MARÍA TERESA IRANZO MUÑÍO, DIRECTORA DEL ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL DE ZARAGOZA

LA PROFESIÓN DE ARCHIVERO Y LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS. CAMBIOS Y RETOS PENDIENTES

Un saludo al blog de Anabad y otra vez manifestar mi agradecimiento a la nueva Junta por haberme invitado a participar en la Conferencia de Inauguración del curso 2009-2010 para compartir algunas reflexiones sobre problemas comunes, desde el enfoque concreto de lo que ha supuesto en nuestra profesión la revolución de las nuevas tecnologías.

En estos momentos, las nuevas tecnologías se sitúan en el centro de preocupación de nuestra profesión, lo comprobamos al leer las convocatorias de las próximas reuniones y congresos profesionales, así como en la oferta de cursos para este otoño-invierno. En verdad, no podemos ignorarlo, más bien al contrario, debido a que las prestaciones tecnológicas afectan de lleno a la mayoría de los aspectos de nuestra vida y de nuestro trabajo.

Hace apenas quince días que el Presidente Iglesias, en su discurso de apertura del curso político, conocido como Debate de Política General sobre el Estado de la Comunidad Autónoma, señaló tres apuestas de progreso, tres líneas de actuación política y progreso económico preferentes para el inmediato futuro en Aragón: la logística, las energías renovables y las nuevas tecnologías. Estamos, pues, de lo más actual.

Y eso que las aplicaciones de las nuevas tecnologías al patrimonio documental en general y a los archivos en concreto, son relativamente recientes en nuestro país. Su implantación y difusión, sin embargo, es bastante rápida y adopta un cariz muy predominante; parece, a veces, que sufrimos un efecto similar al de la moda.

Estos cambios y la presión que imprime este ritmo nos obligan, a su vez, a desarrollar estrategias de aprendizaje, a renovar nuestros conocimientos con la voluntad de aprovechar el tremendo potencial que ofrecen las aplicaciones tecnológicas a las funciones de conservación, servicio, difusión y revalorización general de los archivos.

Presentarme como testigo de un cambio de esta magnitud implica también reconocer que ya llevo muchos años ejerciendo como archivera, lo que si bien es cierto, creo que suele ser valorado como un demérito respecto a las innovaciones, un inconveniente, una sospecha bien fundada de oscuras reticencias.

De manera que, para no desmentir esa impresión inicial, voy a aclarar mi postura nada más empezar mi intervención. En líneas generales, considero que los archiveros somos un colectivo con una actitud tremendamente receptiva a los cambios tecnológicos y en general también, como colectivo, somos profesionales dispuestos siempre a aceptar y adoptar todas las innovaciones que mejoren la calidad de nuestro trabajo y que repercutan en los resultados del mismo.

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Pero tengo también la impresión de que hemos asimilado de forma deficiente nuestra implicación en todos esos cambios. Intentaré explicar el alcance de este comentario.

En un marco cronológico general con respecto a la implantación y el desarrollo de las nuevas tecnologías en relación con el mundo de los archivos se pueden distinguir tres momentos clave:

El primero sería el proceso de informatización, la progresiva aparición y adaptación de los procesos de trabajo a los entornos informáticos, algo que sucedió en España entre la década de los 70 y la siguiente. Nosotros, la gente que nos incorporamos a este mundo laboral en los primeros años de la década de los 80, saliendo de una terrible crisis económica y de unas cifras de desempleo difícilmente asumibles hoy en día, nos encontramos en los inicios de un cambio muy profundo en los entornos tecnológicos. Era la época de los primeros ordenadores personales, de los iniciales titubeos de las aplicaciones corporativas a gran escala (aquellos programas de seguimiento de expedientes que casi nunca terminaban en el archivo...).

Esta revolución, que lo fue en muchos aspectos, no afectó demasiado a las prácticas profesionales, creo que por la falta de implantación de un sistema de trabajo normalizado, no ya por la ausencia de normas y pautas todavía generalmente aceptadas, ya que caminábamos de la mano de lo que se ha dado en llamar la “escuela archivística española” sino, precisamente, por la falta de comunicación entre ese mundo de los ordenadores personales y de los lenguajes de programación (huérfanos del omnipresente y omnipotente Windows) y la archivística. Con unas pocas ganas y la ayuda de un técnico en informática, nos fuimos apañando unas bases de datos para poder organizar mejor la información que contenían nuestros archivos, para saber buscar y encontrar más de lo que nos decían los viejos índices, para disponer de unos listados, que nos permitían corregir muchas cosas, y con suerte y algo de imaginación, iniciar así desarrollos precarios para las primeras tareas de valoración documental (ya se había publicado la Ley de Patrimonio Histórico Español) y, además, procurar una gestión más eficaz de los depósitos de archivo.

El segundo hito de nuestro encontronazo con las nuevas tecnologías lo fue también con carácter general, y supuso la convivencia obligada con los avances en comunicación y acceso a la información que se han convertido un nuestro entorno natural. Fue el asalto de las redes de información sobre la base de las nuevas posibilidades que ofrecían las telecomunicaciones. Internet y sus protocolos de comunicación e intercambio abrieron realmente el mundo a un flujo de informaciones y a la posibilidad de compartirlas.

Esa realidad, que se desplegó en un tiempo récord, y que ahora ya se hemos asimilado de tal forma que el trabajo sin estar en la web nos resulta incomprensible, nos situó frente a un problema mucho más profundo que aprender a usar el lenguaje HTML: el dilema de las garantías del acceso a la información, hasta entonces mucho más oculta en los inventarios y catálogos.

Para entonces, los primeros 90, la normalización universal había avanzado lo suficiente para enfrentarnos a una renovación de las prácticas archivísticas que hacía mucho más rentable el esfuerzo que como profesionales habíamos hecho para

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explorar las ventajas de las nuevas tecnologías. ¿Qué esfuerzo de actualización de nuestros conocimientos y nuestra formación supusieron todos estos avances? Verdaderamente creo que fue grande y muy profundo en la medida en que hizo variar radicalmente el entorno físico de nuestras tareas archivísticas habituales y, simultáneamente, cambió de manera sustancial el impacto de la información generada por y conservada en los archivos. La gran ventana para proyectar nuestro trabajo se había abierto y ya no se iba a volver a cerrar.

Porque, si bien hay muchas cosas que los archiveros compartimos con nuestros compañeros de Asociación, y muchas más en concreto relacionadas con las ventajas de las nuevas tecnologías, hay una diferencia sustancial respecto a la calidad de la información de la que somos responsables. En los archivos hay tipos de datos que deben ser protegidos, preservados y debidamente restringidos. Esa perspectiva de conocer pero no comunicar no es compartida por bibliotecarios y documentalistas (éstos últimos, al menos, con carácter general). En contrapartida, los archivos custodian información pública que, por su carácter oculto y abstruso, casi diría que debía de ser obligatoriamente difundida.

En este sentido, en la implicación en todas las cuestiones que tienen que ver con estos asuntos de información y derecho de acceso que competen a los archivos, somos una clase de trabajadores cuya especialización no conoce límites. Se espera de nosotros que estemos en condiciones de compatibilizar una formación cultural digamos clásica, la que hace posible que leamos latín y pongamos fecha a un pergamino, por ejemplo, con la capacidad de resolver consultas o alegar documentos que se encuentran en lugares remotos y con formatos muy diversos. Archiveros todo terreno que se puedan valer de las nuevas herramientas para solventar la principal función de nuestra profesión: preservar y difundir (hacer accesible) la información.

Una parte sustancial de los problemas derivados de esa exigencia de polivalencia actual a nuestra profesión están producidos por la falta de dotaciones de personal tanto como en la ausencia de estructuras organizativas en los centros de archivo. No hay una especialización porque, sencillamente, no es posible con los medios materiales actuales. La mayoría de nosotros trabaja en una soledad total y, los que tenemos la suerte de contar con dos o tres colegas a nuestro lado con quienes compartir los debates sobre cuestiones técnicas que surgen cada día, carecemos de una distribución de tareas que dé soporte a la asunción de responsabilidades específicas sobre los distintos aspectos en juego.

Al menos, así es el panorama en Aragón. Por eso es tan importante la función formativa de las asociaciones profesionales, y muy en concreto de esta sexagenaria Anabad.

Llegados al momento actual, sabemos que no es posible hoy en día hablar de archivos sin hablar de digitalización; y no digamos ya los nuevos soportes. El objeto digital, el documento electrónico son ahora los sujetos de nuestros desvelos profesionales. Esta sería la tercera etapa de nuestra adaptación, una fase que, en España, ha venido acompañada de la explosión comercial de los programas integrados de gestión de archivos.

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Hasta tal punto es esto cierto que el enésimo borrador de Decreto de Reglamento de Archivos Estatales en circulación dedica el capítulo III a los documentos electrónicos y la preservación digital, y en él se atribuye al Ministerio de Cultura la función de promover “en todo momento el uso de las tecnologías de la información” mediante “el desarrollo de Sistemas Integrales de Información y Gestión de Archivos y su implementación en plataformas informáticas compartidas, con procedimientos de actualización en línea y accesibles por Internet”; igualmente encomienda a la Comisión de Archivos “fomentar la implantación y desarrollo de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones en el ámbito archivístico”.

La nueva cultural digital que han puesto en marcha las que la Unión Europea ha dado en llamar “instituciones de la memoria” (bibliotecas, archivos y museos) se ha orientado hacia objetos nacidos digitales: la creación de catálogos digitales y las versiones digitales de los documentos.

Hay muchos problemas relacionados con estos desarrollos: los costes de la digitalización es uno de ellos, seguido por los problemas que conlleva el almacenamiento de las imágenes, a los que se añade una rápida evolución en los entornos informáticos, un software cambiante que depende de licencias (y ahí entran en juego los intereses y las presiones comerciales). Son cuestiones que conocéis perfectamente y que tienen unas profundas implicaciones éticas y de responsabilidad de cara al futuro.

Muchas ventajas para nosotros, también muchos peligros. Enunciaré apenas los que están en la mente de todos: la llamada brecha digital, la apropiación social y cultural de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, el tema de la protección de datos.

Un último aspecto derivado de estos cambios incide en la formación. La formación en las nuevas tecnologías, en los avances continuos de las técnicas de reproducción, comunicación, información y difusión de los documentos deben implantarse al nivel adecuado para suplir las necesidades de conocimientos y praxis sobre las posibilidades que las nuevas herramientas que ofrece la tecnología de la información y la comunicación respecto al cumplimiento de nuestros fines propios; formación que capacite, por ejemplo, para disponer de criterios que nos permitan evaluar las funcionalidades de los equipamientos informáticos, sin necesidad de aprender previamente a programar.

El impacto de las nuevas tecnologías de la información y la necesidad de conocerlas y manejarlas como herramientas se ha introducido también con fuerza en la enseñanza de la archivística. La formación tradicional sobre las bases de la historia de las instituciones, la paleografía y otras ciencias afines, que todavía impregna, quizá con desmesura, los temarios de oposiciones, dibujando un perfil profesional poco adaptado a los nuevos tiempos, ha debido transformarse para incorporar al aprendizaje de los archiveros tanto los aspectos teóricos que las sustentan como las prácticas relacionadas con todas estas nuevas tecnologías.

La oferta educativa universitaria aragonesa, con las nuevas modalidades del Plan Bolonia, alberga un grado en Información y Documentación, con un fuerte cariz práctico, que consta de 240 créditos a lo largo de 4 años de formación. Entre las 13 competencias que se brindan a los futuros graduados sólo dos parecen tener

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relación con las nuevas tecnologías: Habilidades en el uso de software genérico (ofimática) y Capacidad para la adaptación a cambios en el entorno, la cual aunque de naturaleza polivalente, quizá pueda acogerse bajo este paraguas de las nuevas tecnologías. Entre las materias que se estudian, hay claramente una que se cursa en 1º y en 3º (por partida doble) que se titula “Tecnologías para la información y documentación” que sin duda se dedicará a abordar todas estas cuestiones.

El máster que se oferta como segunda etapa formativa, y que viene a ser el equivalente a una formación pre doctoral, ya que el grado equivale a la licenciatura, lleva por título “Máster universitario en gestión de unidades y servicios de información y documentación” y, entre las ocho competencias del título se menciona específicamente la de “conocer y utilizar las tecnologías de la información y la comunicación en la mejora y automatización de las unidades y servicios de información y documentación”. Sin embargo, entre las 25 asignaturas, de muy diversa magnitud, que deben cursarse en los dos años de duración del Máster, no he acertado a ver más que dos que marginalmente incidan en estos aspectos, y ambas con subtítulos. Son: Recursos de información digital y Edición y publicación electrónica.

De manera que, al parecer, hemos de procurar actualizarnos en estos aspectos por otros cauces: la formación o la actualización formativa la podemos canalizar en torno a las asociaciones profesionales. Quisiera, al hilo de esto, hacer una sugerencia: sería muy interesante que los Cursos de Anabad obtuvieran un reconocimiento oficial por parte del Instituto Aragonés de Administración Pública.

Me gustaría insistir en que la focalización no debe hacerse sobre las nuevas tecnologías en sí mismas, sino en nuestra responsabilidad sobre el uso y los objetivos que nos planteamos al implementarlas. Son los códigos éticos de la profesión los que han de regir nuestra conducta al respecto: el deber de informar, la transparencia, y las condiciones que se derivan de ello: la garantía del acceso en igualdad de condiciones, la garantía de la preservación, esto es lo que nos debe mover. Creo que hemos demostrado que estamos capacitados para aprender y resolver con acierto el cómo.

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