puede incluso elegir el tipo de cifrado que desea utilizar en el documento. El cifrado puede considerarse un tipo de candado y la contrasea la llave.

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Tambin puede permitir que otros usuarios lean el documento (denominado documento de slo lectura), pero solicitar una Contrasea de escritura para modificarlo.

Al solicitar una contrasea de escritura para el archivo no se cifra el contenido del mismo. Esta opcin evita que los usuarios que disponen de contrasea guarden cambios en el documento original, pero no que realicen cambios y guarden el documento como un archivo nuevo con otro nombre.

Nota Puede definir ambos tipos de contraseas para un nico documento, es decir, una contrasea para abrirlo y otra para modificarlo.

Contraseas seguras

Una contrasea segura es como un candado: impedir el acceso de la mayora de la gente, pero al igual que un candado puede romperse. Tambin una contrasea se puede averiguar.

Ninguna contrasea es segura al ciento por ciento: siempre puede adivinarse o averiguarse. No obstante, puede reducir la probabilidad de que ello ocurra utilizando una contrasea segura.

Una contrasea segura no se puede averiguar fcilmente. Siempre que necesite una contrasea, utilice una contrasea segura. Por ejemplo, para iniciar la sesin en el equipo, obtener acceso a una cuenta en el Web o proteger documentos.

Las contraseas seguras:

Constan, como mnimo, de siete caracteres. Contienen tanto letras maysculas como minsculas, nmeros y otros

caracteres.

Parecen una combinacin aleatoria de caracteres. No tienen caracteres repetidos. No tienen caracteres consecutivos, como 1234, abcd o qwerty. No forman un patrn, un tema ni una palabra completa (en ningn idioma). No utilizan nmeros ni smbolos en lugar de letras parecidas. Por ejemplo, $

en lugar de S o 1 en lugar de l, ya que esto facilita que se averige la contrasea.

No contienen parte del nombre de usuario que da acceso a Internet o a una red.

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Cambie las contraseas con frecuencia. Cuando cambie una contrasea, asegrese de que sea totalmente diferente de la anterior y no vuelva a utilizar ningn fragmento de la contrasea antigua.

Tenga cuidado cuando un cuadro de dilogo de Microsoft Windows le pregunte si desea que Windows recuerde la contrasea. Si contesta afirmativamente, est permitiendo en realidad que cualquiera que inicie la sesin en ese equipo tenga acceso al elemento protegido con contrasea.

Olvido de contrasea

Si ha olvidado la contrasea, no se puede hacer nada. No podr obtener acceso.

Puede que la situacin no sea tan dramtica, todo depende de la contrasea que haya olvidado. Si se trata de la contrasea de red, el administrador puede volver a definirla. Si es la contrasea de una cuenta en el Web, la mayora de los proveedores de servicios le enviarn un mensaje de correo electrnico con la contrasea o con una pista que le sirva para recordarla. Pero si ha olvidado la contrasea de apertura de un documento, no podr abrirlo hasta que vuelva a acordarse de ella.

Algunas personas aconsejan no anotar nunca las contraseas; otras recomiendan guardar una lista con las contraseas en un lugar seguro que nadie ms conozca (ya sea una copia en papel o en un archivo en el equipo, como un mensaje de correo electrnico). Pero a nadie se le ha ocurrido nunca sugerir que se escriban las contraseas en una nota y se peguen en la pantalla del equipo.

Es cuestin de sentido comn: decida en funcin de la importancia de la informacin que desea proteger mediante contrasea.

Un certificado digital.

Los certificados digitales los emiten entidades de certificacin comercial, como VeriSign, Inc., que llevan a cabo comprobaciones cuya finalidad es comprobar que los creadores o productores de macros (conocidos como editores) estn acreditados. En la sesin de prcticas aprender a comprobar un certificado.

Aunque tambin es posible "autocertificarse", este tipo de certificados no se consideran "de confianza". No obstante, pueden ser tiles para uso interno.

Para obtener ms informacin sobre la creacin de certificados digitales, consulte la Ayuda de Microsoft del producto de Office o los artculos mencionados en la Tarjeta de referencia rpida.

Los certificados digitales tienen fecha de caducidad o pueden ser revocados. Puede configurar en Microsoft Internet Explorer 3.0 o posterior que se compruebe si han sido revocados.

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Un certificado digital se utiliza para firmar macros, creando una firma digital en la macro. Un certificado digital puede utilizarse muchas veces para crear muchas firmas digitales.

Nota Aunque los certificados digitales se pueden utilizar con documentos y mensajes de correo electrnico, as como con macros, no se utilizan de la misma manera. Para obtener ms informacin sobre cmo firmar documentos, consulte la Tarjeta de referencia rpida.

Qu es de confianza

Por definicin, no existen fuentes de confianza; debe decidir las fuentes en las que va a confiar antes de agregarlas a la lista Editores de confianza. Cuando intente abrir por primera vez cualquier archivo que contenga una macro o una firma digital, aparecer el cuadro de dilogo Advertencia de seguridad (imagen de la izquierda).

Si activa la casilla de verificacin Confiar siempre en las macros de este editor, dicho editor se agregar a la lista de fuentes de confianza tanto para macros como para otros archivos. Sin embargo, si hace clic en Habilitar macros, la macro se ejecutar slo en esa ocasin.

Basta con aceptar un certificado una vez para que todos los archivos firmados con dicho certificado se acepten en lo sucesivo. Por lo tanto, es importante comprobar si los certificados estn vigentes. En la Tarjeta de verificacin rpida se ofrecen instrucciones para configurar la comprobacin de revocaciones.

Niveles de seguridad de macros

Puede configurar Word, Excel y PowerPoint para detectar macros. Estos programas ofrecen diferentes niveles de seguridad para macros para que pueda elegir el que ms le convenga.

Muy alto Se deshabilitarn todas las macros aunque tengan certificados vlidos. Esta configuracin tambin deshabilita todas las DLL de complementos COM y etiquetas inteligentes, que podra necesitar para que los programas de Office funcionen como espera.

Alto A menos que existan razones especficas en contra, Alto es la opcin que se debera utilizar. Es la configuracin predeterminada. Aunque se ejecutarn las macros de las fuentes de confianza, se le pedir confirmacin para las macros con firma pero desconocidas y se deshabilitarn las macros sin firma.

Medio Las macros de las fuentes de confianza se ejecutarn, pero se le pedir confirmacin para todas las macros desconocidas, incluidas las macros sin firmar.

Bajo Hay que estar totalmente seguro para utilizar esta opcin. No aparecern advertencias ni solicitudes de confirmacin. Se ejecutarn todas las macros.

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Diferentes programas pueden tener configurados distintos niveles de seguridad. Asegrese de comprobar las opciones de Word, Excel y PowerPoint.

Reducir la vulnerabilidad del equipo

La casilla de verificacin para esta funcin est activada de forma predeterminada en la lista Editores de confianza del cuadro de dilogo Seguridad.

Los niveles de seguridad de macros descritos en la seccin anterior interactan con esta funcin. Por ejemplo, aunque el nivel de seguridad de macros est establecido como Muy alto, cuando se activa la casilla de verificacin Confiar en todas las plantillas y complementos instalados, todos los complementos instalados se considerarn de confianza. Tambin se considerarn de confianza las macros de los archivos de algunas carpetas de inicio y carpetas de plantillas. (El resto de las macros se sometern a las condiciones impuestas por las opciones de seguridad).

Cmo le afecta esto? Para reducir la vulnerabilidad del equipo frente a macros perniciosas, debera desactivar la casilla de verificacin Confiar en todas las plantillas y complementos instalados. De lo contrario, las macros y complementos de las carpetas mencionadas se ejecutarn sin pedirle confirmacin.

Desactivar la casilla de verificacin Confiar en todas las plantillas y complementos instalados no implica recibir constantemente advertencias de seguridad acerca de las macros emitidas por Microsoft. Ello se debe a que en la primera advertencia eligi aceptar a Microsoft como editor de confianza.