Seg. junio 126PG02Secretaria Distrital de AmbientePlan de mejoramiento por proceso126 PM04 - PROCESO DE EVALUACIN, CONTROL Y SEGUIMIENTONo.ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)DEPENDENCIAFECHA DEL HALLAZGO (dd-mm-aaaa)DESCRIPCION O IDENTIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OBSERVACIO U OPORTUNIDAD DE MEJORA O HALLAZGO DE AUDITORIANO CONFORMIDAD REAL NO CONFORMIDAD POTENCIALOBSERVACIO OPORTUNIDAD DE MEJORACAUSA O CAUSASACCIONESAccin corrctivaaccin preventivaaccin de mejoraRESPONSABLEFECHA DE INICIO PROGRAMADAFECHA DE TERMINACION PROGRAMADASEGUIMIENTO RESPONSABLE DEL PROCESOSEGUIMIENTO Y VERIFICACION DE ACCIONESNOMBRECARGOFECHA DE EJECUCIONDESCRIPCION DEL SEGUIMIENTOESTADO Termindao, Proceso y Sin IniciarDESCRIPCION DE LA VERIFICACIONESTADO DEL HALLAZGOFECHA DE LA AUDITORIAAUDITOR2Informes de auditoria interna de calidadDECSA, DLA.10/22/08Incumplimiento de procedimiento que se encuentra en la pagina web de la SDA pues no es acorde con las actividades realizadas por el proceso esta no conformidad aplica para los procedimientosNo conformidad realLa versin publicada en la intranet no corresponde a la ltima entregada a planeacin.No se hizo validacin. ni seguimiento de los documentos finalmente publicados en la intranet por parte de los responsables del proceso. Se realizaron ajustes finales a los procedimientos y no se siguio el procedimiento de control de documentos.Revisin y actualizacin de todos los procedimientos del proceso a versin 2 y sensibilizacin e implementacion de los mismosAccion CorrectivaDirector de Direccin Legal Ambiental, Director DECSA y coordinadores DLA y jefes de las oficinasDirectores, coordinadores DLA y Jefes10/27/0812/5/0812/5/08Se realiz la revisin y actualizacin de los procedimientos del proceso de Evaluacin, Control y Seguimiento a versin 2, Una vez adoptados mediante Resolucin se proceder a la socializacin e implementacin de los procedimientos.TEn la OCCUA se revisaron las actas y control de asistencia a las capacitaciones de fechas, 8,10,11 y 18 de dic/08.A3/2/09Sara Stella Moyano M5Informes de auditoria interna de calidadDECSA, DLA.10/22/08La entidad no proporciona infraestructura necesaria para la prestacin de serviciosNo conformidad realLa planta fsica de la Entidad no cuenta con el espacio ni el equipamiento necesarios para el buen desempeo de los funcionarios y contratistas.Compra y adecuacion de una nueva sede.Accion CorrectivaAlta Direccion SDASecretario Distrital de AmbienteSubsecretario Distrital de Ambiente10/27/086/30/099/25/09El da 31/10/2008 se llev a cabo el acto protocolario de la firma de Compra - Venta de la nueva sede para la Secretara Distrital de AmbientePEn la OCCUA se revisaron las actas y control de asistencia a las capacitaciones de fechas, 8,10,11 y 18 de dic/08.A3/2/09Sara Stella Moyano M6Informes de auditoria interna de calidadDECSA, DLA.10/22/08No todos los documentos disponibles enl os puntos de uso corresponden a las versiones pertinentes y actualizadasNo conformidad realFalta en la aplicacin del procedimiento de Control de documentosDivulgacin del procedimiento de control de documentos y de documentos actualizadosAccion CorrectivaAlta Direccion SDASecretario Distrital de AmbienteSubsecretario Distrital de Ambiente10/27/0812/10/089/25/09Se adelant capacitacin a los servidores publicos que hacen parte del proceso de Evaluacin, Control y Seguimiento los das: OCFF (31/10/08, 6/11/08, 01/12/08, 5/12/08), OCECA (03/12/08, 10/12/08), OCAGR (6/11/08, 20/11/08, 9/12/08), OCCUA (07/11/08). Los documentos versin 2,0 fueron aprobados mediante resolucin 5194 del 09/12/08)T7Informes de auditoria interna de calidadDECSA, DLA.10/22/08En la caracterizacin del proceso de evaluacin control y seguimiento, se evidenci la ausencia de algunos procesos, como gestin ambiental y desarrollo rural y planeacin ambiental, que no figuran como proveedor y cliente, para la mayora de actividades claves del proceso.ObservacionLa actual estructura de la entidad no permite esta integracion.

En la actualidad los procesos mencionados no generan isumos al proceso de ECS.Diseo, implementacion, medicion y seguimiento de la reestructuracion de la entidad, donde se contemple la integracion transversal de los procesos.Accion CorrectivaAlta Direccion SDASecretario Distrital de AmbienteSubsecretario Distrital de AmbienteDirectores y Jefes de Oficina10/27/0810/27/099/25/09Mediante Decreto 190 del 16/03/09 se modific la estructura de la Secretara Distrital de AmbienteMediante Decreto 175 de 2009 se modific el Decreto 109 de Marzo 16 de 2009Mediante Resolucin 3691 se delegaron funciones a la Direccin de Control ambiental a su Director y a los SubdirectoresT12Informes de auditoria entres certificadoresDECSA, OCECA11/12/08Identificacin de los dispositivos de medicin para poder determinar el estado de calibracin.OBSERVACINLos dispositivos estan identificados con la plaqueta de inventario propia de la S.D.A. pero no estan identificados con relacion a las fechas de calibracion de los mismos y futuras calibraciones programadas, debido a que el programa de mantenimiento es manejado desde la estacion central y ejecutado por los mismos tecnicos de tal manera que no se consideraba necesario identificar el estado de calibracin.Desarrollar las etiquetas para identificacin de los equipos donde claramente se pueda determinar la fecha de la ultima calibracion y la programacion de la proxima.Accion CorrectivaDirectores y JefesDirectores, coordinadores DLA y Jefes12/1/086/1/099/25/09Se desarrollo la actualizacin de las hojas de vida y mantenimiento de los dispositivos para luego ser identificados.Se disearon los stikers definitivos de Control Metrolgico, para identificacin de las fechas de calibracin y futuras calibraciones programadas.P14Informes de auditoria interna de calidadDECSA - OCECA11/24/08Para la operacin del sistema de monitoreo de ruido se encuentran planteados los instructivos: 1. Descarga de datos de ruido de las estaciones de monitoreo 2. Operacin del sistema GEMS 3. Verificacin de datos meteorolgicos 4. Descarga de datos de planes de vuelo y 5. Verificacin de datos de radar, sin embargo estos instructivos no se han aprobado y publicado en los procedimientos versiones 0 y 1.NO CONFORMIDADLos procedimienrtos aunque no estaban completos y no cumplen con los procedimientos de control de registros y control de documentos necesarios para ser incluidos dentro del sistema de gestin de calidadIncluir los procedimientos en la proxima version del procedimiento 126PM04-PR15 OPERACIN DEL SISTEMA DE MONITOREO Y VIGILANCIA DE RUIDO DEL AEROPUERTO EL DORADO1. Descarga de datos de ruido de las estaciones de monitoreo2. Operacin del sistema GEMS 3. Verificacin de datos meteorolgicos4. Descarga de datos de planes de vuelo 5. Verificacin de datos de radar.Accion CorrectivaDirectores y Jefes12/1/086/1/099/25/09Los procedimientos se estan desarrollando falta incluirlos bajo el procedimiento de control de registros y documentos.Para la version 3.0 de los procedimientos se incluiran dichos instructivos relacionados como manuales cumpliendo con el control de registros y control de documentos.PSe observaron los borradores de los procedimientos, los cuales se encuentran en rvisin y se est en espera de la reestructuracin administrativa para someterlos a aprobacin.A3/3/09Sara Stella Moyano M16Informes de auditoria interna de calidadDECSA - OCECA11/24/08Se cuenta con un manual del equipo por parte de fabricante, de la Red de Calidad del Aire, pero en ste no se encuentran las especificaciones para el mantenimiento, calibracin y ajuste del mismo. No se encuentran en cada una de las estaciones de monitoreo para su consulta.OBSERVACINLa informacin correspondiente a manuales de mantenimiento de la RMCAB se maneja de manera centralizada en el sptimo piso de la SDA donde se realiza la capacitacin, preparacin y entrenamiento de los diferntes tecnicos, ya que en este lugar se pueden salvaguardar los documentos , lo que resulta imposible para algunas estaciones en relacin a la proteccin por factores relacionados con el clima y la seguridad de los mismosSe debe realizar jornadas de capacitacin al personal operativo, en cuanto al mantenimiento y calibracIn de los equipos. Se formulara procedimientos especificos para mantenimiento y calibracin de los equipos de la RMCABAccion CorrectivaDirectores y Jefes12/1/086/1/099/25/09Se realizaron capacitaciones al interior del grupo, los dias 20 de enero de 2009 en la estacin de Puente Aranda acerca de calibracin de equipos y el dia 25 de marzo de 2009 en la estacin de Corpas sobre verificacin de sensores de Viento, asi mismo se han relizado capacitaciones por parte del Proveedor SANAMBIENTE sobre manejo y mantenimiento de equipos : 20 de marzo de 2009 sobre manejo del envista web y de la herramienta de administracin web manager, 27 de marzo y 4- junio de 2009: manejo y operacin del dataloger envidas ultra, 08 de junio de 2009 envista ARM & report designer, envista ARM web edition, Comm center, envidas for windows, envidas ultra, envidas reporter and RT Graph.T17Informes de auditoria interna de calidadDECSA - OCECA OCCUA11/24/08Se evidencia que los equipos no se encuentran debidamente identificados y rotulados. Las condiciones de seguridad de los equipos y acceso de las estaciones pueden mejorarse para evitar dao de equipos, y alteraciones en el registro de los datos y confiabilidad en los resultados de las mediciones.OBSERVACINSe cuenta con espacios inadecuados para la ubicacin de los equipos, debido a que los mismos son proporcionados por terceros quienes autorizan la instalacin de las estaciones dentro de sus predios, las cuales son georeferenciadas dandole cubrimiento a zonas especificas de la ciudad, lo que en muchas ocasiones no permite correlacionar la ubicacin de las estaciones con factores como transporte y accesibilidad apropiadas .Se debe trabajar en el plan de contratacn la ubicacin de los equipos, adicionalmente los equipos adquiridos recientemente conservan la informacin en el DATALOGGER. Para evitar alteraciones en el registro de los datos y la confaibilidad de los registros.Accion CorrectivaDirectores y Jefes12/1/086/1/092/19/09Se implemento el control metrolgico en la RMCAB Lo que incluye:Diseo de las hojas de vida de los equipos de la Red de Monitoreo de Aire de Bogot. Diligenciamiento de las hojas de vida, el historial de servicio, y se realizan cronogramas de mantenimientoFormatos de hoja de vida, Relacion de mantenimientos correctivos y preventivos calibraciones de equipos, cambio de repuestos, y persona encargada del mantenimiento.Se instalaron los stikers Temporales con las fechas de Control MetrolgicoSe disearon los stikers Definitivos de Control MetrolgicoTLas condiciones de seguridad de los equipos y el acceso a las estaciones deben mejorarse para evitar dao de equipos y alteraciones en el registro de los datos y confiabilidad en los resultados de las mediciones.A3/2/09Sara Stella Moyano M18Informes auto evaluacin de controlDECSA - OCECA OCCUA11/24/08En las oficinas de enalce se adelantan actividades de control y vigilancia sobre el recurso de flora y fauna silvestre sin procedimientos unificadosOPORTUNIDAD DE MEJORAFalta de un procedimiento para adelantar las actividades de control de flora y fauna silvestre en las oficinas de enlace de la SDAFormular e implementar un procedimiento para la operacin de las Oficinas de enlace de la Oficina de Control de Flora y FaunaAccin de mejoraJefe Oficina de Control de Flora y FaunaJefe Oficina de Control de Flora y Fauna1/1/096/30/099/25/09Se esta elaborando un procedimientos para la operacin de las Oficinas de enlace (Terminal y Aeropuerto)p19Informes auto evaluacin de controlDECSA - OCECA OCCUA11/24/08Existe un procedimiento para la recepcin de especmenes de fauna en el centro de recepcin de flora y fauna de la entidad, el cual no observa ni la consistencia ni la especificidad requerida para atender este tipo de diligenciasOPORTUNIDAD DE MEJORAFalta de un procedimiento consistente para la recepcin de especmenes de fauna silvestreFormular e implementar un procedimiento para el ingreso, registro y ubicacin de material de fauna silvestre recuperadoAccin de mejoraJefe Oficina de Control de Flora y FaunaJefe Oficina de Control de Flora y Fauna1/1/096/30/099/25/09Se esta elaborando un procedimientos para el ingreso, registro yubicacin delmaterial de fauna silvestre recuperado.P20Informes auto evaluacin de controlDECSA - OCECA OCCUA11/24/08Se adelantan actividades integrales de evaluacin, control y seguimiento ambiental dentro de l proyecto de zonas piloto sin la aplicacin de un procedimiento y sin haberse evaluado la viabilidad de continuidad del proyecto en el tiempoOPORTUNIDAD DE MEJORAFalta de una gua de trabajo que permita evaluar la pertinencia de continuar con el proyecto de zonas piloto y en consecuencia establecer un procedimiento.Elaboracin de una gua de trabajo que permita evaluar la pertinencia de continuar con el proyecto de zonas piloto y en consecuencia establecer un procedimiento.Accin de mejoraDirector de Evaluacin, Control y Seguimiento AmbientalDirector de Evaluacin, Control y Seguimiento Ambiental1/1/096/30/099/25/09SI23Informe auditoria interna de calidadDECSA - OCCUA11/24/08No se encuentran las hojas de vida de los equipos en las estaciones de monitoreo de la RCHB. No se evidenciaron registros en los cuales se especifique cuales estn fuera de servicio, cuales en reparacin, cules fueron dados de baja, entre otros, se lleva una bitacora general de actividades.OBSERVACINEl operador del convenio cuenta con las hojas de vida de los equipos, sin embargo no se contaba con copias fisicas en cada una de las estaciones ni en la Oficina de la OCCUA.Se diligenciar el formatos de hoja de vida 126PM04-PR50-F-A5-V1.0 establecidos en el procedimiento 126PM04-PR50 de Contratacin y Control en Servicios de Monitoreo a la Matriz Agua para que sirvan de registro en cada una de las estacionesAccion CorrectivaDirector DECSA y Jefe de OCCUA.Director DECSA y Jefe de OCCUA.12/1/084/15/099/25/09Se realiz visita a las estaciones fijas de la Red de Monitoreo de Calidad Hdrica el da 29/04/2009 para hacer verificacin de los equipos existentes. Se revisaron los documentos existentes entregados por el Convevio con la Universidad de los Andes relacionada con el inventario de los equipos de las estaciones fijas (20/04/2009 y 30/04/2009)P25Informe auditoria interna de calidadDECSA - OCCUA11/24/08Se evidencia que los registros de mantenimiento rutinario, preventivo, correctivo y de calibracin se encuentran de manera desorganizada en las estaciones de monitoreo. En los registros revisados en campo se evidencia que no se incluyen todas las actividades de operacin, mto correctivo y/o preventivo) realizadas por los tcnicos. En los procedimientos versin 1.0 se evidencia que no se encuentran diseados y estandarizados los formatos pertinentes para consignar dicha informacin.NO CONFORMIDADNo se contaba con un formato o modelo adoptado por el SGCimplementacin de los formatos y modelos establecidos en el procedimiento 126PM04-PR50, para que reposen en cada una de las redes.Accion CorrectivaDirector DECSA y Jefe de OCCUA.Director DECSA y Jefe de OCCUA.12/1/084/15/099/25/09Se revisaron los documentos existentes entregados por el Convevio con la Universidad de los Andes relacionada con el inventario de los equipos de las estaciones fijas (20/04/2009 y 30/04/2009).

Se solicit al Convenio el diligenciamiento completo de los formatos del procedimiento 126PM04-PR50P26Informe auditoria interna de calidadDECSA - OCCUA11/24/08Se evidencia que los equipos no se encuentran debidamente identificados y rotulados. Las condiciones de seguridad de los equipos y acceso de las estaciones pueden mejorarse para evitar dao de equipos, y alteraciones en el registro de los datos y confiabilidad en los resultados de las mediciones.OBSERVACINLa codificacin de los equipos no concuerda con la utilizada en las estaciones.Disear y generar una codificacin para los equipos y las estaciones de manera que permita la identificacin de los equipos de cada estacin mediante placas.Accion CorrectivaDirector DECSA y Jefe de OCCUA.Director DECSA y Jefe de OCCUA.12/1/084/15/099/25/09Se realiz visita a las estaciones fijas de la Red de Monitoreo de Calidad Hdrica el da 29/04/2009 para hacer verificacin de las placas enocntrando que corresponden al invenatrio de la SDA

No se implementar una nueva codificacin debido a un posible desmonte de las estaciones. Lo anterior se definir una vez sea entregado el informe del convenio de la Universidad de los Andes.T27Informe auditoria interna de calidadDECSA - OCCUA11/24/08Se estaban ejecutando las actividades relacionadas con saneamiento y manejo de vertimientos sin estar documentadoOPORTUNIDAD DE MEJORAFalta de un procedimiento que estandarice la ejecucin de seguimiento a planes de saneamiento y manejo de vertimeintosFormular e implementar un procedimiento para las actividades desarrolladas en el seguimiento a planes de saneamiento y manejo de vertimientosAccin de mejoraDirector DECSA y Jefe de OCCUA.Director DECSA y Jefe de OCCUA.1/1/094/15/099/25/09Se realiz la revisin del procedimiento de acuerdo a la nueva estructura de la entidad, los das 13/05/09, 18/05/09, 28/05/09, 29/05/09 y 08/06/09PSe observ el borrador del procedimiento y las actas del 23-01/09 y 12/02/09.A3/2/09Sara Stella Moyano MActualizado por:Grupo MECI - CALIDAD DCAResponsables de Proceso:Octavio Augusto Reyes vila126PE01-PR05- F-A2-V2.0DIRECTOR DE CONTROL AMBIENTAL ( E )

Seg. sep. 126PG02Secretaria Distrital de AmbientePlan de mejoramiento por proceso126 PM04 - PROCESO DE EVALUACIN, CONTROL Y SEGUIMIENTONo.ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)DEPENDENCIAFECHA DEL HALLAZGO (dd-mm-aaaa)DESCRIPCION O IDENTIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OBSERVACIO U OPORTUNIDAD DE MEJORA O HALLAZGO DE AUDITORIANO CONFORMIDAD REAL NO CONFORMIDAD POTENCIALOBSERVACIO OPORTUNIDAD DE MEJORACAUSA O CAUSASACCIONESAccin corrctivaaccin preventivaaccin de mejoraRESPONSABLEFECHA DE INICIO PROGRAMADAFECHA DE TERMINACION PROGRAMADASEGUIMIENTO RESPONSABLE DEL PROCESOSEGUIMIENTO Y VERIFICACION DE ACCIONESNOMBRECARGOFECHA DE EJECUCIONFECHA DE EJECUCIONDESCRIPCION DEL SEGUIMIENTOESTADO Termindao, Proceso y Sin IniciarDESCRIPCION DE LA VERIFICACIONESTADO DEL HALLAZGOFECHA DE LA AUDITORIAAUDITOR2Informes de auditoria interna de calidadDECSA, DLA.10/22/08Incumplimiento de procedimiento que se encuentra en la pagina web de la SDA pues no es acorde con las actividades realizadas por el proceso esta no conformidad aplica para los procedimientosNo conformidad realLa versin publicada en la intranet no corresponde a la ltima entregada a planeacin.No se hizo validacin. ni seguimiento de los documentos finalmente publicados en la intranet por parte de los responsables del proceso. Se realizaron ajustes finales a los procedimientos y no se siguio el procedimiento de control de documentos.Revisin y actualizacin de todos los procedimientos del proceso a versin 2 y sensibilizacin e implementacion de los mismosAccion CorrectivaDirector de Direccin Legal Ambiental, Director DECSA y coordinadores DLA y jefes de las oficinasDirectores, coordinadores DLA y Jefes10/27/0812/5/0812/5/08Se realiz la revisin y actualizacin de los procedimientos del proceso de Evaluacin, Control y Seguimiento a versin 2, Una vez adoptados mediante Resolucin se proceder a la socializacin e implementacin de los procedimientos.TEn la OCCUA se revisaron las actas y control de asistencia a las capacitaciones de fechas, 8,10,11 y 18 de dic/08.A3/2/09Sara Stella Moyano M5Informes de auditoria interna de calidadDECSA, DLA.10/22/08La entidad no proporciona infraestructura necesaria para la prestacin de serviciosNo conformidad realLa planta fsica de la Entidad no cuenta con el espacio ni el equipamiento necesarios para el buen desempeo de los funcionarios y contratistas.Compra y adecuacion de una nueva sede.Accion CorrectivaAlta Direccion SDASecretario Distrital de AmbienteSubsecretario Distrital de Ambiente10/27/086/30/099/25/09Se realizaron los estudios de diseos elctricos y diseo de interior (distribucin oficina abierta). Se requiere modificar la fecha de terminacin para el 31/03/2010 en razn a que se deben realizar los ajustes pertinentes a los diferentes estudios realizado (elctricos, arquitectnico, reforzamiento estructural, entre otros). Se expidi la licencia de construccin N. 09-05-0652 del 28 de Agosto con vigencia de dos aos.P6Informes de auditoria interna de calidadDECSA, DLA.10/22/08No todos los documentos disponibles enl os puntos de uso corresponden a las versiones pertinentes y actualizadasNo conformidad realFalta en la aplicacin del procedimiento de Control de documentosDivulgacin del procedimiento de control de documentos y de documentos actualizadosAccion CorrectivaAlta Direccion SDASecretario Distrital de AmbienteSubsecretario Distrital de Ambiente10/27/0812/10/089/25/09Se adelant capacitacin a los servidores publicos que hacen parte del proceso de Evaluacin, Control y Seguimiento los das: OCFF (31/10/08, 6/11/08, 01/12/08, 5/12/08), OCECA (03/12/08, 10/12/08), OCAGR (6/11/08, 20/11/08, 9/12/08), OCCUA (07/11/08). Los documentos versin 2,0 fueron aprobados mediante resolucin 5194 del 09/12/08)T7Informes de auditoria interna de calidadDECSA, DLA.10/22/08En la caracterizacin del proceso de evaluacin control y seguimiento, se evidenci la ausencia de algunos procesos, como gestin ambiental y desarrollo rural y planeacin ambiental, que no figuran como proveedor y cliente, para la mayora de actividades claves del proceso.ObservacionLa actual estructura de la entidad no permite esta integracion.

En la actualidad los procesos mencionados no generan isumos al proceso de ECS.Diseo, implementacion, medicion y seguimiento de la reestructuracion de la entidad, donde se contemple la integracion transversal de los procesos.Accion CorrectivaAlta Direccion SDASecretario Distrital de AmbienteSubsecretario Distrital de AmbienteDirectores y Jefes de Oficina10/27/0810/27/099/25/09Esta en proceso de elaboracin la gua para las actuaciones adelantadas en el proyecto Zonas Piloto que incluye: la linea base de la localidad de Fontibn, y la evaluacin y aprobacin de los planes de mejoramiento presentados por las empresas de la localidad de Puente Aranda.

Actualmente se estan implementando los procedimientos establecidos para la evaluacin de vertimientos y emisiones.

Se reprograma la fecha propuesta de terminacion de actividades para el 20/12/2009T12Informes de auditoria entres certificadoresDECSA, OCECA11/12/08Identificacin de los dispositivos de medicin para poder determinar el estado de calibracin.OBSERVACINLos dispositivos estan identificados con la plaqueta de inventario propia de la S.D.A. pero no estan identificados con relacion a las fechas de calibracion de los mismos y futuras calibraciones programadas, debido a que el programa de mantenimiento es manejado desde la estacion central y ejecutado por los mismos tecnicos de tal manera que no se consideraba necesario identificar el estado de calibracin.Desarrollar las etiquetas para identificacin de los equipos donde claramente se pueda determinar la fecha de la ultima calibracion y la programacion de la proxima.Accion CorrectivaDirectores y JefesDirectores, coordinadores DLA y Jefes12/1/086/1/099/25/09Con la publicacin del procedimiento "Gestin metrolgica en el control de la calidad del Aire, Auditiva y Visual" 126PM04-PR57 se comenz a implementar el uso de los stikers para identificacin de las fechas de calibracin y futuras calibraciones programadas.T14Informes de auditoria interna de calidadDECSA - OCECA11/24/08Para la operacin del sistema de monitoreo de ruido se encuentran planteados los instructivos: 1. Descarga de datos de ruido de las estaciones de monitoreo 2. Operacin del sistema GEMS 3. Verificacin de datos meteorolgicos 4. Descarga de datos de planes de vuelo y 5. Verificacin de datos de radar, sin embargo estos instructivos no se han aprobado y publicado en los procedimientos versiones 0 y 1.NO CONFORMIDADLos procedimienrtos aunque no estaban completos y no cumplen con los procedimientos de control de registros y control de documentos necesarios para ser incluidos dentro del sistema de gestin de calidadIncluir los procedimientos en la proxima version del procedimiento 126PM04-PR15 OPERACIN DEL SISTEMA DE MONITOREO Y VIGILANCIA DE RUIDO DEL AEROPUERTO EL DORADO1. Descarga de datos de ruido de las estaciones de monitoreo2. Operacin del sistema GEMS 3. Verificacin de datos meteorolgicos4. Descarga de datos de planes de vuelo 5. Verificacin de datos de radar.Accion CorrectivaDirectores y Jefes12/1/086/1/099/25/09Se elabor y adopt el procedimiento "Operacin del Sistema de Monitoreo y Vigilancia de Ruido del Aeropuerto el Dorado" 126PM04-PR13 mediante Resolucin 5575 del 24/08/09, en el cual se ajustaron los formatos, se vincul la mvil de ruido en las actividades relacionadas para apoyo de monitoreo de ruido en el Aeropuerto y se incluyeron los siguientes instructivos:Instructivo para la verificacin de la llegada de datos de radar provenientes de la cabeza el dorado, para el sistema de monitoreo de ruido GEMS. Instructivo para verificacin y descarga de los datos de ruido proveniente de las estaciones EMU (Environment Monitoring Unit) Instructivo para calibracin manual de las estaciones de monitoreo de ruido EMU Instructivo para recoleccin, verificacin y cargue de los datos de los planes de vuelo al sistema de monitoreo de ruido GEMS. Instructivo para recoleccin y cargue de los datos de meteorolgicos al sistema de monitoreo de ruido GEMS. Instructivo para ingreso y seguimiento de quejas Instructivo para mantenimiento preventivo de las estacionesInstructivo para generacin de reportes automticos pre-establecidos.TSe observaron los borradores de los procedimientos, los cuales se encuentran en rvisin y se est en espera de la reestructuracin administrativa para someterlos a aprobacin.A3/3/09Sara Stella Moyano M16Informes de auditoria interna de calidadDECSA - OCECA11/24/08Se cuenta con un manual del equipo por parte de fabricante, de la Red de Calidad del Aire, pero en ste no se encuentran las especificaciones para el mantenimiento, calibracin y ajuste del mismo. No se encuentran en cada una de las estaciones de monitoreo para su consulta.OBSERVACINLa informacin correspondiente a manuales de mantenimiento de la RMCAB se maneja de manera centralizada en el sptimo piso de la SDA donde se realiza la capacitacin, preparacin y entrenamiento de los diferntes tecnicos, ya que en este lugar se pueden salvaguardar los documentos , lo que resulta imposible para algunas estaciones en relacin a la proteccin por factores relacionados con el clima y la seguridad de los mismosSe debe realizar jornadas de capacitacin al personal operativo, en cuanto al mantenimiento y calibracIn de los equipos. Se formulara procedimientos especificos para mantenimiento y calibracin de los equipos de la RMCABAccion CorrectivaDirectores y Jefes12/1/086/1/099/25/09Se realizaron capacitaciones al interior del grupo, los dias 20 de enero de 2009 en la estacin de Puente Aranda acerca de calibracin de equipos y el dia 25 de marzo de 2009 en la estacin de Corpas sobre verificacin de sensores de Viento, asi mismo se han relizado capacitaciones por parte del Proveedor SANAMBIENTE sobre manejo y mantenimiento de equipos : 20 de marzo de 2009 sobre manejo del envista web y de la herramienta de administracin web manager, 27 de marzo y 4- junio de 2009: manejo y operacin del dataloger envidas ultra, 08 de junio de 2009 envista ARM & report designer, envista ARM web edition, Comm center, envidas for windows, envidas ultra, envidas reporter and RT Graph.T17Informes de auditoria interna de calidadDECSA - OCECA OCCUA11/24/08Se evidencia que los equipos no se encuentran debidamente identificados y rotulados. Las condiciones de seguridad de los equipos y acceso de las estaciones pueden mejorarse para evitar dao de equipos, y alteraciones en el registro de los datos y confiabilidad en los resultados de las mediciones.OBSERVACINSe cuenta con espacios inadecuados para la ubicacin de los equipos, debido a que los mismos son proporcionados por terceros quienes autorizan la instalacin de las estaciones dentro de sus predios, las cuales son georeferenciadas dandole cubrimiento a zonas especificas de la ciudad, lo que en muchas ocasiones no permite correlacionar la ubicacin de las estaciones con factores como transporte y accesibilidad apropiadas .Se debe trabajar en el plan de contratacin la ubicacin de los equipos, adicionalmente los equipos adquiridos recientemente conservan la informacin en el DATALOGGER. Para evitar alteraciones en el registro de los datos y la confaibilidad de los registros.Accion CorrectivaDirectores y Jefes12/1/086/1/092/19/09Se implemento el control metrolgico en la RMCAB lo que incluye:Diseo de las hojas de vida de los equipos de la Red de Monitoreo de Aire de Bogot. Diligenciamiento de las hojas de vida, el historial de servicio, y se realizan cronogramas de mantenimientoFormatos de hoja de vida, Relacion de mantenimientos correctivos y preventivos calibraciones de equipos, cambio de repuestos, y persona encargada del mantenimiento.Se instalaron los stikers Temporales con las fechas de Control MetrolgicoSe disearon los stikers Definitivos de Control MetrolgicoTLas condiciones de seguridad de los equipos y el acceso a las estaciones deben mejorarse para evitar dao de equipos y alteraciones en el registro de los datos y confiabilidad en los resultados de las mediciones.A3/2/09Sara Stella Moyano M18Informes auto evaluacin de controlDECSA - OCECA OCCUA11/24/08En las oficinas de enalce se adelantan actividades de control y vigilancia sobre el recurso de flora y fauna silvestre sin procedimientos unificadosOPORTUNIDAD DE MEJORAFalta de un procedimiento para adelantar las actividades de control de flora y fauna silvestre en las oficinas de enlace de la SDAFormular e implementar un procedimiento para la operacin de las Oficinas de enlace de la Oficina de Control de Flora y FaunaAccin de mejoraJefe Oficina de Control de Flora y FaunaJefe Oficina de Control de Flora y Fauna1/1/096/30/099/25/09Se elabor y adopt el procedimiento "Control a la movilizacin de flora y fauna silvestre enlas oficinas de enlace" 126PM04-PR64 mediante Resolucin 5575 del 24/08/09.T19Informes auto evaluacin de controlDECSA - OCECA OCCUA11/24/08Existe un procedimiento para la recepcin de especmenes de fauna en el centro de recepcin de flora y fauna de la entidad, el cual no observa ni la consistencia ni la especificidad requerida para atender este tipo de diligenciasOPORTUNIDAD DE MEJORAFalta de un procedimiento consistente para la recepcin de especmenes de fauna silvestreFormular e implementar un procedimiento para el ingreso, registro y ubicacin de material de fauna silvestre recuperadoAccin de mejoraJefe Oficina de Control de Flora y FaunaJefe Oficina de Control de Flora y Fauna1/1/096/30/099/25/09Se elabor y adopt el procedimiento "Ingreso y Manejo Tcnico de Fauna Silvestre en el CRRFS" 126PM04-PR76 mediante Resolucin 5575 del 24/08/09.T20Informes auto evaluacin de controlDECSA - OCECA OCCUA11/24/08Se adelantan actividades integrales de evaluacin, control y seguimiento ambiental dentro de l proyecto de zonas piloto sin la aplicacin de un procedimiento y sin haberse evaluado la viabilidad de continuidad del proyecto en el tiempoOPORTUNIDAD DE MEJORAFalta de una gua de trabajo que permita evaluar la pertinencia de continuar con el proyecto de zonas piloto y en consecuencia establecer un procedimiento.Elaboracin de una gua de trabajo que permita evaluar la pertinencia de continuar con el proyecto de zonas piloto y en consecuencia establecer un procedimiento.Accin de mejoraDirector de Evaluacin, Control y Seguimiento AmbientalDirector de Evaluacin, Control y Seguimiento Ambiental1/1/096/30/099/25/09Esta en proceso de elaboracin la gua para las actuaciones adelantadas en el proyecto Zonas Piloto que incluye: la linea base de la localidad de Fontibn, y la evaluacin y aprobacin de los planes de mejoramiento presentados por las empresas de la localidad de Puente Aranda.

Actualmente se encuentra en evaluacion la viabilidad de elaborar un nuevo procedimiento especifico para las zonas piloto, mientras tanto para el desarrollo de las actividades relacionadas con este tema se estan aplicando los procedimientos establecidos para la evaluacin de vertimientos y emisiones.

Se reprograma la fecha propuesta de terminacion de stas actividades para elP23Informe auditoria interna de calidadDECSA - OCCUA11/24/08No se encuentran las hojas de vida de los equipos en las estaciones de monitoreo de la RCHB. No se evidenciaron registros en los cuales se especifique cuales estn fuera de servicio, cuales en reparacin, cules fueron dados de baja, entre otros, se lleva una bitacora general de actividades.OBSERVACINEl operador del convenio cuenta con las hojas de vida de los equipos, sin embargo no se contaba con copias fisicas en cada una de las estaciones ni en la Oficina de la OCCUA.Se diligenciar el formatos de hoja de vida 126PM04-PR50-F-A5-V1.0 establecidos en el procedimiento 126PM04-PR50 de Contratacin y Control en Servicios de Monitoreo a la Matriz Agua para que sirvan de registro en cada una de las estacionesAccion CorrectivaDirector DECSA y Jefe de OCCUA.Director DECSA y Jefe de OCCUA.12/1/084/15/099/25/09Se realiz visita a las estaciones fijas de la Red de Monitoreo de Calidad Hdrica el da 29/04/2009 para hacer verificacin de los equipos existentes. Se revisaron los documentos existentes entregados por el Convevio con la Universidad de los Andes relacionada con el inventario de los equipos de las estaciones fijas (20/04/2009 y 30/04/2009)Se realiz verificacin de las hojas de vida presentadas por el convenio de la Universidad de los Andes de cada estacin con respecto a los equipos exsistentes en cada una de ellas el 29/07/09P25Informe auditoria interna de calidadDECSA - OCCUA11/24/08Se evidencia que los registros de mantenimiento rutinario, preventivo, correctivo y de calibracin se encuentran de manera desorganizada en las estaciones de monitoreo. En los registros revisados en campo se evidencia que no se incluyen todas las actividades de operacin, mto correctivo y/o preventivo) realizadas por los tcnicos. En los procedimientos versin 1.0 se evidencia que no se encuentran diseados y estandarizados los formatos pertinentes para consignar dicha informacin.NO CONFORMIDADNo se contaba con un formato o modelo adoptado por el SGCimplementacin de los formatos y modelos establecidos en el procedimiento 126PM04-PR50, para que reposen en cada una de las redes.Accion CorrectivaDirector DECSA y Jefe de OCCUA.Director DECSA y Jefe de OCCUA.12/1/084/15/099/25/09Se revisaron los documentos existentes entregados por el Convevio con la Universidad de los Andes relacionada con el inventario de los equipos de las estaciones fijas (20/04/2009 y 30/04/2009).Se solicit al Convenio el diligenciamiento completo de los formatos del procedimiento 126PM04-PR50Se realiz verificacin de las hojas de vida presentadas por el convenio de la Universidad de los Andes de cada estacin con respecto a los equipos exsistentes en cada una de ellas el 29/07/09, observandose el ajuste con los formatos establecidos en el procedimiento 126PM04PR50T26Informe auditoria interna de calidadDECSA - OCCUA11/24/08Se evidencia que los equipos no se encuentran debidamente identificados y rotulados. Las condiciones de seguridad de los equipos y acceso de las estaciones pueden mejorarse para evitar dao de equipos, y alteraciones en el registro de los datos y confiabilidad en los resultados de las mediciones.OBSERVACINLa codificacin de los equipos no concuerda con la utilizada en las estaciones.Disear y generar una codificacin para los equipos y las estaciones de manera que permita la identificacin de los equipos de cada estacin mediante placas.Accion CorrectivaDirector DECSA y Jefe de OCCUA.Director DECSA y Jefe de OCCUA.12/1/084/15/099/25/09Se realiz visita a las estaciones fijas de la Red de Monitoreo de Calidad Hdrica el da 29/04/2009 para hacer verificacin de las placas enocntrando que corresponden al invenatrio de la SDA

No se implementar una nueva codificacin debido a un posible desmonte de las estaciones. Lo anterior se definir una vez sea entregado el informe del convenio de la Universidad de los Andes.T27Informes auto evaluacin de controlDECSA - OCCUA11/24/08Se estaban ejecutando las actividades relacionadas con saneamiento y manejo de vertimientos sin estar documentadoOPORTUNIDAD DE MEJORAFalta de un procedimiento que estandarice la ejecucin de seguimiento a planes de saneamiento y manejo de vertimeintosFormular e implementar un procedimiento para las actividades desarrolladas en el seguimiento a planes de saneamiento y manejo de vertimientosAccin de mejoraDirector DECSA y Jefe de OCCUA.Director DECSA y Jefe de OCCUA.1/1/094/15/099/25/09Se elabor y adopt el procedimiento "Seguimiento a Planes de Saneamiento y Manejo deVertimientos" 126PM04-PR74 mediante Resolucin 5575 del 24/08/09.TSe observ el borrador del procedimiento y las actas del 23-01/09 y 12/02/09.A3/2/09Sara Stella Moyano M28Informes auto evaluacin de controlSSFFS7/1/09No se cuenta con un procedimiento para la recpecin de especmenes de flora que visualice la responsabilidades en el tema de guardia y custodio de los mismos por parte de la entidadOPORTUNIDAD DE MEJORAFalta de un procedimiento documentado para la recepcin, guardia y custodia de los especmenes de flora que ingresan al CRFF para tal fin.Formular e implementar un procedimiento para la la recepcin, guardia y custodia de los especmenes de flora que ingresan al CRFFAccin de mejoraSubdirector de Silvicultura, Flora y Fauna SilvestreSubdirector de Silvicultura, Flora y Fauna Silvestre7/1/099/1/099/25/09Se elabor y adopt el procedimiento "Recepcin de especmenes de flora para guarda y custodia en el CRFF de la SDA" 126PM04-PR63 mediante Resolucin 5575 del 24/08/09.T29Informes auto evaluacin de controlSSFFS7/1/09Se evidenci la necesidad de mejorar el tiempo de ejecucin del procedimiento para la obtencin del producto final y hacer consistente el procedimiento a la luz de la nueva estructura de la entidad, donde se conformaron los equipos tcnicos jurdicos dentro del mismo proceso misionalOPORTUNIDAD DE MEJORAEl procedimiento contempla mucha disgregacin de actividades que dilata el accionar del mismo.Identificar las necesidades y oportunidades de cambio para minimizar tiempos a travs de la modificacin del procedimiento 126PM04-PR48, suprimiendo actividades y fucionandolas en una sola.Accin de mejoraSubdirector de Silvicultura, Flora y Fauna SilvestreSubdirector de Silvicultura, Flora y Fauna Silvestre7/1/099/30/099/25/09Se modific y adopt el procedimiento "Evaluacin, Control y Seguimiento a los procesos productivos adelantados por las Industrias Forestales" 126PM04-PR48 mediante Resolucin 5575 del 24/08/09

Se realiz reunin del equipo de mejoramiento el dia 30/07/09 donde se unific el formato Requerimiento Ambiental".T30Informes auto evaluacin de controlSRHS7/1/09Se requiere disminuir el tiempo de atencin de las solicitudes de permiso de vertimientosOPORTUNIDAD DE MEJORAFalta identificar las actividades crticas del trmite de permiso de vertimientos

Falta de determinar los tiempos de ejecucin de las diferentes actividades que conforman el trmite para el permiso de vertimientos.

Falta de aplicacin de las listas de chequeo en el rea de ventanilla de los CADESRealizar un estudio de tiempos y movimientos Recopilar los tiempos de atencin tcnica y jurdica de las solicitudes de permiso de vertimientos Determinar puntos de control crticos Implementar las listas de chequeo documentadas para el procedimientoAccin de mejoraSubdirector del Recurso Hdrico y delSueloSubdirector del Recurso Hdrico y delSuelo7/1/099/30/099/25/09Se modific y adopt el procedimiento "Evaluacin Ambiental para trmite de permiso de vertimientos" 126PM04-PR73 mediante resolucin 5575 del 24/08/09

Se han realizado dos reuniones con el equipo de mejoramiento del procedimiento (17/09/09, 24/09/09)

Se ha revisado el 20% de los expedientes de la Subdireccin relacionados con permiso de vertimientos

Se realiz capacitacin para implementacin de listas de chequeo a las personas del rea de correspondencia y CADES (24/08/09)P31Informes auto evaluacin de controlSCAAV7/1/09Se debe cumplir con el control de registros y documentos necesarios dentro del sistema de Gestin de Calidad en las actividades relacionadas con la implementacion de los procedimientos: Operacin del Sistema de Monitoreo y Vigilancia de Ruido del Aeropuerto el Dorado, 126PM04-PR13 y Gestin metrolgica en el control de la calidad del Aire, Auditiva y Visual.OPORTUNIDAD DE MEJORANo se ha implementado los procedimientos de Control de Registros y Control de Documentos en las actividades relacionadas con los procedimientos: Operacin del Sistema de Monitoreo y Vigilancia de Ruido del Aeropuerto el Dorado, 126PM04-PR13 y Gestin metrolgica en el control de la calidad del AireActualizar los formatos y documentar los instructivos de actividades en el procedimiento Operacin del Sistema de Monitoreo y Vigilancia de Ruido del Aeropuerto el Dorado, 126PM04-PR13 Versin 3.0

Implementar la gestin metrolgica de los equipos de acuerdo al procedimiento Gestin metrolgica en el control de la calidad del Aire, Auditiva y Visual

Fortalecer la tecnologa de los recursos fsicos como apoyo para la implementacin de los procedimientos mencionados.Accin de mejoraEdgar Vicente GutierrezSubdirector de Calidad del Aire, Auditiva y Visual7/1/099/30/099/25/09Se modific y adopt el procedimiento "Operacin del Sistema de Monitoreo y Vigilancia de Ruido del Aeropuerto el Dorado." 126PM04-PR13 mediante resolucin 5575 del 24/08/09

Se incluyeron 8 instructivos en el procedimiento

Se realizarn reuniones con el equipo de mejoramiento del procedimiento los das 2, 8, 16 y 22 de septiembre de 2009

La movil de ruido es utilizada como apoyo para dar respuesta a las quejas relacionadas con el ruido ambiental generada por las actividades del Aeropuerto el DoradoT32Informes auto evaluacin de controlSSFFS7/1/09Inadecuado direccionamiento de la correspondecia para la generacin del auto de inicio y apertura del expediente, ocasionando de manera reiterada el represamiento de trmites y la duplicidad de visitas tcnicas y de actuaciones para la generacin de productos.

La entidad incurre en costos adicionales por la duplicidad de actuaciones para la atencin de una misma solicitud.

La atencin inoportuna de solicitudes trajo consigo un aumento en el nmero de reclamos presentados por la comunidad.OPORTUNIDAD DE MEJORAEl procedimiento contempla mucha disgregacin de actividades que dilata el accionar del mismo.Identificar las necesidades y oportunidades de cambio para minimizar tiempos de manera participativa con las reas tcnicas y jurdicas, a travs de la modificacin del procedimiento 126PM04-PR30, reorganizando actividades para superar la desarticulacin que se presenta.Accin de mejoraSubdirector de Silvicultura, Flora y Fauna SilvestreSubdirector de Silvicultura, Flora y Fauna Silvestre7/1/099/30/099/25/09Se modific y adopt el procedimiento "Evaluacin Silvicultural." 126PM04-PR30 mediante resolucin 5575 del 24/08/09

Se realiz una reunin con el equipo de mejoramiento del procedimiento (12/08/09)T33Informes auto evaluacin de controlSCASP7/1/09Debido a la gran cantidad de radicados, no se puede dar respuesta de manera oportuna a todos los radicados que recibe el rea.

La incidencia de producto no conforme est siendo evitada con actividades de seguimiento y reproceso de producto intermedio.OPORTUNIDAD DE MEJORAFalta la definicin de tiempos de respuesta esperados para las diferentes solicitudes

Falta la priorizacin de acciones de seguimiento y controlLevantar la lnea base de eficacia del proceso, as como de tiempos de respuesta. Priorizar accciones y establecer un mtodo de respuesta y seguimiento a las pequeas entidadesAccin de mejoraSubdirector de Control Ambiental al Sector PblicoSubdirector de Control Ambiental al Sector Pblico7/1/096/30/109/25/09Se han recolectado datos de eficacia y tiempos para los meses de Julio, Agosto y Septiembre.

Existe el documento de priorizacin de las actividades de seguimiento y control.PActualizado por:Grupo MECI - CALIDAD DCAResponsables de Proceso:Octavio Augusto Reyes vila126PE01-PR05- F-A2-V3.0DIRECTOR DE CONTROL AMBIENTAL ( E )

Actualizacion OctubreSecretaria Distrital de AmbientePlan de mejoramiento por proceso126 PM04 - PROCESO DE EVALUACIN, CONTROL Y SEGUIMIENTOSecretaria Distrital de AmbientePlan de mejoramiento por proceso126 PM04 - PROCESO DE EVALUACIN, CONTROL Y SEGUIMIENTONo.ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)DEPENDENCIAFECHA DEL HALLAZGO (dd-mm-aaaa)DESCRIPCION O IDENTIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OBSERVACIO U OPORTUNIDAD DE MEJORA O HALLAZGO DE AUDITORIANO CONFORMIDAD REAL NO CONFORMIDAD POTENCIALOBSERVACIO OPORTUNIDAD DE MEJORACAUSA O CAUSASACCIONESAccin corrctivaaccin preventivaaccin de mejoraRESPONSABLEFECHA DE INICIO PROGRAMADAFECHA DE TERMINACION PROGRAMADASEGUIMIENTO RESPONSABLE DEL PROCESOSEGUIMIENTO Y VERIFICACION DE ACCIONESNOMBRECARGOFECHA DE EJECUCIONDESCRIPCION DEL SEGUIMIENTOESTADO Termindao, Proceso y Sin IniciarDESCRIPCION DE LA VERIFICACIONESTADO DEL HALLAZGOFECHA DE LA AUDITORIAAUDITOR5Informes de auditoria interna de calidadDECSA, DLA.10/22/08La entidad no proporciona infraestructura necesaria para la prestacin de serviciosNo conformidad realLa planta fsica de la Entidad no cuenta con el espacio ni el equipamiento necesarios para el buen desempeo de los funcionarios y contratistas.Compra y adecuacion de una nueva sede.Accion CorrectivaAlta Direccion SDASecretario Distrital de AmbienteSubsecretario Distrital de Ambiente10/27/086/30/099/25/09Se realizaron los estudios de diseos elctricos y diseo de interior (distribucin oficina abierta). Se requiere modificar la fecha de terminacin para el 31/03/2010 en razn a que se deben realizar los ajustes pertinentes a los diferentes estudios realizado (elctricos, arquitectnico, reforzamiento estructural, entre otros). Se expidi la licencia de construccin N. 09-05-0652 del 28 de Agosto con vigencia de dos aos.PLos avances registrados durante el mes de octubre estn determinados en la publicacin : Prepliegos mobiliario- Respuesta a observaciones de prepliegos de mobiliario- Pliegos definitivos mobiliario- Respuesta a observaciones de pliegos definitivos de mobiliario - Adjudicacin de la licitacin de prepliegos de mobiliario

- Prepliegos publicados y en etapa de observacin de obra civil

- Prepliegos Interventoria obra civil

- Estudios de mercado y fichas tecnicas obra civil- Estudios de mercado y fichas tecnicas Interventoria- Estudios de mercado CCTV, sonido y video- Estudios de mercado adecuacion ventilacion mecanica

Firma del Contrato 1316 de 2009 para: PROYECTAR Y ELABORAR LOS MODELOS SOSTENIBLES PARA LA INTERVENCIN PAISAJSITCA ECOEFICIENTE EN LA NUEVA SEDE DE LA SECRETARA DISTRITAL DE AMBIENTE . La fecha programada de terminacin de la accin no se ha cumplido por tanto se requiere de su reprogramacin.A11/12/09Andrea Saldaa Judith Serrano20Informes auto evaluacin de controlDECSA - OCECA OCCUA11/24/08Se adelantan actividades integrales de evaluacin, control y seguimiento ambiental dentro de el proyecto de zonas piloto sin la aplicacin de un procedimiento y sin haberse evaluado la viabilidad de continuidad del proyecto en el tiempoOPORTUNIDAD DE MEJORAFalta de una gua de trabajo que permita evaluar la pertinencia de continuar con el proyecto de zonas piloto y en consecuencia establecer un procedimiento.Elaboracin de una gua de trabajo que permita evaluar la pertinencia de continuar con el proyecto de zonas piloto y en consecuencia establecer un procedimiento.Accin de mejoraDirector de Evaluacin, Control y Seguimiento AmbientalDirector de Evaluacin, Control y Seguimiento Ambiental1/1/096/30/099/25/09Esta en proceso de elaboracin la gua para las actuaciones adelantadas en el proyecto Zonas Piloto que incluye: la linea base de la localidad de Fontibn, y la evaluacin y aprobacin de los planes de mejoramiento presentados por las empresas de la localidad de Puente Aranda.

Actualmente se estan implementando los procedimientos establecidos para la evaluacin de vertimientos y emisiones.

Se reprograma la fecha propuesta de terminacion de actividades para el 20/12/2009PLa fecha programada de terminacin de la accin no se ha cumplido por tanto se requiere de su reprogramacin. No se cumplio la fecha programada dado que no se recibi la informacin oportunamente por parte de las empresas, se est evaluando la ltima informacin allegada a la SDA (planes de mejoramiento ambiental) y se estima que faltan 40 planes por terminar de evaluar, con lo cual se consolidaria el documento (Guia para las actuaciones adelantadas en el proyecto Zonas Piloto ). La guia para las actuaciones adelantadas en zonas piloto se encuentra en proceso de elaboracion, de los cual se encuentran los documentos de soporte (informacin linea base Fontibn, Base de datos localidad de Fontibn, linea base de Puente Aranda, Informe de Gestin septiembre 2009). Se encuentra como avance, la terminacin de la linea base de Fontibn y se est terminando la evaluacin y aprobacin de los planes de mejoramiento de las empresas de Puente Aranda. Se ha acogido los procedimientos para la evaluacin de tramite de permiso y registro de vertimientos y avaluacin de permiso de emisiones atmosfricas, por tanto no se elaborar un procedimiento especifico para zonas piloto, de acuerdo al acta de reunin de 30/06/2009.A11/13/09Andrea Saldaa Judith Serrano29Informes auto evaluacin de controlSRHS7/1/09Se requiere disminuir el tiempo de atencin de las solicitudes de permiso de vertimientosOPORTUNIDAD DE MEJORAFalta identificar las actividades crticas del trmite de permiso de vertimientos

Falta de determinar los tiempos de ejecucin de las diferentes actividades que conforman el trmite para el permiso de vertimientos.

Falta de aplicacin de las listas de chequeo en el rea de ventanilla de los CADESRealizar un estudio de tiempos y movimientos Recopilar los tiempos de atencin tcnica y jurdica de las solicitudes de permiso de vertimientos Determinar puntos de control crticos Implementar las listas de chequeo documentadas para el procedimientoAccin de mejoraOctavio ReyesSubdirector del Recurso Hdrico y delSuelo7/1/0912/31/0910/30/09Se modific y adopt el procedimiento "Evaluacin Ambiental para trmite de permiso de vertimientos" 126PM04-PR73 mediante resolucin 5575 del 24/08/09

Se han realizado reuniones con el equipo de mejoramiento del procedimiento (17/09/09, 24/09/09,22/10/2009).

Se realizaron capacitaciones para implementacin de listas de chequeo del procedimiento a las personas del rea de Atencin al Ciudadano y CADES (24/08/09)

La Abogada July Zafra, entrega reporte implementado para la verificacin de la aplicacin de las Listas de Chequeo del Procedimiento, por parte del personal del rea de Atencin al Ciudadano. De 25 solicitudes entregadas a la SRHS, 17 tenan la documentacin completa, as como la listas de chequeo diligenciadas y firmadas. (21/10/2009).

Se revis el 100% de la muestra propuesta de expedientes y se entreg el Segundo Informe con el anlisis de tiempos de las actividades crticas en el Trmite de Permiso de Vertimientos.PSe constato en la intranet la existencia y modificacin del procedimiento Evaluacin Ambiental para trmite de permiso de vertimientos" 126PM04-PR73 mediante resolucin 5575 del 24/08/09. Se constato la existencia de las actas de reunin de fecha (17/09/09, 24/09/09,22/10/2009), 21-10-2009 las cuales se ubican en la carpeta MECI SRHS. Se revis el 100% de la muestra propuesta de expedientes y se entreg el Segundo Informe con el anlisis de tiempos de las actividades crticas en el Trmite de Permiso de Vertimientos. se revis el informe de seguimiento a trmites (segundo semestre de 2008 y 2009) Las capacitaciones para manejo de listas de chequeo se realizaron 15-10-2009, 26-08-2009 y 24-08-2009, de las cuales constan los registros (actas de reunin)A11/12/09Andrea Saldaa Judith Serrano32Informes auto evaluacin de controlSCASP7/1/09Debido a la gran cantidad de radicados, no se puede dar respuesta de manera oportuna a todos los radicados que recibe el rea.

La incidencia de producto no conforme est siendo evitada con actividades de seguimiento y reproceso de producto intermedio.OPORTUNIDAD DE MEJORAFalta la definicin de tiempos de respuesta esperados para las diferentes solicitudes

Falta la priorizacin de acciones de seguimiento y controlLevantar la lnea base de eficacia del proceso, as como de tiempos de respuesta. Priorizar accciones y establecer un mtodo de respuesta y seguimiento a las pequeas entidadesAccin de mejoraCarmen Helena Cabrera SSubdirector de Control Ambiental al Sector Pblico7/1/096/30/109/25/09Se han recolectado datos de eficacia y tiempos para los meses de Julio, Agosto y Septiembre.

Existe el documento de priorizacin de las actividades de seguimiento y control.

Se realiz una reunin con el equipo de mejoramiento del procedimiento (13/08/09)PPara el levantamiento de la linea base se evidenia que la SCASP maneja en archivo magntico los datos de consolidacin de informacin procesada de tiempos para el periodo de junio - octubre. Para control de la informacin se sugiere realizar impresin del archivo existente, con las actualizaciones. Consta acta de reunin del 13-08-2009 en la cual se socializ la priorizacin de actividades.A11/12/09Andrea Saldaa Judith Serrano33Informes auto evaluacin de controlSRHS10/7/09Las actividades planteadas en la descripcin del procedimiento 126PM04-PR74 Seguimiento a Planes de Saneamiento y Manejo de Vertimientos vigente, no coinciden con las especificadas en el Flujograma del procedimiento.OPORTUNIDAD DE MEJORAEn la elaboracin del flujograma no se tuvieron en cuenta todas las actividades descritas dentro del procedimiento.Revisar el procedimiento 126PM04-PR74 vigente con los involucrados y ajustarlo.Accion CorrectivaOctavio ReyesSubdirector del Recurso Hdrico y delSuelo10/12/0911/24/0911/9/09Se realizaron reuniones con los profesionales que participan en la implementacin del procedimiento, en las fechas 5-11-2009 y 9-11-2009PSe constat en la carpeta MECI Subdireccin recurso Hdrico y del suelo las Actas de reunin del 5-11-2009 y 9-11-2009 de revisn de procedimiento 126PM04-PR74A11/20/09Andrea Saldaa Judith Serrano34Informe auditoria interna de calidadDIRECCIN DE CONTROL AMBIENTAL10/21/09No se logr evidenciar la documentacin y/o registros que soporten las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora realizadas por el proceso de Evaluacin, Control y SeguimientoNO CONFORMIDAD REALNo se tiene conocimiento de la ubicacin de los registros que soportan las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora realizadas por el proceso de Evaluacin, Control y SeguimientoInformar dentro de las jornadas de capacitacin acerca de las acciones adelantadas, los registros generados y su ubicacin.Accion CorrectivaEdgar Fernando Erazo C.Director de control Ambiental11/4/0911/24/0911/9/09Se desarroll un plan de capacitacin del SGC para el el mes de noviembre 2009 se present al Director de Control Ambiental mediante memorando2009IE21433 del 27-10-2009 en el cual incluye el plan de trabajo y programa de capacitacin, diseo de presentacin para la DCA.

Se han realizado capacitaciones en las fechas 4 y 6 de noviembre de 2009 con los temas establecidos en el plan de capacitacin, realizando las evaluaciones de las capacitaciones una vez llevado a cabo la jornada de capacitacin.PSe verific la existencia y desarrollo del programa de capacitacin del SGC para el mes de noviembre 2009, oficializado a la DCA mediante memorando2009IE21433 del 27-10-2009 en el cual se indica plan de trabajo y programa de capacitacin.

Se diseo una presentacin para la DCA. Se tiene contemplado realizar una capacitacin de Plan de Mejoramiento (acciones c, p y de mejora), para el 23 y 24 de noviembre de 2009.A11/20/09Andrea Saldaa Judith Serrano35Informe auditoria interna de calidadDIRECCIN DE CONTROL AMBIENTAL10/21/09Se identific que no se cuenta con una visin general del proceso de Evaluacin, control y seguimiento y de su interrelacin con los diferentes componentes del sistema de gestin de calidad de La Entidad por parte de algunos servidores, dado que no se establecen y reconocen relaciones entre sus diferentes componentes.OBSERVACIONAlta rotacin de los contratistas

Falta de interes y apropiacin del SGC por parte de los servidores pblicosSe adelantarn jornadas de capacitacin del SGC, a travs de metodologas que incentiven el inters de los servidores pblicos

Se realizar la evaluacin de las jornadas de capacitacin una vez finalizada cada jornadaAccin preventivaEdgar Fernando Erazo C.Director de control Ambiental11/3/0911/1/1011/9/09Se desarroll un plan de capacitacin del SGC para el el mes de noviembre 2009 se present al Director de Control Ambiental mediante memorando2009IE21433 del 27-10-2009 en el cual incluye el plan de trabajo y programa de capacitacin, diseo de presentacin para la DCA.

Se han realizado capacitaciones en las fechas 4 y 6 de noviembre de 2009 con los temas establecidos en el plan de capacitacin, realizando las evaluaciones de las capacitaciones una vez llevado a cabo la jornada de capacitacin.PSe verific la existencia y desarrollo del programa de capacitacin del SGC para el mes de noviembre 2009, oficializado a la DCA mediante memorando2009IE21433 del 27-10-2009 en el cual se indica plan de trabajo y programa de capacitacin. Se diseo una presentacin para la DCA. Se construir un cronograma de trabajo para el ao 2010. Se constat los registros de asistencia a capacitaciones de las fechas 4-6-10-11- 12 - 18 y 19 de noviembre de 2009. Se han realizado las evaluaciones de las capacitaciones una vez llevado a cabo la jornada de capacitacin.A11/20/09Andrea Saldaa Judith Serrano36Informe auditoria interna de calidadDIRECCIN DE CONTROL AMBIENTAL10/21/09No se evidencia la familiarizacin del personal con la consulta de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad que se encuentra disponible en la intranet. En las entrevistas realizadas a los servidores del proceso de Evaluacin, control y seguimiento se evidencian falencias en el manejo de conceptos, relacionados con: Caracterizacin del proceso, Plan calidad, Producto no conforme, Plan de mejoramiento, listado maestro de documentos, tabla de retencin documental, mapa de riesgos, encuestas de satisfaccin al cliente y anlisis de datos. En el procedimiento 126PM04-PR53, el personal auditado no tena claridad frente de como realizar las actualizaciones y/o modificaciones del proceso a cargo, as como encuestas de satisfaccin al cliente.OBSERVACIONAlta rotacin de los contratistas

Falta de interes y apropiacin del SGC por parte de los servidores pblicosSe adelantarn jornadas de capacitacin del SGC, a travs de metodologas que incentiven el inters de los servidores pblicos

Se realizar la evaluacin de las jornadas de capacitacin una vez finalizada cada jornadaAccin preventivaEdgar Fernando Erazo C.Director de control Ambiental11/3/0911/1/1011/9/09Se desarroll un plan de capacitacin del SGC para el el mes de noviembre 2009 se present al Director de Control Ambiental mediante memorando2009IE21433 del 27-10-2009 en el cual incluye el plan de trabajo y programa de capacitacin, diseo de presentacin para la DCA.

Se han realizado capacitaciones en las fechas 4 y 6 de noviembre de 2009 con los temas establecidos en el plan de capacitacin, realizando las evaluaciones de las capacitaciones una vez llevado a cabo la jornada de capacitacin.PSe verific la existencia y desarrollo del programa de capacitacin del SGC para el mes de noviembre 2009, oficializado a la DCA mediante memorando2009IE21433 del 27-10-2009 en el cual se indica plan de trabajo y programa de capacitacin. Se diseo una presentacin para la DCA. Se construir un cronograma de trabajo para el ao 2010. Se constat los registros de asistencia a capacitaciones de las fechas 4-6-10-11- 12 - 18 y 19 de noviembre de 2009. Se han realizado las evaluaciones de las capacitaciones una vez llevado a cabo la jornada de capacitacin.A11/20/09Andrea Saldaa Judith Serrano37Informe auditoria interna de calidadDIRECCIN DE CONTROL AMBIENTAL10/21/09La Direccin de control ambiental cuenta con una Oficina destinada a atender quejas de los usuarios, las actividades desarrolladas no cuentan con un procedimiento documentado.OBSERVACIONNo se tiene conocimiento del procedimiento de "Quejas y Reclamos" por parte de los auditadosLa implementacion del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones se encuentra en proceso de implementacin por parte de la Subsecretaria General y Control Disciplinario y la Secretaria General de la Alcaldia Mayor.Se ajustar el procedimiento 126PG02-PR05 "Quejas y Reclamos" conforme al sistema Distrital de Quejas y Soluciones y se socializar a todos los servidores cuyas actividades se relacionan con dicho temaLa Direccin de Control Ambiental hara parte del proceso de implementacin del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones.Accin preventivaEdgar Fernando Erazo C.Director de control Ambiental11/3/091/30/1011/9/09Se proyecta realizar reunin el 13 de noviembre de 2009 para la revisin y reformulacin del procedimiento 126PG02-PR05 "Quejas y Reclamos" conforme al sistema Distrital de Quejas y Soluciones. Se actualiz el procedimeitno, se recogieron firmas y posteriormente remitir a a la Subsecretaria General para su adopcin.PSe constat que se reali reunin el 13 de noviembre de 2009 en la cual se realixz la rvsin y ajuste del procedimiento 126PG02-PR05, de acuerdo a la revisin se constat la actualizacin del procedimietno con las firmas del Subsecretario General y de los profesionales que lo elaboraron.A11/20/09Andrea Saldaa Judith Serrano38Informe auditoria interna de calidadDIRECCIN DE CONTROL AMBIENTAL10/21/09No se estn asegurando procesos de comunicacin efectivos que garanticen el conocimiento del SGC por parte de todos los servidores. Algunos de los servidores pblicos que se encuentran en campo, no manejan los conceptos generales del SGC.OBSERVACIONAlta rotacin de los contratistas

Falta de interes y apropiacin del SGC por parte de los servidores pblicosSe adelantarn jornadas de capacitacin del SGC, a travs de metodologas que incentiven el inters de los servidores pblicos

Se realizar la evaluacin de las jornadas de capacitacin una vez finalizada cada jornadaAccin preventivaEdgar Fernando Erazo C.Director de control Ambiental11/3/0911/1/1011/9/09Se desarroll un plan de capacitacin del SGC para el el mes de noviembre 2009 se present al Director de Control Ambiental mediante memorando2009IE21433 del 27-10-2009 en el cual incluye el plan de trabajo y programa de capacitacin, diseo de presentacin para la DCA.

Se han realizado capacitaciones en las fechas 4 y 6 de noviembre de 2009 con los temas establecidos en el plan de capacitacin, realizando las evaluaciones de las capacitaciones una vez llevado a cabo la jornada de capacitacin.PSe verific la existencia y desarrollo del programa de capacitacin del SGC para el mes de noviembre 2009, oficializado a la DCA mediante memorando2009IE21433 del 27-10-2009 en el cual se indica plan de trabajo y programa de capacitacin. Se diseo una presentacin para la DCA. Se construir un cronograma de trabajo para el ao 2010. Se constat los registros de asistencia a capacitaciones de las fechas 4-6-10-11- 12 - 18 y 19 de noviembre de 2009. Se han realizado las evaluaciones de las capacitaciones una vez llevado a cabo la jornada de capacitacin.A11/20/09Andrea Saldaa Judith Serrano39Informe auditoria interna de calidadDIRECCIN DE CONTROL AMBIENTAL10/21/09Se evidencio para los procedimientos auditados, que no se estn siguiendo los lineamientos establecidos en el procedimiento de control de registros. Algunos de los servidores pblicos auditados no tenan claridad frente a la ubicacin de los registros de sus procedimientos. Si bien es cierto el proceso de Evaluacin, control y seguimiento ha generado las tablas de retencin documental y estas se encuentran cargadas en la Intranet, se identifica que estas no se encuentran aprobadas, no se evidencia si se encuentran actualizadas y no se aplican por parte de todas las Subdirecciones. Soporta lo anterior:Los registros que a continuacin se mencionan no son contemplados dentro del procedimiento 126PM04-PR65 Recepcin y disposicin en bodega de material preservado de fauna silvestre: Registro de egreso, adicionalmente se evidencio la falta de estandarizacin de los rtulos de marcacin e identificacin del material almacenado. As mismo, los servidores pblicos no tenan claridad frente a la ubicacin de los registros del procedimiento. Se evidenci que no se aplican los formatos vigentes establecidos:En el procedimiento 126PM04-PR65 Recepcin y disposicin en bodega de material preservado de fauna silvestre, Se evidencio que se contaba con el documento Formulario de Campo, que fue remplazado por el registro Formato de Registro de Ingreso, conservado como archivo de gestin con fecha del ao 1996, el cual no se estaba aplicando para el registro. En el procedimiento de 126PM04-PR61 Evaluacin Control y Seguimiento Ambiental a la Gestin de Entidades de Salud en Residuos no se aplica el formato de concepto tcnico y acta de visita vigente ya que los conceptos tcnicos y Actas de Visita revisados presentaban logos anteriores y no cuentan con codificacin.En el procedimiento 126PM04-PR53 Administracin, custodia y prstamo de expedientes, se revisaron los documentos de planillas para correspondencia, planilla de inventario documental, planilla de crdex, formatos para la devolucin de expediente, formato para control de expedientes, formato de solicitud de prstamo de expedientes y formato de consulta externa de expedientes, los cuales no coinciden con lo establecido en los anexos del procedimiento. Se evidenci que el registro de actos administrativos para los procedimientos: 126PM04-PR61 Evaluacin Control y Seguimiento Ambiental a la Gestin de Entidades de Salud en Residuos y 126PM04-PR62 Evaluacin Control y Seguimiento Ambiental a la Gestin de Entidades de Salud en vertimientos, que constituye en un nico registro tienen tiempo de retencin diferentes a lo establecido en la tabla de retencin documental donde se establece un tiempo de retencin en el archivo de gestin de 6 y 2 aos respectivamente y un tiempo en el archivo central de 0 a 5 aos. Se evidenci que los registros no se encuentran diligenciados en su totalidad para los siguientes casos:Para el procedimiento 126PM04-PR50 Contratacin y Control en Servicios de Monitoreo a la Matriz Agua en la visita de campo realizada a la estacin de monitoreo puente la virgen, se observ que en el registro Reporte de Inventario de equipos y Dispositivos de medicin utilizados no se encontraban diligenciadas las casillas de Rango, Divisin de escala y fecha de ingreso. Por otra parte en la lista de autorizaciones del personal involucrado, el cual debe incluir nombre, cdula, firma extendida y abreviada, no contienen ninguna de las firmas requeridas.Para la revisin del procedimiento 126PM04-PR53 Administracin, custodia y prstamo de expedientes, se seleccionaron los actos administrativos resolucin 6717/09, auto 1693/08 y el auto 2013/08 de los cuales ninguno se encontr en el expediente correspondiente. Si bien es cierto se tiene establecido el procedimiento 126PM04-PR53 Administracin, custodia y prstamo de expedientes, no se est dando cumplimiento a los controles en almacenamiento y proteccin, ya que se solicitaron lo expedientes DM-07-02-014, DM-05-05-1232, DM-05-04-727, DM 05-95-5417, DM-08-05-1180 de los cuales el expediente DM 05-95-5417 no se encontr en la Oficina de expedientes y no se report registro de prstamo ni de devolucin.NO CONFORMIDAD REALDesconocimiento de los procedimientos y sus registros por parte de los servidores pblicos.

Falta de revisin y actualizacin de los Formatos del Sistema en la Intranet.

Procedimiento 126PM04-PR65:1. Por tratarse de un procedimiento nuevo, desde su adopcin no se han realizado egresos de material, adems existe un Acta de Egreso que se contempla como registro.2. Rtulos de marcacin: Falta de rtulos impresos en la Bodega.3. Pese a que se viene utilizando el "Formato de registro de Ingreso", el medio magntico del Banco de Formatos tiene configurado un ttulo diferente que corresponde a "Formulario de campo".Se adelantarn jornadas de capacitacin del SGC, a travs de metodologas que incentiven el inters de los servidores pblicos

Se realizar la evaluacin de las jornadas de capacitacin una vez finalizadas

Revisin de los formatos colgados en la Intranet con respecto a los aprobados dentro de los procedimientos

Realizar control a las actividades y registros utilizados dentro de los procedimientos para verificar su aplicabilidad.

Procedimiento 126PM04-PR65:

1. No se adelantarn acciones de mejoramiento frente a la ausencia del "registro de egreso" toda vez que el procedimiento contempla el diligenciamiento de un Acta de Egreso que aparece relacionada como registro.2. Se asegurar la presencia de rtulos impresos de marcacin del material almacenado en la Bodega.3. Se ajustar el ttulo del "Formato de registro de ingreso" y se solicitar el reemplazo en el banco de formatos.Accion CorrectivaEdgar Fernando Erazo C.Director de control Ambiental11/3/0911/1/1011/9/09Se desarroll un plan de capacitacin del SGC para el el mes de noviembre 2009 se present al Director de Control Ambiental mediante memorando2009IE21433 del 27-10-2009 en el cual incluye el plan de trabajo y programa de capacitacin, diseo de presentacin para la DCA.

Se han realizado capacitaciones en las fechas 4 y 6 de noviembre de 2009 con los temas establecidos en el plan de capacitacin, realizando las evaluaciones de las capacitaciones una vez llevado a cabo la jornada de capacitacin.

El da 26-10-2009 se envio correo electrnico por parte de la SCASP informando los hallazgos de la auditoria interna de calidad y se dieron algunas indicaciones para el control de registros y control de documentos.

Se solicito por medio de memorando 2009IE21294 de 26-10-2009 a la Direccin de Gestin Corporativa, la revisin de las tablas de retencin documental de los procedimientos: 126PM04-PR61 Evaluacin Control y Seguimiento Ambiental a la Gestin de Entidades de Salud en Residuos y 126PM04-PR62 Evaluacin Control y Seguimiento Ambiental a la Gestin de Entidades de Salud en vertimientos.PSe verific la existencia y desarrollo del programa de capacitacin del SGC para el el mes de noviembre 2009, oficializado a la DCA mediante memorando 2009IE21433 del 27-10-2009 en el cual se indica el cronograma de capacitacin y temas da tratar. Se diseo una presentacin para la DCA.

Se construir un cronograma de trabajo para el ao 2010.

Se constat los registros de asistencia a capacitaciones de las fechas 4-6-10-11- 12 - 18 y 19 de noviembre de 2009.

Se inci con el proceso de revisin del procedimiento se realiz reunin el dia 18 de noviembre de evaluacin general del procedimiento. 126PM04-PR65 y se dejaron rotulos en la bodega de guarda y costodia de material prerservado de fauna .

Se verific el correo electrnico enviado el 26-10-2009, por parte de la SCASP en el cual se indican hallazgos y acciones de mejora.

Se constat la envi del memorando 2009IE21294 de 26-10-2009 a la Direccin de Gestin Corporativa, para la revisin de las tablas de retencin documental de los procedimientos: 126PM04-PR61 Evaluacin Control y Seguimiento Ambiental a la Gestin de Entidades de Salud en Residuos y 126PM04-PR62 Evaluacin Control y Seguimiento Ambiental a la Gestin de Entidades de Salud en vertimientos.A11/20/09Andrea Saldaa Judith Serrano40Informe auditoria interna de calidadDIRECCIN DE CONTROL AMBIENTAL10/21/09Se evidenci para los procedimientos auditados, que no se estn siguiendo los lineamientos establecidos en el procedimiento de control de documentos:1 No se evidenci la codificacin que identifica el Manual de Operacin de la RMCAB, dado que esta se encontr en la ltima pgina de de este documento, y no en todas las pginas. 2 No se evidencia la disponibilidad del Manual de Operacin de la RMCAB en la Estacin 9 de Kennedy para el desarrollo de las actividades operativas.3 Se evidenci en campo que no se emple la versin vigente del formato para consignar la informacin de validacin de datos diaria del procedimiento 126PM04-PR04 Operacin de la RMCAB, entre el periodo del 17 al 30 de septiembre de 2009, hasta el 1 de octubre del mismo ao se realiz el registro en el formato vigente. 4 Se evidenci que el formato de modelo de concepto tcnico de requerimientos para Fuentes mviles no se descarga de la intranet y no se asegura que se utilice la versin vigente.5. No se pudo evidenciar la identificacin de los documentos de origen externo, utilizados por la RMCAB, para el desarrollo del procedimiento 126PM04-PR04 Operacin de la RMCAB.NO CONFORMIDAD REAL1. A pesar de que no existe la obligacin de que en todas las pginas se encuentre el cdigo del manual, de acuerdo al procedimiento de control de documentos, se encuentra til esta observacin. 2. La informacin correspondiente al Manual de operacin de la RMCAB se maneja de manera centralizada en el sptimo piso de la SDA donde se realiza la capacitacin, preparacin y entrenamiento de los diferntes tecnicos, ya que en este lugar se pueden salvaguardar los documentos y que en las estaciones no se cuenta con acceso a la INTRANET.3. Esto ocurri dado que se consider contradictorio a la misin de la entidad no aprovechar impresiones existentes de formato atendiendo que el mismo no haba variado sino en cuanto a la imagen institucional y versin del formato (cdigo).4.Falta de interes y apropiacin del SGC por parte de los servidores pblicos.5. No se encuentra documentada la relacin de los manuales existentes como insumo para el procedimiento.Revisin de los formatos colgados en la Intranet con respecto a los aprobados dentro de los procedimientos. Se adelantarn jornadas de capacitacin del SGC, a travs de metodologas que incentiven el inters de los servidores pblicosSe realizar la evaluacin de las jornadas de capacitacin una vez finalizada cada jornada 1. Esta codificacin se incorporar a todas las pginas en la nueva versin del Manual de operacin de la RMCAB. 2. Se solicitarn las copias controladas del Manual de operacin de la RMCAB, para garantizar la disponibilidad en cada una de las estaciones se tendr en cada sitio la copia controlada correspondiente al Manual de operacin de la RMCAB. Una vez se realicen las actualizaciones se repetir este procedimiento.3. Se implement la versin vigente del formato de validacin desde su publicacin.4. Se incorporar en la nueva versin del procedimiento la relacin de los documentos externos que son insumo, en numeral correspondiente.Accion CorrectivaEdgar Fernando Erazo Camacho, Edgar Vicente Gutierrez RomeroDirector de Control Ambiental y Subdirector de Calidad del Aire Auditiva y Visual10/22/091/30/1011/9/09Se desarroll un plan de capacitacin del SGC para el el mes de noviembre 2009 se present al Director de Control Ambiental mediante memorando2009IE21433 del 27-10-2009 en el cual incluye el plan de trabajo y programa de capacitacin, diseo de presentacin para la DCA.

Se han realizado capacitaciones en las fechas 4 y 6 de noviembre de 2009 con los temas establecidos en el plan de capacitacin, realizando las evaluaciones de las capacitaciones una vez llevado a cabo la jornada de capacitacin.

.

Se implement la versin vigente del formato de validacin de datos diaria con codigo 126PM04-PR04-F-A2-V3.0 a partir del 1 de octubre de 2009,

Se han realizado reuniones el 03-11-2009, y 09-11-2009 para la Revisin y actualizacin del manual de operacin de la RMCAB y de la modificacion del procedimiento 126PM04_PR04, en el marco del convenio con la Universidad Nacional- EcopetrolP* Se verific la existencia y desarrollo del programa de capacitacin del SGC para el el mes de noviembre 2009, oficializado a la DCA mediante memorando2009IE21433 del 27-10-2009 en el cual se indica plan de trabajo y programa de capacitacin. Se diseo una presentacin para la DCA.

* Se construir un cronograma de trabajo para el ao 2010. Se constat los registros de asistencia a capacitaciones de las fechas 4-6-10-11- 12 - 18 y 19 de noviembre de 2009. Se han realizado las evaluaciones de las capacitaciones una vez llevado a cabo la jornada de capacitacin. * Se solicitaron copias controladas del Manual de operacin de la RMCAB, mediante memorando 2009IE22621 del 13-11-2009.

* Se constat la implementacin de la versin vigente del formato de validacin desde su publicacin a partir del 1 de octubre de 2009.

* Se constat la solicitud de copias controladas del Manual de operacin de la RMCAB, mediante memorando 2009IE22621 del 13-11-2009A11/20/09Andrea Saldaa Judith Serrano41Informe auditoria interna de calidadDCA- S. de Silvicultura, Flora y Fauna Silvestre10/21/09En el procedimiento126PM04-PR65 Recepcin y disposicin en bodega de material preservado de fauna silvestre no se tiene identificados los instrumentos de medicin necesarios para el pesaje de material preservado de fauna silvestre, por consiguiente no se evidencio existencia de estos instrumentos de medicin.OBSERVACIONEl peso no es una variable que se tiene en cuenta para el manejo del material de fauna silvestre almacenado en la bodega, para esto, existen otras variables relevantes para relacionar el material como gnero, especie, cantidad y estado.No se adelantarn acciones de mejoramiento para esta observacin ya que el peso no se contempla dentro del procedimiento como una variable para relacionar el material preservado de fauna silvestre que ingresa a la bodega.N.A.N.A.N.A.N.A.N.A.11/9/09No aplicaNo Aplica42Informe auditoria interna de calidadDIRECCIN DE CONTROL AMBIENTAL10/21/09En el procedimiento 126PM04-PR53 Administracin, custodia y prstamo de expedientes, se evidencia que las personas que manejan los expedientes no cuentan con elementos de proteccin personal (guantes y tapabocas); en la revisin de los extintores se encontraron 2, uno de solkaflam 123 y el otro de agua a presin siendo estos insuficientes para la prevencin y proteccin del rea de archivo.Para el procedimiento 126PM04-PR13 Operacin del Sistema de Monitoreo y Vigilancia de Ruido, se evidencia la falta de recursos (escalera), lo cual genera un alto riesgo de accidentes dadas las condiciones de seguridad y comodidad para el ingreso a la estacin.NO CONFORMIDAD REALNo se prioriz la adquisicin de dichos elementos dentro de la Direccin.Se incluira dentro del plan de compras de la Direccin de Gestin Corporativa la adquisicin de elementos de proteccin personal, extintores y escaleras.Accion CorrectivaEdgar Fernando Erazo C.Director de control Ambiental11/3/091/30/1011/9/09La DCA se encuentra solicitando los permisos para el montaje de escaleras en las estaciones de monitoreo de ruido, ubicadas en los CAI de VillaLUz, Jardn Botnico y CAI Modelia.PSe encuentra memorando con radicado 2009EE51254 del 17-11-2009 dirigida a la Policia Metropolitana de Bogot solicitando permiso y aprobacin para guardar al internior del CAI Villa Luz y Modelia una escalera.A11/20/09Andrea Saldaa Judith Serrano43Informe auditoria interna de calidadDireccin de Control Ambiental-Subdireccin De Control Ambiental Al Sector Publico10/21/09Se evidenci que se realizan actividades por los servidores pblicos que no se encuentran contenidas dentro del procedimientos: En el procedimiento 126PM04-PR61 Evaluacin Control y Seguimiento Ambiental a la Gestin de Entidades de Salud en Residuos se evidenciaron actividades que no se encuentran contenidas dentro del procedimiento tales como Anlisis y control a las empresas que generan mayores residuos y atencin al usuario telefnicamente y personalmente. En el procedimiento 126PM04-PR65 Recepcin y disposicin en bodega de material preservado de fauna silvestre (paso 3) se menciona una autorizacin de salida del almacn, cuando en realidad se quiere mencionar la autorizacin de salida del edificio de la Entidad (Subdireccin de Silvicultura, Flora y Fauna Silvestre). Al mencionarse el almacn se involucran otros procedimientos e implicaciones. Por otra parte se evidenci que el procedimiento no contempla lineamientos para egreso parcial, del egreso definitivo, devolucin del material al cliente y en el caso del egreso parcial la forma en que ingresa de nuevo a la entidad en el procedimiento.Se evidenci durante el proceso de auditora que no todos los servidores pblicos involucrados en el procedimiento 126PM04-PR65 tienen claras las actividades a realizar, el desarrollo y productos del procedimiento. El procedimiento 126PM04-PR51 Determinacin tcnica de las cargas contaminantes y montos econmicos por tasas retributivas carece de definicin clara de actividades, adicionalmente durante la auditora realizada al personal a cargo se identifican actividades que no estn referenciadas en la descripcin del procedimiento.OBSERVACIONFalta de identificacin de escenarios que requieren un tratamiento diferente dentro de la aplicacin de los procedimientos

El egreso del edificio de cualquier tipo de material embalado, como en el caso de decomisos de fauna silvestre con destino a la bodega, ha requerido la aprobacin de la administracin del edificio luego de la autorizacin del almacn.

Toda vez que se trata de un procedimiento nuevo, hasta el momento no se han realizado salidas de material, sin embargo, el mismo procedimiento no contempla egreso parcial, definitivo o devolucin del material. Los ingresos son relacionados en el "Acta de Ingreso" establecida.

Desconocimiento de los procedimientos y sus registros por parte de los servidores pblicos.Revisin y actualizacin de los procedimientos mencionados.

Se revisar la pertinencia de conservar el paso 3 dentro del procedimiento 126PM04-PR65 Recepcin y disposicin en bodega de material preservado de fauna silvestre o la modificacin de la misma.

Se verificar la necesidad de incorporar los nuevos conceptos de egreso dentro del procedimiento 126PM04-PR65 Recepcin y disposicin en bodega de material preservado de fauna silvestre y la pertinencia de los actuales formatos para relacionar los ingresos y egresos del material.

Se realizarn jornadas de socializacin y verificacin de los procedimientos. Se realizar la evaluacin de las jornadas de capacitacin una vez finalizadas.Accin preventivaAlberto Acero y Edgar RojasSubdirector de Control Ambiental al Sector Pblico y Subdirector de Silvicultura, Flora y Fauna Silvestre11/3/091/30/1011/9/09Se desarroll el programa de capacitacin del SGC para el el mes de noviembre 2009 se present al Director de Control Ambiental mediante memorando2009IE21433 del 27-10-2009 en el cual incluye el plan de trabajo y programa de capacitacin, diseo de presentacin para la DCA.

Se han realizado capacitaciones en las fechas 4 y 6 de noviembre de 2009 con los temas establecidos en el plan de capacitacin, realizando las evaluaciones de las capacitaciones una vez llevado a cabo la jornada de capacitacin. Se esta en proceso de la revisin y ajuste del En el procedimiento 126PM04-PR61 Evaluacin Control y Seguimiento Ambiental a la gestin de residuosP* Se verific la existencia y desarrollo del programa de capacitacin del SGC para el el mes de noviembre 2009, oficializado a la DCA mediante memorando2009IE21433 del 27-10-2009 en el cual se indica plan de trabajo y programa de capacitacin. Se diseo una presentacin para la DCA.

Se construir un cronograma de trabajo para el ao 2010. Se constat los registros de asistencia a capacitaciones de las fechas 4-6-10-11- 12 - 18 y 19 de noviembre de 2009. Se han realizado las evaluaciones de las capacitaciones una vez llevado a cabo la jornada de capacitacin.

* Se inici con el proceso de revisin del procedimiento 126PM04-PR65 para lo cual se realiz reunin el dia 18 de noviembre de evaluacin general del procedimiento.

* Se implementaron los rotulos de identificacin de material en la bodega de guarda y costodia de material prerservado de fauna.* Se encuentra como evidencia del ajuste del procedimiento PR61 acta de reunin del 21 de octubre de 2009A11/20/09Andrea Saldaa Judith Serrano44Informe auditoria interna de calidadDCA-Subdireccin De Silvicultura, Flora y Fauna Silvestre10/21/09No se garantiza la preservacin de la propiedad del cliente que se encuentran bajo control de la entidad.

No existen parmetros para el almacenamiento (diferente al volumen, tamao y comodidad de manipulacin) que velen por el buen estado del material.

No se contempla procedimiento para el control peridico del inventario del material almacenado.OBSERVACION1. En cuanto tiene que ver con las sugerencias relacionadas con la Propiedad del cliente, sera importante tener en cuenta que de conformidad con la norma, la entidad debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estn bajo su control. Aqu es necesario puntualizar que la mayor parte del material ubicado en las bodegas ha sido decomisado por las diferentes autoridades de control, y en menor proporcin, ha sido recibido por la entidad en calidad de entrega voluntaria. En este orden de ideas, es claro que cuando un particular hace entrega voluntaria de un espcimen, la propiedad sobre ste ha sido trasladada a la entidad, la cual podr disponerlo finalmente de la manera que considere ms apropiada. En cuanto tiene que ver con el material decomisado, se ha definido el decomiso como la prdida de la propiedad de bienes por mediar prohibicin legal de su tenencia. De esta forma, pese a que se inicien un proceso contravencional o penal al trmino de los cuales debe definirse la responsabilidad del implicado, el espcimen objeto de decomiso, incautacin o confiscacin pasa a ser propiedad de la entidad, la cual debe procurar el mejor manejo posible; sin embargo, dicho manejo, no tiene las caractersticas definidas por el SGC para los productos que son realmente propiedad del cliente y la entidad debe preservarlas. As las cosas, aunque la entidad debe proveer un adecuado manejo al material decomisado o recibido por entregas voluntarias, ste manejo no corresponde a lo previsto como Propiedad del Cliente, toda vez que no se trata de material propiedad de un tercero, pues justamente su razn de estar en nuestra bodega es que dicho tercero ha perdido tal condicin de propietario.2. Para la ubicacin del material dentro de la bodega se contemplan la naturaleza, estado, presentacin y volumen previa realizacin de la curadura (actividad 14) con la cual se realiza limpieza y arreglo para asegurar el buen estado del material.

3. No existe un procedimiento levantado para el desarrollo de inventario del material almacenado en la bodega puesto que no se estableci como necesario.1. No se contemplan acciones de mejora frente a la preservacin de la propiedad del cliente toda vez que las incautaciones de fauna silvestre hacen parte de procesos sancionatorios y no se trata de un producto solicitado por usuarios.

2. No se incorporarn acciones de mejoramiento toda vez que la naturaleza del procedimiento es adelantar actividades para asegurar la ubicacin y preservacin del buen estado del material.

3. Se verificar la pertinencia de incorporar dentro del procedimiento, el desarrollo de inventarios anuales en los cuales se revise la presencia en bodega del material relacionado en el sistema de registro.Accin preventivaEdgar Fernando Erazo C.Director de control Ambiental11/3/093/30/1011/9/09* Se realiz reunin el 28/10/2009 con objeto de analizar las causas de los hallazgos generados en la Auditoria Interna de Calidad realizada el 21/10/2009 en donde se estableci la justificadin `por la cual no se incluirn acciones de mejora para las observaciones de "Los registros que a continuacin se mencionan no son contemplados dentro del procedimiento" y "No se garantiza la preservacin d ela propiedad del cliente que se encuentra bajo control de la Entidad" * Se proyecta realizar reunin para el dia 18/11/2009 de evaluacin general del procedimiento 126PM04-PR65 .PSe