PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

PUCP-PMBOK

10.2.3.1HOJA 1

Instrucciones Generales:El Plan de Gestión de las Comunicaciones es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 10.1 del PMBOK® Guide. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación de las comunicaciones de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.

Componente Descripción

GrupoGrupo 3

Título del Proyecto Rehabilitación y Mejoramiento de la Carretera Huaura-Sayán-Churin.

Gerente del Proyecto

Nombre: Ing. Elmir Kleber López Días Puesto OrganizacionalResponde: Flavio Leite Mesquita (Superintendente de Obras AL -Constructora Andrade Gutiérrez) y Juan Carlos Macciotta Urquizo (Gerente de Operaciones – JJC Contratistas Generales S.A)Organización: Consorcio Vial Huaura (Consorcio entre las Constructoras Andrade Gutiérrez y JJC Contratistas Generales)

Requisitos de comunicaciones de los

interesados

Los necesidades y expectativas de comunicación que se han identificado son los siguientes:Interesado Necesidades y expectativas de comunicaciónMinisterio de transporte y comunicaciones

Avance de Ingeniería – Replanteo, Estado Actual de DME’s, PACRI (Plan de Compensación y reasentamiento Involuntario), Avance de Producción, Equipos Movilizados, Aprobación de replanteos, Análisis comparativo, Temas a mejorar

Municipalidad de Sayán Avances de la etapa de Intervención social del proyecto, avance de ejecución del proyecto, solicitudes de permisos y autorizaciones del distrito

Municipalidad de Huaura Avances de la etapa de Intervención social del proyecto, avance de ejecución del proyecto, solicitudes de permisos y autorizaciones del distrito

Instituto Nacional de Cultura

Solicitud para expedir el Certificado de Inexistencia de Restos arqueológicos de la zona de ejecución del Proyecto

Comunidad /Pobladores Ejecución de Intervención social, planos locales detallados, avance de ejecución de la obra.

Telefónica Emisión de ubicación de postes de telefónica que impiden el avance, acciones correctivas y preventivas para incidentes con las conexiones.

Proveedores Contratos, Entregables de avance y Conformidades de revisión.Jefe de Compras de la Empresa

Solicitudes de compras de materiales, equipos y contrato de servicios, avances en las adquisiciones.

Equipo del Proyecto Avances del Proyecto, Métricas de Calidad, Cronogramas, alcance, Tiempo, Costo, Solicitudes de Cambio, Auditorías de Calidad.

Sindicato Acuerdos, Compromisos.

Además de información se debe contener : Frecuencia- canales de comunicación- tipo de informaciónLos canales de comunicación que se han identificado son los siguientes:Se cuenta con 10 interesados de comunicación que al aplicar la fórmula obtenemos: 10 (9)/2 = 45 canales de comunicación

Flujo de la InformaciónFlujo de comunicación de Información (Ministerio de Transporte – Constructora)

1.- Ministerio de Transporte y Comunicaciones – Gerente de Contratos: Consulta contractual2.- Constructora- Administrador contractual y Gerente de Proyecto: Recibe la consulta3.- Constructora- Jefe de Diseño y Residente Principal: Análisis y preparación de respuesta según especialidad.4.- Constructora - ¿Es un cambio contractual?5.- Constructora – Respuesta No – Gerente de proyecto: Respuesta6.- Constructora- Respuesta Sí – Gerente de proyecto y Administrador Contractual: Respuesta.

Flujo de comunicación de Información (Consorcio Supervisor – Constructora)

1.- Constructora – Residente Principal de Obra: Solicitar conformidad de Trabajo2.- Supervisor: Recibe solicitud3.- Supervisor: Revisión y Verificación4.- Supervisor: Envía resultados5.- Constructora – Residente Principal de Obra: Recibe respuesta6.- Constructora- Respuesta Sí – Residente Principal de Obra: Archivar y documentar acta de conformidad.7.- Constructora- Respuesta Sí – Residente Principal de Obra: Fin.8.- Constructora- Respuesta No- Residente Principal de Obra: Revisar con los involucrados el motivo del rechazo.9.- Constructora- Respuesta No- Residente Principal de Obra: Aplicar acciones correctivas.10.- Constructora- Respuesta No- Residente Principal de Obra: Regresar al punto 1.

Personas que recibirían la información

A continuación los interesados que recibirán la información:

Interesado ResponsableMinisterio de transporte y Comunicación Gerente de ProyectoMunicipalidad de Sayán Gerente de ProyectoMunicipalidad de Huaura Gerente de ProyectoInstituto Nacional de Cultura Jefe de Diseño, Coordinador

de Intervención SocialComunidad /Pobladores Coordinador de Intervención

SocialConsorcio Supervisor Gerente de ProyectoTelefónica Jefe de DiseñoProveedores Gerente de Administración y

FinanzasJefe de Compras de la Empresa Gerente de ProyectoEquipo del Proyecto Gerente de ProyectoSindicato Gerente de Proyecto

Información que debe ser comunicada Se requiere comunicar:

- Avance de Ingeniería – Replanteo- Avance de Producción- Contratos o Acuerdos con Proveedores- Solicitudes de Cambio

- Solicitudes de Certificaciones a Ministerios- Solicitudes de Permisos a Municipalidad- Presentaciones de Sensibilización a la población- Actas de conformidad- Planos y Estudios de Ingeniería- Reportes de Auditoria- Reportes de Calidad- Comparativo de Metrados

Responsables de distribuir la información

Los responsables de la comunicación en el actual proyecto son:- Gerente de Proyecto- Gerente de Administración y Finanzas- Coordinador de Intervención Social- Jefe de Diseño- Jefe de Compras

Métodos o tecnologías para transmitir la

información

Dependiendo de la dimensión de la dimensión de la comunicación de cada interesado se establecerá un método de comunicación, para este proyecto los métodos permitidos son:

- Memorando- Correo Electrónico- Informe físico- Reuniones o Talleres- Presentaciones Formales

Frecuencia de Comunicación

La frecuencia de comunicación depende del canal de comunicación y los acuerdos de avance o presentación de informes definidos en el cronograma.

En todos los casos para la comunicación interna se define un día para la confirmación de la lectura y/o aceptación de la información enviada.

En los casos de comunicación externa el tiempo de confirmación de respuesta dependerá de los contratos establecidos o acuerdos con los proveedores.

Interesado Frecuencia de ComunicaciónMinisterio de Transporte y Comunicaciones Mensual / QuincenalMunicipalidad de Sayán MensualMunicipalidad de Huaura MensualInstituto Nacional de Cultura MensualComunidad /Pobladores QuincenalConsorcio Supervisor SemanalTelefónica MensualProveedores MensualJefe de Compras de la Empresa QuincenalEquipo del Proyecto SemanalSindicato Mensual

Proceso de escalamientoCuando se cuente con un incidente que no puede ser resuelto por los miembros del equipo del proyecto se seguirá el siguiente flujo de actividades y plazos para resolver adecuadamente el incidente en mención:

Fase de DiseñoLos incidentes que se puedan presentar e esta fase que el Equipo de Especialistas o Ingenieros no puedan resolverse deberán escalarse al Jefe de Diseño y este deberá ofrecer una solución en no menos de 2 días. En el caso que el Jefe de diseño tampoco pueda dar una solución, los incidentes deberán escalarse al Gerente de Proyecto y este deberá ofrecer una solución en no menos de 2 días.

Fase de EjecuciónLos incidentes que se puedan presentar e esta fase que el Equipo de Especialistas o Ingenieros no puedan resolverse deberán escalarse al Residente Principal de Obra y este deberá ofrecer una solución en no menos de 2 días. En el caso que el Residente Principal de Obra tampoco pueda dar una solución, los incidentes deberán escalarse al Gerente de Proyecto y este deberá ofrecer una solución en no menos de 2 días.

Método para actualizar y refinar el plan de comunicaciones

Durante la ejecución del proyecto pueden surgir cambios debido a nuevos factores ambientales de la empresa, actualización al registro de interesados, cambios de los activos de información de la organización y problemas que se originan debido a una inadecuada comunicación durante el proyecto se define el siguiente procedimiento:

1. Identificar la causa del cambio.2. Evaluar el impacto a nivel de la matriz de comunicaciones.3. Plantear las acciones a tomar4. Definir la solución junto al equipo de gestión del proyecto5. Actualizar la documentación pertinente.6. Comunicarlo a todo el equipo del proyecto e interesados.

Restricciones de comunicación

Las comunicaciones con las entidades gubernamentales deberán ser formales y escritas aprobadas por el Gerente de Proyecto.

La comunicación electrónica deberá ser únicamente realizada con los correos electrónicos de la organización. No utilizar correos electrónicos personales.

La información del proyecto no deberá ser utilizada para fines personales. Las comunicaciones electrónicas deberán copiar únicamente a los responsables o interesados

del tema a tratar. Las comunicaciones en la obra y el campamento se realizaran a través de radio y el personal

operativo no podrá utilizar ningún tipo de equipo móvil durante la ejecución de su faena. Se contará con señalización para lugares donde no se debe utilizar celulares, radios por motivos

de seguridad en el lugar de trabajo.

Glosario de terminología común

Escalamiento: elevar a un nivel jerárquico superior un incidente que no ha sido resuelto.

Comunicaciones electrónicas: cualquier tipo de comunicación que se realiza a través de correos electrónicos, mensaje de textos o mensajera instantánea.

Canales de comunicación: medio de transmisión por el que viaja la información entre el emisor y receptor.