PLAN INSTITUCIONAL DE ACHIVOS - PINAR€¦ · estatutos se elevó a Escritura Pública No. 0462 del...

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR

VERSIÓN: 1

FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018

PLAN INSTITUCIONAL DE ACHIVOS - PINAR FIDUPREVISORA SA


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CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ................................................................................. 4

2. CONTEXTO ESTRATÉGICO ................................................................... 5

2.1 Naturaleza Jurídica ....................................................................... 5

2.2 Reseña Histórica ........................................................................... 5

2.3 Misión ......................................................................................... 6

2.4 Visión .......................................................................................... 6

2.5 Lineamientos Corporativos ............................................................. 6

2.6 Valores Institucionales .................................................................. 7

2.7 Política del Sistema Integrado de Gestión ........................................ 7

2.8 Política de Gestión Documental....................................................... 7

2.9 Objetivos y Lineamientos Estratégicos. ............................................ 8

2.10 Mapa de procesos ......................................................................... 9

2.11 Relación de Macro-Procesos y Lineamientos Corporativos .................. 9

3. ANALISIS DE ASPECTOS CRITICOS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE

ARCHIVOS ............................................................................................ 11

3.1 Identificación de aspectos críticos de la Función Archivística ............. 11

3.2 Priorización de los Aspectos Críticos .............................................. 15

4. VISIÓN ESTRATEGIA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO ............... 19

4.1 Objetivos Estratégicos ................................................................. 19

5. FORMULACIÓN DE LOS PLANES Y PROYECTOS ESPECIFICOS ................. 21

5.1 PLAN PARA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y APLICACIÓN DE

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL .......................................... 22

Objetivos ........................................................................................ 22

Alcance ........................................................................................... 22

Responsable del Plan ........................................................................ 22

Metodología ..................................................................................... 22

5.2 PLAN DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ....................................... 37

Objetivos ........................................................................................ 37

Alcance ........................................................................................... 37


Metodología ..................................................................................... 37


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5.3 PLAN DE DESARROLLO Y ADECUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ELECTRÓNICO DE ARCHIVO – SGDEA ............................... 43

Objetivos ........................................................................................ 43

Alcance ........................................................................................... 43


Metodología ..................................................................................... 43

5.4 PLAN DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL .......................................... 48

Objetivos ........................................................................................ 48

Alcance ........................................................................................... 48


Metodología ..................................................................................... 48

5.5 PLAN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ................................. 53

Objetivos ........................................................................................ 53

Alcance ........................................................................................... 53


Metodología ..................................................................................... 53

6. MAPA DE RUTA ................................................................................ 56

7. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO ....................................................... 59


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1. INTRODUCCIÓN

En el marco del Articulo 8 del Decreto 2609 de 20121 y el Artículo 2.8.2.5.8., del Decreto 1080 de 20152 se establece al Plan Institucional de Archivo - PINAR

como el instrumento archivístico esencial para desarrollar la gestión documental de las entidades públicas, así las cosas se formula el PINAR de la Fiduprevisora

S.A., el cual pretende establecer los lineamientos de las actividades que cada año deben llevarse a cabo para desarrollar un sistema institucional de archivos a lo largo del ciclo vital de los documentos, articulado este con los planes y

proyectos de la entidad, acorde con lo establecido en la Ley 594 de 20003.

Para el diseño y elaboración de PINAR se tuvo en cuenta los lineamientos que sobre el particular ha definido el Archivo General de la Nación en el Manual de Formulación del Plan Institucional de Archivos, el mismo plantea metas a corto,

mediano y largo plazo, y en este sentido se entiende por corto plazo el primer semestre del año 2018, el mediano plazo comprende el segundo semestre del

año 2018 y el primer semestre del año 2019 y el largo plazo se estima del segundo semestre de 2019 a finales del año 2020; así mismo se consideró el análisis de necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades que se

identificaron en el Diagnóstico Integral de Archivos elaborado en el primer trimestre del año 2017, la matriz de riesgos del proceso de gestión documental

y el plan de mejora establecido para responder a las observaciones formuladas por el Archivo General de la Nación en la auditoria del años 2016.

1 Decreto 2609 de 2012 - Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de

2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado 2 Decreto 1080 de 2015 - Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. 3 Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos.


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2. CONTEXTO ESTRATÉGICO

2.1 Naturaleza Jurídica

Fiduprevisora S.A. es una sociedad de economía mixta sometida al régimen de Empresa Industrial y Comercial del Estado vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y sometida al control y vigilancia de la Superintendencia

Financiera de Colombia. Mediante Escritura Pública No. 25 del 29 de Marzo de 1985 otorgada en la Notaría 33 del Círculo Notarial de Bogotá D.C., bajo la

denominación "FIDUCIARIA LA PREVISORA LTDA" como Sociedad de responsabilidad limitada, autorizada por el decreto 1547 de 1984. Mediante

Resolución 2521 del 27 de mayo de 1985 se otorgó a Fiduciaria La Previsora LTDA la respectiva autorización de funcionamiento.

Posteriormente, mediante Escritura Pública No. 0462 del 24 de enero de 1.994 de la Notaría 29 del Círculo Notarial de Bogotá, la Fiduciaria cambió su naturaleza

jurídica de Sociedad de Responsabilidad Limitada a Sociedad Anónima bajo la denominación FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. A través de Escritura Pública 10715 de Diciembre 11 de 2001 de la Notaría 29 del Círculo notarial de Bogotá

D.C., se adiciona la razón social la sigla FIDUPREVISORA S.A.

2.2 Reseña Histórica

Fiduprevisora S.A. se constituyó como respuesta a diferentes calamidades ocurridas en el país. El Gobierno Nacional a través del Decreto Extraordinario

1547 de junio 21 de 1984 creó el Fondo Nacional de Calamidades y dictó normas para su organización y funcionamiento, autorizando a la Previsora S.A. Compañía de Seguros y a otras entidades públicas cuyos estatutos y normas

orgánicas tuviesen relación con el objeto del Fondo, para constituir una sociedad fiduciaria, que se encargara en primer lugar del manejo y la administración de

los recursos del Fondo, y en segundo lugar, de la celebración de nuevos contratos fiduciarios.

Por lo anterior La Previsora S.A. Compañía de Seguros y la Caja Nacional de Previsión manifestaron la voluntad de constituir Fiduciaria La Previsora Ltda., a

través de Escritura Pública No. 25 de Marzo 29 de 1985 de la notaría No. 33. Sin embargo, es por medio del Decreto 1708 de Junio 25 de 1985 que se aprobaron los estatutos de la Fiduciaria y se autorizó legalmente la constitución de la

Fiduciaria La Previsora Ltda.

De acuerdo con el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera de Colombia, en el Artículo 53 estableció que las entidades contempladas en este Estatuto sometidas al control


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y vigilancia de la Superintendencia, se deben constituir bajo la forma de sociedades anónimas mercantiles. De esta manera, el 26 de Noviembre de 1993 la Junta de Socios aprobó la reforma estatutaria de la empresa transformándola

de Sociedad Limitada a Sociedad Anónima. Esta reforma fue aprobada por el Decreto 2659 del 29 de Diciembre de 1993. Por último, el contenido de los

estatutos se elevó a Escritura Pública No. 0462 del 24 de Enero de 1994 de la notaría No. 29 y se inscribió en la Cámara de Comercio el 2 de Febrero de 1994.

Durante 30 años Fiduprevisora ha ayudado a la construcción de país y al bienestar social no solo gracias a su gestión en atención a desastres, sino

también mediante la administración de recursos de la nación y de los colombianos, la exitosa liquidación de empresas insignia y el cumplimiento de

pagos de pensiones.

2.3 Misión

Creamos y manejamos soluciones fiduciarias con altos niveles de calidad,

eficiencia y respeto por el medio ambiente para la ejecución de políticas gubernamentales y la administración de recursos y proyectos de nuestros clientes del sector público y privado

2.4 Visión Ser líderes en el sector fiduciario creciendo de manera sostenible y creando valor

agregado a los accionistas, clientes, colaboradores y la comunidad en general.

2.5 Lineamientos Corporativos

Perspectiva Financiera:

Maximizar el valor de la organización

Perspectiva Clientes: Fortalecer la gestión comercial Lograr el reconocimiento de nuestros clientes

Perspectiva Procesos Internos:

Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión y de los procesos

Fortalecer los sistemas de administración integral de gestión de riesgos

Perspectiva Aprendizaje y Crecimiento:

Consolidar un equipo humano, técnico, especializado, comprometido y satisfecho

Garantizar sistemas de información integrales, seguros y diferenciadores que apoyen la estrategia y los procesos


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2.6 Valores Institucionales

Somos Comprometidos: Nos proponemos metas y buscamos la mejor manera de cumplirlas.

Somos Confiables: Compartimos nuestra visión siendo auténticos y

entregando todo para que nuestros clientes se sientan respaldados.

Somos Leales: Valoramos la fidelidad y pensamos en cada momento en

el beneficio de nuestros clientes.

Somos Eficientes: Creemos firmemente que nuestro trabajo debe estar

enfocado hacia el mejoramiento continuo.

2.7 Política del Sistema Integrado de Gestión

La política del Sistema Integrado de Gestión contiene las directrices y los objetivos de la organización con respecto a la calidad, la seguridad de la información y el medio ambiente, expresados de manera formal por la alta

gerencia. Está política es un elemento del Direccionamiento Estratégico y está enfocada en ofrecer servicios fiduciarios y de asesoría financiera de alta calidad

y rentabilidad que satisfagan las necesidades y expectativas de nuestros clientes, apoyen el desarrollo sostenible del país, soportados en un alto sentido de responsabilidad social y en tecnologías innovadoras y adecuadas al negocio.

Para ello en Fiduprevisora S.A. contamos con un equipo de trabajo competente,

especializado y comprometido con: El mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema

integrado de gestión.

El uso racional de los recursos naturales y la prevención de los impactos ambientales y la contaminación generada por nuestras actividades.

El cumplimiento de la legislación aplicable a nuestras actividades, productos y servicios.

La preservación de la información orientando sus esfuerzos a garantizar la

confidencialidad, integridad y disponibilidad, contando para ello con la identificación adecuada de sus activos y el tratamiento de riesgos.

El aseguramiento de la continuidad de las operaciones críticas del negocio.

2.8 Política de Gestión Documental

La Fiduprevisora S.A. establece como Política Institucional de Gestión Documental el compromiso de implementar y fomentar las mejores prácticas

para la gestión de sus documentos e información, independientes del soporte en que se generen, toda vez que reconoce la importancia de la información que


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produce en el cumplimiento de su misión y la identifica como evidencia fundamental de los procesos institucionales e insumo para la toma de decisiones y para la atención efectiva de sus clientes, entendiendo estos aspectos como

elementos fundamentales para avanzar hacia el cumplimiento de su visión institucional.

En razón a lo anterior se proveerán los recursos económicos que permitan administrar eficientemente la totalidad del acervo documental, así mismo se

debe garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información bajo parámetros técnicos de organización, seguridad, trámite,

gestión, conservación y disposición final, incorporando a su vez nuevas tecnologías de información y comunicación que permitan satisfacer de manera

más eficiente las necesidades corporativas, para así asegurar la conservación de la memoria institucional como aporte al patrimonio del estado.

La entidad declara que todos sus funcionarios son responsables, en armonía con la asignación de responsabilidades que hacen las Leyes 594 de 2000 y 734 de

2002, de ejecutar esta política en el desarrollo de sus actividades y se compromete a incorporar y mantener actualizado dentro de su plan general de capacitación un programa específico de gestión documental.

2.9 Objetivos y Lineamientos Estratégicos.

Los objetivos de la Fiduprevisora están descritos en el siguiente mapa estratégico corporativo para los años 2015 a 2018.


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2.10 Mapa de procesos

El mapa de procesos está estructurado en el siguiente cuadro.

El proceso de gestión documental se encuentra inmerso dentro del nivel de soporte y el macro proceso de gestión administrativa.

2.11 Relación de Macro-Procesos y Lineamientos Corporativos

A través de la siguiente matriz se observa la contribución de cada uno de los

macro procesos de Fiduprevisora S.A., en el cumplimiento de los lineamientos corporativos.


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Es importante resaltar que si bien el proceso de Gestión Documental está adscrito al macro proceso de Gestión Administrativa el mismo interviene directamente a los lineamientos de Mejorar continuamente de la eficacia,

eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión y los procesos, Fortalecer los sistemas de administración integral de gestión de riesgos y

Garantizar sistemas de información integrales, seguros y diferenciadores que apoyen la estrategia y los procesos.

LINEAMIENTOS

MACROPROCESOS

Ma

xim

izar e

l va

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Planeación I D I I I I I

Gestión de Riesgos I I I I D D I

Estructuración y consecución de Negocios D D D I D I I

Gestión de Negocios D D D D D I I

Gestión Tecnológica I D D D D I D

Gestión al Cliente I D D D I I I

Gestión Jurídica D D I D D I I

Gestión Administrativa I I I I I D I

Gestión Talento Humano I I D I I D I

Gestión Contable y Presupuestal D D D D D I I

Evaluación, Seguimiento y Control de la Gestión D I I D D I I


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3. ANALISIS DE ASPECTOS CRITICOS DEL PLAN

INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Para la identificación de los Aspectos Críticos se tuvo como insumos el informe de Auditoria presentado por el Archivo General de la Nación en 2016, el plan de

mejoramiento de archivo 2017, el Diagnóstico Integral de Archivo elaborado en el primer trimestre de 2017 y la matriz de riesgo de gestión documental vigente.

3.1 Identificación de aspectos críticos de la Función Archivística

La siguiente tabla presenta la identificación de los Aspectos Críticos y los respectivos riesgos asociados.

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

No Aspecto Critico Riesgo Asociado

1

Las instalaciones locativas y el mobiliario de los depósitos de archivo de las oficinas no cuentan con todos los requerimientos solicitados en los Acuerdos 048, 049 Y 050 de 2000

Deterioro de las unidades de conservación y almacenamiento, por ende deterioro de la documentación.

Contar con un límite de espacio insuficiente para la custodia de la documentación producida

Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos

Incumplimiento a la normatividad vigente interna, externa y lineamientos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión

2 No se han elaborado las Tablas de Valoración Documental - TVD

Desorganización de los documentos en los expedientes correspondientes.

Minimizar el espacio disponible para recepción de transferencias niveles críticos.

Detrimento patrimonial por custodia de documentos en tiempos superiores a los requeridos.

Inoportunidad en la Aplicación de disposición final de los expedientes.

Pérdida o destrucción de los acervos documentales sin cumplir con una debida clasificación, valoración y retención.

Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental.

3 Aplicar inadecuadamente la Tabla de Retención Documental para el archivo.


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No se han actualizado y convalidado las Tablas de Retención Documental - TRD

Desorganización de los documentos en los expedientes correspondientes.

Minimizar el espacio disponible para la custodia documental a niveles críticos.

Detrimento patrimonial por custodia de documentos en tiempos superiores a los requeridos.

Inoportunidad en la Aplicación de disposición final de los expedientes.

Pérdida o destrucción de los acervos documentales sin cumplir con una debida clasificación, valoración y retención.


4

Las historias laborales no se encuentran debidamente organizadas e inventariadas en su totalidad. (Circular Externa 004 de 2003 del AGN)

Dificultad para la recuperación de los expedientes y por consiguiente se puede presentar Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos

Minimizar el espacio disponible para la custodia documental a niveles críticos.

Perdida de Documentación debido a la falta de control en la producción y la organización

Duplicidad de información


5

El archivo físico, tanto en gestión como en central, se encuentra organizado en un porcentaje inferior al 30%, y la conformación de los expedientes no se está llevando en debida forma.

Dificultad para la recuperación de los expedientes y por consiguiente se puede presentar Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos



Duplicidad de información

Incumplimiento en la aplicación de los cronogramas de transferencia.

6

Los depósitos de archivo de gestión no cuentan con el espacio suficiente para el almacenamiento de la totalidad del acervo

Contar con un límite de espacio insuficiente para la custodia de la documentación producida

Deterioro de las unidades de conservación y almacenamiento, por ende deterioro de la documentación.


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7

La entidad no cuenta con los elementos de descripción documental (FUID y Hojas de Control, Metadatos, Guías, Censos, Índices, etc...) para la totalidad del archivo que custodia. Acuerdo 05 de 2013 Titulo IV Descripción Archivística.


Alteración y pérdida de documentación debido a la falta de herramientas de control de producción.


Incumplimiento en la aplicación de los cronogramas de transferencia.

8

El aplicativo de gestión documental (ORFEO GPL) no cumple con los requerimientos mínimos que se solicitan en la Circular Externa 002 y la Circular Externa 05 de 2012 del AGN, y no esta implementado en su potencial máximo; así mismo no se realizan capacitaciones periódicas en su uso a la totalidad de los funcionarios de la entidad

Recepción/entrega de comunicaciones directamente en las áreas sin pasar por radicación.

Pérdida del control y administración sobre la totalidad de la documentación producida por la entidad.


Practicas inadecuadas en la organización, administración y conservación de los documentos y expedientes electrónicos.


9

La entidad no ha actualizado periódicamente todos los manuales, procedimientos y demás instrumentos con los que regula la función archivística

Dificultad en el establecimiento de políticas apropiadas para los procesos de gestión, administración, organización y conservación documental.

Practicas inadecuadas en los procesos del programa de gestión documental.


10

Los funcionarios responsables de la gestión documental no se encuentran debidamente capacitados y profesionalizados para dicha labor, y no cuentan con un programa de actualización y/o profundización en los conocimientos adquiridos.

Dificultad en los procesos de organización y administración documental.



Emitir instrucciones inadecuadas a los funcionarios sobre las mejores prácticas en organización, administración y conservación documental.

11 No se realizan capacitaciones periódicas a los funcionarios de la

Dificultad en los procesos de organización y descripción documental.


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entidad en temas relacionados con las políticas y buenas prácticas de gestión documental.



12 La entidad no cuenta con un programa de gestión del documento electrónico.

Dificultad en los procesos de organización y descripción documental en entornos electrónicos

Desactualización de las TRD y TVD

Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos internos y externos

Uso ineficiente de los recursos de papelería y almacenamiento digital.


13 No se ha realizado articulación entre la gestión electrónica y la gestión documental física.

Dificultad en los procesos de organización y descripción documental.


Practicas inadecuadas en la organización, administración y conservación de los documentos, expedientes electrónicos e híbridos.

Dificultad para la recuperación de los expedientes híbridos por consiguiente se puede presentar Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos

Duplicidad de información.

14

La entidad no cuenta con procedimientos normalizados y documentados para el proceso de distribución documental, tanto físico como electrónico.

Recepción/entrega de comunicaciones directamente en las áreas sin pasar por radicación.

Entrega errada o pérdida de comunicaciones y/o diligencias internas y/o externas.

15

Los procesos y procedimientos administrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias y los documentos electrónicos.

Desactualización de las TRD y TVD

Duplicidad de información.

Gasto excesivo en recursos de papelería o espacio de almacenamiento

Perdida de Documentación debido a la falta de control en la producción.

16 El plan de atención de emergencias de la entidad no

Perdida de Documentación vital para la continuidad del negocio


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contempla procedimientos para salvaguardar la información en soporte físico que puede considerarse vital para la entidad.


17

No se cuenta con elementos de protección industrial para el personal que interviene los archivos en las oficinas.

Deterioro de los documentos por acumulación de humedad y bacterias depositados durante la manipulación

Enfermedad o Accidente laboral

3.2 Priorización de los Aspectos Críticos

Frente a la priorización de los Aspectos Críticos se utilizaron los criterios planteados en el cuadro de ejes articuladores presentado en el “Manual de

Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR” Tabla 3. Criterios de Evaluación, obteniendo como resultado el siguiente cuadro:

28%

28%16%

16%

12%

Evaluación por Eje Articulador

Fortalecimiento y Articulación

Administración de Archivos

Preservación de la Información

Acceso a la Información

Aspectos Tecnologicos y deSeguridad


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No ASPECTOS CRÍTICOS Administración

de Archivos Fortalecimiento y Articulación

Aspectos Tecnológicos y de

Seguridad

Preservación de la

Información


TOTAL POR ASPECTO CRITICO

12 La entidad no cuenta con un programa de gestión del documento electrónico.

8 7 7 7 5 34

5


9 6 3 5 6 29

8

El aplicativo de gestión documental (ORFEO GPL) no cumple con los requerimientos mínimos que se solicitan en la Circular Externa 002 y la Circular Externa 05 de 2012 del AGN, y no esta implementado en su potencial máximo; así mismo no se realizan capacitaciones periódicas en su uso a la totalidad de los funcionarios de la entidad

6 7 7 3 5 28

7


6 4 5 2 6 23

6 Los depósitos de archivo de gestión no cuentan con el espacio suficiente para el almacenamiento de la totalidad del acervo

5 5 6 5 2 23

3 No se han actualizado y convalidado las Tablas de Retención Documental - TRD

7 5 2 3 1 18

13 No se ha realizado articulación entre la gestión electrónica y la gestión documental física.

5 4 2 3 4 18

1


4 5 2 6 1 18


VERSIÓN: 1





Seguridad

Preservación de la

Información



16

El plan de atención de emergencias de la entidad no contempla procedimientos para salvaguardar la información en soporte físico que puede considerarse vital para la entidad.

5 4 1 6 1 17

9

La entidad no ha actualizado periódicamente todos los manuales, procedimientos y demás instrumentos con los que regula la función archivística

5 7 1 1 2 16

2 No se han elaborado las Tablas de Valoración Documental - TVD

6 4 0 3 1 14

10

Los funcionarios responsables de la gestión documental no se encuentran debidamente capacitados y profesionalizados para dicha labor, y no cuentan con un programa de actualización y/o profundización en los conocimientos adquiridos.

3 7 0 0 3 13

4 Las historias laborales no se encuentran debidamente organizadas e inventariadas en su totalidad. (Circular Externa 004 de 2003 del AGN)

4 5 0 1 3 13

11

No se realizan capacitaciones periódicas a los funcionarios de la entidad en temas relacionados con las políticas y buenas prácticas de gestión documental.

3 7 0 0 3 13

17 No se cuenta con elementos de protección industrial para el personal que interviene los archivos en las oficinas.

3 2 0 4 2 11


VERSIÓN: 1





Seguridad

Preservación de la

Información



15

Los procesos y procedimientos administrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias y los documentos electrónicos.

5 4 0 1 1 11

14

La entidad no cuenta con procedimientos normalizados y documentados para el proceso de distribución documental, tanto físico como electrónico.

2 3 2 0 3 10

TOTAL POR EJE ARTICULADOR 86 86 38 50 49

Toda vez que el promedio del total por Aspecto Critico es 18, se tomaran como prioridades para la elaboración de planes

específicos los Aspectos Críticos No: 12, 5, 8, 7, 6, 3, 13 y 1.

Ordenando los ejes articuladores por la sumatoria de impacto se obtienen la siguiente tabla:

EJES ARTICULADORES TOTAL

Fortalecimiento y Articulación 86

Administración de Archivos 86

Preservación de la Información 50

Acceso a la Información 49

Aspectos Tecnológicos y de Seguridad 38


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4. VISIÓN ESTRATEGIA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE

ARCHIVO

La Fiduprevisora S.A., aunara esfuerzos para que se fortalezca y articule el

proceso de gestión documental con el Sistema Integrado de Gestión y todos sus componentes, con esto se podrá garantizar una correcta Administración y Preservación de los archivos de la entidad; lo anterior con el propósito de

mejorar las instalaciones locativas y el mobiliario destinado para archivo, así mismo, se crearán y mantendrán actualizados todos los instrumentos que

regulan la función archivística institucional que permitirán llevar a cabo un proceso de organización integral de archivo, que contemple tanto a los soportes electrónicos como a los análogos; lo anterior cumpliendo estándares

nacionales e internacionales y requerimientos normativos que apliquen al proceso de gestión documental.

4.1 Objetivos Estratégicos

Para la formulación de los objetivos estratégicos, se tomaron como referencia los aspectos críticos y los ejes articuladores que se referenciaron en la visión estratégica, Así las cosas, los objetivos para cada uno de estos aspectos

quedan formulados a continuación:

ASPECTOS CRÍTICOS / EJE ARTICULADOR OBJETIVOS

La entidad no cuenta con un programa de gestión del documento electrónico.

Elaborar un Programa de Gestión de Documento Electrónico que contemple el

Modelo de Requisitos para la Gestión del

Documento Electrónico.

Mitigar los Riesgos asociados a la administración de documentos en soporte electrónico


Actualizar, Convalidar, adoptar e

implementar las TRD.

Actualizar los Instrumentos que regulan la Función de organización y administración de los Archivos (manuales, procesos, procedimientos, Instructivos y Formatos).

Establecer los protocolos de seguimiento para garantizar que se mantenga actualizado el proceso de organización documental.

Sensibilizar y Capacitar periódicamente a los funcionarios en tópicos relativos a importancia

de la correcta administración y organización documental.

El aplicativo de gestión documental (ORFEO

GPL) no cumple con los requerimientos mínimos que se solicitan en la Circular Externa 002 y la Circular Externa 05 de 2012 del AGN, y no esta implementado en su potencial máximo; así mismo no se realizan capacitaciones periódicas en su

Realizar los estudios necesarios para plantear el documento de requerimientos técnicos y funcionales que permitan mejorar la aplicación ORFEO GPL.

Cumplir con la Normatividad expedida por AGN referente a los SGDEA.


VERSIÓN: 1


ASPECTOS CRÍTICOS / EJE ARTICULADOR OBJETIVOS

uso a la totalidad de los funcionarios de la entidad

Realizar la integración entre las aplicaciones y sistemas que soportan los procesos misionales y administrativos con el Software de Gestión

Documental Electrónico SGDE

Administrar la totalidad de los documentos producidos y recibidos en la entidad haciendo uso de los criterios del Programa de Gestión del Documento Electrónico y las TRD, abarcando todo el ciclo vital.

Ampliar los alcances de la implementación del aplicativo al interior de la entidad.

La entidad no cuenta con los elementos de

descripción documental (FUID y Hojas de Control, Metadatos, Guías, Censos, Índices, etc...) para la totalidad del archivo que custodia. Acuerdo 05 de 2013 Titulo IV Descripción Archivística.

Establecer un proceso de descripción y control documental que permita conocer en tiempo

real la documentación custodiada por la entidad.

Reducir significativamente los tiempos de respuesta a las solicitudes de información.

Los depósitos de archivo de gestión no cuentan con el espacio suficiente para el almacenamiento de la totalidad del acervo.

Establecer un proceso de organización y depuración permanente sobre la totalidad de la documentación que reposa en los archivos de gestión.

Elaborar e implementar un Sistema Integrado

de Conservación, que permita mantener el acervo documental en las condiciones ideales para la preservación en el tiempo.

No se han actualizado y convalidado las

Tablas de Retención Documental - TRD

Dotar a la entidad del Instrumento Fundamental de Gestión Documental,

Actualizado y Convalidado por el AGN

No se ha realizado articulación entre la gestión electrónica y la gestión documental física.

Garantizar la unificación del proceso de organización documental tanto en ambientes físicos como electrónicos.

Facilitar los procesos de consulta y disposición

final de la documentación independiente del soporte, lo que habilita espacios para la custodia de documentación nueva tanto en los depósitos como en los servidores.


Elaborar e implementar un Sistema Integrado de Conservación, que permita a la entidad

cumplir con los requisitos normativos en materia de conservación y preservación documental.

Garantizar las condiciones de seguridad

industrial que se deben mantener para el

personal que tiene asignado como función el trabajo con la documentación.


VERSIÓN: 1


5. FORMULACIÓN DE LOS PLANES Y PROYECTOS

ESPECIFICOS

Para dar solución a los aspectos críticos ya priorizados, se establece la siguiente relación entre los aspectos críticos y los planes y programas

diseñados para dar respuesta a las necesidades:

ASPECTOS CRÍTICOS / EJE ARTICULADOR PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

La entidad no cuenta con un programa de gestión del documento electrónico.

PGD - Programa de Gestión de Documento Electrónico.

El archivo físico, tanto en gestión como en central, se encuentra organizado en un porcentaje inferior al 30%, y la conformación de los expedientes no se está llevando en debida

forma.

Plan de Organización de Archivos


PGD - Programa de Documentos Especiales

PGD - Programa de Documentos Vitales o Esenciales

PGD - Programa de Normalización de Formatos y Formularios Electrónicos y Físicos.

El aplicativo de gestión documental (ORFEO GPL) no cumple con los requerimientos mínimos que se solicitan en la Circular Externa 002 y la

Circular Externa 05 de 2012 del AGN, y no está implementado en su potencial máximo; así mismo no se realizan capacitaciones periódicas en su uso a la totalidad de los funcionarios de la entidad

Plan de desarrollo del Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo.


PGD - Programa de Normalización de Formatos y Formularios Electrónicos y Físicos.

PGD - Plan Institucional de Capacitación.


Plan de Descripción Documental.

PGD - Programa de Normalización de

Formatos y Formularios Electrónicos y Físicos.

Los depósitos de archivo de gestión no cuentan con el espacio suficiente para el almacenamiento de la totalidad del acervo.

PGD - Programa de Archivos

Descentralizados.

Plan de Transferencias Documentales

No se han actualizado y convalidado las Tablas de Retención Documental - TRD

Plan de Elaboración, Actualización y Aplicación de Instrumentos de Gestión Documental

No se ha realizado articulación entre la gestión electrónica y la gestión documental física.

Plan de Organización de Archivos

PGD - Programa de Gestión de Documento

Electrónico.


PGD - Programa de Archivos Descentralizados.


VERSIÓN: 1


5.1 PLAN PARA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y APLICACIÓN DE

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Objetivos:

Construir o actualizar los instrumentos de gestión documental (PGD, PINAR, SIC, TRD, TVD, Manual de Gestión Documental, Manuales de

Procedimientos e Instructivos) que permitan regular y normalizar el proceso al interior de la entidad, articulando estos instrumentos con los

lineamientos que componen al Sistema Integrado de Gestión.

Socializar e implementar los instrumentos de gestión documental en la

totalidad de unidades administrativas que componen a la Fiduprevisora y realizar el seguimiento a la adopción de los lineamientos.

Alcance: El plan abarca la totalidad de los instrumentos de gestión documental que se requieren expresamente en la normatividad vigente y

aquellos que por necesidades del proceso se deban crear o actualizar, así mismo la aplicación de los instrumentos debe orientarse a todas las unidades

administrativas y proceso que lo requieran.

Responsable del Plan: Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental.

Metodología

Si bien el plan está contemplado con fechas propuestas para el inicio y fin de cada actividad y producto a entregar, el mismo debe desarrollarse de forma periódica mínimo una vez al año y debe contemplase al menos la actividad

de revisión.

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA

INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR

1. Recolección de la información

necesaria para la

construcción del PINAR.

Dirección de Recursos Físicos

– Grupo de

Gestión Documental

08/03/2017 11/04/2017

Documentos

Consultados. Actas de

reunión.

Correos electrónicos.

Compilación normativa.

2. Análisis, diseño y construcción del documento del PINAR.

Dirección de

Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental

12/04/2017 21/09/2017 Documento de PINAR.


VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE


3. Presentación y aprobación del documento del PINAR por parte del

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Gerencia

Administrativa Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo

01/11/2017 31/12/2017 Acta de Sesión.

4. Publicación, socialización.


– Grupo de Gestión Documental Gerencia Nacional de Planeación.

15/12/2017 31/12/2017

Documento publicado en I-solución.

Socializado en intranet,

correo y portal.

5. Elaboración de estudios técnicos y de mercado para que permitan el

desarrollo de las actividades que requieren recursos económicos dentro de los planes específicos del PINAR.

Dirección de Recursos Físicos.

Gerencia de Tecnología e

Información

Depende del desarrollo de cada programa.

Cotizaciones. Informe de

estudios técnicos y de mercado.

6. Ejecución de las actividades de los programas específicos del PINAR.

Estos aplicaran según el

programa específico y están determinados en el PGD.


Dependerá de

la actividad y

el programa

especifico

7. Control y seguimiento a la ejecución del PINAR.

Dirección de


Auditoria Corporativa

02/01/2018 Continuo

Informes de auditoria

Actas de reunión – compromisos.

Planes de Mejoramiento


VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE


8. Revisión y actualización del PINAR.

Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión

Documental Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

Cuarto trimestre de cada año Documento del PGD actualizado.

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC

1. Recolección de la información necesaria para la construcción del SIC.

Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental

07/03/2017 30/04/2017

Documentos Consultados.

Actas de reunión.

Correos

electrónicos. Compilación

normativa.

2. Análisis, diseño y construcción del documento del SIC.


Documental

01/05/2017 30/06/2017 Documento de SIC.

3. Presentación y aprobación del documento del SIC por parte del Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo.


– Grupo de Gestión Documental Gerencia Administrativa

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

30/06/2017 30/09/2017 Acta de Sesión.

4. Publicación, socialización y capacitación del SIC.


Gerencia Nacional de Planeación.

01/10/2017 Continuo

Documento publicado en I-solución.

socializado en

intranet, correo y portal.

Cronograma de capacitación y actas de asistencia.


VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR 5. Elaboración de estudios técnicos y

de mercado para la adquisición de los equipos, mobiliario y elementos que permitan la implementación del SIC.

Dirección de Recursos Físicos.

01/10/2017 30/01/2018


estudios técnicos y de mercado.

6. Adquisición de los elementos

necesarios para la implementación del SIC.


01/02/2018 30/04/2018

Contratos.

Comprobantes de ingreso.

7. Adecuación de los depósitos de archivo acorde a los

lineamientos establecidos en el SIC.

Dirección de Recursos Físicos Grupo de Gestión Documental

30/04/2018 30/08/2018

Inventarios de asignación de

equipos y mobiliarios.

Informe de revisión de entrega y adecuación a

satisfacción.

8. Preparación de los servidores y sistemas de información para que se cumplan los

lineamientos en materia de documento electrónico normalizados por el SIC.

Gerencia de

Tecnología e Información

01/02/2018 30/06/2018

Definición de planes de trabajo para la preparación

tecnológica

necesaria Informe de

seguimiento de los planes de preparación a ser realizadas en los

servidores y los documentos conservados en ambientes electrónicos.

9. Control y seguimiento a la aplicación de los

lineamientos establecidos en el SIC.

Dirección de

Recursos Físicos – Grupo de Gestión

Documental Auditoria Corporativa

01/10/2017 Continuo

Informes de

auditoria Actas de

reunión – compromisos



VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE


10. Revisión y actualización del

SIC.


– Grupo de Gestión Documental Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo

01/10/2018 31/12/2018 Documento del SIC actualizado

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD

1. Recolección de la

información necesaria para la construcción del PGD.

Dirección de


07/03/2017 21/04/2017

Documentos Consultados.

Actas de reunión.

Correos electrónicos.

Compilación normativa.

2. Análisis, diseño y construcción del

documento del PGD.

Dirección de Recursos Físicos – Grupo de

Gestión Documental

12/04/2017 14/06/2017 Documento de PGD.

3. Presentación y aprobación del documento del PGD

por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.


Gerencia Administrativa Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

01/11/2017 31/12/2017 Acta de Sesión.

4. Publicación, socialización.


– Grupo de Gestión Documental


15/12/2017 31/12/2017

Documento

publicado en I-

solución. socializado en

intranet, correo y portal.


VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR 5. Elaboración de estudios técnicos y de mercado para

que permitan el desarrollo de las actividades que requieren recursos económicos dentro de los programas

específicos del PGD.

Dirección de

Recursos Físicos. Gerencia de Tecnología e Información



estudios

técnicos y de mercado.

6. Ejecución de las actividades de los programas específicos del PGD.

Estos aplicaran

según el programa específico y están determinados en el PGD.


Dependerá de

la actividad y

el programa

especifico

7. Control y seguimiento a la ejecución del PGD.


Gestión Documental Auditoria Corporativa

02/01/2018 Continuo



Planes de

Mejoramiento

8. Revisión y actualización del PGD.


Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

Cuarto trimestre de cada año Documento del

PGD actualizado.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD

1. Elaborar el proyecto de TRD de

la entidad


Documental

Aliado estratégico – Certicamara

31/10/2016 30/04/2017

Cuadro de Clasificación

Documento

Introductorio. Actas de

reunión. Tablas de

Retención

Documental.


VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE


2. Presentar las TRD comité de desarrollo administrativo de la

entidad y hacer los ajustes necesarios

Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Aliado estratégico

– Certicamara Comité Institucional de


31/10/2016 30/04/2017 Acta de Sesión.

3. Presentar y sustentar las TRD ante el Archivo General de la Nación

– AGN


– Grupo de Gestión Documental Aliado estratégico – Certicamara

30/05/2017 01/09/2017

Comunicación

oficial de remisión de las TRD con los respectivos soportes al AGN

4. Realizar y presentar los ajustes a las TRD solicitados por el AGN.


Documental Aliado estratégico – Certicamara Comité

Institucional de Desarrollo Administrativo

02/09/2017 03/10/2017

Documento de

ajustes solicitados por el AGN.

TRD con los ajustes requeridos.

Acta de Sesión

de aprobación de ajustes.

Comunicación oficial de remisión de TRD ajustadas.

5. Convalidación de las TRD por parte de AGN

Responsabilidad

de AGN 04/10/2017 31/10/2017

Comunicación

oficial de convalidación de TRD de Fiduprevisora.

6. Registro de las series de la Fiduprevisora en el Registro Único de Series

Documentales del AGN



01/11/2017 30/11/2017

Comunicación

oficial de solicitud de registro de las series de la fiduciaria


VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE


7. Adoptar las TRD en la entidad


Gestión Documental

Gerencia

Administrativa

01/11/2017 30/11/2017

Resolución de

Adopción de

las TRD

8. Publicación, socialización y capacitación de las TRD.

Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Aliado estratégico

– Certicamara Gerencia Nacional de Planeación.

01/11/2017 30/02/2018

Documentos publicados en I-solución.

socializado en intranet, correo y portal.

Cronograma de capacitación y actas de asistencia.

9. Aplicar los criterios y procedimientos de organización, retención y disposición final consignados en las

TRD.

Todos los

funcionarios de

la Fiduprevisora


Documental


Ajustado al cronograma del plan de organización y

disposición final.

Documentos debidamente

clasificados según TRD

Inventarios. Actas de

Eliminación. Inventarios y

actas de

transferencias primarias y secundarias

10. Control y seguimiento a la aplicación de las

TRD.

Dirección de


Auditoria

Corporativa

01/11/2017 Continuo

Cronograma de auditoria.


Actas de

reunión –

compromisos. Planes de

Mejoramiento


VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE


11. Revisión y actualización de las TRD.



Comité Institucional de


El último trimestre de cada año

Se deben tener

los soportes de

las primeras 8

actividades.

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD

1. Elaborar el proyecto de TVD de la entidad


Documental Aliado estratégico

– Certicamara

Cuadro de Clasificación

por periodos Inventarios en

estado natural (Fondos Documentales Acumulados).

Historia

institucional por periodos.

Documento

Introductorio. Actas de

reunión. Tablas de

Valoración Documental.

2. Presentar las TVD comité de desarrollo administrativo de la entidad y hacer los ajustes necesarios


Gestión Documental Aliado estratégico – Certicamara

Comité


Acta de Sesión.

3. Presentar y sustentar las TVD ante el Archivo General de la Nación – AGN



Comunicación oficial de remisión de las TRD con los

respectivos soportes al AGN


VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE


4. Realizar y presentar los ajustes a las TVD solicitados por el AGN.


Gestión Documental Aliado estratégico – Certicamara Comité


Documento de ajustes solicitados por el AGN.

TVD con los ajustes requeridos.

Acta de Sesión de aprobación de ajustes.

Comunicación oficial de remisión de

TVD ajustadas

5. Convalidación de las TVD por parte de AGN

Responsabilidad

de AGN

Comunicación

oficial de convalidación de TVD de Fiduprevisora.

6. Adoptar las TVD en la entidad



Gerencia

Administrativa

Resolución de

Adopción de

las TVD

7. Publicación y socialización de las

TVD.

Dirección de

Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Gerencia Nacional de Planeación.

Documentos

publicados en I-solución.


8. Aplicar los

criterios de organización, retención y disposición final consignados en las TVD a la

documentación que lo requiera.

Dirección de

Recursos Físicos – Grupo de

Gestión Documental


Documentos debidamente clasificados y

organizados según TVD

Inventarios. Actas de

Eliminación. Inventarios y

actas de transferencias secundarias


VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE



TVD.



Informes de

auditoria Actas de

reunión – compromisos.


MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Revisar, analizar y actualizar el Manual de Gestión Documental y

Control de Registros


Documental

07/03/2017 30/05/2017

Documento de Manual de Gestión Documental

Actualizado

2. Publicación, socialización y capacitación en el manual de gestión documental.

Dirección de

Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Aliado estratégico – Certicamara

Gerencia Nacional

de Planeación.

01/06/2017 Continuo

Documento

publicado en I-solución.


Cronograma de

capacitación y actas de

asistencia.


directrices del Manual de Gestión Documental y Control de Registros

Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Auditoria

Corporativa

01/06/2017 Continuo


Actas de



MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

1. Revisar, analizar y actualizar o crear

los manuales de procedimientos que

se requieran por necesidad o cambio en el procedimiento

Dirección de

Recursos Físicos – Grupo de

Gestión Documental

30/05/2017 30/08/2017

Documentos de manuales de procedimientos Actualizados


VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE


2. Publicación, socialización y capacitación los

manuales de procedimientos


Aliado estratégico – Certicamara Gerencia Nacional de Planeación.

01/09/2017 Continuo


socializados en intranet, correo


directrices de los manuales de procedimientos


Documental Auditoria Corporativa

01/09/2017 Continuo




INSTRUCTIVOS

1. Revisar, analizar,

y actualizar o crear

los instructivos que se requieran por necesidad

Dirección de

Recursos Físicos


30/08/2017 31/10/2017

Documentos de Instructivos

creados o Actualizados

2. Publicación, socialización de los instructivos


Gestión Documental Aliado estratégico – Certicamara


01/11/2017 30/11/2017


socializados en

intranet, correo

Indicadores

INDICADOR INDICE UNIDAD PERIODO SENTIDO META

Elaboración del PINAR

Documento Publicado en el Sistema Integrado de Gestión

No aplica Según

Cronog. Lineal

Publicaci. En

tiempo


VERSIÓN: 1



Desarrollo del PINAR

(# Actividades desarrolladas en tiempo / # Actividades a desarrollar en el periodo) * 100

Porcentual Trimestral Creciente 100%

Seguimiento al PINAR

(# Hallazgos / # Ítems Evaluados) * 100

Porcentual Trimestral Decreciente 0%

Elaboración del SIC


No aplica Según

Cronog. Lineal

Publicaci. En

tiempo

Desarrollo del SIC

(# Depósitos adecuados a los requerimientos / # Total de Depósitos) *100


Seguimiento al SIC



Elaboración del PGD


No aplica Según

Cronog. Lineal

Publicaci. En

tiempo

Desarrollo del PGD

(# Actividades desarrolladas en tiempo / # Actividades a desarrollar en el periodo) * 100


Seguimiento al PGD



Elaboración de TRD

Resolución de Adopción

No aplica Según

Cronog. Lineal

Publicaci. En

tiempo

Capacitación en TRD

(# Funcionarios Capacitados / # Total de



VERSIÓN: 1



Funcionarios) * 100

Aplicación de TRD

(# Expedientes Clasificados por TRD / # Total de Expedientes) * 100


Elaboración de TVD


No aplica Según

Cronog. Lineal

Publicaci. En

tiempo

Aplicación de TVD

(# Expedientes Clasificados por TVD / # Total de Expedientes) * 100


Actualización de documentos del proceso archivístico

(# Instrumentos Actualizados / # Instrumentos a Actualizar) * 100


Medición de Impacto

Nivel de satisfacción de los usuarios respecto de las capacitaciones

Magnitud de 1 a 10

Semestral Creciente 10

Nivel de Satisfacción de los usuarios en la utilidad de los Instrumentos creados

Magnitud de 1 a 10

Trimestral Creciente 10

Recursos

TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES

HUMANO 3 Profesionales 2 Técnicos 1 Auxiliar

1 Profesional: en Gestión Documental, Gestión de la Información, Ingeniería Industrial o carreras afines con mínimo 2 años de experiencia en gestión documental. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas con experiencia mínima en procesos de planeación.


VERSIÓN: 1



1 Profesional: en Ingeniería Industrial o Administración de Empresas con experiencia mínima de 2 años en control interno o procesos de auditoria interna. Técnicos: industrial o áreas afines con experiencia en apoyo en levantamiento de información, de preferencia en gestión documental y capacitación. Auxiliar: con experiencia de mínimo 1 año en procesos de gestión documental.


VERSIÓN: 1


5.2 PLAN DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Objetivos:

Mantener organizado la totalidad del acervo documental de la entidad

en la distintas etapas del ciclo vital (gestión, central e histórico).

Permitir la centralización de los archivos de gestión coadyuvando a la

implementación del proyecto de administración, gestión y trámite de la documentación a través de plataformas tecnológicas, en el marco de la

política presidencia Cero Papel, y con este último llevar a un estado óptimo y eficiente los procesos de custodia, conservación y consulta.

Alcance: El plan está orientado a que cubra la totalidad de los documentos producidos independiente del medio y el soporte que se utilice para su

producción, debe estar acorde con los instrumentos de gestión documental, y le atañe tanto a los líderes del proceso como a todos los funcionarios que producen y recepcionan documentación en la fiduciaria.

Responsable del Plan: Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión

Documental – con el apoyo de la Gerencia de Tecnologías e Información. Metodología


INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE

Realizar estudio de tiempos y movimientos en cada unidad administrativa que permita determinar los

tiempos que requiere la organización de cada serie documental

Dirección de

Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Gerencia Nacional de Planeación.

02/01/2018 28/02/2018

Informe de tiempos y movimientos por

área

Elaborar el plan de intervención y organización con cada unidad administrativa

según las necesidades particulares.


Documental

Responsables de las unidades administrativas

01/03/2018 30/03/2018 Plan de trabajo


VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE

Clasificar la

documentación que reposa en todos los depósitos aplicando los criterios de TRD o TVD, según corresponda, e incluir los documentos

que no correspondan a los criterios de dichos instrumentos dentro de las series de apoyo.

Responsables de gestión documental en

las unidades administrativas Aliado estratégico - Certicamara

01/04/2018 30/06/2018 Documentación clasificada

Crear los expedientes para cada agrupación de documentos que

correspondan a un mismo trámite, según lo establecido en el manual de gestión documental

Responsables de gestión documental en

las unidades administrativas Aliado estratégico - Certicamara

01/04/2018 30/06/2018

Documentos

agrupados en sus expedientes respectivos

Realizar la limpieza de material abrasivo y aplicar los

procedimientos de primeros auxilios para los documentos que lo

requieran

Responsables de

gestión documental en las unidades administrativas

Aliado estratégico

- Certicamara

01/04/2018 30/06/2018

Expedientes documentales limpios y reparados.

Realizar la depuración de documentación que cumpla con los criterios de duplicidad u hojas en blanco.

Responsables de gestión documental en las unidades administrativas

Aliado estratégico - Certicamara

01/07/2018 30/07/2018

Expedientes debidamente depurados

Realizar la ordenación al interior de los expedientes según los

criterios establecidos

en el manual de gestión documental

Responsables de gestión documental en las unidades

administrativas


15/07/2018 15/10/2018

Expedientes debidamente

ordenados


VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE

Incluir el formato de

Referencia cruzada de los documentos que se encuentren en soportes electrónicos o magnéticos y que hagan parte de los expedientes

conformados.


administrativas Aliado estratégico - Certicamara

15/07/2018 15/10/2018

Expedientes con el documento de

referencia cruzada.

Realizar la foliación de los expedientes según los criterios establecidos en el

manual de gestión documental

Responsables de

gestión documental en las unidades administrativas


15/07/2018 15/10/2018 Expedientes foliados

Elaborar la descripción de los expedientes organizados en los

formatos normalizados (Hoja de Control y FUID)



15/07/2018 15/10/2018

Expedientes dentro de los

Formatos establecidos

Realizar la rotulación de las unidades de conservación y almacenamiento

Responsables de

gestión documental en las unidades administrativas Aliado estratégico

- Certicamara

16/10/2018 31/10/2018

Expedientes con unidades de conservación y almacenamiento debidamente identificadas

Ubicar las unidades de almacenamiento dentro del mobiliario de

archivo que se debe encontrar debidamente identificado con el fin de facilitar el proceso

de diligenciamiento del FUID.

Responsables de gestión documental en las unidades administrativas


16/10/2018 31/10/2018

Unidades de conservación y

almacenamiento debidamente ubicadas en el mobiliario de

archivo

Control y seguimiento a la ejecución del plan de intervención.

Dirección de

Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Auditoria Corporativa

02/01/2018 Continuo

Informes de

auditoria Actas de




VERSIÓN: 1


Indicadores


Clasificación Documental

(# Metros Lineales Clasificados / # Metros lineales Totales) * 100


Conformación de Expedientes

(# Metros Lineales incorporados en expedientes / # Metros Lineales Totales) * 100


Limpieza Documental

(# Expedientes intervenidos / # Expedientes a intervenir) * 100


Depuración Documental

(# Expedientes intervenidos / # Expedientes a intervenir) * 100


Ordenación Documental

(# Expedientes Ordenados / # Expedientes a Ordenar) * 100


Foliación Documental

(# Expedientes Foliados / # Expedientes a Foliar) * 100


Descripción Documental

(# Expedientes con hoja de control / # Expedientes Totales) * 100


(# Expedientes en Formato Único de Inventario Documental / # Expedientes Totales) * 100



VERSIÓN: 1



Rotulación de Unidades de almacenamiento

(# Unidades rotuladas / # Unidades a Rotular) * 100


Unidades de Almacenamiento en estantería

(# Metros Lineales en Estantería / # Metros Lineales Totales) * 100


Seguimiento al proceso de organización




Nivel de satisfacción de los usuarios respecto del proceso de consulta en el archivo central

Magnitud de 1 a 10

Semestral Creciente 10

(# Expedientes sin disposición final / # Expedientes sobre los que se debe hacer disposición final en el periodo) *100

Porcentaje Trimestral Decreciente 0%

Recursos


HUMANO 3 Profesionales Técnicos o Auxiliares en cada depósito de la entidad

1 Profesional: en Gestión Documental, Gestión de la Información, Ingeniería Industrial o carreras afines con mínimo 2 años de experiencia en gestión documental. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas con experiencia mínima en procesos de planeación. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial o Administración de Empresas con experiencia mínima de 2 años en control interno o procesos de auditoria interna.


VERSIÓN: 1



Mínimo un técnico o auxiliar por cada depósito de archivo de gestión y según el volumen de producción en archivo central, que cuenten con estudios en áreas industriales, gestión de información o gestión documental, con experiencia mínima de 1 año en proceso de organización.

ECONOMICO Presupuesto para organización de archivo central

Se debe disponer del presupuesto para la organización de los expedientes que reposan en el archivo central según el plan de intervención del mismo.

INSUMOS DE ARCHIVO

Insumos de cajas, carpetas, ganchos, adhesivos para reparación y elementos de protección personal

Se debe disponer de los insumos de archivo acorde a las necesidades de cada área para la intervención de los expedientes que así lo requieran.

TECNICO SGDEA parametrizado para crear expedientes electrónicos

Se debe contar con las capacitaciones respectivas para la organización de expedientes electrónicos dentro del SGDEA (ORFEO).


VERSIÓN: 1


5.3 PLAN DE DESARROLLO Y ADECUACIÓN DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO DE ARCHIVO – SGDEA

Objetivos: Dotar a la entidad de la herramienta tecnológica que cumpla con los

requerimientos normativos en materia de gestión documental y a su vez satisfaga las necesidades particulares de la entidad en materia de

administración de información.

Garantizar la integración del SGDEA de la entidad con la totalidad de las

aplicaciones tecnológicas que reciben, producen y administran información.

Permitir a la entidad administrar la totalidad de la documentación

electrónica con estándares técnicos de producción y que facilite a

posteriori la consulta y análisis de la misma para que brinde a la entidad un recurso vital en el momento de tomar decisiones.

Alcance: El plan está orientado al software de gestión documental y a las aplicaciones que recepcionan, gestionan y publican información institucional,

así mismo contemplan el proceso de transferencia del conocimiento y capacitación en el uso y administración de las aplicaciones identificadas.

Responsable del Plan: Gerencia de Tecnología e Información con apoyo de la Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental.

Metodología

Este plan debe ser desarrollado por la Gerencia de Tecnología e Información junto con el apoyo del grupo de gestión documental adscrito a la Dirección

de Recursos Físicos y debe estar soportado en las políticas definidas por el sistema de seguridad de la información y el sistema de gestión ambiental.


INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE

Realizar el análisis y contraste del software de gestión documental

electrónico de archivo frente a la normatividad vigente, permitiendo establecer

los aspectos en los que cumple y los que requieren implementación para ser cumplidos

Dirección de


Documental

Gerencia de Tecnología e Información.

02/01/2018 30/04/2018

Documento de

requerimientos para cumplir con las funcionalidades

del SGDEA y los requerimientos normativos.


VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE

Diseñar los requerimientos y casos de uso priorizando los desarrollos, articulados con los programas de

gestión de documento electrónico, documentos especiales, documentos vitales o esenciales y con los

planes de organización y descripción

documental.



Información.

01/05/2018 31/10/2018

Requerimientos y casos de uso documentados

Realizar las estimaciones de los requerimientos para

establecer los costos de desarrollo


Información. 01/07/2018 31/12/2018

Documentos de estimaciones de requerimientos

Realizar la definición de

los planes de trabajos con el proveedor que realizar el mantenimiento del sistema de información

para ejecutar los desarrollos requeridos

Gerencia de Tecnología e Información. Dirección de

Recursos Físicos

02/01/2019 30/03/2019 Planes de

trabajo.

Realizar los desarrollos según el esquema de priorización


Información

Proveedor

01/04/2019 31/12/2019

Cronogramas de desarrollo con los respectivos entregables

Entregables definidos en la

metodología de desarrollo de la gerencia de Tecnología e Información.

Desarrollo de

los

requerimientos puestos en pruebas para revisión de Fiduprevisora.


VERSIÓN: 1



INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE

Realizar la fase de pruebas y ajustes.

Gerencia de Tecnología e Información


Gestión Documental Proveedor

01/04/2019 31/12/2019

Informes de pruebas y aprobación o solicitud de ajustes.

Cronograma de ajustes.

Código desarrollado en los servidores de pruebas de la entidad.

Llevar a producción todos los módulos y

funcionalidades desarrollados


02/01/2020 30/01/2020

Las funcionalidades y módulos implementados en producción

Iniciar el proceso de

socialización y capacitación en las nuevas funcionalidades


Información


03/01/2020 Continuo

Socializar por medios electrónicos.

Cronograma de

capacitación. Actas y listados

de capacitación Manual de

usuario actualizado

Llevar a cabo el

proceso de seguimiento y control a la implementación y aplicación de las nuevas características y funcionalidades del software.

Gerencia de



Documental


02/01/2018 Continuo


Actas de reunión –

compromisos. Planes de

Mejoramiento

Indicadores


Diseño de Funcionalidades

(# Casos de Uso Diseñados / # Casos de Uso a Diseñar)*100

Porcentual Mensual Creciente 90%

Desarrollo de Funcionalidades

(# Funcionalidades desarrolladas / # Funcionalidades a desarrollar) * 100



VERSIÓN: 1


Prueba de Funcionalidades

(# Funcionalidades Aprobadas / # Funcionalidades Desarrolladas) *100


Socialización y Capacitación

(# Funcionarios Capacitados / # Total de Funcionarios de la Entidad) *100


Seguimiento al plan


Porcentual Mensual Decreciente 0%


Nivel de Satisfacción de los usuarios respecto de la usabilidad del aplicativo

Magnitud de 1 a 10

Trimestral – después de salida a producción

Creciente 10

Nivel de Satisfacción de los usuarios en la utilidad de las nuevas funcionalidades

Magnitud de 1 a 10

Trimestral – después de salida a producción

Creciente 10

Recursos


HUMANO 4 Profesionales 1 Profesional: en Gestión Documental, Ciencias de la Información, Ingeniería Industrial o carreras afines, con experiencia mínima de 2 años en gestión documental y preferiblemente en procesos de descripción documental. 1 Profesional: en Ingeniería de Sistemas, Ingeniería de software, Ingeniería Electrónica o carreras afines, con experiencia en desarrollo de software y administración de documentos electrónicos. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial o Administración de Empresas con experiencia mínima de 2 años en control interno o procesos de auditoria interna.


VERSIÓN: 1


1 Profesional: en Derecho, Administración de Empresas o carreras afines, con mínimo 2 años en procesos de contratación pública.

ECONOMICO

Presupuesto para el desarrollo de los módulos y formularios del SGDEA

Se debe disponer del presupuesto para la los desarrollos y adaptaciones del SGDEA.


VERSIÓN: 1


5.4 PLAN DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Objetivos:

Implementar un proceso de descripción documental, ya sea mecánico o

automático, que permita a la entidad controlar y acceder de forma precisa a la información requerida en tiempos prudentes y de ser posible en tiempo real.

Facilitar la automatización del proceso de administración documental que

comprende el pleno conocimiento en tiempo real de la documentación custodiada (Inventarios), el contenido de la misma (hojas de control, metadatos), los niveles de acceso (hoja de control de acceso, índices de

información clasificada y reservada) y la ejecución de los procesos de transferencia y disposición final.

Soportar y afinar los procesos de valoración tanto en tablas de retención

como de valoración documental que permitan de forma consiente y

concreta determinar la disposición final de los documentos.

Alcance: El plan está diseñado para cubrir la totalidad de los documentos producidos independiente del soporte de producción y conservación, sin embargo, el mismo deberá categorizar el nivel de descripción para cada

unidad documental y tipo de soporte.


Metodología


INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE

Realizar el análisis de la documentación para determinar los niveles de descripción según lo establecido en el

Acuerdo 005 de 2013 y la norma ISAD (G); se debe particularizar para

cada formato y tipo de soporte



Información

02/01/2018 01/04/2018

documento de análisis y determinación de los niveles de descripción

Elaborar los formatos de descripción de documentación física

Dirección de


02/01/2018 01/04/2018

Formatos de descripción documental.


VERSIÓN: 1


Establecer los metadatos de descripción documental e implementar en el SGDEA4



Información

02/01/2018 01/07/2018

Documento de estructura

de metadatos que se adoptara

Informe de desarrollo de los campos de captura de los

metadatos en el SGDEA y en los sistemas que soportan la digitalización

en ORFEO Manual de

usuario ORFEO actualizado.

Realizar la socialización y capacitación para el diligenciamiento de los

instrumentos de descripción.


Gerencia de


01/04/2018 Continuo

Socializar por medios electrónicos.

Cronograma de

capacitación. Actas y

listados de capacitación.

Manual de

usuario ORFEO

actualizado. Instructivo de

Indexación actualizado

Paralelo al plan de

organización documental se debe llevar a cabo el proceso de diligenciamiento de la hoja de control, la referencia cruzada y el

inventario único documental



15/07/2018 31/12/2018

Expedientes con la respectiva

hoja de control, los formatos de referencia cruzada y debidamente incluidos en los

FUID de la unidad

administrativa

Automatizar la producción de inventarios y hojas de

control a partir del SGDEA

Gerencia de

Tecnología e Información Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental

01/04/2019 31/12/2019

Informe de desarrollo de automatización en el SGDEA.

4 Decreto 2609 de 2012, Articulo 30 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo.


VERSIÓN: 1


Automatizar la captura de metadatos desde las

fuentes de alimentación electrónica (portal, fax, correo electrónico, etc)


01/04/2019 31/12/2019

Informe de

desarrollo de automatización en el SGDEA y las aplicaciones de recepción.

Crear el banco terminológico adaptado a la entidad y al sector para estandarizar el vocabulario utilizado


Documental

02/01/2018 01/04/2018 Banco Terminológico

Terminada la etapa de descripción sobre el

total de la documentación se debe realizar la publicación de los instrumentos de

descripción (guías e inventarios) para garantizar el acceso a la información


Gerencia Nacional de Planeación

02/01/2019 01/03/2019

Documentos publicados en el portal de la entidad.

Llevar a cabo el proceso de seguimiento y control a la ejecución

del plan.

Dirección de

Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Auditoria Corporativa

02/01/2018 Continuo

Informes de

auditoria Actas de



Indicadores


Formatos de Descripción

(# Formatos Diseñados y aprobados / # Formatos a Diseñar) * 100

Porcentual mensual Creciente 80%

Metadatos en SGDEA

(# Metadatos Incorporados / # Metadatos a Incorporar) * 100



(# Funcionarios Capacitados / # Total de Funcionarios ) * 100


Hojas de Control

(# Expedientes con Hoja de Control / #



VERSIÓN: 1


Total de Expedientes) *100

Inventario Documental

(# Expedientes en Inventario / # Total de Expedientes)*100


Seguimiento al Plan




Nivel de Satisfacción de los usuarios en la utilidad para los procesos de consulta y clasificación

Magnitud de 1 a 10

Trimestral Creciente 10

Recursos


HUMANO 3 Profesionales Técnicos y Auxiliares

1 Profesional: en Gestión Documental, Ciencias de la Información, Ingeniería Industrial o carreras afines, con experiencia mínima de 2 años en gestión documental y preferiblemente en procesos de descripción documental. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial o Administración de Empresas con experiencia mínima de 2 años en control interno o procesos de auditoria interna. Mínimo un técnico o auxiliar por cada unidad administrativa que se encargue del proceso de descripción documental tanto en físico como electrónico, así mismo 2 técnicos para llevar a cabo los procesos de sensibilización y capacitación.


VERSIÓN: 1


TECNICO Desarrollos y adaptaciones al SGDEA

Se requieren desarrollar las funcionalidades y formatos de descripción documental dentro del SGDEA, que dependerá de los estudios de mercado y el presupuesto asignado cada año.

ECONOMICO

Presupuesto para el desarrollo de los módulos y formularios del SGDEA

Se debe disponer del presupuesto para la los desarrollos y adaptaciones del SGDEA.


VERSIÓN: 1


5.5 PLAN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Objetivos:

Garantizar la disponibilidad de los espacios de conservación a la totalidad

de la documentación.

Evitar el deterioro de las unidades de conservación y almacenamiento y

por ende la documentación.

Apoyar el proceso de centralización de los archivos de gestión en aras de implementar la política Cero Papel.

Apoyar la adopción e implementación de las Tablas de Retención Documental.

Alcance: El plan de transferencias documentales abarca la totalidad de la documentación que cumple las condiciones para ser trasferidos, así mismo

debe contemplar la documentación que, por sus volúmenes de producción y la capacidad del depósito que la conserva, requieren ser transferidos al depósito de archivo central en tiempos inferiores a los establecidos en las

tablas de retención documental, sin embargo estos deben ser considerados documentos en etapa de gestión.


Metodología


INICIAL

FECHA

FINAL ENTREGABLE

Realizar el estudio de priorización y

cronograma de transferencias según requerimientos de espacio en los depósitos.

Dirección de


01/03/2018 30/04/2018

Informe de priorización.

Cronograma de transferencias.

Articular el plan de organización documental para que se prioricen las series documentales que pueden o requieren ser

transferidas en el corto plazo.

Dirección de


Documental Responsables de gestión documental en las unidades administrativas

01/03/2018 30/03/2018

Actas de compromiso con las dependencia

Cronograma de

organización articulado con el cronograma de transferencias


VERSIÓN: 1


Establecer las condiciones de trasferencia y

continuidad de las series documentales que mantendrán transitoriamente su etapa de gestión en el archivo central. – Manual de

Procedimiento de Transferencia


Gestión Documental

01/04/2018 30/05/2018

Manual de procedimiento de transferencia actualizado y ajustado

Ejecución del cronograma de

transferencias documentales al archivo central.

Dirección de

Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Aliado estratégico

- Certicamara

02/01/2018 Continuo

Inventarios de trasferencias

primarias. Cronograma

alimentado

Revisión, seguimiento y

ajustes a plan de trasferencias documentales según requerimiento.



Ultimo trimestre de cada Año – o por solicitud de

cada área



Planes de

Mejoramiento

Indicadores


Transferencias

(# Metros lineales Transferidos en el periodo evaluado / # Metros lineales a Transferir en el periodo)


Seguimiento al Plan




(# Metros Lineales en piso / # Total de Metros lineales en archivos de Gestión) * 100



VERSIÓN: 1


Recursos


HUMANO 3 Profesionales Técnicos o Auxiliares en cada depósito de la entidad

1 Profesional: en Gestión Documental, Gestión de la Información, Ingeniería Industrial o carreras afines con mínimo 2 años de experiencia en gestión documental. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas con experiencia mínima en procesos de planeación. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial o Administración de Empresas con experiencia mínima de 2 años en control interno o procesos de auditoria interna. Mínimo un técnico o auxiliar por cada depósito de archivo de gestión, que cuenten con estudios en áreas industriales, gestión de información o gestión documental, con experiencia mínima de 1 año en proceso de organización.


VERSIÓN: 1


6. MAPA DE RUTA

MAPA DE RUTA

Plan – Proyecto Tiempo

Corto Plazo

Mediano Plazo Largo Plazo

2018 - 1 2018 -2 2019 - 1 2019 - 2 2020 2021 MAS

Plan para la elaboración, actualización y aplicación de los instrumentos de

gestión documental

PIINAR

Actividad 1 Se realiza en 2017




Actividad 5

Actividad 6

Actividad 7

Actividad 8

SIC




Actividad 4

Actividad 5

Actividad 6

Actividad 7

Actividad 8

Actividad 9

Actividad 10

PGD





Actividad 5

Actividad 6

Actividad 7

Actividad 8

TRD









VERSIÓN: 1


Actividad 8

Actividad 9

Actividad 10

Actividad 11

TVD

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5

Actividad 6

Actividad 7

Actividad 8

Actividad 9 MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL


Actividad 2

Actividad 3 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS


Actividad 2

Actividad 3

INSTRUCTIVOS



Plan de Organización Documental

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5

Actividad 6

Actividad 7

Actividad 8

Actividad 9

Actividad 10

Actividad 11

Actividad 12 Plan de Desarrollo y Adecuación del Sistema de Gestión Documental

Electrónico de Archivo SGDEA Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5


VERSIÓN: 1


Actividad 6

Actividad 7

Actividad 8

Actividad 9

Plan de Descripción Documental

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5

Actividad 6

Actividad 7

Actividad 8

Actividad 9

Actividad 10

Plan de Transferencias Documentales

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5


VERSIÓN: 1


7. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO El siguiente cuadro de mando contiene los indicadores que permitirán medir el grado de avance e impacto de cada uno de los planes, sin embargo, se aclara que para las actividades que producen un entregable único documental, este será considerado el indicador de cumplimiento para dichas actividades. Nota: Se realizara un Cuadro de Mando por cada año de gestión, lo que permitirá a su vez contrastar el cumplimiento y el impacto año a año.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Elaboración del PINAR

Documento Publicado en el

Sistema Integrado de

Gestión

Publicaci.

En tiempo

Desarrollo del PINAR

(# Actividades desarrolladas

en tiempo / # Actividades a

desarrollar en el periodo) *

100

100%

Seguimiento al PINAR

(# Hallazgos / # Ítems

Evaluados) * 100

0%

Elaboración del SIC



Gestión

Publicaci.

En tiempo

Desarrollo del SIC

(# Depósitos adecuados a

los requerimientos / # Total

de Depósitos) *100

100%

Seguimiento al SIC


Evaluados) * 100

0%

Elaboración del PGD



Gestión

Publicaci.

En tiempo

Desarrollo del PGD

(# Actividades desarrolladas

en tiempo / # Actividades a

desarrollar en el periodo) *

100

100%

Seguimiento al PGD


Evaluados) * 100

0%

3 TRIMES 4 TRIMES

PLAN PARA

ELABORACIÓN,

ACTUALIZACIÓN Y

APLICACIÓN DE

INSTRUMENTOS DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

PLAN / PROYECTO

ASOCIADOINDICADORES META

PERIODO ANUAL

GRÁFICO OBSERVACIONES1 SEMESTRE 2 SEMESTRE

1 TRIMES 2 TRIMES

0

1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%

1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0

1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0

1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL


VERSIÓN: 1


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Elaboración de TRD


Publicaci.

En tiempo

Capacitación en TRD

(# Funcionarios Capacitados

/ # Total de Funcionarios) *

100

100%

Aplicación de TRD

(# Expedientes Clasificados

por TRD / # Total de

Expedientes) * 100

100%

Elaboración de TVD


Publicaci.

En tiempo

Aplicación de TVD

(# Expedientes Clasificados

por TVD / # Total de

Expedientes) * 100

100%

Actualización de

documentos del proceso

archivístico

(# Instrumentos

Actualizados / #

Instrumentos a Actualizar) *

100

100%


Nivel de satisfacción de los

usuarios respecto de las

capacitaciones

Magnitud

de 1 a 10


Nivel de Satisfacción de los

usuarios en la utilidad de

los Instrumentos creados

Magnitud

de 1 a 10

Clasificación Documental

(# Metros Lineales

Organizados / # Metros

lineales Totales) * 100

100%

Conformación de

Expedientes

(# Metros Lineales

incorporados en

expedientes / # Metros

Lineales Totales) * 100

100%

Limpieza Documental

(# Expedientes limpiados/ #

Expedientes a intervenir) *

100

90%

PLAN DE

ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS

PLAN PARA

ELABORACIÓN,

ACTUALIZACIÓN Y

APLICACIÓN DE

INSTRUMENTOS DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

3 TRIMES 4 TRIMES

PLAN / PROYECTO


PERIODO ANUAL


1 TRIMES 2 TRIMES

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0

1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0

1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

20%

40%

60%

80%

100%


PERIODO ANUAL

2

4

6

8

10

1 SEMESTRE 2 SEMESTRE

PERIODO ANUAL

2

4

6

8

10


PERIODO ANUAL


VERSIÓN: 1


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Depuración Documental

(# Expedientes Depuración/

# Expedientes a intervenir)

* 100

80%

Ordenación Documental

(# Expedientes Ordenados /

# Expedientes a Ordenar) *

100

100%

Foliación Documental

(# Expediente Foliados / #

Expedientes a Foliar) * 100

100%


(# Expedientes con hoja de

control / # Expedientes

Totales) * 100

100%


(# Expedientes en Formato

Único de Inventario

Documental / #

Expedientes Totales) * 100

100%

Rotulación de Unidades de

almacenamiento

(# Unidades rotuladas / #

Unidades a Rotular) * 100

100%

Unidades de Almacenamiento

en estantería

(# Metros Lineales en

Estantería / # Metros

Lineales Totales) * 100

100%

Seguimiento al proceso de

organización


Evaluados) * 100

0%


Nivel de satisfacción de los

usuarios respecto del

proceso de consulta en el

archivo central

Magnitud

de 1 a 10


(# Expedientes sin

disposición final / #

Expedientes sobre los que

se debe hacer disposición

final en el periodo) *100

100%

PLAN DE

ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS

3 TRIMES 4 TRIMES

PLAN / PROYECTO


PERIODO ANUAL


1 TRIMES 2 TRIMES

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0


PERIODO ANUAL


VERSIÓN: 1


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Diseño de Funcionalidades

(# Casos de Uso Diseñados /

# Casos de Uso a

Diseñar)*100

90%

Desarrollo de

Funcionalidades

(# Funcionalidades

desarrolladas / #

Funcionalidades a

desarrollar) * 100

100%

Prueba de Funcionalidades

(# Funcionalidades

Aprobadas / #

Funcionalidades

Desarrolladas) *100

100%



/ # Total de Funcionarios de

la Entidad) *100

100%

Seguimiento al plan


Evaluados) * 100

0%



usuarios respecto de la

usabilidad del aplicativo

Magnitud

de 1 a 10



usuarios en la utilidad de

las nuevas funcionalidades

Magnitud

de 1 a 10

Formatos de Descripción

(# Formatos Diseñados / #

Formatos a Diseñar) * 100

80%

Metadatos en SGDEA

(# Metadatos Incorporados

/ # Metadatos a Incorporar)

* 100

100%



/ # Total de Funcionarios ) *

100

100%

Hojas de Control

(# Expedientes con Hoja de

Control / # Total de

Expedientes) *100

100%

PLAN DE DESCRIPCIÓN

DOCUMENTAL

PLAN DE DESARROLLO Y

ADECUACIÓN DEL

SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

ELECTRÓNICO DE

ARCHIVO – SGDEA

3 TRIMES 4 TRIMES

PLAN / PROYECTO


PERIODO ANUAL


1 TRIMES 2 TRIMES

0%

50%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0

5

10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%100% PERIODO ANUAL

0%

50%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0

5

10


PERIODO ANUAL


VERSIÓN: 1


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Inventario Documental

(# Expedientes en

Inventario / # Total de

Expedientes)*100

100%

Seguimiento al Plan


Evaluados) * 100

0%



usuarios en la utilidad para

los procesos de consulta y

clasificación

Magnitud

de 1 a 10

Transferencias

(# Metros lineales

Transferidos en el periodo

evaluado / # Metros

lineales a Transferir en el

periodo)

100%

Seguimiento al Plan


Evaluados) * 100

0%


(# Metros lineales en piso /

# Metros lineales en

Archivos de Gestión) * 100

0%

PLAN DE

TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

PLAN DE DESCRIPCIÓN

DOCUMENTAL

3 TRIMES 4 TRIMES

PLAN / PROYECTO


PERIODO ANUAL


1 TRIMES 2 TRIMES

0,00


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

0%

50%

100%


PERIODO ANUAL

PLAN INSTITUCIONAL DE ACHIVOS - PINAR€¦ · estatutos se elevó a Escritura Pública No. 0462 del...

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