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ESTUDIO SOBRE CONTROL Y RECUPERACIÓN DE ACREDITACIONES

QUE NO CORRESPONDEN, AÑO 2016

AUD-INF-ENV-03-2017

Marzo 2017

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INDICE

ESTUDIO SOBRE CONTROL Y RECUPERACIÓN DEACREDITACIONES QUE NO CORRESPONDEN, AÑO 2016..............................................................................

I. INTRODUCCION...................................................................................................

1.1 Origen....................................................................................................................1.2 Objetivo..................................................................................................................1.3 Alcance..................................................................................................................1.4 Aspectos Generales sobre el Reglamento General para el Control y

Recuperación de Acreditaciones que no Corresponden, D.E. 34574-H................1.5 Comunicación oral de resultados...........................................................................

II. RESULTADOS.......................................................................................................

2.1 Necesidad de entregar información adecuada de acuerdo con los lineamientos establecidos...........................................................................................................

2.1 Detalle de montos de las sumas giradas de más a funcionarios y/o exfuncionarios del Ministerio de Comercio Exterior. (Oficio TN-1843-2016)..........

III. CONCLUSIONES GENERALES...........................................................................

IV. RECOMENDACIONES GENERALES..................................................................

__________________________________________________________________________________________________________________Auditoría Interna

“Coadyuvando al mejoramiento del Control Interno”Teléfonos: (506) 2505-4033 /2505-4032 – Fax: (506) 2505-4036 - Apdo. 297 1007 - Sitio Web: www.comex.go.cr –

Dirección: Plaza Tempo, sobre Autopista Próspero Fernández, costado oeste del Hospital Cima, Escazú, San José Costa Rica

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ESTUDIO SOBRE CONTROL Y RECUPERACIÓN DE ACREDITACIONES QUE NO CORRESPONDEN, AÑO 2016

I. INTRODUCCION

De conformidad con los lineamientos descritos por la Contraloría General de la República, el informe de Auditoría se regirá por las directrices emitidas por este Ente Contralor en sus artículos 36, 37, 38 y primer párrafo del artículo 39 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno que a la letra dice:

Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados.

Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:

a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de Auditoría al Jerarca, con copia a la Auditoría Interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.

b) Con vista de lo anterior, el Jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la Auditoría Interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el Auditor Interno podrá apersonarse, de oficio, ante el Jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la Auditoría Interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.

c) El acto en firme será dado a conocer a la Auditoría Interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.

Artículo 37. Informes dirigidos al Jerarca.

Cuando el informe de Auditoría esté dirigido al Jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello




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tendrá que comunicarlo debidamente a la Auditoría Interna y al titular subordinado correspondiente.Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República.

Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la Auditoría Interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el Jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.

La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del Jerarca, de la Auditoría Interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994.

Artículo 39. Causales de Responsabilidad Administrativa.

El Jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. (…)

1.1 Origen

El estudio se realizó de conformidad con la petición de la Tesorería Nacional como Ente de Fiscalización Superior, rector en la materia con el oficio TN-888-2013 del 28 de agosto del año 2013, incluido en el Reglamento General para el control y recuperación de Acreditaciones que no corresponden, por lo que hemos considerado en el Plan de Trabajo de la Auditoría Interna año 2017, para verificar el cumplimiento del Reglamento de Acreditaciones que no corresponden, en Departamento de Recursos Humanos.

1.2 Objetivo

Dar a conocer a la administración, las observaciones encontradas a raíz de la verificación de los procesos seguidos por Departamento de Recursos Humanos, de acuerdo con el Reglamento General para el Control y Recuperación de Acreditaciones que no corresponden, basado en el Decreto Ejecutivo N° 34574 del 14 de mayo del 2008, y según la directriz DCN-001-2011 de Contabilidad Nacional.




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1.3 Alcance

Comprende la revisión en el Departamento de Recursos Humanos, del cumplimiento del Decreto Ejecutivo N° 34574 del 14 de mayo del 2008, Reglamento General para el Control y Recuperación de Acreditaciones que no corresponden, y de la directriz DCN-001-2011 emitida por Contabilidad Nacional. Se verifica la documentación correspondiente a los informes emitidos a la Tesorería Nacional para el periodo comprendido del 1° de enero al 31 diciembre del año 2016, de igual forma se considera el oficio emitido por la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, N° TN-1843-2016 del 05 de diciembre del 2016. 1.4 Aspectos Generales sobre el Reglamento General para el Control y Recuperación de Acreditaciones que no Corresponden, D.E. 34574-H.

El estudio se circunscribe a las observaciones encontradas de los procesos seguidos por Departamento de Recursos Humanos, considerando el Reglamento General para el Control y Recuperación de Acreditaciones que no corresponden emitido en el año 2008.

La Tesorería Nacional envió el oficio TN 888-2013 del 28 de agosto del 2013 a las instituciones del poder ejecutivo para recordar el cumplimiento del artículo 15 del Reglamento de Acreditaciones que no corresponden, en cuanto a que las Auditorías deben incluir en sus planes de trabajo, el estudio en forma anual como mínimo evaluando la suficiencia y la efectividad del sistema de control establecido para este tema, y el envío de estos estudios al ente rector cuando correspondan.

Mediante correo electrónico del día 07 de marzo del 2014, enviado al Jefe de Recursos Humanos de COMEX, del área de Fiscalización y Control, de la Tesorería Nacional, le indica que en reunión sostenida en el 2013 con funcionarios de todas las Unidades de Recursos Humanos de los Ministerios, Poderes y, otras dependencias del Gobierno, en la Contabilidad Nacional; se acordó que el informe de sumas acreditadas que no corresponden, lo presenten mensualmente a la Tesorería Nacional.

Asimismo indica que para simplificar el proceso, pueden entonces, enviar el mismo informe, uno a Fiscalización de Tesorería Nacional y, otro a la Contabilidad Nacional.

Basado en este oficio del año 2013, esta Auditoría incluyó en su plan de trabajo del año 2017, la evaluación del año 2016, como cumplimiento del mismo, el cual se viene cumpliendo año a año desde el 2013.




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El Departamento de Recursos Humanos, envía los formularios solicitados a la Contabilidad Nacional desde el año 2013, y a la Tesorería Nacional, el envío de los formularios correspondientes.

La Directriz DCN-001-2011 de Contabilidad Nacional, se refiere al envío de la información certificada por el Jerarca de la Institución, desde su publicación de febrero del año 2011, de los movimientos que afectan la situación contable en la Administración Central en el ámbito patrimonial y presupuestario respectivamente, garantizando la suficiencia y oportunidad de la información que se genere.

La Contabilidad Nacional también emitió el oficio DCN-1159-12 del mes de enero del 2012 a las Unidades de Recursos Humanos, relacionado con el envío de las plantillas mensuales de cargas de acreditaciones que no corresponden, vía correo electrónico para su registro, en los primeros tres días hábiles del mes.

Basado en estas directrices, el Departamento de Recursos Humanos viene enviando la información de manera mensual a los Entes de Fiscalización Superior, el oficio de Recursos Humanos, la certificación de esta información firmada por la Oficial Mayor y Directora Administrativa, en representación del Jerarca de la Institución y los tres anexos correspondientes, las cuales han sido puestas a disposición de la Auditoría para análisis del estudio, en lo correspondiente.

1.5 Comunicación oral de resultados

La comunicación oral de resultados se realizó con la Oficial Mayor y Directora Administrativa, el Jefe de Departamento de Recursos Humanos el 06 de marzo del 2017, quienes han aceptado las recomendaciones y están de acuerdo en corregir las observaciones determinadas en este estudio, por lo que se envía este informe.

II. RESULTADOS

2.1 Necesidad de entregar información adecuada de acuerdo con los lineamientos establecidos.

El oficio DCN-1159-12 del mes de enero del 2012 de la Contabilidad Nacional, señala que las Unidades de Recursos Humanos deben enviar las plantillas mensuales de cargas de acreditaciones que no corresponden, vía correo electrónico para su registro, en los primeros tres días hábiles del mes.

Asimismo Tesorería Nacional de acuerdo con el Decreto Ejecutivo N° 34574 del 14 de mayo del 2008, solicita se le envíen los informes y los anexos, así como a Contabilidad Nacional, en donde se detalle la información mensualmente.

De la documentación puesta al alcance de la Auditoría, se realizaron las siguientes observaciones:__________________________________________________________________________________________________________________

Auditoría Interna“Coadyuvando al mejoramiento del Control Interno”

Teléfonos: (506) 2505-4033 /2505-4032 – Fax: (506) 2505-4036 - Apdo. 297 1007 - Sitio Web: www.comex.go.cr – Dirección: Plaza Tempo, sobre Autopista Próspero Fernández, costado oeste del Hospital Cima, Escazú, San José Costa Rica

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De la revisión de los documentos que respaldan el envío de la información sobre las acreditaciones que no corresponden, por parte del Departamento de Recursos Humanos, durante el año 2016, se determina saldo cero para el periodo correspondiente del 1° de enero al 31 de diciembre de ese año, no obstante en la documentación enviada a la Tesorería Nacional en los meses de setiembre y octubre, mediante correos electrónicos, se observa que el memorando DRH-COR-CAE-0173-2016 del 01 de setiembre, el cual reporta la información de acreditaciones correspondiente al mes de agosto, fue enviado al Jefe de Fiscalización de Hacienda, Guillermo Bonilla, sin la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos de COMEX; misma situación se suscita con el memorando DRH-COR-CAE-0143-2016 del 03 de octubre del 2016, el cual reporta la información de acreditaciones correspondiente al mes de setiembre, el cual también fue enviado sin la firma respectiva.

La documentación emitida sobre las acreditaciones que no corresponden, se registra y resguarda en el Archivo de Gestión del Departamento de Recursos Humanos (ADI) en forma mensual, no obstante, se pudo observar que no en todos los casos los documentos ahí resguardados son coincidentes con los enviados a Tesorería Nacional, tal es el caso del oficio DRH-COR-CAE-0137-2016 del 1° de setiembre del 2016, el cual fue archivado de forma correcta con la firma de la Jefatura de Recursos Humanos, sin embargo este oficio se envió al ente rector, sin la firma respectiva. De igual forma sucede con el memorando DRHA-COR-CAE-0143-216 del 03 de octubre, el cual fue resguardado en el Archivo de Gestión (ADI), sin la firma correspondiente.

Conclusiones

El Departamento de Recursos Humanos, quien prepara la información que se envía a Tesorería Nacional, todos los meses dentro de los primeros tres días hábiles del siguiente mes, no ha sido diligente en un 100% al preparar y enviar la información en el año 2016, como corresponde, según se desprende de las observaciones planteadas en este informe, las cuales si bien es cierto no tienen trascendencia contable, por no tener cifras monetarias que reportar en el periodo correspondiente del 1° de enero al 31 de diciembre del 2016, podría incidir en los resultados, cuando sí existan cifras que reportar.

La información que brinda la Institución a través del Departamento de Recursos Humanos debe ser completa, certera, precisa, de calidad y que sea digna de crédito en todo momento, pues se trata de la imagen de la Institución.

La documentación que se encuentra en el Archivo de Gestión del Departamento de Recursos Humanos sobre este tema, en el Sistema ADI de la Institución, debe incluirse de manera tal que garantice la custodia de la información desde la __________________________________________________________________________________________________________________



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producción, recuperación y seguimiento, para que esta sea confiable y que permita la localización oportuna, de los documentos.

El Departamento de Recursos Humanos ha enviado la información de manera mensual a los entes rectores en la materia en el citado periodo, sin embargo se siguen evidenciando, en menor escala, algunos errores en la documentación emitida en el año 2016.

Recomendaciones

Analizar la documentación enviada y las observaciones expuestas para que no se sigan cometiendo los mismos errores en la información y en el proceso de envío, y se tomen las acciones correspondientes en cada caso para que se subsanen y que en el futuro la información que se envía a estos Entes, sea fidedigna y certera.

Se incluya en el Archivo de Gestión (ADI) del Departamento de Recursos Humanos, la información sobre las acreditaciones que no corresponden, de forma confiable y oportuna, de acuerdo con el artículo 14 del Decreto N° 34574-H. Asimismo que se siga incluyendo de manera mensual esa información de manera adecuada.

2.1 Detalle de montos de las sumas giradas de más a funcionarios y/o exfuncionarios del Ministerio de Comercio Exterior. (Oficio TN-1843-2016).

De acuerdo con el oficio TN-1843-2016 del 05 de diciembre del 2016, emitido por la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, dirigido al Jerarca de la Institución con copia para la Auditoría Interna, señala diferencias entre la información enviada por el Departamento de Recursos Humanos de COMEX en comparación con la información registrada en el Sistema Integra al 31 de octubre del 2016, con un monto por recuperar aproximadamente de 200,000.00 colones.

Asimismo se hace mención en dicho oficio, al informe emitido por la Auditoría Interna de COMEX, envido en marzo del 2016, correspondiente a las acreditaciones del periodo 1° de enero al 31 diciembre de 2015.

De conformidad con la verificación realizada por esta Auditoría, a la totalidad de los casos de sumas pagadas de más, correspondientes a años anteriores, y de acuerdo con la información suministrada por medio del módulo del “Sistema Integra”, los reportes emitidos que mantiene el Departamento de Recursos Humanos, se determinó que se generó durante el periodo noviembre 2007 al mes de enero 2014, un monto de ₡197.255,50 del cual se detalla en el siguiente cuadro cada caso según el rubro pagado de más.




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MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIORSUMAS GIRADAS DE MÁS

FUNCIONARIO N° CEDULA FECHA DE ORIGEN RUBRO PAGADO DE MAS MONTO SALDO TOTAL

FUNCIONARIO

EDUARDO JESUS ARIAS CABALCETA 107080478 15/11/2007

DEDICACIÓN EXCLUSIVA ₡95.576,00

30/11/2007DEDICACIÓN EXCLUSIVA ₡95.576,00

₡191.152,00 LUIS ALONSO MORA RETANA 112250841 15/01/2007 SALARIO BASE ₡1.475,00 30/01/2007 SALARIO BASE ₡1.475,00

₡2.950,00 MARÍA EUGENIA ULLOA BRENES 303210076 15/01/2014

AUMENTOS ANUALES ₡1,00

₡1,00 ANGIE MARÍA VEGA SEGURA 113950782 15/07/2009

AUMENTOS ANUALES ₡5,50

SALARIO BASE ₡625,00

ANGIE MARÍA VEGA SEGURA

113950782 30/07/2009 AUMENTOS ANUALES ₡5,50


ANGIE MARÍA VEGA SEGURA


SALARIO BASE ₡625,00 ANGIE MARÍA VEGA SEGURA


SALARIO BASE ₡625,00 ANGIE MARÍA VEGA SEGURA






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₡3.152,50TOTAL MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR ₡197.255,50

De acuerdo con los datos expuestos en el cuadro anterior y según el detalle suministrado por el Sistema Integra sobre cada suma pagada de más, se determinó lo siguiente:

Los montos reportados como sumas pagadas de más que no corresponden, tal y como se observan en el cuadro anterior, los cuales son de los años del 2007 y 2009 respectivamente, son sumas de menor cuantía, que en el análisis de costo beneficio, su recuperación podría ser más costosa.

En el caso del señor Eduardo Jesús Arias Cabalceta, (exfuncionario de COMEX), se le realizó erróneamente en el mes de noviembre del año 2007,(también en fecha anterior al Reglamento de control y recuperación de acreditaciones que no corresponden), el reconocimiento del incentivo de dedicación exclusiva, por un monto de ₡95.576,00 en cada quincena, para un total de ₡191.152,00, siendo lo correcto reconocerle el rubro correspondiente a Prohibición, (por ser un puesto de Proveedor institucional), cuyo reajuste se le hizo en la primera quincena del mes de diciembre por un monto de ¢112.954,00, correspondiente a cada quincena, por ser el pago de prohibición, de acuerdo con la normativa sobre este tema; lo cual generó la suma acreditada de más en el mes de noviembre por un monto de ₡191.152,00 en el sistema Integra, (pago por dedicación exclusiva y prohibición los cuales son excluyentes).

De conformidad con el Decreto No. 34574-H Reglamento General para el Control y recuperación de acreditaciones que no corresponden, publicado en la Gaceta No 122 del 25 de junio del 2008, y según el oficio TN-888-2013, mediante el cual se les indica a los Ministros solicitar a las Auditorías Internas, incluir en su plan de trabajo como mínimo la realización de una auditoría anual del proceso de pagos que no corresponden, es menester de esta Auditoría indicar que, se ha incluido en el Plan de trabajo desde el año 2014, año tras año la realización de dicho estudio.

El caso en mención del exfuncionario de COMEX señor Arias Cabalceta, corresponde a una suma pagada de más en el año 2007, cuando aún a esa fecha, no se había emitido el Reglamento General para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden, y que establece según su artículo 15, auditoría al proceso de acreditaciones que no corresponden por parte de las Auditorías Internas, en las Instituciones, por el cual esta Auditoría no programó su alcance al estudio de años anteriores.

No obstante, de acuerdo con la verificación realizada por esta Auditoría, fuera del alcance de este informe, relacionado con las acreditaciones de sumas pagadas __________________________________________________________________________________________________________________



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de más en el periodo 2007, según la normativa que rige tanto para la recuperación de sumas acreditadas de más que no corresponden, así como la declaratoria de sumas exiguas, el Ministerio de Hacienda, a efecto de cumplir con lo establecido en la Circular N° TN-877-2009 del 31 de agosto de 2009, la Tesorería Nacional informó sobre los montos referidos a los Salarios Base que deberán utilizarse, como referencia para las acreditaciones que no corresponden, en salarios y sus accesorios, pensiones, y sus accesorios con cargo al Presupuesto Nacional, acreedores y subvenciones a personas físicas y/o jurídicas, de carácter público o privado; correspondiendo al “Salario Base para el Monto Exiguo Sede Administrativa: ¢172.450.00, (…), según Resolución DG-201-2009 del 23 de julio del 2019, emitida por la Dirección General de Servicio Civil, Salario Base para el Monto Exiguo Sede Judicial: ¢269.800.00, (…), según Sesión No.98-08 del 18 de diciembre de 2008, artículo LXXXV, Consejo Superior del Poder Judicial”.

La resolución anterior fue modificada con la Circular FIS-007-2011 del 23 de febrero del 2011, en la forma siguiente:

“Salario Base para el Monto Exiguo Sede Administrativa: ¢203.350,00, (…), según Resolución DG-104-2011 de la Dirección General de Servicio Civil, para la clase: Misceláneo de Servicio Civil 1 (G. de E). Y Salario Base para el Monto Exiguo Sede Judicial: ¢316.200,00, (…), según Sesión No.109-10 de 14 de diciembre de 2010, artículo LXII, Consejo Superior, Corte Suprema de Justicia”.

Ambos documentos fueron modificados mediante la Circular-FIS-034-2013 del 19 de abril de 2013, “Salario Base para el Monto Exiguo Sede Administrativa: ¢226.000.00, (…), según Resolución DG-011-2013 de la Dirección General de Servicio Civil, para la clase: Misceláneo de Servicio Civil 1 (G. de E). Y Salario Base para el Monto Exiguo Sede Judicial: ¢379.400,00, (…), según Sesión No.107-12 de 11 de diciembre de 2012, artículo XXVI, Consejo Superior, Corte Suprema de Justicia”.

Se desprende de lo anterior, que para el caso que nos atañe del señor Arias Cabalceta por tratarse de un monto acreditado erróneamente en el año 2007, fecha anterior a la emisión y actualización de las citadas circulares, y siendo un monto que aún se mantiene sin liquidar, tomando en consideración que en la circular TN-877-2009 del 31 de agosto de 2009 de la Tesorería Nacional, sobre el monto exiguo para las acreditaciones que no corresponden, lo tomamos en consideración por el monto de pago demás, sin embargo, debemos tomar en cuenta la definición como sigue:

“Monto exiguo: Es aquella suma límite que según el análisis de costo beneficio del proceso de recuperación de la misma, producirá algún beneficio real al acreedor, de manera que para una suma igual o menor a dicho límite, el costo del proceso de recuperación es mayor al posible beneficio económico, teniendo un costo beneficio para los procedimientos




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de recuperación en sede administrativa y otro para los procedimientos de recuperación en sede judicial.”

Es importante señalar, que el monto acreditado de más al señor Arias Cabalceta, en el año 2007, no supera el monto mínimo considerado como exiguo al costo de recuperación actualizado al 2013 (Circular-FIS-034-2013) vigente.

En el caso de las otras tres sumas pagadas de más, cuyo detalle se contempla en el cuadro anterior, se observó que al señor Luis Alonso Mora Retana, (actualmente exfuncionario de COMEX) se le acreditó en el mes de enero del 2007, un monto de ¢1.475,00 en su salario base, en cada quincena, para un total de ¢2.950,00.

A la señora Angie María Vega Segura, (funcionaria actualmente con un permiso sin goce de salario) se le pagó en los meses de julio, agosto y primera quincena de setiembre del año 2009, un monto de más correspondiente a aumento anual ¢5,50, y a salario base ¢625,00, para un total de ¢3.152,50.

A la funcionaria María Eugenia Ulloa Brenes, se le pagó en la primera quincena del mes de enero del año 2014 en el rubro correspondiente al aumento anual, ¢1,00 de más.

Tomando en consideración el fondo del oficio TN-877-2009 del año 2009, así como la Circular-FIS-034-2013 del 19 de abril de 2013, sobre la actualización de los montos de los salarios base, Administrativo dado por el Servicio Civil, y Judicial acordado por la Corte Suprema, el primero por ¢226.000.00 y el segundo por ¢379.000.00 para lo atinente a “Monto Exiguo”, sobre acreditaciones que no corresponden, la administración tomando en cuenta el costo-beneficio para la recuperación de estas sumas, en razón de la cuantía, y para no incurrir en procesos de recuperación, de los cuales su costo será mayor a las sumas acreditadas de más que se pretenden recuperar, debe considerarse la emisión de resoluciones para la eliminación definitiva de estos montos, declarándolos exiguos, al no alcanzar el monto base de estas resoluciones.

CONCLUSIONES

De acuerdo con los resultados obtenidos del análisis de las observaciones en este informe, se emiten las siguientes conclusiones, según la identificación, los montos, el trámite y recuperación de las sumas pagadas de más, así como de las actuaciones de la administración, a saber:

Los montos pagados de más en el periodo comprendido entre el año 2007 al 2014, (periodo fuera del alcance de este estudio) considerando su cuantía y en apego a la normativa citada, son montos de cuantía menor que se encuentran dentro del rango de montos exiguos, se debe considerar la emisión de resoluciones para __________________________________________________________________________________________________________________



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eliminarlos y declararlos exiguos, evitando procesos costosos, que sobrepasen el beneficio que se obtenga; sin embargo si el Departamento de Recursos Humanos, considera factible, sin incurrir en costos adicionales, su recuperación del monto pagado demás al exfuncionario, Arias Cabalceta, por ser un monto mayor, esta Auditoría no ve inconveniente en realizar el proceso de recuperación de este monto a favor del estado.

RECOMENDACIONES

El Departamento de Recursos Humanos, debe realizar las gestiones necesarias fundamentadas en la normativa citada en este estudio, con el propósito de que se emitan resoluciones para la eliminación definitiva de los montos acreditados de más, declarándolos exiguos, para no incurrir en un proceso de recuperación más costoso que el beneficio que le pueda generar al recuperar las sumas acreditadas de más, considerando la excepción del caso del exfuncionario Arias Cabalceta, que bien podría retomar el proceso de recuperación del monto pagado de más.

El Departamento de Recursos Humanos debe realizar la revisión y verificación correspondiente, y aplicar los controles que sean pertinentes para que no se den acreditaciones pagadas de más, asimismo aplicar el procedimiento para la recuperación y control de acreditaciones que no corresponden a funcionarios de COMEX, en cuanto a notificaciones y demás gestiones, cuando se detecte un incumplimiento o anomalía en la recepción de montos pagados de más, así como adoptar las medidas internas necesarias para evitar que estos errores se repitan.

III. CONCLUSIONES GENERALES

Se verificó la suficiencia y oportunidad de la información, que genera la Administración a través del Departamento de Recursos Humanos, en la entrega de la información a los entes rectores, en materia de acreditaciones que no corresponden, de conformidad con la normativa vigente, lo cual podría incidir negativamente en el cumplimiento de los objetivos establecidos al no corresponder información clara y certera en la información brindada con la falta de las firmas en los documentos, y los reportes generados y archivados en el repositorio ADI de la institución.

La información de acreditaciones que no corresponden en los pagos de extremos salariales, carecieron de controles adecuados en años anteriores, por lo que debe tenerse en cuenta en el futuro el monitoreo de los procesos en el sistema integra con los extremos salariales.

IV. RECOMENDACIONES GENERALES




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Al Ministro de Comercio Exterior

Ordenar a la Oficialía Mayor y Dirección Administrativa, girar instrucciones al Departamento de Recursos Humanos, para que acate las recomendaciones de este informe, las cuales han sido aceptadas por la Administración en la Comunicación de Resultados previo a emitir el informe final, y que se tomen las acciones de mejora que correspondan, para el fortalecimiento del sistema de control interno institucional, y que no se sigan cometiendo los errores en el proceso de la aplicación del Reglamento a las acreditaciones que no correspondan.

De existir otras alternativas de solución para las observaciones señaladas que mitiguen los riesgos, que sean distintas a las planteadas en las recomendaciones de este informe, deben ser comunicadas a esta Auditoría en el tiempo establecido de acuerdo con la normativa vigente.

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