Plan del sci mdbi

PLAN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - SCI DE LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LOS BAÑOS DEL INCA

PLAN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO SCI DE LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LOS BAÑOS DEL INCA

ANTECEDENTES

Con fecha 16 de marzo del 2012, se suscribió el Acta de Compromiso para la implementación del Control Interno, por el Alcalde, la Sub Gerencia de Planificación Local, la Sub Gerencia de Finanzas, la Sub Gerencia de Administración Tributaria y la Sub gerencia de Infraestructura.

Mediante resolución de Alcaldía N° 141-2012-MDBI/A de fecha 07 de Mayo del 2012, se conforma el Comité para la Implementación del Control Interno de la Municipalidad Distrital de Los Baños del Inca, que esta conformado por los siguientes miembros:

TITULARESEcon. Deyner Daniel Lezcano Minchón Sub Gerente de Planificación Local Presidente CPC Gladys Isabel Trigoso Torres Sub Gerente de Finanzas MiembroAbog. Cristian Paul Pajares Rabanal Sub Gerente de Adm. Tributaria Miembro Ing. Jesús A. Barboza Fustamante Sub Gerente de Infraestructura Miembro

SUPLENTESCPC Álvaro Llanos Ramírez Jefe Un. De Plan. Operativa y Ppto.CPC Rosa Eliza Quiroz Bazán Jefe € de ContabilidadTec. Edilberto Chilón Raico Jefe de Licencias y AutorizacionesIng. Fidel H. Moreno Díaz Jefe de Supervisión y Liquidación

La antes señalada resolución, establece como funciones del Comité, las siguientes:

1. Monitorear el proceso de sensibilización y capacitación del personal de la entidad sobre control interno

2. Desarrollar el diagnostico actual del Control Interno dentro de la Entidad3. Desarrollar el cuadro de necesidades propuesto dentro del diagnóstico de control

interno4. Proponer la estimación de los recursos necesarios para la implementación del

cuadro de necesidades.5. Comunicar a todo el personal de la importancia de contar con un sistema de

Control Interno eficiente6. Designar a un representan de cada área, el cual se encargará de coordinar las

actividades a realizar para la implementación del control interno.7. Informar a la Alta Dirección sobre los avances realizados en materia de

implementación del control ion terno.8. Coordinar con todas las áreas de la Entidad aspectos pertinentes a la

implementación del control interno.

9. Desarrollar formatos estandarizados que servirán de guía para cada una de las áreas de la entidad.

10. Otras funciones que resulten necesarias y que se encuentren conforme con los dispositivos legales de la materia.

BASE LEGAL

a) Constitución Política del Perú

b) Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las entidades del estado, que establece las normas para regular la elaboración, aprobación, implantación, perfeccionamiento y evaluación del control interno de las entidades del Estado.

c) Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG de fecha 230 de Octubre del 2006 que aprueba las normas de control interno para las entidades del Estado.

d) Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG de fecha 28 de Octu8bre del 2008, que aprueba la Guía parta la Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del estado.

MARCO DE REFERENCIA

La Constitución Política del Perú, en su Artículo 82°, señala que la Contraloría General es el órgano superior del Sistema Nacional de Control que “supervisa la legalidad de la ejecución del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pública y de los actos de las instituciones sujetas a control”.

En merito a ello la Contraloría General aprobó la Guía para la implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del estado, como documento orientador para la gestión pública y el control gubernamental. Teniendo como finalidad la de constituirse en un instrumento que permita una adecuada implementación del sistema de control interno, así como proveer los lineamientos, herramientas y métodos necesarios para su implementación.

Como resultado del proceso de descentralización, el rol de los Gobiernos Locales han cobrado relevante importancia, más aun si tenemos en cuenta que la economía del país ha manifestado un crecimiento económico sostenido durante los últimos 20 años, lo que ha determinado un incremento sustancial de recursos financieros para inversión en todos los niveles de gobierno, y en especial de los recursos del Fondo de Compensación Municipal FONCOMUN transferidos del gobierno nacional a la Municipalidad.

Aunado a ello, como resultado de la explotación minera ubicada en el ámbito territorial del Distrito de Los Baños del Inca, los recursos por Canon Minero y por Regalías Mineras, se han visto igualmente incrementados en forma sustancial, con lo que los recursos que maneja la Municipalidad Distrital de Los Baños del Inca se han multiplicado.

El volumen de inversiones y de recursos presupuestales que administra la Municipalidad se van visto de esta manera incrementados sustancialmente, lo que ha significado la ejecución de inversiones orientadas a disminuir las brechas sobre todo en la cobertura de servicios básicos e infraestructura social y económica, pero por otro lado implica un mayor riesgo en la administración de los recursos, mayor complejidad en los procedimientos y procesos internos de la administración, por lo que resulta indispensable la implementación de mecanismos de control adecuados que permitan disminuir las posibilidades de incurrir en errores.

Por ello, el presente documento, independientemente de cumplir con las normas emanadas de la Controlaría General, está orientado a constituir una herramienta fundamental en el desarrollo e implementación de los mecanismos de control institucional.

1. OBJETIVO

Minimizar el riesgo de incurrir en omisiones, trámites fuera del plazo, y errores en la tramitación de expedientes y documentos que tengan que ver con los procesos de mayor riesgo identificados en la etapa de diagnóstico, y que podrían generar sobrecostos, costos y obligaciones adicionales a la Municipalidad.

2. PROCESOS IDENTIFICADOS EN EL DIAGNOSTICO

Durante el diagnostico, se han identificado los procesos que implican mayor riesgo para la administración municipal, desde la perspectiva de que la omisión, o la inoportuna o indebida tramitación puedan ocasionar daño económico a la institución, involuntariamente o con el propósito de favorecer interés de terceros, en desmedro de los intereses institucionales.

Los procesos identificados están relacionados a las contrataciones, la ejecución de obras por contrata y por administración directa, el control de bienes patrimoniales, la gestión de almacenes, la recaudación tributaria, los ingresos en efectivo por servicios que brinda la entidad, así como el registro y actualización de los padrones de usuarios.

Estos procesos han sido convenientemente agrupados en función a las unidades orgánicas donde se producen o generan las decisiones, o se realizan las actividades claves para los procesos. Es conveniente señalar, que se han priorizado solamente los procesos más relevantes, de entre los procesos identificados, como se ha señalado en el diagnóstico.

2.1 Gerencia Municipal

a) Autorización para adicionales de obra por contratab) Autorización de ampliación de plazo en la ejecución de obra por contrata, previa

resolución de alcaldía aprobando los adicionales.

2.2 Sub Gerencia de Logística

a) Administración de Contratos de Suministros de Bienes y Serviciosb) Estudios de mercado

2.3 Almacén

a) Control de Recepcióny Salidas de Bienesb) Control de ingresos y salidas de agregados de construcción, combustibles y

otrosc) Control de ingresos y salidas de sobrantes de obrad) Control fecha de vencimiento de bienes

2.4 Patrimonio

a) Saneamiento Físico Legal de Bienesb) Control del Ingreso y salida de bienes patrimonialesc) Control de la asignación de bienes patrimoniales a los servidores

2.5 Sub Gerencia de Recursos Humanos

a) Aplicativo informático T-Registrob) Administración del Escalafón

2.6 Sub Gerencia de Finanzas

a) Control previob) Control rendiciones de anticiposc) Seguridad custodia valores

2.7 Unidad de Planificación Operativa y Presupuesto

a) Control certificaciones de disponibilidad presupuestal

2.8 Sub Gerencia de Administración Tributaria

a) Individualización obligaciones tributariasb) Vigencia obligaciones tributarias

2.9 Sub Gerencia de Infraestructura

a) Administración de contratos de obrasb) Adelantos de Materialesc) Valorizaciones de obrad) Liquidación de obrase) Control de Combustibles, lubricantes y repuestosf) Control costos obras por administración directag) Control del personal obras por administración directa

2.10 Sub Gerencia de Servicios

a) Control de ingresos en efectivo b) Recuperación de costos por la prestación de serviciosc) Actualización padrones de usuariosd) Automatización del registro de hechos vitales en dispositivos informáticos.

3. ACCIONES TRANSVERSALES DE CARÁCTER GENERAL

3.1 Sensibilización a los funcionarios y servidores de la importancia del Control Interno

Desarrollo de procesos de sensibilización periódicos destinados a los funcionarios y servidores de la Municipalidad, con el propósito de difundir la necesidad y la importancia de conseguir una eficiente utilización de los recursos financieros de la institución dentro del marco de la ley, y de las normas de los sistemas administrativos, orientados a desarrollar y mejorar la infraestructura del distrito y la atención con servicios de calidad a la población.

3.2 Mejoramiento de la capacidad de respuesta de la gestión documentaria

Adecuada capacitación e implementación del área de gestión documentaria, y de Secretaria General con personal experimentado, convenientemente informado de la organización municipal así como de las funciones de cada unidad orgánica. Los documentos ingresados deben ser tramitados inmediatamente, y en ningún caso, después del día en que ingresaron.

Se precisa asimismo instruir a todas las unidades orgánicas de la organización sobre la necesidad de que toda la documentación que ingresa a la municipalidad sea recibida y tramitada por la oficina de gestión documentaria, señalando con precisión los casos en que esta deberá ser tramitada directamente a otras oficinas, en casos específicos, y que deberá ser convenientemente indicado tanto a los usuarios, como al propio personal de la oficina de gestión documentaria, casos como por ejemplo, solicitudes de adicionales de obras, ampliaciones de plazo, pagos de gastos generales, u otras relacionadas a asuntos contractuales, consultas y/o observaciones en los procesos de selección para adquisiciones y contrataciones, etc.

La oficina de gestión documentaria solo tramitará documentación proveniente del exterior, y hacia el exterior, y ningún documento de carácter interno, que serán tramitados directamente entre las correspondientes unidades orgánicas.

3.3 Coordinación entre las áreas

Se pondrá énfasis en la coordinación entre las diferentes unidades orgánicas de la municipalidad involucradas en la atención de asuntos específicos, indispensable antes de generar documentos escritos, en el caso que para mejor resolver se precise información adicional a la contenida en los expedientes en cuestión. La coordinación debe institucionalizarse como una práctica permanente que permita lograr una mayor capacidad de respuesta y celeridad en la tramitación de los expedientes, y con ello eficiencia y eficacia disminuyendo sustancialmente los tiempos de espera y la posibilidad de ocasionar perjuicio económico para la institución.

3.4 Capacitación a las áreas en temas específicos

Se realizará un proceso de capacitación permanente a cada una de las unidades orgánicas de la municipalidad, convenientemente estructurado, en relación a procesos específicos. El Comité para la Implementación del Control Interno, conjuntamente con las unidades orgánicas que intervienen en los procesos identificados en la etapa de diagnóstico, formulará el Plan Específico de Capacitación y Sensibilización a los servidores.

El plan de capacitación será detallado y contendrá el presupuesto necesario para su ejecución, el mismo que será enviado a la Unidad de Planificación Operativa y Presupuesto y al Concejo Municipal para que se realicen las previsiones presupuestales necesarias para su implementación.

3.5 Reuniones periódicas entre las áreas involucradas en procesos de mayor riesgo

Se institucionalizará la práctica de sostener reuniones periódicas de unidades orgánicas involucradas en procesos específicos para analizar y proponer soluciones que luego serán formalizadas en actas de acuerdo o en normas o procedimientos específicos, en relación a los procesos críticos que implican mayor riesgo y que hayan sido identificados en la etapa de diagnóstico, que permitirán mejorar el procedimiento y disminuir los tiempos y los riesgos de afectar con sobrecostos u obligaciones a la institución.

La coordinación personal, telefónica o por medios electrónicos, debe ser el principal mecanismo para atender rápida y eficazmente diversos trámites y procesos.

3.6 Formulación de normas internas que regulen los procesos de mayor riesgo

Procesos específicos, en especial donde corren plazos, y la ejecución de estos pueden acarrear innecesariamente obligaciones pecuniarias a la entidad, deben ser regulados mediante normas internas, estableciendo responsabilidad sobre los funcionarios que resulten responsables de la omisión, teniendo en consideración que en algunos casos, podrían presentarse casos de colusión en los que intencionalmente se obvien o no se atiendan oportunamente o dentro del plazo establecido en las normas la respuesta o atención de requerimientos para favorecer a terceros, con el consecuente perjuicio económico a la entidad.

Estas normas internas deben hacerse para distintos procesos internos cuyos riesgos han sido identificados en el diagnóstico.

3.7 Formalización de una directiva interna sobre el uso de los recursos del Fondo para Pagos en Efectivo

En relación al Fondo para Pagos en efectivo, se regulará mediante norma interna específica,o se perfeccionara la existente al haberse encontrado que diversos gastos tramitados con estos recursos no corresponden necesariamente a la naturaleza del gasto que corresponde a este fondo, dándose el caso que se realizan pagos por conceptos que podrían tramitarse directamente por la oficina de Logística, y en otros casos, con frecuencia no se dispone de los recursos para realizar gastos que efectivamente tienen carácter de urgente e impostergable, como por ejemplo realizar notificaciones a contratistas, responder requerimientos y otros de carácter impostergable.

Debe asimismo establecerse la práctica de que siempre debe haber recursos disponibles del fondo para pagos en efectivo, y para ello se necesita además, hacer rendiciones parciales por montos inferiores al total del fondo, para que siempre se tenga dinero para atender necesidades urgentes e impostergables.

4. ACCIONES ESPECÍFICAS EN LOS PROCESOS DE MAYOR RIESGO

A efecto de establecer las acciones del plan de control interno, en estricta concordancia con lo señalado en el diagnóstico, y considerando que la mayoría de procesos identificados, como procesos en los que se presentan mayores riesgos, involucran no solo la competencia sino además la intervención de más de una unidad orgánica, se procedió a priorizar los procesos internos identificados en la etapa de diagnóstico que serán considerados en el plan, con el propósito de analizar, establecer los factores críticos y establecer un cronograma de las acciones necesarias para ejecutar las labores de control.

GERENCIA MUNICIPAL

4.1 Autorización para adicionales de obra por contrata

4.1.1 Descripción del procedimiento

El marco legal del procedimiento para la autorización de adicionales de obra por contrata se encuentra en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y su Reglamento. Involucra al contratista y a la entidad.

Es un procedimiento que tiene por objeto tramitar la procedencia o no de la autorización para realizar mayores metrados o partidas nuevas distintas a los señalados en los expedientes técnicos o en los contratados de ejecución. Existen plazos claramente establecidos por la Ley y su reglamento, que deben respetarse, caso contrario podría dar lugar al silencio administrativo positivo, y la entidad aceptar la petición independientemente de la necesidad, conveniencia o posibilidades de financiarlo, cuando no se contesta dentro de los plazos señalados por la ley.La decisión debe formalizarse mediante resolución de Alcaldía.

La atención oportuna de todos los pasos del procedimiento reviste importancia para la entidad, en la medida que podría ocasionar sobrecostos innecesarios, derivados de la ejecución mayores metrados, o la omisión de su ejecución cuando resulta indispensable para la puesta en servicio de la obra contratada, o se generen obligaciones mayores a favor del contratista, por omisiones o por la inobservancia de los plazos de ley.

4.1.2 Actores, Unidades Orgánicas y funcionarios involucrados

a) Contratista/Proveedorb) Supervisorc) Unidad de Supervisión y Liquidación

d) Unidad de Estudiose) Sub Gerencia de Infraestructuraf) Unidad de Planificación Operativa y Presupuestog) OPI (eventualmente)h) Sub Gerencia Legali) Gerencia Municipalj) Alcaldíak) Contraloría General (eventualmente cuando el monto adicional es mayor al 15%

del monto contratado.

4.1.3 Factores Críticos

a) La pertinencia, razonabilidad y justificación del adicional de obra.b) La oportunidad en que la Municipalidad resuelve y notifica la resolución que

aprueba o deniega la petición.

4.1.4 Cronograma de trabajo

Actividades/tareasEnero - 2013

semana 1 semana 2 semana 3 semana 4 Análisis del procedimiento Simplificación del procedimiento Elaboración de la directiva Aprobación de la directiva Implementación

4.2 Autorización de ampliación de plazo en la ejecución de obra por contrata


El procedimiento se encuentra en la Ley de adquisiciones y contrataciones del estado y su Reglamento, así como en las bases de los procesos de selección.

Es un procedimiento que tiene por finalidad ampliar el plazo de ejecución de la obra contenida en el contrato. Para el contratista tiene por propósito evitar el pago de penalidades, las que deben computarse a partir del día siguiente a la fecha señalada como plazo de entrega. La decisión debe formalizarse mediante resolución de Gerencia Municipal.

Reviste importancia porque la aprobación indebida de una ampliación de plazo, ocasiona perjuicio económico a la institución, disminuyendo sus ingresos. Asimismo

generalmente una ampliación de plazo implica el reconocimiento de mayores gastos generales para el caso de la ejecución de obras.


a) Contratistab) Supervisorc) Unidad de Supervisiónd) Logística (para el caso de suministros)e) Sub Gerencia de Supervisión y Liquidaciónf) Asesoría Jurídicag) Gerencia Municipal

4.2.3Factorescríticos

a) Establecer si la causal señalada en el fundamento de la solicitud, incide en la ruta crítica del proyecto.

b) La oportunidad en que la Municipalidad resuelve y notifica la resolución que aprueba o deniega la petición.

4.2.4 Cronograma de Trabajo

Actividades/tareasEnero - 2013

semana 1 semana 2 semana 3 semana 4

Análisis del procedimiento Simplificación del procedimiento Elaboración de la directiva Aprobación de la directiva Implementación

SUB GERENCIA DE LOGISTICA

4.3 Administración de Contratos de Suministros de Bienes y Servicios


El procedimiento está referido al seguimiento y monitoreo del cumplimiento de las condiciones señaladas en los contratos de suministros, a partir de las cláusulas de los contratos, la oferta de los proveedores señalada en la oferta técnica, presentada en la presentación de propuestas en los procesos de selección, que deben cumplir las condiciones mínimas señaladas en los requerimientos por las áreas usuarias, así como

en los plazos de entrega, la recepción, análisis y tramitación de las solicitudes de ampliaciones de plazos, u otras relacionadas al contrato de suministros.


a) Proveedorb) Area usuariac) Oficina de Procesos de selecciónd) Sub Gerencia de Logísticae) Almacén

4.3.3 Factores críticos

a) Verificación de las características técnicas de los bienesb) Cumplimiento de los plazos de entrega


Actividades/tareasFebrero - 2013

semana 1 semana 2Análisis del procedimiento Simplificación del procedimiento Elaboración de la directiva Aprobación de la directiva Implementación

4.4 Estudios de Mercado


El marco legal del procedimiento para el estudio de mercado se encuentra en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y su Reglamento.

El adecuado estudio de mercado, que servirá como base para establecer el valor referencial en los procesos de selección, compatible con las características técnicas de los bienes, constituye un aspecto vital para los procesos de selección para las adquisiciones. Consiste en la evaluación de las posibilidades que ofrece el mercado en relación a precios, marcas, características técnicas y otros aspectos que tengan incidencia en la eficiencia de la contratación, y está a cargo de la dependencia encargada de las adquisiciones.

Las deficiencias en el estudio de mercado pueden generar pérdidas para la entidad al establecer valores referenciales para los bienes superiores a los del mercado o de inferior calidad en relación a las que se ofrecen.


a) Sub Gerencia de Logísticab) Oficina de procesos de selecciónc) Proveedores/ofertantes de los bienes


a) Conocer los precios de mercadob) Definir las características y especificaciones técnicas de los bienes




ALMACEN

4.5 Control de Recepción y Salidas de Bienes


El proceso de recepción consiste en el ingreso a almacén de los bienes adquiridos, previamente verificados en cantidad así como en sus especificaciones técnicas. Se deberá tener en cuenta los expedientes de los procesos de selección, en especial la oferta del postor a fin de verificar que los bienes entregados correspondan a las especificaciones técnicas de los bienes ofertados. El ingreso a almacén es indispensable para la tramitación del pago. Cuando se trata de bienes con características especiales que no pueden ser identificadas por el almacenero, se solicitara el concurso del área usuaria, quien deberá dar la conformidad antes de su recepción.

La firma o conformidad de la recepción sin que esta se haya producido puede ocasionar que se tramiten los pagos sin que se hayan recibido los bienes, con la consiguiente pérdida para la entidad.

La fecha de ingreso constituye información importante para que la oficina de logística verifique si la entrega se encuentra dentro de los plazos contractuales, o después para proceder al cálculo de la penalidad señalada en el contrato, y la deducción del importe del pago que se realizará al proveedor.


a) Almacénb) Logísticac) Área usuaria

4.5.3Factores críticos

a) Verificación que las especificaciones y cantidad de los bienes correspondan a las señaladas en las propuestas de los postores en los procesos de selección, así como a las condiciones establecidas por las áreas usuarias en los requerimientos.

b) El registro de los movimientos de almacén de cada uno de los suministros, así como la firma de la salida por parte de quienes reciben o realizan el retiro de los bienes y la evidencia y existencia física en almacén de los bienes aun no retirados.




4.6 Control de Ingresos y Salidas de agregados de construcción. Combustibles y otros

4.6.1 Descripción del Procedimiento

El procedimiento consiste en el control del ingreso, y uso en obra de agregados y otros materiales en las obras por la modalidad de administración directa que ingresan directamente a obra, así como del combustible que es retirado por medio de vales autorizados por el área usuaria de los proveedores.

Estos bienes por razones prácticas no ingresan directamente a almacén por lo que se debe establecer un mecanismo de control de du ingreso, para tramitar los pagos


a) Almacénb) Residente de Obrac) Almacenero de Obrad) Logísticae) Usuario


a) Determinar el cubicaje de los materiales ingresados y utilizados en las obras ejecutadas por la modalidad de administración directa

b) Determinar la razonabilidad de los consumos de combustibles por los vehículos y maquinaria en función al kilometraje y/o a las horas de operación.


Actividades/tareasMarzo - 2013

semana 1 semana 2


4.7 Control de Ingresos y Salidas de sobrantes de obra


El procedimiento está referido al control, internamiento en almacén y uso final de materiales sobrantes en obra, de las obras ejecutadas por la modalidad de administración directa.

Para ello, el almacenero de obra registrará diariamente los materiales ingresados al almacén de obra, los que salen para obra y su utilización final, manteniendo permanentemente el registro de los bienes en almacén. De la misma manera laoficina de almacén, llevará a cabo el control de los retiros de combustible de los grifos. Las áreas usuarias son responsables de controlar la razonabilidad de los consumos de acuerdo a los consumos y los kilometrajes y/o las horas de uso de los vehículos y de la maquinaria.

Los materiales sobrantes, una vez concluida la obra, serán ingresados al almacén, mediante acta. Mediante resolución de Gerencia Municipal, se decidirá su destino final. En el caso de agregados de construcción se procederá de la misma forma, debiéndose trasladar a otra obra o a donde se haya decidido su destino final por parte de la Gerencia Municipal.


a) Residente de Obrab) Almacénc) Almacenero de obrad) Unidad orgánica usuaria


a) Cuantificación de los sobrantes de obrab) Ingreso a almacén y destino de los bienes




4.8 Control fecha de vencimiento de bienes


Se establecerá un control de los bienes que ingresan a almacén y que por su naturaleza tienen un periodo determinado de vigencia y fecha de caducidad, después

de cuyo término sufrirán alteraciones en sus características que imposibilitan su uso. Concretamente el caso del cemento y de la pintura. Una deficiente programación de las fechas de suministro, podría ocasionar perjuicio económico a la institución, por lo que almacén debe estar pendiente a fin de coordinar oportunamente con las áreas usuarias, para que de producirse el caso, se tomen anticipadamente las acciones que correspondan.

Para ello, almacén colocará en un lugar visible sobre cada lote, y con marcas fácilmente legibles la indicación correspondiente, para que el personal de almacén este pendiente.


a) Almacénb) Area usuaria de los bienes


a) Fecha de caducidad




PATRIMONIO

4.9 Saneamiento Físico Legal de Bienes


El patrimonio de la entidad se ha incrementado sustancialmente los últimos años a consecuencia de la inversión, siendo indispensable realizar los procesos técnicos necesarios para sanear todos los bienes patrimoniales, es especial bienes inmuebles, a fin de garantizar el derecho de la propiedad. Este proceso implica la ejecución de una serie de trámites, documentos y otros, específicos para cada caso, a partir de un diagnostico eventualmente de cada bien en particular, y que demanda un esfuerzo importante de un equipo de trabajo, o la tercerización a través de un particular.

4.9.2Actores, Unidades Orgánicas y funcionarios involucrados

a) Patrimoniob) Infraestructurac) Contabilidadd) Sub Gerencia Legal


a) Bienes inmuebles sin registro en la SUNARP


Actividades/tareasAbril - 2013


4.10 Control de Ingreso y Salida de bienes patrimoniales

4.10.1 Procedimiento

El proceso de recepción consiste en el ingreso a almacén de los bienes patrimoniales adquiridos por la Municipalidad, responsabilidad de Almacén, con la verificación previa de las especificaciones técnicas, de acuerdo a la oferta técnica del postor que se adjudicó la buena pro durante el proceso de selección, y luego la formalización de la entrega al servidor que tendrá a su cargo el bien por Patrimonio. Se deberá tener en cuenta los expedientes de los procesos de selección, en especial la oferta del postor a fin de verificar que los bienes entregados correspondan a las especificaciones técnicas de los bienes ofertados. El ingreso a almacén es indispensable para la tramitación del pago. Si las características especiales no pueden ser identificadas por el almacenero, se solicitara el concurso del área usuaria, quien deberá dar la conformidad previamente a la recepción o internamiento en almacén.

En el caso de vehículos, maquinarias u otros bienes cuyo internamiento en almacén resulte difícil o poco práctico, se establecerán los mecanismos más convenientes a fin de facilitar el proceso de ingreso y asignación al usuario correspondiente.

La fecha de ingreso constituye información importante para que la oficina de logística verifique si la entrega se encuentra dentro de los plazos contractuales, o después para

proceder al cálculo de la penalidad señalada en el contrato, y la deducción del importe del pago que se realizará al proveedor.


a) Almacénb) Logísticac) Patrimoniod) Área usuariae) Servidor a cargo del bien


a) Verificación que las características y especificaciones técnicas del bienb) Verificación del plazo de entregac) Formalización de la entrega/recepción al servidor


Actividades/tareasAbril - 2013


4.11 Control de la asignación de bienes patrimoniales a los servidores


El procedimiento se regula por medio de una directiva interna y establece los procedimientos para la asignación bajo responsabilidad del servidor usuario de los bienes patrimoniales de la entidad. Reviste importancia los bienes de alto valor económico, como maquinaria pesada, vehículos de transporte, equipos de construcción y otros, donde se precisa no solamente el control de bien patrimonial, sino de sus partes.La responsabilidad del servidor sobre los bienes, alcanza a la pérdida o deterioro mayor a lo que se derive de un uso normal del bien.


a) Almacén

b) Patrimonioc) Servidor/Usuario del bien


a) Establecer las condiciones del bien, y de sus partes cuando correspondab) Establecer la responsabilidad del servidor/usuario en relación al bien


Actividades/tareasMayo - 2013


SUB GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

4.12 Aplicativo Informático T-Registro


Es el Registro de Información Laboral de los empleadores, trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, personal en formación – modalidad formativa laboral y otros (practicantes), personal de terceros y derechohabientes.

Este aplicativo informáticoque administra la SUNAT permite registrarse como empleador, así como registrar a trabajadores, pensionistas y otros prestadores, de manera individual.Comprende información laboral, de seguridad social y otros datos sobre el tipo de ingresos de los sujetos registrados. Tiene carácter obligatorio, y estos registros son compartidos por la SUNAT, la ONP, y Essalud, para las prestaciones de los derechohabientes.

Independientemente de su obligatoriedad, así como de la necesidad por la utilidad inmediata especialmente para los servidores, y derechohabientes debe ser materia de regulación por norma interna, tanto el registro, como los procedimientos para el ingreso y retiro de personal de la entidad, estableciendo los mecanismos necesarios para que la unidad orgánica, Recursos Humanos, encargada de su administración y registro sea la que administra los procesos de personal desde el ingreso hasta el retiro del personal.


a) Gerencia Municipalb) Sub Gerencia de Recursos Humanos


a) Alta y Baja de servidores


Actividades/tareasMayo - 2013


4.13 Administración del Escalafón


La administración del escalafón, es el proceso de registro, y mantenimiento de los datos personales, profesionales y laborales de todos los trabajadores de la Municipalidad, permite tener sistemáticamente organizada y actualizada toda la información del personal, realizar las actualizaciones periódicamente, y tener claramente establecidos los “niveles alcanzados y derechos adquiridos” de todos los servidores.

Esta información sirve además para efectos de evaluar cobertura de plazas de mayor responsabilidad, identificar las necesidades de capacitación del personal, y formular el plan de desarrollo de capacidades.


a) Sub Gerencia de Recursos Humanosb) Unidades Orgánicasc) Servidores


a) Nivel adquirido de cada servidor


Actividades/tareasJunio - 2013


SUB GERENCIA DE FINANZAS

4.14 Control Previo


El Control Previo, constituye el conjunto de acciones con el propósito de cautelar la correcta aplicación de los recursos financieros de la Municipalidad. Se realiza antes de realizar el devengado, y constituye requisito que el encargado de control previo vise los legajos de documentos de cada compromiso quecomprende la revisión de la documentación sustentatoria de las operaciones., para realizar el devengado. Este procedimiento garantiza que se cumplieron con los requisitos documentarios al momento de la presentación de los expedientes de las operaciones económico financieras, para su trámite administrativo.,

El control previo se aplicará antes de efectuar el Registro Administrativo de la Fase de Devengado en el SIAF. Sin embargo, antes de efectuar cualquier registro en el SIAF, los responsables de dicha acción verificarán que se cuenta con la documentación necesaria para realizar el mencionado registro.El Devengado es la fase administrativa mediante la cual se formaliza la obligación de pago de los bienes o servicios adquiridos por la Entidad.


a) Unidad de Contabilidadb) Unidad de Logísticac) Áreas usuarias


a) Requerimiento del área usuariab) Ingreso a almacén y/o conformidad de recepción del servicio




4.15 Control rendiciones de anticipos


Consiste en el control de los saldos pendientes de rendir cuenta de los anticipos otorgados por viáticos, fondo para pagos en efectivo, adelantos a contratistas u otros que excepcionalmente se podrían otorgar, así como las acciones administrativas necesarias para su rendición y/o recuperación de los fondos.

Deberán verificarse las condiciones establecidas en los documentos de otorgamiento, los plazos para la rendición de viáticos, de los anticipos otorgados, y en el caso de los adelantos de contratos de obras y/o suministros, las deducciones o descuento de cada uno de los pagos parciales, como valorizaciones u otros, de acuerdo a lo establecido en los contratos o en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del estado y su Reglamento.


a) Unidad de Contabilidadb) Sub Gerencia de Finanzasc) Receptores del anticipo


a) Fecha/condición de vencimiento para la rendición y/o amortizaciónb) Garantías para el recupero




4.16 Seguridad custodia de valores


La custodia de efectivo y de los valores de la Municipalidad, consistentes en dinero en efectivo recaudados por la prestación de servicios, descartar monedas y billetes falsos, su traslado desde las puntos de recaudación hasta la oficina de tesorería y su posterior deposito en el Banco, así como de las cartas fianzas y otros valores que se encuentran en custodia en la caja fuerte.

Las medidas de seguridad están referidas no solamente a la manipulación de efectivo y custodia de valores, sino implican además mitigar el riesgo de pérdidas por robo por agentes externos o por prácticas de deshonestidad. En ambos casos se precisa la contratación de pólizas de seguro, que aseguren la integridad de todos valores.


a) Unidad de Tesoreríab) Sub Gerencia de Finanzas


a) Fechas de vencimientos de garantíasb) Contratación de pólizas de seguro

4.16.4 Cronograma de trabajo

Actividades/tareasJulio - 2013


UNIDAD DE PLANIFICACION OPERATIVA Y PRESUPUESTO

4.17 Control de certificaciones disponibilidad presupuestal


El procedimiento constituye el punto de partida para el inicio del proceso ejecución presupuestal, mediante la adquisición o contratación de personal, obras, bienes o servicios, y debe ser solicitada por el área usuaria, antes de requerir la contratación o la emisión de las órdenes de compra o servicios. No se puede iniciar la ejecución de ninguna obligación o gasto, sin este requisito.

La certificación de disponibilidad presupuestal, constituye una reserva del recurso destinado a un fin específico, y no a otro. Por este motivo, corresponde al área usuaria la responsabilidad de realizar los requerimientos que correspondan estrictamente al objeto de la certificación solicitada y emitida.

El uso de la certificación para fines distintos, ocasionará problemas serios, sobre todo en los procesos de selección, cuando la certificación se destine a fines distintos, y no sea suficiente para cubrir los gastos del objeto de la misma. En algunos casos podría ocasionar que no se pueda cumplir con las obligaciones, sobre todo cuando ya no existe techo presupuestal, conduciendo a la entidad a una situación en la que podría verse comprometida en procesos judiciales, al no poder cumplir con alguna obligación, independientemente de las dificultades para asignar mayores recursos para cumplir con la obligación.

La responsabilidad del correcto uso de la certificación de disponibilidad presupuestal corresponde al área usuaria, así como a la dependencia que realiza el compromiso, en

la medida en que no puede comprometer un gasto para un fin distinto al que señala la certificación.


a) Unidad de Planificacion Operativa y Presupuestob) Unidad usuariac) Sub Gerencia de Logística


a) Control del uso de la certificación



semana 3 semana 4


SUB GERENCIA DE ADMNINISTRACION TRIBUTARIA

4.18 Individualización Obligaciones Tributarias


La individualización de las obligaciones tributarias y no tributarias de los administrados, así como el control de los pagos y la posibilidad de mostrar su estado de cuentas constituye una prioridad para la Municipalidad, tanto para mantener la vigencia y efectividad de las obligaciones, así como para realizar los registros contables de la las cuentas por cobrar, sobre la base de información confiable y convenientemente documentada.


a) Sub Gerencia de Administración Tributariab) Contribuyentes


a) Identificación de los contribuyentesb) Sistema de control individualizado de los estados de cuenta de contribuyentes




4.19 Vigencia de Obligaciones Tributarias


El mantenimiento de la vigencia de las obligaciones tributarias y no tributarias evitando su prescripción constituye una prioridad en la medida en que puede evitar la pérdida de cuantiosas sumas de recursos financieros a la Municipalidad. La vigencia de las obligaciones entre otros factores depende de que la notificación surta su efecto legal, para lo cual en casos de deudas próximas a llegar al plazo de prescripción sean realizadas notarialmente, y los actos de notificación estén debidamente documentados a fin de tener el argumento para denegar posibles pretensiones de prescripción por parte de los deudores.


a) Sub Gerencia de Administración Tributariab) Ejecutor Coactivoc) Contribuyentesd)


a) Registro individualizado de las obligacionesb) Debida notificación y su registro documentado


Actividades/tareasAgosto - 2013

semana 1 semana 2


SUB GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA

4.20 Administración de Contratos de ejecución de Obras


La administración de los contratos tiene como objetivo lograr el cumplimiento de los contratos tanto por parte del contratista como de la entidad, en los plazos señalados en los contratos y/o en la Ley. Para ello se precisa el seguimiento y monitoreo permanente desde la suscripción, considerando cada uno de los eventos que se producen durante la ejecución, hasta la finalización de la prestación, entrega/recepción y liquidación del contrato.

Constituyen hitos importantes, la entrega del terreno, la entrega de los adelantos, cuando así lo señala el contrato y/o las bases del proceso de selección, el pago de valorizaciones, la tramitación de las solicitudes de ampliaciones de plazo, las solicitudes de adicionales de obras, las solicitudes de modificaciones del expediente técnico y otras, que deben ser resueltas con diligencia, observando estrictamente los procedimientos y plazos de Ley, que deben ser observados.Reviste importancia, asimismo, el control de la vigencia y renovación por los montos correspondientes de las cartas fianzas que garantizan el fiel cumplimiento y los saldos de los adelantos pendientes de amortización.

Las actividades del procedimiento no se contraponen con las actividades y funciones que competen a los supervisores de la obra, por el contrario, realiza el seguimiento para que estas se cumplan de acuerdo a los procedimientos específicos y dentro de los plazos correspondientes.


a) Contratista.b) Supervisorc) Unidad de Supervisiónd) Sub Gerencia de Infraestructurae) Sub Gerencia de Logísticaf) Gerencia Municipal


a) Plazos legalesb) Vigencia de las garantías



semana 3 semana 4


4.21 Adelantos


El otorgamiento de adelantos para la ejecución de obras por contrata es una facultad de la entidad, tanto del adelanto directo o para materiales, de acuerdo a como se haya señalado en las bases de los procesos de selección y/o en los contratos, lo que está supeditado al cumplimiento de ciertas condiciones.

La entrega de los adelantos de materiales es solicitada por la Sub Gerencia de Infraestructura, luego de haberse cumplido con las condiciones señaladas en el contrato, y establecidas en la Ley, dentro de los plazos establecidos. Reviste importancia la celeridad con la que se proceda al otorgamiento, en la medida que ello facilita el inicio y el avance de la obra.


a) Supervisorb) Unidad de Supervisiónc) Sub Gerencia de Infraestructurad) Contratista


a) Plazosb) Condiciones contractuales





4.22 Valorizaciones de Obra


Procedimiento para el pago periódico por los avances de obra de los contratos en ejecución, a partir de los metrados ejecutados remitidos por el contratista, que deberán ser verificados por el supervisor, para luego tramitar su cancelación a la Sub Gerencia de Finanzas.Constituyen pagos parciales a los contratistas por el avance en la ejecución.

Resulta importante la verificación de los metrados efectivamente realizados, y la tramitación oportuna, teniendo en cuenta que los retrasos, podrían ocasionar la disminución del ritmo de ejecución física de la obra; así como la deducción de las amortizaciones de los adelantos otorgados al contratista.


a) Contratistab) Supervisor o inspector de obrac) Sub Gerencia de Infraestructura


a) Verificación de los metradosb) Deducción de la amortización de los adelantos


Actividades/tareasSetiembre - 2013


4.23 Liquidación de Obras


La liquidación de la obra constituye el establecimiento del costo de la obra, el replanteamiento de los planos y especificaciones técnicas, teniendo en cuenta los deductivos, adicionales de obra, y las modificaciones del expediente técnico, así como de eventuales obligaciones a favor de la entidad o del contratista en las obras ejecutadas por la modalidad de contrata.

Su formulación es obligación del contratista, que tienen un plazo determinado para presentarla para revisión por la entidad, la que a su vez tiene un plazo para aprobarlo o para observarla. Si dentro del plazo señalado la entidad no se pronuncia, la liquidación presentada por el contratista queda aprobada, en mérito al silencio administrativo.

Si no se observa el plazo, puede quedar consentida una liquidación que podría resultar desfavorable para la municipalidad y dar lugar obligaciones mayores a las que corresponden.


a) Contratistab) Unidad de Supervisiónc) Sub Gerencia de Supervisión


a) Saldos b) Plazos para pronunciarse


Actividades/tareasSetiembre - 2013

semana 3 semana 4


4.24 Control de Combustibles, lubricantes y repuestos


El control de los combustibles, lubricantes y repuestos o partes de los vehículos de transporte y de la maquinaria pesada estará a cargo de la Unidad de Mantenimiento, a través de la oficina de maquinaria, no solo de las unidades asignadas a las unidad de Mantenimiento, sino cada unidad independientemente del área orgánica donde se preste el servicio.

Se llevará una bitácora de control, donde se consignara entre otros datos el kilometraje diario recorrido, que será comparado periódicamente todos los meses con los consumos de combustible, bajo responsabilidad de los choferes y operadores, cifras que serán comparadas con los consumos señalados en las especificaciones técnicas de cada vehículo o maquinaria, para establecer la razonabilidad del consumo. Se procederá de igual modo para el control de lubricantes, repuestos y partes (neumáticos entre otros).

El conductor u operador de maquinaria será el responsable de los consumos de su vehículo o unidad, y la información será puesta en conocimiento del área usuaria, Así de la Sub Gerencia de Logística quienes también analizarán la razonabilidad de los consumos en función al kilometraje o las horas trabajadas por cada unidad.


a) Unidad de Mantenimientob) Choferes y operadoresc) Sub Gerencia de Logísticad) Áreas usuarias


a) Rendimiento en Kmts./Gln y Horas/Gln de los vehículos y maquinaria


Actividades/tareassetiembre - 2013


Análisis del procedimiento

Simplificación del procedimiento

Elaboración de la directiva

Aprobación de la directiva

Implementación

4.25 Control costos obras por administración directa


Las condiciones necesarias para tomar la decisión para ejecutar las obras por Administración Directa están definidas en las normas legales y establecen que las entidades deben tener capacidad operativa a fin de asegurar el cumplimiento de las metas previstas. Asimismo, la entidad debe demostrar que el costo total de la obra a ejecutarse por administración directa, resulta igual o menor al presupuesto base deducida la utilidad, situación que deberá reflejarse necesariamente en la liquidación de obra.


a) Sub Gerencia de Infraestructurab) Unidad de Obrasc) Residented) Inspector


a) Costo de ejecución de la obrab) Plazo de ejecución de la obrac) Adicionales de Obra


Actividades/tareasOctubre - 2013

semana 1 semana 2


4.26 Control del personal de obras por administración directa


La contratación del personal de obra en las obras ejecutadas por administración directa es un procedimiento que reviste importancia en la medida que es personal especializado, así como por estar su desempeño sujeto a un determinado rango de rendimiento, teniendo en cuenta que los costos unitarios se calculan de acuerdo a ciertos niveles de rendimiento. Si el personal contratado no logra los rendimientos establecidos en los expedientes técnicos, es probable que los recursos presupuestales, resulten insuficientes para la ejecución de la obra, y se produzcan sobrecostos en la ejecución.

Luego de la contratación el control constituye otro factor importante, tanto de la permanencia como del logro de los rendimientos que se encuentren dentro del rango considerado en el expediente técnico.


a) Residente de Obrab) Inspector de Obrab) Unidad de Obrasc) Sub Gerencia de Recursos Humanos


a) Rendimientos de la mano de obrab) Control de la asistencia



semana 3 semana 4


SUB GERENCIA DE SERVICIOS

4.27 Control de Ingresos en efectivo


Por la propia naturaleza de las prestaciones, existen servicios en los que la recaudación de los ingresos se produce en el mismo lugar de la prestación del servicio, caso de las piscinas, mercado, camal municipal, luego los encargados de las correspondientes unidades orgánicas o los encargados de la recaudación reportan a caja los ingresos periódicamente para realizar el deposito del efectivo a la cuenta del banco.

Se precisa establecer especificadamente los procedimientos y controles necesarios para desvirtuar posibles riesgos de errores de registro, omisiones o pérdidas de dinero.


a) Unidades recaudadoras de ingresos: Piscinas, mercado, camalb) Su Gerencia de Serviciosc) Tesorería


a) Cobranza por el servicio a todos los usuariosb) Ingreso de todas las cobranzas de caja




4.28 Recuperación de costos por la prestación de servicios


Uno de los factores críticos de la entidad, es la recuperación de los costos de los servicios que la Municipalidad brinda a la población, derivados de la falta de procedimientos y mecanismos apropiados para costear, el inadecuado establecimiento de las tarifas, así como la falta de actualización del TUPA. En algunos casos se han establecido servicios por los que no se está cobrando y están siendo financiados con recursos que no tienen el carácter de permanentes, como es el caso del Serenazgo, otros cuyas tarifas no compensan los costos efectivos del servicio, como los servicios de baja policía y el de agua y saneamiento.


a) Sub Gerencia de Serviciosb) Sub Gerencia de Finanzasc) Sub Gerencia de Administración Tributaria


a) Establecimiento de los costos de la prestaciónb) Actualización del TUPA


Actividades/tareasNoviembre - 2013


4.29 Actualización de padrones de usuarios


Consiste en la incorporación de los nuevos usuarios de los servicios en el registro de los padrones. El procedimiento incluye también a los propietarios de predios y otros que tengan obligaciones de carácter tributario con la municipalidad.

La ampliación en la cobertura con servicios de la municipalidad, en especial con servicios de baja policía, demanda una actualización permanente de los padrones de usuarios, por parte de la Sub Gerencia de Servicios en coordinación con la Sub Gerencia de Administración Tributaria.


a) Sub Gerencia de Serviciosb) Sub Gerencia de Administración Tributaria


a) Identificación de nuevos usuarios de servicios


Actividades/tareasNoviembre - 2013

semana 3 semana 4


4.30 Automatización del registro de hechos vitales en dispositivos informáticos


Consiste en la digitalización de los hechos vitales, con el propósito de compartir la información con otras dependencias del estado, así como agilizar la prestación de los servicios a los usuarios en la expedición de certificaciones de diferente índole.


a) Sub Gerencia de Servicios b) Unidad de Registro Civil


a) Custodia y Seguridad de la información registrada


Actividades/tareasDiciembre - 2013



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