Plan Estratégico de Tecnologías y Sistemas de Información

I. Introducción:

La empresa tiene la siguiente razón social Business P&A Hnos E.I.R.L, la cual se dedica a la comercialización de productos de primera necesidad y abarrotes en general, esta empresa inicio sus actividades en enero del 2010, sus productos están dirigidos a minoristas y mayoristas de la región Cajamarca. Sus principales proveedores son Alicorp y Racser, Tiendas Alex, etc.

La empresa necesita del soporte tecnológico para mejorar sus operaciones y la satisfacción al cliente, para ello necesita elaborar un Plan de tecnologías y sistemas de información el cual le permitirá analizar y proyectarse tecnológicamente para cumplir de la mejor manera sus objetivos estratégicos.

Datos generales de la empresa

Razón Social: Business P&A Hnos E.I.R.L

Tipo Empresa: empresa individual de responsabilidad limitada

Actividad Comercial: comercialización de productos en general.

RUC: 20491783878

Condición: Activo

Dirección Legal: AV. Atahualpa #293

Distrito / Ciudad: Cajamarca.

Provincia: Cajamarca.

Departamento: Cajamarca

Tiempo en el mercado: 3 años

Trabajador :

Cuenta con cinco personas distribuido de la siguiente manera:

2 en el área de venta y compras 3 en el área de almacén

Perspectiva respecto al PEI TI/SI:

La dueña está muy interesado en integrar SI/TI en su empresa, pero también es consiente de la alta inversión que conlleva no solo en la compra de equipos o software si no que

cambiaria la forma de trabajo, trabajo que ellos ya están acostumbrados a realizar, el dueño aborda este punto poniendo énfasis en la capacitación del personal.

II. Elementos del PEI:

Misión:Somos una empresa dedicada a la comercialización de productos de primera necesidad y abarrotes en general, satisfaciendo las necesidades de consumo de la cuidad de Cajamarca con productos de calidad y bajos precios; además contamos con un personal calificado y optimista; aportando así al desarrollo de Cajamarca.

Visión:Ser una empresa líder en la comercialización y Distribución de productos de primera necesidad y abarrotes en general en la cuidad Cajamarca al año 2016.

Objetivos estratégicos:

Perspectivas Objetivos

Finanzas Incrementar la rentabilidad de la empresa aumentando la utilidad en un 12% anual.

Cliente Elevar el nivel satisfacción de nuestros clientes.

Procesos internos Mejorar los procesos organizacionales.

Aprendizaje Alcanzar la excelencia en la calidad del servicio brindado.

Valores: Respeto Puntualidad Honestidad Trabajo en equipo Responsabilidad social Equidad Comercio justo Trato justo para todos. Motivación

Organigrama actual:

III. Diagnóstico:

a) Análisis FODA TI/SI

Oportunidades:

El avance de la tecnología con respecto seguridad y en SI Surgimiento de software libre. Crecimiento demográfico e inclinación a una cultura tecnológica Mejoras de las vías de comunicación interprovinciales. Aumento de beneficios a las MYPES como acceso a SI y las TICs

Amenazas:

Surgimiento de nuevos centro comerciales o súper mercados. La informalidad existente. La delincuencia informática. Precio de las TI y SI son elevados

Fortalezas:

Conocimiento del trabajo a través de la experiencia. personal tienen tendencia al cambio y las nuevas tecnologías Precios accesibles al público. Local céntrico y estratégico Trato amable a los clientes Personal experimentado y con gran afinidad a la empresa.

Debilidades:

GERENCIA

DPTO. DE VENTAS

CONTABILIDAD

DPTO. DE ALMACÉN DPTO. COMPRAS

Falta de sistemas de información en el mini market. Trabajo manual excesivo sin el uso de SI y las TICS. Demoras en la entrega de pedidos. Dificultad en el control de la empresa. El manejo de inventarios no es el óptimo. No se tiene en claro las metas a seguir.

b) Plataforma tecnológica

Hardware: la empresa no cuenta con ningún tipo de hardware por malas experiencias pasadas.

Software: no cuenta con ningún software general ni especializado

Redes: no cuenta con ninguna red ni LAN ni inalámbrica.

c) Percepción de los clientes internos (y externos de ser el caso), respecto al funcionamiento de los procesos organizacionales.

La empresa cuenta con tres procesos claves, los cuales son: compras, almacén y ventas. Los clientes externos perciben a estos procesos de acuerdo a la calidad del producto y servicio.

Los clientes internos ven algunas dificultades sobre todo en la información que manejan ya que a veces no es oportuna o es deficiente. Ello cree que mejorando la comunicación con cierto mecanismo resolverían el problema.

Los clientes internos han identificado las siguientes dificultades:

En el proceso de ventas:o La emisión de boletas es llenada de forma manual ocasionando en ocasiones

errores y pérdida de tiempo.o Las ventas totales del día se lo realiza de manera manual mediante papel y

calculadora.o Todo lo que se vende no es registrado.o En algunas ocasiones se torna difícil determinar quien realizó la venta

ocasionando pérdida de tiempo y un ambiente de desconfianza.o Los vendedores tienen que memorizarse constantemente los precios de venta

de los productos.

En el proceso de Almacén:o No se tiene un stop mínimo ni máximo, ni un sistema que ayude en el control,

solo a través de la experiencia.o El control de ingreso y salida de productos es realizado manualmente en un

cuaderno, en el cual algunas veces no es legible.o Se torna difícil, en algunas ocasiones, determinar quién registró las salidas o

entradas de productos ocasionando pérdida de tiempo y generando un ambiente de desconfianza.

En el área de compras:o No tienen un registro adecuado de los proveedores.o No se tiene un control o evaluación de una cartera de proveedoreso El registro de la compra de los productos es realizado manualmente en un

cuaderno, en el cual algunas veces no es legible.

IV. Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la Información

Visión tecnológica:“Comercial Mary´s” para el año 2014 habrá incorporado las TI/SI en toda la organización, sistemas que ayuden a la toma de decisiones. Lo cual permitirán que “Comercial Mary´s” sea más ágil y flexible al cambio en donde la información fluya des los niveles operativos hasta el nivel directivo y viceversa.

Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la Información

perspectivas Objetivos estratégicos Objetivos de SI y TI

Finanzas OE1: Incrementar la rentabilidad de la empresa aumentando la utilidad en un 12% anual.

Oi1:

Cliente OE2: Elevar el nivel satisfacción de nuestros clientes.

Oi2: Mejorar la comunicación entre la empresa y los clientes a través del uso de SI y TICs.

Procesos OE3: Optimizar los procesos que integran a la organización.

Oi3: Mejorar los procesos de la empresa, con el soporte de SI/TICs que los integren.

OE4: lograr la excelencia en la calidad del servicio brindado.

Oi4: lograr el uso eficiente de SI/ TICs por parte del personal.

aprendizaje OE 5: Mejorar continuamente el desempeño del personal

OI5: Generar a través de los SI estándares que permitan optimizar el desempeño laboral.

V. Requerimientos de información

Mapa de procesos de la empresa comercial Mary´s

Estratégicos

Operativos

Apoyo

Matriz de relación entre objetivos de SI/TICs y procesos.

Objetivos de SI y TI Procesos Requerimientos

Oi2: Mejorar la comunicación entre la empresa y los clientes a través del uso de SI y TICs.

Ventas, planificación.

Pronostico de ventas, clientes potenciales y reales, catálogos actualizados de productos.

Oi3: Mejorar los procesos de la empresa, con el soporte de SI/TICs que los integren.

Todos los procesos: ventas, almacén, compras

Stock mínimo y máximo, duración que llega pedido, desembolsos de dinero, proveedores determinados.

Oi4: lograr el uso eficiente de SI/ TICs por parte del personal.

RRHH, planificación.

Numero de trabajadores, fecha de cumpleaños, tardanzas/faltas, datos personales, estrategias, visión, desarrollo de publicidad, rentabilidad.

OI5: Generar a través de los SI estándares que permitan optimizar el desempeño laboral.

RRHH, compras, ventas y almacén.

Diversificación de productos, control de entradas y salidas de productos, ofertas, descuentos.

Procesos clave

Ventas

Venta

Contabilidad

Compra Almacén

Recursos humanos

Planeación

Gestión Tecnológica

Pronósticos de ventas relacionados con los niveles de demanda futura. Esta información es necesaria para la planificación eficaz de la cantidad que se debe comprar en el futuro y así no tener que basarse en la intuición.

Clientes potenciales y reales, para tener en cuenta quienes son las personas que mas demandan los productos y ofertarles productos con descuentos y/o ofertas por su fidelidad a la empresa.

Tener un catalogo de productos diversificados con que contará el cliente para saber sus ventajas y/o ofertas y beneficios.

Compras

Información respecto a la oferta de productos, precios, cantidad, ofertas entre otros que nos ayuden a diversificar nuestra oferta de nuestros productos a precios más accesibles y de mejor calidad.

Información sobre diversos proveedores, historial de entrega de productos, fallas, tardanzas, incumplimiento de pedidos y así elegir una cartera de proveedores confiable.

Situación en el mercado (reconocimiento/posicionamiento), ofertas, relación social, descuentos de los proveedores para una futura evaluación de estos.

Almacén Información con respecto a cuándo las órdenes deben ser completadas, cuándo

deben ser despachadas, cuáles son las capacidades de almacenamiento, registro de salidas – entradas, alerta de Stock mínimo y máximo además para un control de inventarios eficiente.

VI. Identificación de Tecnologías y Sistemas de Información requeridos.

En este paso se identifican y eligen los sistemas y tecnologías de la información requeridos para lograr los objetivos de TI/SI planteados.

La idea es identificar los sistemas y tecnologías de la información requeridos para que mejore la gestión de los procesos organizacionales y en ese camino lograr los objetivos propuestos.

La elección se debe basar en aspectos como disponibilidad presupuestal, urgencia organizacional, peso estratégico.

Los sistemas y tecnologías de la información requeridos para lograr los objetivos de TI/SI planteados son:

Sistema ERP: ClickBalance

ClickBalance1 es la solución tecnológica que facilita el registro de las operaciones de la empresa, con el objetivo de generar información financiera, administrativa de una manera ágil, integral y oportuna, y que puede ser consultada desde cualquier lugar que cuente con acceso a internet.

ClickBalance es la mejor solución ERP (Enterprise Resource Planning) enfocada a la PYME, ya que permite contar con un sistema de información integral en la nube que registra, controla y genera información de todas las áreas del negocio, permitiendo contar con reportes ejecutivos en el momento en que se requieren para la

adecuada y oportuna toma de decisiones, tanto de operación como estratégicas

Algunos de los grandes beneficios de ClickBalance:

Permite la consulta de reportes actualizados de las operaciones del negocio desde cualquier lugar con acceso a internet.

Maximiza el control administrativo y financiero de los recursos empresariales

Elimina las dobles capturas y los re-procesos de información.

Profesionaliza la administración de la información, permitiendo a los usuarios tiempo para realización de analisis y definición de estrategias.

Por su tecnología de vanguardia, siempre se cuenta con respaldos actualizados que eliminan el riesgo de pérdida de información.

Elimina la necesidad de inversiones adicionales en equipo, actualizaciones, mantenimiento y mejoras del sistema

1 http://www.clickbalancemonterrey.com.mx/m%C3%B3dulos/

COSTOS:

Es una inversión Única, y la renovación de la membresía es anual.

Funcionalidad2

COMPRAS PRODUCCION VENTAS ADMON Y FINANZAS FACTURACIÓN ELECTRONICA

administrar todo el proceso de adquisiciones del negocio,

monitoreando desde la solicitud de materiales o servicios, hasta el pago al proveedor

administrar el proceso de producción de tu negocio gracias a la integración completa del ERP.

Si un cliente te solicita un producto y no hay

administrar todo el proceso comercial de tu negocio,

monitoreando desdeel seguimiento a prospectos, hasta la facturación electrónica correspondiente,

Administración de Activos

Administración de nómina

Administración de bancos

Registro contable y financiero

Elaboración de una factura en el sistema

ClickBalance envía automáticamente el certificado SAT

El certificado SAT asigna el folio fiscal digital

ClickBalance recibe, controla y archiva las

2 https://clickbalance.com/

Fuente: https://clickbalance.com

procesos de cotizaciones, autorizaciones de diferentes niveles, recepción de mercancía, recepción de facturas, programación de pagos.

existencias, en automático se generará una orden de producción, a la cual se le asignarán los materiales, mano de obra, insumos y utilización de maquinaria y equipo, todo de manera integral y automatizada.

pasando por los procesos de: cotizaciones, solicitud de pedidos, entregas en almacén, facturación electrónica o tradicional, cobranza, cálculo de comisiones

facturas fiscales emitidas.

Redes

Internet Red LAN

Servicios informáticos

Hosting: proveerá ClickBalance en la nube y además los siguientes servicios en línea: Los servicios de mantenimiento, actualizaciones y mejoras en el sistema gratis. Migraciones a cada nueva versión Copias de seguridad en la nube Hospedaje en el ancho de banda de alta Mexico Mantenimiento y monitorización de sus servidores 24/7

Conexión a internet Wi Fi de 1 Mb. Redes sociales: Facebook, Twiteer, etc.

Software

Base de datos en la nube. Sistema operativo para servidor: Windows, Linux o Mac Sistema operativo para clientes: sistema Windows o Linux, no importa la versión ni el

modelo. También funciona sin problema en el ambiente Mac. Software de aplicación: ERP – ClickBalance

Hardware El contrato con ClickBalance proporcionara el siguiente hardware:

Un servidor de aplicaciones para ClickBalance, con acceso las 24h/7d a internet.

Dos servidores de copia de seguridad en dos partes del mundo. El acceso al centro de control, copia de seguridad y sistema de vigilancia.

Servidor HP ProLiant ML330 G6, Procesador Intel® Xeon® E5606 2 GB RAM. 250 GB libres en disco duro 3 Computadoras PC Completo Intel Core i3 2100 3.1 ghz 4GB DDR3 500GB LCD 19" 4 Camaras Ip Exteriores inalámbrica Visión Nocturna Graba Video (wifi, nube): Laptops,

Smartphone, equipos 3g y 4g

1 lector de código de barras: Metrologic Ms9524 Conexión USB 1 impresora Epson WorkForce T42WD Modem Tp-link Adsl2 N 300mbps Td-w8950nd Router 3g & 4g Tp-link 1 ƒirewall: PIX-506E VPN Network Security Firewall V 6,3

VII. Alineamiento Estratégico

Proceso de Ventas es el único que genera ingresos por lo tanto se debe manejar de tal forma que se optimicen los costos y tiempos generando valor en la organización.

Matriz de Correlación: Objetivos Estratégicos – Objetivos de SI/TI – Sistema y tecnología de la información elegido.

Objetivos estratégicos

Objetivos de SI y TI SI elegido

OE1: Incrementar la rentabilidad de la empresa aumentando la utilidad en un 12% anual.

Oi1:

OE2: Elevar el nivel satisfacción de nuestros clientes.

Oi2: Mejorar la comunicación entre la empresa y los clientes a través del uso de SI y TICs.

PY1: Implementación del sistema ClickBalance

•Administración de relación con los clientes.

OE3: Optimizar los procesos que integran a la organización.

Oi3: Mejorar los procesos de la empresa, con el soporte de SI/TICs que los integren.

PY1: Implementación del sistema ClickBalance-ERP

Administración /finanzas

Proceso de Ventas (Prioritario)

Proceso de Compras Producción Facturación electrónica

OE4: lograr la excelencia en la calidad del servicio brindado.

Oi4: lograr el uso eficiente de SI/ TICs por parte del personal.

PY1: Implementación del sistema ClickBalance-ERP en la nube.

OE 5: Mejorar continuamente el desempeño del personal

OI5: Generar a través de los SI estándares que permitan optimizar el desempeño laboral.

PY1: Implementación del sistema ClickBalance-ERP-Cloud en el proceso de administración (RRHH) y finanzas

VIII. Propuesta de implantación.

La implantación de cada sistema de información constituye un proyecto. Puede haber más de un proyecto y cada uno se debe planificar tipo plan operativo. Entonces puede haber una cartera de proyectos para la implantación de los sistemas de información propuestos.

Tener en cuenta aspectos como los procesos, la cultura, la estructura (temas que se tratarán en la siguiente unidad). Estos aspectos deben haber sido identificados como fortalezas o debilidades en la etapa de diagnóstico.

Cartera de Proyectos (planes operativos. Puede existir un proyecto independiente para desarrollar competencias en el personal y así adaptarlo a la nueva estructura o a los nuevos sistemas y tecnologías de la información. Estos proyectos serán detallados en la siguiente unidad del curso.):

Nro. / código de Proyecto Nombre del proyecto Descripción (con este proyecto a qué objetivo de sistemas y tecnologías de la

información se apunta) Resultados esperados (en relación a los objetivos de SI/TI) Alternativas de implementación (empresa que ejecutaría el proyecto). Cronograma genérico de actividades incluyendo presupuesto.

NRO. / CÓDIGO

DE

NOMBRE DEL PROYECTO

DESCRIPCIÓN RESULTADOS ESPERADOSALTERNATIVAS DE IMPLEMENTACIÓN

PROYECTO

Proyecto 1: (PY1)

Implementación del Sistema

de Información

CLICKBALANCE – ERP - CLOUD

Es una aplicación cliente-servidor multiplataforma e interfaz web, que permite personalizar la gestión de la información a las necesidades de la empresa o departamento, con poco esfuerzo. desarrolla módulos a medida, apoyando los siguientes procesos:

Procesos de venta Proceso de Compras Administración y Finanzas Proceso de Producción Facturación Electrónica

Oi2: Mejorar la comunicación entre la empresa y los clientes a través del uso de SI y TICs.

Oi3: Mejorar los procesos de la empresa, con el soporte de SI/TICs que los integren.

Oi4: lograr el uso eficiente de SI/ TICs por parte del personal.

OI5: Generar a través de los SI estándares que permitan optimizar el desempeño laboral.

CLICKCB S.AResponsable de Protección de Datos es el Sr. Héctor Rafael: webmaster@clickbalance.co

Ubicación: Blvd. Indio de Guelatao 297 norte Col. Miguel Hidalgo CP

80090, Culiacan

Qinformacion@clickbalance.com

Ventas

01 800 841-3414ventas@clickbalance.com

NRO. / CÓDIGO DE PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO

OBJETIVOS FACES - ACTIVIDADES3

Proyecto 1: (PY1)

Implementación del Sistema de

InformaciónCLICKBALANCE – ERP

- CLOUD

Oi2: Mejorar la comunicación entre la empresa y los clientes a través del uso de SI y TICs.

Oi3: Mejorar los procesos de la empresa, con el soporte de SI/TICs que los integren.

Oi4: lograr el uso eficiente de SI/ TICs por parte del personal.

OI5: Generar a través de los SI estándares que permitan optimizar el desempeño laboral.

1. ETAPA PLANIFICAR (PLAN) ETAPA PREPARATORIAEn esta etapa se conformara el equipo de trabajo se identificaran a los actores involucrados tanto internos como externos y se investigará el problema en cuestión de SI/TI de la empresa.

ETAPA DE DIAGNOSTICOEn esta etapa se identificaran las expectativas de los dueños de la empresa, se justificara y se definirá el problema a abordar y además se definirá la viabilidad y el alcance del proyecto.

ETAPA DE REDISEÑOEn esta etapa se definirán los requerimientos para los procesos, una análisis respectivo, se rediseñaran algunos procesos para el acoplamiento del sistema y mejorar la eficiencia, se validaran las expectativas, viabilidad y alcance del proyecto, al final se validara los requerimientos solicitados.

2. ETAPA HACER (DO) ETAPA DE IMPLANTACIÓNEn esta etapa se sensibilizara y socializara masivamente sobre lo que se pretende lograr, se diseñara las soluciones específicas para los clientes de SITI, también se incluirá a los empleados para la solución a partir de ello se gestionara la calidad de las modificaciones a las soluciones específicas para los clientes de SI/TI, se enlazaran todas las sucursales mediante internet, se migraran los datos existentes de la empresa a una base central, previa validación. Se gestionara la calidad de la solución de SI/TI, se capacitara a los usuarios finales del sistema y se realizara una prueba piloto del uso del sistema

3. ETAPA VERIFICAR (CHECK) ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓNEn esta etapa se corroborará los conocimientos adquiridos por los usuarios finales sobre el uso del sistema, además se realizará una verificación de que el sistema se ejecuta de manera óptima. Para que todo esto quede estandarizado se fijaran procedimientos específicos de trabajo y del uso del sistema.

4. ETAPA ACTUAR (ACT)En esta etapa se levantaran los errores encontrados en la ejecución del sistema, una vez arreglados los detalles finales se dará inicio a las operaciones de la empresa con el sistema CLICKBALANCE-CLOUD.

3 Ciclo de Deming: PVHA http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%ADrculo_de_Deming

PRESUPUESTO PARA EL PROYECTO 1 (PY1) 20725CONCEPTO DESCRIPCIÓN PRECIO CANTIDAD TOTAL HARDWARE 9050

SERVIDOR

Servidor HP ProLiant ML330 G6, Procesador Intel® Xeon® E5606 2 GB RAM.

250 GB libres en disco duro

2600 1 2600

COMPUTADORA3 Computadoras PC Completo Intel Core i3 2100 3.1 ghz 4GB DDR3

500GB LCD 19" DVDRW

1400 3 4200

CÁMARAS DE SEGURIDAD 4 Camaras Ip Exteriores inalámbrica Visión Nocturna Graba Video (wifi, nube): Laptops, Smartphone, equipos 3g y 4g

350 4 1400

LECTOR DE CODIGO DE BARRAS 1 lector de código de barras: Metrologic Ms9524 Conexión USB 255 1 255

IMPRESORA Epson WorkForce T42WD 200 1 200

MODEM Modem Tp-link Adsl2 N 300mbps Td-w8950nd 125 1 125

RAOUTER Router 3g & 4g Tp-link 125 1 150

FIREWALL 1 ƒirewall: PIX-506E VPN Network Security Firewall V 6,3 70 1 120

SOFTWARE NUBE (CLOUD) 6720

SISTEMA OPERATIVO Windows, Linux o MAC 0 4 0

ERP ERP – CLICKBALANCE - CLOUD 2400 1 6720

REDES 1475

HOSTING SEGÚN CONTRATO CLICKBALANCE 0 1 1400

ACCESORIOS CABLE UTP, CONECTORES RJ45, ENTRE OTROS 75 1 75 DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL

SISTEMA 2250

DESARROLLO DEL SISTEMA CLICKBALANCE PAGO POR DESARROLLAR EL SISTEMA Y BRINDAR SOPORTE TÉCNICO 1500 1 1500

CAPACITACIÓN - CLICKBALANCECAPACITACIÓN AL PERSONAL SOBRE EL MANEJO DEL SOFTWARE

(SISTEMA OPERATIVO, APLICACIONES Y SISTEMA) – CLICKBALANCE 750 1 750

SERVICIO DE INTERNET 1200

INTERNET SPEEDY 1MB MENSUAL 100 12 MESES 1200

TOTAL 20725

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

Los ERPs son una solución integral para las empresas, ya que no solo

nos brinda un software que estudia a la organización en todas sus

dimensiones, lo que no se hace generalmente al comprar un

software a medida.

Es necesaria la capacitación a todo el personal en aspectos como el uso de tecnologías de información y comunicaciones.

La implementación del ERP ClickBalance se puede dar parcialmente

según una previa evaluación de procesos.

Se recomienda implementar ClickBalance con el proceso que representa un Punto Crítico para la Comercializadora como sería Ventas.

Si se siguen las indicaciones propuestas de este software ayudara a

un mejor desempeño y a incrementar la eficiencia y la eficacia en el

negocio. Y por tanto mejorara la calidad del servicio y la

organización.

Seguir el plan de implementación propuesto con la finalidad de cumplir con los objetivos trazados en un tiempo determinado.

Es necesaria una cultura tecnológica en los colaboradores de la empresa, para así poder optimizar sus recursos y generar un rol estratégico dentro de ésta.

Seguir un programa de capacitaciones y adiestramiento respecto a las habilidades y conocimientos que los colaboradores deben tener.

En caso de atrasarse con el pago de su membresía anual, el sistema sólo bloqueará su entrada y no le permitirá usar el sistema hasta el momento en que se renueve su membresía.

Estar al día con los pagos de la membresía anual con CLICKBALANCE S.A