UNIVERSIDAD AUTONOMA DE CHIAPASFACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACINCAMPUS IV

Licenciatura en Administracin

Auditoria Administrativa

7 B

UNIDAD 3Planeacin de la Auditoria Administrativa

Profesor:Mtro. Carlos Reyes Flores

Integrantes del equipo:Abalos Flores AnselmoCabrera Snchez DiegoChacn Campos BryantLunas Cruz AquinorisMorales Morales David HumbertoRecino Garca Luis EnriqueRodas Hernandez Eduardo Antonio

Tapachula Chiapas a 16 de Abril de 2015INDICE

UNIDAD 3PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.1.- EL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.2.- ESTUDIO PRELIMINAR

3.3.- ENTREVISTAS

3.4.- DEFINICIN DEL REA POR INVESTIGAR

3.5.- DETERMINAR DETALLES POR ESTUDIAR

3.6.- PLAN GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.7.- EL ANLISIS Y EVALUACIN DE LA INFORMACIN OBTENIDA

3.8.- PRESENTACIN GRAFICA DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.9.- PROGRAMAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.10.- ESTUDIO Y EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL

3.11.- EL CUESTIONARIO

3.12.- FASE DE DESARROLLO

3.1.- EL PROCESO DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Se facilita entender una actividad como la auditora administrativa si es descrita como una serie de partes separadas, o fases que constituyen un proceso total.

Se entiende por proceso el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad. La auditora comprende varias fases, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta herramienta en forma correcta.

Durante el desarrollo una auditora administrativa, el auditor debe obtener toda la informacin relevante para despus poder efectuar el anlisis completo de la informacin que se obtuvo.

FASES DEL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Ahora estudiaremos el curso de accin que ha de seguirse en el desarrollo de una auditora administrativa, determinando los principios que sirven para orientar y marcarla secuencia de las operaciones.

La planeacin de la auditora administrativa comprende la tarea de integrar un nmero de elementos que el auditor administrativo debe tener presente durante el anlisis preliminar; de otro modo podr ms tarde verse en problemas desde los puntos de vista de personal y fecha de terminacin del trabajo.

3.2.- ESTUDIO PRELIMINAR

No siempre es posible asignar un plan sin un estudio preliminar. Hay diversas situaciones que indican la necesidad de hacerlo, y una breve revisin de las situaciones posibles descubrir la naturaleza del examen preliminar.

Con el propsito de jerarquizar los aspectos que habrn de requerir una atencin ms profunda por parte del auditor administrativo, frecuentemente precede a su examen completo, un reconocimiento general del organismo social, que culmina con un estudio preliminar.

El estudio preliminar est encaminado a: Lograr una identificacin real del problema, para conocer la naturaleza y objetivo del estudio completo.

Consiste en la revelacin de aquellas reas de la empresa que ameriten un anlisis detallado para poder ofrecer las recomendaciones ms idneas a las circunstancias de la empresa como un todo.

Se realiza con la finalidad de:a) Tener una apreciacin general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa.b) Evaluar la efectividad de la determinacin del rea en cuestin.c) Descubrir reas en las que haya problemas de administracin.d) Cules son los elementos de mayor importancia que hay que examinar y evaluar?e) Por qu es necesario estudiar cada uno de los mismos?f) Por dnde empezar?g) Hasta dnde debe llegar el estudio preliminar?h) Estimacin del tiempo, recursos (humanos, nancieros y materiales) necesarios.i) Proponer, en su caso, medidas correctivas.j) Evaluar las reas o secciones que puedan ser causa de una revisin posterior.

Al proceder de este modo, el auditor estar en una posicin ventajosa para apreciar el panorama de los que va a hacer y al mismo tiempo determinar el nmero de ayudantes que necesita y el tiempo que durar el estudio preliminar. Es, por tanto, una culminacin rpida de datos en una forma amplia o general con fines de exploracin.

CONTENIDO DEL ESTUDIO PRELIMINARa) Informacin documental.Los problemas que van a consultarse y las muestras de documentos obtenidos varan de acuerdo con los objetivos del estudio. Esta informacin documental puede ser; por ejemplo, sobre: reglamentos internos, informes, estadsticas, estados contables, presupuestos, contratos, etctera.

b) Informacin sobre el campo de trabajo.El aspecto ms importante de la iniciacin del campo de trabajo es la presentacin del auditor administrativo y sus ayudantes, pues el xito o fracaso de la auditora administrativa depender en gran parte de la comprensin que se logre respecto del propsito de la misma, y de la colaboracin que se obtenga de los funcionarios de la empresa en estudio.

Debe quedar claro que no se trata del enjuiciamiento del personal de la empresa, sino de ayudarla a mejorar su eficiencia. La informacin que puede obtenerse sobre el campo de trabajo es: Organigramas Lista de funciones Datos sobre volmenes de trabajo Examen de las condiciones en que se trabajo Forma y reportes utilizados, etc.

3.3.- ENTREVISTAS

Es conveniente entrevistar algunas personas directamente relacionadas con la empresa, las cuales deben de ser relacionadas

En algunos casos de esta clase de reuniones dan la posibilidad de plantear problemas, descubrir definiciones en operaciones, funciones o departamentos estn originando algunas dificultades, para que posteriormente se ponga especial cuidado en la preparacin de cuestionarios.

El estudio deber extenderse ms all de una revisin de las polticas de la empresa y de los procedimientos operativos que rigen la funcin que va a estudiarse. Solamente despus de una investigacin de esta clase deberan analizarse los procedimientos.

3.4.- DEFINICIN DEL AREA POR INVESTIGAR

Tenemos que definir cul ser la materia objeto de nuestro estudio puede ser, desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisin de una funcin especfica, o bien a un departamento o seccin. Existen revisiones que comprenden una o ms reas. En estos casos es conveniente examinar, adems, aquellas funciones que tengan una relacin directa. Con las dems reas auditadas.

Al proceder en esta forma, el auditor estar en posicin ventajosa para apreciar el panorama delo que va a hacerse o al mismo tiempo determinar el numero de ayudantes que necesita y el tiempo que se llevara. Esta estructura de referencia puede basarse en cuestionarios que incluyan numerosas preguntas abiertas. La habilidad del auditor administrativo para llevarse bien con la gente ser un factor significativo que determinara el xito general de esta fase de trabajo de auditoria administrativa. Concluyendo: planear la auditoria administrativa es conocer previamente que es lo que vamos a hacer en cuanto a:Trabajo a desarrollarEl auditor administrativo necesita de:CuestionariosComentarios y sugerencias.Hojas de anlisis y papelera necesaria.

El auditor administrativo, dentro de los cuestionarios comentarios y sugestiones, deber preguntarse constantemente:Quin lo hace?Qu est haciendo?Dnde se hace?Cmo se hace?Cundo se hace?Por qu se hace?

El trabajo a desarrollarse podr ser total o por reas:Procesal: planeacin, organizacin direccin y control.Funcional: consejo de administracin, gerencia, asesora, produccin, comercializacin, personal, finanzas, etc.Analtico: puestos, tiempo formas, equipos, costos, materiales, etc.

Bsicamente la auditoria administrativa a desarrollar depender de la calidad operativa de la administracin, y sobre todo del control existente y otras caractersticas especiales de la empresa.

Despus de este estudio, el siguiente paso consiente en definir y desarrollar un programa de auditora.

3.5.- DETERMINAR DETALLES POR ESTUDIAR

La auditora administrativa es un instrumento definido para la continua evaluacin de los mtodos y el desempeo de todas las reas de la empresa.

La auditora administrativa puede abarcar una empresa en su totalidad o un sector en ella, hasta el nivel ms bajo de su supervisin.

El auditor necesita determinar los detalles fundamentales de la funcin o del proceso administrativo.

Los datos habrn de ser claros, completos y con suficiente detalle para precisar necesidades y relaciones que contribuyan a la relacin del estudio.

3.6.- PLAN GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Antes de comenzar una auditoria administrativa, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan.

Investigacin-Tcnicas: La observacin La encuesta La entrevista

Pasos a seguir en los que se basa un plan.

Documentos legales:- Escritura constitutiva.- Actas de asambleas de accionistas y consejo de administracin.- Contratos celebrados.- Contratos colectivos de trabajo.- Leyes que afectan a la empresa.- Situacin fiscal.- Informes dirigidos a dependencias gubernamentales.- Informes dirigidos a Cmaras.

Elementos administrativos:- Manuales de organizacin.- Polticas.- Anlisis de puestos.- Descripcin escrita y graficas de sistemas, procedimientos y mtodos.- Catlogos de formas con sus instructivos.- Registro de firmas y autorizaciones.

3.7.- EL ANALISIS Y EVALUACION DE LA INFORMACION OBTENIDA

El anlisis suministra una base de comprensin, para llegar a conocer la situacin con mayor claridad.

Una vez obtenida la informacin, se analiza, para conocer la eficiencia con que la empresa ha logrado o est logrando sus objetivos y las causas que reduzcan su eficiencia.

El informe de auditoriaDespus de haber analizado la informacin tenemos que elaborar un informe, el cual es un instrumento para la toma de decisiones.

El informe indica la situacin administrativa de la empresa y da las recomendaciones y las formas para mejorarlas.

Implantacin de las recomendacionesLa implantacin de las recomendaciones hechas por el auditor debe ponerse en vigor para solucionar el problema que origino la auditoria administrativa. Aqu se aplicaran las medidas de mejoramiento administrativo.

3.8.- REPRESENTACION GRAFICA DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Para la descripcin grafica del plan general y de los programas especficos de la investigacin, se recomienda utilizar graficas de flechas o diagramas de red, como los que son utilizados en las tcnicas de camino critico (C.P.M.) y tcnicas de programacin, evaluacin y revisin (PERT) y tambin los llamados diagramas de bloque o de barras como los de Gantt.

3.9.- PROGRAMAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La elaboracin de un mtodo sistemtico del procedimiento de auditora administrativa constituye, una norma uniforme sobre la cual es sumamente til basarse.

Los programas son medios que sirven de gua al auditor administrativo y a sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirn todos los aspectos.

Clasificacin de los programasEl desarrollo de los procedimientos de auditora, que son establecidos como gua de trabajo, se puede modificar o adaptar de acuerdo con las circunstancias en cada caso particular. Generales Analticos Tipo Por reas

1. Programas generalesSon aquellos que se limitan a un enunciado genrico de los procedimientos de auditora que se deben aplicar, con mencin de los objetivos particulares.

2. Programas analticosSon aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar los procedimientos de auditora administrativa.

3. Programas tipoSon aquellos que enumeran los procedimientos de auditora a seguirse en situaciones afines a dos o ms empresas.4. Programas por reasSon aquellos que se preparan para el desarrollo de la revisin de cada una de las funciones de la empresa, como agencia, ventas, produccin, compras, personal.

Ventajas de los programasLas ventajas de trabajar con un programa son:1.- Proporciona un plan a seguir2.- Sirve la gua prctica en hacer la planeacin de prximas auditorias.3.- Si el programa es usado por reas de responsabilidad, fijara la que le corresponda a cada auditor en la revisin4.- El auditor estar en aptitud de modificar o adaptar el programa, con el fin de obtener la informacin necesaria.5.- El programa le sirve al auditor para determinar el alcance y efectividad de los procedimientos de la revisin.6.- El supervisor de la auditoria puede planear las tareas que habrn de realizar sus ayudantes utilizando su capacidad y experiencia al mximo.7.- Si el auditor es asignado a otro trabajo, su sucesor puede observar lo realizado rpidamente.8.- Cuando termina la auditoria, el programa sirve para verificar que no hubo omisin en su desarrollo.

Procedimientos de auditoriaEs el manejo y control de las tareas se requiere una poltica y procedimiento requerido que evite cualquier posible confusin.Los procedimientos de auditora incluyen la utilizacin y aplicacin de: cuestionario general, cuestionarios por reas, hojas de anlisis, revisin de documentacin, determinacin de porcentajes y, muy especialmente la entrevista.

Preparacin de un programa de la auditoria administrativaAntes de implantar un programa general en la auditoria administrativa, es necesario contar con la aprobacin y el pleno respaldo de la direccin.

El auditor supervisor tiene que decidir qu factores son los ms necesarios para lograr los objetivos de estudio, cuales son los mejores mtodos para lograrlos, cual es el personal apropiado para hacerse cargo de la funcin, cuales son los factores limitativos y de control.

Habr que llevar un registro de tareas supervisado por el auditor respectivo, en el cual con su nombre lo indica, se inscribir toda tarea que se encomiende a los miembros del equipo de auditora.

Se anotaran en el programa los datos siguientes: Fecha de iniciacin Descripcin de la tarea a efectuar Responsable Plazo fijado por su ejecucin Cualquier otra informacin til

3.10.- ESTUDIO Y EVALUACION DE SISTEMA DE CONTROL

El sistema de control de la empresa ha de ser estudiado para poder efectuar una planeacin correcta del trabajo de auditora administrativa.

El auditor administrativo debe tener previsto cual va a ser el trabajo que va a desarrollarse, de tal manera que es indispensable que antes de iniciar su labor tenga ya realizada la planeacin de investigacin en trminos generales.

Las hojas de anlisisDefinicin: son hojas en la que se recopilan datos, comentarios, notas y evaluaciones a la revisin de la empresa.

Las hojas de anlisis sirven al auditor para demostrar que a efectuado una revisin en la empresa y le sirven de base para la informacin e informe final.

1. Partes componentes de las hojas de anlisisa) Encabezado.- En primer trmino se pone en nombre de la empresa que se va examinar.

b) Contenido.- Al planear una auditoria se deber poner cuidado a los mtodos que se emplean para las verificaciones e investigaciones.

c) ndice de las hojas de anlisis.- Es ms flexible usar en el ndice nmeros que letras, aun cuando es conveniente enumerar los anlisis.

d) Propiedad de las hojas del anlisis.- El auditor debe tener un control de las hojas de anlisis para que compruebe que sus papeles representen trabajos y que han tenido las bases necesarias para su evaluacin e informe.

e) La revisin de las hojas de anlisis deber ser completa, sistemtica y critica, y ser confiada solo a personas que estn capacitadas para comprobar si la auditoria ha sido ejecutada adecuadamente.

Las hojas de anlisis debern demostrar que han sido revisadas. Ya sea que aparezcan las inciales del auditor en todas las hojas de anlisis o use marcas en el proceso de revisin.

2. Instrucciones de las hojas de anlisisEl auditor administrativo tiene la alternativa de analizar las respuestas, en los siguientes puntos:5 = Excelente4 = Buena3 = Regular2 = Deficiente1 = Mala0 = N.A. (No aplicable)

3.11.- EL CUESTIONARIO

DefinicinSon documentos que sirven como gua para buscar contestacin a interrogantes acerca del rea de revisin.

Al preparar el cuestionario no deber conformarse con una descripcin de los aspectos generales de la empresa sino que estar obligado a una investigacin cuidadosa del procedimiento.

Recomendaciones para la estructuracin de un cuestionarioCon base a las pruebas que debe ser sometido el cuestionario para su comprobacin y ponderacin.

Puntos a seguir:a) Debe de comprender preguntas cuya comprensin este al nivel del grupo de entrevistados.b) La sntesis debe de ser clara y directa.c) Deben evitarse las preguntas de carcter conductivo.d) Uso de palabras subjetivas.

1. El cuestionario general En este tipo de cuestionario se utiliza un anlisis global de la situacin de una empresa.

El auditor administrativo deber llenar el mayor porcentaje del cuestionario en el lugar de trabajo.

2. Cuestionario por reasEste se utiliza para buscar respuestas a varias interrogantes de la situacin de una rea o funcin que tenga que ver con lo que es la empresa.

Este cuestionario debe de estar elaborado de modo que incluya cuestiones especificas concernientes a una funcin y al tipo especifico que se este realizando la investigacin.

3.12.- FASE DE DESARROLLO

En el desarrollo de la auditora los elementos vitales son la investigacin y el anlisis dentro de un marco conceptual slidamente elaborado. No puede haber ningn procedimiento mecnico de quitar y poner.

Elementos de la fase de desarrollo de una auditora administrativa:

Al realizar su trabajo para lograr los objetivos de la auditoria, el auditor crea conocimientos a cuatro niveles: 1. Verificar la exactitud de los datos e informes presentados.2. Determinar el grado de cumplimiento de funciones administrativas: planeacin, organizacin, integracin de recursos, direccin, con-trol y coordinacin.3. Evaluar funciones operacionales, compras, ventas, almacn, crdito y cobranzas, personal entre otros.4. Evaluar: los sistemas y procedimientos, opuestos, factores de anlisis de oficina, simplificacin del trabajo, anlisis de sistemas, costos entre otros.

Los niveles 1 y 2 se basan en hechos, los niveles 3 y 4 se puede decir que pertenecen al mbito de la opinin, pero una opinin basada fundamentalmente en conocimientos y resultados inconfundibles y reales.

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Licenciatura en Administracin

Auditoria Administrativa

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UNIDAD 4Tcnicas de obtencin de Informacin

Profesor:Mtro. Carlos Reyes Flores

Integrantes del equipo:Abalos Flores AnselmoCabrera Snchez DiegoChacn Campos BryantLunas Cruz AquinorisMorales Morales David HumbertoRecino Garca Luis EnriqueRodas Hernandez Eduardo Antonio

Tapachula Chiapas a 16 de Abril de 2015INDICE

UNIDAD 4TECNICAS DE OBTENCION DE INFORMACION

4.1.- LA CIENCIA Y EL METODO CIENTIFICO

4.2.- INVESTIGACION DOCUMENTAL

4.3.- OBSERVACION DIRECTA

4.4.- LA ENCUESTA

4.5.- TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

TECNICAS DE OBTENCION DE INFORMACION

El estudio, investigacin y anlisis de un fenmeno o hecho siempre ha tenido corno finalidad esclarecer las causas que originan a ste, para lo cual es necesario seguir ciertos mtodos de investigacin.

Definicin precisa del objeto del estudio Formulacin de un programa de actividades Establecimiento de hiptesis de trabajo Recopilacin de datos Registro de datos Anlisis de datos Conclusiones

El esclarecimiento de los factores que componen el objeto de estudio sealado, se logra a travs de diferentes tcnicas de anlisis, como: Investigacin documental Observacin El cuestionario La entrevista

La base sobre la que giran estas tcnicas es substancialmente la misma, o sea, todas aplican sistemticamente las siguientes preguntas laves:Quin? De qu se trata?, cules son los sucesos?Qu? Qu deber ser investigado?Cmo? Cmo se producen? Por qu? Por qu existe o tiene lugar el hecho analizado?Cundo? En qu lugar?Cunto? En qu cantidad?

4.1.- LA CIENCIA Y EL MTODO CIENTFICO

La aplicacin del mtodo cientfico en la administracin y ms concretamente por medio del desarrollo de una auditora administrativa, es un mtodo eficaz de investigacin para descubrir las deficiencias y proponer mejoras al sistema administrativo, a la calidad de los que hacen administracin, en todo tipo de organizacin.

Diseo de la investigacinEl auditor obtiene una parte de las informaciones que necesita en su trabajo, mediante los datos que le son suministrados por los funcionarios o empleados, y es llevada a cabo mediante la resolucin de cuestionarios que son elaborados para las variables en las que estn comprendidas todas aquellas cuestiones de inters general y que sean normativos para su desempeo. Existen cuatro diseos de mayor uso en la investigacin administrativa que son: la investigacin documental, la observacin, la correlacin, y la experimentacin.

Los diseos que se basan en la investigacin documental son los de menor rigor y precisin; los diseos experimentales son los de mayor rigor y precisin.

Investigacin documentalEste diseo trata principalmente de recopilar datos a travs de la consulta de documentos (informes, registros, estadsticas).

ObservacinCon el propsito de recolectar datos suficientes para verificar las hiptesis formuladas, se hace necesario observar los fenmenos en cuestin a fin de determinar si existe una adecuacin entre ellos y las hiptesis.

CorrelacinUna tcnica ms precisa de investigacin consiste en utilizar los datos recabados de cuestionarios, entrevistas, etctera para evaluar las posibles relaciones entre dos o ms variables especficas.

ExperimentacinLa principal ventaja de la investigacin experimental sobre un diseo correlacional consiste en la capacidad para indicar causalidad. Ello obedece a que en esos estudios el investigador maneja la variable independiente en condiciones controladas. Por consiguiente, suponiendo que haya igualdad de circunstancias, podr llegar a la conclusin de que cualquier cambio en la variable dependiente se debe al manejo o cambio impuesto a la variable independiente.4.2.- INVESTIGACIN DOCUMENTAL

Trata principalmente de recolectar y hacer un primer examen de la informacin que exista, grfica y escrita, sobre el objeto definido de estudio que se trate.Toda tcnica de investigacin requiere de:

FuentesLas fuentes son los archivos privados.MediosSon aquellos documentos como formas, reportes, informes (administrativos, contables, estadsticos).Las etapas de esta tcnica son:

1.Recoleccin de informacinDebe planearse cuidadosamente, teniendo en cuenta calidad, cantidad y veracidad del material recopilado, el resultado de esta etapa puede ser decisivo para las condiciones del estudio.2.Anlisis de la investigacinConsiste en aplicar un buen juicio y experiencias, auxiliares indispensables del analista.3.Clasificacin de la informacinConsiste en llevar a cabo una clasificacin tcnica y sistemtica de la informacin, para llegar a conclusiones verdaderas; toda la informacin se complementa entre s y ninguna es excluyente de la otra.

4.3.- OBSERVACIN DIRECTA

Tiene como finalidad el complementar, confrontar y verificar los estudios que se hayan realizado conforme a la investigacin documental.

El observar, descifrar, entender y explicar los factores que comprenden una situacin dada, en la mayora de las veces se encuentra sujeta a interpretaciones de tipo personal, que no siempre son las ms reales y verdicas, pues es muy difcil externar por completo los factores personales del analista.

La tcnica de la observacin es la siguiente: existe la necesidad de definir el objeto de la observacin, anotar sus caractersticas, clasificarlas, analizarlas y criticarlas y conservar las notas producto de la observacin para su consulta posterior.

4.4.- LA ENCUESTA

El cuestionarioEs una forma de reunir datos; su contenido tiene por objeto descubrir hechos, u opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos.

La aplicacin del cuestionario slo se justifica cuando: El tiempo para la "observacin directa" o la entrevista es demasiado corto. La informacin buscada se encuentra dispersa entre diferentes grupos. Las fuentes son muy variadas o la informacin a obtener exige una larga bsqueda.

MuestreoEl paso ms importante en la planeacin de una encuesta es la decisin que se toma sobre la muestra que se va a emplear, es decir, el nmero y clase de gente a entrevistar. Por consiguiente, los procedimientos de muestreo son una consideracin inevitable en todos los trabajos de investigacin.

1. Formulacin del cuestionarioCmo hace el auditor administrativo las revisiones? La orientacin tradicional se ha enfocado a la resolucin de cuestionarios. Estos normalmente consisten en varias secciones independientes dedicadas a diversos factores.

Consecuentemente, el cuestionario puede ser dividido en varias secciones y terminado por diferentes auditores; y posteriormente unido para ser revisado por el auditor supervisor. Usualmente se deja espacio para los comentarios correspondientes a aquellas preguntas que no pueden ser adecuadamente resueltas sin los comentarios adicionales.El uso de cuestionarios puede ser de dos tipos:

Estructurados. Son aquellos cuyo contenido se basa en una serie de preguntas concretas, preordenadas y definidas por otras interrogantes adicionales, que se limitan a lo necesario para aclarar y detallar las respuestas. No estructurados. Generalmente se les conoce como gua de entrevistas y su contenido se basa en temas generales a cubrir durante la entrevista, dejando suficiente libertad al auditor para condicionarlo a las circunstancias.

2. Tabulacin de datosLos cuestionarios deben incluir la obtencin de datos: recogidos. El auditor tiene la alternativa de analizar las respuestas y tabular los datos con base en una escala de apreciacin.

Cuando la finalidad principal de la evaluacin es proceder a mejorar, particularmente en los puntos en que se localizan dificultades o entorpecimientos de importancia, modificados segn lo que pueda ser factible en las condiciones actuales, se tiene la impresin de que este mtodo presenta el tipo ms prctico y valioso de juicios de valoracin. Su empleo seala dnde se ha de trabajar para hacer mejoras. Este mtodo puede emplearse sin que se conozcan las prcticas propias de un nmero considerable de otras organizaciones. Se le puede emplear incluso cuando se est seguro de la combinacin de principios, mtodos y tcnicas que se necesita para recibir una calificacin de excelente, buena o regular. Todo lo que se tiene que conocer es que se necesitan mejoras, y que stas parecen merecedoras de que se les intente.

La entrevistaDentro de las tcnicas de recoleccin e investigacin la ms importante por su contenido, mtodo y aplicacin, es la "entrevista".

La "entrevista" es un instrumento que permite descubrir aquellos aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo administrativo, ayudando a verificar inferencias y observaciones, tanto internas como externas valindose de la viva narracin de las personas.

Para efectuar una auditora administrativa completa, la aplicacin de los cuestionarios deber ser completada con una serie de entrevistas para poder comprobar y ampliar los datos obtenidos.1. Generalidades de la entrevistaAtmsferaLa primera tarea del entrevistador es establecer la clase de atmsfera que l quiere para la entrevista. En realidad, este proceso empieza con la reaccin del solicitante a la apariencia de la oficina y a la forma como es recibido.

Rapport (ambiente de confianza)El establecimiento del rapport (ambiente de confianza) es esencialmente un asunto que disminuye la tensin o ansiedad del entrevistado acerca de hablar con libertad y comportarse tan natural como lo permitan las circunstancias.

2. Tipos de entrevistaa)Entrevista no dirigida. Es la que se desarrolla sin estar sujeta a un tratamiento prefabricado de preguntas; la conversacin se lleva Lasta cierto punto de un modo informal, por lo que es fcil caer en divagaciones que difieren el objeto central del estudio.

b)Entrevista dirigida. Se le considera de ms utilidad, debido a que se utiliza mayor rigor cientfico al analizar el objeto definido de estudio.

3. Reglas generales para la entrevistaa) Deber iniciarse la entrevista, con una explicacin al interrogado sobre el fin que perseguimos y los beneficios que deseamos obtener.b) Se crear un ambiente de confianza entre el entrevistador e interrogado (rapport).c) Se permitir al interrogado expresar sus ideas, sin ninguna presin de parte del entrevistador.d) Se formularn las preguntas concretas o individuales.e) Se anotarn inmediatamente todas las respuestas obtenidas.f) Se eliminarn en lo posible las interrupciones.g) Se evitar contradecir al interrogado, aunque sepamos de la falsedad de los datos proporcionados.h) Se observarn todos los detalles secundarios como actitud, cooperacin, claridad, etc., del interrogado.

4. Cierre de la entrevistaFaltando 5 o 10 minutos para terminar la entrevista, es conveniente anunciar que se acerca el final con frases como: "antes de terminar voy a hacerle dos preguntas ms", "nos estamos acercando al final; pero antes quisiera que me diga..." etc., esto ayuda al interrogado a prepararse para terminar con xito la entrevista.

5. La redaccin del informeLas conclusiones y resultados de la entrevista deben ser redactados en un lenguaje sencillo y claro, de manera tal que cualquier persona (de un nivel similar por lo menos entrevistador), pueda entenderlo y formarse una imagen clara.Hay una serie de formas y de guas para redactar el informe final, las cuales pretenden ayudara comunicar claramente la imagen del entrevistado.

6. ContinuidadDe acuerdo con las conclusiones y de la decisin final a que se llegue, el entrevistador debe asegurarse de que haya continuidad.Por ltimo, es importante y til para todo entrevistador habituarse a confrontar los resultados de su actuacin por medio de grficas, entrevistas cortas, cuestionarios, etc., investigando qu sucedi.

4.5.- TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

La eleccin de las tcnicas de anlisis administrativo obedecer a la factibilidad de su aplicacin; a los estudios que se van a realizar; a la disponibilidad de tiempo; pero sobre todo, al grado de preparacin del personal con que se cuenta.Entre las tcnicas que por lo comn se utilizan para realizar o auxiliar en el anlisis de problemas administrativos, se encuentran las siguientes: