MUNICIPIO DE ENTRERRIOS

ADMINISTRACION MUNICIPAL

ABRIL 26 DE 2013

“Entrerríos se transforma de

verdad”

PLAN ANTICORRUPCION Y

DE ATENCION AL

CIUDADANO

PRESENTACIÓN En aras de fortalecer el trabajo institucional y de dar un marco de referencia para el buen gobierno de Municipio de Entrerríos, la Administración Municipal 2012-2015 ha querido, además de cumplir con los requerimientos de la Ley 1474 de 20121, establecer un marco direccionador del quehacer público, definiendo las directrices y los mecanismos básicos para la realización de una administración clara, “Transparente”, de cara a la comunidad y de conformidad al marco legal aplicable a la gestión pública. En el presente documento se presenta el “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, haciendo énfasis en la “Prevención” de los eventos de corrupción que se puedan presentar, y la potestad que tiene el ciudadano para con el ejercicio de sus deberes y derechos consagrados en la constitución y en la Ley. Se presenta en el contenido del presente texto las acciones y estrategias a implementar, teniendo en cuenta que para ello se requiere del talento humano idóneo y con la experiencia necesaria para rendir a la comunidad con los resultados de una gestión orientada al logro y cumplimiento de nuestro plan de desarrollo: “ ENTRERRIOS: MEJORANDO DE VERDAD ”

1Políticas institucionales y pedagógicas

Artículo 73.Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá

laborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. El Programa Municipal de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción señalará una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la señalada estrategia. Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Municipal de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción. Artículo 74.Plan de acción de las entidades públicas. A partir de la vigencia de la presente ley todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión

INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD VISIÓN: El Municipio de Entrerríos será una entidad territorial próspera; líder en la actividad productiva, participativa, con capacidad de gestión y gobernanza; que garantice el uso racional y sustentable de los recursos naturales, que mejore el capital humano del municipio e incremente el nivel de vida de la población. OBJETIVOS:

1. Apoyar a la transformación de cada una de las condiciones funcionales y estructurales que puedan propiciar o coadyuvar el crecimiento del flagelo de la corrupción, creando una espacio o escenario institucional óptimo y adecuado en el cual se puedan adoptar y crear estrategias claras, objetivas y concretas en el marco de lucha contra la corrupción encaminada a orientar una gestión hacia la eficiencia, transparencia y rectitud.

2. Ilustrar y dotar de herramientas a la ciudadanía para ejercer su derecho político fundamental a controlar el poder.

3. Construcción del sistema de alertas tempranas que permita identificar en cada uno de sus procesos contractuales los riesgos que se van presentando desde la planeación hasta la liquidación de los contratos y/o convenios.

4. Establecimiento del sistema de prevención como requisito fundamental de aplicación del manual.

5. Publicidad de las acciones en materia de lucha contra la corrupción al alcance de todos los ciudadanos.

6. Informar y brindar de herramientas contundentes a la ciudadanía Entrerrieña en el ejercicio y control del derecho político que ostentan.

7. Promover y socializar herramientas e instrumentos encaminados a la prevención, disminución y denuncia de los actos de corrupción en articulación con las instituciones públicas, la empresa privada, la ciudadanía, los medios de comunicación y las organizaciones de la sociedad civil.

8. Identificación de los riesgos de corrupción en la gestión contractual, creación del sistema de alertas tempranas en tiempo real que permita identificar en cada uno de sus procesos contractuales los riesgos que se pueden llegar a presentarse desde la planeación hasta la liquidación de los contratos y/o convenios.

9. Buscar desarrollar una gestión transparente e íntegra al servicio del ciudadano y la participación de la sociedad civil en la formulación de sus planes, programas y proyectos procurando mejorar las condiciones de vida de los más pobres y vulnerables y en general de las comunidades, lo cual solo podrá lograrse con acciones coordinadas y en todos los sectores.

2. LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS DE LA LUCHA ANTICORRUPCIÓN Y DE SERVICIO AL CIUDADANO: 1. Promover el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Lucha contra la

Corrupción. 2. Institucionalizar en la Administración Pública incentivando las Prácticas de

Buen gobierno, la Ética, la Transparencia y la Lucha contra la Corrupción. 3. Promover la activa participación de los Medios de Comunicación en la

Lucha contra la Corrupción. 4. Lograr el Compromiso de la Sociedad en la participación y fiscalización

activa en la Lucha contra la Corrupción. 5. Implementación de la Estrategias Anti trámites. ALCANCE. Las medidas, acciones y mecanismos contenidos en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del Municipio de Entrerríos, deberán ser aplicadas por todas las Áreas de la Administración Municipal de Entrerríos. 4. FUNDAMENTO LEGAL: La normatividad presente en nuestro país para prevenir, investigar, juzgar y sancionar hechos de corrupción es amplia, de ahí la importancia de definir los diferentes enfoques que se presentan para combatir este fenómeno. Principios Constitucionales: En el marco de la constitución de 1991 se consagraron principios para luchar contra la corrupción administrativa en Colombia. Constitución Política de 1991: dio gran importancia a la participación de la

ciudadanía en el control de la gestión pública y estableció la responsabilidad patrimonial de los servidores públicos. Los artículos relacionados con la lucha contra la corrupción son los siguientes: 23, 90, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129, 183, 184, 209 y 270. Disposiciones Legales y Reglamentarias: Las normas contenidas en este portal están divididas por sus diferentes enfoques: 1. Normas que buscan lograr la eficiencia administrativa, la transparencia a través de los sistemas de información y de políticas en el mejoramiento de la gestión pública. Bajo este lineamiento encontramos el primer grupo de normas, que han implementado el régimen de inhabilidades e incompatibilidades, la responsabilidad de los servidores públicos de informar en forma transparente y oportuna sus actuaciones, su responsabilidad patrimonial y la incorporación de principios para llevar a cabo una gestión pública eficiente. Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa. Ley 270 de 1996 Estatuto de la Administración de Justicia. Contiene normas relativas a la responsabilidad del estado, de sus agentes y la acción de repetición contra funcionarios y empleados judiciales. Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Amplía el campo de acción del decreto ley 128 de 1.976 en cuanto al tema de inhabilidades e incompatibilidades, incluyendo a las empresas oficiales de servicios públicos domiciliarios. Ley 610 de 2000

Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías. Ley 678 de 2001 Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición. Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Decreto- Ley 128 de 1976 Por el cual se dicta el estatuto de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de los miembros de las Juntas Directivas de las entidades descentralizadas y de los representantes legales de éstas. Decreto - Ley 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Decreto 2232 de 1995 Mediante el cual se expide las normas relativas al formulario único de bienes y rentas. Normas Entidades Territoriales: estas son normas con las cuales se busca la efectividad de la administración de las entidades territoriales, mediante la racionalización de su gasto y mejoramiento de sus ingresos Ley 136 de 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios. Ley 358 de 1997 Por la cual se reglamenta el artículo 364 de la Constitución y se dictan otras disposiciones en materia de endeudamiento. Ley 549 de 1999 Por la cual se dictan normas tendientes a financiar el pasivo pensional de las entidades territoriales, se crea el Fondo Nacional de Pensiones de las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones en materia prestacional. Ley 550 de 1999

Por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación empresarial y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la función social de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las regiones y se dictan disposiciones para armonizar el régimen legal vigente con las normas de esta ley. Ley 617 de 2000 Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional. Ley 795 de 2003 Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se dictan otras disposiciones. Ley 819 de 2003 Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones. 3. Normas que garantizan y protegen la participación de la ciudadanía en la gestión pública. Ley 850 de 2003 Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas. Decreto 2170 de 2002 Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999. Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Decreto 0019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública

5. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: A Alcance de la auditoría. El marco o límite de la auditoría y las materias, temas, segmentos o actividades que son objeto de la misma. Auditores externos. Profesionales facultados que no son empleados de la organización cuyas afirmaciones o declaraciones auditan. Auditores internos. Profesionales empleados por una organización para examinar continuamente y evaluar el sistema de control interno y presentar los resultados de su investigación y recomendaciones a la alta dirección de la entidad. Auditoría especial. Consiste en la verificación de los asuntos y temas específicos de una parte de las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o de situaciones especiales y responden a una solicitud determinada. Auditoría financiera o de estados financieros. Consiste en el examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y estados financieros del auditado, para determinar si éstos reflejan razonablemente, su situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones económico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la gestión económico-financiera y el control interno. Auditoría fiscal. Consiste en el examen de las operaciones con los tributos al fisco, a los que está obligada cualquier persona natural o jurídica; con el objetivo de determinar si se efectúan en la cuantía que corresponda, dentro de los plazos y formas establecidas y, proceder conforme a derecho. Auditoría de gestión u operacional. Consiste en el examen y evaluación de la gestión de un organismo, entidad, programa o proyecto, para establecer el grado de economía, eficiencia, eficacia, calidad e impacto de su desempeño en la planificación, control y uso de los recursos y en la conservación y preservación del medio ambiente, así como comprobar la observancia de las disposiciones que le son aplicables. Auditoría temática. Consiste en la verificación y evaluación exhaustiva de una cuenta contable, un objetivo determinado, o cuestiones de repercusión económica que respondan a necesidades específicas. Auditoría de sistema. Consiste en la verificación del estado de implantación de los sistemas contables y de control interno, que permite evaluar el

cumplimiento de los principios y procedimientos de control interno y de contabilidad generalmente aceptados, el grado de actualización de la contabilidad, el empleo correcto de las cuentas contables y la elaboración y aplicación de los sistemas de costos. Auditoría de seguimiento o recurrente. Consiste en el examen y evaluación del cumplimiento de las medidas dictadas para dar solución a las deficiencias detectadas en una auditoría anterior, a fin de determinar si la entidad ha tenido o no, avances en la administración y control de sus recursos; incluye la verificación del sistema de control interno. Auditoría de cumplimiento. Consiste en el examen y evaluación que se realiza con el objetivo de verificar el cumplimiento de las leyes, los decretos y demás disposiciones jurídicas inherentes a la actividad sujeta a revisión. Auditoría de tecnologías de la información. Consiste en el examen de las políticas, procedimientos y utilización de los recursos informáticos; confiabilidad y validez de la información, efectividad de los controles en las áreas, las aplicaciones, los sistemas de redes y otros vinculados a la actividad informática. Auditoría. Técnica de control, dirigida a valorar, el control interno y la observancia de las Normas Generales de Contabilidad. Comprende un examen independiente de los registros de contabilidad y otra evidencia relacionada con una entidad para apoyar la opinión experta imparcial sobre la confiabilidad de los estados financieros. C Control administrativo. Procedimiento de control interno que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Control Contable. Procedimiento de control interno que se relaciona directamente con la protección de los activos o con la confiabilidad de los registros contables. Control interno. Todas las medidas utilizadas por una empresa para protegerse contra errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos contables. Está diseñado para ayudar a la operación eficiente de una empresa y para asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa. D Dictamen. Opinión o juicio que se emite por escrito, respecto a los estados financieros u otras actividades, como resultado de una auditoría financiera.

E Economía. Se obtiene cuando se reduce al mínimo el costo de los recursos que se emplean en una actividad, con la debida consideración a su calidad apropiada. Eficacia. El grado en que se cumplen los objetivos y la relación entre el efecto deseado en una actividad y su efecto real. Eficiencia. La relación que existe entre el producto (en término de bienes, servicios u otros resultados) y los recursos empleados en su producción. Entidad (empresarial). Una unidad económica que realiza transacciones comerciales que se deben registrar, resumir y reportar. Se considera la entidad separada de su propietario o propietarios. Estados Financieros. Fuentes de información sobre la marcha de la entidad empresarial. Evidencia de auditoría. Las pruebas que obtiene el auditor durante la ejecución de la auditoría, que hace patente y manifiesta la certeza o convicción sobre los hechos o hallazgos que prueban y demuestran claramente éstos, con el objetivo de fundamentar y respaldar sus opiniones y conclusiones. F Fiscalización. Acción y efecto de fiscalizar. Hacer el oficio de fiscal. Criticar y traer a juicio las acciones u obras de alguien. H Hallazgos. Son el resultado de un proceso de recopilación y síntesis de información: la suma y la organización lógica de información relacionada con la entidad, actividad, situación o asunto que se haya revisado o evaluado para llegar a conclusiones al respecto o para cumplir alguno de los objetivos de la auditoría. Sirven de fundamento a las conclusiones del auditor y a las recomendaciones que formula para que se adopten las medidas correctivas. Hoja de trabajo. Una hoja grande de columnas diseñada para colocar en forma conveniente todos los datos contables que se necesitan en un momento determinado. Facilita la preparación de los estados financieros y el trabajo de ajuste y cierre de las Cuentas. Igualmente se utiliza como Papel de Trabajo cuando sea necesario en el transcurso de una auditoría.

I Incumplimiento. No pago de intereses o capital de un pagaré en la fecha de vencimiento. Informe de auditoría. Expresión escrita por el auditor respecto a los resultados de las verificaciones realizadas durante la ejecución de la auditoría, manifestando sus criterios y comentarios respecto a los estados financieros y otros hechos económicos. Informe de los auditores. El informe emitido después de auditar un tema o los estados financieros de una empresa. L Limitaciones al alcance de la auditoría. Factores externos a la unidad de auditoría que hayan impedido al auditor obtener toda la información y explicaciones que considere necesarias para cumplir con los objetivos de su trabajo. N Normas de auditoría: Constituyen el conjunto de reglas que deben cumplirse para realizar una auditoría con la calidad y eficiencias indispensables. O Objetividad (evidencia objetiva). La valoración de los activos y la medición del ingreso se basan en lo posible en la evidencia objetiva, tal como los precios de cambio en transacciones a largo plazo. Objetivo de la auditoría. Propósito o fin que persigue la auditoría, o la pregunta que se desea contestar por medio de la auditoría. P Papeles de trabajo. Documentos que contienen la evidencia que respalda los hallazgos, opiniones, conclusiones y juicios del auditor. Deben incluir toda la evidencia que haya obtenido o preparado el auditor durante la auditoría. Plan. Modelo sistemático de una actuación pública o privada, que se elabora anticipadamente para dirigirla y encauzarla. Escrito en que sumariamente se precisan los detalles para realizar una obra. Prevención. Acción y efecto de prevenir. Preparación y disposición que se hace anticipadamente para evitar un riesgo. Procedimiento de auditoría. Las acciones que realiza el auditor para llevar a cabo sus labores de revisión.

Programa de auditoría. Documento que establece los procedimientos de auditoría relacionados con el tema, actividad o asunto objeto de revisión. R Riesgo. Posibilidad de que no puedan prevenirse o detectarse errores o irregularidades importantes. Riesgo inherente. Existe un error que es significativo y se puede combinar con otros errores cuando no hay control. Riego de control. Error que no puede ser evitado o detectado oportunamente por el sistema de control interno. Riesgo de detección. Se realizan pruebas exitosas a partir de un procedimiento de prueba inadecuado. S Supervisión. Requisito esencial en la auditoría que conduce a un adecuado control y dirección en todas las etapas, para que asegure que los procedimientos, técnicas y pruebas que se realizan, se vinculen en forma competente y eficaz con los objetivos que se persiguen. T Técnicas de auditoría. Métodos que el auditor emplea para realizar las verificaciones planteadas en los programas de auditoría, que tienen como objetivo la obtención de evidencia.

Centralización: Concentración, en este caso se refiere a la concentración del poder en manos del Presidente de la República.

Corporativos: Grupos, asociados.

Discrecionalidad: Con discreción. Referido en este caso a fondos que el poder ejecutivo utiliza sin estar en la Ley de Presupuesto

Erario: Tesoro. En este caso el tesoro de la nación.

Ilícito: En contra de la ley

Impunidad: Que queda sin castigo

Prebendas: Beneficio o dádivas o regalos obtenidos por servicios

Trasgresión: Violación de lo establecido.

6. COMPONENTES DEL PLAN Como lo consagra el artículo 73 de la ley 1474 de 2011, el PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO. Cada entidad del orden Nacional, Departamental y Municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas: 1. El mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad 2. Las medidas concretas para mitigar esos riesgos 3. Las estrategias anti trámites 4. Los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción señalará una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la señalada estrategia. PARÁGRAFO. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción PRIMER COMPONENTE: ESTRATEGIA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN: MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y MEDIDAS CONCRETAS PARA MITIGAR LOS RIESGOS La Administración Municipal de Entrerríos, cuenta con la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI, el cual define todos los procesos y procedimientos a desarrollar en cada una de las dependencias de la Alcaldía, además actualizara y optimizara el Sistema Integrado de Gestión de Calidad, definido por procesos y procedimientos; con mapa de riesgos por procesos, identificándolos, así como sus causas, clasificando los riesgos, con análisis y valoración de éstos, señalando los responsables del monitoreo del riesgo y sus indicadores. Por lo cual la metodología de este sistema se validará con la definida por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción -PPLCC, de acuerdo con las instrucciones que impartirá el PPLCC en el año de 2012 de conformidad con lo previsto en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011. La Administración Municipal ENTRERRÍOS: MEJORANDO DE VERDAD, revisará los procesos y procedimientos de contratación en aras de determinar el mapa de riesgos de contratación del

Municipio, razón por la cual se publicará bimensualmente en la página WEB de la Institución el informe de contratación que se presente a la Contraloría Departamental. Divulgación en la página web del Municipio www.entrerrios-antioquia.gov.co del Estatuto Anticorrupción y la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano 2013. Dinamización y actualización del link de Quejas y Reclamos http://www.entrerrios-antioquia.gov.co/quejas.shtml, con el fin de que los Entrerrieños presenten sus quejas, reclamos y denuncias de los actos de corrupción desarrollados por los funcionarios de la Alcaldía Municipal. Con esta estrategia se le da cumplimiento al artículo 76 de la Ley 1474 de 2011.

SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTITRÁMITES Estrategia: Para el año 2013 se plantea la validación de 4 nuevos trámites validados por el Departamento Administrativo de la función pública, DAFP, con el fin de que la ciudadanía pueda realizarlos en forma virtual, a saber: Liquidación y pago de impuesto de rifas. - Liquidación y pago de impuestos para espectáculos públicos. Certificado del Sisben - Liquidación y pago de las licencias de Construcción. Lo anterior con el objetivo de Fortalecer el Sistema Anti tramites expedido por el Gobierno Nacional Estrategia: Además en busca de mejorar y optimizar la comunicación interna de la entidad, y con el propósito de hacer más eficiente, eficiente y pronta la atención a los ciudadanos en el momento de hacer un trámite y solicitar información en cada una de las dependencias de la Administración Municipal, Se implementara para el 2013 un nuevo proceso tecnológico en busca de crear y viabilizar el servicio de una (1) intranet que permita la intercomunicación entre todas las dependencias de la administración bajo los parámetros de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación. Estrategia: Capacitaciones “Servidores públicos transparentes e Idóneos, trabajando Entrerríos”. Toda prestación del servicio implica que en el ejercicio o desempeño de sus labores cada uno de los servidores públicos demuestre voluntad y deseo permanente por satisfacer a cabalidad las necesidades de los ciudadanos, brindando con un alto nivel de excelencia y calidad del servicio la información integral, idónea, respuesta oportuna de sus peticiones logrando superar las expectativas de los clientes. Es por lo anterior que la Administración Municipal “ENTRERRÍOS: MEJORANDO DE VERDAD”, para periodo 2012 – 2015 se encuentra comprometida con la implementación de programas de capacitación para todos los funcionarios de la entidad que incluya prestación de servicio al cliente, ética y conducta del buen servidor, lineamientos de buen gobierno, marco de acción de la función pública.

TERCER COMPONENTE: ESTRATEGIA PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS INSTITUCIONALES:

El documento CONPES 3654 del 12 de abril de 2010, reconoce la rendición de cuentas como una expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno.

En este sentido la rendición de cuentas a la ciudadanía debe ser un ejercicio permanente que se oriente a afianzar la relación Estado – Ciudadano. Por su importancia, se requiere que las entidades elaboren anualmente una estrategia de rendición de cuentas y que la misma se incluya en las estrategias del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

¿DE QUÉ OTRA FORMA SE PUEDE ENTENDER LA RENDICIÓN DE CUENTAS? Además de la definición sugerida la rendición de cuentas es posible entenderla desde otras dimensiones, como las siguientes: Como espacio de reconocimiento: A partir de la rendición de cuentas se afirma la obligación existente de rendir cuentas por parte de los servidores públicos a los ciudadanos, quienes al reconocer su derecho de exigirla, recrean la presencia de una relación de poder y soberanía consagrada en el artículo 3 de la Constitución Política. Instrumento de Mejoramiento continuo de la administración: La rendición de cuentas, es la oportunidad de las entidades públicas de mejorar su actuación y evaluar sus procedimientos, productos o servicios respecto de la satisfacción de los ciudadanos. Esta satisfacción es el principal instrumento de sostenibilidad de las entidades públicas. Se llama legitimidad y es la creencia por parte de los ciudadanos, de la necesidad de una entidad o la acción de los servidores públicos. Además de lo anterior el Sistema de Gestión de Calidad, adoptado por la Ley 872 de 2003 y el artículo 3 del decreto 4110 de 2004, obliga a las entidades a facilitar la evaluación, el control ciudadano a la calidad de la gestión, y el acceso a la información sobre los resultados del sistema. Asimismo en el decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el

Modelo Estándar de Control Interno (MECI) se establece como uno de los elementos de control: la comunicación informativa mediante la cual se orienta y se evalúa entre otros aspectos la realización de procesos de rendición de cuentas a través de audiencias públicas. DESARROLLO:

¿Componentes de la Rendición de Cuentas?

• Información.

Implica la disponibilidad, condiciones de presentación, y difusión de datos, estadísticas, informes, etc., de las funciones de la entidad y del servidor. Abarca desde la etapa de planeación hasta la de control y evaluación.

• Diálogo Se refiere a la justificación de las acciones, presentación de diagnósticos e interpretaciones y manifestaciones de los criterios empleados para las decisiones. Envuelve un diálogo y la posibilidad de que otros actores incidan en las decisiones.

• Incentivos o Sanciones.

Son las acciones que refuerzan los comportamientos de los servidores públicos hacia la rendición de cuentas; así mismo, los medios correctivos por las acciones de estímulo por el cumplimiento o de castigo por el mal desempeño.

¿Qué pasos necesitamos desarrollar para hace realidad Un proceso de Rendición de Cuentas?

Primer paso

Generar un método Que permita organizar la Información Acerca de resultados de gestión y la ejecución de recursos.

Paso sugerido Pregunta generadora

Generar método

•Unificar criterios y cohesionar ideas acerca del alcance de la rendición de cuentas en cada entidad, Municipio o Departamento. •Identificar en los Planes, Programas y Proyectos, criterios generales para el desarrollo del proceso de rendición de cuentas.

¿Cuál es el objetivo de la entidad al rendir cuentas? ¿De qué forma está incluida la rendición de cuentas en los instrumentos de gestión de la entidad?

Que permita organizar

• Mejorar la conectividad que le permitan administrar e intercambiar información con los ciudadanos.

¿Qué herramientas documentales y de Gobierno en Línea, ha desarrollado la entidad para acercar la información a los ciudadanos?

Información • Descripción del desempeño de indicadores. ¿La entidad posee un sistema de control de la gestión, que evidencie el desempeño?

Acerca de resultados de gestión y ejecución de recursos

•Ponderación en el cumplimiento de metas •Identificación de Logros y debilidades

¿Con que instrumentos cuenta la entidad que le permita evaluar el avance en el cumplimiento de metas? ¿Con que instrumentos cuenta la entidad que le permita evidenciar la ejecución de Recursos y hacer más eficiente su gestión?

Segundo paso

“Visibilizar” la Información administrada

Paso sugerido Pregunta generadora

“Visibilizar” la Información administrada

• Diseñar una estrategia para que la información llegue a todos los ciudadanos de forma permanente. • Utilizar un lenguaje apropiado y adaptado a la diversidad, es decir que diferencie lenguajes según (edad, usuarios de sector a quien se dirige, grado de escolaridad, discapacidades, territorios veredas)

¿Con que estrategias cuenta la entidad? Diseñe una estrategia de entrega de información a los ciudadanos. Caracterice a los ciudadanos y en consecuencia como se comunicará con ellos.

• Fortalecer medios de comunicación locales y diversos que permita que la información sea asimilada por los ciudadanos. • Fortalecer los medios de comunicación institucionales de manera que las administraciones interactúen de forma permanente con el entorno.

¿Con que medios o recursos de comunicación cuentan la entidad?

Tercer paso

Explicación de información presentada Paso sugerido Pregunta generadora

Explicación de información presentada

• La rendición de cuentas debe presentar argumentos técnicos sencillos, claros y concretos aun cuando los temas sean complejos. • Es necesario definir cortes durante el proceso de rendición de cuentas para evaluar acerca del lleno de expectativas. • El proceso de rendición de cuentas y solución de inquietudes y preguntas debe implicar a las personas responsables del proceso. • Lo anterior implica desarrollar procesos especializados de interlocución de la administración con sectores de la comunidad, que a su vez adquiera conocimientos aún más específicos.

¿Qué conceptos propios de la entidad es complejo comunicar? ¿De qué forma comunicaría a la ciudadanía los conceptos de forma que su comprensión sea sencilla y no dé lugar a distorsiones en la información?

Cuarto paso

Evaluación del proceso y evidenciar su impacto y capacidad de retroalimentar la gestión pública

Paso sugerido Pregunta generadora

Evaluación del proceso

• Diseño de instrumentos de evaluación del proceso. • Identificación de indicadores de eficacia del proceso de rendición de cuentas. • Evaluar el grado de satisfacción de los ciudadanos.

¿Cómo identificar (medir) la utilidad del proceso de rendición de cuentas?

Y evidenciar su impacto y capacidad de retroalimentar la gestión pública

• Evidenciar el efecto de la rendición de cuentas en el mejoramiento de la gestión pública. • Evidenciar resultados por sectores para los procesos especializados. • Identificar cambios en el PHVA de la entidad. • Elaborar plan de mejoramiento a partir de las conclusiones del proceso de rendición de cuentas.

¿Cómo identificar el impacto de la rendición de cuentas en el desempeño de la entidad?

Anexo 2

Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

GESTIÓN

Paso sugerido Pregunta generadora

Recepción de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos

Facilitar el control y el seguimiento de los documentos. Las actividades de recepción, radicación y registro de documentos las deben realizar únicamente las dependencias de correspondencia o quien haga sus veces.

¿La entidad disponer de un enlace de fácil acceso, en su página web, para la recepción de peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias, de acuerdo con los parámetros establecidos por el Programa Gobierno en Línea? (www.gobiernoenlinea.gov.co). ¿Existen formatos electrónicos que faciliten la presentación de peticiones, quejas, reclamos y denuncias por parte de los ciudadanos?. ¿Contamos con un sistema de registro ordenado de las peticiones, quejas, reclamos y denuncias ?. ¿Informamos a la ciudadanía sobre los medios de atención con los que cuenta la entidad para recepción de peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias de actos de corrupción?

Seguimiento

Implica el cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 – Título V Gestión de Documentos, implementando. Se requiere seguir los lineamientos que dicte el Archivo General de la Nación en la materia. Circular Externa N° 001 del 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del orden nacional y territorial.

¿Contamos con un Programa de Gestión Documental que permita hacer seguimiento a la oportuna respuesta de los requerimientos de los ciudadanos y a la trazabilidad del documento al interior de la entidad? ¿Tenemos instrumentos que faciliten el seguimiento a la respuesta oportuna de las solicitudes presentadas por los ciudadanos? ¿Disponemos de un registro público sobre los derechos de petición de acuerdo con la Circular Externa? ¿Identificamos y analizamos los derechos de petición de solicitud de información y los relacionados con informes de rendición de cuentas? ¿Integramos los sistemas de peticiones, quejas, reclamos y denuncias con los organismos de control? ¿Elaboramos trimestralmente informes sobre las quejas y reclamos, con el fin de mejorar el servicio que presta la entidad y racionalizar el uso de los recursos?

Control

Las Oficina de Control Disciplinario Interno, deben organizar una oficina, que se encargue adelantar los proceso disciplinarios en contra sus servidores públicos. Ley 734 de 2002. Artículo 76.

¿La oficina de control disciplinario adelantar las investigaciones en caso de incumplimiento a la respuesta de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos en los términos contemplados en la ley? Igualmente ¿hace seguimiento a las quejas contra los servidores públicos de la entidad. ¿La Oficina de Control Interno rinde informe semestral a la administración de la entidad, respecto del cumplimiento de las normas de respecto PGSR?

Veedurías Ciudadanas

La Ley 489 de 1998. Artículo 35, literal a. Concordancia con la Ley 850 de 2003, define los mecanismos de participación de la ciudadanía, como mecanismos de incidencia en el ejercicio de funciones públicas.

La entidad: ¿Lleva un registro sistemático de las observaciones presentadas por las veedurías ciudadanas? ¿Evaluar los correctivos que surjan de las recomendaciones formuladas por las veedurías ciudadanas? ¿Facilitar y permitir a las veedurías ciudadanas el acceso a la información para la vigilancia de su gestión y que no constituyan materia de reserva judicial o legal?

CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO A continuación se señalan los mecanismos para mejorar la atención al Ciudadano: DESARROLLO INSTITUCIONAL PARA EL SERVICIO AL CIUDADANO. La Alcaldía del Municipio de Entrerríos, Antioquia para brindar una óptima y oportuna atención a las quejas, reclamos y denuncias de todos los Entrerrieños y visitantes ha viabilizado las siguientes rutas de acceso: - Página WEB www.entrerrios-antioquia.gov.co la cual contará con actualización permanente sobre la información relacionada con los planes, programas y proyectos de la Administración municipal “ENTRERRÍOS: MEJORANDO DE VERDAD”. - Atención al Público: para atender los requerimientos y necesidades de los ciudadanos, la atención al público por parte de los funcionarios de la Administración Municipal se estableció un horario de lunes a jueves de 7:00 a.m. a 12:00 del mediodía y de 1:30 a 5:30 p.m. y viernes de: 730 a.m. a 12:00 del mediodía y de 1:30 a 5:00 p.m., lo cual garantiza que la Administración Municipal sea accesible a la comunidad. -Presentación de consultas, quejas y reclamos: A través de la página WEB, en Atención al Ciudadano enlace Comuníquese con la alcaldía, enviar comentario, realizar solicitud puede formular sus requerimientos y su correspondiente seguimiento: http://www.entrerrios-antioquia.gov.co/quejas.shtml - Contáctenos, comuníquese o diríjase a la Alcaldía Municipal, ubicado en el municipio de Entrerríos, Antioquia en la Calle 10A No. 11-28, teléfono: (094)8670411 o E mail - alcaldía @ entrerrios-antioquia.gov.co. - Se cuenta con una Auxiliar Administrativa adscrita a la Secretaría General y de Gobierno encargada de atender, asesorar y proveer la información misional veraz, oportuna, integral y veraz a los ciudadanos, de forma presencial, virtual y vía telefónica, encargada de crear relaciones de respeto y fortalece la imagen institucional centrada en el ciudadano. Entre las funciones asignadas están:

Definir y difundir el portafolio de servicios de la administración al ciudadano.

Implementar y optimizar los procedimientos internos que soportan la entrega de trámites y servicios al ciudadano y los procedimientos de atención de

peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias de acuerdo con la normatividad.

Habilitar el uso del Buzón de Sugerencias, Quejas y Reclamos.

Habilitar y mantener actualizada la página Web.

Establecer un correo oficial de la administración.

Medir la satisfacción del ciudadano en relación con los trámites y servicios que presta la Entidad a través de encuestas virtuales.

Identificar necesidades, expectativas e intereses del ciudadano para gestionar la atención adecuada y oportuna.

Poner a disposición de la ciudadanía en un lugar visible información actualizada sobre:

Derechos de los usuarios y medios para garantizarlos. Descripción de los procedimientos, trámites y servicios de la entidad. Tiempos de entrega de cada trámite o servicio. Requisitos e indicaciones necesarios para que los ciudadanos puedan

cumplir con sus obligaciones o ejercer sus derechos. Horarios y puntos de atención. Dependencia, nombre y cargo del servidor a quien debe dirigirse en caso de

una queja o un reclamo.

Establecer procedimientos, diseñar espacios físicos y disponer de facilidades estructurales para la atención prioritaria a personas en situación de discapacidad, niños, niñas, mujeres gestantes y adultos mayores.

Registrar todas las quejas en el software de mejoramiso.

Realizar los planes de acción con el fin de mejorar continuamente. - Se realizan reuniones mensuales, con los Presidentes de Juntas de Acción Comunal y visitas a las diferentes veredas del Municipio junto con los Secretarios de despacho con el fin de ofrecer espacio de disertación, dialogo y brindar un tiempo a la ciudadanía para la solución de requerimientos, inquietudes y solicitudes en las diferentes áreas que maneja cada secretaria, llegando a las comunidades más apartadas del municipio y haciendo presencia constante en las mismas. - Se conforman veedurías ciudadanas y socializaciones con la comunidad a

los contratos de obra con el fin de fortalecer la confianza de los ciudadanos de tal forma que su compromiso sea efectivo y velen por la transparencia en la gestión pública mediante mecanismos que permitan el ejercicio efectivo del control. Se cuenta con los siguientes programas, servicios y personal para brindar atención a la ciudadanía:

Biblioteca municipal: La biblioteca forma parte del portafolio de servicios de la Alcaldía, facilita la consulta de material bibliográfico en sala de lectura, préstamo de libros, ofrece orientación y asesoría personalizada en los diversos temas, cine foros, manualidades y programas de la Unidad Educativa y Cultural.

Complementación Alimentaria.

Restaurantes Escolares.

Mana Infantil - Desayunos Infantiles con Amor.

Adulto Mayor.

Programa Centro Día.

Programa Colombia Mayor.

Aseguramiento.

Salud Pública.

Discapacidad.

Enlace del Programa Más Familias en Acción: Su misión es ser facilitador entre el Gobierno Nacional: Departamento Nacional de la Prosperidad- Municipio y Beneficiarios del programa.

Unidad de Servicios Públicos: Prestar con calidad los servicios de acueducto, alcantarillado, aseo, alumbrado público y disposición final de las basuras.

Coliseo Municipal de Deportes: La Secretaría de Recreación y Deportes desde allí desarrolla actividades de Formación deportiva y recreativa, contemplados en el Plan de Desarrollo Municipal.

Unidad Educativa y Cultural: La Secretaría de Educación y Cultura, lidera las políticas Educativas Nacionales, Departamentales y ofrece desde este espacio y en toda la jurisdicción, programas de formación artística y cultural, así como actividades de proyección cultural hacia la Comunidad.

Unidad de Asistencia Técnica Agropecuaria, se expiden los certificados de movilización de ganado, se orienta a los usuarios en los distintos

programas agropecuarios y de emprendimiento.

Secretaría General y de Gobierno, se orienta a la Comunidad en el trámites de sus solicitudes, quejas y reclamos. Se atiende todo lo relacionado con el mantenimiento del orden público y el manejo del espacio público. Ofrece el servicio de Archivo Municipal. Tiene a su cargo.

La Inspección de Policía y Tránsito: mediar en los conflictos que afecten la sana convivencia entre los ciudadanos, emitir fallos relacionados con las infracciones o accidentes de tránsito. Atender las querellas civiles de policía, y

La Comisaría de Familia: Su misión es lograr el restablecimiento de derechos vulnerados a los niños, niñas y adolescentes y liderar programas de atención frente a la violencia familiar y de género

Secretaría de Obras Públicas, se atiende a los usuarios en todo lo relacionado con el mantenimiento vial, el mantenimiento de las escuelas y las diferentes obras de infraestructura que adelanta el Municipio.

Secretaría de Planeación y Fondo de Vivienda, se ofrecen los servicios de expedición de licencias de construcción y otras asociadas al tema de construcción. Se atienden los usuarios interesados en los programas de mejoramiento de vivienda y construcción de vivienda nueva.

Secretaría de Salud se lideran allí los procesos relacionados con control y vigilancia del servicio de salud del régimen subsidiado y contributivo, los programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad, lo relacionado con la Seguridad Alimentaria.

Secretaría de Hacienda y Desarrollo Económico administra los recursos públicos, y ofrece la atención al ciudadano para el pago de sus contribuciones, el pago de servicios públicos, reclamaciones en la oficina de catastro y acuerdos de pago por diferentes conceptos.

AFIANZAR LA CULTURA DE SERVICIO AL CIUDADANO EN LOS SERVIDORES PÚBLICOS. • Desarrollar las competencias y habilidades para el servicio al ciudadano en los servidores públicos, mediante programas de capacitación y sensibilización.

Generar incentivos a los servidores públicos de las áreas de atención al ciudadano.

FORTALECIMIENTO DE LOS CANALES DE ATENCIÓN.

• Establecer canales de atención que permitan la participación ciudadana. • Implementar protocolos de atención al ciudadano. • Implementar un sistema de turnos que permita la atención ordenada de los requerimientos de los ciudadanos. • Adecuar los espacios físicos de acuerdo con la normativa vigente en materia de accesibilidad y señalización. • Integrar canales de atención e información para asegurar la consistencia y homogeneidad de la información que se entregue al ciudadano por cualquier medio. OTROS ELEMENTOS ESTÁNDARES PARA LA ATENCIÓN DE PETICIÓN, QUEJAS, SUGERENCIAS, RECLAMOS y DENUNCIAS. El artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, establece otros parámetros de necesario desarrollo, en el marco del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, el Programa de Gobierno en Línea y el Archivo General de la Nación. Un parámetro básico que deben cumplir las entidades, está relacionado con la gestión de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos de las entidades públicas. Para avanzar en este tema es necesario identificar los siguientes conceptos básicos: Petición: Es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución. Ley 1437 de 2011. Artículo 13. Queja: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones.

Reclamo: Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud. Sugerencia: Es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la entidad. Denuncia: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa - sancionatoria o ético profesional. Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades. Deber de denunciar: Es deber de toda persona denunciar a la autoridad competente las conductas punibles de que tenga conocimiento. Para los servidores públicos tiene connotación constitutiva de infracción de conformidad con los el artículo 6 de la Constitución Política.