Plantilla Para Documentacion Final GTI

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CAPTULO I.- Gerencia de Proyectos

1.1 Inicio

1.1.1 Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter)

A. Informacin General

Nombre del Proyecto

Fecha de Preparacin:

Patrocinador: Fecha de modificacin:

Preparado por: Autorizacin por:

B. Descripcin del producto o servicio del Proyecto

Gran parte de las actividades que se desarrollan en la institucin son soportadas por adquisiciones y contrataciones de bienes o servicios, los cuales van a permitir el cumplimiento de las funciones de las reas de la institucin. Desde el punto de vista de impacto a la empresa este factor es importante. Actualmente dicho proceso es manual y presenta deficiencias que afectan directamente al desempeo institucional. La afectacin se manifiesta en los tiempos de ejecucin de una adquisicin o contratacin, as como los sobrecostos que esto genera. El proyecto contempla el rediseo del proceso de Atencin de Requerimientos el cual deber incluir los subprocesos de Aprobaciones, Certificacin Presupuestal, Compra Directa, Compra por Proceso y Formalizacin. El rediseo del proceso se basar en una plataforma BPM. El producto del Proyecto ser la automatizacin del proceso de Atencin de Requerimientos a travs de la creacin de aplicaciones sobre una plataforma BPM, as como la creacin de interfaces las necesarias con otros sistemas. Estas aplicaciones permitirn a las reas usuarias y la Oficina General de Administracin gestionar el proceso de Atencin de Requerimientos de una forma ptima al permitir mejorar los tiempos de atencin. El proyecto contempla adems la adquisicin de los componentes necesarios de hardware y software as como los servicios necesarios para su puesta en produccin. C. Alineamiento del Proyecto

Objetivos de la organizacin. Propsitos del proyecto.
D. Objetivos del Proyecto

Objetivos del proyecto.

E. Alcance y Extensin del Proyecto

Principales Entregables del Proyecto.

Diseo de la Plataforma Tecnolgica

Plataforma BPM implementada

Modelo del Rediseo del Proceso de Atencin de Requerimientos

Estructura de Aplicativos que soportan la automatizacin

Plan de Capacitacin

Proceso automatizado Aprobado

Principales Fases del Proyecto.

Fase 1 : Implementacin de la Plataforma

Fase 2: Rediseo del Proceso

Fase 3: Automatizacin del Proceso

Fase 4: Pruebas

Fase 5: Capacitacin

Fase 6: Implementacin Stakeholders claves. Presidencia Gerencia General reas de la Institucin Oficina General de Administracin Oficina de Control Interno Restricciones. El presupuesto estimado del proyecto es de S/. 400,000 Nuevos Soles. El proceso implementado deber ponerse en produccin para el inicio del siguiente periodo 2011 Se deber utilizar la plataforma BPM de Oracle. Se deber respetar las directivas y procedimientos de adquisiciones y contrataciones de la entidad. El desarrollo de la automatizacin solo se realizar con personal externo.
Cada rea deber asignar a un representante ante el equipo del proyecto. La base de datos a utilizar ser Oracle 11g. El proyecto deber considerar su propia infraestructura, el cual ser compatible con la infraestructura actual de la institucin. La automatizacin deber crear interfaces con el Sistema SIAF del MEF. Se encuentra definido el Reglamento de Organizacin y Funciones y el Manual de Organizacin y Funciones. Asunciones La Ley de Adquisiciones y Contrataciones no cambiara durante el periodo vigente. Las directivas internas de adquisiciones y contrataciones de la entidad son actuales y vigentes. La plataforma de base de datos se encuentra completamente operativa. Se cuenta con la infraestructura y equipamiento necesario que requiera equipo de trabajo. El personal representante destinar 4 horas a la semana para brindarlo al proyecto. Lmites del proyecto El proyecto SI Incluye El rediseo y automatizacin del proceso de Atencin de Requerimientos. El proyecto NO Incluye Actualizacin de procedimientos o directivas de atencin de requerimientos Capacitacin en Adquisiciones y Contrataciones al personal Carga de informacin presupuestal o administrativa con mas de un ao de antigedad Depuracin del catlogo de bienes de la entidad. Inventarios del almacn. F. Factores Crticos de xito del Proyecto Compromiso del personal asignado Apoyo de la alta direccin Disponibilidad de tiempo del personal asignado Utilizar la filosofa BPM Utilizar la gua del PMBOK Brindar acceso a la informacin financiera La informacin de carga inicial al sistema deber estar depurada y ptima. G. Planeamiento Inicial del Proyecto al alto nivel Estimacin de recursos requeridos: Licencias de Software de BPM Oracle
Dos servidores 01 Gerente de Proyecto 01 Analista de Procesos 01 Analista Funcional 02 Analistas Programadores 01 Analista QA 01 Documentador 01 Capacitador 01 Implementador Infraestructura y equipos necesarios Costo Estimado del Proyecto: El presupuesto estimado del proyecto es de S/. 400,000 Nuevos Soles Beneficios Estimados: Atender 40 requerimientos mensuales respecto a los 20 del ao anterior. Maximizar el porcentaje de ejecucin presupuestal anualmente Incrementar la satisfaccin de las reas usuarias Estimacin de Fechas a Programar: Fecha de inicio: 26 de Abril de 2010 Fecha de trmino: 07 de Abril de 2011 H. Autoridad del Proyecto Autorizacin Directora de la Oficina General de Administracin (Luz Ramos) Gerente del proyecto Nombre: Ing. Paola Asencios Comit de Seguimiento (Direccin) Cesar Talledo (Jefe de TI) Oscar Lu (Jefe de Presupuesto) Juan Solis (Jefe de Contabilidad) Percy Toledo (Jefe de Logstica) Jos Revilla (Jefe de Tesorera) I. Integrantes del equipo del proyecto, Roles y Responsabilidades

1. Paola Asencios (Gerente de Proyecto) 2. Carlos Novoa (Analista de Procesos) 3. Ruben Gmez (Analista Funcional) 4. Rosa Canda (Analista Programador)
5. Mario Arburu (Analista Programador) 6. Karen Bocanegra (Analista QA)

J. Firmas

Nombre/Funcion Firma Fecha

1.1.2 Glosario de Trminos

REA ENCARGADA DE CONTRATACIONES: El rea de Logstica de la Oficina

General de

Administracin-OGA, es el rea encargada de las contrataciones en la APN y

constituye el rgano responsable de programar, preparar, ejecutar y supervisar los

procesos de contratacin hasta su culminacin.

REA USUARIA: Es el rea de la APN que requiere la contratacin de bienes y

servicios y elabora los requerimientos tcnicos mnimos, que son los requisitos

indispensables que debe reunir una propuesta tcnica para ser admitida. Los

requerimientos tcnicos mnimos, que elabora el rea usuaria estn constituidos

por: a) Trminos de Referencia, en el caso de servicios.

b) Especificaciones Tcnicas, en el caso de bienes.

COMIT ESPECIAL: Es el rgano encargado de conducir los procesos de

seleccin, desde la elaboracin de bases, la organizacin, conduccin y ejecucin

del procesos de seleccin hasta su culminacin, esto es; hasta cuando se

produzca el consentimiento de la Buena Pro, o cuando quede administrativamente

firme, o se cancele el proceso, de acuerdo a lo establecido en el artculo 24 de la

Ley.

COMIT ESPECIAL PERMANENTE: Es el rgano encargado de conducir los

procesos de seleccin del tipo de Adjudicaciones Directas o Adjudicaciones de

Menor Cuanta, de acuerdo a lo establecido en el artculo 30 del Reglamento de

la Ley.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIN: Es el expediente que comprende el conjunto

de documentos de todas las actuaciones referidas a la atencin de un

requerimiento, desde la decisin de adquirir o contratar (aprobacin del gasto por

el nivel correspondiente) hasta la culminacin del contrato.
PROCESO DE SELECCIN: Es un procedimiento administrativo especial

conformado por un conjunto de actos administrativos, de administracin o hechos

administrativos, que tiene por objeto la seleccin de la persona natural o jurdica

con la cual la APN celebrar un contrato para las contrataciones de bienes y

servicios o la ejecucin de obras.

Dicha denominacin se aplica a todos los tipos de procesos de seleccin

considerados dentro del marco de la ley de contrataciones, sea Licitacin Pblica,

Concurso Pblico, Adjudicacin Directa Pblica o Selectiva o la Adjudicacin de

Menor Cuanta.

REQUERIMIENTO: Es el documento de uso interno mediante el cual las reas

usuarias solicitan la contratacin de cualquier bien, servicio, consultora o

ejecucin de obra. El Requerimiento debe estar suscrito por el Director Jefe de

Oficina Jefe de Unidad, como responsable del gasto.

ESPECIFICACIONES TCNICAS: Descripcin elaborada por el rea usuaria, de

las caractersticas fundamentales de los bienes, suministros u obras a contratar y

que son parte integrante del Requerimiento.

Dichas Especificaciones Tcnicas, deben considerar, entre otros, lo siguiente: a)

La descripcin del bien u obra a contratar, b) Perfil de la persona natural o jurdica

a contratar, c) Plazo (s) de entrega.

TRMINOS DE REFERENCIA: Descripcin elaborada por el rea usuaria, de las

caractersticas tcnicas y de las condiciones en que se ejecutar la prestacin de

servicios o de consultora, que son parte integrante del Requerimiento.

Dichos Trminos de Referencia, deben considerar, entre otros, lo siguiente: a) La

descripcin del servicio a contratar, b) Perfil de la persona natural o jurdica a

contratar, c) Plazo (s) para la prestacin del servicio, d) Entregables y plazos para

su presentacin, e) Forma de Pago.

VALOR REFERENCIAL: Es el valor determinado por el rea encargada de

contrataciones, sobre la base del estudio de posibilidades de precios y

condiciones que ofrece el mercado, efectuado sobre la base de las

Especificaciones Tcnicas Trminos de Referencia y/o sobre informacin

(estructura de costos, presupuestos de costos, expediente tcnico econmico)

proporcionada por el rea usuaria, que est referido al objeto de la contratacin.

El valor referencial se calcula incluyendo todos los tributos, seguros, transporte,

inspecciones, pruebas y de ser el caso costos laborales respectivos y cualquier

otro concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los bienes

y servicios a contratar.
El valor referencial no podr tener una antigedad mayor a los seis (06) meses

contados desde la fecha de convocatoria del proceso para el caso de obras y no

podr ser mayor a tres (03) meses contados a partir de la aprobacin del

Expediente de Contratacin en el caso de bienes y servicios.

SIGA - Sistema Integrado de Gestin Administrativa: Sistema en el que se

registran todos los actos referidos a la atencin de los requerimientos de bienes y

servicios de las reas usuarias.

1.2 Gestin del Alcance

1.2.1 Plan de Gestin del Alcance

Nombre del proyecto:

Preparado por:

Fecha:

Describir cmo ser el alcance del proyecto:

Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (cmo manejar los cambios, la frecuencia e impacto de los mismos):

Cmo los cambios al alcance, sern identificados y clasificados? Los cambios del alcance ser identificados: Los cambios del alcance ser clasificados por medio de su impacto:

Describir cmo los cambios del alcance sern integrados al proyecto:

1.2.2 Enunciado del Alcance.

Nombre del Proyecto:

Preparado por:

Fecha:

Justificacion de proyecto:

Descripcion del proyecto:

Entregables del proyecto:

Contrtato de implementacin de plataforma:

Contrato de matenimiento:

BPM instalado

Estndares de automatizacin

Modelo de requisitos

Componentes de requisitos
Componentes de compra directa

Componentes proceso de seleccin

Casos de prueba funcionales aprobados

Casos de prueba de integracin aprobados.

Plan de capacitacin aprobado

Manual tcnico

Manual de usuario

Modelo de despliegue aprobado

Acta de pase de produccin

Objetivos del proyecto.

Objetivos de Costo

Objetivos de cronograma (fechas de inicio y termino)

Calidad (criterios que determinan aceptacin)
1.2.3 Estructura del Desglose del trabajo WBS.
Diccionario de EDT (WBS).

Nombre del proyecto:

Preparado por:

Fecha:

Version: V. 1.0

DICCIONARIO DE EDT (WBS)

Cuenta de control:

Identificador entregable: E.1

Nombre del entregable: Acta de constitucin del proyecto

Alcance del trabajo: Se deber preparar el Acta de Constitucin del proyecto.

Responsable:

Duracin Estimada:

Fecha de inicio:

Fecha de Terminacin:


Cuenta de control:




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Duracin Estimada:

Fecha de inicio:



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Duracin Estimada:

Fecha de inicio:


Requisitos de calidad:

Otras referencias:

Hitos del Cronograma:


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Fecha de inicio:



Otras referencias:



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Cuenta de control:




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Duracin Estimada:

Fecha de inicio:



Otras referencias:


1.3 Gestin de Tiempos

1.3.1 Cronograma del Proyecto Diagrama de Gantt.

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