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PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña

ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 1

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL

Escuela de Administradores Industriales

“MEJORA EN LA ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LOS LEGAJOS DEL

PERSONAL DE LA MUNICIPALIDAD DE BREÑA”

Proyecto presentado por:

Vanessa Marielena Coarite Silva

LIMA-PERU

2013

Asesorado por:

Eco. Sergio Jaime Morales D.



INDICE

I. PRESENTACION GENERAL 01

II. PRESENTACION DEL PARTICIPANTE 05-06

DEDICATORIA 07

INTRODUCCION 08-09

III. PRESENTACION DE LA ENTIDAD PÚBLICA 10

3.1. RAZON SOCIAL 11

3.2. DOMICILIO FISCAL 11

3.3. REPRESENTANTE LEGAL 11

3.4. HISTORIA DE BREÑA 12-13

3.5. HIMNO DE BREÑA 14-15

IV. PRESENTACION ORGANIZACIONAL 16

4.1. MISIÓN 17

4.2. VISIÓN 17

4.3. ESTRUCTURA BASICA 17-19

4.4. ORGANIGRAMA 20

4.5. ORGANIZACIÓN 21-31

4.6. POLITICAS 31-35

V. PRESENTACION DEL AREA A MEJORAR 36

5.1. SUB GERENCIA DE PERSONAL 37

5.2. MISIÓN 37-38

5.3. METAS 38

5.4. ANÁLISIS FODA 38-39



5.5. RECURSOS HUMANOS 40-44

5.6. RECURSOS MATERIALES 44

VI. DETERMINACION Y ANALISIS DEL PROBLEMA 45

6.1. LLUVIA DE IDEAS 46

6.2. DIAGRAMA ISHIKAWA POR FENOMENOS 46-47

6.3. ANALISIS DE PARETO POR FENOMENOS 48

6.3.1. VALUACION DE ALTERNATIVAS 48

6.3.2. PERSONAS ENCUESTADAS 48-49

6.3.3. ENCUESTA PARETO 49-50

6.3.4. DIAGRAMA DE PARETO POR FENOMENOS 51-52

6.4. DIAGRAMA DE ISHIKAWA POR HECHOS 53

6.5. ANÁLISIS DE PARETO POR HECHOS 54

6.5.1. VALUACION DE ALTERNATIVAS 54

6.5.2. PERSONAS ENCUESTADAS 54-55

6.5.3. ENUESTA PARETO 55-56

6.5.4. DIAGRAMA DE PARETO POR HECHOS 57-58

VII. PRESENTACION DE LA MEJORA 59

7.1. OBJETIVO GENERAL 60

7.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 60

7.3. PROPUESTA DE MEJORA 61

7.3.1. DESARROLLO DE BASE DE DATOS 61-63

7.3.2. FORMATO GENERAL DE FICHA DE PERSONAL 64-65

7.3.3. ORDEN EN LA DOCUMENTACION DE LOS LEGAJOS 69-70

7.3.4. CODIGO PARA FILES 70-71



VIII. COSTO, BENEFICIO Y JUSTIFICACION DE LA MEJORA 72

8.1. EVALUACION ECONOMICA DE LA ENTIDAD 73

8.1.1. COSTO DE LA MEJORA 73

8.1.1.1. DESARROLLO DE UNA BASE DE DATOS 73-74

8.1.1.2. FICHA DE PERSONAL 75

8.1.1.3. ORDEN EN LA DOCUMENTACION DE LOS

LEGAJOS 75-76

8.1.1.4. CODIGO PARA FILES 76

8.1.1.5. COSTO TOTAL DE LA MEJORA DEL PROYECTO 76

8.1.2. BENEFICIO DE LA MEJORA 77

8.1.2.1. BASE GENERAL DE DATOS 77

8.1.2.2. FORMATO DE FICHA DE PERSONAL 77-78

8.1.2.3. ORDEN EN LA DOCUMENTACION DE LOS

LEGAJOS Y CODIFICACION DE LOS FILES 79-81

8.2. RELACION BENEFICIO-COSTO 82

8.3. TIEMPO DE RECUPERACION DEL CAPITAL 82

IX. CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y BIBLIOGRAFIA 83

9.1. CONCLUSIONES 84

9.2. RECOMENDACIONES 85

9.3. BIBLIOGRAFIA 86



CAPITULO

II

PRESENTACIÓN DEL

PARTICIPANTE



II. PRESENTACION DEL PARTICIPANTE

APELLIDOS Y NOMBRES : Coarite Silva Vanessa Marielena

ESPECIALIDAD : Administración de Empresas Industriales

ID : 443564

SEMESTRE : Sexto

ASESOR DEL PROYECTO : Sergio Jaime Morales Durand

EMPRESAS DE PRÁCTICAS : Municipalidad Distrital de Breña

RESPONSABLE DE PRÁCTICAS : Jorge Luis Apolaya Donayre

ÁREA DE MEJORA : Recursos Humanos



Este trabajo está dedicado primeramente a Dios, quien es parte fundamental de mi vida y también a mi bella madre que desde el cielo me bendice y guía mis pasos para un buen camino.

DEDICATORIA



INTRODUCCION

La municipalidad de Breña, como todas las municipalidades del país tienen como

función principal el satisfacer las necesidades de su comunidad y en general la

realización de los fines previstos en la Ley Orgánica de Municipalidades y

disposiciones complementarias; para el cumplimiento de sus fines, la comuna

distrital tiene como funciones la de ejecutar e implementar a través de los órganos

competentes el conjunto de acciones destinadas a proporcionar al ciudadano el

ambiente adecuado para la satisfacción de sus necesidades vitales de vivienda,

recreación, transporte, comunicación y limpieza pública.

La planificación estratégica como proceso técnico – político, sirve para conducir

acciones concretas y posibles para el logro de objetivos concretos de tiempo , con

una visión de largo plazo de una determinada imagen – objetivo, que se va

viabilizando en el corto y mediano plazo; operativizando los planes de desarrollo

local , combinándose de la forma más apropiada los recursos y capacidades

institucionales, minimizando las debilidades y evitando los riesgos ; potenciando

las oportunidades del entorno y optimizando los puntos fuertes existentes. El factor

creatividad y de reingeniería es fundamental y por ello es de prioridad considerar

durante todo el proceso el desarrollo del potencial humano.

En esta conceptualización se considera la relación de las municipalidades con el

entorno y su interrelación en diferentes ámbitos. Se parte del conocimiento del

escenario, caracterizado por una economía de libre mercado, con cambios

tecnológicos, producción competitiva, búsqueda de excelencia de calidad,

eficiencia y eficacia, y asunción de nuevos riesgos.

La planificación estratégica conceptualiza que los patrones o modelos

institucionales, se modifican, redefiniéndose roles y nuevos modos de gestión



pública, para dar paso mediante la recreatividad, a la gerencia pública en la toma

de decisiones.

Asimismo, con la planificación estratégica se posibilita operativizar la concertación,

integración y búsqueda de cooperación en diferentes sectores públicos y privados,

nacionales y extranjeros, como mecanismos complementarios a procesos

racionalizántes de priorización en la asignación de recursos disponibles.

Favorece la asunción de las actuales y emergentes competencias municipales, al

requerir la dotación de adecuados recursos, para el fortalecimiento y

funcionamiento institucional y posibilitar legitimidad de la gestiones públicas

sustentadas en el acercamiento hacia la comunidad mediante la producción del

bien público y la promoción y formación de la economía local; por cuanto las

municipalidades representan al vecindario y tienen el encargo de producir bienes

públicos locales, para lograr el bienestar y el desarrollo integral, armónico y

sostenido de las respectivas jurisdicciones.

El Plan de Acción para el año 2012 de la Municipalidad de Breña como parte de la

planificación estratégica, constituye la integración armónica de políticas

institucionales de desarrollo y la concertación de los planes que formulan los

órganos municipales; orientada a cumplir las diversas funciones que la gestión

municipal debe atender en beneficio de la población del distrito de Breña.

Los ámbitos de acción considerados en la formulación del Plan de Acción del año

2012, referidos al desarrollo de actividades y/o proyectos factibles y priorizados

escalonadamente son entre otros los de mejoramiento de los servicios públicos,

modernización de la administración, ejecución de obras de mantenimiento de

infraestructura, y asistencia social a las familias y personas necesitadas.



CAPITULO

III

PRESENTACIÓN DE

LA ENTIDAD PÚBLICA



III.PRESENTACION DE LA ENTIDAD PÚBLICA

3.1. RAZON SOCIAL

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BREÑA

RUC: 20131368586

3.2. DOMICILIO LEGAL

Av. Arica Nª500- Breña

Telefono: 702-6853

3.3. REPRESENTANTE LEGAL

Alcalde: JOSE ANTONIO GORDILLO ABAD



3.4. HISTORIA DE BREÑA

Su nombre se debe al

fundo de Breña que

posteriormente trajo a

vecinos notables que se

asentaron en “Chacra

Colorada” de las familias

Aréstegui y Azcona de

Don Joaquín Cobos; todos

ellos poderosos

terratenientes en el país.

El distrito fue creado el 15

de julio de 1949 durante el

Gobierno de Manuel Odria

Amoretti por Ley Nº

11059, en área que hasta esa fecha venían ocupando las urbanizaciones de

Breña, Chacra Colorada, Garden City, Azcona, Chacra Ríos, Dos de Mayo, Conde

de las Torres y Wiesse. En la jurisdicción de Breña se cultivaba caña de azúcar,

maíz y algodón; además de las plantas de moras que caracterizaba al distrito.

Luego de esa etapa se empiezan a asentar las primeras familias, que dan gran

empuje a la urbe. Así en 1948 Don Juan Bautista Camacho Cambe preside una

Junta de Vecinos de notables Pro – Distrito, organismo que presentó al gobierno

de entonces un memorial con cerca de 5 mil firmas de vecinos.

El distrito, una década después, sufrió un recorte de territorio en casi un 50% para

crear lo que hoy se conoce como parte del Cercado de Lima. Esto ocasionó una

reducción sustancial de sus rentas municipales.



Entre sus destacados personajes figuran la familia de Emilia R. Nosiglia, Pedro

Donofrio, Nicomedes Santa Cruz, el General Pedro Silva, El Gato Bulnes, Los

Hermanos Zañartu, Pepe Vásquez, Los Doltons, Los Pintores Oscar Aspin y

Milner Cajahuaringa, Adolfo Chuimán, Lelo Costa, Raúl Beryón; apellidos que

fueron destinados para los nombres de las calles de Breña.

Por otro lado, la urbanización tenía por área la siguiente: de la avenida Brasil

(llamada antes Magdalena) hasta el jirón Jorge Chávez y de la avenida Arica (en

ese entonces denominada Breña) hasta el jirón Restauración.

A continuación se presenta una lista de la Relación de los Alcaldes que tuvo el

distrito de Breña a lo largo de su historia:

1. Luis Nicolini Peschiera (1949-1955)

2. Juan Rissi Manfredi (1956-1962)

3. Roberto Rubín Hudson (1962-1963)

4. Fabio de La Torre (1963)

5. Carlos Salazar Beraún (1964-1966)


7. Víctor Graham Morales (1970-1976)

8. Aurelio el Corral Salcedo (1977-1979)

9. Pedro Villanueva Calderón (1979-1980)

10. Alfredo Swayne de la Cruz (1981-1983)

11. Luis Suito Tuesta (1984-1986)

12. Rodolfo Galván Montoya (1987-1989)

13. Rolando Velasco Vásquez (1990-1992)

14. Juan Gonzales Saldaña (1993-1995)


16. Carlos Sandoval Blancas (1999-2001)

17. Carlos Sandoval Blancas (2002-2006)

18. José Gordillo Abad (2007-Actualidad)



3.5. HIMNO DE BREÑA

Breña Ciudad Altiva

Corazón de nuestra gran capital

Que aún guardas el aroma de las moras

Y el sentimiento de Patria en un altar

Fuiste baluarte de la resistencia

En la lucha contra el invasor

Cuando el clarín de la Guerra del Pacifico

A defender nuestra Lima te llamó

Raíz profunda de los Marangas

Orgullosa de tu estirpe ancestral

De una cultura milenaria Pre Inca

Un tesoro que debemos preservar

El Palacio de Mateo Salado

Es exponente de esa gloria que se fue

Testimonio sagrado y bendito

De una grandeza que jamás debe morir

Breña foco fecundo

Del arte y creación intelectual

Bajo la luz inspiradora de Don Bosco

Juremos antes Dios una vez más

Conducir nuestro destino hasta la cumbre

Que es el lugar donde Breña ha de vivir

con la fe en María Auxiliadora

Patrona de Nuestra Ciudad



Breña Ciudad Altiva

Corazón de nuestra gran capital

Que aún guardas el aroma de las moras

Y el sentimiento de Patria en un altar

Autor: José Escajadillo Farro



CAPITULO

IV

PRESENTACIÓN

ORGANIZACIONAL



IV. PRESENTACIÓN ORGANIZACIONAL

4.1. MISION

La Municipalidad de Breña es la entidad básica de gobierno local, tiene como

función principal el de satisfacer las necesidades de su comunidad y la

responsabilidad de realizar los fines previstos en la Ley Orgánica de

Municipalidades en el ámbito de su competencia a través de los órganos

competentes que la conforman.

4.2. VISION

La Municipalidad distrital de Breña tiene como visión ser un Gobierno Local en

permanente proceso de modernización que promueve el desarrollo integral de

todos los sectores que la conforman, afianzando la participación de los Servidores

Municipales responsables de cada una de sus Unidades Orgánicas con la

participación ciudadana, generando un eficaz servicio público, oportunidades de

inversión, mejorando la capacidad humana de la población y reduciendo la

pobreza en el distrito.

4.3. ESTRUCTURA BÁSICA

4.3.1. Órganos de Gobierno; Son los órganos normativo, de fiscalización, de

coordinación, de control y de ejecución; encargado de dirigir las actividades

administrativas, económicas, financieras y de servicios dentro de lo

establecido en la Constitución Política del Perú, la Ley Orgánica de

Municipalidades y los reglamentos internos de la Municipalidad distrital de

Breña y está conformado por el Concejo Municipal y la Alcaldía.

4.3.2. Órgano de Dirección; Es el órgano encargado de la conducción y

administración municipal está bajo la dirección y responsabilidad del

Gerente Municipal, funcionario de confianza a tiempo completo y dedicación

exclusiva designado por el Alcalde, quien puede cesarlo sin expresión de



causa o por acuerdo adoptado por el Concejo Municipal acorde a Ley.

Tiene bajo su mando directo a la Unidad de Ejecución Coactiva.

4.3.3. Órgano de Control; Es el Órgano de Control Institucional-OCI, el mismo

que está bajo la responsabilidad de un funcionario que depende

funcionalmente y administrativamente de la Contraloría General de la

República, designado previo concurso público de méritos y cesado por la

Controlaría General de República. Su ámbito de control abarca a todos los

órganos de gobierno de la Municipalidad de Breña en todos los actos y

operaciones conforme a Ley.

4.3.4. Órganos Consultivos de Coordinación y participación; Son los órganos

que por su naturaleza determina la Ley Orgánica de Municipalidades y son

creados por norma expresa, los cuales son los soportes de la participación

ciudadana para el logro de los fines comunes de la comunidad de Breña.

Está conformado por las Comisiones de Regidores, el Comité de Defensa

Civil, el Comité de Cooperación Técnica, las Juntas de Delegados

Vecinales , el Comité de Seguridad Ciudadana y el Consejo de

Coordinación Local Distrital.

4.3.5. Órganos de Asesoramiento; Son órganos encargados de asesorar al

Concejo Municipal, a la Alcaldía y la Alta Dirección en su función normativa

y administrativa. Está conformado por la Gerencia de Planificación y

Presupuesto, la Sub-Gerencia de Nacionalización y Planeamiento, la Sub-

Gerencia de Estadística e Informática y la Gerencia de Asesoría Jurídica.

4.3.6. Órganos de Apoyo; Son los órganos encargados de organizar, dirigir,

ejecutar, controlar y apoyar al Concejo Municipal, a la Alcaldía y a la Alta

Dirección las acciones administrativas, en materia de registros civiles, en

acciones judiciales y en la administración de los recursos económicos e

informáticos de la Municipalidad y está constituido por la Secretaria

General, la Unidad de Registros Civiles, la Procuraduría Publica, la

Gerencia de Administración y Finanzas, la Sub-Gerencia de Personal, la



Sub-Gerencia de Tesorería, la Sub-Gerencia de Contabilidad , la Sub-

Gerencia de Logística y dentro de esta la Unidad de Servicios Generales.

4.3.7. Órganos de Línea; Son órganos encargados de organizar, dirigir, ejecutar

y brindar los servicios básicos esenciales de limpieza pública,

mantenimiento de áreas verdes , seguridad ciudadana ,de defensa civil, de

saneamiento ambiental, de control de mercados, de policía municipal, de

obras públicas y privadas, y de control urbano, así como la promoción

social, discapacidad, sanidad, cultura, educación, deporte y recreación del

distrito de Breña y está constituido por la Gerencia de Servicios a la

Ciudad, la Gerencia de Servicios Sociales, Unidades de Sanidad, Unidad

de OMAPED, y Unidad de DEMUNA, Gerencia de Desarrollo Urbano. Sub-

Gerencia de Obras Públicas y Privadas, la Sub-Gerencia de Catastro y la

Sub-Gerencia de Defensa Civil.



4.4. ORGANIGRAMA



4.5. ORGANIZACIÓN

4.5.1. ÓRGANOS DE GOBIERNO

4.5.1.1. CONCEJO MUNICIPAL

4.5.1.2. ALCALDÍA

4.5.2. ÓRGANO DE DIRECCIÓN

4.5.2.1. GERENCIA MUNICIPAL

4.5.3. ÓRGANO DE CONTROL

4.5.3.1. ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

4.5.4. ORGANO DE DEFENSA JUDICIAL

4.5.4.1. PROCURADURÍA PÚBLICA

4.5.5. ÓRGANOS CONSULTIVOS DE COORDINACIÓN Y PARTICIPACIÓN

4.5.5.1. COMISIONES DE REGIDORES

4.5.5.2. COMITÉ DE DEFENSA CIVIL

4.5.5.3. COMITÉ DE COOPERACION TECNICA

4.5.5.4. JUNTA DE DELEGADOS VECINALES

4.5.5.5. COMITÉ DE SEGURIDAD CIUDADANA

4.5.5.6. CONSEJO DE COORDINACIÓN LOCAL DISTRITAL

4.5.6. ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO

4.5.6.1. GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO

4.5.6.1.1. SUB-GERENCIA DE RACIONALIZACION Y PLANEAMIENTO

4.5.6.1.2. SUB-GERENCIA DE ESTADISTICA E INFORMATICA

4.5.6.1.3. GERENCIA DE ASESORIA JURIDICA

4.5.7. ÓRGANOS DE APOYO

4.5.7.1. SECRETARIA GENERAL



4.5.7.2. UNIDAD DE REGISTROS CIVILES

4.5.7.3. UNIDAD DE TRAMITE DOC. Y ARCHIVO

4.5.7.4. UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL Y COMUNICACIONES

4.5.7.5. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

4.5.7.5.1. SUB-GERENCIA DE PERSONAL

4.5.7.5.2. SUB-GERENCIA DE CONTABILIDAD

4.5.7.5.3. SUB-GERENCIA DE TESORERIA

4.5.7.5.4. SUB-GERENCIA DE LOGISTICA

4.5.7.5.5. UNIDAD DE SERVICOS GENERALES

4.5.7.6. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA Y RENTAS

4.5.7.6.1. SUB-GERENCIA DE FISCALIZACION

4.5.7.6.2. SUB-GERENCIA DE COMERCIALIZACION

4.5.7.6.3. SUB-GERENCIA DE EJECUCION COACTIVA

4.5.8. ÓRGANOS DE LINEA

4.5.8.1. GERENCIA DE DESARROLLO URBANO

4.5.8.1.1. SUB GERENCIA DE OBRAS PUBLICAS PRIVADAS Y TRANSPORTE

4.5.8.1.2. SUB GERENCIA DE CATASTRO

4.5.8.1.3. SUB GERENCIA DE DEFENSA CIVIL

4.5.8.2. GERENCIA DE SEGURIDAD CIUDADANA

4.5.8.2.1. SUB-GERENCIA DE SERENAZGO

4.5.8.3. GERENCIA DE SERVICIOS A LA CIUDAD

4.5.8.4. GERENCIA DE SERVICIOS SOCIALES

4.5.8.4.1. UNIDAD DE DEMUNA

4.5.8.4.2. UNIDAD DE OMAPED

4.5.8.4.3. UNIDAD DE SANIDAD.

4.5.9. ORGANO DESCONCENTRADO

4.5.9.1. PROGRAMA VASO DE LECHE



4.5. ORGANIZACIÓN

4.5.1. ORGANOS DE GOBIERNO

4.5.1.1. CONCEJO MUNICIPAL

El Concejo Municipal es el órgano colegiado de Gobierno Local, está conformado

por el Alcalde y los Regidores, su organización, atribuciones y funcionamiento

están regidos según lo establecido en la Constitución del Estado, la Ley Orgánica

de Municipalidades y el Reglamento Interior del

Concejo.

4.5.1.2. ALCALDÍA

La Alcaldía es el órgano ejecutivo de la Municipalidad Distrital de Breña. El Alcalde

es el representante legal de la Municipalidad y su máxima autoridad

administrativa. El Alcalde ejerce las funciones ejecutivas del gobierno municipal y

tiene las facultades y atribuciones establecidas en la Ley Orgánica de

Municipalidades y otras normas conexas y complementarias. Puede delegar sus

atribuciones políticas en un regidor hábil y, las administrativas, en el Gerente

Municipal.

4.5.2. ORGANO DE DIRECCION

4.5.2.1. GERENCIA MUNICIPAL

Es el funcionario de más alto nivel administrativo y responsable de la Gerencia

Municipal de la Municipalidad de Breña, está a cargo de un Funcionario de

Confianza, es designado por el Alcalde.

Es el responsable del logro de los objetivos, metas y óptimo funcionamiento de los

órganos administrativos y de servicios públicos de la Municipalidad de Breña, de



acuerdo a las políticas establecidas, normas, disposiciones legales en vigencia y

por delegación expresa del Alcalde.

4.5.3. ORGANO DE CONTROL

4.5.3.1. ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

Esta bajo la Gerencia de un funcionario que depende funcional y

administrativamente de la Contraloría General de la República y designado por el

Alcalde, previo concurso público de méritos y cesado por la Contraloría de la

República.

Realiza labores de planificación, organización, dirección y coordinación de las

actividades de control posterior, cautelando el cumplimiento de sus políticas,

procedimientos, aplicación de la legislación vigente, implementando todas las

acciones de control interno necesarias o previstas por la Gerencia la Auditoría

Interna.

4.5.4. ORGANO DE DEFENSA JUDICIAL

4.5.4.1. PROCURADURÍA PÚBLICA

La Procuraduría Pública es la encargada de la representación y defensa de los

intereses y derechos de la Municipalidad en juicio; depende administrativamente

de la Municipalidad de Breña, funcional y normativamente del Concejo de Defensa

Judicial del Estado. Está a cargo de un Funcionario de Confianza con categoría de

Gerente, designado por el Alcalde.

4.5.5. ORGANOS DE ASESORAMIENTO

4.5.5.1. GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO

La Gerencia de Planificación y Presupuesto es el órgano responsable de las

acciones y procesos técnicos de planificación, presupuesto, racionalización,



estadística, informática, cooperación técnica y financiación nacional e

internacional, está a cargo de un Funcionario de Confianza con categoría de

Gerente, designado por el Alcalde.

4.5.5.2. SUB GERENCIA DE RACIONALIZACION Y PLANEAMIENTO.

La Sub Gerencia de Racionalización y Planeamiento es el órgano responsable de

conducirlas políticas, los Sistemas de Planificación, coordinando con entidades

públicas y privadas acciones en la elaboración de la propuesta de desarrollo,

planes y proyectos de la Municipalidad, está a cargo de un Funcionario de

Confianza con categoría de Sub Gerente, designado por el Alcalde.

4.5.5.3. SUB GERENCIA DE ESTADISTICA E INFORMATICA

La Sub Gerencia de Estadística e Informática es el órgano responsable de las

acciones dirigidas a la producción, operatividad, seguridad de archivos, desarrollo

de sistemas y soporte informático, de los órganos de la Municipalidad, está a

cargo de un Funcionario de Confianza, con categoría de Sub Gerente, es

designado por el Alcalde.

4.5.5.4. GERENCIA DE ASESORIA JURIDICA

Es el responsable de brindar Asesoría Jurídica– Legal a los órganos de la

Municipalidad de Breña en la interpretación y aplicación de las disposiciones

legales, está a cargo de un Funcionario de Confianza con categoría de Gerente,


4.5.6. ORGANOS DE APOYO

4.5.6.1. SECRETARIA GENERAL

La Secretaria General es el órgano responsable de programar, ejecutar y

coordinar el apoyo administrativo al Concejo Municipal, así como dirigir las

acciones de administración documentaria, archivo Municipal, de imagen



Institucional y de Registros Civiles, está a cargo de un Funcionario de Confianza

con categoría de Gerente, designado por el Alcalde.

4.5.6.2. UNIDAD DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO

Brinda apoyo a la Secretaria General en la conducción del Sistema de

Administración Documentaria y Archivo, verificando su óptimo funcionamiento

conforme a las disposiciones de simplificación administrativa de todo el acervo

documentario de la Municipalidad de Breña, concordante con la Ley de

Procedimientos Administrativos.

4.5.6.3. UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL Y COMUNICACIONES

Coordina y controla la preparación de materiales informativos diversos para su

difusión en prensa escrita, radio, televisión y otros medios informativos,

relacionados a las actividades propias de la Municipalidad de Breña.

4.5.6.4. UNIDAD DE REGISTRO CIVIL

La Unidad de Registros Civiles, es el órgano responsable de organizar y realizar

los matrimonios civiles, está a cargo de un Funcionario de Confianza, con

categoría de Jefe de Unidad, designado por el Alcalde.

4.5.6.5. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

La Gerencia de Administración y Finanzas, es el órgano de apoyo encargado de

organizar, ejecutar y controlar la administración de los recursos de la

Municipalidad de Breña, facilita a la Alcaldía y/o Gerencia Municipal la información

que requiera sobre estas actividades para la toma de decisiones.

Está a cargo de un Funcionario de Confianza, con categoría de Gerente,


4.5.6.6. SUB GERENCIA DE PERSONAL



La Sub Gerencia de Personal es el Órgano responsable de conducir y aplicar el

Sistema Nacional de Personal, está a cargo de un Funcionario de Confianza con

categoría de Sub Gerente, designado por el Alcalde.

4.5.6.7. SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD

La Sub Gerencia de Contabilidad es el órgano responsable del registro y

sistematización de las operaciones contables, financieras, administrativas y

operativas que se realizan para el funcionamiento de la Municipalidad de Breña,

conforme al Sistema Nacional de Contabilidad, está a cargo de un Funcionario de

Confianza, con categoría de Sub Gerente, designado por el Alcalde.

4.5.6.8. SUB GERENCIA DE TESORERIA

La Sub Gerencia de Tesorería, es el órgano responsable de la administración de

los recursos financieros o área de fondos cumpliendo lo señalado en el Sistema

Nacional de Tesorería, está a cargo de un Funcionario de Confianza, con

categoría de Sub gerente, designado por el Alcalde.

4.5.6.9. SUB GERENCIA DE LOGÍSTICA

La Sub Gerencia de Logística es la encargada de realizar los procesos técnicos y

las actividades del Sistema de Abastecimiento, referidos a la Adquisición,

Almacenamiento, Distribución y Control de Bienes Municipales, está a cargo de un

Funcionario de Confianza, con categoría de Sub Gerente, designado por el

Alcalde.

4.5.6.10. UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES

Apoyo en la ejecución y supervisión de actividades de mantenimiento de bienes,

maquinarias y equipos de la Municipalidad Distrital de Breña.



4.5.6.11. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA Y RENTAS

La Gerencia de Administración Tributaria y Rentas, es el órgano responsable de

conducir los procesos técnicos de administración de tributos y otras rentas de la

Municipalidad. Está a cargo de un Funcionario de Confianza con categoría de

Gerente, designado por el Alcalde, funcionalmente cuenta con las Sub-Gerencias

de Fiscalización, Comercialización y Ejecutoria Coactiva bajo su cargo.

4.5.6.12. SUB-GERENCIA DE FISCALIZACION

Establecer y mantener actualizados el Sistema de Fiscalización que permita un

eficiente control de los ingresos a nivel Distrital, cautelando las cobranzas

ordinarias, multas y otros, verificando la recaudación y las cuentas corrientes de

los contribuyentes.

4.5.6.13. SUB GERENCIA DE COMERCIALIZACION

Es el encargado de la Programación, supervisión y coordinación de actividades

especializadas de abastecimiento y comercialización de productos y servicios.

4.5.6.14. SUB GERENCIA DE EJECUCION COACTIVA

Es un Funcionario designado mediante Concurso Público de Méritos que depende

administrativamente de la Gerencia de administración Tributaria y Rentas, con

categoría de Sub Gerente y reconocido como tal por designación del Alcalde.

4.5.7. ORGANOS DE LINEA

4.5.7.1. GERENCIA DE DESARROLLO URBANO

La Gerencia de Desarrollo Urbano es el órgano responsable del desarrollo

sostenido del distrito en sus aspectos de infraestructura y equipamiento, así como

la promoción, regulación, aprobación y control de las obras de construcción que se

efectúan por iniciativa privada, y las que ejecute la Municipalidad de Breña como



obra pública, catastro y Defensa Civil, está a cargo de un Funcionario de

Confianza con categoría de Gerente, es designado por el Alcalde.

4.5.7.2. SUB GERENCIA DE OBRAS PÚBLICAS, PRIVADAS Y

TRANSPORTE

Es el encargado de Programar, organizar, coordinar y evaluar las acciones

técnicas administrativas de obras públicas, privadas y transporte que se

programen en el distrito de Breña.

4.5.7.3. SUB GERENCIA DE CATASTRO

La Sub Gerencia de Catastro es el órgano responsable de regular el crecimiento

urbano organizando el Catastro, asimismo regula la instalación de elementos de

publicidad exterior en el distrito, de acuerdo a la normatividad pertinente, está a

cargo de un funcionario de confianza, con categoría de Sub Gerente, designado

por el Alcalde.

4.5.7.4. SUB GERENCIA DE DEFENSA CIVIL

Es el responsable de conducir las actividades de Defensa Civil, velando por la

aplicación de normas emitidas por el Sistema Nacional de Defensa Civil, y las

disposiciones internas propiciando la moralidad y disciplina del personal de

inspectores y brigadistas de la comunidad.

4.5.7.5. GERENCIA DE SEGURIDAD CIUDADANA

La Gerencia de Seguridad Ciudadana es el órgano de línea encargado de las

actividades relacionadas con los servicios públicos esenciales: Serenazgo, está a

cargo de un funcionario de confianza con categoría de Gerente, designado por el

Alcalde.



4.5.7.6. SUB GERENCIA DE SERENAZGO

Es el encargado de Planificar, dirigir, coordinar, controlar y proteger a la

comunidad de actos que atenten contra la moral y las buenas costumbres, así

como la seguridad vecinal y de las instalaciones Municipales.

4.5.7.7. GERENCIA DE SERVICIOS A LA CIUDAD

La Gerencia de Servicios a la Ciudad es el órgano de línea encargado de las

actividades relacionadas con los servicios públicos esenciales: limpieza pública,

áreas verdes, saneamiento ambiental, mercados, está a cargo de un Funcionario

de Confianza con categoría de Gerente, designado por el Alcalde.

4.5.7.8. GERENCIA DE SERVICIOS SOCIALES

La Gerencia de Servicios Sociales es un órgano de línea responsable de promover

la regulación, organización, prestación y supervisión de servicios a la colectividad

relativos a la Promoción Social, Educación, Cultura, Deporte, Recreación,

Discapacidad y Sanidad, en el distrito de Breña, está a cargo de un Funcionario de

Confianza con categoría de Gerente, designado por el Alcalde.

4.5.7.9. UNIDAD DE DEMUNA

Área encargada del desarrollar las funciones de la DEMUNA y por tanto por

delegación expresa mantiene relaciones internas y externas con los integrantes de

la comunidad y con órganos especializados del gobierno y del sector privado para

el ejercicio de sus funciones en la Municipal de Breña.

4.5.7.10. UNIDAD DE OMAPED

En la persona encargada del desarrollar las funciones de la OMAPED y por tanto

por delegación expresa mantiene relaciones internas y externas con los

integrantes de la comunidad y con órganos especializados del gobierno y del

sector privado para el ejercicio de sus funciones en la Municipal de Breña.



4.5.7.11. UNIDAD DE SANIDAD

Es el responsable de prestar los servicios de salud preventiva, promocional y

recuperativa a la población de menores recursos y controlar la emisión de carnets

sanitarios y del laboratorio de la Municipalidad Distrital de Breña; así como

Programar, supervisar y coordinar las actividades médicas.

4.5.8. ORGANO DESCENTRALIZADO

4.5.8.1. PROGRAMA DEL VASO DE LECHE

Es el encargado de dirigir la ejecución de actividades del Programa del Vaso de

Leche, encargándole la organización de los comités del mismo nombre.

4.6. POLITICAS DEL CONCEJO MUNICIPAL

Artículo 10º El Concejo Municipal ejerce funciones normativas y fiscalizadoras

con las facultades y atribuciones que establece la Ley Orgánica de

Municipalidades y otras normas conexas y complementarias. Su funcionamiento

se rige por el Reglamento Interno del Concejo Municipal y demás disposiciones

legales vigentes.

Artículo 11º La organización, composición, funcionamiento y número de

comisiones ordinarias y especiales de regidores serán determinados y aprobados

por el Concejo Municipal.

Artículo 12º Atribuciones del Concejo Municipal:

1. Aprobar los Planes de Desarrollo Municipal Concertados y el Presupuesto

Participativo.



2. Aprobar, monitorear y controlar el plan de desarrollo institucional y el programa

de inversiones, teniendo en cuenta los Planes de Desarrollo Municipal

Concertados y sus Presupuestos Participativos.

3. Aprobar el régimen de organización interior y funcionamiento del gobierno local.

4. Aprobar el Plan de Acondicionamiento Territorial de nivel Distrital, que

identifique las áreas urbanas y de expansión urbana; las áreas de protección o de

seguridad por riesgos naturales; las áreas agrícolas y las áreas de conservación

ambiental declarada conforme a ley.

5. Aprobar el Plan de Desarrollo Urbano u rural, el Esquema de Zonificación de

áreas urbanas y rurales, el Plan de Desarrollo de Asentamientos Humanos y

demás planes específicos sobre la base del Plan de Acondicionamiento Territorial.

6. Aprobar el Plan de Desarrollo de Capacidades.

7. Aprobar el sistema de gestión ambiental local y sus instrumentos, en

concordancia con el sistema de gestión ambiental nacional y regional.

8. Aprobar, modificar o derogar las ordenanzas y dejar sin efecto los acuerdos.

9. Crear, modificar, suprimir o exonerar de contribuciones, tasas, arbitrios,

licencias y derechos, conforme a ley.

10. Declarar la vacancia o suspensión de los cargos de alcalde y regidor.

11. Autorizar los viajes al exterior del país que, en comisión de servicios o

representación de la municipalidad, realicen el alcalde, los regidores, el gerente

municipal y cualquier otro funcionario.



12. Aprobar por ordenanza el Reglamento del Concejo Municipal.

13. Aprobar los proyectos de ley que en materia de su competencia sean

propuestos al Congreso de la República.

14. Aprobar normas que garanticen una efectiva participación vecinal.

15. Constituir comisiones ordinarias y especiales, conforme a su reglamento.

16. Aprobar el presupuesto anual y sus modificaciones dentro de los plazos

señalados por ley, bajo responsabilidad.

17. Aprobar el balance y la memoria.

18. Aprobar la entrega de construcciones de infraestructura y servicios públicos

municipales al sector privado a través de concesiones o cualquier otra forma de

participación de la inversión privada permitida por ley, conforme a los artículos 32º

y 35º de la presente ley.

19. Aprobar la creación de agencias municipales.

20. Aceptar donaciones, legados, subsidios o cualquier otra liberalidad.

21. Solicitar la realización de exámenes especiales, auditorias económicas y otros

actos de control.

22. Autorizar y atender los pedidos de información de los regidores para efectos

de fiscalización.



23. Autorizar al procurador público municipal, para que, en defensa de los

intereses y derechos de la municipalidad y bajo responsabilidad, inicie o impulse

procesos judiciales contra los funcionarios, servidores o terceros respecto de los

cuales el órgano de control interno haya encontrado responsabilidad civil o penal;

así como en los demás procesos judiciales interpuestos contra el gobierno local o

sus representantes.

24. Aprobar endeudamientos internos y externos, exclusivamente para obras y

servicios públicos, por mayoría calificada y conforme a ley.

25. Aprobar la donación o la cesión en uso de bienes muebles e inmuebles de la

municipalidad a favor de entidades públicas o privadas sin fines de lucro y la venta

de sus bienes en subasta pública.

26. Aprobar la celebración de convenios de cooperación nacional e internacional y

convenios interinstitucionales.

27. Aprobar las licencias solicitadas por el alcalde o los regidores, no pudiendo

concederse licencias simultáneamente a un número mayor del 40% (cuarenta por

ciento) de los regidores.

28. Aprobar la remuneración del alcalde y las dietas de los regidores.

29. Aprobar el régimen de administración de sus bienes y rentas, así como el

régimen de administración de los servicios públicos locales.

30. Disponer el cese del gerente municipal cuando exista acto doloso o falta grave.

31. Plantear los conflictos de competencia.



32. Aprobar el cuadro de asignación de personal y las bases de las pruebas para

la selección de personal y para los concursos de provisión de puestos de trabajo.

33. Fiscalizar la gestión de los funcionarios de la municipalidad.

34. Aprobar los espacios de concertación y participación vecinal, a propuesta del

alcalde, así como reglamentar su funcionamiento.

35. Las demás atribuciones que le correspondan conforme a Ley.



CAPITULO

V

PRESENTACIÓN DEL

ÁREA A MEJORAR



V. PRESENTACIÓN DEL ÁREA A MEJORAR

5.1. SUB GERENCIA DE PERSONAL

La Sub Gerencia de Personal es el Órgano responsable de conducir y aplicar el

Sistema Nacional de Personal, está a cargo de un Funcionario de Confianza con

categoría de Sub Gerente, designado por el Alcalde.

5.2. MISION

La Sub-gerencia de Personal tiene la misión de:

Controlar y supervisar la labor realizada por el personal permanente.

Administra la ubicación y cumplimiento de las funciones de todo el Personal

que conforma la Municipalidad.

Participa de la evaluación y control de las personas que prestan servicio en

sus diversas modalidades.

Realizar las investigaciones preliminares de faltas administrativas hechas

por funcionarios y servidores que no sean de competencia de la Dirección

de Auditoría Interna y elevar dichos informes a la Gerencia Municipal para

su trámite correspondiente

Mantener los Registros estadísticos de su área.

Ejecutar los procedimientos de reclutamiento, selección, calificación,

evaluación, promoción, ascenso, reasignación y rotación del personal, en

concordancia con las normas legales vigentes.

Elaborar y Actualizar el Reglamento de Control de Asistencia, Puntualidad y

Permanencia del personal.

Velar por la correcta aplicación y cumplimiento de las disposiciones legales

vigentes en materia de personal.

Ejecutar los procesos de registro y control de asistencia, puntualidad y

permanencia del personal, así como establecer el Rol de goce vacacional.

Ejecutar la evaluación del personal en forma semestral, de conformidad con

las disposiciones legales vigentes y emitir informe sobre los resultados.



Ejecutar la política de remuneraciones e incentivos de acuerdo a los

lineamientos aprobados por la autoridad.

Expedir Constancias de haberes y Certificados de trabajo.

Establecer y mantener un sistema integral de información mecanizada de

personal, para brindar el soporte necesario en la toma de decisiones en los

niveles de la Alta Dirección.

Atender los expedientes relacionados con los derechos y beneficios que la

legislación otorga a los trabajadores y pensionistas de la Municipalidad.

5.3. METAS

Que, la Sub-Gerencia de Personal, se convierta en una oficina capaz de dirigir,

coordinar, ejecutar, evaluar y controlar las actividades propias del Sistema de

Personal, acorde con los lineamientos y políticas municipales orientadas a

optimizar el manejo de los recursos humanos.

5.4. ANALISIS FODA

FORTALEZAS:

Se cuenta con recursos humanos que tienen experiencia en el mismo

trabajo.

Se cuenta con los servicios de Bienestar Social, para brindar atención a los

trabajadores y casos sociales de extrema pobreza.

Se cuenta con recurso humano profesional que brinda servicios de

Psicología, la misma que presta apoyo a la comunidad.- Se viene

cumpliendo mensualmente con la presentación de Reportes e información

las AFP, ESSALUD, RENTA DE QUINTA, ONP (PENSIONES) conforme a

las fechas establecidas en el Calendario laboral.



DEBILIDADES:

El Cuadro de Personal CAP no se encuentra actualizado

La Sub-Gerencia de Personal cuenta con una infraestructura inadecuada,

impidiendo al personal el normal desarrollo de sus funciones.

El mobiliario es precario y no brinda las seguridades del caso.

Los equipos son insuficientes, actualmente cuenta con una fotocopiadora

en estado inoperativo por falta de reparación, no cuenta con impresora.

Las oficinas periféricas no cuentan con marcadores de tarjeta de personal

Los medios informáticos presentan ciertas deficiencias por falta de

mantenimiento específicamente

OPORTUNIDADES:

Actualizar el Reglamento Interno de Control de Asistencia, Permanencia y

Régimen Disciplinario para el personal de la Municipalidad Distrital de

Breña, de acuerdo a los dispositivos legales, buscando alcanzar un nivel

de conciencia que permita obtener su desarrollo personal, en tanto y

cuanto permanezca en la institución.

AMENAZA:

La falta de pago de tributos por parte de los contribuyentes y la inflación o

corte de presupuesto para los gobiernos locales, estaría sujeta a no poder

cumplir con la programación de pagos de los trabajadores de esta

Corporación, asimismo afecta el rendimiento y disminuye la eficiencia e

identificación institucional.



5.5. RECURSOS HUMANOS

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO

Jorge Luis Apolaya Donayre

Jefe de Área

Bertha Tipula Miramira

Secretaria

Julio Lozano Alvear

Archivo

Jack Ángel Fabián Ramos

Control de asistencia y planillas

Luis Omonte Dextre


Rodolfo Pariona

Informes y Resoluciones

José Ruiz

Central telefónica

Ana María Salcedo Torres

Asistenta social (Trabajadores Externos)

Esther García

Asistenta social (Trabajadores Internos)


Legajos del personal



JORGE LUIS APOLAYA DONAYRE

FUNCIONES:

Ejecutar el Plan de Acción y el Presupuesto aprobado correspondiente a la

Sub Gerencia, disponiendo eficaz y eficientemente los recursos y equipos

asignados.

Cumplir y hacer cumplir las normas, directivas y procedimientos

relacionados al sistema de Personal.

Elaborar los proyectos de reglamentos internos de control, asistencia y

puntualidad, el Cuadro para Asignación de Personal y Presupuesto

Analítico.

Mantener actualizados los registros, libros y planillas de personal de la

Municipalidad.

Organizar y mantener actualizada la información de los legajos y escalafón

de personal de acuerdo a las normas vigentes.

Procesar y tramitar los expedientes sobre asuntos relacionados a derechos,

beneficios y obligaciones del personal.

Elaborar y ejecutar los programas de bienestar social (incluido familiares) y

de capacitación orientados a satisfacer las necesidades del personal y su

formación técnica.

Emitir opinión técnica en todos los asuntos que se requiera, respecto a la

Administración de Personal.

Formular y proponer políticas, normas y reglamentos relativos a la

administración de personal; así como ejecutar y evaluar los procesos de

selección, nombramiento, contratación, promoción, ascensos traslado,

ceses y evaluación del personal.

Coordinar, elaborar y ejecutar el programa anual de vacaciones del

personal de la Municipalidad.



JULIO LOZANO ALVEAR y BERTHA TIPULA MIRAMIRA

FUNCIONES:

Llevar documentos a otras oficinas para su respectiva recepción.

Llevar el control de las memorandas, informes, oficios, cartas,

correspondencias, entre otros.

Archivo de los documentos anteriormente mencionados.

Ingreso al sistema Sigma las correspondencias que llegan a esta Sub

Gerencia.

OMONTE DEXTRE y JACK ÁNGEL FABIÁN RAMOS

FUNCIONES:

Realizar el respectivo control de las asistencias del personal de la

Municipalidad de Breña.

Ingresar al sistema las papeletas de permiso de los trabajadores.

Realizar las planillas mensuales de esta Corporación Edil.

RODOLFO PARIONA

FUNCIONES:

Realizar informes sobre algunos trabajadores para la realización del cálculo

ya sea sobre CTS (Compensación por Tiempo de Servicio), vacaciones

truncas, gratificaciones, entre otros.

Realizar las Resoluciones de Gerencia Municipal.

JOSÉ RUIZ

FUNCIONES:



Contestar el teléfono, respondiendo a las consultas y quejas del vecino

breñense.

Dar papeletas de permiso al personal que labora dentro de dicha Entidad.

Avisar las tardanzas del personal al joven Jack Fabián y al Sr. Luis Omonte,

ya que son ellos de realizar las planillas del personal que labora en la

Municipalidad Distrital de Breña.

ANA MARÍA SALCEDO TORRES Y ESTHER GARCÍA

FUNCIONES:

Informa y atiende al Servidor Municipal en problemas de ámbito personal,

familiar,

Profesional, de vivienda o social, estudiando, asesorando y orientando las

situaciones individuales o de grupos.

Colabora en la clasificación de situaciones individuales, familiares o

colectivas, contribuyendo a la toma de decisiones más adecuadas.

Realizar el estudio y calificación de la situación socio-económica del Vecino

de Breña mediante entrevistas, observaciones, visitas domiciliarias,

reuniones de trabajo, aplicación de encuestas y/o cuestionarios y facilitar la

solución de los problemas.

Coordinar con las instituciones de bienestar social públicas y privadas o

personas naturales para la captación de recursos materiales y económicos

en ayuda de los Servidores Municipales y Vecinos de Breña.

Participar en las actividades de bienestar social que realice la Municipalidad

de Breña, promoviendo las políticas de bienestar y seguridad social con el

objeto de proporcionar a los miembros de la sociedad mejores niveles de

vida y condiciones de trabajo, lo que redunda en un mayor desarrollo

económico y social.

Fomentar y realizar estudios de investigación en el área de su especialidad.



VANESSA MARIELENA COARITE SILVA

FUNCIONES:

Llevar el control de los legajos del personal

Archivo de los documentos que llegan al Área de Archivo para ponerlos en

los legajos.

Responder a las correspondencias sobre descuentos a la ONP/AFP y las

aportaciones al Fondo Nacional de Vivienda (FONAVI).

Velar por todos los documentos que se encuentran dentro del área de

Archivo de la Sub Gerencia de Personal.

5.6. RECURSOS MATERIALES

Actualmente se cuenta con los siguientes recursos materiales:

RECURSOS MATERIALES

CANTIDAD

Impresora

01

Teléfono

02

Computadoras

Sillas

06

06

Nextel

01



CAPITULO

VI

DETERMINACIÓN Y

ANÁLISIS DEL

PROBLEMA



VI. DETERMINACIÓN Y ANÁLISIS DEL PROBLEMA

6.1. LLUVIA DE IDEAS (Brainstorming)

Para poder determinar cuáles son los problemas que se presentan en la Sub

Gerencia de Personal, se ha realizado una lluvia de ideas (Brainstorming), para

ello se realizó una reunión con todo el personal que labora en dicha Sub Gerencia

y a continuación se obtuvo las siguientes problemáticas:

Falta de capacitación al personal

Falta de motivación

Descuido de las boletas de pago

Equipos deteriorados

Archivadores en mal estado

Falta de control de las comisiones de servicio

Falta de recursos materiales

Control de record vacacional

Mal archivo de documentos

Legajos de personal no actualizados

Libro de planillas deteriorados

Registro de papeletas de permiso es tedioso

Desconocimiento de la Gestión Municipal

6.2. DIAGRAMA DE ISHIKAWA POR FENOMENOS

Para determinar cuáles son las causas de los problemas mencionados

anteriormente, se realiza un Diagrama de Ishikawa, también llamado Espina de

Pescado.



6.2

. D

IAG

RA

MA

DE

IS

HIK

AW

A P

OR

FE

NÓ

ME

NO

S



6.3. ANÁLISIS DE PARETO POR FENÓMENOS

6.3.1. VALUACIÓN DE ALTERATIVAS

6.3.2. PERSONAS ENCUESTADAS:

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO


Jefe de Área


Secretaria

Julio Lozano Alvear

Archivo



Luis Omonte Dextre


Rodolfo Pariona


José Ruiz

Central telefónica

ASPECTOS INTERVALO

Es Urgente 10

Muy importante 6

Importante 4

Es necesario realizarlo 2

Puede esperar 1




Asistenta social

Esther García

Asistenta social



El Alcalde del Distrito de Breña, junto al personal de Serenazgo.

6.3.3. ENCUESTA PARETO

Se realiza una encuesta para definir cuáles son los problemas más importantes

que tiene que solucionar la Entidad Pública. A esto se obtuvo el siguiente

resultado:



6.3

.3.

EN

CU

ES

TA

PA

RE

TO



6.3

.4.

DIA

GR

AM

A D

E P

AR

ET

O P

OR

FE

NÓ

ME

NO

S



6.3.4. DIAGRAMA DE PARETO POR FENÓMENOS

De acuerdo a los resultados se procederá a analizar las causas de los

siguientes problemas:

Legajos de Personal no actualizados

Mal archivo de documentos

Descuido en las Boletas de Pago

Archivadores en mal estado

Falta de recursos materiales



6.4

. D

IAG

RA

MA

DE

IS

HIK

AW

A P

OR

HE

CH

OS



6.5. ANÁLISIS DE PARETO POR HECHOS

6.5.1. VALUACIÓN DE ALTERATIVAS

6.5.2. PERSONAS ENCUESTADAS:

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO


Jefe de Área


Secretaria

Julio Lozano Alvear

Archivo



Luis Omonte Dextre


Rodolfo Pariona


ASPECTOS INTERVALO

Es Urgente 10

Muy importante 6

Importante 4

Es necesario realizarlo 2

Puede esperar 1



José Ruiz

Central telefónica


Asistenta social

Esther García

Asistenta social



Los colaboradores de la Municipalidad de Breña que día a día trabajan por brindar

un mejor servicio a los ciudadanos de Breña.

6.5.3. ENCUESTA PARETO

Se realiza una encuesta para definir cuáles son los problemas más importantes

que tiene que solucionar la Entidad Pública. A esto se obtuvo el siguiente

resultado:



6.5

.3.

EN

CU

ES

TA

PA

RE

TO



6.5

.4.

DIA

GR

AM

A D

E P

AR

ET

O P

OR

HE

CH

OS



6.5.4. DIAGRAMA DE PARETO POR HECHOS

De acuerdo a los gráficos y cuadros vistos anteriormente se procede a realizar la

mejora a los siguientes problemas que nos dieron en total el 80% de los

problemas:

Falta de una Base General de Datos

Falta de un Formato de Personal Actualizado

Desorden en el escritorio de la recepción

Falta de documentos dentro de los Legajos del personal

Falta de un código para files



CAPITULO

VII

PRESENTACIÓN DE

LA MEJORA



VII. PRESENTACIÓN DE LA MEJORA

7.1. Objetivo General

Proponer una mejora en la organización y control de la Sub Gerencia de Personal

de la Municipalidad de Breña, con la finalidad de reducir los tiempos muertos y

lograr una optimización en los procedimientos de las funciones de dicha Área,

contribuyendo así con los objetivos organizacionales de esta Entidad Pública.

7.2. Objetivos Específicos

Desarrollar una Base de Datos General de todo el personal que labora

actualmente en la Municipalidad Distrital de Breña.

Proponer la realización de un formato general, en donde el cual conlleve

todos los datos personales de cada colaborador de esta corporación Edil y

que cuyo contenido tenga el valor de una Declaración Jurada.

Poner en práctica la metodología de las 5 “SS”, con el fin de reducir los

tiempos ociosos en la búsqueda de estos.

Establecer separaciones dentro de cada legajo del personal, con el fin de

encontrar más rápido los documentos que dicha Área requiere.

Establecer y designar un código para cada file, con lo cual ayudara a

disminuir tiempos muertos en la búsqueda de estos.



7.3. PROPUESTA DE MEJORA

7.3.1. Desarrollo de una Base de Datos General

Actualmente, la Municipalidad Distrital de Breña cuenta con 543 colaboradores,

que trabajando en conjunto hacen posible la realización de los objetivos que se

planteó esta Corporación Edil para su gestión, que es la de brindar mejores

servicios a los ciudadanos que residen en el Distrito de Breña.

Por ello, también es necesario tener en claro con que personal contamos e

involucrarnos más sobre sus expectativas de esta Entidad y es por este motivo

que nos impulsa a crear una Base de Datos General de todo el personal que

actualmente está laborando en ella (Municipalidad de Breña).

Para ello, se realizara esta Base de Datos en un programa de Excel, donde

estarán registrados todos los datos que la Entidad considere importante y a su vez

estarán separados por lo siguiente:

Funcionarios

Empleados Estables

Obreros Estables

Obreros Contratados DL. 728 (Servicios a la Ciudad y Medio Ambiente)

Obreros Contratados DL. 728 (Desarrollo Urbano)

CAS Administrativo

CAS Seguridad Ciudadana

Regidores

Pensionista

Esto ayudara a encontrar y a tener un mejor control de todos los documentos que

conlleva cada legajo y por ende se designara un código, ya que se nos hará más

fácil de encontrar.



Asimismo, nos evitaremos las pérdidas de documentos, porque sabremos gracias

a la Base de Datos que dicho documento si se encuentra en físico dentro del

legajo. Además, podremos contestar lo más pronto posible las correspondencias

que nos llegan de los trabajadores de esta Municipalidad solicitando sus

aportaciones a la ONP o AFP para su respectiva desafiliación, así como el monto

total de las Aportaciones al Fondo Nacional de Vivienda (FONAVI). Para esto,

cada colaborador tendrá un cuadro en donde se mostrara sus aportaciones tanto a

la Oficina de Normalización Provisional (ONP) como al FONAVI.

A continuación se muestra los 2 formatos:

FORMATO PARA LAS APORTACIONES A LA ONP



FO

RM

AT

O D

E B

AS

E D

E D

AT

OS

GE

NE

RA

L D

EL

TO

DO

EL

PE

RS

ON

AL



7.3.2. Formato de Ficha del Trabajador

Cada personal que labora en la Municipalidad de Breña debe tener

obligatoriamente en su legajo, una ficha con todos los datos personales de cada

uno, ya que una vez necesitábamos la dirección de una trabajadora y por

consecuente fuimos a su legajo, pero días después nos dimos con la sorpresa de

que esa no era su dirección, ya que no estaba actualizado pues se había

cambiado de casa. La Asistenta Social al ir a una casa equivocada perdió un

tiempo valioso y por ende también fue una perdida para la Municipalidad con

respecto a lo que costo ese trayecto en vano. Luego se tuvo que ver la manera de

buscar su dirección actual y como aquella trabajadora estaba delicada de salud,

necesitaba los servicios de la Asistenta Social. Por otro lado, a ella también se le

había pasado actualizar sus datos personales.

Como hemos podido observar, es de suma importancia el tener una ficha donde

se cuente con todos los datos personales de cada trabajador actualizados y que

además esos datos sean fidedignos, pues también ha habido el caso de que

algunos trabajadores registran que viven en distritos lejanos, sin embargo hemos

descubierto que Vivian en el Distrito de Breña.

A continuación se presenta el siguiente Formato propuesto como “Ficha del

Trabajador” mejorado y actualizad, en el consta de 04 hojas las cuales cada una

es importante, en donde solo deben estar registrados datos fidedignos:



FORMATO “FICHA DE PERSONAL ACUALIZADO”



DECLARACION JURADA

Yo, …………………………………………………………………… identificado con

Nº…….……………,domiciliado(a) en…………………………………………. Ante usted me presento y digo: Que, DECLARO BAJO JURAMENTO, No tener antecedentes Penales ni Judiciales y no tener inhabilitación administrativa con el Estado. Formulo la presente declaración en virtud del Principio de Presunción de Veracidad previsto en los artículos IV numeral 1.7 y 42º de la Ley 27444 del Procedimiento Administrativo General, sujetándome las acciones legales y/o penales que correspondan de acuerdo a la legislación nacional vigente.

Breña,……. de……… del 2013.

______________________________ Firma

D.N.I.………………………………



7.3.3. Orden en la Documentación de los Legajos

Cada Legajo de personal muestra un desorden con la documentación que conlleva

consigo, por lo que cada vez que se necesite algún papel importante, se tiene que

buscar detalladamente en todo los folios que tiene dicho legajo, y como verán

también es una pérdida de tiempo.

Por ello y para que sea más fácil de encontrar algún documento se van a realizar

separaciones como:

Datos personales y de sus familiares directos

Estudios de formación general realizados

Capacitación general

Experiencia profesional, técnica y laboral

Cargos desempeñados

Méritos

Deméritos, sanciones administrativas y judiciales

Tiempo de servicio en general

Licencias

Evaluación

Remuneraciones

Situación de actividad o retiro, incluyendo el régimen de pensión

Otros de necesidad institucional



Área de Archivo de la Sub Gerencia de Personal

7.3.4. Código para Files

Algunas veces los archivadores (files) no se encuentran, simplemente porque no

se sabe si está en la Sub Gerencia de Personal o si se ha prestado a otra

Gerencia o Sub Gerencia.

Es por ello que cada file debe tener un código propio y con la ayuda de una base

de información en Excel, poder obtener un mejor control de estos, logrando así

que no se pierda ninguno de estos files y encontrarlos lo más rápido posible.

A continuación se muestra un ejemplo de codificación para cada file con lo que

conlleva cada uno.



Ejemplo de Codificación para los files que obran en la Sub Gerencia de

Personal:



CAPITULO

VIII

COSTO, BENEFICIO Y

JUSTIFICACIÓN DE

LA MEJORA



VIII. COSTO, BENEFICIO Y JUSTIFICACIÓN DE LA MEJORA

8.1. EVALUACIÓN ECONÓMICA DE LA ENTIDAD

8.1.1. COSTO DE LA MEJORA

8.1.1.1. DESARROLLO DE UNA BASE DE DATOS GENERAL

Para la realización de esta Base de Datos General, se va a necesitar la

intervención de 3 personas, las cuales a continuación se presentan unos cuadros

de cada uno de ellos para saber cuánto será mi costo al implementar esta mejora:

Coarite Silva Vanessa Importe Anual

Sueldo mensual 1000,00 12.000,00

Descuentos ONP y Es salud

(13%)

130,00 1560,00

Aguinaldo Julio 300,00 300,00

Aguinaldo Diciembre 300,00 300,00

TOTAL: 11040,00

Año 11.040,00

Mes 920,00

Día 46

Hora 5,75

Minuto 0,095

Omonte Dextre Luis Importe Anual

Sueldo mensual 1800,00 21600,00

Descuentos ONP Y Es salud (13%) 234,00 2808,00



TOTAL: 19.392,00



Fabián Ramos Jack Importe Anual

Sueldo mensual 1200,00 14400,00

Descuentos ONP Y Es salud (13%) 156,00 1872,00



TOTAL: 13.128,00

Año 13.128,00

Mes 1.094,00

Día 54,7

Hora 6,8375

Minuto 0,11

MANO DE OBRA RESPONSABLE TIEMPO COSTO TOTAL

Asesoría Fabián Ramos Jack 10 min 0,11 1,10

Asesoría Omonte Dextre Luis 10 min 0,17 1,70

Creación de Base de

Datos

Coarite Silva Vanessa 5 días 46,00 230,00

TOTAL:

232,80

La realización de la Base de Datos General nos tiene un costo de:

COSTO TOTAL MEJORA 1 232,8

Año 19.392,00

Mes 1.616,00

Día 80,8

Hora 10,1

Minuto 0,17



8.1.1.2. FICHA DE PERSONAL

MATERIALES CANTIDAD PRECIO

UNID

COSTO

Impresión 509 0,02 10,18

TOTAL 10,18

El costo de la realización de este formato “FICHA DE PERSONAL” viene a ser la

suma de materiales con la mano de obra y esto hace un total de:


8.1.1.3. ORDEN DE LA DOCUMENTACION DENTRO DE LOS LEGAJOS


UNID

COSTO

Fólderes manila 1 bolsa(de 26 unidades) 4,00 4,00

Papel de colores 100 0,05 5,00

Cinta de embalaje 2 1,00 2,00

Impresión 50 0,02 1,00

TOTAL 12,00


Ordenar los doc. Y

realizar las separaciones

Coarite Silva

Vanessa

5 días 46,00 230,00

TOTAL: 230,00


Realización de la ficha Coarite Silva Vanessa 30 min 0,095 2,85

TOTAL: 2,85



El costo total de ordenar los documentos que conlleva cada legajo es de:

COSTO TOTAL MEJORA 3 242

8.1.1.4. CODIGO PARA FILES


UNID

COSTO

Cinta de embalaje 2 1,00 2,00

Impresión 25 0,02 0,50

TOTAL 2,50


Creación de los códigos Coarite Silva

Vanessa

6 horas 5,75 34,5

TOTAL: 34,5

El costo total de realizar y poner a todos los files sus códigos es de:


8.1.1.5. COSTO TOTAL DE MEJORA DEL PROYECTO

TOTAL MATERIALES 24,68

TOTAL MANO DE OBRA 500,15

COSTO TOTAL DEL

PROYECTO

524,83



8.1.2. BENEFICIO DE LA MEJORA

8.1.2.1. BASE DE DATOS GENERAL

El beneficio de esta mejora es disminuir los tiempos muertos en la búsqueda de

documentos y obtener un mejor control de ellos. Además de ser más eficientes en

la respuesta sobre las aportaciones de la ONP y el FONAVI.

Actual:

ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO COSTO TOTAL

Búsqueda de documentos Luis Omonte 5 horas 10,10 50,50

Aportaciones a la ONP Vanessa Coarite 5 días 46,00 230,00

TOTAL: 280,50

Propuesta:


Búsqueda de

documentos

Luis Omonte 3 min 0,17 0,51

Aportaciones a la ONP Vanessa Coarite 2 horas 5,75 11,50

TOTAL: 12,01

Con los cuadros anteriores se puede observar que el beneficio de la creación de

una Base de Datos es de:

BENEFICIO MEJORA 1 268,49

8.1.2.2. FORMATO DE FICHA DE PERSONAL

El beneficio de esta mejora es de obtener datos generales fidedignos de los

trabajadores de la Municipalidad de Breña lo más rápido posible.



Salcedo Torres Ana María Importe Anual

Sueldo mensual 1600,00 19.200,00

Descuentos ONP Y Es salud (13%) 208,00 2.496,00

CTS 1600,00 1.600,00

Gratificación Julio 1600,00 1.600,00

Gratificación Diciembre 1600,00 1.600,00

Vacaciones 1600,00 1.600,00

TOTAL: 23.104,00

Actual:


Búsqueda del Domicilio

Fiscal de un trabajador

Ana María Salcedo 1 hora 12,03 12,03

TOTAL: 12,03

Propuesta:


Búsqueda del Domicilio

Fiscal de un trabajador

Ana María Salcedo 1 min 0.20 0.20

TOTAL: 0.20

Como se puede observar en los cuadros anteriores se tiene un beneficio de:

BENEFICIO MEJORA 2 11.83

Año 23.104,00

Mes 1.925,33

Día 96,26667

Hora 12,03333

Minuto 0,20



8.1.2.3. ORDEN EN LOS LEGAJOS Y CODIFICACION DE LOS FILES

El beneficio de esta mejora es

disminuir los tiempos muertos y un

mejor control en los legajos del

personal.

A continuación, se puede observar

la optimización de los tiempos con

el siguiente Diagrama de Actividades del Proceso:

Actual: El tiempo es de 53 minutos.



Propuesta: El tiempo es de 22 minutos.



Como hemos podido observar hay una optimización de tiempo que es de 31

minutos. Veamos ahora cuanto es nuestro costo al realizar dicha actividad:

Lozano Alvear Julio Importe Anual

Sueldo mensual 1,400.00 16.800,00

Descuentos ONP Y Es salud

(13%)

182,00 2.184,00

CTS 1,400.00 1.400,00

Gratificación Julio 1400,00 1.400,00

Gratificación Diciembre 1400,00 1.400,00

Vacaciones 1400,00 1.400,00

TOTAL: 20.216,00

Año 20.216,00

Mes 1.684,67

Día 84,23333

Hora 10,52917

Minuto 0,18

Como hemos podido observar con los cuadros anteriores, se tendrá un beneficio

de:

BENEFICIO MEJORA 3 y4 5.58

RESPONSABLE TIEMPO COSTO TOTAL

Julio Lozano (ACTUAL) 53 min 0.18 9.54

Julio Lozano (PROPUESTA) 22 min 0.18 3.96



8.1.2.5. BENEFICIO TOTAL DE LA MEJORA

B1 B2 B3 y B4 TOTAL:

268,49 11,83 5,58 285,90

El beneficio total de la mejora es de S/. 285.90.

8.2. RELACIÓN BENEFICIO-COSTO

BENEFICIO (Mensual) 285,90

COSTO

524,83

Nuestro beneficio es mensual, por ello vamos a multiplicar el beneficio por 12

para convertirlo a anual.

A continuación, este sería mi Beneficio Anual:

BENEFICIO (Anual) 3,430.80

COSTO

524,83

Como podemos observar con la ayuda de los cuadros anteriores, nuestro

beneficio anual será de S/. 3,430.80 Nuevos Soles.

8.3. TIEMPO DE RECUPERACION DEL CAPITAL

COSTO 524,83

BENEFICIO (Mensual) 285,90

El tiempo de recuperación del costo será de 1.84 meses, es decir de 2 meses

aproximadamente.

1,84



CAPITULO

IX

CONCLUSIONES,

RECOMENDACIONES

Y BIBLIOGRAFIA



9.1. CONCLUSIONES

Este proyecto logra disminuir los tiempos muertos en la búsqueda de algún

documento, logrando así que el personal de la Municipalidad de Breña sean

más efectivos en sus labores, contribuyendo así a los objetivos de la

gestión.

Se responderá lo más pronto posible todas las correspondencias que

lleguen a la Sub Gerencia de Personal, como las Aportaciones a la Oficina

de Normalización Provisional (ONP) y al Fondo Nacional de Vivienda

(FONAVI).

Contar con una Base de Datos General de todo el personal de la

Municipalidad de Breña, con el cual se podrá tener un mayor control con la

documentación de los Legajos del personal.



9.2. RECOMENDACIONES

Implementar el proyecto de los formatos de Ficha de Personal lo más

pronto posible, pues con ello obtendremos datos fidedignos y actualizados y

eso significa algo de suma importancia para el Área de personal.

Al momento de realizar la mejora, es importante que se realice una reunión,

con la finalidad de que el personal que labora en el Área de Recursos

Humanos tenga conocimientos de las actividades a mejorar.

Es necesario que al momento de la mejora, todo el personal que conforma

dicha Sub Gerencia, se involucre y tomen conciencia de que se está

haciendo por el bien de todos y en particular de la Entidad Pública para una

mejor gestión.



9.3. BIBLIOGRAFÍA

Página web de la Municipalidad de Breña www.munibrena.bob.pe

Manual de Organizaciones y Funciones de la Municipalidad de Breña

Reglamento Interno de la Municipalidad de Breña

Plan Operativo Constitucional 2013

http://www.munibrena.bob.pe/

PM BREÑA.pdf

Documents

Transcript of PM BREÑA.pdf