“Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad”

CARRERA PROFESIONAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO

TRABAJO TEÓRICO PRÁCTICO

Presentado por:

FLORES ELESCANO, Kathlin Isamar

Para Optar el Título de:

PROFESIONAL TÉCNICO DE SECRETARIADO EJECUTIVO

Huancayo – Perú

2012

PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE ARCHIVOS MEDIANTE TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS EN EL ÁREA DE

CONTABILIDAD DE LA EMPRESA TRANSPORTE TURISMO CENTRAL S.A.C

Asesora:

Lic. Guilliana Dávila Yupanqui

A: Mis padres por brindarme apoyo moral, como económico en mi realización profesional.

ÍNDICE

Portada i

Asesoría ii

Dedicatoria iii

Índice iv

Introducción vi

Capítulo IASPECTOS GENERALES

1.1 Datos generales de la Institución……………………………………….....1

1.2 Breve reseña histórica de la institución…………………………………...2

1.3 Actividades de la institución…………………………………………………3

1.4 Ubicación estructural del área de prácticas (Organigrama)…………….7

1.5 Ejecución de las prácticas…………………………………………………..8

1.5.1 Inicio

1.5.2 Término

1.6 Total de horas……………………………………………………………....8

1.7 Autoridad o Jefatura de dependencia de las prácticas…………….….8

Capítulo IIDESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES REALIZADAS

2.1 Funciones del Área de puesto donde se realizó las Prácticas………..9

2.2 Métodos, técnicas e instrumentos utilizados…………………………...11

2.3 Descripción operativa de las funciones ejecutadas…………………...15

2.4 Dificultades………………………………………………………………….16

2.5 Logros alcanzados…………………………………………………………17

Capítulo IIIAPORTES DE LA PRACTICANTE

3.1 En el aspecto Cognoscitivo (Conocimiento)…………………………….19

3.2 En el aspecto Procedimental (Mejora de Proceso)…………………….26

3.3 Aspecto Actitudinal…………………………………………………………38

CONCLUSIONES………………………………………………………………39

SUGERENCIAS………………………………………………………………...40

BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………...41

v

INTRODUCCIÓN

El presente informe de prácticas finales titulado MEJORAMIENTO DE

ARCHIVOS MEDIANTE TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS EN EL ÁREA DE

CONTABILIDAD DE LA EMPRESA TRANSPORTE TURISMO CENTRAL S.A.C;

da cuenta de las funciones realizadas en el periodo 2012.

Los objetivos de la práctica fueron:

Mejorar las técnicas archivísticas para su adecuado procedimiento y

ordenamiento mediante el uso de las siguientes técnicas (cronológica y

alfabéticamente).

Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante capacitaciones

al personal del área para su adecuado procedimiento.

Evaluar la organización de archivos en el área, para su conservación

mediante los diferentes tipos de archivamiento.

Los métodos que se han empleado para redactar el presente informe son: el

Método Descriptivo, se utilizó para describir los tipos de Archivamiento utilizados,

Cronológicamente, así como el método Comparativo porque nos permitió establecer

diferencias entre la anterior gestión y la implementada por la que suscribe.

Las Técnicas que se han empleado son la Entrevista para saber el grado de

conocimiento del personal sobre las Técnicas de Archivamiento, la Encuesta se

utilizó para tener información necesaria sobre la satisfacción sobre el archivamiento

que se debe tener a cada documento, así mismo se utilizó la técnica de

Observación para conocer más sobre las causas y consecuencias que tiene cada

personal al no conocer las técnicas archivísticas, donde buscaremos soluciones

para su protección.

El informe consta de tres capítulos, el primero describe los aspectos

generales de la Empresa de Transporte Turismo; el segundo capítulo la descripción

de las funciones realizadas como Secretaria Administrativa en la Área de

Contabilidad; y el tercer capítulo, los aportes tanto cognoscitivos, procedimentales y

actitudinales como trabajadora y practicante desempeñados desde el 2 de mayo

hasta el 15 de agosto del 2012, en el horario de lunes a viernes de 8:00 am a 1 pm.

Finalmente, agradezco al Lic. Roger Martínez Meza por su apoyo profesional

desinteresado durante el trabajo que desempeñé en la Oficina del Área de

Contabilidad.

La autora.

vii

Capítulo I

ASPECTOS GENERALES

1.1 Datos Generales de la Institución

Razón Social : Empresa de Transporte Turismo

Central S.A.C

Representante Legal : Oscar Roberto Ávila Cajahuanca

Jefe Inmediato : Roger Martínez Meza

Área : Oficina de Contabilidad

Dirección : Jr. Ayacucho Nº 274

Departamento : Junín

Provincia : Huancayo

Distrito : Huancayo

1.2 Breve reseña histórica de la institución

La Empresa de Transportes y Representaciones TURISMO CENTRAL

S.A.C, nace un 25 de agosto de 1994, en ese entonces el directorio se

conformó de la siguiente manera: Presidente de Directorio Sr. Oscar Roberto

Ávila Cajahuanca, Gerente General Sr. Juan Ávila Galarza y como Gerente

Administrativo Srta. Vilma Ávila Cajahuanca. Plantearon en forma visionaria y

objetiva una idea empresarial y tomaron la decisión de constituir la Empresa,

inscribiéndolo el día 26 de agosto de 1994 en la ficha 46, folio 78, Asiento 1 de

los Registros Públicos de la Provincia de Huancayo.

Es así que el día 01 de Setiembre de 1994 se da inicio a las

operaciones comerciales, con dos concesiones de ruta que comprendía de

Huancayo–Huánuco, Huancayo–Tingo María y viceversa, los servicios se

prestaban con dos vehículos de propiedad de la empresa, que debido al

incremento de las necesidades de los clientes y el buen servicio que se

brindaba, se llegó a contratar vehículos de propiedad de terceros

(comisionistas).

En el año de 1997, nuestra empresa tiene una reestructuración

organizacional donde se incorporan nuevos accionistas, la Srta. Gladys Ávila

Cajahuanca y el Sr. Juan Carlos Ávila Cajahuanca accionistas que vienen

trabajando hasta la fecha en forma empresarial, con planes y estrategias de

gestión comercial, estableciendo metas y objetivos que permitan el crecimiento

ordenado y sostenido, que implica la buena aceptación de nuestros usuarios y

pobladores de las regiones donde contamos con nuestras agencias, para el

progreso y desarrollo de la empresa.

A la fecha han transcurrido 14 años de permanencia en el mercado

empresarial; siguiendo por el camino de la prosperidad demostrando a sus

clientes una orientación al servicio, mejora continua de nuestros procesos,

capacitación de nuestro recurso humano, tecnología de punta en la

2

implementación de nuevas unidades de transportes, así como, en los sistemas

de información de nuestra empresa.

Empresa que siempre se ha identificado con los usuarios de la Selva

Central, Selva Oriental, Lima y Ayacucho zona Sur.

1.3 Actividades de la Empresa

La Empresa de Transportes y Representaciones TURISMO CENTRAL S.A.,

con asiento en la Provincia de Huancayo- Región Junín - Perú, dedicada al

servicio de transporte de pasajeros a nivel interprovincial, somos conscientes

que para ser líder en el mercado, debemos brindar un servicio cuya calidad

tenga su respaldo en un sistema de Gestión que integre los recursos

disponibles y le permita lograr la plena satisfacción de sus clientes. Para el

cumplimiento de las actividades se establecen los siguientes principios:

Promover, desarrollar e implementar el Sistema de Gestión de Calidad

asegurando el cumplimiento y aseguramiento de los requisitos de la

Norma ISO9001.

Gestionar los recursos humanos en el marco de un proceso de mejora

continúa que permite obtener una mayor eficacia en la gestión.

Haciendo especial hincapié en el desarrollo de las competencias

necesarias del personal.

Asumir una aptitud proactiva y empática para prevenir las causas que

puedan dar origen a inconformidades en la atención a nuestros

clientes.

El cumplimiento permanente de los compromisos asumidos, la mejora

continúa de los procesos y la superación de las expectativas de los

clientes son la base para lograr un adecuado funcionamiento de la

empresa.

Involucrar a las partes interesadas de la empresa en socios de su

calidad, desarrollo y rentabilidad.

3

1.4 Filosofía de la Empresa

Empresa líder con la clara convicción de brindarle un servicio de calidad

acorde a las necesidades y exigencias que el cliente merece.

El éxito de Turismo Central S.A.C, es el resultado de una constante

innovación, planeamiento, creatividad y desarrollo de nuestros servicios, con

el incansable afán de sustentar siempre nuestra filosofía y misión: Clientes

satisfechos.

1.4.1 Misión

"Somos una empresa comprometida con el transporte de pasajeros, a

nivel regional y nacional, tenemos el mejor servicio, puntualidad,

seguridad, buses modernos, comodidad, terminal moderno, relación

precio-calidad, estructurando ofertas y promociones en convenio con

nuestros socios estratégicos, que permitan obtener niveles de

competitividad y rentabilidad”.

1.4.2 Visión

"Ser una organización competitiva, con liderazgo a nivel regional y

nacional, reconocida por su alto nivel de calidad, atención al cliente y

seguridad en los servicios de transporte de pasajeros, con

compromiso social que contribuya al desarrollo e integración de

nuestros pueblos".

1.4.3 Valores

Los siguientes principios y valores serán orientadores de la conducta,

y de todas nuestras acciones y decisiones en el que hacer de la

Empresa. Creemos en los siguientes valores empresariales:

4

CALIDAD – PRODUCTIVIDAD

Brindar un buen servicio desde el principio, cumpliendo con la cadena

de responsabilidades, satisfaciendo las necesidades del cliente. Es

lograr resultados al menor costo, optimizando la utilización de

recursos, que son escasos y costosos, buscando la mejora continua y

la rentabilidad de nuestra empresa. Somos una organización que

considera que el éxito se alcanza trabajando con responsabilidad por

la tarea bien hecha y con un profundo compromiso por mejorar

constantemente la calidad en los servicios que brindamos.

MORALIDAD DE LOS ACTOS

Es actuar respetando la ley, la legislación y los reglamentos internos,

sin incurrir en actos deshonestos o de dudosa negociación,

respetando el derecho de los demás, evitando sacar ventaja de

nuestra posición empresarial, operaciones empresariales honestas,

llevar a cabo las operaciones empresariales con integridad y una

conducta laboral ética, que resulta fundamental para el logro de

nuestros objetivos.

ORIENTACIÓN HACIA EL SERVICIO AL CLIENTE

Una permanente actitud de respeto, preocupación, pro actividad, y

alto sentido de colaboración ante los requerimientos de los clientes,

internos, externos y consumidores finales. Nuestros clientes y el

mercado son la fuerza que guía todo lo que hacemos. Buscamos

satisfacer sus necesidades e impresionarlos, haciéndoles fácil el uso

de nuestros servicios el trabajar con nosotros, brindándoles los

servicios que desean y desarrollando una excelente relación con

nuestros usuarios (fidelización).

5

RESPETO AL MEDIOAMBIENTE

Es actuar en armonía con el entorno ecológico, promoviendo la

conservación de la naturaleza, requerimiento básico para lograr

mejores condiciones de vida en el futuro.

SEGURIDAD

Es buscar la seguridad e Idoneidad en el desempeño de las labores,

cuidando la vida y la salud de las personas, instalaciones, mobiliario y

el buen uso de los recursos que disponemos.

TRABAJO EN EQUIPO

El personal debe comprometerse con las metas empresariales,

generando el interés colectivo por los resultados y por lograr un buen

clima laboral y organizacional.

6

1.5 Ubicación estructural del área de prácticas (Organigrama)

7

1.6 Ejecución de Trabajo

1.6.1 Inicio

02 de Mayo de 2012

1.6.2 Término

Trabajo Activo

1.6.3 Total de horas:

460 Horas.

1.7 Autoridad o jefatura de dependencia del Trabajo

Responsable del Área: Sr. Roger Martínez Meza

8

Capítulo II

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES REALIZADAS

2.1 Funciones del Área de Puesto donde realizó las Práctica

2.1.1Objetivo General de la Contabilidad

Proporciona información de hechos económicos, financieros

y sociales suscitados de la empresa; de forma continua, ordenada y

sistemática, con relación a sus metas y objetivos trazados, con el

objeto de llevar CUENTA Y RAZÓN del movimiento de las riquezas

privadas con el fin de conocer sus resultados, para una acertada

toma de decisiones.

Obtener en cualquier momento información ordenada y sistemática

sobre el movimiento económico y financiero dela empresa.

Establecer en términos monetarios, la información histórica o

predictiva, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que

dispone la empresa.

Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones de

ingresos y egresos.

Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara de la

situación financiera de la empresa.

Prever con anticipación las probabilidades futuras de la empresa.

Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo

económico.

Servir como comprobante fidedigno, ante terceras personas de

todos aquellos actos de carácter jurídico en que la contabilidad

puede tener fuerza probatoria conforme a Ley.

Proporcionar oportunamente información en términos de unidades

monetarias, referidas a la situación de las cuentas que hayan tenido

movimiento hasta la fecha de emisión.

Suministrar información requerida para las operaciones de

planeación, evaluación y control, salvaguardar los activos de la

institución y comunicarse con las partes interesadas y ajenas a la

empresa.

Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y

operacionales, y ayudar a coordinar los efectos en toda la

organización.

2.1.2 Funciones del Área de Contabilidad

10

11

Verificación de los comprobantes de pago de las diferentes

agencias a nivel nacional.

Ingreso de los comprobantes de pago al sistema (Boleta de

Ventas, Facturas, Boletas de Encomienda, Guías de Remisión,

Etc.)

Elaborar y evaluar los ingresos y egresos que cuenta dicha

empresa, al igual a las diferentes agencias.

Elaboración de Cajas Diarias, a través de liquidaciones de pasajes

y encomiendas que se dan a diario.

Supervisión y Control de las ventas.

Elaboración de informes semanales (reporte de ventas y gastos)

2.2 Métodos, técnicas e instrumentos utilizados

2.2.1 Métodos

Método Descriptivo

Consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes

predominantes a través de la descripción exacta de las actividades,

objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección

de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que

existen entre dos o más variables.1

OBJETIVO Nº1

Mejorar las técnicas archivísticas para su adecuado procedimiento y

ordenamiento mediante el uso de las siguientes técnicas

(cronológica y alfabéticamente).

El método descriptivo se utilizó en analizar el estado actual

de los documentos, para describir las condiciones que tenían, donde

1Deobold B. Van Dalen y William J. Meyer,Manual de técnica de la investigacióneducacional.pág. 55

12

se plasmó las diferentes técnicas a través de un procedimiento y

ordenamiento.

Método Comparativo

Método que permite conocer la totalidad de los hechos y

fenómenos de la realidad estableciendo sus semejanzas y

diferencias en forma comparativa. Los resultados de las

comparaciones metodológicas nos llevan lógicamente a encontrar la

verdad.

Método comparativo. Involucra la comparación de diferentes

tipos de instituciones o grupos de gente para analizar y sintetizar

sus diferencias, así como sus similitudes. Se parte del supuesto de

que estas divergencias y similitudes permiten conocimientos

precisos de ciertos fenómenos, instituciones, estructuras y culturas.2

OBJETIVO Nº2

Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante

capacitaciones al personal del área para su adecuado

procedimiento.

El método comparativo se utilizó para comprobar un antes y

un después en cuanto al archivamiento, mediante capacitaciones

para así promover constantemente las diferentes técnicas de

archivo.

Método Analítico-Sintético

2http://es.wikipedia.org/wiki/Investigaci%C3%B3n_comparativo

13

El Método analítico es aquel método de investigación que

consiste en la desmembración de un todo, descomponiéndolo en

sus partes o elementos para observar las causas, la naturaleza y los

efectos.3

OBJETIVO Nº3

Evaluar la organización de Archivos en el Área, para su

conservación mediante los diferentes tipos de Archivamiento.

El método analítico- sintético se utilizó para identificar, analizar

y evaluar la organización de los documentos para su conservación

mediantes los tipos de archivamiento.

2.2.2 Técnicas

Técnica de Entrevista

Este procedimiento es altamente valioso y útil para recabar

informaciones actualizadas que probablemente no están disponibles

en las publicaciones escritas.Toda entrevista es una conversación

entre dos o más personas, según la modalidad aplicada, que tiene

propósitos investigativos y profesionales de Obtención deinformación

individual o grupal.4

Esta técnica se utilizó para conocer con mayor información sobre el

archivamiento que se daba a cada documento mediante preguntas

abiertas, estas preguntas se realizaban a todo el personal del área de

contabilidad.

3http://www.eumed.net/libros/2007a/257/7.1.htm4http://www.elnuevodiario.com.do/app/article.aspx?id=106667

14

Técnica de Encuesta

La encuesta es una técnica destinada a obtener datos de

varias personas cuyas opiniones impersonales interesan al

investigador. 5

Esta técnica se utilizó para realizar consultas con mayor

profundidad que es lo que realmente afectaba el orden en los

diferentes documentos, donde plasme preguntas abiertas y cerradas,

a todo el personal del área de contabilidad.

2.2.3 Instrumento

Entre el instrumento que nos permitirá analizar las técnicas se

cuenta:

Guía de entrevista

Para el responsable del área de contabilidad, para poder

conocer a profundidad lo que viene realizando por el área.(VER

ANEXO 1)

Guía de observación

Para los responsables en el archivamiento de los documentos,

para conocer alguna dificultad o sugerencia que tengan. (VER

ANEXO 2)

Cuestionario

5http://www.xtec.cat/~cmunoz/recerca/encuesta.htm

15

Para los responsables del área de administración para

conocer el grado de sugerencia que puedan tener respecto a

nuestra área.(VER ANEXO 3)

2.3 Descripción operativa de las funciones ejecutadas como Trabajadora

Se cumplió con lo siguiente:

Verificación de los comprobantes de pago de las diferentes agencias a

nivel nacional.

Actualmente se sigue realizando las verificaciones de los comprobantes de

pago, con la finalidad de controlar cuánto se ha vendido en cada agencia,

esta verificación se hace adiario.

Ingreso de los comprobantes de pago al sistema (Boleta de Ventas,

Facturas, Boletas de Encomienda, Guías de Remisión, Etc.)

Se elabora diariamente un registro de los comprobantes de pago con el

objetivo de facilitar la labor de revisión de datos que se encuentran en el

sistema contable.

Elaborar y evaluar los ingresos y egresos que cuenta dicha empresa,

al igual a las diferentes agencias.

Controlamos los ingresos y egresos que cuenta la empresa semanalmente,

con el objetivo que cada agencia obtenga un registro contable de las

actividades realizadas.

Elaboración de Cajas Diarias, a través de las liquidaciones de pasajes

y de encomiendas que se realiza a diario.

Una de las formas de mejorar los controles sobre el efectivo es separar

las funciones recepción y desembolso. Este se puede manejar con el

16

sistema contable donde controlamos las liquidaciones de pasajes y de

encomiendas a través de las cajas diarias.

Supervisión y Control de las ventas.

La supervisión empieza el día revisando e imprimiendo tanto la cuota diaria

como los saldos y realizamos un control de ventas con la finalidad de

estudiar el mercado al que nos dirigimos.

Elaboración de informes semanales (reporte de ventas y gastos).

Realizamos declaraciones que describe las cualidades de un evento que se

suscitó en la empresa tales como recomendaciones, sugerencias u

otras conclusiones que indican posibles acciones futuras dentro de la

empresa.

2.4 Dificultades

A. Mejorar las técnicas archivísticas para su adecuado procedimiento y

ordenamiento mediante el uso de las siguientes técnicas (cronológica

y alfabéticamente).

Falta de puntualidad del personal administrativo y del área de

contabilidad para dar inicio a una reunión extraordinaria.

Falta de información de las técnicas archivísticas.

Falta de motivación a toda el área.

B. Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante

capacitaciones al personal del área para su adecuado procedimiento.

Insuficiente información sobre las técnicas archivísticas para la toma

de decisiones.

Falta de Trabajo en equipo.

17

Falta de concentración por parte del personal.

Inasistencia de algunos miembros del área.

C. Evaluar la organización de Archivos en el Área, para su conservación

mediante los diferentes tipos de Archivamiento.

No hay entusiasmo en el trabajo que se realizaba.

No contábamos con los materiales suficientes.

2.5 Logros alcanzados

A. Mejorar las técnicas archivísticas para su adecuado procedimiento y

ordenamiento mediante el uso de las siguientes técnicas (cronológica

y alfabéticamente).

Se logró un 90% en mejorar la puntualidad de los colaboradores

para dar inicio a las reuniones pactadas.

Se logró que el personal este motivado y con ganas de aprender.

Se logró contar con mayor información sobre el archivamiento.

B. Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante

capacitaciones al personal del área para su adecuado procedimiento.

Se logró un 70% en obtener un programa de capacitación a nivel

institucional.

Se logró el trabajo en equipo y ayuda mutua con valores

institucionales y personales.

Se logró contar con mayor información en técnicas archivísticas.

Se logró contar con la asistencia del equipo de trabajo.

18

C. Evaluar la organización de Archivos en el Área, para su conservación

mediante los diferentes tipos de Archivamiento.

Se logró que el personal este motivado a aprender a través de un

psicólogo.

Se logró impulsar y aplicar la organización de Archivos en las

Diferentes áreas.

Capítulo III

APORTES DEL PRACTICANTE

3.1 En el aspecto Cognoscitivo

Las asignaturas llevadas del primer al sexto ciclo que permitieron

contribuir a la consolidación de los objetivos planeados, fueron las

siguientes:

3.1.1 Asignaturas Básicas

Las siguientes asignaturas me ayudaron a contribuir con el proceso de

archivamiento en la empresa Turismo Central en el Área de Contabilidad:

Redacción I- II- III- IV

La asignatura me ayudo en orientar al personal del área de

contabilidad a través de las redacciones de documentos

administrativos como la acta de reunión, solicitud, carta, etc.); estos

documentos utilizamos para cada sesión que teníamos en la

empresa.

Informática I al VI

La asignatura me permitió manejar adecuadamente los

programas de Word, en el caso de los documentos y Excel en

realizar la base de datos de las agencias que contábamos y de los

pasajeros.

Digitación I

La asignatura contribuyó a tener un mecanismo más sencillo,

eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes

volúmenes de documentos.

Contabilidad I – II

La asignatura me ayudó a contar con un objetivo de clasificar,

registrar y resumir las actividades financieras de la empresa de tal

manera que permitió tomar decisiones y contar con un buen

archivamiento en los documentos.

Comportamiento Organizacional

La asignatura me ayudó a buscar lazos entre los

administrativos, personal y grupos en el comportamiento de las

personas dentro de la empresa, siempre buscando con ello

la eficacia en las actividades que se realizaban a diario.

Relaciones Humanas

La asignatura me ayudó a buscar interacción entre todo el

personal que laboran en la empresa, contando con una fuerza activa

que nos llevó a la creación de las relaciones agradables para el

trabajo en equipo.

20

Estadística I-II

La asignatura me ayudó a recolectar, resumir, ordenar, analizar

datos y realizar resúmenes de información de datos con

representaciones gráficas.

Asignaturas Utilizadas en el Trabajo Profesional

Asignatura Básica

CUADRO Nº1

21

FUENTE : Turismo Central S.A.C

ELABORACIÓN : Kathlin Flores Elescano

ASIGNATURAS BÁSICAS % DE CONTRIBUCIÓN

Redacción I- II- III- IV 5%

Informática I al VI 10%

Digitación I 5%

Contabilidad I – II 5%

Comportamiento Organizacional 5%

Relaciones Humanas 5%

Estadística I-II 15%

total 50%

GRÁFICA “A”

· Tramite Documentario

· Técnicas de Archivo

· Administración y Organización de Oficina

· Ética Profesional

· Técnica Secretarial

· Organización de Reuniones y Evento

· Estadística I-II

11%

16%

7%

5%

5%

6%

15%

Porcentaje de Contribución por Asignaturas Básicas

Series1

FUENTE : Turismo Central S.A.C

ELABORACIÓN : Kathlin Flores Elescano

INTERPRETACIÓN:

De acuerdo con la información proporcionada por la gráfica A(ver

cuadro Nº1), la asignatura de Estadística I-II, contribuyó más en el

cumplimiento de mejorar las técnicas archivísticas para un adecuado

procedimiento y ordenamiento de los documentos contando con un

15%, ya que fue utilizada en recolectar, ordenar, organizar y analizar

datos dentro de la empresa; así mismo las asignaturas como

(Redacción I- II- III- IV, Digitación I, Contabilidad I – II,

Comportamiento Organizacional y Relaciones Humanas);

22

contribuyeron menos con un 5% ya que solo ayudó en fomentar un

poco más la forma de trabajo que teníamos que plasmar.

3.1.2 Asignaturas de Especialidad

Las siguientes asignaturas me ayudaron a contribuir con el proceso de

archivamiento en la empresa Turismo Central en el Área de Contabilidad:

Tramite Documentario

La asignatura me ayudó a administrar el documento oficial y

asegurar su oportuna distribución, en la cual puede dirigir, organizar y

conducir el trabajo en equipo.

Técnicas de Archivo

La asignatura me ayudó a tener un control en los documentos

como Recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente

los documentos en un lugar determinado a fin de localizar fácil y

rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros.

Administración y Organización de Oficina

La asignatura me ayudó suministrar los métodos para que se

puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de

esfuerzo evitando lentitud e ineficiencia en el personal. Al igual que

contamos con una buena organización dentro de la oficina y eso dio

por fruto una interrelación entre todos y con un ambiente cómodo.

Ética Profesional

La asignatura me ayudó a poder plasmar la ética profesional a

través de los valores como la solidaridad, el de eficiencia, el de

responsabilidad, etc.; que nos llevaron a tener beneficios y utilidades

dentro de nuestra área.

23

Técnica Secretarial

La asignatura me ayudó actualizar y dominar técnicas,

metodologías y herramientas esenciales de las funciones

secretariales para un desempeño eficiente y productivo.

Organización de Reuniones y Evento

La asignatura me ayudó a realizar diferentes reuniones ya

sean extraordinarias u ordinarias dentro de la empresa, con el

objetivo que nuestra área pueda mejorar en el ámbito del mejor

manejo de los documentos.

Asignaturas utilizadas en el trabajo Profesional

Asignaturas de Especialidad

CUADRO Nº02

ASIGNATURAS DE ESPECIALIDAD

% DE

CONTRIBUCIÓN

Tramite Documentario 11%

Técnicas de Archivo 16%

Administración y Organización de Oficina 7%

Ética Profesional 5%

Técnica Secretarial 5%

Organización de Reuniones y Evento 6%

total 50%

FUENTE : Turismo Central S.A.C

ELABORACIÓN : Kathlin Flores Elescano

24

GRÁFICA “B”

· Tramite Documentario

· Técnicas de Archivo

· Administración y Organización de Oficina

· Ética Profesional

· Técnica Secretarial

· Organización de Reuniones y Evento

0% 2% 4% 6% 8% 10%12%14%16%18%

11%

16%

7%

5%

5%

6%

Porcentaje de Contribución por Asignaturas de Especialidas

FUENTE : Turismo Central S.A.C

ELABORACIÓN : Kathlin Flores Elescano

INTERPRETACIÓN:

De acuerdo con la información proporcionada por la gráfica B (ver

cuadro Nº02), la asignatura de Técnicas de Archivo, contribuyó más

en el cumplimiento de mejorar en los procesos de archivamiento

para un adecuado orden dentro del área planteado contando con un

16%, ya que fue utilizada en realizar las actividades de archivo como

cronológicamente, con un orden único; así mismo las asignaturas

como (Ética Profesional y Técnica Secretarial); contribuyeron menos

con un 5% ya que solo ayudó en fomentar un poco más la forma de

trabajo que teníamos que plasmar.

25

3.2 En el aspecto Procedimental

3.2.1 Mejorar las técnicas archivísticas para su adecuado

procedimiento y ordenamiento mediante el uso de las siguientes

técnicas (cronológica y alfabéticamente)

ARCHIVO: Un Archivo se define como un acervo o conjunto de documentos

generados o reunidos y guardados por una persona o una entidad pública o

privada en desarrollo de su gestión. El término archivista utilizado en el

Código de Ética involucra a “todo aquel que se ocupa del control, cuidado,

custodia, preservación y administración de los documentos de archivo”.

Los documentos que constituyen un archivo pueden estar en cualquier medio

o soporte de la información, como el papel, las cintas magnetofónicas o

discos ópticos, entre otros, que forman diferentes tipos de archivos, por

ejemplo archivos audiovisuales, fílmicos, sonoros, fotográficos o

informáticos. Así mismo, pueden tener diferentes fechas y formas.

Los archivos se deben conservar respetando su orden natural de generación

de manera que sirvan de información y testimonio efectivo para la persona o

institución que los produce y para los ciudadanos interesados en su consulta.

Igualmente, para que sean fuentes para la historia institucional, de los logros

y demás aspectos de las sociedades y de las personas.6

TIPOS DE ARCHIVOS: Hay planteamientos contrapuestos sobre el

momento del nacimiento delarchivo que naturalmente afectará a su

concepto. Existen dos teorías, una quemantiene que éste nace en el

momento mismo en que los documentos sonproducidos en la oficina o en la

dependencia, otra por el contrario que sostieneque el archivo nace cuando

los documentos, perdido el interés para lainstitución productora, han sido

6 Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo – Separatas

26

seleccionados para la conservación permanente y han adquirido madurez

archivística.7

Lo anterior nos va a permitir establecer diferentes tipos de archivos los

cuales mencionaremos.

Archivo de Trámite:

El conjunto de expedientes y asuntos vigentes que por su naturaleza

y frecuente consulta deben permanecer en dicho acervo.

Archivo de Área o Departamental:

Se entiende como tal; el que se forma en la unidad productora de los

documentos, este corresponde a la primera etapa de la vida de los

documentos y en ella deben permanecer mientras dura la formación de los

expedientes e incluso al terminar ésta si las necesidades de consulta son

continuas; podemos considerar como parte del archivo de trámite.

Archivo de Concentración:

Se define como el que tiene expedientes de asientos terminados o de

escaso movimiento, que han sido retirados de los archivos de trámite para su

guardado hasta que venza su plazo de conservación. El archivo de

concentración también es conocido como archivo de transferencia o

transición, debido a queen el se acumulan todos los expedientes de asuntos

terminados y que por su naturaleza deben ser conservados por determinado

periodo de tiempo segúnlas leyes en vigor o de acuerdo a la políticas

establecidas por la institución.

Archivo Histórico:

Son los formados con documentos procedentes del sector privado y

del sectorpúblico que por su contenido y naturaleza se consideran de

especial trascendencia, en este archivo no existen tiempos establecidos par

7 Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas

27

la permanencia en este lugar de los documentos ya que todo material que

ingresaa él se mantendrá con carácter permanente en el mismo y la consulta

de los documentos restringida para funcionarios e investigadores

exclusivamente.

Procedimiento y Ordenamiento del archivo:

1. Archivo Pasivo: Esta constituido por documentos que se conservan

por su valor históricos, administrativo, etc.8

2. Sistema de Archivo Lateral: Los documentos se

apoyan sobre uno de los lados cortos; uno junto al otro y el título

junto al lomo.

3. Pestaña: Proyección que sobre sale de los bordes superiores de las

guías.

8 Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas

28

4. Archivo Semi-Activo: Constituido por documentos de uno o dos años

atrás pero que son de consulta frecuente.

5. Unidad: Inserción que aparece escrita en la pestaña de la guía.

6. Pasos en Trámites Documentario: Decepcionar, Clasificar, Registrar,

Distribuir.

7. Sistema de Archivo Horizontal: Los

documentos que se colocan uno sobre otro.

8. Procedimiento para Archivar: Contiene documentación en uso.

29

9. Archivo Activo: Contiene documentación en uso.

10. Leyenda: Es esa línea que debe de estar en cada parte de un

número que se considera al clasificar.

SISTEMAS DE ARCHIVO:

Los comprobantes de pago son muy importante para la empresa Turismo

Central S.A.C, porque en base a ello se realiza el proceso de archivamiento

que cada uno de los comprobantes debe tener, a continuación daremos a

conocer que comprobantes se utilizan y cual es la base legal que tiene:

Definición: Se considera comprobante de pago a los documentos que

acreditan la transferencia de bienes, entrega en uso o la prestación de

servicios, siempre que:

Reúnan todos los requisitos y las características mínimas

establecidas por el RCP.

Se trate de alguno de los siguientes documentos:

Facturas

Recibos por Honorarios

Boletas de Ventas

Liquidaciones de compra

30

Base Legal:

Artículo 1 Resolución de Superintendencia N° 233-2008/SUNAT)

Reglamento De Comprobantes de Pago Resolución de Superintendencia Nº

007-99/SUNAT.

DIFERENTES SISTEMAS DE ARCHIVAMIENTO

Alfabético:

Este sistema de clasificación es aplicable en archivos de personal,

en donde laorganización se hará de acuerdo al nombre de la persona, o

bien si se aplica enuna institución de manera general se hará de acuerdo

por los nombres de las personas físicas o morales.9

Por asunto o materias:

Este sistema de clasificación se efectuará tomando en cuenta el

contenido decada documento, según sea su temática y no con base en el

nombre de unapersona.

Geográficos:

Es aquel sistema que consiste en ordenar la clasificación de los

documentos deacuerdo a la procedencia en que residen las partes

intervinientes, y se aplica deacuerdo a los siguientes criterios, comenzar de

lo general a lo particular (Nación, estado, ciudades o provincias) y dentro

de esta jerarquización darle un orden alfabético.

Cronológico:

Este sistema toma para efectos de clasificación, el tiempo en que

fueproducido el documento; es decir se agruparan los expedientes por año,

mes ydía, por lo tanto los documentos se archivan según la fecha de cada

uno deellos, se crean así como grupos principales los 12 meses del año y,

9Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo – Separatas

31

dentro delos mismos, unas secciones constituidas por los días.

Naturalmente, y según las necesidades de la institución pueden crearse

grupos por semanas.10

DESCRIPCIÓN:

En el objetivo Nº1; utilizamos el método descriptivo donde nos

ayudo analizar el estado actual de los documentos, para ello conocimos las

causas y consecuencias que encontramos dentro del área, viendo algunas

dificultades acudimos a la técnica de encuesta; técnica que nos permitió ver

cuánto sabían del manejo de las técnicas archivísticas. Finalmente,

realizamos un taller de las técnicas de archivo que nos ayudó a realizar el

proceso de las técnicas (cronológicamente y alfabéticamente).

10Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas

32

GRÁFICA Nº01

1. Recepción de los diferentes documentos ( Facturas, Boletas de

Venta, etc)

2. Clasificar los diferentes

documentos por nombre o Nº de serie

3.Resgistrar en el sistema contable cada documento.

4. Distribuir a cada archivador como corresponde cada

documento

5. Orden en los documentes

(Alfabeticamente y Cronologicamente)

1 2

Guía de Entrevista

33

Cuestionario

3.2.2 Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante

capacitaciones al personal del área para su adecuado procedimiento.

TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS

El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente

los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlo fácil y

rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc.

Los documentos son localizados en un mismo orden debidamente

clasificado, toda la correspondencia, papeles y otros documentos

relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y

manejo. Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente

los documentos.11

CAPACITACIONES

Una capacitación a los distintos funcionarios y empleados de la

dependencia, en cuanto a la utilidad, implementación y actualización si se

requiere. Así mismo, se debe elaborar un instructivo, guía o manual que

respalde su aplicación técnica, la asimilación de los conceptos básicos, la

secuencia de los pasos metodológicos, la respuesta a las inquietudes más

frecuentes en la organización de archivos de gestión.

La capacitación y los instructivos deben ser diseñados y coordinados por el

área técnica dearchivo o de gestión documental, con el fin de contar y de

mantener unidad en el lenguaje y enlos formatos adicionales que la

organización documental necesite.12

Organización de las comunicaciones oficiales

Las comunicaciones oficiales son todas aquellas comunicaciones que genera

o recibe una dependencia o la entidad de acuerdo con las funciones y

competencias asignadas y que sirven de inicio, soporte o finalización de un

trámite (judicial o administrativo). Estas comunicaciones son tanto internas o

11Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas12Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo -Separatas

34

interdependencias y externas o entre entidades. Se distinguen de la

correspondencia porque estas últimas son comunicaciones de carácter

privado (personal) y no generan trámites para la institución.

DESCRIPCIÓN:

En el Objetivo Nº2, utilizamos el método comparativo, método

que nos ayudó a comprobar un antes y un después en cuanto al

archivamiento dentro del área, para ello plasmamos la técnica de

encuesta a cada personal, la cual nos brindó las dificultades que

tenían con respecto al archivo. Finalmente realizamos las

capacitaciones para así promover las diferentes técnicas de

archivos.

Antes Después

Realizar Encuestas, para analizar las dificultades.

Área de Contabilidad

GRÁFICA Nº 02

35

3.2.3 Evaluar la organización de Archivos en el Área, para su

conservación mediante los diferentes tipos de Archivamiento.

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL DE ARCHIVOS

Los documentos de archivo requieren un tratamiento y unas

condiciones de conservación que garanticen la perdurabilidad de sus

soportes y la legibilidad de la información. Continuamente los

documentos son sometidos a diversas circunstancias que afectan su

preservación: manipulación indebida, uso de materiales inestables,

condiciones ambientales inapropiadas, deterioro microbiológico e

inseguridad, que afectan la integridad de los archivos.

Para minimizar los riesgos de deterioro físico, químico, ambiental,

antropogénico, bióticos y accidental, se han establecido estrategias de

intervención y prevención de los documentos de archivo. En especial la

preservación o conservación preventiva enfocada a “detectar, controlar

y erradicar mecanismos externos de deterioro.Mediante este proceso

se garantiza el adecuado mantenimiento documental, que contempla

manejos tanto administrativos como archivísticos, sistemas de

almacenamiento y depósito, unidades de conservación, mantenimiento

Realizar Capacitaciones

36

periódico, manipulación, uso de materiales adecuados, medidas

específicas en edificios y locales de archivo, entre otros factores.Estas

medidas deben estar acompañadas de la implementación de un

“sistema integrado de conservación” que los archivos de la

Administración Pública deben implementar en cada una de las fases

del ciclo de vida de los documentos (archivo de gestión, archivo central

y archivo histórico). Así mismo, del uso de soportes “de comprobada

durabilidad y calidad” para los documentos de archivo originales y

copias.

En este sentido, “la conservación física y funcional se establece como

una función archivística más”. Los procedimientos de conservación de

archivos debe tender al tratamiento de grupos documentales antes que

al manejo individual y aislado de algunas unidades; respetar las

“calidades y cualidades materiales, estructurales y plásticas de la

documentación” y procurar el usode materiales estables en el tiempo y

adecuados a las condiciones ambientales.13

DESCRIPCIÓN:

En el Objetivo Nº3; utilizamos el método analítico para poder

identificar, analizar y evaluar la organización de los documentos para su

conservación, esto se dio a través de las técnicas que ya conocíamos y solo

quedaba poder plasmarlo dentro del área. Finalmente ya estando preparados

todo el personal iniciamos con las actividades y así pudimos evaluar a cada

uno de ellos y ver si aun contaban con dificultades, y notamos que no había

dificultades.

13Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas

Recepción de los Documentos

EVALUACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN EL ÁREA DE CONTABILIDAD

GRÁFICA Nº 03

37

3.3 En el aspecto Actitudinal

1. CALIDAD: Labore con entusiasmo en todos los ámbitos a la hora de

presentar un buen trabajo en cuanto a las técnicas de archivo para el buen

prestigio del área.

2. JUSTICIA: Con justicia, tanto en el trato como en la asignación de

actividades a realizar, dependiendo de la capacidad de cada personal.

3. INNOVACIÓN: Nuestro Métodos de trabajo, en cuanto a las

capacitaciones constantes que teníamos dentro de nuestra área.

4. PUNTUALIDAD: En la entrega de los trabajos solicitados por nuestros

Jefes Inmediatos o de algunos Clientes.

Conservación de los Documentos

Orden los documentos

alfabéticamente y cronológicamente

Clasificación de los Documentos

Distribuir los Documentos

Orden de los Documentos

5. COMUNICACIÓN: Constante y efectiva, entre todos miembros del área.

6. CONFIANZA: Realizamos nuestros labores de la mejor manera, con la

finalidad de satisfacer a nuestra área.

7. COMPROMISO: Con nuestra área, para así brindarle un servicio de

calidad.

CONCLUSIONES

Se logró, llegar a conocer las técnicas Archivísticas para un adecuado

procedimiento y ordenamiento de los diferentes documentos, a través de dos

técnicas (Alfabética y Cronológicamente).

Se logró, contar con el apoyo de la empresa en cuanto a la participación de

los empleados en cada capacitación que se realizó para el funcionamiento

de los archivos de nuestra área.

Se logró, evaluar a cada personal, para poder tener en cuenta cómo estaba

plasmando sus actividades en el área.

SUGERENCIAS

Que, la empresa Turismo Central S.A.C, debe estar en constante

capacitación con su personal no solo en el área de contabilidad si no

también deben realizarlos con los demás áreas, para que así puedan notar si

hay alguna dificultad y poder buscar soluciones para el mejoramiento de la

empresa.

Que, la empresa Turismo Central S.A.C, no debe dejar de lado a los valores

institucionales, ya que ello ayuda a cada persona a saber cuanto da por sí

mismo en el trabajo.

Que, la empresa Turismo Central S.A.C, cada fin de semana debe tener una

reunión ordinaria, esto ayuda que cada empleado vea si tiene alguna

dificultad dentro de la empresa o área, y ello ayuda a saber que cuenta con

el apoyo de la misma empresa.

BIBLIOGRAFÍA

DEOBOLD B. Van Dalen & WILLIAM J, Meyer2000 Manual de Técnicas de la Investigación Educacional

URL

http://www.eumed.net/libros/2007a/257/7.1.htm http://www.elnuevodiario.com.do/app/article.aspx?id=106667 http://www.xtec.cat/~cmunoz/recerca/encuesta.htm http://es.wikipedia.org/wiki/Investigaci%C3%B3n_comparativo

ANEXO 1

Guía de Entrevista para el Responsable del Área de Contabilidad

INSTRUCCIONES: A continuación se presenta un conjunto de preguntas sobre las técnicas de Archivos. Por favor responder con toda sinceridad, ya que los resultados nos permitirán conocer un poco más de sus conocimientos:

1. ¿Qué es Archivo?

2. ¿Qué tipos de Archivos conoces actualmente?

3. ¿Conoces el procedimiento y ordenamiento del Archivo?

4. ¿Sabes a qué se refiere el Sistema de Archivos?

5. ¿Conoces algún Sistema de Archivo?

6. ¿En el área utilizan alguna Técnica de Archivo?

7. ¿Cuántas personas en el área conoces las Técnicas de Archivo?

ANEXO 2

Guía de Observación para los Responsable del Archivamiento

OBJETIVO: Conocer el comportamiento y habilidades que tiene cada empleado a la hora de poder archivar un documento.

GUÍA DE OBSERVACIÓN BIEN MAS O MAL

MENOS1. Se siente satisfecho con el trabajo

que realiza dentro del área de contabilidad.

2. Se siente satisfecho con la capacitación que se está dando.

3. Se siente satisfecho con los procesos que estamos dando a cada documento.

4. Se siente satisfecho con el equipo de trabajo que cuenta el área.

ANEXO 3

Cuestionario para el Área Administrativa

OBJETIVO: el motivo de este cuestionario es poder conocer que referencias o aportaciones tendría hacia el área de contabilidad.

Fecha: ……………….. Edad: ……………… Genero:……………

1. ¿Conoces las Técnicas de Archivos? SI NO

2. ¿Con qué frecuencia ustedes tiene reunión en la empresa?

a) Semanalb) Quincenalc) Mensuald) Ninguna de las anteriores

3. ¿Existe alguna supervisión a los trabajadores al momento de realizar sus actividades? Cómo, explique

4. ¿En el área de contabilidad los trabajadores cuentan con los implementos adecuados para la realización de sus trabajos? Explique

5. ¿Estarían de acuerdo que en cada área, tendrían capacitaciones de acuerdo al trabajo que se debe realizar?

SI NO

Por qué:……………………………………………………………………………