Instituto Politécnico Nacional

Escuela Superior de Comercio

Y

Administración

Unidad Tepepan

“Planeación Financiera”

Elaboración de Unidad 1

Profesora: Dra. Xochitl Alma Garro Paulin

Integrantes:

Chávez Gálvez Oscar Alfonso 2012430074

De los Santos Pérez Itzayana 2013431031

Figueroa Luna Jonathan David 2013430620

Martínez Castro Claudia Denise 2013430187

Méndez Chavarría Verónica 2013430199

Rivera Larraenza Sarahi 2013430271

INDICE

ContenidoIntroducción..............................................................................................................4

1.1 Generalidades de la Planeación Financiera y de los Presupuestos...............6

Concepto –Planeación..........................................................................................6

Elementos del concepto de planeación................................................................6

Importancia de la planeación.............................................................................6

Presupuestos...........................................................................................................6

Objetivos...............................................................................................................7

1.2 Relación con el Entorno Económico, Político y Social.......................................8

Entorno externo....................................................................................................8

Entorno Económico..............................................................................................8

Entorno Político....................................................................................................9

Entorno Social......................................................................................................9

Entorno Interno...................................................................................................10

1.3 Etapas para su elaboración..............................................................................12

Etapas del presupuesto......................................................................................12

Planeación:.....................................................................................................12

Formulación:...................................................................................................12

Aprobación:.....................................................................................................12

Ejecución y coordinación:...............................................................................12

Control:............................................................................................................13

Etapas para la preparación del presupuesto......................................................13

Preiniciación:...................................................................................................13

Elaboración:....................................................................................................14

Ejecución:........................................................................................................14

Control:............................................................................................................14

Evaluación:......................................................................................................14

1.4 Clasificación.....................................................................................................16

Por el tipo de empresa........................................................................................16

Por su contenido.................................................................................................16

Por su forma.......................................................................................................16

Por su duración...................................................................................................16

Por su valuación.................................................................................................16

Por su reflejo en los estados financieros............................................................16

Por sus fines.......................................................................................................17

1.5 Tipos de presupuestos.....................................................................................18

Presupuesto de operación..................................................................................18

Presupuesto de inversión permanente...............................................................18

Presupuesto financiero.......................................................................................19

Base cero............................................................................................................19

Saldaña Harlow..................................................................................................19

Presupuesto Económico:................................................................................19

Presupuesto de Ventas...................................................................................19

Presupuesto de Producción............................................................................20

Presupuesto de gastos de comercialización...................................................20

Prespuesto de gastos de administración........................................................20

Presupuesto Financiero..................................................................................20

1.6 Manual del presupuesto...................................................................................21

1.7 MÉTODOS PARA PRESUPUESTAR..............................................................23

SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTAL “VÍCTOR M. PANIAGUA BRAVO”............................................................................................................................23

ESTIMACIÓN DIRECTA DE LOS AGENTES VENDEDORES..........................23

MÉTODO ECONÓMICO-ADMINISTRATIVO.....................................................23

MÉTODOS ESTADÍSTICOS:.............................................................................24

MÉTODOS NO ESTADÍSTICOS:.......................................................................25

MÉTODOS DE PROPÓSITO ESPECÍFICO:......................................................25

1.8 OTRAS HERRAMIENTAS AUXILIARES.........................................................27

SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO “VÍCTOR M. PANIAGUA BRAVO............................................................................................................................27

El método del camino crítico...............................................................................27

Administración por objetivos...............................................................................27

Utilización del procedimiento electrónico de datos (ped)....................................28

Sistema del equilibrio..........................................................................................28

PRESUPUESTOS: TEORIA Y PRACTICA “RAÚL ANDRÉS CARDENAS Y NAPOLES...........................................................................................................28

1.9 Estructura Organizacional (Plan Estratégico)...................................................30

Plan Estratégico..................................................................................................30

Objetivo del plan estratégico..............................................................................30

Plan Estratégico se hace para............................................................................30

Redactar el plan estratégico...............................................................................31

Estructura organizacional...................................................................................32

Conclusión………………………………………………………………………………34

Bibliografía.............................................................................................................34

Introducción Para que las empresas puedan lograr sus objetivos y metas planteadas dentro de la organización, tengan un mejor control de sus actividades y puedan hacer rendir al máximo sus recursos se ha implementado estrategias una de ella es elaborar un presupuesto,.

Con el presupuesto se tendría una mejor organización, con ello evitar problemas dentro de la empresa y poder tomar las mejores decisiones para llegar al éxito, la clave está en planear el presupuesto, identificar la opción que mejor nos convenga de acuerdo a criterios y cálculos, seguir un procedimiento y cumplir con las responsabilidades que cada integrante tenga a su cargo.

En este presente trabajo se pretende analizar los presupuestos que una empresa puede diseñar, desde el punto de vista financiero, de acuerdo a ciertos lineamientos , se hablara sobre las generalidades de la planeación estratégica en donde abarcaremos la planeación financiera, y dentro de esta nos basaremos en los presupuestos, y la importancia que cada una tiene.

Definiremos que es un presupuesto, variables que benefician o afectan al momento de realizarlo, procedimientos para llegar a los objetivos establecidos, métodos que podamos implementar según el tipo de empresa y presupuesto que se desee, y todas aquellas herramientas que nos sirvan de apoyo para una correcta elaboración del presupuesto, dentro de una estructura organizacional.

Para realizar este trabajo se hizo de acuerdo a tres criterios, el primero y el segundo conforme a fuentes bibliográficas, es decir, investigamos dos puntos de vista de diferentes autores para analizar los criterios de cada uno, y el tercero de acuerdo a nuestro juicio, haciendo una conclusión y opinión general para cada punto visto.

El trabajo se realizó en conjunto por todos los integrantes del equipo, y de manera participativa, con el objetivo de adquirir conocimientos teóricos y prácticos, para que en un futuro que nos encontremos laborando tomar las mejores decisiones para la empresa y sobre todo proporcionar trabajos de calidad, para desempeñarnos en el área.

1.1 Generalidades de la Planeación Financiera y de los Presupuestos.

Concepto –Planeación La planeación es una actividad intelectual cuyo objetivo es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo.

Elementos del concepto de planeación Objetivo: Resultados deseados Cursos alternativos de acción: Diversos caminos, formas de acción o estrategias.Futuro: Prever situaciones futuras, anticipar hechos ciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. De este modo se puede afirmar que la planeación es la determinación de los objetivos y la elección de los recursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y la elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en el futuro.

Importancia de la planeación Es de suma importancia ya que propicia el desarrollo de la empresa al

establecer métodos para la utilización racional de los recursos. Reduce el nivel de incertidumbre que se puede presentar en el futuro Prepara a la empresa, con las mayores garantías de éxito , para hacer

frente a las contingencias que se presenten Mantiene una mentalidad futurista teniendo una visión del porvenir y un

afán de lograr y mejorar las cosas.

Presupuestos La implantación de un sistema eficaz de presupuestos constituye hoy en día una de las claves del éxito de una empresa. Se dice que desde una perspectiva financiera, si no se cuenta con un sistema de presupuestos debidamente coordinado, la administración tendrá solo una idea muy vaga respecto a donde se dirige la compañía.

Un sistema presupuestal es un instrumento de gestión para obtener el más productivo uso de los recursos.

Los presupuestos ayudan a determinar cuáles son las áreas fuertes y débiles de la compañía.

El control presupuestal genera la coordinación interna de esfuerzos. Planear y controlar las operaciones constituyen la esencia de la planeación de las utilidades y el sistema presupuestal provee un cuadro integral de las operaciones como un todo.

Al realizar comparaciones entre los resultados operativos reales con los resultados proyectados se pueden determinar los motivos por los cuales no se alcanzaron las metas deseadas.

Objetivos De previsión : Estimar todos los elementos necesarios para la elaboración y

ejecución del presupuesto De planeación: Sistematizar todas las actividades de la empresa ,

atendiendo a los objetivos y a la organización de la misma , con objeto de establecer metas alcanzables

De organización : Establecer la estructura técnica y humana , sus relaciones entre los distintos niveles y actividades , para lograr la máxima eficiencia de acuerdo con los planes elaborados por la dirección general

De coordinación : Determinar la forma en que deben desarrollarse armónicamente todas las actividades de la empresa para que exista equilibrio entre ellas y entre los departamentos y secciones

De dirección: Ejecutar los planes y la supervisión de acuerdo con los lineamientos establecidos.

De control: Establecer formas y registros que permitan comparar el presupuesto con los resultados reales.

1.2 Relación con el Entorno Económico, Político y Social.

Ninguna empresa puede abstraerse del medio en que se desenvuelve. Las características de este entorno se deben tener en cuenta en los planes y presupuestos. Para esto se debe de hacer un diagnostico del entorno externo y el entorno interno de la empresa.

Entorno externoSe debe identificar las oportunidades y amenazas estratégicas en el ambiente operativo de la organización. Este ambiente externo presente y futuro debe evaluarse en términos de amenazas y oportunidades. Esta evaluación gira en torno a la situación competitiva, así como de los factores económicos, sociales, políticos, legales y geográficos. Además, debe examinarse en función de avances tecnológicos y servicios en el mercado, entre otros, para determinar la situación de la organización.

La competencia Los proveedores Los consumidores La entrada de nuevos competidores Las oportunidades de nuevos negocios La economía La política fiscal El PIB

Dentro de este entorno se logran destacar tres factores importantes (económico, político y social).

Entorno EconómicoSe determinaran en función de diversas hipótesis sobre el probable comportamiento de las más importantes variables macroeconómicas durante el horizonte presupuestario, las que a su vez derivaran en la fijación de otras pautas adaptadas al contexto microeconómico particular en el cual se desenvuelve la empresa. En otras palabras deberá de realizarse un esfuerzo para imaginar el escenario en el que habrá de operarse, siendo esta tarea más ardua cuanto mayor es el grado de incertidumbre sobre el comportamiento económico futuro. Algunos factores a considerar en este entorno son:

Crecimiento del PIB Inflación Huelga Productividad Balanza comercial Recursos energéticos Política industrial

Entorno PolíticoEs necesario observar las distintas políticas públicas y las legislaciones que los rigen a fin de guiarse en un marco legal. La acción de los diferentes gobiernos y administraciones públicas afecta las condiciones competitivas de las empresas por medio de regulaciones de sectores.

También se dice que es el conjunto de variables relacionadas con la dirección de asuntos públicos, que ejercen mayores influencias en el desarrollo financiero, económico y social del país, tales como la forma de gobierno, partidos políticos, relaciones exteriores, organizaciones internacionales, etc.

La política fiscal a considerar debemos de saber que tan recaudatoria o tan flexible y clara es, y cómo nos afecta.

Entorno SocialExisten ciertos factores sociales que influyen en la elaboración de los presupuestos, tales como:

Desconfianza en los mercados Acontecimientos mercantiles Comportamiento del trabajo colectivo dentro de la organización Desventajas competitivas Mercado

Las condiciones demográficas son otro factor social que condicionan enormemente el potencial de desarrollo de numerosos sectores y condenan a su desaparición o a la marginalidad de otros.

Para este entorno también se debe de considerar que tanto se prefiere un producto y que tanto poder de compra tienen los consumidores. De que tamaño es la cartera de clientes de la empresa y como se responden a cambios de precios.

Entorno InternoPosibilita fijar con exactitud las fortalezas y debilidades de la organización. Comprende la identificación de la cantidad y calidad de los recursos disponibles para la organización. La generación y mantenimiento de una ventaja competitiva requiere lograr superior eficiencia, calidad, innovación y capacidad de conformidad con el deseo de los clientes. Las fortalezas posibilitan la obtención de una

superioridad en estas áreas, mientras que las debilidades se traducen en desempeño inferior.

Nuestros productos Precios Promoción, publicidad Servicio Infraestructura Personal Finanzas

En resumen, la empresa cuenta con variables controlables y variables no controlables que debe tomar en cuenta para la elaboración de sus presupuestos.

Variables controlables:

Objetivos Estrategias competitivas Políticas gerenciales Proyectos de inversión Calidad del producto Canales de distribución Campañas promocionales Sistemas de producción

Variables no controlables

Gustos del consumidor Disposiciones gubernamentales Inflación y devaluación Tasas de interés Estabilidad política Ingreso per capita del consumidor Acciones de la competencia Tendencias demográficas

Conclusión

En conclusión para la formulación de presupuestos se deben de considerar factores y elementos que influyen directa o indirectamente en la empresa tales como el entorno externo y el entorno interior. Dentro del entorno externo podemos encontrar factores políticos, sociales y económicos, sin embargo este último factor también se encuentra muy relacionado con el entorno interno de la empresa.

Todos los elementos constituyen el material básico de consulta para la preparación de los presupuestos.

Entre los factores de más importancia en el entorno externo se encuentran la estabilidad política, económica y monetaria, la inflación y sus efectos en los precios y en el poder adquisitivo de la moneda; la competencia; la preferencia del consumidor, la saturación del mercado y el ciclo económico de la entidad; el prestigio de la entidad; la calidad del producto y su aceptación en el mercado. En pocas palabras son los factores económicos, políticos y sociales.

También existen factores que la empresa no puede controlar y otros que sin embargo si puede controlar por lo que son factores que conoce muy bien ya que estos se encuentran en su entorno interno y estos los podrían ayudar a realizar un mejor presupuesto.

En resumen, los presupuestos están muy ligados al entorno externo e interno de la empresa así como también al entorno económico (escenario económico en el que se desarrollara), político (marco legal) y social (población). Su relación y la correcta información pueden ayudar a la empresa a realizar un presupuesto más real ya que estos factores están en constante cambio.

1.3 Etapas para su elaboración

Etapas del presupuestoRaúl Cárdenas y Nápoles nos dice que estas son las etapas para la elaboración de un presupuesto:

Planeación:Recopilación de datos, estadísticas, variables, etcétera, así como su estudio, ordenamiento e integración.

Formulación:Elaboración analítica de los presupuestos parciales de cada departamento o área de la empresa

Aprobación:Una vez verificados los presupuestos por los jefes de área o departamento, deben pasar a ser sancionados por el comité, director o jefe de presupuestos.

Ejecución y coordinación:Esta etapa es cargo de todo el personal de la compañía, bajo las órdenes de un jefe y de acuerdo con los planes y metas trazados.

Etapas para la elaboracion de un presupuesto

planeacion formulacion aprovacion ejecucion y cordinacion control

Control:Aquí se observa y vigila la ejecución del presupuesto. Se comparan cifras reales con presupuestadas y se determinan las variaciones, localizándose las áreas problema para determinar la forma de corregirlas

Etapas para la preparación del presupuestoJorge E. Burbano Ruiz nos da estas 5 etapas para la elaboración de un presupuesto:

Pre iniciación: Elaboración de políticas, análisis de los factores, análisis del sector, definición de la visión y misión, fijación de objetivos a corto y a largo plazo, análisis FODA, definición de estrategias, políticas y normas, elaboración de planes operativos y divulgación con el personal de la empresa.

etapas para la elaboracion del presupuestos

preiniciacion

elaboracion

ejecucion

control

evaluacion

Elaboración:Preparación de programas operativos, financieros, conversión de programas a presupuestos, preparación e informe para la gerencia, revisión de informe, análisis, conveniencia, e implicaciones con los objetivos, ajustes para mejorar los resultados, aprobación final y publicación.

Ejecución:Poner en marchas los presupuestos con objetivos y programas planteados

Control:Definición de técnicas a seguir, presentación de informes, confirmación de lo real con lo presupuestado, análisis de las variaciones, implementación de medidas correctivas.

Evaluación: Análisis de los resultados, elaboración de informes globales, identificación de causas y efectos, capitalización de experiencias para periodos siguientes.

Conclusión

Los dos autores manejan 5 etapas en las cuales exponen lo mismo solo que con diferentes nombres, el presupuesto para poderse elaborar consta de 5 etapas como son:

En la primera etapa llamada pre iniciación o planeación se hace la recopilación de datos y de todo lo que en realidad afecte a la empresa así como el establecimiento de en donde están y asía donde quieres ir al igual que cuales son los objetivos a los que quieren llegar definiendo las estrategias a utilizar al igual que las políticas y procedimientos a seguir.

Después viene lo que sería ya la formulación o elaboración del plan que sería elaboración de los presupuestos para cada área, elaboración de informes y ajustes para mejorar los resultados, aprobación final y publicación.

Los dos autores coinciden en que para poder poner en práctica el plan primero se debe de aprobar y de esta manera se hará la verificación de los presupuestos por los jefes de cada área, asignación de recursos, presentación de metas y poner en marcha el presupuesto.

En seguida viene lo que es la ejecución de este, esta etapa está a cargo de todo el personal de la compañías vigilada por un jefe, comparación de lo real con lo presupuestado e implementación de medidas correctivas

Por último tenemos que debemos saber si el plan fue bien hecho o no para lo cual se hacer una evaluación que no es más que el análisis de los resultados, elaboración de informes, determinación de variaciones para hacer las correcciones pertinentes, identificación de las causas y efectos así como captación de experiencias para periodos siguientes.

1.4 Clasificación Por el tipo de empresa

a) Públicos: Estos presupuestos son utilizados por los gobiernos federal y estatal, organismos públicos .En los presupuestos públicos el gobierno realiza una estimación de los gastos originados por la atención de las necesidades de los gobernados y después planea la forma de cubrirlos (mediante impuestos, contribuciones, servicios, emisión de papel moneda, etc.)

b) Privados: Son los utilizados por las empresas privadas, las cuales deben estimar sus ingresos, para que sobre esta base estimen sus gastos; es decir, la distribución y aplicación de sus ingresos.

Por su contenido a) Principales: Resumen los presupuestos de los departamentos o áreas de

una empresa.b) Auxiliares: Analizan las operaciones de los departamentos o áreas de una

organización

Por su forma a) Flexibles: Permiten cierta elasticidad cuando se presentan cambios; se

ajustan en periodos cortos.b) Fijos: Durante su vigencia permanecen invariables.

Por su duración a) Cortos: Para periodos de 3,6 o 12 meses.

b) Largos: Para periodos de año de un año.

Por su valuación a) Estimados: Se basan en experiencias anteriores, que pronostican lo que

probablemente puede suceder.b) Estándar: Se eliminan posibles errores y sus cifras representan los

resultados que se deben obtener.

Por su reflejo en los estados financieros a) De situación financiera: Son reconocidos en el estado de situación financiera por presupuesto.

b) De resultados: Presentan las posibles utilidades a obtener en el periodo.

c) De costos: Presentas en costo de la producción.

Por sus fines a) De promoción: Son proyectos financieros que estiman los ingresos y los

egresos. b) De aplicación: Se elaboran con objeto de obtener líneas de crédito y

realizar pronósticos de repartición de recursos.

Conclusión

Los presupuestos, dentro de cualquier organización se planean y después se formulan. Pueden estar relacionados con el trabajo o ser analíticos por departamento y estar sujetos a su revisión y aprobación definitiva.

1.5 Tipos de presupuestos.Dr. Luis Haime Levy

Considera que depende del tamaño de la empresa y las necesidades de su administración para así elegir los presupuestos más convenientes.

Los más importantes que considera son los siguientes:

Presupuesto de operación El autor define que se toma como base la estructura organizacional, en el cual debe considerar involucrar a los gerentes y/o encargados de área en la ejecución de los objetivos, ya que como su nombre lo dice este tipo de presupuesto se determinan todas las áreas de operaciones como compras, gastos, pagos, entre otras.

Presupuesto de inversión permanente De acuerdo con el autor este presupuesto basa en las decisiones con efecto a largo plazo por lo tanto se relaciona con los activos fijos como adquisición, venta y su reposición.

Incorpora sus resultados al presupuesto de operación y al financiero, justificando las inversiones con un análisis y evaluación de inversión. Por lo tanto, incluye todos los proyectos de inversión, así como los proyectos ya aprobados.

presupuesto Integrado

De operación

Variables o flexibles

Base Cero

De inversiones permanetes

Corto

Mediano

Plazo

Largo

Presupuesto financiero

Capital

Fuentes de financiamiento

Presupuesto financiero

Según el autor se planea la estructura financiera de la empresa; es decir, la mezcla o combinación óptima de créditos de terceros y capital propio de accionistas, bajo la premisa de establecer lo que puede funcionar en la empresa, de acuerdo con las siguientes necesidades:

Capital de trabajo. Origen y aplicación de fondos. Flujos de caja y necesidades de nuevos créditos a corto, mediano y largo

plazos. Amortización parcial o total de los créditos bancarios. Nuevas aportaciones de capital

Base ceroEl autor define a este presupuesto como el proceso por el cual se reevalúan cada año todos los programas y gastos, como su nombre lo dice partiendo siempre de cero y se elaboran como si fuera la primera operación de la empresa.

De acuerdo con el autor Dr. Luis solo considera muy pocos tipos de planeación porque no necesariamente todas las empresas tienen los mismos esto se debe a que son diferentes tanto en el giro, tamaño y necesidades que tiene y considera a estos los más importante definiéndolos muy concretamente

Saldaña Harlow

Este autor tiene una clasificación diferente de los tipos de presupuestos tales son:

 Presupuesto Económico:

Son los que valorizan las acciones económicas de la organización es decir las cuentas que describen un periodo.Este presupuesto tiene otros tipos de presupuestos como subniveles

 Presupuesto de VentasPara el autor lo define como el cálculo del ingreso por ventas de acuerdo a la función del precio unitario y de un volumen estimado   Presupuesto de ProducciónDe acuerdo con el autor igual calcula las cantidades a producir en función de los presupuesto de materia prima, mano de obra y gastos de fabricación. Entonces este presupuesto depende de otros para formularse

Presupuesto de gastos de comercializaciónEl autor lo define como el cálculo de los montos a gastar en los distintos ítems como por ejemplo sueldos de vendedores, sueldos de promotores, fletes, campañas publicitarias, entre otras más.

   Presupuesto de gastos de administraciónEste es muy similar al presupuesto de gastos de comercialización ya que igual calcula los montos a gastar en los distintos ítem lo que cambia son sus conceptos como por ejemplo sueldos, cargas sociales, luz, gas, teléfono, seguros, papelería, etc.

  Presupuesto FinancieroPara este autor a diferencia del Dr Luis lo define como el cálculo del flujo de fondos con los que contará la organización igualmente mide el flujo de ingresos por las cobranzas y el flujo de egresos por los pagos. Como se puede notar esta definición es más breve pero no define mucho al presupuesto.

Conclusión

Ambos autores tienen diferentes tipos de presupuestos el primer autor considera muy pocos ya que son los más importantes y en su libro menciona que depende de cada empresa, a lo que se dedique, tamaño, entre otras características para elaborar uno de acuerdo a sus necesidades y al parecer estos tipos de presupuestos son los más comunes, a diferencia del segundo autor ya que el los menciona muy brevemente; considero que están más enfocados para las empresas que producen bienes

 

1.6 Manual del presupuesto

Disponer de conceptos

basicos sobre el

presupuesto

Establecer relacion

entre proyecto y el presupuesto

Definir actividades

por desarrollar en el proyecto

Estimar gastos por

actividades y recursos

necesarios para cubrirlos Estimar

presupuesto de ingresos y egresos por actividades

Elaborar presupuesto validando sus caracteristica

s

Elaborar presupuesto de ingresos y egresos por rubro

Definir fuentes de financiacio

n del proyecto

Hacer seguimiento y

control del presupuesto(INGRESOS Y

EGREOS

Dentro del material aportado por el contador Manuel Guillermo González aportándonos el grafico anterior y el siguiente listado donde describe lo que debe incluir un manual de presupuesto

1. Formatos de presentación predefinidos2. Plan de cuentas de egresos e ingresos predeterminados 3. Unidades de valor 4. Realismo al presentar la información 5. Especificidad y concreción 6. Coherencia 7. Relación beneficio 8. Equilibrio 9. Sustentabilidad 10. Información transparente 11.Control de ejecución presupuestal 12.Oportunidad del flujo de recursos

Conclusión

Un manual de presupuesto es un conjunto de instrucciones escritas que dictan las normas y procedimiento para elaborar, ejecutar, controlar y evaluar el presupuesto tiene como fin documentar el proceso, sirve de guía integral para cualquier actividad a presupuestar.

Como de mostro anteriormente en la gráfica este manual debe de:

Abarcar los objetivos del plan presupuestario Organización por la cual funcionara el presupuesto Duración de este Procedimientos para la verificación del presupuesto.

Estos solo son por nombrar a algunos.

1.7 MÉTODOS PARA PRESUPUESTAR

SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTAL “VÍCTOR M. PANIAGUA BRAVO”

ESTIMACIÓN DIRECTA DE LOS AGENTES VENDEDORESLos vendedores deben ser instruidos y requeridos para formular analíticamente su estimación de ventas en unidades, por cliente, zona (geográfica), distrito (agente), línea del producto y periodo. Es necesario proveerlos con los informes y estadísticas del pasado que les sirvan de guía para la elaboración del presupuesto.Debido a su naturaleza y al tipo de personas que intervienen en su formulación es necesario que:

A. las instrucciones sean claras y precisas, con objeto de que las conclusiones que logren sean dignas de confianza y uniformes.

B. los presupuestos parciales sean revisados por los subgerentes o supervisores y aprobados.

C. el presupuesto sumario sea estudiado, revisado y aprobado por el ejecutivo, el director y la gerencia general.

Se caracteriza por ser un método formal cuya guía son datos analíticos del pasado y cuya base son los compromisos entidad-cliente. Es utilizado básicamente por entidad con una gran variedad de líneas o productos para su venta.Las ventajas que ofrece son: A) que se utilizan las experiencias del personal, conectado con el mercado conocedor del mismo, de sus requerimientos y características; B) fija la responsabilidad del presupuesto en las personas; C) derivar estudios de mercado; y D) facilita la comparación entre cifras presupuestadas y las reales.En cuanto a sus desventajas son: A) los vendedores tiene pocos recursos para hacer proyecciones a futuro; B) requiere de gran inversión de tiempo del personal de ventas, lo que podría resultar costoso para la entidad.Permite fácilmente la aplicación del control a través de centros de responsabilidad y administración por objetivos.

MÉTODO ECONÓMICO-ADMINISTRATIVO Fue desarrollado por los autores W.Rautenstrauch y R. Villers con base en una fórmula que, partiendo de la venta del periodo contable inmediato anterior o el vigente, la actualiza y ajusta por medio de factores específicos de ajuste y de influencia desde los puntos de vista económicos y administrativos.

Lo más complicado en la aplicación de este método reside en allegarse, ordenar y valuar la información interna y externa requerida, básicamente los datos económicos.

Normalmente su fuente de datos son cifras globales del periodo en curso y se llega a cifras de la misma naturaleza; es necesario analizarlo básicamente por producto, periodo, zona y distrito.

Teóricamente es aplicable a cualquier tipo de entidad; sin embargo, podría resultar costoso para entidades medianas y pequeñas; su ventaja fundamental es su complejidad, siendo uno de los métodos más técnicos y reflejándose esto en mayor exactitud. La fórmula por medio de la cual se le da efecto a este método es:P= ((VP +/- F) * E) AEn la cual:P= presupuesto de ventas.Vp= ventas del periodo contable en curso o del inmediato anterior.F= factores específicos.E= Fuerzas económicas generales.A= Influencia administrativa.

PÀGINA ELECTRONICA

MÉTODOS ESTADÍSTICOS:Análisis de tendencia.- Mínimos cuadrados.

Conocido también como el "método del ritmo económico" y se basa en la proyección de las tendencias. Esto se logra por medio de series cronológicas de los datos que interesa estudiar. Los métodos más usuales para obtener las tendencias son:

El método gráfico. El método de semipromedios. El método de promedios móviles

Los pasos a desarrollar dentro de los lineamientos de este método incluyen: A) listar las ventas de un periodo considerado como representativo; B) fijar un lapso de años como medida movible; C) determinar el promedio de ventas eliminando el año mas antiguo y agregando el más reciente.Dicho método tiene dos serias limitaciones: A) la variación de extensión y amplitud de los ciclos económicos; B) Es casi imposible determinar las tendencias del año o los años anteriores.

El método de mínimos cuadrados. Este método se utiliza para comprobar la tendencia de una línea recta o curva, también al graficar los datos se presentan una tendencia con características de línea recta.

Los métodos de incrementos porcentuales. Método de regresión lineal

Desarrolla una base en la fórmula de línea recta, se utiliza normalmente para desarrollar una tendencia a largo plazo. La ecuación expresa la proporción de los criterios en una serie de datos.Y = a + bX

Punto de equilibrioEs donde las utilidades son igual a cero. Es el nivel de operación en el cual los ingresos son iguales al importe de los costos y gastos.

PE= cf

1−(cvv

)

-Análisis de correlación.

Es uno de los temas más importantes de la estadística y consiste en el estudio de la relación entre dos variables.

MÉTODOS NO ESTADÍSTICOS: Son todos aquellos métodos basados en la experiencia o en los criterios personales. Dentro de ellos tenemos: - Los criterios del personal de ventas. - Los criterios de los supervisores de ventas. - Los criterios de los ejecutivos de ventas, y - Los criterios de los ejecutivos de la empresa.

Las empresas que utilizan estos métodos piden a cada persona componente del grupo, que calcule las ventas, ya sea para su territorio o zona específica o para la empresa. Cada persona elabora sus cálculos, de acuerdo con lo solicitado y posteriormente son revisados por los superiores y en consenso se determina en el presupuesto global.

MÉTODOS DE PROPÓSITO ESPECÍFICO:Análisis de la industria. Análisis de las líneas de productos. Análisis del uso final del producto.

Conclusión

De acuerdo con dos autores o páginas electrónicas consultadas, concluimos que hay una gran relación entre ambas. En cuanto al primer autor clasifica los métodos para presupuestar en dos; el primero, el método de estimación directa de los agentes vendedores, basados en métodos empíricos es decir, basado en criterios por parte de los ejecutivos y vendedores, acerca de datos analíticos de años anteriores y cuya base son los compromisos con el cliente, con ciertas ventajas y desventajas de cierto método; el segundo método es económico-administrativo, basada en métodos matemáticos donde se incluyen: estadísticas, cálculos, factores, y demás variables que ayuden y/o complementen a la elaboración de un adecuado presupuesto.

El segundo autor hace una clasificación un poco más extensa y detallada, acerca de los métodos para presupuestar, sin embargo, es muy parecida al del primer autor, los divide en dos; el primero son, métodos estadísticos, donde se aplican cálculos matemáticos para elaborar un presupuesto, y estos métodos persiguen un objetivo en común adecuarse al presupuesto que necesitamos y que pueda ser más exacto y preciso, dentro de estos métodos estadísticos describe de manera detallada cada uno y prácticamente uno es complemento de otro; el segundo son, métodos no estadísticos, es decir, para la elaboración del presupuesto se establece mediante criterio de vendedores, supervisores, ejecutivos y demás personas responsables del presupuesto.

Aunque cada autor tiene diferentes puntos de vista y diferente manera de clasificar los métodos para presupuestar, hay una gran similitud entre conceptos, y sus ideas son muy claras con el fin de poder hacer un buen presupuesto y así alcanzar los objetivos y metas que tienen planeadas la organización.

1.8 OTRAS HERRAMIENTAS AUXILIARES

SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO “VÍCTOR M. PANIAGUA BRAVO”

Para obtener un resultado óptimo en la planeación y funcionamiento del sistema del control presupuestario debe considerarse como requisito la utilización de los siguientes recursos básicos técnicos.a) Costos estándar marginalesb) Contabilidad por centros de responsabilidadc) Método del camino críticod) Administración por objetivose) Procesamiento electrónico de datosf) Sistema del equilibrio g) Sistema de medidores A continuación se exponen las técnicas auxiliares cuya aplicación en el campo de presupuestos puede considerarse como genérica:

El método del camino crítico Es un proceso lógico y racional de la planeación, organización y control de todas y cada una de las actividades que integran un proyecto que debe desarrollarse en un tiempo crítico y al costo más reducido posible; debido a esto su campo de acción es amplísimo, puede utilizarse lo mismo para proyectar la construcción de una presa, la programación de la producción de un artículo, la investigación de mercados, la planeación del trabajo de oficina y, en general, es aplicable a todo lo que constituya una secuencia de operaciones realizadas por distintos departamentos, secciones o personas, dentro de un tiempo limitado.Permite conocer los tiempos previstos en que van realizándose las actividades y estar al tanto de los adelantos o atrasos del proyecto total o de cualesquiera de sus partes; en aras de determinar las variaciones importantes entre los tiempos programados y los reales y, tomar decisiones para acelerar los trabajos o para aprovechar mejor el tiempo ahorrado. Este método implica básicamente el desarrollo de dos etapas: a) la de planeación y programación; y b) de análisis y valuación.

Administración por objetivos A diferencia de la ambigüedad con que en ocasiones se establecen las metas de la entidad en su escritura constitutiva, su manual de operación o en una junta, ésta es un técnica por medio de la cual la dirección de la misma establece objetivos precisos y mensurables para ser alcanzados en un periodo específico, caracterizándose por hacer participar en mayor o menor grado al personal de la entidad en el logro de objetivos. Para la aplicación de esta técnica, podrán mencionarse los siguientes:Determinación de: Objetivos (lo macro) y las metas específicas (lo micro) de cada evento, las que deben ser o estar: Precisas, Mensurables y Alcanzables.

Utilización del procedimiento electrónico de datos (ped)La necesidad de predeterminar el efecto de la toma de decisiones y el futuro de la empresa, ha llevado al desarrollo de la planeación estratégica y operativa, y ha originado que las compañías usen la computadora y las hojas de cálculo como un recurso básico en este proceso.El PED es un proceso importante que ayuda a visualizar un negocio, antes de que las cosas sucedan; determinar el efecto de los distintos niveles salariales a negociar, le da al presupuestador una visión sobre la cual podrá ser la mayor estrategia para conseguir un acuerdo; conocer en forma anticipada el efecto de la depreciación por revaluación en los costos estándar del año siguiente, le da la posibilidad de predeterminar los precios en los que deben comercializarse esos productos.

Sistema del equilibrioSe refiere al aprovechamiento y desarrollo integral del punto de equilibrio en varias de sus facetas y modalidades, con objeto de determinar la equidad entre las ventas, sus precios, la mezcla o diversidad de líneas de producción y venta, su volumen los costos y gastos directos y de periodo etc. todo ello para planear y lograr una adecuada estructura de la utilidad.El sistema del equilibrio está estrechamente ligado a la relación costo-volumen- Utilidad y al establecimientos de costos marginales, teniendo como característica que forma parte de la contabilidad administrativa y que es un recurso útil para el análisis y la toma de decisiones.Desde el punto de vista de control presupuestario es un recurso que le muestra objetivamente la dirección de la entidad la anatomía de la utilidad en el presente, su proyección al futuro delineando su posible trayectoria y facilitando el planteamiento de opciones susceptibles de desarrollarse, para logar una adecuada estructura de la utilidad y el establecimiento de los presupuestos relativos.

PRESUPUESTOS: TEORIA Y PRACTICA “RAÚL ANDRÉS CARDENAS Y NAPOLES

Son útiles las herramientas que se utilizan para la confección de presupuestos y en función consiste en facilitar el cálculo del mismo o contribuir a la correcta ejecución y control del sistema presupuestario.Entre las principales pueden mencionarse:

Economía: ayudan al análisis de factores que hay en el mercado.Estadística: proporciona estadísticas como cálculo de pronósticos.Administración: Suministra el punto de equilibrio y la determinación de precios.Contabilidad: sirve de soporte al sistema presupuestario.Finanzas: Permite el análisis global o por partes del sistema y con ello tomar decisiones.Aspectos técnicos operativos del sistema.Las cedulas del presupuesto: Están conformadas por el conjunto de pasos que permite calcular las cantidades o valores de las diferentes partidas para llegar a los Estados Financieros.

Conclusión

En este tema de otras herramientas auxiliares para la elaboración del presupuesto, y de acuerdo a las dos fuentes de información consultadas, encontramos diferentes puntos de vista o diferentes maneras de utilización de estas herramientas con el fin de ayudar y/o complementar al presupuesto.

En cuanto al primer autor, se refiere como herramientas a otros métodos para presupuestar en donde podemos incluir: los costos marginales, centros de responsabilidades, procesos lógicos y racionales, administración por objetivos, la implementación de hojas de cálculos mediante un sistema de información computarizado, y puntos de equilibrio entre los ingresos y costos.

Nuestro segundo autor se basa más en cuanto a variables que puedan modificar el presupuesto, así como todas aquellas ciencias y técnicas que están relacionadas para la elaboración de presupuestos.

Sin embargo dependerá del tipo de organización ya que sabrá adecuarse al método correcto para el presupuesto que necesitan y tomar las mejores herramientas o técnicas que mejor les convenga para que su presupuesto sea un éxito.

1.9 Estructura Organizacional (Plan Estratégico)

Plan EstratégicoEl plan estratégico es un programa de actuación que consiste en aclarar lo que pretendemos conseguir y cómo nos proponemos conseguirlo. Esta programación se plasma en un documento de consenso donde concretamos las grandes decisiones que van a orientar nuestra marcha hacia la gestión excelente.

Objetivo del plan estratégicoTrazar un mapa de la organización, que nos señale los pasos para alcanzar nuestra visión.

Convertir los proyectos en acciones (tendencias, metas, objetivos, reglas, verificación y resultados)

Plan Estratégico se hace para Para afirmar la organización: Fomentar la vinculación entre los “órganos de decisión” (E.D.) y los distintos grupos de trabajo. Buscar el compromiso de todos.

Para descubrir lo mejor de la organización: El objetivo es hacer participar a las personas en la valoración de las cosas que hacemos mejor, ayudándonos a identificar los problemas y oportunidades.

Aclarar ideas futuras: Muchas veces, las cuestiones cotidianas, el día a día de nuestra empresa, nos absorben tanto que no nos dejan ver más allá de mañana.

Este proceso nos va a “obligar” a hacer una “pausa necesaria” para que nos examinemos como organización y si verdaderamente tenemos un futuro que construir.

Redactar el plan estratégicoSi en los pasos anteriores era imprescindible asegurar la participación y el acuerdo del mayor número de personas (implicados), la redacción del plan estratégico debe encargarse a una persona o a un grupo muy reducido, que recoja la información generada, la sistematice y la presente de forma ordenada.

Presentación

Delimitación de prioridades estratégicas, definición de escenario, estructura de objetivos

Introducción

Misión y Visión

Análisis de la situación actual

Diagnóstico

Formular estrategias

Priorizar

Plan de acción

Plan operativo

Una vez elaborado el plan estratégico, es aconsejable que circule con el fin de que sea revisado por los distintos participantes antes de su redacción definitiva.

Comunicar

Es necesario comunicarse a todos los niveles de la organización y explicarse en detalle.

Estructura organizacional

Raúl Cárdenas Nápoles nos dice que para poder elaborar un presupuesto primero hay que delimitar las áreas de responsabilidad para lo cual es necesario efectuar lo siguiente:

1 estudio de la organización

2 elaboraciones de un organigrama

3 construcción de la pirámide presupuestal formulación del presupuesto por cada área con los responsables respectivos

4 codificar las áreas de responsabilidad

5 establecer controles por áreas de responsabilidad

6 diseñar documentos informativos básicos

a) Informe de responsabilidadesb) Organigramas por cifras c) Conciliar los costos y gastos del informe de responsabilidades del primer

nivel con los del estado de resultados

7 instituir incentivos de trabajo-motivacional al personal

Conclusión:

En los dos casos se exponen prácticamente los mismos puntos podemos decir que plan estratégico es un documento que debe incluir la misión, visión y objetivos planteados de la entidad pero todo esto encaminado hacia los presupuestos ya que este plan será la guía para poder preparar todos los presupuestos que requiere la organización para lo cual debemos delimitar la participación de los miembros de la empresa así como los objetivos a seguir con que estrategias, métodos políticas y procedimientos se harán.

Primeramente se tiene que hacer la estructura organizacional para poder tener todo desde un inicio y que cada quien sepa qué lugar va a ocupar en seguida se deben conocer las condiciones internas para así identificar las estrategias a seguir que nos permitan llegar a los objetivos antes planteados para de esta manera llegar a los resultados deseados que se verán reflejados en la balanza y en el estado de resultados.

Una vez ya bien formulado este plan se necesita comunicar a todo el personal de la entidad para que todos conozcan de lo que se habla y puedan así motivarse para lograr lo deseado.

ConclusiónAl revisar diferentes autores nos dimos cuenta de que en la elaboración de presupuestos es indispensable ya sea en un negocio nuevo o en uno que ya lleve varios años funcionando, ya que no sólo basta con vender mucho, sino que se necesitan análisis financieros para mantener una administración sana.

Para que la entidad pueda tener una buena y adecuada visión a futuro primero debe determinar qué tipo de presupuesto puede o tiene que implementar para poder llegar al objetivo pero como primer paso debe establecer los lineamientos y métodos y metas a seguir para poder establecer una adecuada planeación.

Esto con el objeto de provisionar cuantos ingresos podemos tener cuantos gastos y así sucesivamente para cada operación que realiza la empresa para lo cual debe establecer como primer punto la estructura organizacional como segundo punto el tipo de presupuesto a realizar y a que clasificación corresponde este para de esta manera determinar la información que se requiere y ya una vez determinado esto lo que seguiría es establecer el método a seguir así como el análisis de las variables tanto económicas como sociales y políticas y por último los pasos a seguir para la elaboración del plan estratégico o presupuesto sin olvidar las herramientas que nos pueden servir de utilidad para realizar adecuadamente nuestra provisión.

Con los presupuestos se construye un panorama del crecimiento de la empresa, por lo que permite valorar la asignación de recursos, teniendo presente el capital, lo que permite tomar mejor decisiones.

Un presupuesto puede ser complejo o sencillo, según la preferencia del emprendedor y de la etapa en la que se encuentra el negocio, pero en cualquier caso debe contener las siguientes proyecciones en un plazo determinado: Ingresos, Costos para conseguir ingresos, Ganancias/pérdidas y también:

Proyección de ingresos ya que con esto se identificarán los factores de la demanda de tu producto o servicio. Es importante contemplar diferentes escenarios y se recomienda hacer una investigación para conocer la oportunidad de venta, el mercado meta, la competencia y precios de referencia.

Proyección de costo ya que cuánto será necesario gastar para que las ventas alcancen su meta, por lo que se debe considerar cuánto cuesta producir el producto o servicio, la comercialización, la distribución o entrega, la mercadotecnia y la operación y administración.

Una vez concluido el presupuesto tendrás oportunidad de observar en qué tendrás que invertir más y a qué ritmo, siempre con la intención de crecimiento; sin embargo, conforme el negocio crezca es altamente recomendable acudir con un contador o especialista para tener planes estratégicos más adecuados y mejor estructurados.

Bibliografía

Libros:

“Presupuestos, Un enfoque Gerencial”, Autor: Carlos Pacheco Coello, Editorial IMCP, Año 2012.

“Presupuestos, Un enfoque de direccionamiento estratégico, gestión y control de recursos”, Autor: Jorge Burbano Ruiz, Editorial Mc Graw Hill, Año 2011.

“Sistema de Control Presupuestario”, Autor: Victor M. Paniaga Bravo, Editorial IMCP.

“Presupuesto Integrado”, Autor: Osvaldo A. Mocciaro, Ediciones Macchi. “Planeación Financiera en la empresa moderna”, Autor: Dr. Luis Haime

Levy, Editorial ISEF. “Teoría y práctica del presupuesto”, Autor: Saldaña Harlow, Editorial

Instituto Nacional de Administración Pública, 1997. “Presupuestos: teoría y práctica”, Autor: Raúl Andrés Cárdenas y

Nápoles, Editorial ECAFSA.

Páginas Web:

http://www.guiadelacalidad.com/modelo-efqm/plan-estrategico