Plan director de la Fase 2 (2013 2016) de implantación de ... · PDF fileUniversidad de...

Plan director de la

Fase 2 (2013 – 2016)

de implantación de la Administración

electrónica en la Universidad de Alicante

Alicante, 26 de Noviembre de 2013

Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 2 de 163

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN 6

2. GRADO DE ADAPTACIÓN A LA E-ADMINISTRACIÓN 2010-2012 8

2.1 Grado de adaptación a la e-Administración 2010 9

2.2 Grado de adaptación a la e-Administración 2012 10

2.3 Grado de adaptación a la e-Administración 2010-2012 11

3. PLAN DIRECTOR DE E-ADMINISTRACIÓN 2013-2016 13

3.1 Plan de actuaciones plurianual (2013 – 2016) 14 3.1.1 Ámbito normativo 14 3.1.2 Ámbito organizativo 14 3.1.3 Ámbito de gestión documental 14 3.1.4 Ámbito de tecnológico 15 3.1.5 Ámbito ENS y ENI 15 3.1.6 Ámbito de Servicios al Ciudadano 16

3.2 Fichas de proyectos de e-Administración 17 3.2.1 Actuaciones en el ámbito normativo 17

3.2.1.1 Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos 17 3.2.1.2 Modificación del Reglamento electoral para contemplar la posibilidad del Voto electrónico 19 3.2.1.3 Elaboración de la normativa de Digitalización Segura de documentos en soporte papel 21 3.2.1.4 Elaboración de la normativa de Voto electrónico 24

3.2.2 Actuaciones en el ámbito organizativo-procedimental 26 3.2.2.1 Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos 26 3.2.2.2 Finalización del cuadro de interoperabilidad 32 3.2.2.3 Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización 34 3.2.2.4 Establecer convenios de interoperabilidad con la CRUE 37 3.2.2.5 Formación y difusión de las nuevas herramientas y servicios implementados en el ámbito de la e-Administración 39 3.2.2.6 Constitución de una Oficina Técnica de asesoramiento experto a la Comisión de Modernización 42

3.2.3 Actuaciones en el ámbito de gestión documental 45 3.2.3.1 Definición de las Tablas de Evaluación Documental 45 3.2.3.2 Definición de la Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos 48 3.2.3.3 Definición de la política de firma electrónica 50 3.2.3.4 Elaboración del Plan Director del Documento Electrónico 53

3.2.4 Actuaciones en el ámbito tecnológico 56 3.2.4.1 Migración a la versión 3 de SIGEM que integra la solución de Portafirmas del MINHAP 56 3.2.4.2 Selección e integración de la herramienta de notificaciones y comunicaciones electrónicas 61 3.2.4.3 Selección e implantación de una plataforma de recepción de facturas electrónicas 66


3.2.4.4 Implantar la digitalización segura de documentos 69 3.2.4.5 Implementación de la gestión de metadatos sobre Alfresco 72 3.2.4.6 Selección e implantación de una solución tecnológica de contratación electrónica 76 3.2.4.7 Definición e implantación de una plataforma de servicios de interoperabilidad 78 3.2.4.8 Implantación e integración de una plataforma de evidencias electrónicas 80 3.2.4.9 Seleccionar e implantar una solución de archivo electrónico o de custodia y preservación del documento electrónico 83 3.2.4.10 Adquirir una solución de voto electrónico en modo servicio 86 3.2.4.11 Evaluación, instalación e integración con herramientas de Administración Electrónica de Bonita BPM como solución de soporte a la tramitación interna de expedientes electrónicos 91 3.2.4.12 Desarrollar una sala virtual de firma electrónica 94 3.2.4.13 Implantación de un módulo de gestión de representaciones 96

3.2.5 Actuaciones en el ámbito de seguridad e interoperabilidad 100 3.2.5.1 Elaborar un plan de acción para dar adecuado cumplimiento al ENI, alineado con el Plan Director del Documento Electrónico 100 3.2.5.2 Llevar a cabo el Plan de acción ENS 103 3.2.5.3 Llevar a cabo el Plan de acción ENI 104

3.2.6 Actuaciones en el ámbito de servicios al ciudadano 106 3.2.6.1 Firma de actas de notas 109 3.2.6.2 Autorización para la realización de cursos (PAS) 110 3.2.6.3 Permisos, licencias y vacaciones 111 3.2.6.4 Gestión de trabajos de fin de máster y grado 112 3.2.6.5 Traslados de expediente (impresión segura de programas de asignaturas) 113 3.2.6.6 Factura electrónica 114 3.2.6.7 Autorización de pagos 115 3.2.6.8 Notificación de actos administrativos 116 3.2.6.9 Gestión de órganos colegiados 117 3.2.6.10 Procedimiento genérico de firma electrónica 118 3.2.6.11 Contratación electrónica 119 3.2.6.12 Firma de certificados varios por parte de Secretaría General 120 3.2.6.13 Solicitud de expedición de título 121 3.2.6.14 Firma de contratos de renovación/prorroga de personal 122 3.2.6.15 Diplomas CECLEC (cursos < 200 horas) 123 3.2.6.16 Voto electrónico 124 3.2.6.17 Solicitud de expedición de suplemento europeo al título (SET) 126 3.2.6.18 Certificados de prácticas de tutores 127 3.2.6.19 Firma de convenios 128 3.2.6.20 Firma de contratos de investigación 130 3.2.6.21 Solicitud de reconocimiento de créditos 131 3.2.6.22 Devolución de precios públicos 132 3.2.6.23 Peticiones, consultas e incidencias de coordinación académica 133 3.2.6.24 Autorización para la realización de cursos (PDI) 134 3.2.6.25 Anulación de matrícula 135 3.2.6.26 Modificación de matrícula 136 3.2.6.27 Procedimientos de selección de personal 137

4. PROYECCIÓN DEL GRADO DE ADAPTACIÓN A LA E-ADMINISTRACIÓN 138

4.1 Grado de adaptación actual de la Universidad: 2013 143

4.2 Proyección del grado de adaptación Universidad: 2013 144





4.6 Proyección del grado de adaptación Universidad: 2013-2016 148

ANEXO I. RESUMEN DEL PLAN DIRECTOR 149

ANEXO II. HERRAMIENTA DE PRIORIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 150

ANEXO III. CUESTIONARIOS PARA EL ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS 151

Cuestionario para el análisis del flujo 151

Cuestionario para el análisis de los roles 152

Cuestionario para el análisis de los documentos 153

ANEXO IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS 154 Actuación administrativa automatizada 154 Administración electrónica 154 Amenaza 154 Autenticación 154 Autenticidad 154 Autoridad de certificación 154 Carpeta del estudiante 155 Catálogo de formatos y tipologías documentales 155 Certificado digital 155 Ciclo de vida del documento electrónico 155 Clasificación documental 155 Código Seguro de Verificación (CSV) 155 Confidencialidad 156 Copia electrónica auténtica 156 Cuadro de clasificación 156 Cuadro de interoperabilidad 156 Disponibilidad 156 Digitalización segura 156 Documento electrónico 156 Documento de Identidad Nacional electrónico 157 Entidad de registro 157 Esquema Nacional de Interoperabilidad 157 Esquema Nacional de Seguridad 157 Expediente electrónico 157 Factura electrónica 157 Firma electrónica 158 Gestión documental 158 Gestión de representaciones 158 Impresión segura 158 Índice electrónico 159 Integridad 159 Interoperabilidad 159


Justificante electrónico de tramitación 159 Medidas de seguridad 159 Metadatos 159 Notificación electrónica 160 Pasarela de pagos 160 Plan director del documento electrónico 160 Plataforma de evidencias electrónicas 160 Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos 160 Política de firma electrónica 161 Política de gestión documental 161 Política de seguridad 161 Portafirmas 161 Preservación 161 Procedimiento administrativo 161 Proceso operativo 162 Registro electrónico 162 Resumen criptográfico o función "hash" 162 Revocación de certificados 162 Riesgo 162 Sede electrónica 162 Sello de tiempo 163 Sistema de gestión documental 163 Sistema de información 163 Tablas de Evaluación Documental 163 Trámite electrónico 163 Trazabilidad 163 Vulnerabilidad 163 Vocabulario o esquema de metadatos 163


1. Introducción

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios

Públicos, introduce un cambio sustancial en la gestión de la administración pública y de

su relación con el ciudadano. Con el fin de darle cumplimiento, es necesario que cada

Administración revise la organización de sus procedimientos internos e implante

determinadas herramientas y plataformas tecnológicas que permitan la relación

telemática con el ciudadano. Además, es necesario desarrollar los elementos jurídicos y

de gestión documental necesarios para respaldar adecuadamente esta nueva relación.

En los últimos años, la Universidad de Alicante (UA) ha puesto en marcha el proceso de

adaptación a la Administración electrónica a partir de un plan de adaptación a la e-

Administración elaborado en 2010. En concreto, la Universidad de Alicante durante el año

2010 elaboró:

Un análisis de la situación actual en relación a los distintos ámbitos de la ley:

normativo, organizativo, de gestión documental, tecnológico y de servicios al

ciudadano.

Una definición del modelo de e-Administración a adoptar.

Una definición de la arquitectura tecnológica de soporte a la e-Administración.

Una hoja de ruta de líneas de actuación para los años 2010, 2011 y 2012 para

dar cumplimiento a las exigencias de la ley.

Las directrices a seguir en relación al plan de Información y Formación.

Durante el periodo 2010-2012, considerado como la primera de las fases de adopción de

la Universidad a la e-Administración, se ha estado trabajando en la puesta en marcha de

un subconjunto de las herramientas necesarias para la e-Administración, en concreto, la

Sede electrónica, el registro telemático, la carpeta ciudadana, herramientas de firma

electrónica, herramienta de tramitación y gestión documental, impresión segura con

código seguro de verificación y pasarela de pagos electrónicos.

Así mismo se han implementado los primeros trámites a través de medios telemáticos

sobre esta infraestructura tecnológica con toda la validez jurídica que pide la Ley

11/2007. Concretamente se han puesto a disposición de la ciudadanía los siguientes

trámites: solicitud de certificados académicos personales, instancia genérica, quejas y

sugerencias, colaboraciones docentes y promoción interna del PAS.

A principios del año 2010, en base a un conjunto de indicadores relacionados con el

grado de cumplimiento de la Ley 11/2007 se vio que la Universidad de Alicante se

encontraba en un 32% de cumplimiento. Después de esta primera fase de adaptación, el

cumplimiento se ha situado aproximadamente el 80% por lo que el éxito de implantación

de la e-Administración está siendo muy importante. El detalle de estos indicadores puede

consultarse en el apartado 2 de este documento.


No obstante, la Universidad reconoce la necesidad de seguir avanzando en disponer de

todas las herramientas necesarias para dar cumplimiento a la e-Administración, así como

de implementar sobre las mismas los procedimientos administrativos de los que es

responsable.

En este sentido, el objetivo principal de este documento es definir un plan de actuaciones

para los próximos cuatro años, período 2013-2016, que permita adquirir compromisos

concretos sobre el desarrollo de las herramientas y servicios requeridos por la legislación

vigente sobre administración electrónica dando cumplimiento a tres objetivos

fundamentales:

Dar cumplimiento a las obligaciones establecidas por la Ley 11/2007, así como

por la Ley 2/2011 de Economía Sostenible, que la modifica e introdujo un

nuevo precepto que requiere la aprobación, por parte de cada administración

pública, de un plan de actuaciones que identifique las acciones que se

emprenderán para dar cumplimiento a la ley, y la fecha en que está previsto

que cada servicio o trámite esté disponible por medios telemáticos.

Dar continuidad a los proyectos que ya se han ejecutado, que han hecho

avanzar enormemente la gestión telemática con los administrados, pero que

requieren la implantación de la administración sin papeles con un criterio

corporativo homogéneo, para explotar al máximo las ventajas de este nuevo

modelo de gestión.

Seguir ampliando sobre un número mayor de procedimientos el beneficio en

ahorro de costes y de eficacia que supone la reducción del uso del papel y su

sustitución por documentos y expedientes electrónicos con validez jurídica.

Este plan de actuaciones constituye la planificación de la Fase 2 (2013-2016) de

implantación de la Administración electrónica en la Universidad de Alicante y se incluye

en el apartado 3 de este documento que contempla una planificación detallada de las

actuaciones a realizar por la Universidad para dar continuidad al proceso de adaptación a

la Administración electrónica.

Una vez expuestas las actuaciones, y considerando que la Universidad las realizaría

según se han planificado, se realiza en el apartado 4 la proyección del grado de

adecuación de la Universidad a la Administración Electrónica en base al conjunto de

indicadores extraídos de la ley 11/2007 que se han utilizado para determinar el grado de

adaptación en el período 2010-2012. No obstante, estos indicadores han sido adaptados

a la nueva situación de la Universidad en que, disponiéndose de las principales

herramientas Administración electrónica y habiéndose implementado los primeros

procedimientos sobre este nuevo modelo, debe darse prioridad a la implementación de

procedimientos sobre las mismas.


2. Grado de adaptación a la e-Administración 2010-

2012

Con el objetivo de definir el grado de adaptación a la Ley 11/2007 de la Universidad de

Alicante en el inicio y en el final de la Fase 1 (2013-2016) de la implantación de la e-

Administración, hemos partido de las obligaciones que recoge la ley, pero también de las

oportunidades que proporciona.

La metodología utilizada para esta evaluación se basa en un conjunto de indicadores

relacionados con los cuatro ámbitos de actuación básicos de adopción de la e-

Administración y con el cumplimiento de los derechos del ciudadano los cuales se han

elaborado en base a lo dispuesto en la Ley 11/2007.

A partir de estos indicadores, se han ponderado según su importancia y se ha evaluado,

en base a la situación de partida en 2010 y la resultante en 2012, el grado de adaptación

de la Universidad de Alicante en relación a la ley 11/2007. De esta forma se han obtenido

los cuadros que se incluye en los siguientes subapartados en los que pueden consultarse

los indicadores mencionados.

Para ello se han realizado las siguientes consideraciones en cada columna del cuadro:

- Importancia: Ponderada subjetivamente de 0 a 50 puntos con un total de 610

puntos de todos los indicadores.

- Porcentaje de cumplimiento: Porcentaje estimado de cumplimiento de cada

indicador.

- Grado de adaptación dentro del ámbito: Porcentaje ponderado en base al

porcentaje estimado de cumplimiento de cada indicador respecto a los puntos

totales de su respectivo ámbito.

- Grado de adaptación dentro del ámbito: Porcentaje ponderado en base al

porcentaje estimado de cumplimiento de cada indicador respecto a los puntos

totales (sumatorio de puntos de todos los ámbitos, considerándose el total

máximo de puntos de todos los indicadores de 565).


2.1 Grado de adaptación a la e-Administración 2010

OBLIGACIONES Importancia% de

cumplimiento

Grado de

adaptación

dentro del

ámbito

Grado de

adaptación

total

Ámbito normativo1. Disponer de una ordenanza de administración electrónica 5 0% 0% 0%

Total ámbito normativo 5 0% 0%

Ámbito organizativo2. Creación de una Comisión de e-Administración. 10 100% 5% 2%

3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos. 40 100% 21% 7%

4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos. 10 100% 5% 2%

5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar. 30 50% 8% 3%

6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos. 40 10% 2% 1%

7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos. 50 20% 5% 2%

8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 5 0% 0% 0%

9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 10 0% 0% 0%

Total ámbito organizativo 195 46% 16%

Ámbito de gestión documental10. Disponer del Cuadro de Clasificación. 10 80% 10% 1%

11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 10 0% 0% 0%

12. Disponer del calendario de preservación. 10 0% 0% 0%

13. Disponer del vocabulario de metadatos. 20 20% 5% 1%

14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y

expedientes electrónicos. 20 0% 0% 0%

15. Disponer de política de acceso. 10 0% 0% 0%

Total ámbito de gestión documental 80 15% 2%

Ámbito tecnológico16. Disponer de sede electrónica. 10 30% 2% 1%

17. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. 10 50% 4% 1%

18. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano. 10 100% 7% 2%

19. Implantación de la Firma Electrónica. 20 20% 3% 1%

20. Disponer de Registro Electrónico. 10 20% 1% 0%

21. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor

documental, gestor de expedientes. 30 20% 4% 1%

22. Disponer de herramientas de archivo digital. 10 0% 0% 0%

23. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión. 10 0% 0% 0%

24. Disponer de herramientas de notificación electrónica. 20 20% 3% 1%

25. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad. 10 20% 1% 0%

Total ámbito tecnológico 140 26% 6%

Ámbito de Servicios al Ciudadano26. A obtener información por medios telemáticos de los procedimientos y

trámites, así como datos de las autoridades competentes. 10 90% 6% 2%

27. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios

electrónicos. 50 25% 9% 2%

28. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las

administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para

recabar dicha información. 10 15% 1% 0%

29. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los

procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la

normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información

sobre aquéllos. 30 20% 4% 1%

30. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen

parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 5 0% 0% 0%

31. A la conservación en formato electrónico por las Administraciones

Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente. 5 0% 0% 0%

32. A obtener los medios de identificación electrónica necesarios, pudiendo

las personas físicas utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del

Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico con

cualquier Administración Pública . 10 20% 1% 0%

33. A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el

ámbito de las Administraciones Públicas 10 20% 1% 0%

34. A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos 10 90% 6% 2%

35. A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las

Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen estándares abiertos o,

en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos. 5 90% 3% 1%

Total ámbito de servicios al ciudadano 145 32% 8%

TOTAL 565,00 32%

2010 - Situación Inicial Fase 1 e-Administración (2010-2012)


2.2 Grado de adaptación a la e-Administración 2012


cumplimiento

Grado de

adaptación

Grado de

adaptación

total

Ámbito normativo1. Disponer de una ordenanza de administración electrónica 5 80% 80% 1%


Ámbito organizativo2. Creación de una Comisión de e-Administración. 10 100% 5% 2%








Total ámbito organizativo 195 74% 25%



































Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente. 5 95% 3% 1%




cualquier Administración Pública . 10 100% 7% 2%



34. A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos 10 100% 7% 2%



en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos. 5 100% 3% 1%


TOTAL 565,00 79%

2012 - Situación Final Fase 1 e-Administración (2010-2012)


2.3 Grado de adaptación a la e-Administración 2010-2012

OBLIGACIONES2010

Situación Inicial

2012

Situación Final

Fase I

Ámbito normativo1. Disponer de un reglamento de administración electrónica 0% 1%

Total ámbito normativo 0% 1%

Ámbito organizativo-procedimental2. Creación de una Comisión de e-Administración. 2% 2%

3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos. 7% 7%

4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos. 2% 2%

5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar. 3% 4%

6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos. 1% 4%

7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos. 2% 5%

8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 0% 1%

9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 0% 2%

Total ámbito organizativo-procedimental 16% 25%

Ámbito de gestión documental10. Disponer del Cuadro de Clasificación. 1% 2%

11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 0% 2%

12. Disponer del calendario de preservación. 0% 1%

13. Disponer del vocabulario de metadatos. 1% 4%


expedientes electrónicos. 0% 4%

15. Disponer de política de acceso. 0% 1%

Total ámbito de gestión documental 2% 11%

Ámbito tecnológico16. Disponer de sede electrónica. 1% 2%

17. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. 1% 2%

18. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano. 2% 2%

19. Implantación de la Firma Electrónica. 1% 3%

20. Disponer de Registro Electrónico. 0% 2%


documental, gestor de expedientes. 1% 5%

22. Disponer de herramientas de archivo digital. 0% 0%

23. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión. 0% 1%

24. Disponer de herramientas de notificación electrónica. 1% 4%

25. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad. 0% 0%

Total ámbito tecnológico 6% 20%


trámites, así como datos de las autoridades competentes. 2% 2%


electrónicos. 2% 9%



recabar dicha información. 0% 0%




sobre aquéllos. 1% 3%


parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 0% 0%


Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente. 0% 1%




cualquier Administración Pública . 0% 2%


ámbito de las Administraciones Públicas 0% 2%

34. A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos 2% 2%



en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos. 1% 1%

Total ámbito de servicios al ciudadano 8% 21%

TOTAL 32% 79%

Evolución incremental 46%

TABLA COMPARATIVA (2010-2012)


OBLIGACIONES

Grado de

adaptación dentro

del ámbito

Grado de

adaptación total

Grado de

adaptación dentro

del ámbito

Grado de

adaptación total

Total ámbito normativo 0% 0% 80% 1%

Total ámbito organizativo-procedimental 46% 16% 16% 25%

Total ámbito de gestión documental 15% 2% 80% 11%

Total ámbito tecnológico 26% 6% 6% 20%

Total ámbito de servicios al ciudadano 32% 8% 8% 21%

TOTAL 32% 79%

Evolución incremental 46%

TABLA RESUMEN 2010-2012

2010 - Situación Inicial 2012 - Situación Final Fase I


3. Plan director de e-Administración 2013-2016

A partir de la situación de la Universidad a finales de 2012 en relación a la Administración

electrónica y sus distintos ámbitos involucrados, se ha procedido a identificar las

actuaciones que permitirán a la Universidad seguir avanzando en su proceso de

adaptación. Estas actuaciones tienen en cuenta dar pleno cumplimiento de las Leyes de

Administración Electrónica, pero también aprovechar las ventajas en cuanto a eficacia y

eficiencia de gestión que ofrece el uso de documentos electrónicos con validez jurídica

sobre los procedimientos administrativos propios de la Universidad de Alicante.

Para facilitar la definición de los proyectos y la planificación de los recursos a asignar, así

como para agilizar su contratación en cada momento se incluyen a continuación, para

cada ámbito del proyecto, fichas descriptivas de cada uno de los proyectos propuestos en

los próximos 4 años, período 2013-2016. En cada ficha de proyecto se expone:

- El contenido del proyecto, con un nivel de detalle suficiente para servir de punto

de partida para la negociación con proveedores y/o pasar a la fase de ejecución

del proyecto. Evidentemente, en el marco de este informe y con la antelación con

la que trabajamos no es viable incluir el nivel de detalle de un pliego técnico

definitivo ni de una planificación de ejecución del proyecto.

- Definición de los objetivos perseguidos por el proyecto, y de la manera como

interactúa con otros proyectos planificados.

- Identificación de los factores críticos de éxito del proyecto que permitan evaluar en

diferentes instantes del tiempo el nivel de avance del conjunto de la estrategia, en

base a los logros alcanzados en cada uno de los proyectos, y tomar decisiones de

la orden de ejecución en base a la evolución del conjunto.

- Propuesta de ejecución e identificación de alternativas existentes en el mercado,

así como de soluciones posibles ofrecidas por otras Administraciones Públicas.

Esta hoja de ruta deberá ser aprobada y publicada según establece la ley 2/2011 de

economía sostenible.

Antes de la descripción detallada de cada actuación se ha incluido a continuación un

subapartado para cada ámbito del proyecto en que se enumeran las actuaciones a

realizar y su distribución temporal.

Como soporte a esta información se incluye en el Anexo I un resumen de las actuaciones

contenidas en este Plan Director que supone una herramienta útil de cara a la toma de

decisiones sobre la planificación definitiva de este plan ya que incluye pormenorizado lo

siguiente para cada proyecto y año dentro el período 2013-2016:

- Planificación

- Coste en jornadas de trabajo de personal interno de la Universidad identificando el

tipo de perfil

- Coste externo de recursos a subcontratar para la ejecución de cada proyecto


3.1 Plan de actuaciones plurianual (2013 – 2016)

3.1.1 Ámbito normativo

3.1.2 Ámbito organizativo

3.1.3 Ámbito de gestión documental


3.1.4 Ámbito de tecnológico

3.1.5 Ámbito ENS y ENI


3.1.6 Ámbito de Servicios al Ciudadano

Volumetría

anual

aproximada

Dirigido a

Tramitación

recae

principalmente

en:

2013 2014 2015 2016

Firma de actas de notas 15.000 PDI Aplic. Gestión x

Solicitud expedición de titulo 5.500 Estudiante Aplic. Gestión x

Solicitud expedición de suplemento europeo al titulo (SET) 5.500 Estudiante eAdmin. x

Firma de contratos de renovación/prorroga de personal 900 PAS y PDI Aplic. Gestión x

Certificados de prácticas de tutoresEmpresa y

PDIAplic. Gestión x

Autorización para la realización de cursos (PAS) 2.000-2.500 PAS Aplic. Gestión x x

Autorización para la realización de cursos (PDI) 500 PDI Aplic. Gestión x

Firma de convenios 650 Empresa eAdmin. x

Firma de contratos de investigación 1.000 PDI eAdmin. x

Firma de certificados varios por parte de Secretaría General 2.400 PAS y PDI eAdmin. x x x x

Notificación de actos administrativos. Todos eAdmin. x x x

Factura electrónica 36.000 Empresa eAdmin. x x

Voto electrónico varios miles Estudiante,

PAS y PDIeAdmin. x x

Solicitud de reconocimiento de créditos Estudiante eAdmin. x

Diplomas CECLEC (cursos <200 horas) 12.000 Estudiante Aplic. Gestión x

Devolución de precios públicos 1.200Estudiante,

PAS y PDIAplic. Gestión x

Permisos, licencias y vacaciones PAS y PDI Aplic. Gestión x x

Anulación de la matrícula Estudiante Aplic. Gestión x

Modificación de matrícula Estudiante Aplic. Gestión x

Procedimientos de selección de personal PAS y PDI eAdmin. x

Gestión de órganos colegiados Todos eAdmin. x x x

Procedimiento genérico de firma electrónica 2.452 Todos eAdmin. x x x

Contratación electrónica Empresa eAdmin. x x x

Gestión de trabajos de fin de máster y gradoEstudiante y

PASAplic. Gestión x x

Autorización de pagos PAS Aplic. Gestión x x

Peticiones, consultas e incidencias de coordinación académica 3.612 Estudiante eAdmin. x

Traslados de expediente (impresión segura de programas de asignaturas)varios

centenaresEstudiante eAdmin. x x

Certificaciones y acreditaciones de docencia y participación. 114 PDI Aplic. Gestión x

Firma de nuevos contratos de personal PAS y PDI Aplic. Gestión x

Total por año 11 15 13 8

PROCEDIMIENTO

PRIORIZACIÓN


3.2 Fichas de proyectos de e-Administración

3.2.1 Actuaciones en el ámbito normativo

3.2.1.1 Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos

Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos

Ámbito Normativo

Servicio/s Afectado/s

- Jurídico

- Informática

- Organización

Servicio/s Responsable/s

Jurídico

Propuesta de planificación

2º semestre 2013

Descripción del proyecto

La puesta en marcha de la Administración Electrónica requiere

de mantener el derecho del ciudadano a obtener copia impresa

auténtica, con validez jurídica ante terceras partes, de los

documentos originales en soporte electrónico. Será necesaria

una normativa que lo regule que tenga en cuenta como mínimo

los siguientes aspectos:

- Mecanismos utilizados para dar validez a documentos

electrónicos impresos mientras sean válidos.

- Mecanismo de consulta de documentos impresos de

forma segura.

- Formatos aceptados de documentos impresos de forma

segura.

- Procedimiento de generación de copias auténticas de

documentos electrónicos.

De cara a su redacción, la Universidad deberá considerar las

funcionalidades y opciones de configuración de la herramienta

tecnológica (SIGEM) que dará soporte a la impresión segura



con el objetivo de:

- Asegurar que la herramienta dé cumplimiento a lo que

regule la normativa.

- Considerar las funcionalidades y opciones de

configuración de la herramienta y regularlo en

consecuencia a la normativa.

Adicionalmente, esta normativa deberá contemplar el

procedimiento de impresión segura de programas de

asignaturas de cara a facilitar los traslados de expedientes. En

este sentido, no se trata de regular este procedimiento de

modo específico sino de que la normativa resultante ampare

jurídicamente el valor de los documentos que se obtendrán a

partir de este procedimiento, así como de otros similares que

pueda surgir en el proceso de implantación de la e-

Administración sobre todos los procedimientos de la

Universidad.

Para la redacción de la normativa deberán tenerse en cuenta el

artículo 30.5 de la ley 11/2007, así como el artículo 45 del Real

Decreto 1671/2009 y las especificaciones propias de la Ley

3/2010 de Administración Electrónica de la Comunitat

Valenciana.

Objetivos perseguidos

Disponer de una normativa de Impresión Segura de

documentos electrónicos formalmente aprobada y publicada.

Relación con otros proyectos

(prerrequisitos / sinergias)

La implantación de las herramientas tecnológicas de

Administración electrónica.

Factores críticos de éxito

- Disponer de una normativa de Impresión segura de

documentos electrónicos desarrollada y formalmente

aprobada.

- Publicación de la normativa al BOUA.



Evaluación del progreso / Control de

calidad

Se deberían hacer revisiones periódicas que garantizaran la

correcta aplicación de la normativa de Impresión Segura de


Propuesta de ejecución

Redactarlo internamente en base a normativas similares

desarrolladas por otros Organismos.

Posibles proveedores No externalizar.

Presupuesto estimativo

Personal Interno: - 5 jornadas de

perfil jurídico - 1 jornada de

perfil técnico - 1 jornada de

perfil organizativo

Duración estimada

6 meses (incluye plazos legales de promulgación)

3.2.1.2 Modificación del Reglamento electoral para contemplar la posibilidad del Voto electrónico

Modificación del Reglamento electoral para contemplar la posibilidad del Voto electrónico

Ámbito Normativo


- Jurídico

- Informática

- Organización


Jurídico


2º semestre 2013

Descripción del proyecto La puesta en marcha del sistema de voto electrónico requiere de



una normativa que lo respalde y regule.

En este sentido, la Universidad ya dispone de un Reglamento

Electoral, aprobado por el Claustro Universitario el 7 de julio de

2004 el cual está en fase de revisión y aprobación. En este

nuevo Reglamento deberá reconocerse el desarrollo normativo

futuro de la habilitación del canal telemático para la emisión de

voto electrónico.

No obstante, de cara a la redacción del nuevo Reglamento

Electoral, la Universidad deberá considerar las funcionalidades y

opciones de configuración de la herramienta tecnológica

(herramienta ofrecida en modo servicio por el CESCA) que dará

soporte a los procesos de voto electrónico con el objetivo de

asegurar que no se regule algún aspecto que obligue a realizar

desarrollos específicos, incrementando el coste de implantación

de la solución de voto electrónico, o incluso algún aspecto que

inhabilite la posibilidad del canal telemático para la emisión del

voto.


Disponer de un nuevo Reglamento electoral que permita el

desarrollo futuro del voto electrónico formalmente aprobado y

publicada.

Relación con otros proyectos (prerrequisitos /

sinergias)

La adquisición de la solución de voto electrónico en modo

servicio.


- Disponer de un nuevo Reglamento electoral formalmente

aprobado que reconozca el desarrollo futuro de la

posibilidad del voto electrónico.

- Publicación sel nuevo Reglamento electoral al BOUA.


calidad


correcta aplicación del Reglamento electoral y, en su caso,

identifiquen necesidades de adaptación o modificación del

Reglamento.




Redactar internamente el nuevo Reglamento Electoral y contar

con el soporte de AGTIC para su revisión para asegurar la

posibilidad futura de voto electrónico con el soporte de la

herramienta tecnológica ofrecida en modo consorciado por el

CESCA.

Posibles proveedores

No externalizar.





perfil organizativo

Duración estimada


3.2.1.3 Elaboración de la normativa de Digitalización Segura de documentos en soporte papel

Elaboración de la normativa de Digitalitzación Segura de documentos en soporte papel

Ámbito Normativo


- Jurídico

- Informática

- Organización


Jurídico


1º semestre 2014


La puesta en marcha de la Administración Electrónica aporta

beneficios claros a una Organización si pasa a basar su gestión

íntegramente con documentos electrónicos. A pesar de ello, el

ciudadano sigue manteniendo el derecho a relacionarse con la



Administración a través de medios presenciales.

Con el objetivo de garantizar que la gestión de expedientes se

realice íntegramente en soporte electrónico, se requiere

disponer de herramientas y procedimientos que permitan

digitalizar los documentos presentados en soporte papel

manteniendo su validez jurídica en el soporte electrónico y, por

lo tanto, pudiéndose destruir los originales en papel o

devolverse al ciudadano.

En este sentido, será necesaria una normativa que lo regule y

que tenga en cuenta como mínimo los siguientes aspectos:

- Procedimiento de digitalización segura.

- Personal autorizado para la realización de compulsa

electrónica.

- Criterios de digitalización según el tamaño del

documento.

- Destrucción del documento papel digitalizado de forma

segura.

- Autocompulsa de documentos electrónicos por el propio

ciudadano.

- Mecanismos utilizados para dar validez a documentos

electrónicos digitalizados de originales en papel.

- Formatos aceptados de documentos digitalizados de

forma segura.



tecnológica (SIGEM) que dará soporte a la digitalización segura

con el objetivo de:






Para la redacción de la normativa deberán tenerse en cuenta el



artículo 30.3 y 30.4 de la ley 11/2007, así como el artículo 44 del

Real Decreto 1671/2009 y las especificaciones propias de la Ley

3/2010 de Administración Electrónica de la Comunitat

Valenciana.


Disponer de una normativa de Digitalización Segura de

documentos electrónicos formalmente aprobada y publicada.


sinergias)

La implantación de la nueva plataforma de Administración

electrónica.


- Disponer de una normativa de Impresión segura de

documentos electrónicos desarrollada y formalmente

aprobada.

- Publicación de la normativa al BOUA.


calidad


correcta aplicación de la normativa de Digitalización Segura de




desarrolladas por otros Organismos.


No externalizar.





perfil organizativo

Duración estimada



3.2.1.4 Elaboración de la normativa de Voto electrónico

Elaboración de la normativa de Voto electrónico

Ámbito Normativo


- Jurídico

- Informática

- Organización


Jurídico


1º semestre 2014


La puesta en marcha del sistema de voto electrónico requiere de

una normativa que lo respalde y regule.

En este sentido, la Universidad durante 2013 aprobará un nuevo

Reglamento Electoral que reconoce el desarrollo normativo

futuro de la habilitación del canal telemático para la emisión de

voto electrónico.

Esta desarrollo adicional al Reglamento Electoral debería

contemplar como mínimo lo siguiente:

- Reconocimiento del voto electrónico como sistema

electoral válido.

- Organización y procedimiento de emisión del voto

electrónico.

- Cambios en la estructura de la mesa electoral.

- Convivencia del sistema electrónico de voto con el

procedimiento presencial.

- Custodia y escrutinio del voto electrónico.



tecnológica (herramienta ofrecida en modo servicio por el

CESCA) que dará soporte a los procesos de voto electrónico

con el objetivo de:








Para la redacción de la normativa podrá tenerse en cuenta las

modificaciones efectuadas por otras Universidades a su

normativa electoral como por ejemplo las realizadas por la UPC

según figura en el documento:

http://www.upc.edu/bupc/hemeroteca/2008/b110/cu04-11-08.pdf


Disponer de una normativa reguladora del voto electrónico

formalmente aprobada y publicada.


sinergias)

La adquisición de la solución de voto electrónico en modo

servicio.


- Disponer de una modificación del reglamento electoral

que contemple la posibilidad del voto electrónico

formalmente aprobada.

- Publicación de la modificación del nuevo reglamento

electoral al BOUA.


calidad


correcta aplicación de la modificación del Reglamento electoral

para el voto electrónico y, en su caso, identifiquen necesidades

de adaptación o modificación del Reglamento.



desarrolladas por otros Organismos. AGTIC facilitará una

primera versión de la normativa relacionada con el Voto

electrónico identificando los aspectos que dependen de la

solución tecnológica.

http://www.upc.edu/bupc/hemeroteca/2008/b110/cu04-11-08.pdf




No externalizar.





perfil organizativo

Duración estimada


3.2.2 Actuaciones en el ámbito organizativo-procedimental

3.2.2.1 Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos

Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos

Ámbito Organizativo-procedimental


- Transversal


Organización


1º semestre 2014


Un factor importante a la hora de aprovechar las oportunidades

de ahorro y eficiencia que ofrece la implantación de la

Administración Electrónica es que la organización sea capaz de

analizar con criterio crítico sus propios procedimientos de

trabajo, mejorándolos, racionalizándolos y simplificándolos para

explotar al máximo las posibilidades que ofrece la gestión

electrónica de procedimientos, la interoperabilidad, la tramitación

automatizada y la relación telemática.

Partiendo de la experiencia adquirida en la actualización del

Catálogo de Procedimientos, según actuación de evaluación y

priorización de procedimientos, y en la digitalización de los

primeros procedimientos, según actuaciones del ámbito de



Servicios al Ciudadano, el proyecto consiste en disponer de una

metodología que especifique los pasos a seguir para la

redefinición de un procedimiento para adaptarlo a su tratamiento

a través de medios telemáticos y con el soporte de documentos

electrónicos con validez jurídica la cual se pueda aplicar de

forma homogénea al resto de procedimientos que deban

modelarse.

Esta metodología deberá identificar:

- Las fases del proceso de análisis, mejora, simplificación

y reingeniería del procedimiento.

- La fase de diseño del nuevo procedimiento.

- La fase de implantación del nuevo procedimiento.

- Los documentos resultantes y las responsabilidades en

todo el proceso.

Los objetivos a perseguir por parte de esta metodología deberán

ser:

- Disminuir las cargas administrativas a ciudadanos y

empresas.

- Disminuir las cargas de gestión para el mismo órgano

administrativo.

- Maximizar los puntos fuertes de los procesos actuales y

minimizar sus puntos débiles.

- Simplificar al máximo el procedimiento administrativo

cumpliendo con lo que está regulado por leyes, órdenes

y normativas.

- Automatización de la mayor parte del procedimiento

administrativo.

- Permitir al ciudadano entrar la mayoría de datos a los

sistemas de la Universidad.

- Dar valor al trabajo que el personal de la Universidad

realiza en el procedimiento administrativo.

- Maximizar la interoperabilidad.

La metodología deberá ser formalmente aprobada por la



Comisión de e-Administración.

Adicionalmente, durante la digitalización de procedimientos, la

metodología deberá tener en cuenta que se analicen los

siguientes aspectos, entre otros:

- La posibilidad de ejecutarlo telemáticamente y con el

soporte de documentos electrónicos con validez jurídica.

- La posibilidad de utilizar declaraciones previas o

declaraciones responsables por parte del ciudadano y el

sentido del silencio administrativo.

- La racionalización de la información solicitada y la

consideración de utilizar datos provenientes de otras

Administraciones públicas sujetos a convenios de

interoperabilidad.

- En relación a aquellos procedimientos que generan

documentación que los ciudadanos entreguen a otras

Administraciones públicas, analizar la posibilidad de

entregarlos a través de medios telemáticos a la

Administración pública solicitante, siempre sujeto a

convenios de interoperabilidad.

- La automatización de tareas que actualmente se realizan

de forma manual.

- Los usuarios que participan y la segregación de

funciones así como las suplencias entre usuarios que

puedan ser necesarias (bajas, suplencias,…) con la

finalidad de definir las políticas de acceso a documentos

y expedientes. Estas políticas deberán definirse para

cada tipo de documento y expediente y sus respectivas

fases (activa, semiactiva e inactiva).

- La optimización del procedimiento: tareas superfluas que

puedan eliminarse, tareas que gracias a herramientas

informáticas ahora pueden realizarse de forma paralela,

reorganización de las distintas fases, etc. Por otro lado,

si es necesario, considerar añadir tareas al



procedimiento para facilitar su gestión electrónica como

por ejemplo la digitalización segura de la documentación

aportada por el ciudadano.

- Los documentos y plantillas que participan en el

procedimiento y su racionalización con el objetivo de

definir las políticas de firma.

- La identificación de los usuarios que necesitan certificado

digital y la gestión de su ciclo de vida (creación, entrega,

renovación, revocación,…).

- El uso de certificados digitales para la realización de

tareas automáticas o que contemplen firmas

automatizadas.

- La digitalización segura de documentos que participan en

el proceso y están en soporte papel.

- La impresión segura de documentos electrónicos y el

garantizar el derecho del ciudadano a relacionarse con la

Universidad a través de medios tradicionales aunque el

procedimiento de la Universidad esté completamente en

soporte electrónico.

- Notificaciones que se generan durante el procedimiento y

posibilidad de practicarlas telemáticamente y con firma

electrónica.

A modo de ejemplo de resultado de esta metodología, en el

Anexo III se ha incluido un cuestionario útil para el análisis de

procedimientos previo a su digitalización.

Esta metodología deberá contemplar INTALIO como la

herramienta de soporte gráfico del rediseño de procedimientos

con el objetivo de que el resultado de la fase de reingeniería sea

aprovechable para pasar a la fase de implementación del

procedimiento sobre SIGEM.

Adicionalmente, es muy importante que el personal involucrado



en la reingeniería de procedimientos conozca la metodología y

la aplique de forma consistente. Es por ello que, tras la

aprobación formal de la metodología, deberá realizarse una

formación a todo el personal involucrado en relación a la

metodología y el uso de la herramienta INTALIO. Esta formación

deberá formar parte del Plan de formación de 2013.

Finalmente, con el objetivo de motivar al personal en el proceso

de reingeniería de procedimientos, de igual forma que se hizo

en el pasado para la generación del catálogo de procedimientos,

sería conveniente incluir en los criterios de la retribución variable

de los responsables de Servicios de la Universidad un plus de

productividad por la reingeniería de sus procedimientos.


Disponer de una metodología de reingeniería de procedimientos

que permita homogeneizar en el tiempo el proceso de análisis,

simplificación y reingeniería de procedimientos de cara a su

digitalización, aprovechando al máximo las oportunidades de

mejora.

Que el personal implicado en la reingeniería de procedimientos y

en especial los responsables de cada procedimiento conozca el

proceso de reingeniería a seguir y la herramienta INTALIO sobre

la que definirlos y permita así la máxima agilidad en el proceso

de análisis y simplificación del procedimiento.


sinergias)

Facilitará los proyectos de modelación y digitalización de los

procedimientos administrativos dentro del ámbito de servicios al

ciudadano.


- Hacer participar tanto los ámbitos funcionales como las

unidades generales (tecnología, archivo, jurídica y

organizativo) para garantizar que se tienen en cuenta los

diferentes puntos de vista claves en la digitalización de

cualquier procedimiento.

- Aprovechar la experiencia de los proyectos que se han



hecho hasta el momento.


calidad

- Número de procedimientos digitalizados siguiendo la

metodología de reingeniería.

- Actualizaciones de la metodología surgidas a raíz de la

reingeniería progresiva de procedimientos.


Contratar una consultora externa que aporte su experiencia y

ayude a sistematizar la experiencia del equipo de la Universidad,

en base a los primeros procedimientos digitalizados, y

convertirla en una metodología de aplicación práctica.


- Kronos Projects

- KPMG

- Deloitte


15.000 euros + Personal interno: - 10 jornadas de perfil de organización - 2 jornadas de perfil tecnológico, jurídico y de gestión documental

Duración estimada

6 meses (sin contemplar los plazos legales de promulgación)


3.2.2.2 Finalización del cuadro de interoperabilidad

Finalización del cuadro de interoperabilidad



- Organización

- Jurídico

- Informática

- Formación

- Servicios responsables de procedimientos


Organización


2014 y 2015.


El proyecto consiste en dar continuidad al proyecto ya iniciado

para la obtención de la información necesaria para la

elaboración de un cuadro de interoperabilidad que identifique:

- Documentos solicitados a aquellos que se relacionan con

la Universidad que podrían obtenerse a través de medios

telemáticos desde otras Administraciones Públicas sujeto

a convenios de interoperabilidad, así como su frecuencia

de uso.

- Documentos solicitados a la Universidad por aquellos

que se relacionen con la Universidad con el objetivo de

ser entregados a otras Administraciones Públicas y

frecuencia.


Disponer de un cuadro de interoperabilidad y frecuencia de

casos de interoperabilidad que permita planificar las acciones

relacionadas con la interoperabilidad:

- Utilizar servicios de la red SARA para evitar la solicitud

de ciertos documentos al interesado por parte de la

Universidad y, en base a su frecuencia, plantear la su

integración automática o manual.



- Publicar en la red SARA servicios que reduzcan las

solicitudes de documentos a la Universidad para ser

entregados a otras Administraciones Públicas.

Las conexiones con la red SARA deberán ser tramitadas a

través de la Generalitat Valenciana.


sinergias)

- Evaluación y priorización de procedimientos para su

digitalización

- Establecer convenios de interoperabilidad con la

Generalitat Valenciana


- Reducir el número de documentos solicitados a la

ciudadanía sustituyéndolo por consultas directas a la

Administración Pública origen.

- Reducir el número de tramitaciones cuyo objetivo sea

obtener un documento para ser aportado a otra

Administración Pública.


calidad

- Número de consultas de datos realizadas a través de

vías de interoperabilidad.

- Número de datos cuya responsabilidad es de la

Universidad ofrecidos a través de redes de

interoperabilidad a otras Administraciones Públicas.

- Número de consultas realizadas y recibidas a partir de

los convenios de interoperabilidad establecidos.


Realizarlo internamente aprovechando el mantenimiento de

reuniones con los responsables de procedimientos para su

evaluación y priorización de cara a su digitalización y otras de

adicionales que se estimen oportunas.

Prioridad Baja



perfil de

Duración estimada

2 años



organización - 2 jornadas de

perfil tecnológico, jurídico y de gestión documental.

3.2.2.3 Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización

Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización



- Transversal


Comisión de e-Administración


Continuada


La Universidad ha realizado un primer análisis superficial de sus

procedimientos durante el último trimestre de 2012 y primer

trimestre de 2013 con el objetivo de identificar aquellos con

mayor volumen y que supondrían un mayor ahorro económico y

de recursos si se implementan sobre un modelo de

administración electrónica.

El resultado de este proceso puede consultarse en las

actuaciones propuestas en el ámbito de servicios al ciudadano

donde para cada procedimiento se ha realizado un primer

planteamiento para su digitalización.

En este sentido, el proyecto consiste en finalizar la revisión y

completar detalladamente el Catálogo de Procedimientos

disponible en la Universidad para obtener una descripción de

todos los procedimientos y de información suficiente para

priorizar la digitalización de aquellos más frecuentes y menos

complejos, así como de aquellos que generen más ahorro

económico y/o de tiempo y personal encargado de su gestión.

No obstante, la Universidad deberá considerar también los



siguientes criterios para la priorización:

- Procedimientos significativos que puedan ayudar a

introducir la cultura del cambio en la Universidad por su

amplia difusión. Se trata de procedimientos que pueden

tener impacto transversal en los órganos gestores de la

Universidad como podrían ser los referentes a

contratación.

- Procedimientos que abarcan distintas áreas de la

Universidad, desde los ciudadanos hasta los órganos

gestores.

- Procedimientos que ya estén soportados por

herramientas informáticas y se pueda completar su

digitalización introduciendo pequeñas adaptaciones

como la firma electrónica

- Procedimientos distintivos de los que hayan digitalizado

otras Universidades.

- Procedimientos que usen unas mismas herramientas ya

disponibles.

- Procedimientos similares y que puedan aprovechar

experiencias previas recientes con las que alcanzar su

digitalización más rápidamente.

La priorización de procedimientos deberá ser aprobada

formalmente por la Comisión de e-Administración y publicarse

en el BOUA y en la Sede Electrónica de la Universidad dando

cumplimiento así a la ley 2/2011. La información a publicar

consistiría en nombre del procedimiento y fecha prevista para su

disponibilidad a través de medios telemáticos.


Disponer de un inventario completo de procedimientos descritos

detalladamente y de la fecha prevista de disponibilidad de cada

uno a través de medios telemáticos.




sinergias)

- Elaboración del cuadro de interoperabilidad

- Elaboración de la metodología de reingeniería y

simplificación de procedimientos

- Implantación de las herramientas tecnológicas de

soporte a la Administración electrónica

- Transversal


- Disponer del catálogo exhaustivo de procedimientos

actualizado y priorizado para su tratamiento con el

soporte de documentos electrónicos.


calidad

- Avance en cuanto a la actualización del catálogo de

procedimientos.

- Aprobación formal por parte de la Comisión de e-

Administración de la priorización de procedimientos y

publicación al BOUA.


Realizarlo internamente por parte del Servicio de Organización a

partir de reuniones con los distintos Servicios de la Universidad

que permitan identificar y describir los procedimientos actuales y

disponer de información suficiente para su priorización por parte

de la Comisión de e-Administración, así como para el

planteamiento de su digitalización sobre la nueva plataforma de

Administración electrónica. Adicionalmente, identificar aspectos

de los procedimientos que se incluyan en el Catálogo de

Procedimientos y resulten útiles para:

- Elaborar el cuadro de interoperabilidad

- Desarrollar el Cuadro de Clasificación Documental

- Definir el vocabulario de metadatos

- Definir el catálogo de tipologías y formatos documentales

- Definir las Tablas de Evaluación Documental

- Definir la política de firma electrónica

- Definir la Política de acceso a documentos y expedientes



electrónicos

- Implantar las herramientas tecnológicas Administración

Electrónica

- Implantar el Esquema Nacional de Seguridad,

destacando la necesidad de clasificar los activos de

información en base a un análisis de riesgo en que el

conocimiento profundo del servicio resulta fundamental


No externalizar



perfil de organización

- 5 jornadas de perfil tecnológico, jurídico y de gestión documental.

- Jornadas indeterminadas de otros servicios

Duración estimada

Continuada

3.2.2.4 Establecer convenios de interoperabilidad con la CRUE

Establecer convenios de interoperabilidad con la CRUE



- Organización

- Jurídico

- Informática

- Servicios responsables de procedimientos


Organización


Continuada




En base a la identificación de servicios necesarios de

interoperabilidad y a la priorización de la digitalización de

procedimientos suscribir los correspondientes convenios de

interoperabilidad con la CRUE que permitan, a través de RedIris,

acceder a la Red SARA desde la que obtener, manual o

automáticamente, información proveniente de otras

administraciones públicas.

A día de redacción del presente plan director se identifican el

servicio de obtención del título de familia numerosa como

prioritario el cual tiene impacto en muchos de los procedimientos

de la Universidad. Igualmente deberá considerarse la

verificación de datos de identidad y residencia evitando así la

solicitud del DNI en la gran mayoría de procedimientos.

Por otro lado, conforme la Universidad esté en disponibilidad de

ofrecer datos a otras administraciones públicas por vías de

interoperabilidad deberán redactarse los correspondientes

convenios que establezcan las bases y condiciones bajo las que

se realizará el acceso a estos datos que, en caso de

universidades, deberán establecerse a través de la CRUE. Para

la redacción de los convenios pueden utilizarse como modelo los

firmados para obtener datos provenientes de otras

Administraciones Públicas.


Establecer los instrumentos legales de relación para el

intercambio de datos entre la Universidad y otras

administraciones públicas a través de vías de interoperabilidad.


sinergias)

- Evaluación y priorización de procedimientos de cara a su

digitalización

- Elaboración del cuadro de interoperabilidad


- Reducir el número de documentos solicitados a la

ciudadanía sustituyéndolo por consultas directas a la

Administración Pública origen.

- Reducir el número de solicitudes por parte de la

ciudadanía a la Universidad cuyo objetivo sea obtener un



documento para ser aportado a otra Administración

Pública.


calidad

- Número de convenios de interoperabilidad a los que se

adhiera la Universidad.

- Número de Administraciones públicas que se adhieran a

convenios de interoperabilidad de datos cuya

responsabilidad es de la Universidad.

- Número de consultas realizadas y recibidas a partir de

los convenios de interoperabilidad establecidos.


Realizarlo internamente por parte del Servicio de Organización

con el apoyo del Servicio Jurídico.


No externalizar.


Personal Interno. La estimación de jornadas dependerá del número de convenios.

Duración estimada

Continuada

3.2.2.5 Formación y difusión de las nuevas herramientas y servicios implementados en el ámbito de la e-Administración

Formación y difusión de las nuevas herramientas y servicios implementados en el ámbito de la e-Administración



Transversal




Continuada




El proyecto consiste en ejecutar las actividades de formación y

difusión que se consideren oportunas en la implantación de

cada nueva herramienta tecnológica de soporte a la e-

Administración y en la puesta en marcha de procedimientos

basados en documentos y expedientes electrónicos.

Estas actividades de formación y difusión se considerarán como

una de las fases de cada proyecto de puesta en marcha de una

nueva herramienta o procedimiento electrónico por lo que no es

posible detallarlas en este plan director.

Por lo tanto, aunque se consideran actividades críticas para el

éxito de los distintos proyectos a acometer, en el momento

actual sólo se pueden apuntar ciertos aspectos a tener en

cuenta:

- Publicar en la web pública y/o Sede electrónica, así

como en la Intranet toda la información referente al

proyecto de e-Administración que sea relevante de ser

conocida por los usuarios de cada entorno web.

- Realizar un conjunto de actividades de difusión,

presenciales y virtuales, a través de los canales

habituales de comunicación de la Universidad, para dar a

conocer a toda la comunidad universitaria los nuevos

servicios de Administración electrónica, su

funcionamiento y sus ventajas.

- Realizar un conjunto de actividades presenciales y

virtuales para dar formación al personal de la

Universidad en el uso de las nuevas herramientas de e-

Administración y de los procedimientos digitalizados.

- Hacer actividades de difusión recurrentes que refuercen

periódicamente las ventajas que ofrecen los trámites

electrónicos frente a los presenciales y promuevan su

uso (reducción de costes, respeto por el medio ambiente

al reducir el uso del papel y su movimiento, acceso

24x7x365, etc.).

- Plantear incentivos que ayuden a promover el uso de

trámites electrónicos como por ejemplo la reducción de



costes o de plazos de respuesta para quien los utilice.


- Dar a conocer la estrategia de implantación de la e-

Administración en la Universidad de Alicante y los

avances realizados en esta materia.

- Que todas las personas de la Universidad dispongan de

conocimientos suficientes para utilizar las nuevas

herramientas de e-Administración.

- Que el público objetivo al que se dirigen los servicios de

e-Administración conozca de su existencia y sepa

utilizarlos convenientemente.

- La adopción progresiva por parte de quienes se

relacionan con la Universidad de los nuevos canales de

tramitación con la misma.

- Transmitir una mejor y más moderna imagen de la

Universidad de Alicante.


sinergias)

Transversal


- La formación debe orientarse a los elementos claves y

especialmente a la mejora en las condiciones de trabajo.

Hay que ser conscientes de que existen miedos y

sensibilidades considerables en contra de proyectos de

este tipo.

- La difusión externa debe coordinarse muy bien con la

disponibilidad de los servicios que se pongan en marcha

en el ámbito de la e-Administración ya que hacerla

coincidir aumentará el impacto.


calidad

- Número de personas formadas.

- Variaciones en el uso de servicios telemáticos tras las

difusiones realizadas.



- Mediciones sobre el acceso a elementos de difusión que

puedan conferir los entornos web, redes sociales, envíos

de e-mails, etc. y otros elementos de comunicación

utilizados por la Universidad.


En cuanto a formación, obligar al implantador de cada

herramienta de e-Administración a incluir las actividades

oportunas a realizar tanto a personal de sistemas, formación

técnica, como los que utilizarán las herramientas, formación

funcional.

Por lo que respecta a la comunicación de los avances en

materia de e-Administración puede utilizarse la infraestructura ya

existente en el Servicio de comunicación a la que los distintos

Servicios que participen en proyectos de comunicación deberán

transmitir convenientemente los mensajes a transmitir en cada

momento.


No externalizar.


Personal Interno de Organización. Jornadas indeterminadas.

Duración estimada

Continuada

3.2.2.6 Constitución de una Oficina Técnica de asesoramiento experto a la Comisión de Modernización

Constitución de una Oficina Técnica de asesoramiento experto a la Comisión de Modernización



Transversal






Continuada


Debido a:

- La sobrecarga inicial de trabajo interno que supondrá el

llevar a cabo las actuaciones que se desprenden del

Plan Director de la implantación de la Administración

Electrónica en la Universidad de Alicante.

- El nuevo y complejo marco legal y tecnológico que

acompañan al proceso de implantación de la e-

Administración.

- El alto número de agentes implicados en el proceso de

implantación de la e-Administración, tanto internos como

externos.

Resulta oportuno la constitución de una Oficina Técnica cuyas

funciones sean las siguientes:

1. Asesorar al Vice-Rector de Tecnología e Innovación Educativa en los aspectos estratégicos de la implantación de la e-Administración.

2. Asesorar a la secretaría general en la elaboración de las diferentes normativas necesarias para continuar el desarrollo de la implantación de la e-Administración.

3. Asesorar al Gerente en los aspectos organizativos y de simplificación administrativa en la implantación de la e-Administración.

4. Asesorar al Director del Área de Recursos de

Información y Servicios en Red, tanto en lo referente a la implantación del Plan, en su conjunto, como en cuestiones técnicas y de mercado en la implantación de la arquitectura básica necesaria para la puesta en marcha de la e-Administración a la entidad.

5. Asesoramiento en la puesta en marcha de los módulos

de la arquitectura tecnológica en e-Administración.

6. Asesorar a la Universidad en la elaboración de las especificaciones técnicas necesarias para la contratación o selección de las diferentes herramientas necesarias en



el ámbito de la e-Administración.

7. Asesorar al archivo en la validez jurídica del documento y expediente electrónico:

Documento electrónico.

Expediente electrónico.

Preservación del documento y el expediente electrónico a lo largo del tiempo.

Formatos preservación.

8. Asesoramiento puntual en aspectos específicos como:

Sede electrónica.

Sellos de órgano y procesos automatizados.

Registro telemático.

Notificación telemática.

Mecanismos de seguimiento, por parte del ciudadano, del expediente electrónico.

Interoperabilidad.

Etc.

9. Asesorar a la Universidad en cuanto a la correcta implantación de la digitalización de procedimientos teniendo en cuenta la Ley de Acceso Electrónico del Ciudadano a los Servicios Públicos.

10. Aclaración de dudas puntuales surgidos en los proyectos de implantación de la administración electrónica en la universidad.


Disponer de un asesoramiento especializado a la Comisión de

e-Administración y al personal de la Universidad encargado de

llevar a cabo los proyectos relacionados que facilite la ejecución

y el seguimiento de dichos proyectos.


sinergias)

Transversal

Factores críticos de éxitos

- Contar con el soporte de profesionales expertos en la

materia que mantengan su conocimiento actualizado a

los cambios normativos y tecnológicos en el campo de la

Administración Electrónica.




calidad

Avances realizados en cuanto a la implantación de la e-

Administración según lo planificado en el Plan Director.


Subcontratar a una empresa con experiencia contrastada en

este tipo de encargos.


- AGTIC

- Kronos Projects

- KPMG

- Deloitte

- IECISA

- Everis


15.000 euros / anuales

Duración estimada Continuada

3.2.3 Actuaciones en el ámbito de gestión documental

3.2.3.1 Definición de las Tablas de Evaluación Documental

Definición de las Tablas de Evaluación Documental

Ámbito Gestión documental


Transversal


Archivo


Continuada


El proyecto consiste en definir los calendarios de eliminación y

las políticas de preservación de documentos electrónicos de

acuerdo con las Tablas de Evaluación Documental aprobadas



por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos de la

Generalitat Valenciana.

Para ello se propone, identificar para cada entrada del Cuadro

de Clasificación una Tabla de Evaluación Documental publicada

por la Junta y aplicarla formalmente tanto para la documentación

en soporte papel como electrónico. En caso de no existir, deberá

realizarse la correspondiente propuesta a la Junta a través de

los canales que la misma establece y una vez aprobada

aplicarla y hasta entonces preservarse de forma permanente.

A efectos de planificación de qué series documentales evaluar

primero se recomienda realizarlo en función de la priorización de

la digitalización de procedimientos.

Por último, mencionar que a efectos de gestión automatizada de

la información referente a la evaluación documental, ésta se

tratará como un metadato más asociado a los documentos y

expedientes electrónicos en las herramientas tecnológicas que

permitan su gestión.


Disponer de una propuesta de evaluación documental para cada

una de las entradas del Cuadro de Clasificación que permitan la

eliminación de la documentación una vez deje de ser necesaria

y, por lo tanto, una gestión eficiente de la documentación tanto

en soporte papel como electrónico.


sinergias)

- Todos los proyectos de gestión documental y de

implantación de herramientas tecnológicas.


digitalización


- Disponer de información relevante para decidir sobre la

eliminación de los expedientes electrónicos y papel y

optimizar así el espacio en disco y en el archivo físico,

respectivamente.




calidad

- Número de documentos en soporte papel destruidos en

un período de tiempo.

- Grado de aplicación de las tablas de evaluación en las

herramientas de gestión de documentos electrónicos y

de eliminación automática de documentación electrónica.


Realizarlo con recursos internos contando con el asesoramiento

y soporte de la Junta Calificadora de Documentos

Administrativos de la Generalitat Valenciana.

Aprovechar las reuniones con los distintos servicios para la

evaluación y priorización de procedimientos para obtener

información relevante para la ejecución de esta actuación.

Durante el año 2013, se propone definir el procedimiento a

seguir para la evaluación documental de manera que pueda

completarse el Plan Director del Documento Electrónico.


No externalizar.


Personal interno: - 40 jornadas de

perfil de gestión documental

- 5 jornadas de perfil tecnológico y de organización

Duración estimada

Continuada


3.2.3.2 Definición de la Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos

Definición de la Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos



- Organización

- Informática

- Archivo


Organización


Continuada


El proyecto consiste en redactar una Política de Acceso a

documentos y expedientes electrónicos que establezca las

directrices sobre las que la Universidad decidirá el acceso a

documentos y expedientes electrónicos, distinguiendo distintos

niveles, desde los que son libremente accesibles o públicos

hasta aquellos que sólo pueden ser accedidos por el usuario

que los ha redactado o al que va destinado.

Esta política será útil en la digitalización de cada procedimiento

para decidir sobre los aspectos relacionados con el acceso a los

expedientes y documentos electrónicos que se generen por el

procedimiento una vez digitalizado. Por lo tanto, se trata de una

Política que tendrá un papel fundamental en la definición de los

procedimientos sobre herramientas de gestión de documentos y

expedientes electrónicos.


Poder automatizar la gestión de los accesos a los diferentes

documentos electrónicos gestionados por los sistemas

informáticos de la Universidad.


sinergias)






digitalización


- Asegurar que los usuarios y el público en general

disponen de acceso únicamente a la información que

requieren para el desempeño de sus funciones.

- Debe considerarse que la información puede disponer de

distintos niveles de acceso en función de su

temporalidad.


calidad

- Número de solicitudes de alta y modificación de usuarios

que se ciñen a la Política.

- Grado de la evolución de las incidencias relacionadas

con el acceso a la información.


Constituir internamente, con el soporte de una consultora

especializada, una política que establezca los principios de

control de acceso a documentos y expedientes electrónicos a

partir de modelos de otras Organizaciones. Estos principios

deberán establecerse durante el año 2013 de manera que

pueda completarse el Plan Director del Documento Electrónico.

Con la digitalización de procedimientos esta política deberá ser

completada con las tipologías de expedientes y documentos

electrónicos que se identifiquen y el nivel de control de acceso

que les sean asignados.

Se propone mantener actualizada esta información a nivel de

cada entrada del Cuadro de Clasificación.

Aprovechar las reuniones con los distintos servicios para la

evaluación y priorización de procedimientos para obtener

información relevante para la ejecución de esta actuación.


- ASTREA

- Kronos Projects



- Landwell


15.000 + Personal interno para su aplicación:

- 20 jornadas de perfil de gestión documental


Duración estimada

Continuada

3.2.3.3 Definición de la política de firma electrónica

Definición de la política de firma electrónica



- Organización

- Jurídico

- Informática

- Recursos Humanos

- Archivo


Organización


Continuada


El proyecto consiste en realizar un estudio de la situación actual

de la Universidad respecto al uso actual y previsto de

certificados digitales, es decir, qué empleados disponen o

requieren de certificado digital y para qué usos, así como qué

Autoridad de Certificación emiten los que ya están disponibles.

Este estudio resultará el primer paso para el desarrollo de una

Política de Firma electrónica entendiendo como tal, un

documento que defina los certificados aceptados por parte de



quienes se relacionan con la Universidad, así como los que

utilizarán los usuarios y los procesos automatizados de la

Universidad y los criterios por los que se otorgará a los usuarios

certificados digitales y qué gestión se hará de los mismos

(entrega, renovación, revocación, anulación,...).

Adicionalmente, la política identificará en qué procesos es

requerida la firma electrónica y qué tipo de firma se aceptará en

cada tipología de acto administrativo o documento que requiera

firma y qué complementos requerirá (sello de tiempo, datos de

validación del certificado, evidencias,...). Es por ello que este

proyecto se alargará en el tiempo ya que depende de la

digitalización de todos los procedimientos de la Universidad. En

este sentido, la Política deberá ser tenida en cuenta en el

sistema de gestión de expedientes electrónicos (SIGEM) desde

el cual se generarán los principales procesos de firma

electrónica.

Por último, esta política regulará aspectos como:

- Firma avanzada y firma reconocida.

- Utilización de otros sistemas de firma electrónica:

sistemas no criptográficos, claves concertadas mediante

un proceso de registro previo, etc.

- Sistemas de integridad y no repudio.

- Políticas de firma estructuradas que permitan su

interpretación automatizada.

- Publicidad de los sistemas admitidos y requisitos.

- Certificados electrónicos expedidos a entidades sin

personalidad jurídica (art. 15.3 LAECSP).

- Utilización de dispositivos criptográficos de

almacenamiento de certificados digitales.


Disponer de una política que regule el uso de certificados

digitales en las relaciones bidireccionales entre personal de la



Universidad y terceras partes.


sinergias)




digitalización


- Hay que asegurar que los usuarios no sólo reciben el

certificado digital, sino que aprenden a utilizarlo,

disponen de los accesorios necesarios (lector de tarjeta,

drivers, etc.) y entienden las implicaciones de la custodia

del certificado y los riesgos asociados.

- Es necesaria una gestión proactiva del ciclo de vida de

los certificados, para evitar que su eventual caducidad

tenga consecuencias negativas en el rendimiento.


calidad

- Número de documentos firmados electrónicamente.

- Grado de la evolución de las incidencias relacionadas

con el uso de certificados digitales.

- Documentos firmados electrónicamente interoperados

con éxito.


Externalizar la elaboración de la política de firma electrónica y la

obtención de los instrumentos y conocimientos necesarios para

ampliarla conforme se digitalicen procedimientos. Considerar

como base la que establece las Normas Técnicas de

Interoperabilidad. Se propone realizarlo durante el año 2013 de

manera que pueda completarse el Plan Director del Documento

Electrónico.

A partir de aquí, aprovechar las reuniones con los distintos

servicios para la evaluación y priorización de procedimientos

para obtener información relevante para la aplicación de la

política.


- ASTREA



- Kronos Projects

- Landwell


10.000 euros + Personal interno para su ampliación:



Duración estimada

Continuada

3.2.3.4 Elaboración del Plan Director del Documento Electrónico

Elaboración del Plan Director del Documento Electrónico



- Organización

- Informática

- Archivo


Archivo


2014


El proyecto consiste en unificar en un único documento los

principales instrumentos de gestión de documentos electrónicos

y la metodología para su generación, uso y mantenimiento

actualizado.

En este sentido, la Universidad ha realizado actuaciones en el

período 2010-2012:

- La definición del Cuadro de Clasificación y los

mecanismos para su construcción y mantenimiento

actualizado.



- La definición del vocabulario de metadatos.

- La definición del catálogo de tipologías y formatos

documentales.

A estas actuaciones hay que sumar las previstas en el período

2013-2016:

- Definición de las Tablas de Evaluación Documental

- Definición dela Política de acceso a documentos y

expedientes electrónicos

- Definición de la política de firma electrónica

El conjunto de actuaciones permitirá a la Universidad definir su

modelo de gestión de documentos electrónicos que es

conveniente agrupar en un único documento que constituya el

Plan Director del Documento Electrónico el cual debe recoger

las directrices y las decisiones estratégicas que la Universidad

tome en este ámbito.

Deberán considerarse en este Plan Director del Documento

Electrónico las actuaciones ya realizadas en el ámbito de

gestión documental por parte de la Universidad en la Fase 1 de

implantación de la e-Administración. Concretamente:

Tal y como se indica en la actuación de elaboración de plan de

acción para dar adecuado cumplimiento al ENI, el Plan Director

del Documento Electrónico deberá estar alineado con las

exigencias del Esquema Nacional de Interoperabilidad de

manera que permita darle una respuesta integral.


Disponer de un único documento que agrupe los instrumentos

de gestión de documentos electrónicos, las decisiones

estratégicas en este ámbito y las directrices para uso

generación, uso y mantenimiento actualizado.


sinergias)






- La generación del total de los instrumentos de gestión de


- La sistematización ordenada de la generación de los

instrumentos de gestión de documentos electrónicos.

- La alineación de los instrumentos de gestión de

documentos electrónicos a lo establecido por el ENI.


calidad

- Número de documentos gestionados electrónicamente

frente a los gestionados en soportes tradicionales.

- Grado de implantación del Plan Director del Documento

Electrónico sobre los procedimientos de la Universidad.


Contar con el asesoramiento experto en materia de gestión de

documentos electrónicos con el objetivo de validar los

instrumentos definidos y construir el Plan Director del

Documento electrónico el cual deberá incluir los mecanismos

oportunos para su mantenimiento.


- ASTREA

- Kronos Projects

- Doc6


14.000 euros + Personal interno para su ampliación:



Duración estimada

1 año


3.2.4 Actuaciones en el ámbito tecnológico

Dado que en el proyecto de modernización tiene una importancia considerable el

elemento tecnológico, comportará una carga de trabajo adicional para el servicio de

Informática. Este hecho deberá tenerse en cuenta para el dimensionamiento de los

proyectos y la asignación de responsabilidades a nivel interno, ya que el equipo del

Servicio de informática está dedicado al mantenimiento y la evolución de las herramientas

existentes que incluso en ocasiones requiere de su externalización.

En este sentido, se recomienda descargar de tareas a personas clave del equipo de

informática, promoviendo su externalización, para así facilitar su especialización en la

gestión de proyectos y la coordinación de los servicios que se puedan obtener a través de

proveedores que aporten conocimiento específico de los diferentes entornos o

plataformas utilizadas en la e-Administración, en especial la plataforma SIGEM. De esta

manera, el personal interno de la Universidad podrá adquirir el conocimiento suficiente

para el mantenimiento de la infraestructura tecnológica de e-Administración y la

implementación sobre la misma de nuevos procedimientos telemáticos.

En caso contrario, se deberá reconsiderar si el tamaño actual del equipo es adecuado a

las responsabilidades que se le consignen ya que la e-Administración implicará que

pasarán a asumir una carga de trabajo adicional considerable.

3.2.4.1 Migración a la versión 3 de SIGEM que integra la solución de Portafirmas del MINHAP

Migración a la versión 3 de SIGEM que integra la solución de Portafirmas del MINHAP

Ámbito Tecnológico


Transversal




2014 y 1º semestre 2015


La Universidad ha decidido centralizar en SIGEM la gestión de

sus documentos y expedientes electrónicos.

A principios de 2013 apareció una nueva versión de esta

plataforma que incluye las siguientes mejoras:



- Integración con el portafirmas del MINHAP.

- La posibilidad de que un usuario actúe como validador

teniendo acceso en todo momento a los expedientes que

se defina independientemente de su estado y grupo de

usuarios que lo tengan asignado en cada momento.

Funcionalidad útil por ejemplo para funciones de control

de calidad de la resolución de expedientes o para el

responsable del procedimiento.

- Mejoras en la base de datos de terceros. P.ej.

- No permitir dar de alta un tercero sin número de

identificación

- Posibilidad de dar de alta un extranjero (campo

país)

- Posibilidad de definir una provincia por defecto.

- Cumplimiento de SICRESv3 en el Registro permitiendo

el intercambio de asientos registrales con otros

Organismos de forma automatizada.

- Adquisición de metadatos durante el proceso de

digitalización segura de documentos en el registro.

- Generación de avisos a los usuarios que reciban una

tarea o cuando se finalice un trámite.

- Mejoras en la ordenación y la búsqueda de registros y en

la auditoría de las acciones realizadas por los usuarios.

- Separación de nombre y apellidos en campos distintos.

En el caso de recuperarlos de un certificado digital será

posible siempre que la Autoridad de Certificación y/o

@firma permitan obtener estos campos por separado.

- Posibilidad de firmar electrónicamente y notificar

electrónicamente más de un documento en una sola

acción.

- Posibilidad de notificar a varios interesados con una

misma información y en una sola acción.

- Generación automática del índice o foliado del



expediente electrónico.

- Incorporación de un procedimiento genérico de gestión

de decretos para

- Aprobación.

- Generación del Libro de Decretos anual.

- Incorporación de procedimientos que dan respuesta a las

necesidades de Secretaría en cuanto a Órganos de

Gobierno de Entidades Locales:

- gestión de integrantes,

- gestión de propuestas,

- sesión de Pleno de Gobierno,

- sesión de Junta de Gobierno

- Libro de Actas de Sesión.

- Posibilidad de autenticación con certificado digital.

- Posibilidad de single-sign-on en Windows sin necesidad

de volver a introducir la contraseña en SIGM una vez

autenticado en Windows.

El proyecto consiste en subcontratar a un proveedor

especializado la migración de la versión de SIGEM y la

configuración de la misma contemplando: el mantenimiento de lo

ya disponible en SIGEM (p.ej. el registro o la integración con

Alfresco y @firma), la herramienta de portafirmas y la definición

sobre el gestor de expedientes de los flujos de trabajo de los

procedimientos ya disponibles a través de medios telemáticos,

así como de aquellos que se decida implantar durante 2013 y

2014, según se define en el ámbito de servicios al ciudadano.

Deberán contemplarse en este proyecto también la integración

de la herramienta de notificaciones electrónicas y la integración

con el módulo de gestión de representaciones.

De este modo, la Universidad podría contar con un

acompañamiento continuado de un proveedor especializado en

las soluciones de SIGEM que permita la definición de

procedimientos y la obtención de los conocimientos suficientes



para dar continuidad al proceso.


- Mayor estabilidad y mejor funcionalidad de la solución.

- Disponer de una herramienta portafirmas que haga más

eficiente los procesos de firma sobre todo aquellos que

hacen un uso intensivo de firma.

- Sistema de autenticación single-sign-on.

- Adquisición de metadatos durante el proceso de

digitalización en el registro.

- Los usuarios podrán recibir avisos para cada nueva tares

lo cual facilitará la gestión del cambio

- Generación automática del índice o foliado del

expediente electrónico

- Nuevos procedimientos de base: gestión de decretos y

gestión de procedimientos de Secretaría (aunque

enfocados a entidades locales).

- La ampliación del número de procedimientos disponibles

en SIGEM según se ha priorizado en el ámbito de

Servicios al Ciudadano.

- La integración de una herramienta de notificaciones

electrónicas.

- La integración con un módulo de gestión de

representaciones.


sinergias)

Transversal.


- Asegurar la estabilidad de la nueva versión de SIGEM

antes de iniciar el proceso de contratación de la

migración. Utilizar para ello la Comunidad de SIGEM en

la que la Universidad participa activamente.

- Contar con un proveedor especializado en la nueva



versión de SIGEM con experiencia contrastada que

garantice el éxito de la migración de versión y la

definición de procedimientos electrónicos.

- Tener siempre en consideración el garantizar la validez

jurídica de los documentos electrónicos y su

preservación durante el tiempo que éstos generen

obligaciones.


calidad

- Número de procedimientos implementados sobre SIGEM

con una base de administración electrónica.

- Grado de uso de las herramientas de administración

electrónica tanto a nivel interno como externo

(ciudadanía): trámites internos, servicios telemáticos,

portafirmas, digitalización segura, etc.


Delegar en un proveedor especializado la migración de versión

de SIGEM y la implantación de procedimientos sobre la misma,

pero también destinar personal interno que pueda asumir su

mantenimiento posterior e implantación de nuevos

procedimientos.


- IECISA

- Metaenlace


100.000 € + Personal interno:

- 40 jornadas de perfil tecnológico

- 30 jornadas de perfil organizativo


- 5 jornadas de perfil jurídico

El importe incluye otros proyectos tal y como se indica en la

descripción de cada proyecto. Concretamente:

- La implantación sobre SIGEM de los procedimientos

planificados entre 2013 y 2014 con el objetivo que la

Universidad adquiera el conocimiento suficiente para su



mantenimiento posterior y la definición de nuevos

procedimientos sobre SIGEM. Concretamente se podrían

contemplar los siguientes procedimientos:

Traslados de expediente (impresión segura de programas de asignaturas)

Notificación de actos administrativos

Gestión de órganos colegiados

Procedimiento genérico de firma electrónica

Contratación electrónica

Firma de certificados varios por parte de Secretaría General

Solicitud de expedición de título

Firma de contratos de renovación/prorroga de personal

Diplomas CECLEC (cursos < 200 horas)

- La implantación e integración de la herramienta de

notificaciones y comunicaciones electrónicas.


100.000 euros + Personal interno:

- 5 jornadas de perfil jurídico


- 30 jornadas de perfil organizativo

- 40 jornadas de perfil tecnológico

Duración estimada

1 año y medio

3.2.4.2 Selección e integración de la herramienta de notificaciones y comunicaciones electrónicas

Selección e integración de la herramienta de notificaciones y comunicaciones electrónicas



- Archivo

- Organización



- Informática


Informática y Organización




La notificación de determinados actos administrativos a sus

interesados debe hacerse por un medio que deje constancia

fehaciente del momento de la entrega. Esto es también de

aplicación a los medios telemáticos de notificación.

Así pues, la Universidad de Alicante debe disponer de una

plataforma que permita el envío fidedigno de comunicaciones

garantizando la confidencialidad, la identidad del receptor, la

fecha de la entrega o puesta a disposición de la notificación y

sobre todo la garantía de entrega y de lectura.

El proyecto consiste en identificar una solución de notificación

electrónica de bajo coste de integración, con un bajo coste de

notificación y que encaje en los requisitos de la Universidad

entre los cuales destaca la necesidad de poder integrar la

solución con el campus virtual y utilizar, para el acceso a la

notificación, la autenticación basada en usuario y contraseña y

no forzar el uso del certificado digital.

En este sentido, la Universidad ha identificado la solución que la

Generalitat Valenciana comparte con el resto de

Administraciones Públicas de la Comunitat, pero ésta fuerza al

uso de certificado digital para acceder a las notificaciones y no

está, a priori, integrada con SIGEM.

Por otro lado, existe la solución COMPARECE de la Diputación

de Ciudad Real que está integrada con SIGEM y se comparte

con el resto de Administraciones Públicas españolas, pero la

cual también exige la identificación con certificado digital para el

acceso a las notificaciones.

Por lo tanto, deberá realizarse un análisis de las distintas

soluciones de notificación electrónica primando aquellas que

están ya integradas con SIGEM y sean de fácil integración con



el campus virtual de UA que permita la identificación mediante

su usuario y contraseña.

Adicionalmente, el proyecto consiste en la implantación e

integración de la solución, aspecto que se ha tenido en cuenta

en el proyecto de migración de versión de SIGEM.

Por lo que respecta a aquellas comunicaciones para las cuáles

sea necesario tener constancia de su recepción, pero en las que

no exista un requisito legal de notificación administrativa puede

plantearse una solución que permita remitirlas con seguridad

suficiente sin que se trate de notificaciones administrativas. Así

por ejemplo, nos referimos a convocatorias de órganos o

comunicaciones de determinadas actuaciones que no den lugar

a recurso.

La primera solución, la más simple, es imponer que todos los

interesados en el ámbito interno dispongan de una dirección de

correo electrónico gestionada por la Universidad. En tal caso, se

pueden configurar los servidores de correo para que dejen

constancia de la entrega de todos los mensajes que lo

requieran, sin solicitud de confirmación al destinatario. Esta

sería una evidencia suficiente de que se ha recibido la

comunicación. Esta solución no es viable si el correo electrónico

interno está externalizado en un proveedor como gmail, ya que

ponen trabas a este tipo de configuraciones.

Una segunda alternativa, también fácil de implementar, requiere

que exista una intranet o campus virtual al cual los usuarios

internos se conecten con relativa frecuencia. En este caso, las

comunicaciones se publicarían en ese entorno, en un formato

que hiciese que el usuario fuese informado de su existencia en

todo caso al conectarse (por ejemplo, un pop-up que dijese

"Tienes una comunicación de la Universidad"). La evidencia de

haberse identificado y haber recibido dicho mensaje sería

suficiente. Este mecanismo descansa en la confianza de que los

usuarios accedan con cierta frecuencia a la intranet.

Una tercera solución, algo más compleja, es una combinación

de las dos anteriores. Los anuncios se publican en un entorno

tipo intranet, donde los usuarios se identifican con usuario y



contraseña, pero también se envía un correo al interesado con

un enlace a la ubicación relevante en la intranet. El click en ese

enlace deja constancia de que se ha recibido la comunicación y

sería también evidencia suficiente.

Finalmente, una cuarta alternativa, más compleja, es la de

desarrollar en el entorno de la Universidad un sistema de

notificaciones, implementando los requisitos de la Ley 11/2007:

recabando el consentimiento previo (que no es necesario para

la alternativas anteriores en la medida que dejamos constancia

del acceso de hecho a la información), dejando constancia de la

fecha de puesta a disposición y generando evidencia de la

aceptación o rechazo de la notificación. El funcionamiento es

similar al de la segunda alternativa, pero con algunos requisitos

adicionales de seguridad. Esta opción es la que se ha

mencionado como posibilidad dentro del proyecto de

implantación de la plataforma de evidencias electrónicas. Con

ella sería posible practicar tanto comunicaciones con acuse de

recibo como notificaciones administrativas a los interesados

internos que lo hubieran consentido (en relación con

actuaciones administrativas en las que quepa recurso o se les

requiera para responder en plazo), pero sería complejo

imponerlas a los externos.

Finalmente, deberá hacerse una adecuada difusión de la

existencia de los nuevos canales de notificación y comunicación

con acuse de recibo y de sus ventajas con el objetivo de

promover su uso. Con carácter temporal, mientras se afianza la

solución, deberá valorarse la posibilidad de que, aunque alguien

haya autorizado la notificación electrónica, si el canal telemático

no resulta efectivo, antes de que se prosiga

administrativamente, se practique la notificación en soporte

papel.


Disponer de una herramienta de notificación electrónica que dé

cumplimiento a las exigencias establecidas por ley en cuanto a

la notificación electrónica, así como esté integrada con SIGEM,

para la generación y control de las notificaciones, y con el

campus virtual, para permitir el acceso a las notificaciones



mediante usuario y contraseña.


sinergias)

- Migración a la versión 3 de SIGEM.

- Plataforma de evidencias electrónicas.

- Procedimientos implementados según lo contenido en el

ámbito de Servicios al ciudadano.

- Implantación de una plataforma de archivo electrónico


- Es necesaria una colaboración muy estrecha entre los

equipos del ámbito tecnológico y jurídico y de los

implantadores de herramientas tecnológicas.


calidad

- Número de notificaciones practicadas electrónicamente

en comparación con el canal presencial.


Durante el 2º trimestre de 2013, realizar una evaluación interna

de las soluciones posibles de notificación electrónica en base a

entrevistas con otras Administraciones Públicas responsables

de las soluciones existentes, así como con el soporte de la

Comunidad de SIGEM.

Contemplar la integración de la herramienta seleccionada junto

con el proyecto de migración a la versión 3 de SIGEM.

En caso de decidir la implantación de COMPARECE compartir

la iniciativa con la UPNA la cual ha mostrado interés en realizar

un proyecto similar al que sería necesario en la UA.

Posibles Proveedores

No externalizar el análisis de soluciones. La implantación se

realizará por parte del mismo proveedor adjudicado para la

migración a la versión 3 de SIGEM.

Duración estimada

9 meses para la identificación de la solución y 9 meses para su

integración y adaptación la cual dependerá del proyecto propio

de migración a la versión 3 de SIGEM.




Personal interno: 5 jornadas, de perfil tecnológico, de gestión documental, organizativo y jurídico. Externalizar la implantación e integración según se ha indicado en el proyecto de migración a la versión 3 de SIGEM.

3.2.4.3 Selección e implantación de una plataforma de recepción de facturas electrónicas

Selección e implantación de una plataforma de recepción de facturas electrónicas



- Archivo

- Organización

- Informático

- Financiero

- Comunicación


Informática y financiero


2º semestre 2014 y 2015


La Factura electrónica ha sido uno de los primeros documentos

para el que se ha extendido su uso en formato electrónico, dado

que todas las organizaciones la utilizan y la factura tiene una

serie de elementos de contenido fáciles de convertir en

información estructurada.

Para aprovechar las ventajas de la factura electrónica, es

necesario que las instituciones que la utilicen automaticen los

procesos de generación y recepción de facturas, para integrar la

información que contienen en sus sistemas de información, sin

necesidad de intervención humana. Esto ahorra costes de

gestión a los departamentos de contabilidad y finanzas



afectados.

El proyecto consiste en identificar e implantar una solución de

recepción y gestión de facturas electrónicas que resulte fácil de

integrar con el sistema de gestión contable desarrollado

internamente por el Servicio Informático de la Universidad en el

cual se han establecido los circuitos oportunos de validación de

facturas. Esta integración debería permitir la introducción de

facturas en el sistema contable y la transmisión desde el mismo

del estado de las facturas. No obstante, puede plantearse la

integración manual aunque no permitiría aprovechar las ventajas

de inmediatez de la factura electrónica y generaría mayor carga

de trabajo al personal gestor al tener que cargar el documento

factura en la aplicación de gestión económica y los distintos

estados de la factura en la aplicación de gestión de facturas

electrónicas para que los proveedores pudiesen consultarlo. Es

por ello y por la dificultad que añadiría en la gestión del cambio

que se desaconseja la integración manual.

A nivel de integraciones, también debería realizarse la

integración oportuna para registrar la entrada de facturas en la

herramienta de registro de SIGEM, aunque podría declararse un

registro auxiliar en la propia herramienta de recepción de

facturas electrónicas.

La herramienta que se seleccione debería disponer de un portal

de presentación electrónica de facturas, tanto en formato

facturae como mediante la introducción manual de datos. Este

mecanismo deberá ser enlazado desde la Sede electrónica.

Por otro lado, el principal problema de la facturación electrónica

radica en que las empresas proveedoras de la Universidad

emitan sus facturas en este formato. En este sentido deberá

considerarse lo siguiente:

- Promover el uso de la factura electrónica haciendo

campañas de sensibilización promovidas a través de los

canales de comunicación habituales de la Universidad.

- Promover el uso de la factura electrónica confiriendo

ciertas ventajas a quienes la usen como por ejemplo la

reducción de los plazos de pago.



- Que la herramienta que se implante disponga de

mecanismos de digitalización segura de las facturas que

se reciban en papel que permita eliminar el papel y pasar

a gestionarlas a través del mismo circuito de validación.

Se recomienda que la digitalización incorpore el

reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que facilite la

introducción de datos en el sistema contable tras su

validación manual.


Adquisición, implantación e integración de una herramienta de

factura electrónica.


sinergias)

Nueva Plataforma de Administración Electrónica, Sede

electrónica y Plan de difusión.


- Será necesario que los desarrollos internos (validación y

carga automática) permitan un ahorro real de tiempo a

las personas involucradas.

- Hay que hacer un esfuerzo de difusión / imposición, para

asegurar que los proveedores de la Universidad de

Alicante aceptan facturar electrónicamente.


calidad

- Número de facturas recibidas telemáticamente.

- Evaluar el tiempo que se dedica al proceso de validación

de las facturas e identificar el ahorro real para cada una

de las personas que participan.


Dado que la aplicación de gestión contable ha sido desarrollada

internamente por el servicio informático de la Universidad y que

actualmente está en fase de cambio, se recomienda que el

responsable de este desarrollo participe en el proceso de

evaluación de herramientas de recepción de facturas

electrónicas con el objetivo de facilitar su integración con el

programa actual.




Se propone, en primera instancia, analizar la solución PGEFE

de recepción y distribución centralizada de facturas provista por

el MINHAP.

En segunda instancia, deberá valorarse la herramienta que la

Generalitat Valenciana ofrece al resto de Administraciones de la

Comunidad denominada GE-Factura.

Así mismo, pueden analizarse soluciones existentes en el

mercado como por ejemplo las que proveen las entidades

financieras, por ejemplo BSFactura de Banc Sabadell o

CaixaFactura de La Caixa, u otros proveedores tecnológicos,

como por ejemplo Camerfactura de la Cámara de Comercio,

EdasFactura de ZeroComa o e-Factura de SERES.


10.000 euros + Personal interno responsable del desarrollo de la aplicación contable (12 jornadas de perfil tecnológico) con el soporte de proveedor externo especializado en la plataforma de eFactura seleccionada. Adicionalmente, 10 jornadas de personal de finanzas

Duración estimada

18 meses

3.2.4.4 Implantar la digitalización segura de documentos

Implantar la digitalización segura de documentos



Transversal




Informática y organización




El proyecto consiste en implantar en el Registro de entrada de la

Universidad los elementos de hardware y los procedimientos

oportunos para la digitalización de toda documentación que se

registre de entrada.

Actualmente se dispone en SIGEM de las herramientas de

digitalización y firma electrónica que confieren validez jurídica al

documento digitalizado y permitirían eliminar el papel o

devolverlo al ciudadano que lo aporte.

Queda pendiente dotar a las oficinas de registro del hardware

adecuado que permita una capacidad de respuesta rápida que

permita atender de forma eficiente y eficaz al ciudadano. Este

hardware debería permitir escanear documentación a doble cara

en unos tiempos razonables.

Así mismo, sería conveniente establecer la posibilidad de

digitalizar en una segunda fase la documentación lo cual

resultaría útil en caso de sobrecarga de trabajo de la oficina de

registro y/o de documentos largos. En este caso se anotaría el

número de registro en la documentación a digitalizar y el asiento

de registro quedaría en stand-by hasta que se le incorpore la

documentación digitalizada de forma segura por parte de la

Oficina de Registro. La documentación se guardaría durante el

tiempo que establezca la normativa de digitalización para que el

ciudadano pueda recogerla en la oficina de Registro y, pasado

este tiempo, se eliminaría.

En este sentido, puede plantearse a la Comunidad de SIGEM

que este proceso se semi-automatice, es decir, que el Registro

de SIGEM permita imprimir etiquetas que se peguen en los

documentos a digitalizar y, a partir de éstas, de forma

automática se incorporen a los registros de entrada a partir de la

interpretación automática de las etiquetas.

Adicionalmente, debería considerarse la digitalización segura de

la documentación que pueda recibir los servicios encargados de



atender los expedientes de manera que vaya avanzándose

hacia el expediente basado únicamente en documentos

electrónicos. Para ello, deberá analizarse la disponibilidad de

elementos hardware que permita digitalizar el documento para

luego poder adjuntarlo al expediente electrónico y firmarlo con

certificado digital de empleado público.

Evidentemente un proyecto de este tipo requiere de una

adecuada gestión del cambio y de que el personal que deba

realizar la digitalización disponga de los elementos de hardware

y de firma electrónica adecuados.


Eliminar la entrada de documentación en soporte papel

avanzando así hacia una gestión de expedientes

exclusivamente basada en documentos electrónicos.


sinergias)

Transversal.


- La disponibilidad de elementos hardware de

digitalización eficientes en las ubicaciones donde se

digitalizará.

- La disponibilidad por parte del personal que realizará la

digitalización segura de certificado digital de empleado

público de la ACCV.

- Una adecuada gestión del cambio, primero con los

usuarios de las oficinas de registro y luego

paulatinamente con los distintos servicios de la

Universidad.


calidad

- Número de Documentos digitalizados de forma segura.

- Evolución del volumen de documentación tratada en los

expedientes de la Universidad.


Utilizar las herramientas disponibles en SIGEM y realizar un

planteamiento de digitalización de documentación y un proceso



de gestión del cambio adecuado que permita implantarlo.


No externalizar.



perfil organizativo - 5 jornadas de

perfil tecnológico

Duración estimada

18 meses

3.2.4.5 Implementación de la gestión de metadatos sobre Alfresco

Implementación de la gestión de metadatos sobre Alfresco



- Archivo

- Organización

- Informático


Informático y Archivo


Continuada


La Universidad ha decidido optar por Alfresco como herramienta

corporativa de gestión documental en la que ya se almacenan

los documentos gestionados a partir del gestor de expedientes

SIGEM. Para ello se cuenta con la integración estándar de

ambos programas lo cual deriva en una gestión de metadatos

aún muy incipiente.

El proyecto consiste en conseguir la máxima automatización de

gestión de metadatos y forzar la introducción manual de los que

no resulte posible automatizar según el esquema de metadatos

definido por el Servicio de Archivo de la Universidad. En este

sentido, la generación de los metadatos se centrará en el gestor

de expedientes SIGEM, pero su tratamiento y almacenamiento



se realizará en Alfresco que es en donde SIGEM descansa su

gestión de documentos.

Dado que SIGEM se trata de una iniciativa compartida entre

distintas Administraciones Públicas este proyecto debe

enfocarse con el objetivo que las modificaciones hechas sobre

el entorno de SIGEM y su integración con Alfresco sean

mantenidas en futuras versiones. Es por ello que se recomienda

compartir esta necesidad de forma conjunta con la Comunidad

de SIGEM y:

- Si está prevista en el desarrollo de la herramienta

participar en su definición.

- Tanto si está prevista como si no, en función de la

disponibilidad de recursos en la Universidad, plantear la

posibilidad de que la Universidad participe activamente

en el desarrollo de esta nueva funcionalidad.

Cabe mencionar que entre los metadatos figuran los de

preservación documental que surgirán de las Tablas de

Evaluación Documental según la actuación correspondiente. En

base a este metadato Alfresco podrá eliminar de forma

automatizada aquellos expedientes que dejen de tener vigencia.

Esta funcionalidad deberá ser configurada convenientemente

para que actúe de forma automatizada, pero siempre tras una

actuación del personal de Archivo que autorice finalmente la

eliminación.

Adicionalmente, SIGEM puede tratar con multitud de tipos de

formato de documentos, debido en gran parte a la posibilidad de

que la ciudadanía aporte documentación durante la tramitación

electrónica. En este sentido se propone plantear una

funcionalidad por la que se realicen procedimientos

automatizados de cambios de formato de documentos que

garanticen que en el gestor documental Alfresco sólo se

almacenen formatos documentales válidos según se defina en

el Catálogo de metadatos para este metadato.

Finalmente, debe considerarse que este modelo será útil para

centralizar en una única plataforma de gestión documental todos

los expedientes en soporte electrónico y, en su caso,



prepararlos de cara a su preservación a largo plazo. Por lo

tanto, la integración con Alfresco deberá plantearse de modo

que otras aplicaciones que gestionen expedientes electrónicos,

como por ejemplo la aplicación de gestión académica, puedan

delegar en Alfresco los aspectos de gestión documental. Para

ello se recomienda evolucionar la integración ya existente

basada en servicios web.


Centralizar en una herramienta corporativa de gestión

documental todos los expedientes basados en documentos

electrónicos en la que poder aplicar de forma homogénea las

técnicas de gestión documental y así garantizar su gestión

eficiente.


sinergias)

- Todos los proyectos del ámbito de gestión documental.

- El Plan Director del Documento Electrónico.

- Todas las herramientas tecnológicas que generen


- La herramienta tecnológica que gestione la preservación

a largo plazo de los expedientes y documentos

electrónicos.


- Es necesaria una colaboración muy estrecha entre los

equipos del ámbito tecnológico, de gestión documental y

de los implantadores de herramientas tecnológicas.

- Compartir el desarrollo con la Comunidad de SIGEM de

manera que se mantenga en futuras versiones.


calidad

- Porcentaje de metadatos gestionados en Alfresco

respecto al total de metadatos definidos en el Esquema

de la Universidad.

- Número de herramientas de administración electrónica

integradas con Alfresco.

- Grado de documentos administrativos gestionados en

Alfresco.




Coordinar con la Comunidad de SIGEM el planteamiento y

desarrollo de la integración con Alfresco participando la

Universidad en todo aquello para lo que disponga de recursos

suficientes tanto a nivel de gestión documental como

tecnológico.

Dado que el esquema de metadatos deberá ser útil para todas

las Administraciones Públicas usuarias de SIGEM se propone

que la integración se base en el Modelo de Esquema de

Metadatos propuesto a raíz del Esquema Nacional de

Interoperabilidad y que se prevea algún mecanismo para poder

ampliarlo con metadatos específicos de forma libre por cada

Administración.


Existen proveedores especializados en Alfresco que podrían dar

soporte a la integración con SIGEM. No obstante, se propone

analizarlo de forma conjunta con la Comunidad de SIGEM.

Duración estimada

1 año y medio para la integración de Alfresco con SIGEM para

la gestión de metadatos + continuada para la integración

sucesiva de las herramientas que gestionen documentos

electrónicos de manera que se centralice en Alfresco toda la

gestión documental electrónica


Depende de lo que se acuerde con la Comunidad de SIGEM.


3.2.4.6 Selección e implantación de una solución tecnológica de contratación electrónica

Selección e implantación de una solución tecnológica de contratación electrónica



- Archivo

- Organización

- Informático

- Contratación


Contratación


2014 a 2016


SIGEM cuenta con el procedimiento menor de contratación ya

implementado en su versión 2. No obstante, en la versión 3 no se

ha implementado ningún otro tipo de contrato ni existe información

relacionada de que exista una intención clara de desarrollar el

resto de necesidades en cuanto a la gestión electrónica de todo

tipo de contratos administrativos.

El proyecto consiste en analizar detenidamente el proceso definido

sobre SIGEM y comprobar que sea una solución sobre la cual

pueda irse definiendo el resto de funcionalidades necesarias para

la contratación electrónica en base a las necesidades específicas

de la Universidad.

Este primer escenario, dada la complejidad de los procesos de

contratación, resultará en una opción de largo recorrido y alto

coste al que debe sumarse la necesidad de mantenerla

adecuadamente actualizada según sucedan cambios normativos.

Por lo tanto, recomendamos a la Universidad valorar otras

soluciones existentes en el mercado que den solución completa a

todas las exigencias de la LCSP. En este escenario, la Universidad

deberá contemplar la integración de una nueva solución con

Alfresco de manera que pueda aplicarse centralizadamente los

principios de gestión documental y, en especial, los aspectos



relacionados con la preservación de documentos.

En ambos escenarios deberá contemplarse la integración de la

solución con el Perfil del Contratante de la Generalitat Valenciana.


Disponer de una solución tecnológica que dé soporte a los

procesos de contratación de la Universidad y facilite la relación

telemática con proveedores.



N/A


- Garantizar el cumplimiento normativo en materia de

contratación administrativa.

- Normativizar el proceso de contratación para forzar el uso

del canal telemático dado que la mayor parte del colectivo

al que se dirige puede ser obligado a utilizarlo según la ley

11/2007. De esta manera se asegura un alto retorno de la

inversión.

Evaluación del progreso / Control

de calidad

- Número de procedimientos de contratación realizados a

través de medios telemáticos.

- Reducción de tiempos de contratación respecto a la

contratación tradicional.


En el caso de decidir ampliar el número de procedimientos de

contratación sobre SIGEM, subcontratar el desarrollo de esta

solución a un proveedor especializado en la solución de SIGEM.

Adicionalmente, compartir la iniciativa con la Comunidad de

SIGEM para economizar en costes y garantizar que la solución se

mantendrá en futuras versiones de SIGEM.

En el caso de adquirir una solución específica de contratación,

seleccionar una herramienta que esté plenamente desarrollada y

sólo sea necesaria su configuración e integración con Alfresco. En

este escenario también deberá tenerse en cuenta la fiabilidad del



proveedor con el objetivo de asegurar a futuro el mantenimiento

actualizado de la solución según sucedan cambios jurídicos y

tecnológicos.


- En caso de desarrollo sobre SIGEM: IECISA,

Metaenlace,…

- En caso de optar por una solución específica de

contratación electrónica: PLYCA (Nexus IT), Guadaltel,

MatchMind (Telvent), Altia o Pixelware.


- Opción A: En caso de desarrollo sobre SIGEM: 60.000

euros y 25 jornadas de perfil de contratación, 15 jornadas

de perfil informático y 5 jornadas de perfil jurídico, archivo y

organizativo.

- Opción B: En caso de optar por una solución específica de

contratación electrónica: 120.000 euros y 10 jornadas de

perfil de contratación, 5 jornadas de perfil informático y 2

jornadas de perfil jurídico, archivo y organizativo.

Duración estimada 3 años

3.2.4.7 Definición e implantación de una plataforma de servicios de interoperabilidad

Definición e implantación de una plataforma de servicios de interoperabilidad



Transversal


Informática




2º semestre 2014


La Ley 11/2007 reconoce el derecho al ciudadano a no aportar

documentos ante la Administración Pública que obren en poder

de la propia Administración Pública, sea o no distinta de la

Administración ante la cual actúa. Por lo tanto, la Universidad se

ve obligada a establecer mecanismos de conexión con otras

Administraciones Públicas para compartir estos documentos.

La plataforma de interoperabilidad debe ser un canal que

centralice la comunicación entre la Universidad y otras

administraciones públicas, pasando por la Red SARA que

centraliza a nivel español el intercambio de documentación entre

Administraciones Públicas. El mecanismo utilizado para el

intercambio de información se basa en WebServices y disponer

de todos ellos centralizados en una única infraestructura

tecnológica facilitará su gestión y mantenimiento.

En este sentido, es recomendable disponer de un servidor

dedicado a efectos de interoperabilidad y de una configuración

de comunicaciones propia que, en la medida de lo posible, esté

redundada y garantice la disponibilidad 24x7.

El proyecto consiste en definir y establecer esta infraestructura.


- Centralizar el intercambio de información con otras

Administraciones Públicas disponiendo de la

infraestructura tecnológica, tanto a nivel de hardware y

software como de comunicaciones, para poder

intercambiar datos con otras Administraciones Públicas.

- Disponer de un mayor control del funcionamiento y

estabilidad de las conexiones con la Red SARA lo cual

facilitará su optimización.


sinergias)

Transversal.




- Asegurar la disponibilidad de esta infraestructura

permitirá que interfiera lo menos posible en el

funcionamiento normal de los procedimientos que

consuman o generen servicios de interoperabilidad y

facilitará agilidad en la gestión.

- Reducir la carga administrativa de la ciudadanía

solicitando menos documentos para la realización de una

solicitud y evitando que hayan de realizar trámites cuyo

objetivo es obtener un documento para entregar a otra

Administración Pública. En definitiva, reducir también la

carga administrativa del personal propio de la

Universidad.


calidad

- Disponer de la infraestructura de hardware, software y

comunicaciones suficiente para centralizar los servicios

de interoperabilidad.

- Grado de disponibilidad de esta infraestructura.


Ejecutarlo internamente con personal propio de la Universidad

en base a la infraestructura tecnológica que mejor encaje en los

sistemas de la Universidad y en la conectividad con la Red

SARA.


No externalizar.



perfil tecnológico

Duración estimada

6 meses

3.2.4.8 Implantación e integración de una plataforma de evidencias electrónicas

Implantación en integración de una plataforma de evidencias electrónicas





Transversal


Informática y organización


2º semestre 2014 y 2015


El proyecto consiste en contratar la implantación de una

herramienta de gestión de evidencias electrónicas e integrarla

con:

- Las herramientas de SIGEM para guardar evidencias de

aquellas transacciones críticas que sucedan en la

solución de gestión de expedientes, como por ejemplo la

validación de un documento por parte de un determinado

usuario sin requerirle de firma o el uso de una tarjeta de

coordenadas (actualmente implementado en el proceso

de firma de actas de notas).

- El gestor de contenidos de la Sede electrónica para

guardar evidencias de publicación y despublicación de

sus contenidos.

- La plataforma @firma de la cual deberá utilizar las

funcionalidades de firma, sellado de tiempo y resúmenes

criptográficos que dotan a las evidencias de valor

probatorio ante un proceso judicial. Este requisito se

recomienda con el objetivo de centralizar las

funcionalidades de firma en una única plataforma aunque

podría considerarse opciones que utilizan su propia

plataforma de firma si con ello se economiza en la

implantación.

La herramienta de gestión de evidencias electrónicas deberá

permitir:

- registrar y explotar sucesos acontecidos en los sistemas

de información



- encadenar las evidencias haciendo uso de cadenas de

confianza mediante la firma del resumen criptográfico de

la evidencia anterior e incorporando sellado de tiempo

- integrarse mediante servicios web con herramientas de

auditoría de otros sistemas y así poder disponer de una

gestión centralizada de evidencias.


Disponer de una herramienta única de gestión de evidencias

electrónicas que dé soporte a las soluciones de SIGEM (gestor

de expedientes electrónicos, portafirmas, registro electrónico,

etc.) y a todas las demás herramientas en que se realicen

acciones que puedan contribuir a aportar valor probatorio de los

actos de la Universidad.


sinergias)

- Digitalización segura de documentos.

- Actuaciones en el ámbito de la gestión documental.

- Formación y difusión


- La participación multidisciplinar en el proyecto por parte

de la Universidad de los siguientes ámbitos: organizativo,

jurídico, gestión documental y tecnológico.

- Un correcto aseguramiento de la cadena de confianza de

las evidencias electrónicas con el respaldo del tercero de

confianza que constituye la Autoridad de Certificación.


calidad

- Número de evidencias electrónicas registradas.

- Número de procesos de administración electrónica que

utilizan la plataforma de evidencias electrónicas.

- Número de herramientas informáticas que utilizan la

plataforma de evidencias electrónicas.


Implantar una herramienta de un tercero integrada con SIGEM y

el gestor de contenidos de la Sede electrónica y, opcionalmente,



con @firma.


1. S21Sec, Kinamik, Gematic y SIA.


- 25.000 euros, tanto si incluye funcionalidades propias de firma como si debe integrarse con @firma

- 10 jornadas de personal TIC

Duración estimada

18 meses

3.2.4.9 Seleccionar e implantar una solución de archivo electrónico o de custodia y preservación del documento electrónico

Seleccionar e implantar una solución de archivo electrónico o de custodia y preservación del documento electrónico



- Archivo

- Organización

- Informático


Informática y archivo.


2014, 2015 y 2016


De acuerdo con la Ley 11/2007, aquellos documentos que se

generen originalmente en formato digital deberán ser

conservados en este formato.

La preservación de los documentos digitales a largo plazo

requiere una serie de elementos de seguridad de los que es

difícil disponer en un gestor documental estándar:



- Resellado de las firmas para generar firmas longevas.

- Custodia segura de documentos con acreditación de la integridad.

- Migración de formatos para garantizar la inteligibilidad.

- Aplicación controlada de políticas de disposición.

La recomendación en este sentido es que, de acuerdo con lo

establecido en el Plan Director del Documento Electrónico, se

realice un traspaso a una herramienta de gestión de archivo

electrónico longevo de aquellos expedientes electrónicos que

deban ser mantenidos a largo plazo. En este sentido, se

propone que la transferencia se realice de forma automatizada a

los 5 años de que el gestor documental Alfresco almacene un

expediente electrónico el cual no haya sido propuesto de

eliminar por el propio Alfresco según la política de disposición

que le aplique.

Es por ello que en el gestor documental Alfresco deberá

realizarse un resellado de tiempo de los expedientes

electrónicos lo cual permitirá garantizar en todo momento la

validez jurídica de los expedientes electrónicos y que la

integración con una herramienta de archivo longevo no suponga

una limitación para ello.

Para la generación del expediente electrónico, que pueda

traspasarse entre el gestor de expedientes y el gestor

documental y entre este último y la herramienta de archivo

electrónico, se propone la generación de un foliado electrónico

de los documentos y datos que componen el expediente una

vez haya sido resuelto el cual sea firmado mediante sello de

tiempo lo cual permitirá proteger la integridad de las firmas que

contiene. La funcionalidad de foliado está incluida en la nueva

versión de SIGEM y deberá analizarse la posibilidad de

reaprovecharla para la integración con la solución de archivo

electrónico desde el gestor documental Alfresco.

En este sentido, se recomienda que todas las herramientas que

generen documentos electrónicos en la Universidad, como

mínimo los relacionados con el procedimiento administrativo, los

almacenen en Alfresco de manera que puedan beneficiarse de

lo que se defina e implemente a nivel de preservación del



documento electrónico.

Así pues, el proyecto consiste en identificar la solución más

óptima en el entorno de la Universidad para el archivo

electrónico o la custodia y preservación del documento

electrónico y subcontratar su implantación e integración con las

herramientas de gestión de expedientes y documentos

electrónicos.

Dentro de esta actuación, el año 2014 y primer semestre de

2015 de esta actuación se reserva a analizar que opción

tecnológica encajaría mejor en la infraestructura de la

Universidad. A día de hoy se ha identificado la solución InSIDe

como primera candidata a ser analizada.

El resto del período previsto se reserva para la implantación e

integración de la herramienta y su configuración oportuna.

Dado que SIGEM es una iniciativa del Ministerio y es utilizado

por distintas Administraciones Públicas que tendrán

necesidades similares a la Universidad, se deberá compartir

este requerimiento con la Comunidad de SIGEM para identificar

iniciativas similares que puedan utilizarse y se asegure su

mantenimiento en futuras versiones.


Resolver las necesidades de custodia y preservación a largo

plazo de documentos electrónicos, identificando e implantando

una solución tecnológica que lo permita.


sinergias)

Actuaciones del ámbito de gestión documental, así como

herramientas tecnológicas de gestión de expedientes y



- Hay que hacer un estudio de los criterios de

conservación / eliminación de los expedientes, para

evitar la inflación documental.

- Hay que compartir esta necesidad con la Comunidad de

SIGEM con el objetivo de obtener una solución que

perdure a nuevas versiones.




calidad

- Comprobar el envío y recuperación automática de

documentos enviados a la plataforma de custodia.

- Comprobar los mecanismos de eliminación controlada de

documentos.


Integrar el gestor documental Alfresco con la herramienta que se

seleccione de archivo digital. Será necesario el apoyo de

especialistas en Alfresco y/o de la herramienta adquirida.

Compartir la iniciativa con la Comunidad de SIGEM para

economizar en costes y garantizar que la solución se mantendrá

en futuras versiones de SIGEM.


- Smile

- IECISA


Indeterminado. Depende de lo que se acuerde con la Comunidad de SIGEM

Duración estimada

3 años

3.2.4.10 Adquirir una solución de voto electrónico en modo servicio

Adquirir una solución de voto electrónico en modo servicio



- Archivo

- Organización

- Informático


Informática y jurídico




2014 y 2015


El voto electrónico se basa en tecnologías cuyo coste es muy

elevado y su implantación o desarrollo y mantenimiento a futuro

resultan de una alta complejidad.

Es por ello que el proyecto que se propone consiste en adquirir la

plataforma de voto electrónico utilizada de forma consorciada por

las Universidades catalanas y que se ofrece en modo servicio por

parte del CESCA. El uso compartido de una misma tecnología e

infraestructura ha logrado reducir muchísimo el coste de utilizarla.

Se plantea que antes de adquirir el servicio se realice una primera

votación piloto y luego se implante en el total de las votaciones

que se realicen en la Universidad. Con el objetivo de facilitar la

participación durante esta prueba el sistema de voto permitiría

enviar un usuario y contraseña de un solo uso a la cuenta de

correo electrónico provista por la Universidad de manera que el

censo electoral no pudiera realizar el voto sólo con certificado

digital.

Es recomendable que la prueba de voto electrónico se realice

sobre un censo electoral limitado a como máximo 1500 personas.

Una vez probado el servicio, si la Universidad decide adquirirlo se

deberá integrar con el LDAP de la Universidad de manera que no

sólo sea posible emitir un voto electrónico mediante autenticación

con certificado digital si no que pueda realizarse con la misma

autenticación del campus virtual.

Finalmente, mencionar que como la herramienta requerirá de un

proceso de configuración previo en cada votación, es

recomendable que la Universidad designe las responsabilidades

oportunas para realizarlo las cuales en primera instancia se

entiende que podrían recaer sobre la Secretaría General de la

Universidad por su relación con la práctica totalidad de los

procesos de votación. Adicionalmente, deberá establecerse las

responsabilidades formales para la aprobación de la realización de

una votación a través de medios telemáticos pudiéndose dar el

caso que esté o no disponible el canal presencial.

Objetivos perseguidos Habilitar el canal electrónico para la realización de procesos de



votación e incrementar así el nivel de participación a las mismas.



N/A al tratarse de una herramienta para una finalidad muy

específica.


- Una adecuada difusión es clave para garantizar el uso de

esta nueva plataforma.

- Disponer de un servicio de atención de dudas que

responda ágilmente a las dudas, tanto de los usuarios que

configuren las votaciones como a los votantes, facilitará su

uso eficiente teniendo en cuenta la limitación temporal con

las que se realizan los procesos de votación.

- Asignar formalmente las responsabilidades para la

configuración de los procesos de votación y formalizar el

procedimiento a seguir para solicitarlo facilitará su

realización.


de calidad

- Comprobar la evolución del voto electrónico versus el

presencial.

- Evolución del número de votaciones con posibilidad de

voto electrónico versus las que solo permitan voto

presencial.


Contratar al CESCA la solución disponible en modo servicio

consorciado entre las Universidades catalanas.


N/A


En fase de negociación. Personal interno: - 4 jornadas

personal jurídico - 2 jornadas

personal tecnológico

Duración estimada 6 meses



Datos relativos a la negociación del

presupuesto

Según conversaciones establecidas con el CESCA los siguientes

parámetros son los que deberían ser tenidos en cuenta para la

determinación del presupuesto de la adquisición de una solución

de voto electrónico en modo servicio:

Concepto Incluye Prestador Importe IVA incluido

Ampliación de la licencia

Licencia de uso de la

plataforma

(ampliación de la

existente, para la

UA)

Scytl (se paga

a través de

CESCA)

2. Según tabla

(pendiente de

aprobación

formal Scytl)

3. Personaliza

ción del

entorno

4. Configuración de la

plataforma con los

logos, textos y

configuraciones

propias de la

Universidad.

5. Scytl (precio

pactado 55

€/h)

6. 9.000 € aprox.

Mantenimie

nto del

servicio

Mantenimiento de los

sistemas

informáticos donde

reside la plataforma y

servicio de soporte

en su uso

CESCA 7. 18.000 € anuales

Tamaño Comunidad

Universitaria

Coste de ampliación de la licencia (IVA

incluido)

Mantenimiento

Hasta 12.000 12.000 € 2.400 €

Hasta 25.000 15.800 € 3.160 €

Hasta 50.000 21.600 € 4.320 €



50.000 + 28.000 € 5.600 €

En resumen para la UA tendríamos el siguiente coste, IVA incluido: Primer año:

Licencia 21.600 Euros

Personalización entorno 9.000 Euros

Mantenimiento del servicio 18.000 Euros

TOTAL 48.600 Euros

Segundo año y siguientes:

Mantenimiento del servicio 18.000 Euros

Mantenimiento de la licencia 4.320 Euros

TOTAL 22.320 Euros

Aclaraciones:

* En el ejercicio en que se hiciera la implantación, el coste de mantenimiento operativo (18.000) no se facturaría en su totalidad, sino en proporción a la parte del ejercicio utilizada.

* En los años sucesivos, el coste de operación facturado por el CESCA incluye tanto la operativa como el mantenimiento de la licencia, así que la estimación es más cercana a los 18.000 que a los 22.000.


3.2.4.11 Evaluación, instalación e integración con herramientas de Administración Electrónica de Bonita BPM como solución de soporte a la tramitación interna de expedientes electrónicos

Evaluación, instalación e integración con herramientas de Administración Electrónica de Bonita BPM como solución de soporte a la

tramitación interna de expedientes electrónicos



Informático y organizativo


Informático y organizativo


2º semestre 2013, 2014 y 2015


SIGEM muestra ciertas limitaciones en la definición de

procedimientos que no facilitan a personal con conocimientos no

informáticos la definición de nuevos procedimientos o flujos de

trabajo.

La Universidad de Alicante cuenta con experiencia en el campo

de desarrollo de herramientas de modelación de procedimientos

bajo un entorno gráfico basado en tecnología INTALIO, pero tras

las comprobaciones oportunas se ha corroborado la

imposibilidad de su integración con SIGEM.

Ante este hecho se ha identificado la oportunidad de utilizar

Bonita BPM la cual cuenta con un interfaz muy amigable para el

usuario final para el desarrollo y mantenimiento de flujos de

procesos. Tanto INTALIO como Bonita BPM utilizan BPMN para

el diseño de flujos de proceso.

El proyecto consiste en analizar con detalle las posibilidades de

Bonita BPM e identificar la posibilidad de integración con otros

módulos necesarios para la Administración electrónica como

pueden ser los de firma electrónica, notificación electrónica,

registro general y electrónico, consultas de interoperabilidad,

etc. así como con los sistemas existentes de gestión de la

Universidad.

Si tras esta fase de análisis se determina la posibilidad de pasar




a basar los procedimientos internos de administración

electrónica con BonitaBPM se realizarían las tareas oportunas

de instalación e integración sin que, al menos en una primera

fase, afectara a lo ya desarrollado sobre SIGEM.

Para que todos los usuarios sean autónomos en la definición de

flujos de proceso sobre Bonita BPM se realizaría la formación

oportuna contemplando durante la formación la definición de un

flujo de un proceso responsabilidad del área de la Universidad a

la que pertenezca el usuario contando con la asistencia del

profesor del curso. Así mismo, se simularan incidencias y se

aprenderá sobre su resolución de manera que el flujo pueda

pasar a la fase de ejecución al finalizar la formación y el usuario

sea autónomo para la definición de nuevos flujos.

Durante la formación se tendrá en cuenta de base la

metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos

según se defina con la actuación 3.2.2.1 de este Plan Director.


Conseguir disponer de una herramienta de gestión de flujos de

trabajo para la resolución de expedientes administrativos con un

modelador gráfico de procedimientos que facilite la definición de

procedimientos por parte de técnicos funcionales y sin

participación de técnicos informáticos.


sinergias)

La relación con el resto de la infraestructura tecnológica de e-

Administración.


- El uso de Bonita BPM aprovechando los componentes

que corresponda de la infraestructura tecnológica de e-

Administración y sistemas de gestión preexistentes en la

Universidad de manera que se puedan generar

expedientes electrónicos auténticos.

- Una adecuada gestión del cambio que de manera

efectiva haga a los usuarios finales autónomos en la

definición y mantenimiento de flujos de trabajo sobre




Bonita BPM para la resolución de expedientes

administrativos.


calidad

- Número de incidencias detectadas en el uso de la nueva

herramienta.

- Número de peticiones al servicio informático de soporte

en la definición de procedimientos sobre Bonita BPM.


Realizar un análisis interno de la solución Bonita BPM y, en caso

de resultar una opción válida para la gestión electrónica de

procedimientos administrativos, formar al personal en su uso y

en la definición y mantenimiento de flujos de trabajo sobre

Bonita BPM.


Con la información disponible actualmente se estima que no. No

obstante, tras el análisis inicial se podrá concretar si es

requerida la participación de proveedores externos.


- Personal interno: 10 jornadas de personal de organización y 15 del personal informática

Duración estimada

2 años y medio


3.2.4.12 Desarrollar una sala virtual de firma electrónica

Desarrollar una sala virtual de firma electrónica



- Archivo

- Organización

- Informático

- Jurídico


Informática y jurídico.


2015


El proyecto consiste en desarrollar sobre SIGEM un aula virtual de

firma electrónica a la que pueda acceder personal externo para

firma documentos a petición de la Universidad.

Entre las funcionalidades de esta aula virtual de firma destacan:

- La posibilidad de poder publicar un documento o conjunto

de documentos a firmar en un mismo proceso de firma lo

cual generará el correspondiente expediente en SIGEM.

- Definir las personas firmantes del documento, tanto

internas como externas, y el orden de firma indicando su

DNI y su correo electrónico.

- Remitir un correo electrónico a las personas firmantes;

todas a la vez si no importa el orden de firma y según

proceda si los firmantes deben firmar sucesivamente.

- Autenticación mediante certificado digital y mecanismos de

visualización y firma de los documentos pendientes de

firma.

- Poder rechazar la firma del documento especificando los

motivos lo cual remitirá un correo al organizador del flujo de

firma para que tome las acciones oportunas.

Esta aula virtual de firma electrónica podría disponer de múltiples

aplicaciones. A pesar de ello requiere que las personas que



interactúen con la misma dispongan de certificado digital.

Por el momento se ha identificado que resultará útil para los

procedimientos de firma de convenios y de contratos de

investigación.


Disponer de un canal electrónico para la firma de documentos

entre la Universidad y terceras partes evitando así

desplazamientos y otros costes colaterales asociados con la firma

manuscrita de documentos.



Migración a la versión 3 de SIGEM.


- Una adecuada difusión y la definición de una herramienta

intuitiva y sencilla de utilizar es clave para garantizar su

uso.

- Disponer de un servicio de atención de dudas que

responda ágilmente a las dudas que puedan surgir en el

uso de la plataforma.


de calidad

- Comprobar la evolución de la firma de documentos con

terceras partes a través de medios telemáticos versus el

canal presencial.


Subcontratar el desarrollo de esta solución a un proveedor

especializado en la solución de SIGEM.




Plantear la posibilidad de utilizarla mediante servicios web para

facilitar su integración con otras herramientas distintas a la de

SIGEM.

Posibles proveedores - Para la definición funcional de la herramienta: Kronos



Projects, ASTREA, Landwell, etc.

- Para el desarrollo tecnológico: IECISA, Metaenlace, etc.


15.000 euros y personal interno: 5 jornadas de perfil jurídico, informático y organizativo.

Duración estimada 12 meses

3.2.4.13 Implantación de un módulo de gestión de representaciones

Implantación de un módulo de gestión de representaciones



Transversal


Informática, organización y jurídico


2015 y 2016


La gestión de representaciones permite al interesado o

representado de un trámite delegar en un tercero o

representante su realización. Para ello es necesario disponer de

un sistema que permita:

- Identificarse con certificado digital, en el caso telemático,

o con cualquier documento de identificación, en el caso

presencial.

- Disponer de un listado de trámites para los que puede

delegarse la representación agrupados por categorías o

temática.

- Poder indicar la persona física a la que se autoriza la

representación y para que trámites o grupos de trámites.

- Poder delimitar temporalmente la duración de esta

delegación de representación. El sistema remitirá avisos



de caducidad de la representación.

- Poder modificar o cancelar la delegación de

representación en cualquier momento bien sea

telemáticamente o presencialmente en las oficinas de

atención ciudadana.

Adicionalmente, esta herramienta debe permitir:

- Gestionar la representación de empresas bien sea con la

identificación mediante certificado digital de

representante de empresa o bien mediante la

presentación presencial de la documentación notarial

que otorga esta representatividad.

- Gestionar la representación por parte de Colegios que

firmen un convenio con la Universidad conforme los

colegiados que se adhieran podrán actuar en nombre de

cualquier persona física o jurídica ya que se encargarán

de obtener la correspondiente autorización. El sistema

guardará un registro de todas las representaciones y, en

este caso, servirá para realizar controles aleatorios de

que el representante contaba con la autorización

suficiente para la realización del trámite.

A partir de aquí, el sistema de tramitación dispondrá de la

información detallada de representaciones y permitirá actuar

según las mismas para la realización de trámites telemáticos.

Igualmente, el personal de atención ciudadana dispondrá de la

herramienta que permitirá dar de alta, modificar o dar de baja

representaciones desde la cual podrán consultar la posibilidad

de que un tercero realice trámites presenciales en nombre de

otra persona.

Cabe mencionar que SIGEM deberá apoyarse en el validador de

certificados digitales o cliente de @firma para la representación

de empresas a través de certificados digitales de manera que se

pueda extraer del certificado digital la información de

representado y representante.

A día de hoy las posibilidades de SIGEM en cuanto a gestión de

representaciones están limitadas a la posibilidad de indicar en

los formularios de tramitación los datos del representante y del



representado sin ningún control adicional. No obstante, la ACCV

dispone de una herramienta de gestión de representaciones que

comparte con el resto de Administraciones Públicas.

Por lo tanto, el proyecto consiste en verificar que la solución de

gestión de representaciones de la ACCV permite gestionar todas

las casuísticas que se han señalado y, al mismo tiempo, pueda

ser compartida con la Comunidad de SIGEM facilitando así el

mantenimiento de la integración en versiones posteriores. Dado

que el proyecto se prevé para 2014, previamente deberá

confirmarse a través de la Comunidad de SIGEM que no existe

una iniciativa al respecto o se haya incluido en una nueva

versión, hecho que podría hacer replantear este enfoque.

Finalmente, el proyecto deberá contar con una adecuada

formación interna y difusión externa que facilite la adopción del

nuevo módulo.


Permitir la realización de trámites telemáticos y presenciales por

parte de representantes adecuadamente autorizados para ello y

de una herramienta que permita gestionar eficazmente estas

representaciones.


sinergias)

Transversal.


- Conseguir que la herramienta de la ACCV se integre

sobre la infraestructura tecnológica actual de SIGEM

aprovechando las BBDD y el Cliente @firma ya

disponible.

- Compartir la integración con la Comunidad de SIGEM de

manera que se mantenga en futuras versiones. Asegurar

previamente que no existan otras iniciativas relacioandas

que puedan hacer replantear el proyecto.


calidad

- Número de trámites realizados bajo representación.

- Número de altas, modificaciones y bajas de



representaciones.


Desarrollar una nueva herramienta aprovechando lo disponible

en SIGEM. Contar para ello con un asesoramiento experto para

la definición funcional del módulo y de un desarrollador

especializado en SIGEM para su desarrollo. Personal de la

Universidad deberá implicarse tanto a nivel funcional como

técnico.





- Para la verificación funcional de la herramienta de la

ACCV conforme cumple con las expectativas de la

Universidad en estos aspectos: Kronos Projects,

ASTREA, Landwell, etc.

- Para el desarrollo tecnológico: IECISA, Metaenlace, etc.


- Verificación funcional de la solución de la ACCV: 8000 €

- Desarrollo tecnológico: 15.000 €

- Personal interno: 5 jornadas de personal tecnológico, jurídico y organizativo y 2 jornadas de personal de gestión documental.

Duración estimada

2 años


3.2.5 Actuaciones en el ámbito de seguridad e interoperabilidad

3.2.5.1 Elaborar un plan de acción para dar adecuado cumplimiento al ENI, alineado con el Plan Director del Documento Electrónico

Elaborar un plan de acción para dar adecuado cumplimiento al ENI, alineado con el Plan Director del Documento Electrónico

Ámbito Seguridad e interoperabilidad


Transversal


Archivo.


2º semestre de 2013 y 2014


El Plan Director del Documento Electrónico recoge en un único

documento todos los aspectos relacionados con la gestión de

documentos electrónicos que a su vez deben dar respuesta a

los preceptos que establece el Esquema Nacional de

Interoperabilidad. Por lo tanto, aúna en un único punto todos los

elementos de gestión documental relevantes para la gestión de

documentos electrónicos y que se han desarrollado o se

desarrollarán por la Universidad en el marco del proceso de

adopción de la e-Administración.

Durante su elaboración en 2013 surgirán actuaciones que deben

realizarse para que la Universidad se ciña a lo especificado en el

Plan Director y que a su vez constituirán el Plan de acción para

dar cumplimiento al ENI. Así por ejemplo, surgirán limitaciones a

efectos de cómo gestionar de forma eficiente los metadatos con

las herramientas de gestión de documentos y expedientes

electrónicos o de cómo realizar firmas adecuadas a la

longevidad asociada a cada documento y como preservarlas.

En este sentido, la Universidad ya cuenta con buena parte de

los contenidos del Plan Director del Documento Electrónico y

deberá construirse durante 2013 a partir de los mismos y de la

elaboración de los restantes según se indica en las actuaciones

del ámbito de gestión documental.

Concretamente, las actuaciones ya desarrolladas por la



Universidad en el período 2010-2012 y que están relacionadas

con la ejecución del Plan de acción para dar cumplimiento al ENI

son:

- Definición del Cuadro de Clasificación documental

- Definición del vocabulario de metadatos

- Definición del catálogo de tipologías y formatos

documentales

Por otro lado, las actuaciones previstas en el período 2013-

2016, relacionadas con la elaboración del Plan de acción para

dar cumplimiento al ENI:


- Definición dela Política de acceso a documentos y

expedientes electrónicos


Así pues, el proyecto consiste en asegurar que la definición del

Plan Director del Documento Electrónico tenga en cuenta todo lo

exigido por el ENI y que del mismo se derive el Plan de Acción

que incluya las actuaciones a realizar para conseguir que se

cumpla con lo especificado en el Plan Director del Documento

Electrónico y, en definitiva, en el ENI.


Disponer del Plan de Acción de adaptación al ENI que permita

calendarizar las actuaciones a llevar a cabo para su

cumplimiento, así como asignar responsabilidad formal y

recursos suficientes a cada una de las actuaciones.


sinergias)

Todas las actuaciones en el ámbito de gestión documental que

deben formalizarse en el Plan Director del Documento

electrónico.


- La disponibilidad de recursos suficientes y con capacidad

suficiente para abordar la elaboración del Plan Director

del Documento Electrónico en base al ENI e identificar y

abordar las actuaciones necesarias para su



cumplimiento.

- La alineación de los instrumentos de gestión de

documentos electrónicos a lo establecido por el ENI.


calidad

- Para evaluar el proceso se propone realizar en 2017 una

auditoría que valide el cumplimiento del Esquema

Nacional de Interoperabilidad.

- A partir de aquí deberán realizarse auditorías bienales tal

y como establece el propio Esquema.


Se recomienda realizarlo internamente como un subproducto el

Plan Director del Documento Electrónico que identifique las

actuaciones a realizar para que lo que establezca este Plan sea

aplicado de forma efectiva.


No externalizar


20 jornadas de perfil de gestión documental (Como subproducto del trabajo a realizar en el ámbito de gestión documental) y 10 jornadas del ámbito tecnológico

Duración estimada

18 meses


3.2.5.2 Llevar a cabo el Plan de acción ENS

Llevar a cabo el Plan de acción ENS



Transversal




2013 a 2015


La Universidad elaboró durante el año 2012 un Plan de acción

para su adaptación al Esquema nacional de Seguridad en el

período 2012-2015.

Este proyecto consiste en llevar a cabo las actuaciones que en

este Plan se establezcan y en realizar un proceso de auditoría

de cumplimiento del Esquema durante el año 2016.

También se contempla en este proyecto el llevar a cabo las

actuaciones oportunas para que los servicios de Administración

electrónica cumplan con el ENS a partir del momento en que se

pongan en producción.

Por su estrecha vinculación se recomienda abordar desde un

único prisma el proceso de adopción al ENS y a la Ley Orgánica

de Protección de datos tal y como ya señala el Plan de

Adecuación al ENS disponible en la Universidad.


Garantizar el pleno cumplimiento del Esquemas Nacional de

Seguridad y de la Ley Orgánica de Protección de Datos.


sinergias)

Transversal


- El compromiso de la dirección en abordar y dotar de

recursos las actividades relacionadas con la

interoperabilidad.

- El considerar los requisitos de seguridad en la fase de


Llevar a cabo el Plan de acción ENS

definición funcional de los servicios y herramientas de e-

Administración.


calidad



Nacional de Seguridad.




Se recomienda realizar las actuaciones contenidas en el Plan de

acción a nivel interno y contar con el apoyo de proveedores

externos en aquello que se requiera.


No externalizar. Si se requiere apoyo de proveedores externos

contar con los proveedores habituales del Servicio Informático.


Personal interno + proveedores externos (indeterminado a día de hoy)

Duración estimada

3 años

3.2.5.3 Llevar a cabo el Plan de acción ENI

Llevar a cabo el Plan de acción ENI



Transversal




2014 a 2016


La Universidad tiene previsto elaborar durante el año 2013 un

Plan de acción para su adaptación al Esquema nacional de



Interoperabilidad con las acciones que resulten a partir de la

definición del Plan Director del Documento Electrónico.

Este proyecto consiste en llevar a cabo las actuaciones que en

este Plan de acción se establezcan.

También se contempla en este proyecto el llevar a cabo las

actuaciones oportunas para que los servicios de Administración

electrónica cumplan con el ENI a partir del momento en que se

pongan en producción.


Garantizar el pleno cumplimiento del Esquemas Nacional de

Interoperabilidad.


sinergias)

Transversal


- El compromiso de la dirección en abordar y dotar de

recursos las actividades relacionadas con la

interoperabilidad.

- El considerar los requisitos de interoperabilidad en la

fase de definición funcional de los servicios y

herramientas de e-Administración.


calidad



Nacional de Interoperabilidad.




Se recomienda realizar las actuaciones contenidas en el Plan de

acción a nivel interno y contar con el apoyo de proveedores

externos en aquello que se requiera.


No externalizar. Si se requiere apoyo de proveedores externos

contar con los proveedores habituales del Servicio Informático.




Personal interno + proveedores externos (indeterminado a día de hoy)

Duración estimada

3 años

3.2.6 Actuaciones en el ámbito de servicios al ciudadano

La Universidad de Alicante ha realizado durante el último trimestre de 2012 y primero de

2013 un análisis a alto nivel de sus procedimientos con el objetivo de identificar aquellos

con mayor volumen y que supondrían un mayor ahorro económico y de recursos si se

implementan sobre un modelo de administración electrónica.

El resultado de este proceso se ha convertido en una herramienta de priorización de

procedimientos para su digitalización la cual está basada en soporte Excel y se adjunta

en el Anexo II de este plan director. En esta herramienta se incluyen los procedimientos

que cumple los criterios anteriores y para cada uno de ellos se incluye:

- Nombre del procedimiento.

- Volumetría anual aproximada.

- Público objetivo al que se dirige el procedimiento: estudiante, PAS, PDI o empresa

o las combinaciones oportunas.

- Si el peso de la tramitación recae en las aplicaciones de gestión de la Universidad

complementadas con nuevas funcionalidades propias de Administración

electrónica (firma electrónica, impresión segura, digitalización segura, notificación

electrónica, etc.) o en las nuevas herramientas de e-Administración para la

gestión de documentos y expedientes electrónicos.

- La priorización del procedimiento, planificando entre los años 2013 y 2016 el año

de implementación. En caso de preverse una implantación con carácter plurianual

es debido a la complejidad del procedimiento que requiere de un análisis con

profundidad y/o la dependencia de herramientas de e-Administración aún no

implantadas o consolidadas.

- Las herramientas de e-Administración que se prevé que utilice el procedimiento

una vez digitalizado lo cual ha permitido identificar y priorizar las actuaciones a

llevar a cabo en el resto de ámbitos involucrados en el proceso de adopción de la

e-Administración: tecnológico, gestión documental, jurídico y organizativo-

procedimental. Estas herramientas se han clasificado entre:

o Herramientas disponibles:


La sede electrónica, de desarrollo propio.

La carpeta del estudiante / PAS y PDI, basado en las herramientas

de SIGEM.

El Registro electrónico, basado en las herramientas de SIGEM.

El generador de formularios, basado en las herramientas de

SIGEM.

La herramienta de impresión segura, basada en las herramientas

de SIGEM.

El gestor de expedientes, basado en las herramientas de SIGEM.

El gestor documental, basado en las herramientas de SIGEM.

La pasarela de pagos electrónicos, provista por la Caja de Ahorros

del Mediterráneo (Banc Sabadell).

El gestor de contenidos de la Sede electrónica, sobre la aplicación

Vualà.

La plataforma de firma, validación y sello de tiempo y la

herramienta de firma automatizada, basada en la solución @firma

del Minetur integrada con SIGEM.

o Herramientas pendientes de implementar (para mayor detalle ver

actuaciones definidas en el ámbito tecnológico):

La plataforma de custodia y preservación.

La herramienta de notificación electrónica.

El modelador de procedimientos.

La herramienta de digitalización segura.

El módulo de gestión de representaciones.

El portafirmas electrónico.

La plataforma de evidencias electrónicas.

La solución de voto electrónico.

La plataforma de recepción y gestión de facturas electrónicas.

- Notas relacionadas con el procedimiento a tener en cuenta en la digitalización del

mismo.

A partir de esta herramienta, se ha elaborado para cada procedimiento a implementar

una ficha que se incluye en los siguientes subapartados en la cual se ha realizado un

primer planteamiento para su digitalización. Este planteamiento podrá sufrir


modificaciones cuando se inicie el proceso de análisis detallado del procedimiento y de

su definición sobre las herramientas tecnológicas que lo soportarán.

Tal y como se ha señalado en la actuación de formación y difusión, dentro del ámbito

organizativo, la puesta en marcha de cada procedimiento deberá contemplar las

actuaciones de formación y difusión oportunas. Éstas no han sido detalladas en la ficha

de cada procedimiento sino que deberán ser definidas en el momento de su

implementación una vez conocido en detalle el alcance real de cada procedimiento.

A diferencia de las actuaciones en el resto de ámbitos, en este caso no se ha incluido en

cada ficha los apartados de:

- Objetivos perseguidos, ya que el objetivo será en cualquier caso la disponibilidad

del procedimiento gestionado en base a documentos y expedientes electrónicos y

la facilidad para poder relacionarse con los intervinientes a través de medios

telemáticos.

- La relación con otros proyectos (prerrequisitos / sinergias), porqué en cualquiera

de los casos dependerá de la disponibilidad de las herramientas tecnológicas que

le den soporte según se identifican en el Anexo II, así como de las actuaciones

identificadas en este plan director.

- Los factores críticos de éxito, pues en general el éxito del proyecto dependerá del

grado de uso del procedimiento digitalizado y éste, a su vez, dependerá de unas

adecuadas actuaciones de formación y difusión tal y como se identifica en la

actuación correspondiente en el ámbito organizativo.

- La evaluación del progreso / Control de Calidad, pues en cualquier caso se podrá

medir en base al número de procedimientos cursados con el soporte de

documentos papel versus los cursados con documentos y expedientes

electrónicos y/o herramientas de e-Administración.

- Propuesta de ejecución y posibles proveedores, ya que la propuesta en este

sentido es que la Universidad subcontrate a una empresa especialista en SIGEM

la migración a la versión 3 incluyendo los procedimientos previstos de

implementar en 2013 y 2014 y adquirir a través de esta contratación los

conocimientos suficientes para el mantenimiento interno de estos procedimientos

y la definición de nuevos. En este sentido, resultará imprescindible que la

Universidad asigne recursos técnicos y organizativos que acompañen al

adjudicatario y adquieran los conocimientos suficientes para darle continuidad.

Por lo tanto, el poder desarrollar de forma gráfica procedimientos con la base de

INTALIO constituirá un factor crítico para que un número mayor de personal de la

Universidad pueda participar en estas tareas, incluso personal sin conocimientos

informáticos.


- El presupuesto estimativo, ya que los procedimientos previstos para 2013 y 2014

se han contemplado en la actuación de migración a la versión 3 de SIGEM dentro

del ámbito tecnológico y el resto se prevé que la Universidad haya adquirido

internamente el conocimiento suficiente para implementarlos.

- La duración estimada, ya que es de difícil estimación con el grado de detalle

conocido de cada procedimiento. Además, dependerá del grado de disponibilidad

e implicación del personal de la Universidad en la definición del procedimiento, la

capacidad del proveedor en implementarlos sobre SIGEM y en la capacidad

posterior de mantener y definir nuevos procedimientos sobre SIGEM por parte de

personal de la Universidad.

3.2.6.1 Firma de actas de notas

Firma de actas de notas

Ámbito Servicios al ciudadano


- Servicios que participan en el procedimiento

- Organizativo

- Gestión documental

- Informático

- Jurídico


Servicio responsable del procedimiento.


2013


El proyecto consiste en implementar la firma de actas de notas

según se definió durante 2012 y se ha contratado al proveedor

Metaenlace.

A grandes rasgos la implementación de este procedimiento pasa

por la firma de las actas de las notas por parte de cada profesor

en el sistema de gestión académica tal y como se ha hecho

hasta ahora, pero con el complemento de una tarjeta de

coordenadas.

En el momento de firmarse la última acta de notas de un Centro


Firma de actas de notas

se produce un proceso automático por el cual se genera un

documento XML con todas las actas de notas que es firmado

por el secretario del centro mediante las herramientas de

SIGEM. Por lo tanto se requiere una integración automática

entre la aplicación de gestión académica y SIGEM en la cual se

generará un expediente para cada proceso de notas.

En segunda fase, y sobre la misma base que se acaba de

exponer, deberá implementarse el procedimiento de generación

del libro de actas de notas que contemple la diligencia de

apertura y cierre, el índice y el contenido de todas las actas de

notas anuales y su firma por parte del Secretario del Centro

utilizando las herramientas de SIGEM en el cual se generará un

expediente para cada libro de notas.

3.2.6.2 Autorización para la realización de cursos (PAS)

Autorización para la realización de cursos (PAS)




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2013 y 2014


El proyecto consiste en establecer en SIGEM un expediente que

sólo el personal de gestión de cursos pueda iniciar. Este

expediente:

- En primera fase forzará la generación del documento de

autorización para la realización de cursos (PAS) en la


Autorización para la realización de cursos (PAS)

que partir de una plantilla predefinida se elaborará el

documento que incluirá las personas a formar y el resto

de datos oportunos.

- En segunda fase se remitirá al portafirmas el documento

anterior para que la persona responsable lo firme. La

aceptación o denegación de firma se gestionaría en el

propio SIGEM y sólo el personal de gestión de cursos

podría darle seguimiento y realizar las acciones

oportunas fuera de SIGEM hasta generar de nuevo el

documento y reiniciar el proceso de firma.

No obstante, dado el valor meramente interno de este

documento, podría plantearse la realización de este proceso en

el campus virtual sin firma electrónica, es decir, con

autenticación mediante usuario y contraseña y, por lo tanto,

SIGEM no intervendría. La carga del documento a firmar en el

campus virtual se plantea manual y el documento se generaría

también manualmente con el soporte de herramientas

ofimáticas. El procedimiento a seguir sería similar al ya definido

para la autorización de vacaciones.

3.2.6.3 Permisos, licencias y vacaciones

Permisos, licencias y vacaciones




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2013 y 2014


Permisos, licencias y vacaciones


Este proyecto consiste en ampliar el alcance de la solución

inaugurada recientemente para el PAS al PDI, pero

contemplando los procedimientos que conllevan autorización de

gastos aún por desarrollar.

Al tratarse de procedimientos internos pueden seguir tratándose

a través del campus virtual mediante usuario y contraseña tal y

como se ha hecho con la herramienta ya desarrollada para el

PAS.

3.2.6.4 Gestión de trabajos de fin de máster y grado

Gestión de trabajos de fin de máster y grado




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2013 y 2014


La Universidad está en fase de desarrollo de una herramienta

tecnológica que cubre la definición de proyectos elegibles, la

entrega del trabajo, su revisión, notas…. y su almacenaje. El

proyecto consiste en dar continuidad a este desarrollo y valorar

la posibilidad de requerir aspectos más relacionados con la

administración electrónica como por ejemplo la firma electrónica

de los trabajos y su sellado y resellado de tiempo.


3.2.6.5 Traslados de expediente (impresión segura de programas de asignaturas)





- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2013 y 2014


El proyecto consiste en generar documentos pdf a partir de los

programas de las asignaturas que puedan ser descargados a

través de la web de la Universidad que incluyan:

- Firma electrónica de sello de órgano de la Universidad

completada con sello de tiempo y evidencias de

validación del certificado de firma: formato PAdES XL.

- Código Seguro de Verificación que permitiría su

verificación en caso de ser impresos.

De esta manera el estudiante no estará obligado a imprimirlo

desde la web de la Universidad y acudir a Secretaría a sellarlo

sino que simplemente descargándolo de la web podría enviarlo

como válido a través de medios telemáticos o presentarlo

impreso.

Los documentos ubicados en el repositorio CSV deberán ser

resellados de tiempo cada tres años o, en su defecto, antes de

la obsolescencia tecnológica de su firma electrónica, con el

objetivo de garantizar la validez jurídica del documento.

Para la generación de estos documentos deberá analizarse la

posibilidad de generarse automáticamente una vez el profesor



ha finalizado el proceso de publicación del programa de la

asignatura en la web de la Universidad. Para ello deberá

hacerse uso de las herramientas que provee SIGEM para la

impresión segura, firma automatizada y consulta a través de

CSV.

Con el objetivo de dotar de formalidad al proceso de publicación

se recomienda que el profesor deba introducir una coordenada

de la tarjeta de coordenadas de la que ya dispone para la firma

de las actas de notas. En este sentido, también sería

conveniente que las actuaciones realizadas con tarjeta de

coordenadas dejaran la oportuna traza en el sistema de gestión

de evidencias electrónicas.

3.2.6.6 Factura electrónica

Factura electrónica




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2013 y 2014


El proyecto consiste en el análisis del procedimiento de

recepción de facturas contemplando la disponibilidad del nuevo

canal de recepción que constituirá la plataforma de recepción y

gestión de facturas electrónicas y su impacto reorganizativo.

En el análisis se deberán tener en cuenta aspectos como por



ejemplo ¿se creará una unidad centralizada de recepción de

facturas o descentralizada? ¿En caso de descentralizada, se

digitalizaran las que se sigan recibiendo en papel? ¿Se obligará

por normativa a los proveedores a facturar electrónicamente?

¿Se ofrecerá ventajas a los proveedores que facturen

electrónicamente como por ejemplo la reducción de los plazos

de pago? ¿Cómo hacer la gestión del cambio de los

proveedores (el ministerio publicará listado empresas que le

factura ya en electrónico y si coinciden se les podría obligar

desde UA)?

Se recomienda partir de las funcionalidades de la herramienta

de recepción y gestión de facturas electrónicas y plantear el

mejor encaje de las mismas en la organización interna de la

Universidad en cuanto a la recepción y gestión de facturas.

Ver el proyecto relacionado con la herramienta de recepción y

gestión de facturas electrónicas en el ámbito tecnológico.

3.2.6.7 Autorización de pagos

Autorización de pagos




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2013 y 2014


El proyecto consiste en implementar la solución de firma

mediante tarjeta de coordenadas en los flujos de autorización de


Autorización de pagos

pagos de factura ya implementados sobre la herramienta de

gestión económica.

3.2.6.8 Notificación de actos administrativos





- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2013 a 2015


El proyecto consiste en, una vez implementada la herramienta

de notificación electrónica, realizar la formación y difusión

adecuada para que todo el personal de la Universidad

encargado de tramitar notificaciones en soporte papel conozca

de su existencia y su funcionamiento.

En este sentido, aunque no exista un expediente electrónico que

genere la notificación, la herramienta dispondrá de un

procedimiento manual con el que dar de alta una notificación

electrónica vinculada a un expediente papel.

Se trata pues de ofrecer la posibilidad de que el ciudadano se

pueda suscribir a la notificación electrónica para todos los

procedimientos de la Universidad y, en el caso que se trate de

un procedimiento no digitalizado, exista la posibilidad de

generarla en la herramienta de notificación electrónica mediante

la introducción manual de los datos notificación y del documento



a notificar.

Así mismo, y a nivel interno y de las empresas, puede forzarse

la notificación electrónica al disponer estos colectivos de los

medios suficientes para recibirla. Por lo tanto, se trata de

normativizar la obligación de la notificación electrónica entre

estos colectivos con el consiguiente ahorro en costes respecto a

la notificación tradicional.

3.2.6.9 Gestión de órganos colegiados

Gestión de órganos colegiados




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2013 a 2015


La versión 3 de SIGEM dispone de unos procedimientos de

getión de órganos colegiados definidos por defecto.

El proyecto consiste en revisar los procedimientos definidos

sobre SIGEM y adaptarlos a las necesidades concretas de la

Universidad.


3.2.6.10 Procedimiento genérico de firma electrónica

Procedimiento genérico de firma electrónica




- Organizativo


- Informático

- Jurídico


Secretaría.


2013 a 2015


El proyecto consiste en definir un procedimiento en SIGEM que

permita:

1. Cargar un documento por parte de los usuarios

autorizados. Deberá indicarse el expediente u otros

datos de referencia que permitan ubicar el documento en

el marco de la gestión administrativa de la Universidad.

2. Seleccionar el o los firmantes del documento y el orden

de firma, así como indicar el motivo de firma.

3. Integrar con el portafirmas para su firma electrónica.

4. Una vez firmado la persona que ha iniciado el

procedimiento puede recogerlo y proseguir con el

procedimiento en el que dicho documento participaba.

Para la definición de este procedimiento deberán tenerse en

cuenta las funcionalidades del portafirmas y los requerimientos

de información del mismo para ejecutar un ciclo completo de

firma. Esto es debido a que este procedimiento se plantea como

la realización de una llamada manual de un procedimiento de

firma en el portafirmas a partir de la interacción con SIGEM.


3.2.6.11 Contratación electrónica

Contratación electrónica




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2014 a 2016


La versión 2 de SIGEM dispone del procedimiento de contratos

menores definido por defecto. No existe previsión de

disponibilidad del resto de tipos de contratos, pero es de esperar

que se desarrollen a futuro.

El proyecto consiste en empezar por la implantación de la

contratación menor que a la vez suponen el mayor número de

contratos. Para ello deberá revisarse el procedimiento definido

sobre SIGEM y adaptarlo a las necesidades concretas de la

Universidad.

Al respecto del resto de tipos de contratos se recomienda

solicitarlo a la Comunidad de SIGEM con el objetivo de que se

incluya en la hoja de ruta de evolución del programa. En función

de esta planificación y de la urgencia de la Universidad en

digitalizarlo se podría plantear un proyecto interno en que la

Universidad lo definiera sobre SIGEM y lo compartiera con la

Comunidad con el objeto de que sean mantenidos en el tiempo.

Alternativamente puede plantearse la adquisición y

configuración de una herramienta específica de contratación

electrónica que integrada con Alfresco permitiese realizar una

gestión documental única.

La opción finalmente escogida dependerá del resultado del

proyecto de implantación de una solución de contratación

electrónica dentro del ámbito tecnológico.


3.2.6.12 Firma de certificados varios por parte de Secretaría General

Firma de certificados varios por parte de Secretaría General




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2013 a 2016


El proyecto consiste en establecer en SIGEM un expediente que

sólo el personal autorizado pueda iniciar el cual:

- En primera fase forzará la incorporación del certificado.

- En segunda fase se remitirá al portafirmas el documento

anterior para que las personas responsables de

Secretaría lo validen firmen siguiendo el flujo de firma

establecido en el mismo portafirmas. La aceptación o

denegación de firma se gestionaría en el propio SIGEM y

sólo el personal del servicio al que pertenezca la solicitud

de firma del certificado podrá darle seguimiento y realizar

las acciones oportunas fuera de SIGEM hasta generar de

nuevo el documento y reiniciar el proceso de firma.


3.2.6.13 Solicitud de expedición de título





- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2014


El proyecto consiste en implementar con el generador de

formularios de SIGEM un trámite que permita a través de la

Sede electrónica solicitar el título y realizar el pago de tasas a

través de la pasarela de CAM. La identificación utilizada en el

trámite será mediante certificado digital o usuario y contraseña

del campus virtual y se requiere registrar la entrada.

Una vez finalizado el trámite el solicitante obtendrá un

justificante de tramitación y el Servicio de Alumnado recibirá una

tarea para que inicie la tramitación posterior fuera de SIGEM:

comprobación de datos contra el sistema de gestión académica

y solicitud a SIGNE de la impresión del título.

En este modelo, en el que no se prevé integración con el

sistema de gestión académica, deberá preverse algún elemento

configurador que permita definir y mantener actualizados los

tipos de títulos y el precio asociado a cada uno de ellos.

En la fase de análisis preliminar de este procedimiento se ha

observado que los Centros y el servicio de Alumnado

intercambian información en papel que se extrae del sistema de

gestión académica al cual ambos tienen acceso. Al parecer se

estaría duplicando el expediente en ambos servicios y durante la

digitalización del procedimiento deberá aprovecharse para

analizarlo con mayor detalle y buscar su optimización.



Por último, deberá valorarse la posibilidad de que la solicitud del

Título se pueda cursar de forma conjunta con la solicitud del

SET.

3.2.6.14 Firma de contratos de renovación/prorroga de personal





- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2014


El proyecto consiste en integrar el sistema de generación de

contratos de personal con SIGEM para que una vez finalizada la

elaboración de un contrato genere un expediente electrónico y

genere una tarea que remita al portafirmas el documento a

firmar por el vicerrector.

Existirá la posibilidad de rechazar la firma lo cual generará un

aviso en la aplicación de generación de contratos para que se

tomen las medidas correctoras oportunas. Además, ambos

sistemas mantendrán referencias cruzadas que permitirán

relacionar la información entre ellos.

La firma por parte del personal podría realizarse dejando el

contrato, una vez firmado por el vicerrector, en su carpeta

ciudadana y enviándoles una comunicación conforme deben

acceder a la misma para proceder a la firma electrónica.



Este enfoque requiere dotar de certificado digital al personal que

requiera firmar la renovación o prorroga de sus contratos. En

este sentido, podría plantearse la posibilidad de que la firma de

este personal se realizara con tarjeta de coordenadas a través

de la carpeta ciudadana lo cual requerirá integrar el sistema de

tarjeta de coordenadas con la carpeta ciudadana de SIGEM a

no ser que el personal del servicio informático identifique otra

solución más óptima. Esta alternativa debería analizarse

jurídicamente y asegurarse que tiene cabida en las

disposiciones normativas de la Universidad.

Tanto si se escoge la firma por parte del personal basada en

certificado digital como basada en tarjeta de coordenadas,

deberá incluirse en el contrato un Código Seguro de Verificación

que permita su verificación en caso de impresión mediante el

acceso al documento electrónico original.

3.2.6.15 Diplomas CECLEC (cursos < 200 horas)





- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2014


El proyecto consiste en integrar la aplicación de generación de

diplomas para que una vez emitidos los remita a SIGEM

generando un expediente para cada diploma y generando una



tarea en el portafirmas para su firma por parte del secretario del

centro. Ambos sistemas mantendrán referencias cruzadas que

permitirán relacionar la información entre ellos

Una vez firmado, y para evitar el envío en soporte papel al

destinatario del diploma, podría plantearse su envío mediante un

adjunto a correo electrónico e incluso dejar una copia en la

carpeta ciudadana.

El diploma deberá incluir un Código Seguro de Verificación que

permita su verificación en caso de impresión mediante el acceso

al documento electrónico original.

Si a nivel normativo es posible respaldarlo sería conveniente

estudiar la posibilidad de que los diplomas se firmen

automatizadamente con sello de órgano de la Secretaría de

cada Centro.

Por último, deberá tenerse en cuenta que está prevista la

creación de una Escuela de Postgrado con rango de centro que

podría agrupar toda la gestión administrativa que ahora mismo

se hace de forma descentralizada y un tanto heterogénea. De

esta manera el proceso de calificaciones, certificaciones, etc.

sería similar al de los centros con estudios oficiales.

Debe considerarse que este procedimiento se encuentra en fase

de redefinición, así como sería conveniente que tuviese en

cuenta los cursos MOC.

3.2.6.16 Voto electrónico

Voto electrónico




- Organizativo


- Informático


Voto electrónico

- Jurídico




2014 y 2015


El proyecto consiste en el análisis de los procedimientos de

votación en la Universidad para la integración del nuevo canal

telemático de voto que constituirá la solución de voto electrónico

en modo servicio que tiene previsto incorporar la Universidad.

En el análisis se deberán tener en cuenta aspectos como por

ejemplo la difusión de la existencia del nuevo canal, la

posibilidad de emitir más de un voto y que el último sea el válido,

la autenticación en el voto telemático (basada en certificado

digital o usuario y contraseña del campus virtual, la

normativización que requiere este nuevo canal de voto, etc.

Así mismo, deberán establecerse responsabilidades formales a

nivel funcional del mantenimiento y configuración de la

herramienta de voto electrónico, así como el establecimiento de

un procedimiento para solicitar un nuevo proceso de voto y su

correspondiente autorización.

Se recomienda partir de las posibilidades de configuración de un

proceso de voto en la herramienta de voto electrónico y plantear

el mejor encaje en la Universidad para su organización interna.

Ver el proyecto relacionado con la herramienta en el ámbito

normativo.


3.2.6.17 Solicitud de expedición de suplemento europeo al título (SET)

Solicitud de expedición de suplemento europeo al título (SET)




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2015 (pendiente definición oficial del formato y contenido del suplemente europeo al título por parte del Ministerio).




Sede electrónica solicitar el suplemento europeo al título el cual

no tiene coste asociado. La identificación utilizada en el trámite

será mediante certificado digital o usuario y contraseña del

campus virtual y no se requerirá de registrar la entrada aunque

dada la configuración del sistema lo más sencillo y aconsejable

es mantener su registro.




comprobación de datos contra el sistema de gestión académica,

elaboración del SET y solicitud a SIGNE de su impresión.

A diferencia del título, el SET lo elabora la Universidad por lo

que deberá analizarse si por la normativa de la Universidad

encajaría su emisión automatizada como en el caso del

certificado digital, es decir, SIGEM se conectaría al sistema de

gestión académica y obtendría el SET al cual añadiría un Código

Seguro de Verificación y una firma automatizada de sello de

órgano y lo entregaría al solicitante a través de su carpeta

ciudadana. Si el estudiante prefiere obtener la copia impresa

podría indicarlo en la solicitud, pero tendría un coste asociado el


Solicitud de expedición de suplemento europeo al título (SET)

cual se pagaría mediante la oportuna conexión con la pasarela

de pagos de la CAM.


observado que los Centros y el servicio de Alumnado

intercambian información en papel que se extrae del sistema de

gestión académica al cual ambos tienen acceso. Al parecer se

estaría duplicando el expediente en ambos servicios y durante la

digitalización del procedimiento deberá aprovecharse para

analizarlo con mayor detalle y buscar su optimización.

Por último, deberá valorarse la posibilidad de que la solicitud del

SET se pueda cursar de forma conjunta con la solicitud del

Título.

3.2.6.18 Certificados de prácticas de tutores

Certificados de prácticas de tutores




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2015


El proyecto consiste en integrar la aplicación de gestión de

prácticas que emite los certificados de prácticas de tutores para

que una vez emitidos los remita a SIGEM generando un

expediente para cada certificado y generando una tarea en el

portafirmas para su firma por parte del secretario del centro.


Certificados de prácticas de tutores

Una vez firmado, y para evitar el envío en soporte papel al

destinatario del certificado, podría plantearse su envío mediante

un adjunto a correo electrónico e incluso dejar una copia en la

carpeta ciudadana.

Existirá la posibilidad de rechazar la firma lo cual generará un

aviso en la aplicación de gestión de prácticas para que se tomen

las medidas correctoras oportunas. Además, ambos sistemas

mantendrán referencias cruzadas que permitirán relacionar la

información entre ellos.

El certificado deberá incluir un Código Seguro de Verificación

que permita su verificación en caso de impresión mediante el

acceso al documento electrónico original.

3.2.6.19 Firma de convenios

Firma de convenios




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2015


El proyecto consiste en utilizar la sala virtual de firma electrónica

según se ha definido en el proyecto correspondiente en el

apartado de actuaciones en el ámbito tecnológico.

Como alternativa a la sala virtual de firma puede plantearse la

firma electrónica de los convenios desde SIGEM lo cual


Firma de convenios

implicaría establecer en SIGEM un expediente que:

- En primera fase forzara a adjuntar el convenio a firmar.

- En segunda fase remita al portafirmas el documento

anterior para que la persona responsable de la

Universidad lo firme. Este documento incluiría un Código

Seguro de Verificación para poder comprobar su validez.

A partir de aquí el documento con CSV sería remitido a las

partes externas en soporte papel y lo firmarían manuscritamente

tal y como se realiza hasta ahora.

Finalmente el documento sería digitalizado de forma segura y

adjuntado al expediente de SIGEM.

Entonces el convenio estaría compuesto de dos documentos: el

firmado electrónicamente por parte de la Universidad y el

firmado manuscritamente por las partes externas.

La complejidad de este segundo modelo sólo lo aconseja como

elemento de transición hacia el aula virtual de firma electrónica.

Finalmente, mencionar que:

- Los convenios han de pasar con carácter previo a su

firma por aprobación del Consejo de Gobierno. Ello

podría parametrizarse en SIGEM como una fase

adicional, previa a los procesos de firma, y los miembros

del Consejo de Gobierno podrían tener acceso a esta

fase en modo consulta por si requiriesen consultar el

expediente. El acceso se realizaría desde el

procedimiento de gestión de órganos colegiados y podría

remitirse una comunicación de su existencia a los

miembros del Consejo mediante correo electrónico.

- Una vez firmados los convenios, Secretaría hace una

certificación de cada uno de ellos y remite a los

Vicerrectorados. Ello podría hacerse automáticamente

mediante el envío de una comunicación a los

Vicerrectorados con un enlace directo al expediente en

modo consulta.


3.2.6.20 Firma de contratos de investigación

Firma de contratos de investigación




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2015


El proyecto se podría definir en base a lo que se decida para la

firma de convenios dado que el procedimiento es el mismo pero

con distintos intervinientes.

A tener en cuenta que Incluye contratos Conv. Públicas y Art.83

LOU: El artículo 83 de la Ley Orgánica de Universidades (LOU),

faculta a los Grupos de Investigación reconocidos por la

universidad, a los Departamentos, y a su profesorado a celebrar

contratos con personas, universidades o entidades públicas y

privadas para la realización de trabajos de carácter científico,

técnico o artístico, así como para el desarrollo de enseñanzas

de especialización o actividades específicas de formación.

Esta modalidad de colaboración Universidad-Empresa, a

petición de la empresa, permite la obtención de un resultado

novedoso basado en un trabajo de investigación por parte de un

equipo experto de la Universidad, que resuelva una demanda

tecnológica de la empresa. A través de un contrato se fijan

objetivos, plan de trabajo, plazo de entrega, condiciones

económicas y de confidencialidad y queda regulada la propiedad

y la explotación de los resultados de la investigación.


3.2.6.21 Solicitud de reconocimiento de créditos

Solicitud de reconocimiento de créditos




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2015




Sede electrónica solicitar el reconocimiento de créditos y realizar

el pago de tasas a través de la pasarela de CAM. La

identificación utilizada en el trámite será mediante certificado

digital o usuario y contraseña del campus virtual y se requiere

registrar la entrada.





y reconocimiento efectivo de créditos.

En caso de que determinar el coste asociado al reconocimiento

de crédito requiera de integración con la aplicación de gestión

académica y/o resulte de un proceso de revisión interno por

parte de la Comisión de Estudios, se recomienda que la solicitud

se realice sin coste asociado lo cual genere una petición al

Servicio de Estudiantes para que comunique al estudiante el

coste asociado el cual deberá satisfacerse mediante carta de

pago.

Alternativamente, puede definirse precios cerrados, por ejemplo

por número de créditos a reconocer y un sistema configurador


Solicitud de reconocimiento de créditos

en SIGEM que permita definir el criterio de precio para cada

nuevo cambio.

La normativa de la Universidad deberá respaldar la decisión que

finalmente se tome.

Para la comunicación con el interesado se utilizarán los trámites

oportunos de SIGEM; subsanación, comunicación, notificación,

etc.

3.2.6.22 Devolución de precios públicos

Devolución de precios públicos




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2015




Sede electrónica solicitar la devolución de precios públicos y

especificar el canal de devolución. La identificación utilizada en

el trámite será mediante certificado digital o usuario y

contraseña del campus virtual y se requiere registrar la entrada.


justificante de tramitación y el Centro en cuestión recibirá una




Devolución de precios públicos

y emisión de informe favorable/desfavorable de devolución de

previos públicos. Este procedimiento es heterogéneo entre los

centros y deberá plantearse durante la digitalización del

procedimiento oportunidades de mejora.

El informe mencionado en la actualidad es remitido al servicio de

alumnado y luego a contabilidad para que efectúe la devolución.

Deberá plantearse si estas dos tareas con SIGEM pueden

paralelizarse o incluso obviar el paso por el servicio de

alumnado.


observado que los Centros, el servicio de Alumnado y

Contabilidad acumulan en papel información relacionada con la

devolución existente en el sistema de información lo cual

durante la digitalización del procedimiento deberá aprovecharse

para analizarlo con mayor detalle y buscar su optimización.

3.2.6.23 Peticiones, consultas e incidencias de coordinación académica

Peticiones, consultas e incidencias de coordinación académica




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2015




Sede electrónica transmitir peticiones, consultas e incidencias


Peticiones, consultas e incidencias de coordinación académica

de coordinación académica.

La identificación utilizada en el trámite será mediante certificado




justificante de tramitación y el Centro destinatario recibirá una

tarea para que inicie la tramitación posterior dentro de SIGEM

pudiendo generar documentos de respuesta a partir de plantillas

predefinidas. Así mismo podrá solicitar la participación de

servicios de la Universidad, pero fuera de SIGEM.



etc.

Puede tomarse como procedimiento de partida el procedimiento

de Quejas y Sugerencias implementado actualmente y

aprovechar para desarrollar la fase de atención de las peticiones

sobre una gestión basada en documentos y expedientes

electrónicos en SIGEM.

3.2.6.24 Autorización para la realización de cursos (PDI)

Autorización para la realización de cursos (PDI)




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2016


Autorización para la realización de cursos (PDI)


Este proyecto se podrá definir en base a la solución que se

adopte para la Autorización para la realización de cursos (PAS)

3.2.6.25 Anulación de matrícula

Anulación de matrícula




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2016




Sede electrónica solicitar la anulación de matrícula. La








y anulación efectiva de la matrícula.



etc.

En el análisis y reingeniería de este trámite deberá plantearse la


Anulación de matrícula

posibilidad de facilitar a través del mismo trámite la solicitud de

la devolución de precios públicos vinculados con la matrícula.

Finalmente, mencionar que, por las implicaciones asociadas a

este trámite, se requerirá un profundo análisis antes de decidir si

ofrecerlo a través de vías telemáticas.

3.2.6.26 Modificación de matrícula

Modificación de matrícula




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2016




Sede electrónica solicitar la modificación de matrícula. La








y modificación efectiva de la matrícula.



Modificación de matrícula


etc.

En el análisis y reingeniería de este trámite deberá plantearse la

posibilidad de facilitar a través del mismo trámite la solicitud de

la devolución de precios públicos vinculados con las

modificaciones de matrícula.

Finalmente, mencionar que, por las implicaciones asociadas a

este trámite, se requerirá un profundo análisis antes de decidir si

ofrecerlo a través de vías telemáticas.

3.2.6.27 Procedimientos de selección de personal

Procedimientos de selección de personal




- Organizativo


- Informático

- Jurídico




2016


La versión 2 SIGEM dispone de unos procedimientos de

selección de personal definidos por defecto.

El proyecto consiste en revisar los procedimientos definidos

sobre SIGEM y adaptarlos a las necesidades concretas de la

Universidad.


4. Proyección del grado de adaptación a la e-

Administración

Partiendo de la base de los indicadores utilizados en la Fase 1 del proceso de adopción

de la e-Administración, y teniendo en cuenta que los objetivos de estos era conocer el

grado cumplimiento de la ley 11/2007 y saber el porcentaje de herramientas necesarias

ya implementadas, se ha procedido a su adaptación a la nueva situación de la

Universidad en relación a este proceso en el cual ya no prima el constituir las

herramientas básicas, organizativas, tecnológicas, de gestión documental y jurídicas, que

permitan dar comienzo a la Administración electrónica de procedimientos, sino la

implementación de procedimientos sobre este nuevo modelo y la administración sin

papeles.

Además, tras la primera Fase de implantación de la administración electrónica se han

identificado un número de mayor de procedimientos a ser implementados sobre el

modelo de e-Administración razón por la cual los indicadores no se evalúan sobre los

procedimientos implementados durante esta fase sino sobre el total de procedimientos.

En este sentido, se han realizado las siguientes modificaciones respecto a lo indicado en

el apartado 2 de este documento y se ha procedido a reevaluar la situación de la

Universidad al respecto de las modificaciones realizadas con el objetivo de obtener la

situación de partida de la Fase 2 (2013-2016) del proceso de adopción de la e-

Administración. Las modificaciones realizadas son:

En el ámbito organizativo-procedimental

- Se ha incrementado la importancia de los siguientes indicadores hasta un valor de

100 y se ha reducido el porcentaje de cumplimiento puesto que, a raíz del trabajo

realizado durante el periodo 2010-2012, se han identificado un número mayor de

procedimientos susceptibles de ser implementados sobre un modelo de

Administración electrónica de los que se contemplaron inicialmente en 2010.

Adicionalmente, se ha incrementado su importancia, puesto que la implantación

de procedimientos sin papel debe constituir el principal objetivo de la Fase 2 de

adaptación a la e-Administración:

o 6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos.

(importancia anterior 40)

o 7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos.


- Se ha reiniciado a 0% el porcentaje de cumplimiento de los aspectos relacionados

con la comunicación y formación debido a que esta nueva Fase requerirá de

nuevas estrategias de formación y acciones de formación e información.

Concretamente afecta a los siguientes indicadores:


o 8. Elaboración del plan de comunicación y formación. (porcentaje anterior

100%)

o 9. Ejecución del plan de comunicación y formación. (porcentaje anterior

90%)

En el ámbito de gestión documental

- Se ha reducido el porcentaje de cumplimiento de los aspectos que afectan a

procedimientos pasándose de considerar los procedimientos implementados

sobre el nuevo modelo de Administración electrónica al total de procedimientos de

la Universidad susceptibles de serlo. Adicionalmente se ha incrementado hasta 50

puntos su importancia habida cuenta que el objetivo principal de la Fase 2 es la

implementación de procedimientos sobre el nuevo modelo de gestión de

Administración electrónica. Concretamente afecta a los siguientes indicadores:

o 11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos.


o 14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y

expedientes electrónicos. (importancia anterior 20)

- Se ha añadido, con una importancia de 20 puntos, el siguiente indicador surgido

del Esquema Nacional de Interoperabilidad a posteriori de la ley 11/2007 por el

cual resulta imprescindible contar con una adecuada política de firma electrónica:

o Disponer de política de firma electrónica.

En el ámbito tecnológico

- Se ha incrementado la importancia de los siguientes indicadores debido a que

ahora no se tiene en cuenta las necesidades a corto plazo sino las necesidades

una vez finalizado el proceso de adopción de la e-Administración:

o 17. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. (importancia pasa

de 10 a 30)

o 19. Implantación de la Firma Electrónica. (importancia pasa de 20 a 50)

- Se ha incrementado la importancia de 30 a 50 del siguiente indicador debido al

papel principal que supone en el proceso de adopción de la e-Administración la

disponibilidad y uso eficiente de las herramientas de gestión de documentos y

expedientes electrónicos:

o 21. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor

documental, gestor de expedientes.

- Se ha incrementado la importancia de 10 a 50 y bajado el porcentaje de

cumplimiento del 75% al 50% del siguiente indicador debido a que la impresión y

digitalización segura suponen un elemento básico en la relación con la ciudadanía


y se espera que sea necesario ampliar sus funcionalidades respecto a las

actuales:

o 23. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión.

- Se ha cambiado de criterio en el siguiente indicador pasándose del 100% al 0%

de cumplimiento ya que en los procedimientos implementados hasta la fecha la

comunicación sin acuse de recibo ha resultado suficiente para los procesos de

notificación, pero se prevé que en los procedimientos a implementar a futuro se

requiera de herramientas de notificación fehaciente:

o 24. Disponer de herramientas de notificación electrónica.

- Se ha añadido, con una importancia de 50 puntos, el siguiente indicador surgido

del Esquema Nacional de Seguridad aparecido a posteriori de la ley 11/2007 por

el que se requiere implementar una adecuada seguridad de la información en los

procesos de relación telemática con la ciudadanía con el objetivo de garantizar la

integridad, confidencialidad, disponibilidad, autenticidad y trazabilidad de la

información:

o Dar cumplimiento a las medidas de seguridad exigidas por el Esquema

Nacional de Seguridad

En el ámbito de Servicios al Ciudadano

- Se ha cambiado el criterio considerándose el total de procedimientos de la

Universidad a implementar sobre el modelo de e-Administración y no sólo los

implementados. En este caso se ha reducido el porcentaje de cumplimiento, pero

no se ha modificado su importancia.

o 27. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios

electrónicos. (porcentaje pasa de 100% al 40%)

o 28. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las


recabar dicha información. (porcentaje pasa de 25% a 10%)

o 29. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los

procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en

que la normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la

información sobre aquéllos. (porcentaje pasa de 50% a 25%)

o 30. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que

formen parte de procedimientos en los que tengan la condición de

interesado. (porcentaje pasa de 50% a 10%)

- Se han eliminado aquellos indicadores que han dejado de tener sentido en esta

nueva situación. Concretamente se han eliminado los siguientes:


o 31. A la conservación en formato electrónico por las Administraciones

Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un

expediente.

o 32. A obtener los medios de identificación electrónica necesarios,

pudiendo las personas físicas utilizar en todo caso los sistemas de firma

electrónica del Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite

electrónico con cualquier Administración Pública.

o 34. A la calidad de los servicios públicos prestados por medios

electrónicos

o 35. A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las

Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen estándares abiertos

o, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los

ciudadanos.

A partir de estas modificaciones se ha podido establecer un nuevo conjunto de

indicadores y criterios para su valoración los cuales han sido utilizados para evaluar el

grado de adaptación de partida para la Fase 2 de adopción de la e-Administración, así

como para realizar la proyección de los mismos al final de los años 2013, 2014, 2015 y

2016 si se cumple con el calendario de actuaciones propuestas en el apartado anterior.

El detalle de los nuevos indicadores y de su valoración actual y proyección en el periodo

2013-2016 puede consultarse en los siguientes subapartados. Antes de ello, a

continuación se incluye, en forma de tabla y de gráfica, un resumen de la evolución de los

indicadores agregada por ámbitos para la Universidad de Alicante en el periodo 2013-

2016:

OBLIGACIONES

Grado de

adaptación

dentro del

ámbito

Grado de

adaptación

total

Grado de

adaptación

dentro del

ámbito

Grado de

adaptación

total

Grado de

adaptación

dentro del

ámbito

Grado de

adaptación

total

Grado de

adaptación

dentro del

ámbito

Grado de

adaptación

total

Grado de

adaptación

dentro del

ámbito

Grado de

adaptación

total

Total ámbito normativo 80% 0% 95% 1% 100% 1% 100% 1% 100% 1%

Total ámbito organizativo-procedimental 51% 17% 55% 19% 58% 20% 62% 21% 67% 23%

Total ámbito de gestión documental 39% 7% 43% 8% 48% 9% 52% 10% 56% 11%

Total ámbito tecnológico 47% 16% 51% 17% 65% 22% 77% 26% 85% 28%

Total ámbito de servicios al ciudadano 37% 5% 39% 5% 46% 6% 52% 7% 60% 8%

TOTAL 46% 49% 57% 64% 70%

Evolución incremental 4% 8% 7% 6%

TABLA RESUMEN 2013-2016

2013 - Situación Inicial 2013 2014 20162015


4.1 Grado de adaptación actual de la Universidad: 2013


cumplimiento

Grado de

adaptación

dentro del

ámbito

Grado de

adaptación

total

Ámbito normativo1. Disponer de un reglamento de administración electrónica 5 80% 80% 0%


Ámbito organizativo-procedimental2. Creación de una Comisión de e-Administración. 10 100% 3% 1%








Total ámbito organizativo-procedimental 305 51% 17%








16. Disponer de política de firma electrónica. 20 10% 1% 0%













27. Dar cumplimiento a las medidas de seguridad exigidas por el Esquema

Nacional de Seguridad 50 10% 2% 1%


















TOTAL 895,00 46%

2013 - Situación Inicial Fase 2 e-Administración (2013-2016)


4.2 Proyección del grado de adaptación Universidad: 2013


cumplimiento

Grado de

adaptación

dentro del

ámbito

Grado de

adaptación

total



















































TOTAL 895,00 49%

2013 - Situación Prevista según Fase 2 e-Administración (2013-2016)




cumplimiento

Grado de

adaptación

dentro del

ámbito

Grado de

adaptación

total



















































TOTAL 895,00 57%





cumplimiento

Grado de

adaptación

dentro del

ámbito

Grado de

adaptación

total



















































TOTAL 895,00 64%





cumplimiento

Grado de

adaptación

dentro del

ámbito

Grado de

adaptación

total



















































TOTAL 895,00 70%



4.6 Proyección del grado de adaptación Universidad: 2013-2016

OBLIGACIONES2013

Situación Inicial2013 2014 2015 2016

Ámbito normativo1. Disponer de un reglamento de administración electrónica 0% 1% 1% 1% 1%

Total ámbito normativo 0% 1% 1% 1% 1%

Ámbito organizativo-procedimental2. Creación de una Comisión de e-Administración. 1% 1% 1% 1% 1%

3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos. 4% 4% 4% 4% 4%

4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos. 1% 1% 1% 1% 1%

5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar. 3% 3% 3% 3% 3%

6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos. 4% 5% 6% 6% 7%

7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos. 3% 4% 4% 4% 5%

8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 0% 0% 0% 0% 0%

9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 0% 0% 0% 1% 1%

Total ámbito organizativo-procedimental 17% 19% 20% 21% 23%

Ámbito de gestión documental10. Disponer del Cuadro de Clasificación. 1% 1% 1% 1% 1%

11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 2% 2% 2% 3% 3%

12. Disponer del calendario de preservación. 0% 0% 0% 0% 1%

13. Disponer del vocabulario de metadatos. 2% 2% 2% 2% 2%


expedientes electrónicos. 2% 2% 2% 3% 3%

15. Disponer de política de acceso. 0% 0% 0% 0% 1%

16. Disponer de política de firma electrónica. 0% 0% 0% 1% 1%

Total ámbito de gestión documental 7% 8% 9% 10% 11%

Ámbito tecnológico17. Disponer de sede electrónica. 1% 1% 1% 1% 1%

18. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. 1% 2% 2% 2% 3%

19. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano. 1% 1% 1% 1% 1%

20. Implantación de la Firma Electrónica. 2% 3% 3% 3% 4%

21. Disponer de Registro Electrónico. 1% 1% 1% 1% 1%


documental, gestor de expedientes. 5% 5% 5% 6% 6%

23. Disponer de herramientas de archivo digital. 0% 0% 0% 0% 1%

24. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión. 3% 3% 5% 6% 6%

25. Disponer de herramientas de notificación electrónica. 0% 0% 1% 2% 2%

26. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad. 0% 0% 0% 0% 0%


Nacional de Seguridad 1% 1% 2% 3% 4%

Total ámbito tecnológico 16% 17% 22% 26% 28%


trámites, así como datos de las autoridades competentes. 1% 1% 1% 1% 1%


electrónicos. 2% 2% 3% 3% 3%



recabar dicha información. 0% 0% 0% 0% 0%




sobre aquéllos. 1% 1% 1% 2% 2%


parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 0% 0% 0% 0% 0%


ámbito de las Administraciones Públicas 0% 1% 1% 1% 1%

Total ámbito de servicios al ciudadano 5% 5% 6% 7% 8%

TOTAL 45,9% 49,5% 57,0% 64,0% 70,1%

Evolución incremental 3,6% 7,5% 7,0% 6,1%

PROYECCIÓN DETALLADA DEL GRADO DE ADAPTACIÓN A LA E-ADMINISTRACIÓN


Anexo I. Resumen del Plan Director

UA_Resumen Plan

Director eAdministración 2013-2016_vfinal.xlsx


Anexo II. Herramienta de priorización de

procedimientos

UA_Priorización

digitalización procedimientos + herramientas eAdmin_2013-2016_vfinal.xlsx


Anexo III. Cuestionarios para el análisis de

procedimientos

Cuestionario para el análisis del flujo

Información requerida del procedimiento Comentarios

Diagrama de Flujo del procedimiento Si existe

Descripción del flujo (p.ej. en normativa interna) Alternativamente

Descripción del flujo a partir de entrevistas Alternativamente

Análisis Información - preguntas a responder Comentarios

¿Cuáles son los agentes que actúan en el procedimiento? Confirmar que se consideran todos (mediante entrevistas)

¿Cuáles son las dependencias con agentes externos? Otras instituciones, normativas o convenios

¿Qué validaciones o denegaciones afectan al flujo del procedimiento? ¿Y quién tiene la potestad para realizarlo?

Ampliado en la sección de análisis de roles

¿Existe alguna política/normativa (interna) que afecte al procedimiento?

Define algún paso o todo el procedimiento

¿Cuáles son los plazos establecidos? Temporalizar el procedimiento

¿Cuáles son las tareas a realizar durante el procedimiento? Lista de tareas

¿Qué dependencias existen entre las tareas?

¿Existen tareas superfluas? ¿Y paralelizables? Optimizar procedimiento

¿Existen tareas que puedan modificarse para mejorar su eficiencia?

¿Qué leyes regulan el procedimiento?

Aspectos clave que nos permite para su tratamiento digital (p.ej. declaraciones responsables que limiten la documentación a aportar en el inicio del trámite)

¿Qué notificaciones se generan durante el procedimiento? Documentos a enviar al ciudadano

¿Se requiere de alguna resolución oficial para continuar con el procedimiento? ¿Interna o externa?

¿Es necesario añadir alguna tarea al procedimiento? Experiencia/entrevistas

¿Puede eliminarse alguna tarea del procedimiento? Experiencia/entrevistas

Obtención de resultados Comentarios

Propuestas de optimización

Identificación de documentos y agentes relevantes Para iniciar los dos cuestionarios siguientes

Diagrama de flujo del procedimiento Si no existe

Documento descriptivo del flujo del procedimiento Documentación


Cuestionario para el análisis de los roles

Agentes / actores que participan en el procedimiento Comentarios

Lista de agentes/actores que realizan las tareas Si existe

Enumerar agentes/actores (a partir de entrevistas) Alternativamente

Documentación legal relevante de los diferentes roles respecto al procedimiento

Recopilar

Descripción de roles Si existe

Análisis Información - preguntas a responder Comentarios

¿Cómo se identifican/autentifican los agentes/actores? Si se realiza telemáticamente

¿Cuál es su rol? Descripción

¿Qué responsabilidades incorpora este rol? Posibles acciones a realizar

¿Unipersonal?

¿En el caso que sólo pueda hacerlo una persona, existe alguna política establecida para cuando está ausente (baja/vacaciones)?

¿Existe algún conflicto de intereses / necesidad de segregar funciones?

¿Se requiere certificado digital? ¿De qué tipo?

Personal/Representante empresa con poderes/sin poderes... (tanto internos como externos)

¿Uso de certificados para tareas automáticas? Infraestructura implantada, si existe.

¿La política de certificación, regula todos los aspectos relacionados con el ciclo de vida de los certificados?

Si existe

¿Cómo se gestionan los certificados digitales? Alta, baja, renovación,...

¿La política de gestión de llaves regula su gestión? Si existe


Lista de agentes/actores y ficha descriptiva para cada rol

Propuestas para la redacción de normativas de certificación y gestión de las llaves

Propuestas de definición de roles y tareas asignadas (responsabilidades)


Cuestionario para el análisis de los documentos

Documentos asociados al procedimiento Comentarios

Lista de documentos incluidos en todo el procedimiento Si existe

Plantillas documentales Si existen

Enumerar los diferentes documentos que participan en el procedimiento (a partir de entrevistas)

Alternativamente

Análisis información - preguntas a responder para cada documento

Comentarios

¿Para qué se requiere? ¿Existen alternativas? Definir la función del documento en el procedimiento

¿Quién aporta el documento? ¿Quién lo emite?

¿Es posible obtener el documento o la información que contiene por otras vías?

¿Cuál es el formato del documento? ¿Se restringen los formatos aceptados?

Formatos aceptados

¿Se requiere de firma? ¿De quién y por qué motivos?

¿Se digitaliza el documento para facilitar su gestión? No se requiere copia auténtica

¿Se digitaliza el documento para facilitar su preservación? ¿Es el original un documento ya digitalizado?

Copia auténtica

¿Cómo se guardan los documentos electrónicos firmados?

¿Los documentos firmados incorporan sello de tiempo? Para garantizar el momento concreto de la existencia del documento

¿Cuál es la política de archivo de documentos? Tablas de evaluación documental, transferencia, etc.


Lista de documentos y ficha descriptiva para cada uno

Propuesta de formatos aceptados Se recomienda limitar el número de formatos aceptados

Propuesta de política de firma

Propuesta de redacción de normativa de seguridad documental


Anexo IV. Glosario de términos

Actuación administrativa automatizada

Actuación administrativa producida por un sistema de información adecuadamente

programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular.

Incluye la producción de actos de trámite o resolutorios de procedimientos, así como de

meros actos de comunicación.

Administración electrónica

Se refiere a cualquier mecanismo que transforma las oficinas tradicionales mediante el

uso de nuevas tecnologías, y convierte los procesos soportados por papel en procesos

soportados por medios electrónicos con validez jurídica y con el objetivo final de crear

una oficina sin papeles. Esta nueva forma de Administración permite mejorar la

productividad y simplificar los diferentes procesos del día a día que se dan en las

diferentes organizaciones públicas.

Al mismo tiempo, la administración electrónica pretende acercar la Administración Pública

a la ciudadanía mediante canales telemáticos, evitando así desplazamientos y ofreciendo

servicios las 24 horas del día todos los días del año.

Amenaza

Cualquier elemento o acción que es capaz de aprovechar una vulnerabilidad y

comprometer la seguridad de un sistema de información.

Autenticación

Acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o entidad, del

contenido de la voluntad expresada en sus operaciones, transacciones y documentos, y d

la integridad y autoría de éstos últimos.

Autenticidad

Propiedad o característica consistente en el hecho que una entidad es quien dice que es

o se garantiza la Fuente de la cual proviene la información.

Autoridad de certificación

Es una persona física o jurídica que, cumpliendo con los requisitos que determina la

legislación establecida sobre firma electrónica, está capacitada para la emisión y la

gestión (renovación, suspensión y revocación) de certificados electrónicos con las

máximas condiciones de seguridad y de calidad. Son funciones básicas de las

autoridades de certificación:

1. verificar la identidad de los solicitantes de certificados


2. publicar las listas de revocación de certificados. Las especificaciones se describen

a la norma ISO/IEC 9594-8.

La legislación española establece que las Autoridades de certificación cumplen con la

función de “tercera parte de confianza” puesto que garantizan a los usuarios de su

infraestructura que los sujetos que se relacionan a través de medios telemáticos son

quienes dicen ser, sin posibilidad de error.

Carpeta del estudiante

Plataforma en la que el estudiante puede acceder a la información sobre sus trámites y

datos académicos o los documentos generados en su relación con la Universidad:

evaluaciones, títulos académicos,…

Catálogo de formatos y tipologías documentales

Establecimiento de una lista de formatos aceptados/normalizados dentro de la estrategia

de gestión de documentos en el ámbito de la gestión administrativa llevada a cabo por la

Universidad.

Certificado digital

Es un documento firmado electrónicamente por una Autoridad de certificación que

garantiza los datos que contiene: identidad del titular del certificado, número de

identificación física, Autoridad de certificación emisora, capacidad para realizar un

determinado acto, etc. Estos datos permiten dar a conocer al firmante de forma

inequívoca en el mundo telemático.

Ciclo de vida del documento electrónico

Conjunto de las etapas o periodos por los que atraviesa la vida del documentos, desde su

identificación en un sistema de gestión de documentos hasta su selección para

conservación permanente, de acuerdo con la legislación sobre archivo de aplicación en

cada caso, i para su destrucción reglamentaria.

Clasificación documental

Identificación y estructuración sistemática de las actividades de las organizaciones o de

los documentos generados por estas por categorías, de acuerdo a convenciones,

métodos y normas de procedimientos, lógicamente estructurados y representados en un

sistema de clasificación.

Código Seguro de Verificación (CSV)

Código único que vincula un documento electrónico, al órgano u organismo responsable

y, en su caso, a la persona firmante del documento. Sirve para la comprobación de la

integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.


Confidencialidad

Propiedad o característica consistente en el hecho que la información no es puesta a

disposición ni revelada a individuos, entidades o processos no autorizados o que no

necessiten conocerla.

Copia electrónica auténtica

Imagen electrónica de los documentos aportados por los ciudadanos y/o administraciones

públicas, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización segura

realizados por la Universidad o una entidad que actúe como tercera parte de confianza

reconocida por la Universidad, que garantizan la autenticidad, la integridad y la

conservación del documento imagen.

Cuadro de clasificación

El cuadro de clasificación permite agrupar jerárquicamente las series documentales en

base a las funciones desarrolladas por la Univesidad a lo largo de sus actividades de

gestión administrativa y de acuerdo con los principios de procedencia.

Cuadro de interoperabilidad

Agrupación en un único documento en forma de cuadro de la siguiente información.

- Documentos solicitados a aquellos que se relacionan con la Universidad que

podrían obtenerse a través de medios telemáticos desde otras Administraciones

Públicas sujeto a convenios de interoperabilidad, así como su frecuencia de uso.

- Documentos solicitados a la Universidad por aquellos que se relacionen con la

Universidad con el objetivo de ser entregados a otras Administraciones Públicas y

frecuencia.

Disponibilidad

Propiedad o característica consistente en el hecho que las entidades o procesos

autorizados tienen acceso a la información cuando es requerido.

Digitalización segura

Es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro

soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen

codificada, fiel e íntegra del documento y para garantizar esta integridad incluye una firma

electrónica bien sea automatizada con sello de órgano o asistida con certificado digital de

funcionario habilitado.

Documento electrónico

Es un documento redactado en soporte electrónico y que contiene datos

firmados electrónicamente según un formato determinado y susceptible de identificación y

tratamiento diferenciado. Los documentos electrónicos serán el soporte de documentos

públicos, de documentos expedidos y de documentos privados.


Documento de Identidad Nacional electrónico

Según el artículo 15 de la ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica “es el

documento nacional de identidad que acredita electrónicamente la identidad personal de

su titular y permite la firma electrónica de documentos”.

Entidad de registro

Es la entidad encargada de identificar, de registrar y de entregar certificados digitales a

los usuarios y a otras entidades, como delegación de una Autoridad de certificación u

otra Entidad de registro superior. Los certificados digitales son emitidos por

una Autoridad de certificación a la cual pertenece la entidad de registro.

Esquema Nacional de Interoperabilidad

El Esquema Nacional de Interoperabilidad pretende la creación de las condiciones necesarias para

garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas

y aplicaciones empleados por las Administraciones públicas, que permita el ejercicio de derechos

y el cumplimiento de deberes a través del acceso electrónico a los servicios públicos, a la vez que

redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia.

Esquema Nacional de Seguridad

El Esquema Nacional de Seguridad tiene por objeto establecer la política de seguridad en la

utilización de medios electrónicos en el ámbito de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los

ciudadanos a los servicios públicos, y está constituido por los principios básicos y requisitos

mínimos que permitan una protección adecuada de la información.

Expediente electrónico

Es el conjunto de documentos en soporte informático, dispuestos por orden, que informan

sobre la evolución de una solicitud o proceso y que garantizan que la información que

incluye no puede ser alterada o eliminada.

La inalterabilidad y la integridad de los documentos electrónicos del expediente digital

son garantizadas mediante la firma digital de la entidad responsable del expediente.


La factura electrónica es una modalidad de factura en que no se utiliza el papel como

soporte para demostrar su autenticidad sino un fichero informático que recoge la

información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de

liquidación de impuestos y cumple otros requisitos que dependen de la legislación del

país en que se utiliza.

Es un documento electrónico que contiene todos los datos de una factura tradicional y

que ha sido firmado digitalmente lo cual es el resultado de aplicar un conjunto de

algoritmos matemáticos, que permites ofrecer ciertas garantías de seguridad sobre el

documento objeto de firma, acreditando quién es su autor (autenticación) y asegurando

que no ha existido ninguna manipulación posterior de los datos (integridad).


Firma electrónica

Según el artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, es el

conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos,

que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

Existen los siguientes tipos de firma electrónica:

- Firma electrónica avanzada: firma electrónica que permite identificar la persona

que firma y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está

vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que

ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su

control exclusivo.

- Firma electrónica reconocida: firma electrónica basada en un certificado

reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Esta

firma tiene, respecto a los datos consignados electrónicamente, el mismo valor

que la firma manuscrita tiene respecto a los datos consignados en papel.

Gestión documental

Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la

recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluídos los

procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y la

prueba de las actividades y las operaciones.

Gestión de representaciones

Herramienta que permite, a partir de una identidad digital sin atributos de representación

consultar una o más fuentes de información en las que conste la representación, sea

representaciones obtenidas a parir de bases de datos (propia, Notarios, Registro

Mercantil, etc.) como delegadas por ciudadanos o personas con capacidades dentro de

una Organización (ej. empresa). También debería gestionar las capacidades de los

profesionales colegiados.

La herramienta permite también la introducción de nuevas representaciones, tanto

presencialmente como a través de medios telemáticos la firma electrónica de una

persona con capacidad para delegar la representación.

Impresión segura

Herramienta que permite la impresión de documentos electrónicos con validez jurídica.

Esta impresión debe permitir incorporar al documento electrónico, en el momento de

imprimirlo, alguna o todas de las siguientes informaciones:

- Código seguro de verificación (CSV) incorporado en el documento en papel el cual

al ser introducido en la sede electrónica devuelva el documento electrónico

original contra el que validar su autenticidad e integridad.


- Dirección web en la que el poseedor del documento en papel puede localizar el

documento electrónico original y validar su autenticidad e integridad.

- Código PDF 417 que mediante su lectura con un lector de códigos específico

permita acceder al documento original y validar su autenticidad e integridad.

Índice electrónico

Relación de documentos electrónicos de un expediente electrónico, firmada por la

Administración, órgano o entidad actuante, según proceda y cuya finalidad es garantizar

la integridad del expediente electrónico y permitir su recuperación siempre que sea

preciso.

Integridad

Propiedad o característica consistente en el hecho que la información no ha sido

modificada de forma no autoritzada.

Interoperabilidad

Capacidad de los sistemas de información y, por lo tanto, de los procedimientos a los

cuales estos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y

conocimiento entre éstos. La interoperabilidad se entiende tanto entre distintas

Administraciones Públicas como dentro de una misma Administración Pública con el

objetivo de reducir la carga administrativa al ciudadano al relacionarse con la

Administración al permitir la interoperabilidad no hacerle aportar documentación que ya

obra en poder de la propia Administración.

Justificante electrónico de tramitación

El justificante electrónico de tramitación consiste en una copia auténtica del escrito,

solicitud o comunicación realizada a través de la Sede electrónica de la Universidad de

Alicante que incluye la fecha y la hora del momento en que se presentó el documento

original, el número de entrada del registro electrónico y el resto de datos relacionados con

la tramitación. Este justificante es emitido por el Registro electrónico de la Universidad.

Medidas de seguridad

Conjunto de disposiciones encaminadas a protegerse de los riesgos posibles sobre el

sistema de información, con el fin de asegurar sus objetivos de seguridad. Puede tratarse

de medidas de prevención, de disuasión, de protección, de detección y reacción, o de

recuperación.

Metadatos

Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos y de su

gestión al largo del tiempo.

Información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso

de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de


gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y

del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan,

mantienen y utilizan

Notificación electrónica

Notificación practicada por vías telemáticas con validez jurídica, de la misma forma que la

carta certificada lo ha permitida hasta ahora a través de medios presenciales.

Las herramientas de notificación electrónica garantizan la entrega, el rechazo o la no

comunicación con el ciudadano o estudiante, generando evidencias de estos actos y

según los plazos de notificación establecidos en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de

los ciudadanos a los servicios públicos.

Pasarela de pagos

Plataforma de gestión de los pagos por medios telemáticos: tarjeta de crédito, transferencia

bancaria, etc.

Plan director del documento electrónico

Documento que agrupa la definición detallada de las herramientas y procedimientos para

el tratamiento del documento electrónico. Concretamente:

- La definición del Cuadro de Clasificación y los mecanismos para su construcción y

mantenimiento actualizado.

- La definición del vocabulario de metadatos.

- La definición del catálogo de tipologías y formatos documentales.


- Definición dela Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos


Plataforma de evidencias electrónicas

Herramienta que permite guardar y después explotar todo un conjunto de evidencias

electrónicas que han sido generadas desde diferentes procesos, herramientas y

plataformas.

Adicionalmente, permite registrar aquellas actividades que la Universidad requiera por la

propia forma de operar de sus procesos como podría ser el intercambio de

documentación y/o expedientes entre servicios de la Universidad que actualmente pasa

por el registro de entrada y salidas.

Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos

Conjunto de normas que establecen los criterios para conceder el acceso a documentos y

expedientes electrónicos que deberán basarse en el principio básico de “necesidad de


conocer” por el cual los permisos a usuarios se asignarán a cada usuario en función de

sus funciones y responsabilidades. Por lo tanto, cada usuario de tendrá acceso

únicamente a los recursos e información necesarios para el desarrollo de las tareas que

le son asignadas.

Política de firma electrónica

Conjunto de normas de seguridad, organización, técnicas y legales para determinar cómo

se generan, verifican y gestionan las firmas electrónicas en una Organización, incluyendo

las características exigibles a los certificados digitales de firma.

Política de gestión documental

Orientaciones o directrices que establece una organización para la creación y gestión de

documentos auténticos, fiables y disponibles al largo del tiempo, de acuerdo con las

funciones y actividades que le son propias. La política de aprueba al más alto nivel dentro

de la organización y asigna responsabilidades en relación a la coordinación, aplicación,

supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo

de vida.

Política de seguridad

Conjunto de directrices plasmadas en documento escrito, que rigen la forma en que una

organización gestiona y protege la información y los servicios que considera críticos.

Portafirmas

Plataforma que permite la visualización de documentos provenientes de los distintos

procedimientos administrativos y la gestión de su firma electrónica. Permite la firma automatizada

de documentos y expedientes con validez jurídica incluso de múltiples documentos a la vez con

firma individualizada de cada uno.

Preservación

Estabilización y protección física y tecnológica del contenido intelectual de materiales

para asegurar su continuidad, persistencia, estabilidad, duración, sin interrupción, sin

alteración y sin un final previsible. En el marco del documento electrónico, la preservación

tiene como objetivo proteger el acceso, la validez jurídica y la interpretación de su

contenido.

Procedimiento administrativo

Proceso formal regulado jurídicamente para la toma de decisiones por parte de las

Administraciones públicas para garantizar la legalidad, eficacia, eficiencia, calidad,

derechos e intereses presentes, que termina con una resolución en la que se recoge un

acto administrativo; este proceso formal jurídicamente regulado se implementa en la

práctica mediante un proceso operativo que coincide en mayor o menor medida con el

formal.


Proceso operativo

Conjunto organizado de actividades que se llevan a cabo para producir un producto o

servicio; tiene un principio y fin delimitado, implica recursos y da lugar a un resultado.

Registro electrónico

Registro de la documentación que recibe y envía la Universidad de Alicante a través de

medios telemáticos, para tener constancia de le entrega o envío, para futuras consultas

y/o justificantes.

Resumen criptográfico o función "hash"

Es la función por la cual se garantiza la integridad de un documento electrónico, es decir,

que un documento electrónico no ha sido modificado o manipulado sin dejar constancia

de ello. La norma ISO-10118-3:2004 establece las especificaciones de las funciones hash

o resumen criptográfico, las cuales cumplen con estas tres características:

- Partiendo del resumen/hash es imposible recuperar el documento original.

- Cualquier cambio en el documento original dará un resumen/hash diferente.

- Dos documentos originales diferentes tendrán resúmenes/hashs diferentes.

Revocación de certificados

La revocación de un certificado implica la extinción de su vigencia, la pérdida de su

validez. La revocación puede ser solicitada por el signatario, la persona física o jurídica

representada por este o por una Entidad de registro, en casos como la pérdida del apoyo

físico del certificado o cualquier indicio de uso fraudulento del mismo.

Riesgo

Estimación del grado de exposición a que una amenaza se materialice sobre uno o más

activos causando daños o perjuicios a la organización

Sede electrónica

La Sede Electrónica es un portal web a través del cual los ciudadanos pueden ejercer su

derecho de acceso a la información, a los servicios y a los trámites de la administración

pública de manera telemática.

La sede electrónica es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a

través de redes de telecomunicaciones la titularidad, gestión y administración de la cual

corresponde a una Administración pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio

de sus competencias. El establecimiento de una sede electrónica comporta la

responsabilidad del titular con respecto a la integridad, veracidad y actualización de la

información y los servicios a los que se pueda acceder a través de ésta.


Sello de tiempo

El sello de tiempo asocia un documento, mediante una fuente fiable, con la fecha y la

hora en que se generó. Por lo tanto, acredita, a nivel técnico y jurídico, el contenido de un

documento electrónico en un cierto momento del tiempo. La acreditación efectuada

mediante un sello de tiempo siempre se realizada por un tercero de confianza.

Sistema de gestión documental

Conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general,

basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos,

que se destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la

transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar el

tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rendible.

Sistema de información

Conjunto organizado de recursos para que la información se pueda recoger, almacenar,

procesar o tratar, mantener, usar, compartir, distribuir, poner a disposición, presentar o

transmitir.

Tablas de Evaluación Documental

Documentos que determinan, de cada serie documental, su código, denominación,

órgano productor, función administrativa que ha dado lugar a su existencia y plazos

previstos para su transferencia, conservación y eliminación. Las aprueba la Junta

Calificadora de Documentos Administrativos de la Generalitat Valenciana.

Trámite electrónico

Acción que se realiza mediante el uso de tecnologías de la información y la comunicación

(TIC), tanto por parte del usuario como persona física o jurídica en relación a

su expediente administrativo sin presencia física, como por parte del empleado/a

público/a en relación con las acciones internas dentro de la organización necesarias

para dar respuesta a un expediente administrativo.

Trazabilidad

Propiedad o característica consistente en el hecho que las acciones de una entidad

pueden ser imputadas exclusivamente a esta entidad y se pueden identificar y reconstruir

adecuadamente las acciones que se han hecho sobre la información.

Vulnerabilidad

Una debilidad que puede ser aprovechada por una amenaza.

Vocabulario o esquema de metadatos

Instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido,

contexto y estructura de los documentos electrónicos al largo de su ciclo de vida.

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