PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN … · 2016-09-22 · 5 PLAN ANTICORRUPCIÓN,...

PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y

PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2016

Versión N° 2

Bogotá D.C. Septiembre 2016

DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413

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PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2016

Versión N° 2

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................3

2. OBJETIVO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

2016 ..............................................................................................................................4

3. OBJETIVO DEL DOCUMENTO ...................................................................................4

4. ALCANCE ................................................................................................................4

5. POLÍTICA INSTITUCIONAL DE TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN

DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DAPRE ..5

6. CONTEXTO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN

CIUDADANA ..................................................................................................................6

6.1 DESARROLLO DE LOS COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCION, ATENCIÓN y

PARTICIPACIÓN CIUDADANA .........................................................................................7

6.1.1 Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas para

mitigar los riesgos .................................................................................................................7

6.1.2 Racionalización de Trámites ................................................................................. 12

6.1.3 Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas ................................................... 14

1.1.4 Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano ............................................. 16

1.1.5 Mecanismos de Transparencia y Acceso a la Información Pública .......................... 18

7 .PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2016 ................ 20

8 RECURSOS POR COMPONENTE ................................................................................. 21

9 MARCO LEGAL .......................................................................................................... 21


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PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

2016

MODIFICACIÓN N° 1

JUSTIFICACIÓN DE LA MODIFICACIÓN AL PLAN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

De acuerdo con la expedición del Decreto 125 del 26 de enero de 2016, que suprime la Secretaría de Seguridad y el Decreto 724 del 02 de mayo de 2016, que le otorga funciones a la Consejería Presidencial para el Sistema de Competitividad e Innovación hasta el 01 de julio de 2016, y por medio de los cuales se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se requiere realizar la primera modificación del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana. De la Secretaría de Seguridad, se eliminan del plan las actividades programadas en el anexo 3 “Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de riesgos de corrupción”, las actividades relacionadas con la administración de riesgos y “Transparencia y Acceso a la Información”, las actividades relacionadas con gestión documental. Adicionalmente, se reasigna el riesgo “Incumplimiento de compromisos durante la prestación del servicio de seguridad presidencial“ asociado a la gestión de esta Secretaría de Seguridad a la Casa Militar a quien continúa ejerciendo las funciones de la misma, por tanto se requiere actualizar el mapa de riesgos del Dapre (Anexo 1). Frente a la Consejería Presidencial para el Sistema de Competitividad e Innovación, se cancelaron las actividades que se encontraban registradas en este plan bajo la responsabilidad de esta dependencia con fecha mayor al 01 de julio de 2016 que se relacionaban en el anexo No. 3, de acuerdo con el Decreto mencionado, artículo No. 2 y el texto del parágrafo:

“La Consejería Presidencial para el de Competitividad e Innovación señalada en artículo 21 del Decreto 1649 de 2014, mantendrá vigente sus funciones hasta el día 1° de julio de 201 de tal manera que la derogatoria que trata el artículo 16 presente decreto, en lo que hace referencia al artículo 21 Decreto 1 de 2014, solo producirá efectos a partir de la antes señalada.”

Adicionalmente, se requirió realizar el cambio de responsables y fechas de algunas actividades asociadas a los componentes de este plan, teniendo en cuenta el cambio de enlaces o asignación de nuevos responsables de cada una de las dependencias que hacen parte de este Plan. Por último, se actualiza el numeral 6.1.1. Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas para mitigar los riesgos, de acuerdo con los cambios del mapa de riesgos de la Entidad a julio de 2016.

REVISÓ:

NOMBRE: NUBIA PATRICIA LÓPEZ MÉNDEZ

CARGO: JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN

APROBÓ:

NOMBRE: JUAN PABLO MARÍN ECHEVERRY

CARGO: DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL


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1. INTRODUCCIÓN

En el marco de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y de las políticas

de desarrollo administrativo adoptados mediante el Decreto 2482 de 2012, las dependencias que

conforman el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (Dapre) incluyeron en

los planes de acción 2016 y en los planes de mejoramiento, estrategias y acciones encaminadas a

una gestión más transparente y participativa. En particular, el plan de acción 2016 de la Oficina de

Planeación incluye la estrategia “Impulsar mecanismos para la rendición de cuentas que aporten a

los ejercicios de transparencia de la entidad”, que se encuentra alineada a la política de

“Transparencia, participación y servicio al ciudadano”. Dichas estrategias incluyen actividades

enfocadas al desarrollo de los componentes del Plan Anticorrupción, Atención y Participación

Ciudadana en armonía con el Conpes 3654 de 2010, la Ley 1474 de 2011 artículo 73, el Decreto

2641 de 2012, el Manual Único de Rendición de Cuentas y el Decreto 124 de 2016 y sus documentos

anexos “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

versión 2” y “Guía para la gestión del riesgo”, a saber:

o Primer componente: Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción. o Segundo componente: Racionalización de trámites o Tercer componente: Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas1 o Cuarto componente: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano o Quinto componente: Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información

1 El Plan de Participación Ciudadana es parte integral de este Plan. De acuerdo con lo anterior, se el componente de rendición de cuentas pasa a denominarse “Participación ciudadana y rendición de cuentas”


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Gráfico N° 1: Componentes del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana

2. OBJETIVO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y

PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2016

Integrar estrategias que permitan al Departamento Administrativo de la Presidencia (Dapre) la

identificación y monitoreo oportuno de los riesgos; la racionalización y optimización de los trámites

y servicios a su cargo ; hacer una rendición de cuentas efectiva y permanente; fortalecer la

participación ciudadana en el proceso de toma de decisiones de la entidad; establecer estrategias

para el mejoramiento de la atención que se brinda al ciudadano y fortalecer el derecho de la

ciudadanía al acceso a la información pública, en aplicación de los principios de transparencia,

eficiencia administrativa y cero tolerancia con la corrupción, en el marco de la política del buen

gobierno.

3. OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Contextualizar la formulación y desarrollo del Plan Anticorrupción, Atención y Participación

Ciudadana 2016 del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (Dapre), en el

marco del Conpes 3654 de 2010, la Ley 1474 de 2011 artículo 73, el Decreto 2641 de 2012, el

Manual Único de Rendición de Cuentas y el Decreto 124 de 2016.

4. ALCANCE

El “Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana 2016” aplica para todos los

funcionarios en la ejecución de sus procesos y en el desarrollo de sus funciones y contratistas del


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Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica (Dapre) en la ejecución de sus

obligaciones contractuales, y en su relación con la ciudadanía.

5. POLÍTICA INSTITUCIONAL DE TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA

CORRUPCIÓN DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DAPRE

En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (Dapre) nos comprometemos

a cumplir con los principios consignados en la Constitución Política y la Ley, a cumplir con las

funciones asignadas a la Entidad bajo la filosofía del Buen Gobierno, la cual se desarrolla a través

de los siguientes principios; establecidos en el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno (M-DE-

03): Compromiso con la Prosperidad Social, Transparencia y Rendición de Cuentas, cero tolerancia

con la corrupción, equidad, pluralismo, eficiencia, eficacia y austeridad.

En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República expresamos nuestro renovado

compromiso de rechazar, impedir, prevenir y combatir toda práctica corrupta para lo cual se

establecen las siguientes medidas:

- Identificación de riesgos de corrupción y establecimiento de políticas para su mitigación.

- Conformación del Grupo de Atención a la Ciudadanía como área encargada de recibir,

tramitar y resolver las peticiones, sugerencias, quejas y reclamos.

- Cumplimiento de los valores consignados en el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno

de la Entidad, cuya finalidad es incentivar la sana convivencia y generar una transformación

cultural en la Entidad promoviendo un comportamiento ético.

- Promoción de la realización de acuerdos de integridad y transparencia al interior de la

Entidad así como con entes externos.

- Implementación de una rendición de cuentas permanente, fortaleciendo la imagen

institucional a través de acciones comunicativas, promoviendo espacios de diálogo por

diferentes canales

- Establecimiento de lineamientos para el manejo de documentos de carácter confidencial y

de reserva.

- Implementación de acciones necesarias para mantener actualizado el sitio web de la

Presidencia, en cumplimiento de la Ley 1712 de 20142 y sus decretos reglamentarios “.

- Difusión de mensajes de sensibilización y concientización dirigidos a funcionarios y

contratistas de la Entidad, con el objetivo de que conozcan los derechos, deberes,

prohibiciones, incompatibilidades, impedimentos, inhabilidades y conflicto de intereses

del Código Disciplinario Único.

2 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”


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- Establecimiento de disposiciones de autorregulación de funcionarios, buscando garantizar

una gestión eficiente, eficaz, íntegra y transparente en la administración pública,

consignada en el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno.

6. CONTEXTO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y

PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Para 2016, la construcción del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana se da

continuidad a la metodología que se adoptó en 2015, la cual consolida en un mismo documento el

Plan de Participación Ciudadana y el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. Lo anterior,

teniendo en cuenta que la participación ciudadana es un componente transversal a las acciones de

rendición de cuentas, de atención al ciudadano y derecho de acceso a la información pública.

De acuerdo con lo anterior, se planteó el siguiente esquema, tomando como base el Sistema

Integrado de Planeación y Gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República, el cual está integrado por tres sistemas: Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de

Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo.

El Plan Anticorrupción, atención y participación ciudadana se enfoca en la Política de Transparencia,

Participación y Servicio al Ciudadano, del Sistema de Desarrollo Administrativo

Gráfico 2: Esquema Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana

La metodología desarrollada por el Dapre para la formulación del Plan Anticorrupción, Atención y

Participación Ciudadana 2016 contempló las siguientes etapas:


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Definición de los lineamientos para la formulación de la planeación del Dapre 2016.

Elaboración de los planes de acción de las dependencias teniendo como base las políticas

de desarrollo administrativo definidas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Consolidación del mapa de riesgos del Dapre (Ver Anexo 1)

Consolidación del mapa de riesgos de corrupción (Ver Anexo 2)

Consolidación de las actividades contenidas en los planes de acción de las dependencias

del Dapre del componente de Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de

Corrupción y medidas para mitigar los riesgos (Ver anexo 3).

Elaboración de la Estrategia de Racionalización de Trámites (Ver anexo 4)


del Dapre del componente Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas (Ver anexo 5)


del Dapre del componente Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano (Ver anexo

6)


del Dapre del componente Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información

(ver anexo 7)

El seguimiento de las acciones definidas por las dependencias del Dapre para cada componente del

plan debe ser realizado con oportunidad, teniendo en cuenta la fecha inicial y la fecha final

programadas para las mismas. Adicionalmente, las dependencias deben incluir la gestión

desarrollada para el cumplimiento de cada acción e incluir los soportes que lo evidencien para el

logro y cierre de la actividad. Teniendo en cuenta lo anterior, el jefe de la dependencia deberá

aprobar la información consignada en cada una de estas acciones3.

6.1 DESARROLLO DE LOS COMPONENTES DEL PLAN

ANTICORRUPCION, ATENCIÓN y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

6.1.1 Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de

Corrupción y medidas para mitigar los riesgos

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica (Dapre), en el marco del

Sistema Integrado de Gestión (Sigepre); desde su implementación en el año 2008, ha venido

trabajando en la identificación, análisis y valoración de los riesgos asociados a los procesos,

dando cumplimiento a la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP

3 Ver: Guía para formulación y seguimiento a la Planeación Institucional (G-DE-02) http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/sigepre/guias/G-DE-02%20Formulación%20y%20seguimiento%20planeación%20estrategica%20y%20operativa%20institucional.pdf Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas (L-DE-03) http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/sigepre/lineamientos/L-DE-03%20Lineamientos%20para%20la%20ejecución%20de%20acciones%20de%20participación%20ciudadana%20y%20rendición%20de%20cuentas.pdf


http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/guias/G-DE-02%20Formulación%20y%20seguimiento%20planeación%20estrategica%20y%20operativa%20institucional.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/guias/G-DE-02%20Formulación%20y%20seguimiento%20planeación%20estrategica%20y%20operativa%20institucional.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/lineamientos/L-DE-03%20Lineamientos%20para%20la%20ejecución%20de%20acciones%20de%20participación%20ciudadana%20y%20rendición%20de%20cuentas.pdf



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1000:2009, la Guía de Administración de riesgos del DAFP, la norma Técnica NTC-ISO 31000

y la Guía para la Gestión de Riesgo de Corrupción de la Secretaría de Transparencia.

Desde la Alta Dirección de la Entidad, se ha venido impulsando la política de administración

de riesgos, la cual ha contado con la participación y compromiso de todos los servidores

públicos del Dapre, para de esta manera convertirse en una parte natural del proceso de

planificación, planeación y cumplimiento de las funciones asignadas para cada una de las

dependencias que hacen parte del Departamento.

Desde 2011, a partir de la aprobación de la “Guía para la administración del riesgo del

Departamento Administrativo de la Función Pública” y la entrada en vigencia Decreto 2641

de 2012 4 que determina la Estrategia para la Construcción del Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano, al interior del Dapre se han realizado diferentes actualizaciones al

documento Lineamiento para la Administración de riesgos (L-DE-01)5 en el marco del

Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República (Sigepre), en pro de fortalecer

la administración del riesgo y el mejoramiento continuo de la Entidad.,

Para la aplicación del lineamiento la Oficina de Planeación del Dapre brinda

acompañamiento permanente a las dependencias mediante capacitación y jornadas de

formulación, monitoreo y actualización de los riesgos.

De acuerdo con lo anterior, a julio de 2016 se han identificado un total de 73 riesgos

asociados a los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, que hacen parte

del Sistema Integrado de Gestión SIGEPRE.

Gráfico N° 3: Total de riesgos identificados por procesos

4 Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 5 Ver: Lineamiento para la Administración de riesgos (L-DE-01) http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/sigepre/lineamientos/L-DE-01%20Lineamientos%20para%20la%20Administración%20del%20Riesgo.pdf


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43292#73

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43292#76

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/lineamientos/L-DE-01%20Lineamientos%20para%20la%20Administración%20del%20Riesgo.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/lineamientos/L-DE-01%20Lineamientos%20para%20la%20Administración%20del%20Riesgo.pdf

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Una vez identificado el total de riesgos del Dapre, se procedió a revisar los riesgos de

corrupción que en las dependencias y en los procesos se identificaron. De acuerdo con lo

anterior, a julio de 2016 se han identificado y catalogado 10 como riesgos de corrupción, que

representa el 17,8% del total de riesgos.

Gráfico N° 4: Riesgos de Corrupción por Proceso

Tabla N° 1: Descripción de los riesgos de corrupción

Proceso Riesgo Descripción

Adquisición de Bienes y Servicios

Beneficiar a un oferente por incumplimientos legales en la elaboración estudios previos, pliegos

ACC: Elaborar estudios previos de acuerdo con la modalidad de selección y las orientaciones definidas en el Manual de Contratación M-BS-01 AC: - Realizar un Taller práctico sobre elaboración de


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de condiciones o invitaciones a ofertar de un proceso de selección

estudios y documentos previos para las modalidades de contratación Directa y Mínima cuantía. - Realizar un Taller práctico sobre la elaboración del documento de insumos técnicos para la elaboración de estudios previos para las modalidades de selección: Licitación Pública y la Menor Cuantía La elaboración estudios previos, pliegos de condiciones o invitaciones a ofertar se efectúa con base en las necesidades reales identificadas por las dependencias en el Plan Anual de Adquisiciones

Gestión de Asuntos Políticos

Inadecuado acompañamiento a los proyectos de infraestructura para la atención integral para la primera infancia durante la formulación y ejecución.

El incumplimiento puede darse en la ejecución del proyecto de inversión y por consiguiente en el plan de acción. Por acción u omisión, la Consejería Presidencial para la Primera Infancia podría dar acompañamiento en la formulación y ejecución de los proyectos de infraestructura para la atención integral para la primera infancia sin tener en cuenta los lineamientos de la estrategia "De Cero a Siempre" ACC: Asesorar el diseño y la ejecución de políticas, planes y proyectos necesarios para el cumplimiento de las prioridades de Gobierno.

Gestión Financiera

Efectuar un pago a una persona natural o jurídica que no corresponda por vacíos de información en la ejecución de la cadena presupuestal y otros pagos

ACC: Realizar pagos. La Entidad efectúa los pagos a través del aplicativo SIIF, con abono en cuenta a los proveedores, por tanto se debe verificar que la cuenta bancaria corresponda al tercero beneficiario del pago, certificada por cada una de las entidades bancarias, así mismo se debe verificar que cumpla con todos los soportes necesarios para efectuar el pago establecidos en el contrato y la normativa vigente. AC.: Registrar las cuentas pagadas en el mes para comparar lo ejecutado contra lo solicitado.

Gestión Financiera

Efectuar certificados de disponibilidad y registros presupuestales por un rubro presupuestal que no corresponda en la ejecución de la cadena presupuestal

ACC: Elaborar y expedir Certificados de Disponibilidad Presupuestal, registros presupuestales y generar informes de ejecución presupuestal; AC: Expedir oportunamente los certificados de disponibilidad presupuestal y los registros presupuestales. En el momento de expedir el CDP y el registro presupuestal se pueden cometer errores de asociación en el momento de manipular el sistema de información


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Gestión Financiera

Fraude en el manejo de los recursos asignados a las cajas menores

ACC: Manejar los recursos asignados a las Cajas Menores La Entidad anualmente constituye cajas menores a través de las cuales se realizan pagos en efectivo y cheques, por tanto se deben cumplir con los lineamientos establecidos para el manejo de estas y con las medidas de seguridad existentes para evitar el hurto de dinero.

Gestión Jurídica

Deficiencia en el momento de revisar y aprobar proyectos de actos normativos

ACC: Estudiar, analizar, conceptuar y/o preparar los Proyectos de Actos Normativos (Leyes, decretos, resoluciones, directivas presidenciales). AC: Efectuar análisis de legalidad y constitucionalidad de todos los decretos objeto de trámite de acuerdo con las prioridades de Gobierno y del Departamento Administrativo de Presidencia de la República. Se pueden tomar decisiones erróneas al aprobar actos normativos con vicios de inconstitucionalidad y/o ilegalidad.

Talento Humano

Tráfico de influencias durante la selección de personal

ACC: Proveer los servidores públicos de la entidad de acuerdo con las necesidades y requisitos exigidos AC: Mantener actualizada la información de los funcionarios de la entidad en el aplicativo SIGEP y Proyectar los actos administrativos relacionados con los asuntos propios de la dependencia, de acuerdo a los procedimientos establecidos. Se pueden tomar decisiones erróneas en la selección de personal por el no cumplimiento de los requisitos exigidos.

Talento Humano

Fraude en el pago de la nómina y factores salariales en beneficio propio y de un tercero

Mediante el proceso de pago de la nómina y sus parafiscales se pueden presentar eventos que alteren el normal desarrollo del mismo, desviando los recursos para un beneficio propio, es decir, de los administradores de la nómina y de un tercero, ocasionando pérdida de recursos y detrimento en el patrimonio de la Entidad.

Talento Humano

Decisiones erróneas en los pronunciamientos ejecutoriados de los procesos disciplinarios

AC: Realizar las investigaciones disciplinarias ACC: Realizar sensibilización didáctica sobre Derechos, Deberes y Prohibiciones con el fin de promover acciones que aporten al acatamiento de los deberes de la Ley Disciplinaria. Decidir bajo interés o sin soporte normativo.


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Tecnologías de Información y

Hurto, Perdida o fuga de Información pública reservada o clasificada en la gestión de la plataforma

ACC. Soporte, mantenimiento y apoyo logístico de la Plataforma informática de TIC y ACC. Asegurar la plataforma informática de TICs. Hurto, Perdida, alteración o fuga de Información AC Implementar ciclo PHVA del SGSI. ARC: Implementar ciclo PHVA del SGSI. En caso de que exista hurto, fuga o perdida de información se genera pérdida de imagen de la Entidad, es por lo cual que la entidad a través del área de TIC´s genera controles que blinden y eviten la materialización del riesgo

Con el objetivo de fortalecer la gestión del riesgo en la Entidad, a partir de 2014 se definió

una estrategia transversal para ser incluida en los planes de acción de todas las

dependencias, denominada “Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de

la República”, que incluye la actividad “Administrar los riesgos a cargo de la dependencia”,

con el objetivo de generar alertas tempranas para la identificación, análisis, valoración,

manejo y monitoreo de los riesgos asociados al proceso en el cual participa cada una de las

dependencias.

A partir de los riesgos identificados, la Entidad cuenta con el Mapa de Riesgos de Corrupción

el cual hace parte integral de este plan y puede ser consultado a través del aplicativo SIGEPRE

y en el Anexo 2 de este documento.

Adicionalmente, desde la Oficina de Planeación se realiza seguimiento al mapa de riesgos

institucional y al mapa de riesgos de corrupción de manera trimestral, la Oficina de Control

Interno se encarga de evaluar la aplicación de la política para la administración del riesgo de

la Entidad.

Para este componente las acciones a desarrollar en la vigencia 2016 se encuentran en el

anexo 3.

6.1.2 Racionalización de Trámites

En el marco de la Estrategia de Racionalización de Trámites, en el Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República de manera permanente se revisa el

inventario de los trámites y otros procedimientos administrativos, con el objetivo de facilitar

el acceso de los clientes o usuarios de servicios a los mismos, así como procurar su

mejoramiento disminuyendo los tiempos y automatizándolos.

Los trámites y otros procedimientos administrativos vigentes que se encuentran publicados

en el portal “Si Virtual” son:

Trámites:


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1. Autorización de comisiones al exterior: Consiste en la aprobación de las comisiones al

exterior de funcionarios y servidores públicos por invitaciones de gobiernos extranjeros

u organismos internacionales, remitidas por los Ministerios, Departamentos

Administrativos, Unidades Administrativas Especiales, Superintendencias,

Establecimientos Públicos, Empresas Industriales y Comerciales del Estado y

Sociedades de Economía Mixta asimiladas al régimen legal aplicable a las Empresas

Industriales y Comerciales del Estado del Orden Nacional, así como de los miembros de

las juntas o consejos directivos o superiores de Entidades Descentralizadas del Orden

Nacional que tengan la calidad de servidores públicos.

Normatividad aplicable: Decreto 2400/68 (Artículo 22); Decreto 1050/97; Decreto

2004/97; Decreto 2140/08; Directiva 11/2002.

Dirección de Consulta: https://www.sivirtual.gov.co/memoficha-tramite/-

/tramite/T484

2. Autorización de campañas publicitarias: Consiste en la autorización de campañas

publicitarias que estén coordinadas con los lineamientos de publicidad del Gobierno

Nacional y garanticen la optimización en la utilización de los recursos públicos y la

uniformidad de los criterios frente al manejo de la imagen de las instituciones que

integran la administración pública.

Normatividad aplicable: Directiva 05/14


/tramite/T670

3. Publicación de hojas de vida: Consiste en la publicación de hojas de vida en la página

web de la Presidencia de la República de las personas que aspiren a ocupar cargos de

libre nombramiento y remoción enviados por la autoridad nominadora, de los niveles

asesor y directivo

Normatividad aplicable: Decreto 4567/11


/tramite/T486

Otros procedimientos administrativos:

1. Visitas guiadas al Palacio de Nariño: Consiste en brindar a la ciudadanía la posibilidad de

conocer la historia y las instalaciones del Palacio de Nariño a través de visitas guiadas.


ftp://ftp.camara.gov.co/camara/basedoc/decreto/1968/decreto_2400_1968.html

https://www.sivirtual.gov.co/memoficha-tramite/-/tramite/T484






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Dirección de consulta: https://www.sivirtual.gov.co/memoficha-tramite/-

/tramite/T1751

Con el objetivo de mejorar la relación con los usuarios de los servicios que brinda el Dapre,

durante 2013 y 2014 se planteó la necesidad de automatizar los trámites “Comisiones al

Exterior” y “Publicación de hojas de vida”. De acuerdo con lo anterior, desde el Área de

Tecnologías y Sistemas de Información se trabajó en el desarrollo de un aplicativo al que

tuvieran acceso las entidades, con el objetivo de que se efectuara la totalidad del trámite

de manera virtual. Hoy, a través de estos aplicativos, las entidades tienen la posibilidad de

solicitar el trámite y de realizar el cargue de los documentos requeridos para su ejecución.

Para las acciones a desarrollar en la vigencia 2016 Ver anexo 4.

6.1.3 Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas

Con el objetivo de promover la participación ciudadana y la rendición de cuentas desde la

Entidad y fortalecer y visibilizar la relación con los clientes y ciudadanía en general, se han

venido implementando acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas desde las

dependencias del Departamento aumentando las acciones de participación ciudadana y

rendición de cuentas a través de actividades tales como talleres, capacitaciones, encuentros,

reuniones de carácter informativo, audiencias, publicación de información en diferentes

medios, entre otros.

Un ejemplo de ello, es la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas que se realiza de manera

anual en la cual se presenta información referente a la gestión; principales logros y avances

relacionados con las funciones de cada una de las dependencias misionales y de apoyo a la

gestión, ejecución presupuestal, talento humano, contratación y cumplimiento de metas

entre otros; y los principales retos para la vigencia siguiente. Es importante resaltar que para

las audiencias de los años 2014 y 2015 se contó con el apoyo del Instituto Nacional para

Sordos - INSOR, con el objetivo de incorporar a la población discapacitada en eventos como

este, promoviendo su participación6.

Adicionalmente, se impulsan acciones para mantener una rendición de cuentas permanente

con las partes interesadas de los servicios que ofrece cada una de las dependencias del Dapre

y su gestión, contribuyendo así a acercar al ciudadano a la entidad; a promover la

participación ciudadana en el diseño, formulación, desarrollo y seguimiento de las políticas,

planes y programas del Dapre fortaleciendo el control social y los ejercicios de innovación

abierta en la entidad.

Para este propósito se emplean diferentes canales de comunicación, tal y como lo establece

la estrategia de Gobierno en Línea, los cuales son de fácil acceso y comprensión para todo

6 Ver Audiencia Pública: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/Paginas/rendicion-de-cuentas-2015.aspx




http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/rendicion-de-cuentas-2015.aspx

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/rendicion-de-cuentas-2015.aspx

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público. Entre estos están: página web, redes sociales, YouTube, comunicaciones escritas,

radio, televisión teléfono y actividades presenciales.

Para 2015, se tenía programado realizar 41 acciones de Rendición de Cuentas y Participación

Ciudadana, las cuales fueron incluidas en cada uno de los planes de acción de las

dependencias del Dapre y ejecutadas en su totalidad. Para la ejecución de las mismas se

tuvieron en cuenta tres escenarios: antes (etapa de alistamiento), durante (etapa de

ejecución) y después (etapa de evaluación y seguimiento).

Desde la Oficina de Planeación se coordina la formulación del Plan Anticorrupción, Atención

y Participación Ciudadana, que incluye las acciones tendientes al fortalecimiento de la

participación ciudadana y rendición de cuentas que desarrolla el Dapre durante cada

vigencia. Es así, que desde esta dependencia se elaboraron los Lineamientos para la

ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas (L-DE-03)7, cuya

finalidad es establecer disposiciones y criterios institucionales que orienten al Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República en la correcta ejecución de las diferentes

acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas, conforme con lo establecido en

el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

La siguiente gráfica presenta el esquema de participación ciudadana y rendición de cuentas

del Dapre:

7 Ver: Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas (L-DE-03)

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/sigepre/lineamientos/L-DE-03%20Lineamientos%20para%20la%20ejecución%20de%20acciones%20de%20participación%20ciudadana%20y%20rendición%20de%20cuentas.pdf





16


Versión N° 2

V

Gráfico N° 5: Esquema de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas Dapre

Adicionalmente, para 2016 se continuará vinculando a los ciudadanos en el ejercicio público,

garantizando así una gestión pública efectiva y participativa promoviendo el control social

por parte de las veedurías ciudadanas, organizaciones civiles organizadas, órganos de

control, otras entidades de las ramas del poder, y ciudadanía en general, buscando que

participen no solo en el momento de ejecución de cada una de las acciones, sino que también

sean incluidos en el momento en que se prioricen los temas a tratar en cada una de estas.

En este sentido se trabaja en dar información de calidad y en lenguaje comprensible, que el diálogo con la ciudadanía y sus organizaciones sea de doble vía, que haya incentivo para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas y que siempre se realice evaluación y retroalimentación a la gestión institucional.


1.1.4 Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (Dapre), en el marco del

Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, ha fortalecido las acciones para dar cumplimiento

a los lineamientos de política, y ha generado herramientas para mejorar la calidad,

accesibilidad y oportunidad de los servicios que presta la Entidad.

Dentro de estas actividades se puede resaltar que por medio del Decreto 2145 de 2015, “Por

el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República”, se centralizó el trámite de peticiones con la creación del Grupo de Atención a la

Ciudadanía, con el fin de mejorar en lo siguiente:


17


Versión N° 2

V

Disminución de los tiempos de respuestas a las solicitudes;

Fortalecer la satisfacción de los clientes de la Entidad;

Estandarización de conceptos y lineamientos;

Mayor soporte y apoyo a las dependencias para dar las respuestas a las solicitudes

Unificación de los grupos o dependencias que tienen mayor participación y experiencia

en la gestión de peticiones al interior de la Entidad.

Se cuenta con un espacio en la página web de la Entidad,

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/atencion/Paginas/PSQR.aspx; por medio del cual,

cualquier solicitante puede enviar su petición, sugerencia, queja o reclamo. Adicionalmente,

se pueden consultar los informes trimestrales de PSQR´s.

Las partes interesadas y clientes del Dapre, definidos en el M-AU-01 Manual de Servicios

Misionales, son los siguientes:

Gráfico N° 6: Partes interesadas y Clientes Dapre

Los servicios que ofrece el Dapre son:

Asistencia en el desarrollo de políticas de gobierno. Asistencia en el desarrollo de proyectos. Emisión de conceptos legales. Apoyo logístico presidencial. Seguridad presidencial.

Por otro lado, para facilitar la atención al ciudadano en el Dapre se habilitaron los siguientes

horarios y puntos de atención:

PUNTOS Y HORARIOS DE ATENCIÓN

a. Canal Telefónico:

Denuncias de actos de corrupción: 018000-913040.


http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/atencion/Paginas/PSQR.aspx

18


Versión N° 2

V

Línea de orientación a mujeres víctimas de violencia: Línea 155 y 018000-919970.

Línea de peticiones, sugerencias, quejas y reclamos Dapre: 018000-913666.

Conmutador (57 1) 562 9300 - 382 2800 - 407 1212, Bogotá D.C. comunica con todas las

dependencias.

Fax (57 1) 596 0631 Recepción de correspondencia.

*Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

Página web: www.presidencia.gov.co. (Links: PSQR y Escríbale al Presidente)

Grupo de Atención a la ciudadanía: Recibe y registra las peticiones verbales presenciales o por

vía telefónica en el horario de lunes a viernes de 8 a.m. a 4 p.m. en jornada continua, en la

Calle 7 No. 6-54 – Edificio Administrativo, primer piso, Bogotá D.C.

Redes sociales: De manera permanente.

Por otro lado, para remitir una queja contra un funcionario del Departamento Administrativo

de la Presidencia de la República, se puede dirigir a la Oficina de Control Interno Disciplinario

indicando la dependencia, el nombre y cargo del servidor.

Para cualquier sugerencia, reclamo y/o petición en general, se puede dirigir al Grupo de

Atención a la Ciudadanía.

Adicionalmente, con el objetivo de incorporar y mejorar la atención que se brinda a la

población en situación de discapacidad, con el apoyo del INSOR se logró tener en lenguaje

comprensible para la población con discapacidad auditiva la misión, la visión y los objetivos

institucionales.8


1.1.5 Mecanismos de Transparencia y Acceso a la Información Pública

El compromiso del Dapre en torno a la aplicación efectiva de la Ley 1712 de 20149 “se evidencia

en el seguimiento trimestral encabezado por la Oficina de Planeación que diseñó una matriz con

cada uno de los requisitos establecidos en la ley y en su decreto reglamentario. En 2015 este

seguimiento se realizó de manera trimestral, identificando los cuellos de botella y posibles

incumplimientos de la ley que se presentan ante el Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo, con el fin de diseñar e implementar soluciones que promuevan el acceso a una

información clara y actualizada por parte de la ciudadanía.

8 Ver: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/Paginas/nuestra-entidad.aspx 9 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública y se dictan otras disposiciones”,


http://www.presidencia.gov.co/

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/nuestra-entidad.aspx

19


Versión N° 2

V

Durante 2015, se identificaron los siguientes cuellos de botella de acuerdo con los resultados

obtenidos en los diferentes seguimientos y los resultados de la Auditoría Interna:

Tabla N° 2 Observaciones Ley 1712

CRITERIO DE LEY OBSERVACIÓN

Informes de Supervisión En la Auditoría Interna se evidenció que no estaban

publicados la totalidad de los informes.

Informe PSQR (Solicitudes y denuncias) No hay un criterio en la matriz para dividir las

solicitudes y denuncias que llegan a la Presidencia.

Informes de Gestión, evaluación y

Auditoría

Es necesario reorganizar la información de los

informes y no están incluidos en el acceso directo los

informes de Auditoría Interna y Externa.

Cuadros de clasificación documental

Registro de Activos de Información

Esquema de publicación índice de

información clasificada y reservada con

el respectivo acto administrativo

La información deberá estar publicada en formatos

reutilizables (hoja de cálculo)

Existen unos criterios obligatorios definidos por Ley y

Decreto, en los que falta trabajar

La información debe ser actualizada de manera

semanal

De acuerdo con lo anterior, se programaron diferentes mesas de trabajo, con el objetivo de

subsanar dichas observaciones, las cuales generaron los siguientes resultados:

Informes de Supervisión: Se incluyó en el aplicativo de contratos una alarma que recordara

a los supervisores de contratos la publicación de los informes de los contratistas.

Adicionalmente, se incluyó el punto 2.6 PUBLICACIÓN DE INFORMES DE SUPERVISIÓN O

INTERVENTORÍA – Ley de Transparencia en el Manual de Contratación (M-BS-01)10.

Informe PSQR (Solicitudes y denuncias): Se cuenta con un micro-sitio en la página web de

La Entidad, donde se establecen los canales y horarios de atención y se vienen publicando

los informes trimestrales pormenorizado del trámite de las PSQR’s y estadísticas. Uno de

los compromisos de las mesas de trabajo es desagregar los tipos de peticiones y las fuentes

de las solicitudes, esto se evidencia en el informe de cierre de 2015.

Informes de Gestión, evaluación y Auditoría: La Página Web de la Entidad cuenta con un

micrositio de “Transparencia y acceso a información pública”, en la cual se reportan los

diferentes informes que refleja la gestión realizada y las diferentes evaluaciones que se han

llevado a cabo, logrando que las partes interesadas tengan acceso a esta información.

10 Ver: Manual de Contratación: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/sigepre/manuales/M-BS-01%20Manual%20de%20Contratación.pdf


http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/manuales/M-BS-01%20Manual%20de%20Contratación.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/manuales/M-BS-01%20Manual%20de%20Contratación.pdf

20


Versión N° 2

V

Los informes que se reportan, de acuerdo con las periodicidades de cada uno, son:

Seguimiento a la Planeación, Resultado de indicadores, Informes al Congreso, Informes de

Gestión, Informe Resultados de la Gestión y Programa Anual de Auditorias (Memorando de

Planeación), Informes de ley, Informes de Auditorías Internas, Acuerdos Conciliatorios,

Informes de Auditorías Externas, Actas del Comité de Coordinación del Sistema de Control

Interno.

Cuadros de clasificación documental, Registro de Activos de Información, Esquema de

publicación, índice de información clasificada y reservada con el respectivo acto

administrativo: Con el propósito de continuar cumpliendo con lo establecido en la Ley, en

la mesa de trabajo efectuada con el Grupo de Gestión Documental del Área Administrativa

se llegó a los siguientes compromisos: actualización de las tablas de retención documental

de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2145 de 2015, actualización del cuadro de

gestión documental y actualización del Programa de Gestión Documental de acuerdo con

las responsabilidades asignadas al Grupo de Gestión Documental y el Grupo de Atención a

la Ciudadanía. Estos compromisos se ejecutarán en la vigencia 2016.


7 .PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN

CIUDADANA 2016

Todas las actividades que constituyen el Plan Anticorrupción, Atención y Participación

Ciudadana de la vigencia 2016 se encuentran incluidos en los Planes de Acción y Planes de

Mejoramiento de la Entidad, para ver el detalle de las actividades por cada uno de los

componentes se deberá consultar:

Anexo 1. Mapa de Riesgos Consolidado (para fines de aprobación y publicación este se

encuentra en medio magnético)

Anexo 2. Mapa de Riesgos de Corrupción (para fines de aprobación y publicación este se

encuentra en medio magnético)

Anexo 3. Actividades componente Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos

Corrupción (para fines de aprobación y publicación este se encuentra en medio magnético)

Anexo 4. Actividades componente Racionalización de Trámites (Para fines de aprobación y

publicación este se encuentra en medio físico y magnético)

Anexo 5. Actividades componente Participación ciudadana y rendición de cuentas (Para

fines de aprobación y publicación este se encuentra en medio físico y magnético)

Anexo 6. Actividades componente Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano (Para

fines de aprobación y publicación este se encuentra en medio físico y magnético)


21


Versión N° 2

V

Anexo 7. Actividades componente Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la

Información (Para fines de aprobación y publicación este se encuentra en medio físico y

magnético)

8 RECURSOS POR COMPONENTE

A continuación se encontrarán los recursos programados para la vigencia 2016 por cada

uno de los componentes:

Tabla N° 3: Recursos asignados por componente

COMPONENTE RECURSOS PROGRAMADOS SOPORTE

Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas para mitigar

los riesgos

$ 0 Ver anexo 3

Racionalización de Trámites $0 Ver anexo 4

Participación Ciudadana y Rendición de

Cuentas $ 6.427.390.982 Ver anexo 5

Mecanismos para mejorar la Atención a la Ciudadanía

$ 0 Ver anexo 6

Mecanismos para la Transparencia y Acceso a

la Información $ 35.640.884 Ver anexo 7

TOTAL $ 6.463.031.866

9 MARCO LEGAL

Constitución Política de Colombia – 1991

Ley 134 de 1994 Por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación ciudadana.

Ley 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artículo 88 de la Constitución Política de

Colombia en relación con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras

disposiciones.

Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las

entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales

para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de

la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

Ley 720 de 2001 Por medio de la cual se reconoce, promueve y regula la acción voluntaria

de los ciudadanos colombianos.

Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y

procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los

particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.


22


Versión N° 2

V

Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo

Contencioso Administrativo.

Ley 1450 de 2011 Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014.

Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupción por la cual se dictan normas orientadas a

fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y

la efectividad del control de la gestión pública.

Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de

Acceso a la Información pública Nacional y se dictan otras disposiciones”

Decreto 3622 de 2005 Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se

reglamenta el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo

Administrativo.

Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,

procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto 2482 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales para la

integración de la planeación y gestión.

Decreto 2641 del 2012: Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de

2011.

Decreto 2693 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia

de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes

1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.

Decreto 124 de 2016 Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto

1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano".

Conpes 3649 de 2010 Política Nacional de Servicio al Ciudadano.

Conpes 3650 de 2010 Importancia Estratégica de la Estrategia de Gobierno en Línea.

Conpes 3654 de 2010 Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los

ciudadanos.

Conpes 3785 de 2013 Política Nacional De Eficiencia Administrativa Al Servicio Del

Ciudadano y concepto favorable a la Nación para contratar un empréstito externo con la

Banca Multilateral hasta por la suma de usd 20 millones destinado a financiar el proyecto

de Eficiencia al Servicio del Ciudadano.

REVISÓ:

NOMBRE: NUBIA PATRICIA LÓPEZ MÉNDEZ

CARGO: JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN

APROBÓ:

NOMBRE: JUAN PABLO MARÍN ECHEVERRY

CARGO: DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL


Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución

(Fecha Inicial)

Periodo de ejecución

(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c

Institucional De corrupción

T I Evitar el riesgo

Políticas de Seguridad aprobada

C ifrado de Informac ión reservada o privada


Repos ic ión de equipos para garantizar la pres tac ión

del servic io

T I Implementac ión de controles adecuados Evitar el riesgo

A lertas de herramientas y contratos de

mantenimientoreferenc iac ión tecnológica

Supervis ión de proveedores

Incumplimiento por parte de proveedores

30/abr/2014 17:10

Durante el periodo comprendido entre Enero y A bril

de 2014 no se reporta Incumplimiento de

compromisos por falta de Sis temas de informac ión

(desarrollo o adquis ic ión de software)

En el periodo transcurrido se encuentran en

desarrollo aplicac iones para diferentes áreas del

DA PRE. Entre las cuales se encuentran:

-Nombre de tarea Durac ión C omienzo Fin

PRJ_P royec tos_DA PRE_2014 117,88 días lun

17/03/14 jue 28/08/14

PRJ_C omis ionesDA PRE_Mejoras 9 ,75 días lun

17/03/14 lun 31/03/14

PRJ_PSQ R_Escribale_A l_P res idente 5 ,63 días mar

01/04/14 mar 08/04/14

PRJ_GF_LIQ UIDA C IO N_C O NTRA T ISTA 3 ,88

días mar 18/03/14 vie 21/03/14

PRJ_C omis ionesExterior 1 ,63 días lun 17/03/14

mar 18/03/14

PRJ_A spirantes 8 ,88 días mar 25/03/14 vie

04/04/14

PRJ_SC _Telecomunicac iones 14 días lun

17/03/14 vie 04/04/14

PRJ_C olombiaJoven 2 ,88 días mié 19/03/14 vie

21/03/14

No

Daños en la infraes truc tura tecnológica

Desaparic ión de proveedores de tecnología

A taques c ibernéticos y delitos informáticos

C ambios en las políticas de seguridad

Fac tores c limáticos

C ambios en la legis lac ión

15/ene/2014 17:48

A la fecha no se reporta Incumplimiento de



En el periodo transcurrido se desarrollaron 16

aplicac iones para diferentes áreas del DA PRE.

Entre las cuales se encuentran:

- Sis tema de Ges tión Decretos - Mejoras 2 etapa

- Sis tema de P arqueaderos - A dminis trativa

- Sis tema de reportes de s r. P res idente

- M igrac ión de s is tema de almacén A ladino -

A dminis trativa

- V irtualizac ión de Hominis

- P lanilla de Seguimiento - Financ iera

- SIDO A C P / O A C P

- Sis tema de Ges tión financ iera Modulo Radicac ión

de C uentas - Financ iera

- Sis tema de Ges tión financ iera - Modulo C entral

C uentas

- Sis tema de Ges tión financ iera - Modulo

C ontabilidad

- Sis tema de Ges tión financ iera - Modulo C ajas

Menores

- Sis tema de Ges tión financ iera - Modulo C ontratos

- Sis tema de Ges tión financ iera - Modulo

A dminis trac ión

- Módulo Seguridad

- Implementar Firma digital

P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16

Rotac ión de personalManual de política de seguridad de la informac ión

Falta de competenc ias y conoc imientos para la

planeac ión y ejecuc ión de proyec tos

Falta de compromiso en la planeac ión y ejecuc ión

de los proyec tos por parte de los Líderes o Jefes de P royec to de Invers ión

06/sep/2013 20:17

A la fecha no se reporta Incumplimiento de



En el periodo transcurrido del año se solic itaron 17

aplicac iones para diferentes áreas del DA PRE.

Es tas aplicac iones se encuentran en proceso de

desarrollo de acuerdo a un c ronograma expues to

por cada uno de los responsables de su

implementac ión.

E l grupo de desarrollo lleva ac tas de seguimiento a

cada uno de los proyec tos a entregar adic ional se

No

No No

A rmonizac ión normativa C ompartir o trans ferir

27/may/2013 11:39

Una vez monitoreado el riesgo con corte al 30 de

abril, no se ha materializado el riesgo, dado que se

han aplicado los controles , lo cuales pueden ser

consultados en los archivos de ges tión del

responsable. (John Espitia).

No

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

02/Jan/2015 09:43 30/Dec/2016 18:0819/mar/2013 16:04 Se realiza revis ión de los contratos de No

Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8

Es necesario evitar la materializac ión del

riesgo a través del desarrollo o adquis ic ión

de software.

En el evento de la evaluac ión de la inic iativa

es ta se podrá tercerizar y de es ta forma

trans ferir en parte el riesgo.

PA -2015-2018 Á rea de

Tecnologías y Sis temas

de Informac ión -

1 . P erdida de reputac ión del proceso de T IC 'S.

2 . P erdida de imagen de la entidad

3. Impacto en el normal desarrollo de otros

proyec tos .

4 . P erdidad de recursos

A na Roc io C as tro P aez

31/ago/2014 17:33

30/jun/2016 23:59

Se realiza el anális is y monitoreo del riesgo, en el

periodo comprendido entre 31 de Marzo al 30 de

Junio del año 2016.

Realizó la ejecuc ión de los controles de

Mantenimiento C orrec tivo y P reventivo de los

equipos de telecomunicac iones ,

Implementac ión de Soporte Técnico con los

O peradores C omerc iales , C onmutac ión A utomática

de O perador Telefónico y Repos ic ión de equipos

para garantizar la pres tac ión del servic io.

Se evidenc ia que el riesgo no se materializó en el

trimestre, grac ias a controles aplicados .

No

A ctivo

Tecnologías de Informac ión y

V iolac ión en la integridad de la

informac ión por falta de

controles

A C C . Desarrollar e implementar s is temas de

Informac ión.

A C C . Desarrollo, adminis trac ión e implementac ión

de la plataforma tecnológica de los portáles

ins tituc ionales e intranet.

A C Mantenimiento infraes truc tura alineada a

objetivos de T IC S

V iolac ión en la integridad de la informac ión por falta

de controles

Falta de recurso humano para la alta demanda en el

desarrollo de s is temas de informac ión

08/ene/2016 23:59

Dando cumplimiento al monitoreo del riesgo se

procede a verificar el analis is presentado dentro

del cuarto trimestre de la vigenc ia 2015 (oc tubre-

noviembre-dic iembre), en es te sentido se adjunta

documento que resumen el comportamiento de los

controles del riesgos , como son: Mantenimiento

C orrec tivo y P reventivo de los equipos de

telecomunicac iones , C onmutac ión automatica de

O perador Telefónico, Implementac ión de Soporte

Técnico con los O peradores C omerc iales y


del servic io. De acuerdo con el analis is presentado

se evidenc ia que durante el periodo monitoreado no

No

30/mar/2016 08:01

E l presente riesgo Suspens ión Mas iva en la

pres tac ion del servic io de telecomunicac iones , no

se materializó durante el periodo, en la P res idenc ia

de la Republica se cuenta con los procedimientos y

normas que definen la forma de operar el proceso y

se aplican los controles es tablec idos para evitar la

materializac ión de es te riesgo, Siempre contando

con los princ ipios de autocontrol y autoges tión.



del primer trimestre de la vigenc ia 2016 (enero -

febrero - marzo), en es te sentido se adjunta







No

Se realiza el monitoreo a el riesgo violac ión en la

integridad de la informac ión por falta de controles .

Se validan los controles :

1 . Implementac ión de controles adecuados .

2 . A rmonizac ión normativa

3. Manual de política de seguridad de la informac ión

4. A lertas de herramientas y contratos de

mantenimiento

5. referenc iac ión tecnológica

6. P royec to de Invers ión

7. Supervis ión de proveedores

En el periodo se realizó revis ión del Manual de

política de seguridad de la informac ión, se

implementaron las ac tividades es tablec idas en el

proyec to de invers ión, dentro de los cuales se

des tacan la implementac ión de firewall para C C TV

No

No

15/ene/2015 10:44

No se ha materializado el riesgo y una vez revisado

y consultado con el grupo, se informa que se vienen

realizando los controles preventivos y correc tivos .

No

10/abr/2015 12:47

Para el primer trimestre del año 2015, se realizaron

los controles prevetivos y

correc tivoscorrespondientes , por lo antrior no se

materializó el riesgo. De lo anterior se anexan los

sopotes correspondientes .

No

29/oc t/2015 07:55



del segundo trimestre de la vigenc ia 2015 (abril-

mayo-junio), en es te sentido se adjunta documento

que resumen el comportamiento de los controles

del riesgos , como son: Mantenimiento C orrec tivo y

P reventivo de los equipos de telecomunicac iones ,

C onmutac ión automatica de O perador Telefónico,


O peradores C omerc iales y Repos ic ión de equipos

para garantizar la pres tac ión del servic io. De

acuerdo con el analis is presentado se evidenc ia

No

29/oc t/2015 08:00



del tercer trimestre de la vigenc ia 2015 (julio-

agos to-septiembre), en es te sentido se adjunta








del servic io. De acuerdo con el analis is presentado

No

30/sep/2015 07:10

Dando cumplimiento al moniterior trimestral de los

riesgos , se procede analizar el comportamiento del

presente riesgo, dentro del tercer trimestre de la

vigenc ia 2015 (Julio, A gos to y Septiembre). Es

importante menc ionar que los controles ac tuales

han permitido reduc ir el riesgo, garantizandose que

el mismo no se materialice a la fecha. Se adjunta

como soporte del presenta analis is , la revis ión y

manejo de los controles as í: - Mantenimiento


telecomunicac iones . - Implementac ión de Soporte

Técnico con los O peradores C omerc iales . -

C onmutac ión automatica de O perador Telefónico. -


No

29/oc t/2015 07:42


procede a verificar el analis is presentado dentro del

primer trimestre de la vigenc ia 2015 (enero-febrero-

marzo), en es te sentido se adjunta documento que

resumen el comportamiento de los controles del

riesgos , como son: Mantenimiento C orrec tivo y

P reventivo de los equipos de telecomunicac iones ,

C onmutac ión automatica de O perador Telefónico,


O peradores C omerc iales y Repos ic ión de equipos

para garantizar la pres tac ión del servic io. De

acuerdo con el analis is presentado se evidenc ia

No

16/jul/2015 15:46

Para el segundo trimestre del presente, no se

materializó el riesgo, se ejecutaron los s iguientes

controles delo cueles se adjuntan los controles

correspondientes:

• Implementac ión de Soporte Técnico con el

O perador C omerc ial:

A djunto Brochure en el cual detalla los servic ios

que nos pres ta el O perador C omerc ial C O DENSA y

el nombre del contac to con el que la P res idenc ia

tiene primer contac to en el evento de una

“Emergenc ia”. A sesor C omerc ial: O lga O rtiz

• Mantenimiento C orrec tivo y P reventivo de los

equipos eléc tricos:

Se cuenta con el contrato Nro. 220-14 del cual

adjunto soportes . Sobre el cual se hacen el

mantenimiento que se requieran sobre los equipos .

P ara su evidenc ia se adjuntan los informes de

mantenimiento de lo smese de A bril, Mayo y Junio.

• Seguimiento a las Rutinas de inspecc ión

No

16/jul/2015 16:08

Por error se cargó el monitoreo inmediatamente

anterior, el regitro que corresponde es el s iguiente :

"P ara el segundo trimestre del año no se

materializó el riesgo, se llevaron a cabo los

controles para la adminis trac ión del riesgo por el

grupo de Telecomunicac iones de la s iguinete

manera:

Se realizó el Mantenimiento C orrec tivo y P reventivo

de los equipos de telecomunicac iones: Mediante el

C ontrato de P res tac ión de Servic ios Nro. 214-

14 susc rito con la empresa NEC de C olombia.


O peradores C omerc iales : En la programac ión de la

C entral Telefónica NEC SV -8500 ins talada en la

C asa de Nariño se tienen configuradas rutas

alternas con otros operadores para que, en caso de

que se presenten fallas técnicas del enlace

princ ipal, conmuten automáticamente a los

menc ionados enlaces telefónicos s in alterar ni

suspender el servic io.

• P luralidad de O peradores del Servic ios de

Telecomunicac iones: En la ac tualidad se tiene

servic io con Telefónica, ETB, UNE-EPM Y T IGO ,

de tal manera que s i alguno de es tos operadores

tiene problemas técnicos , el servic io de telefonía se

realiza automáticamente a través de los otros

No

Si No

No

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

02/Jan/2015 09:43 30/Dec/2016 18:08

30/ene/2014 18:57

A l 31 de Dic iembre se atendieron todos los

compromisos acorados con los func ionarios . No se

reportan incumplimientos , los susc ritos se

atendieron de acuerdo a la neces idad real de la


equipos de telecomunicac iones

Raro Moderado Zona de riesgo moderada 3

C on base en la politica de adminis trac ión de

riesgos y teniendo en cuenta que en el

ultimo año no se ha presentado

materializac ión la polica selecc ionada es

evitar el riesgo, as í mismo se asoc ia el

indicador “Eventos con suspens ión mas iva

en la pres tac ión del servic io de

Telecomunicac iones”

15/jul/2015 12:21

Para el segundo trimestre del año no se materializó

el riesgo, se llevaron a cabo los controles para la

adminis trac ión del riesgo:


equipos de telecomunicac iones: Mediante el


14 susc rito con la empresa NEC de C olombia. (Se

adjunta informe.)

• Implementac ión de Soporte Técnico con los















operadores .

• C onsecuc ión de Equipos para repos ic ión del

No

15/jul/2015 12:43

Para el segundo trimestre del año no se materializó

el riesgo, se llevaron a cabo los controles para la

adminis trac ión del riesgo por el grupo de

Telecomunicac iones de la s iguinete manera:

Se realizó el Mantenimiento C orrec tivo y P reventivo

de los equipos de telecomunicac iones: Mediante el


14 susc rito con la empresa NEC de C olombia. (Se

adjunta informe.)

• Implementac ión de Soporte Técnico con los















operadores .

No

27/abr/2015 16:32Se ac tualizó el riesgo y sus controles , se program

fecha de proximo monitoreo T rimestral.No

16/jun/2015 14:14

Para el primer trimestre de año 2015, una vez

ac tualizado el riesgo conforme a lineamiento para la

adminis trac ión del riesgo, en la etapa de monitoreo

se evidenc ia la ejecuc ión de controles , no se

reportan eventos con suspens ión mas iva, se

A c tivo


Suspens ión Mas iva en la

pres tac ion del servic io de

telecomunicac iones

A C C : P rogramar y pres tar o suminis trar los bienes

y servic ios solic itados . Suspens ión Mas iva en la

pres tac ion del servic io de telecomunicac iones

Fallas en la pres tac ión del servic io por los

operadores comerc iales de telecomunicac iones

31/dic /2015 09:04

E l presente riesgo Hurto, P erdida o fuga de

Informac ión pública reservada o c las ificada en la

ges tión de la plataforma, no se materializó durante

el periodo, en el Departamento A dminis trativo de la

P res idenc ia de la Republica se cuenta con

los procedimientos y normas que definen la forma

de operar el proceso y se aplican los controles

es tablec idos para evitar la materializac ión de es te

riesgo, Siempre contando con los princ ipios de

autocontrol y autoges tión. No obs tante se cuenta

con el P lan de C ontingenc ia Riesgo Hurto, P erdida o

fuga de Informac ión pública reservada o c las ificada

en la ges tión de la plataforma en caso de

materializarse. Los controles con que se cuenta

son:

E jecuc ión de los procedimientos de backup, de

configurac ión de SA N y Servidor de A rchivos . Se

realizaron las copias de seguridad, se adjuntan

soportes .

Divulgac ión de P olíticas de Seguridad de la

Informac ión, Se realizó divulgac ión de las políticas

de seguridad, en la semana de la seguridad - La

Seguridad Soy Yo..

C apac itac ión al personal en temas de T IC s , (se

realizó capac itac ión en formac ión de temas como

c iberacoso, grooming, sexting, phubbing,

No

31/mar/2016 17:19















son:




soportes .


Informac ión, .


realizó capac itac ión en formac ión de temas

como c las ificac ión de la informac ión, C apac itac ión

en Lync Dispos itivos Móviles )

Seguimiento a Inc identes , (se realizó seguimiento a

No

A ctivo


Hurto, P erdida o fuga de

Informac ión pública reservada o

c las ificada en la ges tión de la

plataforma

A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de

la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar

la plataforma informática de T IC s .

Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión

A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.

A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.

En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de

informac ión se genera perdida de imagen de la

Entidad, es por lo cual que la entidad a través del

área de T IC ´s genera controles que blinden y

eviten la materializac ión del riesgo

Daños en la C PU de la C entral Telefonica Implementac ión de Soporte Técnico con los

O peradores C omerc ialesC orte o suspens ión temporal e intempestiva de la

C onmutac ión automatica de O perador Telefónico

30/abr/2014 18:41

Una vez revisados los controles del riesgo, como

son: Seguimiento mensual al plan de compras ,

Informes de E jecuc ión de los C ontratos y

Seguimiento a las solic itudes de bienes , se

encuentran que los mismos han resultado efec tivos

y han garantizado la no materializac ión del riesgo.

Se adjunta los soportes de seguimiento al plan de

compras del Á rea A dminis trativa. A dic ionalmente,

en lo que respec ta al indicador, se evidenc ia que a

la fecha, en lo que respec ta al suminis tro de bienes

al c liente, a través de la intranet, no se han susc rito

compromisos con el c liente, por cuanto se

cumplieron a satis facc ión dentro de los meses de

enero, febrero y marzo. P ara el seguimiento y c ierre

del cuatrimestre, el reporte de abril, quedará para

No

1. A fec tac ión de los servic ios internos pres tados

por la dependenc ia

2 . Insatis facc ión del c liente interno y externo

3. Interrupc ión de la comunicac ión entre la Entidad

y el exterior

4 . P erdida de la confianza o c redibilidad del c liente

interno

A na Roc io C as tro P aez Raro Mayor Zona de riesgo alta 4

No

Se realiza el Monitoreo del Riesgo Hurto, P erdida o


en la ges tión de la plataforma se adjunta correo por

parte del A sesor para la seguridad informática de la

Secretaría para la Seguridad pres idenc ial en el cual

se evidenc ia que no se han presentado casos .

De igual forma se contrato con el proveedor

M ic rosoft la realizac ión de el servic io de PA Ds el

cual realiza la revis ión de la plataforma, se adjunta

contrato.

Se realiza semana de la seguridad, se adjuntan

soportes y contrato.

Se ac tualiza el Manual de P olítica de Seguridad

No

31/mar/2015 19:10

A corde con los nuevos Lineamientos para la

A dminis trac ión del Riesgo, se realiza el Monitoreo

del Riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión

pública reservada o c las ificada en la ges tión de la

plataforma se realizó con el proveedor M ic rosoft

pruebas de vulnerabilidad a través de la

herramienta PA Ds la cual reposa en el área de

s is temas para consulta.

No se presentó materializac ión del riesgo. Se

No

30/abr/2014 16:59

Durante el cuatrimestre de Enero a A bril de 2014

se presentó un evento el día 9 de marzo en el cual

se observó un ataque de la red A nonymous , el cual

fue solventado satis fac toriamente grac ias a los

controles exis tentes como el A ntiDDos , y el grupo

C SIRT . No se evidenc ió durante el periodo Hurto,

P erdida, robo o fuga de Informac ión privada o

reservada en las ac tividades de ges tión, soporte,

mantenimiento y aseguramiento de la plataforma.

Las evidenc ias se pueden consultar en el área de

informac ión y s is temas . plataforma radware

No

31/ago/2014 14:50

Se realiza el Monitoreo del Riesgo Hurto, P erdida o


en la ges tión de la plataforma se adjunta correo por

parte del A sesor para la seguridad informática de la

Secretaría para la Seguridad pres idenc ial en el cual

se evidenc ia que no se han presentado casos .

De igual forma se evalúa con el proveedor M ic rosoft

la realizac ión de unas pruebas de vulnerabilidad es

a la plataforma a través de la herramienta PA Ds la

cual se proyec ta realizar en el ultimo cuatrimestre

Se realiza capac itac ión en temas de M ic rosoft al

personal del área de s is temas

No

30/jun/2016 16:34















son:




soportes .


Informac ión, Se realizaron capac itac iones , se

adjuntan soportes .


realizó capac itac ión, se adjuntan soportes )

Seguimiento a Inc identes , (se realizó seguimiento a

los inc identes presentados , se adjunta soportes de

No

No

Desconoc imiento del manual de políticas de V erificac ión de vulnerabilidades de la plataforma

Errores humanosEntrega de roles

Incumplimiento de las políticas de seguridad

Dualidad de tareas en los func ionarios

06/sep/2013 18:20

Durante el periódo no se presentaron eventos con

Hurto, P erdida, robo o fuga de Informac ión privada o

reservada en las ac tividades de ges tión, soporte,


No

O bsolescenc ia de la plataforma

Falta de conoc imiento técnico en el personal que

adminis tra la plataforma informáticaEs tudios de Seguridad

15/ene/2014 17:04

Durante el cuatrimestre de Septiembre a dic iembre

de 2013 se presentó un evento el día 5 de

noviembre en el cual se observó un ataque de la red

A nonymous , el cual fue solventado

satis fac toriamente grac ias a los controles

exis tentes como el A ntiDDos , y el grupo C SIRT . No

se evidenc ió durante el periodo Hurto, P erdida, robo

o fuga de Informac ión privada o reservada en las

1 . Retrasos en los procesos de los func ionarios .

2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de

Informac ión privada y reservada)

3. P erdida de c redibilidad de las herramientas

informaticas .

4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .

Falta de V erificac ión de vulnerabilidades de la

Usuarios inconformes


30/jun/2015 09:33





P res idenc ia de la Republica cuenta con









materializarse.

No

14/oc t/2015 13:40















son:




soportes .


Informac ión, Se realizó divulgac ión de las políticas

de seguridad, en la inducc ión a func ionarios .


realizó capac itac ión en formac ión como A uditores

Internos en la norma ISO 27001:2013,

C apac itac ión en Lync)

No

30/dic /2014 21:01

Si Si

Fallas Técnicas de Hardware.Divulgac ión de P olíticas de Seguridad de la

C onflic to armadoC apac itac ión al personal en temas de T IC s

V andalismo Informático.

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41

Se realiza la validac ión de los controles

evidenc iando la realizac ión de eventos como la

seguridad informática la cual contribuye a la

disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el

desconoc imiento del manual de políticas de

seguridad. De igual forma se evidenc ia la

realizac ión de contratos de mantenimiento que

permiten a la entidad contar con el soporte frente a

Fallas Técnicas de Hardware.

No

Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5

C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o

fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o

reservada en las ac tividades de ges tión,

soporte, mantenimiento, aseguramiento de

la plataforma. E l área de informac ión y

Sis temas tiene inc luido dentro de la

Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -

A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15

Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de

configurac ión de SA N y Servidor de A rchivos

Seguimiento a Inc identes

A nális is de Logs de A c tividades de los A rchivos

Herramienta prevenc ión de perdida de informac ión

A utenticac ión de dos fac tores (C ontraseña y token)

Usuarios s in cultura Informática.

Anexo 1: MAPA DE RIESGOS CONSOLIDADODepartamento Administrativo de la Presidencia de la República

Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance

Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se

materializó Fecha de materialización

Tecnologías de Información y Comunicaciones

E

Proceso

Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable

Antes de los controles

Controles



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma












1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .




informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -



configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.




E

Proceso



Controles

T I C apac itac ión Evitar el riesgo

T I A plicac ión del procedimiento de control de cambios Evitar el riesgo

Realizar C apac itac ión en temas de T IC ´s


(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


TH Evitar el riesgo

Mantener ac tualizada la normatividad disc iplinaria y

procesalRealizar seguimiento permanente a los expedientes

TH Evitar el riesgo

A ctivo

Talento Humano

T ráfico de influenc ias durante la

selecc ión de personal

A C C : P roveer los servidores públicos de la entidad

de acuerdo con las neces idades y requis itos

exigidos

A C : Mantener ac tualizada la informac ión de los

func ionarios de la entidad en el aplicativo SIGEP y

P royec tar los ac tos adminis trativos relac ionados

con los asuntos propios de la dependenc ia, de

acuerdo a los procedimientos es tablec idos .

Se pueden tomar dec is iones erroneas en la

selecc ión de personal por el no cumplimiento de los

requis itos exigidos .

Errores en la informac ión que soportan las hojas de

vida de los aspirantes .

1 . P erdida de c redibilidad y confianza por no cumplir

con los requis itos del Manual.

2 . Sanc iones disc iplinarias y legales .

3 . P ersonal vinculado no idóneo

4. P erdidas económicas por reprocesos

adminis trativos al interior de la Entidad.

A plicac ión errónea de los c riterios definidos en el

Manual de Func iones , competenc ias y requis itos y

la normatividad aplicable.

16

Solic itar a la Secretaría de Seguridad realizar el

respec tivo es tudio de seguridad del aspirante a

A plicac ión formato C ontrol de documentos para la

poses ión legal del cargo

Si Si

Reduc ir el riesgo

C ompartir o trans ferir

15/may/2013 09:49

De acuerdo al seguimiento realizado al riesgo con

corte 30 abril Dec is iones erróneas en la selecc ión

de personal - por trafico de influenc ias RC , se

evidenc ia que es te no se ha materializado, por

No

Talento Humano 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:5915/ene/2013 15:43

Mediante los controles y requis itos exigidos no se

evidenc io materializac ión del riesgo, se continua la

revis ión y cumplimiento de lo es tablec ido.

No


E l Grupo de V inculac iones e H is torias

Laborales , realiza el proceso de vinculac ión

cumpliendo con los controles es tablec idos ,

para garantizar que el nombramiento de los

func ionarios se realice de manera

satis fac toria.

PA -2015-2018 Á rea de

Talento Humano -

Mario Ricardo Mendez C orredor P robable Mayor Zona de riesgo extrema

03/may/2016 09:47

E l riesgo no se materializó, grac ias a que se han

efec tuado los controles sobre el mismo. Sin

embargo se plantea la pos ibilidad de reformularlo ya

que se observó que la probabilidad de ocurrenc ia es

cas i nula y no cumple el objetivo de adminis trar un

No

28/jun/2016 15:51

Para el segundo trimestre del año no se evidenc ia

que el riesgo se haya materializado, al respc to se

realizaron los controles definidos para el mismo.

En consecuanc ia se es teblece mantener el

monitoreo del riesgo has ta tanto no se solic ite y

apruebe el plan de mejoramiento por auto control

No

13/oc t/2015 10:00

Se realizó monitoreo al riesgo, y obtenido en el

indicador cero dec is iones erróneas en adelantar los

procesos disc iplinarios y de acuerdo a los controles

aplicados para evitar el riesgo como son:

Se llevó a cabo una reunión el 10 de agos to de

2015 en la O fic ina de C ontrol Interno Disc iplinario

para revisar los expedientes .

Se efec tuó una capac itac ión en junio de 2015 sobre

a Derechos , Deberes y P rohibic iones a los

func ionarios de la entidad.

Se encuentra ac tualizada la normatividad

disc iplinaria y procesal, pudimos determinar que los

controles han s ido efec tivos para evitar que el

No

31/dic /2015 15:00

Se realizó monitoreo al riesgo y obtenido en el

indicador cero dec is iones erróneas en adelantar

los procesos disc iplinarios y de acuerdo a los

controles aplicados para evitar el riesgo como son:

realizar reuniones con el fin de revisar los procesos

que se llevan en la dependenc ia, capac itar a los

func ionarios públicos de la entidad, mantener

ac tualizada la normatividad disc iplinaria y procesal,

Informes sobre los procesos , pudimos determinar

No

14/abr/2015 10:15

Una vez se ha regis trado el dato en el indicador y

teniendo en cuenta la reunión realizada por los

func ionarios de la O fic ina de C ontrol Interno

Disc iplinario, se discutieron las dec is iones

tomadas y las proyecc iones de corto plazo, en las

que se evidenc ia que las ac tuac iones emitidas por

los operadores se adecuan a los mandatos legales .

A la fecha el riesgo no ha s ido materializado.

No

02/jul/2015 08:50

Una vez se ha reportado en el indicador cero

dec is iones erróneas en adelantar los procesos

disc iplinarios y de acuerdo a los controles

aplicados para evitar el riesgo: Realizar reunión

cuatrimestral de retroalimentac ión de los

expedientes rec ibidos en la dependenc ia, C apac itar

a los func ionarios públicos de la entidad, Mantener

ac tualizada la normatividad disc iplinaria y procesal

y Mantener ac tualizada la normatividad disc iplinaria

No

01/sep/2014 09:20

A nalizadas las dec is iones emitidas por los

O peradores Disc iplinarios de es te Despacho, se

determina que son conforme a los mandatos de la

Ley disc iplinaria y demás normas .

No

05/ene/2015 08:55

En reunión realizada por los func ionarios de la

O fic ina de C ontrol Interno Disc iplinario, se

discutieron las dec is iones tomadas y las

proyecc iones de corto plazo, en las que se

evidenc ia que las ac tuac iones emitidas por los

No

02/ene/2014 16:57

Las dec is iones proyec tadas en el año 2013, fuero

argumentadas según lo es tipulado en el C UD,

normas concordantes , jurisprudenc ia vigente y

respetando los derechos procesales , con base en

es to, no se evidenc ia materializac ión del riesgo.

No

30/abr/2014 08:19

En el periodo comprendido, entre 03 de Enero a 30

de A bril de 2014, las sus tanc iac iones expedidas

por es te Despacho, no contienen dec is iones

erróneas , dado que, se proyec taron garantizando lo

No

Negligenc ia del func ionario público en el recaudo de

material probatorio que sus tente la dec is ión

02/sep/2013 08:15

Dentro de los procesos adelantados por es te

Despacho, no sé evidenc ia la materializac ión del

riesgo, toda vez que las dec is iones de fondo

emitidas por la O fic ina, se ajus tan a lo que en

No

Proceso

Riesgo Descripción Causas EfectosNombre

Si Si

T ráfico de influenc ias

17/may/2013 17:19

C on corte al 30 de abril de 2013 no se ha

materializado el riesgo "Dec is iones erróneas en

adelantar los procesos disc iplinarios ", s in embargo

la O fic ina viene adelantando ac tividades

No

C apac itar a los func ionarios públicos de la entidad

31/Dec/2016 23:4816/ene/2013 17:24 No se ha materilaizado el riesgo No

Zona de riesgo alta 8

C omo medida de control y manejo del

riesgo, s iendo que a la fecha no se ha

materializado el riesgo, se adopta la

mdedidad e evitar el reisgo a traves de los

respec tivos controles y ac tividades

definidas .

PA -2015-2018 O fic ina

de C ontrol Interno

Disc iplinario - Es trategia

Talento Humano 02/Jan/2015 11:47

Mayor Zona de riesgo extrema 12

Realizar reunión cuatrimestral de retroalimentac ión

de los expedientes rec ibidos en la dependenc ia.

Improbable Mayor

27/jul/2016 16:48 Se programa revis ión para el 30 de Septiembre de No

31/mar/2016 17:32

E l presente riesgo No disponibilidad de los

servic ios de T IC s por cambios en la plataforma, no

se materializó durante el periodo, en el

Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de

la Republica cuenta con los procedimientos y





Los controles aplicados en el periodo son

A plicac ión del procedimiento de control de

cambios .

Realizar C apac itac ión en temas de T IC ´s , ( se

realizó capac itac ión en formac ión de temas

c las ificac ión de la informac ión, C apac itac ión en

No

30/jun/2016 16:47












cambios . (Se adjuntan soportes .)


realizó capac itac ión se adjuntan soportes)

P lan A nual de A dquis ic iones , Se ges tionó y realizó

No

Talento Humano

A ctivo

Talento Humano

Dec is iones erróneas en los

pronunc iamientos ejecutoriados

de los procesos disc iplinarios

A C : Realizar las inves tigac iones disc iplinarias

A C C :Realizar sens ibilizac ión didác tica sobre

Derechos , Deberes y P rohibic iones con el fin de

promover acc iones que aporten al acatamiento de

los deberes de la Ley Disc iplinaria.

Dec idir bajo interés o s in soporte normativo.

Desconoc imiento de la norma

1. A pertura de Inves tigac ion Disc iplinaria para el

func ionario ins truc tor (func ionarios de la ofic ina)

2 . Inves tigac ion P enal por encontrase en curso en

un delito.

3 . V iolac ión de derechos fundamentales .

4 . Inves tigac ión de l C onsejo Superior de la

judicatura.

5 . V iolac ión del manual de ética de la entidad.

A ndres Mauric io Mendieta Daza Moderada

Responsable


Controles


Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se


E

31/dic /2015 09:22












cambios .


realizó capac itac ión en formac ión de temas como

c iberacoso, grooming, sexting, phubbing,

No

31/mar/2015 19:11


A dminis trac ión del Riesgo, se realiza monitoreo a

No disponibilidad de los servic ios de T IC s por

cambios en la plataforma se verifican los controles

as í: 1 . A plicac ión del procedimiento de control de

cambios 2 . Realizar C apac itac ión en temas de

T IC ´s 3 . P lan A nual de A dquis ic iones 4 . WSUS 5.

No

30/jun/2015 10:02










Durante el periodo se realizaron los s iguientes

cambios:

Realizar la dis tribuc ión y migrac ión de los datos

A lmacenamiento Netapp según diseño

C ambio caduc idad entidad certificadora Root y

subordinada

Implementac ión BlackBerry Server BES 12.1

Realizar movimiento de equipos linx y hydra

C ontrol de C ambios SQ L

Implementac ión de dos C ontroladores de Dominio

en IFX. Windows Server 2012 –R2

Ins talac ión de 2 servidores con Rol de C A S Server

No

31/ago/2014 16:40

Se realiza monitoreo a No disponibilidad de los

servic ios de T IC s por cambios en la plataforma se

verifican los controles as í:

1 . A plicac ión del procedimiento de control de

cambios

2. Realizar C apac itac ión en temas de T IC ´s

3. P lan A nual de A dquis ic iones

4. WSUS

5. Referenc iac ión de tecnologías

Se verifican los s iguientes cambios realizados

07_2014_7_15_2013_C ontrol de C ambios

P royec to F5 - Balanceo DNS

08_2014_29_05_2014_C ontrol de C ambios

NETA PP

09_2014_P lan de T ras lado UNE- DA PRE 1 .1

Se realiza capac itac ión en c las ificac ión de la

informac ión la cual permite que las áreas realicen

una c las ificac ión de la informac ión que se tiene en

cada una de las áreas

No

30/dic /2014 08:59

Se realiza monitoreo a No disponibilidad de los

servic ios de T IC s por cambios en la plataforma se

verifican los controles as í: 1 . A plicac ión del

procedimiento de control de cambios 2 . Realizar

C apac itac ión en temas de T IC ´s 3 . P lan A nual de

A dquis ic iones 4 . WSUS 5. Referenc iac ión de

tecnologías

Se verifican los s iguientes cambios realizados:

C ontrolC ambios_SIGEPRE, C ontrol de cambios

Ins talac ión equipo A ruba C learP ass - NA C , C ontrol

de cambios Ins talac ión equipo A PT FireEye,

C ontrol de C ambios C HEC KPO INT- C C TV

PA LA C IO , Se realiza capac itac ión en c las ificac ión

de la informac ión la cual permite que las áreas

No

Insufic iente cantidad en el recurso humano

Falta de herramientas tecnológicas para realizar la

adminis trac ión

No

WSUSFalla en la aplicac ión del procedimiento de cambios

Referenc iac ión de tecnologíasO bsolescenc ia de la tecnología

Errores humanos

E l plan de cambios no fue efec tivo

Desconoc imiento de configurac iones adecuadas en

los servic ios

30/sep/2015 14:04












cambios: se realizaron los s iguientes cambios:

13_2015_C ontrol de cambios de E lances L2 - L3

Dat IFX, 12_2015_C ontrol de C ambios - Servidor

V irtual de Tarificac ión.,

11_2015_C ontrol_C ambios -3 nodo BO G SQ L

Realizar C apac itac ión en temas de T IC ´s , (se

realizó capac itac ión en formac ión como A uditores

Internos en la norma ISO 27001:2013,

C apac itac ión en Lync)

P lan A nual de A dquis ic iones , Se ges tionó y realizó

No

Si No

Falta de capac itac ión y expertic ia para ejecutar las

ac tualizac iones .P lan A nual de A dquis ic iones

A cc ión mal intenc ionada de un Tercero

07/oc t/2013 15:39

En el cuatrimestre correspondiente a los meses

Mayo - A gos to no se presentaron eventos adversos

que conlleven a dec is iones erroneas durante la

ac tualizac ión de la plataforma tecnológica, los

cambios realizados fueron:

C ontrol de C ambios servidores Blade

Firma Digital C umplido de C omis ión

C ontrol de C ambios Balanceadores

C ontrol de C ambios Radware

Mejora Sis tema de Ges tión de Decretos

C ontrol de C ambios V Mware 5-1_Nuevos

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

20/Feb/2015 07:40 30/Dec/2016 23:4019/mar/2013 15:31

Se evidenc ia la A plicac ión del procedimiento de

control de cambios y capac itac ión a los

func ionarios , entre las cuales se evidenc ia

capac itac ión en IT IL, PMP , Buenas prác ticas de

No


Teniendo en cuenta la aplicac ión de los

controles es necesario evitar la

materializac ión del riesgo Dec is iones

erroneas durante la ac tualizac ión de la

plataforma tecnológica, es probable que

exporádicamente se pueden presentar

cambios de urgenc ias que ameritan acc ión

inmediata, la cual se reflejará en el comite

de cambios .

Se programa nuevo monitoreo para el 30 de

Septiembre de 2016

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -

1 . Interrupc ión de los servic ios de Tecnología.

2 . Retraso en los procesos .

3 . P erdida del C onoc imiento sobre las

modificac iones realizadas en la plataforma.

4 . Interrupc ión en los servic ios de la plataforma

tecnológica

5. P erdida de imagen de la dependenc ia y de la

entidad.

6 . Q uejas , rec lamos frente a la pres tac ión de

servic ios

7 . P erdida de imagen de la dependenc ia y de la

entidad.

8 . Retraso en los procesos de la entidad

dependientes de la plataforma tecnológica

A na Roc io C as tro P aez P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16

30/abr/2014 16:26

Durante el cuatrimestre de Enero a A bril no se

presentaron eventos adversos por ac tualizac ión de

la plataforma tecnológica .

Únicamente se presentó un evento adverso por otra

causa diferente, la cual obedece a falla en un switch

de almacenamiento.

Una vez analizados los logs del evento se encontró

la falla originada en uno de los switches de

almacenamiento, no se adjuntan los logs por ser

sens ibles y contener informac ión reservada, es ta

puede ser consultada en el área.

No

14/ago/2014 18:06se realiza revis ión del Riesgo con anális is ,

Identificac ión, V alorac ión y Manejo

A c tivo


No disponibilidad de los

servic ios de T IC s por cambios

en la plataforma

A C C : A c tualizar la plataforma informática de

acuerdo a las neces idades de los c lientes y a los

avances tecnológicos .

A C Renovac ión y adquis ic ión de Licenc iamiento

A RC Renovac ión y adquis ic ión de Licenc iamiento

Se pueden tomar dec is iones erróneas relac ionadas

con la implementac ión de los cambios en la

plataforma tecnológica

Mala identificac ión de los requis itos técnicos y

31/dic /2015 08:51

E l presente riesgo Falta de trazabilidad en las

ac tuac iones de usuarios finales , no se materializó

durante el periodo, en el Departamento

A dminis trativo de la P res idenc ia de la Republica

cuenta con los procedimientos y normas que

definen la forma de operar el proceso y se aplican

los controles es tablec idos para evitar la

materializac ión de es te riesgo, Siempre contanto

con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los

controles es tablec idos son los s iguientes:

C apac itac ión: (se realizó capac itac ión en

sens ibilizac ión de Seguridad Informática . La

semana de la Seguridad - La Seguridad Soy Yo)

C ontroles tecnológicos: Se realizó ins talac ión de

control de ges tión de Identidades .

Entrega de roles : Se realizó entregas de rol durante

el periódo de vacac iones del DBA

No

31/mar/2016 17:04











C apac itac ión: (se realizó capac itac ión en

sens ibilizac ión de Seguridad Informática -

C alificac ión de la informac ión. se adjuntan lis tado

de as is tenc ia)

No

P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16 ImprobableA c tivo


Falta de trazabilidad en las

ac tuac iones de usuarios finales

A C C . A c tivar el P lan de C ontingenc ia ante la

materializac ión de un riesgo

A C C . E jecutar el P lan de pruebas del P lan de

C ontingenc ia

A C Implementar un C entro de cómputo alterno

geográficamente disperso

Indisponibilidad de servic ios T IC s

Error en las configurac iones de los controles

1 . Indisponibilidad de los servic ios de T IC 's .

2 . P erdida de imagen.

3 . V ulnerabilidad en la seguridad.

4 . Q uejas , rec lamos frente a la pres tac ión de

servic ios

5 . V iolac ión a las políticas de seguridad

6. Sanc iones por incumplimiento de la Ley

No

No cumplimiento del procedimiento es tablec ido

15/ene/2014 12:06

En el cuatrimestre correspondiente a los meses

Septiembre- Dic iembre no se presentaron eventos

adversos que conlleven a dec is iones erróneas

durante la ac tualizac ión de la plataforma

tecnológica, los cambios realizados fueron:

Integrac ión C omunicac iones unificadas

A dic ionar un nuevo nodo a la granja de SharePoint

Implementac ión e ins talac ión de switch C O RE

No

31/mar/2015 18:45


A dminis trac ión del Riesgo, se realiza monitoreo,

dentro de la revis ión del trimetre no se presentaron

eventos que generaran la ac tivac ión del plan de

contingenc ia en la plataforma Tecnológica, con lo

cual no se presentarón Incumplimientos de

compromisos durante la ac tivac ión.

No

30/abr/2014 17:15

Durante el periodo comprendido entre Enero a A bril

de 2014 se presento un evento adverso, durante el

cual se ac tivo el plan de contingenc ia en el centro

alterno.

P eriódicamente se es tá ejecutando pruebas en el

centro alterno de datos , el centro alterno de datos

es tá operando en modo ac tivo - ac tivo para correo

elec trónico y página web

No

31/ago/2014 14:13

Para el riesgo Falta de trazabilidad en las

ac tuac iones de usuarios finales , se evalúan los

controles :

1 . C apac itac ión.

-Se realizó capac itac ión en temas de C las ificac ión

de la informac ión por parte del Ing. A lfonso Rojas ,

la cual permite identificar la informac ión de cada

una de las áreas en una base de datos . Se realizó

un acceso direc to desde la intranet a el regis tro de

la informac ión, la cual puede ser consultada en el

link

http://taurus1.pres idenc ia.gov.co/Lis ts /C las ificac io

nInformac ion o a través de la intranet.

- Se realizó capac itac ión en aspirantes y

comis iones .

- A s is tenc ia de 7 func ionarios en plataformas

Windows.

2 . C ontroles tecnológicos

Se implantó la soluc ión GTM, la cual permite

ges tionar el DNS geográficamente disperso.

Se ges tiona la contratac ión para ac tualizar la

plataforma de DLP y control de navegac ión a

No

30/jun/2016 16:07











C apac itac ión: ( Se realizarón capac itac ión a las

dependenc ias: Secretaría de T ransparenc ia, Grupo

de Discursos , Ges tión General, Sec tor P rivado y la

ofic iana del A lto C omic ionado para la P az. donde se

desarrollaron procedimientos de implementac ión de

controles para los documentos vitales de acuerdo a

la calificac ión. A dic ional se realizo una

capac itac ión en el salon A lejandria sobre C ontroles

para implementar donde as is tieron 10 personas de

No

Si No

C ontroles tecnológicosNo ac tivac ión de regis tros de logs

06/sep/2013 18:22

Dentro de la revis ión del cuatrimestre no se

presentaron eventos que generaran la ac tivac ión

del plan de contingenc ia en la plataforma

Tecnológica, con lo cual no se presentarón

No

02/Jan/2015 08:13 30/Dec/2016 23:3419/mar/2013 16:09

Se realiza la validac ión de las pruebas en el centro

alterno.No

Mayor Zona de riesgo alta 8

Realizar las ac tividades de seguimiento

respec tivas para evitar la presentac ión de

Incumplimientos de compromisos durante la

ac tivac ión del plan de contingenc ia en la

plataforma Tecnológica

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

A na Roc io C as tro P aez

30/jun/2015 08:03



durante el periódo, en el Departamento





No

30/sep/2015 18:18











C apac itac ión: (se realizó capac itac ión en formac ión

como A uditores Internos en la norma ISO

27001:2013, C apac itac ión en Lync)

C ontroles tecnológicos: Se realizó ins talac ión de

control de acceso biométrico para el área de talento

humano – Hojas de V ida

Entrega de roles : Se realizó entrega de Rol como

adminis trador de dominio, se adjunta soporte.

No

31/dic /2014 08:18

Dentro de la revis ión del cuatrimestre no se



Tecnológica, con lo cual no se presentarón


ac tivac ión.

No

31/mar/2015 19:18


A dminis trac ión del Riesgo see realiza el monitoreo

a el riesgo violac ión en la integridad de la

informac ión por falta de controles . Se validan los

controles : 1 . Implementac ión de controles

adecuados . 2 . A rmonizac ión normativa 3 . Manual

de política de seguridad de la informac ión 4 . A lertas

de herramientas y contratos de mantenimiento 5 .

referenc iac ión tecnológica 6 . P royec to de Invers ión

No

15/jul/2015 11:19

E l presente riesgo V iolac ión en la integridad de la

informac ión por falta de controles , no se materializó








Se adjunta evidenc ia de algunos controles

No

Entrega de rolesNo cumplimiento de los procedimientos

es tablec idos

15/ene/2014 12:52

Dentro de la revis ión del cuatrimestre comprendido

de Septiembre a Dic iembre de 2014 no se



Tecnológica, con lo cual no se presentaron


ac tivac ión.

En el mes de Noviembre se realizaron pruebas al

No


Falta de capac itac ión


31/mar/2016 17:38

E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia

de la Republica cuenta con los procedimientos y




con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. E l

presente riesgo V iolac ión en la integridad de la

informac ión por falta de controles no se materializó

durante el periodo, es te riesgo cuenta con los

s iguientes controles

Implementac ión de controles adecuados .

A rmonizac ión normativa.

Manual de política de seguridad de la informac ión (

Se encuentra en proceso de inc lus ión de nuevas

políticas , se realizó capac itac ión en inducc ión a

func ionarios , se adjunta presentac ión)


mantenimiento. ( se continua con el seguimiento a

contratos de mantenimiento, se adjuntan soportes)

Referenc iac ión tecnológica

P royec to de Invers ión ( se ges tiona y controla, se

realiza ac tualizac ión al proyec to, se adjunta

No

30/jun/2016 17:34











Implementac ión de controles adecuados .

A rmonizac ión normativa.



políticas)






No

30/sep/2015 23:13











Implementac ión de controles adecuados . (Se

realizó la implementac ión de control de acceso para

el A rea de Talento Humano - Hojas de V ida.)

A rmonizac ión normativa (Se solic itó la

ac tualizac ión de normas , se adjunta soporte)











No

No NoImprobable Mayor Zona de riesgo alta 8

Es necesario evitar la materializac ión del

riesgo a través del desarrollo o adquis ic ión

de software.

En el evento de la evaluac ión de la inic iativa

es ta se podrá tercerizar y de es ta forma

trans ferir en parte el riesgo.

1 . P erdida de reputac ión del proceso de T IC 'S.


3. Impacto en el normal desarrollo de otros

proyec tos .

4 . P erdidad de recursos

A na Roc io C as tro P aezA c tivo

V iolac ión en la integridad de la

informac ión por falta de

controles

A C C . Desarrollar e implementar s is temas de

Informac ión.

A C C . Desarrollo, adminis trac ión e implementac ión

de la plataforma tecnológica de los portáles

ins tituc ionales e intranet.

A C Mantenimiento infraes truc tura alineada a

objetivos de T IC S

V iolac ión en la integridad de la informac ión por falta

de controles

30/dic /2014 08:21

Se realiza el monitoreo a el riesgo violac ión en la

integridad de la informac ión por falta de controles .

Se validan los controles : 1 . Implementac ión de

controles adecuados . 2 . A rmonizac ión normativa 3 .

Manual de política de seguridad de la informac ión 4 .


mantenimiento 5 . referenc iac ión tecnológica 6 .

P royec to de Invers ión 7 . Supervis ión de

proveedores En el periodo se publico la nueva

vers ión del Manual de política de seguridad de la

informac ión, el cual se puede consultar en el

SIGEPRE M-T I-01Manual de la P olítica para la

Tecnología de Informac ión y C omunicac iones -

T ics , se c reó un nuevo proyec to de invers ión, el

cual se adjunta a la presente. Dentro del control de

fuga de informac ión se ac tualizó la plataforma para

DLP , se contrató un nuevo control A TP que permite

No

31/dic /2015 10:59











Implementac ión de controles adecuados . (Se

realizó la implementac ión de control de ges tión de

identidades .)

A rmonizac ión normativa











NoDOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413


(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles

TH Revis ión técnica y normativa de la prenómina Evitar el riesgo

Utilizac ión del A plicativo de Nómina

TH Utilizac ión del aplicativo de nómina Evitar el riesgo

A plicac ión del procedimiento y lineamientos

es tablec idos


(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


SA Evitar el riesgo

SA Evitar el riesgo

SA Reduc ir el riesgo

A plicac ión de pruebas de sonido y audio antes del

evento

SA Lis ta de chequeo protocolo de avanzadas Evitar el riesgo

A plicac ión de P rocedimientos de Seguridad

P rotec tiva y Seguridad Ins talac iones

V ulnerabilidad de la seguridad del Señor P res idente

y V icepres idente de la República.

Des favorabilidad de la percepc ión del servic io de

seguridad.

Jhon Wilmans Gongora P lazas P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16

03/sep/2014 10:17

Se utilizan lis tas de chequeo para eventos dentro y

fuera de ins talac iones pres idenc iales como

documento de control para verificar los es tándares

bás icos de cumplimiento en los servic ios de

seguridad pres idenc ial. A demás durante el segundo

cuatrimestre, se reentrenaron 410 func ionarios

adsc ritos a la Secretaría para la Seguridad en

entrenamiento de polígono, mejorando sus

competenc ias y profes ionalismo en el servic io

pres tado al señor P res idente de la República,

No

15/dic /2014 10:00

En cumplimiento de la agenda del señor P res idente

de la República, se han asegurado el s iguiente

número de eventos durante el último cuatrimestre,

as í:

Eventos en la c iudad de Bogotá 36

Eventos a nivel nac ional 82

Eventos a nivel internac ional 15

A seguramiento C A TA M 33

Total 166

Durante la pres tac ión del servic io se han

implementado los controles es tablec idos en las

lis tas de chequeo y se han llevado a cabo las

No

31/dic /2013 12:00

En la fecha no se han generado incumplimientos de

seguridad durante los eventos que ha tenido

as is tenc ia del señor P res idente de la República de

No

16/may/2014 16:40

Se pres taron 180 servic ios al señor P res idente de

la República Doc tor JUA N MA NUEL SA NTO S

C A LDERÓ N

EV ENTO LO C A L 54

EV ENTO NA C IO NA L 56

EV ENTO S INTERNA C IO NA LES 06

SERV IC IO S EN A ERO PUERTO 64

No

No No

Reunión de coordinac ión donde se solic ita con

antic ipac ión los recursos

01/jul/2013 10:56

Durante el segundo trimestre de 2013 se pres taron

141 servic ios de avanzadas (servic ios avanzada

plan C A TA M nac ional- internac ional, servic io

Bogotá, servic io a nivel nac ional e internac ional),

con la aplicac ión de protocolos de seguridad

es tablec idos por la Secretaría de Seguridad, a fin de

garantizar la seguridad integral del señor

P res idente de la República a nivel Bogotá, Nac ional

No

Gestión de Seguridad,

A poyo Logís tico

P res idenc ial y

01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

15/dic /2012 11:49

Durante el tercer trimestre de 2012 se pres taron

89 servic ios de avanzadas con los protocolos de

seguridad es tablec idos a fin de garantizar la

seguridad integral del señor P res idente de la

No


De acuerdo con los controles es tablec idos

la politica de adminis trac ión de riesgo

asumida es evitar su materializac ión, a la

fecha no se han presentado inc identes que

vulneren la seguridad del Señor P res idente

y V icepres idente.

PA -2015-2018 C A SA

MILITA R-ESTRA TEGIA

3

15/nov/2013 11:01

A la fecha no se han presentado inc identes que

afec ten la seguirdad integral del señor P res idente y

V icepres idente de la República.

No

Solic itud de informac ión de inteligenc ia a diferentes

O rganismos con el fin de ser validada

27/mar/2013 11:41

Durante el primer trimestre de 2013 se pres taron

116 servic ios de avanzadas con los protocolos de

seguridad es tablec idos por la Secretaría de

Seguridad, a fin de garantizar la seguridad integral

del señor P res idente de la República a nivel Bogotá,

Nac ional e Internac ional, s in que a la fecha se

No

A plicac ión de pruebas de confiabilidad del personal

de la C asa M ilitar

C oordinac ión y desempeño en la ejecuc ión de

avanzadas en los eventos del Sr. P res idente

De acuerdo con el monitoreo realizado, se evidenc ió

que en el segundo trimestre de 2015 no

se materializó el riesgo de interrupc ión de la

transmis ión de video y/o audio de los eventos del

Señor P res idente, por cuanto los controles han s ido

No

30/sep/2015 09:35

De acuerdo con el monitoreo realizado, se evidenc ió

que en el tercer trimestre de 2015 no



Señor P res idente, por cuanto los controles han s ido

No

30/jun/2016 11:28

Durante el segundo trimestre del año se aplicaron y

evaluaron todos los controles para evitar la

materializac ión del riesgo, princ ipalmente reuniones

de la comis ión es tablec ida formalmente para el

seguimiento. De acuerdo con el monitoreo

realizado, en el segundo trimestre de 2016 no



Señor P res idente, debido a que los controles

adoptados fueron efec tivos .

Interrupc ión de la T ransmis ión de video y/o audio

de los eventos del Señor P res idente. No se

materializó porque se dispone de personal

competente para el manejo de los equipos de video

y/o audio, porque se realiza el Mantenimiento

permanente de los equipos de video y audio, y por

la A plicac ión de pruebas de sonido y audio antes

del evento.

(Se adjuntan ac ta y reporte)

No

A ctivo

Gestión de Seguridad, A poyo

Incumplimiento de compromisos

durante la pres tac ión del

servic io de seguridad

pres idenc ial

A C C : Ges tionar las ac tividades protocolarias y

logís ticas de los eventos P res idenc iales .

A C : Realizar el primer (1) c ic lo de capac itac ión

mediante prác ticas de poligono

A plicac ión errónea de los P rocedimientos de

pres tar seguridad de ins talac iones y seguridad

31/mar/2016 08:56

Es te riesgo no se materializó en la Direcc ión para la

Relac ión con los Medios porque se emplearon

politicas internas es tablec idas frente a la

publicac ión de la informac ión y porque se utilizó

personal capac itado en redacc ión y edic ión de

No

24/may/2016 17:53

En el período enero-marzo de 2016 no

se materializó es te riesgo porque se dispone de

personal competente para el manejo de los equipos

de video y/o audio, porque se realiza el

mantenimiento permanente de los equipos de video

y audio, y por la aplicac ión de pruebas de sonido y

audio antes del evento. Se efec tupo una reunión

No

Falta de difus ión de los servic ios de seguridad a los

Insufic ienc ia de recursos (Humanos , logís ticos ,

medios técnicos , documentos , otros) necesarios

para la atenc ión del evento pres idenc ial.

Inexac titud de informac ión suminis trada por

O rganismos de seguridad.

A c tos mal intenc ionados originados por todos los

fenómenos generadores de violenc ia (Narcotráfico,

Grupos A rmados I legales , Grupos Terroris tas ,

Delincuenc ia C omún y Delincuenc ia O rganizada) y

Falla técnicas de los equipos de video y/o audio

31/mar/2015 12:06

De acuerdo con el monitoreo realizado, se evidenc ia

que no se han presentado materializac iones del

risgo, por cuanto los controles han s ido efec tivos .

No

No No

Fallos en señales de audio, video, internet o fluido Mantenimiento permanente de los equipos de video

13/ene/2015 17:08

Durante el tercer cuatrimestre de 2014 se

realizaron las transmis iones de video y audio de los

eventos del Señor P res idente s in que se

presentaran interrupc iones en la pres tac ión del

servic io.

No


A poyo Logís tico

P res idenc ial y

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59 15/sep/2014 10:23

Teniendo en cuenta que el riesgo se es tablec ió

terminando el segundo cuatrimestre, su monitoreo

se realizará para el tercer cuatrimestre de la

No

Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12

De acuerdo a los controles es tablec idos la

política de manejo es reduc ir el riesgo. Se

programa monitoreo a 30 de junio de 2015

PA -2015-2018

SEC RETA RÍA DE

PRENSA - ESTRA TEGIA

Guillermo A lfredo Tovar A ñez C as i certeza Mayor Zona de riesgo extrema 20

Personal competente para el manejo de los equipos

de video y/o audio

A c tivo


Interrupc ión de la T ransmis ión

de video y/o audio de los

eventos del Señor P res idente

A C C : Divulgar y monitorear la Ges tión

P res idenc ial. La interrupc ión de la transmis ión de

video y/o audio de los eventos del Señor pres idente

ocas ionadas por fallas técnicas

A C Divulgac ión de los contenidos informativos

Incomunicac ión entre el s itio del evento y las

ins talac iones de la Secretaría de P rensa

1. P érdida de confianza en ges tión de la Secretaria

de P rensa

2. Falta de oportunidad y puntualidad en la entrega

de informac ión sobre eventos y programas del

Señor P res idente

3. Incumplimiento del servic io informativo a los

medios y/o entidades y ausenc ia de material

informativo para procesar y divulgar

01/abr/2016 11:47

Se realizó la identificac ión, anális is , manejo y

valorac ión del riesgo asoc iado a la Es trategia 1 de

la Direcc ión de Discursos “Inexac titud en la

informac ión enviada por parte de las entidades para

la elaborac ión de fichas , discursos y artículos del

señor P res idente”. Se evidenc ió que NO se

materializó el riesgo porque de acuerdo a las

medidas de autocontrol, la Direcc ión de Discursos

envió un correo elec trónico a los Secretarios

P rivados de los M inis terios y de otras entidades

del Gobierno nac ional, para optimizar su papel de

enlace entre su entidad y la P res idenc ia, logrando

que es tos enviaran la informac ión base con la

oportunidad y calidad requeridas .

No

30/jun/2016 08:35














oportunidad y calidad requeridas .

No

09/oc t/2015 11:08














No

04/ene/2016 16:00

Los func ionarios de la Direcc ión de Discursos se

reunieron para realizar la identificac ión, anális is ,

manejo y valorac ión del riesgo asoc iado a la

Es trategia 1 de la Direcc ión de Discursos

“Inexac titud en la informac ión enviada por parte de

las entidades para la elaborac ión de fichas ,

discursos y artículos del señor P res idente”,

y evidenc iaron que con corte al 31 de dic iembre del

2015 NO se materializó el riesgo porque de

acuerdo a las medidas de autocontrol, la

dependenc ia envió un correo elec trónico a los

Secretarios P rivados de los M inis terios y de otras

entidades del Gobierno nac ional, para optimizar su

papel de enlace entre su entidad y la P res idenc ia,

logrando que es tos enviaran en lo suces ivo la

No

05/ene/2016 10:39

De acuerdo con el monitoreo realizado, en el cuarto

trimestre de 2015 no se materializó el riesgo de

interrupc ión de la transmis ión de video y/o audio de

No

31/mar/2016 08:51

Es te riesgo no se materializó en el primer trimestre

de 2016 porque la Direcc ión dispone de personal

competente para el manejo de los equipos de video

y/o audio, porque se realiza el mantenimiento

permanente de los equipos de video y audio, y por

la realizac ión de pruebas de sonido y audio antes de

cada evento.

No

30/jun/2015 20:50

A C C :Divulgar y monitorear la Ges tión P res idenc ial.

C orresponde a la informac ión que se publica por

error o en momentos inoportunos que pueden

afec tar la imagen y c redibilidad de la Direcc ión

paran la Relac ión C on los Medios y la Entidad

A C Divulgac ión de los contenidos informativos

No exis te un solo func ionario as ignado por las

respec tivas entidades fuente de insumos para

responsabilizarse por la verac idad de la informac ión

Revis ión exhaus tiva de la informac ión contenida en

el produc to por parte del Direc tor de Discursos

07/jul/2015 12:02

E l día 30 de junio de 2015, el equipo de la

dependenc ia realizó una reunión para revisar el

riesgo “Inexac titud en la informac ión enviada por

parte de las entidades para la elaborac ión de fichas ,

discursos y artículos del señor P res idente”, y

se conc luyó que NO se materializó dicho riesgo.

Es to, porque de acuerdo a las medidas de

autocontrol, la Direcc ión de Discursos envió un

correo elec trónico a los Secretarios P rivados de los

M inis terios y de otras entidades del Gobierno

nac ional, para optimizar su papel de enlace entre su

entidad y la P res idenc ia, logrando que es tos

No

En las entidades externas que proveen insumos no

coordinan el envío de una informac ión unificada

No

No No

PA -2015-2018

DIREC C IÓ N DE

DISC URSO S-


A poyo Logís tico

P res idenc ial y

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59 01/abr/2015 11:50

Durante el trimestre no se materializó el riesgo,

dado que una vez revisada la informac ión, cumplió

con los requerimientos esperados .

Revis ión exhaus tiva de la informac ión fuente por

parte del responsable de la elaborac ión del produc to

Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6C on la aplicac ión de los controles , se

evitará que se materialice el riesgo

Demoras en la producc ión del material final.

E rrores en las intervenc iones del P res idente.

P érdida de c redibilidad del P res idente en la

Direcc ión de Discursos .

P érdida de c redibilidad de la opinión pública en lo

que dice el P res idente.

Diana Marcela Jiménez Moncada P robable Moderado Zona de riesgo alta 12

De acuerdo con el análisuis efec tuado, el riesgo de

Divulgac ión no autorizada de informac ión de

carác ter notic ioso no se materializó en el tercer

trimestre de 2015, ya que se aplicaron como

controles las políticas internas es tablec idas frente

a la publicac ión de la informac ión y el personal

No

No

31/mar/2015 11:53

De acuerdo con a revis ión realizada al riesgo


carác ter notic ios , se evidenc ia que no se han

presentado materializac iones de riesgo, por cuanto

No

30/jun/2016 12:23

Durante el segundo trimestre del año se aplicaron y

evaluaron todos los controles para evitar la

materializac ión del riesgo de Divulgac ión no

autorizada de informac ión de carác ter notic ioso,

princ ipalmente reuniones de la comis ión

es tablec ida formalmente para el seguimiento.

De acuerdo con el anális is efec tuado, el riesgo no

se materializó en el lapso abril-junio de 2016,

ya que se aplicaron controles como las políticas

internas es tablec idas frente a la publicac ión de la

informac ión y el personal capac itado en redacc ión y

edic ión de notic ias y las políticas internas .

No

A ctivo


Inexac titud de la informac ión

enviada por parte de las

entidades para la elaborac ión de

fichas , discursos y artículos del

señor P res idente

A lgunas veces las entidades entregan informac ión

incompleta, confusa o equivocada que puede

generar errores en las intervenc iones que se

preparan para el P res idente

Q ue la informac ión no se revisa o comprueba en la

fuente o entidad que la provee

05/ene/2016 10:36

De acuerdo con el anális is efec tuado, el riesgo de


carác ter notic ioso no se materializó en el cuarto

trimestre de 2015, ya que se aplicaron controles

como las políticas internas es tablec idas frente a la

publicac ión de la informac ión y el personal

capac itado en redacc ión y edic ión de notic ias y las

No

24/may/2016 17:25

En el primer trimestre del año es te riesgo no se

materializó porque se emplearon politicas internas

es tablec idas frente a la publicac ión de la

informac ión y porque se utilizó personal capac itado

en redacc ión y edic ión de notic ias . Se revisó en una

No

A ctivo


Divulgac ión no autorizada de

informac ión de carác ter

notic ioso

Si No

P remura en publicar la informac ión de manera P ersonal capac itado en redacc ión y edic ión de

Errores de comprens ión acerca de las ins trucc iones

dadas sobre la publicac ión de la informac ión

13/ene/2015 14:55

Durante el cuatrimestre formado por septiembre,

oc tubre, noviembre y dic iembre de 2014 se

presentaron en las laboreas de la Direcc ión para la

Relac ión con los Medios cero (0) casos de

divulgac ión no autorizada de informac iones de tipo

Ges tión de Seguridad,

A poyo Logís tico

P res idenc ial y

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:5915/sep/2014 10:15

Durante el ultimo cuatrimestre de 2014, el riesgo

"Divulgac ión no autorizada de informac ión de

carác ter notic ioso", No se materializó,

evidenc iando que los controles en cuanto a los

No


De acuerdo a los controles es tablec idos y a

las acc iones del P lan O perativo de la

Direcc ión para la Relac ión con los Medios ,

la política de manejo es "Evitar el Riesgo".

se es tablece monitoreo para el 30 de junio

de 2015.

PA -2015-2018

SEC RETA RÍA DE

PRENSA - ESTRA TEGIA

Guillermo A lfredo Tovar A ñez C as i certeza Mayor Zona de riesgo extrema 20

Politicas internas es tablec idas frente a la

publicac ión de la informac iónC omunicac ión imprec isa entre quien autoriza y

1 . Se puede generar des informac ión que afec ta la

c redibilidad del Sr. P res idente y/o del Gobierno

Nac ional

2 . Se genera insatis facc ión y quejas del P res idente

de la República y/o de otros altos func ionarios del

Gobierno

3 . P érdida de c redibilidad y afec tac ión de la imagen

Secretaria de P rensa y la Entidad

30/jun/2015 20:43

E l riesgo de Divulgac ión no autorizada de

informac ión de carác ter notic iosos no se

materializó en el segundo trimestre de 2015, dado

que se aplicaron como controles las políticas

internas es tablec idas frente a la publicac ión

No

30/sep/2015 08:34

13/ene/2016 09:54

Para el cuarto trimestre de la vigenc ia 2015 no se

materializó el riesgo "Incumplimientos legales en la

liquidac ión de las novedades laborales y

pres tac ionales", la aplicac ión de los controles

es tablec idos ha permitido que la ges tión del Grupo

No

15/abr/2015 15:55

A la fecha no se han presentado incumplimientos en

la liquidac ión de novedades laborales y

pres tac ionales , lo cual evidenc ia que el riesgo no

ha s ido materializado.

No

15/jul/2015 11:08

Para el trimestre A bril, Mayo y Junio, no hubo

incumplimientos legales en la liquidac ión de las

novedades de laborales y pres tac ionales , se realizó

la ac tualizac ión de los procedimientos P -TH-14

Liquidac ión de horas extras y P -TH-04 Selecc ión y

No




Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa

E

Proceso



Controles

15/may/2013 10:23

De acuerdo al seguimiento realizado al 30 de abril

de 2013 para el riesgo Incumplimientos legales en

la liquidac ión de las novedades laborales y

pres tac ionales (RC ), se evidenc ia que es te no se ha

materializado, por cuanto los controles se han

No

Si No

01/sep/2014 15:12

Se realiza el monitoreo del riesgo, después de

verificar el resultado del indicador, donde no se

presentó ningún incumplimiento legal por fallas en

las liquidac iones de las novedades laborales y

pres tac ionales y que con el apoyo del Á rea de

Sis temas se viene verificando el aplicativo, de tal

manera que la parametrizac ión es te acorde con los

No

07/ene/2015 10:37

A partir del 27 de agos to de 2014, el Á rea de

Talento Humano dio es tric to cumplimiento a los

controles es tablec idos , los cuales fueron eficaces

teniendo en cuenta que durante la vigenc ia 2014,

no se presentaron incumplimientos legales en la

No

28/abr/2014 13:57

Se tiene previs to realizar monitoreo a 30 de abril

para unificar las fechas , teniendo en cuenta que el

último se realizó el 13 de marzo con el ajus te del

riesgo y seguimiento de tareas .

No

02/may/2014 16:31

Se realizó el monitoreo del riesgo y se verificó que

los controles es tablec idos como son: la utilizac ión

del aplicativo, revis ión técnica y normas en la pre

nomina, seguimiento en planilla de control de

regis tro de novedades y el cumplimiento del

procedimiento y lineamientos es tablec idos .

No

22/ene/2014 16:49

Dando alcance a la revis ión realizada el 15 de

enero del presente teniendo en cuenta que en

reunión del Á rea de Talento Humano para

seguimiento de tareas y autocontrol se realizó la

revis ión y anális is de los trámites realizados en la

liquidac ión de las novedades legales y

pres tac ionales , se encontró que a los conduc tores:

Benjamín Maldonado, Rubén Grajales , Bladimir

O viedo, O rlando Marín, José Manuel A lvarado,

Rubén Darío A rias , V íc tor V elásquez, Jairo Linares ,

Gus tavo A dolfo Rodríguez, O scar Bolívar C añón que

tienen horarios espec iales en razón a la neces idad

del servic io, se les realizaron pagos por mayor

valor, debido a la falta de c laridad en la informac ión

reportada para el cambio de turnos . C on base en lo

anterior se puede evidenc iar que se incumplió con

la liquidac ión de las novedades legales y

pres tac ionales de los conduc tores , evidenc iando

que se materializó el riesgo. P or lo anterior se

solic itará la respec tiva mejora, y desarrollar las

s iguientes ac tividades:

1 . Revis ión de la normatividad vigente

2. C ircular donde se es tablezca el trámite y fechas

para entrega de reporte de horas extras mensual.

3 . Requerir a s is temas el ajus te del aplicativo con

la parametrizac ión de los nuevos turnos .

No

13/mar/2014 13:21

Se realizó el ajus te del riesgo y se ac tualizan las

acc iones a seguir:

:

1 . Revis ión de la normatividad vigente

2. C ircular donde se es tablezca el trámite y fechas

para entrega de reporte de horas extras mensual.

3 . Requerir a s is temas el ajus te del aplicativo con

la parametrizac ión de los nuevos turnos .

4 . Solic itar al Á rea adminis trativa y a s is temas el

reporte de ingreso y salida de los conduc tores

5. A s ignac ión de un func ionario para apoyo jurídico

y técnico en la revis ión de horas extras .

6 . C on el apoyo de s is temas dic tar capac itac ión en

el uso del aplicativo.

7 . Ges tionar compromisos con los conduc tores

implicados para el reintegro de los dineros .

8 . Realizar la liquidac ión manual de las novedades

de horas extras con turnos espec iales , has ta tanto

se ac tualice el aplicativo.

9 . A c tualizar el riesgo.

10 Documentar trámite de horas extras , recargo

diurno, noc turno y fes tivos

No


C on el fin de depurar los errores que se

puedan presentar en la ejecuc ión del

procedimiento, se realiza una revis ión de la

prenómina que permita evitar las

incons is tenc ias e incumplimientos legales

que se puedan generar liquidando las

novedades laborales y pres tac ionales en el

aplicativo.

PA -2015-2018 Á rea de

Talento Humano - Talento Humano

Mario Ricardo Mendez C orredor Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12 Raro

30/ago/2013 12:28

No se presentó ninguna incons is tenc ia, por lo tanto

no se materializó el riesgo, se continua con el

monitoreo y los controles

No

15/ene/2014 15:42

Se realiza monitoreo y revis ión en la liquidac ión de

novedades laborales y pres tac ionales con corte a

31 de dic iembre de 2013, se pudo evidenc ia el

cumplimiento en cada uno de los requerimientos de

los func ionarios y liquidac ión de la nómina s in

presentarse ninguna novedad e incons is tenc ia, se

No

12/abr/2016 15:26

Para el primer trimestre de la vigenc ia 2016, no se





No

06/jul/2016 11:41

Monitoreo del Riesgo.

Una vez verificada la aplicac ión de los controles del

Riesgo "Incumplimientos legales en la liquidac ión

de las novedades laborales y pres tac ionales" de

acuerdo con el procedimiento P -TH-02

"Liquidac ión de Nómina y P res tac iones Soc iales

V 5, se evidenc ió que el riesgo no se ha

materializado. Los controles aplicados son: La

utilizac ión del aplicativo de nómina Hominis en

donde de manera mensual se ingresan las

novedades de la nómina para su liquidac ión. E l

segundo control corresponde a la revis ión técnica y

normativa, en donde se verifica en la pre nómina

que las novedades se hayan inc luido en su totalidad

y se hayan liquidado conforme a la normatividad

vigente. E l último control corresponde a la

aplicac ión del procedimiento y el lineamiento

es tablec ido para la liquidac ión de la nómina.

Fortalec imiento de C ontroles .

E l Grupo de Nómina ha implementado los s iguientes

controles :

No

07/oc t/2015 09:23

Para el tercer trimestre de la vigenc ia 2015 no se





A c tivo

Talento Humano

Incumplimientos legales en la

liquidac ión de las novedades

laborales y pres tac ionales

A C C : E laborar y liquidar la Nómina, de acuerdo a

las novedades y obligac iones de ley.

A C : Ges tionar y atender los trámites de las

s ituac iones adminis trativas de los func ionarios de

manera oportuna, de conformidad con los

procedimientos es tablec idos .

Se pueden presentar incumplimientos legales por

fallas en liquidac ión de las mismas de acuerdo con

las herramientas utilizadas .

Desconoc imiento de novedades reportadas para la

liquidac ión de pres tac iones soc iales

1 . Sanc iones legales .

2 . Multas y sanc iones a la entidad.

3 . P erdida de c redibilidad y confianza en la

liquidac ión de nómina.

Revis ión técnica y normativa en la prenóminaFalta de parametrizac ión del aplicativo con base en

las neces idades de la Entidad.

Desconoc imiento de la normatividad vigente.

04/abr/2013 15:38Se continua con la aplicac ión de los controles en el

proceso y se analiza la pos ibilidad de inc luir nuevos No

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

15/ene/2013 16:03

Se han venido implementando mejoras en el

aplicativo Hominis , para evitar que se materialice el

riesgo, y se continua en al analis is de nuevos

controles a realizar por los func ionarios

No

No

Si Si

Revis ión de la prenómina por parte del Jefe del Á rea

de Talento HumanoReduc ir el riesgo

C ompartir o trans ferirRevis ión de la P renómina por parte del Grupo de

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

22/jul/2016 16:48

Se identifica es te riesgo y se realiza su anális is ,

valorac ión y manejo de acuerdo a los controles que

se definieron con el fin de prevenir su

materializac ión. Se realizará su monitoreo de

manera trimestral conforme a los lineamientos

es tablec idos . En la ac tualidad se viene aplicando

los controles los cuales han resultado ser efec tivos

por cuanto no se han presentado ac tos que

NoMayor Zona de riesgo alta 8

De acuerdo con las ac tividades de la

es trategia No. 3 del P lan de A cc ión en

donde se encuentra las s ituac iones

adminis trativas se hace seguimiento al

tema de nómina y sus diferentes novedades .

PA -2015-2018 Á rea de

Talento Humano - Talento Humano

A ctivoT ráfico de influenc ias durante la


A C C : P roveer los servidores públicos de la entidad

de acuerdo con las neces idades y requis itos

exigidos

A C : Mantener ac tualizada la informac ión de los

func ionarios de la entidad en el aplicativo SIGEP y

P royec tar los ac tos adminis trativos relac ionados

con los asuntos propios de la dependenc ia, de

acuerdo a los procedimientos es tablec idos .

Se pueden tomar dec is iones erroneas en la

selecc ión de personal por el no cumplimiento de los

requis itos exigidos .

1 . P erdida de c redibilidad y confianza por no cumplir

con los requis itos del Manual.



4. P erdidas económicas por reprocesos

adminis trativos al interior de la Entidad.




ImprobableA c tivo

Talento Humano

Fraude en el pago de la nómina y

fac tores salariales en benefic io

propio y de un tercero

Mediante el proceso de pago de la nómina y sus

parafis cales se pueden presentar eventos que

alteren el normal desarrollo del mismo, desviando

los recursos para un benefic io propio, es dec ir, de

los adminis tradores de la nómina y de un tercero,

ocas ionando perdida de recursos y detrimento en el

patrimonio de la Entidad.

Debilidad en la confrontac ión entre el número de

func ionarios ac tivos vs el número de func ionarios a

quienes se les va a generar el pago de nómina.- Detrimento P atrimonial

- Inves tigac iones Disc iplinarias , P enales y Fiscales

- P érdida de Imagen Ins tituc ional

- Re procesos adminis trativos

Falta de seguridad en la parametrizac ión del

Debilidad en la revis ión y aprobac ión por parte de

las ins tanc ias pertinentes

Falta de es tandarizac ión para la elaborac ión de la

nómina y sus novedades

Mario Ricardo Mendez C orredor P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16

13/jul/2016 09:19

Para el segundo trimestre de 2016, no se

materializó el riesgo "T rafico de influenc ias durante

la selecc ión de personal". Se continúa aplicando los

controles es tablec idos los cuales son: 1 . Solic itar a

la Secretaría de Seguridad realizar el respec tivo

es tudio de seguridad del aspirante a ocupar el

cargo. 2 . A plicac ión formato C ontrol de documentos

para la poses ión legal del cargo. 3 . V erificar la

idoneidad del personal, revisando el cumplimiento

de los requis itos para ocupar el cargo. 4 . Solic itud

de aplicac ión de pruebas de meritoc rac ia, para los

niveles direc tivo, asesor y profes ional. 5 . Revis ión

jurídica a las resoluc iones de nombramiento.

No

28/jul/2016 08:54

De acuerdo con la ac tualizac ión del presente riesgo

se observa que los s iguientes controles que se

es talec ieron han demostrado ser efec tivos .

1 . Solic itar a la Secretaría de Seguridad realizar el


ocupar el cargo. 2 . A plicac ión del formato C ontrol

de documentos para la poses ión legal del cargo. 3 .

V erificac ión de cumplimiento de requis itos

mínimos . 4 . Solic itud de aplicac ión de pruebas de

meritoc rac ia (C argos P rofes ional, A sesor, Jefes de

Á rea y O fic ina). 5 . Revis ión jurídica a las

Resoluc ionesde nombramiento.

E l grupo de V inculac iones e H is torias Laborales

No

12/abr/2016 15:28

Para el primer trimestre de la vigenc ia 2016, no se










No

05/jul/2016 13:15

Para el segundo trimestre de 2016, no se












jurídica a las resoluc iones de nombramiento.

No

16

07/oc t/2015 09:27

Para el tercer trimestre de 2015, no se materializó

el riesgo "T rafico de influenc ias durante la

selecc ión de personal". Se continúa aplicando los










No

14/ene/2016 09:13

Para el cuarto trimestre de 2015, no se materializó

el riesgo "T rafico de influenc ias durante la

selecc ión de personal". Se continúa aplicando los










No

16/abr/2015 08:57

Durante el último trimestre no se han presentado

T ráfico de influenc ias durante la selecc ión de

personal, lo cual evidenc ia que no se ha

No

15/jul/2015 11:14

Se viene dando es tric to cumplimiento a los

controles es tablec idos , adic ionalmente se hizo una

ac tualizac ión del P rocedimiento P -TH-04 Selecc ión

y V inculac ión de personal, los func ionarios que han

ingresaron durante la vigenc ia 2015, cumplieron

No

07/ene/2015 10:43

Durante el proceso de selecc ión y vinculac ión de

los func ionarios , el Á rea de Talento Humano aplica

los controles es tablec idos de tal forma que el

personal que ingresa a la Entidad cumple con los

requis itos exigidos para el cargo que va a ocupar.

Se realizan los es tudios de seguridad, pruebas de

meritoc rac ia para los niveles P rofes ional, A sesor y

Direc tivo, revis ión de experienc ia y eduac ión

academica de acuerdo a lo es tablec ido en el

No

15/abr/2015 16:35

Durante el último trimestre no se han presentado

T ráfico de influenc ias durante la selecc ión de

personal, lo cual evidenc ia que no se ha

No

02/may/2014 23:59

Se ha dado cumplimiento a cada uno de los

controles , evidenc iando la efec tividad de los

mismos , s in embargo en el monitoreo se realizaron

ajus tes en cuanto al es tudio de seguridad y uso del

formato control de documentos para el retiro del

cargo.

No

03/sep/2014 11:56

Se continua con la verificac ión de requis itos y

controles para evitar dec is iones erróneas para el

ingreso de func ionarios a la Entidad, teniendo en

cuenta que cumpla con cada uno de los requis itos

exigidos de acuerdo con el cargo, con corte a 31 de

agos to se pudo evidenc iar que los func ionarios

ac tivos han cumplido con cada unp de los

No

15/ene/2014 15:51

Para proveer los cargos requeridos se han venido

cumpliendo con los controles y revis ión de

requis itos , para la poses ión legal del cargo, como:

publicac ión hoja de vida y pruebas de meritoc rac ia

s i aplica, realizac ión del es tudio de seguridad para

cada uno de los aspirantes , revis ión minuc iosa del

control de documentos para la poses ión. Es to nos

ha dado un resultado del 100% de func ionarios que

cumple con los requis itos de acuerdo con el manual

No

V erificac ión de cumplimiento de requis itos mínimos

Falsedad en documentos que soportan la dec is ión.Solic itud de aplicac ión de pruebas de meritoc rac ia

P res iones por terceros para la vinculac ión del Revis ión jurídica a las resoluc iones de

03/dic /2013 08:49

En el monitoreo realizado el 06 de septiembre se

evidenc io que no se habia materializado el riesgo,

teniendo en cuenta que se identifico como un riesgo

de corrupc ión se documentaron y adic ionaron otros

controles y se fija proxima fecha de revis ión para el

No

Si Si

15/may/2013 09:49

De acuerdo al seguimiento realizado al riesgo con

corte 30 abril Dec is iones erróneas en la selecc ión

de personal - por trafico de influenc ias RC , se

evidenc ia que es te no se ha materializado, por

No







satis fac toria.

Mario Ricardo Mendez C orredor P robable Mayor Zona de riesgo extrema



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles

SA Reconoc imiento aéreo del campo princ ipal y alterno Evitar el riesgo

Supervis ión de desplazamiento de aeronaves

solic itadas el día de la O perac ión A érea

SA Reunión del C omité de A genda Evitar el riesgo

Realizac ión de encues tas para conocer la

percepc ión del Sr. P res idente

Seguimiento a las novedades presentadas en los

eventos realizados .

SA Evitar el riesgo

10/jul/2015 07:54

Para el segundo trimestre del 2015 se cumplieron

con todos los compromisos y lineamientos

protocolarios es tablec idos en la preparac ión y

ejecuc ión de los eventos del señor P res idente y

V icepres idente, as í mismo el personal s igue con la

correc ta aplicac ión y verificac ión de las lis tas de

control y chequeo con el fin de omitir pasos durante

No

16/sep/2014 17:25

Se realizo la ac tualizac ión del riesgo de acuerdo a

los nuevos lineamientos es tablec idos .

P ara el segundo cuatrimestre del 2014 se

cumplieron con todos los compromisos y

lineamientos protocolarios es tablec idos en la

preparac ión y ejecuc ión de los eventos del señor

P res idente y V icepres idente. P or lo anterior el

riesgo no se materializo.

No

13/ene/2015 11:30

Se efec tua el monitoreo acerca de la inadecuada

aplicac ion de los lineamientos protocolarios

es tablec idos para la preparac ion y ejecuc ion de los

eventos del señor P res idente y V icepres idente y se

conc luyo que no se materiallizo dicho riesgo

No

Los controles que tiene la C asa M ilitar ha permitido

que el riesgo no se materialice por lo tanto se

mantiene en una zona de riesgo moderada

No

02/feb/2016 09:42

La P olítica asumida por la C asa M ilitar es la de

reduc ir el riesgo, de acuerdo con los s iguientes

controles es tablec idos:

• Tener personal disponible y debidamente

capac itado para cubrir los eventos P res idenc iales y

V icepres idenc iales

• A s is tir a las reuniones de coordinac ión previa

de agenda del Sr. P res idente y vicepres idente

• C uando se trate de eventos fuera de la c iudad

de Bogotá, coordinar con las partes interesadas la

organizac ión de los eventos

• V alidar lis tados de as is tenc ia en los eventos

• Según el lugar de ejecuc ión del evento,

seguimiento puntual de los formatos o lis tas de

chequeo es tablec idas por C asa M ilitar.

P or lo anterior durante el cuarto trimestre el riesgo

No

01/abr/2016 11:37

Teniendo en cuenta el Decreto 125 del 26 01 2016

P or el cual se modifica la es truc tura del


la República y se le as igna a la C asa M ilitar las

func iones que has ta la fecha venía desempeñando

la Secretaría para la Seguridad P res idenc ial, por lo

tanto el cargo de Secretario para la Seguridad

P res idenc ial se suprime.

P or lo anterior se realizó la reunión con la O fic ina

de P laneac ión donde se c reó la Mejora O IG-168

“INC UMPLIMIENTO S GENERA DO S EN LA

A TENC IO N DE EV ENTO S DEL SEÑO R

PRESIDENTE” para la modificac ión de Indicadores

de Riesgo










No

09/oc t/2015 07:19















No

05/ene/2016 12:04















No

09/jun/2015 16:05Se realizo la ac tualizo en la valorac ion del riesgo

moviendo dos cuadrantes segun la calificac ion dada No

No

PA -2015-2018 C A SA


2


A poyo Logís tico

P res idenc ial y

01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

19/sep/2013 10:50

Durante el ultimo cuatrimestre no se incumplieron

compromisos en el servic io de apoyo logís tico y

protocolo en los eventos del Sr. P res idente.

P ara el tercer cuatrimestre el seguimiento a dichos

compromisos se realizará a través del formato F-SA -

Tener personal disponible y debidamente


Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6


la politica asumida por la C asa M ilitar es la

de reduc ir el riesgo.

A s is tir a las reuniones de coordinac ión previa de

agenda del Sr. P res idente y vicepres idente

Pérdida de imagen del Señor P res idente de la

República. A driana Margoth Melo P ortilla P robable Moderado Zona de riesgo alta 12

Según el lugar de ejecuc ión del evento, seguimiento

puntual de los formatos F-SA -40/41/50.

C uando se trate de eventos fuera de la c iudad de

Bogotá, coordinar con las partes interesadas la

organizac ión de los eventos .

22/ene/2014 17:18

La casa M ilitar no presento ningún riesgo, debido a

que las lis tas de verificac ión se cumplieron a

cabalidad paso a paso de manera previa por parte

de los diferentes equipos de avanzada

NoV alidar lis tados de as is tenc ia a los eventos .

C oordinac ión con organizadores del evento para

es tablecer los pormenores de ejecuc ión del mismo

30/abr/2014 15:11

No

A ctivo


Inadecuada aplicac ion de los

lineamientos protocolarios

es tablec idos para la preparac ion

y ejecuc ion de los eventos del

señor P res idente y

V icepres idente


logís ticas de los eventos P res idenc iales . E l

incumplimiento de los lineamientos protocolarios

puede generar la materializac ión de es te riesgo.

A C A plicar encues ta de medic ión y generar el

informe de resultados .

Falta de coordianc ión de vanzadas con las

diferentes Secretarías P res idenc iales ,

organizadores de eventos , entes de control

(Fiscalía, P rocuraduría, C ontraloría), comandantes

No

14/abr/2016 14:55

La Direcc ión de Eventos realiza el dia de hoy 14 de

abril de 2016, la valorac ión de los riesgos a su

cargos , evidenc iando que a la fecha y una vez

ejerc idos los controles como son el C omité de

A genda, las reuniones semanales de programac ión

y en las cuales se des tina un aparte de la misma a

valorar la ocurrenc ia de novedades o pos ible

materializac ión del riesgo, lo cual se evidenc ia en

las ac tas cargadas en cumplimiento de és ta

ac tividad, as i como en las ac tas de avanzadas

efec tuadas por los miembros del equipo, se

evidenc ia que no se ha materializado dentro de los

3 primeros meses de la vigenc ia los riesgos

es tablec idos . En cons tanc ia se suben las ac tas

No

NoA ctivo


Incumplimiento sobre los

es tándares de calidad definidos

por el Direc tor de Eventos , para

la realizac ión de los eventos en

los cuales intervenga el Señor

P res idente de la República.

La Direcc ión de Eventos , realiza ac tividades de

apoyo y coordinac ión con otras dependenc ias del


la República, a fin de determinar las ac tividades

técnicas , logís ticas y protocolarias necesarias para

el adecuado desarrollo de los eventos que cuenten

con la partic ipac ión del Señor P res idente de la

República.

La menc ionada coordinac ión, se presenta antes ,

durante y después de cada evento, de acuerdo a la

agenda programática definido por el C omité de

A genda.

A C C :Gestionar las ac tividades protocolarias y

logís ticas de los eventos P res idenc iales

Impuntualidad de los invitados espec iales a los

Modificac ión en la A genda P res idenc ial de último




Inexac titud de informac ión suminis trada por

organizadores del evento (lis tas de as is tentes).

No

08/abr/2015 11:30 Se realiza la ac tulizac ion y monitoreo del riesgo No

03/jun/2015 11:04

Durante el segundo trimestre del 2015 se

cumplieron con todos los compromisos y


No

No

No

Reuniones semanales de programac ión logís tica y

operativa de los eventos a realizarse durante la

semana con los func ionarios de la Direcc ión de Fallas durante el proceso de coordinac ión con las

demás dependenc ias del DA PRE y Entidades que

partic ipen en la organizac ión de los eventos del

Señor P res idente y que repercutan en los

resultados exitosos del evento o su realizac ión con

C oordinar con las diferentes dependenc ias del

DA PRE y demás Entidades involuc radas en la

realizac ión de los eventos en los cuales intervendrá P resentac ión de s ituac iones soc iales que no

puedan ser controladas previamente a la realizac ión

del evento, impos ibilitando su realizac ión.

06/ene/2016 17:45

C on corte a 31 de dic iembre de 2015, se conc luye

que no se presentó el riesgo es tipulado por la

dependenc ia: Incumplimiento sobre los es tándares

de calidad definidos por el Direc tor de Eventos ,

para la realizac ión de los eventos en los cuales

intervenga el Señor P res idente de la República. Lo

anterior, debido a los controles es tipulados por la

Direcc ión, en los que se encuentran:

1 . Reuniones del C omité de

A genda: Semanalmente se realizaron con la A lta

Direcc ión y el Direc tor de Eventos , sonde se

es tablec ieron los eventos a realizarse conforme a

las prioridades gubernamentales , al definir

parámetros al Direc tor para su adecuada ejecuc ión,

no obs tante es c laro que muchos de los mismos

fueron cancelados por diversas coyunturas del país .

2 . Reuniones semanales de programac ión

logís tica y operativa de los eventos a realizarse

durante la semana, efec tuada por los func ionarios

de la Direcc ión de Eventos . E l Direc tor de Eventos

en las reuniones semanales que se realizaron con el

equipo de trabajo, informó los parámetros a ser

tenidos en cuenta por cada uno de los func ionarios

en los eventos as ignados , durante la producc ión y

consolidac ión definitiva del programa del evento.

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

07/oc t/2015 16:53

C on corte al 30 de septiembre de 2015, el Equipo

de la Direcc ión de Eventos realizó el ac ta NO .

21 en la cual se monitorearon cada una de las

fuentes de riesgos de la dependenc ia as í:

Evaluac ión del Riesgo

E l Riesgo ac tualmente a cargo de la Direcc ión de

Eventos corresponde a: "Incumplimiento sobre los

es tándares de calidad definidos por el Direc tor de

Eventos , para la realizac ión de los eventos en los

cuales intervenga el Señor P res idente de la

República.". E l presente riesgo, tiene en

cons iderac ión, que La Direcc ión de Eventos , realiza

ac tividades de apoyo y coordinac ión con otras

dependenc ias del Departamento A dminis trativo de

la P res idenc ia de la República, a fin de determinar

las ac tividades técnicas , logís ticas y protocolarias

necesarias para el adecuado desarrollo de los

eventos que cuenten con la partic ipac ión del Señor


La menc ionada coordinac ión, se presenta antes ,

durante y después de cada evento, de acuerdo a la

agenda programática definido por el C omité de

A genda. A continuac ión, se entrarán a analizar cada

uno de los controles es tablec idos para el riesgo de

la Direcc ión

con corte 30 de septiembre de 2015, as í:

1 . Reuniones del C omité de A genda: Se vienen

realizando semanalmente con la A lta Direcc ión y el

Direc tor de Eventos , es tablec iendose los eventos a

realizarse conforme a las prioridades

gubernamentales , definiendo parámetros al Direc tor

para su adecuada ejecuc ión, no obs tante es

c laro que muchos de los mismos han s ido

cancelados por la s ituac ión ac tual del proceso de

paz y los problemas fronterizos con V enezuela.

No


E l riesgo fue c reado el 3 de agos to de 2015

y a la fecha no se ha materializado el riesgo

por la aplicac ión de los controles , su primer

monitoreo será reportado a partir del 30 de

septiembre de 2015.

PA -2015-2018

DIREC C IÓ N DE

EV ENTO S-ESTRA TEGIA

Ges tión de Seguridad,

A poyo Logís tico

P res idenc ial y

A ngela Maria P ardo Mahecha Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12 Raro

Fallas en la operac ión logís tica y técnica

suminis trada por el O perador Logís ticos o

incumplimiento en el suminis tro de los bienes/

servic ios solic itado por la Direcc ión para los

1 .A umento en los cos tos de la ges tión pública.

2 .Generac ión de no conformidades por parte del Sr.

P res idente al no satis facer sus neces idades por la

inadecuada articulac ión entre las dependenc ias de

la Secretaria P rivada.

3 .A fec tac ión de la imagen del Señor P res idente de

la República.

11/jul/2016 14:27

A la fecha junio 30 de 2016, conforme a las ac tas

de planeac ión y seguimiento a los eventos

realizados por los func ionarios de la Direcc ión de

Eventos , que se adjuntaron como evidenc ias en la

es trategia 1 y los check lis t realizados por los

responsables de la verificac ión en campo de la

calidad y pres tac ión de los servic ios pres tados por

el operador logís tico en los eventos del señor

pres idente de la república, igualmente adjuntos en

la ac tvidad respec tiva de la es trategia 1 se

evidenc ia que no se materializó el riesgo para el

segundo trimestre de 2016.

Es te reporte igualmente se observa en el ac ta de

No

No No

E laborac ión requerimientos aéreos

P laneamiento de la O perac ión A érea

13/ene/2015 11:35

Se llevo a cabo la revis ion acerca de la inadecuada

coordinac ión con las FFMM y/o P olic ia para el

desplazamiento nac ional e internac ional del señor

pres idente, vicepres idente, sus familias y

comitivas , conlcuyendo que no se materializo dicho

No

01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

18/sep/2014 17:26

Se identificó es te nuevo riesgo teniendo en cuenta

que una de las ac tividades princ ipales de la C asa

M ilitar es coordinar con las FFMM y la P olic ía los

desplazamientos del Sr. P res idente, V icepres idente

y sus comitivas . En lo corrido del año dicha

coordinac ión ha resultado efec tiva dado los

No


La opc ión de manejo es Reduc ir el riesgo y

se asoc ia P lan O perativo de la C asa M ilitar

en donde se es tablecen las ac tividades de

coordinac ión en los desplazamientos del Sr.

P res idente, V icepres idente y sus comitivas .

PA -2015-2018 C A SA


2

01/abr/2016 11:40

Teniendo en cuenta el Decreto 125 del 26 01 2016

P or el cual se modifica la es truc tura del


la República y se le as igna a la C asa M ilitar las

func iones que has ta la fecha venía desempeñando

la Secretaría para la Seguridad P res idenc ial, por lo

tanto el cargo de Secretario para la Seguridad

P res idenc ial se suprime.

P or lo anterior se realizó la reunión con la O fic ina

de P laneac ión donde se c reó la Mejora O IG-168

“INC UMPLIMIENTO S GENERA DO S EN LA

A TENC IO N DE EV ENTO S DEL SEÑO R

PRESIDENTE” para la modificac ión de Indicadores

de Riesgo

Se cumplieron con todos los compromisos y


preparac ión y ejecuc ión de los eventos del señor

P res idente y V icepres idente, as í mismo el personal

s igue con la correc ta aplicac ión y verificac ión de

las lis tas de control y chequeo con el fin de omitir

pasos durante el desarrollo de los eventos . A s í

mismo Una de las ac tividades princ ipales de la

C asa M ilitar es coordinar con las FFMM y la P olic ía

los desplazamientos del Sr. P res idente,

V icepres idente y sus comitivas , dicha coordinac ión

No

05/jul/2016 18:22

Una de las ac tividades princ ipales de la C asa



y sus comitivas . Durante el segundo trimestre

dicha coordinac ión ha resultado efec tiva dado los

controles implementados al interior de la

dependenc ia, como son:

• Reconoc imiento aéreo del campo princ ipal y

alterno

• E laborac ión requerimientos aéreos

• P laneamiento de la O perac ión A érea

• Supervis ión de desplazamiento de aeronaves

solic itadas el día de la O perac ión A érea

Es de anotar que el riesgo no se ha materializado ya

que se han realizado los controles es tablec idos en

la matriz, se ha otorgado el servic io de protocolo y

seguridad en los s iguientes escenarios :

• EV ENTO S BO GO TÁ

29

• EV ENTO S NA C IO NA LES

43

• EV ENTO S NA C IO NA LES TENIENDO EN

C UENTA

No

05/ene/2016 12:06




y sus comitivas . Durante el cuarto T rimestre del

2015 dicha coordinac ión ha resultado efec tiva dado

los controles implementados al interior de la



alterno



No

A ctivo


Inadecuada coordinac ión con

las FFMM y/o P olic ia para el

desplazamiento nac ional e

internac ional del señor

pres idente, vicepres idente, sus

familias y comitivas .

Una de las func iones de la C asa M ilitar cons is te en

coordinar con el comando general de las fuerzas

militares y la direcc ión general de la polic ía

nac ional, la dispos ic ión de los medios terres tres ,

navales , fluviales y aéreos , necesarios para el

correc to desarrollo de la agenda del señor

pres idente de la república, señor vicepres idente de

la república, sus familias y comitivas tanto en el

territorio nac ional como los as í requeridos para el

cumplimiento de la agenda internac ional, por lo cual

se cons tituye en un riesgo la inadecuada

coordinac ión, pues to que afec taría el correc to

desarrollo de la agenda.

A C O PT IMIZA R EL DESEMPEÑO DE C A SA

MILITA R EN EL DESA RRO LLO DE LO S EV ENTO S

PRO TO C O LA RIO S A TRA V ES DE LA

INFO RMA C IO N O BTENIDA PO R PA RTE DE LA S

SEC RETA RÍA S.



C omunicac ión no asertiva en la coordinac ión de los

medios terres tres , fluviales y/o aéreos

1. Entorpecer el normal desarrollo de la agenda

pres idenc ial o vicepres idenc ial

2 . No satis facer las expec tativas del señor

pres idente, vicepres idente y sus familias

02/may/2016 11:32

C A SA MILITA R

Durante la pres tac ión de 124 servic ios de

seguridad, se han aplicado los controles

es tablec idos con el fin de evitar se materialice

el riesgo denominado: “INC UMPLIMIENTO DE

C O MPRO MISO S DURA NTE LA PRESTA C IÓ N DEL

SERV IC IO DE SEGURIDA D PRESIDENC IA L”, as í:

- Lis ta de chequeo protocolo de avanzadas .

- Reunión de coordinac ión donde se solic ita con

antic ipac ión los recursos .

- Solic itud de informac ión de inteligenc ia a

diferentes O rganismos con el fin de ser validada

- A plicac ión de pruebas de confiabilidad.

- A plicac ión de P rocedimientos de Seguridad

P rotec tiva y Seguridad Ins talac iones

- C oordinac ión y desempeño en la ejecuc ión de

avanzadas en los eventos del Sr. P res idente

Servic ios de seguridad pres tados por escenario:

EV ENTO S BO GO TÁ : 18

EV ENTO S NA C IO NA LES: 66

EV ENTO S INTERNA C IO NA LES: 3

C A TA M: 31

A NA PO IMA : 5

No

11/jul/2016 16:55

1. Lis ta de chequeo protocolo de avanzadas:

Durante la permanenc ia y desplazamientos del

primer mandatario, se tienen en cuenta

carac terís ticas es tándares de los servic ios , los

cuales son aplicables a los diferentes servic ios de

acuerdo a los escenarios . Un c laro ejemplo es la

utilizac ión del formato F-SA -55 lis ta de

compromisos para eventos del señor pres idente de

la República en la C asa de Nariño, el cual enunc ia

las ac tividades de seguridad que se adelantan

antes , durante y después de los eventos .

2 . Reunión de coordinac ión donde se solic ita con


Una vez se tiene la lis ta de eventos que se

desarrollaran con as is tenc ia del señor P res idente

de la República, el equipo de avanzada de seguridad

se reúne con los organizadores del evento, bien sea

dentro o fuera del país , con el fin de saber qué

medidas de seguridad son necesarias para el

evento. Dicha reunión se lleva a cabo con

as is tenc ia tanto de organizadores del evento como

miembros de la fuerza pública responsables de los

dispos itivos de seguridad. P ara es ta ac tividad se

diligenc ia el formato F-SA -35 con el fin de plasmar

el nombre de los as is tentes y los compromisos

adquiridos para el normal desarrollo del evento

pres idenc ial.

No

03/jun/2015 11:12




y sus comitivas . En lo corrido del año dicha

coordinac ión ha resultado efec tiva dado los

controles implementados al interior de la

No

09/jun/2015 16:09Se realizo la ac tualizo en la valorac ion del riesgo

moviendo dos cuadrantes segun la calificac ion dada No

08/abr/2015 11:47 Se realiza ac tualizac ion y monitoreo de los riesgos No

02/feb/2016 09:52




y sus comitivas . Durante el cuarto T rimestre del





alterno




No

10/jul/2015 08:12




y sus comitivas . Durante el Segundo T rimestre del





alterno




30/sep/2015 00:00

Durante la pres tac ión de los servic ios en el tercer

trimestre del 2015, se han implementado los

controles es tablec idos con el fin de evitar

incumplimiento de compromisos durante la

pres tac ión del servic io de seguridad pres idenc ial,

mediante el uso de lis tas de chequeo, reuniones de

coordinac ión, solic itudes de informac ión de

inteligenc ia con el fin de ser validad a través de los

integrantes de seguridad protec tiva, aplicac ión de

procedimientos de seguridad protec tiva y seguridad

a ins talac iones y en general ac tividades de

avanzadas de seguridad pres idenc ial que han

evitado se materialice el riesgo.

SERV IC IO S FIJO S EN INSTA LA C IO NES

PRESIDENC IA LES

C asa de Nariño (Bogotá)

C asa Norte (Bogotá)

Finca Gualanday (A napoima)

C asa de huéspedes (C artagena)

Hato grande

EV ENTO S DEL SEÑO R PRESIDENTE DEL 01 DE

JULIO A L 30 DE SEPT IEMBRE 2015

T IPO DE

EV ENTO

No

01/abr/2015 00:00

Se realiza el monitoreo de los riesgos respec to al

primer trimestre año 2015

En cumplimiento de la agenda del señor P res idente

de la República, se han asegurado el s iguiente

número de eventos durante el primer trimestre del

año 2015, as í:

EV ENTO S DEL SEÑO R PRESIDENTE DE LA

REPÚBLIC A



Eventos a nivel internac ional 15

A seguramiento C A TA M 33

Total 166

EV ENTO S DEL SEÑO R V IC EPRESIDENTE DE LA

REPÚBLIC A



Total 69

Durante la pres tac ión del servic io se han

No

05/jun/2015 12:08Se realizó la ac tualizac ión de la valorac ión del

riesgo, el monitoreo se realizará el 30 de junio.No


A poyo Logís tico

P res idenc ial y

A driana Margoth Melo P ortilla P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16 Improbable

No

09/oc t/2015 07:22




y sus comitivas . Durante el tercer T rimestre del





alterno




No

08/jul/2016 14:21

Teniendo como base la informac ión anteriormente

consolidada, se realiza el monitoreo del riesgo con

base en la verificac ión de la eficac ia de los

controles .

Dadas las condic iones de la mis ión de C asa M ilitar,

los desplazamientos aéreos solic itados para los

diferentes eventos se ajus tan a los s iguientes

formatos: F-SA -44 Lis ta de C hequeo O perac ión

Helicoportado, F-SA - 46 Lis ta de chequeo salida

C A TA M Nac ional, F-SA -47 lis ta de C hequeo

Llegada C A TA M nac ional, F-SA -48 Lis ta de

chequeo C A TA M V iaje Internac ional

A s í mismo la evaluac ión del personal se realiza a

través de las encues tas por parte de sec retaria

P rivada formato F-SA -62 Evaluac ión de

Satis facc ión, las cuales reflejan que los equipos de

avanzadas y las coordinac iones de los

desplazamientos vienen desarrollando un trabajo a

conc ienc ia y con buena dispos ic ión, resaltando el

excelente desempeño profes ional y capac idad de

cumplimiento en los eventos agendados por la

No

11/jul/2016 17:00

Dando alcance a la informac ion anteriormente

consolidada se corrije el A c ta de Revis ion de

Riesgos del I I T rimestre la cual quedo con un error

V ulnerabilidad de la seguridad del Señor P res idente

y V icepres idente de la República.

Des favorabilidad de la percepc ión del servic io de

seguridad.

Jhon Wilmans Gongora P lazas P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16

31/dic /2015 23:59

Durante la pres tac ión de servic ios al señor

P res idente de la República durante el año 2015, se

aplicaron los controles es tablec idos para evitar su

materializac ión, as í:

Nombre: Lis ta de chequeo protocolo de avanzadas

C lase: P reventivo Escala A fec tada: P robabilidad

Nombre: Reunión de coordinac ión donde se solic ita

con antic ipac ión los recursos C lase: P reventivo

Escala A fec tada: P robabilidad

Nombre: Solic itud de informac ión de inteligenc ia a

diferentes O rganismos con el fin de ser validada


Nombre: A plicac ión de pruebas de confiabilidad

del personal de la Secretaría para la Seguridad

P res idenc ial C lase: P reventivo Escala A fec tada:

P robabilidad

Nombre: A plicac ión de P rocedimientos de

Seguridad P rotec tiva y Seguridad Ins talac iones


Nombre: C oordinac ión y desempeño en la

ejecuc ión de avanzadas en los eventos del Sr.

No

31/mar/2016 23:59

A l inic iar la revis ión de los temas antes

relac ionados C asa M ilitar cuenta con los s iguientes

riesgos:

1 . Inadecuada aplicac ión de los lineamientos

protocolarios es tablec idos para la preparac ión y

ejecuc ión de los eventos del señor P res idente y

V icepres idente.

2 . Inadecuada coordinac ión con las FFMM y/o

P olic ía para el desplazamiento nac ional e

internac ional del señor pres idente, vicepres idente,

sus familias y comitivas .

3 . Incumplimiento de compromisos durante la

pres tac ión del servic io de seguridad pres idenc ial.

De acuerdo con los controles es tablec idos la

política de adminis trac ión de riesgo asumida es

evitar su materializac ión, a la fecha no se han

presentado inc identes que vulneren la seguridad del

Señor P res idente y V icepres idente.

Lo anterior corresponde a la correc ta aplicac ión y

verificac ión de las lis tas de control a fin de no

omitir pasos durante el desarrollo de los eventos y

as í cumplir en forma efec tiva la agenda del señor

No

No NoImprobable Mayor Zona de riesgo alta 8


la politica de adminis trac ión de riesgo

asumida es evitar su materializac ión, a la

fecha no se han presentado inc identes que

vulneren la seguridad del Señor P res idente

y V icepres idente.

A c tivo



servic io de seguridad

pres idenc ial



A C : Realizar el primer (1) c ic lo de capac itac ión

mediante prác ticas de poligono

10/jul/2015 16:20A djunto al presente, me permito realizar el

monitoreo de riesgos trimestral del año de la No



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles

SA Regis tro de modificac iones de agenda Evitar el riesgo


(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A P Pólizas de calidad de los bienes Reduc ir el riesgo

P rocedimiento etapa alis tamiento

P rocedimiento etapa entrega

A P Revis ión en C omité Técnico A mpliado Evitar el riesgo

Seguimiento al P lan de A cc ión Nac ional

A seguramiento y calidad

A s is tenc ia de la persona con facultad de dec is iónMecanismo de seguimiento desde la coordinac ión

de la C IP I

A P C ronograma de trabajo Evitar el riesgo

No No

C omunicac ión permanente con los enlaces

des ignados por las entidades relac ionadas con los No se discuten con las diferentes entidades las

tareas identificadas por la O A C P para el Metodología para la elaborac ión de documentos de

política para la implementac iónNo se hace el seguimiento a los compromisos de Seguimiento de alto nivel desde el C onsejo

Interins tituc ional del P os tconflic toLos produc tos elaborados por las entidades no

satis facen el alcance de los compromisos del

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

30/jun/2015 23:59

Para el segundo trimestre de 2015, una vez

realizado el monitoreo al presente riesgo y

aplicados los controles es tablec idos:

1- C ronograma de trabajo

2- C omunicac ión permanente con los enlaces

des ignados por las entidades relac ionadas con los

puntos del acuerdo

3- Metodología para la elaborac ión de documentos

de política para la implementac ión

4- Seguimiento de alto nivel desde el C onsejo

Interins tituc ional del P os tconflic to

Se pudo es tablecer que el riesgo no se materializó y

los controles definidos fueron efec tivos .

Es te riesgo es tá direc tamente asoc iado a la

Es trategia 2 del P lan O perativo de la

Direcc ión Temática de la O fic ina del A lto

C omis ionado para la P az; es trategia la cual

desarrolla las ac tividades de alis tamiento de la

implementac ión de los acuerdos de la agenda del

A cuerdo General para la Terminac ión del C onflic to

y la C ons trucc ión de una P az Es table y Duradera.

No

Moderado Zona de riesgo moderada 6

E l manejo del riesgo es evitarlo teniendo

como presente las pos ibles consecuenc ias

que tendría que és te se materializará. P or

eso la importanc ia de aplicar los controles

es tablec idos para su seguimiento y

monitoreo.

PA -2015-2018 O fic ina

del A lto C omis ionado

para la P az - Direcc ión

Ges tión de A suntos

P olíticos

Diana A ndrea C amacho C orrea Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9 ImprobableA c tivo

Gestión de A suntos P olíticos


en materia de alis tamiento por

parte de las entidades

responsables de inic iar acc iones

previas a la firma del A cuerdo

Final

A .C .C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de

políticas , planes y proyec tos necesarios para el

cumplimiento de las prioridades de Gobierno.

A .C : A rticular con las diferentes entidades el

alis tamiento para la implementac ión de los

acuerdos

Realizar informe de seguimiento a la matriz de

alis tamiento

Es te riesgo es ta asoc iado al incumplimiento de los

compromisos del alis tamiento por partes de las

entidades de los puntos que se han ido acordando

en el A cuerdo Final y es ta vinculado a la Es trategia

2 del P lan O perativo que es ta a cargo de la

Direcc ión Temática de la O A C P :

No contar con un enlace delegado por parte de los

despachos de las entidades que es tán relac ionados

con los dis tintos puntos de la agenda en el proceso

1 . Demoras injus tificadas en la ejecuc ión de las

tareas as ignadas y en la implementac ión de los

A cuerdos .

2 . Desconoc imiento por parte de las entidades en

relac ión a las ac tividades de las que son

responsables .

12/abr/2016 14:44

Durante el monitoreo de riesgos realizado en el

periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de

marzo de 2016, se realizaron las acc iones y

controles correspondientes para evitar el

incumplimiento de compromisos generados en las

reuniones de la C omis ión Intersec torial.

Se adjuntan los s iguientes documentos s in firma,

los originales reposan en el A rchivo de la

C onsejería

1 . C ontrol del riesgo primer trimestre de 2016

2 . Matriz de seguimiento C IP I primer trimestre

3 . A c ta N°49 C omis ión Intersec torial P rimera

Infanc ia

No

13/jul/2016 16:48

Durante el monitoreo de riesgos realizado en el

periodo comprendido entre el 1 de abril al 30 de

junio de 2016, se realizaron las acc iones y

controles correspondientes para evitar el

incumplimiento de compromisos generados en las

reuniones de la C O MISIÓ N INTERSEC TO RIA L

PA RA LA A TENC IÓ N INTEGRA L DE LA PRIMERA

INFA NC IA -C IP I

Durante el segundo trimestre de la vigenc ia 2016,

es taba programado realizar una ses ión por mes , s in

embargo, por c ruces en la agenda de los direc tivos

la ses ión previs ta para el mes de marzo se realizó

el 6 de abril. Las otras ses iones tuvieron lugar el

27 de abril y el 25 de mayo del año en curso. Se

anexan lis tados de as is tenc ia y las ac tas de las

ses iones , excepto la de la ses ión del 27 de abril

pues es tá en proceso de retroalimentac ión por


C ontrol N° 1 A s is tenc ia de la persona con facultad

de dec is ión

Se anexan los lis tados de as is tenc ia de las dos

ses iones menc ionadas anteriormente y al inic io de

cada ses ión se verifica la conformac ión del quorum

por parte de la pres identa de la C IP I – Dra. Maria

No

14/oc t/2015 14:43

Durante el tercer trimestre del año 2015, se han

realizado tres ses iones de C omis ión Intersec torial

para la A tenc ión Integral de la P rimera Infanc ia,

una el 29 de julio, 26 de agos to y el 30 de

septiembre. Se anexan los lis tados de as is tenc ia de

las menc ionadas ses iones . E l ac ta correspondiente

al mes de septiembre se encuentra en proceso de

retroalimentac ión y validac ión por parte de las

entidades miembros de la C IP I .

C ontroles aplicados:

1 . A s is tenc ia de la persona con facultad de

dec is ión. Se anexan los lis tados de as is tenc ia de

las tres ses iones menc ionadas anteriormente y al

inic io de cada ses ión se verifica la conformac ión del

quorum por parte de la P res identa de la C IP I – Dra.

Maria C ris tina T rujillo. En las ses iones de la

C omis ión Intersec torial se requiere la as is tenc ia de

la persona delegada para tal fin pues to que cuando

se representa por persona diferente se deben

validar las dec is iones al interior de las entidades .

2 . Mecanismo de seguimiento desde la

coordinac ión de la C IP I . Matriz de seguimiento.

Es trategia para dinamizar el seguimiento a los

compromisos , observando: el responsable, las

acc iones que se esperan realizar y los tiempos

No

06/ene/2016 15:01

Durante el cuarto trimestre del año 2015, se han

realizado tres ses iones de C omis ión Intersec torial

para la A tenc ión Integral de la P rimera Infanc ia, 28

de oc tubre, 25 de noviembre y el 16 de dic iembre,

se anexan las ac tas correspondientes del 28 de

oc tubre y 25 de noviembre s in firma “las originales

se encuentran en el archivo fís ico de la C onsejería”,

ac ta correspondiente al 16 de dic iembre se

encuentra en proceso de elaborac ión.

Descripc ión:

O bedece a causas externas , a saber: Demoras o

imprevis tos presentados durante los

procedimientos internos de cada entidad, voluntad

política, dificultad en la articulac ión e

implementac ión, diferentes concepc iones . A s í

mismo, a las alterac iones en la planeac ión de los

sec tores , validac ión de dec is iones y acuerdos

tomados por los func ionarios que representan a las

entidades en las diferentes ses iones .

C ausas:

• Falta de recursos para el seguimiento. No

aplica

• Falta de seguimiento a los compromisos

No

30/sep/2015 18:00

En referenc ia al 3ER trimestre de 2015, una vez


aplicados los controles es tablec idos , como:




puntos del acuerdo





Se pudo comprobar que el riesgo no se materializó y









No

17/abr/2015 11:00

Monitoreo del Riesgo “Incumplimiento de

compromisos generados en las reuniones de la

C omis ión Intersec torial.”

C on el fin de evitar que se materialice el riesgo se

aplicaron los s iguientes controles :

A la fecha se han realizado tres ses iones de

la C omis ión Intersec torial, 28 de enero, 25 de

febrero y 26 de marzo. Se anexan lis tados de

as is tenc ia y el ac ta de la ses ión de enero y febrero.

E l ac ta correspondiente al mes de marzo se

encuentra en proceso de elaborac ión.

C ontrol 1: A s is tenc ia de la persona con facultad de

dec is ión en las ses iones de la C omis ión

Intersec torial.

A l inic io de cada ses ión se verifica la conformac ión

del quorum por parte de la pres identa de la

C omis ión Intersec torial para la P rimera Infanc ia.

C ontrol 2: Mecanismo de seguimiento

Se aplicó desde la coordinac ión de la C omis ión

Intersec torial para la P rimera Infanc ia con el fin de

dinamizar el seguimiento a los compromisos ,

observando: el responsable, las acc iones que se

esperan realizar y los tiempos previs tos . (Se anexa

matriz de seguimiento).

C ontrol 3: Revis ión en C omité Técnico A mpliado.

(ses iones preparatorias previas a la C omis ión

No

09/jul/2015 16:27

Durante el segundo trimestre del 2015, se han

realizado dos ses iones de C omis ión Intersec torial,

una el 27 de mayo y otra el 24 de junio. Se anexan

lis tados de as is tenc ia. La ses ión del mes de abril

se canceló en razón a las agendas de los miembros .

E l ac ta correspondiente al mes de junio se

encuentra en proceso de retroalimentac ión y

validac ión con las entidades .

C ontroles aplicados:


dec is ión. Se anexan los lis tados de as is tenc ia de

las dos ses iones menc ionadas anteriormente y al

inic io de cada ses ión se verifica la conformac ión del

quorum por parte de la pres identa de la C IP I – Dra.

Maria C ris tina T rujillo.

2 . Mecanismo de seguimiento desde la

coordinac ión de la C IP I . Matriz de seguimiento.

3 . Revis ión en C omité Técnico A mpliado. Se

realizaron tres ses iones de comité técnico

ampliado, a saber: 24 de abril, 19 de mayo y 19 de

junio. Se adjuntan las ac tas de abril y mayo y la del

mes de junio se encuentra en proceso de

retroalimentac ión y validac ión con las entidades .

4 . A s ignac ión adecuada de responsable. Se

No

23/dic /2014 17:45

Tercer C uatrimestre – monitoreo

C on el fin de evitar que se materialice el

riesgo “Incumplimiento de compromisos generados

en las reuniones de la C omis ión Intersec torial.” se

aplicaron los s iguientes controles :

Durante es te periodo la C omis ión Intersec torial

para la P rimera Infanc ia ses iono el 17 de

septiembre, 19 de noviembre y el 11 de dic iembre

del año en curso. (V er soportes - ac tas 35,36 y 37)

C ontrol 1: A s is tenc ia de la persona con facultad de


Intersec torial.

A l inic io de cada ses ión se verifica la conformac ión

del quorum por parte de la pres identa de la

C omis ión Intersec torial para la P rimera Infanc ia.

C ontrol 2: Mecanismo de seguimiento

Se aplicó desde la coordinac ión de la C omis ión

Intersec torial para la P rimera Infanc ia con el fin de



esperan realizar y los tiempos previs tos . (Se anexa

matriz de seguimiento)

C ontrol 3: Revis ión en C omité Técnico A mpliado.

(ses iones preparatorias previas a la C omis ión

Intersec torial para revisar los compromisos que no

No

No No

Falta de recursos para el seguimiento A s ignac ión adecuada de responsable

02/sep/2014 10:37

Riesgo

Incumplimiento de compromisos generados en las

reuniones de la C omis ión Intersec torial. (corte 1 de

junio a 31 de agos to de 2014)

La C IP I ses iono el 26 de junio y el 23 de julio del

año en curso. En agos to no se realizó ses ión de

C IP I . Se anexan lis tados de as is tenc ia. E l ac ta

correspondiente al mes de junio es tá pendiente de

la firma del representante del DNP y la de la ses ión

de julio se encuentra en es tado de

retroalimentac ión y aprobac ión por parte de las

entidades miembros de la C IP I . (se anexa ac ta

aprobada de junio y borrador de ac ta de julio)

C on el fin de evitar que se materializará el riesgo se

aplicaron los s iguientes controles .



Intersec torial.

Se anexa lis tado de as is tenc ia y al inic io de cada

ses ión se verificó la conformac ión del quorum por

parte de la pres identa de la C IP I – Dra. Maria

C ris tina T rujillo.

2 . Se aplicó el Mecanismo de seguimiento (Matriz)

desde la coordinac ión de la C IP I con el fin de

No

02/Jan/2016 00:00 31/Dec/2016 23:59

02/sep/2014 10:16

Riesgo

Incumplimiento de compromisos generados en las

reuniones de la C omis ión Intersec torial.

La C IP I ses iono el 26 de junio y el 23 de julio del

año en curso. En agos to no se realizó ses ión de

C IP I . Se anexan lis tados de as is tenc ia. E l ac ta

correspondiente al mes de junio es tá pendiente de

la firma del representante del DNP y la de la ses ión

de julio se encuentra en es tado de

retroalimentac ión y aprobac ión por parte de las

entidades miembros de la C IP I . (se anexa ac ta

aprobada de junio y borrador de ac ta de julio)

C on el fin de evitar que se materializará el riesgo se

aplicaron los s iguientes controles .



Intersec torial.

Se anexa lis tado de as is tenc ia y al inic io de cada

ses ión se verificó la conformac ión del quorum por

parte de la pres identa de la C IP I – Dra. Maria

C ris tina T rujillo.

2 . Se aplicó el Mecanismo de seguimiento (Matriz)

desde la coordinac ión de la C IP I con el fin de



esperan realizar y los tiempos previs tos . Se anexa

Matriz de seguimiento.

3 . Revis ión en C omité Técnico A mpliado (ses iones

preparatorias previas a la C omis ión Intersec torial

para revisar los compromisos que no se lograron

cumplir en la manera es tablec ida y los mecanismos

para en el menor tiempo pos ible cumplir lo

No


Para evitar el incumplimiento de

compromisos generados en las reuniones de

la C omis ión Intersec torial, de manera

preventiva se realizara un seguimiento a las

entidades miembros de la C IP I de manera

mensual por parte del equipo de la

coordinac ión. Igualmente en cada ses ión de

comité técnico ampliado se verificara el

es tado de avance de cada uno para su logro

o para reforzar el cumplimiento del mismo,

es dec ir, generar las alertas

correspondientes o ac tivar los mecanismos

correc tivos del caso.

PA -2015-2018 C P

P rimera Infanc ia -


P olíticos

Jose Ignac io C asallas A cos ta Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9 RaroA c tivo



generados en las reuniones de la

C omis ión Intersec torial

A RC

O bedece a causas externas , a saber: Demoras o

imprevis tos presentados durante los

procedimientos internos de cada entidad, voluntad

política, dificultad en la articulac ión e

implementac ión, diferentes concepc iones . A s í

mismo, a las alterac iones en la planeac ión de los

sec tores , validac ión de dec is iones y acuerdos

tomados por los func ionarios que representan a las

entidades en las diferentes ses iones .

A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de



Falta de seguimiento a los compromisos adquiridos

1. Desarticulac ión y pérdida del trabajo avanzado

en materia de política pública

2. P érdida de c redibilidad de la C IP I

3 . Desgas te adminis trativo por reproceso en la

revis ión de temas tratados en la C IP I

No

Pólizas de cumplimientoErrores en el proceso de contratac ión de los

Solic itudes de confirmac ión de lis tados de Errores por calidad/cantidad en la entrega de los

elementos en la bodega

Errores en el alis tamiento y despacho de los

elementos de cada una de las dotac iones a entregarP rocedimiento correcc ión errores en s itio

P érdida o daño de los elementos durante el

29/dic /2014 15:02

04/sep/2014 15:53

C on el fin de reduc ir es te riesgo, se aplicaron los

s iguientes controles :

1 .P ólizas de cumplimiento- De acuerdo a los

requerimientos legales , tanto los contratis tas

proveedores de los bienes de las dotac iones como

el contratis ta encargado del transporte presentaron

pólizas de cumplimiento.

2 .P ólizas de calidad de los bienes- Los contratis tas

proveedores de los bienes presentaron pólizas de

calidad de los mismos .

3 .Solic itudes de confirmac ión de lis tados de

elementos- P revio a la etapa de alis tamiento y

envío de las dotac iones , se le solic itó al IC BF la

confirmac ión de todos los elementos a enviar para

cada uno de los munic ipios benefic iarios .

En el caso de las dotac iones despachadas a los

munic ipios de V illagómez, V illarrica, A yapel, E l

C olegio, Buenavis ta y Funes se aplicaron los

controles desc ritos pos teriormente y se seguirán

aplicando para las dotac iones que entregarán has ta

el 31 de dic iembre. Es tos controles son los

s iguientes:

4 .P rocedimiento etapa de alis tamiento- Es te

procedimiento cons ta de los s iguientes pasos:

a.Realizar un doble conteo en el lugar de

almacenamiento. E l primer conteo lo realiza la

empresa contratada para el alis tamiento de los

bienes . E l segundo conteo se realiza con personal

de la A lta C onsejería P res idenc ial para P rogramas

Espec iales y Recursos Fís icos del DA PRE, as í

como con el IC BF.

b.E laborar un lis tado del número de elementos

contenidos en cada caja a despachar y meterlo en

No

No

C on el fin de reduc ir es te riesgo, se aplicaron los


1 . P ólizas de cumplimiento- De acuerdo a los

requerimientos legales , tanto los contratis tas

proveedores de los bienes de las dotac iones como

el contratis ta encargado del transporte presentaron

pólizas de cumplimiento.

2 . P ólizas de calidad de los bienes- Los

contratis tas proveedores de los bienes presentaron

pólizas de calidad de los mismos .

3 . Solic itudes de confirmac ión de lis tados de

elementos- P revio a la etapa de alis tamiento y

envío de las dotac iones , se le solic itó al IC BF la

confirmac ión de todos los elementos a enviar para

cada uno de los munic ipios benefic iarios . En el caso

de las veintidós dotac iones despachadas a la fecha

se aplicaron los controles desc ritos pos teriormente

y se seguirán aplicando para las dotac iones que

entregarán has ta el 30 de enero del año 2015.

Es tos controles son los s iguientes:

4 . P rocedimiento etapa de alis tamiento- Es te

procedimiento cons ta de los s iguientes pasos:

a. Realizar un doble conteo en el lugar de

almacenamiento. E l primer conteo lo realiza la

empresa contratada para el alis tamiento de los

bienes . E l segundo conteo se realiza con personal

de la A lta C onsejería P res idenc ial para P rogramas

No

9

Este riesgo se va a reduc ir mediante los

controles es tablec idos , que son los

s iguientes:

1 . P ólizas de cumplimiento

2. P ólizas de calidad de los bienes

3. Solic itudes de confirmac ión de lis tados

de elementos

4. P rocedimiento etapa alis tamiento

5. P rocedimiento etapa entrega

6. P rocedimiento correcc ión errores en s itio

A s í mismo, se formuló el P lan de

Mejoramiento "A P -P lan de Mejoramiento-

Entrega de E lementos" en el cual se

es tablecen procedimientos para entregar

los elementos de dotac ión completos y de

acuerdo a las espec ificac iones requeridas

por el IC BF en los Hogares Infantiles o

C entros de Desarrollo Infantil.

A P - P lan de

Mejoramiento - Entrega


P olíticos20/Mar/2014 08:00 28/Feb/2015 23:00

Moderado Zona de riesgo alta 9 Moderada Moderado Zona de riesgo altaA c tivo


E lementos de la dotac ión no

lleguen en la cantidad y/o

calidad que corresponda a los

Hogares Infantiles y/o C entros

de Desarrollo Infantil

Los elementos de la dotac ión enviada a los hogares

llegue incorrec ta en cuanto a cantidad (mayores o

menores cantidades de ítems a los requeridos) y/o

en cuanto a calidad (ítems dañados o con

espec ificac iones no aprobadas)

Identificac ión incorrec ta por parte del IC BF de las

neces idades de las infraes truc turas a dotar

Generar procesos adminis trativos adic ionales

U tilizac ión de mayores recursos fís icos y

monetarios

A fec tar las metas del proyec to de invers ión No.

2012011000122

A fec tar las metas del cuatrienio del gobierno

Inés E lvira Montealegre

MartinezModerada

Responsable


Controles




E

Proceso



30/dic /2015 10:28

Durante el cuarto trimestre de 2015 no se

materializó el riesgo “Incumplimiento de

compromisos durante la pres tac ión del servic io de

coordinac ión de la agenda y su ejecuc ión”,

princ ipalmente por la aplicac ión de los controles :

• Regis tro de modificac iones de agenda

• Reunión de coordinac ión donde se solic ita con


• P rotocolo anexo para el ingreso de personas

que no es tán inc luidas en los lis tados de los

as is tentes

• P rotocolo anexo para el ingreso de invitados

espec iales

• Revis ión de la informac ión y requerimientos de

soportes

• Requerir conceptos sobre temas espec íficos de

eventos del señor P res idente

No

20/abr/2016 17:26

Durante el primer trimestre de 2016 no se

materializó el riesgo "Incumplimiento de


coordinac ión de la agenda y su ejecuc ión",


• Regis tro de modificac iones de agenda.





as is tentes


espec iales


soportes


eventos del señor P res idente

No

30/jun/2015 11:17

Durante el primer semestre de 2015 no se










as is tentes


espec iales


soportes


No

30/sep/2015 23:59

Durante el tercer trimestre de 2015 no se










as is tentes


espec iales


soportes

No

12/sep/2014 15:33

Durante el cuatrimestre mayo - agos to no se

materializaron los riesgos asoc iados con la

pres tac ión de los servic ios de seguridad y apoyo

No

Suminis tro de informac ión insufic ienteRevis ión de la informac ión y requerimientos de

No contes tar dentro de los términos legales las

solic itudes de c lientesRequerir conceptos sobre temas espec ificos de

eventos del Sr. P res idente03/sep/2014 15:33

Durante el cuatrimestre mayo - agos to no se



Iván P atric io Garzón Reyes P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16

04/jul/2016 12:35

Durante el segundo trimestre de 2016 no se

materializó el riesgo "Incumplimiento de


coordinac ión de la agenda y su ejecuc ión",


1 . Regis tro de modificac iones de agenda: La

modificac ión de la agenda pres idenc ial es tá

c las ificada como reservada, en virtud del artículo

27 del Decreto 103 de 2015, en consonanc ia con

lo previs to en los literales a), b) y c ) del artículo 19

de la Ley 1712 de 2014.

2 . Reunión de coordinac ión donde se solic ita con

antic ipac ión los recursos: Durante el primer

semestre de 2016 se evidenc ió una óptima

soc ializac ión de la agenda pres idenc ial a fin de

hacer la revis ión de los requerimientos mínimos

(protocolarios , logís ticos de seguridad y

comunicac iones) para la realizac ión de los eventos

del señor P res idente. Es ta soc ializac ión se hace

pos terior a la definic ión de la agenda por parte del

Secretario P rivado y se hace entrega fís ica en

sobre sellado con la marca “confidenc ial, prohibida

su c irculac ión” a los jefes de las dependenc ias

involuc radas con los eventos . Dicha marca es tá

sus tentada en que la informac ión contenida fue

No

P rotocolo anexo para el ingreso de personas que no

es tán inc luidas en los lis tados de as is tentesInexac titud de informac ión suminis trada por

organizadores del evento (lis tas de as is tentes). P rotocolo anexo para el ingreso de invitados

15/may/2014 18:00

Durante el cuatrimestre enero - abril no se



No

No No




Reunión de coordinac ión donde se solic ita con


14/ene/2014 11:42

Durante el cuatrimestre septiembre - dic iembre no

se materializaron los riesgos asoc iados con la


No


A poyo Logís tico

P res idenc ial y

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59 15/nov/2013 18:14

Durante el cuatrimestre no se materializaron los

riesgos asoc iados con la pres tac ión de los

servic ios de seguridad y apoyo logís tico al Señor

No


De acuerdo con los controles definidos para

el riesgo "Incumplimiento de compromisos

durante la pres tac ión del servic io de

coordinac ión de la agenda y su ejecuc ión" la

politica de adminis trac ión del riesgo es

evitar su materializac ión.

PA -2015-2018

Secretaría P rivada-

Es trategia 1

Pérdida de imagen del Señor P res idente de la

República.

P érdida de imagen ins tituc ional del Gobierno

A cc iones legales contra la entidad por

incumplimiento de normatividad externa

31/dic /2014 16:13

11/jul/2016 16:58

Dando alcance a la informac ion anteriormente

consolidada se corrije el A c ta de Revis ion de

Riesgos del I I T rimestre por un error de digitac ion.

No

05/jul/2016 17:57















chequeo es tablec idas por C asa M ilitar.

Es de anotar que el riesgo no se ha materializado ya

que se han realizado los controles es tablec idos en

la matriz, se ha otorgado el servic io de protocolo y

seguridad en los s iguientes escenarios :

• EV ENTO S BO GO TÁ

29

• EV ENTO S NA C IO NA LES

43

No

08/jul/2016 14:18

Teniendo como base la informac ión anteriormente

consolidad, se realiza el monitoreo del riesgo con

base en la verificac ión de la eficac ia de los

controles .

Dadas las condic iones de la mis ión de C asa M ilitar,

los eventos se ajus tan a una tabla de verificac ión la

cual implica cumplir paso a paso. Se realizan

evaluac iones de desempeño al personal de

avanzadas mediante el formato “F-SA -42 V 02

Evaluac ión de Desempeño Equipo de A vanzada” el

cual evidenc io un excelente resultado a los

integrantes de la Subjefatura de P rotocolo con un

resultado de 5 sobre 5 .

A s í mismo las coordinac iones previas para el

desarrollo de los eventos se manejan a través de

los Formatos F-SA - 40 Y F-SA -41 que son las

lis tas de verificac ión de eventos dentro y fuera de

palac io y a nivel nac ional; y al final de cada evento

se realiza la encues ta a través del formato F-SA -08

Evaluac ión O rganizador del Evento, la cual en el

segundo trimestre los resultados obtenidos en las

encues tas realizadas a los integrantes de las

avanzadas por parte de los organizadores de los

eventos durante el primer semestre del años 2016,

muestra una evoluc ión superior a lo normal, s iendo

No

A ctivo




servic io de coordinac ión de la

agenda y su ejecuc ión.

A C C : Definir la A genda P res idenc ial y P lanear las

ac tividades de seguridad y apoyo logís tico

pres idenc ial. Incumplimiento de compromisos

durante la pres tac ión del servic io de ae

coordinac ión de la agenda y su ejecuc ión,

es tablec idos en el P rocedimiento de A tenc ión de

Eventos P res idenc iales .

A C : Definir y priorizar la agenda del señor

P res idente con el Direc tor del DA PRE y los

M inis tros C onsejeros

Incumplimiento de las ac tividades de formulac ión y

ejecuc ión de la A genda del señor P res idente

Modificac ión en la A genda P res idenc ial de último

Durante el último cuatrimestre de 2014 no se



No

06/abr/2015 14:30Se realizo monitoreo en el cual no se presento

materializac ión del riesgo. Se programa monitoreo No

No

NoImprobable Moderado Zona de riesgo moderada 6


la politica asumida por la C asa M ilitar es la

de reduc ir el riesgo.

P érdida de imagen del Señor P res idente de la

República. A driana Margoth Melo P ortilla P robable Moderado Zona de riesgo alta 12A ctivo

Inadecuada aplicac ion de los

lineamientos protocolarios

es tablec idos para la preparac ion

y ejecuc ion de los eventos del

señor P res idente y

V icepres idente


logís ticas de los eventos P res idenc iales . E l

incumplimiento de los lineamientos protocolarios

puede generar la materializac ión de es te riesgo.

A C A plicar encues ta de medic ión y generar el

informe de resultados .

No



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles

A P C ronograma de trabajo Evitar el riesgo

Des ignac ión por parte de las entidades

involuc radas de un enlace para los temas de la

A plicac ión de las func iones de la O fic ina del alto

comis ionado de paz

A P C ontar con personal calificado Evitar el riesgo

A P Evitar el riesgo

Soc ializac ión y partic ipac ión de autoridades

políticas a nivel nac ional y territorial en el proceso

de operac ionalizac ión de los proyec tos de la

A P Seguimiento a los acuerdos susc ritos Evitar el riesgo


A PDecreto 4748/2010 C onsejo de Seguridad

Nac ionalEvitar el riesgo


1. Inc remento de cos tos

2. Reprogramac ión de c ronogramas

3. P érdida, daño o deterioro de la invers ión

C ris thian A lexander C aballero

MoraP robable Mayor Zona de riesgo extrema 16 No No

No

PA -2015-2018 Fondo de

P rogramas Espec iales

para la P az-Es trategia 1

Gestión de A suntos

P olíticos01/Jan/2015 08:02 31/Dec/2016 23:59

15/sep/2014 15:32

Durante el último cuatrimestre del año la entidad

realizó el seguimiento a los proyec tos de invers ión,

a través de la interventoría y la supervis ión de los

convenios . No se ha materializado el riesgo.

Interventorias A dminis trativas , Técnicas ,

Financ ieras y A mbientales a los proyec tos de


C on el fin de evitar la materializac ión del

riesgo el Fondo de P rogramas Espec iales

para la P az definio dentro de su plan

operativo es trategias orientadas al

mejoramiento de vias la cual es ta alineada

con el proyec to de invers ión,

adic ionalmente la aplicac ión de controles

permite controlar su pos ible materializac ión.

Solic itud de P lanes de C ontingenc ia a los

E jecutores de los P royec tos de Mejoramiento de




FO NDO DE

PRO GRA MA S

ESPEC IA LES PA RA LA

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

24/mar/2015 14:53

P rimer T rimestre

Se efec tuó monitoreo al riesgo y se identificó que

durante el P rimer T rimestre de 2015, aunque se

presentaron algunas de las causas , la aplicac ión de

los controles hizo que no se materializara el riesgo.

En desarrollo del C onvenio 050 de 2014 se es tá

cons truyendo un muro en el K 4 de la vía C haparral

– Ríoblanco. A llí exis te una falla geológica ac tiva

que se intens ifica con la presenc ia de lluvias ,

ocas ionando un des lizamiento de tipo tras lac ional

presentando desprendimiento de talud.

También se afec taron por alterac iones de orden

público del paro camionero que retrasaron el

suminis tro de materiales como el cemento.

Situac iones que han s ido reportadas en los

31/dic /2014 16:41

Se realizó el seguimiento a los proyec tos de

invers ión, aplicando los controles a través de la

interventoría y la supervis ión de los convenios , con

el cumplimiento de metas para el convenio 096 de

2013, y susc ripc ión de modificac iones a los

convenios de 2014, para prevenir la materializac ión

No





P olíticos01/Jan/2015 08:29

01/jul/2016 15:47

• E l ac ta del C onsejo de Seguridad Nac ional del

23 de febrero de 2015 se encuentra pendiente por

firma del Exfis cal Eduardo Montealegre. Se envió al

Despacho del Fiscal General el 6 de junio de 2016

mediante ofic io O FI16-00040598 a la asesora

Yanira P alac ios con la s iguiente informac ión de

contac to:

Flor Yanira P alac ios de O bando

Despacho Fiscal General de la Nac ional

•

T : 5702058

E l Despacho del Fiscal General de la Nac ión deberá

informar a la Direcc ión sobre la firma de la

prec itada ac ta, luego del respec tivo seguimiento

que se debe hacer por vía elec trónica y telefónica.

• A s imismo, queda pendiente el envío del ac ta

del C onsejo de Seguridad Nac ional del 25 de abril

de 2016 por parte del M inis terio de Defensa

Nac ional, con las firmas de los miembros e

No

A ctivo


Incumplimiento en la generac ión

de condic iones para el logro y

mantenimiento de la P az a

través del mejoramiento de V ías

en Zonas A fec tadas por el

conflic to.

A C : Mejorar vías en zonas afec tadas por el conflic to

A RC : Mejorar y cons truir vías en zonas afec tadas

por el conflic to




Las ac tividades desarrolladas para generar

condic iones de paz a través del mejoramiento de

vías se pueden ver afec tadas por fac tores externos

que impidan o dificulten el logro de las metas

propues tas . En es te sentido el Fondo de P rogramas

Espec iales para la paz coordina con las entidades

involuc radas para superar las dificultades que

puedan presentarse durante su desarrollo.

O las Invernales , por efec tos c limáticos adversos

que modifiquen las condic iones geográficas de los

diseños inic iales .

20/ene/2016 12:19

Se adjunta el reporte de la tarea relac ionada con la

“A dminis trar los riesgos a cargo de la dependenc ia

P EA -2015 / R-PA A PC 2015 (C uarto trimestre)” en

la es trategia “Fortalecer el Sis tema Integrado de

Ges tión de la P res idenc ia de la Republica 2015” del

“PA -2015-2018 Direcc ión de Seguridad-

Es trategia 3”. A s imismo el ac ta de monitoreo de

es te riesgo, as í como la tabla de archivo de las

No

01/abr/2016 09:12

En seguimieto a es te riesgo, y conforme a lo

es tablec ido en le ac ta de control de fuga o pérdida

de ac tas del C onsejo de Seguridad Nac ional, el

formato de control adjuntos , as í como con los

indicadores del riesgo, no se reporta novedad de

pérdida o fuga. Sin embargo, a 1° de abril de 2016,

No

Fallas geológicas por ines tabilidad del terreno, que

generan derrumbes , des lizamientos , perdida de

banca, taponamientos , etc . 31/Dec/2015 23:29

A lterac iones de O rden Público ocas ionadas por

Grupos al margen de la Ley, en las zonas donde se





P olíticos01/Jan/2015 08:16 31/Dec/2016 23:59Modificac iones a los convenios

No

Se realizó el montioreo correspondiente y no se

presentaron fugas o perdidas de informac ión,No

28/oc t/2015 15:10

En seguimiento a los parámetros definidos para el

control de la fuga o pérdida de ac tas del C onsejo de

Seguridad Nac ional, que son:

Decreto 4748/2010 C onsejo de Seguridad

Nac ional: C on la aplicac ión del Decreto

4748/2010 se evita la filtrac ión de las A c tas del

C onsejo de Seguridad Nac ional, debido a que su

contenido es de carác ter confidenc ial.

O fic io de Solic itud de copias de las A c tas del

C onsejo de Seguridad Nac ional remitido

únicamente por los miembros del C onsejo: Los

miembros del C onsejo de Seguridad Nac ional para

poder obtener una copia de alguna ac ta deben

remitir un ofic io, y solo se entrega copia a los

miembros del consejo.

Entrega de ac tas para firma de los miembros del

C onsejo de Seguridad Nac ional a la mano: Las

ac tas del C onsejo de Seguridad Nac ional solo se

entregan para firma a la mano a los miembros del

C onsejo.

C láusulas de los contratos del equipo de la

Direcc ión de Seguridad: Los miembros contratis tas

del equipo de la Direcc ión de Seguridad firman con

sus contratos una c láusula de confidenc ialidad.

C ontrol de A c tas del C onsejo de Seguridad

Nac ional: A s imismo, la Direcc ión de Seguridad

No

Incumplimiento del Decreto 4748/2010 C onsejo

de Seguridad Nac ional y de la Ley 57/1985 con

respec to a la informac ión que haga referenc ia a la

defensa o seguridad nac ional.Entrega de ac tas para firma de los miembros del

C onsejo de Seguridad Nac ional a la mano.Desconoc imiento de los procedimientos y la

normatividad con respec to a la Ges tión C lausulas de los contratos del equipo de la

Direcc ión de Seguridad

30/jun/2015 18:29

E l día 30 de junio se realizó el monitoreo del riesgo

y se pudo comprobar que no se presentó fuga ni

perdida de informac ión con respec to a las A c tas del

C onsejo de Seguridad Nac ional

No No


C onsejo de Seguridad Nac ional remitido únicamente

por los miembros del C onsejo.

No

01/jul/2015 17:37



30/mar/2015 14:57

En el periodo correspondiente a es te monitoreo se

realizó el 23 de febrero un C onsejo de Seguridad

Nac ional, el ac ta se encuentra elaborada y en

proceso de revis ión. A dic ionalmente se cuentan

con los s iguientes controles :

Decreto 4748/2010 C onsejo de Seguridad

Nac ional: informac ión reservada.


C onsejo de Seguridad Nac ional remitido

únicamente por los miembros del C onsejo: debido

al es tado del ac ta no aplica la solic itud de copia del

ac ta en curso. Las copias que pidan los miembros

son solic itadas por ofic io y solo se entregan en

persona.

Entrega de ac tas para firma de los miembros del

C onsejo de Seguridad Nac ional a la mano: se aplica

el control.

No


Para evitar la materializac ión del riesgo, se

deben aplicar los contrales es tablec idos por

la Direcc ión de Seguridad

PA -2015-2018

Direcc ión de Seguridad-

1.Filtrac ión de informac ión reservada del C onsejo

de Seguridad Nac ional

2 . Incumplimiento a la ley y normatividad

relac ionada.

3 . P os ibles hallazgos por auditorias internas o

externas .

Juan C arlos Res trepo P iedrahita P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16

07/jul/2016 15:26

Se realiza el monitoreo de riesgo "Falta de

oportunidad en la publicac ión de informac ión que

produzca el observatorio de transparenc ia y

anticorrupc ión".

Los indicadores se encuentran ac tualizados a 31 de

dic iembre de 2015 como se puede verificar en:

http://www.anticorrupc ion.gov.co/P aginas/Indicador

es-de-Sanc iones .aspx


es-de-T ransparenc ia.aspx


es-P P IA .aspx

No

A ctivo


Fuga y/o pérdida las A c tas del


(C SN)

Fuga y/o pérdida de informac ión con respec to a las

A c tas del C onsejo de Seguridad Nac ional (C SN) de

las cuales se encarga la Direcc ión de Seguridad,

que apoya la Secretaría Técnica de es te C onsejo.




A C : A poyar el ejerc ic io de la Secretaría Técnica del


Falta de lineamientos para entregar copias de las

A c tas de C onsejo de Seguridad Nac ional.

31/dic /2015 19:13

La Secretaría de T ransparenc ia ha publicado los

indicadores oportunamente. E l último en

ac tualizarse fue el de la C omis iones Regionales de

moralizac ión el cual cuentacon un mapeo prec iso

que se dec idió incorporar en la forma de semáforo

para hacer la lec tura mas senc illa y motivar a las

comis iones a reportar su informac ión a tiempo,

como se puede ver en:

http://www.anticorrupc ion.gov.co/P aginas/indicador-

comis iones-regionales-moralizac ion.aspx

realizada es tas acc iones el riesgo no se

No

05/abr/2016 19:29

La Secretaria de T ransparenc ia realiza el monitoreo

del Riesgo el cual no se materializo.

E l Secretario de T ransparenc ia ha liderado el

diálogo para obtener los datos de las sanc iones

penales de la Fiscalía General de la Nac ión como se

verifica en el correo adjunto, con el objetivo de

tener las sanc iones con corte al 31 de dic iembre de

2015. La batería de sanc iones fis cales también

es tá pendiente de ser ac tualizada debido al cambio

que hubo de A uditor General, quien rec ientemente

autorizó la liberac ión de los datos que producen

No

O scar Rene A rias Diaz P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16A ctivo


Falta de oportunidad en la

publicac ión de informac ión que

produzca el observatorio de

transparenc ia y anticorrupc ión

19/oc t/2015 17:37Se ajuso la desc ripc ion del control Mesas Tecnicas

del observatorio, con el fin de mejorar su No

09/jun/2015 15:45

Se realizo ac tualizac ion del control "Reuniones del

equipo de la Secretaría de T ransparenc ia y el

equipo del área de s is temas el DA PRE"

No

30/jun/2015 17:06

C on el propós ito de mejorar la calidad de la

informac ión a partir de la cual se calculan los

indicadores de sanc iones fis cales y contrac tuales

del O bservatorio, se desarrolló un ejerc ic io de

coordinac ión interins tituc ional, con el fin de

explorar los s is temas de informac ión de la A uditoría

General de la República y del Regis tro Único

Empresarial y Soc ial –RUES- de la C onfederac ión

de C ámaras de C omerc io –C O NFEC Á MA RA S. Se

encontró que la informac ión de la A uditoría General

complementaría de forma adecuada los datos

entregados por el Sis tema de Informac ión de

Regis tro de Sanc iones y C ausas de Inhabilidad

–SIRI– de la P rocuraduría General de la Nac ión

para el cálculo de las sanc iones fis cales en el país .

En el mismo sentido, se encontró que la informac ión

recopilada por el RUES sobre las sanc iones y

multas impues tas a contratis tas , serviría también

para complementar los datos entregados por el

SIRI sobre sanc iones contrac tuales . Finalmente, la

No

09/jun/2015 15:34

Se realzo el monitoreo del riesgo teniedno en

cuenta la informac ion de los indicadorees del

observatorio y es te presento la no materializzc ion

No

Mesas técnicas del observatorio, con los

func ionarios encargados del envío de la informac ión.

Reuniones del equipo de la Secretaría de

T ransparenc ia y el equipo del área de s is temas el

31/mar/2015 17:52Se revisa el riesgo y de acuerdo con los controles

es tablec idos , se evidenc ia que el riesgo no se No



30/dic /2014 12:52

P rotocolos para el intercambio de informac ión con

las entidades fuente.

Descripc ión: A través de los protocolos se

es tablec ieron compromisos para el intercambio de

la informac ión con las diferentes entidades fuente,

en aras de asegurar la óptima calidad de los datos

para la alimentac ión de las baterías de indicadores

del O bservatorio.

Los protocolos , cuya es truc tura es la misma para

todas las Entidades con las que el O bservatorio

intercambia informac ión, espec ifican las fechas de

entrega, las carac terís ticas espec íficas de los

archivos y los responsables en cada entidad de

remitir dicha informac ión.

Soportes:

• P rotocolo de Intercambio de Informac ión de

Indicadores de T ransparenc ia.

• P rotocolo de Intercambio de Informac ión con

la A uditoría General de la República.

• P rotocolo de Intercambio de Informac ión con

la C onfederac ión C olombiana de C ámaras de

C omerc io.

• P rotocolo de Intercambio de Informac ión

P rocuraduría General de la Nac ión

Mesas técnicas del observatorio, con los

func ionarios encargados del envío de la

informac ión.

No


C on el diseño de los nuievos indicadores de

transparenc ia en el observatorio y la

informac ion obtenida de parte de las demas

entidades se pretende evitar la

materializac ion del riesgo

PA -2015-2018

Secretaría de

P rotocolos para el intercambio de informac ión con

las entidades fuentes .

08/oc t/2015 16:32

LA S C IFRA S DEL O BSERV A TO RIO HA N TENIDO

MA NTENIMIENTO S C O NC ERTA DO S C O N LA

O FIC INA DE SISTEMA S DEL DA PRE.

A dic ionalmente, el Secretario de T ransparenc ia ha

solic itado un equipo mas potente para el

procesamiento a tiempo de la informac ión para el

No

E l O bservatorio permite a la Secretaría el

cumplimiento de la func ión E laborar es tudios ,

inves tigac iones , indicadores . Diseñar ins trumentos

que permitan conocer y analizar el fenómeno de la

corrupc ión, es tablec ida en el Decreto 4637 de

2011, por lo anterior la falta de oportunidad en la

generac ión de informac ión se cons tituye en un

riesgo para la toma de dec is iones .

A C P oner en func ionamiento y sos tener la

operac ión del O bservatorio de T ransparenc ia y

anticorrupc ión de la Secretaría de T ransparenc ia de

la P res idenc ia de la República - PC -PA A PC 2015

Las entidades fuentes de informac ión del

observatorio no entregan la informac ión

oportunamente para el procesamiento de la misma.

1. Defic ienc ias en los insumos disponibles para la

toma de dec is iones en organismos y entidades con

competenc ia en materia de lucha contra la

corrupc ión.

2 . La Secretaria no cuenta con informac ión

sufic iente para hacer seguimiento a los

compromisos es tablec idos por la P olítica P ublica

Integral A nticorrupc ión.

3 . P os ibles incumplimientos de los compromisos

es tablec idos en el documento C O NPES 167 de

2013

4. La Secretaría de T ransparenc ia no podría cumplir

con su func ión de E laborar es tudios ,

inves tigac iones , indicadores y demás ins trumentos

que permitan conocer y analizar el fenómeno de la

corrupc ión, inc luyendo un s is tema de informac ión

sobre la corrupc ión, de acuerdo a lo es tablec ido en

el artículo 3 numeral 8 del dec reto 4637 de 2011.

No exis te un compromiso por parte de las entidades

en el envío oportuno de la informac ión.

Las entidades temen un uso inapropiado de la

Seguimiento a c ronogramas que garantice el

cumplimiento de las ac tividadesInadecuado seguimiento a los compromisos

es tablec idos en las alianzas .Ses iones de comité de los convenios susc ritos

Demoras en los trámites adminis trativos por parte

de las entidades con las cuales se susc riben las

Extralimitac ión sobre los lineamientos propios de

cada entidad con la cual se susc ribe una(s)



No NoImprobable Moderado Zona de riesgo moderada 6

C on el fin de evitar el riesgo la C onsejería

P res idenc ial para la P rimera Infanc ia cuenta

con una es trategia en su plan de acc ión, el

cual contempla acc iones las cuales la

dependenc ia ges tionaria de acuerdo a los

puntos de controles planteados

PA -2015-2018 C P


1 . P érdida de c redibilidad de la C PP I .

2 . Incumplimiento en las metas definidas en el plan

de acc ión.

3 . Retraso en la ejecuc ión de las alianzas .Jose Ignac io C asallas A cos ta Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9

Si No

P ropender por el intercambio de conoc imiento y/o

experienc ias entre entidades para generar la oferta

necesaria para la ejecuc ión de los proyec tos .

A usenc ia de respaldo político para operalizar los

proyec tos de la es trategia de respues ta rápida.

A c tivo



generados con las alianzas

ges tionadas por la C onsejería

P res idenc ial para la P rimera

Infanc ia

EL incumplimiento puede darse en la ejecuc ión del

proyec to de invers ión y por cons iguiente en el plan

de acc ión cons iderando el número de alianzas que

la C onsejería tendrá en ejecuc ión para impulsar

diferentes es trategias , es to puede dificultar el

seguimiento de los compromisos es tablec idos por

cada uno de los miembros de las alianzas susc ritas ,

y por cons iguiente pos ibles incumplimientos en las

metas es tablec idas .

C on el objetivo de mitigar es te riesgo, es necesario

implementar controles que eviten su

materializac ión.

Inadecuado seguimiento a los compromisos

es tablec idos en las alianzas .

No No No

PA -2015-2018

Direcc ion para el


P olíticos01/Jun/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

15/jul/2016 16:18

Para prevenir la materializac ión del riesgo

identificado por la dependenc ia, se aplicarán cuatro

controles :

(1) Ges tión de apoyo de personal a otras

dependenc ias y entidades de Gobierno, as í como de

la cooperac ión internac ional, para avanzar en la

operac ionalizac ión de los proyec tos de la respues ta

rápida.

(2) Ges tión de recursos con la cooperac ión

internac ional y/o con privados para la

operac ionalizac ión y ejecuc ión de los proyec tos de

la respues ta rápida.

(3) P ropender por el intercambio de conoc imiento

Ges tión de apoyo de personal a otras dependenc ias

y entidades de Gobierno, as í como de la

cooperac ión internac ional, para avanzar en la

operac ionalizac ión de los proyec tos de la respues ta

Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6C on la implementac ión de controles se

evitará la materializac ión del riesgo.

(1) Los proyec tos de la es trategia de respues ta

rápida no pueden operac ionalizarse.

(2) A traso en la pues ta en marcha de los proyec tos

de la respues ta rápida.

(3) Generac ión de expec tativas que no se pueden

cumplir con respec to a los impac tos de la respues ta

rápida.

(4) A fec tac ión negativa en la confianza en el

Gobierno Nac ional.

Nataly Sarmiento E ljadue Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9

30/jun/2016 22:58

Durante el 2do trimestre de 2016, una vez

realizado el monitoreo al riesgo y aplicados los

controles exis tentes ,como los son:

1-C ontar con personal calificado

2-Revis ión por otros organos dentro de la entidad

(Secretaría Jurídica)

3-Es tándares ins tituc ionales es tablec idos (Decreto

1345 de 2010)


los controles definidos fueron efec tivos .Es te riesgo

es ta asoc iado a la Es trategia 4 del P lan O perativo

de la O fic ina del A lto C omis ionado para la

P az; es trategia la cual desarrolla las ac tividades de

tema jurídico de la O fic ina del A lto C oms ionado

No

A ctivo


Demoras en la

operac ionalizac ión de los

proyec tos de la Es trategia de

Respues ta Rápida

La operac ionalizac ión de los proyec tos de la

Es trategia de Respues ta Rápida cons is te en la

definic ión de la hoja de ruta para cada proyec to de

la Es trategia. Dicha hoja de ruta comprende los

elementos metodológicos y operativos necesarios

para el despliegue en terreno de los proyec tos . Los

pos ibles retrasos en la operac ionalizac ión implican

que los proyec tos no es tarían lis tos para ejecutarse

en el momento oportuno de acuerdo con los tiempos

de cons trucc ión de paz que se ha trazado el

Gobierno.

A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,

planes y proyec tos necesarios para el cumplimiento

P ersonal insufic iente para realizar las ac tividades

de operac ionalizac ión de los proyec tos de la

No

31/mar/2016 21:43

En referenc ia al primer trimestre de 2016, una vez

realizado el monitoreo al riesgo y aplicados los

controles exis tentes ,como los son:





1345 de 2010)






No

Equivocada es trategia de defensa o debilidad en los

argumentos jurídicos de defensa. Es tándares ins tituc ionales es tablec idos (Decreto

1345 de 2010)Falta de competenc ia legal o cons tituc ional

30/sep/2015 18:59

Para el referido período - tercer trimestre de 2015,

una vez realizado el monitoreo al riesgo y aplicados

los controles exis tentes , los cuales son:





1345 de 2010)






tema jurídico de la O fic ina del A lto C oms ionado

para la P az a la luz de las func iones de la O fic ina.

No

1 . Suspens ión del A c to A dminis trativo

2 . Nulidad del A c to A dminis trativo

3.A FEC TA C IO N DE LA IMA GEN DE LA ENT IDA D

4.PERDIDA DE C REDIBILIDA D DEL PRO C ESO

DE PA Z

5.NO RMA S RET IRA DA S DEL O RDENA MIENTO

LEGA L

Diana A ndrea C amacho C orrea Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9

Recursos insufic ientes para realizar las ac tividades

de operac ionalizac ión de los proyec tos de la Ges tión de recursos con la cooperac ión

internac ional y/o con privados para la

operac ionalizac ión y ejecuc ión de los proyec tos de

Limitac iones en la oferta ins tituc ional exis tente

para efec tivamente operac ionalizar los proyec tos de

la respues ta rápida.

Si No

Revis ión por otros organos dentro de la entidad


28/dic /2015 10:57

Para el referido período - cuarto trimestre de 2015,

una vez realizado el monitoreo al riesgo y aplicados

los controles exis tentes ,como los son:





1345 de 2010)








02/jul/2015 16:06

Para el referido período - segundo trimestre de

2015, una vez realizado el monitoreo al riesgo y

aplicados los s iguientes controles :





1345 de 2010)



Es te riesgo es ta netamente asoc iado a la

Es trategia 4 del P lan O perativo de la O fic ina del

A lto C omis ionado para la P az; es trategia la cual

desarrolla las ac tividades de tema jurídico de la

O fic ina del A lto C oms ionado para la P az a la luz de

No







monitoreo.

PA -2015-2018 O fic ina



A c tivo


Fallos a favor de los

demandantes de las acc iones

públicas frente a los

ins trumentos legales que

operativizan el proceso de paz y

su implementac ión




A .C : Diseñar y apoyar la implementac ión y el

seguimiento de los desarrollos normativos

derivados de los avances de la A genda del A cuerdo

General para la Terminac ión del C onflic to y la

C ons trucc ión de una P az es table y duradera y del

eventual A cuerdo Final

Es te riesgo es ta relac ionado con todas aquellas

demandas adelantadas contra los ins trumentos

jurídicos (decretos , leyes , resoluc iones entre otros)

que operativizan la paz y su implementac ión

Debilidad en la argumentac ión y la fundamentac ión

cons tituc ional y legal de los ins trumentos jurídicos .

28/dic /2015 11:08

En relac ión al 4 to y último trimestre de 2015, una

vez realizado el monitoreo al presente riesgo y

aplicados los controles es tablec idos , los cuales

son:



des ignados por la entidades relac ionadas con los

puntos de la agenda

3- Des ignac ión por parte de las entidades


agenda

4- Metodología para la elaborac ión de las fichas de

los documentos técnicos

5- A plicac ión de las func iones de la O fic ina del alto

comis ionado de paz y su Direcc ión Temática



Es te riesgo es ta direc tamente asoc iado a la


No

31/mar/2016 14:48

Para el referido primer trimestre de 2016, una vez



son:




puntos de la agenda



agenda









No

A ctivo



ante la impos ibilidad de obtener

la informac ión proveniente de

otras entidades requeridas para

la elaborac ión de documentos

tecnicos para la delegac ión del

Gobierno Nac ional en la mesa de

conversac iones




A C : Documentar las temáticas del A cuerdo General

P ara la Terminac ión del C onflic to y la C ons trucc ión

de una P az Duradera

La O Fic ina del A lto C omis ionado de P az prepara los

insumos tecnicos para la delegac ión del Gobierno

Nac ional que partic ipa en la mesa de

conversac iones con los grupos al margen de la ley.

No contar con un enlace delegado por parte de los

despachos de las entidades que es tan relac ionados

con los dis tintos puntos de la agenda

1. No contar con informac ión sufiente, oportuna y

prec isa para la elaborac ión de los documentos

técnicos

2. Desgas te adminis trativo por reprocesos en la

solic itud de informac ión

3. No exis te informac ión sufic iente para la toma de

des ic iones de la delegac ión del Gobierno Nac ional

Improbable

30/jun/2015 23:59

Para el segundo trimestre de 2015, una vez


aplicados los controles es tabelc idos:




puntos de la agenda



agenda











desarrolla las ac tividades de documentos técnicos

para la Delegac ión del Gobierno Nac ional que

No

30/sep/2015 18:30

Para el referido 3er trimestre de 2015, una vez


aplicados los controles es tablec idos:




puntos de la agenda



agenda










C omis ionado para la P az.

No

02/ene/2015 15:03

Para el ultimo cuatrimestre de 2014, el riesgo

relac ionado con el incumplimiento de compromisos

ante la impos ibilidad de obtener la informac ión

proveniente de otras entidades requeridas para la

elaborac ión de documentos tecnicos para la

delegac ión del Gobierno Nac ional en la mesa de

conversac iones , no se materializó grac ias a la

aplicac ión de los controles es tablec idos para tal fin.

E l grupo temático de la O fic ina del A lto

C omis ionado para la P az, proporic ionó de manera

oportuna los insumos técnicos de anális is para la

Delegac ión del Gobierno Nac ional para la Mesa de

C onversac iones , espec ialmente lo relac ionado con

el punto 5 de la A genda del A cuerdo General para la

Termianc ión del C onflic to, -V ic timas-. En tal

sentido se cumplio satis fac tioriamente con la

Es trategia 1 del P lan O perativo de la O fic ina adel

A lto C omis ionado para la P az, relac ionado con

No

21/abr/2015 10:58

Para el primer trimestre 2015, realizado el

monitoreo y aplicados los controles y el

seguimiento al indicador asoc iado, el riesgo no se

materializo y la Es trategia 1 a la cual es ta ligado se

cumplio satis fac toriamente.

No

No

30/jun/2016 23:59

En referenc ia al segundo trimestre de 2016, una



son:




puntos de la agenda



agenda










No

01/sep/2014 07:55

Una vez realizado el monitoreo correspondiente al

2do cuatrimestre del 2014 (may-agos to), se pudo

determinar que aplicando los controles

es tablec idos para el riesgo como los son:1-

c ronograma de trabajo; 2- C omunicac ión

permanente con los enlaces des ignados por las

entidades relac ionadas con los puntos de la

agenda; 3-Des ignac ión por parte de las entidades

involuc radas de un enlace para tema de la agenda;4-

metodología para la elaborac ión de fichas de los

documentos técnicos; 5-A plicar las func iones de la

O fic ina del A lto C omis ionado para la P az; es te no

se materializó grac ias a la aplicac ión de sus

controles , los cuales mostraron su efec tividad.

C on el cumplimiento de los controles , se obtuvo de

manera eficaz y oportuna la informac ión proveniente

de otras entidades , que s irven como insumo para la

elaborac ión de los documentos técnicos para la

Delegac ión del Gobierno Nac ional, los cuales les

s irven como documentos de referenc ia y consulta.

P ara es te período los documentos se centraron

bás icamente en la temática del punto 3 de la

A genda, el cual se logró cerrar y acordar el 16 de

mayo de 2014; para pos teriormente pasa abordar

el punto 5 de la A genda- V ic timas- el cual continua

s iendo debatido por la mesa de conversac iones .

No

No No

C omunicac ión permanente con los enlaces

des ignados por la entidades relac ionadas con los La urgenc ia y celeridad con la que se requiere la

informac ión solic itada por la delegac ión del

Gobierno Nac ional para la mesa de conversac ionesMetodologia para la elaborac ión de las fichas de los

documentos técnicosNo envío oportuno de la informac ión de insumos

para la elaborac ión de documentos técnicos por

parte de las entidades responsables entorno a los

temas tratados en la agenda

30/abr/2014 10:52

Hecho el monitoreo para es te riesgo referente al

primer cuatrimestre del 2014, se es tablece que

és te no se materializó. Se cumplió con la obtenc ión

eficaz y oportuna de la informac ión proveniente de

otras entidades , que s irven como insumo para la


Delegac ión del Gobierno Nac ional, los cuales les

s irven como documentos de referenc ia y consulta.

P ara es te período los documentos se centraron

bás icamente en la temática del punto 4 de la

A genda del A cuerdo, el cual es ta s iendo abordado

por la mesa de conversac iones .

A s í mismo, se debe tener en cuenta que se cumplió

satis fac toriamente para el primer trimestre con la

Es trategia 1 del P lan O perativo de la O fic ina,

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

31/dic /2013 12:33

Una vez monitoreado el riesgo en el

correspondiente período, se pudo es tablecer que

és te no se materializó , se cumplió con la obtenc ión

oportuna de la informac ión proveniente de otras

entidades requeridascomo insumo para la


No




que tendría que és te se materializará. De

ahi la importanc ia de tener identificados los

controles y el monitoreo cons tante del

mismo a través de su indicador.

PA -2015-2018 O fic ina


para la P az - Direcc ión


P olíticos

Diana A ndrea C amacho C orrea Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9

No NoModerado Zona de riesgo moderada 6






monitoreo.

Diana A ndrea C amacho C orrea Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9 Improbable

31/mar/2016 20:54

C on relac ion al primer trimestre de 2016 y una vez


aplicados los controles es tablec idos ,tales como:




puntos del acuerdo














No

30/jun/2016 17:38

En referenc ia al segundo trimestre de 2016 y una


aplicados los controles es tablec idos ,tales como:




puntos del acuerdo














y la C ons trucc ión de una P az Es table y Duradera.

A c tivo


en materia de alis tamiento por


responsables de inic iar acc iones

previas a la firma del A cuerdo

Final

A .C .C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de



A .C : A rticular con las diferentes entidades el

alis tamiento para la implementac ión de los

acuerdos

Realizar informe de seguimiento a la matriz de

alis tamiento

Es te riesgo es ta asoc iado al incumplimiento de los

compromisos del alis tamiento por partes de las

entidades de los puntos que se han ido acordando

en el A cuerdo Final y es ta vinculado a la Es trategia

2 del P lan O perativo que es ta a cargo de la

Direcc ión Temática de la O A C P :

1. Demoras injus tificadas en la ejecuc ión de las

tareas as ignadas y en la implementac ión de los

A cuerdos .

2 . Desconoc imiento por parte de las entidades en

relac ión a las ac tividades de las que son

responsables .

No

28/dic /2015 11:11

Para el referido y último 4to trimestre de 2015

y una vez realizado el monitoreo al presente riesgo

y aplicados los controles es tablec idos ,tales como:




puntos del acuerdo














No



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles

A P P rogramac ión P resupues tal Evitar el riesgo









FO NDO DE

PRO GRA MA S

ESPEC IA LES PA RA LA

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59


A PDes ignac ión por parte de las entidades de enlace

primarioEvitar el riesgo

A P Reduc ir el riesgo

A ctivo


Inadecuado func ionamiento de

los componentes y módulos del

Sis tema Nac ional de

Informac ion y Ges tión del

C onoc imiento en adolescenc ia y

juventud.

Si se presenta un inadecuado func ionamiento en

alguno de los componentes del Sis tema, el

observatorio, la C iberteca, las normas , la

adminis trac ión, o la encues ta); se afec tan los

canales de interacc ión con la comunidad y la

respues ta a sus neces idades de comunicac ión e

informac ión.

24/abr/2015 09:40

Durante el primer trimestre de 2015 el riesgo no se

materializó. Se adjunta soporte del monitoreo

realizado que lo evidenc ia.

No

Frente al riesgo desc rito como "Inadecuado

func ionamiento de los componentes y módulos del

Sis tema Nac ional de Informac ion y Ges tión del

C onoc imiento en adolescenc ia y juventud", el

responsable del Sis tema de Informac ión, reporta

que no se materializó el riesgo, según el monitoreo

realizado al func ionamiento de los componentes y

módulos del Sis tema Nac ional de Informac ión y

Ges tión del C onoc imiento a través de la página web

de JUA C O (obs .colombiajoven.gov.co). V er correo

adjunto. E l s is tema y la página han tenido un

adecuado func ionamiento, no presentaron fallas

permanentes ni fallas técnicas s in correcc ión;

como lo demuestra la gráfica (adjunta) no se

interrumpió el servic io al público.

No

08/ene/2015 09:14

Según el monitoreo realizado por el responsable del


Sis tema Nac ional de Informac ión y Ges tión del

C onoc imiento a través de la página web de JUA C O

(obs .colombiajoven.gov.co), se informa que durante

el periodo comprendido entre el dic iembre 8 de

2014 y has ta el 9 de enero de 2015 , no se

materializó el riesgo, es dec ir; no se presentó

func ionamiento inadecuado de los componentes y


Ges tión del C onoc imiento; en cuanto no se

presentaron fallas permanentes , o fallas técnicas

s in correcc ión. Se adjunta correo y soporte del

No

No No

Fallas técnicas que interrumpen la operatividad de

los módulos .Guia de operac ion del s is tema y ruta de uso

Reporte de seguimiento sobre el uso del s is tema

por parte del publicoC arenc ia de informac ión ac tualizada sobre los

temas de interés para los y las jóvenes

15/dic /2014 16:32



22/ago/2014 10:55

A la fecha no se ha presentado materializac ión del

riesgo asoc iado al Sis tema Nac ional de Informac ión

y Ges tión del C onoc imiento en A dolescenc ia y

Juventud, toda vez que produc to del monitoreo

efec tuado y el reporte suminis trado por parte del

responsable del Sis tema de Informac ión, los

No

Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6C on la aplicac ión de los controles se

minimiza el riesgo.

PA -2015-2018

Direcc ión del Sis tema

Nac ional de Juventud

Mauric io A ntonio Lemos

C ues tasP robable Moderado Zona de riesgo alta 12

P romover el uso del s is tema de informac ion por

parte de los func ionarios de la Direcc ión

Insufic ienc ia de personal para ac tualizar el s is tema

de informac ión

Subutilizac ión de las herramientas tecnológicas .

Los jóvenes y comunidad interesada no tienen

acceso a la informac ión.

A usenc ia de interacc ión respec to a uno o mas

módulos entre el público y el gobierno.

Las respues tas desde el gobierno no responden a

las neces idades reales de los jóvenes .

PA -2015-2018 A lta

C onsejería P res idenc ial

para las Regiones -

06/abr/2016 10:40

Durante el P rimer T rimestre del 2016, no se

materializó el Riesgo "Falta de oportunidad en la

atenc ión de solic itudes de Gobernadores y

A lcaldes", teniendo en cuenta que no se rec ibió

ninguna queja o rec lamo por parte de algún

gobernante local y porque se alcanzaron las metas

planteadas en el indicador de la Es trategia 1 del

P lan O perativo de la Direcc ión, que es donde es tán

contempladas las ac tividades que tienen relac ión

con las atenc iones a los Gobernadores y A lcaldes

del P aís , el número de atenc iones realizadas

durante es te trimestre son 270, las cuales se

disc riminan a continuac ión:

A tenc ión Regional Departamental: 40

A tenc ión Regional C iudades C apitales : 33

A tenc ión Regional Munic ipios : 195

A tenc ión a Federac iones: 2

C abe anotar que dentro de los mecanismos que

tiene la Direcc ión para las Regiones para

monitorear la materializac ión del riesgo se

No

30/jun/2016 18:04

Durante el Segundo T rimestre del 2016, no se













• A tenc ión Regional Departamental: 60

• A tenc ión Regional C iudades C apitales : 41

• A tenc ión Regional Munic ipios : 56

• A tenc ión a Federac iones: 4


No

No

05/ene/2016 11:03

Durante el C uarto T rimestre del 2015, no se
















A tenc ión a Federac iones: 4


No

No contar con el número de personas sufic ientes

para cubrir la demanda de atenc iones por parte de A poyo en la ges tión de la Direcc ión de A suntos

P or razones ideológicas los mandatarios locales , no

permiten la interacc ión con los func ionarios de la

Direcc ión para las Regiones .

03/jul/2015 16:22

De acuerdo a los controles aplicados para evitar la

materializac ión del riesgo "Falta de oportunidad en

la atenc ión de solic itudes de Gobernadores y

A lcaldes" como son: Des ignac ión por parte de las

entidades de enlace primario, P lanificac ión de

personal necesario para brindar atenc ión a las

diferentes regiones del país , A poyo en la ges tión de

la Direcc ión de asuntos político; as í como tomando

como referente el indicador "A tenc iones Regionales

Realizadas" que permite medir el riesgo y las

ac tividades del P lan operativo, se puede conc luir

No

1. Un Gobernador o A lcalde insatis fecho con la

atenc ión que le brindó la Direcc ión para las

Regiones .

2 . Se Puede generar des informac ión sobre la

ges tión del Gobierno Nac ional.

3 . No detec tar a tiempo requerimientos prioritarios

y/o urgentes de los entes territoriales

Zuleima Esperanza C aviedes

MeléndezModerada Moderado Zona de riesgo alta 9A ctivo


Falta de oportunidad en la

atenc ión de solic itudes de

Gobernadores y A lcaldes



de las prioridades de Gobierno.

A C : A rticular la oferta ins tituc ional del gobierno

Nac ional a través de las solic itudes e inquietudes

de los departamentos; A rticular la oferta

ins tituc ional del gobierno Nac ional a través de las

solic itudes e inquietudes de los alcaldes de los

munic ipios .

Falta de atenc ión a los requerimientos , inquietudes

y solic itudes de los mandatarios de los entes

territoriales

No suminis tro de informac ión por parte de las

entidades del Gobierno Nac ional

15/ene/2016 09:37

C on corte a dic iembre de 2015 se desarrollaron las

s iguientes acc iones de monitoreo del riesgo:

• Susc ripc ión del convenio de cooperac ión con

UNO DC que tiene vigenc ia 2016 (pero los recursos

as ignados para la Direcc ión se ejecutaron en la

vigenc ia 2015). C on es te se logró realzair la

revis ión y anális is de la informac ión disponible en

IMSMA , evaluac ión de los mecanismos de

interconexión al IMSMA y realizac ión de una

es truc turac ión conceptual y metodológica de la

priorizac ión de la A IC MA ..

• A c tualizac ión del servidor que permite el

No

11/abr/2016 14:19

Para la vigenc ia 2016 se han adelantado las


• Se adelantó la definic ión de la es trategia de

intervenc ión de la A cc ión Integral contra M inas

A ntipersonal (evidenc ia en la ac tividad “Diseñar el

modelo de Ges tión Territorial de la A IC MA ” de la

es trategia 3 del plan de acc ión 2016), donde se

es tá enmarcando la intervenc ión según el nivel

afec tac ión, el cual se abordará inic ialmente desde

el nivel munic ipal bajo el entendido de una macro

focalizac ión. A partir de es ta es trategia de

intervenc ión, en los munic ipios priorizados se

plantea el acompañamiento para la definic ión de

planes munic ipales con inc lus ión de A IC MA .

• Seguimiento al desarrollo del convenio susc rito

con UNO DC (evidenc ia A c tividad “Implementar el

convenio de cooperac ión técnica con UNO DC ” de la

es trategia 4 del plan de acc ión 2016), el cual se

desarrolla en tres líneas de as is tenc ia: 1 . C alidad

de datos , 2 . Interoperabilidad y 3 . Metodología de

P riorizac ión.

A dic ionalmente, se tiene planteado por el proyec to

de invers ión identificado con código BP IN

No

No No

P lanificac ión de personal necesario para brindar

atenc ión a las diferentes regiones del país

05/oc t/2015 18:16

Durante el Tercer T rimestre del 2015, no se











durante es te trimestre son:




A tenc iones a Federac iones: 3


tiene la Direcc ión para las Regiones para



20/may/2015 16:45

Durante el P rimer trimestre de la presente vigenc ia,

aplicando los controles correspondientes ,

hac iendole seguimiento a través de las ac tividades

de la es trategia del P lan O perativo de la Direcc ión

No


E l manejo del riesgo es evitarlo teniendo en

cuenta los efec tos que presentaría su

materializac ión. Se han definidos los

controles para evitar la materializac ión del

mismo.

No

PA -2015-2018

DIREC C IÓ N PA RA LA

A IC MA - ESTRA TEGIA 5



13/jul/2015 16:07

C on corte a junio 30 de 2015 se han desarrollado

las s iguiente acc iones de monitoreo del riesgo:

• A jus te de la GUÍA 1 SEGUIMIENTO A

LA DO C UMENTA C IÓ N DE O PERA C IO NES DE

DESMINA DO HUMA NITA RIO (vers ión el mes de

abril). Se adjunta la Guía

• Realizac ión de una capac itac ión de la

“GUIA 1 SEGUIMIENTO A LA DO C UMENTA C IO N

DE O PERA C IO NES DE DESMINA DO

HUMA NITA RIO ” a un func ionario de The HA LO

T rus t quien será el encargado de realizar las

ac tividades es tablec idas en la guía.

- Definic ión de es tudios previos para “pres tar

apoyo y acompañamiento técnico, analítico y

tecnológico a la Direcc ión para la A cc ión Integral

contra M inas A ntipersonal - DA IC MA para el

fortalec imiento e integrac ión de su s is tema de

informac ión con otras fuentes de informac ión

disponibles” y para la ac tualizac ión y adquis ic ión de

- Definic ión de herramientas y protocolos para el

aseguramiento de la calidad en tareas de

recolecc ión, procesamiento, verificac ión y


C on el fin de evitar la Inadecuada

informac ión en el s is tema de ges tión de

informac ión debido a que la informac ión no

es oportuna ni veraz., la Direcc ión para la

A cc ión Integral contra M inas A ntipersonal

desarrolla acc iones para el seguimiento y

monitoreo a lo es tablec ido en és te.

- Falta de capac idad para tener informac ión veraz y

oportuna.

- Falta de insumos para generar reportes c laros

veraces y oportunos .

- Falta de recursos para el anális is que sus tente la

toma de dec is iones oportunas que respondan a las

neces idades reales de las comunidades .

O lga A lejandra P antoja Romero Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12

13/oc t/2015 11:45

C on corte a septiembre de 2015 se han

desarrollado las s iguientes acc iones de monitoreo

del riesgo:

• Lanzamiento del proceso para la ac tualizac ión

del servidor (el cual tiene audienc ia de subas ta el

08 de oc tubre).

• A jus te de es tudios previos para el desarrollo

de un convenio de cooperac ión técnica y

tecnológica en el fortalec imiento de la ges tión de

informac ión de la Direcc ión para la A cc ión Integral

contra M inas A ntipersonal para orientar la

focalizac ión de la atenc ión de los territorios y

poblac ión afec tada por las M inas A ntipersonal (con

UNO DC ).

• A propiac ión de la herramienta de evaluac ión,

No

- Mejoramiento de los recursos para la

s is tematizac ión de informac ión.

PA -2015-2018





No

NoA ctivo


Inadecuada informac ión en el

s is tema de ges tión de

informac ión debido a que la

informac ión no es oportuna ni

veraz.

Hace referenc ia a la dificultad de contar con

reportes de informac ión veraces y oportunos , que

den cuenta de la realidad de la problemática por la

presenc ia de minas antipersonal y munic iones s in

explotar en el territorio nac ional; y la impos ibilidad

de contar con insumos necesarios para la toma de

dec is iones .

Débil capac idad para recolec tar la informac ión de

afec tac ión y ges tión de A IC MA en territorio y con

07/ene/2016 17:50

Se efec tuó monitoreo al riesgo y se identificó que al

corte del C uarto T rimestre de 2015, se presentaron

algunas de las causas , s in embargo No se

materializo el riesgo con la realizac ión de diferentes

ges tiones: Se realizó el seguimiento a los

requerimientos para la financ iac ión de A c tividades

para el logro y mantenimiento de la paz, aplicando

los controles a través de la Direcc ión del Fondo al

tramitar solic itud de recursos adic ionales en

Func ionamiento, as í como tramitar las

modificac iones necesarias en invers ión, cumpliendo

con la atenc ión de la totalidad de los

requerimientos rec ibidos , evitando la

materializac ión del riesgo. C omo aplicac ión de las

medidas de control es tablec idas , se solic itaron

recursos adic ionales:

Recursos de Func ionamiento: P ara la vigenc ia

fis cal de 2015, exis tió una apropiac ión inic ial de

$22.227.100.000 reduc ida mediante Resoluc ión

No. 0010 del 2 de enero de 2015 en

$4.211.190.000, para una efec tiva A propiac ión

Inic ial de $18.015.910.000 para el Fondo de

programas para la P az.

Es ta as ignac ión de recursos representó una

disminuc ión del 38 ,14% respec to de la A propiac ión

de la V igenc ia 2014.En el mes de mayo de 2015 se

No

08/abr/2016 23:59

P rimer T rimestre: Se realizó reunión de monitoreo

de riesgos al c ierre del trimestre, con el fin de

realizar monitoreo a los riesgos e identificar las

causas que se presentaron. Sin embargo, la

aplicac ión de las ges tiones adminis trativas ,

contrac tuales y financ ieras realizaron permitieron

controles preventivos para la No materializac ión de

los riesgos .

Riesgo 2 . Incumplimiento en la generac ión de

condic iones para el logro y mantenimiento de la paz

en todo el territorio nac ional

P ara el riesgo 2 el indicador relac ionado con el

monitoreo del riesgo es: A cc iones y A c tividades de

P az A tendidas 2016, es te fue reportado

satis fac toriamente y evidenc ian que a la fecha No

hay materializac ión del riesgo. A s í mismo, es tá

relac ionado con los indicadores transversales de

U tilizac ión de los recursos as ignados Fondo de

P rogramas Espec iales para la P az.

Riesgo C aja Menor: Se realiza el día 31 de marzo él

envió de la informac ión correspondiente al A nális is

de riesgos asoc iados a C aja menor del Fondo de

P rogramas Espec iales para la P az, se anexa correo

elec trónico de la remis ión, as í mismo el día 1 de

No

A ctivo




mantenimiento de la P az en todo

el territorio nac ional.

A C : Financ iar y cofinanc iar los planes , programas y

es trategias dirigidos a la generac ión de condic iones

y al logro y mantenimiento de la paz.

A RC : Financ iar el desarrollo de eventos y su

logis tica para adelantar las acc iones y ac tividades

de paz




E l Fondo de P rogramas Espec iales para la P az,

c reado mediante Ley 367 de 1997 tiene dentro de

sus func iones financ iar y cofinanc iar los planes

programas y proyec tos , de acuerdo con las

Direc trices del Señor P res idente, y se materializa

en la atenc ión a los requerimientos de la O fic ina del

A lto C omis ionado para la P az.

- Débil capac idad para analizar la informac ión

Baja calidad en la informac ión reportada por las

diferentes fuentes de informac ión.

- Débil capac idad para verificar la informac ión

- Débil capac idad para s is tematizar la informac ión

15/jul/2016 16:07

C on corte al segundo trimestre se han adelantado

las s iguientes acc iones de monitoreo del riesgo:

• Jornadas de mic rofocalizac ión que permiten

identificar veredas susceptibles a intervenc ión de

desminado humanitario y realizar carac terizac ión

veredal (que inc luye validac ión de informac ión de

víc timas) .

De la misma manera, es tá en ejecuc ión el convenio

de cooperac ión C on UNO DC que tiene por objeto

“A unar es fuerzos para la cooperac ión técnica y

tecnológica en el fortalec imiento de la ges tión de

informac ión de la Direcc ión para la A cc ión Integral

contra M inas A ntipersonal para orientar la

focalizac ión de la atenc ión de los territorios y

poblac ión afec tada por las M inas A ntipersonal”, a

través de líneas de as is tenc ia: 1 . C alidad de datos ,

2 . Interoperabilidad y 3 . Metodología de

P riorizac ión.

Teniendo en cuenta en marco del foro de expertos

de la inic iativa global, los cooperantes financ iaran

ac tividades desarrolladas por la O EA , los recursos

del proyec to de invers ión en temas de ges tión de

informac ión, serán adic ionados al convenio de

No

No

19/oc t/2015 16:24

C on el fin de evitar la materializac ión del riesgo el

Fondo de P rogramas Espec iales para la P az definió

dentro de su plan operativo es trategias orientadas

al mejoramiento de vías la cual es tá alineada con el

proyec to de invers ión, adic ionalmente la aplicac ión

de controles permite controlar su pos ible

materializac ión

Se efec tuó monitoreo a los riesgos y se identificó

que durante el Tercer T rimestre de 2015, se

presentaron algunas de las causas , s in embargo la

aplicac ión de los controles hizo que no se

materializaron los riesgos . E l detalle de las

s ituac iones presentadas se encuentra en el

documento anexo.

No

24/mar/2015 14:59

P rimer T rimestre


durante el P rimer T rimestre de 2015, se

presentaron algunas de las causas , para lo cual se

es tán aplicando los controles para que no se

materialice el riesgo.

Las medidas de aus teridad del Gobierno Nac ional

hic ieron que para el 2015 el Fondo de P rogramas

Espec iales para la P az contara con una apropiac ión

inic ial inferior a la del año anterior, tanto en

Func ionamiento como en Invers ión.

P ara el P resupues to de Func ionamiento se presenta

una reducc ión del 38%, al pasar de una apropiac ión

definitiva $29.122 millones en 2014 a $18.015

millones en 2015. C omo aplicac ión de las medidas

de control es tablec idas , se han efec tuado

compromisos has ta el mes de junio y se

proyec taron los requerimientos de julio a dic iembre,

para solic itar a M in Hac ienda recursos adic ionales .

P ara el P resupues to de Invers ión, se contó con una

apropiac ión inic ial de $56.293 millones , con el

dec reto 0377 se aplazaron $11.154 de los cuales

$20.000 millones es tán en el proyec to de

ejecuc ión, recursos que en un 90% es taban

No

No No

15/jul/2016 10:10

Segundo T rimestre: Se realizó reunión de monitoreo

de riesgos al c ierre del trimestre. No obs tante con

la aplicac ión de los controles preventivos en temas

las ges tiones adminis trativas , contrac tuales No

permitieron la materializac ión de los riesgos .



en todo el territorio nac ional

P ara el riesgo 2 el indicador relac ionado con el

monitoreo del riesgo es: A cc iones y A c tividades de

P az A tendidas 2016, es te fue reportado

satis fac toriamente y evidenc ian que a la fecha No

hay materializac ión del riesgo. A s í mismo, es tá

relac ionado con los indicadores transversales de

U tilizac ión de los recursos as ignados Fondo de

P rogramas Espec iales para la P az.

Riesgo C aja Menor: Se realiza el día 30 de junio él

envió de la informac ión correspondiente al A nális is

de riesgos asoc iados a C aja menor del Fondo de

P rogramas Espec iales para la P az, se anexa correo

elec trónico de la remis ión, as í mismo el día 1 de

julio de 2016 se realizó el reporte de Indicadores

asoc iados a la C aja Menor para cada mes para las

variables: Recursos A s ignados a la caja menor de

No

Seguimiento y C ontrol a la E jecuc ion P resupues tal.No as ignac ión de recursos sufic ientes para la

atenc ion de requerimientos para ac tividades de paz. A dic iones y/o Modificac iones P resupues tales PA -2015-2018 Fondo de





01/Jan/2015 08:02 31/Dec/2016 23:59

15/sep/2014 15:52

Durante el último cuatrimestre del año la entidad ha

venido aplicando los controles es tablec idos ,

realizando seguimiento a la ejecuc ión presupues tal

para la atenc ión de los requerimientos presentados .

No se ha materializado el riesgo.

No

31/Dec/2016 23:59

31/dic /2014 18:59

Se realizó el seguimiento a los requerimientos para

la financ iac ión de A c tividades para el logro y

mantenimiento de la paz, aplicando los controles a

través de la Direcc ión del Fondo al tramitar

solic itud de recursos adic ionales en

Func ionamiento, as í como tramitar las

modificac iones necesarias en invers ión, cumpliendo

con la atenc ión de la totalidad de los

No




para la P az definio es trategias dentro de su

plan operativo que permiten hacerle

seguimiento a las ac tividades de manera

alineada con el proyec to de invers ión





P olíticos


MoraP robable Mayor Zona de riesgo extrema 16 Improbable

Demoras en la ejecuc ión de trámites

presupues tales de Dis tribuc ión y tras lado para

1 . P érdida de Imagen Ins tituc ional o de P ais

2 . No generac ión de condic iones de paz

22/jun/2015 14:59


durante el Segundo T rimestre de 2015, se

presentaron algunas de las causas , para lo cual se

es tán aplicando los controles para que no se

materialice el riesgo.

P ara el 2015 el Fondo de P rogramas Espec iales

para la P az contó con una apropiac ión inic ial en el

P resupues to de Func ionamiento de $18.015

millones , un 38% inferior a la del año anterior.

C omo aplicac ión de las medidas de control

es tablec idas , se efec tuaron compromisos has ta el

mes de junio y se proyec taron los requerimientos

de julio a dic iembre, solic itando recursos

adic ionales a M in Hac ienda mediante O FI15-

00036155 y O FI15-00041203 de 5 y 22 de

mayo, respec tivamente.

C omo resultado de es tas ges tiones se obtuvo una

adic ión en el presupues to de func ionamiento,

mediante Resoluc ión No. 0508 del 9 de junio de

2015 por valor de $5.443 millones .

En el P resupues to de Invers ión, se contó con una

apropiac ión inic ial de $56.293 millones , de los

cuales $20.000 millones en el proyec to de

ejecuc ión, recursos que en un 90% es taban

comprometidos como vigenc ias futuras , y $36.293

1 . Inc remento de cos tos

2. Reprogramac ión de c ronogramas

3. P érdida, daño o deterioro de la invers ión


MoraP robable Mayor Zona de riesgo extrema 16

15/jul/2016 09:53








a través del mejoramiento de vías en zonas

afec tadas por el conflic to.

P ara el riesgo 1 los indicadores relac ionados con el

monitoreo del riesgo son: O bras espec iales

complementarias para la Infraes truc tura V ial,

Kilómetros de Red V ial C ons truidos , es tos fueron

reportados satis fac toriamente y a tiempo, y

No

15/jul/2016 10:03















No

07/ene/2016 16:53


corte del C uarto T rimestre de 2015, se presentaron

algunas de las causas , s in embargo No se

materializo el riesgo, a partir de un adecuado

ejerc ic io de supervis ión de convenios y contratos y

la aplicac ión de los s iguientes controles ,

En desarrollo del C onvenio 216 de 2015 el plazo de

ejecuc ión inic ial era 31 de dic iembre de 2015, el

cual fue prorrogado has ta el mes de marzo de 2016.

Lo anterior como medida de control del frente al

riesgo que podría presentarse por las causas

manifes tadas por el ejecutor y avaladas por la

interventoría, relac ionadas con cambios en el

c ronograma de obra inic ial.

V erificac ión de Metas del Indicador Kilómetros de

Red V ial, se realizó un ejerc ic io de revis ión de la

meta proyec tada, con los avances de las obras , por

lo tanto, se ajus tó la meta en el P royec to de

invers ión y pos teriormente en el P lan de A cc ión de

la Dependenc ia.

No

08/abr/2016 23:59

P rimer T rimestre: Se monitoreo de riesgos al c ierre

del trimestre, con el fin de realizar monitoreo a los

riesgos e identificar las causas que se presentaron.

Sin embargo, la aplicac ión de las ges tiones

adminis trativas , contrac tuales y financ ieras

realizaron permitieron controles preventivos para la

No materializac ión de los riesgos .










No

22/jun/2015 14:49


corte del Segundo T rimestre de 2015, se


aplicac ión de los controles hizo que no se

materializara el riesgo.

En desarrollo del C onvenio 050 de 2014 y C ontrato

de Interventoría 057 de 2014, se es tá


– Ríoblanco y pavimentac ión de tres sec tores

aledaños . E l plazo de ejecuc ión inic ial era 30 de

abril y en esa fecha se prorrogó por 45 días para el

convenio y 60 días para el contrato de

interventoría.

No

19/oc t/2015 16:15

C on el fin de evitar la materializac ión del riesgo el

Fondo de P rogramas Espec iales para la P az definió

dentro de su plan operativo es trategias orientadas

al mejoramiento de vías la cual es tá alineada con el

proyec to de invers ión, adic ionalmente la aplicac ión

de controles permite controlar su pos ible

materializac ión

Se efec tuó monitoreo a los riesgos y se identificó

que durante el Tercer T rimestre de 2015, se


aplicac ión de los controles de manejo hizó que no

se materializaron los riesgos a partir del adecuado

ejerc ic io de supervis ión de convenios y contratos

para evitar la materialziac ión de los riesgos . E l

detalle de las s ituac iones presentadas se

No

No No

No




para la P az definio dentro de su plan

operativo es trategias orientadas al

mejoramiento de vias la cual es ta alineada

con el proyec to de invers ión,

adic ionalmente la aplicac ión de controles

permite controlar su pos ible materializac ión.

24/mar/2015 14:53

P rimer T rimestre


durante el P rimer T rimestre de 2015, aunque se

presentaron algunas de las causas , la aplicac ión de

los controles hizo que no se materializara el riesgo.

En desarrollo del C onvenio 050 de 2014 se es tá


– Ríoblanco. A llí exis te una falla geológica ac tiva

que se intens ifica con la presenc ia de lluvias ,

ocas ionando un des lizamiento de tipo tras lac ional

presentando desprendimiento de talud.

También se afec taron por alterac iones de orden

público del paro camionero que retrasaron el

suminis tro de materiales como el cemento.

Situac iones que han s ido reportadas en los

A c tivo



mantenimiento de la P az a

través del mejoramiento de V ías

en Zonas A fec tadas por el

conflic to.

A C : Mejorar vías en zonas afec tadas por el conflic to

A RC : Mejorar y cons truir vías en zonas afec tadas

por el conflic to




Las ac tividades desarrolladas para generar

condic iones de paz a través del mejoramiento de

vías se pueden ver afec tadas por fac tores externos

que impidan o dificulten el logro de las metas

propues tas . En es te sentido el Fondo de P rogramas

Espec iales para la paz coordina con las entidades

involuc radas para superar las dificultades que

puedan presentarse durante su desarrollo.



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles




Direc tiva 01 de 2016

A PIdentificac ión y revis ión de fuentes primarias de

informac ión Reduc ir el riesgo

C atalina Barberi Torres Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6A ctivo


Inexac titud en los informes

sobre determinados asuntos de

política pública que inc idan en la

ac tividad del sec tor privado

Hace referenc ia a imprec is iones que se puedan

presentar en los informes preparados sobre

determinados asuntos de política pública que

inc idan en la ac tividad del sec tor privado, teniendo

en cuenta que es una de las responsabilidades

es tablec idas para la direcc ión y que ac tualmente

hace parte de la Es trategia 1 del P lan de A cc ión.



de las prioridades de gobierno.

La informac ión suminis trada por gremios y

empresas del sec tor privado no es prec isa ni

completa (pertinenc ia, relevanc ia, desac tualizac ión)

Demoras en la presentac ión de los informes .

Desconfianza en la informac ión de la P res idenc ia.

Baja c redibilidad.

Formulac ión de políticas o toma de dec is iones

basadas en informac ión imprec isa.

Inadecuada identificac ión de los canales de

comunicac ión entre el gobierno y el sec tor privado

Desconoc imiento de los responsables al interior de

los gremios y empresas del sec tor privado y las

diferentes entidades públicas para solic itar

informac ión requerida por la Direcc ión para el

No No

Revis ión de la cons is tenc ia de la informac ión

suminis trada por diferentes fuentes

10/jul/2015 09:39

La direcc ión para el sec tor privado durante el

segundo trimestre realizó la implementac ión de los

controles es tablec idos para mitigar el riesgo la

cual se presenta en detalle a continuac ión:

1 . Revis ión por parte de la direcc ión para el

sec tor privado de los requerimientos de las

solic itudes provenientes del sec tor privado.

C ons is te en la revis ión de los requerimientos del

privado por parte del func ionario responsable de la

Direcc ión del Sec tor P rivado con el propós ito de

contar con toda la informac ión para poder darle

apropiada ges tión a la solic itud. Durante la ges tión

realizada en el segundo trimestre del 2015 las

solic itudes del sec tor privado al ser dirigidas a la

direcc ión del sec tor privado, fueron revisadas cada

una por separado por la direc tora de es ta

dependenc ia y un asesor con el fin de darle el

debido trámite. Es ta revis ión individualizada ha

permitido que la ges tión y en consecuenc ia la

comunicac ión con el sec tor privado por parte del

gobierno sea la adecuada. Dentro de es ta revis ión

inic ial, una importante herramienta de control ha

s ido la correspondenc ia que se maneja a través del

s is tema Sigob que permite acceso y control de las

solic itudes que llegan a la direcc ión.

2 . Revis ión de las comunicac iones que se le van

a transmitir al sec tor privado por parte de la

Direcc ión. En la ges tión de las solic itudes

realizadas a la direcc ión para el sec tor privado, las

comunicac iones que se le transmiten al sec tor

privado son revisadas inic ialmente por un asesor,

pos teriormente por la direc tora de la direcc ión para

el sec tor privado y en algunos casos por la Señora

No

01/Jan/2015 08:00 30/Dec/2016 23:59 31/mar/2015 15:00 durante el primer trimestre no se materializó el No


C on el fin de reduc ir el riesgo, la

dependenc ia continuará implementando los

controles es tablec idos .

PA -2015-2018

Direcc ion para el Sec tor


P olíticos

Raro

Identificac ión de contac tos relevantes para

es tablecer buenos canales de comunicac ión con el

15/ene/2016 17:14

Dando alcance al comentario anterior, la Direcc ión

para la Es trategia de C omunicac ión aplicó los

controles es tablec idos para evitar la

materializac ión del riesgo, de la s iguiente forma:

1. Matriz de control de las solic itudes de los

M inis terios y entidades adsc ritas para brindar

asesoría: Durante e último trimestre del 2015 se

rec ibieron 43 solic itudes de M inis terios y

Entidades , las cuales fueron atendidas a través de

la as is tenc ia pres tada por la Direcc ión

2 . Direc tiva 05 de 2014: Desde la Direcc ión se

realizó seguimiento a la aplicac ión de la Direc tiva

05 a través de revis iones , observac iones y ajus tes

a las diferentes solic itudes realizadas por entidades

y M inis terios .

3 . Manuales y guias de imagen del Gobierno: Se

realizó seguimiento a la aplicac ión de los

lineamientos del manual y guías de imagen para que

todas las campañas que salieron al aire cumplieran

con los c riterios es tablec idos en dichos

documentos .

No

17/jul/2015 10:22

E l riesgo no se materializó y se compartió con todo

el equipo.

Durante el trimestre se brindó la asesoría necesaria

a cada M inis terio y Entidades del Gobierno en la

revis ión de campañas public itarias , piezas de

No

01/oc t/2015 08:49

DURA NTE EL TRIMESTRE EN C URSO ,

REV ISA MO S LO S PUNTO S DE C O NTRO L,

HIC IMO S UNA REUNIÓ N PA RA REV ISA R ESTE

TEMA Y EV ITA R A TO DA C O STA Q UE EL

RIESGO SE MA TERIA LIC E.

No

No No

No

PA -2015-2018 A LTA

C O NSEJERÍA

PRESIDENC IA L DE

C O MUNIC A C IO NES -



03/sep/2014 16:20E l riesgo no se materializo ya que se aplicaron

todos los controles formulados de manera efec tiva.

13/ene/2015 15:31

Se analizaron y verificaron los controles

es tablec idos para es te riesgo, por lo cual el riesgo

no se materializó.

Incumplimiento para dar respues ta a las solic itudes

realizadas por las entidades 05/jun/2015 16:05Se hizo ac tualizac ión de la matriz de la valorac ión

del riesgo con base en el formato FDE39.No

Desconoc imiento por parte del asesor de los

lineamientos es tablec idos en la Direc tiva 01 de

2016, el Manual de Imagen, el Sis tema Gráfico

Gobierno de la República de C olombia, el Sis tema

de Identidad V isual Gobierno de C olombia y el

C ampañas Public itarias

21/abr/2015 17:06Una vez analizado el tema, se determina que el

riesgo no se materializó y adjuntamos el ac ta de No

23/abr/2015 11:28C omo evidenc ia de la NO materializac ión del

riesgo, se adjunta ac ta de reunión de anális is .No

Matriz de control de las solic itudes de los



C on la aplicac ión de controles definidos a

es te riesgos se pretende evitar la

materializac ión de es te riesgo.

Manuales y guias de imagen del Gobierno

1. Mala imagen del Gobierno Nac ional

2 . Sanc iones disc iplinarias por acc iones y

omis iones en el ejerc ic io de los tiempos de

respues tas a las solic itudes realizadas por las

entidades .

3 . A probac ión de campañas que no cumplan con la

totalidad de requis itos definidos en los

lineamientos .

Juanita Mejia Boada P robable Moderado Zona de riesgo alta 12

15/jul/2016 14:28

Incumplimiento en el seguimiento a los

compromisos para el desarrollo de la

infraes truc tura es tratégica del P aís :

E l día 15 de julio de 2016 de se realizó el

monitoreo de riesgos con corte a 30 de Junio de

2016, en el cual se puede confirmar que el riesgo

no se ha materializado en la Direcc ión para la

C oordinac ión de Infraes truc tura, lo cual se puede

observar en el cumplimiento del indicador mis ional

al 100%, y para el cual adjuntamos las fichas de

seguimiento de los 26 proyec tos priorizados

durante el segundo trimestre de 2016, ac laramos

que las fichas utilizadas para el mes de junio con

corte a mayo es tán en proceso de elaborac ión y

revis ión. A demás durante el primer trimestre se

realizaron 12 reuniones de seguimientos de las

cuales adjuntamos los extrac tos .

C ontroles :

1 . Reuniones de seguimiento con las entidades

competentes: Durante el segundo trimestre del año

se realizaron 12 reuniones de seguimiento (Se

anexa soportes) lideradas por la V icepres idenc ia de

la República con el M inis terio de T ransporte y sus

No

1. Retrasos en la ejecuc ión de los proyec tos de

infraes truc tura es tratégica para el desarrollo del

país

2 . No se desarrollan oportunamente los proyec tos

de infraes truc tura es tratégica para el desarrollo del

país


No

05/abr/2016 10:21

Durante el primer trimestre del año, la Direcc ión

para la Es trategia de C omunicac ión aplicó los





asesoría: Durante el primer trimestre del 2016 se



la as is tenc ia pres tada por la Direcc ión.

2 . Direc tiva 05 de 2014: Desde la Direcc ión se

realizó seguimiento a la aplicac ión de la Direc tiva

05 a través de revis iones , observac iones y ajus tes

a las diferentes solic itudes realizadas por entidades

y M inis terios . A partir de febrero cuando sale la

nueva direc tiva pres idenc ial No.1 P lan de

A us teridad, se realizó seguimiento y control de

acuerdo con los lineamientos y parámetros de dicha

direc tiva. Es te control será ac tualizado durante el

segundo trimestre el año.

3 . Manuales y guias de imagen del Gobierno: Se

realizó seguimiento a la aplicac ión de los

lineamientos del manual y guías de imagen para que

todas las campañas que salieron al aire cumplieran

No

14/jul/2016 09:58

Durante el segundo trimestre del año, la A lta

C onsejería P res idenc ial de C omunicac iones aplicó





asesoría: Durante el segundo trimestre del 2016 se



la as is tenc ia pres tada por la A lta C onsejería.

2 . Direc tiva 01 de 2016: Desde la A lta

C onsejería se realizó seguimiento a la aplicac ión de

la Direc tiva 01 a través de revis iones ,

observac iones y ajus tes a las diferentes solic itudes

realizadas por entidades y M inis terios .

No

30/dic /2015 15:38

DURA NTE EL TRIMESTRE EN C URSO ,

REV ISA MO S LO S PUNTO S DE C O NTRO L,

HIC IMO S UNA REUNIÓ N PA RA REV ISA R ESTE

TEMA Y EV ITA R A TO DA C O STA Q UE EL

RIESGO SE MA TERIA LIC E.

No

A ctivo


Inadecuada asesoria a las

entidades de la rama ejecutiva

del orden nac ional para

transmitir el mensaje de

gobierno por parte de la A lta

C onsejeria P res idenc ial de

C omunicac iones .




A C : A sesorar las campañas de public idad de

minis terios y entidades del Gobierno Nac ional.

A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,



No se brinda la asesoría adecuada para que los

minis terios y entidades s igan los lineamientos

es tablec idos dentro de la Direc tiva 01 de 2016, el

Manual de Imagen, el Sis tema Gráfico Gobierno de

la República de C olombia, el Sis tema de Identidad

V isual Gobierno de C olombia y el C omité de

C omunicac iones .

Falta de personal que brinde la asesoría para dar a

conocer los lineamientos es tablec idos dentro de la

Direc tiva 01 de 2016, el Manual de Imagen, el

Sis tema Gráfico Gobierno de la República de

15/ene/2016 17:15

E l día 15 de enero de 2016 de se realizó el

monitoreo de riesgos con corte a 31 de dic iembre

de 2015, en el cual se puede confirmar que el

riesgo no se ha materializado en la Direcc ión para

la C oordinac ión de Infraes truc tura, lo cual se puede

observar en el cumplimiento del indicador al 100%,

y para el cual adjuntamos las fichas de seguimiento

de los 38 proyec tos priorizados durante el tercer

No

14/abr/2016 11:44

E l día 14 de abril de 2016 de se realizó el

monitoreo de riesgos con corte a 31 de marzo de

2016, en el cual se puede confirmar que el riesgo

no se ha materializado en la Direcc ión para la

C oordinac ión de Infraes truc tura, lo cual se puede

observar en el cumplimiento del indicador mis ional

al 100%, y para el cual adjuntamos las fichas de

seguimiento de los 26 proyec tos priorizados

durante el primer trimestre de 2016, ac laramos que

las fichas del mes de marzo es tan en proceso de

No

No

No exis ten herramientas tecnológicas para un

adecuado seguimiento a los compromisos

Disponibilidad de personal para el desarrollo de las

ac tividades de seguimiento

06/oc t/2015 16:18

E l día 6 de oc tubre de se realizó el monitoreo de

riesgos con corte a 30 de septiembre de 2015, en

el cual se puede confirmar que el riesgo no se ha

materializado en la Direcc ión para la C oordinac ión

de Infraes truc tura, lo cual se puede observar en el

cumplimiento del indicador al 100%, y para el cual

adjuntamos las fichas de seguimiento de los 38

proyec tos priorizados durante el tercer trimestre.

No

Luis Fernando Rodríguez Yepes Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12A ctivo


Incumplimiento en el

seguimiento a los compromisos

para el desarrollo de la

infraes truc tura es trategica del

pais




A C : - C oordinar con las Entidades del Gobierno

Nac ional que tienen competenc ia sobre la

Infraes truc tura de T ransporte del P aís , la

evaluac ión y seguimiento al desarrollo y

cumplimiento de los P rogramas y Metas de la

P olítica de Infraes truc tura de T ransporte del P aís

- Seguimiento al cumplimiento de los compromisos

es tablec idos por las Entidades del Gobierno

Nac ional en las reuniones de C oordinac ión y

Seguimiento que se promoverán en la

V icepres idenc ia de la República con una

periodic idad máxima quincenal

De acuerdo con los compromisos es tablec idos la

Direcc ión para la C oordinac ión de Infraes truc tura

realiza seguimiento a través de reuniones , correos o

llamadas telefónicas a los responsables de ejecutar

las acc iones encaminadas al desarrollo de la

infraes truc tura del país .

La informac ión suminis trada para el seguimiento por

parte de las entidades puede no corresponder a la

ultima vers ión o es tar desac tualizada

No No

C oordinac ión interins tituc ional e intersec torial para

desarrollo de compromisos

Reuniones de seguimiento con las entidades

Seguimiento a los compromisos es tablec idos con

las entidades competentes

15/jul/2015 09:06

Para la Direcc ión de Infraes truc tura se llevaron las

s iguientes ac tividades , con las cuales se confirma

que no se produjo la materializac ión del riesgo

durante el segundo trimestre de 2015:

1. Memorias de seguimiento: Durante el segundo

trimestre de 2015 se llevaron a cabo reuniones con

semanales pres ididas por el Señor V icepres idente y

as is tenc ia del M inis terio de T ransporte con sus

entidades vinculadas .

2 . Fichas de seguimiento: Durante el segundo

trimestre de 2015 la Direcc ión para la

C oordinac ión de Infraes truc tura produjo fichas de



21/abr/2015 10:03

Se realizó 10 reuniones de seguimiento donde se

realizó seguimiento a todos los compromisos de los

proyec tos de infraes truc tura. C omo resultados de

dicho seguimiento se evidec ion que no se

materalizó el riesgo asoc iado a la Direcc ión para la

No


Para evitar el riesgo la Direcc ión para la

C oordinac ión de Infraes truc tura aplicara los

controles es tablec idos acorde con su plan

operativo para la vigenc ia 2015

PA -2015-2018

Direcc ión para la

C oordinac ión de

Reuniones de segumiento con los responsables de

los compromisos

16/ene/2015 14:50

Una vez revisada la informac ión y analizada se

puede evidenc iar que el riesgo se encuentra

controlado por lo que no hay materializac ión del

mismo.

No

A lto volumen de compromisos para el desarrollo de

infraes truc tura del país

No exis ten procedimientos definidos para realizar la

labor de seguimiento

15/abr/2016 10:46

Luego de hacer un anális is del riesgo asoc iado al

trabajo realizado con las entidades pertenec ientes

a la C omis ión Intersec torial para la P revenc ión del

Rec lutamiento de NNA , no se evidenc ia la


En el ejerc ic io realizado y teniendo encuentra los

controles , a continuac ión se analiza cada uno de

ellos :

1 . Func ionarios identificados y encargados de los

temas y realizar la confirmac ión de la convocatoria

con tiempo: Se han llevado a cabo espac ios de

as is tenc ia técnica tanto con entidades como con

espac ios de articulac ión en los que se ha logrado

cumplir con los propós itos es tablec idos para cada

ejerc ic io realizado en terreno. Es as í que se

comienza el año con ac tividades que pretenden

materializar mapas , diagnós ticos , priorizac iones ,

focalizac iones y ejerc ic ios de acuerdos técnicos

con las entidades que hacen parte de es ta

C omis ión.

2 . Reuniones de seguimiento permanente a los

No

13/jul/2016 14:40

Luego de hacer un anális is del riesgo asoc iado a los

procesos de articulac ión en todos los niveles de la

Secretaría Técnica que obs taculicen la elaborac ión

de la evaluac ión de la as is tenc ia técnica previs ta

para el segundo trimestre de la vigenc ia 2016, no

se evidenc ia la materializac ión de es te riesgo.



ellos :



con tiempo y 2 . Reuniones de seguimiento

permanente a los c ronogramas es tablec idos con las

ins tituc iones nac ionales y territoriales : En el marco

de los Diálogos de P az que se adelantan

ac tualmente en La Habana-C uba, y en desarrollo

del C omunicado C onjunto No. 70 susc rito por la

Mesa de Negoc iac ión el 15 de mayo del año en

curso, correspondiente al “A cuerdo sobre la salida

de menores de 15 años de los campamentos de las

FA RC -EP y compromiso con la elaborac ión de una

hoja de ruta para la salida de todos los demás

menores de edad y un programa integral espec ial

para su atenc ión”[1], la Secretaría Técnica ha

determinado el liderazgo y la coordinac ión, en

No

07/oc t/2015 08:57

Luego de hacer un balance del trabajo a partir del

último seguimiento realizado para es te riesgo con

las entidades pertenec ientes a la C omis ión

Intersec torial para la P revenc ión del Rec lutamiento

de NNA , no se evidenc ia "debilidad de los procesos

de articulac ión interins tituc ional en los ámbitos

nac ional y territorial que obs taculice la elaborac ión

de la evaluac ión de la as is tenc ia técnica previs ta

para la vigenc ia".



ellos :








materializan mapas , diagnós ticos , priorizac iones ,

focalizac iones y reformas como respues ta del

trabajo articulado con las entidades vinculadas a

los procesos .


No

15/ene/2016 10:42

Luego de hacer un anális is del riesgo asoc iado al

trabajo realizado con las entidades pertenec ientes

a la C omis ión Intersec torial para la P revenc ión del

Rec lutamiento de NNA , no se evidenc ia "debilidad

de los procesos de articulac ión interins tituc ional en

los ámbitos nac ional y territorial que obs taculice la

elaborac ión de la evaluac ión de la as is tenc ia

técnica previs ta para la vigenc ia".



ellos :









focalizac iones y ejerc ic ios de acuerdos técnicos

con las entidades que hacen parte de es ta

No

No No

Débil ausenc ia de planificac ión semestral Reuniones de seguimiento permanente a los

c ronogramas es tablec idos con las ins tituc iones Desconoc imiento de las inic iativas en política

pública desarrolladas en los territorios Interlocuc ión permanente con las autoridadses

locales y departamentales

16/ene/2015 14:48


P olíticos01/A pr/2015 00:00 30/Dec/2016 23:59

03/oc t/2014 17:00

Una vez verificada la informac ión y analizados los

controles se determina que el riesgo no se ha

materializado por cuanto las s ituac iones no se han

presentado para que haya una debilidad de los

No


C on la identificac ión, anális is y valorac ión

del riesgo se busca reduc ir la probalidad de

ocurrenc ia del mismo.

PA -2015-2018 C P

DEREC HO S HUMA NO S -

Juan Manuel Mejia Salazar Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9

Func ionarios identificados y encargados de los


14/abr/2015 16:14

Una vez aplicados los controles se conc luye que

para el primer trimestre del año no se materializa el

riesgo toda vez que la Secretaría Técnica dio

continuidad a su trabajo de articulac ión munic ipal.

No

15/jul/2015 16:35

Para el presente mes y luego de hacer un balance

del trabajo con las entidades pertenec ientes a la

C omis ión Intersec torial para la P revenc ión del

Rec lutamiento de NNA , no se evidenc ia "debilidad

de los procesos de articulac ión interins tituc ional en

los ámbitos nac ional y territorial que obs taculice la

elaborac ión de la evaluac ión de la as is tenc ia

técnica previs ta para la vigenc ia.



ellos :









focalizac iones y reformas como respues ta del

trabajo articulado con las entidades vinculadas a

los procesos .


c ronogramas es tablec idos con las ins tituc iones

No

A ctivo


Debilidad de los procesos de

articulac ión interins tituc ional en

los ámbitos nac ional y territorial

que obs taculice la elaborac ión

de la evaluac ión de la as is tenc ia

técnica previs ta para la vigenc ia

E l logro de los objetivos mis ionales de la C onsejería

P res idenc ial para los Derechos Humanos dependen

en gran medida de un marco interins tituc ional

común -es trategia nac ional de DDHH y

mecanismos afines o complementarios -; la efec tiva

paritic ipac ión de entidades , organismos ,

ins tituc iones y autoridades nac ionales y

territoriales que determinan el cumplimiento de las

metas es tablec idas pues to que implican procesos

de intercambio de informac ión, desarrollo de planes

de trabajo y ac tividades , contrapartidas

presupues tales y espac ios de dec is ión política,

planeac ión es tratégica y operativa, monitoreo y

seguimiento.




A C : A nalizar el fortalec imiento de las ins tanc ias de

articulac ión territorial (mesas , comités ,

subcomités , C O MPO S) que incorporan el enfoque

de niñez y protecc ión integral en los ins trumentos

de prevenc ión del rec lutamiento, la utilizac ión y la

violenc ia sexual contra niños , niñas y adolescentes .

A RC : A nalizar el fortalec imiento de las ins tanc ias

de articulac ión territorial (mesas , comités ,

subcomités , C O MPO S) que incorporan el enfoque

de niñez y protecc ión integral en los ins trumentos

de prevenc ión del rec lutamiento, la utilizac ión y la

violenc ia sexual contra niños , niñas y adolescentes .

A usenc ia de una adecuada convocatoria a las

entidades nac ionales y territoriales

1 . P érdida de c redibilidad y confianza por parte de

las entidades nac ionales , territoriales y

organizac iones soc iales . 2 . P érdida de c redibilidad

y confianza por parte de las entidades por

incumplimiento de responsabilidades . 3 . Duplic idad

de func iones

27/jun/2016 12:02






el periodo comprendido entre el 11 de abril has ta el

26 de junio de 2016, no se materializó el riesgo, es

dec ir; no se presentó func ionamiento inadecuado

de los componentes y módulos del Sis tema

Nac ional de Informac ión y Ges tión del

C onoc imiento; en cuanto no se presentaron fallas

permanentes , o fallas técnicas s in correcc ión.

Los controles implementados fueron:

1 . Envió de correos a los func ionarios de la

Direcc ión sobre la ruta de uso y operac ión interna

de JUA C O los días martes 19 de abril y miércoles

22 de junio de 2016, con las guías de cada uno de

sus módulos (se adjunta correo con la informac ión).

2 . Divulgac ión en la página web de la Direcc ión del

Sis tema Nac ional de Juventud “C olombia Joven”

(www.colombiajoven.gov.co) del video tutorial de

uso de JUA C O Soc ial

https://www.youtube.com/watch?lis t=PLEXQ 3deJx

1rkc8z7Q M715JPO 5N64BeRzQ &v=d8ctl14-

2Dk&feature=player_embedded

3. Según el Reporte de seguimiento sobre el uso del

s is tema por parte del público a través de la página

No

01/jul/2016 10:27

Teniendo en cuenta que el miércoles 27 de junio se

realizó un control preventivo del riesgo, a

continuac ión se presenta el control final del

trimestre.
























No

01/abr/2016 14:23






el periodo comprendido entre el 01 de enero has ta

el 30 de marzo de 2016, no se materializó el riesgo,

es dec ir; no se presentó func ionamiento

inadecuado de los componentes y módulos del





1 . Envió de correo a los func ionarios de la

Direcc ión sobre el ruta de uso y operac ión interna

de JUA C O el día martes 02 de febrero de 2016,

con las guías de cada uno de sus módulos (se

adjunta correo con la informac ión).

2 . Divulgac ión en la página web de la Direcc ión

del Sis tema Nac ional de Juventud “C olombia Joven”




1rkc8z7Q M715JPO 5N64BeRzQ &v=d8ctl14-

2Dk&feature=player_embedded

No

31/may/2016 17:45

Teniendo en cuenta que el miércoles 27 de junio se

realizó un control preventivo del riesgo, a

continuac ión se presenta el control final del

trimestre.
























No

A ctivo

Inadecuado func ionamiento de

los componentes y módulos del

Sis tema Nac ional de

Informac ion y Ges tión del

C onoc imiento en adolescenc ia y

juventud.

Si se presenta un inadecuado func ionamiento en

alguno de los componentes del Sis tema, el

observatorio, la C iberteca, las normas , la

adminis trac ión, o la encues ta); se afec tan los

canales de interacc ión con la comunidad y la

respues ta a sus neces idades de comunicac ión e

informac ión.




mismo.

No

17/dic /2015 10:04






el periodo comprendido entre el 30 de septiembre

has ta el 17 de dic iembre de 2015, no se

materializó el riesgo, es dec ir; no se presentó

func ionamiento inadecuado de los componentes y


Ges tión del C onoc imiento; en cuanto no se

presentaron fallas permanentes , o fallas técnicas

s in correcc ión.

E l día viernes 20 de noviembre de 2011, se envió

un correo a los func ionarios de la Direcc ión sobre el

ruta de uso y operac ión interna de JUA C O , con las

guías de cada uno de sus módulos (se adjunta

correo con la informac ión).

Según el monitoreo realizado al func ionamiento de

los componentes y módulos del Sis tema Nac ional

de Informac ión y Ges tión del C onoc imiento a través

de la página web de JUA C O

(obs .colombiajoven.gov.co), se reporta la s iguiente

informac ión*:

Fechas: 30 de septiembre has ta el 17 de dic iembre

de 2015

Ses iones: 2 .598 -JUA C O tuvo un

No

13/jul/2015 12:07






el periodo comprendido entre el 10 de enero has ta

el 12 de julio de 2015, no se materializó el riesgo,

es dec ir; no se presentó func ionamiento










informac ión*:

Fechas: 10 Enero al 12 Julio de 2015


promedio de 29,85 vis itas por día en es te lapso de

tiempo-

Usuarios : 4 .439

Durac ión de la vis ita: 00:03:59

Páginas V is tas: 19.414

Usuarios

No

No NoImprobable Moderado Zona de riesgo moderada 6C on la aplicac ión de los controles se

minimiza el riesgo.

Mauric io A ntonio Lemos

C ues tasP robable Moderado Zona de riesgo alta 12

Subutilizac ión de las herramientas tecnológicas .

Los jóvenes y comunidad interesada no tienen

acceso a la informac ión.

A usenc ia de interacc ión respec to a uno o mas

módulos entre el público y el gobierno.

Las respues tas desde el gobierno no responden a

las neces idades reales de los jóvenes .

29/sep/2015 09:58






el periodo comprendido entre el 13 de julio has ta el

29 de septiembre de 2015, no se materializó el

riesgo, es dec ir; no se presentó func ionamiento










informac ión*:

Fechas: 13 de julio has ta el 29 de septiembre de

2015


promedio de 49,68 vis itas por día en es te lapso de

tiempo-

Usuarios : 2 .895

Durac ión de la vis ita: 00:05:09

Páginas V is tas: 23.007

Usuarios

No



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles

A PV erificac ión de experienc ia e idoneidad de los

contratis tasEvitar el riesgo

Revis ión informes de seguimiento




Incorporac ión de un tablero de control de

seguimiento a la política pública dentro del

observatorio de transparenc ia para hacer públicos

los retrasos en reporte, ac tividades y metas de los


No

No No

PA -2015-2018





13/jul/2015 15:47



• Definic ión de regionales a intervenir, de

acuerdo con los lineamientos y proyecc ión de la

Direcc ión (se adjunta perfil del proyec to de

invers ión donde se informa las regionales).

• Definic ión de es trategia de coordinac ión

territorial, la cual en la ac tualidad es tá en proceso

de revis ión interna.

• Levantamiento de informac ión de

departamentos que tienen cobertura por los

func ionarios de la Direcc ión de planes de acc ión

A IC MA en los cuales se cons igna informac ión de

planes , acc iones a adelantar y metas a cumplir en

los departamentos relac ionados con temas de

A IC MA (las evidenc ias se encuentran en la

es trategia 3 del plan operativo). E l seguimiento de

es ta se presentara a partir del segundo semestre).

• Definic ión de contratac iones que

permitirán apoyar en el anális is , formulac ión e

integrac ión de la P olítica de A IC MA con otras

políticas y es trategias que contribuyan a la

cons trucc ión de P az y Desarrollo Territorial; en la

recolecc ión y validac ión de informac ión en terreno,

implementac ión y seguimiento de acc iones de

A IC MA en munic ipios des ignados y en la

implementac ión de ac tividades de ERM y A V en

territorio. Es ta contratac iones es tán en proceso de

revis ión del DA PRE.

• Desarrollo de intervenc iones por parte de

func ionarios de la Direcc ión en departamentos

Seguimiento periódico de intervenc iones realizadas

en cada regional definida.


C on el fin de evitar las dec is iones erróneas

para la planificac ión y seguimiento de

acc iones regionales de A IC MA , la Direcc ión

para la A cc ión Integral contra M inas

A ntipersonal desarrolla acc iones para el

seguimiento y monitoreo a lo es tablec ido en

és te.

- A umento de acc identes por MA P , MUSE y A EI .

- Desconoc imiento de la neces idad de hacer

intervenc iones en A cc ión Integral contra M inas

A ntipersonal

- Los individuos , comunidades y entidades

territoriales afec tadas carecen de capac idades de

respues ta para desarrollar procesos preventivos , de

emergenc ias y de contribuc ión a la es tabilizac ión

soc ioeconómica.

Los ins trumentos de planeac ión territorial no

incorporan la política pública en materia de A IC MA .

Las intervenc iones territoriales realizadas no

responden a las neces idades reales del territorio.

La Direcc ión pierde legitimidad como autoridad en

el desarrollo de la política pública en materia de

A IC MA


13/oc t/2015 11:40



de riesgo:

• Implementac ión de la es trategia de

coordinac ión territorial, la cual es tá alienada a dos

líneas es tratégicas de la Direcc ión (Fortalecer la

coordinac ión interins tituc ional, para la regulac ión

de los ac tores del A IC MA y Fortalecer la presenc ia

territorial, para la cons trucc ión de planes A IC MA ,

con la partic ipac ión de comunidades y autoridades

locales) y las metas definidas en el PND 2014-

2018.

• C ons trucc ión de 14 rutas departamentales

para la atenc ión, as is tenc ia y reparac ión a las

víc timas de MA P , MUSE y/o A EI en el marco de la

Ley 1448 de 2011, que permiten definir roles y

responsables en la atenc ión a víc timas y mejorar

as í el accesos de és tas a las medidas de Ley.

• Diseño y ac tualizac ión de 8 planes de A cc ión

A IC MA a partir de la ges tión de los func ionarios de

la Direcc ión.

No

Se realiza el monitoreo del riesgo "Incumplimiento

en las ac tividades de coordinac ión, monitoreo y

seguimiento de la P olítica P ública Integral

A nticorrupc ión. "

La batería de indicadores ya es tá ac tualizada a 31

de dic iembre de 2015.


es-P P IA .aspx

E l informe sobre el seguimiento a la P P IA se

adjunta.

No

A ctivo


Baja cobertura en

intervenc iones regionales de

A IC MA

Hace referenc ia a la falta de acompañamiento de

procesos de política pública en materia de A IC MA

por parte de la Direcc ión en escenarios

ins tituc ionales y comunitarios c laves a nivel local,

y a la dificultad de que es tos respondan a las

neces idades reales de los territorios afec tados con

oportunidad y pertinenc ia.

Insufic ientes recursos para garantizar la necesaria

cobertura territorial

31/dic /2015 19:17

Se desarrolló un informe con corte a 30 de junio de

2015 elaborado a partir de informac ión reportada

por las entidades responsables de la P P IA de

acuerdo con los formatos exigidos por el DNP (V er

informe anexo). E l próximo reporte corte se

solic itará en el primer trimestre de 2016 con corte

No

05/abr/2016 19:33

La Secretaria de transparenc ia realiza el monitoreo

del riesgo, el cual no se Materializo

Se desarrollaron unas mesas técnicas en

coordinac ión con el DNP , para verificar el

cumplimiento de las ac tividades de la P P IA . Se

adjuntan las relatorías de las mesas técnicas donde

se detallan los cambios y novedades sobre el P lan

de A cc ión del Documento C O NPES que buscan

garantizar el cumplimiento de la P P IA .

No

A ctivo


Incumplimiento en las

ac tividades de coordinac ión,

monitoreo y seguimiento de la

P olítica P ública Integral

A nticorrupc ión.

E l objetivo central de la P P IA es fortalecer las

herramientas y mecanismos para la prevenc ión,

inves tigac ión y sanc ión de la corrupc ión. A s í las

cosas , el incumplimiento en las labores de

monitoreo y seguimiento de las ac tividades que

quedaron inc luidas en el plan de acc ión del

C O NPES 167, impedirá mejorar los índices de

acceso y la calidad de la informac ión pública as í

como también será un obs táculo para mejorar las

herramientas de ges tión cons truidas en pro de la

lucha contra la corrupc ión.

A C . E jecutar un P lan comunicac ional para la

promoc ión y difus ión de la política integral. PC . -

PA A PC 2015

15/ene/2016 09:34


s iguientes acc iones de monitoreo de riesgo:

• Dar continuidad a la es trategia territorial a

través de los func ionarios de la Direcc ión.

• Susc ripc ión del contrato 147-15 con la

finalidad de A poyar a la Direcc ión para la A cc ión

Integral contra M inas A ntipersonal en la

recolecc ión y validac ión de informac ión en terreno,

implementac ión y seguimiento de acc iones de

A IC MA en munic ipios priorizados de los

Departamentos de Meta, Guaviare, C asanare y

A rauca.

Es as í que la Direcc ión logró en la vigenc ia 2015:

- C ons truir 20 rutas departamentales para

la atenc ión, as is tenc ia y reparac ión a las víc timas

de MA P , MUSE y/o A EI en el marco de la Ley 1448

de 2011, que permiten definir roles y responsables

en la atenc ión a víc timas y mejorar as í el accesos

de és tas a las medidas de Ley (cumpliendo lo

es tablec ido en el PND 2014-2018).

- Diseñar y ac tualizar de 18 planes de A cc ión

A IC MA a partir de la ges tión de los func ionarios de

la Direcc ión (cumpliendo lo es tablec ido en el PND

2014-2018).

- C ontar con los P lanes locales de A IC MA

No

Falta de compromiso por parte de las entidades y

organizac iones para el desarrollo e inc lus ión de

ac tividades en temas de A IC MA .

Seguimiento periódico de articulac ión de

intervenc iones interins tituc ionales PA -2015-2018





Desconoc imiento del impac to de intervenc iones

realizadas en territorios afec tados pro MA P , MUSE

O scar Rene A rias Diaz Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12

Liderar procesos de soc ializac ión a las entidades de

la importanc ia de la política pública integral No contar con equipo humano sufic iente.

1 .Retraso en el cumplimiento de ac tividades

es tablec idas en el plan de acc ión de C O NPES.

2 .La informac ión reportada por las diferentes

entidades no s irve para orientar las acc iones ni

evaluar los resultados de la política de

T ransparenc ia y Lucha contra la C orrupc ión

es tablec ida en el C O NPES.

3 .Retraso en el cumplimiento y regis tro de las

metas de la política pública integral anticorrupc ión

es tablec idas en el C O NPES.

4 .Rezago del país en materia de transparenc ia y

lucha contra la corrupc ión. 30/jun/2015 17:10

La P P IA tiene 110 acc iones a cargo de más de 20

entidades del Gobierno Nac ional; la Secretaría de

T ransparenc ia y el DNP se coordinan regularmente

para hacer seguimiento al desarrollo de la P P IA , el

cual se regis tra periódicamente en un tablero de

control y s irve para apoyar a las diferentes

entidades en donde sea necesario para poder

implementar exitosamente las acc iones de política.

La última ac tualizac ión a 31 de dic iembre de 2014

nos dice que la política pública a sólo un año de ser

sanc ionada (de 4 que tiene su horizonte de tiempo)

va bas tante bien, pues to que su avance es en

promedio de un 46%. Los avances en la

implementac ión de la P P IA , como resultado de la

ges tión direc ta de la Secretaría de T ransparenc ia

son:

• Sanc ión de la Ley de T ransparenc ia de del

Derecho a la Informac ión Pública y su Decreto

Reglamentario;

• O perac ión y pues ta en marcha del

O bservatorio de T ransparenc ia y A nticorrupc ión;

No

08/oc t/2015 16:41

DNP y Secretaría de T ransparenc ia hic ieron

seguimiento a las ac tividades del C O NPES 167 de

2013 con corte a 30 de junio de 2015 ofic iando a

todas las entidades responsables de las diferentes

ac tividades . C on la informac ión rec ibida se

diligenc ió la matriz adjunta y se hizo un diagnós tico

de las ac tividades más rezagadas dentro de la

P olítica P ública, que se soc ializará con la

No

20/may/2015 14:54 Se ac tualiza la nueva fecha de monitoreo No

09/jun/2015 15:55

Se ac tualizo el controlcon el respec tivo soprte

":Incorporac ión de un tablero de control de

seguimiento a la política pública dentro del

observatorio de transparenc ia para hacer públicos

los retrasos en reporte, ac tividades y metas de los

No

Se revisa el riesgo y de acuerdo con los controles


09/abr/2015 11:12Se revisa el riesgo y de acuerdo con los controles


07/jul/2016 15:31

No contar con la agenda semanal del C ongreso de

la República y hacerle el seguimiento oportuno

27/jul/2015 09:53

De acuerdo al riesgo “Entregar informac ión errada o

extemporánea al P res idente de la República sobre

el trámite de la agenda legis lativa del C ongreso de

la República” con corte a 30 de Junio, se han

aplicado los respec tivos controles como: (1)

Reuniones y mesas de trabajo con M inis terios y

congres is tas de la Unidad Nac ional, (2) Monitoreo

de la agenda en el C ongreso de la República, (3)

C omunicac ión efec tiva con los enlaces de los

M inis terios y (4) C onsolidac ión de informac ión y

bases de datos del trámite legis lativo.

Respec to a las ac tividades e indicadores (Debates

de control político coordinados y E jecuc ión de la

No

Paola Jimena Hernández Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12

Si No

No contar con equipo humano con conoc imientos

técnicos espec íficos . Recurso humano de la Secretaría de T ransparenc ia

capac itado.Bajo interés de las entidades en el cumplimiento de

las ac tividades del C O NPES. A c tividades de seguimiento y coordinac ión con

entidades públicas pertinentes para la política

pública integral anticorrupc ión, en alianza con el

09/abr/2015 11:11



29/dic /2014 11:36

La Secretaria de trannsparenc ia monitoreo para el

preente corte el riesgo correspondiente de acuerdo

a lo s iguiente:

C ontroles :

“Liderar procesos de soc ializac ión a las entidades

de la importanc ia de la política pública integral

anticorrupc ión”.

Este control se realiza liderando procesos de

soc ializac ión a las entidades sobre la importanc ia

de la P olítica P ública Integral A nticorrupc ión -P P IA -

, y de sus diferentes componentes .

Los eventos de soc ializac ión se realizan de manera

presenc ial como virtual.

• Los Eventos presenc iales :

• Se realizan en varias c iudades del país .

• Se convocan servidores públicos , soc iedad

c ivil, sec tor privado y c iudadanía en general.

• Eventos virtuales:

• Se realizan a través de Hangout del

O bservatorio de T ransparenc ia y A nticorrupc ión.

• Se es tablece un diálogo con expertos y

c iudadanía.

Material de apoyo para los eventos:

• Documentos impresos de normas y políticas

abanderadas por el DA PRE- Secretaría de

T ransparenc ia, o sobre los cuales tiene una

relac ión direc ta, como:

No

Raro Mayor Zona de riesgo alta 4

Se asoc ia el indicador del cumplimiento de

la P P IA inc luidas en el tablero de control,

para el monitoreo del riesgo.

PA -2015-2018

Secretaría de


14/abr/2015 17:03

A la fecha no se ha materializado el riesgo teniendo

en ceunta que los controles aplicados han s ido

efec tivos minimizando la probabilidad de su

materializac ión.

No

No

No No

PA -2015-2018

Direcc ión para A suntos


P olíticos16/Mar/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

15/sep/2014 15:45

En el segundo cuatrimestre del año no se ha

materializado el riesgo, ya que los controles

formulados para el manejo de es te se aplicaron de


congres is tas de la Unidad Nac ional


C on la aplicac ión de controles definidos a

es te riesgos se pretende evitar la


Monitoreo de la agenda en el C ongreso de la

C onsolidac ión de informac ión y bases de datos del

trámite legis lativo

25/abr/2016 11:16

E l riesgo no se materializo. La Direcc ión de

A suntos P olíticos adelanto durante es te trimestre

se han realizado 3 reuniones con los A sesores

Legis lativos de los M inis terios y DNP , 2 reuniones

con los partidos de Unidad Nac ional y el

No

08/jul/2016 11:05


A suntos P olíticos durante es te trimestre se han

realizado 6 reuniones con los A sesores

Legis lativos de los M inis terios y DNP , 8 reuniones

con los partidos de Unidad Nac ional y el

A c tivo


Entregar informac ión errada o

extemporánea al P res idente de

la República sobre el trámite de

la agenda legis lativa del

C ongreso de la República



de las prioridades de Gobierno

A C : Realizar el seguimiento a los proyec tos de ley o

ac tos legis lativo de inic iativa del gobierno o del

C ongreso que son cons iderados de interés para el

gobierno nac ional

Se genera un riesgo cuando no se entrega la

informac ión adecuada y en el tiempo

correspondiente al P res idente de la República sobre

el trámite de la agenda legis lativa.

No contar con un equipo sufic iente y/o personal

idóneo para hacer el seguimiento del trámite de

inic iativas legis lativas en el C ongreso de la

08/ene/2016 16:34

Durante la vigenc ia 2015 se brindó as is tenc ia y

apoyo técnico a las entidades del nivel territorial.

En el desarrollo de es te trabajo se propendió por

armonizar las políticas , los planes y los programas

de es tas entidades con las acc iones indicativas del

C onpes 161 y el plan para garantizar a las mujeres

una vida libre de violenc ias . En es te sentido, la

expedic ión del menc ionado plan propic ió una

oportunidad para que las entidades territoriales

inc luyeran en sus planes , proyec tos y programas

objetivos y acc iones a favor de la garantía de los

derechos de las mujeres víc timas de los diferentes

tipos de violenc ia.

Bajo es te marco, la soc ializac ión del plan ofrec ió a

las entidades del ente territorial y a los operadores

de jus tic ia procedimientos a través de los cuales se

puede dar cumplimiento tanto a los derechos

es tablec idos por las leyes nac ionales e

internac ionales a las víc timas de violenc ias de

género, como a los aspec tos normativos definidos

por la Ley y el lineamiento técnico es tablec ido en el

plan integral para garantizar a las mujeres una vida

libre de violenc ia.

En general, la meta trazada se cumplió, pues se

llegó a 15 entidades territoriales . La temática

No

14/abr/2016 12:22

Entre enero y marzo, la cobertura en as is tenc ia

técnica en las entidades territoriales se s ituó en

torno al 88%. Es te cobertura abarcó

gobernac iones y c iudades capitales , y el dis trito

espec ial de Buenaventura. En es te lapso, el mayor

dinamismo en la as is tenc ia técnica se explica por

la inc idenc ia para incorporar el enfoque de género

en los planes de desarrollo territoriales (PDT). La

coyuntura susc itada por la formulac ión de los PDT

implicó priorizar el acompañamiento a las entidades

territoriales , con el propós ito de inc luir la

perspec tiva de género en las hojas de ruta para los

próximos cuatro años .

La articulac ión con los mandatarios y los

func ionarios de los mecanismos de género

contribuyo al resultado obtenido. La agenda de

trabajo se propic ió desde la C PEM, con la

manifes tac ión de interés en trabajar

coordinadamente para alcanzar el objetivo de la

intervenc ión: incorporar la perspec tiva de género

en los PDT . En las comunicac iones dirigidas a

gobernadores , alcaldes de c iudades capitales y

pres identes de asambleas y concejos se puso de

relieve la voluntad por afianzar el trabajo articulado

entre la C onsejería y las entidades territoriales .

No

A ctivo


Baja cobertura en la

incorporac ión de la

transversalizac ión de género en

las entidades nac ionales y

territoriales

A C C :A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,



A C : A poyar a la transversalizac ión de género en

entidades Territoriales - A poyar la

transversalizac ión de género en entidades

nac ionales .

A .R.C . A poyar a la transversalizac ión de género en

entidades Territoriales - A poyar la

transversalizac ión de género en entidades

nac ionales

Las A s is tenc ias Técnicas en la C onsejería

P res idenc ial para la Equidad de la Mujer, es la razón

de ser de nues tro servic io y la no realizac ión o la

baja cobertura implica que no podemos cumplir con

nues tros indicadores de SP I y PO A . Es de vital

importanc ia evitar que es ta s ituac ión se

materialice.

Falta de canales de comunicac ión oportuna con los

enlaces de otras entidades para obtener

informac ión relac ionada con la agenda legis lativa

13/ene/2015 15:47 E l riesgo no se materializo. Se aplicaron los No

1. A probac ión de inic iativas legis lativas con

impacto negativo para los intereses del Gobierno

Nac ional

2 . Q ue el P res idente no cuente con informac ión

verás y oportuna sobre el trámite de inic iativas

legis lativas en el C ongreso de la República

3. Entrega de informac ión errada en los balances de

ges tión de la Direcc ión.

No

19/oc t/2015 17:03

De acuerdo al riesgo “Entregar informac ión errada o

extemporánea al P res idente de la República sobre

el trámite de la agenda legis lativa del C ongreso de

la República” con corte a 30 de septiembre, se han

aplicado los respec tivos controles como: (1)


congres is tas de la Unidad Nac ional, (2) Monitoreo

de la agenda en el C ongreso de la República, (3)


M inis terios y (4) C onsolidac ión de informac ión y

bases de datos del trámite legis lativo.

Respec to a las ac tividades e indicadores (Debates

de control político coordinados y E jecuc ión de la

agenda legis lativa priorizada), que hacen parte del

P lan O perativo, han permitido medir la

No

31/dic /2015 15:02


A suntos P olíticos adelanto durante es te periodo

más de 5 reuniones con los A sesores Legis lativos

de los M inis terios y DNP , 4 reuniones con los

partidos de Unidad Nac ional y el seguimiento

No

No

29/sep/2015 15:04

La C onsejeria P res idenc ial para la Equidad de la

Mujer de acuerdo al riesgo identificado con el

equipo se realiza un seguimiento a través de los

controles es tablec idos , semanalmente la página de

la C PEM se ac tualiza con notic ias y con los

servic ios que se brindan, es ta informac ión puede

ser verificada en la página

www.equidadmujer.gov.co . (V er Soporte adjunto)

En la as is tenc ia técnica se desarrollan dos

acc iones que dan cuenta de los avances y el

cumplimiento de la cobertura con las entidades

tanto del orden nac ional como del orden territorial:

1 . T ransversalizac ión de género en entidades

nac ionales Se ha brindado as is tenc ia técnica a tres

entidades del orden nac ional, es ta as is tenc ia se ha

realizado mediante: talleres y/o charlas de

sens ibilizac ión, reuniones técnicas y asesoría para

la incorporac ión del enfoque de género al interior de

cada entidad, el trabajo ha s ido cons tante y con

calidad.


territoriales Se ha brindado as is tenc ia técnica a un

total de 12 entidades territoriales . Es ta as is tenc ia

se ha dado mediante: talleres y/o charlas de

sens ibilizac ión, reuniones técnicas y asesorías

No

13/ene/2015 15:58

En la C onsejeria P res idenc ial para la Equidad de la

Mujer el riesgo no se ha materializado dado que

continuamente a través de las as is tenc ias técnicas

que se pres tan a las dis tintas entidades ya sea

nac ionales o territoriales se soc ializa nues tras

func iones y de igual manera se pres ta la as is tenc ia

técnica que brindamos. P or lo tanto, se adjunta

ofic io donde se habla de los servic ios que

pres tamos como C onsejeria, as í mismo las

personas o los usuarios pueden encontrar a través

de la página www.equidadmujer.gov.co la

informac ión de nues tras func iones de acuerdo al

dec reto 1649 de septiembre de 2014.

P or otra parte, en la vigenc ia 2014 se pudo llegar a

No

15/abr/2015 22:33

De acuerdo a reunión del 26 de marzo de 2015 se

realizo anális is de las as is tenc ias técnicas que se

habian programado versus las que se habían

realizado y se determinó que se cumplió. De igual

manera se ha informado a través de la página

nues tros servic ios para los territorios y as i evitar

que el riesgo se materialice.

Se adjunta copia de as is tenc ias de reuniónes

No

08/jul/2016 16:05

Entre abril y junio, la cobertura en as is tenc ia

técnica en las entidades territoriales se s ituó en

torno al 100%. Es te resultado se explica por el

trabajo realizado a nivel de gobernac iones y

c iudades capitales , en tanto se cubrieron las 32

gobernac iones y las 32 alcaldías de las c iudades

capitales . P or las res tric c iones de gas to, en

espec ial en el rubro de func ionamiento, el ejerc ic io

de inc idenc ia para la incorporac ión del enfoque de

género en los PDT no se pudo llevar a más

territorios . No obs tante, la es trategia trazada

incorporó la optimizac ión de los recursos humanos

y económicos , con el fin de trabajar con los

munic ipios desde los princ ipales centro urbanos de

cada región.

La as is tenc ia técnica se centró en c inco temas

es tratégicos: i) promoc ión del desarrollo

ins tituc ional de la equidad de género a través de la

c reac ión o fortalec imiento del mecanismo de

género; ii) fortalec imiento de las comisarías de

familia para atender violenc ias intrafamiliares

contra las mujeres; iii) c reac ión y pues ta en

func ionamiento de casas refugio o casas de acogida

para las mujeres; iv) desarrollo de procesos de

formac ión, capac itac ión y fortalec imiento de la

partic ipac ión soc ial y política de las mujeres; y v)

No

No No

Insufic iente personal vinculado de planta en la A lta

C onsejería para poder realizar el acompañamiento

durante la incorporac ión.

Realizar seguimiento al numero de as itenc ias

técnicas proyec tadas vs la demanda solic itada

Generar canales de comunicac ión con los territorios

para fortalecer llos servic ios de la C PEMDesconoc imiento de la asesoría brindada por parte

de la consejeríaP riorizar la demanda de acuerdo a la capac idad con

la que se cuenta en la C PEM y a las neces idades de

los entes territoriales .



04/sep/2014 17:10

E l riesgo no se ha materializado debido a que en la

C onsejería P ara la Equidad de la Mujer la

transversalizac iones se logró en entidades del nivel

nac ional y sec torial s in ningún inconveniente y tal

como se evidenc ia en el adjunto se ha realizado la

soc ializac ión de los servic ios mis ionales a través

No

Raro Moderado Zona de riesgo moderada 3

De acuerdo con los controles definidos por

la C onsejería para la Equidad de la Mujer, la

política de adminis trac ión de riesgos que se

aplica a la ges tión es evitar el riesgo

PA -2015-2018

C onsejeria P res idenc ial

para la Equidad de la

O scar Julián Guevara Bedoya Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9

Dar a conocer mediante la página web los servic ios

ofrec idos desde la C PEMDes interés de las entidades territoriales

Incumplimiento a las ac tividades proyec tadas por

la C PEM en su P I y en PO A .

P erdida de la C redibilidad de la A C PEM en los

territorios .

Desarticulac ión entre las partes interesadas

07/jul/2015 10:02

La C onsejeria P res idenc ial para la Equidad de la

Mujer de acuerdo al riesgo identificado en el equipo

se realiza un seguimiento a través de los controles

es tablec idos , semanalmente la página de la C PEM

se ac tuliza con notic ias y con los servic ios que se

brindan. (V er Soporte adjunto)

En la as is tenc ia técnica se desarrollan dos

acc iones que dan cuenta de los avances y el

cumplimiento de la cobertura con las entidades

tanto del orden nac ional como del orden territorial:


nac ionales Se ha brindado as is tenc ia técnica a tres

entidades del orden nac ional, es ta as is tenc ia se ha

realizado mediante: talleres y/o charlas de

sens ibilizac ión, reuniones técnicas y asesoría para

la incorporac ión del enfoque de género al interior de

cada entidad, el trabajo ha s ido cons tante y con

calidad:

1 . P olic ía Nac ional en el cual se desarrolla un

seguimiento permanente para operac ión de la Línea

155 de orientac ión a mujeres víc timas de violenc ia;

coordinando de manera permanente el

func ionamiento de la y brindado asesoría a los

operadores de la línea para fortalecer sus



No SiRaro Mayor Zona de riesgo alta 4




cual contempla acc iones que permiten a la


puntos de controles planteados .

PA -2015-2018 C P


1 . P erdida de c redibilidad de la C PP I .

2 . Detrimento patrimonial

3 . Incumplimiento en las metas del plan de acc ión.

4 . Infraes truc turas inadecuadas para la atenc ión

integral para la primera infanc ia

Jose Ignac io C asallas A cos ta Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8A ctivo


Inadecuado acompañamiento a

los proyec tos de infraes truc tura

para la atenc ión integral para la

primera infanc ia durante la

formulac ión y ejecuc ión.

E l incumplimiento puede darse en la ejecuc ión del

proyec to de invers ión y por cons iguiente en el plan

de acc ión. P or acc ión u omis ión, la C onsejería

P res idenc ial para la P rimera Infanc ia podría dar

acompañamiento en la formulac ión y ejecuc ión de

los proyec tos de infraes truc tura para la atenc ión

integral para la primera infanc ia s in tener en cuenta

los lineamientos de la es trategia "De C ero a

Siempre"


P or omis ión y acc ión brinde un inadecuado

lineamiento diferente del marco de la es trategia "

02/feb/2016 10:27


cuarto trimestre realizó la implementac ión de los



1 . Revis ión por parte de la Direcc ión para el

Sec tor P rivado de los requerimientos de las







realizada en el cuarto trimestre del 2015 las


direcc ión del sec tor privado, fueron revisadas cada

una por separado por la direc tora de es ta

dependenc ia y un asesor con el fin de darle el

debido trámite. Es ta revis ión individualizada

permitió que la ges tión y en consecuenc ia la


gobierno sea la adecuada. Dentro de es ta revis ión

inic ial, una importante herramienta de control ha

s ido la correspondenc ia que se maneja a través del

s is tema Sigob que permite acceso y control de las

No

13/abr/2016 09:04


primer trimestre de 2016 implementó los controles

es tablec idos para mitigar el riesgo:

1 . Revis ión por parte de la Direcc ión para el

Sec tor P rivado de los requerimientos de las


Durante la ges tión realizada en el primer trimestre

de 2016 se rec ibieron solic itudes relac ionadas con

los s iguientes temas: acero, trámites elec trónicos ,

palma, decreto 456 (aranceles para textiles y

calzado), contribuc ión de aerolíneas a la

supertransporte. Las solic itudes fueron revisadas

por la direc tora de es ta dependenc ia y un asesor

con el fin de darle el debido trámite. Es ta revis ión

permitió que la ges tión y en consecuenc ia la


gobierno sea la adecuada.

2 . Revis ión de las comunicac iones que se le van

a transmitir al sec tor privado por parte de la

Direcc ión. Las comunicac iones que se le

transmiten al sec tor privado son revisadas

inic ialmente por un asesor, pos teriormente por la

direc tora de la direcc ión para el sec tor privado y en

algunos casos por la Señora M inis tra C onsejera

No

C atalina Barberi Torres Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6A ctivo

Inexac titud en los informes

sobre determinados asuntos de

política pública que inc idan en la

ac tividad del sec tor privado

Hace referenc ia a imprec is iones que se puedan

presentar en los informes preparados sobre

determinados asuntos de política pública que

inc idan en la ac tividad del sec tor privado, teniendo

en cuenta que es una de las responsabilidades

es tablec idas para la direcc ión y que ac tualmente

hace parte de la Es trategia 1 del P lan de A cc ión.




Demoras en la presentac ión de los informes .

Desconfianza en la informac ión de la P res idenc ia.

Baja c redibilidad.

Formulac ión de políticas o toma de dec is iones

basadas en informac ión imprec isa.

V is itas de verificac ión técnica1. Falta de idoneidad en la selecc ión del contratis ta.

2 . Incumplimiento de las obligac iones

contrac tuales , el cual realice acc iones diferentes al

lineamiento del marco de la es trategia " De cero a


cumplimiento de las ac tividades previs tas para la

correc ta ejecuc ión de los proyec tosDesconoc imiento de normas aplicables en

proyec tos de infraes truc turas . Informes o certificac iones de cumplimientos de

Lineamientos para la cons trucc ión de las

infraes truc turas en el marco de la es trategia “De

Incumplimiento en los es tándares de calidad

aplicables a las infraes truc turas en el marco de la

es trategia " De cero a s iempre".

No NoModerado Zona de riesgo moderada 3

C on el fin de reduc ir el riesgo, la

dependenc ia continuará implementando los

controles es tablec idos .

Raro

19/jul/2016 09:06

C on corte a 30 de junio y durante el segundo

trimestre de 2016 se aplicaron los s iguientes


materializac ión del riesgo:

1. Identificac ión y revis ión de fuentes primarias de

informac ión sobre los benefic ios económicos de la

paz, las resoluc iones de la C REG y los prec ios de

los fertilizantes con lo cual se logró consolidar un

acervo de informac ión real sobre los temas

anteriormente menc ionados .

2 . Revis ión de la cons is tenc ia de la informac ión

suminis trada por diferentes fuentes: es te control se

aplicó para el informe de resoluc iones de la C REG y

permitió validar la informac ión suminis trada por el

sec tor privado. P ara los otros dos temas no era

pertinente en la medida en que no se contaba con

informac ión de diferentes fuentes .

3 .Identificac ión de contac tos relevantes para

es tablecer buenos canales de comunicac ión con el

sec tor público y privado. Se revisó y cuando fue

necesario, se ac tualizó la informac ión de contac to

relevante para los temas sobre los benefic ios

económicos de la paz, las resoluc iones de la C REG

No

30/sep/2015 09:30

La direcc ión para el sec tor privado durante el tercer

trimestre de 2015 realizó la implementac ión de los



1 . Revis ión por parte de la direcc ión para el

sec tor privado de los requerimientos de las







realizada en el tercer trimestre del 2015 las


direcc ión, fueron revisadas cada una por separado

por la direc tora de es ta dependenc ia y un asesor

con el fin de darle el debido trámite. Es ta revis ión

individualizada ha permitido que la ges tión y en

consecuenc ia la comunicac ión con el sec tor

privado por parte del gobierno sea la adecuada.

Dentro de es ta revis ión inic ial, una importante

herramienta de control ha s ido la correspondenc ia

que se maneja a través del s is tema Sigob que

permite acceso y control de las solic itudes que

llegan a la direcc ión.

No

29/oc t/2015 11:30Se adjunta el ac ta donde se evidenc ia el monitoreo

de los riesgos con corte a 30 de Septiembre.No



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles




Sis tema de seguimiento a compromisos del Señor

P res idente

A P Seguimiento a c ronograma de obras . Evitar el riesgo

Si 23/dic /2014 00:00

No No

No generac ión de alianzas público privadas para

fortalecer la infraes truc tura para atender a la P .I .Revis ión de informes de seguimiento.

Seguimiento acuerdos de C ooperac ión.C ambio en las prioridades del Gobierno nac ional.

P roblemas técnicos y financ ieros de los proyec tos



02/sep/2014 16:35

Riesgo

Incumplimiento de compromisos en la generac ión

de infraes truc tura para fortalecer la atenc ión

integral a la primera infanc ia acorde con las metas

del PND. (fecha de corte del 1 de junio al 31 de

agos to)

C on el objetivo de la no materializac ión del riesgo

se aplicaron los s iguientes controles :

• Seguimiento a c ronograma de obras: Se realizaron

vis itas de seguimiento y as is tenc ia con el fin de

hacer seguimiento a las s iguientes obras en

proceso de ejecuc ión.

1 . P royec to para la cons trucc ión de un C DI para

260 niños y niñas en Buenaventura

12 de junio de 2014

29 de julio de 2014

14 de agos to de 2014

2. P royec to para la cons trucc ión de un C DI para 65

niños y niñas en la inspecc ión de E l T igre,

munic ipio del V alle del Guamuez, P utumayo

9 de junio de 2014

1 de julio de 2014

22 de julio de 2014

3. P royec to para la cons trucc ión de un C DI para

160 niños y niñas en el munic ipio de Galeras ,

departamento de Sucre.

9 de junio de 2014

2 de julio de 2014

24 de julio de 2014

11 de agos to de 2014

No


Este riesgo se podrá evitar con las

s iguientes acc iones:

1 . V is itas de seguimiento a obra.

2 . Revis ión de informes semanales y

mensuales enviados por los ejecutores de

las obras .

3 . Solic itudes a los ejecutores de aplicar

correc tivos a problemas evidenc iados en

los informes o vis itas de obra.

4 . A s is tenc ia a comités de seguimiento a

los acuerdos de cooperac ión bajos los

cuales se ejecutan las obras .

PO P -2014 A C

P rogramas Espec iales -

1 . Ines tabilidad a los proyec tos que se encuentren

en desarrollo

2 . P érdida de oportunidad para continuar generando

infraes truc tura en favor de la P rimera Infanc ia

3 . Desconfianza en los donantes que respaldan los

proyec tos .

4 . Demoras en la ejecuc ión y terminac ión de las

obras .

Jose Ignac io C asallas A cos ta Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9

07/ene/2015 15:59

Se ajus ta la fecha de la proxima revis ión

Si 23/dic /2014 00:00

17/abr/2015 10:46

E l riesgo "Incumplimiento de compromisos en la

generac ión de infraes truc tura para fortalecer la

atenc ión integral a la primera infanc ia acorde con

las metas del PND" se materializó, se elaboró el

P lan de Mejoramiento (ver concepto asoc iado)

A c tivo



en la generac ión de

infraes truc tura para fortalecer la

atenc ión integral a la primera

infanc ia acorde con las metas

del PND

A C R.

E l incumplimiento puede darse por diferentes

fac tores:

fac tores externos: N inguna de las entidades

involuc radas en la cons trucc ión pueden controlarlos

como el c lima, desas tres naturales o delincuenc ia

contra las obras . También puede presentarse

retrasos en la formulac ión y pos terior cons trucc ión

a causa de la lenta ges tión de los entes territoriales

en la consecuc ión de terrenos disponibles para la

cons trucc ión, o su total des interés por la

ges tionarlos

Fac tores internos: Mal manejo de los recursos por

parte de la entidad ejecutora, incumplimiento por

parte de los cons truc tores contratados por la

entidad ejecutora, errores en es tudios de soporte

durante la pre formulac ión del proyec to.

C ambios en la metodología del P rograma P lan

03/feb/2016 17:38

La Direcc ión de Gobierno y Á reas Es tratégicas

solic ita informac ión periódica para el seguimiento

al cumplimiento de los compromisos asumidos por

el señor P res idente, para lo cual aplica los

s iguientes controles que evitan el riesgo de

desac tualizac ión:

-La elaborac ión del c ronograma de reporte

periódico permitió que las entidades reportaran el

seguimiento en los plazos es tablec idos .

- A dic ional al c ronograma, se enviaron

comunicac iones recordando a las entidades la

importanc ia del envío oportuno de los reportes de

seguimiento.

-A partir de la informac ión remitida por las

entidades , se regis tró el avance en el s is tema de

seguimiento, previa verificac ión, a tendiendo a que

cumpliera con condic iones de calidad.

-Durante el último trimestre no fue necesario

realizar reuniones de seguimiento con las entidades

ya que todas reportaron oportunamente.

C on la implementac ión de los controles se logró

que no se materializara el riesgo. Se realiza el

No

06/abr/2016 14:56













seguimiento.





-Durante el primer trimestre no fue necesario




No


C ronograma de reporte periódico con todas las

entidades del Sis tema de Seguimiento a

C ompromisos del P res idente de la República

A c tivo


Desac tualizac ión del s is tema de

seguimiento a compromisos

asumidos por el señor

P res idente de la República




A C : Solic itar la informac ión a las entidades en los

tiempos es tablec idos , verificar la calidad y

pertinenc ia de la misma y realizar el cargue de la

informac ión en el s is tema

La desac tualizac ión puede generar el

incumplimiento de los compromisos asumidos por el

señor P res idente de la República al no alertar

oportunamente retrasos .

No se solic ita la informac ión a los sec tores sobre el

es tado de avance de los compromisos de manera

La toma de dec is iones se ve afec tada.

P érdida de imagen del señor P res idente.

Incumplimiento de las func iones es tablec idas por

parte de la Direcc ión para la E jecuc ión de Gobierno.

Las entidades no envían las ac larac iones a los

reportes solic itados por la Direcc ión

La informac ión no se carga en el s is tema en forma

Si 31/dic /2014 00:00

23/dic /2014 18:24

Tercer C uatrimestre – monitoreo

C on el fin de evitar que se materialice el Riesgo

“Incumplimiento de compromisos en la generac ión



del PND.” se aplicaron los s iguientes controles :

C ontrol 1: Seguimiento a c ronograma de obras: Los

arquitec tos del programa P lan P adrino realizan

vis itas de seguimiento y as is tenc ia con el fin de

hacer seguimiento a las s iguientes obras en

proceso de ejecuc ión. (se anexan soportes de

informes de viaje)

1 . P royec to para la cons trucc ión de un C DI para 65

niños y niñas en la inspecc ión de E l T igre,

munic ipio del V alle del Guamuez, P utumayo

a. 9 de septiembre de 2014

b. 6 de oc tubre de 2014

c . 8 de noviembre de 2014

2 . P royec to para la cons trucc ión de un C DI para

160 niños y niñas en el munic ipio de Galeras ,

departamento de Sucre.

a. 12 de septiembre de 2014

b. 2 de oc tubre de 2014

c . 10-14 de noviembre de 2014

Si 23/dic /2014 18:24

07/ene/2015 15:44

Se anexan los soportes pendientes menc ionados en

el comentario del 23 de dic iembre de 2014.

C ontrol 1: Seguimiento a c ronograma de obras:

6 . P royec to para la cons trucc ión de una ampliac ión

de un C DI para 170 niños y niñas en el munic ipio

de Tumaco, Departamento de Nariño

d. 23 de dic iembre de 2014

8. P royec to para la cons trucc ión de una ampliac ión

de un C DI en el munic ipio de V alparaíso,

departamento de A ntioquia.

b. 26 de dic iembre de 2014

Estaban pendientes debido que en el momento del

cargue de la informac ion (antes del 31 de

dic iembre) no se habian legalizado las comis iones .

No No

Las entidades no envían el reporte de avance

C omunicac iones para solic itar el envío de la La informac ión remitida por las entidades es tá

incompleta, desac tualizada o no cumple con los

requerimientos de la Direcc iónReuniones de seguimiento con las entidades .

La informac ión rec ibida por parte de las entidades

no se verifica previo al cargue en el s is tema



10/jul/2015 16:13

La direcc ión para la E jecuc ión de Gobierno y Á reas

Es tratégicas solic ita informac ión periódica para el

seguimiento al cumplimiento de los compromisos

asumidos por el señor P res idente, para lo cual

aplica los s iguientes controles que evitan el riesgo

de desac tualizac ión:


periódico permitió que las entidades que tiene a

cargo la ejecuc ión de compromisos asumidos por el

señor P res idente de la República reportaran el



comunicac iones durante el mes recordando a las

entidades el envío de los reportes de seguimiento,

logrando que las enviaran oportunamente la

informac ión. Es de resaltar que dependiendo de la

entidad tienen fechas diferentes durante el mes

para reportar.



seguimiento, a tendiendo a que cumpliera con

condic iones de calidad.

-Durante el periodo no fue necesario realizar

reuniones de seguimiento con las entidades ya que

todas reportaron oportunamente.

No


C on la implementac ión de los controles

definidos por la Direcc ión se mitigará la

materializac ión del riesgo

PA -2015-2018

Direcc ión de Gobierno y

Á reas Es tratégicas .

Julia Monica P eña C amacho P robable Moderado

08/jul/2016 11:41









seguimiento en los plazos es tablec idos , se ac lara

que hay cortes diferenc iales por entidades .

- Se enviaron comunicac iones recordando a las

entidades la importanc ia del envío oportuno de los

reportes de seguimiento.





-Durante el segundo trimestre no fue necesario




que no se materializara el riesgo. Se realiza el

No

13/oc t/2015 11:43



del riesgo:

• Desarrollo de la tercera (agos to) y cuarta

(septiembre) Mesa Nac ional de ERM para hacer

seguimiento a los avances del P lan Nac ional de

ERM.

• Revis ión y ajus te interno del lis tado de

personal des ignado para la partic ipac ión en los

subcomités de SNA RIV (lo cual fue informado en la

Unidad de V íc timas).

• Desarrollo de mesas de seguimiento y

monitoreo de víc timas de MA P en los

departamentos de Meta y C órdoba (julio); C hocó y

A ntioquia(A gos to).

• C apac itac ión a personal de la Unidad

A dminis trativa de C onsolidac ión Territorial

(septiembre) para replicar el conoc imiento ,

espec íficamente en temas de ERM en el territorio

donde ellos desarrollan acc iones .

No

15/ene/2016 09:36

C on corte a dic iembre se han desarrollado las


• P artic ipac ión ac tiva en los subcomités del

SNA RIV del que hace parte la Direcc ión.

• Desarrollo de una reunión de C INA MA P para 1 .

Dar aval a la nueva O rganizac ión C ivil de

Desminado Humanitario - O C DH Handicap

International, la cual fue ac reditada por la Ins tanc ia

Interins tituc ional de Desminado Humanitario); 2 .

P resentar avances del P royec to P iloto de

Desminado Humanitario en el Departamento de

A ntioquia, Munic ipio E l O rejón, en el marco de los

Diálogos de P az en la Habana - C uba.

• Difus ión de las cuñas radiales de A IC MA en

25 munic ipios de los departamentos de A rauca,

Tolima, P utumayo, C órdoba, Huila, Guaviare,

C hocó.

• Desarrollo de sens ibilizac iones a través de la

es trategia móvil del SENA que permitió sens ibilizar

7 .185 personas en prevenc ión y promoc ión e

comportamientos seguros ..

• Desarrollo de intervenc iones con pueblos

indígenas a través de A soc iac ión de C abildos y

A utoridades T radic ionales Indígenas del

Departamento de A rauca (A SC A T IDA R), donde se

No

07/oc t/2015 11:11

La direcc ión para la E jecuc ión de Gobierno y Á reas

Es tratégicas solic itó informac ión durante el

trimestre de julio a septiembre para el seguimiento


el señor P res idente, para lo cual aplicó los




periódico permitió que las entidades que tiene a

cargo la ejecuc ión de compromisos asumidos por el

señor P res idente de la República reportaran el

seguimiento en los plazos es tablec idos para es te

trimestre.

- Se enviaron comunicac iones durante el trimestre

de julio a septiembre recordando a las entidades el

envío de los reportes de seguimiento, logrando que

enviaran oportunamente los reportes . Es de resaltar

que dependiendo de las entidades tienen diferentes

fechas de corte para reportar.


entidades , se regis tró el avance de los

compromisos en el s is tema de seguimiento,

revisando que cumplieran con condic iones de

calidad.

No

04/ene/2016 17:35













seguimiento.





-Durante el último trimestre no fue necesario




No

No No

Falta de mecanismos para hacer seguimiento a los

procesos que se adelantan en temas de A IC MA PA -2015-2018







13/jul/2015 15:58



• Definic ión de es tudios previos para

fortalecer la coordinac ión interins tituc ional, para la

regulac ión de los ac tores del A IC MA en C olombia

en temas de Diseño e implementac ión de planes de

comunicac ión (Imprenta), desarrollo de campañas

de sens ibilizac ión (a través de cuñas radiales ),

formac ión de comunidades a través de aulas y

esquemas móviles (SENA ) y realizac ión de

intervenc iones a pueblos indígenas (a través de un

proyec to con una asoc iac ión de cabildos de C auca

y operador logís tico). En la ac tualidad se cuenta

con contratac iones de Imprenta, cuñas radiales y

la A soc iac ión de C abildos y A utoridades

T radic ionales Indígenas del Departamento de

A rauca (A SC A T IDA R) de las cuales los

supervisores es tán realizando del seguimiento de

ejecuc ión.

• De la misma manera se vienen

adelantando trabajos articulados organizac iones de

presenc ia nac ional para desarrollar acc iones de

A IC MA (como Ecopetrol, P arques Nac ionales

Naturales , entre otros).

• Realizac ión de dos eventos nac ionales de

No

Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9

C on el fin de evitar la Inadecuada

articulac ión interins tituc ional para el

desarrollo de A IC MA , la Direcc ión para la

A cc ión Integral contra M inas A ntipersonal

desarrolla acc iones para el seguimiento y

monitoreo a lo es tablec ido en és te.

PA -2015-2018



O lga A lejandra P antoja Romero P robable Moderado Zona de riesgo alta 12

Monitoreo y seguimiento a la formulac ión,

formalizac ión e implementac ión de acc iones de

11/abr/2016 14:18















MUNIC IP IO S MEDIA A FEC TA C IÓ N

• En el mes de marzo, a través de la

soc ializac ión de la es trategia de A IC MA , se ha

entregado material de ERM (cuñas radiales ) a los

s iguientes munic ipios con la finalidad de difundir los

mensajes de prevenc ión a través de los medios

locales con que cuenten: Nunchia, Támara, La

Salina, P ore, Tauramena, C hámeza, Recetor

No

15/jul/2016 16:06

C on corte al segundo trimestre de 2016 se ha

desarrollado un trabajo conjunto con los munic ipios

de U ribe, Lejanías , Macarena; V is ta Hermosa,

Mapiripán (Meta) en la cons trucc ión del plan de

oferta de la A cc ión Integral contra M inas

A ntipersonal.

De la misma manera se evidenc ia, la inc lus ión de la

A IC MA en los planes de Desarrollo Munic ipal de

U ribe, T ibú, C onvenc ión y en el P lan de A cc ión

Territorial para las V íc timas del C onflic to A rmado

del munic ipio de A rgelia

A dic ionalmente, con recursos del proyec to de

invers ión se ha logrado:

• Susc ripc ión de los convenios

interadminis trativos No 052-16 con el C onsejo

Regional Indígena del C auca- C RIC y 061-16 con

la A soc iac ión de C abildos Indígenas de A ntioquia –

O IA , para transmitir capac idad conceptual y

técnica en A IC MA (con énfas is en ERM) a los

Reportes de seguimiento a operac iones de

Falta de interés de organizac iones c iviles para

A c tivo


Inadecuada articulac ión

interins tituc ional para el

desarrollo de de A IC MA

Hace referenc ia a las defic ienc ias tanto en la

formulac ión y ejecuc ión de ges tiones adelantadas

con entidades y soc ios aliados que tienen

inc idenc ia en la acc ión contra minas .

Falta de articulac ión de capac idades técnicas en

materia de A IC MA .

Desarticulac ión interins tituc ional en temas de

A IC MA

Débil flujo de informac ión al interior de la

dependenc ia en relac ión con las ges tiones

11/abr/2016 14:22



FEBRERO

• A c tualizac ión del Es tándar Nac ional de

A creditac ión de O rganizac iones C iviles de

Desminado Humanitario , en el cual se desc ribe el

proceso que debe cumplir toda organizac ión c ivil

para realizar ac tividades de desminado Humanitario

en C olombia (O rganizac ión C ivil de Desminado

Humanitario – O C DH), para ser certificada por el

Minis terio de Defensa Nac ional y avalada por la

C omis ión Intersec torial Nac ional de A cc ión contra

M inas A ntipersonal (C INA MA P ), de acuerdo con lo

dispues to por el A rtículo 9 de la Ley 1421 de

2010, prorrogada mediante la ley 1738 de 2014 y

en el Decreto 3750 de 2011. (Evidenc ia en la

ac tividad “Revisar, ac tualizar y desarrollar

ins trumentos normativos y técnicos para fac ilitar

los procesos de regulac ión de la A IC MA ” de la

es trategia 2 del plan de acc ión 2016),

• A c tualizac ión del Es tándar Nac ional de

No

15/jul/2016 16:16

Durante el segundo trimestre de 2016, se

adelantaron las s iguientes acc iones:

• Desarrollo de dos reuniones de Ins tanc ia

Interins tituc ional de Desminado Humanitario

(I IDH). En la del 04 de mayo se trataron los temas

de: * C ertificac ión O C DH A yuda P opular Noruega -

A PN, * Entrega del munic ipio la Unión (intervenido

por la O C DH The Halo T rus t), *P riorizac ión de 80

munic ipios , *A s ignac ión de munic ipios a la

A grupac ión de Explos ivos y Desminado de

Infantería de Marina – A EDIM, *A vances proyec to

piloto y ges tión territorial (es te último en marco del

P lan A IC MA 2016-2021).

• Realizac ión de una reunión de C omis ión

Intersec torial de la A cc ión Integral contra M inas

A ntipersonal (C INA MA P ) el 05 de mayo de 2016.

En es te se desarrollaron los s iguientes temas:

*Informe de ges tión 2015 y presentac ión P lan

Es tratégico A IC MA 2016-2021, *Evaluac ión

C onpes 3567 de 2009, *A val O rganizac ión C ivil

de Desminado Humanitario A PN, *Soc ializac ión

propues ta ajus te reglamento interno C INA MA P .

• Realizac ión del Foro de Expertos de la

Inic iativa Global de Desminado para C olombia, el

cual tenía los s iguientes objetivos: 1 . A mpliar el

No

13/oc t/2015 11:46



del riesgo:

• Ins tanc ia virtual el 14 de agos to para tratar el

aumento de la capac idad operac ional de la

O rganizac ión C ivil de Desminado Humanitario Halo

T rus t).

• Desarrollo de una mesa técnica con el DNP

(donde partic ipa el M inis terio de Defensa y

organizac iones c iviles que desarrollan temas de

Desminado) para la cons trucc ión del cos teo de

Desminado

• Seguimiento a operac iones de desminado (lo

No

15/ene/2016 16:36



• A c reditac ión de la organizac ión c ivil Handicap

International.

• Seguimiento a operac iones de desminado (lo

cual se evidenc ia en las es trategias 1 y 5 del plan

operativo)

Las evidenc ias de monitoreo se reflejan en el

No

A ctivo


Incumplimiento en el desarrollo

de operac iones de desminado

encaminadas a la liberac ión de

sospecha de minas de terrenos

afec tados por és tos

Hace referenc ia a incumplimiento de las acc iones

relac ionadas con desminado que es tán

encaminadas a la coordinac ión, acompañamiento,

seguimiento y monitoreo de las operac iones

adelantadas por las diferentes organizac iones (hace

referenc ia a BIDES y organizac iones c iviles de

desminado).

Munic ipios afec tados por M inas A ntipersonal que no

han tenido intervenc iones de desminadohumanitario

Baja as ignac ión de munic ipios para el desarrollo de

operac iones de desminado

No

No No

Bajo seguimiento a las operac iones de desminado-Desarrollo de ges tiones para consecuc ión de

recursos para fortalecer el tema de desminadoFalta de recursos para el desarrollo de operac iones

de desminadoPA -2015-2018




P olíticos



13/jul/2015 16:19



• Remis ión del es tándar de ac reditac ión

para revis ión y comentarios .

• Ges tión de recursos para el desarrollo de

la prueba piloto definida en marco de los A cuerdo

de la Habana

• Ges tión de recursos para el tema de

desminado en marco de la vis ita del Direc tor de la

ofic ina asuntos políticos y militares departamento

de es tado EE .UU . P ara es to se planteó el desarrollo

de un proyec to de equipos de multitarea (donde se

proyec ta una cooperac ión de USD$5.000,000).

• Desarrollo de la Ins tanc ia

Interins tituc ional en el mes de junio donde se

No

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59


C on el fin de evitar el Incumplimiento en el

desarrollo de operac iones de desminado

encaminadas a la liberac ión de sospecha de

minas de terrenos afec tados por és tos , la

Direcc ión para la A cc ión Integral contra

M inas A ntipersonal desarrolla acc iones

para el seguimiento y monitoreo a lo

es tablec ido en és te.

PA -2015-2018



O lga A lejandra P antoja Romero Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9

-Revis ión y ajus tes de documentos para la

ac reditac ión de organizac iones .

A s ignac ión de munic ipios para el desarrollo de

operac iones de desminado

No NoModerada Mayor Zona de riesgo extrema 12

C on el fin de evitar las dec is iones erróneas

para la planificac ión y seguimiento de

acc iones regionales de A IC MA , la Direcc ión

para la A cc ión Integral contra M inas

A ntipersonal desarrolla acc iones para el

seguimiento y monitoreo a lo es tablec ido en

és te.

- A umento de acc identes por MA P , MUSE y A EI .

- Desconoc imiento de la neces idad de hacer

intervenc iones en A cc ión Integral contra M inas

A ntipersonal

- Los individuos , comunidades y entidades

territoriales afec tadas carecen de capac idades de

respues ta para desarrollar procesos preventivos , de

emergenc ias y de contribuc ión a la es tabilizac ión

soc ioeconómica.

Los ins trumentos de planeac ión territorial no

incorporan la política pública en materia de A IC MA .

Las intervenc iones territoriales realizadas no

responden a las neces idades reales del territorio.

La Direcc ión pierde legitimidad como autoridad en

el desarrollo de la política pública en materia de

A IC MA


11/abr/2016 14:15















MUNIC IP IO S A LTA A FEC TA C IÓ N

• Durante el mes de febrero se realizó inc idenc ia

para la inc lus ión de la política A IC MA en los planes

de desarrollo munic ipal de los departamentos de

Tolima (C haparral, P lanadas , Rioblanco, A taco,

Rovira, Roncesvalles , Ibagué), Nariño (Tumaco,

Ricaurte, Samaniego, Barbacoas , P olicarpa,

No

15/jul/2016 16:02

C on corte al segundo trimestre de 2016 se

adelantaron las s iguientes acc iones de monitoreo

de riesgo:

• Soc ializac ión del plan es tratégico en los

departamentos de Tolima, Huila, Nariño, Meta,

Guaviare, C aquetá, P utumayo, A ntioquia, C auca,

V alle del C auca, Q uindio, Risaralda, Santander,

Norte de Santander, C asanare, Bolivar, A tlántico,

Boyacá, Magdalena, C undinamarca y C esar.

• Inc idenc ia en los departamentos para la

inc lus ión del tema de A V en los planes locales .

A dic ionalmente, se han desarrollado las s iguientes

acc iones para aumentar la presenc ia territorial con

recursos de proyec tos de invers ión:

• P resentac ión de es tudios previos para

desarrollar un convenio de asoc iac ión con la C ruz

Roja que permita desarrollar ac tividades de ERM y

orientac ión de víc timas que permitan brindar una

respues ta rápida en comunidades afec tadas por

MA P y MUSE.

• A cercamiento con UNIC EF para desarrollar

acc iones de ERM en el ámbito educativo.

No

A ctivo

Baja cobertura en

intervenc iones regionales de

A IC MA

Hace referenc ia a la falta de acompañamiento de

procesos de política pública en materia de A IC MA

por parte de la Direcc ión en escenarios

ins tituc ionales y comunitarios c laves a nivel local,

y a la dificultad de que es tos respondan a las

neces idades reales de los territorios afec tados con

oportunidad y pertinenc ia.



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles


Formato de seguimiento a comunicados y

petic iones



A plicac ión de s is temas informáticos de protecc ión

de datos y control de accesos al s is tema de base

de datos delm O bservatorio. T razabilidad de los

A PE laborac ión de escenarios de planeac ión y

articulac iónEvitar el riesgo

15/jul/2015 16:53

E l riesgo "Débil articulac ión de la P olítica de

P revenc ión del Rec lutamiento que obs taculice la

priorizac ión de los munic ipios " no se materializa en

el seguimiento realizado en el trimestre, pues una

vez valorados los controles se evidenc ia que la

articulac ión adelantada por la C onsejería

P res idenc ial para los Derechos Humanos ha

permitido el buen ejerc ic io de la priorizac ión

munic ipal.

A dic ional a lo anterior, se hace un repaso de los

controles que se analizaron para soportar y

evidenc iar la no materializac ión del riesgo:

1. E laborac ión de escenarios de planeac ión y

articulac ión: En el trimestre se realizó una

cons tante partic ipac ión en escenarios munic ipales

y con entidades del orden nac ional y departamental.

2 . Reuniones de seguimiento: Se hizo vis ita mas de

dos veces a los munic ipios priorizados .

3 . Revis ión de las prioridades mis ionales y

temáticas: A ntes de cada ejerc ic io se repasan las

acc iones mis ionales ya realizadas para dar

continuidad al proceso de articulac ión y as is tenc ia

No

Falta de herramientas para el anális is y seguimiento

No No

Reuniones de seguimiento.

15/abr/2015 11:24

C on la aplicac ión de los controles asoc iados al

riesgo, se cons idera que no se ha materializado el

mismo pues en es tos momentos se es tán

realizando los debidos espac ios para la

soc ializac ión de la priorizac ión munic ipal de 2015.

Es ta labor se concretará con la reunión de los

No


P olíticos01/A pr/2015 00:00 30/Dec/2016 23:59

03/sep/2014 16:28

Una vez verificada la informac ión y analizados los

controles se determina que el riesgo no se ha

materializado por cuanto las s ituac iones no se han

presentado para que haya débil articulac ión de la

No


C on la política de manejo del riesgo se

pretende evitar incurrir en el incumplimiento

a los compromisos adquiridos con los

miembros de la C omis ión Intersec torial,

entidades departamentales y munic ipales .

PA -2015-2018 C P


1 . Falta de implementac ión de la política.

2 . P érdida de c redibilidad y confianza por no cumplir

con tareas y responsabilidades .

3 . No ejecuc ión de recursos apropiados en el

proyec to.


las entidades por no cumplir con las

responsabilidades .

5 . Escaso monitoreo de la dinámica de

rec lutamiento.

6 . Des informac ión en la toma de dec is iones .

Juan Manuel Mejia Salazar Moderada Moderado

Debilidad en los mecanismos de diseño, de la

seguridad de los datos y demás elementos de la

arquitec tura tecnológica que soporta la protecc ión

del s is tema de de informac ión frente a extracc ión A plicac ión de mecanismos de verificac ión de

calidad de datos , y ac tualizac ión de técnicas de

procesamiento de datos . Seguimiento al

procedimiento de recolecc ión y s is tematizac ión de

Defic ienc ia en los mecanismos de es tandarizac ión,

validac ión y ac tualizac ión de datos .

A usenc ia de un procedimiento espec ífico de

entrega completa y documentada de bases de datos

y s is temas de informac ión o procesos es tratégicos

a cargo de func ionarios que pasan a otras

Dec is iones de carác ter político adminis trativo que

afec ten func ionalmente el desempeño del área de

tal manera que retrase o impida el logro de metas

21/may/2015 10:17

Si 19/sep/2014 15:51


13/jul/2016 10:59

En desarrollo de los procedimientos de control

relac ionados con los procesos de trans ferenc ia de

informac ión, el O bservatorio de la C onsejería

P res idenc ial para los Derechos Humanos , adelanta

las s iguientes ac tividades que evidenc ian la NO

materializac ión de es te riesgo. A continuac ión se

analizan los controles :

V erificar el cumplimiento de los compromisos con

las demás entidades , en términos de calidad,

oportunidad y pertinenc ia de la informac ión

rec ibida. T razabilidad de los procedimientos y

procesos:

• Dos (2) ses iones de la mesa técnica de la Red

Nac ional de O bservatorios de DDHH (C onsejería

P res idenc ial para los DDHH, UA RIV , M inis terio del

Interior).

Evidenc ias: 1 . A c ta4_RO DHI, 2 . A c ta5_RO DHI

• Dos (2) ses iones de articulac ión con el

O bservatorio Nac ional de Salud para su inc lus ión

de la Red Nac ional de O bservatorios de Salud en la

Red Nac ional de O bservatorios de DDHH.

Evidenc ias: 3 . A c ta_O NS, 4 . A c ta_A rticulac ión

No

A ctivo


Débil articulac ión de la P olítica

de P revenc ión del Rec lutamiento

que obs taculice la priorizac ión

de los munic ipios

Débil pues ta en marcha de los compromisos de

priorizac ión y as is tenc ia técnica adquiridos por el

equipo de Territorializac ión, O bservatorio y

C omponente de Seguimiento a C asos de la

Secretaría Técnica de la C omis ión Intersec torial




A C :

A c tualizar y ponderar los fac tores de riesgo y hacer

seguimiento a los casos de amenaza o de

ocurrenc ia efec tiva de rec lutamiento y utilizac ión

contra niños , niñas y adolescentes con miras a

ac tualizar la priorizac ión de los munic ipios para la

ac tuac ión de las entidades integrantes de la


Falta de coordinac ión con las entidades

30/dic /2015 10:46








1 . V erificar el cumplimiento de los compromisos

con las demás entidades , en términos de calidad,



procesos:

Se brindó respues ta, retroalimentando su

oportunidad y pertinenc ia, a las solic itudes

presentadas por las s iguientes entidades . C uenta

de ello, el O bservatorio no reporta ninguna

respues ta extemporánea.

A dic ionalmente se brindó informac ión procesada

mediante documentos técnicos a las s iguientes

entidades:

• P res idenc ia de la República: Informe de

homic idio en persona protegida 2002-2015

• P res idenc ia la República: Informe anual de

No

15/abr/2016 11:58












procesos:

• Se brindó respues ta, retroalimentando su


presentadas por las s iguientes entidades . C uenta

de ello, el O bservatorio no reporta ninguna

respues ta extemporánea.

• P artic ipac ión en dos ses iones de articulac ión

No

Inadecuada respues ta a las solic itudesRevis ión de las prioridades mis ionales y temáticas

16/ene/2015 14:52




mismo.

No

Zona de riesgo extrema 16

10/jul/2015 17:10





las s iguientes ac tividades que evidenc ia la NO


1 . A jus te y ac tualizac ión del Sis tema de Bases

de Datos (IDH) C on apoyo del contrato de

mantenimiento realizado con GTS.

2 . C apac itac ión a los nuevos func ionarios sobre

contenido y func ionamiento del s is tema IDH, C on

apoyo del contrato de mantenimiento realizado con

GTS.

3 . A c tualizac ión del archivo fís ico del

observatorio

4 . Documentac ión y ac tualizac ión de las bases

de datos del O bservatorio

5 . C ronograma de empalme en casos de cambio

de func ionarios o as ignac ión de nuevas func iones

No

08/oc t/2015 15:08












procesos:

1 . Se brindó respues ta , retroalimentando su


presentadas por las s iguientes entidades:

Número de derechos de petic ión respondidos entre

el mes de julio - septiembre 2015

EntidadTotal

C entro Nac ional de Memoria H is tórica1

C orte C ons tituc ional1

No

En el trimestre comprendido entre enero y marzo de

2015, el riesgo desc rito no se materializó toda vez

que la ofic ina de planeac ión, el área de control

interno, el área de s is temas y la C onsejería

P res idenc ial para los Derechos Humanos

identificaron pasos conducentes y sugerenc ias

dirigidas a evitar que es te tipo de s ituac iones

generen dificultades de carác ter operativo en el

func ionamiento de dependenc ias del DA PRE. P ara

tal efec to se sugirió la pos ibilidad de es tablecer un

mecanismos de documentac ión y tras ferenc ia de

documentac ión es tratégica frente a la eventualidad

de salida o tras lado de func ionarios responsables

del manejo de bases de datos , s is temas de

informac ión o documentos sens ibles . A demás de lo

anterior el área de s is temas , de común acuerdo con

las demás ins tanc ias prec itadas , acordó disponer

de dos personas que realizarán el proceso de

ges tión de informac ión del O bservatorio una vez se

nombrara a la persona encargada de la

adminis trac ión del Sis tema IDH de dicho

O bservatorio. A s í mismo se definió que la empresa

GTS encargada del mantenimiento del Sis tema IDH

No

21/may/2015 11:27

De acuerdo con los controles :


con las demás entidades , en terminos de calidad,



procesos: E l O bservatorio ha dado respues ta

integral y oportuna a todos los requerimientos de

informac ión y acopia oportunamente la informac ión

de sus fuentes por mecanismo alternativos al

manejo direc to del IDH.

2. A plicac ión de s is temas informáticos de

protecc ión de datos y control de accesos al

s is tema de base de datos del O bservatorio.

T razabilidad de los procedimientos y procesos:

Es te control es tá a cargo y lo aplica diariamente el

área de Sis temas del DA PRE que además por

ins trucc ión espec ífica, luego de los espac ios de

trabajo con las ins tanc ias competentes (C ontrol

Interno, P laneac ión, Sis temas y O bservatorio

DDHH), des tinó dos (2) personas para el apoyo y

soporte al O bservatorio.

3 . A plicac ión de mecanismos de verificac ión de

calidad de datos , y ac tualizac ión de técnicas de

procesamiento de datos . Seguimiento al

No

A ctivo


Desprotecc ión y pérdida de

acceso, adminis trac ión,

cons is tenc ia e integridad de la

informac ión contenida en las

bases de datos del O bservatorio

La ges tión de informac ión y conoc imiento que es la

base del func ionamiento del O bservatorio tiene

como fundamento datos , informac ión y anális is de

fuentes comprobadas , con enfoques conceptuales y

metodológicos fiables y reportes cons is tentes .

C ualquier anomalía en es te flujo de informac ión

relac ionada con la desprotecc ión, impos ibilidades o

pérdida de acceso, adminis trac ión, cons is tenc ia e

integridad de los datos , altera el func ionamiento y

por ende retrasa o impide la entrega oportuna y

completa de produc tos y procesos del O bservatorio

afec tando as í su legitimidad y c redibilidad.




A C : A portes de informac ión y anális is a ins tanc ias

gubernamentales , es tatales , soc iales , cooperac ión

internac ional y medios de comunicac ión para la

formulac ión de lineamientos y direc trices de política

pública integral de derechos humanos

Dificultad para es tablecer protocolos de informac ión

con los demás ac tores del Gobierno Nac ional o del

Es tado en general que contemplen el tipo y forma de

15/ene/2016 17:27

Dando alcance al monitoreo preliminar realizado

el 14 de oc tubre de 2015, la Direcc ión de

P royec tos Espec iales durante el tercer trimestre de

2015, aplicó los s iguientes controles es tablec idos

para evitar la materializac ión del riesgo:

1. FIC HA S PRO YEC TO S: Se elaboraron fichas

ejecutivas con informac ión de cada uno de los

proyec tos a los que se les realiza seguimiento.

Es tas fichas han permitido, tener la informac ión

oportunamente cuando la requiere el señor


2 . MA TRIZ DE SEGUIMIENTO : Se elaboraron

matrices de seguimiento de los proyec tos , lo cual

No

14/abr/2016 11:40


el 14 de oc tubre de 2015, la Direcc ión de

P royec tos Espec iales durante el primer trimestre

de 2016, aplicó los s iguientes controles

es tablec idos para evitar la materializac ión del

riesgo:

1. FIC HA S PRO YEC TO S: Se comenzó a

diligenc iar la ficha de seguimiento aprobada por la

ofic ina de P laneac ión F-A P -25 Ficha de

Seguimiento P royec tos P INES, con la informac ión

de trámites de cada uno de los proyec tos a los que

se les realiza seguimiento.



V icepres idente de la República y para verificar

previamente la informac ión inc luida en la

presentac ión que realiza la gerenc ia de P INES del

M ins iterio de T ransporte en el C IIP E .

No

No No

PA -2015-2018 C P




16/ene/2015 15:45

La ges tión de informac ión y conoc imiento requiere

del talento humano responsable de los procesos de

procesamiento de datos , informac ión, anális is de

fuentes y elaborac ión de informes y reportes .

Debido al proceso de res truc turac ión de la P lanta

de P ersonal de la C onsejería P res idenc ial para los

Derechos Humanos en el O bservatorio fueron

aceptadas las renunc ias solic itadas en su momento

dando como resultado que de un equipo conformado

por diez personal, en la ac tualidad se cuenta con un

asesor y el coordinador.

Es ta dificultad es truc tural ha generado problemas

de func ionamiento mis ional del O bservatorio.

Los controles no fueron eficaces ya que lo ocurrido

obedece a una s ituac ión ajena a la orbita de

V erificar el cumplimiento de los compromisos con

las demás entidades , en terminos de calidad,

oportunidad y pertinenc ia de la informac ión rec ibida.

T razabilidad de los procedimientos y procesos


Las acc iones de control del O bservatorio

buscan reduc ir el riesgo regis trado por

medio de la implementac ión de los

procedimientos y parámetros inc luidos en el

respec tivo manual

1 . P ublicac ión de informac ión con reserva legal que

no tiene que ser publicada y que pone en riesgo la

seguridad de una persona o ins tituc ión. P roduc tos

incompletos o incons is tentes que generan perdida

de c redibilidad para la entidad.

2 . Fugas de informac ión y pérdida de c redibilidad en

la confiabilidad de la plataforma.

3 . P roduc tos del O bservatorio con informac ión

incons is tente que induce a una lec tura errónea del

contexto de anális is .

4 . Dificultades o impos ibilidad para el acceso,

adminis trac ión y ges tión de informac ión c lave para

el desarrollo de metas y procesos es tratégicos

Rino A gus to A cero C amacho P robable Mayor

No No

No

PA -2015-2018

Direcc ión para P royec tos

Espec iales . Es trategia 1



31/mar/2015 12:55 Durante el primer trimestre, no se materializó el

13/jul/2015 11:57

La Direcc ión de P royec tos Espec iales durante el

segundo trimestre de 2015, aplicó los s iguientes









2 . MA TRIZ DE SEGUIMIENTO : Se llevan a cabo


ha permitido alertar oportunamente los atrasos e

inconvenientes que presentan algunos proyec tos .

E laborac ión de las fichas ejecutivas con

informcaión de cada uno de los proyec tos a los que


A través de las es trategias e indicadores

planteados en el plan operativo y los

controles es tablec idos permitirán mitigar la

ocurrenc ia del riesgo.

Reduc ir el riesgo

06/oc t/2015 16:26

La Direcc ión de P royec tos Espec iales durante el

tercer trimestre de 2015, no materializó el riesgo.

A pesar de lo anterior, se continurá trabajando a

través de las es trategias e indicadores planteados

en el plan operativo y los controles es tablec idos

que permitirán mitigar la ocurrenc ia del riesgo.

Lo anterior se puede confirmar con el cumplimiento

al 100% de los indicadores de la gets ión realizada

por la Direcc ión

Lo respec tivos soportes de seguimeitno a

compromisos de las diferentes ac tividades

No

14/oc t/2015 16:58

Dando alcance al monitoreo preliminar realizado el

6 de oc tubre de 2015, la Direcc ión de P royec tos

Espec iales durante el tercer trimestre de 2015,

aplicó los s iguientes controles es tablec idos para

evitar la materializac ión del riesgo:









ha permitido alertar oportunamente los atrasos e

No

E laborac ión de matrices con seguimeinto de

compromisos de cada proyec to PA -2015-2018


Espec iales . Es trategia 2



A ctivo


Demoras en el seguimiento a los

compromisos derivados de los

proyec tos a cargo de la


Espec iales

A l no rec ibir por parte de las entidades ejecutoras

la informac ión oportuna para validar los

compromisos de cada uno de los diferentes

proyec tos , se puede generar una impos ibilidad en la

verificac ión del es tado de cada uno de los

proyec tos

A C C asesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,


de las prioridades del gobierno

Demoras en la recepc ión de informac ión por parte

de las entidades ejecutoras generadoras de la

14/abr/2016 12:03

Durante el primer trimestre de 2016, se aplicó la

matriz de seguimeinto a los compromisos de la

direcc ión para al coordinac ión de vivienda, con el

fin de que no se materializara el riesgo.

No

15/jul/2016 13:54

Durante el segundo trimestre de 2016, se aplicó la

matriz de seguimeinto a los compromisos de la

direcc ión para al coordinac ión de vivienda, con el

fin de que no se materializara el riesgo, el riesgo no

No

A ctivo


Incumplimiento en la

coordinac ión interins tituc ional e

intersec torial y en el

seguimiento y evaluac ión de la

política nac ional de vivienda.

No poder hacer una labor de coordinac ión efic iente

con las entidades públicas y/o privadas con las que

interac tuamos, por falta de suminis tro de la

informac ión o por la no atenc ión al llamado de la

Direcc ión para la C oordinac ión de V ivienda




A C : C oordinar con las entidades

interins tituc ionales e intersec toriales la evaluac ión

y el seguimiento al desarrollo de la política de

vivienda del Gobierno Nac ional.

No se cuenta con la informac ión fuente requerida

para realizar el seguimiento

31/Dec/2015 23:59No se ha vis to por parte de la entidad generadora

contar con dicha informac ión

No

Inexac titud en la informac ión de seguimiento

presentada por la Direcc ión.

Retardo en la entrega de la informac ión de

seguimiento suminis trada por la Direcc ión

Baja c redibilidad en la informac ión suminis trada por

la Direcc ión

Lilian C arol Bohórquez O larte Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9

15/jul/2016 11:28


el 14 de abril de 2016, la Direcc ión de P royec tos

Espec iales durante el segundo trimestre de 2016,

aplicó los s iguientes controles es tablec idos para

evitar la materializac ión del riesgo:

1. FIC HA S PRO YEC TO S: Se diligenc iaron las

fichas de seguimiento F-A P -25 Ficha de

Seguimiento P royec tos P INES, con la informac ión

de trámites de cada uno de los proyec tos a los que

se les realiza seguimiento.



V icepres idente de la República y para verificar

previamente la informac ión inc luida en la

presentac ión que realiza la gerenc ia de P INES del

M inis terio de T ransporte en el C IIP E .


No

Grac ias a que se realizó seguimeinto a la

herramienta de seguimeinto a los compromisos , no No

Grac ias a que se han realizado la resuniones

periodicamente y a que se ha implementeando las

herramientas c readas por es ta dependenc ia para

hacer seguimiento de los compromisos que se

generan en las reuniones , el riego no se materializó

No

15/jul/2015 15:28

Grac ias a que se han realizado la resuniones


herramientas c readas por es ta dependenc ia para

hacer seguimiento de los compromisos que se

generan en las reuniones , el riego no se materializó

con corte a 30 de junio de 2015.

De conformidad a lo anterior, durante el primer

trimestre de 2015 se trabajó en una matriz que

permitiera hacer el regis tro de los diferentes

compomisos y otra de seguimiento a comunicados

y petic iones junto con las entidades competentes y

los tiempos limite es tablec idos para su

cumpli.miento. De igual manera, es ta herramienta

No

22/jul/2016 17:36

De acuerdo con los comentarios realizados en el

correo elec trónico por parte de la Direcc ión de

P laneac ión, espec íficamente a lo relac ionado a la

calidad de la informac ión regis trada al monitoreo

del riesgo, nos permitimos subsanar los

comentarios de la s iguiente manera:

Durante el segundo trimestre de 2016 se

implementaron los diferentes controles asoc iados

al monitoreo del riesgo:

1 . Reuniones periódicas con las entidades

relac ionadas al sec tor vivienda: se realizaron 4

reuniones con entidades públicas y privadas del

sec tor vivienda para atender los diferentes

requerimientos y problemáticas en el marco de la

ejecuc ión de los programas de la política nac ional

de vivienda.

2 . Formato de seguimiento a compromisos: De

las 4 reuniones realizadas durante el segundo

trimestre de 2016, se generaron 6 compromisos ,

los cuales fueron regis trados en la matriz de

seguimiento a compromisos de vivienda, con el fin

de verificar semanalmente el es tado de

cumplimiento de es tos compromisos . De es ta

manera, se pudo evidenc iar que los compromisos

No

No No

Res is tenc ia al cambio por parte de las entidades

ejecutoras de la política, por la C oordinac ión que se

debe desarrollar desde las nuevas Direcc iones

Formato de seguimiento a compromisos

Falta de recurso humano, adminis trativo y

No exis te una es truc tura adminis trativa para el

desarrollo de las func ione es tablec idas

23/jun/2015 10:42



08/abr/2015 15:46

Durante el primer trimestre de 2015, no se

materializó el riesgo formulado debido a que la

Direcc ión realizó la coordinac ión con las entidades

y el seguimiento a la politica nac ional de vivienda a

través de reuniones y de consolidac iónd e

informac ión.

No

Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6C on la aplicac ión de controles se evitará

que el riesgo se materialice.

PA -2015-2018

Direcc ión para la

C oordinac ión de V ivienda

C arlos Raul C as tro P edraza Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9

Reuniones periodicas con las entidades

relac ionadas al sec tor vivienda

No suminis tro oportuno de informac ión por las

entidades ejecutoras de la política, lo que impide el

Incumplimiento de las func iones as ignadas;

demoras en la ejecuc ión de planes y proyec tos

interins tituc ionales

Defic ienc ia en la implementac ión de ajus tes de la

política

P érdida de imagen de la V icepres idenc ia

15/oc t/2015 14:50

Grac ias a que se han realizado la reuniones


herramientas c readas por es ta dependenc ia (matriz

de seguimiento a compromisos generadas en las

reuniones), el riego no se materializó con corte a 30

No

15/ene/2016 17:49

14/abr/2016 14:24

Se realiza el monitoreo con corte a 31 de marzo de

2015 inc luyendo los avances as í

• San A ndres Is la: E l ac ta del proyec to de San

A ndres is las se encuentra en firmas del IC BF.

• Zona Bananera: Se adjunta informe de

seguimiento del proyec to, detallando las acc iones

que se han tomado desde el mes de enero has ta el

mes de marzo de 2016. A dic ionalmente se adjunta

el ac ta de liquidac ión del convenio 009-12

• P uerto Gaitán: E l 16 de marzo de 2016, el

equipo de P lan P adrino realizó una vis ita conjunta

con la Fundac ión P ac ific a la obra. Se verificó que la

ejecuc ión del centro de desarrollo infantil ya es tá

finalizada. P ara el mes de abril de 2016 se

programara una vis ita final de verificac ión con la

A lcaldía, el IC BF, la Fundac ión P ac ific y la

C onsejería P res idenc ial para la P rimera Infanc ia

para hacer entrega ofic ial de la infraes truc tura a la

A lcaldía munic ipal.

Los documentos anexos se adjuntan s in firmas los

No

13/jul/2016 11:14

Se realiza el monitoreo con corte a 30 de junio de

2016 inc luyendo los s iguientes avances as í:

C ontrol N° 1: Seguimiento a c ronograma de obras .

C ontrol N° 2 Revis ión de informes de seguimiento.

Puerto Gaitán: E l 7 de abril se realizó la vis ita final

de verificac ión conjunta con la A lcaldía, el IC BF, la

Fundac ión P ac ific Rubiales y la C onsejería

P res idenc ial para la P rimera Infanc ia para revisar el

es tado y hacer entrega de la obra. Durante es ta

vis ita se verificó que el C entro de Desarrollo

Infantil no contaba con las acometidas definitivas a

los servic ios de energía y gas , por lo cual la

A lcaldía no rec ibió la infraes truc tura en es ta fecha.

C omo compromiso de es ta vis ita, y para hacer

entrega final de la obra, la infraes truc tura debía

contar con las conexiones definitivas a los

servic ios públicos

Se anexa informe de viaje

C ontrol N° 3 Seguimiento acuerdos de

C ooperac ión.

San A ndrés Is la: Se anexa dos ac tas de

terminac ión y rec ibo final de obra; i) ac ta rec ibo

final de obra con fecha 15 de abril de 2015 en la

cual se presentan algunas observac iones sobre las

ac tividades ejecutadas ii) ac ta adic ional N° 1 ac ta

de terminac ión y rec ibo final de la obra con la

No

22/oc t/2015 15:19

Se da alcance al monitoreo realizado con el fin de

asoc iar el P lan de Mejoramiento definido para es te

riesgo y presentar sus avances . A dic ionalmente

se anexa la jus tificac ión sobre el proyec to de Zona

No

08/ene/2016 12:32

A l c ierre dic iembre de 2015 se hace seguimiento a

los compromisos pendientes:

• Los P atios : Las ac tividades en obra

financ iadas con cargo al contrato

interadminis trativo DA PRE-IC BF No. 155-13

finalizaron el 30 de septiembre de 2015, se adjunta

ac ta de rec ibo del proyec to

• Zona Bananera: Se adjunta informe de

seguimiento del proyec to, detallando las acc iones

que se han tomado desde el mes de septiembre

has ta el mes de dic iembre de 2015

• Letic ia: C on respec to al proyec to de Letic ia se

ejecutara con recursos de la C onsejería

P res idenc ial para la P rimera Infanc ia, ya que s i

bien se adelantaron las ges tiones para la

consecuc ión de recursos , no se rec ibió el apoyo

para la cons trucc ión.

• P uerto Gaitán: En el caso del proyec to de

Puerto Gaitán las obras finalizaron en dic iembre de

2015, as í que en el mes de enero o febrero de 2016

se adelantará la vis ita de verificac ión.

No

09/jul/2015 15:53

Teniendo en cuenta que el riesgo de

"Incumplimiento de compromisos en la generac ión



del PND" se materializó se definió y ac tualizado

el P lan de Mejoramiento bajo el código NC R-

0435: "DE-Incumplimiento metas de los proyec tos

2012011000122 y 2011011000187 " cuyas

acc iones es tan encaminadas a lograr:

1 .- Seguimiento a la ejecuc ión de los proyec tos con

el objetivo de terminar la cons trucc ión de los C DI o

infraes truc turas pendientes , y

2 .- C ontinuar con la entrega de los bienes para la

dotac ión de infraes truc turas .

Sobre los proyec tos de infraes truc tura, con corte a

Junio 30 de 2015 se rec ibieron las infraes truc turas

de los munic ipios de Buenaventura (V alle) y

Mompox (Bolívar), San A ndrés (San A ndrés Is la) y

Tumaco (Nariño). Las ac tas de San A ndrés y

Tumaco serán cargadas tan pronto se rec iban.

C on relac ión a las 13 dotac iones que se

encontraban pendientes de la vigenc ia 2014

fueron entregadas durante el primer trimestre de

No

16/oc t/2015 14:22

Teniendo en cuenta que el riesgo de

"Incumplimiento de compromisos en la generac ión



del PND" se materializó y se definió el P lan de

Mejoramiento bajo el código NC R-0435: "DE-

Incumplimiento metas de los proyec tos

2012011000122 y 2011011000187 " por las

infraes truc turas pendientes de terminar y entregar;

a continuac ión presentamos un resumen

ac tualizado y los avances en el último trimestre.

RESUMEN

C O NSTRUC C IÓ N DE C ENTRO S DE

DESA RRO LLO INFA NTIL

A l c ierre del año 2014 se encontraban cons truidos

6 C entros de Desarrollo Infantil en los s iguientes

munic ipios : 1 .- P ivijay – Magdalena; 2 .- C hinú,

C órdoba, 3 .- A gua de Dios , C undinamarca; 4 .-

Bahía Solano, C hocó; 5 .- A s trea, C esar; 6 .-

Ibagué, Tolima.

C on excepc ión de Ibagué que fue rec ibido a

satis facc ión por el IC BF, los demás proyec tos se

encontraban terminados y debían ser atendidas

No


Este riesgo se podrá evitar con las

s iguientes acc iones:

1 . V is itas de seguimiento a obra.

2 . Revis ión de informes semanales y

mensuales enviados por los ejecutores de

las obras .

3 . Solic itudes a los ejecutores de aplicar

correc tivos a problemas evidenc iados en

los informes o vis itas de obra.

4 . A s is tenc ia a comités de seguimiento a

los acuerdos de cooperac ión bajos los

cuales se ejecutan las obras .

1 . Ines tabilidad a los proyec tos que se encuentren

en desarrollo

2 . P érdida de oportunidad para continuar generando

infraes truc tura en favor de la P rimera Infanc ia

3 . Desconfianza en los donantes que respaldan los

proyec tos .

4 . Demoras en la ejecuc ión y terminac ión de las

obras .

Jose Ignac io C asallas A cos ta Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9A ctivo


en la generac ión de

infraes truc tura para fortalecer la

atenc ión integral a la primera

infanc ia acorde con las metas

del PND

A C R.

E l incumplimiento puede darse por diferentes

fac tores:

fac tores externos: N inguna de las entidades

involuc radas en la cons trucc ión pueden controlarlos

como el c lima, desas tres naturales o delincuenc ia

contra las obras . También puede presentarse

retrasos en la formulac ión y pos terior cons trucc ión

a causa de la lenta ges tión de los entes territoriales

en la consecuc ión de terrenos disponibles para la

cons trucc ión, o su total des interés por la

ges tionarlos

Fac tores internos: Mal manejo de los recursos por

parte de la entidad ejecutora, incumplimiento por

parte de los cons truc tores contratados por la

entidad ejecutora, errores en es tudios de soporte

durante la pre formulac ión del proyec to.



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles


(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


GJEs tudio de la normatividad de acuerdo al tema

as ignadoEvitar el riesgo

GJ Reduc ir el riesgo


(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


GF Revis ión de los documentos soportes de pago Evitar el riesgo

A mparar los recursos con polizas de seguros

GF Evitar el riesgo


3 . P rogramac ión de fechas para entregar la

informac ión por parte de los responsables para su 4 . Revis ión de la informac ión entre lo causado y lo

pagado5. Generar Diariamente el reporte de consulta

saldos contables y auxiliares

Q ue las diferentes dependenc ias de la Entidad no

envíen oportunamente la informac ión a la

coordinac ión de contabilidad y de pagaduría para la

preparac ión y consolidac ión de los informes

Q ue el servic io de internet del DA PRE no es te

disponible para realizar la trans ferenc ia de

Inadecuada planeac ión para la presentac ión de

informes por parte de los responsables de remitir la

21/dic /2012 08:01Se adjunta cuadro con las fechas programadas para

envío de la informac ión y las fechas de No

09/ene/2015 08:35

Durante el periodo del 1 de septiembre al 31 de

dic iembre de 2014, E l Departamento

A dminis trativo de la P res idenc ia de la República,

continuo aplicando los princ ipios de autocontrol y

autoges tión y los controles es tablec idos para evitar

que los informes no se presenten oportunamente a

los entes que lo requieran, en cumplimiento de la

normatividad vigente. as í las cosas se puede

evidenc iar que es te riesgo es ta controlado y no se

No

16

02/may/2014 00:00

Durante el periodo del 1 de enero al 30 de abril de

2014, se presentaron todos los informes

oportunamente por tanto no se materializó el riesgo,

como se observa en el cuadro adjunto.

No

09/sep/2014 23:59

E l Á rea Financ iera cumple con los controles

es tablec idos para la presentac ión de informes en

forma oportuna, grac ias a es to durante el segundo

cuatrimestre (del 1 de mayo al 30 de agos to de

2014) no se presentó la materializac ión del riesgo.

C omo se indica en el cuadro adjunto

No

09/sep/2013 16:07

Durante el presente año los informes se han

presentado oportunamente, de acuerdo con el

cuadro anexo. P or tanto es te riesgo no se

materializó, as í las cosas se continúa con los

No

17/ene/2014 15:51

Grac ias a que el Á rea Financ iera cumple con los

controles es tablec idos , durante el cuatrimestre

(septiembre/ dic iembre) no se presentó la

materializac ión del riesgo. C omo se indica en el

No

P robable

Q ue no se apliquen los controles exis tentes en el

momento de preparar,revisar y presentar los

2 . Soc ializac ión de las fechas es tablec idas por la

C ontaduría General de la Nac ión, la DIA N y la

Secretaría de Hac ienda Dis trital

PA -2015-2018 Á rea

Financ iera - Es trategia 4Gestión Financ iera 01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

Q ue el aplicativo SIIF Nac ión, chip, muisca y

páginas web para reportes presenten fallas

cons tantes y/o que no se encuentren disponibles

No

Si No

PA -2015-2018 Á rea


20/dic /2012 11:10

Durante el presente año se remitieron los informes

en los plazos es tablec idos por los órganos de

control, como se muestra en los cuadros

relac ionados a continuac ión:

Es tados Financ ieros:

P eríodo Fecha P rogramada por la C GN Fecha de

envío

P rimer trimestre 18 de mayo de 2012 18 de mayo

de 2012

Segundo trimestre 31 de julio de 2012 31 de julio

de 2012

Tercer trimestre 31 de oc tubre de 2012 30 de

oc tubre de 2012

C on respec to al primer trimestre la C ontaduría

General de la Nac ión con Resoluc ión Nro. 215 del

30 de abril de 2012, amplio el plazo para la

presentac ión de los Es tados Financ ieros del primer

trimestre has ta el día 18 de mayo de 2012.

La entrega del cuarto trimestre es tá programada

para el día 15 de febrero de 2013 de acuerdo con

los plazos es tablec idos por la C ontaduría General

de la Nac ión, con Resoluc ión Nro. 375 de 2007.

Informac ión exógena:

ENT IDA D Fecha P rogramada Fecha de envío

DIA N 25 de abril de 2012 25 de abril de 2012

Secretaría de Hac ienda Dis trital 25 de oc tubre de

2012 19 de oc tubre de 2012

Dec larac iones de Retenc ión en la Fuente e IV A :

Periodo Fecha P rogramada Fecha de envío

Enero 10 de febrero 2012 10 de febrero 2012

Febrero 12 marzo de 2012 12 marzo de 2012

Marzo 13 abril de 2012 13 abril de 2012

A bril 11 de mayo de 2012 11 de mayo de 2012

Mayo 13 de junio 2012 13 de junio 2012

Junio 12 de julio de 2012 12 de julio de 2012

Julio 13 de agos to de 2012 13 de agos to de 2012

A gos to 12 de septiembre de 2012 12 de

septiembre de 2012

Septiembre 10 de oc tubre de 2012 10 de oc tubre

de 2012

C onsolidac ión de la informac ión financ iera con las

dependenc ias


E l Departamento A dminis trativo de la

P res idenc ia de la República, es tablec ido

procedimientos y aplica los princ ipios de

autocontrol y autoges tión y los controles

es tablec idos para evitar que los informes no

se presenten oportunamente a los entes que

lo requieran, en cumplimiento de la

normatividad vigente.

Reduc ir el riesgo

1. Sanc iones legales y disc iplinarias

2 . P érdidas económicas por multas a la EntidadDayubiri Robayo Garc ia P robable Mayor Zona de riesgo extrema

30/abr/2014 15:43

E l resultado de es te indicador en un analis is de

2 .446 cuentas pagadas en el primer cuatrimestre

del año 2014 donde todas las cuentas cumplieron

con los requis itos y demas documentos necesarios

para su pago, en es te sentido no se evidenc ia la

No

15/sep/2014 14:44

No se ha materializado el indicador en el segundo

cuatrimestre de 2014, teniendo en cuenta los

controles que se tienen es tablec idos en ejecuc ión

presupues tal y la verificac ión de los soportes de

No

30/jun/2016 16:07


de la República, con el fin de evitar que es te riesgo

se materialice, cuenta con procedimientos ,

lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente

documentadas que definen los controles a aplicar

en el momento de efec tuar pagos , adic ionalmente

es te riesgo se comparte con la aseguradora,

cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan

es tos recursos .

P ara el segundo trimestre del año 2016, la

C oordinac ión del Grupo de P agaduría ha efec tuado

pagos a través de 1594 C uentas de P ago (abril:

586, mayo 524:, junio: 484) realizando la efec tiva

revis ión de los documentos soporte y confrontac ión

No

A ctivo

Gestión Financ iera

Incumplimiento legal en la

presentac ión de la Informac ión

Exógena, las dec larac iones de

retenc iones y los Es tados

Financ ieros .

A C C : Realizar pagos

A C C : E laborar y P resentar los Es tados Financ ieros .

A C C : E laborar y presentar la informac ión exogena

Nac ional y Dis trital

A C : E laborar mensualmente los Es tados

Financ ieros

E l A rea Financ iera debe presentar periodicamente

informes a los organos de control y fis calizac ión y

por tanto se debe contar con los plazos

es tablec idos por es tas entidades , con el fin de

cumplir oportunamente.

No contar con los ac tos adminis trativos que

es tablecen los plazos para la entrega de informes

30/dic /2015 14:39

C O MENTA RIO RIESGO S PERIO DO O C TUBRE –

DIC IEMBRE 2015









es tos recursos .

P ara el cuarto trimestre del año 2015, la


pagos de 1658 cuentas de P ago (oc tubre: 459,

noviembre: 466, dic iembre: 733) realizando la

efec tiva revis ión de los documentos soporte y

confrontac ión de los mismos contra la informac ión

regis trada en el SIIF, as í como ejerc iendo control y

verificac ión de la informac ión de las trans ferenc ias

de recursos a las entidades financ ieras , cumpliendo

con las medidas de seguridad es tablec idas por el

No

31/mar/2016 16:45

C O MENTA RIO RIESGO S PERIO DO ENERO –

MA RZO 2016









es tos recursos .

P ara el primer trimestre del año 2016, la


pagos a través de 2 .014 C uentas de P ago (enero:

789, febrero: 792, marzo: 433) realizando la


confrontac ión de los mismos contra la informac ión

regis trada en el SIIF, as í como ejerc iendo control y

No

A ctivo


E fec tuar un pago a una persona

natural o juridica que no

corresponda por vac ios de

informac ión en la ejecuc ión de la

cadena presupues tal y otros

pagos

A C C : Realizar pagos .

La Entidad efec tua los pagos a través del aplicativo

SIIF, con abono en cuenta a los proveedores , por

tanto se debe verificar que la cuenta bancaria

corresponda al tercero benefic iario del pago,

certificada por cada una de las entidades bancarias ,

as i mismo se debe verificar que cumpla con todos

los soportes necesarios para efec tuar el pago

es tablec idos en el contrato y la normativa vigente.

A C .: Regis trar las cuentas pagadas en el mes para

comparar lo ejecutado contra lo solic itado.

1 . P érdida económica

2 . P érdida de c redibilidad en el procedimiento de

pago.

3 . Sanc iones legales y disc iplinarias

A lvaro Ramírez Rodriguez

09/ene/2014 15:50

E l resultado de es te indicador en un analis is de

2 .555 cuentas pagadas en el tercer cuatrimestre

del año 2013 donde todas las cuentas cumplieron

con los requis itos y demas documentos necesarios

para su pago, en es te sentido no se evidenc ia la

No

30/abr/2014 11:11

Durante el primer cuatrimestre del año se revisaron

las cuentas antes de efec tuar el pago las cuales

contaban con toda la documentac ión soporte

exigida en los contratos y normatividad aplicable,

adic ionalmente todas las cuentas se verificaron en

el s is tema SIIF revisando que la cuenta bancaria

No

C orte 30 de abril: De acuerdo con los lineamientos

para la adminis trac ión de riesgos ac tualizados se

efec túa monitoreo.

Durante el primer cuatrimestre del año se revisaron

las cuentas antes de efec tuar el pago las cuales




el s is tema SIIF revisando que la cuenta bancaria

No

09/sep/2013 08:44Se programa el monitoreo del riesgo para el 8 de

enero de 2014, teniendo en cuenta que no se ha No

Si

03/jul/2015 18:22









es tos recursos .



pagos de 2104 cuentas de P ago (abril: 456, mayo:

442, junio: 362) realizando la efec tiva revis ión de

los documentos soporte y confrontac ión de los

No

02/oc t/2015 09:43









es tos recursos .



pagos de 1465 cuentas de P ago (julio: 502,

agos to: 424, septiembre: 539) realizando la


No

05/ene/2015 12:54

C orte 31 de dic iembre de 2014: De acuerdo con

los lineamientos para la adminis trac ión de riesgos

ac tualizados se efec túa monitoreo. Durante

el tercer cuatrimestre del año se revisaron las

cuentas antes de efec tuar el pago las cuales




No

31/mar/2015 19:53









es tos recursos .

P ara el primer trimestre del año 2015, la


pagos de 2104 cuentas de P ago (enero: 1 .344,

febrero: 388, marzo:372) realizando la efec tiva

revis ión de los documentos soporte y confrontac ión

No

C onfrontac ión de la informac ión del s is tema SIIF

contra documentos fís icosReduc ir el riesgo

Error en la informac ión que soporta el pago. C ompartir o trans ferir

Desconoc imiento o mala interpretac ión de la

normatividad aplicable

C umplir con las medidas de seguridad es tablec idas

en el s is tema SIIF 30/ene/2013 12:30

No se materializó el riesgo, por tanto las medidas

de control exis tentes se mantienen, el monitoreo de

es te riesgo se efec tuara semestralmente

09/oc t/2012 18:02

Se ac tualizo el riesgo en todas sus etapas de

acuerdo con los lineamientos ac tualizados para la

adminis trac ión de los riesgos . Se programa una

nueva revis ión para el 17 de enero de 2013

No

Si

No

14/may/2013 09:25

8


P res idenc ia de la República, con el fin de

evitar que es te riesgo se materialice,

cuenta con procedimientos , lineamientos y

ac tos adminis trativos , debidamente

documentadas que definen los controles a

aplicar en el momento de efec tuar pagos ,

adic ionalmente es te riesgo se comparte con

la aseguradora, cons tituyendo anualmente

las pólizas que amparan es tos recursos .

PA -2015-2018 Á rea


Mayor Zona de riesgo extrema 16 Improbable Mayor Zona de riesgo alta

C ontrol y verificac ión de la informac ión ordenando

la trans ferenc ia de recursos a las entidades


momento de efec tuar los pagos .

Responsable


Controles




E

Proceso


05/jul/2016 10:29

La Secretaría Jurídica dispone de tres controles


riesgo, los cuales son: 1 .Revis ión con la entidad

competente y al interior de la Secretaría Jurídica -

2 .C ontratac ión de personal calificado con

conoc imientos en derecho cons tituc ional y

legis lac ión vigente - 3 . Expedic ión de ac tos

normativos para correcc ión de yerros .

A s í entonces , una vez aplicados es tos controles y

efec tuado el respec tivo anális is de legalidad y

cons tituc ionalidad, és ta Secretaría expidió durante

el periodo de enero a junio de 2016, un total

de 1276 ac tos normativos . A s í entonces , se ha

expedido un gran total de 22.033 ac tos normativos

desde el 07 de agos to de 2010 a junio de 2016.

No

Gestión Financiera

18/abr/2016 15:56












el periodo de enero a marzo de 2016, un total de

612 ac tos normativos . A s í entonces , se ha

expedido un gran total de 21.369 ac tos normativos

desde el 07 de agos to de 2010 a marzo de 2016.

No

08/jun/2016 11:43

Revisado el anális is realizado el 18 de abril de

2016, al monitoreo de es te riesgo, resulta

importante prec isar que el riesgo no se materializó

durante el primer trimestre del año 2016. P or lo

antterior, no se debe tener en cuenta la fecha

No

13/oc t/2015 09:58












el periodo de enero a septiembre de 2015, un total

de 2155 ac tos normativos .

No

13/ene/2016 16:53












el periodo de enero a dic iembre de 2015, un total

de 2907 ac tos normativos .

No

C on miras a blindar al Señor P res idente de

la Republica frente a la aprobac ión de ac tos

normativos es necesario reduc ir el margen

de error que se pueda presentar en la

revis ión de los mismos .

1 . Nomatividad aprobada con vic ios de

incons tituc ionalidad y/o ilegalidad

2. Sanc iones legales (penal, fis cal, disc iplinaria)

A driana P aola Rodriguez

SandovalC as i certeza C atas trófico Zona de riesgo extrema 25 25

05/jun/2015 15:23

Una vez implementados los controles es tipulados

para el riesgo, se determinar que no hubo

materializac ión del riesgo. De igual forma, se

efec tuó ac tualizac ión en la etapa de valorac ión, con

No

02/jul/2015 17:14












el periodo de enero a junio de 2015, un total de

1544 ac tos normativos .

No

07/ene/2015 15:51

Realizando el es tudio de los riesgos se evidenc ia

que no hubo materializac ión del mismo, pues se

efec tuó anális is de legalidad y de

cons tituc ionalidad para cada uno de los ac tos

No

21/abr/2015 16:04

Una vez monitoreado el riesgo y aplicados los

controles necesarios , se determina que el riesgo no

se logró materializar.

No

O mis ión en la atenc ión oportuna de los terminos

Expedic ión de ac tos normativos para correcc ión de

02/sep/2014 15:28

No se materializó el riesgo ya que se aplicaron los

controles de manera efec tiva durante el segundo

cuatrimestre del año 2014

No

Desconoc imiento de la normatividad aplicable. C ontratac ión de personal calificado con

conoc imientos en derecho cons tituc ional y T iempo insufic iente para realizar la revis ión previa. 08/may/2014 10:55


controles de manera efec tiva.No

No

No Si

No

PA -2015-2018

SEC RETA RÍA JURÍDIC A Ges tión Jurídica 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59 30/sep/2013 17:22 No se materializó el riesgo con corte a 31 de

22/ene/2014 16:26No se materializó el riesgo con corte a 31 de

dic iembre de 2013.

Revis ión con la entidad competente y al interior de

la Secretaría Jurídica

C as i certeza C atas trófico Zona de riesgo extrema

07/ene/2015 15:55

Efecuando el anális is del riesgo, se evidenc ia que

no hubo materializac ión del mismo, pues se

cumplieron los términos legales de cada proceso

judic ial a cargo de la Secretaría Jurídica.

No

05/jul/2016 10:35



riesgo, los cuales son: 1 . Es tudio de la

normatividad de acuerdo al tema as ignado -

2 . V igilanc ia continua de las ac tuac iones dentro de

los procesos y acc iones judic iales - 3 . SIGO B

como mecanismo de control de fechas de

radicac ión - 4 . V erificac ión de los reportes emitidos

por el organismo vigilante de los procesos

judic iales .


cumpliendo con lo dispues to en el Manual de

trámite adminis trativo para las conc iliac iones

prejudic iales y los procesos judic iales , és ta

Secretaría Jurídica reportó durante el periodo de

enero a mayo de 2016, un total de 109 procesos

contenc ioso adminis trativos y acc iones

cons tituc ionales en contra de la entidad. Es tos

procesos fueron atendidos judic ial y

adminis trativamente por cada uno de los asesores

No

A ctivo

Gestión Jurídica

Defic ienc ia en el momento de

revisar y aprobar proyec tos de

ac tos normativos

A C C : Es tudiar, anlizar, conceptuar y/o preparar los

P royec tos de A c tos Normativos (Leyes , dec retos ,

resoluc iones , direc tivas pres idenc iales ).

A C : E fec tuar anális is de legalidad y

cons tituc ionalidad de todos los decretos objeto de

trámite

de acuerdo con las prioridades de Gobierno y del

Departamento A dminis trativo de P res idenc ia de la

República. Se pueden tomar dec is iones erróneas al

aprobar ac tos normativos con vic ios de

incons tituc ionalidad y/o ilegalidad.

Errores en la informac ión remitida por M inis terios y

otras entidades como soporte con el proyec to de

13/ene/2016 17:01










judic iales .






enero a dic iembre de 2015, un total de 238

procesos nuevos , dos (02) de ellos inic iados a

favor de la Entidad. Es tos procesos fueron

atendidos judic ial y adminis trativamente por cada

No

18/abr/2016 15:59










judic iales .






enero a marzo de 2016, un total de 55 procesos

contenc ioso adminis trativos y 05 acc iones

cons tituc ionales en contra de la entidad. Es tos

procesos fueron atendidos judic ial y

adminis trativamente por cada uno de los asesores

No


SandovalP robable Mayor Zona de riesgo extrema 16A ctivo

Gestión Jurídica

Incumplimientos legales en la

atenc ión de los procesos

judic iales y acc iones judic iales

A C C : A delantar la defensa en los procesos y

acc iones judic iales en que haga parte la entidad

(ordinarios y contenc iosos y acc iones

cons tituc ionales).

A C : Realizar la defensa jurídica del DA PRE

Revis ión y anális is previos insufic ientes respec to

del procedimiento llevado a cabo en los procesos y

acc iones judic iales .

1 . Sanc iones contra la Entidad y el señor


2 . Indemnizac iones a cargo de la Entidad

3. Inves tigac iones penales , fis cales y disc iplinarias

en contra de la Entidad y/o sus func ionarios .

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59 30/sep/2013 17:24 No se materializó el riesgo con corte a 31 de No


Es necesario evitar al maximo las

s ituc iones que se puedan presentar en la

defensa y atenc ión de los procesos y

acc iones judic iales en que haga parte la

entidad.

PA -2015-2018

SEC RETA RÍA JURÍDIC A Ges tión Jurídica

Improbable

SIGO B como mecanismo de control de fechas de

02/jul/2015 17:24










judic iales .






No

13/oc t/2015 16:38










judic iales .






enero a septiembre de 2015, un total de 176

No

08/abr/2015 15:45Los riesgos fueron monitoreados y no hubo

materializac ipon del mismo.No

05/jun/2015 15:29

Se aplicaron los controles generados para el riesgo

y se es tablec ió que no hubo materializac ión del

mismo. De igual forma, se ac tualizó la valorac ión

No



Gestión Jurídica

E

Proceso



Controles

08/may/2014 10:58No se materializó el riesgo, ya que se aplicaron los

controles pertinentesNo

V erificac ión de los reportes emitidos por el

organismo vigilante de los procesos judic iales02/sep/2014 15:32


controles de manera efec tiva durante el segundo

cuatrimestre del año 2014.

No

No No

V igilanc ia continua de las ac tuac iones dentro de los

procesos y acc iones judic iales22/ene/2014 16:29

No se materializó el riesgo con corte a 31 de

dic iembre de 2013.No

Débil articulac ión de la P olítica de P revenc ión del

Rec lutamiento que obs taculice la priorizac ión de los

munic ipios

Es te riesgo no se materializa de acuerdo con el

seguimiento realizado para el segundo trimestre de

2016, pues una vez valorados los controles se

evidenc ia que la articulac ión adelantada por la

C onsejería P res idenc ial para los Derechos

Humanos ha permitido el buen ejerc ic io de la

identificac ión y priorizac ión munic ipal. A dic ional a

lo anterior, se deben tener en cuenta las labores

exigidas en el marco de los Diálogos de P az que se

adelantan ac tualmente en La Habana-C uba, y en

desarrollo del C omunicado C onjunto No. 70

susc rito por la Mesa de Negoc iac ión el 15 de mayo

del año en curso, correspondiente al “A cuerdo

sobre la salida de menores de 15 años de los

campamentos de las FA RC -EP y compromiso con la

elaborac ión de una hoja de ruta para la salida de

todos los demás menores de edad y un programa

integral espec ial para su atenc ión”.

Por lo anterior, se hace un repaso de los controles

previs tos para soportar y evidenc iar la no


No

07/oc t/2015 09:08



priorizac ión de los munic ipios " no se materializa en

el seguimiento realizado en es te trimestre, pues

una vez valorados los controles se evidenc ia que la



permitido el buen ejerc ic io de la identificac ión y

priorizac ión munic ipal.







y con entidades del orden nac ional y departamental,

as is tenc ias técnicas a Mesas Departamental esde

Infanc ia, A dolescenc ia y Juventud y articulac ión

con entidades del orden nac ional.

2 . Reuniones de seguimiento: E l 26 de agos to se

llevó a cabo la XV II I ses ión de C omis ión

Intersec torial en la sala 4 de la C asa de Nariño.

Es ta reunión a la cual as is tieron 45 personas ,

contempló dos puntos generales en la agenda

No

15/ene/2016 10:51



priorizac ión de los munic ipios " no se materializa de

acuerdo con el seguimiento realizado para es te

semestre final, pues una vez valorados los

controles se evidenc ia que la articulac ión

adelantada por la C onsejería P res idenc ial para los

Derechos Humanos ha permitido el buen ejerc ic io

de la identificac ión y priorizac ión munic ipal.







y con entidades del orden nac ional y departamental,

as is tenc ias técnicas a Mesas Departamentales de

Infanc ia, A dolescenc ia y Juventud y articulac ión

con entidades del orden nac ional.

2 . Reuniones de seguimiento y espac ios:

Territorializac ión:

• C artografía en V alle del C auca con NNA y

No



C on la política de manejo del riesgo se

pretende evitar incurrir en el incumplimiento

a los compromisos adquiridos con los

miembros de la C omis ión Intersec torial,

entidades departamentales y munic ipales .

1 . Falta de implementac ión de la política.

2 . P érdida de c redibilidad y confianza por no cumplir

con tareas y responsabilidades .

3 . No ejecuc ión de recursos apropiados en el

proyec to.


las entidades por no cumplir con las

responsabilidades .

5 . Escaso monitoreo de la dinámica de

rec lutamiento.

6 . Des informac ión en la toma de dec is iones .

Juan Manuel Mejia Salazar Moderada Moderado

15/abr/2016 11:04

Es te riesgo no se materializa de acuerdo con el

seguimiento realizado para es te trimestre, pues una

vez valorados los controles se evidenc ia que la



permitido el buen ejerc ic io de la identificac ión y

priorizac ión munic ipal.





articulac ión: En el trimestre que inic ia el año se

partic ipó en escenarios munic ipales y con

entidades del orden nac ional y departamental.

2 . Reuniones de seguimiento y espac ios:

Territorializac ión:

• Solic itud para el ajus te de las competenc ias de

la Secretaría Técnica – C onsejería P res idenc ial

para la C IA T para los munic ipios de Tumaco,

Franc isco P izarro y Mosquera (Nariño).

• C onvocatoria a los 13 A lcaldes , la

No

13/jul/2016 14:32

Zona de riesgo alta 9A ctivo

Débil articulac ión de la P olítica

de P revenc ión del Rec lutamiento

que obs taculice la priorizac ión

de los munic ipios

Débil pues ta en marcha de los compromisos de

priorizac ión y as is tenc ia técnica adquiridos por el

equipo de Territorializac ión, O bservatorio y

C omponente de Seguimiento a C asos de la

Secretaría Técnica de la C omis ión Intersec torial




A C :

A c tualizar y ponderar los fac tores de riesgo y hacer

seguimiento a los casos de amenaza o de

ocurrenc ia efec tiva de rec lutamiento y utilizac ión

contra niños , niñas y adolescentes con miras a

ac tualizar la priorizac ión de los munic ipios para la

ac tuac ión de las entidades integrantes de la




(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles

GF Evitar el riesgo

A plicativo SIIF Nac ión

GF Definic ión del responsable de la caja menor Evitar el riesgo


T ransporte de valores con las medidas de seguridad

exigidas por las compañias de seguros

PA -2015-2018 Á rea

Financ iera - Es trategia 1Gestión Financ iera

Dayubiri Robayo Garc ia P robable C atas trófico Zona de riesgo extrema 20 ImprobableA c tivo

09/ene/2014 08:31

De acuerdo con la informac ión reportada por los

responsables del manejo de las cajas menores , la

cual se adjunta, los riesgos asoc iados no se

materializaron, por lo tanto los controles se

No

02/may/2014 00:00

de acuerdo con la informac ión anexa rec ibida de los

responsables del manejo de las cajas menores ,

durante el periodo (1 de enero al 30 de abril de

2014) ninguno de los riesgos asoc iados al manejo

de las C ajas Menores se materializo, por tanto

No

15/oc t/2015 18:41

E l Departamento A dminis trativo de la pres idenc ia





en la adminis trac ión de las cajas menores ,

adic ionalmente es te riesgo se comparte con la

aseguradora, cons tituyendo anualmente la pólizas

que amparan es tos recursos .

Los encargados de monitorear es tos riesgos con

los responsables del manejo de las cajas menores ,

No

Si


pres idenc ia de la República, con el fin de





aplicar en la adminis trac ión de las cajas

menores , adic ionalmente es te riesgo se

comparte con la aseguradora, cons tituyendo

anualmente la pólizas que amparan es tos

recursos .

Debilidad en la revis ión de la documentac ión

soporte de gas tos

01/mar/2013 19:11

Se presentan un sobrante en la s iguiente caja

menor los cuales obedecen al fracc ionamiento de la

moneda.

C aja Menor del Á rea A dminis trativa del


la República $-28

Teniendo en cuenta que durante los meses de enero

y febrero no se materializaron los riesgos

No

Si

A rqueos periódicos a las cajas menores Reduc ir el riesgo

A s ignac ión de C ajas Fuertes con c laves C ompartir o trans ferir

C ontrol y verificac ión del archivo ordenando la

trans ferenc ia de recursos a las entidades 28/dic /2012 21:03

01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

25/oc t/2012 23:59

Dentro de los controles que se tienen previs tos se

es tablec io "P ara el caso de la caja menor de

viáticos al interior que efec túa pagos a través de

abono en cuenta, el responsable del manejo de la

caja menor debe verificar la informac ión regis trada

en el archivo ordenando la trans ferenc ia de

recursos", s in embargo es te control no se cumplió

No

C atas trófico Zona de riesgo extrema 10

31/mar/2015 16:08








aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas


Los responsables del manejo de las cajas menores

efec túan el monitoreo de es te riesgo. Se anexa el

No

10/jul/2015 08:44











efec túan el monitoreo de es te riesgo, de acuerdo

con su informac ión es te no se ha materializado.

No


Fraude en el manejo de los

recursos as ignados a las cajas

menores

A C C : Manejar los recursos as ignados a las C ajas

Menores

La Entidad anualmente cons tituye cajas menores a

través de las cuales se realizan pagos en efec tivo y

cheques , por tanto se deben cumplir con los

lineamientos es tablec idos para el manejo de es tas

y con las medidas de seguridad exis tentes para

evitar el hurto de dinero.

No disponer de cajas fuertes para el control del

dinero en efec tivo y documentos de valor


2 . Sanc iones legales , disc iplinarias y fis cales

3 . P érdida de imagen ins tituc ional

No cumplir con la medidas de seguridad exis tentes

Falta de revis ión de las cuentas bancarios de los

benefic iarios .

No seguir los lineamientos es tablec idos por la

Entidad para el manejo de los recursos as ignados a

Manipulac ión o adulterac ión de los soportes de la

31/mar/2016 17:37


de la República dispone de procedimientos y

normas que definen la forma de operar de las

dependenc ias y aplica los controles es tablec idos

para evitar la materializac ión del riesgo, aplicando

los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los

controles es tablec idos por el Grupo de P resupues to

son los s iguientes:

1 . Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el

P lan A nual de A dquis ic iones: Una vez allegada la

solic itud de certificados de disponibilidad

revisamos contra el P lan A nual de A dquis ic iones

que el gas to se encuentre amparado en dicho P lan,

rubro de afec tac ión correc ta y con recursos

sufic ientes , de tal manera que durante el primer

trimestre de la vigenc ia 2016, se expidieron 503

certificados de disponibilidad (expedidos , más

adic iones y reducc iones), acorde con es te control.

2 . Revis ión de todos los C DP s y Regis tros

P resupues tales expedidos: una vez expedido el

certificado de disponibilidad y regis tros

presupues tales tanto de la persona que los elabora

como de una segunda revis ión de la persona que los

firma, con corte a marzo 31 de 2016, se revisaron

los 503 cdp expedidos y 927 regis tros

No

01/jul/2016 18:25















sufic ientes , de tal manera que durante el segundo


certificados de disponibilidad (expedidos , más

adic iones y reducc iones), acorde con es te control.






firma, con corte a junio 30 de 2016, se revisaron


No

Efec tuar pagos s in la autorizac ión del ordenador del

05/sep/2013 11:29

De acuerdo con la informac ión reportada por los


durante la presente vigenc ia es te riesgo no se ha

materializado, por tanto se mantienen los controles

exis tentes

En es te momento se es tá desarrollando el

aplicativo denominado "s is tema de ges tión de

comis iones", el cual es tá en paralelo, con el fin de

No

C on cortea la fecha no se ha materializado el riesgo

de hurto de dinero y cheques . P or lo anterior se

mantienen los controles exis tentes

No

09/sep/2014 00:00

De acuerdo con la informac ión anexa rec ibida de los


durante el periodo (1 de mayo al 30 de agos to de

2014) ninguno de los riesgos asoc iados al manejo

de las C ajas Menores se materializo, por tanto

No

09/ene/2015 15:38

Durante el periodo del 1 de septiembre al 31 de

dic iembre de 2015, los responsables del manejo de

las cajas menores continuaron aplicando los

controles exis tentes con el fin de evitar que es te

riesgo se materialice. Es ta cuenta con

procedimientos , lineamientos y ac tos

adminis trativos , debidamente documentadas que

definen los controles a aplicar en la adminis trac ión

de las cajas menores , adic ionalmente es te riesgo

se comparte con la aseguradora, cons tituyendo

anualmente las pólizas que amparan es tos

recursos .

No


30/sep/2015 23:59















sufic ientes , de tal manera que durante el tercer


certificados de disponibilidad, acorde con es te

control.






firma, con corte a septiembre 30 de 2015, se

revisaron los 262 cdp expedidos y 616 regis tros

presupues tales realizados .

No

30/dic /2015 16:26















sufic ientes , de tal manera que durante el cuarto



control.






firma, con corte a dic iembre 30 de 2015, se

revisaron los 481 cdp expedidos y 1361 regis tros


No

01/abr/2015 12:07





para evitar la materializac ión del

riesgo, adic ionalmente se emplea los princ ipios de

autocontrol y autoges tión. Los controles

es tablec idos son los s iguientes:


P lan A nual de A dquis ic iones: Una vez allegadas las

solic itudes de cdps se revisa que el gas to es té

amparado en el P lan A nual de A dquis ic iones y que

exis ta disponibilidad de recursos , as í durante el

primer trimestre de la vigenc ia 2015 se expidieron

517 certificados de disponibilidad.


P resupues tales expedidos: una vez expedidos tanto

los cdp como regis tros presupues tales son

revisados tanto por la persona que los elabora

como de la persona que firma.

3 . A plicativo SIIF Nac ión: Todos los C DP y los

regis tro presupues tales son elaborados en el

Sis tema Interado de Informac ión Financ iera S.I .I .F,

aplicativo ofic ial para las Entidades que ejecutan

recursos del P resupues to de la Nac ión.

4 . C onc iliac ión entre los reportes de ejecuc ión

No

06/jul/2015 11:41















sufic ientes , de tal manera que durante el segundo



control.






firma, con corte a junio 30 de 2015, se revisaron



No

31/dic /2014 23:59

Teniendo en cuenta que en la expedic ión de

certificados de disponibilidad y regis tros

presupues tales se realiza el autocontrol y doble

verificac ión tanto de la persona que elabora el

C .D.P . o Regis tro P resupues tal como de la persona

que firma es tos documentos y que otro punto de

control para la expedic ión de los certificados de

disponibilidad es revisar previamente antes de

expedirlo en el P lan A nual de A dquis ic iones que el

gas to es té amparando; durante el periodo de 1 de

septiembre al 31 de dic iembre de 2014, no se ha

materializado es te riesgo por lo tanto es resultado

es C ero (0), en es te lapso de tiempo se han

expedido 788 certificados de disponibilidad

inc luyendo las adic iones y reducc iones a los

mismos y 2003 regis tros presupues tales

No

31/mar/2015 17:18













que el gas to se encuentre amparado en dicho P lan y

con recursos sufic ientes , de tal manera que

durante el primer trimestre de la vigenc ia 2015, se

expidieron 517 certificados de disponibilidad,

acorde con es te control.






firma, con corte a marzo 31 de 2015, se revisaron



3 . A plicativo SIIF Nac ión: todos los C DP y los

No

Si Si

Revis ión de todos los C DP s y Regis tros

P resupues tales expedidos

C onc iliac ión entre los reportes de ejecuc ión

presupues tal del SIIF con los cuadros consolidados

del Á rea Financ iera y FO NDO PA Z

09/sep/2013 14:46






que firma es tos documentos , durante el periodo de

mayo a agos to de 2013, no se ha materializado

es te riesgo por lo tanto es resultado es C ero (0), en

es te lapso de tiempo se han expedido 356

certificados de disponibilidad y 566 regis tros

No

Gestión Financ iera 01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

05/sep/2013 11:43

C on el fin de evitar la materializac ión del riesgo

"Dec is iones erroneas en el momento de efec tuar

los regis tros presupues tales (RC )" se formuló plan

de contingenc ia con el fin de dar a conocer la

normatividad presupues tal vigente relac ionada con

las imputac iones presupues tales , la cual se llevó a

No



P res idenc ia de la Republica dispone de

procedimientos y normas que definen la

forma de operar de las dependenc ias y

aplica los controles es tablec idos para evitar

la materializac ión del riesgo, aplicando los

princ ipios de autocontrol y autoges tión.

A dic ionalmente cuenta con un plan de

contingenc ia el cual deberá ser aplicado en

caso de materializac ión.

PA -2015-2018 Á rea

Financ iera - Es trategia 1

Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el P lan

A nual de A dquis ic iones

02/may/2014 06:43






que firma es tos documentos y que otro punto de

control para la expedic ión de los certificados de

disponibilidad es revisar previamente antes de

expedirlo en el P lan A nual de A dquis ic iones que el

gas to es té amparando; durante el periodo de enero

1o. a abril 30 de 2014, no se ha materializado es te

riesgo por lo tanto es resultado es C ero (0), en es te

lapso de tiempo se han expedido 709 certificados

de disponibilidad inc luyendo las adic iones y

reducc iones a los mismos y 1352 regis tros

presupues tales igualmente contando las adic iones

y reducc iones a los mismos e inc luyendo los

No

15/sep/2014 13:46

Teniendo en cuenta que durante el segundo

cuatrimestre de la vigenc ia 2014 es dec ir del 1 de

mayo al 31 de agos to del presente año, se puede

evidenc iar que es te riesgo no se materializó por lo

No

Revis ión del perfil de los func ionarios que ingresen

al A rea Financ iera

A c tivo


E fec tuar certificados de

disponibilidad y regis tros

presupues tales por un rubro

presupues tal que no

corresponda en la ejecuc ión de

la cadena presupues tal

A C C : E laborar y expedir C ertificados de

Disponibilidad P resupues tal, regis tros

presupues tales y generar informes de ejecuc ión

presupues tal;

A C :Expedir oportunamente los certificados de

disponibilidad presupues tal y los regis tros

presupues tales .

En el momento de expedir el C DP y el regis tro

presupues tal se pueden cometer errores de

asoc iac ión en el momento de manipular el s is tema

de informac ión

Desconoc imiento o incumplimiento de los

procedimientos internos , relac ionados con la

expedic ión de los certificados de disponibilidad y

1 . Sanc iones legales y/o disc iplinarias

2 . P erdida de c redibilidad

3. Desgas te adminis trativo por reprocesos

4. Hallazgos de A uditoria Interna o Externas

Desconoc imiento de la Ley General de P resupues to

y la reglamentac ión es tablec ida por el M inis terio de

Hac ienda - Direcc ión General del P resupues to

Falta de revis ión de los regis tros presupues tales

31/mar/2016 18:51


de la República, ha es tablec ido procedimientos y

aplica los princ ipios de autocontrol y autoges tión y

los controles es tablec idos para evitar que los

informes no se presenten oportunamente a los

entes que lo requieran, en cumplimiento de la

normatividad vigente, el seguimiento puntual

realizado a los controles exis tentes durante el

primer trimestre del año fue el s iguiente:

1 . Definic ión de func iones para cada uno de los

func ionarios responsables en las ac tividades

c riticas de control: C on la Resoluc ión Nro.2707 de

2011, se adoptó el manual espec ifico de func iones ,

competenc ias laborales de la Entidad, en es te se

desc riben cada una de las ac tividades y los

responsables que debe realizar las func ionarios

as ignadas al Á rea Financ iera

2 . Soc ializac ión de las fechas es tablec idas por

la C ontaduría General de la Nac ión, la DIA N y la

Secretaría de Hac ienda Dis trital: La C ontaduría

General de la Nac ión con Resoluc ión 375 del 17 de

septiembre de 2007, es tablec ió el plazo para el

reporte de la informac ión financ ieros con corte a 31

de dic iembre de 2015 has ta el 15 de febrero de

2016, dicha resoluc ión se encuentra cargada en el

aplicativo SIGEPRE para el conoc imiento y

No

24/jun/2016 08:47

Una vez revisados los riesgos asoc iados al P roceso

de Ges tión financ iera y teniendo en cuenta los

lineamientos para la adminis trac ión del riesgo

formulado por la Entidad, se solic ito ac tualizar el

riesgo denominado "Incumplimiento legal en la

presentac ión de la Informac ión Exógena, las

dec larac iones de retenc iones y los Es tados

Financ ieros", lo anterior teniendo en cuenta que se

debe ac tualizar el formato F-DE- 39 Evaluac ión de

C ontroles A soc iados a los riesgos .

No

30/dic /2015 14:14

Definic ión de func iones para cada uno de los



2011, se adoptó el manual espec ífico de func iones

y competenc ias laborales de la Entidad, en es te se


responsables que deben realizar las func ionarios


Soc ializac ión de las fechas es tablec idas por la


Secretaría de Hac ienda Dis trital: A través de

correo elec trónico se envió a todos los func ionarios

del Grupo de C ontabilidad, Fondo P az y al

responsable de la informac ión contable del

P royec to de Fortalec imiento de M inas A ntipersonal

en C olombia, la programac ión de las fechas de

c ierre contable del aplicativo SIIF Nac ión,

es tablec idas por la C ontaduría General Nac ión. La

Resoluc ión 375 de 2007, es tablece los plazos para

la presentac ión de la informac ión C ontable P ública,

la correspondiente al mes de septiembre debía ser

transmitida el 30 de oc tubre de 2015 y la Entidad

la presentó a través del aplicativo C HIP el 31 de

oc tubre de 2015, cumpliendo as í con lo es tablec ido

en la menc ionada resoluc ión.

C on respec to a la entrega de informac ión exógena,

la fecha para remitir es ta informac ión a la DIA N, fue

No

30/dic /2015 14:15

Definic ión de func iones para cada uno de los



2011, se adoptó el manual espec ífico de func iones





Soc ializac ión de las fechas es tablec idas por la









es tablec idas por la C ontaduría General Nac ión. La

Resoluc ión 375 de 2007, es tablece los plazos para

la presentac ión de la informac ión C ontable P ública,

la correspondiente al mes de septiembre debía ser

transmitida el 30 de oc tubre de 2015 y la Entidad

la presentó a través del aplicativo C HIP el 31 de

oc tubre de 2015, cumpliendo as í con lo es tablec ido

en la menc ionada resoluc ión.

C on respec to a la entrega de informac ión exógena,

la fecha para remitir es ta informac ión a la DIA N, fue

No

Solic itud Disponibilidad P resupues tal F-GF-23 que

no es tén bien diligenc iadas o con errores de

V inculac ión de personal que no cuente con c riterios

22/ene/2014 16:23

Durante el periodo comprendido entre el 1o. de

septiembre al 31 de dic iembre de 2013, se

efec tuaron 424 certificados de disponibilidad

presupues tal y 1408 regis tros presupues tales

inc luyendo los efec tuados por el Fondo de

P rogramas Espec iales para la P az, con el

autocontrol tanto de la persona que elabora el

C .D.P . y regis tro presupues tal y con la revis ión en

No

Nelly Soler

07/jul/2015 11:46

E l Á rea Financ iera del Departamento

A dminis trativo de la P res idenc ia de la República, ha

es tablec ido procedimientos y aplica los princ ipios

de autocontrol y autoges tión y los controles

es tablec idos para evitar que los informes no se

presenten oportunamente a los entes que lo

requieran, en cumplimiento de la normatividad

vigente, el seguimiento puntual realizado a los

controles exis tentes durante el segundo trimestre

del año fue el s iguiente:




2011, se adoptó el manual espec ifico de func iones




as ignadas al Á rea Financ iera.

2 .Soc ializac ión de las fechas es tablec idas por la




del Grupo de C ontabilidad, Fondo P az y al servidor

público responsable de la informac ión contable del




No

01/oc t/2015 16:05

E l Á rea Financ iera del Departamento

A dminis trativo de la P res idenc ia de la República, ha

es tablec ido procedimientos y aplica los princ ipios

de autocontrol y autoges tión y los controles

es tablec idos para evitar que los informes no se

presenten oportunamente a los entes que lo


vigente, el seguimiento puntual realizado a los

controles exis tentes durante el tercer trimestre del

año fue el s iguiente:




2011, se adoptó el manual espec ifico de func iones













No

31/mar/2015 18:18












c riticas de control: C on la Resoluc ión Nro. Se

implementó el manual de func iones de la Entidad,

en es te se es tablecen cada una de las ac tividades

y los responsables que debe realizar las

func ionarios as ignadas al Á rea Financ iera





febrero de 2015, prorrogo el plazo has ta el 17 de

febrero de 2015 para la presentac ión de la

No

01/abr/2015 09:39













2011, se adoptó el manual espec ifico de func iones ,

competenc ias laborales de la Entidad, en es te se


responsables que debe realizar las func ionarios


2 . Soc ializac ión de las fechas es tablec idas por la




febrero de 2015, prorrogo el plazo has ta el 17 de

febrero de 2015 para la presentac ión de la

informac ión C ontable P ública con corte a dic iembre

31 de 2014, dicha resoluc ión fue comunicada a

través de correo elec trónico, la informac ión

contable fue transmitida a través del aplicativo

No

31/mar/2015 10:06


de la República, es tablec io procedimientos y aplica

los princ ipios de autocontrol y autoges tión y los

controles es tablec idos para evitar que los informes

no se presenten oportunamente a los entes que lo


vigente. Es tos controles han s ido efec tivos , por

No

16 Si NoImprobable Mayor Zona de riesgo alta 8


P res idenc ia de la República, es tablec ido

procedimientos y aplica los princ ipios de

autocontrol y autoges tión y los controles

es tablec idos para evitar que los informes no

se presenten oportunamente a los entes que

lo requieran, en cumplimiento de la

normatividad vigente.


2 . P érdidas económicas por multas a la EntidadDayubiri Robayo Garc ia P robable Mayor Zona de riesgo extremaA ctivo

Incumplimiento legal en la

presentac ión de la Informac ión

Exógena, las dec larac iones de

retenc iones y los Es tados

Financ ieros .

A C C : Realizar pagos

A C C : E laborar y P resentar los Es tados Financ ieros .

A C C : E laborar y presentar la informac ión exogena

Nac ional y Dis trital

A C : E laborar mensualmente los Es tados

Financ ieros

E l A rea Financ iera debe presentar periodicamente

informes a los organos de control y fis calizac ión y

por tanto se debe contar con los plazos

es tablec idos por es tas entidades , con el fin de

cumplir oportunamente.



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles


(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


GD Reduc ir el riesgo

Medic ión de condic iones ambientales

GD Evitar el riesgo

V is itas Técnicas


(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


GA Evitar el riesgo

GA

GA Inspecc ión Fís ica y revis ión de Inventarios Evitar el riesgoV erificac ión del Bien y Regis tro de Ingreso al

A lmacén

A ctivo

Gestión A dminis trativa

Incumplimiento de los requis itos

técnicos y legales en el trámite

de legalizac iòn de los elementos

entregados a la Entidad, por

cualquier modalidad.

A C C :A dminis trar y controlar los bienes de la

Entidad: C orresponde a la ejecuc ión de las

ac tividades propias relac ionadas con el control y

verificac ión de inventarios .- A C : A c tualizar los

inventarios con nuevas herramientas tecnológicas .

La No legalizac ión de los elementos adquiridos o

entregados a la Entidad por cualquier modalidad

afec taría la informac ión de los inventarios que son

adminis trados por el Grupo de Recursos Fís icos .

Sis tema para el C ontrol de inventarios del DA PRE

Desconoc imiento de A c tos A dminis trativos

proferidos por otras Entidades y/o Ó rganos de

16/jun/2015 13:21

Para el primer trimestre del año 2015 no se

detec taron bienes s in la legalizac ión

correspondiente, por lo tanto los bienes

ingresados son los bienes rec ibidos por las

diferentes modalidades .

Los porcentajes presentados para el primer

trimestre del 2015 conforme al c ronograma de

inventarios , presentan una c ifra inferior al 100%,

teniendo en cuenta que en algunos

casos func ionarios , contratis tas y personal de

No

Si No

Inducc ión a los Func ionarios sobre el manejo y

control de bienes de la EntidadDesconoc imientos de los requis itos es tablec idos en

el C ontrato y A nexos técnicos , A c ta de

T rans ferenc ias o Documentos de Donac ión.10/abr/2015 18:41

Se reporta el avance de los inventarios de Recurso

Fís icos , no se evidenc ia la materializac ión del

riesgo. Se adjuntan los soprtes correspondientes .

No

01/Mar/2016 00:00 31/Dec/2016 23:59 14/ene/2015 15:59

C onforme a lo revisado y reportado por el grupo de

Recusros fis icos no se ha materializado el riesgo,

se s iguen aplicando los controlesde forma

No


La política de manejo adoptada es la de

evitar el riesgo, conforme al Lineamiento de

A dminis trac ión del Riesgo y a la respec tiva

aplicac ión de los controles asoc iados

A dic ionalmente se asoc ia el indicador del

riesgo para el correspondiente seguimiento.

Fortalecer la

adminis trac ión y control

de los bienes muebles de

Diana M ireya Munar Moreno P robable Moderado Zona de riesgo alta 12 Improbable

Desconoc imiento del Lineamiento para el manejo y

control de bienes de la Entidad y del procedimiento

de Entrada y regis tro de elementos devolutivos o de

1 .P erdidas de los elementos

2 . Sanc iones Disc iplinarias

3 . Inves tigac iones Fiscales

4 . Demandas para la Entidad

08/ene/2016 23:59

Dando cumplimiento al seguimiento del cuarto

trimestre de la vigenc ia 2015, se procede a

verificar y analizar los controles es tablec idos para

evitar el riesgo de las demoras en la pres tac ión del

servic io de aseo y cafetería, as í:

Sis tema de Servic ios C ompartidos para las

solic itudes de servic ios :

Dentro del seguimiento y control de los servic ios

solic itados por el aplicativo de servic ios

compartidos , se evidenc ia que durante el cuarto

trimestre se garantizó la pres tac ión de los servic io

de aseo y cafetería requeridos por las diferentes

dependenc ias . P ara soporte del mismo, se adjunta

el regis tro diario de la bitácora del Grupo de

Servic ios Generales , a la cual tenemos acceso

c inco func ionarios del grupo, en donde se puede

visualizar toda la informac ión de dichos servic ios .

P res tac ión de Servic io de C afetería alterno con

personal contratis ta de A seo:

En virtud de la orden de compra 4977 para la

pres tac ión del servic io de aseo y cafetería, la cual

tiene vigenc ia has ta el 31 de oc tubre de 2016, se

logró hacer la programac ión de los servic ios , con el

fin de cubrir el personal de planta que presento

ausenc ias por diferentes s ituac iones

No

A ctivo


Demoras en la pres tac ión de

servic io de aseo y cafetería para

la atenc ión de las sedes de la

Entidad.


y servic ios solic itados . Insufic ienc ia en el personal

para la pres tac ión de los servic ios de aseo y

cafetería, que se programan de acuerdo con las

neces idades de los demás procesos y c lientes .

Si No

Definic ión de P rocedimientos y A cuerdos de

N iveles de Servic ios Incumplimiento parc ial en las obligac iones

pres tadas por los C ontratis tas proveedores de Seguimiento a la programac ion de los bienes y

Fallas en el s is tema de servic ios compartidos

Suspens ión del suminis tro de los servic ios públicos

Insufic ienc ia del personal para la pres tac ión del

C as i certeza Moderado Zona de riesgo extrema 15Diana M ireya Munar Moreno C as i certeza Moderado Zona de riesgo extrema 15

A dquis ic ión de los Bienes y Servic ios requeridos

para la pres tac ion de los servic ios compartidos

Inc remento intempestivo del número de reuniones y

ac tividades en las diferentes sedes .

23/abr/2015 16:51

Se revisan las etapas de Ges tion del riesgo, para el

primer trimestre del año no se materialzó, se

presentaron 3 servic ios rechazados los cuales

obedecen a la causales anexas en el informe, que

obedecen mas las forma en la que se hizo la

No

Diana M ireya Munar Moreno P robable Moderado Zona de riesgo alta 12

Situac iones A dminis trativas presentadas con el

personal de planta (permisos , licenc ias por

enfermedad, no remuneradas , etc ..)

1 .Insatis facc ión del C liente Interno.

2 .Incumplimiento en la programac ión de los

servic ios .

Incumplimiento parc ial en las obligac iones

pres tadas por el C ontratis ta de A seo, en lo

correspondiente al servic io de cafetería.

A c tivo


Incumplimiento en la pres tac ión

de los Servic ios C ompartidos a

cargo de Ges tión A dminis trativa

A C C : P res tar o suminis trar los bienes y servic ios

solic itados

Situac iones A dminis trativas presentadas con el

personal de planta (permisos , licenc ias por

enfermedad, no remuneradas , etc ..)

Insatis facc ión del C liente Interno.

Incumplimiento de las func iones a cargo del Á rea

A dminis trativa

07/abr/2016 11:46

De acuerdo con el monitoreo del riesgo en relac ión

a la "Demora enla pres tac ión de servic io de aseo y

cafeteria para la atenc ión de las sedes de la

Entidad" correspondiente al primer trimestre de

2016, me permito informar que no hubo

materializac ión del riesgo y que se aplicaron los

controles respetivos:

• Seguimiento y control a la bitácora c reada por

el Gripo de Servic ios Generales en relac ión con los

servic ios compartidos .

• Se tiene continuidad en la contratac ión del

servic io de aseo y cafetería.

Es to nos permitió garantizar la pres tac ión de los

servic ios agendados tantos los de rutina como las

neces idades urgentes que se requieren por el

c liente interno, durante el primer trimestre del

No

13/jul/2016 18:34


a la "Demora enla pres tac ión de servic io de aseo y

cafeteria para la atenc ión de las sedes de la

Entidad" correspondiente al segundo trimestre de

2016, me permito informar que NO hubo

materializac ión del riesgo y que se aplicaron los

controles respetivos:

• Seguimiento y control a la bitácora c reada por

el Gripo de Servic ios Generales en relac ión con los

servic ios compartidos .

• Se tiene continuidad en la contratac ión del

servic io de aseo y cafetería.

Es to nos permitió garantizar la pres tac ión de los

servic ios agendados tantos los de rutina como las

neces idades urgentes que se requieren por el

c liente interno, durante el primer trimestre del

No

07/oc t/2015 07:50

Dando cumplimiento al seguimiento del tercer

trimestre de la vigenc ia 2015, se procede a verficar

y analizar los controles es tablec idos para evitar el

riesgo de las demoras en la pres tac ión del servic io

de aseo y cafeteria, as í:





compartidos , se evidenc ia que durante el segundo

trimestre se garantizo la pres tac ión de los servic io





c inco func ionarios del grupo , en donde se puede





pres tac ión del servic io de aseo y cafeteria, se logro

hacer la programac ión de los servic ios , con el fin de

cubrir el personal de planta que presento ausenc ias

por diferentes s ituac iones adminis trativas

presentadas como vacac iones , licenc ias , permisos .

Suscripc ión de Insumos Técnicos para la

contratac ión de aseo y cafetería:

Si No

P res tac ion de Servic io de C afeteria alterno con

personal contratis ta de A seo

10/abr/2015 14:09


materializo el riesgo, exis ten tres solic itudes

cerradas insatis fac toriamente pero es tas

responden a errores en la solic itud en el regis tro

como se envidenc ia en el informe correpondiente.

No

Gestión A dminis trativa 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:5914/ene/2015 09:45

No se materializo el riesgo durante el trismetre, se

aplicaron los controles del riesgo. Se adjuntan lo

soportes correspondientes .

No

P robable Ins ignificante Zona de riesgo moderada 4

Se asoc ia el indicador del riesgo "Eventos

con demoras en la pres tac ión del servic io

de aseo y cafetería" y a la acc ion

adminis trac ión del riesgo "PO P -2015 A rea

A dminis trativa Es trategia 6"

PA -2015-2018 A rea

A dminis trativa Es trategia


solic itudes de servic ios

16/jun/2015 11:50

Para el primer trimestre del año 2015, en la etapa

de Monitoreo del riesgo y ejecuc ión controles se

identificaron servic ios C errado Satis fac toriamente,

C errados por Imprevis tos , Servic ios Rechazados e

Insatis fac torios . De los servic ios insatis fac torios

se logró identificar que:

• Q ue hubieron errores en el regis tró del

aplicativo.

• E l servic io no se pres tó debido, no se tenía

No

30/sep/2015 23:59

Dando cumplimiento al seguimiento del segundo

trimestre de la vigenc ia 2015, se procede a verficar

y analizar los controles es tablec idos para evitar el

riesgo de las demoras en la pres tac ión del servic io

de aseo y cafeteria, as í:





compartidos , se evidenc ia que durante el segundo

trimestre se garantizo la pres tac ión de los servic io





c inco func ionarios del grupo , en donde se puede





pres tac ión del servic io de aseo y cafeteria, se logro

hacer la programac ión de los servic ios , con el fin de

cubrir el personal de planta que presento ausenc ias

por diferentes s ituac iones adminis trativas

presentadas como vacac iones , licenc ias , permisos .


contratac ión de aseo y cafetería:

No


contratac ion de aseo y cafeteria.

No




Gestión Administrativa

E

Proceso



Controles

Desconoc imiento en la programac ión del P lan A nual

de A dquis ic iones . Modificac iones al P lan A nual de A dquis ic iones para

la entrega oportuna de es tudios previos y

No

07/abr/2016 16:15

Me permito informar que para el primer trimestre del

año 2016, se atendieron oportunamente las

solic itudes de anális is del sec tor y de los

oferentes; lo que nos permite evidenc iar que no se

materializó el riesgo y se aplicaron los controles

respec tivos a es te riesgo:

• Seguimiento al c ronograma es tablec ido en el

P lan A nual de A dquis ic iones .

• Invitac ión para el levantamiento de

Espec ificac iones Técnicas

• V is itas Técnicas

• Base de Datos de oferentes de bienes y

servic ios .

No

13/jul/2016 18:38

Me permito informar que para el segundo trimestre

del año 2016, se atendieron oportunamente las


oferentes; lo que nos permite evidenc iar que NO se









No

30/sep/2015 10:30

De conformidad con el reporte del tercer trimestre

de la vigenc ia 2015, se evidenc ia que dentro de los

meses de julio, agos to y septiembre, se atendieron

oportunamente las solic itudes de analis is de sec tor

y de los oferentes . Lo anterior, de conformidad con

la aplicac ión de los controles definidos para evitar

la materializac ión del riesgos , as í:

Base de datos de bienes y servic ios

Durante el trimestre se realizaron ingresos de

informac ión de nuevos proveedores a la base de

datos aumentando numerosamente en proveedores

de servic ios en número de 319 y en produc tos en

un numero de 65 para un total de 384 proveedores

en la base de datos del grupo de Mercadeo y

A nális is del Sec tor de los cuales se han obtenido

por medio de búsquedas en la red, proveedores que

se presentan a los procesos de contratac ión

publicados por la entidad y de búsqueda en el

SEC O P de proveedores que pres tan servic ios o

produc tos a otras entidades del Es tado

C olombiano.

En la presente Base de Datos se puede encontrar

de qué forma se hace contac to con los pos ibles

proveedores ya sea por medio elec trónico o

telefónico.

Nota: Se anexa A rchivó en Excel de la base de

Datos del Grupo de Mercadeo y A nális is del Sec tor.

No

08/ene/2016 00:00

De conformidad con el reporte del cuarto trimestre






la materializac ión del riesgos , as i: a. Seguimiento al

c ronograma. b. Invitac ión para el levantamiento de

espec ificac iones técnicas . c . V is itas Técnicas . d.

Base de datos de oferentes de bienes y servic ios .

Se adjuntan los documentos con el analis is

correspondientes , el cual deja como evidenc ia que

No

16/jun/2015 15:11




se evidenc ia la ejecuc ión de controles :

1 .Seguimiento al c ronograma es tablec ido en el P lan

A nual de A dquis ic iones . 2 . Invitac ión para el

levantamiento de Espec ificac iones Técnicas . 3 .

V is itas Técnicas . 4 . Base de Datos de oferentes de

No

16/jul/2015 13:29

Se revisó la informac ión reportada por el Grupo de

Mercadeo, no se reporta ni se evidenc ia la

materializac ión del riesgo, la ejecuc ión de los

controles se llevó a cabo al inetrior del grupo, De lo

anterior, se adjunta el informe correspondiente al

segundo trimestre del año con fecha de corte 30 de

No

No No

PA -2015-2018 A rea

A dminis trativa Es trategia Ges tión A dminis trativa 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

30/ene/2014 18:41

A l día 31 de dic iembre de 2013 la todos los

contratos se vienen cumpliendo a satis facc ión, s in

que sean reportado algún requerimiento de

audienc ia, que implicara la dec laratoria de

incumplimiento del contrato.

Sin embargo en el mes de dic iembre, el Grupo de

Infraes truc tura reportó un presunto incumplimiento

que fue debidamente reportado a el Á rea de

C ontratos realizándose la correspondiente

audienc ia de descargos el día 9 de Enero, donde se

impus ieron las sanc iones y la dec laratoria de

incumplimiento, cabe anotar que a la fecha no

exis te ac to adminis trativo debidamente expedido

Seguimiento al c ronograma es tablec ido en el P lan

A nual de A dquisc iones .








1 . Incumplimiento de los plazos es tablec idos en el

P lan A nual de A dquis ic iones

2. Incumplimiento de los objetivos ins tituc ionales

del Á rea A dminis trativa

3 . No se puedan pres tar a tiempo los servic ios

requeridos para la Entidad.


14/ene/2015 11:11

Se realizan los controles para el manejo del

riesgo, lo que a permitido la no materializac ion del

riesgo. Se adjuntan los soportes correspondientes .

No

10/abr/2015 15:33

De acuerdo al seguimiento realizado en el primer

trimestre al indicador del riesgo “Demoras en la

elaborac ión del documento de anális is del sec tor y

de oferentes”, se evidenc ia que no se ha

materializado el riesgo ya que la informac ión de

anális is del sec tor se realiza a tiempo y es

entregada al técnico encargado de cada proceso.

Se realizaron ac tividades de control como fueron el

seguimiento al c ronograma es tablec ido en el P lan

A nual de A dquis ic iones , las vis itas técnicas

realizadas por parte de los oferentes y la

ac tualizac ión continua de la base de datos de

oferentes de bienes y servic ios .

Se anexan las evidenc ias respec tivas a las

No

30/abr/2014 17:57

A l día 30 de A bril de 2014 todos los contratos se

vienen cumpliendo a satis facc ión, a la fecha no se

ha efec tuado audienc ia de descargos para verificar

el cumplimiento parc ial o el incumplimiento de

algunos de los contratos a cargo del Á rea

A dminis trativa. Dentro del cuatrimestre, se efec túo

la audienc ia de dec laratoria de incumplimiento, para

el contrato que se había reportado a 30 de enero,

s in embargo, como a la fecha el ac to adminis trativo

no ha s ido susc rito por el ordenador del gas to

competente, no se reportara dentro del indicador

del riesgo, con corte a es ta fecha. Una vez en firme

No

30/jun/2016 08:00

Para el segundo trimestre del año 2016 se reporta

el indicador en donde se identifica que no se

materializo el riesgo.

Se aplicaron los controles respec tivos:

- A c ta de inspecc ión del es tado de la

documentac ión en el A rchivo C entral

- Medic ión de condic iones ambientales

Es tos controles fueron aplicados en las vis itas

técnicas a los depos itos del A rchivo General de la

Nac ión.

No

A ctivo

Gestión Documental

Incumplimientos técnicos ,

legales y financ ieros en la

elaborac ión de es tudios previos

y documentos soportes , para la

adquis ic ión de bienes , obras y

servic ios del A rea

A dminis trativa.

A C : P reparar y entregar insumos técnicos para la

ejecuc ión del presupues to programado en el P lan

A nual de A dquis ic iones de la dependenc ia.

A C C : Rec ibir y adminis trar los bienes y servic ios :

(V er. P roceso A dquis ic ión de Bienes y Servic ios y

Manual de C ontratac ión)

La no elaborac ión de los es tudios previos y

documentos soporte acorde con los tiempos

definidos en el PA A afec tará la adquis ic ión de

bienes , obras y servic ios suminis trados por el Á rea

A dminis trativa.

Desconoc imiento de las espec ificac iones técnicas

del bien, obra o servic io

08/ene/2016 23:59

Dentro del cuarto trimestre de la vigenc ia 2015, se

reporta que a la fecha no se ha materializado el

riesgo de conformidad con el s iguiente anális is a

los controles proyec tados para la mitigac ión del

riesgo, as í:

De acuerdo con la vis ita de inspecc ión, realizada el

30 de dic iembre de 2015 a las ins talac iones del

A rchivo C entral, ubicado en los depós itos 31, 36,

41, 52 Y 53 del A rchivo General dela Nac ión, no

se encontró documentac ión con daños o algún tipo

de deterioro o biodeterioro, as í como también se

verificó que las ins talac iones es tuvieran en óptimas

condic iones ambientales para la conservac ión

adecuada de los documentos . De igual forma

durante el cuarto trimestre no se reportaron

No

08/abr/2016 17:18

Para el primer trimestre del año 2016 se reporta el

indicador en donde se identifica que no se

materializo el riesgo.

Se aplicaron los controles respec tivos:

- Informe de inspecc ión del es tado de la


- Medic ión de condic iones ambientales

Es tos controles fueron aplicados en las vis itas

técnicas a los depos itos del A rchivo General de la

Nac ión.

No

A ctivo

Gestión Documental

Daño de A c tivos durante la

A dminis trac ión Documental en

el A rchivo C entral

A C C : A dminis trar A rchivo C entral - Es te riesgo se

presenta durante la A dminis trac ión Documental en

el A rchivo C entral, ocas ionando daños en los

documentos y carpetas con valor his tórico para la

Entidad.

17/sep/2014 17:38

Se identifico el presente riesgo, catalogado de

corrupc ión, elaborándose el respec tivo plan de

contingenc ia, en caso de materializac ión,

A dic ionalmente, se adjunto el plan de mejora que

busca reduc ir la probabilidad del ocurrenc ia del

No

GA Gestión A dminis trativaO fertas Técnica y Económicas mal formuladas . Invitac ión para el levantamiento de

Desconoc imiento de las modalidades de

contratac ión es tablec idas en el Decreto 1082 de Base de Datos de oferentes de bienes y servic ios .

Si 29/abr/2015 12:38

30/sep/2015 16:16

E l 30 de septiembre del 2015, se realizó vis ita de

inspecc ión a los depós itos 31, 36, 41, 52 y 53

ubicados en el A rchivo General de la Nac ión, en los

cuales ac tualmente se cus todia la documentac ión

del A rchivo C entral, con el fin de identificar y

regis trar la documentac ión que presente daños

causados por los diferentes fac tores de deterioro.

C on base en la inspecc ión realizada, se evidenc ió lo

s iguiente:

• Los depós itos donde se encuentra almacenado

el acervo documental del A rchivo C entral, cumplen

con los requis itos mínimos y las condic iones

técnico-ambientales óptimas para la conservac ión

de los documentos .

• En el tercer trimestre del año 2015, no se

detec taron conduc tas mal intenc ionadas e

inapropiadas , en el uso de la documentac ión del

A rchivo C entral, no ocurrieron acc identes y/o

desas tres naturales , que ocas ionaran daños

irreparables en la documentac ión del A rchivo

C entral, y tampoco se no se identificó

documentac ión (carpetas o libros) con daños o

algún tipo de deterioro.

• A dic ionalmente el 1 de oc tubre de se

No

06/ene/2015 16:50

En el Tercer C uatrimestre del año 2014, no se

reportaron carpetas con daños de rasgaduras por

manipulac ión o biodeterioro por causas ambientales

en el A rchivo C entral, ubicado en los depós itos del

A rchivo General de la Nac ión. E l 26 de dic iembre

de 2014, se realizó la vis ita de inspecc ión a los

depós itos ubicados en el A rchivo General de la

Nac ión, con el fin de identificar y regis trar la

documentac ión que presente daños causados por

los diferentes fac tores de deterioro y manipulac ión.

Realizando un anális is a los controles definidos

para reduc ir el riesgo en el primer cuatrimestre, se

presentó lo s iguiente:

1 . No se detec taron conduc tas mal intenc ionado e

inapropiado, en el uso de la documentac ión en el

A rchivo C entral.

2 . No ocurrieron acc identes y/o desas tres

naturales , que ocas ionaran daños irreparables en la

documentac ión del A rchivo C entral.

3 . No se rec ibieron reportes por parte de los

func ionarios del Grupo de Ges tión Documental, que

realizan la atenc ión de solic itudes de consulta, de

documentac ión que presentara algún tipo de daño o

deterioro.

4 . Los depós itos del A rchivo General de la Nac ión,

No

05/jun/2015 11:32

Para el primer cuatrimestre del año 2015 se

ejecutaron los controles del riesgo, el grupo de

trabajo llevó a cabo vis titas de inspecc ión para

verificar el es tado de la documentac ión en el

A rchivo C entral y realizó Medic iones de

C ondic iones A mbientales , de la cual se informa

que:

Los depós itos donde se encuentra almacenado el

acervo documental del A rchivo C entral, cumple con

los requis itos mínimos y las condic iones técnico-

ambientales óptimas para la conservac ión de los

documentos .

• No ocurrieron acc identes y/o desas tres


documentac ión del A rchivo C entral

• Se detec taron documentos que fueron

maltratados o tuvieron un uso inapropiado.

Se identificaron 80 libros con biodeterioro por

humedad a los cuales se les debe realizar proceso

Si 29/abr/2015 11:58

08/may/2014 16:16

En el P rimer C uatrimestre del año 2014, no se




A rchivo General de la Nac ión.

E l 28 de abril de 2014, se realizó vis ita de

inspecc ión a los depós itos ubicados en el A rchivo

General de la Nac ión, con el fin de identificar y


causados por los diferentes fac tores de deterioro y

manipulac ión. Se realizó inspecc ión a los A rchivos

de algunas Á reas M is ionales como el P rograma de

Derechos Humanos y la O fic ina del A lto

C omis ionado para la P az.




1 . No se detec taron conduc tas mal intenc ionadas e

inapropiadas , en el uso de la documentac ión en el

A rchivo C entral.





No

02/sep/2014 17:07

En el Segundo C uatrimestre del año 2014, no se




A rchivo General de la Nac ión.

E l 26 de agos to de 2014, se realizó vis ita de

inspecc ión a los depós itos ubicados en el A rchivo

General de la Nac ión, con el fin de identificar y


causados por los diferentes fac tores de deterioro y

manipulac ión.




1 . No se detec taron conduc tas mal intenc ionado e

inapropiado, en el uso de la documentac ión en el

A rchivo C entral.





func ionarios del Grupo de Ges tión Documental, que

realizan la atenc ión de solic itudes de consulta, de

documentac ión que presentara algún tipo de daño o

No

Si No

A cc identes y desas tres naturales que pueden

ocas ionar daños irreparables en la documentac ión.

Uso inadecuado e inapropiado que generan daños

irreparables en la documentac ión.

20/nov/2013 15:00

Realizando seguimiento al riesgo, se realizaron las

s iguientes ac tividades en el cuatrimestre

comprendido entre Mayo a A gos to de 2013, para la

mitigac ión del riesgo:

1. E l 26 de agos to de 2013, se publicó la Guía G-

GD-01 de C onservac ión de Documentos , el cual

es tablece direc trices que orientan la conservac ión

de los documentos desde su producc ión has ta su

dispos ic ión final, garantizando su integridad fís ica y

func ional, s in alterar su contenido.

No

31/Dec/2016 23:59

30/ene/2013 11:32

De acuerdo a los controles que se es tablec ieron

para mitigar es te riesgo se realizaron las s iguientes

acc iones a la fecha:

1. Se realizara capac itac iones a cada una de las

dependienc ias según c ronograma 2013 (A nexo).

2 . Se es ta llevando a cabo la ac tualizac ión de las

TRD por parte de la firma SYSFO TEC LTDA

(C ontrato 417-12) que finalizara el 28 de febrero

No



reduc ir el riesgo, ya que és te riesgo es

permanente pero se pude mitigar atravez de

la implementac ión de los nuevos controles

preventivos y correc tivos .

PA -2015-2018 A rea

A dminis trativa Es trategia Ges tión A dminis trativa 02/Jan/2015 00:00


Informe de inspecc ión del es tado de la


P robable Menor

C ondic iones inadecuadas de la infraes truc tura

utilizada para la conservac ión de la documentac ión.

1 . P erdida de informac ión

2. Documentac ión con biodeterioro

3. P erdida de la Memoria Ins tituc ional

4 . Sanc iones disc iplinarias

Edwin Yovanny C abrera Hurtado P robable

05/jun/2015 12:38

Para el primer cuatrimestre del año 2015 se

ejecutaron los controles del riesgo, el grupo de

trabajo llevó a cabo vis titas de inspecc ión para

verificar el es tado de la documentac ión en el

A rchivo C entral y realizó Medic iones de

C ondic iones A mbientales , de la cual se informa

que:

• Los depós itos donde se encuentra almacenado

el acervo documental del A rchivo C entral, cumple

con los requis itos mínimos y las condic iones

técnico-ambientales óptimas para la conservac ión

de los documentos .

• No ocurrieron acc identes y/o desas tres


documentac ión del A rchivo C entral

• Se detec taron documentos que fueron

maltratados o tuvieron un uso inapropiado.

Se identificaron 80 libros con biodeterioro por

Dayubiri Robayo Garc ia P robable C atas trófico Zona de riesgo extrema 20 ImprobableA c tivo

Responsable


Controles




E

Proceso


30/jun/2016 21:18

E l Departamento A dminis trativo de la pres idenc ia










los responsables del manejo de las cajas menores ,

por tanto se adjunta el anális is efec tuado por cada

uno de ellos .

A dic ionalmente en la C aja Menor de V iáticos y

Gas tos de V iaje al Exterior quedo encargado el

señor Mauro José V ergara Tamara, teniendo en

cuenta que el titular el señor E frain Julio Martinez

No

Gestión Documental

30/dic /2015 10:40

La Entidad, con el fin de evitar que es te riesgo se

materialice, cuenta con procedimientos ,








No

31/mar/2016 23:59











efec túan el monitoreo de es te riesgo. Se anexa el

No

23/oc t/2015 18:42

Teniendo en cuenta la solic itud efec tuada por el

Fondo de P rogramas Espec iales para la P az, en el

cual solic ita se dé un alcance al monitoreo del

riesgo para el trimestre (1 de julio a 30 de

septiembre). Se adjunta el nuevo anális is rec ibido

No

Si











recursos .

SiC atas trófico Zona de riesgo extrema 10



menores

A C C : Manejar los recursos as ignados a las C ajas

Menores

La Entidad anualmente cons tituye cajas menores a

través de las cuales se realizan pagos en efec tivo y

cheques , por tanto se deben cumplir con los

lineamientos es tablec idos para el manejo de es tas

y con las medidas de seguridad exis tentes para

evitar el hurto de dinero.


2 . Sanc iones legales , disc iplinarias y fis cales




(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles

GA Evitar el riesgo

Personal Tècnico dispues to las 24 horas para la

detecc iòn y correcc iòn de servic io

GD Evitar el riesgo

V is itas Técnicas


(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


EM Reduc ir el riesgo

Enviar mensualmente correo elec tronico a los jefes

de dependenc ia, recordandoles

Martha Ines C haparro V ega Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8A ctivo

Evaluac ión, C ontrol y

Incumplimiento legales en la

presentac ión de informes dentro

de la fechas es tablec idas por la

norma

A C C - E laborar y presentar los informes

es tablec idos por las normas vigentes . E l DA PRE

presenta los informes es tablec idos por las normas

vigentes .

Desconoc imientos del marco legal por parte de los

responsables para presentar los informes del

proceso y o dependenc ia.

1 . Sanc iones al representante legal de la entidad.

2 . P erdida de c redibilidad de la entidad.

3 . Inves tigac iones disc iplinarias .

29/jul/2015 09:25

La O fic ina de C ontrol Interno, una vez

verificados los controles es tablec idos para és te

riesgo y evaluado, determinó que de un total de 48

informes de ley es tablec idos a cumplir en la

vigenc ia, con corte a junio 30 de 2015, se han

presentado 26, para el segundo semestre de 2015

se presentara un total de 22 informes , es de anotar

que todos los informes se han presentado dentro de

No

22/abr/2015 23:29

Es te Riesgo se A nalizó y se verificaron los

controles en reunión realizada el 7 de abril donde

partic ipo todo el equipo el equipo de trabajo de la

O fic ina de C ontrol Interno , se ac tualizo el objetivo

es tratégico y el objetivo del proceso, se

ac tualizaron las dependenc ias y se evaluaron

nuevamente los controles como también se dec idió

que los que no es taban documentados se podían

documentar y se identificó un nuevo control para

No

22/jun/2015 15:16

E l Monitoreo a és te riesgo para el presente

trimestre se llevó a cabo mediante reunión del

grupo de func ionarios de la O C I, donde se verificó,

que las acc iones diseñadas y adoptadas , es tén

s iendo implementadas y efec tivas , con el ánimo de

evitar la materializac ión del riesgo y poder cumplir

con los objetivos y las metas programadas por la

ofic ina en la presente vigenc ia.

En la etapa de valorac ión se verificó el

cumplimiento de los controles as í:

1 .

E laborac ión del c ronograma anual de los informes

legales que debe presentar el DA PRE, el

c ronograma se elaboró al inic ió de la presente

vigenc ia y se es tá ac tualizando cada vez que salga

una norma donde se tenga que presentar un

informe, se encuentra ac tualizado y es tá en proceso

de documentar és te c ronograma.

2 .Seguimiento trimestral al c ronograma, según

fecha es tablec ida para la presentac ión delos

informes . A los responsables de cada dependenc ia

se es tá enviando vía correo elec trónico,

recordándoles el cumplimiento los informes del

No

07/ene/2015 09:35Los func ionarios de la O C I se reunieron para hacer

el analis is y monitoreo de és te riesgo, se subio al No

19/ene/2015 15:23

E l equipo de la O fic ina de C ontrol Interno se reunió

con el fin de monitorear és te Riesgo, donde se

verificó el cumplimiento de los controles

es tablec idos , Se anexa archivo para aprobac ión

con corte a Dic iembre 31 de 2014, donde se

relac ionan los informes de ley que presenta la

O fic ina de C ontrol Interno de la P res idenc ia de la

República, en cumplimiento del rol de evaluador

independiente. Se presentaron 52 informes de los

53 programados , debido a que el Departamento

A dmins trativo de la Fuc ión Pública cerro el

aplicativo SUIP y lo cambió por el SIGEP en el mes

de septiembre de 2014.

No

La revis ión general del riesgo se realizará el dia 31

de enero 2013, cuando es te completo el equipo de No

15/ago/2014 11:00

Informes C antidad

Informe C uenta Fiscal a la C ontraloría General de la

República. C GR SIREC I 1

Informe Ges tión C ontrac tual. C GR SIREC I 2

Informes Seguimiento a los planes de

mejoramiento. C GR SIREC I 2

Encues ta SC I DA PRE 1

Evaluac ión C I C ontable C HIP 1

Informe E jecutivo A nual 1

Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011 1

Informe de C ontrol Interno C ontable 1

Informe de Legalidad del Software 1

A c ta C omité de C oordinac ión de C ontrol Interno. 2

Informe a la Direcc ión de Defensa Judic ial

LIT IGO B 1

Informe para el C ongreso de la República 1

Informe Soporte C ertificac ión al SUIP 2

C ertificac iones Suip 2

Informe a la C ámara de Representantes 1

Informe mensual de A us teridad del Gas to 2

Informe de C elulares Resoluc ión 1623 de julio de

2011. 2

Informes Examen a los planes de mejoramiento.

C GR 1

Informes seguimiento a los planes de

No

28/ago/2014 23:59 Se asoc ia a és te Riesgo la Es trategia No 3 del PO A No

30/abr/2014 17:19 Se realizó el monitoreo respec tivo a los controles No

19/jun/2014 09:20

En el primer trimestre de 2014 se realizaron y

presentaron 16 informes que equivalen al 31% del

total, los informes de Ley presentados fueron:

1. Informe cuenta fis cal a la C GRC SIREC I

2. Informe ges tión contrac tual C GRC - SIREC I

3. Informe de seguimiento a los planes de

mejoramiento C GRC -SIREC I

4. Encues ta SC I DA PRE

5. Evaluac ión C I contable C HIP

6. Informe E jecutivo A nual

7 . Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011

8. Informe de C ontrol Interno C ontable

9 . Informe de Legalidad del Software

10. A c ta C omité de C oordinac ión del Sis tema de

C ontrol Interno

11. Informe a la Direcc ión de Defensa Judic ial

LIT IGO B

12. Informe soporte certificac ión al SUIP

13. C ertificac ión SUIP

14. Informe a la C ámara de Representantes

15. Informe de celulares resoluc ión 1623 de julio

de 2011

16. Informes examen a los planes de mejoramiento

No

09/ene/2014 17:28

Los controles han s ido efec tivos para prevenir su

materializac ión, la medic ión y anális is de los datos

(indicador), se presenta con corte a 31 de

dic iembre de 2013 , donde se presentaron 53

informes ,cumpliendo con el 100% de la meta

No

30/abr/2014 16:54

En el primer cuatrimestre és te Riesgo se ha

monitoreado cuatro veces , en los Subcomités que

la O fic ina de C ontrol Interno a realizado y en las

reuniones de Seguimiento que la ofic ina realiza,

donde se hace seguimiento y verificac ión a los

controles es tablec idos y se A naliza, se valora y se

monitorea, para evitar la materializac ión del mismo

y el incumplimiento de las metas y objetivos

es tablec idos , para lo cual se anexan las ac tas de

los subcomités realizados y el reporte de los

informes de Ley con corte a 31 de marzo.

1 . E l día 9 de enero de 2014 se realizó el primer

comité de seguimiento donde se informó la

ac tualizac ión del nomograma y los demás controles

2 . E l día 27 de enero de 2014 se realizó el segundo

comité de seguimiento donde se reitera la revis ión

y ac tualizac ión del nomograma de la ofic ina y los

demás controles

3 . E l día 12 de febrero de 2014 se realizó el primer

subcomité de coordinac ión de control interno donde

No

Si No

Seguimiento trimestral al c ronograma, según fecha

es tablec ida para la presentac ión de los informes14/dic /2012 12:35 Se reprograma el monitoreo para el día 21 de No


Mejoramiento02/Jan/2015 08:00 31/Dec/2016 23:29 09/oc t/2012 15:43

E l riesgo se ac tualozó en todas sus etapas y se

programo para el 14 de dic iembre de 2012 una No



la O fic ina de C ontrol Interno la politica de

adminis trac ión de riesgos aplicada es evitar

la materializac ión del riesgo

"Incumplimientos legales en la

presentac ión de informes dentro de la

fechas es tablec idas por la norma", se

inc luye es trategia del P lan O perativo que

inc luye ac tividades trimestrales de control

frente a los informes de ley.

PA -2015-2018 O fic ina

de C ontrol Interno -


legales que debe presentar el DA PRE.

A c tualizac ión del marco normativo del proceso que

obligue a presentar informes

31/ene/2013 16:58

Se seguiran aplicando los controles exis tentes y se

realizara monitoreo al normograma mensualmente

con el fin de mantener el mismo ac tualizado.

No

17/oc t/2013 10:08

E l indicador nos muestra a 31 de agos to de 2013

un resultado de cero (0) informes presentados fuera

de las fechas es tablec idas , por lo tanto los

controles es tablec idos para es te Riesgo se es tán

aplicando correc tamente, el Riesgo se encuentra

No

21/dic /2012 16:56




Evaluación, Control y Mejoramiento

E

Proceso



Controles

Gestión A dminis trativaO fertas Técnica y Económicas mal formuladas . Invitac ión para el levantamiento de

Desconoc imiento de las modalidades de

contratac ión es tablec idas en el Decreto 1082 de Base de Datos de oferentes de bienes y servic ios .

Desconoc imiento en la programac ión del P lan A nual

de A dquis ic iones . Modificac iones al P lan A nual de A dquis ic iones para

la entrega oportuna de es tudios previos y

No

07/abr/2016 16:15

Me permito informar que para el primer trimestre del

año 2016, se atendieron oportunamente las


oferentes; lo que nos permite evidenc iar que no se









servic ios .

No

13/jul/2016 18:38

Me permito informar que para el segundo trimestre

del año 2016, se atendieron oportunamente las


oferentes; lo que nos permite evidenc iar que NO se









No

30/sep/2015 10:30

De conformidad con el reporte del tercer trimestre






la materializac ión del riesgos , as í:

Base de datos de bienes y servic ios

Durante el trimestre se realizaron ingresos de

informac ión de nuevos proveedores a la base de

datos aumentando numerosamente en proveedores

de servic ios en número de 319 y en produc tos en

un numero de 65 para un total de 384 proveedores

en la base de datos del grupo de Mercadeo y

A nális is del Sec tor de los cuales se han obtenido

por medio de búsquedas en la red, proveedores que

se presentan a los procesos de contratac ión

publicados por la entidad y de búsqueda en el

SEC O P de proveedores que pres tan servic ios o

produc tos a otras entidades del Es tado

C olombiano.

En la presente Base de Datos se puede encontrar

de qué forma se hace contac to con los pos ibles

proveedores ya sea por medio elec trónico o

telefónico.

Nota: Se anexa A rchivó en Excel de la base de

Datos del Grupo de Mercadeo y A nális is del Sec tor.

No

08/ene/2016 00:00

De conformidad con el reporte del cuarto trimestre






la materializac ión del riesgos , as i: a. Seguimiento al

c ronograma. b. Invitac ión para el levantamiento de

espec ificac iones técnicas . c . V is itas Técnicas . d.

Base de datos de oferentes de bienes y servic ios .

Se adjuntan los documentos con el analis is

correspondientes , el cual deja como evidenc ia que

No

16/jun/2015 15:11




se evidenc ia la ejecuc ión de controles :

1 .Seguimiento al c ronograma es tablec ido en el P lan

A nual de A dquis ic iones . 2 . Invitac ión para el

levantamiento de Espec ificac iones Técnicas . 3 .

V is itas Técnicas . 4 . Base de Datos de oferentes de

No

16/jul/2015 13:29

Se revisó la informac ión reportada por el Grupo de

Mercadeo, no se reporta ni se evidenc ia la

materializac ión del riesgo, la ejecuc ión de los

controles se llevó a cabo al inetrior del grupo, De lo

anterior, se adjunta el informe correspondiente al

segundo trimestre del año con fecha de corte 30 de

No

No No

PA -2015-2018 A rea

A dminis trativa Es trategia Ges tión A dminis trativa 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

30/ene/2014 18:41

A l día 31 de dic iembre de 2013 la todos los

contratos se vienen cumpliendo a satis facc ión, s in

que sean reportado algún requerimiento de

audienc ia, que implicara la dec laratoria de

incumplimiento del contrato.

Sin embargo en el mes de dic iembre, el Grupo de

Infraes truc tura reportó un presunto incumplimiento

que fue debidamente reportado a el Á rea de

C ontratos realizándose la correspondiente

audienc ia de descargos el día 9 de Enero, donde se

impus ieron las sanc iones y la dec laratoria de

incumplimiento, cabe anotar que a la fecha no

exis te ac to adminis trativo debidamente expedido

Seguimiento al c ronograma es tablec ido en el P lan

A nual de A dquisc iones .








1 . Incumplimiento de los plazos es tablec idos en el


2. Incumplimiento de los objetivos ins tituc ionales

del Á rea A dminis trativa

3 . No se puedan pres tar a tiempo los servic ios

requeridos para la Entidad.


14/ene/2015 11:11

Se realizan los controles para el manejo del

riesgo, lo que a permitido la no materializac ion del

riesgo. Se adjuntan los soportes correspondientes .

No

10/abr/2015 15:33

De acuerdo al seguimiento realizado en el primer

trimestre al indicador del riesgo “Demoras en la

elaborac ión del documento de anális is del sec tor y

de oferentes”, se evidenc ia que no se ha

materializado el riesgo ya que la informac ión de

anális is del sec tor se realiza a tiempo y es

entregada al técnico encargado de cada proceso.

Se realizaron ac tividades de control como fueron el

seguimiento al c ronograma es tablec ido en el P lan

A nual de A dquis ic iones , las vis itas técnicas

realizadas por parte de los oferentes y la

ac tualizac ión continua de la base de datos de

oferentes de bienes y servic ios .

Se anexan las evidenc ias respec tivas a las

No

30/abr/2014 17:57

A l día 30 de A bril de 2014 todos los contratos se

vienen cumpliendo a satis facc ión, a la fecha no se

ha efec tuado audienc ia de descargos para verificar

el cumplimiento parc ial o el incumplimiento de

algunos de los contratos a cargo del Á rea

A dminis trativa. Dentro del cuatrimestre, se efec túo

la audienc ia de dec laratoria de incumplimiento, para

el contrato que se había reportado a 30 de enero,

s in embargo, como a la fecha el ac to adminis trativo

no ha s ido susc rito por el ordenador del gas to

competente, no se reportara dentro del indicador

del riesgo, con corte a es ta fecha. Una vez en firme

No

23/abr/2015 15:21

Durante el primer trimestre del año 2015 con

relac ión al riesgo “SUSPENSIÓ N MA SIV A DEL

FLUIDO ELÉC TRIC O EN LA S SEDES DE LA

PRESIDENC IA DE LA REPÚBLIC A ” se informa que

se realizó la ac tualizac ión del riesgo y en la etapa

de monitoreo se evidenc ian la ejecuc ión de

controles correc tivos y preventivos . C onforme a lo

reportado el Grupo de Infraes truc tura y

Mantenimiento que el riesgo se materializó el día

16 de Febrero de 2015 en el Edific io de la

propiedad horizontal “DA PRE- FO NDO DE

PRO MO C IÓ N DE LA C ULTURA ”, la falla se detec tó

requiriendo al operador comerc ial, el servic io fue

res tablec ido oportunamente. P or lo anterior frente a

la adminis trac ión del riesgo es necesario

documentar y formular un P lan de C ontingenc ia.

Si 16/abr/2015 15:22

29/abr/2015 10:08

E l Grupo de Infraes truc tura y Mantenimiento allega

soportes de la ejecuc ión de controles de

mantenimiento de las P lantas E léc tricas del mes de

Si 16/feb/2015 10:15

13/jul/2016 17:05

Para es te segundo trimestre de acuerdo con el

monitoreo del riesgo " "Suspens ión Mas iva del

Fluido E léc trico de las Sedes de la P res idenc ia "

correspondiente al segundo trimestre del año 2016,

me permito informar que no se materializó el riesgo

y que se aplicaron los controles respetivos .

, me permito informar que no se materializó el

riesgo y que se aplicaron los controles respetivos

• Mantenimiento correc tivo y preventivo de los

equipos eléc tricos

• Implementac ión de soporte téccnico con el

O perador comerc ial

• Seguimiento a las rutinas de inspecc ión

No

A ctivo

Gestión Documental

Incumplimientos técnicos ,

legales y financ ieros en la

elaborac ión de es tudios previos

y documentos soportes , para la

adquis ic ión de bienes , obras y

servic ios del A rea

A dminis trativa.

A C : P reparar y entregar insumos técnicos para la

ejecuc ión del presupues to programado en el P lan

A nual de A dquis ic iones de la dependenc ia.

A C C : Rec ibir y adminis trar los bienes y servic ios :

(V er. P roceso A dquis ic ión de Bienes y Servic ios y

Manual de C ontratac ión)

La no elaborac ión de los es tudios previos y

documentos soporte acorde con los tiempos

definidos en el PA A afec tará la adquis ic ión de

bienes , obras y servic ios suminis trados por el Á rea

A dminis trativa.

Desconoc imiento de las espec ificac iones técnicas

del bien, obra o servic io

08/ene/2016 23:59

Dando cumplimiento al seguimiento del cuarto

trimestre de la vigenc ia 2015, se verificaron y

analizaron los controles es tablec idos para evitar el

riesgo de suspens ión mas ia del fluido elec trico, as í:

Implementac ión de soporte con el operador

comerc ial.

Mantenimiento correc tivo y preventivo de los

equipos eléc tricos .

Seguimiento a rutinas de inspecc ión permanente.

P ersonal técnico dispues to las 24 horas para la

direcc ión y correcc ión de servic io.

De acuerdo con el analis is de los controles y los

resultados del seguimiento, no se reportaron

eventos de suspens ión mas iva ni parc ial del fluido

No

07/abr/2016 11:52


a la "Suspens ión Mas iva del Fluido E léc trico de las

Sedes de la P res idenc ia " correspondiente al primer

trimestre del año 2016, me permito informar que no

se materializó el riesgo y que se aplicaron los

controles respetivos

• Mantenimiento correc tivo y preventivo de los

equipos eléc tricos

• Implementac ión de soporte téccnico con el

O perador comerc ial

• Seguimiento a las rutinas de inspecc ión

permanente

• P ersonal Técnico dispues to las 24 horas para

No

17/sep/2014 17:38

Se identifico el presente riesgo, catalogado de

corrupc ión, elaborándose el respec tivo plan de

contingenc ia, en caso de materializac ión,

A dic ionalmente, se adjunto el plan de mejora que

busca reduc ir la probabilidad del ocurrenc ia del

No

GA

Si No

PA -2015-2018 A rea

A dminis trativa Es trategia

Á REA

A DMINISTRA T IV A01/Jan/2015 08:00 31/Dec/2016 23:59

20/ene/2015 17:53

No se ha materializado el riesgo y una vez revisado

y consultado con el grupo, se informa que se vienen

realizando los controles preventivos y correc tivos .

Implementac ión de Soporte Técnico con el

O perador C omerc ial

C as i certeza Menor Zona de riesgo alta 10

Se realizó la ac tualizac ión y revis ión

del riesgo, efec tuado el cuadro de controles

el riesgo és te se ubica en una zona de

riesgo alta, la política de manejo adoptada

será la de reduc ir el riesgo mediante el

fortalec imiento de los equipos eléc tricos y

elaborac ión de planes de contingenc ia.

A dic ionalmente, se asoc iará el indicador

correspondiente para la medic ión del riesgo.

1 . A fec tac ión de los servic ios internos y mis ionales

que se pres tan.

2 . Insatis facc ión del c liente interno y externo

3. Situac iones de Emergenc ias

4 . V ulnerabilidad del Sis tema de Seguridad.

Diana M ireya Munar Moreno C as i certeza Mayor Zona de riesgo extrema 20

16/jul/2015 16:20

Para el segundo trimestre del presente, no se

materializó el riesgo, se ejecutaron los s iguientes

controles delo cueles se adjuntan los controles

correspondientes:

• Implementac ión de Soporte Técnico con el

O perador C omerc ial:

Se cuentan con los del O perador C omerc ial

C O DENSA y el nombre del contac to con el que la

P res idenc ia tiene primer contac to en el evento de

una “Emergenc ia”. A sesor C omerc ial: O lga O rtiz,

(se adjunta el Brochure de la empresa.)


equipos eléc tricos:

Se cuenta con el contrato Nro. 220-14 del cual

adjunto soportes . Sobre el cual se hacen el

mantenimiento que se requieran sobre los equipos .

P ara su evidenc ia se adjuntan los informes de

mantenimiento de los meses de A bril, Mayo y

Junio.

• Seguimiento a las Rutinas de inspecc ión

permanente:

Se evidenc ia la realizac ión de rutinas de

inspecc ión, se adjuntan par su soporte de las la

No

30/sep/2015 23:59


trimestre de la vigenc ia 2015, se verificaron y

analizaron los controles es tablec idos para evitar el

riesgo de suspens ión mas ia del fluido elec trico, as í:


comerc ial.



Seguimiento a rutinas de inspecc ión permanente.


direcc ión y correcc ión de servic io.

No

22/may/2015 11:49

Se adjuntan los soportes correspondientes sobre

ejecuc ión de controles del riesgo: Implementac ión

de Soporte Técnico con el O perador C omerc ial,


equipos eléc tricos , Seguimiento a las Rutinas de

inspecc ión permanente, P ersonal Técnico

dispues to las 24 horas para la detecc ión y

correcc ión de servic io, que se realizaron durante el

primer trimestre del año. P ese a que el riesgo se

materializó, és te no obedec ió a la falta de controles

s ino una s ituac ión imprevis ta y que se saklae de la

es fec ra de contro de la entidad.

A c tivo


SUSPENSIO N MA SIV A DEL

FLUIDO ELEC TRIC O EN LA S

SEDES DE LA PRESIDENC IA

DE LA REPÙBLIC A


y servic ios solic itados

Fallas en la pres tac ión del servic io del operador

comerc ial de servic io eléc trico

08/ene/2016 23:59

Dando cumplimiento al monitoreo trimestral de los

riesgos del proceso de ges tion adminis trativa, se

procede hacer la verificac ión de lo correspondiente

al cuarto trimestre (oc tubre-noviembre-dic iembre),

as í:

De acuerdo con los controles es tablec idos dentro

del trimestre que se reporta, se realizo la

verificac ión fis ica de los bienes , de acuerdo con el

c ronograma es tablec ido; as i mismo se efec tuaron

todos los regis tros de ingreso al almacén, de

acuerdo con las aquis ic iones efec tuadas por las

diferentes dependenc ias . A l corte del 31 de

dic iembre, despues de aplicar los controles , se

evidenc ia que todos los bienes que fueron

No

12/abr/2016 16:17

Me permito informar que durante el primer trimestre

del año 2016 no se detec taron bienes s in legalizar.

P or es ta razón el Riesgo no se materializó.

A dic ionalmente se iinforma que se aplicaron los


• Inspecc ión Fís ica y revis ión de Inventarios

• V erificac ión del Bien y Regis tro de Ingreso al

A lmacén

Dentro de la operac ión que realiza el Grupo de

Recursos Fís icos , se realizaron 80 entradas con 92

elementos devolutivos que permitieron legalizar los

bienes adquiridos por la Entidad en es te primer

No

A ctivo

Incumplimiento de los requis itos

técnicos y legales en el trámite

de legalizac iòn de los elementos

entregados a la Entidad, por

cualquier modalidad.

A C C :A dminis trar y controlar los bienes de la

Entidad: C orresponde a la ejecuc ión de las

ac tividades propias relac ionadas con el control y

verificac ión de inventarios .- A C : A c tualizar los

inventarios con nuevas herramientas tecnológicas .

La No legalizac ión de los elementos adquiridos o

entregados a la Entidad por cualquier modalidad

afec taría la informac ión de los inventarios que son

adminis trados por el Grupo de Recursos Fís icos .

Daños en la central eléc trica del operador Mantenimiento C orrec tivo y P reventivo de los

equipos elec tricos

23/abr/2015 14:56

Durante el primer trimestre del año 2015 con

relac ión al riesgo “SUSPENSIÓ N MA SIV A DEL

FLUIDO ELÉC TRIC O EN LA S SEDES DE LA

PRESIDENC IA DE LA REPÚBLIC A ” se informa que

se realizó la ac tualizac ión del riesgo y en la etapa

de monitoreo se evidenc ian la ejecuc ión de

controles correc tivos y preventivos . C onforme a lo

reportado el Grupo de Infraes truc tura y

Mantenimiento que el riesgo se materializó el día

16 de Febrero de 2015 en el Edific io de la

propiedad horizontal “DA PRE- FO NDO DE

PRO MO C IÓ N DE LA C ULTURA ”, la falla se detec tó

requiriendo al operador comerc ial, el servic io fue

res tablec ido oportunamente. P or lo anterior frente a

Si 16/feb/2015 15:00

Daños en los equipos eléc tricos(generadores) de la Seguimiento a las Rutinas de inspecc ion

No

Si 16/feb/2015 12:08

30/jun/2015 23:59


trimestre de la vigenc ia 2015, se procede a

verificar y analizar los controles es tablec idos para

evitar el riesgo de las demoras en la pres tac ión del

servic io de aseo y cafetería, as í:


comerc ial: E l control se mantuvo ac tivo durante el

segundo trimestre del año, el operador comerc ial

es tuvo atento a las vis itas de inspecc ión

programadas , para el seguimiento de los s is temas .



Mediante el contrato 220-14 susc rito con la firma

“C ontroles y A utomatizac iones SA S la Entidad

adelanta las rutinas de mantenimiento preventivo y

acc iones correc tivas necesarias y requeridas para

asegurar la operac ión es table y segura de las

subes tac iones y plantas eléc tricas de la Entidad a

nivel Bogotá y Sopó. P ara lo anterior, se adjuntan

las planillas de control de los mantenimientos

efec tuados durante el segundo semestre del año.

Seguimiento a rutinas de inspecc ión permanente:

Durante el periodo el supervisor del contrato de

mantenimiento de plantas y subes tac iones elevó

los respec tivos informes de seguimiento a dicho

contrato. Se adjunta los informes correspondientes .


No

30/sep/2015 08:06


riesgos del proceso de ges tión adminis trativa, se


al tercer trimestre (julio-agos to-septiembre), as í:

De acuerdo con los controles es tablec idos se

evidenc ia que dentro del trimestre que se reporta,

se realizo la verificac ión fis ica de los bienes , de

acuerdo con el c ronograma es tablec ido. C omo

resultado de la inspecc ión, se evidenc ió que a la

fecha todos bienes ubicados y en uso por parte de

las Dependenc ias , se encuentran ingresados en los

inventarios de la Entidad.

Frente al control de verificac ión del bien y regis tro

de ingreso al almacén, se evidenc io que durante el

trimestre todos los bienes que fueron adquiridos por

No

16/jun/2015 13:21


detec taron bienes s in la legalizac ión

correspondiente, por lo tanto los bienes

ingresados son los bienes rec ibidos por las

diferentes modalidades .

Los porcentajes presentados para el primer

trimestre del 2015 conforme al c ronograma de

inventarios , presentan una c ifra inferior al 100%,

teniendo en cuenta que en algunos

casos func ionarios , contratis tas y personal de

No

13/jul/2016 17:00

Se informa que para el segundo trimetre del año

2016 no se detec taron bienes s in legalizar. P or

es ta razón el Riesgo NO se materializó.

Se aplicaron los controles respec tivos a es te riesgo

:

• Inspecc ión Fís ica y revis ión de Inventarios

• V erificac ión del Bien y Regis tro de Ingreso al

A lmacén

Dentro de la operac ión que realiza el Grupo de

Recursos Fís icos , se realizaró el ingreso de 112

bienes y 0 biebnes detec tados s in legalizar.

A djunto los soportes respec tivos a esos controles .

No

Si NoModerado Zona de riesgo moderada 6







Diana M ireya Munar Moreno P robable Moderado Zona de riesgo alta 12 Improbable

1.P erdidas de los elementos

2 . Sanc iones Disc iplinarias

3 . Inves tigac iones Fiscales

4 . Demandas para la Entidad

30/jun/2015 07:17


riesgos del proceso de ges tion adminis trativa, se


al segundo trimestre (abril-mayo-junio), as í:

De acuerdo con los controles es tablec idos se

evidenc ia que dentro del trimestre que se reporta,

se realizo la verificac ión fis ica de los bienes , de

acuerdo con el c ronograma es tablec ido. C omo

resultado de la inspecc ión, se evidenc io la

ubicac ión fis ica de unos bienes (equipo y

mobiliario) que fue entregado a Derechos Humanos ,

en virtud de la cooperac ión internac ional que

rec iben; s in embargo, los mismo no cumplimieron

los requis itos legales para su ingreso a la Entidad.

Frente al control de verificac ión del bien y regis tro

de ingreso al almacén, se evidenc io que durante el

trimestre todos los bienes que fueron adquiridos por

Si 30/abr/2015 17:30



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles


Evaluac ión de la eficac ia de los P lanes de

MejoramientoA nalis is trimestral acerca del es tado de los P lanes

de Mejoramiento


Evaluac ión de la eficac ia de los P lanes de

MejoramientoA nalis is trimestral acerca del es tado de los P lanes

de Mejoramiento

07/abr/2016 17:05

E l día 5 de abril se llevó a cabo el monitoreo de

riesgos del P roceso de Evaluac ión C ontrol y

Mejoramiento, donde se verificaron y evaluaron

cada uno de los controles , como soporte se

anexan las evidenc ias que garantiza que los

controles se es tán aplicando y es tán s iendo

efec tivos para el logro de los objetivos es tratégicos

y del proceso, como también de la mis ión y de

vis ión de la entidad.

P ara és te riesgo, en la reunión realizada con el

grupo de la O C I se determino luego de hacer un

analis is es tadis tico que el periodo de captura fuera

semestral y se formulo un nuevo control con el fin

de eliminar la causa raiz por la cual no es tamos

cumpliendo con la meta es tablec ida, és te control

fue el de " Revis ión de la mejora por parte del

enlace as ignado al proceso y/o dependenc ia.

No

08/oc t/2015 10:06

Los func ionarios de la O C I se reunieron el día 6 de

oc tubre con el fin de monitorear los riesgos

identificados en el proceso de Evaluac ión C ontrol y

Mejoramiento y realizar seguimiento y verificac ión a

los controles es tablec idos para minimizar la

probabilidad de que se materialice el riesgo.

C ontroles :

1 . Revis ión de la Mejora por parte del responsable

del proceso y/o dependenc ia. Una vez se haya

dec larado una NC R o NC P la O C I envia la solic itud

de formulac ión de la mejora, para que el

responsable del proceso o dependenc ia sea quien

verifique s i las ac tividades planteadas en la mejora

realmente eliminen la causa raiz de la

Noconformidad. se puede evidenc iar en el SIGEPRE

modulo mejoras en el flujo a seguir, se es ta

realizando y las O M por autocontrol.

2 . Revis ión y aprobac ión de la mejora por parte de

la jefe de la O C I. s i las ac tividades propues tas

eliminan la causa raiz de la No C onformidad de lo

contrario se devuelve.

3 . Evaluac ión de la eficac ia de los planes de

mejoramiento. La E ficac ia de los planes de

mejoramiento se evalua en el ejerc ic io auditor,

tanto en el c ic lo de auditorias de calidad, como en

las de ges tión.

4 .A nalis is trimestral acerca del es tado de los

Si 01/jun/2015 10:50

15/ene/2016 17:01

C ontroles :







realmente eliminen la causa raiz de la No

C onformidad. se puede evidenc iar en el SIGEPRE











las de ges tión.

4 . A nalis is trimestral acerca del es tado de los

planes de mejoramiento. és te control se monitorea

cada semana en el comite de seguimiento que lo

Si 10/jul/2015 17:02

23/jun/2015 09:43

E l Monitoreo de és te riesgo para el presente


grupo de func ionarios de la O C I, donde se

verificó, que las acc iones diseñadas y adoptadas ,

es tén s iendo implementadas y efec tivas , con el

ánimo de evitar la materializac ión del riesgo y poder

cumplir con los objetivos y las metas programadas

por la ofic ina en la presente vigenc ia.



1 . Revis ión de la mejora por parte del responsable

del proceso y/o dependenc ia, se es tá cumpliendo

con el flujo del módulo de mejoras y la guía para la

formulac ión, seguimiento y evaluac ión de planes de

mejoramiento. G-EM-01

2 .Revis ión y aprobac ión de la mejora por parte del

jefe de la ofic ina de control interno, se es tá

cumpliendo con es ta ac tividad, la jefe de la ofic ina

de control interno es tá revisando, verificando y

aprobando o devolviendo los planes de

mejoramiento s i la ac tividad planteada no elimina la

causa de la No C onformidad, de acuerdo al flujo del

módulo de mejoras y la guía para la formulac ión,

seguimiento y evaluac ión de planes de

mejoramiento.G-EM-01

3 .Evaluac ión de la eficac ia de los planes de

mejoramiento. La eficac ia se es tá evaluando en las

No

31/jul/2015 10:30

Frente a los resultados obtenidos con corte a junio

30 de 2015, se presenta un acumulado de los

planes de mejoramiento, arrojando los s iguientes

datos: mejoras finalizadas 460 mejoras eficaces

324, mejoras no eficaces 54, para un porcentaje

del 11 .74% de no eficac ia y de acuerdo con la meta

propues ta para el primer semestre 9%, se obtuvo el

69 .57%, quedando por debajo del rengo de

aceptac ión.

Una vez se obtuvo el resultado del indicador donde

no se cumplió la meta, se convocó a una reunión

para analizar dicho resultado y volver a monitorear

el riesgo y dec lar que se había materializado y

tomar acc iones correc tivas las cuales se plasman

en la NC R-0470. Se anexa lis tado de as is tenc ia de

las reuniones realizadas para tal fin y se asoc ia el

plan de mejoramiento antes menc ionado.

Si 09/jul/2015 07:55

No

19/ago/2014 11:07

NC R: finalizadas 183, en ejecuc ión 75, venc idas 4

NC P : finalizadas 96, en ejecuc ión29 , venc idas

O M: finalizadas , 55, en ejecuc ión 65, venc idas 3

Se evaluado la eficac ia a 54 planes en el 2014:

E ficaces 87,04% (47)

No eficaces 12,96 % (7)

Los controles es tablec idos para és te riesgo se

No

07/oc t/2014 12:01 Se asoc ia a és te Riesgo la O M-0095 No

03/ene/2014 15:08




dic iembre de 2013 as í: Mejoras eficaces 46,

mejoras No eficaces 11, mejoras por evaluar su

eficac ia 43, para un total de 100 mejoras

finalizadas . Las mejoras No eficaces representan el

No

30/abr/2014 16:25

És te Riesgo en el primer cuatrimestre se ha

monitoreado dos veces , en los Subcomités que la

O fic ina de C ontrol Interno a realizado, donde se

hace seguimiento y verificac ión a los controles

es tablec idos y se A naliza, se valora y se monitorea,

para evitar la materializac ión del mismo y el

incumplimiento de las metas y objetivos


los subcomités realizados y un avance del reporte

de evaluac ión de eficac ia de los planes de

No

18/abr/2013 16:32

Una vez realizados los ajus tes a és te riesgo se

evidenc io que es te s igue controlado y durante el

primer trimestre del 2013, no se ha materializado.

No

15/oc t/2013 09:52

E l reporte de es te indicador se presenta a 30 de

agos to, con corte a 31 de julio donde se presenta el

s iguiente anális is :

Mejoras E ficaces 46

Mejoras No eficaces 11

Mejoras por evaluar su eficac ia 36

Total mejoras Finalizas 93

E l porcentaje de no eficaces es el s iguiente:

Total mejoras no eficaces11

Total mejoras finalizadas93

Porcentaje 11,83

C omparado con la meta de 11.50 no se logró

No

21/dic /2012 16:29

La revis ión general del riesgo se realizará el día 31

de enero de 2013, cuando se pueda reunir todo el

equipo de trabajo de la O C I

No

31/ene/2013 16:29

Frente al control del P rocedimiento con

metodologías c laras inc luyendo anális is de causa

se elaboró un plan de mejoramiento el cual se

encuentra en ejecuc ión y termina el 30 de abril de

2013, razón por la cual se evaluará su efec tividad

No

Se reprograma el monitoreo para el día lunes 17 de

dic iembre.No

Si No

EM - Guia para la

formulac ión, seguimiento

y evaluac ión de planes de


Mejoramiento24/O ct/2012 15:07 28/Jun/2013 23:59

09/oc t/2012 16:03E la riesgo se ac tualizo en todas las etapas , la

proxima ac tualizac ión se realizará el día 14 de

Revis ión de la mejora por parte del responsable del

proceso y/o dependenc ia



la O fic ina de C ontrol interno la politica de

riesgos a aplicar es la de reduc ir el riesgo "

No formular y E jecutar correc tamente los

P lanes de Mejoramiento"

1 .Incumplimiento de los objetivos y metas de los

procesos/ dependenc ias

2. Recurrenc ia en las desviac iones encontradas

3. Inadecuada toma de dec is iones para mejora

continua del SIGEPRE

4. Reproceso de los planes de mejoramiento.

Martha Ines C haparro V ega Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12

14/dic /2012 12:37Se reprograma por error en la fecha digitada de la

nueva revis íón.No

Revis ión y aprobac ión de la mejora por parte del jefe

de la O fic ina de C ontrol Interno

24/oc t/2012 17:36

Se asoc ia el P lan de Mejoramiento por A utocontrol,

con ocas ión de la valorac ión de los controles de los

riesgos y de la revis ión al P rocedimiento de P lanes

de Mejoramiento, con el fin de garantizar la

efec tividad del control "P rocedimiento con

metodologías c laras inc luyendo anális is de causa".

No

13/jul/2016 09:47C omo evidenc ia del analis is antes realizado se

anexa ac ta del MonitoreoNo

A ctivo


No Formular y E jecutar

correc tamente los P lanes de

Mejoramiento

A C C Solic itar, formular y ejecutar los planes de

mejoramiento. Una inadecuada definic ión de causa,

de metas y ac tividades que no permiten eliminar o

reduc ir la causa raiz de la no conformidad real,

potenc ial o de mejora.

Desconoc imiento del procedimiento Formulac ión,

seguimiento y evaluac ión de los planes de

07/abr/2016 17:05










P ara és te riesgo, en la reunión realizada con el

grupo de la O C I se determino luego de hacer un

analis is es tadis tico que el periodo de captura fuera

semestral y se formulo un nuevo control con el fin

de eliminar la causa raiz por la cual no es tamos

cumpliendo con la meta es tablec ida, és te control

fue el de " Revis ión de la mejora por parte del

enlace as ignado al proceso y/o dependenc ia.

No

13/jul/2016 09:32

E l monitoreo se realiza permanentemente, donde se

reune el equipo de func ionarios de la O C I con el fin

de hacer seguimiento a cada uno de los controles

asoc iados a és te riesgo, se anexa el ac ta

C ontroles :


del proceso vio dependenc ia.

Una vez se haya dec larado una NC R o NC P la

O fic ina de C ontrol Interno envia la solic itud de

formulac ión de la mejora, para que el responsable

del proceso o dependenc ia sea quien verifique s i las

ac tividades planteJdas en la mejora realmente

eliminan la causa raiz de la No C onformidad.

És te control se encuentra documentado en la guia,

en el procedimiento y en el modulo de mejoras .

2 . Revis ión de la mtora por porte del enlace

as ignado al proceso vio dependenc ia.

E l enlace as ignado al proceso/dependenc ia,

realizará una revis ión de las ac tividades formuladas

en el plan, con el fin de dbtener el seguramiento de

la eliminac ión de las causas que generaron la No

C onformidad de lo contrario se devuelve.



No


Falta de capac itac ión para los formuladores de los

planes de mejoramiento.

No se identifican de manera c lara las acc iones

correc tivas y preventivas que permitan es tablecer

mecanismos que conlleven a hacer mas eficaces

los procedimientos y a mejorar el cumplimiento de Revis ión de la mejora por parte del enlace as ignado

al proceso y/o dependenc iaE l dueño de la dependenc ia/ proceso no se reúne

con su equipo de trabajo para analizar los

resultados de las desviac iones encontradas .14/dic /2012 12:32

No

07/ene/2015 09:48

Se reunieron los func ionarios de la O C I para

analizar y Monitorear és te Riesgo, los controles

es tablec idos se es tan cumpliendo, el indicador de

la eficac ia de los PM se es ta evaluando una ves se

presente el informe final se realizara el anális is final

No

22/abr/2015 23:59



partic ipó todo el equipo de trabajo de la O fic ina de

C ontrol Interno, se ac tualizo el objetivo es tratégico

y el objetivo del proceso, se ac tualizaron las

dependenc ias y se evaluaron nuevamente los

controles donde se dec idió que los que no es tan

08/oc t/2015 10:06

Los func ionarios de la O C I se reunieron el día 6 de

oc tubre con el fin de monitorear los riesgos

identificados en el proceso de Evaluac ión C ontrol y

Mejoramiento y realizar seguimiento y verificac ión a

los controles es tablec idos para minimizar la

probabilidad de que se materialice el riesgo.

C ontroles :







realmente eliminen la causa raiz de la

Noconformidad. se puede evidenc iar en el SIGEPRE











las de ges tión.

4 .A nalis is trimestral acerca del es tado de los

Si 01/jun/2015 10:50

15/ene/2016 17:01

C ontroles :







realmente eliminen la causa raiz de la No

C onformidad. se puede evidenc iar en el SIGEPRE











las de ges tión.

4 . A nalis is trimestral acerca del es tado de los

planes de mejoramiento. és te control se monitorea

cada semana en el comite de seguimiento que lo

Si 10/jul/2015 17:02

23/jun/2015 09:43

E l Monitoreo de és te riesgo para el presente


grupo de func ionarios de la O C I, donde se

verificó, que las acc iones diseñadas y adoptadas ,

es tén s iendo implementadas y efec tivas , con el

ánimo de evitar la materializac ión del riesgo y poder

cumplir con los objetivos y las metas programadas

por la ofic ina en la presente vigenc ia.



1 . Revis ión de la mejora por parte del responsable

del proceso y/o dependenc ia, se es tá cumpliendo

con el flujo del módulo de mejoras y la guía para la

formulac ión, seguimiento y evaluac ión de planes de

mejoramiento. G-EM-01

2 .Revis ión y aprobac ión de la mejora por parte del

jefe de la ofic ina de control interno, se es tá

cumpliendo con es ta ac tividad, la jefe de la ofic ina

de control interno es tá revisando, verificando y

aprobando o devolviendo los planes de

mejoramiento s i la ac tividad planteada no elimina la

causa de la No C onformidad, de acuerdo al flujo del

módulo de mejoras y la guía para la formulac ión,

seguimiento y evaluac ión de planes de

mejoramiento.G-EM-01

3 .Evaluac ión de la eficac ia de los planes de

mejoramiento. La eficac ia se es tá evaluando en las

No

31/jul/2015 10:30

Frente a los resultados obtenidos con corte a junio

30 de 2015, se presenta un acumulado de los

planes de mejoramiento, arrojando los s iguientes

datos: mejoras finalizadas 460 mejoras eficaces

324, mejoras no eficaces 54, para un porcentaje

del 11 .74% de no eficac ia y de acuerdo con la meta

propues ta para el primer semestre 9%, se obtuvo el

69 .57%, quedando por debajo del rengo de

aceptac ión.

Una vez se obtuvo el resultado del indicador donde

no se cumplió la meta, se convocó a una reunión

para analizar dicho resultado y volver a monitorear

el riesgo y dec lar que se había materializado y

tomar acc iones correc tivas las cuales se plasman

en la NC R-0470. Se anexa lis tado de as is tenc ia de

las reuniones realizadas para tal fin y se asoc ia el

plan de mejoramiento antes menc ionado.

Si 09/jul/2015 07:55

07/ene/2015 09:48

Se reunieron los func ionarios de la O C I para

analizar y Monitorear és te Riesgo, los controles

es tablec idos se es tan cumpliendo, el indicador de

la eficac ia de los PM se es ta evaluando una ves se

presente el informe final se realizara el anális is final

No

22/abr/2015 23:59



partic ipó todo el equipo de trabajo de la O fic ina de

C ontrol Interno, se ac tualizo el objetivo es tratégico

y el objetivo del proceso, se ac tualizaron las

dependenc ias y se evaluaron nuevamente los

controles donde se dec idió que los que no es tan

No

07/oc t/2014 12:01 Se asoc ia a és te Riesgo la O M-0095 No

03/ene/2014 15:08




dic iembre de 2013 as í: Mejoras eficaces 46,

mejoras No eficaces 11, mejoras por evaluar su

eficac ia 43, para un total de 100 mejoras

finalizadas . Las mejoras No eficaces representan el

No

30/abr/2014 16:25

És te Riesgo en el primer cuatrimestre se ha

monitoreado dos veces , en los Subcomités que la

O fic ina de C ontrol Interno a realizado, donde se

hace seguimiento y verificac ión a los controles

es tablec idos y se A naliza, se valora y se monitorea,

para evitar la materializac ión del mismo y el

incumplimiento de las metas y objetivos


los subcomités realizados y un avance del reporte

de evaluac ión de eficac ia de los planes de

No

18/abr/2013 16:32

Una vez realizados los ajus tes a és te riesgo se

evidenc io que es te s igue controlado y durante el

primer trimestre del 2013, no se ha materializado.

No

15/oc t/2013 09:52

E l reporte de es te indicador se presenta a 30 de

agos to, con corte a 31 de julio donde se presenta el

s iguiente anális is :

Mejoras E ficaces 46

Mejoras No eficaces 11

Mejoras por evaluar su eficac ia 36

Total mejoras Finalizas 93

E l porcentaje de no eficaces es el s iguiente:

Total mejoras no eficaces11

Total mejoras finalizadas93

Porcentaje 11,83

C omparado con la meta de 11.50 no se logró

No

31/ene/2013 16:29

Frente al control del P rocedimiento con

metodologías c laras inc luyendo anális is de causa

se elaboró un plan de mejoramiento el cual se

encuentra en ejecuc ión y termina el 30 de abril de

2013, razón por la cual se evaluará su efec tividad

No

Se reprograma el monitoreo para el día lunes 17 de

dic iembre.No

14/dic /2012 12:37Se reprograma por error en la fecha digitada de la

nueva revis íón.No

19/ago/2014 11:07

NC R: finalizadas 183, en ejecuc ión 75, venc idas 4

NC P : finalizadas 96, en ejecuc ión29 , venc idas

O M: finalizadas , 55, en ejecuc ión 65, venc idas 3

Se evaluado la eficac ia a 54 planes en el 2014:

E ficaces 87,04% (47)

No eficaces 12,96 % (7)

Los controles es tablec idos para és te riesgo se

No

NoNo se identifican de manera c lara las acc iones

correc tivas y preventivas que permitan es tablecer

mecanismos que conlleven a hacer mas eficaces

los procedimientos y a mejorar el cumplimiento de Revis ión de la mejora por parte del enlace as ignado

al proceso y/o dependenc iaE l dueño de la dependenc ia/ proceso no se reúne

con su equipo de trabajo para analizar los

resultados de las desviac iones encontradas .14/dic /2012 12:32

No

Si No

EM - Guia para la

formulac ión, seguimiento

y evaluac ión de planes de


Mejoramiento24/O ct/2012 15:07 28/Jun/2013 23:59

09/oc t/2012 16:03E la riesgo se ac tualizo en todas las etapas , la

proxima ac tualizac ión se realizará el día 14 de

Revis ión de la mejora por parte del responsable del

proceso y/o dependenc ia













Martha Ines C haparro V ega Moderada Mayor

21/dic /2012 16:29

La revis ión general del riesgo se realizará el día 31

de enero de 2013, cuando se pueda reunir todo el

equipo de trabajo de la O C I

No

13/jul/2016 09:30

E l monitoreo de és te riesgo se hace

permanentemente y se garantiza que los controles

sean efec tivos para mitigar el impac to que podría

ocas ionar s i se materializa el riesgo.

C ontroles :

1 . E laborac ión del c ronograma anual de los

informes legales gue debe presentar el DA PRE.

E l c ronograma se elabora en los primeros días del

mes de enero en el formato F-EM-22 y se va

ac tualizando de acuerdo a las normas que van

llegando donde se da la obligatoriedad de

presentar un informe, de acuerdo al monitoreo

realizado el c ronograma se encuentra

ac tualizado.

2 . Seguimiento trimestal al c ronograma, según

fecha es tablec ido para la presentac ión de los

informes .

E l seguimiento se es ta reportando en el

SIGEPREen la Es trategia 3 del P lan de A cc ión de la

O C I yen el C omité de C oordinac ión del Sis tema de

C ontrol Interno, como también en el

C omité de Seguimiento que se hace semanalmente.

3 . A c tualizac ión del marco normativo del proceso

gue obligue o presentar informes .

Es te control se es ta monitoreando

permanentemente y se ac tualiza con el normograma

de la O C Iy se reporta trimestralmente en el plan de

No

A ctivo




Mejoramiento






Desconoc imiento del procedimiento Formulac ión,

seguimiento y evaluac ión de los planes de

15/ene/2016 16:51

De acuerdo con los controles definidos por la

O fic ina de C ontrol Interno la política de

adminis trac ión de riesgos aplicada es evitar la

materializac ión del riesgo "Incumplimientos legales

en la presentac ión de informes dentro de la fechas

es tablec idas por la norma”.

C ontroles :

1 .E laborac ión del c ronograma anual de los informes


c ronograma se elabora al comienzo de la viegenc ia

y se ac tualiza de acuerdo a las normas que van

llegando donde se da la obligatoriedad de presentar

un informe, se encuentra ac tualizado. se anexa

archivo.

2 .Seguimiento trimestal al c ronograma, según fecha

es tablec ida para la presentac ión de los informes ,

és te seguimiento se es ta reportando en el

SIGEPRE en la Es trategia 3 del P lan de A cc ión de

la O C I.

3 .A c tualizac ión del marco normativo del proceso

que obligue a presentar informes . és te control se

es ta monitoreando permanentemente y se ac tualiza

con el normograma y se es ta reportando en el

SIGEPRE en la Es trategia 4 ac tividad 4 del P lan de

A cc ión de la O C I en tiempo real cada vez que se

No

07/abr/2016 16:31










Se adjunta:

1 . A c ta monitoreo de riesgos .

No

Martha Ines C haparro V ega Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8A ctivo




norma




vigentes .

1 . Sanc iones al representante legal de la entidad.



Falta de capac itac ión para los formuladores de los

planes de mejoramiento.

Revis ión y aprobac ión de la mejora por parte del jefe

de la O fic ina de C ontrol Interno

24/oc t/2012 17:36

Se asoc ia el P lan de Mejoramiento por A utocontrol,

con ocas ión de la valorac ión de los controles de los

riesgos y de la revis ión al P rocedimiento de P lanes

de Mejoramiento, con el fin de garantizar la

efec tividad del control "P rocedimiento con

metodologías c laras inc luyendo anális is de causa".

08/oc t/2015 10:01

Los func ionarios de la O C I, se reunieron el día 6 de

oc tubre con el fin de Monitorear los Riesgos

identificados al P roceso de Evaluac ión C ontrol y

Mejoramiento y poder verificar cada uno de los

controles s i es tan s iendo efec tivos para minimizar

la probabilidad de materializac ión de és te riesgo:

controles :







archivo.


fecha es tablec ida para la presentac ión de los

informes , és te seguimiento se es ta reportando en el

SIGEPRE en la Es trategia 3 del PO A de la O C I.





SIGEPRE en la Es trategia 4 ac tividad 4 del PO A de

la O C I en tiempo real cada vez que se tenga que

ac tualizar el normograma.

4. Enviar mensualmente correo elec trónico a los

No

Si NoRaro Mayor Zona de riesgo alta 4













(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles


Enviar mensualmente correo elec tronico a los jefes

de dependenc ia, recordandoles


(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


DE Reduc ir el riesgo

15/ene/2016 19:05

Para la vigenc ia 2015 se tiene 12 proyec tos de

invers ión, la O fic ina de P laneac ión viene realizando

los controles regis trados en el riesgo, igualmente

realiza mensualmente una retroalimentac ión de la

calidad, oportunidad y resultado de cada proyec to

con los s iguientes resultados:

• Fondo P az – Dis tribuc ión: 5 ,00

• Fondo P az – A c tividades: 4 ,92

• M inas PGN: 4 ,67

• Juventud: 4 ,46

• M inas UE: 4 ,33

• Equidad Genero: 4 ,29

• Sis temas: 4 ,20

• P rogra. Espec iales : 4 ,17

• T ransparenc ia: 4 .17

• Sedes: 4

• DDHH: 3 ,63

• Rec lutamiento: 3 ,54

E l promedio de septiembre es de 4 ,30, frente a

es tos 12 proyec tos .

La materializac ión del riesgo se determinará al

c ierre del seguimiento a los proyec tos de invers ión

en el aplicativo SP I que será el día 4 de febrero de

2016. Sin embargo se puede prec isar que los

pos ibles proyec tos que podrían quedar con metas

No

16/feb/2016 09:36










• Juventud: 4 ,64


• M inas UE: 4 ,44


• T ransparenc ia: 4 ,39

• Sedes: 4 ,22



• DDHH: 3 ,92

E l promedio del trimestre es de 4 ,43.

Se presentó materializac ión del riesgo en 2

proyec tos de invers ión:

• A decuac ión y mantenimiento de las Sedes de

la P res idenc ia de la República

Si 16/feb/2016 09:36

21/jul/2015 18:43

Se realiza alcance al monitoreo ya que la tabla

dinámica es taba calculando diferente los

promedios .

P ara la vigenc ia 2015 se tiene 12 proyec tos de






P royec tosP romedio de C alidad, O portunidad y

Resultado

DDHH4,48

Equidad Genero3,84

Fondo P az - A c tividades4,62

Fondo P az - Dis tribuc ión5,00

M inas UE4,41

P rogra. Espec iales4 ,40

Rec lutamiento4,72

Sedes4,70

Sis temas4,89

T ransparenc ia3 ,89

M inas PGN3,97

Juventud4,76

Total general4 ,47

No todos los proyec tos llevan un avance coherente

en el cumplimiento de las metas . P or lo que se va a

No

15/oc t/2015 19:25

Para la vigenc ia 2015 se tienen 12 proyec tos de

invers ión. La O fic ina de P laneac ión viene realizando


realiza mensualmente una retroalimentac ión con

unos resultados totales de calidad, oportunidad y

resultado en septiembre de 2015 frente a los 12

proyec tos es:


• M inas UE: 3 ,56



• Sedes: 4 ,89


• T ransparenc ia: 3 ,67

• DDHH: 3 ,83



• Juventud: 4 ,56


E l promedio de septiembre es de 4 ,21, frente a

es tos 12 proyec tos .

No

No

14/ene/2015 16:42

Se realiza monitoreo preliminar del incumplimiento

a las metas de los proyec tos , ya que el s is tema de

seguimiento a proyec tos de invers ión SP I , c ierra el

mes de dic iembre del 2014 el día 5 de febrero de

2015, por lo que has ta esa fecha se sabe qué

proyec tos incumplieron con la ejecuc ión de sus

No

10/feb/2015 09:41

Se realiza monitoreo del incumplimiento a las metas

de los proyec tos , se detalla a continuac ión el

anális is .

De los 18 proyec tos que se realiza seguimiento en

el SP I 4 de es tos proyec tos quedaron con metas

rezagadas , los cuales es tán en el adjunto

"monitoreo riesgo". C on base en lo anterior se

solic itó a cada responsable de proyec to, la

formulac ión de un plan de mejoramiento para

cumplir con las metas previs tas del 2014, y

realizar acc iones para que es to no vuelva a ocurrir.

Si 05/feb/2015 00:00

10/sep/2014 10:38

C on corte al primer semestre de 2014 de las 32

dependenc ias del DA PRE 5 dependenc ias tienen

indicadores de cumplimiento de metas por debajo

del 80% de cumplimiento, es tas dependenc ias son:

A lta C onsejería P res idenc ial: E l indicador del índice

de proac tividad quedó en un 50% lo que repercutió

en la medic ión del cumplimiento de metas de la

dependenc ia el cual quedo en 75%

Secretaria Jurídica: E l indicador del índice de

proac tividad quedó en un 50% lo que repercutió en

la medic ión del cumplimiento de metas de la


Secretaria de T ransparenc ia: No se es tablec ieron

O portunidades de mejora y A cc iones preventivas

para el primer semestre, adic ionalmente presentan

atrasos en los indicadores A vance en la ejecuc ión

del plan de comunicac ión para la divulgac ión e

implementac ión de la P olítica Integral y E fic ienc ia

en la utilizac ión de los recursos as ignados ST ,

obteniendo un porcentaje de cumplimiento de metas

de 63.36%

P rograma P res idenc ial para el Desarrollo Espac ial:

No realizó el regis tro del índice de proac tividad de

No

15/sep/2014 11:39

C on corte al 31 de A gos to de 2014 de los 18

proyec tos de invers ión regis trados en el SP I , 14

proyec tos tienen indicadores de cumplimiento de

metas por debajo del 50% de avance, los proyec tos

e indicadores se encuentran en el cuadro que se

adjunta.

Teniendo en cuenta lo anterior la O fic ina de

P laneac ión remitió comunicac ión a los Enlaces

Técnicos de los proyec tos el día 12 de septiembre

con el fin de priorizar el cumplimiento de es tas

No

No

Retroalimentac ión del SP I frente cumplimiento de

las metas de los proyec tos de invers iónIncumplimiento metas

plan de acc ión C PEM

C O NSEJERIA P . PA RA

LA EQ UIDA D DE LA 10/Feb/2016 16:03

Si

No

02/may/2014 16:00

Durante es te cuatrimestre (Enero - A bril) se

presentaron 16 modificac iones a los proyec tos de

invers ión, en los cuales se realizó la verificac ión

por parte de los roles (C ontrol de Formulac ión, Jefe

P laneac ión Entidad, C ontrol de V iabilidad y Jefe

C abeza de Sec tor), las modificac iones se realizaron

generalmente en los cos tos de ac tividades , ajus tes

en metas de indicadores e inc lus ión de nuevos

indicadores . En es te sentido no se presentaron

dec is iones erróneas en las modificac iones a los

proyec tos ya que no afec taron la alineac ión de las

No

1.1 Se formularon mal los indicadores y metas del

proyec to de invers ión

1.2 No se atienden los lineamientos de la O fic ina de

P laneac ión y el DNP

1.3 E l enlace no difundio los lineamientos para la

formulac ión de indicadores y metas

3.3 Inc luir la causa de Reserva presupues tal:

Desconoc imiento de la normatividad referente a la

aplicac ión de las reservas presupues tales .

16/ene/2014 17:15

Durante es te cuatrimestre (A gos to - Dic iembre) se







en metas de indicadores y inc lus ión de nuevos




ac tividades , indicadores del proyec to con el PND,

la política que es tá formulando, implementando y/o

13/nov/2013 15:23

Durante es te cuatrimestre (Mayo - A gos to) se







en metas de indicadores y inc lus ión de nuevos




No

Realizar capac itac ión al enlace técnico sobre la

formulac ión de proyec tos cuando aplique

15/abr/2015 09:45







P royec tosResultado

DDHH4,9

Equidad Genero4,7



M inas UE5,0


Rec lutamiento5,0

Sedes5,0

Sis temas4,6

T ransparenc ia5 ,0

M inas PGN5,0

Juventud5,0

Total general4 ,8

Todos los proyec tos llevan un avance coherente en

el cumplimiento de las metas , s in embargo la

calificac ión que se le dio al proyec to de Fondo P az

– A c tividades , es baja debido a que llevan un

avance en los indicador “P royec tos de

Infraes truc tura V ial y Soc ial A tendidos” el cual

No

15/jul/2015 19:41







P royec tosResultado

DDHH4,3

Equidad Genero3,3



M inas UE3,8


Rec lutamiento5,0

Sedes4,7

Sis temas4,7

T ransparenc ia2 ,7

M inas PGN2,2

Juventud4,3

Total general3 ,9

No todos los proyec tos llevan un avance coherente

en el cumplimiento de las metas . P or lo que se va a

solic itar a los gerentes de proyec tos que tiene un

avance bajo, la formulac ión de planes de

mejoramiento para mejorar la calidad, la

1 .4 E l enlace no tiene las competenc ias para la

formulac ión de indicadores y metas

31/O ct/2016 23:43

18/abr/2013 12:12

En el 2012 no se presentaron dec is iones erroneas

en la formulac ión o ac tualizac ión de los proyec tos

de invers ión, s in embargo dentro del procedimiento

es tá contemplado las modificac iones de los

proyec tos . Es tas modificac iones son avaladas por

la O fic ina de P laneac ión del DA PRE y el

No

30/Dec/2016 23:59


C on el fin de evitar el incumplimiento de las

metas de los proyec tos de invers ión, la

O fic ina de P laneac ión contempló dentro su

planeac ión operativa una es trategia para

Impulsar el cumplimiento de metas de los

de proyec tos de invers ión. A dic ionalmente

se tiene ac tualmente 3 planes de

mejoramiento para que no se vuelva a

presentar el incumplimiento a la

ejecuc iónde metas en los proyec tos de

invers ión.

A P - C onvenio 330-12C O NSEJERIA

PRESIDENC IA L PA RA 26/Jun/2014 15:22

DE-Incumplimiento

metas de los proyec tos

2012011000122 y

C O NSEJERIA

PRESIDENC IA L PA RA

LA PRIMERA INFA NC IA

19/Feb/2015 12:14


Realizar soc ializac ión de los lineamientos , guías ,

manuales y/o observac iones del DNP en la

formulac ión y ac tualizac ión de los proyec tos de

invers ión al Gerente del P royec to y enlace tecnico

Improbable Mayor

31/Dec/2016 23:592.2 No hay control por parte de los responsables

para realizar seguimiento a su ejecuc ión del Reuinión de seguimiento de la Subdirecc ión de

O perac iones con las C onsejerias y Direcc iones 3 .1 Los ejecutores no conocen las metas del

proyec to y como contribuyen con es tas Seguimiento trimestral a los proyec tos de invers ión

en el C omite ins tituc ional de Desarrollo 3 .2 No hay divulgac ión de las metas del proyec to

por parte del gerente y enlace al equipo de trabajo

1.5 E l gerente no ha empoderado al enlace del

proyec to frente a la definic ión de metas e

17/may/2013 12:28

Durante la ac tualizac ión de los proyec tos de

invers ión para la programac ión de los recursos

2014 realizada el 30 de abril no se materializó el

riesgo de "Dec is iones erroneas en la formulac ión o

ac tualizac ión de los proyec tos de invers ión" en

A c tivo

Direcc ionamiento Es tratégico

Incumplimiento de las Metas de

los proyec tos de invers ión del

DA PRE

A C C : E jecutar y realizar seguimiento a los

proyec tos de invers ión.

A C : - C oordinar capac itac ión de formulac ión de

proyec tos de invers ión 2016 con el DNP

- Realizar reunión presenc ial con los gerentes de

los proyec tos sobre los resultados de los proyec tos

de invers ión

E l incumplimiento de las metas se debe a la falta de

compromiso del Gerente del proyec to y su Equipo

de trabajo para realizar una correc ta formulac ión y

ac tualizac ión de proyec to debido a que no tienen en

cuenta los lineamientos , guías , manuales , etc ., por

parte del DNP y la O fic ina de P laneac ión del

DA PRE, generando incons is tenc ias en la

programac ión del proyec to en su cadena de valor y

particularmente en sus metas , es tos aspec tos

generan una pérdida de c redibilidad frente a la

capac idad de ejecuc ión del proyec to y pos ibles

hallazgos de auditorías internas y externas .

1 .6 E l gerente desconoce los alcances técnicos y

juridicos de la ejecuc ión del proyec to

1. E l proyec to no va dar soluc ión a las neces idades

planteadas

2. Los benefic iarios se ven afec tados por los

resultados esperados

3. P érdida de c redibilidad de la dependenc ia frente a

la capac idad de ejecuc ión del proyec to

4. P érdida de C redibilidad de la Ins tituc ión frente a

las neces idades de recursos de invers ión

solic itados para la ejecuc ión del proyec to

5. P os ibles hallazgos de auditorías internas y

externas

6 . Saldos en la ejecuc ión presupues tal del proyec to

7. Metas rezagadas en los proyec tos de invers ión

Javier A ndres P atarroyo V illalba P robable

Responsable


Controles




E

Proceso


No

2.1 La ejecuc ión del proyec to se hace por fuera de

los tiempos planificados

PA -2015-2018 O fic ina

de P laneac ión -

Direcc ionamiento

Es tratégico02/Jan/2015 00:00 20/Dec/2016 23:59

Soc ializar los procedimientos y responsabilidades

que tiene el Gerente del proyec to en la formulac ión

y ac tualizac ión del proyec to de invers ión

13/jul/2016 09:30

E l monitoreo de és te riesgo se hace

permanentemente y se garantiza que los controles

sean efec tivos para mitigar el impac to que podría

ocas ionar s i se materializa el riesgo.

C ontroles :

1 . E laborac ión del c ronograma anual de los

informes legales gue debe presentar el DA PRE.

E l c ronograma se elabora en los primeros días del

mes de enero en el formato F-EM-22 y se va

ac tualizando de acuerdo a las normas que van

llegando donde se da la obligatoriedad de

presentar un informe, de acuerdo al monitoreo

realizado el c ronograma se encuentra

ac tualizado.


fecha es tablec ido para la presentac ión de los

informes .

E l seguimiento se es ta reportando en el

SIGEPREen la Es trategia 3 del P lan de A cc ión de la

O C I yen el C omité de C oordinac ión del Sis tema de

C ontrol Interno, como también en el

C omité de Seguimiento que se hace semanalmente.

3 . A c tualizac ión del marco normativo del proceso

gue obligue o presentar informes .

Es te control se es ta monitoreando

permanentemente y se ac tualiza con el normograma

de la O C Iy se reporta trimestralmente en el plan de

No

Direccionamiento Estratégico

15/ene/2016 16:51

De acuerdo con los controles definidos por la

O fic ina de C ontrol Interno la política de

adminis trac ión de riesgos aplicada es evitar la

materializac ión del riesgo "Incumplimientos legales

en la presentac ión de informes dentro de la fechas

es tablec idas por la norma”.

C ontroles :







archivo.

2 .Seguimiento trimestal al c ronograma, según fecha

es tablec ida para la presentac ión de los informes ,

és te seguimiento se es ta reportando en el

SIGEPRE en la Es trategia 3 del P lan de A cc ión de

la O C I.





SIGEPRE en la Es trategia 4 ac tividad 4 del P lan de

A cc ión de la O C I en tiempo real cada vez que se

No

07/abr/2016 16:31










Se adjunta:

1 . A c ta monitoreo de riesgos .

No

29/jul/2015 09:25

La O fic ina de C ontrol Interno, una vez

verificados los controles es tablec idos para és te

riesgo y evaluado, determinó que de un total de 48

informes de ley es tablec idos a cumplir en la

vigenc ia, con corte a junio 30 de 2015, se han

presentado 26, para el segundo semestre de 2015

se presentara un total de 22 informes , es de anotar

que todos los informes se han presentado dentro de

No

08/oc t/2015 10:01

Los func ionarios de la O C I, se reunieron el día 6 de

oc tubre con el fin de Monitorear los Riesgos

identificados al P roceso de Evaluac ión C ontrol y

Mejoramiento y poder verificar cada uno de los

controles s i es tan s iendo efec tivos para minimizar

la probabilidad de materializac ión de és te riesgo:

controles :







archivo.


fecha es tablec ida para la presentac ión de los

informes , és te seguimiento se es ta reportando en el

SIGEPRE en la Es trategia 3 del PO A de la O C I.





SIGEPRE en la Es trategia 4 ac tividad 4 del PO A de

la O C I en tiempo real cada vez que se tenga que

ac tualizar el normograma.

4. Enviar mensualmente correo elec trónico a los

No

Si No

PA -2015-2018 O fic ina

de C ontrol Interno -


Mejoramiento02/Jan/2015 08:00 31/Dec/2016 23:29


legales que debe presentar el DA PRE.


No

31/ene/2013 16:58

Se seguiran aplicando los controles exis tentes y se

realizara monitoreo al normograma mensualmente

con el fin de mantener el mismo ac tualizado.

No

22/abr/2015 23:29



partic ipo todo el equipo el equipo de trabajo de la

O fic ina de C ontrol Interno , se ac tualizo el objetivo

es tratégico y el objetivo del proceso, se

ac tualizaron las dependenc ias y se evaluaron

nuevamente los controles como también se dec idió

que los que no es taban documentados se podían

documentar y se identificó un nuevo control para

No

22/jun/2015 15:16

E l Monitoreo a és te riesgo para el presente


grupo de func ionarios de la O C I, donde se verificó,

que las acc iones diseñadas y adoptadas , es tén

s iendo implementadas y efec tivas , con el ánimo de

evitar la materializac ión del riesgo y poder cumplir

con los objetivos y las metas programadas por la

ofic ina en la presente vigenc ia.



1 .



c ronograma se elaboró al inic ió de la presente

vigenc ia y se es tá ac tualizando cada vez que salga

una norma donde se tenga que presentar un

informe, se encuentra ac tualizado y es tá en proceso

de documentar és te c ronograma.

2 .Seguimiento trimestral al c ronograma, según

fecha es tablec ida para la presentac ión delos

informes . A los responsables de cada dependenc ia

se es tá enviando vía correo elec trónico,

recordándoles el cumplimiento los informes del

No

07/ene/2015 09:35Los func ionarios de la O C I se reunieron para hacer

el analis is y monitoreo de és te riesgo, se subio al No

19/ene/2015 15:23

E l equipo de la O fic ina de C ontrol Interno se reunió

con el fin de monitorear és te Riesgo, donde se

verificó el cumplimiento de los controles

es tablec idos , Se anexa archivo para aprobac ión

con corte a Dic iembre 31 de 2014, donde se

relac ionan los informes de ley que presenta la

O fic ina de C ontrol Interno de la P res idenc ia de la

República, en cumplimiento del rol de evaluador

independiente. Se presentaron 52 informes de los

53 programados , debido a que el Departamento

A dmins trativo de la Fuc ión Pública cerro el

aplicativo SUIP y lo cambió por el SIGEP en el mes

de septiembre de 2014.

No

15/ago/2014 11:00

Informes C antidad

Informe C uenta Fiscal a la C ontraloría General de la

República. C GR SIREC I 1

Informe Ges tión C ontrac tual. C GR SIREC I 2

Informes Seguimiento a los planes de

mejoramiento. C GR SIREC I 2

Encues ta SC I DA PRE 1

Evaluac ión C I C ontable C HIP 1

Informe E jecutivo A nual 1

Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011 1

Informe de C ontrol Interno C ontable 1

Informe de Legalidad del Software 1

A c ta C omité de C oordinac ión de C ontrol Interno. 2

Informe a la Direcc ión de Defensa Judic ial

LIT IGO B 1

Informe para el C ongreso de la República 1

Informe Soporte C ertificac ión al SUIP 2

C ertificac iones Suip 2

Informe a la C ámara de Representantes 1

Informe mensual de A us teridad del Gas to 2

Informe de C elulares Resoluc ión 1623 de julio de

2011. 2

Informes Examen a los planes de mejoramiento.

C GR 1

Informes seguimiento a los planes de

No

28/ago/2014 23:59 Se asoc ia a és te Riesgo la Es trategia No 3 del PO A No

17/oc t/2013 10:08

E l indicador nos muestra a 31 de agos to de 2013

un resultado de cero (0) informes presentados fuera

de las fechas es tablec idas , por lo tanto los

controles es tablec idos para es te Riesgo se es tán

aplicando correc tamente, el Riesgo se encuentra

No

14/dic /2012 12:35 Se reprograma el monitoreo para el día 21 de No

21/dic /2012 16:56La revis ión general del riesgo se realizará el dia 31

de enero 2013, cuando es te completo el equipo de No

No09/oc t/2012 15:43E l riesgo se ac tualozó en todas sus etapas y se

programo para el 14 de dic iembre de 2012 una











Seguimiento trimestral al c ronograma, según fecha

es tablec ida para la presentac ión de los informes

A ctualizac ión del marco normativo del proceso que

obligue a presentar informes

1. Sanc iones al representante legal de la entidad.



Martha Ines C haparro V ega Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8

13/jul/2016 09:47C omo evidenc ia del analis is antes realizado se

anexa ac ta del MonitoreoNo

A ctivo





norma




vigentes .

Desconoc imientos del marco legal por parte de los

responsables para presentar los informes del

proceso y o dependenc ia.

30/abr/2014 17:19 Se realizó el monitoreo respec tivo a los controles No

19/jun/2014 09:20

En el primer trimestre de 2014 se realizaron y

presentaron 16 informes que equivalen al 31% del

total, los informes de Ley presentados fueron:

1. Informe cuenta fis cal a la C GRC SIREC I

2. Informe ges tión contrac tual C GRC - SIREC I

3. Informe de seguimiento a los planes de

mejoramiento C GRC -SIREC I

4. Encues ta SC I DA PRE

5. Evaluac ión C I contable C HIP

6. Informe E jecutivo A nual

7 . Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011

8. Informe de C ontrol Interno C ontable

9 . Informe de Legalidad del Software

10. A c ta C omité de C oordinac ión del Sis tema de

C ontrol Interno

11. Informe a la Direcc ión de Defensa Judic ial

LIT IGO B

12. Informe soporte certificac ión al SUIP

13. C ertificac ión SUIP

14. Informe a la C ámara de Representantes

15. Informe de celulares resoluc ión 1623 de julio

de 2011

16. Informes examen a los planes de mejoramiento

No

09/ene/2014 17:28




dic iembre de 2013 , donde se presentaron 53

informes ,cumpliendo con el 100% de la meta

No

30/abr/2014 16:54

En el primer cuatrimestre és te Riesgo se ha

monitoreado cuatro veces , en los Subcomités que

la O fic ina de C ontrol Interno a realizado y en las

reuniones de Seguimiento que la ofic ina realiza,

donde se hace seguimiento y verificac ión a los

controles es tablec idos y se A naliza, se valora y se

monitorea, para evitar la materializac ión del mismo

y el incumplimiento de las metas y objetivos


los subcomités realizados y el reporte de los

informes de Ley con corte a 31 de marzo.

1 . E l día 9 de enero de 2014 se realizó el primer

comité de seguimiento donde se informó la

ac tualizac ión del nomograma y los demás controles

2 . E l día 27 de enero de 2014 se realizó el segundo

comité de seguimiento donde se reitera la revis ión

y ac tualizac ión del nomograma de la ofic ina y los

demás controles

3 . E l día 12 de febrero de 2014 se realizó el primer

subcomité de coordinac ión de control interno donde

13/jul/2016 09:32

E l monitoreo se realiza permanentemente, donde se

reune el equipo de func ionarios de la O C I con el fin

de hacer seguimiento a cada uno de los controles

asoc iados a és te riesgo, se anexa el ac ta

C ontroles :


del proceso vio dependenc ia.

Una vez se haya dec larado una NC R o NC P la

O fic ina de C ontrol Interno envia la solic itud de

formulac ión de la mejora, para que el responsable

del proceso o dependenc ia sea quien verifique s i las

ac tividades planteJdas en la mejora realmente

eliminan la causa raiz de la No C onformidad.



2 . Revis ión de la mtora por porte del enlace

as ignado al proceso vio dependenc ia.

E l enlace as ignado al proceso/dependenc ia,

realizará una revis ión de las ac tividades formuladas

en el plan, con el fin de dbtener el seguramiento de

la eliminac ión de las causas que generaron la No

C onformidad de lo contrario se devuelve.



No

Si NoImprobable Mayor Zona de riesgo alta 8












Martha Ines C haparro V ega Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12A ctivo



Mejoramiento








(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles



1.3 No se generan espac ios de retroalimentac ión

entre el jefe de la dependenc ia y el equipo de

trabajo para verificar que lo planeado permita P resentac ión en los C omités Sec torial e

ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo

DE- REGISTRO DE

INFO RMA C IO N DE

A V A NC E EN EL

Direcc ionamiento

Es tratégico

1. No se contribuye con el cumplimiento de los

objetivos y metas ins tituc ionales

2. Se incumplen las prioridades y metas de gobierno

3. P erdida de oportunidad en la utilizac ión de

recursos .

4 . P erdida de c redibilidad e imagen de la entidad

5. Hallazgos de auditoria por parte de los organos

de control

Maria del Roc io Lesmes Rubio P robable Moderado Zona de riesgo alta 12

16/ene/2014 16:38

Durante el último cuatrimestre de 2013, se

presentaron 2 modificac iones a los planes

operativos , 1 de las cuales corresponde al

P rograma P res idenc ial para el Desarrollo de la

P oblac ión A frocolombiana, referente al a cambio en

el nombre del responsable y a la fecha de

terminac ión de una ac tividad.

La otra modificac ión corresponde al Á rea

A dminis trativa y se refiere a la eliminac ión de la

Es trategia 3 y tras lado de las 2 ac tividades a la

Es trategia 1 . En es te caso, se debió cons iderar la

normatividad vigente (Decreto 2609 del 14 de

dic iembre de 2013) para la formulac ión de las

ac tividades relac ionadas con Ges tión Documental

No

4.1 Desconoc imiento de la normatividad aplicable

al proceso de planeac ión

13/nov/2013 18:30

Durante el segundo cuatrimestre, se presentaron

14 modificac iones a los planes operativos , 3 de las

cuales corresponden a ajus tes en los indicadores y

las demás corresponden a: desc ripc ión de

ac tividades , fechas de inic io y finalizac ión, cambio

de responsables . Las modificac iones que se

presentaron no afec taron el cumplimiento del P lan

Nac ional de Desarrollo ni de los proyec tos de

invers ión, por lo tanto NO se materializó el riesgo.

No

2.2 No se realizó la planeac ión de manera E jecuc ión de los Subcomites de C ontrol Interno

2.3 Se as ignó la responsabilidad al enlace de la C orreos preventivos frente a la oportunidad y

calidad del regis tro de la informac ión de los planes 3 .1 No se realiza seguimiento al cumplimiento de

los resultados esperados por parte de las

3 .3 E l responsable de reportar la informac ión de

seguimiento de los resultados esperados tiene

as ignadas multiples ac tividades

No

Si No

C GR-Hallazgo No. 01:

P roceso P lanificador

P lanes: Es tratégico y

O FIC INA DE

P LA NEA C IÓ N06/A ug/2014 14:33 31/Jan/2016 09:55

18/abr/2013 10:22

Durante el año 2012 no se presentaron dec is iones

erróneas al formular la planeac ión ins tituc ional. Sin

embargo, se presentaron 92 modificac iones a los

planes operativos como se muestra a continuac ión:

Entre el 1 de enero y 31 de marzo de 2012 se

rec ibieron 31 solic itudes de modificac ión a P lanes

O perativos:

- C atorce (14) solic itudes finalizadas (aprobadas)

- Diec iséis (16) solic itudes canceladas

Entre el 1 de abril y el 29 de junio de 2012 se

rec ibieron 24 solic itudes de modificac ión al P lan

O perativo:

- Nueve (9) solic itudes finalizadas (aprobadas)

- T res (3) solic itudes aprobadas por regis trar en el

aplicativo

- Nueve (9) solic itudes que es tán en las

dependenc ias para realizar ajus tes .

- T res (3) solic itudes canceladas

Entre el 1 de julio y el 30 de septiembre de 2012

se rec ibieron 26 solic itudes de modificac ión al P lan

O perativo:


- T res (3) solic itudes que es tán en los jefes de


01/O ct/2015 18:25 15/A ug/2016 19:14

E laborar y comunicar los lineamientos para la

formulac ion de la planeac ión ins tituc ional (plan

es tratégico y planes de acc ión anuales)


C on el fin de evitar el incumplimiento en los

resultados de la planeac ión ins tituc ional, la

O fic ina de P laneac ión continuará

implementando los controles que quedaron

documentados en la etapa de

valorac ión, adic ionalmente contempla en su

plan de acc ión 2016 una es trategia que

permite A fianzar el seguimiento a la

planeac ión ins tituc ional, as i como la

implementac ión de mejoras para fortalecer

los controles es tablec idos en cuanto al

seguimiento trimestral por parte de las

dependenc ias .

Revis ión y aprobac ión de la formulac ión de la

planeac ión ins tituc ional

Realizar ajus tes a la P laneac ión Ins tituc ional y

Sec torial de acuerdo con los cambios en los

lineamientos de la entidad y del Gobierno

modificac ión es trategia

tranversal P lanes de

A cc ión 2016

O FIC INA DE

P LA NEA C IÓ N15/Jun/2016 11:17 04/Jul/2016 14:20

A sesoria en la formulac ión metodológica de los

planes en cada una de las dependenc ias

A c tualizar y soc ializar los procedimientos y

herramientas internas aplicables

PA -2015-2018 O fic ina

de P laneac ión -

Direcc ionamiento


01/ago/2016 15:10

Se realiza el monitoreo definitivo al riesgo acorde

con la informac ión regis trada en el aplicativo

Sigepre al día 29 de julio. C on corte a 30 de junio y

durante el segundo trimestre de 2016 se aplicaron

los s iguientes controles es tablec idos para evitar la

materializac ión del riesgo durante la etapa de

ejecuc ión de los planes:

1 . P resentac ión en los C omités Sec torial e

ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo: el

es tado de avance del P lan Es tratégico y de los

planes de acc ión con corte a 30 de junio se

presentarán en los comités a realizarse en el mes

de agos to.

2 . Realizar ajus tes a la P laneac ión Ins tituc ional

y Sec torial de acuerdo con los cambios en los

lineamientos de la entidad y del Gobierno. Durante

el segundo trimestre se tramitaron 16 solic itudes

de modificac iones a los planes de las dependenc ias

acorde con sus neces idades .

3 . E jecuc ión de los Subcomités de C ontrol

Interno. La O fic ina de C ontrol Interno programa 2

subcomités al año para hacer seguimiento y dar

recomendac iones a los planes de acc ión de las

dependenc ias .

4 . C orreos preventivos frente a la oportunidad y

Si 30/jun/2016 23:59

A ctivo


Incumplimiento de los

resultados previs tos en la


A C :Realizar seguimiento a la ejecuc ión de los

P lanes de A cc ión con enfoque a resultados y

tramitar sus modificac iones .

A C C : E jecutar y realizar seguimiento al P lan

Es tratégico Sec torial, P lan Es tratégico

Ins tituc ional y P lanes de A cc ión. En caso de ser

requerido se realizan modificac iones a los P lanes .

Se podría presentar incumplimientos a la planeac ión

ins tituc ional s i no se tienen en cuenta en la

formulac ión de los resultados los elementos de

direcc ionamiento es tratégico: DO FA , V alores ,

P rinc ipios , es truc tura, mis ión, vis ión, políticas ,

objetivos , metas e indicadores alineados con el

P lan Nac ional de Desarrollo y las direc trices de la

P res idenc ia de la República, lo que puede ocas ionar

una desarticulac ión de los resultados de la entidad

frente a los objetivos y metas del gobierno.

2 .4 La planeac ión no se cons idera un tema

16/may/2016 09:23

Se realiza el monitoreo definitivo al riesgo de

"Incumplimiento de los resultados previs tos en la

planeac ión es tratégica y operativa", teniendo en

cuenta que ya todas las dependenc ias regis traron

la informac ión de indicadores y planes en el

aplicativo Sigepre y de acuerdo con el reporte

generado las s iguientes dependenc ias presentan

resultados en sus indicadores por debajo del 80%:

Á rea de Talento Humano: 79,2% en Indicadores .

Es ta s ituac ión obedece a que el indicador con

periodic idad bimestral "C umplimiento del

c ronograma de implementac ión del Sis tema de

Seguridad y Salud en el trabajo y Ges tión

A mbiental", presentó un avance de 1 ,59% frente a

la meta del 15% es tablec ida para el mes de

febrero, lo que afec tó el avance del total de

indicadores del área.

De otro lado, es importante ac larar que s i bien el

reporte muestra que la C onsejería P res idenc ial

para la Equidad de la Mujer presenta un avance en

indicadores del 55%, el único indicador que tiene

periodic idad trimestral es el "U tilizac ión de los

recursos as ignados Equidad de la Mujer", por su

parte el indicador "Sis tema de indicadores de

género, implementado" que aparece en rojo tiene

periodic idad semestral.

Si 31/mar/2016 23:59

15/jul/2016 19:12







ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo. E l último

comité ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo

se realizó el 2 de junio de 2016. En és te se

presentó el es tado de avance del P lan Es tratégico

y de los planes de acc ión con corte a 30 de marzo.

Se evidenc ió que el objetivo 2 “Fortalecer los

programas y proyec tos soc iales con enfoque

diferenc ial” presenta un indicador por debajo del

80%, es to debido a un indicador de la A lta

C onsejería de Equidad para la mujer que viene

rezagado de la vigenc ia 2015. C on respec to a

planes de acc ión, en la Subdirecc ión de

O perac iones se evidenc ió que un indicador es taba

por debajo del 80% asoc iado al Á rea de Talento

Humano, el cual obedece al avance de la

implementac ión del Sis tema de Seguridad y Salud

en el trabajo, sobre el cual ya se han venido

tomando acc iones de mejora por parte de la

Subdirecc ión con la ac tivac ión del C O PA SS y la

No

A ctivo






















2 .4 La planeac ión no se cons idera un tema

1 . No se contribuye con el cumplimiento de los




recursos .



de control

1 .3 No se generan espac ios de retroalimentac ión

entre el jefe de la dependenc ia y el equipo de

trabajo para verificar que lo planeado permita

1 .1 No se identifican c laramente los resultados y

metas esperadas por parte de los func ionarios de la

2 .3 Se as ignó la responsabilidad al enlace de la

3 .1 No se realiza seguimiento al cumplimiento de

los resultados esperados por parte de las

1 .1 No se identifican c laramente los resultados y

metas esperadas por parte de los func ionarios de la

1 . 2 No hay lineamientos c laros por parte de los

jefes de las dependenc ias hac ia su equipo de

1 .4 Exis te des interes para formular la planeac ión

2 .1 Desconoc imiento de los resultados esperados

por parte del equipo de trabajo

3.2 Descordinac ión del equipo de trabajo para

reportar la informac ión de seguimiento de los

04/feb/2016 08:22

Se realiza monitoreo definitivo correspondiente a

dic iembre de 2015.

C on corte a 31 de dic iembre y durante el último

trimestre se aplicaron los s iguientes controles


riesgo durante la etapa de ejecuc ión de los planes:

1 . P resentac ión en el C omité ins tituc ional de

Desarrollo A dminis trativo. E l último comité

ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo se realizó

el 29 de oc tubre de 2015. Se presentó el es tado

de los planes de acc ión con corte a 30 de

septiembre en los cuales se evidenc ió el

incumplimiento de metas en las s iguientes

dependenc ias: C onsejería P res idenc ial para la

P rimera Infanc ia, Direcc ión para la A cc ión Integral

contra M inas A ntipersonales y Á rea A dminis trativa.




el cuarto trimestre se hic ieron 7 solic itudes de

modificac iones a los planes de las dependenc ias





Si 04/feb/2016 08:21

15/abr/2016 18:38

C on corte a 31 de marzo y de acuerdo con el

reporte de Sigepre generado el día de hoy, la

s iguiente dependenc ia presenta resultados en sus

indicadores por debajo del 80%: C onsejería

P res idenc ial para la Equidad de la Mujer: 32.5% en

indicadores y 50% en planes .

Teniendo en cuenta que es ta dependenc ia tiene en

curso de aprobac ión la mejora MPA -383, que

implica el ajus te en la periodic idad y metas de

indicadores , y afec ta el porcentaje de avance

durante la vigenc ia, se realiza un monitoreo

preliminar.

Durante el primer trimestre de 2016 se aplicaron

los s iguientes controles para evitar la






el trimestre se realizaron 11 modificac iones a los

planes de las dependenc ias acorde con sus

neces idades .


Interno: La O fic ina de C ontrol Interno ha venido

No

15/ene/2016 18:58

C on corte a 31 de dic iembre y de acuerdo con el

reporte de Sigepre generado el día de hoy, las

s iguientes dependenc ias presentan resultados en

sus indicadores por debajo del 80%:

Direcc ión para el Sec tor P rivado: 90% en

indicadores y 20% en P lanes; C onsejería

P res idenc ial para los DDHH: 0% en indicadores y

0% en planes; Direcc ión de seguridad: 0% en

indicadores y 0% en planes; Á rea A dminis trativa:

44,63% en Indicadores y 89.81%; A tenc ión al

Usuario: 0% en indicadores y 46.27% en P lanes

Teniendo en cuenta que las dependenc ias es tán en

proceso de regis tro de la informac ión, és ta es

preliminar.

No

15/ene/2016 19:08














preliminar.

No

14/oc t/2015 19:57

C on corte a 30 de septiembre y de acuerdo con el




C onsejería P res idenc ial para la Equidad de la

Mujer: 72,50% en indicadores y 0% en P lanes;

C onsejería P res idenc ial para la P rimera Infanc ia:

72,05% en indicadores; Direcc ión para la A cc ión

Integral contra minas antipersonales: 59,91% en

indicadores y 77,27% en planes; Á rea

A dminis trativa: 44,63 en Indicadores; Direcc ión

para el Sec tor P rivado 10% en indicadores .



preliminar.

Se realizará nuevamente el monitoreo a 30

de septiembre previo a la realizac ión del C omité

Ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo.

No

26/oc t/2015 16:34

C on corte a 30 de septiembre y durante el







se realizó el 17 de septiembre. Se presentaron

entre otros temas , el seguimiento a los riesgos

materializados en las s iguientes dependenc ias:

Direcc ión para la Es trategia de C omunicac iones ,

Á rea A dminis trativa, Direcc ión para A suntos

P olíticos y Direcc ión para la A cc ión Integral contra

M inas A ntipersonales , las cuales formularon planes

de mejoramiento. E l seguimiento con corte a 30 de

septiembre se presentará en el comité a realizarse

el 29 de septiembre.




el trimestre se hic ieron 26 solic itudes de





Si 15/oc t/2015 20:59

15/jul/2015 18:11

C on corte a 30 de junio y de acuerdo con el reporte

de Sigepre generado el día de hoy, las s iguientes

dependenc ias presentan resultados en sus

indicadores por debajo del 80%: Direcc ión de

A suntos P olíticos , Direcc ión de P olíticas P úblicas ,

Direcc ión para la A cc ión Integral contra M inas

A ntipersonal, Á rea A dminis trativa y Grupo de

A tenc ión al Usuario.

De otro lado, las s iguientes dependenc ias no han

regis trado informac ión de los indicadores: Á rea

A dminis trativa, Grupo de A tenc ión al Usuario,

Direcc ión de A suntos P olíticos , C onsejería

P res idenc ial para los Derechos Humanos , Direcc ión

para la Es trategia de C omunicac iones .



preliminar.

Se realizará nuevamente el monitoreo a 30 de junio

previo a la realizac ión del C omité Ins tituc ional de

No

23/jul/2015 17:40




indicadores por debajo del 80%:

Direcc ión de A suntos P olíticos: 0% en planes;


A ntipersona: 42,43% en indicadores y 64,29% en

planes; Á rea A dminis trativa: 68,75% en planes y

no se evidenc ia regis tro de la informac ión de

indicadores . La Direcc ión para la Es trategia de

C omunicac ión no ha reportado la informac ión de

indicadores correspondiente al segundo trimestre.

Es tos resultados indican que el riesgo se

materializó en las dependenc ias menc ionadas .

Si 23/jul/2015 17:48

15/abr/2015 15:16




sus indicadores por debajo del 80%: Secretaría de

T ransparenc ia, cuyo porcentaje de avance es del

28 ,38% correspondiente al indicador de ejecuc ióni

de recursos , el cual es el único indicador con

periodic idad trimestral.


regis trado informac ión de los indicadores con corte

trimestral: Secretaría P rivada, Direcc ión de

Eventos , Secretaría para la Seguridad P res idenc ial,

C asa M ilitar, Secretaría Jurídica, Direcc ión para la

ejecuc ión de Gobierno, Direcc ión de P olíticas

P úblicas , Direcc ión para el Sec tor P rivado,


Grupo de A tenc ión al Usuario.



No

23/abr/2015 09:29


reporte de Sigepre generado el día de hoy el Dapre

presenta 94,07% de avance en indicadores y

92,31% en planes . Sin embargo, a nivel de

dependenc ias , 2 presentan resultados por debajo

del 80%: la Secretaría de T ransparenc ia cuyo

porcentaje de avance es del 28 ,38%

correspondiente al indicador de ejecuc ióni de

recursos , y la Direcc ión para la E jecuc ión de

Gobierno cuyo porcentaje de avance es del 50% en

indicadores y 0% en ac tividades , debido a que en la

es trategia 2 algunas ac tividades venc ieron y no se

han cerrado.

Se adjuntan las presentac iones de Sigepre con los

avances por Despacho y dependenc ia.

Si 31/mar/2015 23:59

09/ene/2015 08:11

De acuerdo con la informac ión regis trada por las

dependenc ias en el aplicativo Sigepre con corte a 8

de enero, las s iguientes dependenc ias presentan

resultados por debajo del 80% teniendo en cuenta

que no han regis trado informac ión de avance en sus

planes y/o indicadores: Direcc ión de A suntos

P olíticos 50% en planes y 60%(D)* en

indicadores , Fondo de P rogramas Espec iales para

la P az 46,42% en planes y 92,11%(D)* en

indicadores , C onsejería P res idenc ial para la

P rimera Infanc ia 73,55%(D)* en indicadores ,

C onsejería P res idenc ial del Sis tema de

C ompetitividad e Innovac ión 100%(D)* en

indicadores , C onsejería P res idenc ial de Derechos

Humanos 72,08%(D)* en indicadores , Direcc ión

para la A cc ión contra M inas A ntipersonales

31,81% en planes y 50% en indicadores , Direcc ión

de Seguridad 74,21% (D)* en indicadores y

Direcc ión para la Relac ión con los Medios 57,93%

en planes y 49,72%(D)* en indicadores .

*No se han regis trado datos de indicadores , por lo

tanto el s is tema no puede calcular el resultado

No

23/ene/2015 17:32

De acuerdo con la informac ión regis trada en el

aplicativo Sigepre con corte a 31 de dic iembre, el

riesgo "Incumplimiento de los resultados previs tos

en la planeac ión es tratégica y operativa", no se

materializó. Las dependenc ias presentaron

resultados por enc ima del 80% en su ges tión de

indicadores y planes .

No

02/may/2014 17:00

Durante el primer cuatrimestre de 2014, se


operativos , la primera corresponde a la

modificac ión del P lan O perativo de la O fic ina de

C ontrol Interno Es trategia 2 , referente a la

ampliac ión de la fecha de la ac tividad Soc ializar la

guía para el fortalec imiento del C ontrol Interno

Ins tituc ional P EA -SGC para el 30 de junio de

2014, la segunda corresponde a la modificac ión del

P lan O perativo del Grupo de A tenc ión al Usuario y

Servic ios C ompartidos Es trategias 1 y 3 , referente

a la modificac ión de las fechas de las ac tividades

E laborar el portafolio de servic ios mis ionales ,

trámites y otros procedimientos adminis trativos del

DA PRE, Soc ializar a través de la página web de la

Entidad, el portafolio de servic ios mis ionales ,


DA PRE, a los c iudadanos , A plicar la(s ) encues ta(s )

diseñada(s) para medir la satis facc ión de los

c lientes en relac ión con los trámites y otros

procedimientos adminis trativos que pres ta el

DA PRE, C onsolidar y analizar trimestralmente los

resultados de la encues ta aplicada, Soc ializar

trimestralmente a los responsables de los trámites

y otros procedimientos adminis trativos que pres ta

el DA PRE, los resultados de la encues ta aplicad,

A c tualizar el procedimiento para la atenc ión de

No

15/sep/2014 11:38





















de 63.36%



No

16/ene/2014 16:38

Durante el último cuatrimestre de 2013, se


operativos , 1 de las cuales corresponde al

P rograma P res idenc ial para el Desarrollo de la

P oblac ión A frocolombiana, referente al a cambio en

el nombre del responsable y a la fecha de

terminac ión de una ac tividad.

La otra modificac ión corresponde al Á rea

A dminis trativa y se refiere a la eliminac ión de la

Es trategia 3 y tras lado de las 2 ac tividades a la

Es trategia 1 . En es te caso, se debió cons iderar la

normatividad vigente (Decreto 2609 del 14 de

dic iembre de 2013) para la formulac ión de las

ac tividades relac ionadas con Ges tión Documental

No

3.3 E l responsable de reportar la informac ión de

seguimiento de los resultados esperados tiene

as ignadas multiples ac tividades

4.1 Desconoc imiento de la normatividad aplicable

al proceso de planeac ión

13/nov/2013 18:30

Durante el segundo cuatrimestre, se presentaron

14 modificac iones a los planes operativos , 3 de las

cuales corresponden a ajus tes en los indicadores y

las demás corresponden a: desc ripc ión de

ac tividades , fechas de inic io y finalizac ión, cambio

de responsables . Las modificac iones que se

presentaron no afec taron el cumplimiento del P lan

Nac ional de Desarrollo ni de los proyec tos de

invers ión, por lo tanto NO se materializó el riesgo.

No

6













dependenc ias .

C GR-Hallazgo No. 01:

P roceso P lanificador

P lanes: Es tratégico y

DE- REGISTRO DE

INFO RMA C IO N DE

A V A NC E EN EL

modificac ión es trategia

tranversal P lanes de

A cc ión 2016


E laborar y comunicar los lineamientos para la

formulac ion de la planeac ión ins tituc ional (plan

es tratégico y planes de acc ión anuales)

P resentac ión en los C omités Sec torial e

ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo

Realizar ajus tes a la P laneac ión Ins tituc ional y

Sec torial de acuerdo con los cambios en los

lineamientos de la entidad y del Gobierno

C orreos preventivos frente a la oportunidad y

calidad del regis tro de la informac ión de los planes

O FIC INA DE

P LA NEA C IÓ N15/Jun/2016 11:17 04/Jul/2016 14:20

1. 2 No hay lineamientos c laros por parte de los

jefes de las dependenc ias hac ia su equipo de A sesoria en la formulac ión metodológica de los

planes en cada una de las dependenc ias1.4 Exis te des interes para formular la planeac ión

2 .1 Desconoc imiento de los resultados esperados

por parte del equipo de trabajoRevis ión y aprobac ión de la formulac ión de la


2 .2 No se realizó la planeac ión de manera E jecuc ión de los Subcomites de C ontrol Interno

Si No

3.2 Descordinac ión del equipo de trabajo para

reportar la informac ión de seguimiento de los A c tualizar y soc ializar los procedimientos y

herramientas internas aplicables

PA -2015-2018 O fic ina

de P laneac ión -

Direcc ionamiento

Es tratégico02/Jan/2015 00:00

O FIC INA DE

P LA NEA C IÓ N06/A ug/2014 14:33 31/Jan/2016 09:55

18/abr/2013 10:22

Durante el año 2012 no se presentaron dec is iones

erróneas al formular la planeac ión ins tituc ional. Sin

embargo, se presentaron 92 modificac iones a los

planes operativos como se muestra a continuac ión:

Entre el 1 de enero y 31 de marzo de 2012 se

rec ibieron 31 solic itudes de modificac ión a P lanes

O perativos:

- C atorce (14) solic itudes finalizadas (aprobadas)

- Diec iséis (16) solic itudes canceladas

Entre el 1 de abril y el 29 de junio de 2012 se

rec ibieron 24 solic itudes de modificac ión al P lan

O perativo:


- T res (3) solic itudes aprobadas por regis trar en el

aplicativo

- Nueve (9) solic itudes que es tán en las


- T res (3) solic itudes canceladas

Entre el 1 de julio y el 30 de septiembre de 2012

se rec ibieron 26 solic itudes de modificac ión al P lan

O perativo:


- T res (3) solic itudes que es tán en los jefes de


No

20/Dec/2016 23:59

Direcc ionamiento

Es tratégico01/O ct/2015 18:25 15/A ug/2016 19:14

Improbable Moderado Zona de riesgo moderada

15/abr/2016 16:31







P royec tosP romedio de C alidad, O portunidad y

Resultado

DDHH4,74

Equidad Genero5,00


Rec lutamiento4,71

Sedes4,78

Sis temas4,96

T ransparenc ia4 ,61

Gestión Documental5 ,00

Sis tema Juventud4,92

Inic iativas de Jóvenes4,89

P rimera infanc ia4 ,89

M inas - UE5,00

M inas - PGN5,00

Total general4 ,88

Todos los proyec tos llevan un avance coherente en

No

15/jul/2016 16:50

Durante el segundo trimestre de 2016, de los 13

proyec tos regis trados en el SP I , se revisó la

calidad de la informac ión, su oportunidad y el

resultado de cada proyec to. En general para es te

trimestre, ningún proyec to tuvo un promedio por

debajo de 4 , también ningún proyec to es tuvo entre

4 y 4 .5 . Finalmente los 13 proyec tos es tuvieron por

arriba del 4 .5 . Se adjunta el cuadro de anális is de

promedios de calidad y oportunidad para es te

trimestre.

Resultados promedio:

• DDHH 4 ,5

• Sedes 4 ,5

• Rec lutamiento 4 ,6

• Sis tema Juventud 4 ,6

• Ges tión Documental 4 ,6

• Sis temas 4 ,8

• P rimera infanc ia 4 ,8

• Fondo P az - A c tividades 4 ,8

• Inic iativas de Jóvenes 4 ,8

• M inas - UE 4 ,8

• Equidad Genero 4 ,9

• T ransparenc ia 4 ,9

• M inas - PGN 4 ,9

No

SiZona de riesgo alta 8

C on el fin de evitar el incumplimiento de las

metas de los proyec tos de invers ión, la

O fic ina de P laneac ión contempló dentro su

planeac ión operativa una es trategia para

Impulsar el cumplimiento de metas de los

de proyec tos de invers ión. A dic ionalmente

se tiene ac tualmente 3 planes de

mejoramiento para que no se vuelva a

presentar el incumplimiento a la

ejecuc iónde metas en los proyec tos de

invers ión.

Mayor Zona de riesgo extrema 16 Improbable MayorA c tivo

Incumplimiento de las Metas de

los proyec tos de invers ión del

DA PRE

A C C : E jecutar y realizar seguimiento a los

proyec tos de invers ión.

A C : - C oordinar capac itac ión de formulac ión de

proyec tos de invers ión 2016 con el DNP

- Realizar reunión presenc ial con los gerentes de

los proyec tos sobre los resultados de los proyec tos

de invers ión

E l incumplimiento de las metas se debe a la falta de

compromiso del Gerente del proyec to y su Equipo

de trabajo para realizar una correc ta formulac ión y

ac tualizac ión de proyec to debido a que no tienen en

cuenta los lineamientos , guías , manuales , etc ., por

parte del DNP y la O fic ina de P laneac ión del

DA PRE, generando incons is tenc ias en la

programac ión del proyec to en su cadena de valor y

particularmente en sus metas , es tos aspec tos

generan una pérdida de c redibilidad frente a la

capac idad de ejecuc ión del proyec to y pos ibles

hallazgos de auditorías internas y externas .

1 . E l proyec to no va dar soluc ión a las neces idades

planteadas

2. Los benefic iarios se ven afec tados por los

resultados esperados

3. P érdida de c redibilidad de la dependenc ia frente a

la capac idad de ejecuc ión del proyec to

4. P érdida de C redibilidad de la Ins tituc ión frente a

las neces idades de recursos de invers ión

solic itados para la ejecuc ión del proyec to

5. P os ibles hallazgos de auditorías internas y

externas

6 . Saldos en la ejecuc ión presupues tal del proyec to

7. Metas rezagadas en los proyec tos de invers ión

Javier A ndres P atarroyo V illalba P robable No



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles

DE Evitar el riesgo

DE Evitar el riesgo

Revis ión y aprobac ión tecnica de los documentos

en las dependenc ias

P rocedimiento y guia para la elaborac ión y control

de documentos del SIGEPRE

P rograma de auditorias internas del DA PRE

A dminis trac ión de riesgos

Tablas de retenc ión documental para el control de

regis tros

15/oc t/2015 20:35

C on el fin de dar cumplimiento a los requis itos de la

NTC GP 1000 la pres idenc ia de la república ha

documentado planes de mejoramiento durante la

vigenc ia 2015 disc riminados as í:

O portunidades de Mejora: 52

A cc iones P reventivas: 8

A cc iones C orrec tivas: 58

Se adjuntan los reportes de planes de mejoramiento

del aplicativo SIGEPRE - módulo de mejoras .

Durante el tercer trimestre se aplicaron los


• A plicativo SIGEPRE para ges tionar y controlar

los documentos , riesgos , mejoras , planes de

auditoria y reportes de produc tos y/o servic ios no

conformes: para todos los elementos anteriormente

menc ionados se utiliza el aplicativo, lo que no es tá

regis trado en SIGEPRE no exis te.

• Revis ión metodológica y técnica de los

documentos previo a su aprobac ión y liberac ión:

todo nuevo documento o ac tualizac ión pasa por

es ta revis ión por parte de los asesores de la

O fic ina de P laneac ión.

• Revis ión y aprobac ión técnica de los

No

La auditoría externa de seguimiento por parte del

Icontec es tá planteada el mes de O ctubre de 2015

(primer seguimiento) en la cual se evaluara el

cumplimiento de los requis itos del SIGEPRE








Durante el primer trimestre de 2015 no se presentó

perdida del certificado de calidad por

incumplimiento de los requis itos de la NTC GP

1000


No

15/jul/2015 18:57

La auditoría externa de seguimiento por parte del

Icontec es tá planteada el mes de O ctubre de 2015

(primer seguimiento) en la cual se evaluara el

cumplimiento de los requis itos del SIGEPRE








Durante el primer semestre de 2015 no se presentó



No

2.2 Desconoc imiento de los func ionarios de la

O fic ina de P laneac ión frente a las func ionalidades

del aplicativo SIGEPRE modulo de documentosFormulac ión y seguimiento a planes correc tivos ,

preventivos y/o mejora3.3 P oco interes de los func ionarios por aprender

sobre el Sis tema Integrado de ges tión de la

P res idenc ia de la Republica Reporte de produc tos y/o servic ios No conformes

09/ene/2015 10:18

En oc tubre de 2014 se realizó la A uditoria Externa

de C ertificac ión del Sis tema Integrado de Ges tión

SIGEPRE para renovar el certificado de calidad bajo

las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009

obteniendo un resultado satis fac torio con “C ero”

hallazgos

Entre las princ ipales fortalezas se des tacan:

• E l Sis tema de Ges tión de C alidad como

herramienta del día a día (A plicativo SIGEPRE)

• Los arreglos realizados a la infraes truc tura de

la C asa de Nariño

• La seguridad informática

• E l anális is y comportamiento de los

indicadores a través del SIGEPRE

• La ac tualizac ión de los mapas de riesgos

• E l desarrollo de aplicativos informáticos (Hojas

de vida, contratos , control de flota, entre otros)

• E l proyec to de implementac ión de la norma

ISO 27001

• Guía para la transversalizac ión de género en el

sec tor público

• E l control de las adquis ic iones a través del


• C apac itac iones a los supervisores de los

contratos

• E l enfoque y apoyo de C ontrol Interno hac ia la

mejora del Sis tema de Ges tión de C alidad

1.3 P oca disponibilidad de tiempo para la revis ión

de los documentos

No

1.2 No se revisa detalladamente el cumplimiento de

los requis itos del c liente, legales , de la organizac ión Revis ión metodologica y tecnica de los documentos

previo a su aprobac ión y liberac ión3.1 Desconoc imiento de los requis itos del Sis tema

de Ges tión de C alidad por parte de las C apac itac ión sobre las nuevas func ionalidades del

3 .2 Los enlaces de las dependenc ias no replican la

informac ión suminis trada por la O fic ina de

P laneac ión frente al cumplimiento de los requis itos Normograma ins tituc ional y por proceso

documentado en el aplicativo SIGEPRE2.1 Fallas en la utilizac ión del aplicativo SIGEPRE

2.3 Falta de entrenamiento para el manejo de las

func ionalidades del aplicativo SIGEPRE

15/sep/2014 17:25

La auditoría externa por parte del Icontec es tá

planteada para los días 7 al 10 de O c tubre de 2014

en la cual se evaluara el cumplimiento de los

requis itos del SIGEPRE








Durante el segundo cuatrimestre no se presentó



1000

No

Si

No

16/abr/2015 12:21

8

C on el fin de evitar el riesgo la O fic ina de

P laneac ión cuenta con una es trategia en su

plan operativo orientada a Fortalecer el

SIGEPRE desde su adminis trac ión la cual

contempla acc iones como el seguimiento a

la calidad y oportunidad de los indicadores ,

la formulac ión de planes de mejoramiento, la

agenda de soc ializac ión y comunicac ión del

SIGEPRE, la ejecuc ión de la semana del

SIGEPRE, el monitoreo de riesgos , entre

otros .

PA -2015-2018 O fic ina

de P laneac ión -

Direcc ionamiento



A plicativo SIGEPRE para ges tionar y controlar los

documentos , riesgos , mejoras , planes de auditoria y

reportes de produc tos y/o servic ios no conformes

Improbable Mayor Zona de riesgo altaA c tivo


Perdida del certificado de

calidad por incumplir requis itos

de la NTC GP 1000

A C C : A dminis trar y controlar los documentos del

SIGEPRE.

Es te riesgo se presenta en la revis ión de los

requis itos técnicos de la NTC GP 1000

presentados en los ejes transversales del Sis tema

de Ges tión de la C alidad como son documentos ,

regis tros , produc tos yo servic ios no conformes ,

auditorias internas , acc iones preventivas ,

correc tivas y manejo de riesgos , ya que es te

incumplimiento y hallazgos de auditorías externas

pueden ocas ionar la pérdida del certificado de

calidad de la entidad.

1 .1 No C onformidades mayores de la auditoria

externa efec tuada por el ente certificador por

1 . Incumplimiento de la ley 872 de 2003

2. Sanc iones legales y/o disc iplinarias

3 . P erdida de imagen y/o c redibilidad de la entidad

frente a los servic ios pres tados

Edgar U rrego Martinez P robable Mayor

Myriam Ernes tina C espedes

C as tilloModerada Menor Zona de riesgo moderada 6

Es tablec imiento de lineamientos para la ges tión de

recursos de cooperac ión internac ional al interior de

Soc ializac ión de los lineamientos de cooperac ión

A compañamiento a las dependenc ias en la

desarrollo de las inic iativas de cooperac ión

A ctivo


Inoportunidad en la ges tión de

recursos de cooperac ión

internac ional

A C : Realizar la ges tión de las inic iativas de

cooperac ión internac ional del DA PRE aprobadas

con la A genc ia P resdenc ial para la C ooperac ión

A PC

A C C : Ges tionar y aprobar recursos de cooperac ión

internac ional no reembolsable

Se podría presentar falta de oportunidad en la

ges tión y aprobac ión de recursos de cooperac ión

internac ional no reembolsable al no observarse los

lineamientos y direc trices es tablec idos generando

pérdida de es tos recursos y deterioro de la imagen

de la entidad

Desconoc imiento de la normatividad que regula la

cooperac ión internac ional.

- P érdida de c redibilidad de la entidad ante los

cooperantes

- P érdida de recursos de cooperac ión internac ional

Desconoc imiento de los lineamientos en materia de

cooperac ión internac ional

No No

Reduc ir el riesgo

01/jul/2016 11:12

La Direcc ión de Ges tión General aplicó los


materializac ión del riesgo as i:

1 . Es tablec imiento de lineamientos para la ges tión

de recursos de cooperac ión internac ional al interior

de la entidad:

Durante el segundo trimestre se aplicó el

procedimiento P -DE-11 Ges tión de recursos de

cooperac ión internac ional no reembolsable y se

utilizaron los formatos F-DE-40 Inventario de

C ooperac ión C onsolidado y F-DE-41 P erfil Base

del P royec to C ooperac ión Internac ional No

Reembolsable. Sin embargo se evidenc ió la

neces idad de ajus tarlos con el fin de s implificarlos .

2 . Soc ializac ión de los lineamientos de

cooperac ión:

Se realizaron reuniones con las dependenc ias con

el fin de realizar el inventario de cooperac ión en las

cuales se reforzó la soc ializac ión de los

lineamientos .

3 . A compañamiento a las dependenc ias en la

desarrollo de las inic iativas de cooperac ión:

A 30 de junio se adelantaron las s iguientes

acc iones de acompañamiento a las s iguientes

dependenc ias y/o inic iativas:

No

Direcc ionamiento

Es tratégico21/Jan/2016 08:31 30/Nov/2016 23:59

08/abr/2016 15:52

La Direcc ión de Ges tión General aplicó los


materializac ión del riesgo as i:

1 . Es tablec imiento de lineamientos para la ges tión

de recursos de cooperac ión internac ional al interior

de la entidad:

.A dopc ión ins tituc ional de lineamientos y

documentac ión en el Sis tema Integrado de Ges tión

de la P res idenc ia SIGEPRE de los s iguientes

documentos:

•P rocedimiento P -DE-11 Ges tión de recursos de

cooperac ión internac ional no reembolsable y de los

•Formato F-DE-40 Inventario de C ooperac ión

C onsolidado

•Formato F-DE-41 P erfil Base del P royec to

C ooperac ión Internac ional No Reembolsable,

incorporados

2. Soc ializac ión de los lineamientos de

cooperac ión:

A .Expedic ión de la C ircular C IR16-00000004 (O 3-

3-2016)

B. Reunión para soc ializac ión con jefes de

dependenc ias y enlaces as ignados (29-03-2016):

3 . A compañamiento a las dependenc ias en la

desarrollo de las inic iativas de cooperac ión:

A 31 de marzo se adelantaron acc iones de

coordinac ión y acompañamiento a dependenc ias y

grupos de trabajo con inic iativas:

•C onsej. P res idenc ial de DDHH- convenio de

cooperac ión internac ional a susc ribir entre la

No

Improbable Menor Zona de riesgo baja 4Las políticas de manejo asumidas son para

evitar y/o reduc ir el riesgo.

PA -2015-2018

Direcc ión de Ges tión

Desarticulac ión de los recursos de cooperac ión

frente a ac tividades de planes de acc ión

15/jul/2016 19:12









se realizó el 2 de junio de 2016. En és te se

presentó el es tado de avance del P lan Es tratégico

y de los planes de acc ión con corte a 30 de marzo.

Se evidenc ió que el objetivo 2 “Fortalecer los

programas y proyec tos soc iales con enfoque

diferenc ial” presenta un indicador por debajo del

80%, es to debido a un indicador de la A lta

C onsejería de Equidad para la mujer que viene

rezagado de la vigenc ia 2015. C on respec to a

planes de acc ión, en la Subdirecc ión de

O perac iones se evidenc ió que un indicador es taba

por debajo del 80% asoc iado al Á rea de Talento

Humano, el cual obedece al avance de la

implementac ión del Sis tema de Seguridad y Salud

en el trabajo, sobre el cual ya se han venido

tomando acc iones de mejora por parte de la

Subdirecc ión con la ac tivac ión del C O PA SS y la

No

01/ago/2016 15:10

Se realiza el monitoreo definitivo al riesgo acorde

con la informac ión regis trada en el aplicativo

Sigepre al día 29 de julio. C on corte a 30 de junio y

durante el segundo trimestre de 2016 se aplicaron

los s iguientes controles es tablec idos para evitar la




ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo: el

es tado de avance del P lan Es tratégico y de los

planes de acc ión con corte a 30 de junio se

presentarán en los comités a realizarse en el mes

de agos to.




el segundo trimestre se tramitaron 16 solic itudes

de modificac iones a los planes de las dependenc ias





recomendac iones a los planes de acc ión de las

dependenc ias .

4 . C orreos preventivos frente a la oportunidad y

Si 30/jun/2016 23:59

15/abr/2016 18:38


reporte de Sigepre generado el día de hoy, la

s iguiente dependenc ia presenta resultados en sus

indicadores por debajo del 80%: C onsejería

P res idenc ial para la Equidad de la Mujer: 32.5% en

indicadores y 50% en planes .

Teniendo en cuenta que es ta dependenc ia tiene en

curso de aprobac ión la mejora MPA -383, que

implica el ajus te en la periodic idad y metas de

indicadores , y afec ta el porcentaje de avance

durante la vigenc ia, se realiza un monitoreo

preliminar.

Durante el primer trimestre de 2016 se aplicaron

los s iguientes controles para evitar la






el trimestre se realizaron 11 modificac iones a los

planes de las dependenc ias acorde con sus

neces idades .


Interno: La O fic ina de C ontrol Interno ha venido

No

16/may/2016 09:23

Se realiza el monitoreo definitivo al riesgo de

"Incumplimiento de los resultados previs tos en la

planeac ión es tratégica y operativa", teniendo en

cuenta que ya todas las dependenc ias regis traron

la informac ión de indicadores y planes en el

aplicativo Sigepre y de acuerdo con el reporte

generado las s iguientes dependenc ias presentan

resultados en sus indicadores por debajo del 80%:

Á rea de Talento Humano: 79,2% en Indicadores .

Es ta s ituac ión obedece a que el indicador con

periodic idad bimestral "C umplimiento del

c ronograma de implementac ión del Sis tema de

Seguridad y Salud en el trabajo y Ges tión

A mbiental", presentó un avance de 1 ,59% frente a

la meta del 15% es tablec ida para el mes de

febrero, lo que afec tó el avance del total de

indicadores del área.

De otro lado, es importante ac larar que s i bien el

reporte muestra que la C onsejería P res idenc ial

para la Equidad de la Mujer presenta un avance en

indicadores del 55%, el único indicador que tiene

periodic idad trimestral es el "U tilizac ión de los

recursos as ignados Equidad de la Mujer", por su

parte el indicador "Sis tema de indicadores de

género, implementado" que aparece en rojo tiene

periodic idad semestral.

Si 31/mar/2016 23:59

15/ene/2016 19:08














preliminar.

No

04/feb/2016 08:22

Se realiza monitoreo definitivo correspondiente a

dic iembre de 2015.

C on corte a 31 de dic iembre y durante el último




1 . P resentac ión en el C omité ins tituc ional de

Desarrollo A dminis trativo. E l último comité

ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo se realizó

el 29 de oc tubre de 2015. Se presentó el es tado

de los planes de acc ión con corte a 30 de

septiembre en los cuales se evidenc ió el

incumplimiento de metas en las s iguientes

dependenc ias: C onsejería P res idenc ial para la

P rimera Infanc ia, Direcc ión para la A cc ión Integral

contra M inas A ntipersonales y Á rea A dminis trativa.




el cuarto trimestre se hic ieron 7 solic itudes de






Si 04/feb/2016 08:21

26/oc t/2015 16:34

C on corte a 30 de septiembre y durante el







se realizó el 17 de septiembre. Se presentaron

entre otros temas , el seguimiento a los riesgos

materializados en las s iguientes dependenc ias:


Á rea A dminis trativa, Direcc ión para A suntos

P olíticos y Direcc ión para la A cc ión Integral contra

M inas A ntipersonales , las cuales formularon planes

de mejoramiento. E l seguimiento con corte a 30 de

septiembre se presentará en el comité a realizarse

el 29 de septiembre.




el trimestre se hic ieron 26 solic itudes de





Si 15/oc t/2015 20:59

15/ene/2016 18:58














preliminar.

No

23/jul/2015 17:40




indicadores por debajo del 80%:

Direcc ión de A suntos P olíticos: 0% en planes;


A ntipersona: 42,43% en indicadores y 64,29% en

planes; Á rea A dminis trativa: 68,75% en planes y

no se evidenc ia regis tro de la informac ión de

indicadores . La Direcc ión para la Es trategia de

C omunicac ión no ha reportado la informac ión de

indicadores correspondiente al segundo trimestre.

Es tos resultados indican que el riesgo se

materializó en las dependenc ias menc ionadas .

Si 23/jul/2015 17:48

14/oc t/2015 19:57

C on corte a 30 de septiembre y de acuerdo con el




C onsejería P res idenc ial para la Equidad de la

Mujer: 72,50% en indicadores y 0% en P lanes;

C onsejería P res idenc ial para la P rimera Infanc ia:

72,05% en indicadores; Direcc ión para la A cc ión

Integral contra minas antipersonales: 59,91% en

indicadores y 77,27% en planes; Á rea

A dminis trativa: 44,63 en Indicadores; Direcc ión

para el Sec tor P rivado 10% en indicadores .



preliminar.

Se realizará nuevamente el monitoreo a 30

de septiembre previo a la realizac ión del C omité

Ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo.

No

15/jul/2015 18:11




indicadores por debajo del 80%: Direcc ión de

A suntos P olíticos , Direcc ión de P olíticas P úblicas ,


A ntipersonal, Á rea A dminis trativa y Grupo de

A tenc ión al Usuario.


regis trado informac ión de los indicadores: Á rea

A dminis trativa, Grupo de A tenc ión al Usuario,

Direcc ión de A suntos P olíticos , C onsejería

P res idenc ial para los Derechos Humanos , Direcc ión

para la Es trategia de C omunicac iones .



preliminar.

Se realizará nuevamente el monitoreo a 30 de junio

previo a la realizac ión del C omité Ins tituc ional de

No

23/ene/2015 17:32

De acuerdo con la informac ión regis trada en el

aplicativo Sigepre con corte a 31 de dic iembre, el

riesgo "Incumplimiento de los resultados previs tos

en la planeac ión es tratégica y operativa", no se

materializó. Las dependenc ias presentaron

resultados por enc ima del 80% en su ges tión de

indicadores y planes .

No

15/abr/2015 15:16




sus indicadores por debajo del 80%: Secretaría de

T ransparenc ia, cuyo porcentaje de avance es del

28 ,38% correspondiente al indicador de ejecuc ióni

de recursos , el cual es el único indicador con

periodic idad trimestral.


regis trado informac ión de los indicadores con corte

trimestral: Secretaría P rivada, Direcc ión de

Eventos , Secretaría para la Seguridad P res idenc ial,

C asa M ilitar, Secretaría Jurídica, Direcc ión para la

ejecuc ión de Gobierno, Direcc ión de P olíticas

P úblicas , Direcc ión para el Sec tor P rivado,


Grupo de A tenc ión al Usuario.



No

15/sep/2014 11:38





















de 63.36%



No

09/ene/2015 08:11

De acuerdo con la informac ión regis trada por las

dependenc ias en el aplicativo Sigepre con corte a 8

de enero, las s iguientes dependenc ias presentan

resultados por debajo del 80% teniendo en cuenta

que no han regis trado informac ión de avance en sus

planes y/o indicadores: Direcc ión de A suntos

P olíticos 50% en planes y 60%(D)* en

indicadores , Fondo de P rogramas Espec iales para

la P az 46,42% en planes y 92,11%(D)* en

indicadores , C onsejería P res idenc ial para la

P rimera Infanc ia 73,55%(D)* en indicadores ,

C onsejería P res idenc ial del Sis tema de

C ompetitividad e Innovac ión 100%(D)* en

indicadores , C onsejería P res idenc ial de Derechos

Humanos 72,08%(D)* en indicadores , Direcc ión

para la A cc ión contra M inas A ntipersonales

31,81% en planes y 50% en indicadores , Direcc ión

de Seguridad 74,21% (D)* en indicadores y

Direcc ión para la Relac ión con los Medios 57,93%

en planes y 49,72%(D)* en indicadores .

*No se han regis trado datos de indicadores , por lo

tanto el s is tema no puede calcular el resultado

No

1. No se contribuye con el cumplimiento de los




recursos .



de control


02/may/2014 17:00

Durante el primer cuatrimestre de 2014, se


operativos , la primera corresponde a la

modificac ión del P lan O perativo de la O fic ina de

C ontrol Interno Es trategia 2 , referente a la

ampliac ión de la fecha de la ac tividad Soc ializar la

guía para el fortalec imiento del C ontrol Interno

Ins tituc ional P EA -SGC para el 30 de junio de

2014, la segunda corresponde a la modificac ión del

P lan O perativo del Grupo de A tenc ión al Usuario y

Servic ios C ompartidos Es trategias 1 y 3 , referente

a la modificac ión de las fechas de las ac tividades

E laborar el portafolio de servic ios mis ionales ,


DA PRE, Soc ializar a través de la página web de la

Entidad, el portafolio de servic ios mis ionales ,


DA PRE, a los c iudadanos , A plicar la(s ) encues ta(s )

diseñada(s) para medir la satis facc ión de los

c lientes en relac ión con los trámites y otros

procedimientos adminis trativos que pres ta el

DA PRE, C onsolidar y analizar trimestralmente los

resultados de la encues ta aplicada, Soc ializar

trimestralmente a los responsables de los trámites

y otros procedimientos adminis trativos que pres ta

el DA PRE, los resultados de la encues ta aplicad,

A c tualizar el procedimiento para la atenc ión de

No

23/abr/2015 09:29

Si NoImprobable Moderado Zona de riesgo moderada 6













dependenc ias .


reporte de Sigepre generado el día de hoy el Dapre

presenta 94,07% de avance en indicadores y

92,31% en planes . Sin embargo, a nivel de

dependenc ias , 2 presentan resultados por debajo

del 80%: la Secretaría de T ransparenc ia cuyo

porcentaje de avance es del 28 ,38%

correspondiente al indicador de ejecuc ióni de

recursos , y la Direcc ión para la E jecuc ión de

Gobierno cuyo porcentaje de avance es del 50% en

indicadores y 0% en ac tividades , debido a que en la

es trategia 2 algunas ac tividades venc ieron y no se

han cerrado.

Se adjuntan las presentac iones de Sigepre con los

avances por Despacho y dependenc ia.

Si 31/mar/2015 23:59

A ctivo























(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles

DE Evitar el riesgo

Revis ión de las neces idades y montos solic itados

por parte de las dependec ias

Identificac ión las neces idades teniendo en cuenta

los gas tos de func ionamiento y de invers ión

Revis ión y retroalimentac ión de la programac ión y

ejecuc ión del P lan A nual de A dquis ic iones

C omité de ordenac ión del gas to

C orreos de seguimiento a la ejecuc ión del P lan



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A UC apac itac iones frente a produc tos y/o servic ios no

conformesEvitar el riesgo

Fortalecer el Sis tema

Integrado de Ges tión de

la P res idenc ia de la

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00



la P res idenc ia 2015

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00

A U Utilizac ión del aplicativo de servic ios compartidos Evitar el riesgo

13/oc t/2015 11:06

E l monitoreo del riesgo se realizará con base en la

verificac ión de la eficac ia de los controles y los

resultados obtenidos en el indicador "Satis facc ión

C liente Interno" con corte al 30 de Septiembre de

2015, toda vez que el indicador se mide de manera

trimestral.

Es te riesgo no se materializó en el periodo

reportado, teniendo en cuenta que el nivel de

satis facc ión de los usuarios internos para el tercer

trimestre de 2015, fue del 98 .72%, cumpliéndose

la meta es tablec ida (90%) para el periodo

No

No

21/jul/2015 22:23




C liente Interno" con corte al 30 de junio de 2015,

toda vez que el indicador se mide de manera

trimestral.



satis facc ión de los usuarios internos para el

segundo trimestre de 2015, fue del 97 ,96%,

cumpliendose la meta es tablec ida (90%) para el

periodo reportado. Es dec ir, los A cuerdos de N ivel

de Servic io durante la pres tac ión de los servic ios

No

23/ene/2015 21:30




C liente Intero" con corte al 31 de dic iembre de


trimestral.



satis facc ión de los usuarios internos para el

periodo fue del 97 ,21%, cumpliendose la meta

es tablec ida (90%) para el periodo reportado. Es

dec ir, los A cuerdos de N ivel de Servic io durante la

pres tac ión de los servic ios compartidos del

DA PRE, se cumplieron satis fac toriamente.

No

Fallas o interrupc iones del aplicativo A ltiris para

regis trar las solic itudes de servic ios compartidos .

Si No

Reuniones con los c lientes benefic iados de la

pres tac ión de los servic iosA lto nivel de solic itudes de servic ios por parte de

las dependenc iasEncues ta de satis facc ión

P rioridad a usuarios de alto nivel, en la pres tac ión

de los servic ios internos A s ignac ión de recurso humano para la pres tac ión

de los servic ios compartidosBaja disponibilidad de s tock de inventarios para

atender los servic ios solic itados

02/Jan/2015 08:00 31/Dec/2016 23:36

04/sep/2014 12:09

E l monitoreo del riesgo se realiza con base en la


resultados obtenidos en la encues ta de

Satis facc ión del c liente interno con corte al 30 de

junio de 2014, toda vez que el indicador se mide de

manera trimestral.

No


La política de adminis trac ión del riesgo es

evitar, por lo que se dará aplicac ión a los

controles y capac itac iones a los usuarios

internos , sobre Servic io y A tenc ión al

C liente.

PA -2015-2018 Grupo de

A tenc ión a la C iudadanía -

Es trategia 1

A tenc ion al Usuario

Javier Sanabria Salazar P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16 ImprobableA c tivo


Incumplimiento de los A cuerdos

de N ivel de Servic io durante la

pres tac ión de los servic ios

compartidos del DA PRE

A C C C oordinar la pres tac ión de los servic ios

internos es tablec idos bajo el esquema de Servic ios

C ompartidos . Incumplimiento de compromisos

durante la pres tac ión de los servic ios compartidos ,

por parte de las dependenc ias responsables de

brindar dichos servic ios .

Baja disponibilidad de recurso humano para atender

los servic ios solic itados

1. Se puede presentar la interrupc ión de otros

procesos al interior de la entidad

2. Se pueden presentar quejas y/o rec lamos por

parte de los usuarios internos y/o externos

3. Se puede perder c redibilidad o imagen de los

pres tadores de los servic ios internos

4. Se pueden generar sanc iones de tipo disc iplinario

15/abr/2016 18:30


verificac ión de la eficac ia de los controles , el

seguimiento realizado por parte de la O fic ina de

P laneac ión al reporte del P roduc to y/o Servic io No

C onforme correspondiente al primer trimestre de

2016 y a los resultados obtenidos en el indicador

"P orcentaje de dependenc ias que incumplen el

compromiso de reportar los produc tos y/o servic ios

no conformes".

Durante el primer trimestre, se aplicaron los


1 . A compañamiento/capac itac ión frente a la

revis ión e identificac ión de produc tos y/o servic ios

no conformes

2. A c tualizac ión del P rocedimiento PS No C onforme

3. Seguimiento trimestral a las dispos ic iones

es tablec idas en el Manual de Servic ios M is ionales

4. A plicativo SIGEPRE para la identificac ión y

reporte del produc to y/o servic io no conforme

A ún cuando los controles es tablec idos se aplicaron

por parte de la O fic ina de P laneac ión, es te

riesgo se materializó en el periodo reportado,

teniendo en cuenta que 4 de las 24 dependenc ias

mis ionales que debían reportar los produc tos y/o

servic ios no conformes , lo realizaron fuera de la

17/abr/2015 17:11

C on corte a 31 de marzo de 2015, se observa que

no se materializó el riesgo del incumplimiento de

los A cuerdos de N ivel de Servic io, durante la

pres tac ión de los servic ios internos o compartidos

del DA PRE, ya que el 1 .5% (c lientes

insatis facc ion) no es representativo de la

Si 14/abr/2016 23:30

15/jul/2016 17:40

E l monitoreo del riesgo se realizará con base en el

seguimiento realizado por parte de la O fic ina de

P laneac ión al reporte del P roduc to y/o Servic io No

C onforme correspondiente al segundo trimestre de

2016 y a los resultados obtenidos en el indicador

"P orcentaje de dependenc ias que incumplen el


no conformes".

Los controles es tablec idos se aplicaron por parte

de la O fic ina de P laneac ión, lo que permitió que

es te riesgo no se materializará en el periodo

reportado, teniendo en cuenta que únicamente 2 de

las 24 dependenc ias mis ionales que debían

reportar los produc tos y/o servic ios no conformes ,

lo realizaron fuera de la fecha límite es tablec ida

para presentar el reporte (15 de julio de 2016), lo

que equivale al 8 ,33%, encontrándose dentro del

rango de la meta es tablec ida (10%) para el 2do.

T rimestre del año 2016.

Las 22 dependenc ias que presentaron el reporte del

produc to y/o servic io no conforme oportunamente,

lo hic ieron de acuerdo con los lineamientos

es tablec idos en el Manual de Servic ios M is ionales

vigente, informando que no se identificaron

produc tos y/o servic ios no conformes relac ionados

No

13/oc t/2015 09:20



resultados obtenidos en el indicador "P orcentaje de

dependenc ias que incumplen el compromiso de

reportar los produc tos y/o servic ios no conformes"

con corte al 30 de Septiembre de 2015, toda vez

que el indicador se mide de manera trimestral.


reportado, teniendo en cuenta que el 100% de las

27 dependenc ias mis ionales que deben reportar los

produc tos y/o servic ios no conformes , lo realizaron

oportunamente y de acuerdo con los lineamientos


No

15/ene/2016 10:00






con corte al 30 de Dic iembre de 2015, toda vez que

el indicador se mide de manera trimestral.



25 dependenc ias mis ionales que debían reportar

los produc tos y/o servic ios no conformes , lo

realizaron de acuerdo con los lineamientos


No

11/may/2015 08:50

Se realiza monitoreo teniendo en cuenta el

indicador "porcentaje de dependenc ias que

incumplen el compromiso de reportar los produc tos

y/o servic ios no conformes", con corte al 31 de

marzo de 2015. Es te riesgo no se materializó en el

periodo reportado, teniendo en cuenta que el 100%

de las dependenc ias que debían reportar la

informac ión correspondiente al primer trimestre del

año 2015, lo hic ieron dentro de la fecha es tablec ida

para presentar el reporte, cumpliendose la meta

es tablec ida para el periodo reportado.

Se anexa el archivo de seguimiento realizado por el

Grupo de A tenc ión al Usuario y Servic ios

No

31/jul/2015 10:30






con corte al 30 de junio de 2015, toda vez que el

indicador se mide de manera trimestral.



27 dependenc ias mis ionales que deben reportar los

produc tos y/o servic ios no conformes , lo realizaron

oportunamente y de acuerdo con los lineamientos


vigente, cumpliendose as í la meta es tablec ida

(90%) para el segundo trimestre del año 2015.

No

29/ago/2014 10:44

se realiza monitoreo teniendo en cuenta el indicador

"porcentaje de dependenc ias que incumplen el


no conformes", con corte al 30 de junio de 2014.

Es te riesgo se materializó en el periodo reportado,

se formuló plan de mejoramiento: Reporte de

P roduc to y/o Servic io No C onforme.

No

21/ene/2015 19:28


indicador "porcentaje de dependenc ias que

incumplen el compromiso de reportar los produc tos

y/o servic ios no conformes", con corte al 31 de

dic iembre de 2014. Es te riesgo no se materializó

en el periodo reportado, teniendo en cuenta que el

94% de las dependenc ias reportaron

oportunamente la informac ión correspondiente al

cuarto trimestre del año 2014, cumpliendose la

meta es tablec ida (90%) para el periodo reportado.

No obs tante, a la fecha se encuentra en ejecuc ión

el plan de mejoramiento: Reporte de P roduc to y/o

Servic io No C onforme, el cual se asoc ia al presente

No

No

25/ago/2014 17:01Se ac tualiza es te riesgo, acorde a los nuevos

lineamientos para la A dminis trac ión del Riesgo.No




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00

30/may/2014 16:12

De acuerdo con el resultado obtenido en el

indicador asoc iado, se observa que únicamente el

68% (15) de las 22 dependenc ias que debían

reportar produc tos y/o servic ios no conformes

presentados o no, durante el primer trimestre del

año 2014, enviaron la informac ión correspondiente

as í:

a) 14 dependenc ias informaron a través de correo

elec trónico, que no se presentaron en sus ofic inas ,

produc tos y/o servic ios no conformes durante el

primer trimestre del año 2014.

b) 1 dependenc ia, que fue el P rograma para la

A cc ión Integral contra M inas A ntipersonal reportó

a través del SIGEPRE, el produc to o servic io no

conforme presentado durante el primer trimestre del

año 2014, el cual quedó regis trado en el s is tema

con el código RPS-16.

E l 32% (7) de las 22 dependenc ias que no

reportaron ninguna informac ión correspondiente a

produc tos y/o servic ios no conformes o no, fueron:

A lta C onsejería para A suntos P olíticos , A lta

C onsejería para la Equidad de la Mujer, C asa

M ilitar, P rograma de Derechos Humanos , Secretaría

de T ransparenc ia, Secretaría Jurídica y la

Secretaría para la Seguridad del P res idente.

Teniendo en cuenta los resultados anteriores y que




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00

30/ene/2014 09:49

De acuerdo con el resultado obtenido, se observa

que el 86% de las 22 dependenc ias que debían


presentados o no, durante el último trimestre del


as í:




último trimestre del año 2013.

b) 3 dependenc ias , que son la A lta C onsejería

P res idenc ial, la A lta C onsejería para la

C ompetitividad y el P rograma P res idenc ial para el

Desarrollo Espac ial c readas en ´mediante los

Decretos 2069 del 24 de septiembre, dec reto

2612 del 20 de noviembre y 2516 del 15 de

noviembre todos del año 2013 no reportaron

produc to o servic io no conforme, toda vez que son

nuevas en la es truc tura de la entidad y a 31 de

dic iembre de 2013 no tenían identificado el

subservic io mis ional al cual se asoc ia el

tratamiento del produc to o servic io no conforme, el

cual se realizará durante el primer trimestre de

2014.

No

No

P rocedimiento PS No C onformeDesconoc imiento de la normatividad aplicable y de

los lineamientos internos Seguimiento trimestral a las dispos ic iones

es tablec idas en el Manual de Servic ios M is ionalesFortalecer el Sis tema



02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00Des ignac ión de servidores públicos , s in las

competenc ias para la aplicac ión de los lineamientos

internos para la identificac ión de los sub-servic ios

13/dic /2012 12:41

Se ajus ta la fecha de Monitoreo, teniendo en cuenta

que por las dispos ic iones internas de la Entidad

para los turnos de descanso de fin de año, no se

contará con todos los func ionarios del Grupo de

A tenc ión al Usuario y Servic ios C ompartidos , que

permitan realizar es ta ac tividad.

No

Si

15/nov/2013 14:33

De acuerdo con el resultado obtenido, se observa

que el 95% de las 20 dependenc ias que debían


presentados o no, durante el tercer trimestre del


as í:




tercer trimestre del año 2013.

b) 2 dependenc ias , regis traron en el aplicativo

SIGEPRE el reporte de los produc tos y/o servic ios

no conformes presentados en el periodo reportado.

E l 5% res tante corresponde a una (1) dependenc ia

(Secretaría de P rensa) que no envió o reportó,

informac ión correspondiente al tercer trimestre del

año 2013.

C omparado con el periodo anterior, se observa que

se pasó del 67% de las dependenc ias que no

cumplían con el reporte de produc tos y/o servic ios

no conformes , a solo el 5% en el presente periodo,

cumpliendo as í la meta es tablec ida para el tercer

trimestre (29%).

E l Grupo de A tenc ión al Usuario y Servic ios

C ompartidos , realiza el seguimiento

correspondiente al cumplimiento de lo es tablec ido

en el procedimiento para la planificac ión,

identificac ión y control de produc tos y/o servic ios

no conformes , as í mismo, brinda el

acompañamiento permanente a las dependenc ias

para la identificac ión y reporte de produc tos y/o

servic ios no conformes , lo que ha permitido cumplir

No

6

Se realiza ac tualizac ión del riesgo de

acuerdo con los nuevos lineamientos para la

adminis trac ión del riesgo, la política de

adminis trac ión del riesgo es evitar, por lo

tanto se aplicarán los controles

es tablec idos para evitar su materializac ión

y la acc ión transversal es tablec ida para el

reporte de los produc tos y/o servic ios no

conformes .




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00

Moderado Zona de riesgo alta 12 Improbable Moderado Zona de riesgo moderada

A plicativo SIGEPRE para la identificac ión y reporte

del produc to y/o servic io no conforme

A ctivo



en el reporte de produc tos y/o

servic ios no conformes por parte

de las ofic inas que integran los

P rocesos M is ionales

A C C : C oordinar y hacer seguimiento al T ratamiento

de los Servic ios No C onforme. Incumplimiento de

compromisos en el reporte de produc tos y/o

servic ios no conformes por parte de las ofic inas que

integran los P rocesos M is ionales

Falta de compromiso de los servidores públicos en

la aplicac ión de los procedimientos

1. No se controla los produc tos y/o servic ios no

conformes al interior de los procesos mis ionales .

2 . No se cuenta con informac ión para la mejora

continua de los produc tos y/o servic ios que brindan

los procesos mis ionales .

3 . Hallazgos de A uditorías .

4 . P érdida de imagen

Javier Sanabria Salazar P robable

Responsable


Controles




E

Proceso


13/jul/2016 16:52

Se evidenc ia que durante el segundo trimestre de la

presente vigenc ia, correspondiente a los meses de

abril, mayo y junio, se efec tuaron 9 modificac iones

al P lan A nual de A dquis ic iones aprobadas por la

Subdirecc ión de O perac iones , las cuales han

permitido inc luir, eliminar o modificar los ítems del

P lan A nual de A dquis ic iones de acuerdo con las

neces idades de las dependenc ias del Departamento

A dminis trativo de la P res idenc ia de la República.

P ara el segundo trimestre se presentaron 36

solic itudes de modificac ión del P lan A nual de

A dquis ic iones las cuales se agruparon en 9

modificac iones aprobadas por la Subdirec tora de

O perac iones , las cuales fueron atendidas

oportunamente de la s iguiente manera: * Dos (2)

en A bril * C uatro (4) en Mayo * T res (3) en Junio.

Es de anotar que debido al trámite de resoluc ión

presupues tal para es te periodo se cumplió en un

No

Atencion al Usuario

15/ene/2016 17:36

C on corte a 31 de Dic iembre del 2015 se tienen

programados en el PA A 873 ítems y se efec tuaron

55 modificac iones al P lan A nual de A dquis ic iones

PA A aprobadas por el Subdirec tor de O perac iones

las cuales han permitido inc luir, eliminar o modificar

los ítems del PA A de acuerdo con las neces idades

de las dependenc ias del DA PRE.

P ara el cuarto trimestre se presentaron 58

solic itudes de modificac ión del PA A las cuales se

agruparon en 18 modificac iones aprobadas por el

Subdirec tor de O perac iones las cuales fueron

atendidas oportunamente as í: 4 en O ctubre, 6 en

Noviembre y 8 en Dic iembre.

Durante el último trimestre se aplicaron los

controles asoc iados al riesgo as í:

• Revis ión y retroalimentac ión de la

programac ión y ejecuc ión del P lan A nual de

A dquis ic iones: los integrantes de la ofic ina de

planeac ión regis traron semanalmente el cargue de

la ejecuc ión del PA A acorde con los reportes

generados en el SIIF

• C omité de ordenac ión del gas to: se verifica

que los bienes y/o servic ios es tén programados y

cuenten con los recursos para su adquis ic ión y que

en caso de no ser as í, se solic itaran las

No

11/abr/2016 09:28

C on corte a 31 de Marzo del 2016 se tienen

programados en el P lan A nual de A dquis ic iones

876 ítems y se efec tuaron 10 modificac iones al

P lan A nual de A dquis ic iones aprobadas por la

Subdirecc ión de O perac iones las cuales han

permitido inc luir, eliminar o modificar los ítems del

P lan A nual de A dquis ic iones de acuerdo con las

neces idades de las dependenc ias del Departamento


P ara el primer trimestre se presentaron 40

solic itudes de modificac ión del P lan A nual de

A dquis ic iones las cuales se agruparon en 10

modificac iones aprobadas por la Subdirec tora de

O perac iones , las cuales fueron atendidas

oportunamente de la s iguiente manera: * T res (3)

en Enero * T res (3) en Febrero * C uatro (4) en

Marzo. Es importante prec isar que en los C omités

de O rdenac ión del Gas to se verifica que los bienes

y/o servic ios es tén programados y cuenten con los

recursos para su adquis ic ión y que en caso de no

ser as í, se solic itarán las modificac iones

respec tivas .

Durante el primer trimestre se aplicaron los

controles asoc iados al riesgo as í:

No

15/jul/2015 19:10

C on corte a 30 de Junio de 2015 se tienen







P ara el Segundo trimestre se presentaron 34




atendidas oportunamente as í: 4 en A bril: 3 en

Mayo y 4 en Junio

Es importante prec isar que en los C omités de

O rdenac ión del Gas to se verifica que los bienes y/o

servic ios es tén programados y cuenten con los


ser as í, se solic itaran las modificac iones

respec tivas . Teniendo en cuenta lo anterior a la

No

15/oc t/2015 18:29

C on corte a 30 de Septiembre de 2015 se tienen







P ara el tercer trimestre se presentaron 44




atendidas oportunamente as í: 4 en julio, 5 en

A gos to y 4 en Septiembre.44

NoZona de riesgo extrema 16

C omunicac ión informando los lineamientos para la

elaborac ión del P lan A nual de A dquis ic iones

A c tivo


A dquis ic ión de bienes y/o

servic ios No Inc luidos en el

P lan A nual de A dquis ic iones del

DA PRE

A C C : E jecutar, realizar seguimiento y tramitar

modificac iones al P lan A nual de A dquis ic iones . En

caso de ser necesario se realizan modificac iones al

PA A de acuerdo con las prioridades .

A C : Realizar capac itac iones sobre la programac ión

y modificac iones al P lan A nual de A dquis ic iones

E l P lan A nual de A dquis ic iones es la herramienta

mediante la cual el Departamento A dminis trativo de

la P res idenc ia de la Republica formula, ejecuta y

hace seguimiento a la adquis ic ión de bienes y/o

servic ios y a la ejecuc ión presupues tal de manera

coordinada con las dependenc ias involuc radas , en

procura de ejercer control a los items programados

y con el fin de evitar s ituac iones adminis trativas y

disc iplinarias en la entidad derivadas de su manejo.

A utorizac ión y ejecuc ión del proceso contrac tual

s in es tar contemplado en el P lan A nual de

1 . La programac ión del P lan A nual de A dquis ic iones

No corresponde con la ejecuc ión del SIIF

2 . Se presentan hallazgos por auditoria externa e

interna

3. Se pueden presentar acc iones adminis trativas y

disc iplinarias

09/ene/2015 18:01

C on corte a 31 de dic iembre de 2014 se tienen







P ara el cuarto trimestre se presentaron 17

modificac iones las cuales fueron atendidas

oportunamente as í: 5 en O ctubre: 4 en noviembre

y 8 en dic iembre. Se redujo el número de

solic itudes por parte de las dependenc ias acorde

con el c ierre de la vigenc ia fis cal y los tiempos de

contratac ión. Se adjunta archivo en el cual se lleva

el consecutivo.



No

15/abr/2015 15:04

C on corte a 31 de Marzo de 2015 se tienen







P ara el P rimer trimestre se presentaron 14

modificac iones las cuales fueron atendidas

oportunamente as í: 4 en Enero: 6 en Febrero y 4 en

Marzo






No

Si No

Solic itudes de contratac ión de bienes y servic ios

No inc luidos en el P lan A nual de A dquis ic iones

Inadecuada programac ión del P lan A nual de

A dquis ic iones por parte de las dependenc ias

La dependenc ia No acato los lineamientos para la

programac ión del P lan A nual de A dquis ic iones

Desconoc imiento de la normatividad vigente para la

adquis ic ión de bienes y/o servic ios C omités de seguimiento a la Ges tión de la

Subdirecc ión de O perac iones

Direcc ionamiento

Es tratégico02/Jan/2015 00:00 31/O ct/2015 23:59

15/sep/2014 21:22

C on corte a 31 de A gos to de 2014 se tienen

programados en el PA A 922 ítems. A la fecha se

han efec tuado 043 modificac iones al P lan A nual de

A dquis ic iones PA A aprobadas por el Subdirec tor de

O perac iones las cuales han permitido inc luir,

eliminar o modificar los ítems del PA A de acuerdo

con las neces idades de las dependenc ias del

DA PRE.






respec tivas .

Teniendo en cuenta lo anterior a la fecha no se han

No


C on el fin de evitar que se adquieran bienes

y/o servic ios que no se encuentren

inc luidos en el P lan A nual de A dquis ic iones

del DA PRE, la O fic ina de P laneac ión

continuará implementando los controles que

se documentaron en la etapa de valorac ión.

A s i mismo en su plan O perativo 2015

inc luyo la es trategia Fortalecer la

A dminis trac ión del P lan A nual de

A dquis ic iones . Lo anterior con el objetivo de

que el riesgo no se materialice.

PA -2015-2018 O fic ina

de P laneac ión -

Diana M ireya Munar Moreno P robable Mayor

14/abr/2016 16:33








Es to s ignifica un índice de 1 ,28, indicando una

proac tividad alta, es dec ir que se han identificado

mas mejoras preventivas y oportunidades de

mejora que acc iones correc tivas . Se adjuntan los

reportes de planes de mejoramiento del aplicativo

SIGEPRE - módulo de mejoras .

Durante el primer trimestre se aplicaron los







regis trado en SIGEPRE no exis te, durante lo corrido

del trimestre se han ac tualizado 113 documentos ,

No

15/jul/2016 18:43








Es to s ignifica un índice de 1 .56, indicando una

proac tividad alta, es dec ir que se han identificado

más mejoras preventivas y oportunidades de

mejora que acc iones correc tivas . Se adjuntan los

reportes de planes de mejoramiento del aplicativo

SIGEPRE - módulo de mejoras .

Durante el segundo trimestre se aplicaron los


•A plicativo SIGEPRE para ges tionar y controlar los

documentos , riesgos , mejoras , planes de auditoria y

reportes de produc tos y/o servic ios no conformes:

para todos los elementos anteriormente


regis trado en SIGEPRE no exis te, durante lo corrido

del trimestre se han ac tualizado 129 documentos ,

73 normas , monitoreado 72 riesgos , 30 mejoras

No

15/ene/2016 16:53









del aplicativo SIGEPRE - módulo de mejoras .

Durante el cuarto trimestre se aplicaron los







regis trado en SIGEPRE no exis te.

• Revis ión metodológica y técnica de los

documentos previo a su aprobac ión y liberac ión:

todo nuevo documento o ac tualizac ión pasa por

es ta revis ión por parte de los asesores de la

O fic ina de P laneac ión.

No

NoSi8

C on el fin de evitar el riesgo la O fic ina de

P laneac ión cuenta con una es trategia en su

plan operativo orientada a Fortalecer el

SIGEPRE desde su adminis trac ión la cual

contempla acc iones como el seguimiento a

la calidad y oportunidad de los indicadores ,

la formulac ión de planes de mejoramiento, la

agenda de soc ializac ión y comunicac ión del

SIGEPRE, la ejecuc ión de la semana del

SIGEPRE, el monitoreo de riesgos , entre

otros .

Zona de riesgo extrema 16 Improbable Mayor Zona de riesgo altaA c tivo

Perdida del certificado de

calidad por incumplir requis itos

de la NTC GP 1000

A C C : A dminis trar y controlar los documentos del

SIGEPRE.

Es te riesgo se presenta en la revis ión de los

requis itos técnicos de la NTC GP 1000

presentados en los ejes transversales del Sis tema

de Ges tión de la C alidad como son documentos ,

regis tros , produc tos yo servic ios no conformes ,

auditorias internas , acc iones preventivas ,

correc tivas y manejo de riesgos , ya que es te

incumplimiento y hallazgos de auditorías externas

pueden ocas ionar la pérdida del certificado de

calidad de la entidad.

1 . Incumplimiento de la ley 872 de 2003

2. Sanc iones legales y/o disc iplinarias

3 . P erdida de imagen y/o c redibilidad de la entidad

frente a los servic ios pres tados

Edgar U rrego Martinez P robable Mayor



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles

A U A plicativo SIGO B para la atenc ión de las PSQ R's Reduc ir el riesgo

Interrupc ión de terminos para la respues ta de las

PSQ RInformac ión sobre el es tado del tramite de PSQ R

A plicac ión del procedimiento de PSQ R


(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


BSLlevar control de las carpetas pres tadas a los

func ionarios Evitar el riesgo

E laborar Inventario documental

Solic itar original y copia de las O fertas presentadas

en los procesos de selecc ión.

Mayor Zona de riesgo altaA c tivo

A dquis ic ión de Bienes y

P erdida de los expedientes de

los procesos contrac tuales

A C C : Revisar los soportes del contrato y efec tuar

digitalizac ión: Los func ionarios encargados revisan

que los soportes es ten completos , adic ionalmente

el func ionario encargado de la digitalizac ión verifica

nuevamente. E l func ionario encargado del archivo

efec tua el control sobre el pres tamo.

Falta de control en el pres tamo de las carpetas del

1 . P erdida de informac ion

2. P os ibles sanac iones disc iplinarias .


externas .

4 . P os ibles demandas .

Diana Fernanda Gutierrez

MorenoModerada

14/abr/2015 11:51

Durante el primer trimestre del año 2015 se han

venido apicando los controles es tablec idos para

evitar la materializac ión del riesgo, los controles

son:

- Llevar control de las carpetas pres tadas a los

func ionarios

- Escanear todos los documentos de las carpetas

de los contratos

- E laborar Inventario documental

- Solic itar original y copia de las O fertas

presentadas en los procesos de selecc ión.

La aplicac ión de los mismos se puede verificar en el

A rea de C ontratos .

C on corte a 30 de Junio de 2015 se efec tuara

No

03/jul/2015 17:14

La "P erdida de los expedientes de los procesos

contrac tuales , es un riesgo en el Á rea de

C ontratos , razon por la cual y con el fin de evitar

que se materialice el riesgo, se han es tablec ido

controles al interior de la Dependenc ia para evitar

el extravio de algún expediente.

Los controles es tablec idos y aplicados son:

Lis tados de control de pres tamo de carpetas ,

Escanear todos los documentos de las carpetas de

los contratos , E laborar Inventario documental y



La aplicac ion de es tos controles ha s ido efec tivo y

consecuenc ia de es to, no se materializo el riesgo

en el segundo trimestre del año.

A dic ional a es to, se cuenta con un indicador para

medir el porcentaje de carpetas extraviadas de una

muestra del total de carpetas en el inventario

documental.

Las variables del indicador son:

No

31/ago/2014 11:11

Teniendo en cuenta que el P roceso de A dquis ic ión

de bienes y servic ios , es tablec ió como uno de los

riesgos del proceso el “Incumplimientos de

compromisos en la cus todia del archivo del área de

contratos que genere la perdida de carpetas de los

contratos ”, se formuló el indicador: “P orcentaje de

perdida de carpetas de los contratos ” con el fin de

poder realizar el anális is de datos .

C on es te indicador se mide el porcentaje de

carpetas extraviadas con relac ión al total de

carpetas en el inventario documental, as í las cosas ,

se materializaría el riesgo cuando s i se incumple

alguno de los compromisos en la cus todia del

archivo y se tendría como consecuenc ia la perdida

de alguna carpeta.


•Número de carpetas de contratos perdidas de una

muestra

•Número total de carpetas en Inventario documental

-E l Número de carpetas de contratos perdidas de

una muestra: Hace referenc ia a una verificac ión

aleatoria de las carpetas de los contratos

relac ionadas en el Inventario documental que

realizará la jefe del área de contratos .

No

09/ene/2015 16:03


• Número de carpetas de contratos perdidas de

una muestra

• Número total de carpetas en Inventario

documental



aleatoria de las carpetas de los contratos

relac ionadas en el Inventario documental que

realizará la jefe del área de contratos .

-E l Número total de carpetas en el invetario

documental: Hace referenc ia al total de carpetas de

los contratos relac ionadas en el formato F-GD-07

del Á rea de C ontratos

La causas identificadas que podrían generar la

perdida de una carpeta son:

• falta de control en el pres tamo de las carpetas

del A rchivo

• Falta de ac tualizac ión del Inventario

Documental del Á rea

No

06/may/2014 11:20

Monitoreo: 30 abril de 2014

Se realiza revis ión al riesgo identificado y se

encuentra que es te debe continuar tal cual fue

identificado, valorado, as í mismo las opc iones de

manejo han s ido efec tivas por lo cual se deben

continuar aplicando.

Durante el primer cuatrimestre del año no se

materializó el riesgo. En el inventario documental

reposan 1294 carpetas de contratos de la vigenc ia

2011 a 2014.

No

No

Falta de ac tualizac ión del Inventario Documental Escanear todos los documentos de las carpetas de

los contratos Falta de O rganizac ión por parte de los func ionarios

responsables

24/sep/2013 09:45

Monitoreo de fecha 30 de agos to de 2013.

Teniendo en cuenta que el P roceso de A dquis ic ión

de bienes y servic ios , es tablec ió como uno de los

riesgos del proceso el “Incumplimientos de

compromisos en la cus todia del archivo del área de

contratos que genere la perdida de carpetas de los

contratos ”, se formuló el indicador: “P orcentaje de

perdida de carpetas de los contratos ” con el fin de

poder realizar el analis is de datos .


carpetas extraviadas con relac ión al total de

carpetas en el inventario documental, as í las cosas ,

se materializaría el riesgo cuando s i se incumple

alguno de los compromisos en la cus todia del

archivo y se tendría como consecuenc ia la perdida

de alguna carpeta.


• Número de carpetas de contratos perdidas de una

muestra


documental



No

29/abr/2013 09:27

Durante los meses de enero a abril de 2013 se

realizo una efec tiva cus todia de las carpetas del

archivo del Á rea de C ontratos . E l inventario

Documental se encuentra ac tualizado.

Se remitieron al A rchivo C entral del DA PRE 48

contratos de la vigenc ia 2009.

Lo que demuestra que el riesgo no se materializó,

No

No

22/ene/2014 11:07

Monitoreo: 31 Dic iembre de 2013.

Se realiza revis ión al riesgo identificado y se

encuentra que es te debe continuar tal cual fue

identificado, valorado, as í mismo las opc iones de

manejo han s ido efec tivas por lo cual se deben

continuar aplicando.

Durante el ultimo cuatrimestre del año no se

No

4


deben aplicar los controles es tablec idos por

el Á rea de C ontratos .

A c tualizac ión Formatos

P roceso de A dquis ic ion

Bienes y Servic ios


Servic ios06/A pr/2015 10:49 10/May/2015 13:55

Mayor Zona de riesgo extrema 12 Raro

Responsable


Controles




E

Proceso


12/ago/2016 15:11

A gotado el término según prórroga tramitada en el

mes de julio pasado, y venc idos los plazos de

ges tión para todos los documentos externos

as ignados al 30 de junio de 2016, se realiza el

monitoreo trimestral del riesgo de V enc imiento de

los términos legales en la atenc ión (Respues ta,

Informac ión del T rámite y Notificac ión por A viso)

de petic iones , sugerenc ias , quejas o rec lamos . En

princ ipio conviene recordar que durante el segundo

trimestre de 2016, se aplicaron los s iguientes

controles :

1 . Seguimiento a través del aplicativo SIGO B para

la atenc ión de las PSQ R's , y mediante otros

mecanismos como contac to direc to con las

dependenc ias , rec las ificac iones , entre otros .

2 . A compañamiento y/o capac itac ión personalizada

para el trámite de PSQ R's en el aplicativo SIGO B.

3. Generac ión de reportes preventivos semanales

por parte del Grupo de A tenc ión a la C iudadanía

4. Interrupc ión de términos para la respues ta de las

PSQ R, y asesoría en el manejo de ese ins trumento

legal.

5 . Informac ión sobre el es tado del trámite de PSQ R

6. A plicac ión del procedimiento de PSQ Rs

No obs tante, en un volumen que superó los 17.000

documentos externos , se presentaron trámites

Si 30/jun/2016 23:59


20/may/2016 18:05

C umplidos los plazos para todos los documentos

externos as ignados al 31 de marzo de 2016, se

realiza el monitoreo del riesgo de V enc imiento de

los términos legales en la atenc ión (Respues ta,

Informac ión del T rámite y Notificac ión por A viso)

de petic iones , sugerenc ias , quejas o rec lamos .

Durante el primer trimestre de 2016, se aplicaron

los s iguientes controles :


la atenc ión de las PSQ R's

2 . A compañamiento y/o capac itac ión para el

trámite de PSQ R's

3 . Generac ión de reportes preventivos semanales

por parte del Grupo de A tenc ión a la C iudadanía

4. Interrupc ión de terminos para la respues ta de las

PSQ R

5. Informac ión sobre el es tado del tramite de PSQ R


No obs tante, en un volumen que superó los 18.000

documentos externos , se presentaron trámites

extemporáneos en dependenc ias como Secretaría

Jurídica, Secretaría de T ransparenc ia, C onsejería

para los Derechos Humanos , y en el Grupo de

A tenc ión a la C iudadanía. A s í mismo se

presentaron áreas como la C onsejería P res idenc ial

para la Equidad de la Mujer, que en dicho lapso no

Si 31/mar/2016 18:00

14/jul/2016 16:39

E l monitoreo del riesgo para el trimestre se realiza

de manera preliminar, teniendo en cuenta que el

indicador base para obtener la informac ión y

realizar el monitoreo definitivo se es tá procesando

y se reporta el 31 de julio de 2016, toda vez que

las petic iones rec ibidas en los últimos días del mes

de junio a la fecha se encuentran dentro de los

términos para ges tión.

Durante el segundo trimestre del año 2016, fueron

aplicados los s iguientes controles :




trámite de PSQ R's

3 . Generac ión de reportes de seguimiento

semanales por parte del Grupo de A tenc ión a la

C iudadanía

4. Interrupc ión de términos para la respues ta de las

PSQ R

5. Informac ión sobre el es tado del trámite de PSQ R


No

20/ene/2016 18:42


resultado del indicador "A tenc ión oportuna a las

P etic iones , Sugerenc ias , Q uejas y Rec lamos", con

corte al 31 de dic iembre de 2015.

Es te riesgo se materializó en el cuarto trimestre del

año 2015, teniendo en cuenta que el 0 ,16% de las

petic iones rec ibidas se respondieron

extemporáneamente por parte de las dependenc ias

en dicho periodo, es dec ir, solo el 99 ,84% de las

petic iones se respondieron

oportunamente, incumpliéndose as í, la meta

es tablec ida (100%) para el periodo reportado.

P or lo anterior, el Grupo de A tenc ión al Usuario y

Servic ios C ompartidos formuló el plan de

mejoramiento "A U P lan de Mejoramiento Integral

PSQ R's 2015", a través del cual se es tablec ieron

Si 30/dic /2015 17:45

15/abr/2016 18:40

E l monitoreo del riesgo se realiza de manera

preliminar, teniendo en cuenta que el indicador base

para obtener la informac ión y realizar el monitoreo

definitivo se es ta procesando y se reporta el 30 de

abril de 2016, toda vez que las petic iones rec ibidas

después del 28 de marzo se vencen entre el 18 y el

21 de abril.

Durante el periodo comprendido entre el 02 de

enero y el 31 de marzo de 2016, se aplicaron los

s iguientes control:




trámite de PSQ R's

3 . Generac ión de reportes preventivos semanales

por parte del Grupo de A tenc ión al Usuario y

Servic ios C ompartidos

4. Interrupc ión de terminos para la respues ta de las

PSQ R

5. Informac ión sobre el es tado del tramite de PSQ R

No

A ctivo


V enc imiento de los términos

legales en la atenc ión

(Respues ta, Informac ión del

T rámite y Notificac ión por

A viso) de petic iones ,

sugerenc ias , quejas o rec lamos

A C C : C oordinar y A tender las petic iones ,

sugerenc ias , quejas y rec lamos que se rec iban en la

Entidad a través de los canales de atenc ión

es tablec idos . V enc imiento de los términos legales

en la atenc ión (Respues ta, Informac ión del T rámite

y Notificac ión por A viso) de petic iones ,

sugerenc ias , quejas o rec lamos .

20/ene/2016 17:00




corte al 31 de dic iembre de 2015.

Es te riesgo se materializó en el cuarto trimestre del

año 2015, teniendo en cuenta que el 0 ,16% de las

petic iones rec ibidas se respondieron









PSQ R's 2015", a través del cual se es tablec ieron

Si 31/dic /2015 18:20

29/may/2015 18:26 Se programa próxima revis ión. Si 31/mar/2015 18:19

31/jul/2015 18:00




corte al 30 de junio de 2015.

Es te riesgo se materializó en el segundo trimestre

del año 2015, teniendo en cuenta que el 0 ,17% de

las petic iones rec ibidas se respondieron









Si 30/jun/2015 17:00

29/ago/2014 09:59

se realiza monitoreo correspondiente al segundo

cuatrimestre, basado en la medic ión del indicador

"A tenc ión oportuna a las petic iones , sugerenc ias ,

quejas y rec lamos , con corte a 30 de junio de

2014. Es te riesgo se materializó en el periodo

reportado. Se generaron los planes de

mejoramiento:

1 . Manejo aplicativo SIGO B

2. Respues ta y tras lado oportuno de PSQ Rs

No

22/ene/2015 22:34


indicador "A tenc ión oportuna a las P etic iones ,

Sugerenc ias , Q uejas y Rec lamos", con corte al 31

de dic iembre de 2014. Es te riesgo se materializó

en el periodo reportado, teniendo en cuenta que el

0 ,29% de las petic iones rec ibidas se respondieron

extemporáneamente por parte de las dependenc ias ,

durante el cuarto trimestre del año 2014, es dec ir,

solo el 99 ,71% de las petic iones se respondieron



No obs tante, a la fecha se encuentra en ejecuc ión

varias mejoras , las cuales se asoc ian al presente

monitoreo. Igualmente, se anexa el archivo donde

se detalla el anális is de los datos correspondientes

a las PSQ R's rec ibidas en el cuarto trimestre del

año 2014 a través de los diferentes canales

habilitados por parte de la Entidad.

Si 31/dic /2014 08:00

17/jun/2014 17:44

De acuerdo con la ges tión realizada por las

diferentes dependenc ias de la Entidad, durante el

primer trimestre del año 2014 para la atenc ión de

las petic iones , sugerenc ias , quejas y/o rec lamos

rec ibidos , se observa lo s iguiente:

1 . Frente al mismo periodo del año 2013, se

presentó una disminuc ión del 3 ,04% en la

recepc ión de petic iones presentadas ante la

P res idenc ia de la República durante el primer

trimestre del año 2014, pero con una tendenc ia

hac ia arriba en el periodo reportado.

2 . C on respec to al trámite oportuno a las PSQ R's

por parte de la Entidad, se observa que frente al

último trimestre del año 2013 (98,73%) de

petic iones atendidas dentro de los términos

es tablec idos , hubo una mejora en el periodo

reportado, presentándose el 99 ,43% de petic iones

atendidas dentro de los términos de respues ta.

3 . Igualmente, se bajó del 0 ,28% de petic iones

atendidas fuera de los términos en el último

trimestre del año 2013, al 0 ,23% de petic iones

atendidas fuera de los términos en el primer

trimestre del año 2014.

No

No

Desconoc imiento del uso del aplicativo SIGO B

frente al tramite y documentac ión de la PSQ R

Falta de capac itac ión al interior de las

dependenc ias de la normatividad aplicable a la

02/sep/2013 11:30

Frente al trámite en la atenc ión de las PSQ R's , se

observa que en el segundo trimestre del 2013, se

atendio el 98 ,04% de las petic iones , con un

89,57% de petic iones atendidas dentro de los

términos es tablec idos y el 8 ,46% a petic iones

atendidas fuera de términos . E l 1 .96% de

petic iones que aparecen s in responder,

corresponden a petic iones rec ibidas a través del

Link de Esc ríbale al P res idente y reportadas s in

respues ta a la fecha de corte, por parte de la

Secretaría P rivada.

No

13/oc t/2015 10:26

Una vez obtenidos los resultados del indicador para

el tercer trimestre del año 2015, el s iguiente es el

anális is de dicho resultado:

1. Se observa que frente al mismo periodo del año

2014, se presentó una disminuc ión del 52 .537%

de petic iones presentadas ante la P res idenc ia de la

República durante el tercer trimestre del año 2015.

2 . C on respec to al trámite oportuno a las PSQ R's

por parte de la Entidad, se observa que frente al

mismo periodo del año 2014 (99.81%) de

petic iones atendidas dentro de los términos

es tablec idos , se presentó una disminuc ión de

petic iones lo que género que se respondieran un

porcentaje de 99.29% en el tercer trimestre del

año 2015.

3 . En relac ión con el trámite extemporáneo de

petic iones y comparado con el primer trimestre del

año 2014 (0 .19%), se presentó una disminuc ión de

petic iones atendidas fuera de los términos en el

tercer trimestre del año 2015 (25.26%).

De acuerdo con es tos resultados , se puede conc luir

que a pesar de las acc iones es tablec idas en los

P lanes de Mejoramientos formulados por el P roceso

No

Si No

A compañamiento y/o capac itac ión para el trámite A s ignac ión de PSQ R a personal que se encuentra

de comis ión de servic ios Generac ión de reportes preventivos semanales por

parte del Grupo de A tenc ión al Usuario y Servic ios Desconoc imiento de la normatividad externa e

interna aplicable al trámite del Derecho de P etic ión,

as i como del procedimiento para la atenc ión de

petic iones , sugerenc ias , quejas y rec lamos y el

17/may/2013 15:20

De un total de 18.429 petic iones rec ibidas durante

el primer trimestre del año 2013, se atendieron

oportunamente un total de 18.263, presentandose

un incumplimiento del 0 ,9%, es to se debe a que se

respondieron extemporaneamente un total de 29

petic iones , adic ionalmente se han identificado

errores en la c las ificac ión de las PSQ R’s al

momento de su radicac ión por parte del Grupo de

Ges tión Documental - C orrespondenc ia y/o en el

manejo del SIGO B por parte de los func ionarios de

las dependenc ias , al no relac ionar la respues ta con

la petic ión rec ibida.

En es te sentido se materializó el riesgo, a pesar de

los es fuerzos realizados por el Grupo de A tenc ión al

Usuario y Servic ios C ompartidos en el marco del

01/Jan/2015 08:00 31/Dec/2016 23:12

13/dic /2012 12:47

Se ajus ta la fecha de Monitoreo, teniendo en cuenta

que por las dispos ic iones internas de la Entidad

para los turnos de descanso de fin de año, no se

contará con todos los func ionarios del Grupo de

A tenc ión al Usuario y Servic ios C ompartidos , que

permitan realizar es ta ac tividad.

No


Se realiza ac tualizac ión del riesgo de

acuerdo con los nuevos lineamientos para la

adminis trac ión del riesgo, la política de

adminis trac ión del riesgo es reduc ir, por lo

tanto se aplicarán los controles

es tablec idos para evitar su materializac ión

y las acc iones es tablec idas en la es trategia

"Mejorar la eficac ia en la respues ta a las

petic iones rec ibidas en la P res idenc ia de la

República".

PA -2015-2018 Grupo de

A tenc ión a la C iudadanía -

Es trategia 3


O scar Javier O rtiz Lozano P robable C atas trófico Zona de riesgo extrema 20 Improbable

Falta de compromiso de los servidores publicos

para responder oportunamente las PSQ R

1. Sanc iones legales

2 . Demandas en contra de la Entidad

3. P érdida de c redibilidad e imagen

4. Inves tigac ión disc iplinaria

30/ene/2014 10:05

Se observa que frente al tercer trimestre del año

2013, la recepc ión de petic iones disminuyó en un

12,07%.

Frente al trámite en la atenc ión de las PSQ R's , se

observa que en el cuarto trimestre del 2013, se

atendió el 99 ,01% de las petic iones , con un

98,73% de petic iones atendidas dentro de los

términos es tablec idos y el 0 ,28% a petic iones

atendidas fuera de términos , el 0 ,99% (183) de

petic iones pendientes por atender, se encuentran

dentro de los términos es tablec idos para responder.

De acuerdo con es tos resultados , se puede

evidenc iar que las acc iones es tablec idas en el P lan

de Mejoramiento han permitido reduc ir el porcentaje

de petic iones con respues ta extemporánea, no

obs tante y teniendo en cuenta que el 100% de las

PSQ R's debe es tar respondidas dentro de los

términos es tablec idos , se ha formulado el P lan de

Mejoramiento "A TENC IÓ N O PO RTUNA A PSQ R's

2014" el cual se asoc ia como evidenc ia a és te

reporte.

Igualmente y de acuerdo con el seguimiento que

viene realizando el Grupo de A tenc ión al Usuario y

Servic ios C ompartidos , donde se evidenc ia que

No

No

26/jul/2016 07:55

Una vez consolidados los datos del indicador

"Satis facc ión C liente Interno", se pudo verificar

que la meta es tablec ida para el segundo trimestre

de 2016 (90%), se cumplió satis fac toriamente

(98,34%) por parte de las dependenc ias

encargadas de garantizar la adecuada pres tac ión y

los A cuerdos de N ivel de Servic io, de cada uno de

los servic ios internos .

Lo anterior, permite conc luir que el riesgo no se

materializó durante el segundo trimestre de 2016.

No

15/abr/2016 18:30

Se realiza monitoreo preliminar del riesgo con base

en la verificac ión de la eficac ia de los

controles , teniendo en cuenta que la informac ión

correspondiente al indicador "Satis facc ión C liente

Interno" con corte al 31 de marzo de 2016, se es tá

tabulando y consolidando para el regis tro

corespondiente, informac ión que permitirá

identificar s i el riesgo se materializó o nó en el

periodo reportado.

Durante el primer trimestre de 2016, se aplicaron


1 . U tilizac ión del aplicativo de servic ios

compartidos: Los func ionarios que solic itaron

servic ios internos durante el primer trimestre, lo

realizaron a través del aplicativo es tablec ido,

garantizando el control, seguimiento y medic ión de

cada solic itud.

2 . Encues ta de satis facc ión: Se aplicaron las

encues tas de satis facc ión de los servic ios

pres tados durante el primer trimestre, la tabulac ión

y anális is de los datos , junto con el informe

No

29/abr/2016 16:20

Una vez consolidados los datos del indicador

"Satis facc ión C liente Interno", se pudo verificar

que la meta es tablec ida para el primer trimestre de

2016 (90%), se cumplió satis fac toriamente

(98,16%) por parte de las dependenc ias

encargadas de garantizar la adecuada pres tac ión y

los A cuerdos de N ivel de Servic io, de cada uno de

los servic ios internos .

Lo anterior, permite conc luir que el riesgo no se

materializó durante el primer trimestre de 2016.

No

15/ene/2016 09:30




C liente Interno" con corte al 31 de dic iembre de


trimestral.



satis facc ión de los usuarios internos para el cuarto

trimestre de 2015, fue del 99 .06%, cumpliéndose

la meta es tablec ida (90%) para el periodo

No

Si NoMayor Zona de riesgo alta 8

15/jul/2016 19:40

Se realiza monitoreo preliminar del riesgo con base

en la verificac ión de la eficac ia de los

controles , teniendo en cuenta que la informac ión

correspondiente al indicador "Satis facc ión C liente

Interno" con corte al 30 de junio de 2016, se es tá

tabulando y consolidando para el regis tro

correspondiente, informac ión que permitirá

identificar s i el riesgo se materializó o no en el

periodo reportado.

Durante el segundo trimestre de 2016, se aplicaron


1 . U tilizac ión del aplicativo de servic ios

compartidos: Los func ionarios que solic itaron

servic ios internos durante el segundo trimestre, lo

realizaron a través del aplicativo es tablec ido,

garantizando el control, seguimiento y medic ión de

cada solic itud.

2 . Encues ta de satis facc ión: Se aplicaron las

La política de adminis trac ión del riesgo es

evitar, por lo que se dará aplicac ión a los

controles y capac itac iones a los usuarios

internos , sobre Servic io y A tenc ión al

C liente.

Javier Sanabria Salazar P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16 ImprobableA c tivo

Incumplimiento de los A cuerdos

de N ivel de Servic io durante la

pres tac ión de los servic ios

compartidos del DA PRE

A C C C oordinar la pres tac ión de los servic ios

internos es tablec idos bajo el esquema de Servic ios

C ompartidos . Incumplimiento de compromisos

durante la pres tac ión de los servic ios compartidos ,

por parte de las dependenc ias responsables de

brindar dichos servic ios .

1 . Se puede presentar la interrupc ión de otros

procesos al interior de la entidad

2. Se pueden presentar quejas y/o rec lamos por

parte de los usuarios internos y/o externos

3. Se puede perder c redibilidad o imagen de los

pres tadores de los servic ios internos

4. Se pueden generar sanc iones de tipo disc iplinario



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles

BS Evitar el riesgo

Definic ión de los c riterios de evaluac ión

previamente es tablec idos

BS Evitar el riesgo

Si Si

Reduc ir el riesgo


03/sep/2013 17:18

Durante es te periodo, N ingun func ionario del Á rea

de C ontratos ha s ido notificado de la exis tenc ia de

alguna inves tigac ión o proceso en curso de las

Juris idcc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no

exis ten Fallos condenatorios sobre algun hecho de

C orrupc ion en el Departamento A dminis trativo de la

P res idenc ia de la República.

A s í mismo, se deja cons tanc ia que no se han

materializado las pos ibles causas que podrian

benefic iar a un oferente en particular, las cuales

son: O mis ión de requis itos legales para benefic iar a

un oferente en particular, Desconoc imiento de la

No


Servic ios20/Jan/2015 00:00 15/Dec/2016 23:18

29/abr/2013 09:18

Desde el mes de enero a la fecha se han susc rito

150 contratos y se han aceptado 14 ofertas

(M inima cuantía), en ninguno de es tos se ha

materializado el riesgo.

No

Improbable C atas trófico Zona de riesgo extrema 10

Para evitar el riesgo el Á rea de contratos se

aplican los controles es tablec idos ,

adic ionalmente a ello el área de contratos

realiza capac itac iones periódicas .

PA -2015-2018 Á rea de

C ontratos - Es trategia 1

08/ene/2015 16:59

Durante el ultimo cuatrimestre del año 2014,

(Septiembre a Dic iembre) el Á rea de C ontratos no

ha s ido notificado de la exis tenc ia de alguna

inves tigac ión o proceso en curso de las

Jurisdicc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no

exis ten Fallos condenatorios sobre algún hecho de

C orrupc ión en el Departamento A dminis trativo de la

P res idenc ia de la República. Se deja cons tanc ia que

no se han materializado las pos ibles causas que

podrían benefic iar a un oferente en particular, las

cuales son:

1. O mis ión de requis itos legales para benefic iar a

un oferente en particular

2 . Desconoc imiento de la normatividad sobre

contratac ión es tatal

3 . Exigenc ia de requis itos adic ionales para

benefic iar a un oferente en particular

4 . Desconoc imiento de los términos legales en un

proceso de selecc ión.

No

14/abr/2015 11:30

Durante el primer trimestre del año 2015, el Á rea

de C ontratos no ha s ido notificada de la exis tenc ia

de alguna inves tigac ión o proceso en curso de las

Jurisdicc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no

exis ten Fallos condenatorios sobre algún hecho de

C orrupc ión en el Departamento A dminis trativo de la

P res idenc ia de la República. Se deja cons tanc ia que

no se han materializado las pos ibles causas que

podrían benefic iar a un oferente en particular, las

cuales son:









No

05/may/2014 11:11

Durante el primer cuatrimestre del año 2014, el

Á rea de C ontratos no ha s ido notificado de la

exis tenc ia de alguna inves tigac ión o proceso en

curso de las Jurisdicc iones P enal o Disc iplinaria,

por lo cual no exis ten Fallos condenatorios sobre

algún hecho de C orrupc ión en el Departamento


Se deja cons tanc ia que no se han materializado las

pos ibles causas que podrían benefic iar a un

oferente en particular, las cuales son:









No exis ten cambios en la identificac ión, anális is ,

valorac ión, ni manejo del riesgo. Se programa

No

29/ago/2014 10:56

A ctivo


Benefic iar a un oferente por

incumplimientos legales en la

elaborac ión es tudios previos ,

pliegos de condic iones o

invitac iones a ofertar de un

proceso de selecc ión

A C C : E laborar es tudios previos de acuerdo con la

modalidad de selecc ión y las orientac iones

definidas en el Manual de C ontratac ión M-BS-01

A C : - Realizar un Taller prác tico sobre elaborac ión

de es tudios y documentos previos para las

modalidades de contratac ión Direc ta y M ínima

cuantía. - Realizar un Taller prác tico sobre la

elaborac ión del documento de insumos técnicos

para la elaborac ión de es tudios previos para las

modalidades de selecc ión: Lic itac ión Pública y la

Menor C uantía

La elaborac ión es tudios previos , pliegos de

condic iones o invitac iones a ofertar se efec tua con

base en las neces idades reales identificadas por las

dependenc ias en el P lan A nual de A dquis ic iones

Desconoc imiento u O mis ión de requis itos legales

para benefic iar a un oferente en particular

1 . Desgas te A dminis trativo (duplic idad y aumento

en las tareas u objetos a desarrollar)


3 . P erdida de Recursos

4. Sanc iones Disc iplinarias , penales y fis cales

Exigenc ia de requis itos adic ionales en los es tudios

previos para benefic iar a un oferente en particular

Insumos técnicos con requis itos que res trinja la

pluralidad de oferentes , direcc ionado a benefic iar a

un oferente en particular.

01/abr/2016 10:58

O bservac iones por parte de los oferentes al

proyec to de pliegos de condic iones , P liego

Definitivo o Invitac ión Pública y a los informes de

10/ene/2014 16:03

Durante el utlimo cuatrimestre del año, el Á rea de

C ontratos no ha s ido notificado de la exis tenc ia de

alguna inves tigac ión o proceso en curso de las

Juris idcc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no

exis ten Fallos condenatorios sobre algun hecho de

C orrupc ion en el Departamento A dminis trativo de la


A s í mismo, se deja cons tanc ia que no se han

materializado las pos ibles causas que podrian

benefic iar a un oferente en particular, las cuales

son: O mis ión de requis itos legales para benefic iar a

un oferente en particular, Desconoc imiento de la

normatividad sobre contratac ión es tatal, Exigenc ia

de requis itos adic ionales para benefic iar a un

oferente en particular, Desconoc imiento de los

No

Durante el segundo cuatrimestre del año 2014,

(Mayo a A gos to) el Á rea de C ontratos no ha s ido

notificado de la exis tenc ia de alguna inves tigac ión

o proceso en curso de las Jurisdicc iones P enal o

Disc iplinaria, por lo cual no exis ten Fallos

condenatorios sobre algún hecho de C orrupc ión en

el Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia

de la República.

Se deja cons tanc ia que no se han materializado las

pos ibles causas que podrían benefic iar a un

oferente en particular, las cuales son:









No exis ten cambios en la identificac ión, anális is ,

No

No

15/abr/2015 15:02

Se realizó ac tualizac ión del Riesgo. Se continuan

aplicando los controles , los cuales han s ido

efec tivos .

Durante el primer trimestre del año 2015, se

dec lararon des iertos los s iguientes (7) procesos ,

s in embargo ninguno de ellos , por evaluac iones

erroneas , P o lo cual no se materiualizó el riesgo

Selecc ión A breviada de Menor C uantía 33-14

“C ontratar el servic io de mantenimiento preventivo

y correc tivo con suminis tro de repues tos , con

des tino a los vehículos marca Ford que se

encuentran al servic io del Departamento

A dminis trativo de la P res idenc ia de la República,

acorde con las espec ificac iones técnicas

requeridas por la entidad¿”

ÚNIC O O FERENTE NO C UMPLIÓ LA S

C O NDIC IO NES FINA NC IERA

Mínima cuantía 01-15 “C ontratar la adquis ic ión

de una susc ripc ión al Diario E l Informador y una

susc ripc ión al Diario del Huila para las diferentes

dependenc ias del Departamento A dminis trativo de

la P res idenc ia de la República”

NO SE PRESENTA N O FERENTES

Mínima cuantía 04-15 “C ontratar la pres tac ión del

servic io de mantenimiento preventivo y correc tivo

No

03/jul/2015 16:27

Uno de los riesgos del proceso de A dquis ic io de

bienes y servic ios , es la Dec laratoria de des ierta de

un proceso de selecc ión por dec is iones erróneas en

la evaluac ión.

C on el fin de verificar la materializac ion del riesgo,

se consulta en la página web del SEC O P , se

evidenc ia que fueron dec larados des iertos los

s iguientes procesos:

Menor cuantía 06-15 Único O ferente incurre en

causal de rechazo.

Menor cuantía 03-15 Único O ferente incurre en

causal de rechazo.

M ínima C uantía 38 -15 O ferentes incurren en

causal de rechazo

M ínima C uantía 18-15 ninguna oferta cumple

técnicamente

M ínima C uantía 26-15 P roponentes rechazados

técnica y económicamente.

M ínima C uantía 27-15 No se rec ibieron ofertas

M ínima C uantía 27 -15 No se rec ibieron ofertas

No


MorenoP robable C atas trófico Zona de riesgo extrema 20

Revis ión previa por parte del A bogado responsable

de elaborar el contrato.

Revis ión previa por parte del Jefe del Á rea de

Revis ión previa de los es tudios previos y pliego de

condic iones por el comité asesor de contratac ión.

1 . Desgas te adminis trativo por reprocesos

2. P erdida de recursos por no ejecuc ión del

presupues to

3. Demora o interrupc ión en la pres tac ión de

servic ios de la dependenc ia solic itante

4. P os ibles sanc iones disc iplinarias , penales o

fis cales .


MorenoP robable Mayor Zona de riesgo extrema 16

31/ago/2014 11:03

Durante el segundo cuatrimestre de 2014, fueron

dec larados des iertos (12) procesos de selecc ión,

pero ninguno de ellos como consecuenc ia de

dec is iones erróneas en la evaluac ión jurídica de los

oferentes , a continuac ión se relac ionan todos los

procesos de selecc ión dec larados des iertos con

sus respec tiva jus tificac ión.

Es ta informac ión puede ser corroborada en la

pagina del SEC O P www.contratos .gov.co

C ontratac ión M ínima C uantía 51-14 - No se

rec ibieron propues tas .

C ontratac ión M ínima C uantía 48-14 –N o se


C ontratac ión M ínima C uantía 43-14 - No se


Selecc ión A breviada de Menor C uantía 11-14 -

O ferentes rechazados técnicamente



Selecc ión A breviada de Menor C uantía 10-14

O ferente rechazado financ ieramente



Selecc ión A breviada de Menor C uantía 08-14 - No

No

08/ene/2015 17:33

En el último cuatrimestre del año 2014,

se dec larados de des ierta (12 ) procesos de

selecc ión, los cuales se relac ionan a continuac ión,

Sin embargo NINGUNA DE ELLA S FUE

DEC LA RA DA DESIERTA PO R DEC ISIO NES

ERRO NES EN LA EV A LUA C IO N JURIDIC A . Es ta

informac ión puede corroborarse en el portal

SEC O P .

Lic itac iones – ninguna

Subas ta - N inguna

1 . Selecc ión A breviada de Menor C uantía 24-

14 - La única propues ta rec ibida incurrió en

causal de rechazo.

2 . Selecc ión A breviada de Menor C uantía 20-

14 - NO SE PRESENTA RO N PRO PO NENTES

3 . Selecc ión A breviada de Menor C uantía 19-14

- único proponente que se presentó resulto

rechazado técnicamente

4 . Selecc ión A breviada de Menor C uantía 18-14

- ningún proponente resulto habilitado

técnicamente

5 . C ontratac ión M ínima C uantía 71 -14 - Único

proponente incumplió requis itos habilitantes

No

10/ene/2014 15:56

Se vuelven a manejar el riesgo, con la finalidad de

exc luir como opc ion de manejo "Reduc ir el riesgo".

Durante el ultimo cuatrimestre de 2013, fueron

dec larados des iertos (18) procesos de selecc ión,

pero ninguno de ellos como consecuenc ia de

dec is iones erróneas en la evaluac ión jurídica de los

oferentes , a continuac ión se relac íonan todos los

procesos de selecc ión dec larados des iertos con

sus respec tiva jus tificac ión..

Es ta informac ión puede ser corroborada en la

pagina del SEC O P www.contratos .gov.co

1.INV ITA C IO N PÚBLIC A Nº 78-13 - la propues ta

presentada no se encuentra habilitada de

conformidad con el informe de verificac ión jurídico”.

2 .INV ITA C IO N PÚBLIC A Nº 73-13 - A usenc ia de

proponentes .

3 .INV ITA C IO N PÚBLIC A Nº 72-13 - Único

proponente no cumplió con los requis itos

habilitantes es tablec idos en el proceso.

4 .INV ITA C IÓ N PÚBLIC A Nº 84-13 La propues ta

presentada no se encuentra habilitada de

No

06/may/2014 10:52

Se realiza Monitoreo a los riesgos ,

Durante el primer cuatrimestre del año, no fue

dec larado de des ierta ningún proceso de selecc ión

como consecuenc ia de una evaluac ión jurídica

errónea. La informac ión puede ser validada en el

portal de C olombia compra

https://www.contratos .gov.co/

FUERO N DEC LA RA DO S DESIERTO LO S

SIGUIENTES PRO C ESO S.

M ínima 05-14 No se presentaron oferentes

M ínima 14-14 O ferentes incurren en causal de

rechazo

M ínima 21-14 No se presentaron oferentes

Menor 05-14 O ferente no habilitado

Menor 20-13 O ferente rechazo técnicamente

Subas ta 07-14 O ferentes incurren en causal de

rechazo

Subas ta 10-14 No se presentaron oferentes

y durante el primer cuatrimestre se dio apertura a

los s iguientes procesos

LIC ITA C IÓ N.

0114 C C TV - E l proceso fue descartado.

0214 Servic io de vigilanc ia - E l proceso se

No

29/abr/2013 09:58

Durante el primer cuatrimestre fueron dec laradas

des iertas 7 procesos de M inima cuantia y 1 de

subas ta, as í

No. 21 de 2013 oferta no cumple con los requis itos

habilitantes

No. 22 de 2013 Rechazado tecnicamente

No. 07 de 2013 "incurrió en la causal de rechazo,

ya que la oferta superó

el presupues to ofic ial"

N° 16-13 incurre en causal de rechazo por cuanto

la ac tividad económica en la cual se encuentra

c las ificado en el C I/U

N° 05-13 causal de rechazo por presentar

informac ión que no comlsponde a la realidad y

N° 01-13 ausenc ia de oferentes .

N° 06-13 ausenc ia de oferentes .

Subas ta 13-13 ausenc ia de oferentes .

Sin embargo NINGUNA DE ELLA S FUE

DEC LA RA DA DESIERTA PO R DEC ISIO NES

No

03/sep/2013 17:16

Durante los meses de Mayo a A gos to 2013 se han

dec larado de des ierta los s iguientes procesos de

selecc ión, s in embargo ninguna fue dec lara des ierta

por causas atribuibles a los func ionarios del Á rea -

A plicac ión inadecuada de la normatividad sobre

contratac ión es tatal -Interpretac ión errónea de la

normatividad sobre contratac ión es tatal -

Desconoc imiento de la normatividad sobre

contratac ión es tatal - A plicac ión errónea de

c riterios de evaluac ión al momento de revisar las

ofertas .

RELA C IO N DE PRO C ESO S DE SELEC C IÓ N C O N

DEC LA RA TO RIA DE DESIERTA

1. SUBA STA N° 12-13 - Único oferente rechazado

por no cumplir requis itos técnicos mínimos .

2 . MINIMA C UA NTIA 40-13 -A usenc ia de

proponentes .

3 . SUBA STA 07-13 el único proponente habilitado,

no se presentó para realizar la audienc ia de

negoc iac ión

4. SUBA STA 15-13 – O ferente incurre en causal de

rechazo

5. C O NC URSO DE MERITO S 05-13 - A usenc ia de

proponentes .

6 . SUBA STA 19-13 - N ingún proponente resultó

habilitado para partic ipar en la subas ta.

No

C on el fin de evitar la ocurrenc ia del riesgo, el Á rea

de C ontratos aplica los controles es tablec idos .

Durante el primer trimestre del 2016, se dec lararon

des iertos 5 procesos de selecc ión, as í:

DESIERTA S 1 TRIMESTRE 2016.

Menor C uantía

Menor C uantía 01 de 2016 “servic io de

mantenimiento preventivo y correc tivo con

suminis tro de repues tos , con des tino a los

vehículos marca Ford que se encuentran al servic io

de la pres idenc ia de la república, acorde con las

espec ificac iones técnicas requeridas por la

Entidad.”

Motivo: No se presentan oferentes

M ínima C uantía

Invitac ión Pública 01 de 2016, “C ontratar la

adquis ic ión de unas susc ripc iones al periódico E l

Informador, para las diferentes dependenc ias del


la República.”

Motivo: No se rec iben ofertas

Invitac ión Pública 02 de 2016 “C ontratar el

servic io de recarga de extintores y el

No

Una vez modificado la denominac ion del riesgo:

"Des ic iones erroneas en la evaluac ión juridica que

genera la dec laratoria de des ierta de un proceso de

selecc ión ", con el fin delimitar las causas

(acc iones y omis iones por parte de la Entidad)

exc luyendo causas atribuibles a terceros . Se

evidenc ia que las causas y los efec tos continuan

s iendo los mismos , y los controles aplicados son

coherentes y adecuados .

Durante es te periodo de tiempo no se han

materializado el presente riesgo, por todo lo

anterior es te continua s ion modificac iones .

No

Si No

No

PA -2015-2018 Á rea de



Servic ios20/Jan/2015 00:00 15/Dec/2016 23:18

05/oc t/2012 10:48

Se realizaron ajus tes al riesgo de conformidad con

el Lineamiento de adminis trac ión del riesgo y la

nueva vers ion del Manual de C ontratac ión.

Revis ión de todo proceso de contratac ión por parte

del C omité de O rdenac ión del Gas to


C on el fin de evitar la ocurrenc ia del riesgo,

el Á rea de C ontratos aplica los controles

es tablec idos , adic ionalmente a ello, realiza

periódicamente capac itac iones a los

responsables que intervienen en el proceso

de adquis ic ión de bienes y servic ios .

11/jul/2016 08:01

Enel segundo trimestre del año 2016, no se

materializó el presente riesgo, dado que ningun

proceso de selecc ión fue dec larado des ierto por

dec is iones erroreneas en la Evaluc ion de

P ropues tas .

No obs tante ello, la Entidad dec laró des ierto un (1)

proceso de minima cuantía, dado que los

proponentes no cumplian técnicamente con las

espec ificac iones es tablec idas por la Entidad.

- M ínima C uantia 23-16 cuyo objeto fue: C ontratar

el mantenimiento preventivo y correc tivo cada vez

que se requiera, con suminis tro de repues tos a

cada uno de los equipos del gimnas io de la Entidad.

No

05/oc t/2015 17:06

MO NITO REO PRO C ESO S DEC LA RA DO S

DESIERTO S JULIO A SEPT IEMBRE 2015.

Durante el trimestre de Julio a Septiembre de 2015

no se materializó el riesgo "Dec laratoria de des ierta

de un proceso de selecc ión por dec is iones erróneas

en la evaluac ión. ".

Se han ejecutado correc tamente los controles

es tablec idos .

Se han dec larado algunos procesos dec iertos , pero

ninguno de ellos atribuible a dec is iones erroneas en

la evaluac ión por parte de func ionarios del DA PRE.,

a continuac ión se detallan los procesos dec larados

des iertos , señalando su correspondiente causal de

dec laratoria.

LIC ITA C IÓ N PÚBLIC A

LIC 2/15 - SE DEC LA RA DESIERTO PO RQ UE

NINGUNO DE LO S PRO PO NENTES C UMPLIÓ

LO S REQ UISITO S HA BILITA NTES

ESTA BLEC IDO S EN EL P LIEGO DE

C O NDIC IO NES

LIC 3/15 - DEC LA RA DO DESIERTO PO R FA LTA

DE O FERENTES

No

08/ene/2016 07:21

Uno de los riesgos del proceso de A dquis ic io de

bienes y servic ios , es la Dec laratoria de des ierta de

un proceso de selecc ión por dec is iones erróneas en

la evaluac ión.

Se han definido 4 causas por las cuales pueda

dec lararse des ierto un proceso de selecc ion,

consecuenc ia de dec is iones errones en la evaluc ion

de las ofertas , es tas son:

1.Desconoc imiento de la normatividad de


2 .Interpretac ión errónea de la normatividad de


3 . A plicac ión inadecuada de la normatividad de


4 .A plicac ión errónea de c riterios de evaluac ión al

momento de revisar las ofertas .

C on el fin de verificar la materializac ion del riesgo

por alguna de las causas desc ritas anteriormente,

se consulta en la página web del SEC O P los

procesos que fueron dec larados des iertos en

el cuarto trimestre del año, lo cual arrojó los

s iguientes resultados: 5 procesos dec larados

des iertos , por las s iguientes causas

29/jul/2016 10:17

Teniendo en cuenta que se materializó el riesgo, se

realiza un nuevo monitoreo del riesgo con la

desc ripc ión de los hechos , en el campo comentario.

Si 22/jul/2016 10:46

A ctivo


Dec laratoria de des ierta de un

proceso de selecc ión por

dec is iones erróneas en la

evaluac ión.

A C C : Llevar a cabo los procesos de selecc ión de

acuerdo a la modalidad y las orientac iones definidas

en el Manual de C ontratac ión M-BS-01

A C : - Realizar un Taller prác tico sobre la




Menor C uantía - Realizar un Taller prác tico sobre

elaborac ión de es tudios y documentos previos para

las modalidades de contratac ión Direc ta y M ínima

cuantía.

La ocurrenc ia de es ta s ituac ión se debe a

desconoc imiento en los func ionarios encargados de

realizar la evaluac ión de las ofertas en los procesos

de selecc ión que generan una incorrec ta

evaluac ión, lo cual puede generar una dec laratoria

de des ierta y con ellos el reproceso en la

contratac ión.

A plicac ión eronea de c riterios de evaluac ión al

momento de revisar las ofertas .

11/abr/2016 18:08

Durante el primer trimestre del año 2016 se han

venido apicando los controles es tablec idos para

evitar la materializac ión del riesgo, los controles

son:

- Llevar control de las carpetas pres tadas a los

func ionarios

- Escanear todos los documentos de las carpetas

de los contratos

- E laborar Inventario documental

- Solic itar original y copia de las O fertas


La aplicac ión de los mismos se puede verificar en el

A rea de C ontratos .

No

11/jul/2016 08:15

Durante el segundo trimestre del año 2016, es te

riesgo no se materializó.

P ara verificar que no se materializó se formuló el

indicador denominado: “P orcentaje de perdida de

carpetas de los contratos” , el cual permite medir la

materializac ión del riesgo.


carpetas extraviadas de una muestra, del total de

carpetas en el inventario

documental.


• Número de carpetas de contratos perdidas de

una muestra


documental



No

Mayor Zona de riesgo altaA c tivoPerdida de los expedientes de

los procesos contrac tuales

A C C : Revisar los soportes del contrato y efec tuar

digitalizac ión: Los func ionarios encargados revisan

que los soportes es ten completos , adic ionalmente

el func ionario encargado de la digitalizac ión verifica

nuevamente. E l func ionario encargado del archivo

efec tua el control sobre el pres tamo.

1. P erdida de informac ion

2. P os ibles sanac iones disc iplinarias .


externas .

4 . P os ibles demandas .


MorenoModerada

Desconoc imiento de la normatividad de Revis ión del pliego de condic iones o invitac ión a

ofertar por parte del Jefe Á rea de C ontratosInterpretac ión errónea o aplicac ión inadecuada de

la normatividad de contratac ión es tatal Revis ión previa por parte del abogado a los es tudios

previos , y elaborac ión de pliegos de condic iones o

21/ene/2013 10:12

05/oc t/2015 09:33

La "P erdida de los expedientes de los procesos


C ontratos , razon por la cual y con el fin de evitar



el extravio de algún expediente.

Los controles es tablec idos y aplicados son:

Lis tados de control de pres tamo de carpetas ,

Escanear todos los documentos de las carpetas de

los contratos ,

E laborar Inventario documental y



La aplicac ion de es tos controles ha s ido efec tivo y


en el tercer trimestre del año.

Se adjunta una muestra de la aplicac ión de los

controles : copia del lis tado de pres tamo de

carpetas , panatallazo de las carpetas escaneadas y

No

13/ene/2016 16:35

La "P érdida de los expedientes de los procesos


C ontratos , razón por la cual y con el fin de evitar



el extravío de algún expediente.

• Los controles es tablec idos y aplicados son:

• Lis tados de control de prés tamo de carpetas ,

• Escanear todos los documentos de las

carpetas de los contratos ,

• E laborar Inventario documental y

• Solic itar original y copia de las O fertas


La aplicac ión de es tos controles ha s ido efec tivo y


en el cuarto trimestre de 2015.

No

NoNo4


deben aplicar los controles es tablec idos por

el Á rea de C ontratos .

Mayor Zona de riesgo extrema 12 Raro



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


A ctivo





plataforma
















informaticas .


Si Si

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41










No








Es trategia No 2

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -







E

Proceso



Controles

Si SiImprobable C atas trófico Zona de riesgo extrema 10





A c tivo







A C C : E laborar es tudios previos de acuerdo con la

modalidad de selecc ión y las orientac iones

definidas en el Manual de C ontratac ión M-BS-01

A C : - Realizar un Taller prác tico sobre elaborac ión

de es tudios y documentos previos para las

modalidades de contratac ión Direc ta y M ínima

cuantía. - Realizar un Taller prác tico sobre la




Menor C uantía

La elaborac ión es tudios previos , pliegos de

condic iones o invitac iones a ofertar se efec tua con

base en las neces idades reales identificadas por las

dependenc ias en el P lan A nual de A dquis ic iones

1. Desgas te A dminis trativo (duplic idad y aumento

en las tareas u objetos a desarrollar)



4. Sanc iones Disc iplinarias , penales y fis cales

11/jul/2016 07:54

Durante el tercer trimestre del año el presente

riesgo no se materilizó, es to lo evidenc ia la

ausenc ia de notificac iones de inves tigac iones o

sanc iones en contra de algun func ionario por

pos ibles hehos de corrupc ión.

No

08/ene/2016 07:17

E l proceso de A dquis ic ión de Bienes y Servic ios ,

contemplo como riesgo de corrupc ión "Benefic iar a

un oferente por incumplimientos legales en la

elaborac ión es tudios previos , pliegos de

condic iones o invitac iones a ofertar de un proceso

de selecc ión".

P ara lo cual se aplican los controles es tablec idos ,

es to es la revis ion por parte del abogado, del Jefe

del Á rea de C ontratos , el C omité de O rdenac ión de

gas to y se rec iben las observac iones de los

proponentes e interesados en los procesos de

selecc ión.

Durante el cuarto trimeste del año, no se

materializó el riesgo, para realizar la medic ión se

No

11/abr/2016 10:23

E l proceso de A dquis ic ión de Bienes y Servic ios ,

contemplo como riesgo de corrupc ión "Benefic iar a

un oferente por incumplimientos legales en la

elaborac ión es tudios previos , pliegos de

condic iones o invitac iones a ofertar de un proceso

de selecc ión".


es to es: la revis ión por parte del abogado, del Jefe

del Á rea de C ontratos , el C omité de O rdenac ión de


proponentes e interesados en los procesos de

selecc ión.

Durante el primer trimestre del año, no se

materializó el riesgo, para realizar la medic ión se

cuenta con un indicador que mide la cantidad de

No


MorenoP robable C atas trófico Zona de riesgo extrema 20

03/jul/2015 16:43

E l proceso de bienes y servic ios , contemplo como

riesgo de corrupc ión "Benefic iar a un oferente por

incumplimientos legales en la elaborac ión es tudios

previos , pliegos de condic iones o invitac iones a

ofertar de un proceso de selecc ión".



del Á rea de C ontratos , el C omite de O rdenac ión de


proponentes e interesados en los proceso de

selecc ión.

Durante el segundo trimeste del año, no se

materializó el riesgo, para realizar la medic ion se

cuenta con un indicador que mide la cantidad de

fallos condenatorios , a la fecha la entidad no ha

No

05/oc t/2015 17:55

E l proceso de bienes y servic ios , contemplo como

riesgo de corrupc ión "Benefic iar a un oferente por

incumplimientos legales en la elaborac ión es tudios

previos , pliegos de condic iones o invitac iones a

ofertar de un proceso de selecc ión".



del Á rea de C ontratos , el C omite de O rdenac ión de


proponentes e interesados en los proceso de

selecc ión.

Durante el tercer trimeste del año, no se materializó

el riesgo, para realizar la medic ion se cuenta con un

indicador que mide la cantidad de fallos

No



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c



Políticas de Seguridad aprobada

C ifrado de Informac ión reservada o privada

Durante el cuatrimestre de Enero a A bril de 2014 se presentó un evento el día 9

de marzo en el cual se observó un ataque de la red A nonymous , el cual fue

solventado satis fac toriamente grac ias a los controles exis tentes como el

A ntiDDos , y el grupo C SIRT . No se evidenc ió durante el periodo Hurto, P erdida,

robo o fuga de Informac ión privada o reservada en las ac tividades de ges tión,

soporte, mantenimiento y aseguramiento de la plataforma.

Las evidenc ias se pueden consultar en el área de informac ión y s is temas .

plataforma radware

Se realiza el Monitoreo del Riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública

reservada o c las ificada en la ges tión de la plataforma se adjunta correo por parte

del A sesor para la seguridad informática de la Secretaría para la Seguridad

pres idenc ial en el cual se evidenc ia que no se han presentado casos .

De igual forma se evalúa con el proveedor M ic rosoft la realizac ión de unas pruebas

Se realiza el Monitoreo del Riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública

reservada o c las ificada en la ges tión de la plataforma se adjunta correo por parte

del A sesor para la seguridad informática de la Secretaría para la Seguridad

pres idenc ial en el cual se evidenc ia que no se han presentado casos .

De igual forma se contrato con el proveedor M ic rosoft la realizac ión de el servic io

de PA Ds el cual realiza la revis ión de la plataforma, se adjunta contrato.

A corde con los nuevos Lineamientos para la A dminis trac ión del Riesgo, se realiza

el Monitoreo del Riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública reservada o

c las ificada en la ges tión de la plataforma se realizó con el proveedor M ic rosoft

pruebas de vulnerabilidad a través de la herramienta PA Ds la cual reposa en el

área de s is temas para consulta.

No se presentó materializac ión del riesgo. Se continua con los controles

E l presente riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública reservada o

c las ificada en la ges tión de la plataforma, no se materializó durante el periodo, en

el Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la Republica cuenta con

los procedimientos y normas que definen la forma de operar el proceso y se aplican

los controles es tablec idos para evitar la materializac ión de es te riesgo, Siempre

contando con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. No obs tante se cuenta



el Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la Republica se cuenta con



contando con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. No obs tante se cuenta E l presente riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública reservada o






con el P lan de C ontingenc ia Riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública

reservada o c las ificada en la ges tión de la plataforma en caso de materializarse.

Los controles con que se cuenta son:

E jecuc ión de los procedimientos de backup, de configurac ión de SA N y Servidor de

A rchivos . Se realizaron las copias de seguridad, se adjuntan soportes .

Divulgac ión de P olíticas de Seguridad de la Informac ión, Se realizó divulgac ión de

las políticas de seguridad, en la semana de la seguridad - La Seguridad Soy Yo..

C apac itac ión al personal en temas de T IC s , (se realizó capac itac ión en formac ión

de temas como c iberacoso, grooming, sexting, phubbing, nomofobia, phishing )

Seguimiento a Inc identes , (se realizó seguimiento a los inc identes presentados , se

adjunta soportes de los seguimientos diarios )

A nális is de Logs de A c tividades de los A rchivos . (se cuenta con la plataforma

SIEM - A lient V ault que realiza ges tión de Logs)

Herramienta prevenc ión de perdida de informac ión (DLP ). (Se cuenta con la

herramienta websense, se generaron ins talac iones y comunicac iones , as í:

MEM15-00017345, MEM15-00017368, MEM15-00016967, MEM15-E l presente riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública reservada o












Tecnologías de Información y Comunicaciones

E

Proceso



Controles


NombreFecha de

monitoreoComentario de monitoreo Fecha de materialización

PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -

Es trategia 2

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57

C atas tróficoZona de riesgo

extrema15



Raro C atas trófico

A nális is de Logs de A c tividades de los A rchivos

Usuarios inconformes

Herramienta prevenc ión de perdida de informac ión

(DLP )


A utenticac ión de dos fac tores (C ontraseña y token)

06/sep/2013

18:20

Durante el periódo no se presentaron eventos con Hurto, P erdida, robo o fuga de

Informac ión privada o reservada en las ac tividades de ges tión, soporte,


Si Si



Informac ión

C onflic to armado

C apac itac ión al personal en temas de T IC s

V andalismo Informático.

Seguimiento a Inc identes

Falta de V erificac ión de vulnerabilidades de la

plataforma T IC s

30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013

15:41

Se realiza la validac ión de los controles evidenc iando la realizac ión de eventos

como la seguridad informática la cual contribuye a la disminuc ión de usuarios s in

cultura Informática y el desconoc imiento del manual de políticas de seguridad. De

igual forma se evidenc ia la realizac ión de contratos de mantenimiento que permiten

a la entidad contar con el soporte frente a Fallas Técnicas de Hardware.

Se evidenc ia la realizac ión de pruebas a vulnerabilidades de la plataforma T IC s

No








Es trategia No 2

No

O bsolescenc ia de la plataforma

Falta de conoc imiento técnico en el personal que

adminis tra la plataforma informática

Es tudios de Seguridad

15/ene/2014

17:04

Durante el cuatrimestre de Septiembre a dic iembre de 2013 se presentó un evento

el día 5 de noviembre en el cual se observó un ataque de la red A nonymous , el cual

fue solventado satis fac toriamente grac ias a los controles exis tentes como el

A ntiDDos , y el grupo C SIRT . No se evidenc ió durante el periodo Hurto, P erdida,

robo o fuga de Informac ión privada o reservada en las ac tividades de ges tión,

soporte, mantenimiento y aseguramiento de la plataforma.

No

1. Retrasos en los procesos de los

func ionarios .

2 . P roblemas de Seguridad Nac ional

(perdida de Informac ión privada y

reservada)

3. P erdida de c redibilidad de las

herramientas informaticas .


A na Roc io C as tro P aez Moderada

30/abr/2014

16:59No

31/ago/2014

14:50No

Desconoc imiento del manual de políticas de

seguridad

V erificac ión de vulnerabilidades de la plataforma

T IC s

Errores humanos

Entrega de roles

Incumplimiento de las políticas de seguridad


30/jun/2015

09:33No

14/oc t/2015

13:40No

30/dic /2014

21:01No

31/mar/2015

19:10No

30/jun/2016

16:34No

31/dic /2015

09:04No

31/mar/2016

17:19No

A ctivo





plataforma

A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo

logís tico de la P lataforma informática

de T IC y A C C . A segurar la plataforma

informática de T IC s .

Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de

Informac ión

A C Implementar c ic lo PHV A del

SGSI.

A RC : Implementar c ic lo PHV A del

SGSI.

En caso de que exis ta hurto, fuga o

perdida de informac ión se genera

perdida de imagen de la Entidad, es por

lo cual que la entidad a través del área

de T IC ´s genera controles que blinden

y eviten la materializac ión del riesgo


Anexo 2. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


E

Proceso



Controles


NombreFecha de


PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -

Es trategia 2

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57


extrema15



Raro C atas trófico Si Si

30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013

15:41







No








Es trategia No 2


func ionarios .



reservada)




A na Roc io C as tro P aez ModeradaA ctivo





plataforma






Informac ión


SGSI.


SGSI.









(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

e

n

t

F

e

c

h

a

d


TH Evitar el riesgo No se ha materilaizado el riesgo

Mantener ac tualizada la normatividad disc iplinaria y

procesal

Realizar seguimiento permanente a los expedientes

Dentro de los procesos adelantados por es te Despacho, no sé evidenc ia la

materializac ión del riesgo, toda vez que las dec is iones de fondo emitidas por la

O fic ina, se ajus tan a lo que en Derecho corresponde.

Las dec is iones proyec tadas en el año 2013, fuero argumentadas según lo

es tipulado en el C UD, normas concordantes , jurisprudenc ia vigente y respetando

los derechos procesales , con base en es to, no se evidenc ia materializac ión del

riesgo.

En el periodo comprendido, entre 03 de Enero a 30 de A bril de 2014, las

sus tanc iac iones expedidas por es te Despacho, no contienen dec is iones erróneas ,

dado que, se proyec taron garantizando lo consagrado en la norma vigente.

A nalizadas las dec is iones emitidas por los O peradores Disc iplinarios de es te

Despacho, se determina que son conforme a los mandatos de la Ley disc iplinaria y

demás normas .

En reunión realizada por los func ionarios de la O fic ina de C ontrol Interno

Disc iplinario, se discutieron las dec is iones tomadas y las proyecc iones de corto

plazo, en las que se evidenc ia que las ac tuac iones emitidas por los operadores se

adecuan a los mandatos legales .

Una vez se ha regis trado el dato en el indicador y teniendo en cuenta la reunión

realizada por los func ionarios de la O fic ina de C ontrol Interno Disc iplinario, se

discutieron las dec is iones tomadas y las proyecc iones de corto plazo, en las que

se evidenc ia que las ac tuac iones emitidas por los operadores se adecuan a los

mandatos legales . A la fecha el riesgo no ha s ido materializado.

Una vez se ha reportado en el indicador cero dec is iones erróneas en adelantar los

procesos disc iplinarios y de acuerdo a los controles aplicados para evitar el

riesgo: Realizar reunión cuatrimestral de retroalimentac ión de los expedientes

rec ibidos en la dependenc ia, C apac itar a los func ionarios públicos de la entidad,

Mantener ac tualizada la normatividad disc iplinaria y procesal y Mantener

ac tualizada la normatividad disc iplinaria y procesal, pudimos determinar que los

Se realizó monitoreo al riesgo, y obtenido en el indicador cero dec is iones erróneas

en adelantar los procesos disc iplinarios y de acuerdo a los controles aplicados

para evitar el riesgo como son:

Se llevó a cabo una reunión el 10 de agos to de 2015 en la O fic ina de C ontrol

Interno Disc iplinario para revisar los expedientes .

Se efec tuó una capac itac ión en junio de 2015 sobre a Derechos , Deberes y

Se realizó monitoreo al riesgo y obtenido en el indicador cero dec is iones erróneas

en adelantar los procesos disc iplinarios y de acuerdo a los controles aplicados

para evitar el riesgo como son: realizar reuniones con el fin de revisar los

procesos que se llevan en la dependenc ia, capac itar a los func ionarios públicos de

la entidad, mantener ac tualizada la normatividad disc iplinaria y procesal, Informes

sobre los procesos , pudimos determinar que los controles han s ido efec tivos para

E l riesgo no se materializó, grac ias a que se han efec tuado los controles sobre el

mismo. Sin embargo se plantea la pos ibilidad de reformularlo ya que se observó

que la probabilidad de ocurrenc ia es cas i nula y no cumple el objetivo de

adminis trar un riesgo.

P ara el segundo trimestre del año no se evidenc ia que el riesgo se haya

materializado, al respc to se realizaron los controles definidos para el mismo.

En consecuanc ia se es teblece mantener el monitoreo del riesgo has ta tanto no se

solic ite y apruebe el plan de mejoramiento por auto control para su reformulac ión.

TH Evitar el riesgo

Para proveer los cargos requeridos se han venido cumpliendo con los controles y

revis ión de requis itos , para la poses ión legal del cargo, como: publicac ión hoja de

vida y pruebas de meritoc rac ia s i aplica, realizac ión del es tudio de seguridad para

cada uno de los aspirantes , revis ión minuc iosa del control de documentos para la

poses ión. Es to nos ha dado un resultado del 100% de func ionarios que cumple con

los requis itos de acuerdo con el manual de func iones que rige en el momento de su

Se ha dado cumplimiento a cada uno de los controles , evidenc iando la efec tividad

de los mismos , s in embargo en el monitoreo se realizaron ajus tes en cuanto al

es tudio de seguridad y uso del formato control de documentos para el retiro del

cargo.

Después de la revis ión y anális is se pudo es tablecer que no se materializó el

riesgo.

Se continua con la verificac ión de requis itos y controles para evitar dec is iones

erróneas para el ingreso de func ionarios a la Entidad, teniendo en cuenta que

cumpla con cada uno de los requis itos exigidos de acuerdo con el cargo, con corte

a 31 de agos to se pudo evidenc iar que los func ionarios ac tivos han cumplido con

cada unp de los requis itos para el respec tivo ingreso, con base en lo anterior se

evidenc ia que no se materializo el riesgo en es te periodo.

Durante el proceso de selecc ión y vinculac ión de los func ionarios , el Á rea de

Talento Humano aplica los controles es tablec idos de tal forma que el personal que

ingresa a la Entidad cumple con los requis itos exigidos para el cargo que va a

ocupar. Se realizan los es tudios de seguridad, pruebas de meritoc rac ia para los

niveles P rofes ional, A sesor y Direc tivo, revis ión de experienc ia y eduac ión

academica de acuerdo a lo es tablec ido en el procedimiento P -TH-04 Selecc ión y

Durante el último trimestre no se han presentado T ráfico de influenc ias durante la

selecc ión de personal, lo cual evidenc ia que no se ha materializado el riesgo.

Durante el último trimestre no se han presentado T ráfico de influenc ias durante la

selecc ión de personal, lo cual evidenc ia que no se ha materializado el riesgo.

Se viene dando es tric to cumplimiento a los controles es tablec idos , adic ionalmente

se hizo una ac tualizac ión del P rocedimiento P -TH-04 Selecc ión y V inculac ión de

personal, los func ionarios que han ingresaron durante la vigenc ia 2015,

cumplieron con los requis itos y perflies adoptados por la Entidad. E l riesgo no se

materializó.

P ara el tercer trimestre de 2015, no se materializó el riesgo "T rafico de influenc ias

durante la selecc ión de personal". Se continúa aplicando los controles

es tablec idos los cuales son: 1 . Solic itar a la Secretaría de Seguridad realizar el

respec tivo es tudio de seguridad del aspirante a ocupar el cargo. 2 . A plicac ión

formato C ontrol de documentos para la poses ión legal del cargo. 3 . V erificar la

idoneidad del personal, revisando el cumplimiento de los requis itos para ocupar el

P ara el cuarto trimestre de 2015, no se materializó el riesgo "T rafico de

influenc ias durante la selecc ión de personal". Se continúa aplicando los controles





P ara el primer trimestre de la vigenc ia 2016, no se materializó el riesgo "T rafico

de influenc ias durante la selecc ión de personal". Se continúa aplicando los

controles es tablec idos los cuales son: 1 . Solic itar a la Secretaría de Seguridad

realizar el respec tivo es tudio de seguridad del aspirante a ocupar el cargo. 2 .

A plicac ión formato C ontrol de documentos para la poses ión legal del cargo. 3 .

V erificar la idoneidad del personal, revisando el cumplimiento de los requis itos

P ara el segundo trimestre de 2016, no se materializó el riesgo "T rafico de






P ara el segundo trimestre de 2016, no se materializó el riesgo "T rafico de






De acuerdo con la ac tualizac ión del presente riesgo se observa que los s iguientes

controles que se es talec ieron han demostrado ser efec tivos .

1 . Solic itar a la Secretaría de Seguridad realizar el respec tivo es tudio de seguridad

del aspirante a ocupar el cargo. 2 . A plicac ión del formato C ontrol de documentos

para la poses ión legal del cargo. 3 . V erificac ión de cumplimiento de requis itos

mínimos . 4 . Solic itud de aplicac ión de pruebas de meritoc rac ia (C argos

TH Revis ión técnica y normativa de la prenómina Evitar el riesgo

Utilizac ión del A plicativo de Nómina

Talento Humano

Controles


Fecha de


E

Proceso

Riesgo Descripción Causas Efectos

Nombre

A ctivo

Talento Humano

Dec is iones erróneas en los

pronunc iamientos ejecutoriados

de los procesos disc iplinarios

A C : Realizar las inves tigac iones

disc iplinarias

A C C :Realizar sens ibilizac ión didác tica

sobre Derechos , Deberes y

P rohibic iones con el fin de promover

acc iones que aporten al acatamiento

de los deberes de la Ley Disc iplinaria.

Dec idir bajo interés o s in soporte

normativo.

Desconoc imiento de la norma

1. A pertura de Inves tigac ion

Disc iplinaria para el func ionario

ins truc tor (func ionarios de la ofic ina)

2 . Inves tigac ion P enal por

encontrase en curso en un delito.

3 . V iolac ión de derechos

fundamentales .

4 . Inves tigac ión de l C onsejo

Superior de la judicatura.

5 . V iolac ión del manual de ética de la

entidad.

A ndres Mauric io Mendieta

DazaModerada

Responsable


Si Si

T ráfico de influenc ias

17/may/2013

17:19

C on corte al 30 de abril de 2013 no se ha materializado el riesgo "Dec is iones

erróneas en adelantar los procesos disc iplinarios ", s in embargo la O fic ina viene

adelantando ac tividades preventivas que eviten la apertura de procesos

disc iplinarios .

No

C apac itar a los func ionarios públicos de la entidad

31/Dec/2016 23:48

16/ene/2013

17:24No


C omo medida de control y manejo del

riesgo, s iendo que a la fecha no se ha

materializado el riesgo, se adopta la

mdedidad e evitar el reisgo a traves de los

respec tivos controles y ac tividades

definidas .

PA -2015-2018 O fic ina

de C ontrol Interno

Disc iplinario - Es trategia

1

Talento Humano 02/Jan/2015 11:47

MayorZona de riesgo

extrema12

Realizar reunión cuatrimestral de retroalimentac ión

de los expedientes rec ibidos en la dependenc ia.

Improbable

02/ene/2014

16:57No

30/abr/2014

08:19No

Negligenc ia del func ionario público en el recaudo de

material probatorio que sus tente la dec is ión

02/sep/2013

08:15No

Mayor

14/abr/2015

10:15No

02/jul/2015

08:50No

01/sep/2014

09:20No

05/ene/2015

08:55No

03/may/2016

09:47No

28/jun/2016

15:51No

13/oc t/2015

10:00No

31/dic /2015

15:00No

Solic itar a la Secretaría de Seguridad realizar el


ocupar el cargo

A plicac ión formato C ontrol de documentos para la

poses ión legal del cargo

A ctivo

Talento Humano

T ráfico de influenc ias durante la


A C C : P roveer los servidores públicos

de la entidad de acuerdo con las

neces idades y requis itos exigidos

A C : Mantener ac tualizada la

informac ión de los func ionarios de la

entidad en el aplicativo SIGEP y

P royec tar los ac tos adminis trativos

relac ionados con los asuntos propios

de la dependenc ia, de acuerdo a los

procedimientos es tablec idos .

Se pueden tomar dec is iones erroneas

en la selecc ión de personal por el no

cumplimiento de los requis itos

exigidos .

Errores en la informac ión que soportan las hojas de

vida de los aspirantes .

1 . P erdida de c redibilidad y confianza

por no cumplir con los requis itos del

Manual.



4. P erdidas económicas por

reprocesos adminis trativos al interior

de la Entidad.




Si Si

Reduc ir el riesgo


15/may/2013

09:49

De acuerdo al seguimiento realizado al riesgo con corte 30 abril Dec is iones

erróneas en la selecc ión de personal - por trafico de influenc ias RC , se evidenc ia

que es te no se ha materializado, por cuanto los controles se han aplicado con

resultados satis fac torios .

No

Talento Humano 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

15/ene/2013

15:43

Mediante los controles y requis itos exigidos no se evidenc io materializac ión del

riesgo, se continua la revis ión y cumplimiento de lo es tablec ido.No






satis fac toria.

PA -2015-2018 Á rea de

Talento Humano -

Es trategia 3

15/ene/2014

15:51No

V erificac ión de cumplimiento de requis itos mínimos

Falsedad en documentos que soportan la dec is ión.

Solic itud de aplicac ión de pruebas de meritoc rac ia

P res iones por terceros para la vinculac ión del

personal

Revis ión jurídica a las resoluc iones de

nombramiento

03/dic /2013

08:49

En el monitoreo realizado el 06 de septiembre se evidenc io que no se habia

materializado el riesgo, teniendo en cuenta que se identifico como un riesgo de

corrupc ión se documentaron y adic ionaron otros controles y se fija proxima fecha

de revis ión para el 07 de enero de 2014.

No

Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8Mario Ricardo Mendez

C orredorP robable Mayor

Zona de riesgo

extrema16

07/ene/2015

10:43No

15/abr/2015

16:35No

02/may/2014

23:59No

03/sep/2014

11:56No

07/oc t/2015

09:27No

14/ene/2016

09:13No

16/abr/2015

08:57No

15/jul/2015

11:14No

13/jul/2016

09:19No

28/jul/2016

08:54No

12/abr/2016

15:28No

05/jul/2016

13:15No

Mario Ricardo Mendez

C orredorP robable Mayor

Zona de riesgo

extrema16 ImprobableA c tivo

Talento Humano

Fraude en el pago de la nómina y

fac tores salariales en benefic io

propio y de un tercero

Mediante el proceso de pago de la

nómina y sus parafis cales se pueden

presentar eventos que alteren el

normal desarrollo del mismo, desviando

los recursos para un benefic io propio,

es dec ir, de los adminis tradores de la

nómina y de un tercero, ocas ionando

perdida de recursos y detrimento en el

patrimonio de la Entidad.

Debilidad en la confrontac ión entre el número de

func ionarios ac tivos vs el número de func ionarios a

quienes se les va a generar el pago de nómina.

- Detrimento P atrimonial

- Inves tigac iones Disc iplinarias ,

P enales y Fiscales

- P érdida de Imagen Ins tituc ional

- Re procesos adminis trativos

Falta de seguridad en la parametrizac ión del

aplicativo

Debilidad en la revis ión y aprobac ión por parte de

las ins tanc ias pertinentes

Falta de es tandarizac ión para la elaborac ión de la

nómina y sus novedades

Si Si

Revis ión de la prenómina por parte del Jefe del Á rea

de Talento Humano

Reduc ir el riesgo


Revis ión de la P renómina por parte del Grupo de

P agaduría

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

22/jul/2016

16:48

Se identifica es te riesgo y se realiza su anális is , valorac ión y manejo de acuerdo a

los controles que se definieron con el fin de prevenir su materializac ión. Se

realizará su monitoreo de manera trimestral conforme a los lineamientos

es tablec idos . En la ac tualidad se viene aplicando los controles los cuales han

resultado ser efec tivos por cuanto no se han presentado ac tos que permitan el

fraude en el pago de la nómina. A dic ionalmente se s iguen analizando nuevos

controles para mitigar la materializac ión del riesgo.

NoMayor Zona de riesgo alta 8

De acuerdo con las ac tividades de la

es trategia No. 3 del P lan de A cc ión en

donde se encuentra las s ituac iones

adminis trativas se hace seguimiento al

tema de nómina y sus diferentes novedades .

PA -2015-2018 Á rea de

Talento Humano -

Es trategia 3

Talento Humano



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


E

Proceso



Controles


NombreFecha de


PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -

Es trategia 2

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57


extrema15




30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013

15:41







No








Es trategia No 2


func ionarios .



reservada)









plataforma






Informac ión


SGSI.


SGSI.









(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

e

n

t

F

e

c

h

a

d


A PV erificac ión de experienc ia e idoneidad de los

contratis tasEvitar el riesgo

Revis ión informes de seguimiento


(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

e

n

t

F

e

c

h

a

d


GJ Reduc ir el riesgo No se materializó el riesgo con corte a 31 de agos to de 2013.

No se materializó el riesgo ya que se aplicaron los controles de manera efec tiva

durante el segundo cuatrimestre del año 2014

Realizando el es tudio de los riesgos se evidenc ia que no hubo materializac ión del

mismo, pues se efec tuó anális is de legalidad y de cons tituc ionalidad para cada uno

de los ac tos normativos objetos de revis ión por parte de és ta Secretaría.

Una vez monitoreado el riesgo y aplicados los controles necesarios , se determina

que el riesgo no se logró materializar.

Una vez implementados los controles es tipulados para el riesgo, se determinar que

no hubo materializac ión del riesgo. De igual forma, se efec tuó ac tualizac ión en la

etapa de valorac ión, con el fin de ajus tar la zona de riesgo.

La Secretaría Jurídica dispone de tres controles es tablec idos para evitar la

materializac ión del riesgo, los cuales son: 1 .Revis ión con la entidad competente y

al interior de la Secretaría Jurídica - 2 .C ontratac ión de personal calificado con

conoc imientos en derecho cons tituc ional y legis lac ión vigente - 3 . Expedic ión de

ac tos normativos para correcc ión de yerros .
















Revisado el anális is realizado el 18 de abril de 2016, al monitoreo de es te riesgo,

resulta importante prec isar que el riesgo no se materializó durante el primer

trimestre del año 2016. P or lo antterior, no se debe tener en cuenta la fecha

referida en el anterior anális is , s ino la que se corrige en es ta oportunidad.







(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

e

n

t

F

e

c

h

a

d


GF Definic ión del responsable de la caja menor Evitar el riesgo


T ransporte de valores con las medidas de seguridad

exigidas por las compañias de seguros

De acuerdo con la informac ión reportada por los responsables del manejo de las

cajas menores , durante la presente vigenc ia es te riesgo no se ha materializado,

por tanto se mantienen los controles exis tentes

En es te momento se es tá desarrollando el aplicativo denominado "s is tema de

ges tión de comis iones", el cual es tá en paralelo, con el fin de que los responsables

De acuerdo con la informac ión reportada por los responsables del manejo de las

cajas menores , la cual se adjunta, los riesgos asoc iados no se materializaron, por

lo tanto los controles se mantienen

de acuerdo con la informac ión anexa rec ibida de los responsables del manejo de

las cajas menores , durante el periodo (1 de enero al 30 de abril de 2014) ninguno

de los riesgos asoc iados al manejo de las C ajas Menores se materializo, por tanto

es tos se mantienen.

De acuerdo con la informac ión anexa rec ibida de los responsables del manejo de

las cajas menores , durante el periodo (1 de mayo al 30 de agos to de 2014)

ninguno de los riesgos asoc iados al manejo de las C ajas Menores se materializo,

por tanto es tos se mantienen

Durante el periodo del 1 de septiembre al 31 de dic iembre de 2015, los

responsables del manejo de las cajas menores continuaron aplicando los controles

exis tentes con el fin de evitar que es te riesgo se materialice. Es ta cuenta con

procedimientos , lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente documentadas

que definen los controles a aplicar en la adminis trac ión de las cajas menores ,

adic ionalmente es te riesgo se comparte con la aseguradora, cons tituyendo

E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República, con el fin de

evitar que es te riesgo se materialice, cuenta con procedimientos , lineamientos y

ac tos adminis trativos , debidamente documentadas que definen los controles a

aplicar en la adminis trac ión de las cajas menores , adic ionalmente es te riesgo se

comparte con la aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan

es tos recursos .






es tos recursos .

E l Departamento A dminis trativo de la pres idenc ia de la República, con el fin de




comparte con la aseguradora, cons tituyendo anualmente la pólizas que amparan

es tos recursos .

Teniendo en cuenta la solic itud efec tuada por el Fondo de P rogramas Espec iales

para la P az, en el cual solic ita se dé un alcance al monitoreo del riesgo para el

trimestre (1 de julio a 30 de septiembre). Se adjunta el nuevo anális is rec ibido del

responsable de la caja menor de Fondo P az”.

La Entidad, con el fin de evitar que es te riesgo se materialice, cuenta con

procedimientos , lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente documentadas

que definen los controles a aplicar en la adminis trac ión de las cajas menores ,

adic ionalmente es te riesgo se comparte con la aseguradora, cons tituyendo

anualmente la pólizas que amparan es tos recursos .

Los encargados de monitorear es tos riesgos con los responsables del manejo de






es tos recursos .

E l Departamento A dminis trativo de la pres idenc ia de la República, con el fin de




comparte con la aseguradora, cons tituyendo anualmente la pólizas que amparan

es tos recursos .


NombreFecha de



E

Proceso



Controles

A ctivo


Inadecuado acompañamiento a

los proyec tos de infraes truc tura

para la atenc ión integral para la

primera infanc ia durante la

formulac ión y ejecuc ión.

E l incumplimiento puede darse en la

ejecuc ión del proyec to de invers ión y

por cons iguiente en el plan de acc ión.

P or acc ión u omis ión, la C onsejería

P res idenc ial para la P rimera Infanc ia

podría dar acompañamiento en la

formulac ión y ejecuc ión de los

proyec tos de infraes truc tura para la

atenc ión integral para la primera

infanc ia s in tener en cuenta los

lineamientos de la es trategia "De C ero

a Siempre"

A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión

de políticas , planes y proyec tos

necesarios para el cumplimiento de las

prioridades de Gobierno.

P or omis ión y acc ión brinde un inadecuado

lineamiento diferente del marco de la es trategia "

De cero a s iempre"

1. P erdida de c redibilidad de la C PP I .


3 . Incumplimiento en las metas del

plan de acc ión.

4 . Infraes truc turas inadecuadas para

la atenc ión integral para la primera

infanc ia

1 . Falta de idoneidad en la selecc ión del contratis ta.

2 . Incumplimiento de las obligac iones

contrac tuales , el cual realice acc iones diferentes al

lineamiento del marco de la es trategia " De cero a

s iempre"

Desconoc imiento de normas aplicables en

proyec tos de infraes truc turas .

Incumplimiento en los es tándares de calidad

aplicables a las infraes truc turas en el marco de la

es trategia " De cero a s iempre".

Jose Ignac io C asallas

A cos taImprobable Mayor Zona de riesgo alta 8 Raro

V is itas de verificac ión técnica


cumplimiento de las ac tividades previs tas para la

correc ta ejecuc ión de los proyec tos

Informes o certificac iones de cumplimientos de

Lineamientos para la cons trucc ión de las

infraes truc turas en el marco de la es trategia “De

C ero a Siempre”

01/Mar/2016 00:00 31/Dec/2016 23:59

No SiMayor Zona de riesgo alta 4




cual contempla acc iones que permiten a la


puntos de controles planteados .

PA -2015-2018 C P


ESTRA TEGIA 8


P olíticos


NombreFecha de


Gestión Jurídica

E

Proceso



Controles


SandovalC as i certeza C atas trófico

Zona de riesgo

extrema25

Revis ión con la entidad competente y al interior de

la Secretaría Jurídica

C ontratac ión de personal calificado con


legis lac ión vigente

A c tivo

Gestión Jurídica

Defic ienc ia en el momento de

revisar y aprobar proyec tos de

ac tos normativos

A C C : Es tudiar, anlizar, conceptuar y/o

preparar los P royec tos de A c tos

Normativos (Leyes , dec retos ,

resoluc iones , direc tivas

pres idenc iales ).

A C : E fec tuar anális is de legalidad y

cons tituc ionalidad de todos los

decretos objeto de trámite

de acuerdo con las prioridades de

Gobierno y del Departamento

A dminis trativo de P res idenc ia de la

República. Se pueden tomar dec is iones

erróneas al aprobar ac tos normativos

con vic ios de incons tituc ionalidad y/o

ilegalidad.

Errores en la informac ión remitida por M inis terios y

otras entidades como soporte con el proyec to de

ac to normativo.

1 . Nomatividad aprobada con vic ios

de incons tituc ionalidad y/o ilegalidad

2. Sanc iones legales (penal, fis cal,

disc iplinaria)

Desconoc imiento de la normatividad aplicable.

T iempo insufic iente para realizar la revis ión previa.

Expedic ión de ac tos normativos para correcc ión de

yerros

No Si

22/ene/2014

16:26No se materializó el riesgo con corte a 31 de dic iembre de 2013. No

Gestión Jurídica 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

30/sep/2013

17:22No

C as i certeza C atas trófico Zona de riesgo extrema 25

C on miras a blindar al Señor P res idente de

la Republica frente a la aprobac ión de ac tos

normativos es necesario reduc ir el margen

de error que se pueda presentar en la

revis ión de los mismos .

PA -2015-2018

SEC RETA RÍA JURÍDIC A

ESTRA TEGIA 1

02/sep/2014

15:28No

07/ene/2015

15:51No

08/may/2014

10:55No se materializó el riesgo ya que se aplicaron los controles de manera efec tiva. No

02/jul/2015

17:14No

13/oc t/2015

09:58No

21/abr/2015

16:04No

05/jun/2015

15:23No

08/jun/2016

11:43No

05/jul/2016

10:29No

13/ene/2016

16:53No

18/abr/2016

15:56No


NombreFecha de


Gestión Financiera

E

Proceso



Controles

Si Si

A rqueos periódicos a las cajas menores Reduc ir el riesgo

A s ignac ión de C ajas Fuertes con c laves

personalizadasC ompartir o trans ferir

C ontrol y verificac ión del archivo ordenando la

trans ferenc ia de recursos a las entidades

financ ieras

28/dic /2012

21:03

01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

25/oc t/2012

23:59

Dentro de los controles que se tienen previs tos se es tablec io "P ara el caso de la

caja menor de viáticos al interior que efec túa pagos a través de abono en cuenta,

el responsable del manejo de la caja menor debe verificar la informac ión regis trada

en el archivo ordenando la trans ferenc ia de recursos", s in embargo es te control no

se cumplió por lo cual se solic itó a través de corrreo elec trónico al A rea de Talento

Humano formular el P lan de mejoramiento respec tivo.

No












recursos .

PA -2015-2018 Á rea

Financ iera - Es trategia 1Gestión Financ iera

Improbable

E fec tuar pagos s in la autorizac ión del ordenador del

gas to

05/sep/2013

11:29No

C on cortea la fecha no se ha materializado el riesgo de hurto de dinero y cheques .

P or lo anterior se mantienen los controles exis tentesNo

Debilidad en la revis ión de la documentac ión

soporte de gas tos

01/mar/2013

19:11

Se presentan un sobrante en la s iguiente caja menor los cuales obedecen al

fracc ionamiento de la moneda.

C aja Menor del Á rea A dminis trativa del Departamento A dminis trativo de la

P res idenc ia de la República $-28

Teniendo en cuenta que durante los meses de enero y febrero no se materializaron

los riesgos identificados los controles se mantienen

No

Dayubiri Robayo Garc ia P robable C atas tróficoZona de riesgo

extrema20

No disponer de cajas fuertes para el control del

dinero en efec tivo y documentos de valor


2 . Sanc iones legales , disc iplinarias y

fis cales


No cumplir con la medidas de seguridad exis tentes

Falta de revis ión de las cuentas bancarios de los

benefic iarios .

No seguir los lineamientos es tablec idos por la

Entidad para el manejo de los recursos as ignados a

las cajas menores

09/sep/2014

00:00No

09/ene/2015

15:38No

09/ene/2014

08:31No

02/may/2014

00:00No

15/oc t/2015

18:41No

23/oc t/2015

18:42No

31/mar/2015

16:08No

10/jul/2015

08:44No

30/jun/2016

21:18No

30/dic /2015

10:40No

31/mar/2016

23:59No

A ctivo




menores

A C C : Manejar los recursos as ignados

a las C ajas Menores

La Entidad anualmente cons tituye

cajas menores a través de las cuales

se realizan pagos en efec tivo y

cheques , por tanto se deben cumplir

con los lineamientos es tablec idos para

el manejo de es tas y con las medidas

de seguridad exis tentes para evitar el

hurto de dinero.

Manipulac ión o adulterac ión de los soportes de la

caja menor



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


E

Proceso



Controles


NombreFecha de


PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -

Es trategia 2

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57


extrema15




30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013

15:41







No








Es trategia No 2


func ionarios .



reservada)









plataforma






Informac ión


SGSI.


SGSI.








GF Revis ión de los documentos soportes de pago Evitar el riesgo


Se programa el monitoreo del riesgo para el 8 de enero de 2014, teniendo en

cuenta que no se ha materializado

E l resultado de es te indicador en un analis is de 2 .555 cuentas pagadas en el

tercer cuatrimestre del año 2013 donde todas las cuentas cumplieron con los

requis itos y demas documentos necesarios para su pago, en es te sentido no se

evidenc ia la materializac ion del riesgo. Los soportes de las cuentas reposan en el

archivo de la dependenc ia.

Durante el primer cuatrimestre del año se revisaron las cuentas antes de efec tuar

el pago las cuales contaban con toda la documentac ión soporte exigida en los

contratos y normatividad aplicable, adic ionalmente todas las cuentas se

verificaron en el s is tema SIIF revisando que la cuenta bancaria correspondiera al

proveedor al cual se le efec tuó el pago, por lo tanto no se ha materializado el

riesgo.

E l resultado de es te indicador en un analis is de 2 .446 cuentas pagadas en el

primer cuatrimestre del año 2014 donde todas las cuentas cumplieron con los

requis itos y demas documentos necesarios para su pago, en es te sentido no se

evidenc ia la materializac ion del riesgo. Los soportes de las cuentas reposan en el

archivo de la dependenc ia.

No se ha materializado el indicador en el segundo cuatrimestre de 2014, teniendo

en cuenta los controles que se tienen es tablec idos en ejecuc ión presupues tal y la

verificac ión de los soportes de cada uno de los pagos .

C orte 31 de dic iembre de 2014: De acuerdo con los lineamientos para la




aplicar en el momento de efec tuar pagos , adic ionalmente es te riesgo se comparte

con la aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan es tos

recursos .

P ara el primer trimestre del año 2015, la C oordinac ión del Grupo de P agaduría ha

efec tuado pagos de 2104 cuentas de P ago (enero: 1 .344, febrero: 388,

marzo:372) realizando la efec tiva revis ión de los documentos soporte y

confrontac ión de los mismos contra la informac ión regis trada en el SIIF, as í como

ejerc iendo control y verificac ión de la informac ión de las trans ferenc ias de

recursos a las entidades financ ieras , cumpliendo con las medidas de seguridad

es tablec idas por el SIIF, es tando amparados es tos recursos por la póliza

de manejo vigente No. 000705235967, expedida el 3 de dic iembre de 2014






recursos .






recursos .

C O MENTA RIO RIESGO S PERIO DO O C TUBRE – DIC IEMBRE 2015






C O MENTA RIO RIESGO S PERIO DO ENERO – MA RZO 2016






recursos .

P ara el primer trimestre del año 2016, la C oordinac ión del Grupo de P agaduría ha

efec tuado pagos a través de 2 .014 C uentas de P ago (enero: 789, febrero: 792,

marzo: 433) realizando la efec tiva revis ión de los documentos soporte y





de manejo vigente No. 000706220342 expedida el 15 de dic iembre de 2015.






recursos .

P ara el segundo trimestre del año 2016, la C oordinac ión del Grupo de P agaduría

ha efec tuado pagos a través de 1594 C uentas de P ago (abril: 586, mayo 524:,

junio: 484) realizando la efec tiva revis ión de los documentos soporte y





de manejo vigente No. 000706220342 expedida el 15 de dic iembre de 2015.

A c tivo


E fec tuar un pago a una persona

natural o juridica que no

corresponda por vac ios de

informac ión en la ejecuc ión de la

cadena presupues tal y otros

pagos

A C C : Realizar pagos .

La Entidad efec tua los pagos a través

del aplicativo SIIF, con abono en

cuenta a los proveedores , por tanto se

debe verificar que la cuenta bancaria

corresponda al tercero benefic iario del

pago, certificada por cada una de las

entidades bancarias , as i mismo se

debe verificar que cumpla con todos los

soportes necesarios para efec tuar el

pago es tablec idos en el contrato y la

normativa vigente.

A C .: Regis trar las cuentas pagadas en

el mes para comparar lo ejecutado

contra lo solic itado.


momento de efec tuar los pagos .

Si Si

C onfrontac ión de la informac ión del s is tema SIIF

contra documentos fís icos

Reduc ir el riesgo

No

Gestión Financ iera 01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

09/oc t/2012

18:02

Se ac tualizo el riesgo en todas sus etapas de acuerdo con los lineamientos

ac tualizados para la adminis trac ión de los riesgos . Se programa una nueva revis ión

para el 17 de enero de 2013

No



P res idenc ia de la República, con el fin de





aplicar en el momento de efec tuar pagos ,

adic ionalmente es te riesgo se comparte con

la aseguradora, cons tituyendo anualmente

las pólizas que amparan es tos recursos .

PA -2015-2018 Á rea

Financ iera - Es trategia 4

No

09/sep/2013

08:44No

Error en la informac ión que soporta el pago.


Desconoc imiento o mala interpretac ión de la

normatividad aplicable

C umplir con las medidas de seguridad es tablec idas

en el s is tema SIIF

30/ene/2013

12:30

No se materializó el riesgo, por tanto las medidas de control exis tentes se

mantienen, el monitoreo de es te riesgo se efec tuara semestralmente

C ontrol y verificac ión de la informac ión ordenando

la trans ferenc ia de recursos a las entidades

financ ieras

14/may/2013

09:25

C orte 30 de abril: De acuerdo con los lineamientos para la adminis trac ión de

riesgos ac tualizados se efec túa monitoreo.

Durante el primer cuatrimestre del año se revisaron las cuentas antes de efec tuar

el pago las cuales contaban con toda la documentac ión soporte exigida en los

contratos y normatividad aplicable, adic ionalmente todas las cuentas se

verificaron en el s is tema SIIF revisando que la cuenta bancaria correspondiera al

proveedor al cual se le efec tuó el pago, por lo tanto no se ha materializado el

riesgo.

1 . P érdida económica

2 . P érdida de c redibilidad en el

procedimiento de pago.


A lvaro Ramírez Rodriguez P robable MayorZona de riesgo

extrema16

30/abr/2014

15:43No

15/sep/2014

14:44No

09/ene/2014

15:50No

30/abr/2014

11:11No

03/jul/2015

18:22No

02/oc t/2015

09:43No

05/ene/2015 No

31/mar/2015

19:53No

30/jun/2016

16:07No

30/dic /2015

14:39No

31/mar/2016

16:45No



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


E

Proceso



Controles


NombreFecha de


PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -

Es trategia 2

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57


extrema15




30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013

15:41







No








Es trategia No 2


func ionarios .



reservada)









plataforma






Informac ión


SGSI.


SGSI.








GF Evitar el riesgo

A plicativo SIIF Nac ión

Durante el periodo comprendido entre el 1o. de septiembre al 31 de dic iembre de

2013, se efec tuaron 424 certificados de disponibilidad presupues tal y 1408

regis tros presupues tales inc luyendo los efec tuados por el Fondo de P rogramas

Espec iales para la P az, con el autocontrol tanto de la persona que elabora el C .D.P .

y regis tro presupues tal y con la revis ión en el momento de la firma el indicador del

periodo menc ionado es C ERO (0) por lo tanto es te riesgo no se materializo.

Teniendo en cuenta que en la expedic ión de certificados de disponibilidad y

regis tros presupues tales se realiza el autocontrol y doble verificac ión tanto de la

persona que elabora el C .D.P . o Regis tro P resupues tal como de la persona que

firma es tos documentos y que otro punto de control para la expedic ión de los

certificados de disponibilidad es revisar previamente antes de expedirlo en el P lan

A nual de A dquis ic iones que el gas to es té amparando; durante el periodo de enero

1o. a abril 30 de 2014, no se ha materializado es te riesgo por lo tanto es resultado

es C ero (0), en es te lapso de tiempo se han expedido 709 certificados de

disponibilidad inc luyendo las adic iones y reducc iones a los mismos y 1352

regis tros presupues tales igualmente contando las adic iones y reducc iones a los

mismos e inc luyendo los expedidos por el Fondo de P rogramas Espec iales para la

P az.. Se anexa cuadro donde se menc ionan el número de documentos expedidos en

cada mes .

Teniendo en cuenta que durante el segundo cuatrimestre de la vigenc ia 2014 es

dec ir del 1 de mayo al 31 de agos to del presente año, se puede evidenc iar que

es te riesgo no se materializó por lo cual se mantienen los controles exis tentes .




firma es tos documentos y que otro punto de control para la expedic ión de los

certificados de disponibilidad es revisar previamente antes de expedirlo en el P lan

A nual de A dquis ic iones que el gas to es té amparando; durante el periodo de 1 de

septiembre al 31 de dic iembre de 2014, no se ha materializado es te riesgo por lo

tanto es resultado es C ero (0), en es te lapso de tiempo se han expedido 788

certificados de disponibilidad inc luyendo las adic iones y reducc iones a los mismos

y 2003 regis tros presupues tales igualmente contando las adic iones y reducc iones

a los mismos e inc luyendo los expedidos por el Fondo de P rogramas Espec iales

para la P az.. Se anexa cuadro donde se menc ionan el número de documentos

expedidos en cada mes .

E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República dispone de

procedimientos y normas que definen la forma de operar de las dependenc ias y

aplica los controles es tablec idos para evitar la materializac ión del riesgo,

aplicando los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los controles es tablec idos

por el Grupo de P resupues to son los s iguientes:



aplica los controles es tablec idos para evitar la materializac ión del

riesgo, adic ionalmente se emplea los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los







1 . Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el P lan A nual de A dquis ic iones: Una

vez allegada la solic itud de certificados de disponibilidad revisamos contra el P lan

A nual de A dquis ic iones que el gas to se encuentre amparado en dicho P lan, rubro

de afec tac ión correc ta y con recursos sufic ientes , de tal manera que durante el

segundo trimestre de la vigenc ia 2015, se expidieron 230 certificados de

disponibilidad, acorde con es te control.

2 . Revis ión de todos los C DP s y Regis tros P resupues tales expedidos: una vez

expedido el certificado de disponibilidad y regis tros presupues tales tanto de la

persona que los elabora como de una segunda revis ión de la persona que los firma,

con corte a junio 30 de 2015, se revisaron los 230 cdp expedidos y 539 regis tros


3 . A plicativo SIIF Nac ión: todos los C DP y los regis tros presupues tales son

elaborados a través del Sis tema Integrado de Informac ión Financ iera - S.I .I .F.,

s is tema ofic ial.

4 . C onc iliac ión entre los reportes de ejecuc ión presupues tal del SIIF con los

cuadros consolidados del Á rea Financ iera y FO NDO PA Z: diariamente se regis tra

en archivos de ges tión tanto los cdp y regis tros presupues tales expedidos ,

semanalmente se hace c ruce de és ta informac ión con los datos de SIIF Nac ión.

C on los controles anteriormente desc ritos al c ierre del segundo trimestre de 2015,

és te riesgo no se ha materializado.










tercer trimestre de la vigenc ia 2015, se expidieron 262 certificados de





con corte a septiembre 30 de 2015, se revisaron los 262 cdp expedidos y 616

regis tros presupues tales realizados .



s is tema ofic ial.





5 . Revis ión del P erfil de los func ionarios que ingresen al Á rea Financ iera. C on corte

a septiembre 30 de 2015, no se ha presentado el ingreso de nuevos func ionarios

al Grupo de P resupues to.










cuarto trimestre de la vigenc ia 2015, se expidieron 481 certificados de





con corte a dic iembre 30 de 2015, se revisaron los 481 cdp expedidos y 1361

regis tros presupues tales realizados .



s is tema ofic ial.





5 . Revis ión del P erfil de los func ionarios que ingresen al Á rea Financ iera. C on corte

a dic iembre 30 de 2015, no se ha presentado el ingreso de nuevos func ionarios al

Grupo de P resupues to.










primer trimestre de la vigenc ia 2016, se expidieron 503 certificados de

disponibilidad (expedidos , más adic iones y reducc iones), acorde con es te control.




con corte a marzo 31 de 2016, se revisaron los 503 cdp expedidos y 927

regis tros presupues tales realizados (se inc luyen adic iones y reducc iones).



s is tema ofic ial.














segundo trimestre de la vigenc ia 2016, se expidieron 190 certificados de

disponibilidad (expedidos , más adic iones y reducc iones), acorde con es te control.




con corte a junio 30 de 2016, se revisaron los 190 cdp expedidos y 746 regis tros

presupues tales realizados (se inc luyen adic iones y reducc iones).



s is tema ofic ial.





A c tivo


E fec tuar certificados de

disponibilidad y regis tros

presupues tales por un rubro

presupues tal que no

corresponda en la ejecuc ión de

la cadena presupues tal

A C C : E laborar y expedir C ertificados

de Disponibilidad P resupues tal,

regis tros presupues tales y generar

informes de ejecuc ión presupues tal;

A C :Expedir oportunamente los

certificados de disponibilidad

presupues tal y los regis tros

presupues tales .

En el momento de expedir el C DP y el

regis tro presupues tal se pueden

cometer errores de asoc iac ión en el

momento de manipular el s is tema de

informac ión

Desconoc imiento o incumplimiento de los

procedimientos internos , relac ionados con la

expedic ión de los certificados de disponibilidad y

regis tros presupues tales

Si Si

PA -2015-2018 Á rea


05/sep/2013

11:43

C on el fin de evitar la materializac ión del riesgo "Dec is iones erroneas en el

momento de efec tuar los regis tros presupues tales (RC )" se formuló plan de

contingenc ia con el fin de dar a conocer la normatividad presupues tal vigente

relac ionada con las imputac iones presupues tales , la cual se llevó a cabo.

22/ene/2014

16:23No

02/may/2014

06:43No

Desconoc imiento de la Ley General de P resupues to

y la reglamentac ión es tablec ida por el M inis terio de

Hac ienda - Direcc ión General del P resupues to

P úblico Nac ional

C onc iliac ión entre los reportes de ejecuc ión

presupues tal del SIIF con los cuadros consolidados

del Á rea Financ iera y FO NDO PA Z

Falta de revis ión de los regis tros presupues tales

09/sep/2013

14:46




firma es tos documentos , durante el periodo de mayo a agos to de 2013, no se ha

materializado es te riesgo por lo tanto es resultado es C ero (0), en es te lapso de

tiempo se han expedido 356 certificados de disponibilidad y 566 regis tros

presupues tales inc luyendo los expedidos por el Fondo de P rogramas Espec iales

para la P az.. Se anexa cuadro donde se menc ionan el número de documentos

expedidos en cada mes .

No

Solic itud Disponibilidad P resupues tal F-GF-23 que

no es tén bien diligenc iadas o con errores de

digitac ión

Revis ión del perfil de los func ionarios que ingresen

al A rea Financ iera

V inculac ión de personal que no cuente con c riterios

éticos

No

Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el P lan




P res idenc ia de la Republica dispone de

procedimientos y normas que definen la

forma de operar de las dependenc ias y

aplica los controles es tablec idos para evitar

la materializac ión del riesgo, aplicando los

princ ipios de autocontrol y autoges tión.

A dic ionalmente cuenta con un plan de

contingenc ia el cual deberá ser aplicado en

caso de materializac ión.

Revis ión de todos los C DP s y Regis tros

P resupues tales expedidos

31/mar/2015

17:18No

01/abr/2015

12:07No

15/sep/2014

13:46No

31/dic /2014

23:59No

30/dic /2015

16:26No

31/mar/2016

17:37No

06/jul/2015

11:41No

30/sep/2015

23:59No

1. Sanc iones legales y/o

disc iplinarias

2 . P erdida de c redibilidad

3. Desgas te adminis trativo por

reprocesos

4. Hallazgos de A uditoria Interna o

Externas

Nelly Soler P robable MayorZona de riesgo

extrema16

01/jul/2016

18:25No



(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

F

e

c


E

Proceso



Controles


NombreFecha de


PA -2015-2018 Á rea de


de Informac ión -

Es trategia 2

Tecnologías de

Informac ión y

C omunicac iones

01/Sep/2015 07:57


extrema15




30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013

15:41







No








Es trategia No 2


func ionarios .



reservada)









plataforma






Informac ión


SGSI.


SGSI.









(Fecha Inicial)


(Fecha Final)

C

o

m

e

n

t

F

e

c

h

a

d


BS Evitar el riesgo

Durante el utlimo cuatrimestre del año, el Á rea de C ontratos no ha s ido notificado

de la exis tenc ia de alguna inves tigac ión o proceso en curso de las Juris idcc iones

P enal o Disc iplinaria, por lo cual no exis ten Fallos condenatorios sobre algun

hecho de C orrupc ion en el Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la

República.

Durante el primer cuatrimestre del año 2014, el Á rea de C ontratos no ha s ido

notificado de la exis tenc ia de alguna inves tigac ión o proceso en curso de las

Jurisdicc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no exis ten Fallos condenatorios

sobre algún hecho de C orrupc ión en el Departamento A dminis trativo de la


Durante el segundo cuatrimestre del año 2014, (Mayo a A gos to) el Á rea de

C ontratos no ha s ido notificado de la exis tenc ia de alguna inves tigac ión o proceso

en curso de las Jurisdicc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no exis ten Fallos

condenatorios sobre algún hecho de C orrupc ión en el Departamento A dminis trativo

de la P res idenc ia de la República.

Se deja cons tanc ia que no se han materializado las pos ibles causas que podrían

benefic iar a un oferente en particular, las cuales son:

1. O mis ión de requis itos legales para benefic iar a un oferente en particular

2 . Desconoc imiento de la normatividad sobre contratac ión es tatal

3 . Exigenc ia de requis itos adic ionales para benefic iar a un oferente en particular

4 . Desconoc imiento de los términos legales en un proceso de selecc ión.

No exis ten cambios en la identificac ión, anális is , valorac ión, ni manejo del riesgo.

Se programa próxima revis ión en 4 meses , es dec ir en el mes de dic iembre 2014

Durante el ultimo cuatrimestre del año 2014, (Septiembre a Dic iembre) el Á rea de

C ontratos no ha s ido notificado de la exis tenc ia de alguna inves tigac ión o proceso

en curso de las Jurisdicc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no exis ten Fallos

condenatorios sobre algún hecho de C orrupc ión en el Departamento A dminis trativo

de la P res idenc ia de la República. Se deja cons tanc ia que no se han materializado

las pos ibles causas que podrían benefic iar a un oferente en particular, las cuales

son:





No exis ten cambios en la identificac ión, anális is , valorac ión, ni manejo del riesgo.

Se programa próxima revis ión en 4 meses , es dec ir en el mes de abril 2015

Durante el primer trimestre del año 2015, el Á rea de C ontratos no ha s ido

notificada de la exis tenc ia de alguna inves tigac ión o proceso en curso de las

Jurisdicc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no exis ten Fallos condenatorios

sobre algún hecho de C orrupc ión en el Departamento A dminis trativo de la

P res idenc ia de la República. Se deja cons tanc ia que no se han materializado las

pos ibles causas que podrían benefic iar a un oferente en particular, las cuales son:





La periodic idad del indicador se cambiara de cuatrimestral a trimestral. Se

programa próxima revis ión con corte a 30 de junio de 2015

E l proceso de bienes y servic ios , contemplo como riesgo de corrupc ión "Benefic iar

a un oferente por incumplimientos legales en la elaborac ión es tudios previos ,

pliegos de condic iones o invitac iones a ofertar de un proceso de selecc ión".

P ara lo cual se aplican los controles es tablec idos , es to es la revis ion por parte del

abogado, del Jefe del Á rea de C ontratos , el C omite de O rdenac ión de gas to y se

E l proceso de bienes y servic ios , contemplo como riesgo de corrupc ión "Benefic iar

a un oferente por incumplimientos legales en la elaborac ión es tudios previos ,

pliegos de condic iones o invitac iones a ofertar de un proceso de selecc ión".


abogado, del Jefe del Á rea de C ontratos , el C omite de O rdenac ión de gas to y se

E l proceso de A dquis ic ión de Bienes y Servic ios , contemplo como riesgo de

corrupc ión "Benefic iar a un oferente por incumplimientos legales en la elaborac ión

es tudios previos , pliegos de condic iones o invitac iones a ofertar de un proceso de

selecc ión".


E l proceso de A dquis ic ión de Bienes y Servic ios , contemplo como riesgo de

corrupc ión "Benefic iar a un oferente por incumplimientos legales en la elaborac ión

es tudios previos , pliegos de condic iones o invitac iones a ofertar de un proceso de

selecc ión".

P ara lo cual se aplican los controles es tablec idos , es to es: la revis ión por parte del

abogado, del Jefe del Á rea de C ontratos , el C omité de O rdenac ión de gas to y se

rec iben las observac iones de los proponentes e interesados en los procesos de

selecc ión.

Durante el primer trimestre del año, no se materializó el riesgo, para realizar la

medic ión se cuenta con un indicador que mide la cantidad de fallos condenatorios ,

a la fecha la Entidad no ha s ido notificada de ningún proceso en curso derivado de

alguna presunta ac tuac ión de corrupc ión en la Entidad.

Durante el tercer trimestre del año el presente riesgo no se materilizó, es to lo

evidenc ia la ausenc ia de notificac iones de inves tigac iones o sanc iones en contra

de algun func ionario por pos ibles hehos de corrupc ión.


E

Proceso

Riesgo Descripción Causas Efectos

Nombre

Responsable


Controles


Fecha de


20/Jan/2015 00:00


extrema20

Revis ión previa por parte del A bogado responsable

de elaborar el contrato.

Improbable C atas tróficoA c tivo


Servic ios







A C C : E laborar es tudios previos de

acuerdo con la modalidad de selecc ión

y las orientac iones definidas en el

Manual de C ontratac ión M-BS-01

A C : - Realizar un Taller prác tico sobre

elaborac ión de es tudios y documentos

previos para las modalidades de

contratac ión Direc ta y M ínima cuantía. -

Realizar un Taller prác tico sobre la

elaborac ión del documento de insumos

técnicos para la elaborac ión de

es tudios previos para las modalidades

de selecc ión: Lic itac ión Pública y la

Menor C uantía

La elaborac ión es tudios previos ,

pliegos de condic iones o invitac iones a

ofertar se efec tua con base en las

neces idades reales identificadas por

las dependenc ias en el P lan A nual de

A dquis ic iones

Desconoc imiento u O mis ión de requis itos legales

para benefic iar a un oferente en particular

1 . Desgas te A dminis trativo

(duplic idad y aumento en las tareas u

objetos a desarrollar)



4. Sanc iones Disc iplinarias , penales y

fis cales


MorenoP robable

O bservac iones por parte de los oferentes al

proyec to de pliegos de condic iones , P liego

Definitivo o Invitac ión Pública y a los informes de

evaluac ión y verificac ión

10/ene/2014

16:03No

Si Si

Reduc ir el riesgo

Exigenc ia de requis itos adic ionales en los es tudios

previos para benefic iar a un oferente en particular

Revis ión previa por parte del Jefe del Á rea de

C ontratos .


Revis ión previa de los es tudios previos y pliego de

condic iones por el comité asesor de contratac ión.

Insumos técnicos con requis itos que res trinja la

pluralidad de oferentes , direcc ionado a benefic iar a

un oferente en particular.

03/sep/2013

17:18

15/Dec/2016 23:18

29/abr/2013

09:18

Desde el mes de enero a la fecha se han susc rito 150 contratos y se han aceptado

14 ofertas (M inima cuantía), en ninguno de es tos se ha materializado el riesgo.

Se programa proxima revis ion de los riesgos en 4 meses

No






PA -2015-2018 Á rea de



Servic ios

No

29/ago/2014

10:56No

Durante es te periodo, N ingun func ionario del Á rea de C ontratos ha s ido notificado

de la exis tenc ia de alguna inves tigac ión o proceso en curso de las Juris idcc iones

P enal o Disc iplinaria, por lo cual no exis ten Fallos condenatorios sobre algun

hecho de C orrupc ion en el Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la

República.

A s í mismo, se deja cons tanc ia que no se han materializado las pos ibles causas

que podrian benefic iar a un oferente en particular, las cuales son: O mis ión de

requis itos legales para benefic iar a un oferente en particular, Desconoc imiento de

la normatividad sobre contratac ión es tatal, Exigenc ia de requis itos adic ionales

para benefic iar a un oferente en particular, Desconoc imiento de los términos

legales en un proceso de selecc ión.

No

11/jul/2016

07:54No

08/ene/2016

07:17No

11/abr/2016

10:23No

03/jul/2015

16:43No

05/oc t/2015

17:55No

08/ene/2015

16:59No

14/abr/2015

11:30No

05/may/2014

11:11


Subcomponente Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados

1.1Revisar y validar propuesta de ajuste a la politica de administración de

riesgos del DAPRE vigente R-PAAPC-2016Andres Ramirez Pino 20/01/2016 30/04/2016 -$

1.2Actualizar el Lineamiento para la Administración de riesgos del DAPRE

R-PAAPC-2016Andres Ramirez Pino 01/02/2016 30/04/2016 -$

2.1Analizar e identificar actividades críticas para la creación de riesgos R-

PAAPC-2016Andres Ramirez Pino 01/01/2016 15/04/2016 -$

2.2Analizar e identificar los mecanismos para la creación, modificación o

eliminación de los riesgos en el SIGEPRE R-PAAPC-2016

Edgar Urrego

Martinez13/10/2015 29/01/2016 -$

2.3Aplicar las acciones para controlar la creación, modificación o

eliminación de los riesgos en el SIGEPRE R-PAAPC-2016

Edgar Urrego

Martinez25/01/2016 30/04/2016 -$

2.4 Actualizar el Mapa de Riesgos de Corrupción del DAPRE R-PAAPC-2016Edgar Urrego

Martinez01/04/2016 30/06/2016 -$

Subcomponente 3: Consulta y

divulgación3.1

Diseñar y enviar volante virtual de la administración de riesgos R-

PAAPC-2016

Edgar Urrego

Martinez01/04/2015 30/04/2016 -$

4.1 Brindar acompañamiento para monitoreo de riesgos R-PAAPC-2016Edgar Urrego

Martinez01/03/2016 30/06/2016 -$

4.2 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Diana Mireya Munar

Moreno01/01/2016 31/12/2016 -$

4.3 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Adriana Margoth

Melo Portilla01/01/2016 31/12/2016 -$

4.4 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Ivan Javier Suarez

Quiroga01/01/2016 31/12/2016 -$

(Riesgos de corrupción actualizados y

monitoreados/Total de riesgos de

corrupción)*100

(Número de riesgos de corrupción

materializados/ Número total de riesgos de

corrupción)*100

Anexo 3. ACTIVIDADES COMPONENTE GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN

Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de riesgos de corrupción

Meta

100%

0%

Formula del indicadorIndicador

Riesgos de corrupción actualizados y monitoreados

Actividades

Subcomponente 1: Política de

Administración de riesgos

Subcomponente 2: Construcción del

mapa de riesgos

Riesgos de corrupción materializados

Subcomponente 4: Monitoreo y

revisión.





corrupción)*100



corrupción)*100



Meta

100%

0%



Actividades




4.5 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Jose Ignacio Casallas

Acosta01/01/2016 31/12/2016 -$

4.6 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/01/2016 31/12/2016 -$

4.7 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Diana Marcela

Jiménez Moncada01/01/2016 31/12/2016 -$

4.8 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Angela Maria Pardo

Mahecha01/01/2016 31/12/2016 -$

4.9 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Daniela María

Alvernia Rincón01/01/2016 31/12/2016 -$

4.10 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Luz Amparo Guzman

Arias01/01/2016 31/12/2016 -$

4.11 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016 Nicolás Campo Patiño 01/01/2016 31/12/2016 -$

4.12 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Paola Jimena

Hernández01/01/2016 31/12/2016 -$

4.13 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Lilian Carol

Bohórquez Olarte01/01/2016 31/12/2016 -$

4.14 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Luis Fernando

Rodríguez Yepes01/01/2016 31/12/2016 -$

4.15 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Carlos Raul Castro

Pedraza01/01/2016 31/12/2016 -$


revisión.





corrupción)*100



corrupción)*100



Meta

100%

0%



Actividades




4.16 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Zuleima Esperanza

Caviedes Meléndez01/01/2016 31/12/2016 -$

4.17 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Catalina Sotelo

Gaviria01/01/2016 31/12/2016 -$

4.18Administrar los riesgos a cargo de la Oficina de Control Interno R-

PAAPC-2016

Ingrid Johanna

Velasco Martinez01/01/2016 31/12/2016 -$

4.19Administrar los riesgos a cargo de la Oficina de Control Interno

Disciplinario R-PAAPC-2016

Jose Saul Rodriguez

Vargas04/01/2016 31/12/2016 -$

4.20 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Edgar Urrego

Martinez01/01/2016 31/12/2016 -$

4.21 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Diana Andrea

Camacho Correa01/01/2016 31/12/2016 -$

4.22 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Adriana Paola

Rodriguez Sandoval01/01/2016 31/12/2016 -$

4.23 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Miguel Angel

Corredor Vanegas01/01/2016 31/12/2016 -$

4.24 Administrar los riesgos a cargo del Área de Contratos R-PAAPC-2016Diana Fernanda

Gutierrez Moreno04/01/2016 31/12/2016 -$

4.25 Administrar los riesgos a cargo del Área de Talento Humano R-PAAPC-

2016

Mario Ricardo

Mendez Corredor01/01/2016 31/12/2016 -$

4.26 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016William Alejandro

Onofre Diaz04/01/2016 30/12/2016 -$


revisión.





corrupción)*100



corrupción)*100



Meta

100%

0%



Actividades




4.27Administrar los riesgos a cargo de la Secretaría de Transparencia R-

PAAPC-2016Oscar Rene Arias Diaz 04/01/2016 31/12/2016 -$

4.28 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Olga Alejandra

Pantoja01/01/2016 31/12/2016 -$

4.29 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Julia Monica Peña

Camacho01/01/2016 31/12/2016 -$

4.30 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Myriam Ernestina

Cespedes Castillo19/01/2016 31/12/2016 -$

4.31Administrar los riesgos a cargo del Grupo de Atención a la Ciudadanía

R-PAAPC-2016

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/01/2016 31/12/2016 -$

4.32 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016 Oscar Julian Guevara 01/01/2016 31/12/2016 -$

4.33 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Catalina Barberi

Torres04/01/2016 31/12/2016 -$

4.36 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016 Lilian Patricia Morales 01/01/2016 31/12/2016 -$

4.37 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016 Maria Claudia Piñeros 01/01/2016 31/12/2016 -$

Subcomponente 5: Seguimiento 5.1Evaluar la Política para la Administración del Riesgo de la Entidad. R-

PAAPC-2016

Martha Ines Chaparro

Vega01/02/2016 31/03/2016 -$

-$ TOTAL


revisión.


Orden:

Año vigencia:

INICIO

dd/mm/aaaa

FIN

dd/mm/aaaa

1 CAMPAÑAS PUBLICITARIAS Automatización

Implementar una plataforma digital

(brand center) para la aprobación de

materiales publicitarios del Gobierno

Nacional T-PAAPC-2016

EN DESARROLLO

Anteriormente se recibian las solicitudes

de aprobacion de las Campañas

publicitarias en fisico, con carta radicada

en correspondencia. Con la

automatizacion del tramite se ahorrara

papel y se agilizara el tramite en cuanto a

que la respuesta sera expedita y se podra

proceder con una mayor agilidad.

Disminucion en tiempos

de respuesta, ahorro en

papeleria y mensajeria.

ALTA CONSEJERÍA

PRESIDENCIAL DE

COMUNICACIONES

01/01/2016 31/12/2016

2 VISITAS GUIADAS Optimización

Realizar la inducción al personal que

actualmente se desempeñan como

Guias de la Casa de Nariño. T-PAAPC-

2016

EN DESARROLLO

Debido a los resultados que se han

obtenido en la capacitación del personal

encargado de realizar las funciones de

como guías de la Casa de Nariño, esta una

actividad que se debe realizar durante la

vigencia para los nuevos integrantes, así

se garantiza un optimo servicio para la

realización efectiva de las visitas al Palacio.

Optimización del servicio

que prestan los guias

para los visitantes a la

Casa de Nariño

CASA MILITAR 01/01/2016 31/12/2016

3 VISITAS GUIADAS Optimización

Verificar y validar la informacion que

recibe la Casa Militar (Libretos) para

ejecutar los Toures a la Casa de

Nariño. T-PAAPC-2016

EN DESARROLLO

Debido que el número de visitas realizadas

a la Casa de Nariño es alto, esto influye

que de deba realizar frecuentemente la

verificar y validar la información en los

contenidos de los libretos para la

realización de los toures a la Casa de

Nariño, es por ello que se optimiza la

calidad de la información a presentar a los

visitantes.

Optimización en la

calidad de la información

a presentar a los

visitantes a la Casa de

Nariño

CASA MILITAR 01/01/2016 31/12/2016

Nombre de la entidad:

Sector Administrativo:

Departamento:

Municipio:


PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE RACIONALIZACIÓN

BENEFICIO AL

CIUDADANO Y/O

ENTIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR

AL TRÁMITE, PROCESO O

PROCEDIMIENTO

SITUACIÓN

ACTUAL

ACCIÓN ESPECÍFICA DE

RACIONALIZACIÓN

(Acción incluida en plan de acción)

TIPO DE

RACIONALIZACIÓN

(Elegir lista desplegable)

NOMBRE DE TRÁMITE,

PROCESO O PROCEDIMIENTO

FECHA REALIZACIÓN

DEPENDENCIA

RESPONSABLE

Anexo 4. RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

Componente 2: Racionalización de trámites

Meta

2


Trámites y/o servicios racionalizados Número de trámites y/o servicios racionalizados

Nacional

2016

Presidencia

Cundinamarca

Bogotá

N°


Orden:

Año vigencia:

INICIO

dd/mm/aaaa

FIN

dd/mm/aaaa

Nombre de la entidad:

Sector Administrativo:

Departamento:

Municipio:


PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE RACIONALIZACIÓN

BENEFICIO AL

CIUDADANO Y/O

ENTIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR

AL TRÁMITE, PROCESO O

PROCEDIMIENTO

SITUACIÓN

ACTUAL

ACCIÓN ESPECÍFICA DE

RACIONALIZACIÓN

(Acción incluida en plan de acción)

TIPO DE

RACIONALIZACIÓN

(Elegir lista desplegable)

NOMBRE DE TRÁMITE,

PROCESO O PROCEDIMIENTO

FECHA REALIZACIÓN

DEPENDENCIA

RESPONSABLE

Anexo 4. RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

Componente 2: Racionalización de trámites

Meta

2


Trámites y/o servicios racionalizados Número de trámites y/o servicios racionalizados

Nacional

2016

Presidencia

Cundinamarca

Bogotá

N°

Producto Responsable Fecha Inicial Fecha Final

1

Informe de

actualización

tramites y

servicios

Javier Sanabria 01/01/2016 31/12/2016

2

Informe de

resultados

encuestas de

Javier Sanabria 01/01/2016 31/12/2016

Nombre del responsable:

Correo electrónico:

Juan Pablo Marin Echeverry

[email protected]úmero de teléfono 5629300

NA

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN (CADENAS DE TRÁMITES - VENTANILLAS ÚNICAS)

ACTIVIDADES TRANSVERSALES

Actividades

Mantener actualizados los trámites y servicios del DAPRE registrados en el SUIT asi como el

seguimiento a los indicadores en coordinación con las dependencias responsables de los mismos

T-PAAPC-2016

Coordinar la aplicación de las encuestas de percepción del cliente de tramites y servicios T-PAAPC-

2016 PCRC-PAAPC-2016

Dependencia

Oficina de Planeación

Oficina de Planeación


mailto:[email protected]

Subcomponente Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados

1.1

Realizar el diseño, implementación y seguimiento a la

estrategia de comunicación a favor de la primera

infancia. I CUATRIMESTRE. PCRC-PAAPC-2016.

Piezas de comunicación.

CONSEJERIA

PRESIDENCIAL PARA LA

PRIMERA INFANCIA

Luisa Fernanda Juliá

Gallo02/01/2016 30/04/2016 35.048.933,33$

1.2



infancia. II CUATRIMESTRE. PCRC-PAAPC-2016.


CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA


Gallo01/05/2016 31/08/2016 35.048.933,33$

1.3



infancia. III CUATRIMESTRE. PCRC-PAAPC-2016.


CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA


Gallo01/09/2016 31/12/2016 35.048.933,33$

1.4

Diseñar e implementar estrategias de comunicación y

sensibilización contra las Minas Antipersonal. PCRC-

PAAPC-2016

Campañas diseñadas e

implementadas.

Documentos diseñados,

diagramados e impresos a través

del contrato con la Imprenta

Nacional.

Piezas comunciativas en temas de

AICMA desarrolladas y divulgadas.

DIRECCIÓN PARA LA

ACCIÓN INTEGRAL

CONTRA MINAS

ANTIPERSONALES

Olga Alejandra

Pantoja Romero02/01/2016 31/12/2016 60.000.000,00$

1.5Coordinar la elaboración del Informe al Congreso DAPRE

- PCRC-PAAPC-2016Informe al Congreso publicado

OFICINA DE

PLANEACIÓN

Paola Andrea Fierro

Sanchez01/04/2016 20/07/2016 -$

1.6

Revisar y mantener actualizada la información a cargo

del Grupo de Atención al Usuario y publicada al servicio

de la ciudadanía a través de los canales de

comunicación que corresponda, durante el año 2016.

AC-PAAPC2016 PCRC-PAAPC-2016.

Información actualizada y publicadaGRUPO DE ATENCIÓN A

LA CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa04/01/2016 15/12/2016 -$

Anexo 5. PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y RENDICIÓN DE CUENTAS

Componente 3: Participación ciudadana y Rendición de Cuentas

Meta

100%


Acciones de rendición de cuentas y participación ciudadana ejecutadas

Subcomponente 1: Información de calidad y en

lenguaje claro

(Número de acciones de rendición de cuentas y Participación ciudadana ejecutadas / Total de acciones de

rendición de cuentas y participación ciudadana)*100

Actividades





Meta

100%




lenguaje claro



Actividades

2.1

Realizar talleres de socialización con las comunidades

beneficiarias para dar a conocer los avances sobre los

proyectos de infraestructura. PCRC-PAAPC-2016.

Informe de visita o acta de los

talleres de socialización.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Laura Arrázola

Liévano01/05/2016 31/12/2016 76.424.800,00$

2.2

Priorizar temáticas, validarlas y generar contenidos para

la construcción de la estrategia de posicionamiento de

los temas de juventud en la agenda pública con

participación de diferentes grupos de interés. PCRC-

PAAPC-2016

Informe

DIRECCION S.

NACIONAL DE

JUVENTUD COLOMBIA

JOVEN

Gustavo Alonso Niño

Furnieles04/01/2016 31/12/2016 36.050.000,00$

2.3

Socializar en la Pagina Web y Redes Sociales, los logros

de la gestión que realiza el Director para las Regiones y

su equipo de trabajo. PCRC-PAAPC-2016

Publicaciones en la Página Web

Publicaciones en Redes Sociales

DIRECCION PARA LAS

REGIONES

Zuleima Esperanza

Caviedes Meléndez04/01/2016 31/12/2016 97.879.000,00$

2.4

Realizar espacios de interacción, Diálogo Público,

Agendas Regionales, Consejos de Ministros Regionales

y/o Rendición de Cuentas en las regiones del país. PCRC-

PAAPC-2016

Informe de la actividadDIRECCION PARA LAS

REGIONES

Zuleima Esperanza

Caviedes Meléndez04/01/2016 31/12/2016 1.069.691.040,00$

2.5

Identificar mediante talleres de diseño participativo las

características requeridas para el desarrollo de las

propuestas arquitectónicas. PCRC-PAAPC-2016.

Informes de visita o actas de los

talleres de diseño participativo.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Laura Arrázola

Liévano01/05/2016 31/12/2016 76.424.800,00$

2.6

Socializar las acciones, programas y proyectos

necesarios para la operatividad del Sistema. PCRC-

PAAPC-2016

Informe

DIRECCION S.

NACIONAL DE

JUVENTUD COLOMBIA

JOVEN

Gladys Angelica

Asprilla04/01/2016 31/12/2016 86.932.000,00$

2.7Coordinar la realización Audiencia de rendición de

cuentas DAPRE PCRC-PAAPC-2016

informe Técnico de Rendición de

Cuentas

Video de Audiencia Pública

OFICINA DE

PLANEACIÓN

Paola Andrea Fierro

Sanchez01/09/2016 31/12/2016 -$

2.8Efectuar seguimiento a la publicación de la Información

en la Página Web, primer semestre. PCRC-PAAPC-2016Documento de Seguimiento

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

John William

Martinez Dorado01/01/2016 30/06/2016 -$

Subcomponente 2: Diálogo de doble vía con la

ciudadanía y sus organizaciones





Meta

100%




lenguaje claro



Actividades

2.9Efectuar seguimiento a la publicación de la Información

en la Página Web, segundo semestre. PCRC-PAAPC-2016Documento de Seguimiento

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

John William

Martinez Dorado01/07/2016 31/12/2016 -$

2.10Elaborar y hacer seguimiento a los informes de ley,

primer trimestre. PCRC-PAAPC-2016Reporte Informes de Ley

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

John William

Martinez Dorado01/01/2016 31/03/2016 -$


segundo trimestre. PCRC-PAAPC-2016Reporte Informes de Ley

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

John William

Martinez Dorado01/04/2016 30/06/2016 -$


tercer trimestre. PCRC-PAAPC-2016Reporte Informes de Ley

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

John William

Martinez Dorado01/07/2016 30/09/2016 -$


cuarto trimestre. PCRC-PAAPC-2016Reporte Informes de Ley

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

John William

Martinez Dorado03/10/2016 31/12/2016 -$

2.14

Divulgar los contenidos informativos realizados sobre la

gestión del Presidente y del Gobierno Nacional (Primer

trimestre) PCRC-PAAPC-2016

Reporte de Noticias, audios, videos

y fotografías publicadas en la

página web

SECRETARÍA DE

PRENSA

Guillermo Alfredo

Tovar Añez02/01/2016 31/03/2016 -$

2.15


gestión del Presidente y del Gobierno Nacional

(Segundo trimestre) PCRC-PAAPC-2016



página web

SECRETARÍA DE

PRENSA

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/04/2016 30/06/2016 -$

2.16


gestión del Presidente y del Gobierno Nacional (tercer




página web

SECRETARÍA DE

PRENSA

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/07/2016 30/09/2016 -$

2.17


gestión del Presidente y del Gobierno Nacional (cuarto




página web

SECRETARÍA DE

PRENSA

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/10/2016 31/12/2016 -$

2.18

Mantener informada a la comunidad sobre la ejecución

de los proyectos de infraestructura intervenidos para la

atención integral a la primera infancia en el marco de la

estrategia De Cero a Siempre. PCRC-PAAPC-2016.

Informes de visita o actas sobre la

ejecución de los proyectos de

infraestructura intervenidos para la

atención integral a la primera

infancia.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Laura Arrázola

Liévano01/05/2016 31/12/2016 76.424.800,00$







Meta

100%




lenguaje claro



Actividades

2.19Producción y emisión del programa de TV Agenda

Colombia (Primer trimestre) PCRC-PAAPC-2016Reporte de programas transmitidos

SECRETARÍA DE

PRENSA

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/01/2016 31/03/2016 866.041.667,00$


Colombia (Segundo trimestre) PCRC-PAAPC-2016Reporte de programas transmitidos

SECRETARÍA DE

PRENSA

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/04/2016 30/06/2016 866.041.667,00$


Colombia (Tercer trimestre) PCRC-PAAPC-2016Reporte de programas transmitidos

SECRETARÍA DE

PRENSA

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/07/2016 30/09/2016 866.041.667,00$


Colombia (Cuarto trimestre) PCRC-PAAPC-2016Reporte de programas transmitidos

SECRETARÍA DE

PRENSA

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/10/2016 31/12/2016 866.041.667,00$

2.23

Identificar espacios estratégicos para el

posicionamiento de la estrategia De Cero a Siempre. I

CUATRIMESTRE. PCRC-PAAPC-2016.

Agendas de espacios de

posicionamiento acompañados.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Jennifer Andrea

Gutierrez Sanchez02/01/2016 30/04/2016 $ 36.766.940,00

2.24


posicionamiento de la estrategia De Cero a Siempre. III

CUATRIMESTRE.PCRC-PAAPC-2016.



CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Jennifer Andrea


2.25


posicionamiento de la estrategia De Cero a Siempre. II

CUATRIMESTRE. PCRC-PAAPC-2016.



CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Jennifer Andrea


2.26

Socializar en la Página Web y Redes Sociales, las

actividades realizadas por el Director y el equipo de

trabajo. PCRC-PAAPC-2016

Publicaciones en la Página Web

Publicaciones redes sociales

DIRECCION PARA LAS

REGIONES

Zuleima Esperanza

Caviedes Meléndez04/01/2016 31/12/2016 97.879.000,00$

2.27

Elaboración, publicación y socialización del Plan

Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana

PCRC-PAAPC-2016

Plan Anticorrupción, Atención y

Participación Ciudadana aprobado

Publicación en pagina web

Presentación y correos de

socialización

OFICINA DE

PLANEACIÓN

Paola Andrea Fierro

Sanchez02/01/2016 31/03/2016 -$

2.28Elaborar mensualmente los Estados Financieros. PCRC-

PAAPC-2016Estados Financieros publicados ÁREA FINANCIERA

Lilian Patricia

Morales Rojas01/01/2016 31/12/2016 -$

2.29

Cumplir las funciones de Secretaria Tecnica del Consejo

Nacional de Paz de acuerdo a lo establecido en la Ley

434 de 1998. Primer Semestre PCRC-PAAPC-2016

Informe Semestral y Actas

OFICINA DEL ALTO

COMISIONADO PARA

LA PAZ

Diana Andrea

Camacho Correa01/01/2016 30/06/2016 -$







Meta

100%




lenguaje claro



Actividades

2.30

Cumplir las funciones de Secretaria Tecnica del Consejo

Nacional de Paz de acuerdo a lo establecido en la Ley

434 de 1998. Segundo Semestre PCRC-PAAPC-2016

Informe Semestral y Actas

OFICINA DEL ALTO

COMISIONADO PARA

LA PAZ

Diana Andrea

Camacho Correa01/06/2016 31/12/2016 -$

2.31

Coordinar o participar en actividades de socialización de

la Estrategia de Cero a Siempre. I CUATRIMESTRE. PCRC-

PAAPC-2016.

Consolidado de espacios de

socialización para el

posicionamiento de la Estrategia “

De Cero a Siempre” realizados.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Jennifer Andrea

Gutierrez Sanchez02/01/2016 30/04/2016 35.896.743,33$

2.32


la Estrategia de Cero a Siempre. II CUATRIMESTRE. PCRC-

PAAPC-2016.





CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Jennifer Andrea


2.33


la Estrategia de Cero a Siempre. III CUATRIMESTRE. PCRC-

PAAPC-2016.





CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Jennifer Andrea


2.34

Realizar talleres de socialización de los diseños

arquitectónicos con la comunidad beneficiaria sobre los

proyectos de infraestructura para la atención integral a

la primera infancia. PCRC-PAAPC-2016.

Informe de visita o acta de los

talleres de socialización.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Laura Arrázola

Liévano01/05/2016 31/12/2016 76.424.800,00$

2.35

Informes de seguimiento sobre las actividades para

informar acerca de los avances de la mesa de

conversaciones y difundir material de la mesa tanto a

nivel nacional como regional. Primer Trimestre PCRC-

PAAPC-2016

Informe de seguimiento

OFICINA DEL ALTO

COMISIONADO PARA

LA PAZ

Diana Andrea

Camacho Correa04/01/2016 15/04/2016 -$

2.36




nivel nacional como regional. Segundo Trimestre PCRC-

PAAPC-2016


OFICINA DEL ALTO

COMISIONADO PARA

LA PAZ

Diana Andrea

Camacho Correa01/04/2016 15/07/2016 -$







Meta

100%




lenguaje claro



Actividades

2.37




nivel nacional como regional. Tercer Trimestre PCRC-

PAAPC-2016


OFICINA DEL ALTO

COMISIONADO PARA

LA PAZ

Diana Andrea

Camacho Correa01/07/2016 14/10/2016 -$

2.38




nivel nacional como regional. Cuarto Trimestre PCRC-

PAAPC-2016


OFICINA DEL ALTO

COMISIONADO PARA

LA PAZ

Diana Andrea

Camacho Correa03/10/2016 31/12/2016 -$

2.39

Sensibilizar a las comunidades y/o actores en

prevención y promoción de comportamientos seguros.

PCRC-PAAPC-2016

Informe de acciones adelantadas

(de acuerdo con lo convenido en las

contrataciones)

DIRECCIÓN PARA LA

ACCIÓN INTEGRAL

CONTRA MINAS

ANTIPERSONALES

Olga Alejandra

Pantoja Romero26/02/2016 31/12/2016 140.276.224,00$

2.40

Realizar intervenciones con pueblos indígenas que

permitan transferir y fortalecer capacidades técnicas en

materia de AICMA. PCRC-PAAPC-2016 VICT-2016



contrataciones)

DIRECCIÓN PARA LA

ACCIÓN INTEGRAL

CONTRA MINAS

ANTIPERSONALES

Olga Alejandra

Pantoja Romero26/02/2016 31/12/2016 309.000.000,00$

2.41

Capacitar a funcionarios públicos, enlaces territoriales

organizaciones civiles y sectores en gestión de

información, en planificación territorial, en el proceso

de priorización y ley de victimas. PCRC-PAAPC-2016



contrataciones)

DIRECCIÓN PARA LA

ACCIÓN INTEGRAL

CONTRA MINAS

ANTIPERSONALES

Olga Alejandra

Pantoja Romero26/02/2016 31/12/2016 -$

3.1

Elaborar el Plan Institucional de Capacitación 2016, de

acuerdo con las necesidades informadas por las

dependencias. PCRC-PAAPC-2016

Resolución de adopcicón del PICÁREA DE TALENTO

HUMANO

John Alexander

Romero Rozo02/01/2016 02/03/2016 -$

3.2Ejecutar las actividades de Capacitación y realizar la

evaluación de las mismas. T1 PCRC-PAAPC-2016

Informe de Actividades de

capacitación realizadas

ÁREA DE TALENTO

HUMANO

Claudia Fernanda

Molano Romero01/03/2016 15/04/2016 96.670.000,00$





ÁREA DE TALENTO

HUMANO

Claudia Fernanda

Molano Romero01/04/2016 15/07/2016 96.670.000,00$





ÁREA DE TALENTO

HUMANO

Claudia Fernanda

Molano Romero01/07/2016 15/10/2016 96.670.000,00$





ÁREA DE TALENTO

HUMANO

Claudia Fernanda

Molano Romero01/10/2016 31/12/2016 96.670.000,00$



Subcomponente 3: Incentivos para motivar la

cultura de la rendición y petición de cuentas





Meta

100%




lenguaje claro



Actividades

4.1

Verificar el seguimiento a las estrategias del Plan

Anticorrupcción y de Atención al Ciudadano, primer

cuatrimestre. PCRC-PAAPC-2016

Documento de SeguimientoOFICINA DE CONTROL

INTERNO

Martha Ines

Chaparro Vega02/05/2016 31/05/2016 -$

4.2

Coordinar la aplicación de las encuestas de percepción

del cliente de tramites y servicios TPAAPC2016 PCRC-

PAAPC-2016

Reporte de encuestas diligenciadas

Informe de resultados encuestas de

percepción de tramites y servicios

OFICINA DE

PLANEACIÓN

Javier Sanabria

Salazar01/01/2016 31/12/2016 -$

4.3

Ejecutar el Programa Anual de Auditorias Internas de

Gestión e Internas al SIGEPRE, primer semestre 2016.

PCRC-PAAPC-2016

Auditorias documentadasOFICINA DE CONTROL

INTERNO

Ingrid Johanna


4.4

Ejecutar el Programa Anual de Auditorias Internas de

Gestión e Internas al SIGEPRE, segundo semestre 2016.

PCRC-PAAPC-2016

Auditorias documentadasOFICINA DE CONTROL

INTERNO

Ingrid Johanna

Velasco Martinez01/07/2016 31/12/2016 50.000.000,00$

4.5

Coordinar la aplicación de las encuestas de percepción

del cliente interno y externo y el analisis de sus datos

ACPAAPC2016 PCRC-PAAPC-2016


Informe de resultados encuestas de

percepción

OFICINA DE

PLANEACIÓN

Javier Sanabria

Salazar01/02/2016 31/10/2016 -$

4.6Evaluar la Estrategia de Rendición de Cuentas del DAPR.

PCRC-PAAPC-2016Documento de Evaluación

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

Eduardo Sanguinetti

Romero15/10/2015 31/12/2016 -$

4.7

Verificar el seguimiento a las estrategias del Plan

Anticorrupcción y de Atención al Ciudadano, segundo

cuatrimestre. PCRC-PAAPC-2016

Documento de SeguimientoOFICINA DE CONTROL

INTERNO

Martha Ines

Chaparro Vega01/09/2016 30/09/2016 -$

4.8Elaborar y publicar el Informe de resultados 2015 y

memorando de planeación 2016. PCRC-PAAPC-2016

Documento memorando de

planeación 2016

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

Eduardo Sanguinetti

Romero15/01/2016 31/03/2016 -$

6.427.390.982,00$ TOTAL

Subcomponente 4: Evaluación y

retroalimentación a la gestión institucional



1.1

Solicitar al Área de Tecnologías y Sistemas de Información, el Registro

Público de PSQRD's recibidas en la Entidad durante el tercer trimestre de

2016. AC-PAAPC-2016

Registro de solicitud en aplicativo de

Servicios Comparidos

GRUPO DE ATENCIÓN A LA

CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa03/10/2016 14/10/2016 -$

1.2


Público de PSQRD's recibidas en la Entidad durante el primer trimestre

de 2016. AC-PAAPC-2016




CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/04/2016 15/04/2016 -$

1.3

Identificar funcionarios del Grupo de Atención a la Ciudadanía que

puedan brindar orientación a la ciudadanía a través del chat. AC-PAAPC-

2016 AI1712-PAAPC-2016

Listado de personal seleccionado y su

justificación


CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/03/2016 30/04/2016 -$

1.4

Identificar funcionarios del Grupo de Atención a la Ciudadanía que

puedan brindar orientación al ingreso del Edificio Administrativo. AC-

PAAPC-2016

Listado de personal seleccionado y su

justificación


CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/03/2016 30/04/2016 -$

1.5

Generar y enviar durante el primer semestre a los Enlaces de cada

dependencia, reporte semanal de seguimiento al trámite de peticiones.

AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016

Reportes enviados a través de correo

electrónico


CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/01/2016 30/06/2016 -$

1.6Definir los protocolos y horarios de atención para el servicio orientación

al ingreso del Edificio Administrativo. AC-PAAPC-2016

Manual de Atención a la Ciudadanía

actualizado


CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano02/05/2016 30/06/2016 -$

1.7

Generar y enviar durante el segundo semestre a los Enlaces de cada

dependencia, reporte semanal de seguimiento al trámite de peticiones.

AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016

Reportes enviados a través de correo

electrónico


CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa01/07/2016 31/12/2016 -$

1.8

Diseñar y difundir mensajes internos durante el año 2016, para

fortalecer la cultura del servicio a la ciudadanía por parte de los

servidores públicos de la Presidencia de la República. AC-PAAPC-2016

Mensajes internosGRUPO DE ATENCIÓN A LA

CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa12/01/2016 30/11/2016 -$

1.9Definir los protocolos y horarios de atención para el servicio de chat. AC-

PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016

Manual de Atención a la Ciudadanía

actualizado


CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano02/05/2016 30/06/2016 -$

2.1Habilitar el servicio de chat en la página web de la Entidad.AC-PAAPC-

2016 AI1712-PAAPC-2016

Reporte Servicio de chat habilitado y

funcionando


CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa01/08/2016 31/12/2016 -$

2.2

Solicitar al Área de Tecnologías y Sistemas de Información, el desarrollo

de chat para servicio a la ciudadanía a través de la página web de la

Entidad. AC-PAAPC-2016

Comunicación interna en SIGOBGRUPO DE ATENCIÓN A LA

CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/01/2016 12/02/2016 -$

2.3Coordinar el desarrollo de servicio de chat para el servicio a la

ciudadanía. AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016

Reporte Chat desarrollado y

funcionando


CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa01/03/2016 31/07/2016 -$

(Número de usuarios de trámites y otros procedimientos administrativos del DAPRE que calificaron con 4 - 5 / Número de

usuarios que responden la encuesta de satisfacción) * 100

(Número de usuarios que calificaron con 4 - 5 la atención recibida a través de los canales / Número de usuarios que responden la

encuesta a través de los canales de atención) * 100

Actividades

Subcomponente 1: Estructura administrativa y


Subcomponente 2: Fortalecimiento de los canales de

atención

Anexo 6. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO

Componente 4: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano

Meta

80%

80%


Satisfacción de los usuarios frente a los trámites y otros procedimientos administrativos que presta el DAPRE

Nivel de satisfacción del cliente frente a la respuesta de las peticiones







Actividades





Meta

80%

80%




3.1Solicitar al Área de Talento Humano, capacitaciones y/oentrenamientos

para los funcionarios de la Entidad. AC-PAAPC-2016

Comunicación interna en SIGOB y

Formato F-TH-25


CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa04/01/2016 31/12/2016 -$

3.2

Preparar a los funcionarios del Grupo de Atención al Usuario y Servicios

Compartidos que brindarán orientación a través del servicio de chat. AC-


Actas de sesiones de trabajoGRUPO DE ATENCIÓN A LA

CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano02/05/2016 29/07/2016 -$

3.3

Preparar a los funcionarios del Grupo de Atención a la Ciudadanía que

brindarán orientación al ingreso del Edificio Administrativo. AC-PAAPC-

2016

Actas de sesiones de trabajoGRUPO DE ATENCIÓN A LA

CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano02/05/2016 30/07/2016 -$

4.1

Socializar las actualizaciones realizadas a la documentación interna que

reglamenta el trámite de peticiones ante la Presidencia de la República.

AC-PAAPC-2016

Listados de asistencia

Registros de publicación en página web


CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa04/01/2016 15/12/2016 -$

4.2

Documentar y/o actualizar los procesos, procedimientos, manuales,

lineamientos, guías y formatos a cargo de la dependencia AC-PAAPC-

2016

Documentos actualizadosGRUPO DE ATENCIÓN A LA

CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa04/01/2016 31/12/2016 -$

4.3Revisar y actualizar la documentación interna que reglamenta el trámite

de peticiones ante la Presidencia de la República. AC-PAAPC-2016

Documentación actualizada en el

SIGEPRE


CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa01/01/2016 15/12/2016 -$

4.4Evaluar el trámite, control y respuesta a las PSQR, I S 2015. AC-PAAPC-

2016Documento de Evaluación

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

Abel Eduardo

Quicasaque Leon02/05/2016 30/06/2016 -$

4.5Evaluar el trámite, control y respuesta a las PSQR, II S 2016. AC-PAAPC-

2016Documento de Evaluación

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

Abel Eduardo

Quicasaque Leon02/11/2016 31/12/2016 -$

4.6


Público de PSQRD's recibidas en la Entidad durante el segundo trimestre

de 2016. AC-PAAPC-2016




CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/07/2016 15/07/2016 -$

Subcomponente 4: Normativa y procedimental

Subcomponente 3: Talento Humano







Actividades





Meta

80%

80%




5.1

Atender audiencias con los sectores públicos y privados relacionados con

la politica de vivienda y sus respectivos programas y proyectos Semestre

I AC-PAAPC-2016

Instrumento de seguimiento a

audiencias realizadas

DIRECCION PARA LA

COORDINACION DE

VIVIENDA

Carlos Raul Castro

Pedraza01/01/2016 30/06/2016 -$

5.2

Atender audiencias con los sectores públicos y privados relacionados con

la politica de vivienda y sus respectivos programas y proyectos Semestre

II AC-PAAPC-2016

Instrumento de seguimiento a

audiencias realizadas

DIRECCION PARA LA

COORDINACION DE

VIVIENDA

Carlos Raul Castro

Pedraza01/07/2016 31/12/2016 -$

5.3

Validar el Registro Público de PSQRD's recibidas durante el primer

trimestre de 2016 y solicitar al Área de Tecnologías y Sistemas de

Información, la publicación en la página web de la Entidad. AC-PAAPC-

2016 AI1712-PAAPC-2016

Solicitud en aplicativo de Servicios

Compartidos

Confirmación de publicación del

Registro Público de PSQRD´s


CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/04/2016 31/05/2016 -$

5.4

Publicar los resultados de las encuestas de satisfacción aplicadas en el

año 2016 a los usuarios externos, frente a las respuestas de las

peticiones remitidas a la Presidencia de la República. AC-PAAPC-2016

Informes de resultados de las encuestas

de satisfacción publicados


CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa04/01/2016 28/12/2016 -$

5.5

Realizar reuniones de seguimiento a los proyectos PINES de

Infraestructura, y de las TIC's con los ejecutores de los proyectos y

atender las audiencias solicitadas Semestre I AC-PAAPC-2016

Bitácora de reuniones y mesas de

trabajo

DIRECCION PARA

PROYECTOS ESPECIALES

Lilian Carol


5.6

Realizar reuniones de seguimiento a los proyectos PINES de

Infraestructura, y de las TIC's con los ejecutores de los proyectos y

atender las audiencias solicitadas Semestre II AC-PAAPC-2016

Bitácora de reuniones y mesas de

trabajo

DIRECCION PARA


Lilian Carol


5.7

Validar el Registro Público de PSQRD's recibidas durante el tercer



2016 AI1712-PAAPC-2016


Compartidos

-Confirmación de publicación del



CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa15/10/2016 30/11/2016 -$

5.8

Elaborar el informe pormenorizado de peticiones recibidas en el cuarto

trimestre de 2015 y solicitar al Área de Sistemas, su publicación en la

página web. AC-PAAPC-2016

Informe elaborado y publicadoGRUPO DE ATENCIÓN A LA

CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/01/2016 29/02/2016 -$

5.9

3. Coordinar la aplicación de las encuestas de percepción del cliente

interno y externo y el analisis de sus datos AC-PAAPC-2016 PCRC-PAAPC-

2016


-Informe de resultados encuestas de

percepción

OFICINA DE PLANEACIÓNJavier Sanabria

Salazar01/02/2016 31/10/2016 -$

Subcomponente 5: Relacionamiento con el ciudadano







Actividades





Meta

80%

80%




5.10

Elaborar el informe pormenorizado de peticiones recibidas en el segundo

trimestre de 2016 y solicitar al Área de Sistemas, su publicación en la

página web. AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016


CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/07/2016 31/08/2016 -$

5.11

Validar el Registro Público de PSQRD's recibidas durante el segundo



2016 AI1712-PAAPC-2016


Compartidos

confirmación de publicación del



CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/07/2016 31/08/2016 -$

5.12

Elaborar el informe pormenorizado de peticiones recibidas en el tercer


Información, su publicación en la página web. AC-PAAPC-2016 AI1712-

PAAPC-2016


CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa14/10/2016 30/11/2016 -$

5.13

Elaborar el informe pormenorizado de peticiones recibidas en el primer


Información, su publicación en la página web. AC-PAAPC-2016 AI1712-

PAAPC-2016


CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/04/2016 31/05/2016 -$

5.14Establecer el servicio de orientadores al ingreso del Edificio

Administrativo. AC-PAAPC-2016

Reporte de Servicio de orientadores

habilitado


CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa01/08/2016 31/12/2016 -$

5.15

Revisar y mantener actualizada la información a cargo del Grupo de

Atención al Usuario y publicada al servicio de la ciudadanía a través de

los canales de comunicación que corresponda, durante el año 2016. AC-

PAAPC-2016 PCRC-PAAPC-2016

Información actualizada y publicadaGRUPO DE ATENCIÓN A LA

CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa04/01/2016 15/12/2016 -$

5.16

Atender las reuniones solicitadas por las Entidades públicas y privadas

vinculadas a los proyectos de Infraestructura de Transporte. AC-PAAPC-

2016

Informes de Reuniones con temas clave

Listas de asistencia a reuniones

DIRECCION DE

COORDINACION DE

INFRAESTRUCTURA

Luis Fernando

Rodríguez Yepes01/01/2016 31/12/2016 -$

5.17

Consolidar la información y presentar los resultados de las encuestas de

satisfacción aplicadas en el año 2016 a los usuarios externos, frente a las

respuestas de las peticiones remitidas a la Presidencia de la República.

AC-PAAPC-2016

Informes de resultados de las encuestas

de satisfacción


CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa04/01/2016 31/12/2016 -$

5.18

Coordinar la aplicación de encuestas para medir la satisfacción de los

usuarios externos frente a las respuestas de las peticiones remitidas a la

Presidencia de la República durante el año de 2016. AC-PAAPC-2016

Comunicaciones internasGRUPO DE ATENCIÓN A LA

CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa04/01/2016 31/12/2016 -$

-$ TOTAL

Subcomponente 5: Relacionamiento con el ciudadano


Subcomponente ActividadesActividades Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados

1.1Realizar campañas de socialización de los requisitos de

la ley 1712 y su decreto AI1712-PAAPC-2016Campaña de socialización OFICINA DE PLANEACIÓN Andres Ramirez Pino 01/02/2016 30/11/2016 -$

1.2

Mantener actualizada en la página web los requisitos de

la Ley 1712 y su Decreto reglamentario. AI1712-PAAPC-

2016

Requisitos ley 1712 publicadosOFICINA DE CONTROL

INTERNO

Ingrid Johanna


1.3

Mantener actualizada en la pagina web los requisitos de

la Ley 1712 y su Decreto reglamentario (Si aplica)

AI1712-PAAPC-2016

Requisitos ley 1712 publicados ÁREA ADMINISTRATIVADiana Mireya Munar

Moreno01/01/2016 31/12/2016 -$

1.4



AI1712-PAAPC-2017

Requisitos ley 1712 publicados ÁREA FINANCIERALilian Patricia

Morales01/01/2016 31/12/2016 -$

1.5

Realizar seguimiento a la publicación y actualización de

los requisitos de la Ley 1712 de 2014 y su Decreto

reglamentario AI1712-PAAPC-2016

Matriz de requisitos de Ley 1712

actualizadaOFICINA DE PLANEACIÓN Andres Ramirez Pino 02/01/2015 31/12/2016 -$

1.6

Mantener actualizada en la página web los requisitos de

la Ley 1712 y su Decreto reglamentario. AI1712-PAAPC-

2016

Requisitos ley 1712 publicadosÁREA DE TALENTO

HUMANO

Mario Ricardo

Mendez Corredor01/01/2016 31/12/2016 -$

1.7



AI1712-PAAPC-2016

Requisitos ley 1712 publicados OFICINA DE PLANEACIÓNEdgar Urrego

Martinez01/01/2016 31/12/2016 -$

1.8


la Ley 1712 y su Decreto reglamentario AI1712-PAAPC-

2016

Requisitos ley 1712 publicados ÁREA DE CONTRATOSDiana Fernanda


1.9


la Ley 1712 y su Decreto reglamentario AI1712-PAAPC-

2016

Requisitos ley 1712 publicadosGRUPO DE ATENCIÓN A

LA CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa04/01/2016 31/12/2016 -$

2.1

Validar el Registro Público de PSQRD's recibidas durante

el primer trimestre de 2016 y solicitar al Área de

Tecnologías y Sistemas de Información, la publicación

en la página web de la Entidad. AC-PAAPC-2016 AI1712-

PAAPC-2016


Compartidos



GRUPO DE ATENCIÓN A

LA CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/04/2016 31/05/2016 -$

2.2


el segundo trimestre de 2016 y solicitar al Área de



PAAPC-2016


Compartidos

confirmación de publicación del



LA CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/07/2016 31/08/2016 -$

2.3


el tercer trimestre de 2016 y solicitar al Área de



PAAPC-2016


Compartidos




LA CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/10/2016 30/11/2016 -$

Subcomponente 2:Lineamientos de

Transparencia Pasiva

Resultado del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano

Subcomponente 1: Lineamientos de

Transparencia Activa

Anexo 7. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información

Meta

85%


Calificación del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano del Furag








Meta

85%



3.1Mantener actualizada la Tabla de Retención

Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016-Tabla de Retención Documental

DIRECCION PARA LA

COORDINACION DE

VIVIENDA

Carlos Raul Castro

Pedraza01/01/2016 31/12/2016 -$


Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental

DIRECCION PARA LAS

REGIONES

Zuleima Esperanza


3.3Mantener actualizada la calificación de la información

de la dependencia AI1712-PAAPC-2016

Calificación de la Información de la

dependencia

OFICINA DEL ALTO

COMISIONADO PARA LA

PAZ

Diego Andres

Cifuentes Rodriguez01/01/2016 31/12/2016 -$


Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental SECRETARÍA JURÍDICA

Adriana Paola


3.5

Mantener actualizada la Tabla de Retención

Documental de la Control Interno Disciplinario AI1712-

PAAPC-2016

Tabla de Retención DocumentalOFICINA DE CONTROL

INTERNO DISCIPLINARIO

Jose Saul Rodriguez

Vargas04/01/2016 31/12/2016 -$


de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.

-Calificación de la Información de

la dependenciaSECRETARÍA PRIVADA

Miguel Angel


3.7


Documental del Grupo de Atención a la Ciudadanía

AI1712-PAAPC-2016

-Tabla de Retención DocumentalGRUPO DE ATENCIÓN A

LA CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa04/01/2016 31/12/2016 -$


Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016-Tabla de Retención Documental OFICINA DE PLANEACIÓN

Edgar Urrego

Martinez01/01/2016 31/12/2016 -$




dependenciaSECRETARÍA JURÍDICA

Adriana Paola





dependencia

DIRECCION DE

SEGURIDAD

Nicolás Campo

Patiño01/01/2016 31/12/2016 -$




la dependencia

CONSEJERIA P. PARA LA

EQUIDAD DE LA MUJER

Oscar Julián Guevara

Bedoya01/01/2016 31/12/2016 -$




la dependencia

DIRECCION PARA

ASUNTOS POLÍTICOS

Paola Jimena

Hernández01/01/2016 31/12/2016 -$




dependencia.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Jose Ignacio Casallas

Acosta01/01/2016 31/12/2016 -$



-Clasificación de la Información de

la dependenciaOFICINA DE PLANEACIÓN

Edgar Urrego

Martinez01/01/2016 31/12/2016 -$

Subcomponente 3: Elaboración de Instrumentos

de Gestión de la Información








Meta

85%




Documental de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.Tabla de Retención Documental

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Jose Ignacio Casallas

Acosta01/01/2016 31/12/2016 -$




la dependencia

DIRECCION DE

COORDINACION DE

INFRAESTRUCTURA

Luis Fernando

Rodríguez Yepes01/01/2016 31/12/2016 -$




la dependencia

ÁREA DE TECNOLOGÍAS Y

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

William Alejandro

Onofre Diaz04/01/2016 30/12/2016 -$



ÁREA DE TECNOLOGÍAS Y

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

William Alejandro

Onofre Diaz04/01/2016 30/12/2016 -$



DIRECCION PARA EL

POSCONFLICTO

Luz Amparo Guzman

Arias01/01/2016 31/12/2016 -$



DIRECCION DE

COORDINACION DE

INFRAESTRUCTURA

Luis Fernando

Rodríguez Yepes01/01/2016 31/12/2016 -$

3.21

Mantener actualizada la calificación de la información

del Grupo de Atención a la Ciudadanía AI1712-PAAPC-

2016


la dependencia


LA CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa04/01/2016 31/12/2016 -$




la dependencia

DIRECCION PARA LA

COORDINACION DE

VIVIENDA

Carlos Raul Castro

Pedraza01/01/2016 31/12/2016 -$




dependencia

CONSEJERIA P. PARA LOS

DERECHOS HUMANOS

Ivan Javier Suarez

Quiroga01/01/2016 18/12/2016 -$


Documental de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.-Tabla de Retención Documental DIRECCION DE DISCURSOS

Diana Marcela

Jiménez Moncada01/01/2016 31/12/2016 -$



CONSEJERIA P. PARA LOS

DERECHOS HUMANOS

Ivan Javier Suarez

Quiroga01/01/2016 31/12/2016 -$




la dependencia.DIRECCION DE EVENTOS

Angela Maria Pardo

Mahecha01/01/2016 31/12/2016 -$


de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Calificacion de la información

DIRECCION S. NACIONAL

DE JUVENTUD COLOMBIA

JOVEN

Martha Lucia Garzon

Farfan01/01/2016 31/12/2016 -$

3.28


Documental de la Secretaría de Transparencia AI1712-

PAAPC-2016

Tabla de Retención DocumentalSECRETARIA DE

TRANSPARENCIAOscar Rene Arias Diaz 04/01/2016 31/12/2016 -$










Meta

85%






la dependencia

DIRECCION PARA EL

POSCONFLICTO

Luz Amparo Guzman

Arias01/01/2016 31/12/2016 -$


Documental de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.-Tabla de Retención Documental CASA MILITAR

Adriana Margoth

Melo Portilla01/01/2016 31/12/2016 -$




dependencia

DIRECCION PARA


Lilian Carol


3.32


Documental de la Oficina de Control Interno AI1712-

PAAPC-2016

Tabla de Retención DocumentalOFICINA DE CONTROL

INTERNO

Ingrid Johanna





la dependenciaDIRECCION DE DISCURSOS

Diana Marcela

Jiménez Moncada01/01/2016 31/12/2016 -$




dependencia

DIRECCION DE GOBIERNO

Y AREAS ESTRATEGICAS

Julia Monica Peña

Camacho01/01/2016 31/12/2016 -$

3.35

Mantener actualizada la calificación de la información

de la Oficina de Control Interno Disciplinario AI1712-

PAAPC-2016


dependencia

OFICINA DE CONTROL

INTERNO DISCIPLINARIO

Jose Saul Rodriguez

Vargas04/01/2016 31/12/2016 -$



OFICINA DEL ALTO

COMISIONADO PARA LA

PAZ

Diego Andres

Cifuentes Rodriguez01/01/2016 31/12/2016 -$


de la Oficina de Control Interno AI1712-PAAPC-2016


dependencia

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

Ingrid Johanna


3.39


Documental del Área de Talento Humano AI1712-PAAPC-

2016

Tabla de Retención DocumentalÁREA DE TALENTO

HUMANO

Mario Ricardo

Mendez Corredor01/01/2016 31/12/2016 -$




dependencia

DIRECCION PARA LAS

REGIONES

Zuleima Esperanza




-Clasificación de la Información de

la dependenciaÁREA ADMINISTRATIVA

Diana Mireya Munar

Moreno01/01/2016 31/12/2016 -$


Documental del Área de Contratos AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental ÁREA DE CONTRATOS

Diana Fernanda



Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016-Tabla de Retención Documental ÁREA ADMINISTRATIVA

Diana Mireya Munar

Moreno01/01/2016 31/12/2016 -$










Meta

85%





DIRECCION DE GOBIERNO

Y AREAS ESTRATEGICAS

Julia Monica Peña

Camacho01/01/2016 31/12/2016 -$




la dependencia

DIRECCIÓN PARA EL

SECTOR PRIVADO

Catalina Barberi

Torres04/01/2016 30/12/2016 -$



DIRECCIÓN DE GESTIÓN

GENERAL

Myriam Ernestina




DIRECCION DE

SEGURIDAD

Nicolás Campo

Patiño01/01/2016 31/12/2016 -$



FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ

Catalina Sotelo

Gaviria01/01/2016 31/12/2016 -$




dependencia

FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ

Catalina Sotelo

Gaviria01/01/2016 31/12/2016 -$



DIRECCION PARA

ASUNTOS POLÍTICOS

Paola Jimena

Hernández01/01/2016 31/12/2016 -$


del Área de Contratos AI1712-PAAPC-2016


dependenciaÁREA DE CONTRATOS

Diana Fernanda



Documental de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.-Tabla de Retención Documental SECRETARÍA PRIVADA

Miguel Angel



del Área de Talento Humano AI1712-PAAPC-2016


dependencia

ÁREA DE TALENTO

HUMANO

Mario Ricardo

Mendez Corredor01/01/2016 31/12/2016 -$



DIRECCION PARA LA A.I

CONTRA MINAS

ANTIPERSONALES

Olga Alejandra

Pantoja Romero01/01/2016 31/12/2016 -$


Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016-Tabla de retención documental

DIRECCIÓN PARA EL

SECTOR PRIVADO

Catalina Barberi

Torres04/01/2016 30/12/2016 -$


de la Secretaría de Transparencia AI1712-PAAPC-2016


dependencia

SECRETARIA DE

TRANSPARENCIAOscar Rene Arias Diaz 04/01/2016 31/12/2016 -$




la dependencia

DIRECCION PARA LA A.I

CONTRA MINAS

ANTIPERSONALES

Olga Alejandra

Pantoja Romero01/01/2016 31/12/2016 -$










Meta

85%





DIRECCION S. NACIONAL

DE JUVENTUD COLOMBIA

JOVEN

Martha Lucia Garzon

Farfan01/01/2016 31/12/2016 -$




dependencia

DIRECCIÓN DE GESTIÓN

GENERAL

Myriam Ernestina





dependenciaÁREA FINANCIERA

Lilian Patricia

Morales01/01/2016 31/12/2016 -$




la dependencia.CASA MILITAR

Adriana Margoth

Melo Portilla01/01/2016 31/12/2016 -$


Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental SECRETARÍA DE PRENSA

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/01/2016 31/12/2016 -$



ALTA CONSEJERÍA

PRESIDENCIAL DE

COMUNICACIONES

Daniela María

Alvernia Rincón01/01/2016 31/12/2016 -$



CONSEJERIA P. PARA LA

EQUIDAD DE LA MUJER

Oscar Julián Guevara

Bedoya01/01/2016 31/12/2016 -$


Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental ÁREA FINANCIERA

Lilian Patricia

Morales01/01/2016 31/12/2016 -$


Documental de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.-Tabla de Retención Documental DIRECCION DE EVENTOS

Angela Maria Pardo

Mahecha01/01/2016 31/12/2016 -$




la dependencia.

ALTA CONSEJERÍA

PRESIDENCIAL DE

COMUNICACIONES

Daniela María

Alvernia Rincón01/01/2016 31/12/2016 -$




dependencia.SECRETARÍA DE PRENSA

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/01/2016 31/12/2016 -$



DIRECCION PARA


Lilian Carol


3.71Elaborar el Programa de Documentos Vitales o

Esenciales AI1712-PAAPC-2016

Programa de Documentos Vitales

o EsencialesÁREA ADMINISTRATIVA

Edwin Yovanny

Cabrera Hurtado01/07/2016 30/09/2016 35.640.884,00$










Meta

85%



Subcomponente 4: Criterio diferencial de

Accesibilidad 4.1

Habilitar el servicio de chat en la página web de la

Entidad.AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016

Reporte Servicio de chat habilitado

y funcionando


LA CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa01/08/2016 31/12/2016 -$

4.2

Identificar funcionarios del Grupo de Atención a la

Ciudadanía que puedan brindar orientación a la

ciudadanía a través del chat. AC-PAAPC-2016 AI1712-

PAAPC-2016

Listado de personal seleccionado y

su justificación


LA CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/03/2016 30/04/2016 -$

4.3

Coordinar el desarrollo de servicio de chat para el

servicio a la ciudadanía. AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-

2016

Reporte Chat desarrollado y

funcionando


LA CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa01/03/2016 31/07/2016 -$

4.4

Preparar a los funcionarios del Grupo de Atención al

Usuario y Servicios Compartidos que brindarán

orientación a través del servicio de chat. AC-PAAPC-

2016 AI1712-PAAPC-2016

Actas de sesiones de trabajoGRUPO DE ATENCIÓN A

LA CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano02/05/2016 29/07/2016 -$

4.5Definir los protocolos y horarios de atención para el

servicio de chat. AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016

Manual de Atención a la

Ciudadanía actualizado


LA CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano02/05/2016 30/06/2016 -$

5.1

Generar y enviar durante el primer semestre a los

Enlaces de cada dependencia, reporte semanal de

seguimiento al trámite de peticiones. AC-PAAPC-2016

AI1712-PAAPC-2016

-Reportes enviados a través de

correo electrónico


LA CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/01/2016 30/06/2016 -$

5.2

Generar y enviar durante el segundo semestre a los

Enlaces de cada dependencia, reporte semanal de

seguimiento al trámite de peticiones. AC-PAAPC-2016

AI1712-PAAPC-2016

-Reportes enviados a través de

correo electrónico


LA CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa01/07/2016 31/12/2016 -$

5.3

Elaborar el informe pormenorizado de peticiones

recibidasen el primer trimestre de 2016 y solicitar al

Área de Tecnologías y Sistemas de Información, su

publicación en la página web. AC-PAAPC-2016 AI1712-

PAAPC-2016

-Informe elaborado y publicadoGRUPO DE ATENCIÓN A

LA CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/04/2016 31/05/2016 -$

5.4


recibidas en el segundo trimestre de 2016 y solicitar al

Área de Sistemas, su publicación en la página web. AC-



LA CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/07/2016 31/08/2016 -$

5.5


recibidas en el tercer trimestre de 2016 y solicitar al

Área de Tecnologías y Sistemas de Información, su

publicación en la página web. AC-PAAPC-2016 AI1712-

PAAPC-2016


LA CIUDADANÍA

Diana Patricia

Martínez Gamboa14/10/2016 30/11/2016 -$

5.6


recibidas en el cuarto trimestre de 2015 y solicitar al

Área de Sistemas, su publicación en la página web. AC-



LA CIUDADANÍA

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/01/2016 29/02/2016 -$

35.640.884,00$

Subcomponente 4: Criterio diferencial de

Accesibilidad

Subcomponente 5: Monitoreo del Acceso a la

Información pública

TOTAL


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