Pilar de Torres Gimeno

Madrid, Junio 2011

¿Qué necesita la secretaria a lo largo de su vida profesional?

- Introducción: Perfil de la Secretaria - Formación de la Secretaria - Aptitudes de la Secretaria - Cualidades Personales de la

Secretaria

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Introducción: Perfil de la Secretaria

El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. Si no existieran las secretarias (con esta u otra denominación) en una empresa dada, sus labores habrían de ser realizadas por los que hubieran sido sus superiores, que habrían de dedicar parte de su tiempo a esas labores, con el consiguiente menoscabo de las que les son propias.

En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina.

En la actualidad se redefine el antiguo puesto de la secretaria como un nuevo rol de valor integrado con el de su jefe, asociada a la gestión de trabajos especiales y siendo la “interface” de su jefe o departamento con otros departamentos y, especialmente, con los servicios internos de la empresa. Esta redefinición pasa por incorporar el concepto de “Project Management”, porque una secretaria ejecutiva o administrativa hoy coordina tareas, recursos humanos y económicos al servicio de su jefe. Esto implica un cambio importante: antes el rol era reactivo, la secretaria hacía lo que expresamente le pedían; hoy el rol es proactivo, y la secretaria no espera a que le pidan las cosas, se anticipa a lo que se pueda necesitar de ella. Esto puede suceder porque, por un lado, la secretaria está mucho más inmersa en las decisiones de la empresa y, por otro, mucho más informada del entorno empresarial e incluso nacional político y económico.

Los escenarios económicos actuales presentan mucho dinamismo en la competencia de unas empresas con otras. Las exitosas suelen presentar organizaciones bien adaptadas a los requerimientos de sus negocios; en ellas triunfan quienes han sabido organizarse y formar equipos de trabajo que garanticen resultados; y en ellas siempre o casi siempre la Dirección General, o las direcciones en general, cuentan con la colaboración de secretarias ejecutivas

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adaptadas a esta realidad, proactivas, creativas, innovadoras, que saben usar su talento y capacidades.

Podemos decir que en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente de su jefe, siendo capaz de asumir responsabilidades delegadas por éste, con total fiabilidad. Las secretarias son capaces de resolver los asuntos delegados a ellas de manera ejecutiva, haciendo con ello el trabajo más fácil a sus jefes. En definitiva, el cambio ha hecho que las secretarias asistan a sus jefes de manera más amplia y más directa e independiente. Será ella quien, con un mínimo de instrucciones generales, confeccione informes, memorandos y dossiers que le correspondan, y realice las actividades que facilitan el trabajo de sus jefes, con seguridad y eficacia. Para ello también debe conocer, en el grado necesario, las características generales y los hábitos de trabajo del jefe. El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente, en relación al campo de actividad de la empresa en que se encuentre trabajando, ya que cada sector tiene sus propias características. El trabajo administrativo que realice cada secretaria puede ser muy diferente según el campo de actividad de la empresa para la que trabaje, ya que cada sector tiene sus propias peculiaridades.

Para resumir, una buena secretaria debe aproximarse a un perfil que plasme sus responsabilidades, habilidades y destrezas, que le van a permitir facilitar la labor de su jefe y los objetivos de su empresa. El perfil ideal incluiría cualidades personales tales como:

• Personalidad equilibrada y proactiva. • Autoestima positiva. • Capacidad de adaptación a los cambios. • Habilidades comunicativas y de escucha activa. • Capacidad de crear, innovar e implementar. • Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. • Disposición para trabajar en equipo

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. • Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria. • Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas. • Espíritu de superación. • Flexibilidad • Sentido de humor. • Resistencia física y nerviosa.

Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, el perfil ha de incluir una serie de conocimientos técnicos necesarios para desempeñar su función eficazmente como son:

• Técnicas de archivo. • Técnicas de oficina • Uso apropiado del teléfono • Manejo y organización de la agenda • Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa. • Elaboración de informes y presentaciones.

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• Manejo de documentos. • Búsqueda de todo tipo de información en cualquier tipo de soporte. • Conocimiento y dominio del español, así como de, al menos, otro idioma.

El inglés suele ser el segundo idioma más demandado. • Conocimientos de protocolo, tanto social como empresarial.

Formación Algunas empresas piensan que una asistente o secretaria no necesita nada especial para trabajar como tal: sólo se necesita una persona educada y con conocimientos de Office. La realidad es bien distinta: para ser eficiente en su trabajo, la secretaria necesita una serie de capacitaciones técnicas y, casi más importante, una serie de habilidades sociales sobre las que hablaremos más adelante.

Aunque en esta ponencia quiero hablar de lo que se necesita a lo largo de la carrera profesional, creo que debemos dedicar una especial atención al punto de comienzo de la misma: para ejercer una profesión se precisa formación, por lo que vamos a dedicar unos minutos a los caminos instituidos para alcanzar el título “formal” de secretaria. Uno de los primeros problemas que encuentra la futura secretaria para prepararse como tal, es que no es nada fácil encontrar donde hacerlo. Como he dicho al comenzar, algunas empresas (demasiadas, en mi opinión) no dan importancia a la figura de la secretaria, y eso se refleja, precisamente en la escasez de centros donde hacer estudios de secretariado.

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Vamos a dedicar un poco de atención al aspecto legal de la cuestión. Hasta ahora, no sólo en España sino en toda Europa, los estudios de secretariado se encuentran encuadrados dentro de la Formación Profesional. En España la legislación en vigor que afecta a la formación de secretarias, es la siguiente:

1. Real Decreto 1658/1994 de 22 de julio, que define el título de Técnico

Superior en Secretariado y regula su obtención. Este título es de grado superior de nivel profesional, en la rama de Administración y Gestión.

2. Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo. Define que todas las enseñanzas técnicas tendrán un Ciclo Medio y uno Superior; pero hasta hoy (salvo error) no se ha aprobado legalmente un real decreto en el que se desarrollen los estudios de Grado Superior para las secretarias. Sí están desarrollados los estudios de Grado Medio referidos al título de Auxiliar Administrativo, y no al de Secretaria o Asistente propiamente dichos.

3. Real Decreto 1538/2006 de 15 de febrero, que prevé el establecimiento y regulación, en legislación aún por aprobar, del título de Técnico Superior en Asistencia a la Dirección.

4. Real Decreto 1631/2009, de 30 de octubre, donde se regula la enseñanza de Formación Profesional, y se define el título de Técnico en Gestión Administrativa (diferente del título de Administrativo).

5. Orden Ministerial EDU 1999/2010 de 13 de julio, que establece el currículo necesario para obtener el título de Técnico en Gestión Administrativa: requiere haber aprobado todas las asignaturas de 1º de Bachillerato (antes 2º de BUP).

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Este título, de grado medio, no es el mismo que el de Asistente de Dirección.

6. Futuro Real Decreto, aun no aprobado oficialmente, en cuya elaboración participaron diversas Asociaciones de Secretarias. (no se esperan modificaciones significativas respecto al texto conocido hasta ahora). En este futuro Real Decreto se establece y regula, en los aspectos y elementos básicos, el título (de Formación Profesional) de Técnico Superior en Asistencia a la Dirección. Lo dispuesto en el mismo sustituirá al Real Decreto 1658/1994, arriba citado.

Según el mencionado futuro Real Decreto, las ocupaciones y puestos de trabajo que podrán ocupar los Técnicos Superiores en Asistencia a la Dirección serán los siguientes: • Asistente a la dirección.

• Asistente personal.

• Secretario/a de dirección.

• Asistente de despachos y oficinas.

• Asistente jurídico.

• Asistente en departamentos de Recursos Humanos.

Para poder acceder a esta titulación superior, será preciso tener cursado el actual segundo curso de bachillerato, que es equivalente al antiguo COU. Una vez

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obtenido el título de Técnico Superior, se podría acceder a la Universidad, previa realización de un examen de acceso. Asimismo, si se opta por acceder a la Universidad una vez terminado el ciclo superior, se podrán obtener hasta 120 créditos para la convalidación de asignaturas que ya se hubieran cursado dentro del ciclo formativo superior de Asistente de Dirección. En el futuro Real Decreto se recoge asimismo que los nuevos estudios se adecuan a la nueva realidad socioeconómica de la profesión, por lo que se ha añadido como obligatoria la realización de unas prácticas profesionales en empresas durante tres meses, antes de poder obtener el título. Esta es una novedad legislativa ya que, aunque con anterioridad algunos centros formativos ya usaban este sistema de prácticas, desde la publicación de este Decreto tendrá carácter obligatorio. En toda esta legislación que hemos mencionado, no está recogida una de las más insistentes aspiraciones de las secretarias: que nuestra formación sea reconocida como una enseñanza universitaria, con grado de diplomatura. Los legisladores, aunque han comenzado a conocer en mayor medida nuestra profesión gracias a las Asociaciones de Secretarias, no han considerado hasta ahora la conveniencia de dotarla de nivel universitario. Esperemos que esto mejore en el futuro.

Una vez que hemos comentado, en algún detalle, cuáles son los estudios oficiales, vamos a decir dos palabras acerca de los estudios privados. Han existido y siguen existiendo aún en España algunas Escuelas privadas de Secretariado, aunque su número va disminuyendo con el tiempo, ya que el gran intrusismo existente en la profesión, hace que la demanda de estudios de secretariado sea cada vez menor. Por ello, alguna de las grandes escuelas como la Universidad de Deusto, Mary Ward College o el Centro María Berkowska han dejado de impartir estos cursos, aunque se mantienen en activo otras tales como ISSA, Saint Charles o Adams.

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Quiero comentar finalmente que, desde mi punto de vista, la formación es algo esencial, no sólo para comenzar en la profesión, sino también durante toda la duración de la vida laboral. Pero esta formación sólo se puede cursar de manera privada. Consiste básicamente en cursos específicos de mejora de diversos aspectos de la profesión, así como enseñarnos a reconocer y potenciar nuestras capacidades personales. Los cursos más conocidos en España son los organizados por la Universidad Politécnica de Madrid y por la Universidad de Alcalá de Henares.

Aptitudes de la secretaria Cómo ya hemos dicho al definir el perfil, no todo lo que necesita una secretaria para serlo es formación intelectual propiamente dicha, sino que necesita contar con una serie de cualidades, que forman parte de lo que Dan Coleman ha llamado Inteligencia Emocional. Vamos a hablar un poco acerca de este tema.

¿Qué es la inteligencia emocional? La definición más extendida es que se corresponde con la capacidad que tiene uno mismo de recocer sus propios sentimientos y los de losa demás, actuando en consecuencia de manera que se manejan adecuadamente las relaciones que mantenemos con los que nos rodean.

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Se dice que la inteligencia emocional está integrada por 25 de competencias emocionales distintas, de las cuales 12 corresponden a competencias personales y 13 a competencias sociales.

Leyendo diversos libros sobre la inteligencia emocional y sobre las capacitaciones profesionales, me encontré con un comentario que hace Dan Coleman, la persona que más sabe sobre inteligencia emocional. Este defiende que un alto coeficiente intelectual no suele ir acompañado de un alto grado de inteligencia emocional. Si recordamos nuestros tiempos de estudiantes, todos podemos decir que conocíamos a compañeros de clase que fueron muy brillantes durante su vida estudiantil pero, una vez pasaron al ámbito profesional, no lo hicieron de la misma manera, llegando en algunos casos extremos, a fracasar en esta última, por no ser, por ejemplo, capaces de trabajar en equipo o de relacionarse socialmente con los compañeros. Coleman defiende qué al no estar estas habilidades incluidas dentro de los planes de estudios, este fracaso es doblemente incomprensible para la persona que lo sufre ya que todos hemos sido educados en la idea de que la brillantez académica nos hará brillar en la vida profesional.

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Pues bien, una serie de investigaciones que se han desarrollado en este campo han descubierto que el coeficiente intelectual (que es el que provoca que obtengamos calificaciones académicas brillantes) no es una buena medida para medir el rendimiento laboral, sino que existe otra inteligencia distinta de la que se mide con ese coeficiente. La sabiduría popular reconoce estos hechos cuando habla de “inteligentes” y “listos o listillos”. Recordemos que el coeficiente intelectual mide únicamente nuestras capacidades cognitivas y las personas con este índice muy elevado son personas que contribuyen al desarrollo del trabajo; pero existe otro tipo de personas, menos dotadas intelectualmente pero más adaptables a los cambios, con más imaginación y motivación. Pueden actuar como catalizadores del funcionamiento de la empresa y obtener muchos mejores resultados. Todo lo anterior es aplicable a las secretarias. Esto no quiere decir que tengamos un coeficiente intelectual inferior, simplemente lo que intento demostrar es que la inteligencia emocional en un coeficiente elevado es muy necesaria para poder ser una buena secretaria. Esta afirmación se apoya en la definición de las 25 capacidades y por ello las analizaremos para ver cuales le son necesarias a la secretaria para el mejor ejercicio de su profesión:

1. Competencias Personales:

1. Conciencia de uno mismo: Las tres competencias que se encuentran encuadradas en este grupo hacen referencia a la capacidad de saber lo que estamos sintiendo en un determinado momento y de usar nuestras preferencias en la toma de decisiones, basándonos en una evaluación realista de nuestras capacidades y en una sensación bien asentada de confianza en uno mismo. Es importante que la secretaria sepa guardar sus emociones para facilitar que estas no interfieran en las relaciones entre los jefes y en el trabajo diario. Las tres competencias son:

• Conciencia emocional • Valoración adecuada de uno mismo • Confianza en uno mismo

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2. Autorregulación: Las 5 capacidades de este grupo guardan relación con la capacidad de manejar nuestras emociones para que faciliten la tarea que estamos llevando a cabo y no interfieran con ella. Creo que este grupo recoge las competencias más importantes para las secretarias, ya que en el mismo se encuentran encuadrados:

• Autocontrol • Confiabilidad • Integridad • Adaptabilidad

• Innovación

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Competencias Personales

AutorregulaciónAutocontrol ConfiabilidadIntegridadAdaptabilidadInnovación

Aptitudes de la secretaria

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Competencias Personales

MotivaciónMotivación de logro CompromisoIniciativa y capacidad de trabajoOptimismo

Aptitudes de la secretaria

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3. Motivación: Estas cuatro competencias se refieren a nuestra capacidad de aplicar las preferencias para obtener nuestros objetivos, ayudarnos a tomar iniciativas, a ser más eficaces y perseverar a pesar de los contratiempos y las frustraciones que se presenten.

• Motivación de logro • Compromiso • Iniciativa y capacidad de trabajo • Optimismo

2. Competencias Sociales:

1. Empatía: Este grupo de cinco competencias supone el darse cuenta de lo que están sintiendo los que nos rodean, ser capaces de ponerse en su lugar y de cultivar la relación y sintonizar con una amplia diversidad de personas. Este es otro de los grupos esenciales para una secretaria ya que debe de tener empatía tanto con el jefe como con el cliente para poder realizar mejor su trabajo. Las principales capacidades empáticas son: • Comprensión de los demás • Desarrollo de los demás • Orientación hacia el servicio • Aprovechamiento de la diversidad • Conciencia política

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Competencias Sociales

EmpatíaComprensión de los demásDesarrollo de los demásOrientación hacia el servicioAprovechamiento de la diversidadConciencia política

Aptitudes de la secretaria

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2.Habilidades sociales: Tienen que ver con la capacidad de manejar bien las emociones, interpretando bien las situaciones, interactuar fluidamente y utilizar estas habilidades para persuadir, dirigir, negociar, y resolver disputas, cooperar y trabajar en equipo. Podemos definir este grupo de cualidades de un modo coloquial llamándolas "mano izquierda” y esta es una característica casi inherente al trabajo de secretaria.

• Influencia • Comunicación • Liderazgo • Catalización del cambio • Resolución de conflictos • Establecimiento de vínculos • Colaboración y cooperación • Habilidades de equipo

El poseer un alto coeficiente de inteligencia emocional presupone que se dispone de un alto potencial para aprender habilidades prácticas de cualquiera de los grupos anteriores, pero, al igual que dijimos con el coeficiente intelectual, esto no garantiza que la persona aplique sus competencias a su desempeño laboral. Por ejemplo, una persona con gran capacidad de empatía puede que no sepa aplicarla al trabajo diario. Todos tenemos todas estas competencias en mayor o menor grado. Aunque como el mismo Coleman dice, para un buen desempeño laboral basta con ser bueno en, al menos, seis de dichas competencias, siempre que estén distribuidas entre los cinco grupos anteriores. Además, según el trabajo que se desarrolle, se valorarán más unas competencias que otras.

Cualidades Personales

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos, le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo. Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer se encuentran las siguientes:

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Discreción.- Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información que conoce.

Puntualidad.- Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el desarrollo de las labores encomendadas.

Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.

Rigor y orden.- Una secretaria siempre debe ser ordenada, prestando especial atención al detalle.

Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.

Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.

Buena voluntad.- Toda organización requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran.

Dedicación y disponibilidad.- Debe tener flexibilidad para adaptar los horarios y las necesidades del jefe, negociando el tiempo presencial en caso necesario y saber utilizar en beneficio de ambos los medios informáticos existentes.

Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su presentación debe ser impecable.

Previsión.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la organización.

Sinceridad.- La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite.

Buena educación.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.

Iniciativa.- Debe tener autonomía para organizar reuniones, manejo de agenda y en general para desarrollar todas sus funciones, anticipándose en la solicitud de información para poder preparar la documentación inherente a su trabajo.

Adaptación.- Debe adaptarse a su jefe en el ritmo y manera de trabajar, de comunicar, de presentar los documentos.

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Una vez que hemos analizado las competencias profesionales y las personales de la secretaria, vamos a hacer un último análisis de la utilización de las mismas.

Hay quienes afirman que una buena secretaria nace, no se hace; otros, por el contrario, estiman que cualquier chica perseverante y con ánimo de superación puede alcanzar el nivel adecuado. Pero todos los altos directivos coinciden, (por la cuenta que les trae), en que la secretaria -en especial si es de dirección- constituye un elemento vital para poder desempeñar su trabajo con plena eficacia. Nos serviría de ejemplo de esta actitud una frase que dijo Luis del Olmo hace unos meses en un programa de televisión. Estaban hablando sobre su carrera profesional y lo que dijo como colofón a su intervención fue “Yo no podría haber hecho ni la mitad de lo que hecho en la vida si no fuera gracias a la ayuda de María, mi secretaria. Es más, el día que ella se retire, yo dejaré de trabajar”

De todas maneras, como ya dijimos al hablar de formación, es un hecho que la importancia del puesto de secretaria sigue sin ser comprendida cabalmente por muchos directivos y, sobre todo, por los departamentos de Recursos Humanos. Al menos en España, aún persiste en muchas empresas -aunque cada vez menos - la visión de secretaria igual a señorita que mantiene al día la agenda de su jefe, contesta y filtra las llamadas al mismo, mecanografía y archiva sus cartas, echa una mano en su administración, y poco más. No se tiene en cuenta que buena parte de esas tareas administrativas hoy pueden ser desempeñadas por programas informáticos, o que las funciones del correo electrónico permiten que los jefes transmitan comunicaciones directamente sin acudir al dictado. Ejemplos de este tipo, sobran. De hecho, podríamos recordar que cada vez que se desarrollan nuevos elementos tecnológicos para el trabajo de las secretarias, se proclama que las mismas van a desaparecer y eso no ocurre.

Resulta entonces un tanto paradójico que la visión que el gran público tiene de una secretaria y de sus funciones evolucione con tanta lentitud, frente a un panorama real que muestra a una persona eficaz, dinámica y con capacidad de parcial liderazgo, que asume a diario y sin complejos, todo tipo de retos profesionales para ayudar a su jefe en múltiples tareas, aumentando (quizá multiplicando) así el rendimiento del mismo.

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En efecto las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras, que pasan a ser realizadas por otros medios tecnológicos. Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la información y de la comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de hábitos y conceptos de la gestión empresarial. Según algunas personas dedicadas a la selección, "una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja; además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que previamente desarrollan o pueden desarrollar sus jefes. En otras palabras, es el brazo derecho del directivo, pudiéndolo sustituir en ciertos casos, por ejemplo cuando éste esté ausente. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe...incluso en alguna ocasión puede llegar a asistir a alguna reunión en su representación".

Ahora bien, para llegar a desarrollar todo el potencial de la secretaria, hay que tener en cuenta que delegar constituye una de las tareas más difíciles no sólo para un directivo, sino para cualquier persona. Jefes o directivos sólo delegan cuando encuentran una profesional en la que pueden hacerlo.

Una persona que acepta una delegación, debe poseer las competencias necesarias para llevarla a cabo (por supuesto, muchas secretarias son capaces de hacerlo). Como fondo, hay que tener muy claro que la secretaria trabaja integrada en un equipo, y las buenas relaciones personales dentro del mismo facilitan el trabajo.

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La actitud de una buena secretaria podría plasmarse en una frase: ¿Cómo puedo ayudar a mi jefe utilizando al máximo mis capacidades?

Una vez hemos recordado la definición de secretaria, observamos que la misma debe poseer habilidades personales, como: saber comunicarse, conocer cuáles son las tarea específicas de los directivos, saber qué cargo desempeña su jefe en el marco de la organización y cuáles son sus responsabilidades, y saber trabajar en equipo de forma eficaz e intensa. Además, debe saber establecer buenas relaciones personales internas en la empresa y externas, tener conocimientos de técnicas de interrelación como la asertividad. Y además están el protocolo, las actividades sociales: saber recibir una visita; saber presentar a un directivo cuando es necesario que ella lo haga; organizar reuniones; atender a los asistentes a las reuniones organizadas por su jefe; hacer el seguimiento de las acciones acordadas en las reuniones; etc., etc.

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A modo de Conclusión

Ser secretaria es más una profesión que un oficio, mucho más que un trampolín para acceder a otros puestos y muchísimo más que un pasatiempo. A lo largo de toda esta exposición hemos hablado de las necesidades que tiene una persona para poder llegar a ser una buena secretaria o asistente de dirección a lo largo de su vida profesional. Como habéis visto, nos hemos referido únicamente a los aspectos intangibles de la misma, sin hablar en profundidad de los conocimientos necesarios ya que la parte intelectual está sobradamente estudiada. Pero es la parte emocional la que hace que pensemos que muchas de las personas que eligen la profesión de secretaria y que no son felices en ella, pueden quizás carecer de las cualidades emocionales adecuadas para esta profesión. Esta infelicidad puede estar relacionada con el intrusismo profesional en el secretariado. Tras ver que la secretaria tiene un perfil de inteligencia emocional muy marcado, aquellas personas que se correspondan con ese perfil, aun sin tener la preparación específica de que hemos hablado, podrán realizar las funciones de secretaria más fácilmente que quienes no lo tengan.

Y, aunque nos pese, quienes, aún habiendo realizado satisfactoriamente los estudios de secretariado, no poseen las características emocionales adecuadas, no podrán ser buenas secretarias, no se sentirán cómodas en su puesto e intentarán constantemente pasar a otro.

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Para terminar, quisiera que nos hiciéramos una reflexión: los médicos, los enfermeros, los técnicos, y otras muchas profesiones tienen su propio órgano colegial, donde se tratan los temas profesionales y se intenta mejorar la situación de la profesión. ¿Por qué las secretarias no lo tenemos? Las Asociaciones están realizando esas funciones colegiales en mayor o menor medida, pero, para que tengamos la necesaria representatividad, sería bueno que todas nos asociáramos a alguna de ellas.

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Anexo: Explicación de las competencias • Conciencia emocional: implica el ser capaces de estar atentos a cada

sutil señal que nos indique lo que estamos sintiendo, y descubrir sus causas reales, de modo que podamos mantener nuestras emociones en perspectiva. Es importante que la secretaria sepa guardar sus emociones para facilitar que estas no interfieran en las relaciones entre los jefes y en el trabajo diario.

• Valoración adecuada de uno mismo: Esperar que los otros aprueben todo lo que hacemos (que es lo que somos) puede llevarnos una vida o gran parte de ella. Y este es un precio muy alto porque, en definitiva, todo lo que tenemos es a nosotros mismos. Las secretarias sabemos bien lo que es no recibir la adecuada valoración a nuestro trabajo ya que, en muchas ocasiones, se atribuye la autoría del mismo al que presenta el documento final.

• Confianza en uno mismo: A esta cualidad también se la denomina asertividad. Hay que tener siempre presente que no existe un único modelo de persona y aprender a convivir con las propias imperfecciones físicas. Las secretarias debemos tener la seguridad de que las decisiones que tomamos en ausencia de nuestros jefes son las adecuadas, ya que una duda sobre las mismas haría que las decisiones no fueran eficaces.

• Autocontrol: Es la capacidad de mantener bajo control las propias emociones e impulsos conflictivos. Creo que ninguna secretaria podrá negar que por su cabeza en alguna ocasión ha pasado por su cabeza la frase “Lo dejo todo y que se saquen ellos las castañas del fuego”, pero tras respirar hondo, ha dominado esa emoción y ha continuado con una sonrisa más o menos amplia.

• Confiabilidad: Se puede definir como la capacidad de una persona de realizar su función de la manera prevista. De otra forma, la confiabilidad se puede definir también como la probabilidad en que una persona realizará su función prevista sin incidentes por un período de tiempo especificado y bajo condiciones indicadas. La mejor definición que se me ocurre para aplicar a esta situación es “Lo dejo todo en tus manos” dicha por nuestro jefe.

• Integridad: puede definirse como una cualidad de la persona que la faculta para tomar decisiones sobre su comportamiento por sí misma. Se predica de todos los individuos en cuanto tales. Está muy relacionada con la concepción del sujeto de sí mismo: sus comportamientos, creencias y forma de actuar. Podemos recordar que la secretaria es la depositaria de los secretos de la compañía y de su propio jefe, por lo que deberá ser una persona íntegra para no obtener beneficio propio ni para sí ni para sus familiares y amigos por la información así obtenida.

• Adaptabilidad: Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición

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favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo. Simplemente podemos recordar la adaptación necesaria, tanto al ánimo y costumbres del jefe como al de los clientes, tanto internos como externos. Se espera que adaptemos nuestros planes personales a las necesidades de la empresa y además, que parezca que no nos causa la más mínima molestia.

• Innovación: Búsqueda de nuevos métodos de trabajo, cambio de hábitos para mejorar rendimiento y resultados. Y ¿Quién no recuerda la aplicación de alguna técnica imaginativa para poder obtener la solución a algún problema?

• Motivación de logro: Esforzarse por mejorar o satisfacer un determinado criterio de excelencia. Este tipo de motivación conduce a metas e impulsos más elevados, ya que las personas trabajan mejor y alcanzan adelantos más sobresalientes. Podemos decir que la motivación por logros es un impulso por vencer desafíos, avanzar y crecer. Muchas veces, lo único que queremos es un sencillo ·Buen trabajo”, “Bien hecho” o “Gracias”

• Compromiso: Secundar los objetivos de un grupo u organización. Creo que un claro ejemplo de secundar objetivos es el “problema” que surge a muchas secretarias que mezclamos los tiempos verbales y hacemos nuestros los objetivos de nuestros jefes, eso sí, sin recibir la recompensa que ellos reciben.

• Iniciativa y capacidad de trabajo: Se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa siempre se anticipará a las necesidades de su jefe, pero lo hará con precaución y criterio.

• Optimismo: Persistencia en la consecución de los objetivos a pesar de los obstáculos y los contratiempos. ¿Hablamos de “al mal tiempo, buena cara”? Una secretaria nunca se deja hundir por las dificultades, busca todas las soluciones antes de darse por vencida.

• Comprensión de los demás: Tener capacidad de captar los sentimientos y puntos de vista de otras personas e interesarse activamente por las cosas que les preocupan. El ejemplo más sencillo de esta capacidad de comprensión de los demás sería la llamada telefónica del cliente que no sabe explicar lo que quiere pero que, no sabemos cómo, la secretaria consigue averiguar y orientar en la dirección correcta.

• Desarrollo de los demás: Continuando con el ejemplo anterior, esta capacidad es la que utiliza la secretaria para hacer que el cliente consiga explicarle el problema, de forma que el cliente cree que es el mismo el que ha sido capaz de explicarlo sin ayuda ninguna.

• Orientación hacia el servicio: Anticiparse, reconocer y satisfacer las necesidades de los clientes y, por supuesto, de nuestro principal cliente: el jefe.

• Aprovechamiento de la diversidad: Aprovechar las oportunidades que nos brindan diferentes tipos de personas. Si tenemos en cuenta la cantidad de personas con las que contacta la secretaria a lo largo de

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vida laboral, podrá mejorar su formación personal si aprende de las características diferentes que tienen sus contactos, dándole nuevas perspectivas de los asuntos.

• Conciencia política: Capacidad de darse cuenta de las corrientes emocionales y de las relaciones de poder subyacentes en un grupo.

• Influencia: consiste en tener adecuadamente en cuenta las emociones de los demás. Tener influencia es estar capacitado para convencer a los otros del punto de vista propio. Podemos definir esta cualidad de un modo coloquial llamándola "mano izquierda” y esta es una característica casi inherente al trabajo de secretaria.

• Comunicación: es el proceso humano más importante después de alimentarnos. La mala comunicación causa discrepancias, conflictos y malos entendidos. Somos más propensos a escuchar a aquellas personas que nos inspiran confianza, o que tienen prestigio para nosotros.

• Liderazgo: Liderar es el arte de influir sobre los demás para trabajar conjuntamente y con entusiasmo en el logro de objetivos comunes. El profesional del secretariado no ejerce, a primera vista, una posición de liderazgo en la empresa. Generalmente no ejerce un poder real en ningún ámbito. Sin embargo, esta es una impresión cuanto menos engañosa, la realidad es que los profesionales del secretariado pueden y deben ejercer una posición de liderazgo en su ámbito de actuación. En muchos casos, representan a los directivos, y en otros han de liderar equipos de trabajo.

• Catalización del cambio: Las personas que tienen esta competencia reconocen la necesidad de cambiar y lo promueven. Por no repetirnos, simplemente recordemos la utilización de la “mano izquierda”.

• Resolución de conflictos: La negociación es inherente a la persona y se entiende como un proceso estructurado y racional para alcanzar acuerdos, resolver diferencias o defender los propios intereses. Me gustaría que levantara la mano quien no haya cambiado las palabras de una reclamación a la hora de transmitirla a su jefe o al transmitirle el mensaje de un cliente malhumorado. ¿Quién no ha suavizado la respuesta del jefe hacia el cliente para evitar que el cliente deje de serlo?

• Establecimiento de vínculos: La secretaria debe establecer vínculos de forma continua en su trabajo: en primer lugar con el jefe para que la famosa relación jefe-secretaria tenga lugar; también debe desarrollarlo con sus iguales para obtener una relación de camaradería y con los clientes para que estos obtengan una sensación de familiaridad y trato preferencial.

• Colaboración y cooperación: El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de trabajo.

• Habilidades de equipo: No necesita ejemplo ya que el trabajo con el jefe es un equipo de dos.

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