Plan Estrategico Pandeportes
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REPBLICA DE PANAMA
Instituto Panameo de Deportes PANDEPORTES
PLAN ESTRATGICO
Ciudad Deportiva Irving Saladino
Nov 2010-Jun 2014
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INSTITUTO PANAMEO DE DEPORTES (PANDEPORTES)
Plan Estratgico Nov 2010-Jun 2014
CONTENIDO
1. VISION 2. MISION 3. VALORES 4. COPIS 5. FODA 6. PLANES DE ACCION
Formulado por Directivos: Servidores Pblicos: Rubn Crdenas Elixenia Villareal Franklin Cigarruista Pablo Quintero Jos Bonilla Briceida Vergara Orlando Gonzlez Hermes Ortega Boris Corcho Pedro Illueca Oscar Cervantes Alban Moreno Jos Edwin Garca Consultores-Asesores: Erasmo Albaez Alberto Barrera Lenin Picota Rolando Monterrey Invitado Comunidad: Dr. Sal Saucedo
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LEMA INTERNO - QUINES SOMOS?
Mi trabajo hace deporte, el deporte hace un mejor pas.
1. VISION
Transformar a PANDEPORTES
En el organismo insignia
Que fomente y desarrolle el deporte,
la actividad fsica y la recreacin
para toda la poblacin panamea.
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2. MISION Somos un equipo humano transformador, motivado y comprometido a liderizar con responsabilidad y transparencia la gestin de PANDEPORTES, a travs de la preparacin capacitacin, entrenamiento y transferencia de conocimientos, con el propsito de que la actividad fsica, el deporte y la recreacin, puedan influenciar positivamente en toda la poblacin para lograr una mejor sociedad. Esto lo lograremos cumpliendo con:
Investigar y desarrollar procesos administrativos, financieros y tecnolgicos que permitan cumplir los objetivos estratgicos, as como las responsabilidades que nos confiere la ley.
Instruir a nuestros servidores pblicos con los conocimientos, habilidades y actitudes que les permita generar la productividad y cordialidad a todos nuestros usuarios.
Ofrecer a las organizaciones deportivas actuales y futuras el apoyo que les permita ejecutar sus planes y competir en cualquier lugar y en cualquier momento.
Proyectar nuevas construcciones y mantener tiles y accesibles las instalaciones
deportivas.
Fomentar la salud y la integracin social, a travs de mercadeo y programas adaptados
para las personas en cualquier gnero, edad o discapacidad.
Asistir tcnicamente a las entidades estatales, gobiernos locales y promotores.
Incentivar los mritos y condecoraciones, as como prevenir y reglamentar las sanciones
por el uso de sustancias y mtodos prohibidos.
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3. VALORES PERSONALES (responsabilidad de cada uno)
1. Respeto 2. Responsabilidad 3. Confianza 4. Lealtad 5. Honestidad 6. Disponibilidad 7. Compromiso 8. Confidencialidad 9. Cordialidad 10. Tolerancia
INSTITUCIONALES (los cumplimos todos en equipo)
1. Trabajo en equipo 2. Vocacin de Servicio 3. Preparacin, capacitacin y entrenamiento del equipo humano 4. Imagen renovada 5. Valor al trabajo 6. Honor y Pasin 7. Manejo tico y transparente 8. Lealtad y confidencialidad 9. Homologacin con estndares mundiales del deporte 10. Transferencia de conocimientos
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4. COPIS C = Customer (Clientes o usuarios de la entidad) O = Output (Objetos, productos o servicios que entregamos) P = Process (Procesos en los cuales trabajamos) I = Input (Insumos o materia prima que utilizamos) S = Supplier (Suplidores o proveedores)
4.1 Customer = Clientes: Pandeportes define sus CLIENTES EXTERNOS como "toda la poblacin de nacionales y extranjeros, visitantes o competidores, que realizan cualquier actividad fsica, de recreacin o deportiva" y a nuestros CLIENTES INTERNOS como "los servidores pblicos que laboran o estn contratados por la institucin".
La lista de clientes elaborada en forma departamental es la siguiente: 4.1.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES
Federaciones
ligas provinciales
ligas distritoriales
clubes
atletas
entrenadores
dems organizaciones deportivas con reconocimiento de PD
entidades gubernamentales (MEDUCA, entre otros)
ONGs
empresas privadas
cuerpo arbitral
gobiernos locales
entidades internacionales
colegios
4.1.2 ASESORIA LEGAL Vnculos Internacionales
Federaciones deportivas o asociaciones nacionales
embajadas
ministerios o instituciones deportivas internacionales
organizaciones deportivas internacionales (MLB,FIFA)
departamentos de asuntos internacionales de otros pases
direccin general y secretaria general
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Externos:
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presidentes de las organizaciones deportivas
usuarios o dirigentes que solicitan personera jurdica
tribunales
entidades gubernamentales (gobierno, MEDUCA)
municipios
jefes de departamentos
subalternos
4.1.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS Externos:
MEF
contralora
MEDUCA
proveedores
Federaciones
Asociaciones
Contratista
Asamblea nacional
Banco Nacional
CSS
Internos:
Funcionarios en general
Unidades gestoras
4.1.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA
Administradores de coliseo
mantenimientos de instalaciones deportivas
mantenimientos de las asociaciones deportivas
4.1.5 PROYECTOS
Unidad Gestores
Gobierno locales
pblico en general
Federacin
Asociaciones deportivas
Clubes
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4.1.6 TECNOLOGIA Externos: Todas las personas que accedan nuestra web en busca de
informacin deportiva, informaciones generales, noticias deportivas,
proyectos, etc.
federaciones y organizaciones
entidades internacionales
prensa
atletas
estudiantes
pblico en general.
Internos: Todos los usuarios dentro de la infraestructura de Pandeportes que
de una u otra forma accedan los servicios y recursos informticos de manera
interna y remota.
acceso electrnico
acceso de red
acceso de aplicaciones
Internet
comunicaciones
soporte tcnico
4.1.7 MERCADEO Y RELACIONES PBLICAS
Direccin general
unidades gestoras
medios de comunicacin en gestin de organizaciones deportivas
4.1.8 RECURSOS HUMANOS
Externos
DIGECA
MEF
Contralora
Juzgados de Familia
Casas comerciales
Internos
Servidores pblicos de Pandeportes
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4.2 Output = Objeto, producto o servicio: PANDEPORTES considera como su "output" todo objeto, producto o servicio que ofrece a sus clientes externos e internos y para los cuales todos los servidores pblicos deben estar comprometidos y responsabilizarse de desempear su parte.
Los Productos o Servicios de PANDEPORTES son: 4.2.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES
Implementos deportivos -* todos los niveles
uniformes
capacitacin tcnica
apoyo econmico a los atletas, organizaciones deportivas, entrenadores
atencin medica y medicamentos
coliseos e instalaciones deportivas (eventos, hospedajes, etc.)
alimentacin
planes estratgicos (apoyo logstico, desarrollo deportivo)
4.2.2 ASESORIA LEGAL
Becas
preparaciones de atletas y entrenadores internacionales
convenios
enlaces para desarrollar eventos deportivos y clnicas deportivas
asistencia internacional para atletas
resoluciones para aprobacin el consejo
resoluciones de reconocimiento de personera jurdicas
certificaciones
elaboracin de contratos
atencin a recursos de impugnaciones
destituciones de servidores pblicos
4.2.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS
viticos
cheques
conciliacin bancaria
informes financieros y presupuestarios
solicitudes de redistribucin de partida presupuestarias
solicitudes de gestin de cobros de fondos
solicitud de crditos extraordinarios
asignaciones presupuestarias
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4.2.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA
Evaluacin
programacin
diseo
inspecciones
estimacin de costos
4.2.5 PROYECTOS
rdenes de compra
Contratos de obras (estadios, canchas deportivas)
contrato de bienes (computadoras, implementos deportivos)
Contrato de suministros (servicios de mantenimientos de instalaciones)
4.2.6 TECNOLOGIA Hardware
servidores
pc s
telfonos
impresoras
rotadores
cables conectores
herramientas
cmaras
Software
licencia de servidores
licencia de Windows
licencia de MS-office
diseo y construccin de pagina web
licencia de software especiales, edicin de video y multimedia.
Servicios
telefona fija
telefona mvil
internet
seguridad especializada para cuenta de gran magnitud
mantenimiento de software y hardware
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4.2.7 MERCADEO Y RELACIONES PBLICAS
gacetillas
notas de prensa
sala de prensa
cuas radiales y televisivas
comunicados
organizacin de rueda de prensa
4.2.8 RECURSOS HUMANOS
Seleccin y contratacin de personal
Confeccin de resueltos
Manejo de la Estructura Institucional
Inclusin de Planilla
Reporte de planilla a la CSS
Ejecucin de medidas disciplinarias
o Amonestaciones (Orales y Escritas)
o Suspensiones
Desvinculaciones
Seguimiento y Ejecucin del proceso de contratacin
Incapacidades
vacaciones
licencias( con sueldo, sin sueldo y especiales)
Pagos y descuentos
certificaciones
cartas de trabajo
permisos especiales
capacitaciones
reconocimientos
aumentos
notificaciones
liquidaciones
autorizacin de descuento
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4.3 Process = Proceso (los procesos involucran todas nuestras responsabilidades,
funciones o actividades que son necesarias para que PANDEPORTES pueda hacer entrega de sus productos o servicios a sus clientes externos o internos).
Los Procesos de PANDEPORTES son:
4.3.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES
Evaluacin de solicitudes de recursos
planificacin de presupuesto anual de apoyo a las organizaciones
deportivas y atletas
coordinacin de actividades con las organizaciones deportivas
supervisin a los entrenamientos y competencias
anlisis de la preparacin de los atletas y sus resultados
evaluacin tcnica anual
discusin de los planes de enseanzas y entrenamientos
preparacin metodolgica por grupo de deporte
formacin de jueces y rbitros
coordinar con autoridades del MEDUCA el desarrollo y
participacin en eventos deportivos.
4.3.2 ASESORIA LEGAL
desarrollar convenios con instituciones y/o pases para el porvenir
de los atletas
colaborar con atletas para cuestionar
informes semanales para medir productividad
verificar responsabilidades y facultades del consejo y del director
automatizacin de expedientes
proceso eleccionario
revisin
coordinacin con los dirigentes o directores regionales
4.3.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS
Registro presupuestarios y contables
Autorizacin de emisin de cheques
autorizacin de inventario de la Institucin
autorizacin del trmite de gestores de cobros
elaboracin de informes presupuestarios y contables
revisin y aprobacin de conciliaciones bancarias
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4.3.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA
Evaluacin
planeacin
asignar
delegar
administrar
caja menuda
improvisacin
Ingeniera
riego de canchas,
topografa
y inspeccin
Arquitectura
diseo,
mapeo,
replanteo
Mantenimiento
electricidad,
plomera,
albailera,
herrera,
pintura,
limpieza)
estimacin de costos
4.3.5 PROYECTOS
realizar todos los procesos de adquisiciones de bienes, obras y
servicios
responsabilidad de todas las compra a nivel institucional
Asesora de los diferentes procedimientos de seleccin de
contratista
seguimiento a la recepcin de los bienes, obras y servicios
realizacin de todas las rdenes de compra
revisin de contrato
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4.3.6 TECNOLOGIA
diagnostico y reingeniera (benchmarking)
programacin y adecuacin de todas las solicitudes de trabajo y
soporte tcnico diarios a los tcnicos para su coordinacin y
extensin.
revisin de conclusiones operativas del hardware(espacio de
disco, colas de trabajo, ancho de banda, mensajes de advertencia
entrevista con usuarios
elaboracin presupuestaria para los integraciones tecnolgicas de
nuevos proyectos
investigacin de nuevas tecnologa
elaboracin de planes de accin para mejorar y mantener la
infraestructura informtica
nudo de integracin de video vigilancia
EPS para localizacin , anlisis de recorrido de vehculos
planta elctrica
4.3.7 MERCADEO Y RELACIONES PBLICAS
cobertura de eventos
redaccin de noticias
edicin de videos
grabacin de cuas
monitoreo de prensa, radio, y televisin
envi de noticias (prensa, radio y televisin)
4.3.8 RECURSOS HUMANOS
confeccin de resueltos
confeccin de expedientes
Actualizacin de expedientes
filtro de candidatos / entrevistas
confeccin de notas (DIGECA, DIPRENA,CONTRALORIA)
inicio de labores
toma de posesin
inclusin de planilla
registro de correspondencias
validacin de certificados de incapacidad
validacin de certificados de marcaciones
confeccin de planillas
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Ejecucin de asesores de personal
o traslados
o aumentos
o sanciones
o amonestaciones
o desvinculaciones
o reintegros
Confeccin de licencias
notificaciones a la CSS
aprobacin de descuentos.
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4.4. Input = Insumos (PANDEPORTES considera como su "Input" todo producto o
servicio que recibe o entra de sus proveedores, suplidores, contratistas o fabricantes, los cuales deben ser manejados con efectividad, eficiencia y transparencia)
Los Insumos de PANDEPORTES son: 4.4.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES
contratacin de especialistas deportivos, mdicos, fisiatras,
psicolgicos, etc.
compra de implementos deportivos, uniformes, etc.
material didctico
contratacin de servicios especiales (transport inauguracin y
clausura de eventos, etc.)
consultora y capacitacin
4.4.2 ASESORIA LEGAL
cupos de becas
contratos
disponibilidad de tcnicas internacionales
tiles de oficina
mobiliario
cdigos
informes de otros departamentos (direccin tcnica, contabilidad)
solicitudes y notas (internas e externas)
actas de elecciones
4.4.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS PRODUCTOS
Mobiliario y equipos de oficina
Arrendadores
SERVICIOS
servicio de fiscalizacin y auditoria (contralora general)
servicio de extincin de cheques (contralora general)
servicio de planilla, descuento y tiraje de los cheque
4.4.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA
Requisicin de materiales
partes
servicios
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4.4.5 PROYECTOS
compra de implementos deportivos
mobiliarios, tiles de oficina, pasajes areo
construccin de instalaciones deportivas
mantenimientos de elevadores
mantenimientos de aires acondicionados
mantenimientos de bomba de agua
pagos de servicios de alimentacin, hospedajes, autos, buses
4.4.6 TECNOLOGIA Hardware
servidores
PCs
telfonos
impresoras
rotadores
cables conectores
herramientas
cmaras
Software
licencia de servidores
licencia de Windows
licencia de MS-office
diseo y construccin de pagina web
licencia de software especiales, edicin de video y multimedia.
Servicios
telefona fija
telefona mvil
internet
seguridad especializada para cuenta de gran magnitud
mantenimiento de software y hardware
4.4.7 MERCADEO Y RELACIONES PBLICAS
Cassette de video
cmaras fotogrficas y filmadoras
grabadoras
produccin de cuas televisivas, radiales y prensa
equipo de audio
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4.4.8 RECURSOS HUMANOS
Memorndums
lista de marcacin
tiles de oficina
hojas de vida
Productos (Input):
o Incapacidades
o solicitudes de descuentos
o solicitudes de certificaciones
Servicios (Input)
o Filtro de candidatos
o Autorizaciones de contrataciones
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4.5 Supplier = Suplidores o Proveedores (PANDEPORTES considera como sus
"suppliers" a todo proveedor externo; contratista, suplidor (directo o indirecto), fabricantes nacionales e internacionales, personas naturales o jurdicas que nos producen o distribuyen a nosotros productos o servicios, y como proveedor interno a todo nuestro equipo humano)
Los Proveedores de PANDEPORTES son: 4.5.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES
Federacin internacionales, organizaciones deportivas (Wada,
Cuba deportes, etc.)
tiendas deportivas (marcas reconocidas en algunos casos
especficos)
entidades gubernamentales y privadas (no gubernamentales ONG)
empresas constructoras
proveedores internos(RRHH, Ingeniera, etc.)
4.5.2 ASESORIA LEGAL
organizaciones deportivas
Universidades Internacionales
organismos deportivos
federaciones deportivas
4.5.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS
CSS
Contralora General
Ministerio de Economa y Finanzas
SIACAP
Contratista de servicio de mantenimientos
4.5.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA
Contratistas de diseo, construccin e inspeccin de obra
Contratistas de mantenimiento
Proveedores de facilidades (aire acondicionado, llaves, etc.)
Proveedores de servicios pblicos (energa, agua, telfono)
Contratistas de limpieza
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4.5.5 PROYECTOS
Agencias de viajes
implementos deportivos ( Deportes Jimmy , Mauricio deportes)
Constructores Codinasa, LTV Sport, Ananval, Otis, Copanac,
Adisel, Aguatec
Hoteles Riande aeropuerto, Budget, Transporte Luque
tiles de oficina, Office Depot, Compulab
4.5.6 TECNOLOGIA
servicio de telecomunicaciones
proveedores de software
proveedores de hardware
proveedores integradores de sistema
proveedores de suministro
ingeniera seccin de electricidad
sistema de integracin SEASPA
4.5.7 MERCADEO Y RELACIONES PBLICAS
suplidores de equipos de filmacin y audio
publicitarias
grupos editoriales
medios de comunicacin
4.5.8 RECURSOS HUMANOS
Externos:
polticos
Asesores
DIGECA
DIPRENA-MEF
Control Interno
contralora
H. Diputados
Internos:
Direcciones
Jefes de departamentos
Directores provinciales
funcionarios
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5. FODA F = Fortalezas O = Oportunidades D = Debilidades A = Amenazas
Nota: Para los efectos de relacin entre las reas, presentaremos primero un anlisis de fuerzas comparando las fortalezas con las debilidades (a las cules en PANDEPORTES llamamos reas de Mejoramiento). Adelante presentaremos otra tabla, comparando las oportunidades con las amenazas.
5.1.a Fortalezas Las Fortalezas de PANDEPORTES estn compuestas por las funciones, acciones o procesos internos que hacemos bien (en lo que somos muy buenos)
5.1.b Debilidades o reas de Mejoramiento
En PANDEPORTES las Debilidades se refieren a las reas de mejoramiento dentro de nuestra institucin, en las cuales debemos trabajar (lo que no hacemos tan bien)
5.1 Las Fortalezas y Debilidades de PANDEPORTES son:
5.1.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES
FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Infraestructuras deportivas 2. Patrimonio a nivel nacional
(terrenos) 3. Recurso humanos capacitado a nivel
directivo 4. Pertenecer al Estado 5. Monitoreo y seguimiento de todas
las disciplinas deportivas 6. Reglamentos y normativas 7. Experiencia deportiva y
administrativa 8. Reconocimiento Internacional
(CODICADER, CONCECADE, CADE, CID)
9. Trabajo en equipo 10. Grandes Figuras representativas del
Deporte (Irving Saladino, Andrea Ferris, etc.)
1. Presupuesto muy bajo para abarcar las diferentes actividades y representacin de los deportistas a nivel nacional e internacional.
2. Falta de tcnicos y entrenadores en las diferentes disciplinas competitivas
3. Desconocimiento de los trmites de compras y trmites administrativos
4. Falta de recursos 5. Falta de equidad en el nombramiento de los instructores 6. Falta de equipos e implementos deportivos y de
seguridad 7. Falta de seguimiento y continuidad en los programas
deportivos de la institucin 8. Falta de instalaciones deportivas para algunas disciplinas 9. Programas institucionales para los promotores
deportivos 10. Falta de acondicionamiento y recursos humanos idneo
para el centro de alto rendimiento. 11. Falta de diagnstico de instructores y tcnicos que
requieren las organizaciones de desarrollo deportivo 12. Diagnstico, ordenamiento y escala de los entrenadores
deportivos
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5.1.2 ASESORIA LEGAL
FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Trabajo en equipo 2. Informes semanales para funcionarios 3. Atencin directa a los usuarios 4. Proceso de sistematizacin de la
correspondencia 5. Interposicin de querellas penales. 6. Actualizacin de la legislacin deportiva 7. Depuracin de organizaciones deportivas.
1. Inventario de propiedades inmuebles y legalizacin
de las mismas.
2. reas de archivos reducidos y falta de digitalizacin
3. Falta de sentido de pertenencia
4. Pleitos legales por situaciones anmalas de PD
5. Capacitacin del departamento y de las regionales
6. Estabilidad laboral del personal capacitado en
elecciones de federaciones.
5.1.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS
FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Estructura presupuestaria con objetos de
gasto claramente definidos 2. Equipo humano con experiencia, trabajo
en equipo, responsabilidad y compromiso en las funciones
3. Informacin financiera, actualizada y disponible para la toma de decisiones
4. Ejecucin de tareas con poco recurso humano dando respuesta efectiva a los requerimientos de la institucin a nivel administrativo.
1. Demora en el reemplazo del personal desvinculado, lo
que afecta la capacidad de respuesta de la unidad
administrativa
2. Niveles salariales bajos, lo que desmotiva a candidatos
potenciales para ocupar las vacantes.
3. Falta de capacitacin del personal.
4. Ausencia de herramientas tecnolgicas y de un sistema
integrado de administracin financiera, incluyendo el
SIAFPA
5. La fusin de la parte administrativa y financiera en una
sola direccin abulta el volumen de trabajo y no permite
un servicio eficiente y efectivo.
5.1.4 PROYECTOS, INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA
FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Lideres con experiencia e
idoneidad 2. Infraestructura relativamente
nueva en CIS y a nivel nacional 3. Buena estructuracin de
procesos de compras 4. Manejo administrativo confiable
y adecuado 5. Trabajo de equipo muestra
compromiso
1. Carencia de compromiso de personal de niveles medios 2. Existencia de procesos internos burocrticos 3. Personal necesita capacitacin sobre nuevas tendencias. 4. Se requiere plan de mantenimiento de instalaciones 5. Falta de equipo, herramientas, tecnologas para dar respuesta
a las instalaciones 6. Carencia de personal tcnico-profesional a nivel nacional 7. Poblamiento de personal de mantenimiento de
infraestructura a nivel provincial-nacional. 8. El modelo de personal tcnico para mantenimiento debe
revisarse, ordenarse y aplicarse. Clasificar y re-entrenar (cross-train) a oficios necesarios.
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5.1.5 TECNOLOGIA
FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Recurso Humano orientado en las
funciones actuales del dpto. 2. Los tcnicos actuales mantienen
buena relacin con los usuarios 3. El personal de soporte cuenta con
funciones claramente definidas 4. Se optimizan la utilizacin del
poco recurso humano existente 5. Visin de desarrollo informtico
bien definido 6. Sistema de telefona fija.
1. nfimo presupuesto para cubrir las necesidades tecnolgicas 2. Falta de la infraestructura necesaria para proveerle los
servicios de comunicaciones a las sedes regionales y coliseos importantes
3. Sistemas de backup inadecuados para salvaguardar la informacin
4. Plataforma de antivirus para estaciones de trabajos y servidores sin actualizaciones
5. Falta de un sistema de video vigilancia en la sede e interconexin con los sistemas de los coliseos de la Ciudad Deportiva
6. Infraestructura de Networking deficiente para la adecuacin de la red
7. Sitio Web obsoleto 8. Deficiencia en equipos no adecuados para el manejo de
volumen de documentos (Centro de Copiado) 9. Adecuacin del correo electrnico 10. Digitalizacin de documentos.
5.1.6 RECURSOS HUMANOS
FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Trabajo en equipo. 2. Compromiso con la
misin 3. Ambiente agradable 4. Sentido de pertenencia 5. Responsabilidad 6. Integridad 7. Amabilidad 8. Empata 9. Disposicin a aprender
1. Base de datos (administracin manual de expedientes) 2. Control eficiente de las marcaciones de tiempo del personal 3. Carencia de un programa institucional de capacitacin 4. Inexistencia de programa de incentivos 5. Falta presupuesto real en las cinco (5) clasificaciones de
planilla. Hacer comparativo histrico y proyectar presupuesto. Esto crea inseguridad en servidores pblicos.
6. Carencia de efectividad en la administracin de personal. 7. Reglamento interno obsoleto 8. Ausencia de un sistema de evaluacin de desempeo 9. Personal poco calificado en planillas 10. Proceso administrativo interno burocrticos 11. Contrataciones por perodos cortos 12. Falta de proyeccin futura de necesidades de personal 13. Falta de aplicacin correcta de normas disciplinarias 14. Poblamiento de personal regional por especialidad, cantidad y
horarios 15. Capacitacin de administradores regionales en administracin
de RH y presentacin de informes de trabajo 16. Sistema de marcacin de tiempo por reloj biomtrico
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5.1.7 ADMINISTRACIONES REGIONALES
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Recurso humano comprometido 2. Infraestructura deportiva disponible.
1. Falta de herramientas y materiales de trabajo
2. Instalaciones existentes en condiciones no ptimas
3. Falta de personal tcnico capacitado
4. Escasez de instructores calificados
5. Demora en los procesos de compra
6. Falta de nuevas instalaciones.
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5.2.a Oportunidades
Este aspecto del anlisis FODA se refiere a los factores externos que ofrecen ventajas competitivas que debemos aprovechar o en las cuales nos pueden dar mejor posicionamiento como institucin al servicio de la poblacin.
5.2.b Amenazas
Para PANDEPORTES en las amenazas se han considerado las condiciones del mercado local, regional y global que son desfavorables en el presente o podran ser desfavorables en el futuro. Ello incluye situaciones de tipo poltico, econmico, social, y de mercado; tanto de las reas deportivas competitivas, como en las relacionadas a recreacin y actividad fsica, reglamentadas o no reglamentadas.
5.2 Las Oportunidades y Amenazas de PANDEPORTES son:
5.2.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES
OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Intolerancia de las
organizaciones deportivas a nivel nacional e internacional.
2. Disponibilidades externas de otras instituciones gubernamentales
3. Situaciones Climticas (Tiempo) 4. Poltica existente en los
programas curriculares y la falta de planes conjuntos de Educacin Fsica y Deportes en el rea escolar.
5. No se cumplen las horas clases semanales, no resuelven el principio didctico de tres frecuencia semanales de 45 minutos
6. No existen programas para los deportes extracurriculares
7. No se cumplen con las etapas de la realizacin de los juegos nacionales
1. Elaboracin del Plan de desarrollo de la Institucin. 2. Desarrollar alianzas estratgicas entre los organismos. 3. Apoyo gubernamental a eventos internacionales Juegos
JEDECAC, Campeonato Mundial de Beisbol 4. Estudiar elevar PANDEPORTES a nivel de Autoridad 5. Vincular a otras instituciones 6. La realizacin de eventos deportivos multidisciplinarios. 7. Fortalecer la imagen corporativa 8. Fortalecer la capacitacin del recurso humano. 9. Publicidad en Junta Comunales y comunidades 10. Desarrollo de Planes a largo Plazo, mediano y corto plazo 11. Trabajo en Equipo planificado. 12. Monitoreo y seguimiento de todas las disciplines deportivas
y bsqueda de talento deportivo 13. Investigar y elaborar un estudio sobre el deporte escolar en
otros pases para comparar con Panam. 14. Publicidad en Escuelas 15. Firmar convenio con MEDUCA como mximo responsable
del deporte escolar 16. Vincularnos con las comunidades y autoridades en la
masificacin del deporte y la recreacin, as como cuidado de infraestructura.
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5.2.2 ASESORIA LEGAL
OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Comit Olmpico 2. Riesgo Social 3. Sentido de pertenencia 4. Corrupcin 5. Falta de supervisores en la
ejecucin del mantenimiento, en las obras en construccin y en las existentes.
6. Intolerancia de las organizaciones deportivas a nivel nacional e internacional.
1. Elaboracin del Plan de desarrollo de la Institucin. 2. Desarrollar alianzas estratgicas entre los organismos. 3. Apoyo gubernamental a eventos internacionales Juegos
JEDECAC, Campeonato Mundial de Beisbol 4. Vincular a otras instituciones 5. La realizacin de eventos deportivos multidisciplinarios. 6. Fortalecer la imagen corporativa 7. Fortalecer la capacitacin del recurso humano. 8. Promocin de Convenios internacionales para mejorar la
calidad deportiva de atletas y tcnicos en general. 9. Becas estudiantiles PARA DEPORTISTAS, licenciaturas
deportivas y maestras a travs de Convenios. Internacionales.
10. Contactos Internacionales.
5.2.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS
OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Implementacin del SIAFPA 2. Avances tecnolgicos que nos permiten ser ms
eficientes en el manejo de los procesos de administracin y contables
3. Recursos de capacitacin disponible por parte de la Contralora General y el MEF
4. Capacitacin del personal en cuanto al manejo de equipo informtico y conocimiento de las normas de administracin presupuestaria estatal
1. proceso burocrtico en la tramitacin de las
gestiones de cobro para los flujos de fondos.
2. riesgo de prdida de control del balance
presupuestario por la falta de un sistema de
administracin financiero.
5.2.5 TECNOLOGIA
OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Sitio web con informacin deportiva
incompleta. 2. No se cuenta con el presupuesto adecuado
para mejorar y mantener la infraestructura de red nacional actual y futura
3. No contar con el personal especializado para la implementacin y administracin adecuada de nuevas tecnologas
4. No aplicamos TCO-Total Cost Ownership. Sistema de diagnstico para adquisicin de equipos informticos.
1. Desarrollar alianzas estratgicas entre los organismos gubernamentales, Red Multiservicios
2. Incrementar y fortalecer la capacitacin del recurso humano de PANDEPORTES en las aplicaciones informticas.
3. Aprovechar los compromisos deportivos internacionales para abastecer y mejorar la infraestructura tecnolgica.
4. Aprovechar la experiencia de otras dependencias gubernamentales para implementar sistemas ya probados. Ej. Sistemas, software administrativo.
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5.2.6 RECURSOS HUMANOS
OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Aprobacin presupuestaria. 2. Eventos deportivos futuros a realizar 3. Oferta de programas de capacitacin 4. Desarrollo de programas de RH
disponibles en el mercado 5. Lineamientos de DIGECA
1. Limitantes en la contratacin de personal 2. Reconocimiento de carrera administrativa 3. Presupuesto asignado pero no disponible 4. Recortes de personal por razones ajenas a la
institucin 5. Lentitud en la tramitacin de expedientes en otras
instituciones estatales
5.2.7 ADMINISTRACIONES REGIONALES
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Publicidad en emisoras 2. Escuelas participativas del deporte 3. apoyo poltico, Diputados, Municipios y Juntas Comunales,
sobre todo durante campaas polticas 4. Planes a largo plazo de algunas organizaciones 5. Deporte profesional y tcnicos extranjeros 6. Empresa privada, sobre todo comercializadores de
productos, implementos y bebidas que apoyan los eventos. 7. Voluntarios, micro empresarios que venden en los coliseos
y comunidades que organizan deporte.
1. Tiempo
2. condiciones de clima
3. Disponibilidad de los coliseos
4. Prdida de apoyo econmico de
empresas que se sienten excluidas
de los procesos de compras
5. Bajo inters de asistencia del
pblico.
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6. PLANES DE ACCION
PANDEPORTES ha identificado los planes de accin ms importantes que requiere disear y desarrollar con el objeto de atender las reas de mejoramiento y enfrentar las amenazas, para lograr la visin propuesta. En sentido general los planes de accin incluirn lo siguiente:
CONTENIDO DE UN PLAN DE ACCION:
Metas Estrategias Tcticas Actividades - Responsable Recursos - Equipos y materiales - Fondos - Capital humano Inversin Duracin Obstculos Evaluacin (financiera y operativa) Reconocimiento Seguimiento
Nota: dentro del proceso de planeamiento estratgico logramos determinar la lista de prioridades. Ahora es importante desarrollar talleres y reuniones de planeamiento para elaborar en formatos sencillos, los planes de accin completos a corto, mediano y largo plazo, para apoyar la visin 2014.
6.1 Marco Introductorio:
Los lineamientos estratgicos definen el Qu se va hacer?, y el Cmo lo vamos hacer?, sin embargo por su amplitud conceptual requiere un proceso intermedio, que defina el Qu especficamente y Quines lo van a hacer? Desde esta perspectiva el desarrollo del Plan de Desarrollo Estratgico Institucional debe acompaarse de la elaboracin y diseo de los Planes Operativos Anuales, y/o los Planes de Accin Inmediata. Estos ltimos son elementos integradores de los esfuerzos institucionales, que ser necesario acordar para lograr la visin planteada. Los mismos definirn los diversos proyectos, acciones y tareas que han de concretizarse de manera formal en la gestin institucional de PANDEPORTES.
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Es importante destacar que su ejecucin prctica es vinculante para todos los estamentos directivos e institucionales que conforman la entidad. En funcin de estos elementos hemos considerado oportuno elaborar el marco metodolgico sobre el cual se cimienta la consecucin de estos lineamientos estratgicos. Para ello hemos considerado oportuno el uso de un esquema sencillo de planificacin participativa basado en el modelo de Cuadro de Mando Integral o Balance Score Card. Este sencillo y pequeo esquema proporciona una estructura para transformar una estrategia en trminos operativos, en trminos de objetivos, indicadores, blancos a lograr e Iniciativas (ver anexo 1). Partiremos, del anlisis de la funcin estatal de PANDEPORTES a la luz de los lineamientos estratgicos previamente sealados, agrupndolos en los siguientes componentes:
Perspectiva Financiera
Perspectiva del Cliente
Perspectiva de los Procesos Internos
Perspectiva de Formacin y Crecimiento
Se entender por perspectiva financiera, todos aquellos elementos de la estrategia que tienen que ver con dotar a la institucin de los recursos financieros para su gestin, y el adecuado, eficiente y racional uso de los mismos. La perspectiva del cliente, integra todos aquellos elementos del sistema que tienen que ver con la percepcin del usuario de PANDEPORTES, en bsqueda de satisfacer una x demanda de servicio u atencin. Toda vez que la razn de las instituciones pblicas son sus usuarios, este componente, y sobre todo el aspecto de la calidad de esa atencin, se convierte en un objetivo en movimiento, ya que la calidad percibida y requerida por los usuarios evoluciona constantemente, segn sus demandas particulares. En funcin de ello, para cualquier organizacin este es uno de los elementos del sistema, al que mayor esfuerzo y atencin se le debe prestar. La Perspectiva de los Procesos Internos, tiene que ver con la mecnica de actuacin y trabajo interno en la Institucin, los procesos crticos y los procedimientos que la sustentan. Sin esta herramienta, del Cmo hacer?, de nada sirven los planes y la planificacin. Ya que, en la ejecutora y el desempeo eficiente de cada una de las unidades administrativas esta el xito de la Institucin y el logro de sus objetivos estratgicos y operativos. La institucin puede tener el mejor equipamiento, la mayor cantidad de recursos financieros, pero si el recurso humano, su clima organizacional y los procedimientos de trabajo, mecanismos de integracin, coordinacin y comunicacin no son fluidos, eficaces ni eficientes, el sistema no funciona, ni dar los resultados esperados.
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La Perspectiva de Formacin y Crecimiento, est ntimamente ligada a los procesos de generacin de competencias laborales, de capacitacin, actualizacin y educacin del recurso humano, y los mecanismos de crecimiento profesional y laboral de los funcionarios colaboradores de la institucin, que buscan en esencia satisfacer las demandas de estabilidad, seguridad en el empleo y crecimiento interno. Este aspecto tiene que ver con definir las competencias estratgicas que se requerir del personal para lograr los objetivos de crecimiento de la Institucin y el desarrollo de sus potencialidades.
6.2 Planes que tienen prioridad:
Existe una relacin directamente proporcional entre las debilidades y los Planes de accin, pues el propsito primordial de estos ltimos es atender precisamente las debilidades considerando las amenazas y utilizando las fortalezas sin dejar de aprovechar las oportunidades.
6.2.1 Objetivos Estratgicos (de este listado deben desprenderse los programas o proyectos, que internamente tendrn planes de accin especficos)
Masificacin del deporte
Apoyo a las organizaciones deportivas
Fomentar la influencia positiva del deporte en la poblacin
Desarrollar mediante la prctica sistemtica de la actividad fsica una poblacin
sana
Fomentar la recreacin a todos los niveles, en especial en edades tempranas
Asegurar un semillero de futuros deportistas que enriquecern el deporte a
nivel nacional e internacional.
Crecimiento deportivo a largo plazo para logro de altos resultados en
competencias
Regular el deporte profesional o no aficionado
Crecimiento de la oferta deportiva de nuestro pas
6.2.2 Planes Especficos
Coordinar con el Instituto para la Formacin y Aprovechamiento de los
Recursos Humanos el otorgamiento de las becas deportivas.
Construir y mantener tiles y accesibles las instalaciones deportivas que
forman parte de su patrimonio.
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Procurar y supervisar que las organizaciones deportivas ejecuten sus planes
anuales de actividades deportivas y recreativas, tendientes a la difusin y al
estmulo del deporte competitivo en la poblacin panamea.
Fomentar la integracin social, a travs del deporte adaptado para las personas
con discapacidad, en las actividades fsicas, la recreacin y el deporte.
Reconocer las modalidades de cada disciplina deportiva y recreativa.
Apoyar la investigacin cientfica y tcnica en las ciencias aplicadas al deporte.
Autorizar la representacin oficial de Panam en eventos internacionales que
correspondan a su jurisdiccin y competencia, y colaborar con el Comit
Olmpico de Panam en la participacin de los atletas que representarn al pas
en las competencias y juegos regionales del Ciclo Olmpico.
Velar por el cumplimiento de las normas nacionales e internacionales sobre el
control del uso de sustancias y mtodos prohibidos en la prctica del deporte.
Asistir tcnicamente a los municipios en los aspectos relacionados con la
promocin y el fomento de la actividad fsica, la recreacin y el deporte.
Desarrollar el programa de capacitacin de voluntarios y promotores de la
actividad fsica, la recreacin y el deporte para todos.
Desarrollar y ejecutar las medidas de prevencin y reglamentar las sanciones
contra la violencia en los eventos deportivos. Establecer el procedimiento
disciplinario para la aplicacin de sanciones ante la comisin de actuaciones
lesivas al deporte.
Compilar los datos estadsticos y la informacin referentes a los atletas, a las
organizaciones y a las instalaciones deportivas.
Establecer los mecanismos para el desarrollo del proceso electoral deportivo.
Establecer convenios o acuerdos nacionales e internacionales de carcter
deportivo para el intercambio acadmico, logstico y tcnico- deportivo de las
diversas disciplinas deportivas y de las ciencias aplicadas al deporte.
Regular las manifestaciones del deporte profesional.
Coordinar con las federaciones, asociaciones y organizaciones deportivas
nacionales la preparacin de los atletas de competencia y de alto rendimiento.
Fomentar en la poblacin panamea la salud integral a travs de la actividad
fsica, la recreacin y el deporte.
Dictar el reglamento general de los Juegos Deportivos Nacionales en todas sus
edades, y determinar las sedes.
Crear el comit, proponer y someter al consejo, el consejo aprueba y se da cumplimiento a las condecoraciones al mrito y los estmulos deportivos.
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7. IMPLEMENTACION DEL PLAN ESTRATEGICO Ahora que hemos concluido la etapa de formulacin del Plan Estratgico, los directivos de PANDEPORTES podrn motivar y planificar cmo llegar al estado futuro ideal. En la etapa de implementacin del plan y elaboracin de planes de accin, las siguientes acciones son necesarias para poder vencer las fuentes de conflictos y adecuar el proceso de cambio en la organizacin:
Levantar la informacin y estadsticas del estado actual (mapa actual)
Levantar diagnstico definido de recursos y fondos
Crear una estructura administrativa que le permita lograr su plan estratgico
Seleccionar las funciones que ayudarn a los planes y eliminar las que estorban
Realizar acuerdos entre las partes, personas o departamentos participantes
Utilizar herramientas de recopilacin de informacin (encuestas, cuestionarios)
Capacitar a todos en cmo vivir la visin, misin y valores de PANDEPORTES
Evaluar la satisfaccin de los usuarios externo, el clima laboral y el desempeo
de los servidores pblicos.
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8. ADMINISTRACION ESTRATEGICA
Las organizaciones de desarrollo institucional sostienen evidencias de que el 88% de las entidades que inician procesos de planeamiento estratgico enfrentan una fuerte resistencia al cambio, sobre todo en las etapas de elaboracin de los planes de accin. Aparte del proceso natural de rechazo a cambiar condiciones cmodas de los seres humanos, los investigadores han descubierto dos grandes razones para esta resistencia.
Primero, el factor equipo los planes de accin no lo pueden desarrollar una sola persona y son parte de un equipo de trabajo-. Si los individuos no tienen o crean hbitos de reunirse les costar mucho trabajo desarrollar los planes.
Segundo, la productividad marginal. Los planes toman tiempo y son una inversin para un futuro organizado, esquematizado y con cultura de calidad y excelencia. Sin embargo, tienen que ser realizados por los responsables de los procesos en la organizacin, pues ellos son los que conocen las acciones, responsabilidades y recursos.
En su mayora los individuos involucrados sienten que los planes son un trabajo ms y rechazan reunirse o trabajar en ellos, forzando a los lderes a olvidarse de los mismos. Por otro lado, se justifican usando el factor productividad y exponiendo la necesidad del trabajo diario como barrera para no cumplir con las obligaciones que requiere la implementacin de los planes. En pases como Panam se agrega un factor ms preocupante, a las personas no les gusta leer y mucho menos escribir. De hecho, no comprenden como un plan escrito puede guiarlos a un mejor futuro, puede ayudarles a prever y enfrentar amenazas, permitirles estar preparados para usar las oportunidades con gran provecho y a ver en conjunto las reas de mejoramiento y trabajar en ellas antes que sea demasiado tarde. Otro factor considerable en el ltimo lustro es la tecnologa. La variante tiempo y el factor precios estn bajando a niveles nunca antes vistos, producto del uso de herramientas de produccin, control de informacin para toma de decisiones acertadas, y los procesos de mercadeo, venta y distribucin que ya permiten compras directas del consumidor al fabricante, va Internet. A mediados de los aos 90 los especialistas en planeamiento estratgico se reunieron y surgi la Administracin Estratgica, como una funcin de la organizacin que se dedica a atender las etapas de implementacin del plan estratgico, formulado con o por los lderes, y el desarrollo y cumplimiento efectivo de los planes de accin por cada proceso de la organizacin.
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Un plan estratgico bien administrado llevar a la organizacin en lnea directa al logro de su visin. Una vez que los planes de accin de mayor prioridad se hayan formulado, se requiere desarrollar nuevos planes lo cual ya ser es un proceso sencillo y habitual. Sin administracin estratgica la organizacin podra tomar el doble de tiempo (X aos) antes de que los integrantes de una organizacin puedan trabajar con planes de accin e implementar el plan estratgico formulado. Las funciones ms importantes que cumple la administracin estratgica son:
Diseo de las polticas y normas de trabajo del plan
Hacer que el personal revise y re-elabore los procedimientos de trabajo de acuerdo al plan
Ayudar a los lderes y mandos medios a tener la mente abierta a evaluaciones y ajustes constantes
Sin afectar produccin, convertirse en una laboratorio de ideas y cambios
Retar los procesos tradicionales de produccin y distribucin de bienes y servicios
Medir reacciones, gustos y expectativas del cliente
Capacitar a todos en la organizacin en la nueva metodologa de trabajo
Dar seguimiento a las etapas y fases del plan, con los mismos indicadores que los acordados por cada departamento.
Cumplir el ciclo de PDCA (Plan-Do-Check-Act), planear, hacer, evaluar y ajustar.
Guardar un archivo de los planes desarrollados para entrenar a personal nuevo o para crear nuevas reas de actividad. (Recordemos que fueron los planes, completos y organizados con estndares, los que dieron inicio al negocio de las franquicias, modelo que en los pases desarrollados estn siguiendo las administraciones deportivas regionales.)
Hacer cada vez ms sencillos los procedimientos
Ingeniar, inventar y crear el futuro
Reconocer, incentivar, motivar y premiar a los miembros del equipo. - Fin del Plan Estratgico de PANDEPORTES - Agradecemos la oportunidad y todo el apoyo que nos brindaron durante la asesora que les llev a formular este plan estratgico con xito. Recopilado por: Prof. Jos D. Gonzlez G. Consultor de Planeamiento Estratgico Panam, Repblica de Panam
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ANEXO 1
Instituto Panameo de Deportes Departamento de Planificacin y Desarrollo
PLAN DE ACCION TAL (PONER NOMBRE)
MATRIZ PARA ELABORAR PLANES DESDE LA PERSPECTIVA FINANCIERA, DEL USUARIO O DEL PROCESO INTERNO:
Accin Proyecto/Programa Responsable Perodo de
Ejecucin
Fuente de Recursos
Indicador de Medicin
Observacin
1. Definir de forma especfica.
1.1 Alinear con estrategia.
Director, jefe de departamento, administrador o servidor pblico
Mes y ao Fondos presupuestados
Definir cmo se medir progreso
Control del status del plan.
(Diagrama ejemplo solamente)
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