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POLITICASDELABIBLIOTECAESPECIALIZADAENSALUDVISUALInstitutoBarraquerdeAméricaEscuelaSuperiordeOftalmología

08Fall

POLITICASDELABIBLIOTECAINTERNACIONALESPECIALIZADAENSALUDVISUAL

INSTITUTOBARRAQUERDEAMÉRICAESCUELASUPERIORDEOFTALMOLOGÍA

2014

GENERALIDADES El Instituto Barraquer de América nace el 22 de octubre de 1964 como una entidad científica y académica, destinada a la investigación, estudio, enseñanza y divulgación de la Ciencia Oftalmológica, para ello cuenta con entidades internas que apoyan estos procesos, tales como la Escuela Superior de Oftalmología, el Departamento de investigación, desarrollo e innovación y la Biblioteca especializada en salud visual, destacándose esta última como la más completa en Latinoamérica. Dentro de sus Estatutos el Instituto Barraquer de América en el artículo 3 establece que para cumplir con su objeto social (estudio, enseñanza y divulgación de la Ciencia oftalmológica) llevará a cabo una serie de actividades tales como:

a) Elaborar estudios y hacer publicaciones de orden científico y académico. b) Establecer, dotar y utilizar laboratorios, clínicas, hospitales y demás entidades

para los fines que tengan relación con su objeto. c) Propender por la divulgación de los principios, descubrimiento y alcances de

la Ciencia Oftalmológica y proponer soluciones que conduzcan a elevar los niveles de investigación, estudio, enseñanza y divulgación de esta ciencia.

d) Acometer las obras y realizar las labores que permitan la cristalización de los fines que se propone.

e) Establecer y fomentar las relaciones con otras entidades nacionales, extranjeras e internacionales, que se dediquen a objetos iguales o semejantes al suyo.

Por lo anterior, el presente documento surge de la necesidad de desarrollar una política de organización, preservación, y difusión de los contenidos y colecciones con que cuenta la Biblioteca del Instituto Barraquer de América, en la medida que la Biblioteca debe ser el principal apoyo académico y suministro de información y conocimiento. Un soporte para los procesos de aprendizaje y garante de proporcionar los recursos adecuados para la docencia, la investigación y generación de nuevo conocimiento en las Ciencias Oftalmológicas.

OBJETIVOS1. Fomentar y apoyar los programas de investigación del Instituto Barraquer de

América. 2. Cooperar en el desarrollo de los proyectos de extensión del Instituto

Barraquer de América y la Escuela Superior de Oftalmología. 3. Establecer los convenios y nexos correspondientes para la vinculación a

redes locales, nacionales e internacionales. 4. Propiciar la disponibilidad de los recursos de la biblioteca. 5. Generar satisfacción en el usuario con respecto a servicio y los recursos de

la biblioteca.

6. Ser un soporte fundamental para agilizar el desarrollo científico y tecnológico.

7. Aportar con su servicio a la balanza global que permita la generación de rentabilidad del Instituto Barraquer de América.

POLÍTICASLa biblioteca proyecta y planifica sus políticas de acuerdo con el Objeto Social del Instituto Barraquer de América, que es la investigación, estudio, enseñanza y divulgación de la ciencia oftalmológica. Los programas, proyectos y contenidos de la biblioteca deben ir enfocados en apoyar estos cuatro factores. La biblioteca fundamenta el desarrollo de sus políticas en cuatro componentes esenciales que dan sentido a las acciones y reglamentos que establezca la misma.

1. Innovación: Un compromiso con la renovación permanente de servicios y estructura, teniendo como referente la innovación en las mejores bibliotecas especializadas en salud a nivel mundial. Asume dichos riesgos y aprende de sus errores.

2. Visión global: Mediante la adquisición de recursos con información actual de la ciencia oftalmológica a nivel mundial.

3. Trabajo en equipo: Mediante la reestructuración de sus servicios y sistematización de las colecciones, bajo el concepto de “Learning Commons”, la Biblioteca fomenta el trabajo colaborativo e incentiva el éxito colectivo por encima del individual.

4. Integridad: la Biblioteca está comprometida con la ética, la honestidad y la congruencia.

La biblioteca enfoca sus recursos hacia las prioridades del Instituto Barraquer de América: la investigación y la enseñanza de la ciencia oftalmológica; igualmente busca vincular a los egresados y demás especialistas del área, empresas e instituciones a través de convenios y vinculación en redes. La política de la biblioteca esta enfocada a la definición, estructura y desarrollo de los recursos informativos, los servicios que presta y las actividades desarrolladas para apoyar las actividades de docencia e investigación y difusión, por lo tanto, se establecen los siguientes componentes:

1. Estructurar los lineamientos para el desarrollo, conservación y descarte de colecciones de la biblioteca.

2. Generar recursos a través de la venta de servicios informacionales, con el fin de mantener los servicios existentes, mejorar y crear servicios nuevos.

3. Participar cooperativamente con otras instituciones nacionales e internacionales del ramo, para el intercambio interbibliotecario, en pro de racionalizar costos y compartir experiencias en servicios.

4. Seguir normas internacionales diseñadas para el área de información biomédica.

5. Participar en proyectos de investigación, institucionales e interinstitucionales, para mejorar y fortalecer los servicios existentes.

1. Estructurar los lineamientos para el desarrollo, conservación y descarte de colecciones de la biblioteca. El crecimiento y relevancia de las colecciones esta asociada con la capacidad de oferta y disponibilidad de la información en cualquier tipo de formato, ya sean impresos, digitales, multimedia u otro tipo de formato. El presente numeral considera los aspectos relacionados a la definición, estructura, lineamientos y fines del mismo. 1.1. Definición: El Desarrollo de Colecciones puede definirse como el programa o plan estratégico para hacer crecer el fondo documental con materiales en todos los formatos, y satisfacer así las necesidades de información para la enseñanza e investigación de la comunidad académica.1 1.2. Estructura: El Instituto Barraquer de América está constituido como una entidad científica y académica, sin fines de lucro, destinada a la investigación, estudio, enseñanza y divulgación de la ciencia oftalmológica, la Escuela Superior de Oftalmología y la Clínica Barraquer se constituyen como los principales aliados del Instituto, dado que a través de la clínica se generan los casos que son materia de investigación para el Instituto, proyectos desarrollados por los residentes a través de la Escuela Superior de Oftalmología con el apoyo del Departamento de Investigaciones; por lo anterior, la información que encuentran en la biblioteca es de valor fundamental para el desarrollo de la ciencia Oftalmológica y el crecimiento del Instituto Barraquer de América en materia de investigación. 1.3. Contenido: El primer objetivo del desarrollo de colecciones de una biblioteca especializada es considerar la actualidad de los materiales a adquirir y la relevancia con las necesidades de información de los miembros del Instituto Barraquer de América y demás especialistas que pueden utilizar la biblioteca.

DESARROLLO El plan estratégico para el desarrollo de la colección deberá tomar en cuenta los siguientes rubros:

1 VARGAS RAMIREZ, José Luis. Políticas de desarrollo de colecciones. Tecnológico deMonterrey,Monterrey:2013.DisponibleenInternet:<http://biblioteca.mty.itesm.mx/politicas-desarrollo-colecciones>

I. La demanda expresa de la Escuela Superior de Oftalmología en forma de solicitudes de adquisición.

II. Los comentarios y sugerencias de los usuarios a través de diferentes medios que la Biblioteca establezca.

III. Resultado de encuestas a los usuarios, en lo referente a las colecciones. IV. Evaluación de los recursos actualizados que aparecen en el mercado de la

edición oficial y comercial, así como en las grandes compañías productoras de bases de datos

V. El inicio de proyectos de Investigación de impacto en el Instituto. 1.3.1. Contenido temático: La colección deberá cubrir principalmente las necesidades del Instituto Barraquer de América, reflejadas estas en:

§ Los requerimientos de la Escuela Superior de Oftalmología a través de solicitudes expresas de los docentes o investigadores.

§ Colección de obras de consulta: diccionarios y enciclopedias especializados de medicina y oftalmología, además de diccionarios de idiomas, atlas, anuarios, biografías, etc.

§ Obras temáticas: Monografías, publicaciones periódicas y recursos electrónicos que respondan a las necesidades de la institución.

1.3.2. Tipo y formato de materiales: - Libros: obras de consulta, monografías, obras colectivas, manuales, libros de texto, de apoyo y de investigación, con información primaria o secundaria, de nivel académico exclusivamente. Impresos y/o electrónicos. - Disertaciones académicas: las producidas en el Instituto como resultado de las

investigaciones realizadas, o bien de otras instituciones, de nivel académico. - Publicaciones Periódicas: suscripciones a revistas especializadas en oftalmología

y ciencias de la salud visual. Impresos y electrónicos. - Bases de datos: referenciales y texto completo Nota: se pueden llegar a considerar otros formatos, como una excepción, pero no caben como prioridad de adquisición. Dichos formatos serian CD-ROM’s, microfilms y mapas. 1.3.3. Nivel académico de los recursos: Recursos especializados requeridos para investigaciones, incluyendo materiales que contienen reportes de investigación, información primaria, resultados experimentales científicos y otra información útil para investigadores. Incluye todos los materiales de consulta importantes y una selección amplia de monografías especializadas, así como una colección especializada de revistas e índices en las áreas pertinentes a la salud visual. 1.3.4. Limitantes de la colección: No podrán formar parte de la colección en lo que respecta a su contenido los documentos con información de áreas ajenas a la razón social del Instituto Barraquer de América y la naturaleza del mismo, documentos de contenido irrelevante o superficial y obras cuyo contenido es ya obsoleto para los perfiles académicos. 1.4. Crecimiento y actualización de la colección: El desarrollo de la colección implica de manera positiva un crecimiento numérico, así como una actualización de lo existente. Esta se llevaría a cabo bajo unos criterios específicos a saber:

a) Libros: relevancia del material para los diferentes perfiles académicos, pero también la demanda por parte de los usuarios para cubrir lagunas o carencias dentro de la colección, para los cual deberán observarse los siguientes criterios específicos:

• Autoridad, competencia y reputación del autor. • Oportunidad de la publicación • Importancia del tema • Costo en relación con el uso que se le dará al material • Contribución al campo de estudio • Reputación de la editorial

b) Publicaciones periódicas: • Relevancia de la publicación para los propósitos de docencia e

investigación • Acceso a su contenido mediante índices impresos o electrónicos • Número de títulos existentes de esa materia o tema • Costo de la suscripción en relación a su posible uso • Autoridad y reputación de los editores y colaboradores • Formas alternativas de acceso

c) Recursos electrónicos:

• Relevancia y uso, en función de los objetivos de la Biblioteca. • Redundancia, tomar en cuenta si la Biblioteca posee recursos

similares • Demanda. A cuántos usuarios potenciales beneficiaría • Facilidad de uso. Interfaz amigable • Disponibilidad de uso. Varios usuarios simultáneos • Estabilidad de cobertura • Precio • Condiciones de implementación

d) Bases de datos:

• Contenido. Se refiere a la información que ofrece, a su posible traslape

• Alcance. Tamaño de la base de datos, cantidad de fuentes de información

• Calidad. Sus fuentes de información, indización • Accesibilidad. Índices, resúmenes analíticos, descriptores, variabilidad

de los campos de búsqueda. • Actualidad de la información. Periodicidad en que se actualiza la

información • Facilidad de uso. Interfaz amigable • Precio

CONSERVACIÓN La Biblioteca Internacional de Oftalmología del Instituto Barraquer de América, define entre sus principales prioridades, el rescatar, organizar y preservar todo aquel material bibliográfico que por su naturaleza sea parte de la memoria histórica del Instituto Barraquer de América y de sus aliados como lo son la Clínica Barraquer y la Escuela Superior de Oftalmología. Descripción de las Colecciones

a) Memoria Institucional. Conformada por la Producción intelectual de los miembros de Instituto Barraquer de América.

b) Colección de Libros. Conformada por las obras editadas por el Instituto Barraquer de América.

c) Colección de Publicaciones Seriadas. Conformada por las publicaciones seriadas editadas por el Instituto Barraquer de América.

d) Documentos Institucionales. Conformada por los folletos, boletines, periódicos y demás documentos de carácter institucional que reflejen la historia del Instituto Barraquer de América.

Uso restringido: No será objeto del préstamo externo, la memoria institucional, los documentos institucionales, las obras de referencia y las publicaciones encuadernadas o con frágil encuadernación.

PRESERVACIÓN Los materiales que conforman las Colecciones, que por su valor institucional e histórico sean de consulta restringida serán procesados por medio de digitalización para garantizar su preservación, colocándose a disposición de los usuarios una copia de los mismos para su consulta.

DESCARTE Tiene como objetivo mantener las distintas colecciones actualizadas, hacer un uso eficiente del espacio disponible y detectar los materiales que necesiten ser reemplazados o separados del fondo, ya sea por obsolescencia, duplicados, documentos cuyo estado físico no permita aprovecharlos (no reparables, ilegibles, etc.), así como publicaciones que se estén en la colección y que no sean de interés para la Institución. Criterios para descarte:

• Al realizar el descarte se deben analizar las razones que dan validez al mismo y las respectivas consecuencias.

• Establecer niveles de selección en la colección de la forma más exhaustiva posible.

• Realizar descartes no mayores al 5% de la colección. • Realizar investigaciones sobre la demanda de la colección, mediante las

estadísticas de los servicios, fundamentales a la hora de tomar decisiones.

• Se debe efectuar un descarte cada dos años como mínimo, ya que el espacio, disponible en el Centro de Documentación Bibliográfica es limitado, dado el crecimiento de las Colecciones.

Consideraciones Especiales Libros

• No se establecen períodos de obsolescencia determinados • Títulos no demandados. • Sólo se descartaran aquellos que por sus condiciones físicas lo requieran (en

mal estado e ilegible), siempre y cuando no tengan el valor informativo que se requiere, de lo contrario habrá que valorar su recuperación y conservación.

• Títulos repetidos más de dos veces en una misma edición y que presentan baja circulación.

Publicaciones seriadas

• Los duplicados de un mismo título a los que no se les dé mucho uso. • Títulos deteriorados que no se puedan reparar. • Títulos que sólo se tienen pocos números y que están obsoletos. • Títulos y años no demandados.

Materiales bibliográficos que no se deben descartar

• Títulos que tienen valor en las investigaciones. • Títulos difíciles de conseguir y cuyo contenido no sea tratado nuevamente

de esa manera. Consideraciones a tener en cuenta sobre el material descartado.

• Una vez terminado el descarte se separarán físicamente los documentos de la colección.

• Se registrará la baja dentro del campo NOTAS del Sistema KOHA • Este material se ofrecerá en donación, si su estado lo permite.

• En el caso de que su estado de deterioro sea grave, o esté demasiado

obsoleto, se enviará a material de reciclaje.

2. Generar recursos a través de la venta de servicios informacionales, con el fin de mantener los servicios existentes, mejorar y crear servicios nuevos. En el presente numeral se considera el valor de los recursos de información científica con que cuenta la biblioteca y se considera la manera de generar un valor agregado a los mismos a través de la estructuración de una servicios de información especializados en salud visual que permitan enriquecer las actividades de investigación tanto de los residentes y oftalmólogos vinculados al Instituto Barraquer de América; así como de profesionales en salud visual en el mundo que deseen sacar provecho de los recursos y servicios de la biblioteca. En el caso de estos últimos se tendrá establecido un sistema de suscripción semestral para convertirse en socio y de esta manera acceder a los servicios cuyas tarifas serán establecidas por el comité de biblioteca.

En relación a los servicios que presta la biblioteca se establecen los siguientes:

• Formación de usuarios (cursos de recuperación de información). • Diseminación selectiva de información (DSI). • Búsquedas especializadas en salud visual • Solicitud de documentos • Acceso a los documentos electrónicos con que cuenta la institución (videos,

fotografías, libros electrónicos y publicaciones científicas). • Calendario académico de eventos nacionales e internacionales • Una selección de las mejores aplicaciones para teléfonos móviles y

ordenadores, de apoyo a la práctica clínica. • Asistencia a cargo de un experto en recuperación de información por vía

telefónica o a través de correo electrónico. 3. Participar cooperativamente con otras instituciones nacionales e internacionales del ramo, para el intercambio interbibliotecario, en pro de racionalizar costos y compartir experiencias en servicios. Con la finalidad de consolidar servicios de información de mayor cobertura bibliográfica y ofrecer servicios de información de mayor calidad, se promoverá el establecimiento de convenios con bibliotecas de instituciones de educación superior que cuenten con programas médicos. Se promoverán espacios para compartir experiencias y construir convenios de intercambio de información y préstamo interbibliotecario.

4. Participar en proyectos de investigación, institucionales e interinstitucionales, para mejorar y fortalecer los servicios existentes.

Con el propósito de apoyar las actividades de investigación y promover la visibilidad de los proyectos desarrollados por el Departamento de Investigación, Desarrollo e Innovación, la biblioteca se hará partícipe de los mismos, bien sea mediante el apoyo para la obtención de recursos de información para el desarrollo de estos, o bien, mediante la elaboración de proyectos de investigación llevados a cabo por la misma con la dirección del DI+D+I.

5. Seguimiento y evaluación de la política de biblioteca.

Se establecerán indicadores para el cumplimiento de la política de la biblioteca mediante el control por parte de la biblioteca relacionada con los siguientes aspectos:

1. Porcentaje de incremento de colecciones en salud visual en formato físico y electrónico. 2. Grado de satisfacción de los usuarios con las instalaciones, el equipamiento, los servicios, etc. 3. Porcentaje de incremento de uso de los servicios de la biblioteca y grado de cumplimiento. 4. Número de consultas a la biblioteca virtuales y físicas.