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Fecha de elaboración: Noviembre 2018 Lugar de elaboración: Victoria de Durango, Dgo

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Elaboró Revisó Autorizó

L.I. Oscar Iván Saucedo Romero L.I.N. Liliana Alejandra Valles Gorjón H. Consejo Directivo

CONTENIDO INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................................................................................................................................... 5

I. OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS......................................................................................................................................................... 6

II. RED DE PROCESOS .......................................................................................................................................................................................................................................... 7

SP12. RECURSOS HUMANOS ...................................................................................................................................................................................................................... 8

PR121. Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal ....................................................... 8

PR122. Elaboración de Nómina ..................................................................................................... 14

PR123. Capacitación del Personal ................................................................................................. 19

PR124. Pago de Becas ................................................................................................................... 24

SP13. RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS ........................................................................................................................................................ 28

PR131. Contabilidad ...................................................................................................................... 28

PR132. Control de Caja General .................................................................................................... 32

PR133. Compras ............................................................................................................................ 36

PR134. Control de Almacén .......................................................................................................... 44

PR135. Control de Activo Fijo ........................................................................................................ 51

SP14. SISTEMAS .......................................................................................................................................................................................................................................................... 57

PR141. Mantenimiento a Sistemas Computacionales .................................................................. 57

SP21. CONCEPTUALIZACIÓN Y CONTENIDOS ............................................................................................................................................................. 64

PR211. Talleres y Actividades Mensuales ..................................................................................... 64

PR212. Realización de Eventos Institucionales ............................................................................. 69

PR213. Renovación de Exhibiciones Permanentes ....................................................................... 73

SP22. SERVICIOS EDUCATIVOS ......................................................................................................................................................................................................... 77

PR221. Supervisión del funcionamiento de Salas y Exhibiciones ................................................. 77

PR223. Curso vacacional ............................................................................................................... 92

PR224. Reclutamiento, Selección y Capacitación de Guías Educativos ...................................... 106

PR225. Elaboración del Plan de Capacitación Continua de Guías Educativos ............................ 114

PR226. Evaluación, Seguimiento y Supervisión de Guías Educativos ......................................... 118


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PR224. Bebeleche en tu Comunidad ........................................................................................... 123

SP23. ATENCIÓN AL VISITANTE ...................................................................................................................................................................................................... 126

PR231. Atención al Visitante ....................................................................................................... 126

PR232. Protocolo de seguridad para personas extraviadas ........................................................ 136

PR233. Programa de Patrocinio Escolar ...................................................................................... 144

PR234. Supervisión del área de Atención al Visitante ................................................................ 157

PR235. Servicio Médico ............................................................................................................... 169

SP24. TREN INFANTIL ........................................................................................................................................................................................................................................ 174

PR241. Recorrido en el Tren Infantil ........................................................................................... 174

PR242. Mantenimiento del Tren Infantil ..................................................................................... 179

SP25. MANTENIMIENTO ............................................................................................................................................................................................................................... 184

PR251. Acondicionamiento de Exposiciones.............................................................................. 184

PR252. Mantenimiento Correctivo a los edificios e instalaciones del Museo ............................ 189

SP31. MERCADOTECNIA .............................................................................................................................................................................................................................. 195

PR311. Elaboración del Plan Anual de Mercadotecnia ............................................................... 195

PR312. Elaboración del Plan de Difusión y Promoción ............................................................... 198

PR 313. Elaboración de Convenios Comerciales ......................................................................... 201

PR314. Elaboración del Plan Anual de Redes Sociales (Marketing Digital) ................................. 204

PR315. Manejo de Página Web ................................................................................................... 207

PR316. Diseño Gráfico ................................................................................................................. 210

SP32. VENTAS ........................................................................................................................................................................................................................................................... 213

PR321. Elaboración del Plan Anual de Ventas ............................................................................ 213

PR322. Elaboración de Informes Trimestrales de Mercadotecnia y Ventas ............................... 216

PR323. Elaboración de Reporte Mensual de Ventas ................................................................... 219

PR324. Determinación de Comisiones ........................................................................................ 228

PR325 Fijación de Precios, Descuentos y Promociones. ............................................................. 231


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PR328 Telemarketing .................................................................................................................. 239

SP33. EVENTOS Y RESERVACIONES .................................................................................................................................................................................... 244

PR331. Realización de Eventos .................................................................................................... 244

PR332. Reservación de Grupos Escolarizados ............................................................................. 261

SP34. TAQUILLA ...................................................................................................................................................................................................................................................266

PR341. Ventas a través de Taquilla ............................................................................................. 266

SP35. TIENDA / DULCERÍA .................................................................................................................................................................................................................... 270

PR351. Ventas en Tienda / Dulcería ............................................................................................ 270

PR326. Fijación de Precios en Tienda ......................................................................................... 283

PR327. Procedimiento de Adquisición de Productos ................................................................. 288

PR354. Inventario de Tienda / Dulcería ...................................................................................... 292

SP36. RELACIONES PÚBLICAS ..................................................................................................................................................................................................... 300

PR361. Elaboración y Desarrollo del Plan de Relaciones Públicas ............................................. 300

PR362. Elaboración del Plan Anual de Eventos Institucionales .................................................. 306

PR363. Plan de Gestión y Captación de Donativos ..................................................................... 310


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INTRODUCCIÓN

El presente manual es una herramienta de apoyo para la Institución en el cual se detallan y explican los procedimientos claves de cada Área del Museo, para lograr un mejor funcionamiento, orden y productividad por cada uno de los trabajadores que conforman Bebeleche, Museo Interactivo de Durango. En busca de continuar mejorando la operatividad del Museo, se pretende mantener actualizado en la medida de lo posible cada uno de los procedimientos. Por lo tanto se deberán de hacer las modificaciones pertinentes en el presente Manual al momento que sean autorizadas.

Los propósitos de la realización de este manual son los siguientes: Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. Propiciar uniformidad e información del trabajo. Asegurar continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas/mejoras administrativas


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I. OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Establecer las políticas, normas y mecanismos para el desarrollo de las actividades de las diferentes áreas que conforman Bebeleche, Museo Interactivo de Durango, a manera de dar uniformidad y eficiencia a dichas actividades.


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II. RED DE PROCESOS Bebeleche, Museo Interactivo de Durango cuenta con 3 macro procesos que otorgan un panorama general del quehacer del Bebeleche.

CLAVE MACRO-PROCESO

MP1 Administración

MP2 Servicios Museísticos

MP3 Comercialización


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SP12. RECURSOS HUMANOS

Nombre y clave del procedimiento

PR121. Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal

Objetivo Proveer de personal capacitado y especializados a cada área de los museos Acertijo y Bebeleche, para el buen funcionamiento y logro de los objetivos de los mismos.

Alcance

Aplica para las Gerencias solicitantes, Dirección General y el Departamento de Recursos Humanos. Inicia con la Requisición de Personal por parte de la Gerencia solicitante y termina cuando se registran los datos del nuevo personal en los sistemas del Museo.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos en Bebeleche y del Departamento Administrativo en Acertijo en con la supervisión de la Gerencia Administrativa y la Gerencia Región Laguna, si se refiere a personal de Acertijo.

Definiciones

- Bolsa de trabajo.- Base de datos mediante la cual el Museo almacena las solicitudes de todos los candidatos interesados en laborar en el Museo.

- Contrato laboral.- Documento mediante el cual se establecen las condiciones, obligaciones y facultades del trabajador y del Museo.

- Reporte de Entrevista.- Documento donde se describe el resultado de la evaluación del perfil y actitud de los aspirantes entrevistados.

Políticas

- Para la selección de personal, los candidatos deberán contar con una edad mínima de 30 años para poder aplicar al puesto de Director General y Gerentes, 22 años para las Coordinaciones y Staff y 18 años para los demás puestos.

- El perfil del aspirante deberá coincidir con el perfil del puesto establecido en el Manual de Organización.

- La selección del personal deberá ser siempre autorizada por la Dirección General. - La búsqueda de los candidatos deberá realizarse en la bolsa de trabajo del Museo. - El contrato de trabajo deberá firmarse dentro de los primeros tres días de labor. - El Reporte de Entrevista se elaborará de acuerdo a las necesidades de cada puesto

vacante, pero deberá incluir al menos: Nombre de candidatos, evaluación del perfil y currículo, evaluación de entrevistas y firma de gerente solicitante.

- La documentación que el personal entrante deberá entregar al departamento de Recursos Humanos es: Currículum, Carta de No Antecedentes Penales, Comprobante de Estudios, Comprobante de Domicilio, Acta de Nacimiento y 2 fotografías tamaño Infantil.

- Cuando se refiera a personal del Museo Acertijo, el expediente será archivado por el Departamento Administrativo de la Gerencia Regional Laguna.

- El seleccionado deberá firmar también un Reporte de conocimiento donde da por enterado y acepta toda la normatividad del Museo.


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Acciones Correctivas

Si… Entonces…

- El personal no cumple con todos los requisitos de documentación para su expediente dentro del primer mes de labores.

- Se llevara a cabo una llamada de atención por escrito y se agregará en el expediente del empleado.

- Después de los 15 días posteriores a la amonestación no presenta la documentación faltante.

- Se llevara a cabo la recisión del contrato.

- Ningún candidato de la bolsa de trabajo cumple con el perfil.

- Se hará promoción del reclutamiento a través de medios de comunicación masiva.

- Algún aspirante cumple con el perfil de Director General y o cualquiera de las gerencias y pero no cumple con el requisito de la edad mínima.

- Se presenta la propuesta del candidato al Consejo Directivo en Junta de Gobierno para la autorización de la contratación.

- Algún aspirante cumple con el perfil para ocupar algún puesto de Jefe de Departamento o Encargado de Área, pero no cumple con el requisito de la edad mínima.

- Se presenta la propuesta al Director General para la autorización de la contratación.

Productos Contrato laboral

Clientes Interno Clientes Externos

Dirección General y Gerencias solicitantes

Aspirantes a ocupar el puesto

Registro y control

Código Nombre del formato

FT21101 Requisición de Personal

Indicadores Tasa de rotación de personal

Referencias Ley Federal del Trabajo Manual de Organización Reglamento Interno de Trabajo


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No. Descripción de Actividad Responsable Documento

1 Elabora Requisición de personal y la envía al Departamento de Recursos Humanos.

Gerencia solicitante Requisición de personal

2 Busca candidatos a ocupar la vacante en Bolsa de trabajo.

Dpto. Recursos Humanos / Dpto. Administrativo en Acertijo

3 Llama a candidatos a ocupar la vacante para entrevista.


4 Realizan entrevistas a candidatos.

Gerencia solicitante y Dpto. Recursos Humanos / Dpto. Administrativo en Acertijo

5 Elabora Reporte de entrevistas. Gerencia solicitante Reporte de entrevistas

6 Selecciona a candidato a ocupar el puesto y envía resultados a Dirección General.

Gerencia solicitante

7

Recibe y revisa Resultado de las Entrevistas con el candidato seleccionado. ¿Autoriza la selección del candidato? Si, pasa a actividad 8. No, pasa a actividad 2.

Dirección General

8 Informa al Dpto. de Recursos Humanos / Dpto. Administrativo en Acertijo de la autorización.

Dirección General

9 Informa al candidato que ha sido seleccionado así como al Gerente solicitante.


10 Recibe documentación del seleccionado y abre expediente de personal.


Expediente de personal

11 Elabora contrato y recolecta firmas.


Contrato

12

Da de alta en el sistema de Reloj-checador y de nómina. Fin del procedimiento



PR121. Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal


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Nombre del Formato Clave del formato

Requisición de personal FT12101


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# Instructivo

1 Registrar la fecha en que se elabora la solicitud.

2 Registrar el nombre del puesto a ocupar.

3 Anotar el nombre de la gerencia que solicita personal.

4 Anotar el motivo por el cual se solicita personal.

5 Anotar el tiempo que se estima ocupara el puesto.

6 Anotar el nombre del proyecto en el que participará.

7 Especificar el grado de escolaridad requerida para ocupar el puesto.

8 Especificar la edad requerida para ocupar el puesto.

9 Indicar el sexo de la persona que ocupara el puesto.

10 Indicar los Conocimientos específicos y habilidades que se requieren para ocupar el puesto.

11 Anotar el nombre del personal interno que ocupa el puesto.

12 Anotar la clave del personal interno que ocupa el puesto.

13 Registrar la fecha en que se realizara el cambio de puesto.

14 Anotar el nombre del puesto que ocupaba.

15 Anotar la nueva área a la que pertenecerá.

16 Registrar la fecha en que comenzara a trabajar dentro del Museo.

17 Registrar el periodo en que se harán las contrataciones.

18 Especificar el tipo de contrato que se realizara.

19 Especificar el sueldo que percibirá el ocupante del puesto.

20 Registrar la firma del Jefe del Departamento de Personal.

21 Registrar la firma del Gerente Administrativo.

22 Registrar la firma del Director General.


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PR122. Elaboración de Nómina

Objetivo Llevar a cabo en tiempo y forma el pago derivado de las actividades realizadas dentro del museo a cada trabajador.

Alcance Aplica para todo el personal que labora en los museos Acertijo y Bebeleche. Inicia con la elaboración del reporte de incidencias del personal y nómina, y termina cuando el personal recibe su remuneración.

Aplicación El procedimiento de la elaboración de nómina es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos con la observación de la Gerencia Administrativa.

Definiciones

- Nómina.- Recibo de salario en el que la empresa acredita el pago de las diferentes cantidades que forman un sueldo. En ella quedan registradas también las deducciones que se realizan sobre el salario.

- Recibo de nómina.- Recibo que comprueba el pago de la nómina realizado a través de transferencia electrónica de fondos.

Políticas

El pago de nómina deberá ser proporcional al número de días trabajados durante la quincena.

El pago de nómina deberá realizarse en periodos de quince días. La dispersión electrónica deberá realizarse un día hábil antes de quincena. Se tendrá tolerancia de diez minutos a la hora de entrada del personal(a reserva de una

justificación del trabajador), de no llegar antes del minuto 11 se pondrá retardo y falta en el minuto 21, al tercer retardo por quincena se hará una deducción de un día de sueldo.

El trabajador percibirá por sus servicios la cantidad pactada en el contrato laboral mensualmente que podrá dividirse en dos emisiones quincenales aplicándole al mismo las retenciones correspondientes.

El Responsable del área de Contabilidad se encargará de realizar el pago de los impuestos dentro de los días 17 de cada mes.

El Departamento de Recursos Humanos deberá mantener permanentemente actualizado en el sistema de nómina, tanto las percepciones a pagar como las deducciones a efectuar por concepto de impuestos en estricto apego a los tabuladores de sueldos y disposiciones impositivas que determine la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y descuentos de Ley.

- Los descuentos que se le apliquen a un trabajador, no deberán exceder del 30% del importe total de su salario de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 38 de la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, excepto en los casos a que se refieren las Fracciones III, IV, V y VI de dicho Artículo.

- Solo se podrán hacer deducciones por hasta cuatro días de faltas injustificadas al mes.


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Si… Entonces…

Se presentan fallas en el sistema bancario.

Se pagará en efectivo al trabajador.

Un trabajador tiene más de tres faltas injustificadas al mes.

Se levantará acta administrativa.

Un trabajador tiene más de tres retardos a la quincena.

Se descontará un día de trabajo.

Productos Recibo de Nómina de Personal


Gerencia Administrativa, Contabilidad y Personal del Museo.

Bancos, Secretaria de Hacienda y Crédito Público.

Registro y control


FT12201 Recibo de pago de nómina

Indicadores Dispersión electrónica realizada en tiempo.

Referencias Ley Federal del Trabajo Reglamento Interno de Trabajo


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1 Elabora Reporte de Incidencias del personal

Departamento de Recursos Humanos

Reporte de Incidencias de personal

2 Revisan Reporte de Incidencias para determinar las deducciones.

Dpto. de Recursos Humanos y Gerencias

3 Autorizan las deducciones a aplicar. Gerencias y Dirección

4

Elabora la nómina en una Hoja de Cálculo. ¿Se pagará Aguinaldo o prima vacacional? Si, pasa a actividad 5. No, pasa a actividad 6.


Nómina

5 Realiza los cálculos correspondientes para determinar aguinaldo y/o prima vacacional y agrega a la nómina.


6 Realiza cálculos correspondientes para determinar ISR, y se lo deduce a la nómina.

7

Revisa nómina. ¿Autoriza la nómina? Si, pasa a actividad. 9. No, pasa a actividad 8.

Gerencia Administrativa

8 Elabora observaciones y solicita a Recursos Humanos corregir la nómina.


9 Alimenta el sistema electrónico bancario con la nómina autorizada.


10 Realiza la dispersión electrónica. Gerencia Administrativa

11 Alimenta el sistema NOI. Departamento de Recursos Humanos

12 Timbrado de nomina. Gerencia Administrativa

13 Envió de recibos de pago a los correos personales

Fin del procedimiento

Departamento de Recursos Humanas


PR122. Elaboración de Nómina


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Recibo de pago de Nómina FT12201


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# Instructivo

1 Registrar el número o clave del trabajador.

2 Registrar el nombre completo del trabajador.

3 Registrar la CURP del trabajador

4 Registrar el R.F.C. del trabajador.

5 Registrar el Régimen del trabajador.

6 Registrar el Departamento adscrito al que pertenece el trabajador

7 Registrar el puesto del Trabajador.

8 Registrar la fecha de inicio y término del periodo laborado.

9 Registrar el número de faltas que tuvo el trabajador.

10 Registrar todas las percepciones del trabajador.

11 Registrar las deducciones que se le restarán a su pago total final.


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Si… Entonces…

- El director general no autoriza el tema de la capacitación.

- El Jefe del Departamento de Recursos humanos buscara un nuevo tema en base a las necesidades de capacitación.


PR123. Capacitación del Personal

Objetivo Detectar las necesidades de formación del personal, para el desarrollo eficiente y eficaz del mismo y lograr así los objetivos de la Institución.

Alcance Aplica para todo el personal que labora en los museos Acertijo y Bebeleche. Inicia con el Diseño y programación de campañas de evaluación del desempeño del personal y termina con el archivo de los reportes de capacitación.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos y del Departamento Administrativo en Acertijo.

Definiciones

- Capacitación.- Procedimiento mediante el cual se busca formar al personal del Museo sobre un tema en particular para el mejor desempeño de sus actividades.

- CED.- Cuestionarios de Evaluación de Desempeño. - PCEDP.- Programa de Campañas de Evaluación al Desempeño del Personal.

Políticas

Toda capacitación deberá ser autorizada por la Dirección General. La programación de la capacitación se realizara en Coordinación con las distintas

Gerencias del Museo. El personal que imparta la capacitación deberá contar con la acreditación de

conocimientos del tema de la misma. Al término del procedimiento se deberá llevar a cabo la aplicación de encuestas de

capacitación. - Se deberá comprobar la asistencia del personal a la capacitación mediante la firma en el

formato de control de asistencia, elaborado por el capacitador.

Productos Reporte de capacitación.


Personal de Bebeleche Proveedores de capacitaciones


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Registro y control


FT12301 Formato de ejecución de Capacitación

Indicadores Número de capacitaciones impartidas.

Referencias

Ley Federal del Trabajo Ley que crea el Bebeleche, Museo Interactivo de Durango Manual de Organización Reglamento Interno de Trabajo


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1 Elabora el PCEDP. Dpto. Recursos Humanos / Dpto. Administrativo en Acertijo

PCEDP

2 Diseña CED junto con la Unidad de Planeación y las envía a cada una de las gerencias.


CED

3 Aplican CED. Gerencia Correspondiente

4 Envían CED debidamente contestados al Departamento de Recursos Humanos.

Gerencia correspondiente

5

Analiza los resultados de la CED y elabora Plan de Capacitación tomando en cuenta estos resultados. ¿En el museo hay algún trabajador que pueda capacitar el tema? Si, pasa a actividad 10. No, pasa a actividad 7.


Plan de Capacitación

6 Busca Capacitador externo y solicita cotización.


7 Recibe cotización de Capacitador externo.


Cotización de capacitación

8 Envía Plan de Capacitación con calendarización y cotizaciones a Dirección General.


9

Revisa Plan de Capitación. ¿Autoriza el Plan? Si, pasa a actividad 11. No, pasa a actividad 6.

Dirección General

10 Elabora formato de Ejecución de Capacitación.


Formato de ejecución de capacitación

11 Confirma al Capacitador la autorización del tema.


12 Ejecuta capacitación. Capacitador

13 Elabora y aplica encuestas de capacitación.


Encuestas de Capacitación

14 Elabora reporte de capacitación. Fin de Procedimiento.


Reporte de Capacitación


PR123. Capacitación de personal


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# Instructivo

1 Registrar el nombra de la capacitación que se brindara

2 Registrar el área que será capacitada

3 Registra el nombre del proveedor de la capacitación

4 Registrar el periodo de duración de la capacitación

5 Registra las horas que durara la capacitación

6 Registrar los objetivos que se desean alcanzar con la capacitación

7 Registra la firma de el gerente o responsable del área que se va a capacitar

8 Registra la firma de autorización del Director General del Museo

9 Registra la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos


Formato de Ejecución de Capacitación FT12301


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PR124. Pago de Becas

Objetivo Establecer la forma en que se pagarán las becas otorgadas a los Guías Educativos por la realización de su servicio social.

Alcance Aplica para todos los guías del Museo Bebeleche

Aplicación El procedimiento de la elaboración de becas es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos con la observación del Departamento de Servicios Educativos

Definiciones Becas.- Ayuda económica procedente de fondos públicos que se concede a una persona para pagar total o parcialmente los gastos que le supone cursar unos estudios, desarrollar un proyecto de investigación

Políticas

El Departamento de Recursos Humanos se encargará de realizar el trámite para el pago de becas en Bebeleche y el Departamento de Programas Educativos en Acertijo.

El pago de los guías será quincenal y para determinar el monto de su beca se considerarán las horas laboradas, de acuerdo a la siguiente tabla.

Cumplimiento de horas

Cargo desempeñado Importe de pago

de Becas Periodo de pago

De 24 a 40 hrs Supervisor $400.00

Quincenal

Jefe de Sala $350.00 Guía Educativo (amigo) $300.00

De 20 a 27 hrs Supervisor $350.00 Jefe de Sala $300.00

Guía Educativo (amigo) $250.00

De 16 a 19 hrs Supervisor $200.00 Jefe de Sala $175.00

Guía Educativo (amigo) $250.00

De 1 a 15 hrs No tiene asignado

ningún apoyo económico

$0.00 N/A

Recursos Humanos en Bebeleche y Programas Educativos en Acertijo elaborará una

relación de los guías educativos con el monto a pagar y entregará dicha información al área de Cuentas por Pagar para la realización del cheque correspondiente.

El pago de becas se realizará en efectivo y por quincena. Se tendrá 4 días hábiles de tolerancia posteriores a la entrega del efectivo, para que el Guía

pueda recoger la beca correspondiente. Se entregará la beca al Guía personalmente y éste tendrá que presentar alguna

identificación.


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Si… Entonces…

Se presentan fallas en el sistema del checador

Se pagara en base a información solicitada por el encargado de Servicios Educativos.

Hay Guías educativos que no acuden a cobrar su beca.

Se deberá reintegrar el monto sobrante a Caja General.

En caso de no poder asistir el becario a recoger su beca, se podrá entregar solamente a un familiar de primera línea directa y con credencial de elector.

El control de los pagos se llevará a cabo mediante una bitácora de registro la cual contendrá el nombre del guía, la especificación de fechas laboradas, el cargo desempeñado, el pago por quincena, el monto extra otorgado por apoyo en eventos u horas extras, y firma del Guía educativo.

El área de Capacitación o la de Servicios Educativos, tanto en Bebeleche como en Acertijo, entregará la bitácora ya firmada por los guías educativos al Departamento de Recursos Humanos para su revisión, en caso de existir sobrante debido a que un amigo no recogió su pago, este dinero se deberá reintegrar a Caja General.

- El Departamento de Recursos Humanos en Bebeleche, y el Departamento Administrativo en Acertijo, revisará la bitácora, y la entregará al área de Cuentas por Pagar para efectuar los trámites correspondientes.

- El recurso para el pago de las becas se obtendrá de un subsidio otorgado por el Gobierno del Estado y autorizado por el Consejo Directivo. Por ningún momento, ningún trabajador del Museo podrá recibir algún apoyo económico de este subsidio otorgado exclusivamente para el Programa de Becarios.

Productos Listas de Pago de Becas


Gerencia Administrativa.

Departamento de Servicios Educativos

Cuentas por Pagar

Caja General

Amigos “Guías Educativos”

N/A

Registro y control


Listas de Pago de Becas

Indicadores Pago en efectivo realizada en tiempo

Referencias Reglamento General de Guías Educativos


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1 Elabora Lista de Pago con las becas correspondientes en una Hoja de Cálculo.

Recursos Humanos y Servicios Educativos

Lista de Pago de Becas

2 Solicita la elaboración del Cheque al área de Cuentas por pagar.

Recursos Humanos / Programas Educativos en Acertijo

3 Elabora el cheque y recaba firmas. Cuentas por Pagar Cheque

4 Recibe cheque y lo cambia en el banco. Caja General

5 Entrega efectivo a Servicios Educativos. Caja General

6 Entrega Lista de Pago de Beca a Servicios Educativos.

Recursos Humanos

7

Entregan a Guías educativos su beca correspondiente. ¿Sobra dinero? Si, pasa a actividad 8. No, pasa a actividad 9.

Servicios Educativos

8 Realiza el reintegro del dinero sobrante al Responsable de Caja General.


Recibo de reintegro

9 Entrega Lista de Pago ya firmada a Departamento de Recursos Humanos


10 Revisa la Lista de Pago de Becas y recibo de reintegro.

Recursos Humanos / Administrativo Acertijo

11 Entrega Lista de Pago ya firmada, y recibo del reingreso al área de Cuentas por Pagar

Recursos Humanos / Administrativo Acertijo

12 Archiva Póliza de cheque, Lista de Pago y Recibo de Reintegro. Fin del procedimiento

Cuentas por Pagar


PR124. Pago de Becas


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SP13. RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS


Si… Entonces…

No se generan los procesos y procedimientos adecuados para originar la información financiera en tiempo y forma.

Se aplicará una sanción administrativa.


PR131. Contabilidad

Objetivo Generar procesos y procedimientos contables y financieros, con el fin de brindar información confiable y oportuna para una adecuada toma de decisiones del Museo así como el cumplimiento de las obligaciones fiscales a las cuales es sujeto.

Alcance Aplica para la Gerencia Administrativa. Inicia con la recopilación de la información su registro y captura en el sistema SAACG; termina con la generación de la información financiera.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del área de Contabilidad con la supervisión del Departamento de Recursos Materiales y Financieros y la Gerencia Administrativa.

Definiciones

Contabilidad Gubernamental. Método que investiga sistemáticamente las operaciones que ejecuta las dependencias y entidades de la administración pública, además proporciona información financiera, presupuestal, programática y económica contable, completa y de manera oportuna para apoyar las decisiones de los funcionarios de las entidades públicas, en sus distintos ámbitos y fases del proceso productivo.

SAACG (Sistema Automatizado de Administracion y Contabilidad Gubernamental). Es una herramienta informática desarrollada por el INDETEC dirigida a municipios y organismos públicos descentralizados de estados y municipios que requieren de una aplicación más robusta para soportar mayor número de operaciones, para facilitar e integrar sus operaciones presupuestales, administrativas, contables y financieras, construyendo automáticamente la contabilidad con un enfoque de gestión

Políticas

Los principios, bases de medición, acuerdos, reglas y prácticas específicos serán adoptados por el Museo de acuerdo a la normatividad aplicable para la elaboración y presentación de los estados financieros.

https://www.ecured.cu/M%C3%A9todo

https://www.ecured.cu/Administraci%C3%B3n_p%C3%BAblica

https://www.ecured.cu/Administraci%C3%B3n_p%C3%BAblica


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Productos Estados Financieros, contables, presupuestales y programáticos.


Coordinación de Recursos Materiales y Financieros, Gerencia Administrativa, Dirección General y Contraloría Interna.

EASE, Subsecretaria de Egresos, Contraloría, COEPA, SAT, SEVAC, PNT y Auditorías Externas.

Registro y control

Código Nombre del Sistema

- SAACG (Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental).

Referencias Manual de Organización. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley de Disciplina Financiera.


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1 Recopila toda la información tanto de ingresos como egresos.

Áreas de Contabilidad, Caja General y Cuentas por Pagar.

Recibos y ficha de ingreso, Transferencias, Facturas de pago.

2 Revisa la información recopilada. Área de Contabilidad.

3 Registra en el sistema contable todos los cargos y abonos.

Área de Contabilidad

Pólizas

4 Revisión de registros Área de Contabilidad

5 Genera los reportes y estados financieros. Área de Contabilidad

Estados Financieros

6

Revisa la información financiera generada. ¿Será necesario realizar alguna corrección? Si, pasa a actividad 7 No, pasa a actividad 8

Área de Contabilidad y Coordinación de Recursos Materiales y Financieros

7

Realiza correcciones y ajustes contables en el sistema. Pasa a actividad 5.


8 Entrega de reportes y estados financieros a Gerencia administrativa.


9 Almacena reportes y estados financieros de manera digital.

Fin del procedimiento.



PR131. Contabilidad.


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PR132. Control de Caja General

Objetivo Mantener un control de todos los ingresos que se generan en los museos Acertijo y Bebeleche, mediante el registro de las actividades y la elaboración del corte de caja.

Alcance

Aplica para las áreas de Eventos, Reservaciones, Taquilla, Tienda, Dulcería, y Estacionamiento de los museos Acertijo y Bebeleche, así como a los encargados de Patrocinios, Donativos, Curso de Verano, Club del Viernes, cafetería y taquilla de Tren Infantil, y a todo el personal que debido a una comisión se le asignaron viáticos. Inicia con el registro de las áreas en el sistema y termina con el envió del archivo mensual al Área de Contabilidad.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad de las Áreas de Caja General, en Acertijo y Bebeleche.

Definiciones

Corte de caja. Procedimiento mediante el cual se lleva a cabo la conciliación de las actividades realizadas durante el día contra los registros que genera el sistema DYNO.

Sistema ASPEL. Sistema en el cual se registran todas las actividades contables.

Sistema DYNO. Sistema donde se registran todos los ingresos del museo.

Comprobante de Ingresos. Pueden llevarse a cabo en efectivo, ficha de depósito bancario, comprobante de transferencia bancaria y cheques.

Canal de Ventas: Toda aquella área de los museos que recibe dinero.

Políticas

Los cortes de los ingresos de Eventos, Reservaciones, Taquilla, Tienda y Dulcería deberán realizarse diariamente.

Toda área que reciba ingresos deberá realizar su registro en el sistema DYNO, ASPEL, SISTEMA CLUB VIERNES Y CAMPAMENTO, para llevar a cabo el corte de caja.

Todo ingreso deberá ser justificado con la entrega de la ficha de depósito bancaria o comprobante de transferencia.

Los cortes deben ser entregados a mas tardar máximo 3 días hábiles Si existente faltante en los cierres de corte, el responsable del área tendrá que pagar la

diferencia. En cuestión de viáticos se deberán reintegrar aquellos que no han sido comprobables en un

periodo no máximo 10 días hábiles en caso contrario se descontara vía nomina. El dinero que se recaude no podrá ser utilizado para cambios de cheques En caso de requerir factura esta deberá realizarse dentro del mes , y solo se emitirá cuando

el depósito este realizado (efectivo, tarjetas, transferencias, depósitos).


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Si… Entonces…

Alguna de las áreas realizo el registro en el sistema y no entrega ficha de depósito o comprobante de transferencia bancaria.

Se realiza una conciliación bancaria para comprobar el depósito bancario.

Una vez llevada a cabo la conciliación bancaria, si no se comprueba el ingreso del dinero y si se llevo a cabo el evento.

El responsable del área deberá hacer la reposición del faltante.

Eventos, Reservaciones, Tienda, Taquilla y Estacionamiento no registran sus operaciones en el sistema DYNO.

No se entregara el recibo correspondiente.

Hay falla en los sistemas de cualquiera de la áreas

El departamento de ventas se deberá hacer responsable e implementar un mecanismo alterno para el control y registro de las ventas.

Se registran mal los cortes por parte de los auxiliares de cada una de las áreas

Ellos deberán asumir su responsabilidad y realizar las acciones pertinentes para corregir el error.

Existe un faltante al realizar los cortes o arqueos en cualquiera de las áreas

El responsable del área tendrán que cubrir el pago del faltante de manera inmediata.

No se entregan los cortes máximo tres días

Se notificara a las áreas de control para que tomen las medidas administrativas necesarias.

Productos Archivo mensual


Tienda, Taquilla, Dulcería, Eventos, Reservaciones y Estacionamiento, Tren Infantil y personal General.

Contabilidad.

Visitantes en General

Empresas

Organismos de Gobierno

Instituciones Educativas

Registro y control


Recibo de fondo de caja chica Cortes de Caja

Indicadores Reporte de Tienda, Taquilla, Estacionamiento y depósitos capturados en tiempo Reportes quincenales de los ingresos.


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1 Entrega el fondo de caja chica a Taquillas y tienda

Caja General Recibo de Fondo de Caja chica

2 Registra actividades propias del museo que generan ingresos.

Canales de Venta Tickets / Recibos

3 Realiza el corte diario. Canales de Venta Corte de caja

4 Entrega corte diario, con efectivo, cupones, y demás comprobantes de pago.

Canales de Venta

5 Elabora Reciba de Ingreso correspondiente al corte recibido.

Caja General Recibo de Ingreso

6

Realiza el Cierre de Caja. ¿Hubo faltante en el corte? Si, pasa a actividad 7. No, pasa a actividad 8.

Caja General Cierre de Caja

7 Paga el faltante en Caja General Canales de Venta Recibo de Ingreso

8 Registra en una Hoja de Cálculo los ingresos.

Caja General Reporte mensual

9 Deposita los ingresos en el Banco. Caja General Ficha de Deposito

10 Anexa Ficha de depósito a Cortes, generando el Archivo Mensual.

Caja General Archivo Mensual

11 Envía Archivo Mensual al Área de Contabilidad. Fin del procedimiento

Caja General

Referencias Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche Manual de Organización


PR132. Control de Caja General


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PR133. Compras

Objetivo Proveer a todo el personal del Museo de los artículos necesarios para el desempeño de sus funciones y mantenimiento de las salas y exhibiciones.

Alcance

Aplica para todas las áreas de Bebeleche, Museo Interactivo de Durango y Acertijo Museo Interactivo Laguna Durango, que requieran compras. Inicia con la Requisición de Compra de la Gerencia solicitante y termina con la entrega del producto solicitado.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad de las Áreas de Compras, en Bebeleche, Museo Interactivo de Durango y Acertijo, Museo Interactivo Región Laguna.

Definiciones

Requisición de Compra.- Formato en el cual se especifica la Cantidad, Descripción y Cotización de productos. Responsable de Compras.- Persona encargada de realizar las compras de todos los productos y servicios en los museos Acertijo y Bebeleche. Dentro de sus funciones se encuentran pasar a autorización las requisiciones, cotizar los productos y servicios, contactar con proveedores, pasar a pago las compras autorizadas y recibir los productos, entre otros.

Políticas

Todas las Requisiciones de compra se recibirán solamente durante los primeros 7 días hábiles del mes en curso, esto para hacer más eficiente el proceso de solicitud de cotizaciones y seleccionar al proveedor que ofrezca los mejores costos, tiempos, servicios y entrega.

Toda requisición de compra deberá realizarse por escrito mediante el formato de Requisición de Compra, en donde los artículos solicitados deberán ser descritos de la manera más clara y precisa posible. En caso de conocerse el modelo o número de serie, deberá de incluirse en la cotización para una compra más exacta.

Todas las Requisiciones de Compras deberán llevar la firma del Gerente de cada área. El Responsable de Compras en cada museo deberán fundamentar la selección de

proveedor con tres cotizaciones por escrito, donde se muestre que el proveedor elegido es el mejor en costos, tiempos, servicios y forma de entrega.

Se dará prioridad a los proveedores inscritos en el Padrón de Proveedores del Estado y Nacionales.

El Responsable de Compras deberán procurar surtir en 15 días hábiles máximo las requisiciones recibidas los primeros 7 días hábiles del mes en curso.

El Responsable de Compras deberá contactar al proveedor para revisar que el pedido corresponda a los artículos establecidos en la orden de compra, antes de su envió.

El responsable del Área de Almacén no podrá recibir pedidos incompletos o con diferencias en la factura.

El Responsable de Compras será el responsable de recibir los productos comprados y entregarlos ya sea al Solicitante o al área de Almacén.


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Si… Entonces…

Las Requisiciones de Compras no cuenten con la firma de autorización del Gerente Administrativo.

No se podrá llevar a cabo la compra de los productos no autorizados.

No se cuenta con las 3 cotizaciones debido a la particularidad de algunos productos.

Se lleva a cabo la compra con las cotizaciones disponibles y la debida autorización del Gerente Administrativo. Igualmente, se informa al Órgano de Control Interno la situación.

El pedido llega con faltantes o diferencias.

El Responsable de Compras dará seguimiento con el proveedor para que el pedido quede completo.

El pedido no se puede completar con forme a la orden de compra.

El proveedor deberá reembolsar la cantidad correspondiente a los faltantes.

El pago no se puede realizar vía transferencia interbancaria.

Se emitirá cheque de pago al proveedor.

En el caso de pedidos con faltantes o variaciones, el Responsable de Compras será el encargado de dar el debido seguimiento.

Las compras mayores a $20,000.00 pesos deberán autorizarse por el Comité de Adquisiciones del Museo.

Las compras no mayores a $190,000.00 pesos se podrán realizar por adjudicación directa. El monto para llevar a cabo una convocatoria pública será desde $653,000.00 pesos.


Gerencias y todas las áreas del Museo


Cuentas por Pagar

Jefatura del Departamento de Recursos Materiales y Financieros.

Proveedores de productos y servicios.

Bancos.

Productos Orden de compra Relación de compras mensuales

Registro y control


Requisición de compra

Indicadores Compras abastecidas en tiempo y forma


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Referencias Manual de Organización Ley de Adquisiciones y Arrendamientos del Estado de Durango Ley de Egresos para el Estado Libre y Soberano de Durango para el Ejercicio Fiscal.


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N° Descripción de Actividad Responsable Documento

1 Recibe Requisición de Compra elaborada por cualquier área del Museo.

Área de Compras Requisición de Compra

2 Pasa a la Gerencia Administrativa la requisición recibida para su análisis y posterior firma de autorización.

Área de Compras

3

Revisa y analiza los productos/servicios solicitados. ¿Autoriza la compra? Si: pasa a actividad 5. No: pasa a actividad 4.


4 Informa de la no autorización de la compra a la Gerencia solicitante. Fin del procedimiento.

Área de Compras

5

Contacta a proveedores y les solicita cotizaciones según Requisición.

Área de Compras Solicitud de Cotización

6

Recibe cotizaciones de Proveedores y las imprime para anexar a la Requisición de compra y posteriormente pasarla a la Gerencia Administrativa para autorización de proveedor.

Área de Compras Cotizaciones

7 Firma con su visto bueno la cotización del proveedor que ofrezca el mejor costo, tiempo, servicio y entrega.


8

Contacta al proveedor seleccionado, y confirma el pedido según la Requisición de compra; así mismo, envía al Proveedor los datos fiscales del Museo para la elaboración de la factura. ¿Están registrados en el sistema electrónico bancario los datos del proveedor para poder realizar la transferencia interbancaria? Si: pasa a actividad 11. No: pasa a actividad 9.

Área de Compras

9 Envía al Proveedor por correo electrónico el Formato “Detalles Bancarios”, para que lo llenen con sus datos.

Área de Compras

10 Recibe datos bancarios del Proveedor y los da de alta en el sistema electrónico bancario para poder realizar el pago vía transferencia interbancaria.

Cuentas por pagar

11 Una vez recibida la factura, pasa a Gerencia Administrativa toda la información necesaria para poder realizar el pago.

Cuentas por Pagar


PR133. Compras


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12 Realiza el pago de la compra, a través de transferencia interbancaria.


13 Captura en el sistema contable la compra realizada. Cuentas por

Pagar

14 Notifica al proveedor sobre la realización del pago, acuerda fecha de entrega del producto.

Área de Compras

15

Una vez que el proveedor envía el producto adquirido, recibe los artículos y revisa que sean conforme a lo solicitado, la cantidad correcta y que se encuentren en buen estado.

Área de Compras Factura sellada

16 Firma y sella la copia de la factura del proveedor de conformidad de los artículos recibidos.

Área de Compras Factura recibida

17 Se entrega el producto al área que solicitó el producto o al área de Almacén.

Área de Compras

18 Archiva Requisición original, las tres cotizaciones y factura original. Fin del procedimiento

Cuentas por pagar

Archiva


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Requisición de Compra FT-PR13301

# Instructivo 1 Registrar la fecha en que se elabora la requisición de compra. 2 Registrar el área final del insumo. 3 Registrar el número de cada tipo de artículo que se solicita. 4 Registrar el nombre y las características de los artículos que se solicitan. 5 Registrar el precio aproximado por la adquisición del insumo. 6 Firma de la persona quien se encuentra a cargo en la Gerencia que solicita el insumo. 7 Firma de la persona quien se encuentra a cargo en el Ares de Compras. 8 Firma de la persona quien se encuentra a cargo de la Gerencia Administrativa


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Datos Bancarios FT-PR13301

# Instructivo 1 Registrar la Razón Social de la Empresa 2 Registrar el RFC de la Empresa 3 Registrar el Banco al cual se va a realizar la transferencia 4 Registrar la clave Interbancaria de la cuenta del Proveedor 5 Registrar el número de Cuenta del Proveedor 6 Registra el número de sucursal del banco del Proveedor 7 Registra el domicilio fiscal del Proveedor 8 Registra la Cuidad y el Estado donde se encuentra ubicado el proveedor 9 Registra el Correo electrónico del Proveedor 10 Registra el Nombre del contacto en la empresa 11 Registra el número telefónico de contacto con el Proveedor


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Si… Entonces…

- Se encuentran diferencias en la cantidad recibida y el pedido.

- Se deberá informar al área de Compras.

- La nota de salida no tiene los artículos que realmente son entregados.

- Se deberá informar al área de Sistemas Administrativos para que realice la corrección.

- Hay faltantes al momento de hacer inventarios.

- El Auxiliar de Almacén se hará responsable de responder por esos faltantes


PR134. Control de Almacén

Objetivo Recepción, resguardo y entrega de los suministros y materiales necesarios para el buen funcionamiento del Museo.

Alcance Aplica para los proveedores, gerencias solicitantes y responsable del área de Compras. Inicia con la solicitud de suministros realizada por alguna Gerencia y termina con el archivo de la Nota de Salida en Almacén General.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Auxiliar de Almacén.

Definiciones

- Almacén General: Depósito general que recibe de los proveedores todos los suministros y materiales que solicita el Museo.

- Auxiliar de Almacén: Persona responsable de la entrada y salida de material y suministros al Almacén General

- Responsable de Compras: Persona encargada de realizar las compras de los artículos requeridos por las gerencias del Museo.

Políticas

- En caso de que alguna Gerencia necesite suministros y haya existencias de los mismos en el Almacén General, ésta podrá pedirlos por medio de la solicitud correspondiente.

- En caso de la inexistencia de suministros en almacén, la requisición deberá ser elaborada por la gerencia del área solicitante y entregada al área de Compras.

- El Auxiliar de Almacén deberá realizar una revisión de los artículos recibidos con forme el pedido en presencia del proveedor.

- El Auxiliar de Almacén únicamente recibirá artículos con diferencia en el pedido cuando Compras lo autorice, mediante un reporte de variación en el pedido.

- Una vez entregada la mercancía a la gerencia o área solicitante, se deberán firmar 3 juegos de notas de salida, una para el Archivo en almacén, y las demás para la Gerencia o Área solicitante y para el área de Contabilidad.

- Es responsabilidad de la gerencia o área solicitante revisar la nota de salida antes de su firma.


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- Hay artículos ya caducos o que ya no sirven.

- El Órgano Interno de Control determinará si se pueden dar de baja por medio de un acta.

Productos Notas de salida


Dirección General, Gerencias o áreas solicitantes

Proveedores

Registro y control


Solicitud de Material y Suministros Requisición de Compra Nota de Entrada Nota de salida

Indicadores Número de entradas y salidas registradas en el Sistema. Número de solicitudes de materiales atendidas

Referencias Manual de Organización de Bebeleche, Museo Interactivo de Durango


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1 Solicita suministros a Auxiliar de Almacén

Gerencia o área solicitante

Solicitud de Material y Suministros

2

Revisa si en el almacén existe el material solicitado ¿Cuenta con el material? Si: pasa a actividad 10 No: pasa a actividad 3

Auxiliar de Almacén

3 Informa de la inexistencia de material al área solicitante.


4 Elabora requisición de material Gerencia solicitante Requisición de compra

5 Envía Requisición al área de Compras


6 Realiza la compra Área de Compras

7 Recibe producto con respectiva factura de compra.

Auxiliar de Almacén Factura de compra

8 Da de alta en Sistema los artículos recibidos.

Auxiliar de Almacén Nota de Entrada de Mercancía

9 Informa de la llegada del material al área solicitante


10 Entrega material a departamento solicitante.

Auxiliar de Almacén Notas de Salida

11 Envía copias de Nota de Salida a Contabilidad y área Solicitante.


12 Guarda Nota de Salida en archivo. Fin del procedimiento



PR134. Control de Almacén


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# Instructivo

1 Anotar el Departamento Solicitante.

2 Anotar el Nombre de la Persona que solicita el material.

3 Indicar en donde se utilizara el material requerido.

4 Anotar fecha en que se solicita el material.

5 Indicar cantidad de material requerida.

6 Indicar unidad de medida del material (pieza, paquete, kg., litro, etc.)

7 Anotar

8 Anotar el material requerido.

9 En caso de que aplique, anotar comentarios.

10 Firmar la solicitud de material y suministros, indicando nombre, firma y cargo.

11 Firmar la solicitud de material y suministros el jefe directo, indicando nombre, firma y cargo


Solicitud de Material y Suministro FT13401


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# Instructivo

1 Registrar el código de la nota de entrada

2 Registrar fecha en que se da de alta el material.

3 Registrar el No. de Concepto (01 Compras).

4 Registrar el proveedor.

5 Registrar el número de Almacén.

6 Anotar la cantidad de unidades recibidas.

7 Registrar la unidad de medida del material.

8 Anotar la clave del producto.

9 Anotar la descripción del producto.

10 Anotar el precio de compra de cada unidad de producto.

11 Registrar el número de movimientos o entradas de almacén.

12 Anotar el valor monetario de la entrada.

13 Registrar firma de quien entrega el material.

14 Registrar firma del Almacenista.


Nota de Entrada FT13402


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# Instructivo

1 Registrar el código de la nota de salida.

2 Registrar la fecha en que se entrega el suministro.

3 Registrar el No. de Concepto (59 Salidas de Almacén)

4 Registrar el área de destino del suministro.

5 Registrar el número de Almacén.

6 Anotar la cantidad de unidades entregadas.

7 Registrar la unidad de medida del material.

8 Anotar la clave del producto.

9 Anotar la descripción del producto.

10 Anotar el costo de cada unidad de producto.

11 Registrar el número de movimientos o entradas de almacén.

12 Anotar el valor monetario de la salida.

13 Registrar la firma del Almacenista.

14 Registrar la firma de la persona que recibe los suministros.


Nota de Salida FT13403


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Si… Entonces…

- Al finalizar el inventario se encuentran faltantes.

- Se hará la reposición del bien o se realizará un cargo al sueldo del Resguardatario.

- Al finalizar el inventario se encuentran sobrantes.

- Se hacer revisión y corrección en el Sistema cotejado contra la factura

- Se encuentra bienes sin etiqueta. - Se etiquetara, se da de alta en el Sistema y se actualizara en el resguardo.


PR135. Control de Activo Fijo

Objetivo Llevar un control de los activos fijos del Museo Bebeleche y del Museo Acertijo mediante actualizaciones de la información, elaboración y firma de resguardos.

Alcance Aplica para todas las áreas del Museo Bebeleche y del Museo Acertijo. Inicia con la elaboración del plan de Inventario y termina con la firma de los resguardos actualizados.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Responsable de Almacén y Recursos Materiales con la observación del Departamento de Recursos Materiales y Financieros.

Definiciones

- Inventario: Procedimiento mediante el cual se realiza un conteo físico de los bienes materiales para su comparación contra los registrados en el Sistema de Inventarios.

- Resguardo: Formato que enlista los bienes propiedad del Museo y establece la responsabilidad del funcionario público sobre los mismos.

- Activo fijo: Bienes muebles, exhibiciones, equipo de cómputo y demás mobiliario, incluyendo enseres menores, propiedad del Museo.

Políticas

- Se realizará mínimo un inventario físico de activo fijo al año. - Se deberán realizar revisiones y actualizaciones de resguardos en base a altas y bajas de

personal, así como de nuevas adquisiciones. - Se analizaran en base al reporte de inventario, el estado físico de cada activo y se

determinará la baja del mismo considerando su funcionalidad. - Todos los bienes del Museo Bebeleche y Museo Acertijo deberán estar asignados mediante

resguardo al responsable de un área. - Todas las actualizaciones de los resguardos deberán estar firmadas por el responsable del

área así como su jefe inmediato superior, previo a las revisiones. - Todos los bienes deberán contar con una etiqueta de código de barra para su identificación

y ubicación.

Productos Resguardos actualizados y firmados.


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Todas las áreas y departamentos del Museo Bebeleche y del Museo Acertijo.

Patrimonio del Gobierno del Estado

Registro y control


Resguardo

Indicadores Número de resguardos actualizados y firmados.

Referencias Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Durango. Manual de Organización de Bebeleche, Museo Interactivo de Durango Manual de Trámites y Servicios.


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No. Descripción de la Actividad Responsable Documento

1 Recibe indicaciones del Departamento de Recursos Materiales y Financieros para realizar un Inventario físico de Activo Fijo.

Auxiliar de Recursos Materiales

2

Realiza cotejo físico de los activos fijos contra los resguardos. ¿Encuentra diferencias? Si, pasa a la actividad 3. No, pasa a la actividad 11.


Resguardos

3

¿Qué tipo de diferencia se presentó? Hay activos sin registrar, pasa a la actividad 4. Falta el activo, pasa a actividad 5.


4 Da de alta el bien en el sistema de Inventarios. Pasa a la actividad 9.


5

Realiza búsqueda del activo en el museo ¿Se encontró el activo faltante? Si pasa actividad 8 No pasa a actividad 6

Responsable del área o departamento

6 Reubica el activo. Pasa a actividad 11.

Responsable del área o departamento

7 Informa del faltante a Gerencia Administrativa Auxiliar de Recursos

Materiales

8 Gestiona la reposición del bien con el responsable del área.


9 Repone el activo. Responsable del área

10 Realiza altas y bajas correspondientes del bien. Auxiliar de Recursos

Materiales

11 Realiza actualizaciones en los resguardos de cada área.


Resguardos actualizados

12 Recaba firmas de resguardos actualizados. Auxiliar de Recursos

Materiales

13 Archiva los resguardos actualizados y firmados. Fin del procedimiento



PR135. Control de Activo Fijo


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# Instructivo

1 Anotar el día, mes y año en que se realiza el resguardo.

2 Anotar el tipo de artículos a revisar.

3 Anotar el nombre de la persona que cuidará el bien resguardado.

4 Indicar el área de asignación del puesto, es decir, a que gerencia pertenece.

5 Indicar el puesto del Resguardatario.

6 Indicar clave del puesto del Resguardatario.

7 Indicar la cantidad de bienes a revisar.

8 Indicar la descripción detallada del bien a revisar.

9 Indicar marca del artículo.

10 Indicar número de serie del bien.

11 Indicar el estado en el que se encuentra el bien a resguardo.


Resguardo FT13501


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12 Indicar clave de inventario del bien.

13 Indicar día, mes y año en que se asigno el bien.

14 Indicar la ubicación del bien a revisar.

15 Firma de la persona que realizó la revisión del resguardo.

16 Firma del Gerente al que pertenece el puesto.

17 Firma de la Gerencia Administrativa.

18 Firma del Resguardatario.


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SP14. SISTEMAS


Si… Entonces…

Se detecta que el equipo presenta fallas o requiere limpieza

Se realizan reparaciones y limpieza preventiva

- Si el equipo presenta falla en alguna pieza.

- Se solicitara al departamento que lo tiene en resguardo realizar una requisición para proceder con la reparación.


PR141. Mantenimiento a Sistemas Computacionales

Objetivo Establecer un plan anual de acción de sistemas para dar mantenimiento a los equipos de cómputo del museo

Alcance Aplica para el departamento de sistemas. Inicia con el envío del Plan Anual de Mantenimiento y termina con la elaboración y envío de un Reporte de resultados al Gerente Administrativo.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Departamento de Sistemas

Definiciones Plan anual de mantenimiento a sistemas computacionales (PAMSC). Es el

documento que plantea el cronograma de mantenimiento a los sistemas computacionales del museo.

Políticas

Deberá elaborarse el Plan Anual de Mantenimiento a sistemas computacionales con base la cantidad de equipos y personal disponible.

Todos los gastos generados deberán estar respaldados mediante comprobante fiscal. El Plan Anual de Mantenimiento a sistemas computacionales deberá contar con la

autorización de la Gerencia Administrativa.

Productos Plan Anual de Mantenimiento a sistemas computacionales


Todas las Áreas Ninguno


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Registro y control


Plan anual de mantenimiento a sistemas computacionales (PAMSC) Reporte de Fallas Mensual

Indicadores Reparaciones mensuales

Referencias Manual de Organización


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1 Elabora y envía a revisión Plan Anual de Mantenimiento a Sistemas Computacionales

Sistemas

Plan Anual de Mantenimiento a Sistemas Computacionales

2 Aprueba el PAMSC. Gerente Administrativo

3 Realiza los mantenimientos programados. Sistemas

4

Solicita apoyo por fallas en equipos computacionales. ¿La reparación a dicha falla tardará en hacerse más de 10 minutos? Si, pase a 5. No, pase a 10.

Área solicitante

5 Genera un solicitud de servicio Sistemas Solicitud de servicio

6

Analiza la situación. ¿Cuenta con el material para realizar la reparación? Si, pasa a 10 No, pasa a 7

Sistemas Hoja de Control de Fallas

7 Solicita al Área de Compras el material faltante para realizar la reparación

Área solicitante

8 Recibe el material del área de Compras, Sistemas

9 Realiza la reparación solicitada. Sistemas

10 Anota en la bitácora la reparación realizada.

Sistemas Bitácora de Mantenimiento

11 Genera Reporte Mensual de fallas Sistemas Reporte mensual

12

Envía reporte a Gerencia Administrativa adjuntando copia de las hojas de control así como de la bitácora de mantenimiento. Fin del Procedimiento

Sistemas


PR241. Mantenimiento a Sistemas Computacionales


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Hoja de Control FT14101


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Bitácora FT14102


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Solicitud de Servicio FT14103


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SP21. CONCEPTUALIZACIÓN Y CONTENIDOS


Si… Entonces…

Los Guías Educativos no imparten correctamente el taller o actividad.

El taller o actividad no tiene éxito con los visitantes

Se deberá realizar nuevamente la capacitación por parte del Departamento de Conceptualización y Contenidos y del encargado de capacitación de los guías educativos.

Se modificará la actividad o taller en su contenido o producto final.


PR211. Talleres y Actividades Mensuales

Objetivo Participar activamente en los festejos nacionales e internacionales afines a la ciencia, tecnología, medio ambiente, arte y cultura a través de talleres o actividades especiales considerando la temática de cada una de las salas.

Alcance Aplica para todos los visitantes del museo. Inicia con la elaboración del Calendario Educativo por parte de la Gerencia de Programas Educativos y el Departamento de Conceptualización y Contenidos y termina con el cierre del taller al finalizar el mes.

Aplicación La aplicación de éste procedimiento es responsabilidad del Departamento de Conceptualización y Contenidos con la observación de la Gerencia de Programas Educativos.

Definiciones Taller: Metodología de trabajo en la que se integran la teoría y la práctica. Se caracteriza por la investigación y el trabajo en equipo que en su aspecto externo se distingue por el acopio de material especializado acorde con el tema teniendo como fin la elaboración de un producto tangible.

Ficha educativa: es el documento que contiene la información educativa de cada actividad o taller que se llevan a cabo en el museo.

Políticas

Todos los talleres o actividades deberán realizarse considerando los contenidos educativos del museo, así como su atracción para los visitantes.

Todos los talleres y actividades deberán ser autorizadas por Dirección General y la Gerencia de Programas Educativos.

Los talleres y actividades propuestos deberán considerar el bajo costo de los materiales y promover el reciclaje, reúso y ahorro de los mismos.

Productos Ficha educativa


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Gerencia de Programas Educativos

Mercadotecnia

Capacitador de guías

Guías Educativos “Amigos”.

Instituciones públicas o privadas.

Registro y control


FT21101 FT13301

Ficha educativa Requisición de compras

Indicadores Número de visitantes que acudieron al taller

Referencias Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche Manual de Museografía Manual de Actividades Adicionales para Conceptualización y Contenidos Manual para Guías Educativos


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1 Elaboran Calendario Educativo Gerencia de Programas Educativos y Departamento de Conceptualización y Contenidos.

Calendario Educativo

2 Selecciona fechas importantes del calendario educativo

Gerencia de Programas Educativos y Departamento de Conceptualización y Contenidos.

3 Propone talleres y/o actividades temáticos de acuerdo a las fechas importantes del calendario educativo.

Departamento de Conceptualización y Contenidos

4

Elabora agenda de talleres o actividades con talleres/actividades propuestas y las envía para autorización a la Gerencia de Programas Educativos y Dirección General


Agenda mensual

5 Autorizan propuesta de agenda. Gerencia de Programas Educativos y Dirección General

6

Envía agenda mensual a la Gerencia Comercial junto con los talleres a realizar para el diseño de imágenes promocionales y la difusión en redes sociales de los talleres / actividades.


7 Solicita al área de Compras la adquisición del material requerido para el taller/actividad.



8 Recibe del área de Compras el material solicitado.


9 Elabora muestras y fichas educativas. Departamento de Conceptualización y Contenidos

Muestras, Fichas educativas

10 Entrega muestras de talleres, fichas educativas y materiales al Capacitador de guías educativos


11 Realiza capacitación a Guías Educativos “Amigos”.

Responsable del área de capacitación

12 Lleva a cabo actividad o taller. Guías Educativos “Amigos”

13

Entrega material sobrante al concluir el mes al Departamento de Conceptualización y Contenidos Fin del procedimiento

Responsable del área de Capacitación de Guías


PR211. Talleres y Actividades Mensuales


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Mes (1) Talleres y manualidades Actividad: (2) Subtema (3) Experiencia (4) Mensaje (5) Edad recomendada (6) Número de usuarios (7) Guía (8) Tipo de Exhibición (9) Descripción de la actividad (10) Guión (11)

# Instructivo

1 Registra el mes correspondiente 2 Registra el nombre del taller o actividad 3 Registra la fecha relevante y el tema del taller o actividad 4 Explica la experiencia que se llevará el visitante al realizar la actividad 5 Explica cuál será el pensamiento del visitante al realizar el taller o actividad 6 Registra la edad mínima de los participantes en el taller o actividad 7 Registra el número de usuarios que pueden participar en el taller o actividad 8 Registra el número de guías educativos necesarios para impartir el taller o actividad 9 Registra el nombre de la exhibición en la que se llevará a cabo la actividad o taller 10 Explica en qué consiste la actividad o taller a realizar

11 Registra el contenido educativo de la actividad o taller, incluyendo las preguntas que permitan rescatar los saberes previos de los visitantes.

12 Registra la imagen muestra de la actividad o taller a realizar


Ficha educativa FT21101

Imagen del taller o manualidad (12)


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Si… Entonces…

El programa no es entregado en tiempo y forma.

El personal no cumple con la comisión asignada.

Se sancionará administrativamente.

Se sancionará administrativamente.


PR212. Realización de Eventos Institucionales

Objetivo

Participar activamente en los festejos nacionales e internacionales afines a la ciencia, tecnología, medio ambiente, arte y cultura a través de eventos temáticos que ofrezcan diversas atracciones, talleres, invitados y contenidos especiales al público en general.

Alcance

Aplica para todos los visitantes del museo. Inicia con la elaboración del Calendario Anual de Actividades por parte de Dirección General, Relaciones Públicas Gerencias Comercial y Programas Educativos y termina con la evaluación del evento.


Definiciones N/A

Políticas

Todos los eventos institucionales deberán ser autorizados por la Dirección General. Es responsabilidad de cada gerencia agendar las reuniones de planeación y seguimiento del

evento que considere necesarias. Es responsabilidad de cada gerencia supervisar y dar seguimiento a las comisiones

asignadas al personal a su cargo. Es obligación de todo el personal del museo participar y cumplir con la comisión asignada

antes, durante y después del evento.

Se deberán buscar convenios con instituciones públicas o privadas, empresas y dependencias gubernamentales con el fin de enriquecer los eventos.

Se deberá entregar el programa del evento con 4 semanas de anticipación.

Se deberá hacer la difusión al evento con 4 semanas de anticipación.


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Productos Oficio de comisión Programa del evento Galería fotográfica


Dirección General


Gerencia Comercial


Gerencia de Mantenimiento

Instituciones públicas o privadas.

Empresas

Dependencias Gubernamentales

Registro y control


Requisición de compras

Indicadores Número de visitantes que acuden al evento

Referencias Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche Manual de Museografía Manual de Actividades Adicionales para Conceptualización y Contenidos


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1 Revisa el Calendario Anual de Actividades que elabora la Unidad de Relaciones Públicas.

Gerencia de Prog. Educativos y Departamento de Conceptualización

Plan Anual de Eventos

2 Elabora la propuesta temática del evento a realizar.

Gerencia de Prog. Educativos y Departamento de Conceptualización

Propuesta Temática

3

Revisa la propuesta temática del evento Autoriza propuesta temática del evento Si, pasa al punto 4 No, pasa al punto 2

Dirección General

4 Elabora propuesta del programa del evento.

Gerencia de Programas Educativos y Departamento de Conceptualización y Contenidos

5

Autoriza propuesta del programa del evento Si, pasa al punto 6 No, pasa al punto 4

Dirección general

6 Busca y confirma invitados especiales y espectáculos bajo la temática elegida


7 Solicita mobiliario a Imagen de gobierno (Mínimo un mes de anticipación al día del evento)

Departamento de Conceptualización y Contenidos o Personal comisionado

Oficio

8 Envía el programa del evento a las áreas correspondientes para su difusión (Mínimo 4 semanas antes)


Programa

9 Convoca a reunión general para dar a conocer el programa del evento y delegar comisiones


10 Elabora y entrega oficios de comisión Departamento de Recursos Humanos

Oficio de comisión

11

Realiza convenios con instituciones públicas o privadas, empresas y dependencias gubernamentales que participarán en el evento

Departamento de Mercadotecnia

Convenio


PR212. Eventos Especiales


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12 Solicita requerimientos especiales al área de mantenimiento


13 Elabora y envía Requisición de compras al Depto. Compras.



14 Realiza compra Departamento de Compras

Factura

15 Informa de la llegada de material al Departamento de Conceptualización y Contenidos.

Departamento de Compras

16 Ambientación y decoración Personal comisionado

17 Recibe a los invitados especiales el día del evento

Personal comisionado

18 Toma fotos durante el evento Departamento de Redes sociales

Galería Fotográfica

19 Evaluación del Evento Fin del procedimiento

Dirección General y Gerencias


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PR213. Renovación de Exhibiciones Permanentes

Objetivo Ofrecer a los visitantes una experiencia lúdica a través de contenidos educativos innovadores en cada una de las exhibiciones y que éstas se encuentren en óptimas condiciones para su operatividad y fin educativo de cada sala o área del museo.

Alcance

Aplica para las cinco salas permanentes, sala temporal y aquellas áreas dónde haya exhibiciones o contenidos con un fin educativo lúdico. (Dirección General y Gerencia de Programas Educativos). Inicia con la observación de las necesidades de las salas y termina con el cambio o baja de la exhibición.


Definiciones

Exhibición: Lugar donde se llevan a cabo actividades lúdicas con objetivos y contenidos definidos para generar experiencias y mensajes en los visitantes.

Salas permanentes: como su nombre lo dice no cambian, están designadas a permanecer todo el tiempo al servicio del visitante

Sala temporal: está dispuesta para albergar distintas exposiciones, por lo general, esta cambiará cada cuatro o seis meses para poder ofrecer al visitante diversidad en temas y experiencias.

Políticas

Ningún cambio en las salas o exhibiciones se llevará a cabo sin autorización de Dirección General y la Gerencia de Programas Educativos.

Las salas y exhibiciones no deberán sufrir ningún dañó durante su cambio y en el caso de cambio físico se realizará bajo la responsabilidad de la Gerencia de Mantenimiento y bajo supervisión de la Gerencia de Programas Educativos.

Los cambios de exhibición o actualización de contenido serán siempre en beneficio de la operación del museo.

Todo cambio deberá ser acompañado por la Propuesta de Cambios autorizada por el Director General.

Todo cambio estará sujeto a los resultados que se presenten, teniendo como indicador el incremento de los visitantes en la sala o exhibición, en caso de no presentar resultados favorables, la Propuesta de Cambio deberá analizarse y autorizarse nuevamente.

Si una exhibición deja de cumplir los fines educativos de sí misma o de la sala a la que pertenece es responsabilidad de la Gerencia de Programas Educativos darla de baja.


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Si… Entonces…

El cambio en la exhibición no muestra resultados favorables.

- Se volverá a realizar la Propuesta de cambios.

Productos Propuesta de cambios de exhibiciones



Dirección General


Externo: N/A

Registro y control


N/A

Indicadores Aumento o disminución de visitantes en la sala o exhibición permanente

Referencias

Manual de Museografía Manual de Actividades Adicionales para Conceptualización y Contenidos Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche


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1 Observa necesidades de salas. Departamento de Conceptualización y Contenidos

2

Elabora Propuesta de cambios y Análisis de funcionamiento y contenidos de las exhibiciones, y envía a Gerencia de Programas Educativos.


Análisis del funcionamiento y contenidos de las exhibiciones y Propuesta de cambios

3 Revisa Propuesta de cambios y Análisis del funcionamiento y contenido de exhibiciones y envía a Dirección General.

Gerencia de Programas educativos

4

Revisa Análisis del funcionamiento y contenidos de las exhibiciones y Propuesta de cambios. ¿Autoriza? No, pasa a actividad 1. Si, pasa a actividad 5.

Dirección Gral.

5

¿Es un cambio físico o de contenido en las exhibiciones? Del contenido de las exhibiciones, pasa a la actividad 6. Físico, pasa a actividad 8. Baja a la actividad 10.

6

Informa sobre los cambios del contenido de la exhibición al Departamento Servicios Educativos y Capacitador de prestadores de servicio.


7 Realiza capacitación y cambios del contenido de las exhibiciones. Fin del Procedimiento

Área de Capacitación

8 Solicita a Gerencia de Mantenimiento la realización de los cambios físicos autorizados a las exhibiciones.


9 Realiza cambio en exhibiciones. Pasa a actividad 6.


10 Realiza baja de la exhibición Fin del procedimiento



PR213. Renovación de Exhibiciones Permanentes : Contenido y Funcionamiento


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SP22. SERVICIOS EDUCATIVOS


PR221. Supervisión del funcionamiento de Salas y Exhibiciones

Objetivo Supervisar que las salas y exhibiciones se encuentren en óptimas condiciones y con los suministros necesarios para su operatividad.

Alcance

Aplica para todas las salas y áreas de los museos Acertijo y Bebeleche. Inicia con el monitoreo del funcionamiento de las salas y exhibiciones por parte del Jefe de Sala, supervisor, Coordinador o capacitador de Guías Educativos y termina cuando el Coordinador o capacitador de guías educativos entrega los suministros a las salas o cuando la exhibición esta reparada y en su completo funcionamiento.

Aplicación La aplicación de este procedimiento es responsabilidad de las áreas de Servicios Educativos, tanto de Bebeleche, Museo Interactivo de Durango como de Acertijo, Museo Interactivo Región Laguna.

Definiciones Reporte de Exhibiciones. Documento que contiene el status actual del funcionamiento de las exhibiciones del museo.

Políticas

- Es responsabilidad del guía educativo reportar las anomalías en exhibiciones y áreas del museo a su jefe inmediato o supervisor en turno.

- Es responsabilidad del área de Servicios Educativos comunicar al área de mantenimiento y plasmar en el Reporte de Exhibiciones, las anomalías en exhibiciones y áreas del museo.

- Es responsabilidad del área de Mantenimiento reparar las exhibiciones o áreas dañadas. Ningún personal del museo ajeno a dicha gerencia podrá intervenir en la reparación, a menos que la Gerencia de Mantenimiento en Bebeleche, o la Gerencia Región Laguna, en Acertijo, así lo autorice.

- Es responsabilidad del área de Mantenimiento dar respuesta a los reportes de anomalías. - Es responsabilidad del Jefe de Sala solicitar el suministro de exhibiciones al área de Servicios

Educativos. - Es responsabilidad del área de Servicios Educativos solicitar al área de Almacén el

suministro faltante y entregarlo al Supervisor o Jefes de Sala en turno.


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Si… Entonces…

El guía educativo “Amigo” abandona una sala o exhibición y es averiada en ese momento.

Se elaborará un reporte y se aplicará la sanción correspondiente.

Productos Reporte de Exhibiciones Bitácora




Almacén

Servicios Externos de Mantenimiento

Registro y control


Reporte de Exhibiciones Requisición de Compra Requisición de Suministro Notas de salida

Indicadores Número de reportes de fallas.

Referencias

Ley que crea el Bebeleche, Museo Interactivo de Durango. Manual de Organización. Manual de Trámites y Servicios. Reglamento de Guías educativos.


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1

Realiza monitoreo del funcionamiento de las salas y exhibiciones. ¿Todo funciona correctamente? No, pasa a actividad 2. Si, Pasa a actividad 5.

Amigos

2 Anota en la bitácora la falla y avisa a Servicios Educativos del problema.

Amigos Bitácora

3 Realiza reporte con requerimientos de mantenimiento


Reporte

4 Realiza reparación de mantenimiento de la sala o exhibición.

Mantenimiento

5

Revisa suministros de salas y exhibiciones. ¿Faltan suministros? No, pasa a la actividad 14. Si, pasa a la actividad 6.

Amigos

6 Anota en la bitácora la falta de suministro y avisa a Servicios Educativos del problema.

Amigos Bitácora

7 Elabora requisición de suministro al área de Almacén.


Requisición de suministro

8

Revisa si cuenta con el material solicitado. ¿Cuenta con el material? Si, pasa a actividad 13. No, pasa a actividad 8.

Área de Almacén

9 Informa del material faltante a Servicios Educativos

Área de Almacén

10 Elabora Requisición de Compra y envía al Área de Compras.

Servicios Educativos.


11 Realiza la compra del material. Área de Compras

12 Entrega material al área de almacén. Área de Compras Factura

13 Entrega material al Departamento de Servicios Educativos.

Área de Almacén Nota de Salida

14 Entregan suministros a Guías Educativos para abastecer las salas y exhibiciones.


15

Realiza la operación normal del museo y anota en la bitácora observaciones pertinentes. Fin del procedimiento

Amigos Bitácora


PR221. Supervisión del funcionamiento de Salas y Exhibiciones


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Reporte de Exhibiciones:

Fecha Sala Exhibición Estatus Porcentaje de

Funcionamiento

Firma de personal de

Mantenimiento

Nombre y puesto de quién elabora:


Reporte de Exhibiciones FT22101


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PR222. Club del Viernes

Objetivo Ofrecer actividades lúdicas, deportivas, culturales y ambientales a los niños en edad preescolar y primaria, contando al menos con un invitado especial y diferente cada mes, los días en que se realiza la junta de Consejo Técnico Escolar de acuerdo al calendario de la SEP.

Alcance Aplica para los niños inscritos al club del viernes, sus padres o tutores, y las Gerencias Administrativa, Comercial, de Mantenimiento y de Programas Educativos. Inicia con la elaboración de la propuesta de invitados especiales por parte del área de Contenidos Educativos y termina con la entrega de los menores a sus padres o tutores al finalizar el Club

Aplicación La aplicación de éste procedimiento es responsabilidad de las áreas de Servicios Educativos, Conceptualización y Contenidos y Atención al Visitante tanto de Bebeleche, Museo Interactivo de Durango y Acertijo, Museo Interactivo Región Laguna, con la observación de la Gerencia de Programas Educativos en Bebeleche, y la Gerencia Región Laguna en Acertijo.

Definiciones Amigo: prestador de servicio social encargado de los menores durante las actividades del club del viernes Invitado Especial: Es la persona externa al museo que ofrece una clase, presentación o demostración. Guía sombra: persona encargada del menor con NEE (Necesidades Educativas Especiales) NEE: Necesidades Educativas Especiales

Políticas

Se deberá llenar el formulario de inscripción que se encuentra en las páginas oficiales de los museos Acertijo y Bebeleche, con todos los datos del menor, previo al pago correspondiente.

Los padres y tutores o personas autorizadas para recoger a los menores deberán presentar una credencial oficial (INE, pasaporte, licencia de manejo o cédula profesional) al momento de recoger al menor, por motivos de seguridad.

Se tendrá una tolerancia de 30 minutos para la recepción y entrega de los menores dentro del horario de actividades establecido.

Se deberá contar con un control de padecimientos, alergias y enfermedades que requieran un cuidado especial.

En caso de que el menor presente alguna NEE, deberá ser valorado por el área de Programas Educativos, esto con la finalidad de asegurar su correcta atención y cuidado durante el curso.

El padre o tutor del menor con NEE deberá cubrir una cuota adicional para el cuidado y atención personalizada del menor por un guía sombra.


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Si… Entonces…

Si un menor (a) daña las instalaciones del museo.

El padre o tutor pagará los daños causados por el menor.

No se cubre la cuota correspondiente. No se permitirá el acceso al menor.

Si el menor incurre en una falta grave o muestra mala conducta reincidentemente.

El padre o tutor deberá recogerlo en la hora siguiente a la notificación.

Si el menor tiene un accidente sanitario.


Los menores deberán asistir con su refrigerio ya que el museo solo entregará una colación a partir de mediodía que consiste en una barra de cereal y un jugo.

La cuota podrá ser pagada en preventa (costo más bajo) o el mismo día del club del viernes. Una vez efectuado el pago del club del viernes no habrá reembolso en caso de cancelación,

en caso de que el tutor reporte al menor enfermo podrá hacer válido su club el siguiente mes.

Todo daño o accidente que ocurra al menor dentro de las instalaciones de Museo Bebeleche se deberá comunicar al padre o tutor.

Los padres o tutores deberán responder por los daños que el menor tutelado cause a sí mismo o a los demás de manera intencional tanto en la persona como en las propiedades.

Los padres o tutores deberán responder por los daños causados por el menor a las instalaciones del museo, áreas verdes, exhibiciones, museografía, etc.

Los padres o tutores se comprometen a notificar oportunamente a los responsables del club de viernes cualquier información relevante que conocieran relacionada con la salud o la integridad del menor, de las actividades o de las instalaciones.

En caso de que un menor requiera atención médica especializada, el pago de los gastos generados será cubierto por el seguro contratado por el museo, siempre y cuando la causa sea responsabilidad del Bebeleche, Museo interactivo, de lo contrario los gastos deberán ser cubiertos por los padres o tutores del menor.

Bebeleche, Museo Interactivo no se hace responsable de los objetos olvidados después de 48 horas.

Las presentes políticas pueden ser modificadas posteriormente de acuerdo a las necesidades propias de cada Club del viernes.

Productos Programa de club de viernes Horario de Club de viernes Galería fotográfica



Dirección General

Gerencia Comercial


Niños inscritos

Proveedores (incluyendo maestros)


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Registro y control


Formato de inscripción Lista médica Lista de recepción y salida Reglamento Ticket

Indicadores Número de menores inscritos al club del viernes Talleres ofrecidos Invitados Especiales

Referencias Manual de Actividades Adicionales para Conceptualización y Contenidos Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche Manual de Trámites y Servicios Manual y reglamento para Guías Educativos


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1 Elabora propuesta de programa del Club incluyendo invitados especiales

Conceptualización y Contenidos/ Programas Educativos / Comercial

Programa de club de viernes

2

Revisa propuesta de Programa e invitados especiales ¿Autorizan programa? No, pasa a actividad 1. Si, pasa a actividad 3.

Gerencia de Programas Educativos y Dirección General / Gerencia Región Laguna

3 Envía programa autorizado a las áreas de Mercadotecnia, Sistemas, Taquilla, Ventas, Redes Sociales y Atención al visitante

Conceptualización y Contenidos

4 Envía requerimientos al área de mantenimiento


Requerimientos de Mantenimiento

5 Realiza promoción del Club de Viernes y Actualiza la página web del Museo

Mercadotecnia / Comercial

6 Realiza requisición de compra de materiales, barritas de cereal y jugos.



7 Realiza compras y rentas solicitadas y entrega material al área de Almacén.

Compras Factura

8 Elabora y entrega horarios de actividades al área de Servicios Educativos


Horarios

9 Entrega horarios de actividades a los guías educativos y selecciona a los encargados de cada grupo


Horarios

10 Solicita requisición de suministro, barritas y jugos.


Requisición de suministros

11 Recibe de Almacén el material solicitado. Servicios Educativos

12 Realiza la inscripción del menor (Manual en Acertijo y a través de la página web en Bebeleche)

Padre o tutor del menor

Formato de inscripción.

13 Realiza pago en taquilla Padre o tutor del menor

Ticket

14

Recibe listas de asistencia, lista de salida y lista médica impresas por Atención al visitante en Bebeleche y Comercial en Acertijo


Lista de asistencia Lista médica Lista de entrega


PR222. Club del Viernes


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15 Realizan actividades programadas.

Servicios Educativos / Guías / Invitados especiales.

16 Monitorean a los niños durante todas las actividades del club de viernes

Servicios Educativos / Guías / Invitados especiales

17 Entrega barrita y jugo a cada niño. Servicios Educativos / Guías

18 Elabora y aplica encuestas de evaluación de satisfacción del club de viernes

Mercadotecnia Encuestas

19 Entrega de niños Fin del procedimiento

Servicios Educativos / Guías


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Contenidos


Programa de Club de Viernes FT22201

Fecha del Club (1) Horario de actividades (2) Hora de apertura del museo (3) Hora de cierre del museo (4)

Temática central: (5)

Invitado Especial: (6)

Descripción general del invitado y actividades que realizarán: (7)

Programa de actividades del día:

Horario

8:00 a 8:30 8:30 a 9:00

9:00 a 10:40

10:00 a 12:00 12:00 a 1:00 1:00 a 2:00

2:00 a 2:30 (8)

# Instructivo

1 Fecha del club de viernes 2 Horario en el que se realizaran las actividades 3 Horario en que el museo abrirá sus puertas 4 Horario en el museo cerrara sus puertas 5 Tema asignado al club de viernes 6 Especificar quien será el invitado especial del club de viernes 7 Descripción general del invitado especial y de actividades del club de viernes

8 Especificar con tiempos marcados las actividades que se llevaran a cabo en el club de viernes

9 Nombre e imagen de la manualidad que se llevara a cabo 10 Título de la película que se transmitirá en sala de 3d

Manualidad: (9)

Película: (10)


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# Instructivo

1 Marcar con una “x” el sexo del encuestado 2 Marcar con una “x” el rango de edad del encuestado 3 Marcar con una “x” si el participante es nuevo o reinscrito 4 Marcar con una “x” la repuesta a la primera pregunta 5 Marcar con una “x” la repuesta a la segunda pregunta 6 Marcar con una “x” la repuesta a la tercera pregunta 7 Marcar con una “x” la repuesta a la cuarta pregunta


Encuesta de satisfacción FT22203


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Formato de inscripción FT22202


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# Instructivo

1 Nombre del menor 2 Apellido paterno del menor 3 Apellido materno del menor 4 Nombre o sobre nombre preferido del menor 5 Día de nacimiento 6 Mes de nacimiento 7 Año de nacimiento 8 Cuidados especiales en caso de haberlos 9 Nombre del padre o tutor 1 10 Número celular del padre o tutor 1 11 Correo electrónico del padre o tutor 1 12 Nombre del padre o tutor 2 13 Número celular del padre o tutor 2 14 Correo electrónico del padre o tutor 2 15 Nombre de quien está autorizado para recoger al menor

16 Parentesco de la persona que está autorizada para recoger el menor

17 ¿Cómo se enteró de la actividad? Selecciona la opción que responda la pregunta?

18 ¿Es participante del club de viernes o del club de tardes? Especificar

19 Ingresa el código de seguridad del recuadro


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PR223. Curso vacacional

Objetivo

Ser un espacio que ofrezca actividades lúdicas, deportivas, culturales y ambientales, dentro y fuera de los museo, a través de las cuales los niños potencialicen la sana convivencia, el respeto, la conciencia ambiental, el gusto por la ciencia, tecnología, arte y cultura durante las vacaciones de primavera y verano.

Alcance Aplica para los niños inscritos al curso. Inicia con la elaboración del Programa del curso vacacional y termina con la clausura del curso.

Aplicación La aplicación de éste procedimiento es responsabilidad de las áreas de Conceptualización y Contenidos en Bebeleche y las áreas de Servicios Educativos y Comercial en Acertijo, para el diseño del Programa; y de las áreas de Programas Educativos en ambos museos, para la operatividad; con la observación de las Gerencias de Programas Educativos y Región Laguna

Definiciones

Monitor: Persona encargada de los menores durante las actividades del curso de verano. Guía sombra: Persona encargada del menor con NEE. NEE: Necesidades Educativas Especiales. Maestro: Es la persona interna o externa que imparte clases especiales en el curso de verano.

Políticas

Para el Curso vacacional en el museo Bebeleche, se deberá llenar el formulario de inscripción que se encuentra en la página oficial del organismo, con todos los datos del menor, previo al pago correspondiente.

Los padres, tutores o personas autorizadas para recoger a los menores deberán presentar una credencial oficial (INE, pasaporte, licencia de manejo o cédula profesional) al momento de recoger al menor, por motivos de seguridad.

Se tendrá una tolerancia de 30 minutos para la recepción y entrega de los menores dentro del horario de actividades establecido.

Se deberá contar con un control de padecimientos, alergias y enfermedades que requieran un cuidado especial.

En caso de que el menor presente alguna NEE, deberá ser valorado por la Gerencia de Programas Educativos en Bebeleche, y el área de Programas Educativos en Acertijo, esto con la finalidad de asegurar su correcta atención y cuidado durante el curso.

El padre o tutor del menor con NEE deberá cubrir una cuota adicional para el cuidado y atención personalizada del menor por un guía sombra.

Las cuotas podrán ser pagadas por la totalidad del curso completo o semanalmente. Una vez efectuado el pago del curso no habrá reembolso en caso de cancelación. Todo daño o accidente que ocurra al menor dentro de las instalaciones de los museos

Bebeleche o Acertijo se deberá comunicar al padre o tutor. Los padres o tutores deberán responder por los daños que el menor tutelado cause a sí


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Si… Entonces…

Si un menor (a) daña las instalaciones del museo.

Se dará de baja del curso sin rembolso y en su caso, el padre o tutor pagará los daños causados por el menor.

No se cubre la cuota correspondiente. No se permitirá el acceso al menor.

No se entrega la autorización de salida firmada por los padres.

El menor no puede asistir al paseo programado.

Si el menor no porta su playera oficial del campamento.

No podrá asistir al paseo programado.

Si el menor incurre en una falta grave o muestra mala conducta reincidentemente.


Si el menor tiene un accidente sanitario.


mismo o a los demás de manera intencional tanto en la persona como en las propiedades. Los padres o tutores deberán responder por los daños causados por el menor a las

instalaciones de los museos, áreas verdes, exhibiciones, museografía, etc. Los padres o tutores se comprometen a notificar oportunamente a los responsables del

curso cualquier información relevante que conocieran relacionada con la salud o la integridad del menor, de las actividades o de las instalaciones.

En caso de que un menor requiera atención médica especializada, el pago de los gastos generados será cubierto por el seguro contratado por el museo, siempre y cuando la causa sea responsabilidad de Bebeleche, Museo Interactivo de Durango, de lo contrario los gastos deberán ser cubiertos por los padres o tutores del menor.

Bebeleche, Museo Interactivo de Durango no se hace responsable de los objetos olvidados después de 48 horas.

Las presentes políticas pueden ser modificadas posteriormente de acuerdo a las necesidades propias de cada curso.

Productos Programa del curso. Galería fotográfica



Dirección General

Gerencia Comercial


Niños inscritos

Proveedores (incluyendo maestros)


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Registro y control


Formato de inscripción Lista médica Lista de recepción y salida Circular de salida Reglamento Ticket

Indicadores Número de menores inscritos al curso. Talleres ofrecidos Clases impartidas por maestros externos Actividades especiales

Referencias Manual de Actividades Adicionales para Conceptualización y Contenidos Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche Manual de Trámites y Servicios Manual y reglamento para Guías Educativos


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1 Elabora programa del curso. Conceptualización y Contenidos

Programa del curso

2

Revisa propuesta del Programa del curso. ¿Autorizan programa? No, pasa a actividad 1. Si, pasa a actividad 3.

Gerencia de Programas Educativos y Dirección General.

3

Envía programa autorizado al Departamento de Mercadotecnia, Sistemas, Taquilla, Ventas, Redes Sociales y Atención al visitante


4 Contacta maestros, proveedores de las actividades especiales y lugares de visitas.


5 Solicita a Gerencia Administrativa la Contratación de maestros y proveedores.

Gerencia de Programas Educativos.

6 Recluta a los monitores para el curso Servicios Educativos

7 Realiza convenios e intercambios comerciales con proveedores


8 Realiza la calendarización de actividades del curso y envía a las áreas involucradas.


Calendarización



10

Solicita la requisición de mobiliario a Imagen de Gobierno para la clausura del curso (Mínimo un mes de anticipación al día del evento)


11 Realiza promoción del Curso. Mercadotecnia

12 Actualiza la página web del Museo Mercadotecnia

13 Realiza requisición de compra de materiales, renta de transporte, suministro del curso y playeras para Monitores.



14 Realiza requisición de compra de playeras o kits para los niños del curso.

Gerencia Comercial


15 Llena Formato de inscripción Padre o tutor del menor

Formato de inscripción.

16 Realiza pago en taquilla. Padre o tutor del menor

Ticket


PR223. Curso vacacional


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17 Entrega playeras o kits a los padres o tutores

Gerencia Comercial

Lista de inscritos

18 Recibe listas de asistencia, listas de entrega y lista médica, impresas por Atención al Visitante.


Lista de asistencia Lista médica Lista de entrega

19 Entrega playeras a los monitores y asigna supervisores de cada grupo


20 Elabora y entrega horarios de actividades por semana a Servicios Educativos


Horarios

21 Entrega horarios de actividades a los monitores


Horarios

22 Realiza actividades y talleres del curso. Servicios Educativos

23 Monitorean a los niños durante todas las actividades el curso.

Servicios Educativos / Monitores

24 Toma fotos del curso. Redes sociales Galería fotográfica

25 Solicita al área de Diseño Gráfico los reconocimientos de participación del curso.


Solicitud de Diseño

26 Elabora y aplica encuestas de evaluación del curso.


Encuestas

27 Clausura del curso. Fin del procedimiento



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Actividad (1) Duración (2) Horario (3) Costo(4) Maestro (5) Contacto (6)

# Instructivo 1 Actividad que se va a realizar 2 Cuánto tiempo durará, especifica que días se realizará 3 Cuál es el horario en que se requiere la asistencia del instructor 4 Cuál es el costo por clase y por el monto total de servicios prestados 5 Nombre del Maestro o instructor para la actividad 6 Número de contacto del maestro o instructor 7 Especificar a donde se realizará la visita o cual es la actividad especial 8 En qué semana se realizará la visita o la actividad especial 9 En qué fecha se realizará la visita o la actividad especial 10 En que horario se realizará la visita o la actividad especial 11 Cual es costo total por la actividad 12 Especificar si hay algún requerimiento adicional como por ejemplo transporte


Programa del curso FT22301

Visita/Actividad especial (7)

Semana(8) Fecha (9) Horario(10) Costo (11) Requerimientos adicionales (12)


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Lista de Asistencia FT22303

# Instructivo

1 Nombre del menor 2 Edad del menor 3 Alergias en caso de haber


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Lista de Entrega FT22304

# Instructivo

1 Nombre de menor 2 Edad del menor 3 Nombre del padre o tutor 4 Número telefónico de casa del menor 5 Número telefónico del oficina de los padres del menor 6 Número telefónico del padre del menor 7 Número telefónico de la madre el menor 8 Nombre de quien está autorizado para recoger al menor


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# Instructivo 1 Marcar con una “x” el sexo del encuestado 2 Marcar con una “x” el rango de edad del encuestado 3 Marcar con una “x” si el participante es nuevo o reinscrito 4 Marcar con una “x” la repuesta a la primera pregunta 5 Marcar con una “x” la repuesta a la segunda pregunta 6 Marcar con una “x” la repuesta a la tercera pregunta 7 Marcar con una “x” la repuesta a la cuarta pregunta


Encuesta de satisfacción del Padre FT22307


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Bitácora de entrada y salida de Monitores FT22305

# Instructivo

1 Fecha de Ingreso 2 Nombre completo del monitor 3 Hora de entrada 4 Hora de salida 5 Firma


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Bitácora de nomina FT22306

# Instructivo

1 Numero sucesivo 2 Nombre completo del monitor 3 Puesto del monito (aclarar si es encargado de patrulla y monitores 4 Semana en la que asistió 5 Monto total de pago 6 Firma de recibido


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Formato de Inscripción FT22302


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# Instructivo

1 Nombre del menor

2 Apellido paterno del menor

3 Apellido materno del menor

4 Nombre o sobre nombre preferido del menor

5 Dia de nacimiento

6 Mes de nacimiento

7 Año de nacimiento

8 Año escolar que cursa

9

Dirección donde vive el menor

10 Nombre del padre o tutor

11 Número telefónico de casa del menor

12 Número telefónico de la oficina de los padres

13 Número celular del padre del menor

14 Número celular de la madre del menor

15 Número telefónico en caso de emergencia

16 Correo electrónico del padre o tutor

17 Nombre de quien está autorizado para recoger al menor

18 Parentesco de la persona que está autorizada para recoger el menor

19 Número telefónico de quien puede autorizar quien recoge al menor

20 ¿tiene alguna alergia? Especifica si o no

21 Especifica cuál es la alergia

22 ¿Padece alguna enfermedad? especifica si o no

23 Especifica cuál es la enfermedad que padece

24 ¿Toma algún medicamento? Especifica si o no

25 Especifica cuál es el medicamento que toma

26 Especifica a qué hora y en que dosis se le administra el medicamento

27 ¿Cómo se enteró del curso? Selecciona la opción que responda la pregunta

28

Selecciona la talla que quieres tu playera tomando como base las medidas marcadas en la imagen de la parte inferior

29 Selecciona la semana en la que asistirá al curso

30 Ingresa el código de seguridad del recuadro


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Nombre del procedimiento

PR224. Reclutamiento, Selección y Capacitación de Guías Educativos

Objetivo Renovar la plantilla de guías educativos que integran el programa de servicio social que ofrece el Museo.

Alcance Todos los estudiantes de nivel medio superior y superior. Inicia con la promoción del servicio social en las escuelas y terminan con el envío de la documentación para los expedientes.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad de las áreas de Servicios Educativos con el apoyo de los auxiliares de Capacitación en Acertijo y Bebeleche, y con la supervisión de la Gerencia de Programas Educativos.

Definiciones Guía educativo, “Amigo”.- Prestador de servicio social.

Carta responsiva.- Documento mediante el cual se establecen las condiciones, obligaciones y facultades del guía educativo y del Museo.

Políticas

- Los candidatos a guía educativo deberán contar con una edad mínima de 15 años y ser estudiantes de nivel medio superior o superior.

- La promoción del programa de servicio social deberá realizarse en escuelas de nivel medio superior y superior bajo la responsabilidad del área de servicios educativos, quienes deberán identificarse con su gafete institucional en todas las visitas que realicen.

- Es responsabilidad del área de servicios educativos realizar al menos dos audiciones, una matutina y otra vespertina, para la selección de los candidatos a guía educativo de la nueva generación.

- La selección de los guías educativos deberá ser autorizada por la Gerencia de Programas Educativos en Bebeleche, y el departamento de Programas Educativos en Acertijo.

- Es responsabilidad del área de servicios educativos impartir las capacitaciones de inducción y especialización.

- Es responsabilidad del candidato a guía asistir a la capacitación de inducción y especialización, de lo contrario será dado de baja.

- El candidato a guía deberá presentar y aprobar el examen inicial de contenidos de las salas que le hayan sido asignadas, de lo contrario será dado de baja del programa.

- Es responsabilidad del guía educativo entregar la papelería para su expediente en tiempo y forma, así como dar de alta en su escuela el servicio social.

- Los documentos que se requieren para el expediente del guía educativo son: Constancia de estudios, copia de boleta de calificaciones, copia de identificación escolar, copia de comprobante de seguridad social, 2 fotografías, copia de acta de nacimiento, copia de CURP y dos cartas de recomendación.


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Si… Entonces…

El área de servicios educativos no realiza la promoción del servicio social en las escuelas en tiempo y forma

Los responsables de Servicios Educativos no imparten en tiempo y forma la capacitación de inducción y especialización.

El candidato presenta 3 inasistencias sin justificar durante la capacitación

El candidato obtiene una calificación menor a 7.0 en su examen de conocimientos



Causará baja definitiva

Causará baja definitiva

Productos Expediente de los guías educativos


Gerencia de Programas Educativos Estudiantes de nivel medio superior y superior

Coordinadores de Servicio Social en instituciones educativas.

Registro y control


Solicitud de Guía Formato de evaluación Lista de seleccionado Examen de conocimientos Carta a responsiva

Indicadores Número de aspirantes Número de guías seleccionados

Referencias Manual de Organización Reglamento de Guías Educativos Manuales de Capacitación de Salas


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1 Promociona Servicio Social en escuelas de nivel medio superior y superior.


2 Llena solicitud de Guía Educativo y entrega en el Museo.

Candidato Solicitud de Guía Educativo

3 Recolecta solicitudes y llama a los candidatos para programar su audición.


Lista de aspirantes

4 Realiza Casting /Audición Servicios Educativos

Formato de evaluación

5 Selecciona a los candidatos e Informa a los seleccionados


Listas de seleccionados

6 Imparte Capacitación Inductiva. Servicios Educativos

Material de apoyo para uso del Museo.

7 Imparte Capacitación Especializada en salas.


Manuales de Salas

8 Aplica examen de conocimientos a los candidatos.


Examen

9 Informa a los guías seleccionados que aprobaron el examen.


10 Toma huella a los nuevos guías para darlos de alta en el sistema checador.


11 Realiza reunión informativa con los padres de familia de los nuevos guías.


12 Firman la carta responsiva. Candidato Carta Responsiva

13 Realiza los trámites para dar de alta el servicio social en su escuela.

Candidato Solitud de Alta del Servicio

14 Envía documentación para expediente. Candidato

15 Almacena la documentación en expediente. Fin del procedimiento



PR224. Reclutamiento, Selección y Capacitación de Guías Educativos


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Nombre del Candidato Turno de Interés Escuela de Procedencia

1 2 3

# Instructivo 1 Anotar el nombre del candidato 2 Registrar el turno en el que está interesado. 3 Anotar la escuela de donde proviene el candidato


Lista de Aspirantes N/A


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NOMBRE CANTOS ENERGÍA NUDO ACTUACIÓN SI / NO

1 2 3 4 5 6

# Instructivo

1 Anotar el nombre del candidato

2 Registrar la ponderación (0 a 5) sobre la participación en la dinámica de los cantos.

3 Registrar la ponderación (0 a 5) sobre la participación en la dinámica de la energía.

4 Registrar la ponderación (0 a 5) sobre la participación en la dinámica del nudo.

5 Registrar la ponderación (0 a 5) sobre la participación en la dinámica de la actuación.

6 Anotar si el candidato completa la cantidad mínima de 17 puntos para así quedar en el proceso de capacitación.


Hoja de Evaluación N/A


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# Instructivo

1 Anotar la fecha de elaboración.

2 Registrar en su totalidad la sección de “Datos Personales”

3 Registrar los datos pertinentes la sección de “Documentación”

4 Registrar todos los datos solicitados en la sección de “Estudios”

5 Llenar los datos en su totalidad de la sección de “Disponibilidad”

6 Si es el caso, llenar la sección de “Seguro Médico”

7 Entregar al personal de atención al visitante.


Solicitud de Guía FT22401


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# Instructivo

1 Escribir el nombre y firma del Guía Educativo

2 Registrar la firma del Jefe de Departamento de Recursos Humanos

3 Registrar la firma de dos testigos


Carta Responsiva N/A


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Si… Entonces…

El área de Capacitación no entrega su plan de capacitación en tiempo y forma.


El área de Servicios Educativos no planifica una dinámica diaria con los guías educativos.



PR225. Elaboración del Plan de Capacitación Continua de Guías Educativos

Objetivo Atender las necesidades de los guías educativos a través de actividades que les permitan desarrollar y potencializar sus habilidades, aptitudes y conocimientos para mejorar el servicio en los museos.

Alcance Guías Educativos, áreas de Servicios Educativos y Gerencia de Programas Educativos. Inicia con evaluación de las necesidades de los guías de cada generación y termina con la realización del plan de capacitación

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad de las áreas de Capacitación de Acertijo y Bebeleche con el apoyo del departamento de Servicios Educativos y la supervisión de la Gerencia de Programas Educativos.

Definiciones Guía educativo. Prestador de servicio social

Generación. Lapso de 6 meses en el que los guías educativos cumplen con su servicio social.

Políticas

- Es responsabilidad del titular del área de capacitación elaborar y modificar el plan de capacitación.

- Todo evento, intercambio de experiencias y viajes de generación deberán ser autorizados por el titular de la Gerencia de Programas Educativos.

- Es responsabilidad del área de Capacitación planificar una dinámica diaria de acuerdo a las necesidades de los guías y del museo.

- Es responsabilidad del titular del área de Capacitación buscar y agendar capacitaciones externas en diversos temas.

Productos Plan de Capacitación


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Guías educativos

Área de Servicios Educativos

Mantenimiento

Capacitadores externos.

Registro y control

Plan de Capacitación Bitácora de capacitaciones y dinámicas

Indicadores Número de capacitaciones Número de dinámicas

Referencias Reglamento de Guías Educativos Manuales de Capacitación de Salas


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1 Evalúa las necesidades de la generación Responsable de Capacitación

Formato de Evaluación

2 Define los temas a trabajar Responsable de Capacitación

3 Selecciona las dinámicas a implementar Responsable de Capacitación

4 Elabora y envía propuesta de plan de Capacitación a Servicios Educativos.

Responsable de Capacitación

Plan de Capacitación

5 Revisa la propuesta del plan de Capacitación y realiza aportaciones o correcciones.

Servicio Educativos

6 Envía el Plan de Capacitación para autorización a la Gerencia de Programas Educativos


7

Revisa el Plan de Capacitación ¿Autoriza el plan de capacitación? Si, pasa al punto 8. No, pasa al punto 2.

Gerente de Programas Educativos

8

Pone en marcha las actividades del Plan de Capacitación. Fin del procedimiento

Responsable de Capacitación


PR225. Elaboración del Plan de capacitación continua de los Guías Educativos


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Si… Entonces…

Si el Guía Educativo no aprueba los exámenes de conocimiento.

Si el área de servicios educativos recibe comentarios negativos de visitantes y grupos escolares

El Amigo incurre en alguna falta al Reglamento Interno de Guías Educativos

Se dará de baja.

Buscará dar solución inmediata y acertada a las faltas comentadas.

Se aplicará la sanción correspondiente a su falta.


PR226. Evaluación, Seguimiento y Supervisión de Guías Educativos

Objetivo Evaluar y mejorar la calidad de contenidos y atención de los guías educativos hacía los visitantes del museo.

Alcance

Visitantes, guías educativos y Gerencia de programas educativos. Comienza con la aplicación del examen inicial y termina cuando el área de Servicios Educativos recibe y da respuesta a los comentarios y retroalimentaciones del buzón de contraloría del Estado.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad de las áreas de Servicios Educativos en Acertijo y Bebeleche con la supervisión de la Gerencia de Programas Educativos.

Definiciones Guía educativo. Prestador de servicio social

Políticas

- Se deberá evaluar el conocimiento y dominio de los contenidos de las exhibiciones a través de un examen al inicio de la generación y uno más después de tres meses.

- Se deberán responder y atender los comentarios de visitantes y grupos escolares para mejorar el servicio de los guías.

- Es responsabilidad de las áreas de Servicios Educativos, tanto en Acertijo como en Bebeleche, verificar el cumplimiento del Reglamento Interno de Guías Educativos.

- Es responsabilidad de los Guías Educativos cumplir con las normas y acuerdos establecidos en el Reglamento Interno de Guías Educativos.

Productos Evaluación de la calidad en el servicio de los Guías Educativas


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Guía Educativo


Visitantes.

Registro y control Código Nombre del formato

Evaluación del desempeño de los guías

Indicadores Calidad en el servicio Número de comentarios positivos o negativos de los visitantes.

Referencias Reglamento de Guías Educativos. Manuales de Operatividad Interna.


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1

Aplica examen inicial a nuevos Guías. ¿El guía aprobó? Sí, pasa a actividad 2 No, pasa a actividad 8


Examen.

2

Supervisa el cumplimiento del reglamento Interno de Guías Educativos. ¿Infringe alguna regla? Si, pasa a la actividad 3 No, pasa a la actividad 4


3 Aplica sanción Servicios Educativos

Reporte

4

Evalúa contenido de las explicaciones del Guía educativo. ¿El contenido está completo? Sí, pasa a actividad 6. No, pasa a actividad 5.


5 Corrige al Guía educativo y solicita revisión al área de Capacitación.


6

Aplica examen intermedio. ¿Lo aprobó? Sí, pasa a actividad 7. No, pasa a actividad 8


Examen

7

Recibe y da respuesta a los comentarios y retroalimentaciones del buzón de contraloría del Estado Fin del procedimiento


8 Da de baja definitiva a los guías Servicios Educativos

9 Notifica al Departamento de Recursos Humanos los guías dados de baja. Fin del procedimiento



PR226. Evaluación, seguimiento y supervisión de guías educativos.


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Logo de sala Fecha:

Nombre: Aciertos:

Sala Calificación:

1. Pregunta 2. Pregunta 3. Pregunta

# Instructivo 1 Anotar la fecha. 2 Registrar el nombre de quien presenta el examen. 3 Llenar en su totalidad las respuestas requeridas. 4 Anotar los aciertos obtenidos. 5 Generar una calificación a la prueba.


Examen PR


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PR224. Bebeleche en tu Comunidad

Objetivo Acercar la ciencia, tecnología, arte y cultura a la comunidad duranguense de escasos recursos y/o que vive en zonas con un alto grado de marginación.

Alcance Aplica para la comunidad duranguense de escasos recursos y/o que vive en zonas con algún grado de marginación.

Aplicación La aplicación de éste procedimiento es responsabilidad del Departamento de Atención al visitante en conjunto con el Departamento de Servicios Educativos con la observación de la Gerencia de Programas Educativos.

Definiciones N/A

Políticas

Los beneficiarios del programa deberán cumplir con las siguientes características: nivel alto o muy alto de marginación y estar ubicados dentro de la ciudad, periferia o poblados cercanos.

Este programa deberá implementarse por lo menos une vez al mes.

Todas las visitas deberán ser autorizadas por Gerencia de Programas Educativos. Es responsabilidad del Departamento de Atención al visitante proponer, agendar y

comunicar al Departamento de Servicios Educativos y de Conceptualización y Contenidos el lugar de visita con una semana de anticipación.

Es responsabilidad del Departamento de Servicios Educativos solicitar las exhibiciones y mobiliario al área de mantenimiento y capacitar a los guías educativos.

Es responsabilidad del área de Mantenimiento el montaje y desmontaje de exhibiciones y mobiliario.

La escuela o lugares de visita deberán elaborar y entregar un oficio de agradecimiento dirigido al Director General del museo.

Las presentes políticas pueden ser modificadas posteriormente de acuerdo a las necesidades propias de cada visita


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Acciones Correctivas Si… Entonces…

- Las exhibiciones o mobiliario sufren algún daño durante el montaje, desmontaje o por omisión de cuidados en la operatividad.

- Los guías educativos no están capacitados en contenidos y atención.

- Se aplicará sanción administrativa al responsable del daño.

- Se aplicará sanción administrativa al responsable del área de capacitación.

Productos Galería fotográfica



Dirección General

Gerencia Comercial


Escuelas

Registro y control


Indicadores Número de comunidades/escuelas visitadas Número de personas beneficiadas.

Referencias Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche Plan Anual de Actividades de la Gerencia de Programas Educativos


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1 Verifica lista de grados de marginación de la SEED

Departamento de Atención al visitante

Lista de grados de marginación de la SEED

2 Elabora propuesta de escuelas o lugares a visitar


Propuesta

3

Revisa propuesta ¿Autoriza propuesta? No, pasa a actividad 1. Si, pasa a actividad 4.


4

Agenda la visita a la escuela o lugar autorizado en coordinación con el Departamento de Servicios Educativos (mínimo una semana de anticipación)


5

Notifica al Departamento de Servicios Educativos y al Departamento de Conceptualización y Contenidos la fecha y lugar de visita


Correo electrónico



Formato de requerimiento

7 Solicita vehículo oficial Servicios Educativos

8 Capacita a los guías educativos en los talleres que se llevarán.

Responsable del área de capacitación

9 Entrega materiales para realizar experimento

Departamento de Conceptualización y contenidos

10 Realiza visita Servicios Educativos

11 Toma fotos de la visita Área de redes sociales

Galería fotográfica

12

Elabora y entrega oficio de agradecimiento dirigido a Dirección General Fin del procedimiento

Responsable de la Institución / comunidad


PR224. Bebeleche en tu Comunidad


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SP23. ATENCIÓN AL VISITANTE


PR231. Atención al Visitante

Objetivo Brindar información y atención amable y personalizada a los visitantes y grupos de los museos Acertijo y Bebeleche, para que su experiencia resulte más placentera.

Alcance

Este procedimiento se refiere a recibir a los visitantes y grupos que visitan los museos Acertijo y Bebeleche diariamente. Inicia con dar la bienvenida e información de precios, paquetes, promociones y explicación de las salas de exhibición del museo y termina con el llenado del Reporte diario de Atención al Visitante.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad de los auxiliares de Atención al Visitante en Acertijo y Bebeleche con la observación de la Gerencia de Programas Educativos en Bebeleche y el Departamento de Atención al Visitante en Acertijo.

Definiciones Amigo.- Estudiante que presta su servicio social como guía educativo. Visitante.- Persona que disfruta de alguno de los servicios que se ofrecen en los museos. Auxiliares de Atención.- Personal que recibe a los visitantes dentro del museo y proporciona información para que su recorrido sea más placentero Paquetería.- Lugar donde se resguardan los objetos que los visitantes no pueden ingresar al museo Protocolo niños extraviados.- Pasos a seguir cuando un niño se extravía, con el objetivo de devolverlo a reunir con su tutor.

Políticas

No se permite la entrada a los Museos con alimentos, bebidas o mascotas. Al ingresar a los Museos se deberá dejar en paquetería bolsas, bultos y objetos grandes. Niño(a)s menores de 12 años, deberán entrar y salir de los Museos siempre acompañados

por un adulto y éste último tiene la obligación de velar por ellos. Niño(a)s y adultos mantendrán el orden en el interior de los Museos. En caso de alterarlo,

tendrán que abandonar las instalaciones de los Museos. Los Museos son un espacio libre de humo y no hay zona de tolerancia para fumadores

(incluyendo el estacionamiento). Se prohíbe el ingreso a los Museos con armas de fuego o armas blancas.

CARRIOLAS

El costo del servicio de carriola es de $ 10.00 MN y el pago deberá realizarse en taquillas. El personal de Atención al Visitante deberá entregar y recoger la carriola al usuario y


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Si… Entonces…

- Algún visitante llega a dañar alguna silla de ruedas o carriola.

- Deberá pagar una cuota de reparación o reposición en taquilla.

- Durante el recorrido se extravía un visitante.

- Se brinda el servicio de localización de los padres con el menor o del menor con sus padres.

- Se extravía algún artículo personal. - Se toman los datos de la persona para darle seguimiento.

- Si el visitante tiene alguna inconformidad con el servicio.

- Se buscara dar solución al comentario en temas de mediano impacto, en caso de ser algo mayor se remitirá al área correspondiente

- Si vienen menores de edad solos queriendo acceder a los museos.

- No se les permitirá el acceso al museo y se les acompaña hasta donde está el padre o tutor para explicarle las reglas de acceso. En caso de haberlos dejado y marcharse se le marca por teléfono.

- Si algún visitante se encuentra en estado de ebriedad o con armas.

- Se le explica al visitante que este es un lugar de sano esparcimiento familiar y se le pide abandonar el museo en el caso de estar en estado de ebriedad. En el caso de una persona con armas , se le pide que deje su arma en su vehículo para poder ingresar.

retendrá temporalmente una identificación oficial del usuario solicitante mientras se entrega la carriola.

Los daños causados por el mal uso o descuido de la carriola serán responsabilidad del usuario y deberán de ser cubiertos por él mismo.

SILLA DE RUEDAS El personal de Atención al Visitante deberá entregar y recoger la silla de ruedas a quien la

solicite y retendrá temporalmente una identificación oficial del usuario mientras se entrega la silla de ruedas.

PAQUETERIA

El Museo no se responsabiliza por objetos resguardados en paquetería. En caso del extravío de la ficha de paquetería se podrán recoger las pertenencias pagando

una multa de $50.00 MN y comprobando su propiedad. Los objetos olvidados en paquetería, deberán recogerse con la ficha correspondiente con

el personal de Atención al Visitante, dentro de las primeras 48 horas. De rebasar este tiempo, Bebeleche, Museo Interactivo no se hará responsable de estos objetos.

Productos Reporte diario de atención al visitante


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Mantenimiento

Eventos y Reservaciones

Visitantes

Grupos

Registro y control


Registro de escuelas visitantes. Reporte diario de atención al visitante Retroalimentación de los grupos escolares Formato de comentarios

Indicadores Número de quejas y comentarios

Referencias Manual de Tramites y Servicios Manual de Atención al visitante


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1

Da bienvenida e información sobre precios, paquetes o promociones y la explicación del museo y salas de exhibición. ¿Tipo de usuario? Visitante normal, pasa a actividad 4. Grupo escolar, pasa a actividad 2

Atención al visitante

2 Registra datos del grupo (escuela, institución, dependencia…).


Registro de escuelas / grupos visitantes

3

Revisa en sistema si tiene reservación. ¿Tienen reservación? Si, pasa a actividad 7 No, pasa a actividad 4


4 Pasa a Taquilla para realizar el pago (en grupos, pago de personas extras).

Visitante o grupo escolar.

5 Realiza el cobro de los accesos. Pasa a actividad 8.

Auxiliar de Taquilla Ticket

6

Realiza conteo de alumnos / personas del grupo. ¿Es la cantidad reservada? Si, pasa a actividad 7 No, pasa a actividad 4.


7 Pone sello o pulsera en la muñeca. Atención al visitante

8 Informa horario y ubicación de Sala 3D, Temporal (y en grupos, de cafetería).


9

Guarda mochilas o alimentos en paquetería. ¿El visitante requiere silla de ruedas o carriola? Si, pasa a la actividad 10. No, pasa a la actividad 14


10 Pasa a Taquilla para realizar el pago de carriola o silla de rueda.

Visitante

11 Realiza el cobro del servicio de renta de carriola o silla de rueda.

Taquilla Ticket

12 Solicita al Visitante ticket de pago e identificación.


13 Entrega carriola o silla de ruedas. Atención al visitante

14 Comienza recorrido en salas Visitante o grupo escolar

15 Acude a sala 3D Visitante

16 Verifica horario de función 3D en el ticket. Atención al


PR231. Atención al Visitante


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¿Es la hora que le corresponde? Si, pasa a actividad 20. No, pasa a actividad 17.

visitante

17

Revisa disponibilidad de espacio en el sistema. ¿Hay espacio? Si, pasa a actividad 19. No, pasa a actividad 18.


18 Informa que puede pasar hasta la hora que indica el ticket. Pasa a actividad 15.


19 Cambia en ticket la hora de función. Atención al visitante

20 Entrega lentes y da bienvenida a sala 3D y explicación de la función y cuidado de lentes.


21 Ve la película en 3D Visitante o Grupo

22

Recoge y revisa lentes. ¿Están dañados los lentes? Si, pasa a actividad 23 No, pasa a actividad 26


23 Informa al visitante que debe pagarlos. Atención al visitante

24 Pasa a Taquilla para realizar el pago de carriola o silla de rueda.

Visitante o Grupo escolar.

25 Realiza el cobro de los lentes. Auxiliar de Taquilla Ticket

26 Continúa con su recorrido. Visitante

27

Termina recorrido. ¿El visitante utilizó paquetería? Si, pasa a actividad 28 No, pasa a la actividad 29

Visitante

28 Entrega la ficha para que le entreguen lo que dejó en Paquetería.

Visitante o Grupo Escolar

29

Aplica encuestas o formato de Comentarios a grupo o visitantes y envía al Departamento de Atención al Visitante. ¿El visitante utilizó silla o carriola? Si, pasa a actividad 30. No, pasa a la actividad 31.


Encuesta de satisfacción para grupos Formato de comentarios

30 Entrega identificación y recoge silla o carriola.


31 Sale del museo. Visitante o Grupo

32 Llena Reporte diario de Atención al Visitante.


Atencion al Visitante

Reporte diario de Atención al Visitante


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# Instructivo

1 Nombre de escuela

2 Cantidad de niños que ingresan

3 Cantidad de adultos que ingresan

4 Total de personas que ingresan

5 Cuál función de sala de 3d se les asigno

6 Fecha de la visita


Registro de escuelas visitantes


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# Instructivo

1 Fecha reportada

2 Cantidad de niños que ingresaron

3 Cantidad de adultos que ingresaron

4 Cantidad de personas que ingresaron con descuento de INCEN

5 Cantidad de personas que ingresaron con descuento de discapacidad

6 Cantidad de jóvenes que ingresaron

7 Total de personas que ingresaron al museo

8 Total de personas que entraron al tren

9 Escuelas que visitaron el museo ese día

10 Incidente que ocurrieron en el museo en ese día

11 Firma del Jefe del departamento


Reporte diario de Atencion al Visitante


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# Instructivo

1 Poner la fecha en que se redacto

2 Escribir una retroalimentación de su visita en Bebeleche

3 Poner el nombre de la persona que emite el comentario

4 Poner la edad de la persona que emite el comentario

5 Poner el número telefónico de la persona que emite el comentario

6 Poner el correo electrónico de la persona que emite el comentario


Retroalimentación de grupos escolares y comentarios


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PR232. Protocolo de seguridad para personas extraviadas

Objetivo Hacer que el visitante perciba como segura su estancia en los museos Bebeleche, Museo Interactivo de Durango y Acertijo, Museo Interactivo Región Laguna.

Alcance Este procedimiento tiene la finalidad de brindar seguridad a nuestros visitantes con la finalidad de apoyarlos en la búsqueda de acompañantes extraviados. Inicia cuando un visitante notifica el extravío de una persona y finaliza cuando ésta es encontrada.

Aplicación Este procedimiento es un trabajo conjunto del personal de Atencion al Visitante, Guías Educativos, Personal de Seguridad y Mantenimiento

Definiciones

Menor extraviado.- Menor buscado por sus adultos acompañantes. Adulto extraviado.- Adulto buscado por sus acompañantes menores. Objeto extraviado.- Objeto que no es localizado por su propietario. Colaborador.- Toda persona que labora o realiza algún tipo de servicio para el Museo. Incluye Guías Educativos, Personal administrativo y operativo, así como personal de Seguridad y Limpieza.

Políticas

Niño(a) s menores de 12 años, deberán entrar y salir a Bebeleche siempre acompañados por un adulto y éste último tiene la obligación de velar por ellos.

Si algún adulto se acerca a reportar a un menor extraviado a un Guía educativo, este deberá procurar mantener la calma, transmitir seguridad al visitante y acompañarlo al área de atención al visitante.

La búsqueda del menor comenzará cuando Atención al Visitante tenga toda la información del menor y se comunique con el Jefe de Sala donde fue visto el menor por última vez.

Con completa discreción y sin alterar al publico se comenzara la revisión de cada área, la notificación al Supervisor y al resto de Jefes de Salas

Cuando un Guía Educativo encuentre un menor solo en salas, deberá preguntarle dónde están sus papás o el adulto que lo acompaña; si no lo ve, le dirá que el puede ayudarlo a buscarlo, y lo acompañará al lobby para que personal de Atención al Visitante pueda buscar a su adulto.

La búsqueda comenzara cuando Atención al visitante tenga toda la información del adulto y se comunique con el Jefe de Sala donde fue visto el adulto por última vez.

El Jefe de Sala que localice al menor o adulto extraviado deberá avisar por radio al personal de Atención al visitante y acompañar al menor a la mesa de informes para reunirlo con el adulto responsable.

El responsable de Atención al Visitante avisará a cada Jefe de Sala que el menor ha sido localizado.

El adulto responsable deberá presentar una identificación con fotografía o en caso de no tenerla si el menor es mayor de 4 años debe identificarlo y llenar el formato correspondiente.

Si han pasado más de 3 minutos y el menor/adulto no es encontrado se debe informar a


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Si… Entonces…

El padre de familia se altera durante la búsqueda del menor

Se le pide atentamente que nos acompañe a un lugar apartado como la oficina de la coordinación para que no altere al resto del publico

El menor llora mientras se busca al adulto que lo acompaña

Se trata de tranquilizarlo platicando con él y poniendo a su alcance algún juguete o actividad como colorear, algo que permita que continúe sentado

La persona que se presenta no puede comprobar que es dueña del objeto extraviado

Se mantendrá en resguardo del museo el objeto hasta que encuentre como validar que es el dueño autentico

seguridad y a mantenimiento para que ayuden con la búsqueda Si han pasado más de 8 min y el menor no ha sido encontrado, se cerraran las puertas del

museo y la pluma del estacionamiento hasta encontrar al menor. Todo colaborador del Museo que encuentre un objeto extraviado en el interior del museo

deberá entregarlo a la mesa de Atención al Visitante Los visitantes que encuentren un objeto extraviado en el interior del museo podrán

entregarlo directamente o en compañía de un colaborador del museo en la mesa de Atencion al Visitante

El responsable de atención al visitante el recibir el objeto, preguntará en que área fue encontrado, agradecer y llena la primera parte del formato de objeto extraviado

En caso de ser un objeto de valor que supere los $100 debe ser puesto en resguardo bajo llave en la oficina de la coordinación

El objeto será entregado a la persona que al reclamarlo y sin mostrárselo, haga una descripción física detallada del objeto, en el caso de celulares debe marcar de otro aparato para comprobar que es el propietario y llenar el formulario correspondiente.

Los objetos no reclamados permanecerán en resguardo en la oficina de la coordinación, en el caso de la ropa después de 6 meses de no ser reclamado, se buscara una asociación de bajos recursos que le sirva

Productos Bitácora de Niños Extraviado Bitácora de Adultos Extraviado Bitácora de Objeto Extraviado


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Clientes Internos Clientes Externos

Guías Educativos Personal de Seguridad Mantenimiento

Visitantes

Registro y control


Bitácora de Niños Extraviado Bitácora de Adultos Extraviado Bitácora de Objeto Extraviado

Indicadores Número de incidentes ocurridos

Referencias Ley que crea el Bebeleche, Museo Interactivo de Durango Manual de Organización


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1 Se acerca a un Colaborador para reportar a un menor/adulto extraviado.

Visitante

2 Con calma, y procurando transmitir seguridad al visitante, lo acompaña al área de Atención al Visitante.

Colaboradores

3 Recaba la mayor información posible de la persona extraviada.

Atención al Visitante

4 Se comunica con el Jefe de Sala donde fue vista la persona extraviada por última vez, así como al Supervisor y al resto de Jefes.


5

Con completa discreción y sin alterar al público, comienza la revisión de cada área, con el apoyo de los Guías Educativos ¿El menor o adulto fue encontrado? Si ,pasa a la actividad 8 No, pasa a la actividad 6.

Atención al Visitante / Colaboradores

6

Si han pasado más de 7 min y el menor no ha sido encontrado, se cerraran las puertas del museo y la pluma del estacionamiento hasta encontrar a la persona extraviada.

Colaboradores

7 Se sigue con la búsqueda, hasta encontrar a la persona extraviada.

Colaboradores

8

Avisa por radio al personal de Atención al Visitante que encontró a la persona y acompaña a ésta a la mesa de informes para reunirlo con sus acompañantes.

Atencion al Visitante / Colaboradores

9 Avisa a Supervisor y a cada Jefe de Sala que el menor ha sido localizado.

Atencion al Visitante

10

El adulto deberá presentar una identificación y llenar el formato correspondiente Fin del Procedimiento

Visitante Formato de menor o adulto extraviado


PR232. Protocolo de seguridad para personas extraviadas


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# Instructivo

1 Fecha del incidente 2 Hora del incidente

3 Nombre del menor 4 Edad del menor 5 Descripción física del menor 6 Ultima ubicación en que fue visto el menor 7 Nombre del acompañante adulto 8 Parentesco o relación entre el menor y el adulto 9 Firma del adulto 10 Número Telefónico del Adulto


Menor Extraviado


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# Instructivo

1 Fecha del incidente

2 Hora del incidente

3 Nombre del adulto

4 Edad del adulto

5 Descripción física del adulto

6 Ultima ubicación en que fue visto el adulto

7 Nombre del menor

8 Parentesco o relación entre el menor y el adulto

9 Firma del adulto

10 Número Telefónico del Adulto


Adulto Extraviado


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# Instructivo

1 Fecha del incidente

2 Hora del incidente

3 Nombre de quien encontró el objeto

4 Puesto (en caso de ser empleado del museo)

5 Lugar donde fue hallado el objeto

6 Descripción del objeto encontrado

7 Que contiene el objeto en caso de ser una bolsa o mochila

8 Nombre del dueño del objeto

9 Dirección del dueño del objeto

10 Número Telefónico del Adulto

11 Firma del dueño del objeto


Objeto Extraviado


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Código Significado

33-12 Accidente sanitario en salas

6-24 Niño Perdido

4-32 Problema con maestra o público intransigente

8-22 Adulto sospechoso

0-24 Silla de Ruedas

9-11 Emergencia

13-13 Directora en salas

8-66 Solicitar médico en salas

5-24 Problemas con exhibición

0-90 Daño a Exhibición

0-20 Asalto

3-60 Objeto extraviado


Códigos de seguridad para usar en los radios


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PR233. Programa de Patrocinio Escolar

Objetivo Permitir que niños y jóvenes de escasos recursos y/o que se encuentran en zonas de marginación alta tengan la oportunidad de acceder a los museos Bebeleche, Museo Interactivo de Durango y Acertijo, Museo Región Laguna acercándolos a la ciencia, tecnología, arte y cultura.

Alcance Aplica a todas las instituciones educativas marginadas del estado de Durango y la Región Laguna, prioritariamente preescolares y primarias, que se encuentran en el grado medio, alto o muy alto de marginación, de acuerdo a los registros de la SEED u otra entidad autorizada. También pueden ser partícipes de este beneficio, escuelas de niños con discapacidad, escuelas CONAFE, escuelas de niños indígenas, asociaciones civiles y grupos de adultos mayores.

Definiciones Comité: Integrado por la Dirección del Museo, la Unidad de Relaciones Públicas y las Gerencias de Programas Educativos y la Regional Laguna, serán los encargado de seleccionar a las escuelas que se les otorgará el patrocinio. Petición: Oficio dirigido a la Dirección General del Museo en el cual se solicita la condonación total o parcial del costo de la entrada a los museos Bebeleche y Acertijo; en caso de que se solicite el apoyo para la visita al Acertijo, el oficio deberá dirigirse también con atención a la Gerencia Regional Laguna. Reporte de patrocinio: Compendio de fotografías de las visitas y cartas de agradecimiento de los grupos patrocinados dirigidas a los patrocinadores y los directivos del museo.

Políticas

Deberán ser los miembros del Comité la única instancia facultada para la asignación del

patrocinio. Deberá la institución educativa presentar alguna de las siguientes condiciones: pertenecer a

las zonas de atención prioritarias que marca SEDESOE; estar calificada como de media, alta y muy alta marginación por la SEED u otra entidad facultada; ubicarse en una zona indígena; ser multinivel; atender a personas con discapacidad; o ser un grupo de personas de la tercera edad.

La escuela deberá elaborar su Petición dirigida al Director(a) General del museo donde se especifique el nombre de la escuela, la clave escolar, domicilio, la cantidad de niños, el número telefónico de un responsable, la firma del director y el sello de la institución. Este oficio se puede entregar en físico en las instalaciones de los Museos Bebeleche y Acertijo, o enviarla vía correo electrónico ([email protected] o [email protected]), con un mínimo de 15 días de anticipación de la fecha de visita deseada. La asignación de la fecha está sujeta a disponibilidad.

Si la escuela cumple con las características necesarias para beneficiarse del Programa, el oficio de petición se pasa al Comité el cual deberá signar de Visto Bueno el oficio de Petición para autorizar el patrocinio.

Una vez dado el Visto Bueno por el Comité, se canaliza la Petición a la jefatura del Departamento de Atención al Visitante para que se comunique con el contacto de la petición, confirmarle la aceptación y revisar la disponibilidad de agenda para poner la fecha

mailto:[email protected]


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Si… Entonces…

No se entrega completo el Formato de Seguridad de grupos visitantes en tiempo y forma

El responsable del grupo deberá firmar el formato de carta responsiva al momento de su acceso.

Asiste un mayor número de personas en relación a la reservación.

Se paga la diferencia en taquilla, respetando la tarifa acordada por el patrocinio.

de la visita. De ser aprobada la solicitud, el día de la visita en el caso de que sea una escuela de

Educación Preescolar, se requiere un maestro o adulto responsable por cada 5 niños. En el caso de escuelas de Educación Primaria y Secundaria, se requiere un maestro o adulto responsable por cada 10 alumnos, para que apoyen en la disciplina.

Excepción En caso de que una escuela o grupo de escasos recursos (revisando la lista de marginación

de escuelas de la SEP y de las zonas de atención prioritaria de SEDESOE), acuda a las instalaciones, solicite descuento y no cuente con una petición previa, este podrá obtener un descuento de hasta el 50% según sea valorado y autorizado por la Dirección General y Gerencia de Programas Educativos.

Aplicación La aplicación de éste procedimiento es responsabilidad de la Gerencia de Programas Educativos, a través del Departamento de Atención al Visitante

Productos Itinerario de Patrocinio Escolar Reporte mensual

Clientes Internos Clientes Externos

Dirección General Comité de Selección del Museo

Bebeleche Caja General

Instituciones Educativas patrocinadas

Registro y control


Carta Responsiva de Patrocinio Escolar Carta de agradecimiento Políticas generales Reporte mensual

Indicadores Cantidad de personas patrocinadas


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1 Realización y envío de solicitud de Patrocinio Escolar a la Dirección General del museo.

Institución Educativa Patrocinada

Solicitud de Patrocinio escolar

2 Envío de solicitud a Gerencia de Programas Educativos.

Dirección General

4

Evaluación del grado de marginación de la institución solicitante del patrocinio en base de datos de la SEED. ¿La institución puede acceder a este programa? Si, pasa a la actividad 5 No, pasa a la actividad 13


5 Turna la solicitud al Comité. Atención al Visitante

6

Invita a posibles patrocinadores a apoyar a la institución solicitante. ¿Existe algún patrocinador que quiera pagar los accesos? Si, pasa a la actividad 9. No, pasa a la actividad 7.

Relaciones Publicas

7

Determina si el Museo puede absorber el patrocinio. ¿El museo autoriza absorber el gasto de los accesos? Si, pasa a la actividad 8 No, pasa a la actividad 6

Comité

8 Elabora oficio de autorización. Pasa a la actividad 11.

Secretaria de Programas Educativos

9 Solicitar el pago de la reservación al patrocinador.

Relaciones publicas

Referencias Ley que crea el Bebeleche, Museo Interactivo de Durango Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche Plan Anual de Actividades de la Gerencia de Programas Educativos


PR233. Programa de Patrocinio Escolar


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10 Recibe el comprobante del pago. Patrocinador

11

Llama al responsable y agenda al grupo en el sistema de reservaciones de patrocinio y elaboración de itinerario del grupo visitante.


Dyno

12

Facilitación de formatos vía correo electrónico para que sean entregados el día de la visita. Pasa a la actividad


Carta Responsiva de Patrocinio escolar y Políticas Generales

13

Notificar al responsable de que la petición no fue aprobada, dar los motivos y ofrecerle la cuota preferencial del área de reservaciones.


14

¿La institución acepto hacer la reservación? Si, pasa a la actividad No, pasa a la actividad

Institución Educativa

15

Comunicar al interesado con el área de reservaciones, en caso de tener un descuento especial entregar copia del oficio con Vo.Bo. al ejecutivo


16 Se archiva la petición en los no atendidos y se anota el motivo


Carpeta de archivo

17

¿Las personas que se presentaron exceden las autorizadas en la petición? Si, pasa a la actividad 18 No, pasa a la actividad 19


18 Realiza el pago de personas extras en taquilla Pasa a la actividad


Ticket

19 Se colocan las pulseras de acceso Atención al Visitante

Pulseras foliadas

20 Realiza visita al museo Bebeleche Institución Educativa Patrocinada

21 Toma fotos de los niños en el recorrido y cartas de agradecimiento


Fotos, formato de cartas de agradecimiento

22 Se realiza el corte en el DyNO con el total de personas del grupo que asistió


DYNO

23 Se archiva el expediente de la escuela patrocinada


24 Realizar reporte mensual de las escuelas visitadas y enviarlo a planeación y al Gerente de programas Educativos


Reporte en Hoja de Cálculo


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Breaf Informativo


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# Instructivo

1 Anotar el nombre de la escuela solicitante

2 Anotar la clave escolar

3 Anotar la Dirección

4 Anotar el nombre y el número telefónico de algún responsable que funja como contacto.

5

Revisar en el listado del SEED el grado de marginación y la institución, en caso de ser escuelas de niños con discapacidad, escuelas CONAFE, escuelas de niños indígenas, asociaciones civiles y grupos de adultos mayores ellos califican en automático en alto.

6 Se pone la cantidad de niños que marca el solicitante en el oficio

7 Si el solicitante pone alguna fecha en el oficio debe ser señalada aquí

8 Se revisa la agenda y se coloca una fecha disponible, pero debe ser consensada con el solicitante.

9 Se indica cómo se recibió la solicitud

10 Se indica cómo se entero el solicitante del programa

11 En caso de que alguna dependencia o persona en especifico haya enviado al grupo debe aclararse en este apartado o si la visita tiene algún objetivo en especifico.


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Instructivo

1 Se escribe el nombre de la escuela beneficiada 2 Se pone la clave escolar de la escuela

3 Se escribe la procedencia de la escuela 4 Se pone el día de la visita 5 Se pone el mes de la visita 7 Se escribe la cantidad de niños y adultos autorizados para la visita 8 Se escribe el monto total de los accesos en números 9 Se escribe el monto total de los accesos en letra 10 Se escribe el día en que se realizó el oficio 11 Se escribe el mes en que se realizó el oficio 12 Se escribe el año en que se realizó el oficio


Oficio de Autorización


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# Instructivo

1 Se ingresa el nombre de la escuela, con todos sus datos como dirección y teléfono 2 Se elige el estatus de la reservación, ya que solo este hecha o ya está confirmada

3 Se elige el turno en que realizara la visita 4 Se gurda la reservación


Reservaciones de DyNO


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Carta Responsiva de Patrocinio Escolar

Municipio, Estado.(1) a ___ de ______________ de 20____

(2) Director General de Bebeleche, Museo Interactivo de Durango. Presente.-

Con atención para Jefe del Departamento de Atención al Visitante

Por medio de éste conducto me dirijo a Usted para informarle que en mi carácter de Director(a) de(3)______________________________________________________________________(nombre del plantel educativo y turno) con clave(4) ___________________________(clave del plantel educativo), con domicilio señalado en(5)__________________________________________________________________(ubicación del domicilio, calle, número, código

postal, ciudad, zona, sector y teléfono), me hago responsable de la salida, traslado, seguridad, cuidado y estado de salud del grupo de menores escolarizados, así como de los adultos que les acompañan, en la visita programada para el día(6) ____ de ________________ de 201___, a las instalaciones de Bebeleche, Museo Interactivo de Durango. Asimismo manifiesto que conozco y estoy de acuerdo con las cuotas de recuperación y el monto total a pagar; la fecha programada para la visita así como el itinerario definido para ello; las políticas generales del museo; el reglamento de las distintas áreas y servicios que presta el museo y; el decálogo del visitante . (Se anexan Formato GC-ER- FIG -002 “Itinerario del grupo visitante”, Políticas Generales, Reglamentos y Decálogo del Visitante)

En caso de cualquier accidente o incidente que se presente con los alumnos o el personal a cargo del cuidado del grupo; contingencias o emergencias que se presenten por causas ajenas al museo o; daños ocasionados a bienes muebles o inmuebles del museo por el uso indebido, descuido o negligencia del grupo, el (la) C.(7)____________________________________________________(nombre, apellido paterno,

apellido materno) será la persona responsable por ellos y actuará a nombre de la institución educativa a la que represento. (Anexar copia de identificación oficial del responsable de grupo)

Sin otro particular por el momento, aprovecho para enviarle un cordial saludo.

Atentamente (8) Nombre(s), apellido paterno, apellido materno

Cargo Sello

# Instructivo

1 Señalar la fecha en que se adquiere el compromiso, el municipio y estado de origen del grupo

2 Registrar el nombre del Director del Museo Bebeleche. 3 Anotar claramente el nombre completo de la escuela o institución y el turno. 4 Registrar la clave de la institución educativa.


Carta Responsiva


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5 Anotar el domicilio, calle, número, código postal, ciudad, zona y número telefónico de la escuela o institución de donde procede el grupo.

6 Registrar la fecha que se planea hacer la visita al museo. 7 Anotar el nombre de la persona que adquiere la responsabilidad. 8 Registrar el nombre, firma, cargo y sello de la persona que dirige la institución

# Instructivo

1 Aclarar la política de acceso en cuanto a cuidado de los menores, en caso de preescolar por cada 5 niños es 1 adulto gratis, en el caso de primaria y niveles superiores por cada 10 niños es un adulto

2 Se especifica la fecha de la visita

3 Se especifica la hora de llegada 4 Se especifica la hora de salida


Políticas de Acceso


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Carta de agradecimiento del beneficiario


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Corte en DYNO


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# Instructivo 1 Fecha de la visita 2 Nombre de la escuela patrocinada 3 Procedencia de la escuela patrocinada 4 Cantidad de niños patrocinados 5 Cantidad de adultos patrocinados 6 Aportación hecha por Bebeleche para sus accesos 7 Total de escuelas patrocinadas en el mes referido 8 Cantidad de escuelas patrocinadas que aportaron para sus entradas en el mes referido 9 Cantidad de escuelas que obtuvieron patrocinio completo en el mes referido 10 Cantidad de personas patrocinadas que aportaron para sus entradas en el mes referido 11 Cantidad de personas que obtuvieron patrocinio completo en el mes referido

12 Total de personas que ingresaron por medio del programa patrocinio escolar en el mes referido


Reporte mensual


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Si… Entonces…

- Falta algún auxiliar - Suplir el rol para que su área de trabajo no este desatendido o buscar apoyo para que realice las actividades

- Se agenda una capacitación - Se cita a los auxiliares en tiempo y forma viendo que si se utiliza su tiempo de descanso se le reponga

- Se informa de las actividades e indicaciones al personal

- Se hace un aviso escrito y se les pide firmes de enterados y pongan la fecha

PR234. Supervisión del área de Atención al Visitante

Objetivo Supervisar y apoyar la labor de los auxiliares de Atención al Visitante, llevar el programa de patrocinio escolar y generar los informes pertinentes para las diferentes áreas.

Alcance Supervisar que a los visitantes se les brinde una bienvenida, información, atención adecuada, que los grupos escolares cumplan con su trámite de reservación e itinerario, que los protocolos de seguridad sean cumplidos para la óptima operación del museo

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del jefe del departamento de Atención al Visitante con observación de la Gerencia de Programas Educativos.

Definiciones Auxiliares de Atención.- recibe a los visitantes dentro del museo y proporciona información para que su recorrido sea más placentero POA de patrocinio escolar.- Plan Operativo anual de patrocinio escolar POA de atención al visitante .- Plan operativo anual de atención al visitante

Políticas

Las vacaciones del personal de Atención al Visitante así como sus permisos se darán solo en temporada baja y cuando no haya algún evento especial.

Es inherente a las actividades de los auxiliares de atención al visitante el apoyo en el recorte de fichas, de horarios, el acomodo en paquetería, así como aquellas que su jefe inmediato les encomiende.

Es responsabilidad del Jefe del departamento de Atención al Visitante externar necesidades de operación en su área con los demás jefes de departamento.

Para el llenado de los POA será necesario un reporte mensual que se estará llenando continuamente y es responsabilidad del jefe del Departamento.

El área de Atención al Visitante estará abierta a las indicaciones de la Gerencia de Programas Educativos.

Cuando se requiera la presencia de los auxiliares de Atención al Visitante a eventos extras, tienen la obligación de venir pero se buscará siempre la forma de que se les reponga ese día extra laborado.


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- Se tiene alguna necesidad de reparación en el área se le

- Entonces se notifica al personal de mantenimiento del daño para que pueda realizar la reparación.



Mantenimiento

Eventos y Reservaciones

Visitantes

Grupos

Registro y control


Reporte mensual Visitantes Reporte mensual de Patrocinios Evaluación de auxiliares Encuestas de satisfacción

Indicadores Tasa de variación de satisfacción de visitantes


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1 Se revisa la agenda del día para ver los eventos que se tienen programados y los grupos escolares


DYNO

2 Se les asignan a los auxiliares de Atención al Visitante cada una de sus tareas diarias


3 Se supervisa que los auxiliares cumplan su tarea y llenen su bitácora diaria


4 .¿Se presenta alguna queja de un visitante? Si, pasa a la actividad 5 No, pasa a la actividad 8

Visitante o Grupo Escolar

5

Se platica con el visitante, se escucha su queja y se soluciona el inconveniente si este es de mediano impacto y no requiere de la autorización de un gerente


6 ¿Se pudo dar solución a la queja? Si, pasa a la actividad 8 No, pasa a la actividad 7


7 Se le piden los datos al visitante y se pasa la queja al área correspondiente


8 Continuar con su recorrido Visitante o Grupo Escolar

9 Se llenan los reportes correspondientes Atención al Visitante

10 ¿Es fin de mes? Si, pasa a la actividad 11 No, pasa a la actividad 12


11

Se llenan y envian los informes del POA de Atencion al Visitante, POA de Patrocinio escolar, Reporte mensual de Atencion al Visitante, Reporte Mensual de patrocinio


POA de Atencion al Visitante POA de patrocinio escolar Reporte mensual de Atencion al Visitante Reporte mensual de patrocinio

12 Se llena la bitácora de actividades Atención al Visitante

Bitácora


PR234. Supervisión del área de Atención al Visitante


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# Instructivo

1 Nombre del Eje Estratégico 2 Nombre del Programa

3 Nombre del área que elabora el reporte 4 Periodo que comprende el reporte 5 Cantidad de personas que asistieron en el mes referido

6 Total de personas que han asistido atreves del año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

7 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 8 Cantidad de folletos que se entregaron en el mes referido

9 Total de folletos que se entregaron atreves del año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

10 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 11 Cantidad de personas que ingresaron como grupo en el mes referido

12 Total de personas que han asistido como grupo atreves del año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)


Programa Operativo Anual de Atencion al Visitante


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13 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 14

Cantidad de informes diarios que se han entregado en el mes referido

15 Total de informes diarios atreves del año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

16 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 17 Cantidad de boletos que se entregaron en el mes referido 18 Total de boletos entregados del año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual) 19 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual)

20 Cantidad de brazaletes colocados en el mes referido

21 Total de brazaletes colocados del año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

22 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 23 Cantidad de encuestas aplicadas en el mes referido

24 Total de encuestas aplicadas del año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

25 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 26 Cantidad de comentarios recibidos en el mes referido

27 Total de los comentarios recibidos del año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

28 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual)

29 Cantidad de visitantes de los diferentes municipio del Estado de Durango recibidos en el mes referido

30 Total de visitantes de los municipios del estado de Durango en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

31 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 32 Cantidad de visitantes nacionales recibidos en el mes recibido.

33 Total de visitantes nacionales en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

34 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 35 Cantidad de visitantes extranjeros recibidos durante el mes referido

36 Total de visitantes extranjeros en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

37 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 38 Cantidad de sillas de ruedas prestadas durante el mes referido

39 Total de sillas de ruedas prestadas en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

40 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 41 Cantidad de Carriolas rentadas durante el mes referido

42 Total de carriolas rentadas en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

43 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 44 Cantidad de veces que fue atendida la paquetería durante el mes referido

45 Total de veces que fue atendida la paquetería en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

46 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 47 Cantidad de pacientes que atendió el Servicio Medico durante el mes referido

48 Total de veces que fue atendida la paquetería en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)



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# Instructivo

1 Nombre del Eje Estratégico 2 Nombre del Programa

3 Nombre del área que elabora el reporte 4 Periodo que comprende el reporte

5 Cantidad reuniones que se tuvieron con interesados en patrocinio escolar en el mes referido

6 Total de reuniones que se tuvieron en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

7 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 8 Cantidad de personas que fueron patrocinadas en el mes referido

9 Total de personas que fueron patrocinadas atreves del año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

10 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 11 Cantidad de preescolares que fueron patrocinados en el mes referido


Programa Operativo Anual de Patrocinio Escolar


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12 Total de preescolares que fueron patrocinados atreves del año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

13 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 14 Cantidad de primarias que fueron patrocinadas en el mes referido

15 Total de primarias que fueron patrocinadas atreves del año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

16 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 17 Cantidad de secundarias que fueron patrocinadas en el mes referido

18 Total secundarias patrocinadas del año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

19 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 20 Cantidad grupos de personas con discapacidad en el mes referido

21 Total grupos con personas con discapacidad del año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

22 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 23 Cantidad grupos de adultos mayores en el mes referido

24 Total grupos de adultos mayores del año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

25 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 26 Cantidad de personas de instituciones que fueron patrocinados en el mes referido

27 Total de personas de instituciones que fueron patrocinadas en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

28 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 29 Cantidad de instituciones que fueron patrocinados en el mes referido

30 Total de instituciones que fueron patrocinados en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)


32 Cantidad de personas de municipios del estado de Durango que fueron patrocinados en el mes referido

33 Total de personas de municipios del estado de Durango que fueron patrocinados en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

34

Porcentaje total personas de municipios del estado de Durango que fueron patrocinados con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual)

35 Cantidad de personas de la capital que fueron patrocinados en el mes recibido.

36 Total de de municipios del estado de Durango que fueron patrocinados en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

37 Porcentaje total de municipios del estado de Durango que fueron patrocinados con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual)

38 Cantidad de personas de la capital que fueron patrocinados en el mes recibido.

39 Total de personas de la capital que fueron patrocinados en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

40 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 41 Cantidad de la capitales que fueron patrocinados en el mes recibido.

42 Total de capitales que fueron patrocinados en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

43 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 44 Cantidad de personas que tuvieron un patrocinio completo durante el mes referido

45 Total de personas que tuvieron patrocinio completo en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)



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47 Cantidad de instituciones que tuvieron un patrocinio completo durante el mes referido

48 Total de instituciones que tuvieron patrocinio completo en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)


50 Monto económico de las instituciones que obtuvieron patrocinio completo durante el mes referido

51 Total de monto económico de las instituciones que obtuvieron patrocinio completo en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

52 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 53 Cantidad de personas que tuvieron un patrocinio parcial durante el mes referido

54 Total de personas que tuvieron patrocinio parcial en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)

55 Porcentaje total con respecto a la meta (acumulado *100/planeado= avance actual) 56 Cantidad de instituciones que tuvieron un patrocinio parcial durante el mes referido

57 Total de instituciones que tuvieron patrocinio parcial en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)


59 Monto económico que aportaron las instituciones que obtuvieron patrocinio parcial durante el mes referido

60 Total de monto económico que aportaron de las instituciones que obtuvieron patrocinio parcial en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)


62 Monto económico de las instituciones que obtuvieron patrocinio parcial durante el mes referido

63 Total de monto económico de las instituciones que obtuvieron patrocinio parcial en el año (realizado +acumulado anterior = acumulado actual)



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# Instructivo

1 Mes reportado 2 Cantidad de comentarios recibidos en el mes referido

3 Cantidad de felicitaciones recibidas en el mes referido 4 Cantidad de sugerencias recibidas en el mes referido 5 Descripción de los comentarios canalizados en el mes referido 6 Cantidad de sillas de ruedas prestadas en el mes referido


Reporte Mensual de Atención al Visitante


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7 Cantidad de carriolas rentadas en el mes referido 8 Cantidad de veces que se atendió la paquetería en el mes referido 9 Cantidad de veces que se atendió sala 3d en el mes referido 10 Cantidad de niños entregados durante el club de viernes en el mes referido 11 Total de escuelas patrocinadas en el mes referido

12 Cantidad de escuelas patrocinadas que aportaron para sus entradas en el mes referido

13

Cantidad de escuelas que obtuvieron patrocinio completo en el mes referido

14 Cantidad de personas patrocinadas que aportaron para sus entradas en el mes referido

15 Cantidad de personas que obtuvieron patrocinio completo en el mes referido


17 Firma de quien elaboro el reporte


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# Instructivo

1 Fecha de la visita 2 Nombre de la escuela patrocinada

3 Procedencia de la escuela patrocinada 4 Cantidad de niños patrocinados 5 Cantidad de adultos patrocinados 6 Aportación hecha por Bebeleche para sus accesos


Reporte Mensual de Patrocinio escolar


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7 Total de escuelas patrocinadas en el mes referido

8 Cantidad de escuelas patrocinadas que aportaron para sus entradas en el mes referido

9 Cantidad de escuelas que obtuvieron patrocinio completo en el mes referido

10 Cantidad de personas patrocinadas que aportaron para sus entradas en el mes referido

11 Cantidad de personas que obtuvieron patrocinio completo en el mes referido



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PR235. Servicio Médico

Objetivo Ofrecer servicio médico dentro de las instalaciones o en las inmediaciones del Museo, prestando atención médica inmediata de primeros auxilios, consulta médica y prescripción de medicamentos de primera instancia.

Alcance

Aplica para todos los visitantes y colaboradores del museo. Inicia cuando Atención al Visitante, Guías Educativos “Amigos” o Jefe de sala informa de una situación relacionada con el ámbito de salud o cuando los colaboradores acuden para recibir atención médica y termina con el Registro del Control Médico Diario.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Servicio Medico

Definiciones Atención medica de primera instancia. Consiste en valorar el estado del paciente y brindarle la atención medica primaria.

Políticas

En caso de accidente se deberá dar aviso bajo toda circunstancia al encargado del servicio médico.

El Museo únicamente se hará responsable de los gastos derivados de atención médica cuando sea responsable del accidente.

Todo visitante que requiera atención médica especializada deberá ser trasladado a los hospitales con que el Museo tenga convenio mediante la póliza de seguros contratada.

En el caso de que un visitante requiera atención médica especializada derivado de algún accidente causado por responsabilidad del Museo el deducible derivado del pago de los gastos médicos será pagado por el Museo.

El traslado de la persona que sufra accidente dentro del Museo deberá ser en ambulancia, previa solicitud telefónica.

Para los casos en que se requiera atención médica especializada se deberá contar con la autorización del visitante y del responsable del menor.

El servicio médico no emitirá receta médica bajo el concepto de Bebeleche, Museo Interactivo de Durango ya que no cuenta con el permiso de la Secretaría de Salud.

Siempre que se reciba atención médica se deberá firmar formato de atención médica por parte del visitante o responsable del menor.

Si el paciente que requiere atención medica se encuentra inscrito en las actividades de club de viernes o curso de verano, es responsabilidad del área médica pedir autorización a los padres o tutores del menor antes de realizar cualquier indicación y o aplicación de tratamiento.


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Si… Entonces…

No cuenta con el medicamento Se dan los datos al paciente para que realice la compra.

El paciente o el responsable del menor no acepta recibir la atención médica.

Deberá firmar Formato de Atención Médica, con puño y letra establecerá que se negó a recibir la atención médica.

El accidente a consecuencia de la imprudencia del visitante.

Se brindará atención médica en el Museo y se le informara que los gastos correrán por su cuenta.

Productos Formato de Servicio Medico


Colaboradores del Museo Bebeleche Visitantes, Hospitales y Cruz Roja.

Registro y control


Formato de Servicio Medico

Indicadores Pacientes atendidos en tiempo o forma.

Referencias

Manual de Trámites y Servicios. Manual de Procedimientos Médicos de la Cruz Roja Condiciones de la póliza de gastos médicos mayores


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PR1235. Servicio médico


1

Informa sobre situación relacionada con el ámbito de salud. ¿Puede deambular el paciente? Si, pasa actividad 2. No, pasa a actividad 3.


2 Recibe al paciente. Pasa a actividad 4.

Servicio Médico

3 Se traslada al lugar donde esté el paciente.

Servicio Médico

4

¿Está de acuerdo en recibir atención médica en el Museo? Si, pasa a actividad 5 No, pasa a actividad 6

Paciente

5 Brinda atención médica de primera instancia y tratamientos iniciales.

Servicio Médico

6

¿Se debe trasladar a la persona a un centro hospitalario? Si, pasa a actividad 7 No, pasa a actividad 10

Servicio Médico

7 ¿Desea el traslado? Si, pasa a actividad 9 No, pasa a actividad 8

Paciente

8

Firma Formato de Servicio Médico donde rechaza voluntariamente la atención medica

Paciente Formato medico

9 Habla a la Cruz Roja y Traslada al paciente al hospital. Pasa a actividad 11


10 Se da tratamiento. Servicio medico

11 Registra los datos del paciente en el formato de Control Medico Diario.

Servicio Medico Bitácora de pacientes atendidos

12

Firma Formato de Servicio Médico al ser atendido Fin del Procedimiento

Paciente o tutor Bitácora de pacientes atendidos


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Formato de Servicio Medico Para Trabajadores del Museo

Fecha (1) _______ / _______ / _______ Día Mes Año .

Nombre del Paciente (2) __________________________________________________________________________________________ Apellido Paterno Apellido Materno Nombre

Sexo del paciente (3) F M Peso (4) ________________kg. Edad (5)____________ ¿Padece actualmente alguna enfermedad? (6) Sí No ¿Está actualmente sujeto a tratamiento médico? (7) Sí No ¿Es alérgico a algún medicamento? (8) Sí No Describa ampliamente los síntomas y signos de la lesión (9): ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Tratamiento prescrito (10): ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿El paciente requiere hospitalización? (11) Si No Nombre del médico (12) ___________________________________________Firma (13) ______________________________ He recibido de conformidad la atención médica proporcionada por el Bebeleche, Museo Interactivo de Durango. Nombre del paciente o titular del menor (14)________________________________________ Firma (15)_________________________________ Me niego a recibir la atención médica proporcionada por el Bebeleche, Museo Interactivo de Durango, por lo que me hago responsable de la atención médica requerida, así como de los padecimientos subsecuentes que puedan derivar de la lesión ocurrida. Nombre del paciente o titular del menor (16)__________________________________________Firma(17) _________________________________

Formato GPE – SV- FAM 001

# Instructivo 1 Registrar el día, mes y año en que se atendió al paciente. 2 Registrar el nombre del paciente. 3 Marcar si es Femenino o Masculino. 4 Registrar el peso que tiene el paciente. 5 Registrar la edad del paciente. 6 Marcar si tiene enfermedades actuablemente el paciente. 7 Marcar si se encuentra bajo tratamiento médico. 8 Marcar si es alérgico algún medicamento. 9 Registrar los síntomas y signos de la lesión del paciente. 10 Registrar el tratamiento de su padecimiento. 11 Marcar si el paciente requiere de hospitalización. 12 Registrar el nombre del médico de Bebeleche. 13 Registrar la firma del médico de Bebeleche. 14 Marcar si recibió la atención médica por parte del médico del Museo. 15 Registrar la firma del paciente o titular del menor que recibió atención médica.


Servicio médico


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16 Registrar el nombre completo del paciente o titular del menor en caso de haberse negado a recibir la atención médica proporcionada por el Museo.

17 Registrar la firma del paciente o titular del menor en caso de haberse negado a recibir la atención médica proporcionada por el Museo.

Fecha de consulta

Nombre del paciente

Diagnostico Tratamiento

indicado Firma del Paciente

1 2 3 4 5

# Instructivo 1 Fecha en la que se realiza la consulta 2 Nombre del paciente atendido 3 Diagnostico 4 Tratamiento dado 5 Firma del paciente que confirma la prestación del servicio


Bitácora de pacientes atendidos


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SP24. TREN INFANTIL


PR241. Recorrido en el Tren Infantil

Objetivo Otorgar a los visitantes un paseo en el Tren Infantil mediante una atención amable para una experiencia única.

Alcance Aplica a los visitantes que recibe el Tren Infantil diariamente. Inicia con la compra de boletos en la Taquilla del Tren Infantil y termina con el llenado de la Bitácora de Visitantes del Tren Infantil.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Responsable del Tren Infantil con el respaldo de las Gerencias Administrativa, de Programas Educativos y de Mantenimiento.

Definiciones

Recorrido: Paseo alrededor del Parque Guadiana, ubicado en la ciudad Victoria de Durango, Dgo., con una duración aproximada de 8 a 10 minutos.

Auxiliar de Taquilla: Persona encargada de la venta de boletos para el Tren Infantil.

Maquinista: Persona que opera el Tren Infantil y verifica su correcto funcionamiento.

Responsable del Tren: Persona encargad de la recepción y orientación de visitantes, así como aquella que resuelve inquietudes de los mismos.

Políticas

El visitante deberá respetar los puntos de acceso señalados en las instalaciones. El Tren Infantil efectuará recorridos con un mínimo de 15 personas a bordo. El visitante deberá mantener buen comportamiento en el área de espera y dentro del Tren

Infantil, respetando siempre a los demás visitantes, las indicaciones del personal, así como procurando la limpieza de las instalaciones.

El ascenso - descenso del Tren Infantil se hará únicamente en la Estación del mismo, sólo cuando el tren esté detenido.

Los niños menores de 12 años deberán viajar acompañados siempre de un adulto. Durante el recorrido, el visitante deberá permanecer sentado. Queda estrictamente

prohibido sacar manos, pies o cabeza. Todo menor será responsabilidad del adulto acompañante a su cargo. El Tren Infantil no se hace responsable de objetos olvidados en él, así como de accidentes

ocasionados por imprudencia o mal uso de las instalaciones.


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Si… Entonces…

- Un menor pretende pasear solo. - Se pide a un adulto que es necesario que lo acompañe, teniendo que pagar su boleto.

- El pasajero acude con una mascota - Deberá llevarlo con él durante el recorrido haciéndose responsable de su cuidado.

- El pasajero pretende acceder por espacios no permitidos.

- Se indica el acceso correcto.

- No hay gasolina para el funcionamiento. - El Responsable del Tren se hará cargo de conseguir la gasolina necesaria.

Productos Bitácora de vueltas del Tren Infantil


Gerente Administrativo

Gerente Comercial

Gerente de Mantenimiento

Pasajeros

Registro y control


PR 24101

Bitácora de vueltas del Tren Infantil Formato de quejas y sugerencias

Indicadores Número de visitantes

Número de quejas y sugerencias.

Referencias Manual de procedimiento del Tren Infantil


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1 Da la bienvenida e información sobre precios y tiempos.

Responsable del Tren

2 Realiza el cobro del pasaje Auxiliar de Taquilla Ticket o boleto

3 Aguarda en Sala de Espera. Pasajero

4

Verifica niveles de gasolina para operar. ¿El tren tiene la gasolina suficiente para operar? Sí, pasa a actividad 6 No, pasa a actividad 5

Maquinista

5 Se llena el tanque de gasolina. Maquinista

6 Verifica ticket o boleto y da acceso al Tren Infantil


7 Elige lugar disponible dentro del Tren Infantil. Pasajero

8 Realiza el recorrido del Tren Infantil Maquinista

9 Despide visitantes después del recorrido y llena bitácora.


Bitácora de Recorrido

10

Hace comentario para mejorar funcionamiento


Pasajero

Formato de quejas y sugerencias; Libro de visitantes.


PR241. Recorrido del Tren Infantil


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# Instructivo 1 Registrar el número consecutivo de vuelta. 2 Registrar la fecha de operación. 3 Registrar la hora en la que salió el Tren Infantil a dar el recorrido. 4 Registrar el número de pasajeros en esa vuelta. 5 Registrar observaciones en caso de ser necesario. 6 Registrar el nombre de la persona que lleno la bitácora. 7 Hacer cierre y sumatoria de visitantes en ese día.


Bitácora de recorridos del Tren Infantil FT24101


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Si… Entonces…

- Se encuentran sucias las instalaciones del Tren Infantil

- Personal del Tren procede a acondicionarlo.

- El personal de Mantenimiento no consigue reparar alguna avería.

- Se contrata un proveedor externo.

- Se detecta algún detalle de los puntos del Check-list

- Se reacondiciona antes de continuar el llenado.


PR242. Mantenimiento del Tren Infantil

Objetivo Realizar todo el mantenimiento necesario tanto en instalaciones y en maquinaria del Tren Infantil para su óptima operación.

Alcance Aplica para el personal del Tren Infantil en colaboración de la Gerencias Administrativa y Gerencia de Mantenimiento

Aplicación Este procedimiento es obligación del Responsable de Tren Infantil

Definiciones N/A

Políticas

La inspección de instalaciones y revisión del Tren Infantil se hará a primera hora de cada día de operación.

El reporte de algún daño o avería en las instalaciones del Tren Infantil será reportada por el Responsable del Tren Infantil directamente tanto al Gerente de Mantenimiento como al Gerente Administrativo.

La Gerencia de Mantenimiento buscará la solución posible al problema antes de acudir a un externo.

Productos Check-list del Tren Infantil




Proveedor de reparaciones


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Registro y control


FT24201 Check-list del Tren Infantil

Indicadores Número de reparaciones con personal interno Número de reparaciones con proveedor externo



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1 Inspección de las instalaciones y del Tren Infantil

Personal del Tren Infantil

2

Llenado de Check-list. ¿Todo está en orden? Sí, pasa a actividad 10. No, pasa a actividad 3

Responsable del Tren Infantil Formato de Check-list

3

Detectar avería o detalle. ¿El personal del Tren Infantil lo puede resolver? Sí, pasa a actividad 9. No, pasa a actividad 4.

Maquinista y Responsable del Tren Infantil

4 Reporta a la Gerencia de Mantenimiento

Responsable del Tren Infantil Reporte de Mantenimiento

5

Analiza la avería o detalle. ¿Puede realizar la reparación? Sí, pasa a actividad 9. No, pasa a actividad 6.


6 Solicita información y cotización a proveedores externos.

Responsable del Tren Infantil

7

Recibe cotizaciones. ¿Se autoriza alguna cotización? Sí, pasa a actividad 9. No, pasa a actividad 6.

Gerente Administrativo Cotización autorizada

8 Contactar al proveedor para confirmar reparación.

Responsable del Tren Infantil

9 Se resuelve el problema. Personal del Tren Infantil / Gerencia Mantenimiento / Proveedor

10

Operación del Tren Infantil de manera normal.


Personal del Tren Infantil


PR242.Mantenimiento del Tren Infantil


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# Instructivo 1 Registrar la fecha de operación. 2 Registrar que los niveles del aceite de la transmisión se encuentren bien. 3 Registrar que los niveles del aceite del motor se encuentren bien. 4 Registrar que los niveles del agua del radiador se encuentren bien. 5 Registrar que haya suficiente gasolina en el depósito de la máquina. 6 Registrar que todos los vagones del Tren se encuentren limpios, en orden y en su lugar. 7 Registrar alguna observación.


Bitácora de revisiones al Tren Infantil FT24201


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SP25. MANTENIMIENTO


Si… Entonces…

La exposición sufre algún daño durante su exhibición en el Museo.

Se notificara al proveedor de exposición para que lleve a cabo la reparación.

La gerencia de mantenimiento no tiene listas las adecuaciones solicitadas por el proveedor de exposición.

Se hace una revisión del contrato con el proveedor y se reprograma fecha de instalación de la exposición.

Las adecuaciones sufren algún daño durante el periodo de instalación.

En base al daño, se considerara la opción de suspender de manera temporal la exhibición, para llevar a cabo la reparación.


PR251. Acondicionamiento de Exposiciones

Objetivo Proporcionar a los proveedores de exposición las facilidades para la instalación de su exposición según corresponda, de tal manera que la exhibición quede instalada en tiempo y forma.

Alcance Aplica para la Gerencia de Mantenimiento y Proveedores de exposiciones. Inicia con la solicitud de acondicionamiento por parte de la Gerencia de Programas Educativos y termina con el resguardo o donación del material, según corresponda.

Aplicación La aplicación de éste procedimiento es responsabilidad de la Gerencia de Mantenimiento.

Definiciones N/A

Políticas

Deberá el proveedor exposición respetar el horario de acceso previamente establecido.

Si el acondicionamiento genera un gasto superior a $3000 deberá contar con la autorización de Dirección General

La Gerencia de Mantenimiento es responsable de dar todas las facilidades para la instalación en tiempo y forma de la exhibición, según lo establecido en el contrato.

Toda adecuación deberá ser llevada a cabo tomando las medidas pertinentes para evitar daños permanentes en el edificio del Museo.

El área de Mantenimiento brindara mantenimiento preventivo a las adecuaciones realizadas.

Productos Plano de las salas


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Gerencia de Programas Educativos Proveedor de exposición

Registro y control


N/A

Indicadores Número de reparaciones para la exposición

Referencias Manual de Organización Contrato elaborado con el proveedor de la exhibición


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1 Envía Solicitud de Acondicionamiento a Gerencia de Mantenimiento.

Gerencia De Programas Educativos

Solicitud de acondicionamiento

2 Contacta al proveedor contratado y envía el Plano de sala.


Plano de Sala

3 Envía propuesta para acondicionamiento de sala de exhibición.

Proveedor contratado

Propuesta para acondicionamiento de sala

4 Elige la opción más segura. Gerencia de Mantenimiento

5

Revisa si cuentan con el material necesario. ¿Cuentan con el material necesario? Si, pasa actividad 14. No, pasa a actividad 6.


6 Elabora y envía Requisición de compra de material a Compras.



7 Realiza la compra. Área de Compras

8 Entrega material y factura. Proveedor de material

Factura

9 Revisa material. Gerencia de mantenimiento

10 Firma y sella factura. Gerencia de Mantenimiento

11 Recibe factura firmada y sellada y la entrega al Área de Compras.

Proveedor de material

12 Realiza pago a proveedor. Área de Compras

13 Fabrica o adecua e instala. Gerencia de Mantenimiento

14

Desmonta exposición. ¿Se puede utilizar otra vez el material? No, pasa a actividad 16. Si, pasa a actividad 15.


15 Resguarda material. Finaliza el procedimiento.


16 Dona material. Finaliza el procedimiento



PR251. Acondicionamiento de Exposiciones


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PR252. Mantenimiento Correctivo a los edificios e instalaciones del Museo

Objetivo Dar mantenimiento a los edificios y a las instalaciones de los Museos Bebeleche y Acertijo para brindar de la mejor manera los servicios que se ofrecen.

Alcance Aplica a todas las Gerencias, a las áreas de limpieza y áreas de seguridad.

Aplicación Este procedimiento es obligación de la Gerencia de Mantenimiento y del Departamento de Mantenimiento de la Gerencia Regional Laguna.

Definiciones

Edificio: Toda la construcción que albergan los museos Acertijo y Bebeleche. Instalación: Todo el conjunto de redes, equipos fijos y móviles, y mobiliario que permiten la operación de los servicios que ayudan a cumplir las funciones para los que fueron diseñados. Entre estas instalaciones se consideran las siguientes: exhibiciones interactivas, equipos y mobiliario de oficina, muebles e instalaciones hidráulicas y sanitarias, puertas y ventanas, motores y equipos para el suministro de agua y de energía eléctrica, equipos contra incendios, lámparas y accesorios eléctricos, pisos, muros y techos, jardines y fuentes, calles de acceso y estacionamientos, equipos de aire acondicionado, elevador, cámaras de video vigilancia, equipos y accesorios de sonido, pantallas y monitores de audio y video. Mantenimiento correctivo: Es el trabajo que se realiza para que las instalaciones funcionen en forma correcta después de algún desperfecto.

Políticas

La Gerencia de Mantenimiento será la responsable de aplicar en su totalidad y de manera correcta los Procedimientos para el mantenimiento correctivo de las instalaciones dentro y fuera de los edificios que integran el Museo. En el Acertijo, Museo Interactivo Laguna Durango, se apoyará de un Departamento de Mantenimiento.

Los titulares y responsables de las áreas involucradas deberán conocer el procedimiento para el mantenimiento correctivo de las instalaciones, a efecto de actuar conforme a éste.

El procedimiento para el mantenimiento correctivo podrá ser modificado, previa solicitud de la Gerencia de Mantenimiento a la Unidad de Planeación del Museo, según las necesidades del mismo; en caso de que el Procedimiento se modificara, éste deberá ser notificado a las áreas involucradas.

Es responsabilidad de todas las Gerencias y sus Departamento, así como de las Áreas de Limpieza y de Seguridad, informar a la Gerencia de Mantenimiento, y al Departamento de Mantenimiento en Acertijo, de las fallas que se observen en todas las instalaciones y edificios de los museos, a fin de atender de manera expedita las reparaciones que fueran necesarias para el buen funcionamiento del mismo.

La Gerencia de Mantenimiento, y el Departamento de Mantenimiento en Acertijo, serán los responsables de que todo trabajo de mantenimiento correctivo se haga con la mejor calidad a partir de la mano de obra directa con la que se cuenta y los materiales que se le proporcionen. En caso de no contar con la mano de obra calificada para un trabajo de mantenimiento, se solicitará la contratación de empresas que garanticen la calidad de los trabajos solicitados.


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Si… Entonces…

No hay material para realizar el mantenimiento. Se elabora la solicitud respectiva al área de Compras.

No se cuenta con la herramienta y/o el equipo necesario, o el personal de los museos no están calificados para realizar el mantenimiento.

Se solicita el servicio a través de un proveedor.

Los formatos de control respectivos al mantenimiento de edificios e instalaciones, deberán ser llenados en todos sus campos y firmados por las partes involucradas.

La solicitud de mantenimiento forzosamente deberá ser firmada por el Área solicitante, así como por los Auxiliares de Mantenimiento.

Los formatos utilizados en el procedimiento de mantenimiento correctivo de edificios e instalaciones, deberán ser resguardados de forma consecutiva por la secretaria de la Gerencia de Mantenimiento y de las áreas involucradas para su consulta posterior.

En caso de requerir la compra de material para realizar la reparación, la Gerencia solicitante del mantenimiento será también la responsable de elaborar la Requisición de Compra correspondiente.

Cuando lleguen solicitudes de mantenimiento urgente, ésta será evaluada por el Gerente de Mantenimiento, o el jefe del Departamento de Mantenimiento en Acertijo, y se procederá a su atención según lo indique. En este supuesto, podrá suspenderse un trabajo iniciado para atender la urgencia de manera inmediata, previa autorización del Gerente de Mantenimiento, o del Gerente Región Laguna en Acertijo.

El Gerente de Mantenimiento, y Jefe del Departamento de Mantenimiento en Acertijo, serán los responsables de llevar y mantener actualizada la bitácora de mantenimiento correspondiente.

Productos Orden de Trabajo


Todas las Gerencias del Museo

Secretaría del área de Mantenimiento

Proveedores de servicios de limpieza, seguridad, y de mantenimiento.

Registro y control


Solicitud de mantenimiento Orden de Trabajo Bitácora de mantenimiento

Indicadores Número de mantenimientos con personal interno Número de mantenimientos con proveedor externo



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1

Reporta a la Secretaria de Mantenimiento de alguna falla o problema en las instalaciones del Museo.


2 Recibe notificación de alguna falla en las instalaciones del museo y realiza solicitud de mantenimiento.

Secretaria Solicitud de Mantenimiento

3 Canaliza la solicitud a algún Auxiliar de Mantenimiento.

Secretaria

4

Recibe solicitud de mantenimiento y elabora Orden de Trabajo Interna (los folios de la solicitud y la orden de trabajo deben coincidir para un mejor control de los trabajos atendidos y terminados).

Mantenimiento Orden de Trabajo Interno

5

Acude al lugar señalado y realiza una revisión ocular. ¿El personal del Museo puede realizar la reparación? Sí, pasa a actividad 6. No, pasa a actividad 7.

Mantenimiento

6

Revisa si se cuenta con el material y herramienta necesarios para realizar la reparación. ¿Se cuenta con el material suficiente para efectuar el mantenimiento? Sí, pasa a actividad 11. No, pasa a actividad 9.

Mantenimiento

7

Informa al solicitante del mantenimiento y a Gerencia Administrativa que será necesario contratar personal externo para realizar la reparación. Pasa a actividad 9.

Mantenimiento

8 Informa al solicitante del mantenimiento que hace falta material.

Mantenimiento

9 Elabora requisición de material o de servicio externo.

Gerencia solicitante Requisición de compra

10 Busca, cotiza y autoriza material o proveedor del servicio.


11

Se realiza la reparación. Mantenimiento / Proveedor


PR252. Mantenimiento correctivo al edificio e instalaciones del Museo


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12 Anota en la Orden de Trabajo el servicio realizado y las observaciones pertinentes.

Mantenimiento

13 Firma la Orden de Trabajo como conformidad de la reparación realizada.


14 Archiva las solicitudes de mantenimiento y Órdenes de trabajo.

Secretaria

15

Anota en la bitácora la reparación realizada.


Gerencia de Mantenimiento / Jefe del Dpto. de Mantenimiento

Bitácora


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# Instructivo

1 Fecha y hora de la solicitud.

2 Nombre de la persona que solicita el servicio y el área a donde pertenece.

3 Lugar donde se localiza el desperfecto (pasillo, sala, sanitario, oficina, etc.).

4 Descripción del desperfecto lo más preciso posible.

5 Nombre de la persona que atendió la denuncia (Secretaria).

6 Nombre del Auxiliar de Mantenimiento al que se le asigna el trabajo.


Solicitud de mantenimiento FT25201


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# Instructivo

1 Fecha de atención a la solicitud.

2 Descripción de la falla detectada según lo observado por el auxiliar de mantenimiento.

3 Observaciones sobre los trabajos realizados para corregir la falla y de ser necesario, anotar las refacciones y/o materiales que se requieran para reparar la falla o en su caso solicitar los servicios de un proveedor.

4 Firma de entrega del trabajo terminado o en su caso la suspensión temporal de los mismos hasta contar con las refacciones o el servicio solicitado.

5 Firmas

6 Firma

7

8

9


Orden de trabajo de Mantenimiento FT25202


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SP31. MERCADOTECNIA


PR311. Elaboración del Plan Anual de Mercadotecnia

Objetivo

Plasmar todas las decisiones y propuestas que afecten los planes de acción y estrategias dirigidas a aumentar el volumen de ventas, mejorar su rendimiento comercial, ejecutar el plan de promoción y difusión, posicionamiento de marca logrando un exitoso mercadeo y por último el análisis de mercado interno y externo del Museo Bebeleche.

Alcance Aplica e influye para todas las Gerencias del Museo, de manera interna y externa en los rubros de análisis, evaluaciones, beneficios comerciales y posicionamiento de marca Bebeleche con todos los visitantes locales y turistas.

Aplicación El procedimiento de la elaboración del PAM es responsabilidad del Departamento de Mercadotecnia en colaboración con el Departamento de Ventas, bajo la supervisión de la Gerencia de Comercialización.

Definiciones

Plan Anual de Mercadotecnia (PAM): Es el documento que respalda la investigación de las oportunidades y las debilidades del macro y del micro ambiente del museo, y que dan la pauta para la creación de estrategias de mercado, incremento de ventas y seguidores, posicionamiento de marca

Políticas

El PAM deberá presentarse a más tardar el 30 de Noviembre. El responsable de autorizar el presupuesto para la implementación del PAM deberá ser la

Dirección General. El informe deberá ser presentado a Gerencias Comercial y Administrativa y Dirección

General. Se evaluará el cumplimiento de metas del PAM de forma trimestral a través de informes a la

Gerencia Comercial.


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Si… Entonces…

El plan anual no es autorizado. La Gerencia Comercial deberá señalar las observaciones necesarias para su corrección.

Las estrategias que indica el PAM no benefician al museo.

Se elaboran acciones correctivas.

Productos Plan Anual de Mercadotecnia


Dirección General, Gerencia Comercial, Gerencia Administrativa, Gerencia de Mantenimiento, Departamento de Ventas y Departamento de Conceptualización y Contenidos (Bebeleche)

Agencias de publicidad

Empresas de Medios de Difusión ( periódicos, revistas, pantallas LED, espectaculares)

Registro y control


N/A

Indicadores -Estadística de los visitantes generadas por el sistema -Aplicación de Encuestas de Satisfacción de manera periódica para medir todos los servicios del Museo.

Referencias Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche. Manual de Organización


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# Descripción de Actividad Responsable Documento

1 Investiga sobre fuentes internas y externas. Mercadotecnia Investigación de fuentes internas y externas

2 Elabora Propuesta Estratégica y Línea de Acción.

Mercadotecnia Propuesta Estratégica y Línea de Acción

3 Recibe información del Sistema DYNO sobre estadísticas

Mercadotecnia y Ventas.

Informe Dyno

4 Elaborar proyección de los visitantes Mercadotecnia y Ventas.

Proyección de los visitantes

5 Elaborar proyección de Ingresos en admisiones


Proyección de Ingresos en admisiones

6 Elabora desglose del Presupuesto de Medios y Propuesta de Presencia en Medios

Mercadotecnia

Desglose del Presupuesto de medios y Propuesta de Presencia en Medios

7 Elabora Plan Anual de Mercadotecnia y Calendario de Actividades Comerciales


Plan Anual de Mercadeo y Calendario de Actividades Comerciales

8

Envía Plan Anual de Mercadotecnia y Calendario de Actividades Comerciales a la Dirección General y Gerencia de Comercialización

Mercadotecnia y Ventas

Plan Anual de Mercadotecnia. Calendario de Actividades Comerciales.

9

Revisa PAM y Calendario de Actividades comerciales ¿Autoriza? No: Pasa a actividad 7 Si: pasa a actividad 10

Dirección General en coordinación con Gerencia Comercial

Oficio a Dirección General.

10 Informa al Departamento de Mercadotecnia sobre autorización

Gerencia Comercial

Rubrica de Visto Bueno.

11 Envía Plan Anual de Mercadotecnia y Calendario de Actividades comerciales a todas las Gerencias

Mercadotecnia Correo electrónico.

12 Implementa el Programa Anual de Mercadeo

Mercadotecnia Informes trimestrales

13

Revisa efectividad del PAM ¿Funciona bien? No: Pasa a actividad 14 Si: Pasa a actividad 15

Mercadotecnia Estadísticas de ventas y no. De visitantes

14 Realiza correcciones Mercadotecnia Plan de Mercadotecnia corregido

15 Continua implementación del PAM Fin del Procedimiento

Mercadotecnia


PR311. Elaboración del Plan Anual de Mercadotecnia


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Si… Entonces…

El Plan de Difusión y Promoción no es autorizado.

La Gerencia Comercial en coordinación con la Dirección General deberá señalar las observaciones necesarias para su corrección.

Las estrategias que indica el Plan de Difusión y Promoción no benefician al museo.



PR312. Elaboración del Plan de Difusión y Promoción

Objetivo Determinar la mejor combinación de medios para lograr los objetivos de una campaña de marketing.

Alcance Obtener y seleccionar las plataformas de medios óptimos para la marca o el servicio del cliente con la finalidad de dar a conocer nuestros servicios, eventos y actividades museísticas y lograr un posicionamiento de marca.

Aplicación El procedimiento de la elaboración el Plan de Difusión y Promoción es responsabilidad del Departamento de Mercadotecnia, bajo la supervisión de la Gerencia de Comercialización.

Definiciones El Plan de Medios sirve para determinar las mejores opciones para dar a conocer y posicionar el Museo Bebeleche a través de medios impresos, digitales, recomendación, etc.

Políticas

El Plan de Difusión y Promoción deberán elaborarse en el Departamento de Mercadotecnia. Una vez elaborado, deberá revisarse con el Gerente Comercial para su visto bueno. El Plan de Difusión y Promoción se presentara a Dirección General y Gerencia Administrativa

para su aprobación.

Productos Plan Anual de Difusión y Promoción


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Dar a conocer actividades del Museo al personal

A todo público: familias, escuelas, empresas, turistas, etc.

Registro y control


N/A N/A

Indicadores Los beneficios se reflejaran en los ingresos generados y en el número de visitantes que acudan a nuestros servicios museísticos.

Referencias Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche / Manual de Organización.


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1 Ver los recursos económicos con los que se cuenta para difusión y promoción del Museo.


Recursos económicos o presupuestados

2 Elaborar el Plan de Difusión y Promoción Departamento de Mercadotecnia

Plan de Difusión y Promoción

3 Mandar el PDP a Gerente Comercial para su visto bueno y firma

Gerencia Comercial


4 Presentar el PDP a Dirección General para su aprobación y ejecución de la misma.

Dirección General Plan de Difusión y Promoción

5 Se ejecuta el PDP en coordinación del Área de Diseño, Redes Sociales y Compras en caso de gastos impresos.

Departamento de Mercadotecnia, Área de Diseño, Redes Sociales y Compras



PR312. Elaboración del Plan de Difusión y Promoción


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Si… Entonces…

El Convenio Comercial no es autorizado.

La Dirección General deberá señalar las observaciones necesarias para su corrección.

Las estrategias que indica el Convenio Comercia no benefician al museo.



PR 313. Elaboración de Convenios Comerciales

Objetivo Obtener más beneficios tanto en productos y servicios que faciliten las funciones y objetivos de las Gerencias del Museo.

Alcance

Se busca es evitar el gasto de los recursos propios del Museo y así cumplir con los todos los objetivos de la misma. A su vez se buscara, sobre todas las cosas que cada vez las ventajas que reciben cada una de las partes que participan en él sean mejores y mayores. Puesto que el intercambio es uno de los conceptos centrales del marketing, ya es considerado un proceso que crea mucho valor.

Aplicación El procedimiento de la elaboración los Convenios Comerciales es responsabilidad del Departamento de Mercadotecnia, bajo la supervisión de la Gerencia de Comercialización.

Definiciones Convenio Comercial.- Documento donde se plasma el intercambio que realizan dos partes a través de una negociación, buscando dejar a ambas partes en una situación benéfica.

Políticas

Los Convenios Comerciales deberán elaborarse en el Departamento de Mercadotecnia. Una vez impresos, deberá llevar el visto bueno y la firma de la Gerente Comercial El Departamento de Jurídico deberá revisar el Convenio Comercial y posteriormente

pasarlo a Dirección General para su última firma.

Productos Convenio Comercial


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Todas la áreas administrativas y operativas del Museo

Instituciones: Públicas, Privadas, Educativas, Cámaras Empresariales.

Registro y control


Sin código Formato de Convenio Comercial

Indicadores Los beneficios se reflejaran en los servicios y productos adquiridos



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1 Detectar la necesidad en productos o servicios que carece el Museo para sus actividades.

Gerencia Comercial

Detectar la necesidad

2 Hacer con contacto con la empresa que se busca llegar un acuerdo y hacer una cita formal


Contacto previo con la Empresa

3 Se acude a la cita formal, se plantea la propuesta


4 Una vez confirmada la propuesta por parte de la empresa se elabora un formato para el Convenio Comercial.


Convenio Comercial

5 Se imprime el Convenio Comercial, se pasa a la Gerente Comercial para su visto bueno y firma

Departamento de Mercadotecnia y Gerente Comercial

Convenio Comercial

6 Una vez firmado el Convenio, se manda a Jurídico para su revisión legal.

Departamento de Jurídico

Convenio Comercial

7 El Convenio se le hace llegar a Dirección General para su última firma.

Dirección General Convenio Comercial

8

Se entrega una copia del Convenio Comercial con sus respectivas firmas a la empresa o institución con la que se llegó el Intercambio


Convenio Comercial


PR313. Elaboración de Convenios Comerciales


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Si… Entonces…

El plan anual no es autorizado. El departamento de Mercadotecnia y Gerencia Comercial deberá señalar las observaciones necesarias para su corrección.

Las propuestas que indica el PARS no benefician al museo.



PR314. Elaboración del Plan Anual de Redes Sociales (Marketing Digital)

Objetivo

Incrementar el impacto de la publicidad de los productos, servicios, actividades y eventos que se ofrecen dentro del Museo; al mismo tiempo que se crea una interacción personalizada entre el Museo, sus visitantes y el público en general, a través de una comunicación digital en redes sociales. Al mismo tiempo que se

Alcance Impacta directamente en todo aquel que requiera información del Museo y/o atención personalizada en nuestras diferentes redes sociales.

Aplicación El procedimiento de la elaboración y ejecución del PARS es responsabilidad del área de Redes Sociales y Mercadotecnia, bajo la supervisión de la Gerencia de Comercialización.

Definiciones Plan Anual de Redes Sociales (PARS): Es el documento que marca la pauta sobre el uso adecuado de las redes sociales así como el contenido, la calendarización y periodicidad de las publicaciones en las diferentes redes.

Políticas

El PARS deberá presentarse a más tardar el 30 de noviembre. El responsable de autorizar el presupuesto para la implementación del PARS deberá ser el

Departamento de Mercadotecnia y Gerencia Comercial. Para su elaboración se incluirán las publicaciones que tenga programadas el área de

Relaciones Públicas. El PARS deberá ser presentado al departamento de Mercadotecnia y a Gerencia comercial.

Producto Plan Anual de Redes Sociales


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Dirección General, Gerencia Comercial, Departamento de Mercadotecnia, Departamento de Relaciones Públicas y Departamento de Ventas.

Público en general. (Escuelas públicas y privadas, Padres de familia, Turistas, Empresas)

Registro y control


N/A

Indicadores -Estadísticas proporcionadas por las diferentes redes.



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1 Elabora calendarización mensual Departamento de Redes Sociales

-Calendario

2 Elabora y diseñar contenido para redes

Departamento de Redes Sociales /Departamento de Diseño

-Imágenes a publicar

3 Revisa y autoriza el contenido Se autoriza: Pasar a actividad 4 No se autoriza: volver al paso 2

Departamento de Mercadotecnia / Gerencia comercial

-Imágenes a publicar acompañadas de texto que acompañara la publicación.

4 Administra el presupuesto en redes Departamento de Redes Sociales

Factura de Facebook

5 Compartir contenido en redes Departamento de Redes Sociales

-Informes de Administrador de Redes

6 Seguimiento a dudas y opiniones del público

Departamento de Redes Sociales

-Capturas de pantalla

7 Canalización de preguntas específicas con áreas correspondientes de administrativo y operativo


-capturas de pantalla

8 Recolectar datos estadísticos sobre los contenidos compartidos


-Informes del Administrador de Redes

9

Compartir información sobre el desempeño del contenido compartido con el Departamento de Mercadotecnia y Gerencia Comercial Fin del procedimiento


-Informe trimestral


PR314. Elaboración del Plan Anual de Redes Sociales.


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Si… Entonces…

El manejo de la Pagina Web no es el apropiado

El Departamento de Mercadotecnia junto con Gerente Comercial deberán señalar las observaciones necesarias para su corrección.

Si la página web no da los resultados esperados



PR315. Manejo de Página Web

Objetivo Dar uso de la página web oficial del Museo Bebeleche para tener presencia en los medios digitales, informar al público de quiénes somos y nuestro giro, así como la inscripción de algunas de nuestras actividades museísticas.

Alcance Facilitar la información de todos los servicios del Museo para el público local y turista que nos visita en ciertas temporadas del año.

Aplicación El procedimiento del manejo de la Pagina Web es responsabilidad del Área de Redes Sociales, bajo la supervisión del Departamento de Mercadotecnia y la Gerencia de Comercialización.

Definiciones La página web del Museo Bebeleche es un documento de tipo electrónico, el cual contiene información digital, la cual puede venir dada por datos de texto y visuales a través de imágenes, gráficos, audio o vídeos y otros tantos materiales dinámicos

Políticas

Se solicita al área de diseño que desarrolle una imagen con la información que se busca publicar en la página web con las especificaciones y dimensiones que el mismo portal de página web para el manejo de la misma para su aprobación por Departamento de Mercadotecnia y Gerente Comercial.

Teniendo la aprobación y el visto bueno del Departamento de Mercadotecnia y Gerente Comercial, se sube el diseño a la página web del Museo.

Productos Pagina Web Bebeleche


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Diseño Gráfico


Gerencia de Comercialización


Todo público en general: familias, escuelas, empresas, turistas, etc.

Registro y control

Código N/A Nombre del formato N/A

Indicadores Un apartado del portal de la página web maneja indicadores de visitas e interacciones de la página.



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1 Se solicita al área de Diseño imágenes para la página web.

Área de Redes Sociales

Formato de Solicitud de Diseño

2 Se manda la información al área de diseño el contenido que se busca publicar de manera creativa.

Área de Redes Sociales y Diseño


3 El diseño se revisa con Departamento de Mercadotecnia y Gerente Comercial.

Departamento de Mercadotecnia y Gerente Comercial


4 Una vez autorizado se sube el diseño a la página web oficial.

Área de Redes Sociales


PR315. Manejo de Página Web


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Si… Entonces…

Algún diseño es presentado fuera de los lineamientos del museo en cuanto a tipografía, colores institucionales, etc.

Se dará una observación al Diseñador(a) para en este caso, modificar dicho diseño.


PR316. Diseño Gráfico

Objetivo Diseñar materiales visuales elaborados para su publicación en diferentes medios que apoyen y fortalezcan la imagen del museo y generen la venta.

Alcance Aplica para todas las salas del Museo Bebeleche, público en general y todas las gerencias que desean solicitar algún diseño.

Aplicación La aplicación de este procedimiento depende directamente con el Departamento de Gerencia Comercial

Políticas

- Cualquier Diseño solicitado, deberá pedirse con al menos 3 días de anticipación. - En caso de requerir un diseño urgente, acudir para firma de autorización con el/la gerente

comercial para en este caso dar prioridad a dicho diseño.

Productos Bitácora


Gerencias de todo el museo (administrativa, comercial, mantenimiento, programas educativos y dirección).

Público en general que asiste al museo y personas que observan en diferentes aplicaciones publicidad del museo (pendones ,espectaculares, redes sociales, volantes etc.).

Referencias Solicitud de diseño


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1 Se solicita al encargado de diseño gráfico, un formato para solicitud de diseño

Todos los departamentos de todas las gerencias.

2 La persona encargada de diseño toma la solicitud priorizando su elaboración.

Diseñador(a)

3 En caso de requerir diseños impresos, se tendrá comunicación con proveedores para dar seguimiento a lo necesitado.

Diseñador/impresor Proveedor.


PR316. Diseño Gráfico


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# Instructivo 1 Anotar la fecha de llenado del formato. 2 Registrar la gerencia perteneciente. 3 Registrar el uso o finalidad que se le dará al diseño. 4 Registrar el número total de diseños solicitados. (cantidad) 5 Registra la descripción del diseño a solicitar. 6 Registrar las características del diseño (medidas, colores, logos insertados, etc). 7 Llenar casilla de Firma de solicitante 8 El diseñador llenara la casilla de firma de recibido 9 Una vez entregado el diseño. Se firma de recibido.


Solicitud de Diseño FT31601


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SP32. VENTAS


PR321. Elaboración del Plan Anual de Ventas

Objetivo Definir las metas económicas a lograr en cada canal de venta, incluyendo las acciones, y estrategias comerciales que permitirán alcanzarlas así como el tiempo en el que se realizará cada actividad.

Alcance Aplica a todos los visitantes del museo sin importar el área a utilizar, comienza desde la prospección de clientes, donde se hace la labor de venta; turistas y familias duranguenses para visita al museo y de tren infantil, maestros y directores de preescolar, primaria y secundaria para visitas guiadas en horarios escolares, a empresas y universidades, para utilizar los diferentes espacios de conferencias, cursos, desayunos o expos, madres y padres interesados en realizar sus fiestas en los salones internos del museo, visitantes en general que puedan necesitar algo de tienda. Y termina al concluir el evento o visita de las instalaciones, donde se realizan encuestas de satisfacción para evaluar su estancia.

Aplicación El procedimiento de la elaboración del PAV es responsabilidad del Departamento de Ventas en colaboración con el Departamento de Mercadotecnia, bajo la supervisión de la Gerencia de Comercialización.

Definiciones Plan Anual de Ventas (PAV): Es el documento donde se plantean el conjunto de estrategias y acciones a realizar por el Departamento de Ventas con el fin de lograr las metas de cada canal de venta.

Políticas

El PAV deberá presentarse a más tardar el 30 de Noviembre. El responsable de autorizar el presupuesto para la implementación del PAM deberá ser la Dirección General. El informe deberá ser presentado a Gerencias Comercial y Administrativa y Dirección General. Se evaluará el cumplimiento de metas del PAV de forma trimestral a través de informes a la Gerencia Comercial.


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Si… Entonces…

El plan anual no es autorizado. La Gerencia Comercial deberá señalar las observaciones necesarias para su corrección.

Las estrategias que indica el PAV no benefician al museo.


Productos Plan Anual de Ventas


Dirección General, Gerencia Comercial, Gerencia Administrativa, Gerencia de Mantenimiento, Departamento de Mercadotecnia y Departamento de Conceptualización y Contenidos (Bebeleche)

Todos los visitantes del Museo y Público en General

Registro y control


N/A

-Informes de ventas Dyno -Estados de cuenta del Museo - Cortes de diferentes canales de venta.



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1 Elaborar Investigación de fuentes internas y externas, Análisis PAV año anterior.

Ventas PAV año anterior.

2 Elabora Propuesta Estratégica y Línea de Acción.

Ventas Propuesta Estratégica y Línea de Acción

3 Recibe información del Sistema DYNO sobre estadísticas


Informe Dyno

4 Elaborar proyección de los visitantes Mercadotecnia y Ventas.

Proyección de los visitantes

5 Elaborar proyección de Ingresos en cada canal de venta en base a histórico


PAV año anterior e Informes DYNO

6 Elabora estrategia de venta de cada área del Departamento de Ventas

Ventas PAV

7 Elabora Plan Anual de Ventas y Calendario de Actividades Comerciales


Plan Anual de Mercadeo y Calendario de Actividades Comerciales

8 Envía Plan Anual de Ventas y Calendario de Actividades Comerciales a la Dirección General y Gerencia de Comercialización

Mercadotecnia y Ventas

Plan Anual de Ventas Calendario de Actividades Comerciales.

9

Revisa PAV y Calendario de Actividades comerciales ¿Autoriza? No: Pasa a actividad 7 Si: pasa a actividad 10

Dirección General en coordinación con Gerencia Comercial

Oficio a Dirección General.

10 Informa al Departamento de Ventas sobre autorización

Gerencia Comercial

Rubrica de Visto Bueno.

11 Envía Plan Anual de Ventas y Calendario de Actividades comerciales a todas las Gerencias

Departamento de Ventas

Correo electrónico.

12 Implementa el Programa Anual de Mercadeo


Informes trimestrales

13

Revisa efectividad del PAV ¿Funciona bien? No: Pasa a actividad 14 Si: Pasa a actividad 15


Estadísticas de ventas y no. De visitantes / Informe trimestral

14 Realiza correcciones Departamento de Ventas

Plan de Ventas corregido

15 Continua implementación del PAM Fin del Procedimiento



PR321. Elaboración del Plan Anual de Ventas


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Se deberá presentar a más tardar el día 9 del siguiente mes una vez terminado el trimestre. Se informará de forma cuantitativa el cumplimiento de las metas, así como se explicará de forma cualitativa las acciones que contribuyeron al cumplimiento o no de la meta.


Si… Entonces…

Las comisiones no coinciden con la información real

Se hará una sanción administrativa al responsable.

Las comisiones no se entregan en las fechas acordadas con Recursos Humanos

Se archivaran y se pasaran a los responsables hasta la siguiente quincena en la fecha acordada

El Auxiliar de Ventas y/o Ejecutivo de eventos toman comisiones que no les corresponden

Se harán acreedores a una sanción administrativa y se valorará invalidar las comisiones del mes donde se haya generado el error

Las metas mensuales no se alcanzan La comisiones no se liberaran Si se crean nuevos productos Se le notificará a los involucrados si se

comisionaran dichos productos.


PR322. Elaboración de Informes Trimestrales de Mercadotecnia y Ventas

Objetivo Evaluar trimestralmente el cumplimiento de metas y objetivos de planeados en PAM y en el PAV, desde un enfoque cuantitativo y cualitativo.

Alcance Aplica para los Departamento de Ventas y Departamento de Mercadotecnia.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Departamento de Ventas.

Definiciones Informe trimestral (IT): Es el documento donde se evalúa de forma trimestral el cumplimiento de de metas planteados den los Planes Anuales de Trabajo de los Departamentos de Ventas y Mercadotecnia.

Políticas

Productos Informe Trimestral de Mercadotécnica y de Ventas


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Dpto. de Ventas y Mercadotecnia N/A

Registro y control


Indicadores % de metas cumplidas por trimestre conforme al PAV y el PAM

Referencias PAV y PAM


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1 Conocer metas planteadas en PAV y PAM Departamentos de Mercadotecnia y Ventas.

PAV y PAV vigentes

2 Realizar un análisis de las acciones realizadas conforme al PAV y PAM

Departamentos de Mercadotecnia y Ventas.

N/A

3 Llenado del formato de Informe trimestral Departamentos de Mercadotecnia y Ventas.

Informe Trimestral de ventas Informe Trimestral de Mercadotecnia

4 Enviar informe trimestral a validación con al Gerencia Comercial

Departamentos de Mercadotecnia y Ventas.


5 Una vez validados ambos informes se envían a Dirección General

Gerencia Comercial



PR322. Elaboración de Informe Trimestral


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PR323. Elaboración de Reporte Mensual de Ventas

Objetivo Registrar y conocer las ventas mensuales y el número de visitantes que hay en Bebeleche, Museo interactivo, con la finalidad de conocer el porcentaje de ventas que se va acumulando y poder hacer los comparativos entre el Plan Anual de Ventas y lo real, ya que con estos datos se pueden implementar nuevas estrategias de venta para poder alcanzar o superar las metas del PAV.

Alcance Aplica para el Departamento de ventas en colaboración para cotejado de cifras con Contabilidad. Comienza los primeros días de cada mes cuando departamento de ventas revisa los números mensuales y finaliza cuando el reporte es entregado a Gerencia Comercial.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Departamento de Ventas.

Definiciones PAV: También conocido como el Plan Anual de Ventas, documento, documento donde se plantean el conjunto de estrategias y acciones a realizar por el Departamento de Ventas con el fin de lograr las metas de cada canal de venta. RV: Es el reporte mensual de ventas, donde se registran canal por canal, las ventas que se general de manera mensual. RMYF: Será la abreviatura para el área de Recursos Materiales y Financieros. Aspel: Sistema que registra las ventas y almacena los reportes de tienda Bebeleche. Campamentos: Se conoce como Campamentos al sistema que registra y almacena la información de los inscritos en Campamentos de verano y Club del Viernes.

Políticas

- La información que se maneja deberá ser utilizada únicamente para el bien del museo y deberá ser protegida, y confidencial a menos que las autoridades de Bebeleche, Museo Interactivo de Durango ordenen lo contrario.

- La información que se registra en el Reporte de Ventas siempre deberá ser real, pala ello tendrá que hacer las comparaciones correspondiente con El área de Recursos Materiales y Financieros, para que se cerciore que la información plasmada esta correcta.

- Cuando la información entregada a Gerencia Comercial no ha sido corregida o las cifras son diferentes a lo real, se dará la oportunidad de realizar las correcciones que se requieran, sin embargo, si la información entregada a sido manipulada con alevosía y ventaja para fines propios, dicha acción se hará llegar a Dirección y Contraloría Interna, poniendo al trabajador en disposición de dichas autoridades.

- El Reporte de Ventas se deberá entregar los primeros días del mes a Gerencia Comercial, y Gerencia Comercial será quien revise que la información plasmada este correcta.

- El Departamento de Ventas, será el responsable de la elaboración del Reporte de Ventas, se podrá apoyar con departamento internos, para recabar la información necesaria.


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Si… Entonces…

El Reporte de ventas arroja números negativos o más bajos que los esperados

Se deberán aplicar nuevas estrategias de ventas, o estrategias que hayan funcionado otros años.

El Reporte de Ventas es manipulado a bien del Departamento de Ventas

El responsable tendrá la sanción correspondiente.

Las cifras reportadas en el Reporte de Ventas, causan confusión al Departamento de Ventas

El Departamento de Ventas tendrá el derecho a sentarse con el área de Recursos Materiales y Financieros, y revisar cifra por cifra hasta encontrar el error.

El Departamento de Ventas no tiene el reporte preparado en la fecha acordada con Gerencia Comercial

Se hará acreedor a una sanción administrativa.

Productos Plan Anual de Ventas


Departamento de Recursos Materiales y Financieros Sistemas

Gerencia Comercial Dirección

Registro y control


Formato de Objetivos Bebeleche

Indicadores Plan Anual de Ventas SistemaDyn0 Aspel Campamentos Intranet: http://10.6.88.195:8080/intranet/paquetes

http://10.6.88.195:8080/intranet/grupos http://10.6.88.195:8080/intranet/resumenventas http://10.6.88.195:8080/intranet/salas


http://10.6.88.195:8080/intranet/paquetes

http://10.6.88.195:8080/intranet/grupos

http://10.6.88.195:8080/intranet/resumenventas

http://10.6.88.195:8080/intranet/salas


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1 Al termino del mes se revisa la información de Ventas

Ventas Aspel Campamentos Intranet

2 Se comienza con el registro del RV Ventas Objetivos Bebeleche (+ año en curso)

3 Se vacía la información del mes en la pestaña de TAQUILLA

Ventas Intranet

4 Se vacía la información del mes en la pestaña de TRENECITO

Ventas Intranet

5 Se vacía la información del mes en la pestaña de ESTACIONAMIENTO

Ventas Intranet

6 Se vacía la información del mes en la pestaña de Tienda

Ventas Aspel

7 Se vacía la información del mes en la pestaña de RESERVACIONES

Ventas Intranet

8 Se vacía la información del mes en la pestaña de EVENTOS

Ventas Intranet

9 Se vacía la información del mes en la pestaña de CLUB DEL VIERNES (cuando aplica)

Ventas Campamentos

10 Se vacía la información del mes en la pestaña de CAMPAMENTOS (cuando aplica)

Ventas Campamento

11 Se revisan los valores obtenidos contra los de Recursos Materiales y financieros

Ventas Balances contables

12 ¿Coincide la información? Si: Pase a la actividad14 No: Pase a la actividad 13

Ventas

13 Cuando todos los datos son correctos y coinciden con RMYF se envían a Gerencia Comercial.

Ventas Objetivo Bebeleche(+ año en curso)


PR323. Elaboración de Reporte Mensual de Ventas


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# Instructivo 1 Se registran mes por mes las ventas que se van obteniendo respectivamente.

2 Se registran el número de visitantes que hubo en el museo mes por mes.


Taquilla, tren y reservaciones.


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# Instructivo 1 Se registran mes por mes las ventas que se van obteniendo de estacionamiento.


Estacionamiento


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# Instructivo 1 Se registran mes por mes las ventas que se van obteniendo de la Tienda.


Tienda


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# Instructivo 1 Se registran mes por mes la venta de los eventos.

2 Se registran mes por mes en número de eventos y tipo de eventos que hay.


Eventos


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# Instructivo 1 Se registran mes por mes las ventas que se van obteniendo de club del viernes.

2 Se registra mes por mes el número de niños inscritos al club del viernes.


Club del Viernes


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# Instructivo 1 Se registran los ingresos de los inscritos al Campamento de Verano.

2 Se registran el número de inscritos en el campamento de verano.

3 Se registra el ingreso que ejecutivo de ventas a generado.

4 Se registran el número de inscritos que genero el Ejecutivo de Ventas.


Campamento de verano


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Si… Entonces…

El procedimiento esta incorrecto Se harán las acciones necesarias para corregirlo.


PR324. Determinación de Comisiones

Objetivo Incentivar el cumplimiento de metas de ventas por parte del Ejecutivo de Eventos y Reservaciones y el Auxiliar de Ventas conforme al PAV.

Alcance Los únicos puestos facultados para recibir comisiones serán: Auxiliar de Ventas y Ejecutivo de Eventos y Reservaciones.

Aplicación El procedimiento de la elaboración del Reporte de Ventas es responsabilidad del Departamento de Ventas en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos bajo la supervisión de las Gerencias Administrativa y Comercial.

Definiciones Comisión: Dinero entregado como gratificación una vez superadas las metas mensuales.

Políticas

El monto de la comisión para el EJECUTIVO DE EVENTOS Y RESERVACIONES será de 3% para las ventas de: renta de espacios, reservaciones y paquetes de cumpleaños; éstas se liberarán una vez superados las metas mensuales, asignados por el jefe inmediato superior.

El monto de la comisión para el AUXILIAR DE VENTAS será de 5% para las ventas de: renta de espacios, reservaciones, paquetes de cumpleaños, club de viernes y campamentos; éstas se liberarán una vez superados las metas mensuales, asignados por el jefe inmediato superior.

La Jefatura del Departamento de Ventas cotejará la información de las reservaciones y eventos realizados, con los informes semanales del Ejecutivo de Eventos y Reservaciones, así como del Auxiliar de Ventas, con la finalidad de verificar las comisiones correspondientes.

La persona responsable de establecer los montos de las comisiones será del Jefe Departamento de Ventas.

Las comisiones se solicitarán a través de un oficio firmado por la Gerencia Comercial dirigido a la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos, al menos 5 días hábiles antes del cierre de mes.

El Departamento de Recursos Humanos depositará las comisiones a nómina corriente, con un mes de retraso.


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Productos Pago de comisiones vía nomina al Ejecutivo de Eventos y Reservaciones y al Auxiliar de Ventas


Ejecutivo de Eventos y Reservaciones Auxiliar de Ventas Gerencia Comercial Gerencia Administrativa Departamento de Recursos Humanos Responsable de Caja General

N/A

Registro y control


Indicadores Recibo de nómina/ bitácoras de visitas

Referencias Lineamientos para General Comisiones


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1 Se hace una programación de escuelas, empresas e instituciones a visitar


Bitácora semanal

2

Se cotejan los grupos recibidos con la bitácora de visitas semanales

Jefe de ventas Bitácora de visitas señales Dyno

3

Al momento del pago se pregunta si el visitante fue contactado por algún ejecutivo de ventas del museo.

Caja General Pregunta en recibo de pago

4 se llena formato de comisiones Jefe de ventas Formato de comisiones

5 Se envía formato de comisiones para autorización a Gerencia Comercial

Jefe de ventas Formato de comisiones

6 Una vez autorizado el formato de comisiones se envía a RH para proceder al pago.

Jefe de ventas en coordinación con Gerencia Comercial.

Formato de comisiones


PR324. Determinación de Comisiones


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PR325 Fijación de Precios, Descuentos y Promociones.

Objetivo Hacer atractivos los servicios internos del museo, desde un recorrido hasta una fiesta de cumpleaños.

Alcance

Aplica para la Gerencia de Comercialización, Gerencia Administrativa, Gerencia Educativa y Dirección. Empieza cuando se comienza a planear una nueva estrategia de venta de acuerdo a la temporada o a las exigencias propias del mercado y finaliza cuando el consumidor final hace el uso de estas mismas.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Departamento de Ventas con la autorización y observancia de la Gerencia Comercial.

Definiciones

Documento de Promociones: Documento donde se documentan los precios, promociones o descuentos y se redactan las políticas, restricciones y/o reglamentos. Botones promocionales: Documento donde se hace el registro de la fijación de precios y descuentos. PDP: Precios, descuentos y promoción.

Políticas

Cada PDP, deberá estar autorizada con la firma de las autoridades máximas de Gerencia Comercial, Gerencia Administrativa y Dirección de Bebeleche, Museo Interactivo de Durango. Las PDP están sujetas a cambios sin previo aviso de acuerdo a la disponibilidad, demanda o conveniencia de Bebeleche Museo Interactivo de Durango con autorización de Dirección. Es responsabilidad del Departamento de Ventas generar los documentos promocionales y los botones promocionales, siempre y cuando Gerencia Comercial haya dado su consentimiento. Todos los PDP deberán tener sus propias políticas, restricciones o reglamentos especificados y entendibles para poder hacérselos llegar a los consumidores finales. Las PDP deberán ser informadas a todos los involucrados internos con la finalidad de conocer lo que se puede ofrecer al visitante o consumidor de espacios. Una vez acordado el registro, y correspondiente pago por el producto o servicio adquirido, el cliente acepta las reglas, políticas, términos de uso y condiciones además de los beneficios inherentes del mismo. Los PDP deberán especificar dentro de sus políticas que ellos mismos están sujetos a disponibilidad y pueden cambiar sus tarifas de acuerdo a temporadas.


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Si… Entonces…

Los precios comienzan a generar poca venta por temporada baja.

Se realizará una campaña haciendo descuentos que se podrán determinar de acuerdo a los historiales de años pasados.

La inflación se eleva notablemente Será momento de aumentar considerablemente los precios que estén bajos de acuerdo a los productos y servicios del mismo nicho de mercado

Los precios de los proveedores se elevan Se tendrán que hacer los aumentos porcentuales de los servicios o productos o del museo.

Llega algún oficio dirigido a dirección pidiendo descuentos específicos

Se espera la autorización de dirección para hacer los botones promocionales pertinentes o las autorizaciones con las indicaciones de Dirección.

La PDP no está funcionando después de tres meses

Se valorará la posibilidad de mejorar la PDP o de cancelarla parcial o definitivamente.

La persona que va a hacer uso de las entradas al museo tiene alguna discapacidad o son mayores a 60 años

Se le aplicara el descuento especial que hay para este nicho de mercado.

En campamento de verano /club del viernes llegan niños de padres trabajadores de gobierno.

Se les tendrá que hacer un descuento especial por pertenecer a los organismos gubernamentales.

En campamento de verano/club del viernes los mismos niños son inscritos periódicamente

Se les realizará un descuento de reinscripción o grupo.

Productos Precios, promociones y descuentos registrados en Dyn0, CAMPAMENTOS.


Dirección Gerente Comercial Gerente Administrativo Sistemas Departamento de Ventas

Visitantes del museo. Usuarios de los espacios que ofrece Bebeleche. Clientes de las actividades que ofrece Bebeleche.

Registro y control


Botones promocionales

Documento de promociones

Indicadores Ventas registradas mes por mes



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1

Antes de comenzar cada mes se revisan los días festivos y las ventas del mes entrante de años pasados para analizar los datos.


Intranet comercial

2

¿Hay días festivos en el próximo mes? Si: Pase a la actividad 3 No: Pase a la actividad 4

Departamento de ventas

Objetivos Bebeleche

3

Se revisan los PDP que hubo en años pasados con el objetivo de valorar los resultados.


Promociones mensuales

4 ¿Es necesario un PDP? Si: Pase a la actividad 5 No: Pase a la actividad 12


5

¿Funciono el PDP en años pasados? Si: Pase a la actividad 7 No: Pase a la actividad 6


Intranet comercial: Http://10.6.88.195:8080/intranet/paquetes

6 Se elabora una nueva PDP Departamento de Ventas

7

Se hace la valoración de cambios y actualizaciones dependiendo de las tendencias actuales y se revisan con Gerencia Comercial para su aprobación.

Gerente Comercial Y Departamento de Ventas.

8

¿Aprueba Gerencia Comercia los PDP? Si: Pase a la actividad 9 No: Pase a la actividad 8

Gerencia Comercial y Departamento de Ventas

9

Se redacta el documento donde quedan por sentados los PDP

Gerente Comercial

Documento de Promociones y/o Botones promocionales.

10 El documento se pasa a las firmas

Gerencia Comercial, Gerencia Administrativa y Dirección

Documento de Promociones y/o Botones Promocionales


PR325. Fijación de precios, descuentos y/o promociones.


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11

Se entrega el documento a Sistemas para la creación del nuevo botón o cambio de precio en el sistema correspondiente.

Departamento de Ventas y Sistemas.

Documento de Promociones y/o Botones Promocionales.

12 Se verifica el funcionamiento del PDP en sistema

Departamento de Ventas, Taquillas, Reservaciones

Sistema Dyn0 y Campamentos

13 ¿El botón funciona? Si: Pase a la actividad 13 No: Pase a la actividad 10

Departamento de Ventas, Taquillas, Reservaciones

Sistema Dyn0 y Campamentos

14

Se comparte con copias y firmas de recibido a las áreas involucradas. Fin del procedimiento


Documento de promociones y/o Botones Promocionales.


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# Instructivo 1 Se enuncia la nueva PDP. 2 Se registra la vigencia que se le va a dar a la PDP. 3 Se da una breve explicación de la causa por la que se está haciendo la PDP. 4 Se registras las políticas y restricciones que se validaran en la PDP. 5 Se pone el costo de la PDP.


Botón promocional


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6 Se registra el descuento de la PDP, eso solo en caso de que aplique, no es un campo obligatorio.

7 Se registra el cobro que se realizará al consumidor final. 8 Se registra el tipo de acceso; acceso individual, grupal o cuantas personas entran por

cobro. 9 Se registra el producto físico que se le entrega al consumidor final. 10 Se registran las observaciones pertinentes, entre ellas quien será el encargado de la

venta del PDP. 11 Firma de autorización de Gerente Comercial. 12 Firma de autorización de Gerente Administrativo. 13 Firma de Dirección.


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Formato promocional


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# Instructivo 1 Se enuncia la nueva PDP. 2 Se registra la vigencia que se le va a dar a la PDP. 3 Se da una breve explicación de la causa por la que se está haciendo la PDP. 4 Se registras las políticas y restricciones que se validaran en la PDP. 5 Se registra la información que se quiere dar a conocer a las partes involucradas. 6 Se registra el producto físico que se le entrega al consumidor final (ticket o recibo) 7 Se registran las observaciones pertinentes, entre ellas quien será el encargado de la

venta del PDP. 8 Firma de autorización de Gerente Comercial. 9 Firma de autorización de Gerente Administrativo. 10 Firma de Dirección.


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PR328 Telemarketing

Objetivo

Buscar a través del uso de instrumentos de comunicación llegar a más clientes potenciales disminuyendo los gastos de venta, remplazando las visitas personales por llamadas informativas que permitan al público objetivo tener la información pertinente sin necesidad de que las estén buscando.

Alcance Aplica para Auxiliares de Taquilla, Auxiliar de Ventas, Ejecutivo de Eventos y Reservaciones, bajo la supervisión de Departamento de Ventas en colaboración con Departamento de Mercadotecnia.

Aplicación Es responsabilidad del Departamento de Ventas en colaboración con todo su equipo de trabajo.

Definiciones

Bebeleche: Se le reconocerá a Bebeleche como persona que realiza la llamada representando a Bebeleche Museo Interactivo de Durango, sin importar que sea; Auxiliar de Taquilla, Auxiliar de Ventas y/o Ejecutivo de Eventos y Reservaciones. Cliente: Se le llamará cliente a la persona a la que se esté llamando y tenga un perfil de Cliente potencial. Partes involucras: Se refiere a cualquier departamento de Bebeleche, Museo Interactivo de Durango que requiera transmitir un mensaje u ofrecer un producto al público. Equipo de ventas; se reconoce como equipo de ventas a los encargados de hacer el telemarketing, generalmente; Auxiliar de Ventas, Ejecutivo de Eventos y Reservaciones y en caso de temporadas altas cuando haya una carga de trabajo excesiva se pedirá el apoyo a Auxiliares de Taquilla. Telemarketing: proceso de ventas de productos y servicios via telefonica

Políticas

La información protocolaria que se maneje en cada llamada deberá estar autorizada por Gerencia Comercial.

Nunca se podrá dar información falsa al Cliente, de lo contrario se le dará una sanción administrativa a quien haya realizado la llamada por incumplimiento y faltas a la verdad.

Se deberán respetar los protocolos con la finalidad de que Bebeleche se mantenga en una sola línea y la información afuera no comience a descomponerse.

Es responsabilidad de quien brinda la información este comprometido con la verdad y cumpla con lo que acaba de ofrecer al Cliente.

La información que el Cliente proporcione a Bebeleche será tratada con confidencialidad, y so podrá usarse para beneficio personal.

Está prohibido pedir información de cuentas bancarias a los Clientes o presionarlos para dar información personal que ellos no deseen compartir.


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Si… Entonces…

El Cliente se ve molesto o se siente acosado por la llamada recibida

Bebeleche se disculpara de inmediato, deseara un buen día y finalizara la llamada, haciéndolo saber a Jefe de Departamento de Ventas para eliminar su contacto de la base de datos oficial.

El Cliente está interesado de la llamada realizada

Bebeleche pedirá los datos personales para agendar una cita personal, con el área indicada.

El Cliente está interesado pero no quiere dar datos personales

Bebeleche agendará otra cita telefónica para que el especialista en el producto o servicio que se le está ofertando le llame y pueda resolver todas las dudas que el Cliente tenga.

El Cliente pide que le llamen después Bebeleche agendara una nueva cita y lo apuntara en la base de datos oficial para que el turno que llegue o a quien le corresponda pueda realizar la llamada de nuevo.

Bebeleche encuentra un área de oportunidad en la información que está dando al Cliente

Se lo hará saber al Departamento de Ventas para dar una capacitación más profunda (nunca deberá quedarse con ninguna duda ya que es el que transmite la información al público en general).

Productos El producto que se ofrece puede variar de acuerdo a la temporada: Espacio para eventos, fiestas de cumpleaños, campamentos de verano y/o club del viernes.


Departamento de Ventas Departamento de Mercadotecnia Auxiliar de Taquilla Auxiliar de Eventos Ejecutivo de Eventos y Reservaciones

Cliente potencial

Registro y control


Protocolo de llamada Botón de promociones Reporte general de llamadas

Indicadores Número de personas prospectadas al área indicada.

Referencias Plan Anual de Ventas Plan Anual de Mercadotecnia


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1 Se recaba toda la información necesaria del producto o servicio que se va a ofrecer

Departamento de Ventas y Partes Involucras.

2

Se elabora un protocolo de llamada concreto y conciso con la información necesaria en un periodo no mayor a un minuto, de acuerdo al producto o servicio que se vaya a ofrecer.

Departamento de Ventas y Departamento de Mercadotecnia.

Protocolo de llamada

3 Se reúne al equipo de Departamento de Ventas que esté involucrado para hacer la capacitación del tema que se abordará.


Protocolo de llamada y Botón de Promociones

4

¿Ya existe la base de datos a la que se va a llamar? Si: Pase a la actividad 7 No: Pase a la actividad 5


5 Se proporciona al Equipo de Ventas la información necesaria para realizar la base de datos.


Campamentos

6 Se filtra la base de datos de acuerdo a las especificaciones recibidas del departamento de ventas.

Equipo de Ventas

7 Se llama a cada Cliente ofreciéndole el producto o servicio planteado

Equipo de Ventas

8 Hay cliente está interesado: Si: Pase a la actividad 9 No: Pase a la actividad 10

Equipo de Ventas

9

Se agenda una nueva llamada y se pide dirección en caso de que quiera ser visitado por la parte especializada del producto.

Equipo de Ventas

10

Se agradece el haber tomado la llamada, se confirma el correo electrónico del Cliente y se le envía el Brochure informativo para su conocimiento.

Equipo de Ventas

11 ¿Hay más clientes en la lista? Si: Pase a la actividad 7 No: Pase a la actividad 12

Equipo de Ventas

12

Se realiza un reporte general de llamadas a Departamento de Ventas para dar seguimiento a los interesados. Fin del Procedimiento.

Equipo de Ventas Reporte General de Llamadas


PR328. Plan de Marketing


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# Instructivo 1 Se registra el saludo con el que comenzará el protocolo de llamada 2 Se registra la posible respuesta del cliente. 3 Se registra la información que el Equipo de Ventas trasmitirá al Cliente. 4 Se registra la posible respuesta del cliente 5 Se registra la solución y despedida de Bebeleche.


Protocolo de llamada


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# Instructivo 1 Registrar el número del cliente interesado, 2 Registrar el nombre del cliente.

3 Registrar los comentarios, especificaciones y recomendaciones que el Equipo de Ventas haya notado para un futuro cierre de venta.

4 Se registra la nueva fecha y hora que se acordó con el cliente, y en caso de visita al cliente, también se registra su dirección.


Reporte general de llamadas


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SP33. EVENTOS Y RESERVACIONES


PR331. Realización de Eventos

Objetivo

Ofrecer a los diferentes sectores del estado los espacios que hay en Bebeleche Museo Interactivo para las celebraciones que se acomoden a sus necesidades: fiestas infantiles, ceremonias formales, exposiciones, conferencias, o cualquier otro evento que se acomode a las instalaciones. Además de diseñar, planear y realizar los presupuestos para cada tipo de evento con la finalidad de tener cuotas de recuperación para mantenimiento del museo.

Alcance

Este procedimiento aplica para todos los interesados; empresas privadas, dependencias gubernamentales, educación básica, media y superior, familias interesadas en el salón de fiestas infantiles, entre otros. Inicia con la solicitud de informes de reservación y requisitos por parte del solicitante del evento y termina con la limpieza al término del evento o la entrega del mobiliario al proveedor según corresponda.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Departamento de Ventas por medio del ejecutivo de Eventos y Reservaciones.

Definiciones

Formato de cotización: Se le conoce al formato de cotización como aquel documento que se le entrega al prospecto con los valores monetarios del espacio que se quiere rentar. Ficha técnica: itinerario con planeación y peticiones especiales del evento que se va a realizar. Carta responsiva: documento oficial institucional donde al responsable del evento se le da a conocer las políticas y responsabilidades que esté acepta con su firma al final del documento.

Políticas

POLÍTICAS DE FIESTAS INFANTILES

Los eventos tendrán que programarse con 10 días de anticipación, al igual que la entrega de documentos solicitados y el 50% de anticipo para concretar la reservación.

Los eventos deberán de realizarse dentro de los horarios de apertura del Museo, y éste se reserva la posibilidad de hacerlo en días y horas no hábiles.

El (la) Responsable del área de Eventos, es el único conducto de Bebeleche Museo Interactivo de Durango para cotizar, negociar, acordar y coordinar la logística completa del evento (día, lugar, hora, requerimientos, personal, visitantes, cotización, etc.)

Los documentos que el organizador del evento deberá presentar con el (la) Responsable del área de Eventos son los siguientes:

a) Formato “Carta Responsiva” GC-EE-FCR-001, debidamente firmado por el organizador.

b) Comprobante de pago (ficha de depósito, transferencia bancaria, ficha de ingresos


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a caja general de Bebeleche) en original y/o copia.

Estos documentos deberán de ser entregados antes de efectuarse el evento; de lo contrario Bebeleche Museo Interactivo de Durango podrá cancelar el evento.

El evento quedará confirmado una vez que el (la) Responsable del área de Eventos haya entregado al interesado la documentación siguiente:

a) Copia del Formato “Carta Responsiva” GC-EE-FCR-001. b) Copia del Ticket de Pago a Bebeleche Museo Interactivo de Durango c) Copia del Formato “Itinerario de Evento” GC-EE-FIE-002 d) Copia del Formato “Políticas de Eventos” GC-EE-FPE-001

La “Carta Responsiva” es un documento en el que el organizador del evento se hace responsable de quienes participen y acudan al evento, así como por cualquier accidente o incidente que se pueda suscitar al interior del Museo, en éste mismo documento el interesado acepta los términos, condiciones, políticas, reglamentos, decálogos y cuotas de recuperación establecidos por Bebeleche Museo Interactivo de Durango.

El “Itinerario de Evento” es un documento que detalla de manera específica los horarios para los diversos servicios que presta Bebeleche Museo Interactivo de Durango, y a los cuales deberán de sujetarse el interesado y sus invitados.

Bebeleche Museo Interactivo de Durango asignará un Anfitrión del Evento para que apoye en la logística del evento de manera directa con el organizador del mismo.

Para poder apartar fecha del evento, se deberá pagar un 50% de anticipo como hace mención el punto número 1 y el resto tendrá que liquidarse 3 días antes del evento.

En caso de que el interesado llegue a cancelar el evento se le cobrará por incumplimiento de contrato un 30% del anticipo otorgado previamente, siempre y cuando la cancelación sea hecha en un lapso no menor de tres días antes del evento, en caso de ser menos días, la empresa retendrá el monto total del anticipo.

Es obligatorio que el organizador del evento efectué scouting previo a la fecha acordada para el evento, en compañía del (la) Responsable del área de Eventos para definir los detalles y logística del evento.

En caso de requerir algún tipo de mobiliario ajeno al museo o con características particulares, el ingreso deberá ser autorizado por Bebeleche, Museo Interactivo de Durango.

En caso de utilizar mobiliario o equipo que necesite suministro de energía eléctrica, se deberá hacer una visita técnica con el (la) Responsable del área de Eventos y el personal de mantenimiento, quien valorará y autorizará la utilización del mismo.

Se definirá un itinerario para el evento de acuerdo a las necesidades propias del organizador.

Los invitados del organizador del evento sólo podrán accesar a las áreas previamente acordadas y autorizadas por Bebeleche y en los horarios previamente definidos.

No se permite la entrada con ningún tipo de bebidas y alimentos, artistas, edecanes, botargas u otro tipo de personal no autorizado, ni la realización de show ni performance, si no es acordado y autorizado previamente con Bebeleche Museo Interactivo de Durango.

No está permitido fumar dentro de las instalaciones del museo sin excepción alguna.

No se permitirá clavar, pegar ni perforar ningún tipo de material POP (lonas, pendones, banners, etc.) en las paredes de las instalaciones del Museo, y para la exposición de marcar ajenas al Museo será necesaria la aprobación de Bebeleche.

El organizador tendrá como tolerancia 15 minutos después de la hora acordada de la finalización del evento, después de ese tiempo se cobrará como hora extra $1,000.00 (mil pesos m/n).

Las cuotas de recuperación por concepto de realización de eventos, están sujetas a cambio


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sin previo aviso. Se respetará la cuota una vez pagado el 50% del anticipo.

El montaje y desmontaje deberá de efectuarse fuera del horario de apertura del museo o en su caso acordarlo con el (la) responsable de eventos, siempre y cuando dicho montaje no interfiera con la operación normal del museo.

Queda estrictamente prohibida la venta y o consumo de bebidas alcohólicas y o cigarros, así como el manejo de marcas relacionadas a estos productos.

Queda prohibido hacer uso del espacio para fines de lucro o fines partidistas.

En caso de ser empresa a la que se le haya concedido un descuento, debe establecer una medida por la cual el museo identificará a tal visitante, es decir el trabajador debe presentar un documento que lo acredite como tal.

POLÍTICAS DE FIESTAS INFANTILES

Los eventos tendrán que programarse con 10 días de anticipación, al igual que la entrega de documentos solicitados y el 50% de anticipo para concretar la reservación.

Los eventos deberán de realizarse dentro de los horarios de apertura del Museo, y éste se reserva la posibilidad de hacerlo en días y horas no hábiles.

El (la) Responsable del área de Eventos, es el único conducto de Bebeleche Museo Interactivo de Durango para cotizar, negociar, acordar y coordinar la logística completa del evento (día, lugar, hora, requerimientos, personal, visitantes, cotización, etc.)

Los documentos que el organizador del evento deberá presentar con el (la) Responsable del área de Eventos son los siguientes:

a) Formato “Carta Responsiva” GC-EE-FCR-001, debidamente solicitado y firmado por el organizador.

b) Comprobante de pago (ficha de depósito, transferencia bancaria, ficha de ingresos a caja general de Bebeleche) en original y/o copia.

Estos documentos deberán de ser entregados antes de efectuarse el evento; de lo contrario Bebeleche Museo Interactivo de Durango podrá cancelar el evento.

El evento quedará confirmado una vez que el (la) Responsable del área de Eventos haya entregado al interesado la documentación siguiente:

a) Copia del Formato “Carta Responsiva” b) Copia del Ticket de Pago a Bebeleche Museo Interactivo de Durango c) Copia del Formato “Itinerario de Evento” d) Copia del Formato “Políticas de Eventos”

La “Carta Responsiva” es un documento en el que el organizador del evento se hace responsable de quienes participen y acudan al evento, así como por cualquier accidente o incidente que se pueda suscitar al interior del Museo, en éste mismo documento el interesado acepta los términos, condiciones, políticas, reglamentos, decálogos y cuotas de recuperación establecidos por Bebeleche Museo Interactivo de Durango.

El “Itinerario de Evento” es un documento que detalla de manera específica los horarios para los diversos servicios que presta Bebeleche Museo Interactivo de Durango, y a los cuales deberán de sujetarse el interesado y sus invitados.

Bebeleche Museo Interactivo de Durango asignará un Anfitrión del Evento para que apoye en la logística del evento de manera directa con el organizador del mismo.

Para poder apartar fecha del evento, se deberá pagar un 50% de anticipo como hace mención el punto número 1 y el resto tendrá que liquidarse 3 días antes del evento.

En caso de que el interesado llegue a cancelar el evento se le cobrará por incumplimiento de contrato un 30% del anticipo otorgado previamente, siempre y cuando la cancelación sea hecha en un lapso no menor de tres días antes del evento, en caso de ser menos días, la


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Si… Entonces…

No se programa el evento con 10 días de anticipación

Se valora la disponibilidad de la fecha en base a las fechas disponibles.

No presenta todos los requisitos antes de los 3 días de la fecha programada para el evento.

Se cancela el evento y se da aviso telefónico

No presenta alguno de los requisitos antes de los 3 días de la fecha programada para el evento.

Se da aviso telefónico de los requerimientos pendientes y se notifica de la posibilidad de cancelación.

empresa retendrá el monto total del anticipo.

Es obligatorio que el organizador del evento efectué scouting previo a la fecha acordada para el evento, en compañía de él (la) Responsable del área de Eventos para definir los detalles y logística del evento.

En caso de requerir algún tipo de mobiliario ajeno al museo o con características particulares, el ingreso deberá ser autorizado por Bebeleche, Museo Interactivo de Durango.

En caso de utilizar mobiliario o equipo que necesite suministro de energía eléctrica, se deberá hacer una visita técnica con el (la) Responsable del área de Eventos y el personal de mantenimiento, quien valorará y autorizará la utilización del mismo.

Se definirá un itinerario para el evento de acuerdo a las necesidades propias del organizador.

Los invitados del organizador del evento sólo podrán acceder a las áreas previamente acordadas y autorizadas por Bebeleche y en los horarios previamente definidos.

No se permite la entrada con ningún tipo de bebidas y alimentos, artistas, edecanes, botargas u otro tipo de personal no autorizado, ni la realización de show ni performance, si no es acordado y autorizado previamente con Bebeleche Museo Interactivo de Durango.

No está permitido fumar dentro de las instalaciones del museo sin excepción alguna.

No se permitirá clavar, pegar ni perforar ningún tipo de material POP (lonas, pendones, banners, etc.) en las paredes de las instalaciones del Museo, y para la exposición de marcar ajenas al Museo será necesaria la aprobación de Bebeleche.

El organizador tendrá como tolerancia 15 minutos después de la hora acordada de la finalización del evento, después de ese tiempo se cobrará como hora extra $1,000.00 (mil pesos m/n).

Las cuotas de recuperación por concepto de realización de eventos, están sujetas a cambio sin previo aviso. Se respetará la cuota una vez pagado el 50% del anticipo.

El montaje y desmontaje deberá de efectuarse fuera del horario de apertura del museo o en su caso acordarlo con el (la) responsable de eventos, siempre y cuando dicho montaje no interfiera con la operación normal del museo.

Queda estrictamente prohibida la venta y o consumo de bebidas alcohólicas y o cigarros, así como el manejo de marcas relacionadas a estos productos.

Queda prohibido hacer uso del espacio para fines de lucro o fines partidistas.

En caso de ser empresa a la que se le haya concedido un descuento, debe establecer una medida por la cual el museo identificará a tal visitante, es decir el trabajador debe presentar un documento que lo acredite como tal.


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Productos Formato de Cotización Ficha Técnica Carta Responsiva Políticas de evento Ficha técnica interna


Mantenimiento. Cliente

Registro y control


GC-DV-EE-F003 Formato de cotización Ficha técnica Carta Responsiva Políticas de eventos.

Indicadores Numero de eventos realizados y quejas

Referencias Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche Manual de Organización Manual de Trámites y Servicios


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1 Solicita informes de reservación y requisitos.

Solicitante de evento

2 Informa requisitos y revisa fecha disponible

Ejecutivo de Eventos y Reservaciones.

3 Informa necesidades del evento Solicitante de evento

4 Elabora cotización Ejecutivo de Eventos y Reservaciones.

Formato de Cotización

5 ¿Acepta? No: finaliza el procedimiento Si: pasa a actividad 6


6 Elabora Itinerario, Reglamentos, Decálogo del visitante, Carta responsiva


Ficha técnica, Carta responsiva, políticas del evento.

7 Agenda fecha de evento y servicios que brindara


8 Firma carta responsiva Solicitante de Evento

9 Realiza pago en taquilla Solicitante de Evento

10

Revisa si se realizó el pago ¿Se realizó el pago? No pasa a actividad 11 Si pasa a actividad 13


11

Contacta al solicitante del evento para confirmación o cancelación ¿Realizara el evento? No: finaliza el procedimiento Si: pasa a actividad 12

Ejecutivo de Eventos y Reservaciones

12 Entrega Carta Responsiva y Comprobante de Pago.


13 Archiva carta responsiva Ejecutivo de Eventos y Reservaciones)


PR331. Eventos


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14

Revisa si falta mobiliario para el evento ¿Falta mobiliario para el evento? No: pasa a actividad 17 Si: pasa a actividad 15


15 Pasa la requisición de mobiliario faltante al área de compras.


16 Contacta a Gerencia de Mantenimiento con Proveedor de mobiliario


17 Informa sobre el acomodo del mobiliario a la Gerencia de Mantenimiento

Solicitante de evento Ficha técnica interna

18 Informa sobre la hora del acomodo y desmontaje de mobiliario al Proveedor de mobiliario,


19 Realiza la limpieza Gerencia de Mantenimiento (Limpieza)

20 Realiza último pago del evento en Taquilla

Solicitante de evento Ticket

21 Recibe último pago del evento Ejecutivo de Eventos y Reservaciones

22 Da bienvenida del evento Ejecutivo de Eventos y Reservaciones

23 Realiza limpieza al término del evento

Gerencia de Mantenimiento (Limpieza)

24 ¿Se requirió mobiliario externo? No finaliza el procedimiento Si pasa a actividad 25


25 Entrega mobiliario a Proveedor de mobiliario


26

Realiza su corte diario y entrega a Caja General Fin del Procedimiento.


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# Instructivo 1 Día, mes y año en que se realiza la cotización. 2 Empresa o institución educativa o familia a quien se le va a entregar la cotización. 3 Dirección registrada de la empresa, familia o institución a quien se le entregará la

cotización. 4 RFC oficial de la empresa o persona física a quien se le entregará la cotización y correo

electrónico (no es obligatorio). 5 Nombre de la persona que está requiriendo la cotización.

Nombre del Formato Clave del Formato

Formato de Cotización GC-DV-EE-F003


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6 Cargo del organizador. 7 Teléfono celular del organizador. 8 Teléfono de oficina del organizador. 9 Extensión del teléfono del organizador en caso de aplique. 10 Fecha en que el organizador requiere el evento. 11 Hora de llegada a Bebeleche, Museo Interactivo. 12 Hora de salida a Bebeleche, Museo Interactivo. 13 Espacios que se ofrece para dicho evento. 14 Un aproximado de las personas que asistirán. 15 Hora de llegada. 16 Hora de salida. 17 Se describen las observaciones que el museo tenga que declarar para conocimiento

del que requiere la información. 18 No aplica. 19 No aplica. 20 No aplica. 21 No aplica. 22 Se registra el nombre y firma del jefe de departamento de ventas. 23 Se registra el nombre y firma del ejecutivo de reservaciones y eventos.


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Carta Responsiva


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# Instructivo 1 Registrar el Estado donde se va a llevar acabo el evento. 2 El número de día donde estará activa la actividad. 3 Mes actual. 4 Año actual 5 Nombre del plantel educativo, empresa, organismo del que representa. 6 No aplica. 7 No aplica 8 Domicilio formal de la institución, empresa o persona que está reservando. 9 Numero exterior del domicilio formal de la institución empresa o persona que está

reservando. 10 Colonia registrada en el domicilio de la institución empresa o persona que está

reservando. 11 Código postal oficial de la institución empresa o persona que está reservando. 12 Ciudad de la institución empresa o persona que está reservando 13 Estado de la institución empresa o persona que está reservando 14 Teléfono de la institución, empresa o persona que está reservando 15 Número del día que se realizará el evento. 16 Mes que se realizara el evento. 17 Año en el que se realizará el evento. 18 Datos generales del responsable del evento; nombre completo y teléfono celular.


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Ficha Técnica |


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# Instructivo 1 Día en que está previsto el evento en el museo. 2 Anotar el lugar en donde se llevará a cabo el evento, en este caso: Bebeleche, Museo

Interactivo de Durango. 3 Se registra cual es el espacio rentado y espacios a los que tiene derecho. 4 En caso de haber, se registran las peticiones especiales de la institución, empresa o

persona responsable. 5 Se registra toda la logística que se llevara a cabo desde el comienzo del evento hasta

la salida de los invitados. 6 Hora estimada de llegada. 7 Hora estimada de salida. 8 Las consideraciones que la institución debe de tomar en cuenta para el evento.


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# Instructivo 1 Se registrara el nombre formal del evento. 2 Se registra la fecha en que se realizará el evento. 3 Se registra el área donde se realizara el evento. 4 Se registra la hora en que se llevará a cabo el evento. 5 Se registra el número de personas que se esperan para el evento. 6 Se registra el responsable del evento. 7 Se registra el tipo de evento y las generalidades mínimas del evento. 8 Se registran los requerimientos generales del evento. 9 Se registran los pedimentos especiales que se requieren del área de atención al

visitante.


Ficha técnica interna


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10 En caso de que aplique se registran en número de amigos que se requiere para el evento.

11 Se registran todas las especificaciones que se requieren para el evento, desde la limpieza del espació hasta el acomodo del mobiliario.

12 Se registran los requerimientos para taquillas solo en caso de ser necesario. 13 Se registra el itinerario previsto desde la hora de llegada de los visitantes hasta la hora

de salida. 14 Se registran los requerimientos a tienda en caso de ser necesarios. 15 Se registra el tipo de prioridad del evento: Media, alta, secundaria. 16 Se registra el departamento que autorizó la realización del evento. 17 Se registra la persona que elaboro la planeación del evento. 18 Se registra el cargo de la persona que realizó el evento.


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PR332. Reservación de Grupos Escolarizados

Objetivo Brindar la información oportuna y necesaria a los diferentes entes educativos sobre las actividades, recorridos y disponibilidad de horarios, para reservaciones grupales, haciendo el cierre de estas mismas, con la finalidad de atraer mayor número de instituciones educativas, para fomentar la ciencia y tecnología en los estudiantes de educación básica.

Alcance El procedimiento es para todos los entes educativos, principalmente para educación básica, sin embargo, se reciben a todas las instituciones, sin importar edades ni grados. El único requisito para que se registre como reservación de grupos es tener un mínimo de diez personas para aprobar las tarifas especiales. Éste método inicia con la solicitud de información y requisitos de reservación por parte de la institución educativa, y finaliza con el corte de ingresos diarios por parte del Ejecutivo de Eventos y Reservaciones.

Aplicación La aplicación de éste procedimiento es responsabilidad del Ejecutivo de Eventos y reservaciones con supervisión de jefe de departamento de ventas y con la observación de la Gerencia de Comercialización.

Definiciones Reservación: se designa a aquella acción de solicitar la separación de un espacio grupal para recibir un recorrido por el museo. La carta responsiva: es un documento en el que el responsable del grupo se hace cargo de la salida, traslado, seguridad, cuidado y estado de salud del grupo, así como por cualquier accidente o incidente que se puedan suscitar al interior del Museo. En este mismo documento el responsable del grupo acepta los términos, condiciones, políticas, reglamentos, decálogos y cuotas de recuperación establecidos por Bebeleche, Museo Interactivo de Durango. El itinerario del grupo: es un documento que detalla de manera específica los horarios para los diversos servicios que presta Bebeleche, Museo Interactivo de Durango, y a los cuales deberán de sujetarse los grupos para que su visita sea más placentera. La institución educativa tiene la opción de presentar el formato de Atención en caso de Emergencias, el cual permitirá actuar de mejor manera en caso de presentarse una emergencia o accidente dentro del museo.

Políticas

Bebeleche, Museo Interactivo de Durango, es un espacio educativo que fomenta el gusto por la ciencia, la tecnología, la cultura y el arte, donde niños, adolescentes y adultos aprenderán de una manera divertida.

Por cada 10 niños de primaria entrará un adulto gratis. Por cada 5 niños de educación preescolar podrá entrar un adulto gratis.


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Si… Entonces…

No se reserva con 10 días de anticipación Se valora la disponibilidad de la fecha en base a la capacidad instalada de atención

No presenta todos los requisitos antes de los 3 días de la fecha programada para la visita

Se cancela la reservación y se da aviso telefónico

No presenta alguno de los requisitos antes de los 3 días de la fecha programada para la visita

Se da aviso telefónico de los requerimientos pendientes y se notifica de la posibilidad de cancelación.

Asisten mayor número de personas en relación a la reservación

Se paga la diferencia en taquilla, respetando la tarifa acordada por la ejecutiva de reservaciones.

No aplica con promociones de septiembre, octubre y noviembre.

La reservación debe ser realizada más tardar con cinco días de anticipación, y el pago deberá realizarse mínimo con dos días de anticipación previos a la visita. Podrá realizarlo en el área de reservaciones o directamente en el banco Banorte a la cuenta 0641-2290-75 o al número de CLABE 072 190 006412290751.

En caso de no realizar su pago dentro de los términos del punto anterior, su pago deberá efectuarse en el área de taquilla a costo de tarifa regular.

Al momento de realizar el pago de su reservación le serán entregados al responsable del grupo los brazaletes correspondientes al número de personas que pago.

El responsable del grupo será el/la encargado(a) de los brazaletes, ya que no se efectúan devoluciones de efectivo.

Los brazaletes entregados son válidos únicamente para el día en que está programada la visita.

En este correo se anexan documentos incluyendo cotización, itinerario, políticas y la carta responsiva que se deberán entregar firmados y sellados por la Dirección de la Institución, junto con una copia de la identificación oficial del maestro responsable de la reservación.

El día de la visita es necesario que acudan todos los adultos contemplados ya que serán los responsables de la conducta y el cuidado de los niños.

Dentro del Museo contamos con servicio médico y seguridad privada para tranquilidad de los visitantes, cabe recalcar que ningún niño sale solo del museo a menos que sea de la mano de un adulto que esté previamente identificado y ningún niño sale del museo dormido.

Es necesario que los niños traigan refrigerio, no permitimos el acceso de mochilas ni loncheras a las instalaciones, por lo mismo todos los alimentos deberán venir dentro de una o varias cajas grandes de cartón o plástico con el nombre de la escuela. Estas, deberán ser depositadas en el área de Paquetería a su llegada y serán devueltas en el momento en que su itinerario indique el consumo de alimentos.

Los costos y la disponibilidad de las Salas están sujetos a cambios sin previo aviso.

Por ningún motivo Bebeleche, Museo Interactivo de Durango podrá efectuar devoluciones en efectivo de admisiones pagadas, y solo por causas de fuerza mayor que la institución valore se podrá entregar pases equivalentes a las admisiones pagadas, reservándose el derecho de hacerlo.

Las visitas de grupos se deberán llevar a cabo dentro del horario de apertura del Museo.


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Asiste un menor número de personas en relación a la reservación

Se entregan pases escolares en relación a las admisiones pagadas con la ejecutiva de reservaciones

La institución educativa no continúa con el procedimiento de reservación.

La ejecutiva de reservaciones de seguimiento telefónico con la institución educativa.

Los niños se presentan en el Museo con objetos personales.

Se dejan las pertenencias en paquetería

El responsable del grupo no presenta a su llegada al Museo el desayuno organizado por grupos en un contenedor propio.

El Museo proporcionará un contenedor donde deberán guardar los desayunos organizados por grupos.

Productos Pulseras para los grupos reservados y comprobantes de pago.


Caja general Atención al visitante

Instituciones educativas

Registro y control


Formato de Cotización Ficha Técnica Carta Responsiva Políticas y Formas de Pago de Reservaciones

Indicadores Numero de reservaciones confirmadas

Referencias Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche Manual de Trámites y Servicios


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1 Solicita informes y requisitos para agendar visita al Museo.

Institución educativa

2 Proporciona informes y requisitos para reservar visita al museo

Departamento de ventas (Ejecutivo de reservaciones)

Formato de cotización en PDF por correo.

3 Proporciona Carta Responsiva de Reservaciones, y Políticas Generales.

Departamento de ventas (Auxiliar de reservaciones)

Carta Responsiva, Ficha Técnica y Carta Responsiva.

4 Requisita y presenta Carta Compromiso. Institución Educativa

5

Recibe, revisa y verifica Carta compromiso ¿Están completos los requisitos? Si: pasa a actividad 7 No: pasa a actividad 6


6 Informa sobre los requisitos pendientes. Pasa a actividad 4.


7 Realiza pago en banco o en Museo Bebeleche

Institución educativa

8 Confirma la reservación, agenda en sistema DYNO y cierra venta


Ticket

9 Elabora Itinerario de reservaciones


Itinerario de reservaciones

10 Entrega ticket comprobante de servicios pagados e itinerario de reservaciones a institución educativa


11

Entrega al área de Atención al Visitante los documentos para dar acceso inmediato a la escuela a su llegada al Museo.


12 Hace corte de ingresos diario y entrega a Caja General. Fin del procedimiento

Área de Caja General

Informe de Arqueo Físico de Caja General


PR332. Reservación de Grupos Escolarizados


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SP34. TAQUILLA


PR341. Ventas a través de Taquilla

Objetivo Recibir a cada visitante de manera amable brindándole la información que éste requiera para alentarlo a adquirir sus entradas y tener una experiencia inolvidable.

Alcance Aplica para todos los visitantes del museo sin importar edades ni procedencias, Inicia cuando el auxiliar de cajas llega a su lugar y se actualiza con la información del día y finaliza cuando el responsable del área caja recibe el corte del día.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Jefe del Departamento de Ventas, del Auxiliar de Taquillas y de Caja General.

Definiciones Taquilla. Lugar físico donde se lleva a cabo la venta de boletos de ingreso al Museo y explicaciones de promociones vigentes. Redención de Promociones: Hacer valida una promoción.

Políticas

Taquilla se hará responsable de un fondo fijo previamente autorizado por Gerencia Administrativa y Gerencia Comercial, el cual será entregado por el área de caja general y podrá ser supervisado en el momento que sea necesario, tanto por caja general, como por contraloría interna.

El horario de venta de boletos de entrada al Museo será de martes a viernes de 9:00 a 17:00 hrs; sábado, domingo, días festivos y temporada vacacional de 11:00 a 19:00 hrs.

Saludar amablemente al visitante y utilizar el protocolo oficial para adquirir la información que la gerencia de comercialización solicita para el conocimiento general de sus visitantes: lugar de residencia, número de visitas al museo, por qué medio se entero del museo y hacer la verificación de las edades de los mismos.

Cuando el cliente decida que paquete comprará, el Auxiliar de Taquilla deberá comentarle nuevamente lo que está comprando, antes de que se vaya a registrar la venta en el sistema, para evitar cualquier tipo de cancelación por parte del cliente.

El Auxiliar de Taquilla siempre deberá de preguntar al cliente la forma de pago, si este será en efectivo o tarjeta de débito o crédito, antes de registrar la venta en el sistema.

El Auxiliar de Taquilla deberá informar al visitante de las promociones existentes antes de la venta del boleto.

Cuando la manera de pago sea con tarjeta de débito o crédito, el Auxiliar de Taquilla deberá de probar primero la terminal bancaria y al obtener el ticket o baucher de la operación, se podrá registrar la venta en el sistema, esto es para evitar el cruce de forma de pago de efectivo Vs tarjeta bancaria.

Cualquier paquete que se haya comprado, deberá de registrarse correctamente en el sistema, así como las cortesías gratuitas, pases, accesos o cualquier otra promoción


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Queda prohibido cambiar dinero a empleados del museo.

El Auxiliar de Taquilla tiene prohibido el uso de celulares o cualquier tipo de medio de comunicación cuando se encuentren atendiendo a un cliente.

El Auxiliar de Taquilla no tiene permitido realizar una cancelación, a menos que esté autorizado mediante la firma de la Gerencia Comercial o Jefe de Ventas. En caso de que se efectúe cancelación, ésta se tendrá que respaldar con el ticket del paquete adquirido, ticket de su cancelación y documentar el motivo por el cual se llevó a cabo.

No se realizaran devoluciones en efectivo sobre la venta de boletos de entrada al Museo.

Cuando EL Auxiliar de Taquilla llegara a quedarse sin fondo de caja, los pasos a seguir son:

Acudir a Caja General para hacer el cambio de billete por morralla con anticipación.

Solo en casos extraordinarios cuando Caja General no se encuentre en su lugar, será necesario pasar a tiendita con previa autorización de Jefe de Ventas.

Cuando el Auxiliar de Taquilla tenga que salir de su área de trabajo, por seguridad, siempre deberá dejar cerrada la puerta con llave.

El Auxiliar de Taquilla deberá registrar todas las ventas efectuadas en sistema DYNO o campamentos del Museo.

El pre-corte se deberá de realizar 15 minutos antes de la hora de salida de cada auxiliar de taquilla. para que se tenga listo a primera hora del día siguiente.

El Auxiliar de Taquilla, siempre deberá de contar mínimo tres veces el dinero en efectivo obtenido como ganancia de ventas del día, para asegurarse que dicha cantidad para el corte es correcta.

Realizar el cierre o corte del día de la terminal bancaria.

Para realizar el pre-corte, se deberá Ingresar al sistema la cantidad tanto en efectivo como de tarjetas bancarias de la venta del día.

Se deberá imprimir 2 tickets del pre-corte, uno es para Caja General y el otro para el Auxiliar de taquilla.

El Auxiliar de Taquilla en su pre-corte deberá de entregar al Responsable del Área de Caja General:

a) Comprobante de pre-corte. b) Dinero en efectivo. c) Bauchers de la terminal bancaria, así como su cierre. d) Los cupones, Bebelecheques, accesos o pases Bebeleche pegados en una hoja

limpia, la cual deberá de llevar la fecha, nombre de la Ejecutiva de Taquilla y su firma, para comprobar lo físico con el sistema.

El personal de Caja General, entregará copia del recibo de dinero entregado, copia de la impresión del corte al Auxiliar de Taquilla, estos documentos deberán de ser firmados por ambas partes.

El Auxiliar de Taquilla deberá de archivar el recibo y el ticket de comprobante de corte.


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Si… Entonces…

Se solicita un devolución sobre la venta de boletos de entrada

Se podrán post fechar las entradas en discusión siempre y cuando tengan el consentimiento de Jefatura de Ventas.

Se realiza cruce de pases o accesos o cupones o Bebelecheques por otro de diferente precio.

El Auxiliar de Taquilla será quien cubra la diferencia en efectivo, y deberá de pagarse dentro de 48 hrs como máximo al Área de Caja General.

Si llegara a faltar dinero en los cortes.

El Auxiliar de Taquilla deberá de pagar la cantidad faltante en un plazo no mayor a 48 horas al Área de Caja General.

Si llegara a sobrar dinero del corte.

Se ingresará a la cuenta de Bebeleche Museo Interactivo de Durango

Si se detecta el mal uso de celular.

Se levantará un memo de mal comportamiento dirigido a Recursos Humanos, para el archivo del trabajador

Si se detecta el cruce de manera de pago efectivo Vs tarjetas de crédito.

Se pedirá apoyo a Sistemas para la corrección necesaria con previa autorización de Jefe de Ventas.

Productos Ticket comprobante de pago.


Caja General, Departamento de Atención al Visitante

Visitantes locales Visitantes turísticos

Registro y control


N/A N/A

Indicadores Que el efectivo y los bouchers coincidan con el sistema.



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1 Revisa actualizaciones y promociones diarias,

Jefe de Ventas Documento de botones promocionales.

2 Asegurar que el sistema este en funcionamiento

Auxiliar de taquilla

3

Recibe a visitantes y da unas breves recomendaciones. ¿Es visitante o escuela? Visitante. Pasa a la actividad 5 Escuela. Pasa a la actividad 4

Auxiliar de Taquilla

4 Se realiza la venta de boleto sin descuentos adicionales. Pasa a actividad 6

Auxiliar de Taquilla

5 Ofrece paquete. Auxiliar de Taquilla

6 Paga en la taquilla. Visitante o Escuela

7 Recibe pago y entrega ticket. Auxiliar de Taquilla

Ticket

8 ¿Solicita una devolución? Si pasa a actividad 9 No pasa a actividad 11

Departamento de Ventas Auxiliar de Taquilla

9 Informa al Departamento de Atención al Visitante y al Departamento de Ventas.

Auxiliar de Taquilla.

10 Se entrega ticket post fechado con firma de atención al visitante y previa autorización de Departamento de Ventas

Departamento de Atención al Visitante, Departamento de Ventas.

Ticket Post fechado

11 Recibe el corte del día y Autorización de descuento. Fin del procedimiento.

Área de Caja Gral. Recibo de ingreso provisional.


PR341. Procedimiento de Taquilla


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SP35. TIENDA / DULCERÍA


PR351. Ventas en Tienda / Dulcería

Objetivo Ofrecer productos únicos e innovadores mediante un excelente servicio a los visitantes del Museo, para que lograr que su vista sea un recuerdo memorable y se obtenga utilidad sobre los productos vendidos.

Alcance Aplica para los visitantes y trabajadores del Museo que deseen adquirir cualquier producto ofrecido. Inicia cuando el cliente entra a la tienda de Bebeleche y termina cuando el Auxiliar de Tienda le entrega su ticket de compra al cliente.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Auxiliar de Ventas con la supervisión de Jefe de Departamento de Ventas.

Definiciones Ticket: documento que recibe el cliente al finalizar una compra, ya sea el que se imprime automáticamente en el sistema Aspel, o en caso de falla de sistema, se le reconocerá como ticket a la nota de venta que de manera manual se llene y se le entregue al cliente, quedándose el auxiliar de tienda con una copia para archivo. Cucharada: una medida de 15ml., medida oficial de 1Tbs.

Políticas

El Auxiliar de Tienda deberá ofrecer las novedades y promociones que se tengan en tienda.

Los precios de los artículos deberán estar a la vista del consumidor.

El Auxiliar de Tienda deberá entregar el ticket de la venta de lo contrario la venta deberá ser gratis para el consumidor y el auxiliar de tienda deberá pagar la cantidad reclamada por el ticket no entregado.

El Auxiliar de Tienda deberá revisar que el artículo a venderse se encuentre en buen estado en su interior o empaque según aplique con el objeto evitar devoluciones.

El Auxiliar de Tienda deberá estar al pendiente para dar información sobre los artículos ofrecidos en tienda, su uso, funcionamiento, durabilidad y brindar apoyo al cliente.

El Auxiliar de Tienda deberá conocer los procedimiento para la elaboración de palomas y de ICE.

El Auxiliar de Tienda deberá administrar los suministros de forma que nunca haga falta nada.

Es importante que el Auxiliar de Tienda siempre cuente con un Stock, mismo que deberá administrar para que el producto más viejo sea el que se encuentre en exhibición.

El Auxiliar de Tienda deberá informar al departamento de Ventas cuando un suvenir este por terminarse calculando que la mercancía que está en exposición durará al menos quince días más.

El Auxiliar de Tienda no deberá de estar fuera de su lugar por más de diez minutos, de lo contrario se le levantara un memorándum por incumplimiento de políticas, después de


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Si… Entonces…

La venta no se concreta por falta de producto

El auxiliar de tienda deberá solicitar los datos del cliente con el fin de dar un seguimiento a la venta.

El auxiliar de tienda no cumple con sus procedimientos y políticas

Sera merecedor de una sanción administrativa.

El cliente tiene alguna queja Éste tendrá derecho a quejarse personalmente con el Jefe de Ventas o Gerente Comercial.

El auxiliar de tienda está solo en su turno y necesita salir

Deberá avisar a atención al visitante y al guardia en turno cuál será su ubicación y en cuantos minutos regresa (nunca más de 10 minutos).

Eventos y reservaciones requiere apoyo de auxiliar de tienda para elaboración de suministros para eventos y reservaciones

Auxiliar de ventas deberá administrar sus tiempos para tener disponibilidad y no negarse.

Por causas extraordinarias el personal requiere suministros o suvenires para obsequios a clientes o proveedores

Auxiliar de tienda deberá elaborar un recibo foliado y firmado por la persona que está pidiendo los artículos y el motivo, siempre deberá tener la autorización de Jefe de Ventas.

Auxiliar de tienda requiere autorizaciones especiales y no localizan a su Jefe inmediato

Deberán comunicarse con Gerente Comercial.

tres memorándums se comenzaran a levantar actas administrativas, después de tres actas administrativas se dará de baja su colaboración en Museo Bebeleche automáticamente.

Cuando el cliente sienta laguna inconformidad, tendrá el derecho a hablar con el Jefe de Ventas para resolver su inconformidad.

Si el Auxiliar de Ventas falta al respeto a algún cliente, éste será sancionado con una llamada de atención o lo que su jefe directo junto con Gerencia Comercial decidan.

Productos Ticket


Departamento de Ventas Sistemas Compras

Cliente

Registro y control


Recibo provisional de artículos de tienda. Requisición de compra.


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Indicadores Número de ventas cerradas.

Referencias Manual de Organización Plan Anual de Ventas Plan Anual de Mercadotecnia


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1 El auxiliar de tienda deberá estar siempre puntual en su lugar de trabajo y comprobar el funcionamiento del sistema Aspel.

Auxiliar de tienda Aspel

2 Funciona el sistema Aspel? Si: pasar a la actividad 4 No: pasar a la actividad 3

3 Enviar un correo a Sistemas explicando el problema, una vez enviado llamar a Sistemas para confirmar de recibido.

Auxiliar de tienda y Sistemas

4 El auxiliar de tienda deberá revisar que no falte ningún producto en tienda y que la tienda esté ordenada y los productos estén acomodados

Auxiliar de Tienda

5 ¿Falta producto? Si: pasar a la actividad 6 No: pasar a la actividad 16

Auxiliar de tienda

6 Pasa a Departamento de Ventas por llaves de Almacén

Auxiliar de tienda y Departamento de ventas

7 Se verifica si hay suficiente producto

Auxiliar de tienda

8 ¿Hay suficiente producto en almacén? Si: pasar a la actividad 16 No: pasar a la actividad 9

Auxiliar de tienda

9 Se llama al proveedor de los suministros que faltan y se agenda una cita lo antes posible.

Auxiliar de tienda

10 El proveedor llega y deja el producto Auxiliar de tienda

11 Auxiliar de tienda llama a Dpto. de Compras para contabilizar juntos la mercancía entregada

Auxiliar de tienda y departamento de compras

12 Se realiza la orden de compra se firma por las partes involucradas

Auxiliar de tienda Dpto. de compras

Requisición de productos de tienda

13 Se da de alta en el sistema Compras Aspel


PR351. Tienda


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14 Se lleva a revisión a dpto. de ventas Compras Altas de producto en sistema Aspel

15 ¿Es correcto? Si: pasar a actividad 16 No: pasar a la actividad 12


16 Acomodar el producto de manera que se vea limpio y atractivo para los consumidores.

Auxiliar de tienda

17 Se elaboran las palomas (léase el procedimiento palomas)

Auxiliar de tienda

18 Se revisan los correos pendientes diarios. ¿Hay ficha técnica para tienda? Si: pasa a actividad 19 No: pasa a actividad 21

Auxiliar de tienda

19 Se elaboran palomas y dulceros requeridos, y se preparan los requerimiento para tienda (léase elaboración de ficha técnica)

Auxiliar de Tienda y Ejecutivo de Eventos y Reservaciones.

20 Pasa anfitrión de la fiesta por los productos solicitados en ficha técnica

Auxiliar de Tienda y Amigos Bebeleche

21 Se continúa atendiendo al público el resto del día.

Auxiliar de Tienda

22 Se realiza el corte en sistema Aspel, se guarda el efectivo en caja fuerte y se hace el cierre de tienda. Fin del procedimiento

Auxiliar de Tienda


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1 Verificar que se cuenta en almacén y tienda: maíz palomero, aceite para palomitas, sal para palomitas, bolsas transparentes de plástico y bolsa de papel para servir las palomitas.

Auxiliar de Tienda

2 ¿Hay suficiente materia prima en stock? Si: Pasar a la opción 5 No: Pasar a la opción 3

Auxiliar de Tienda

3 Realizar una requisición para área de compras.

Departamento de Ventas y Compras


4 Se espera a que el producto faltante llegue a tienda

Auxiliar de Tienda

5 Tomar bolsas de plástico transparentes para formar cargas de palomitas, posteriormente verter en ella 3 cucharadas de maíz palomero, y media cucharada de sal para palomas.

Auxiliar de Tienda

6 ¿Se va a requerir en ese momento? Si: Pasar a la actividad 8 No: Pasar a la actividad 7

Auxiliar de Tienda

7 Almacenar en tienda.

Auxiliar de Tienda

8 Conectar la palomera.

Auxiliar de Tienda

9 Prender los tres interruptores que tiene la palomera

Auxiliar de Tienda

10 Vaciar en la olla de la palomera aproximadamente un centímetro de altura de aceite para palomitas. Es muy importante poner la cantidad suficiente de aceite para evitar que se no se cocinen o se quemen.

Auxiliar de Tienda

11 Vaciar la carga de palomitas con sal en la olla de la palomera. Es importante solo vaciar las medidas preestablecidas, de lo contrario el maíz se quemara.

Auxiliar de Tienda


PR325 Elaboración de palomas


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12 Esperar a que empiecen a tronar las palomitas, en la primera carga tardan cinco minutos en que estén listas, a partir de la segunda tanda se tardan aproximadamente tres minutos.

Auxiliar de Tienda

13 Estar atento de cuando truenan por última vez las palomitas, para inmediatamente apagar el segundo y tercer interruptores y vaciar todas las palomitas que quedar en la olla.

Auxiliar de Tienda

14 Una vez cocinadas las palomitas, abre una bolsa de papel con cuidado de no romperla y formando un cuadrado con su mano, después vierte las cucharadas de palomitas hasta que se observe que la bolsa está completamente llena, esto conforme se vayan vendiendo.

Auxiliar de Tienda

15 ¿Se va a volver a usar la palomera? Si: Pasar a la actividad 11 No: Pasar a la actividad 16

Auxiliar de Tienda

16 Una hora antes de que ya no se vaya a utilizar la palomera, se desconecta y se apagan el interruptor correspondiente al foco, para enfriar la maquina

Auxiliar de Tienda

17 Cuando la palomera se encuentre fría se realiza una limpieza con ayuda de papel en rollo y agua. (Es necesario una vez a la semana lavar la palomera con agua y jabón).

Auxiliar de Tienda


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1 Contar con dos garrafones llenos de agua purificada, tanque de CO2, jarabe de ICEE (dos conectados a la máquina y dos de reserva), vaso, popote y cúpula de ICEE.

Auxiliar de tienda

2 Conectar las mangueras para el agua a los garrafones, una a cada garrafón asegurándose que la manguera tope al fondo de este.

Auxiliar de tienda

3 Abrir las cajas del jarabe: 3.1.- Poner la caja en posición vertical verificando que las zona punteada abrir la caja este hacia arriba. 3.2.- Retirar el plástico que cubre la caja con ayuda de las manos, es muy importante que no se use ningún tipo de objeto punzo cortante para abrir la caja ya que se puede llegar a romper las bolsa del jarabe. 3.3.- Se dan golpes en el área punteada de la caja para poder abrir, primero introduciendo el dedo pulgar en el orificio pequeño para después abrir el área punteada dejando hasta abajo la apertura. 3.4.- Una vez abierta la caja se saca la llave de la bolsa de jarabe y se acomoda en el rack. 3.5.- Se retira la tapa de la bolsa de jarabe. 3.6.- Se conecta la válvula del jarabe a la manguera de jarabe de la maquina con ayuda de los dedos hasta que truene. 3.7.- Para cambiar de jarabe se retira la manguera y la caja de jarabe, siempre con la maquina apagada para evitar desperdicio de producto.

Auxiliar de tienda

4 Se conecta el CO2 a la máquina, siempre verifique que el nivel del tanque se encuentre en el área verde o blanca, cuando marque rojo es que se tiene que hacer un cambio.


PR325 Elaboración de ICE


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5 Prender la maquina con el interruptor hacia arriba.

Auxiliar de tienda

6 Esperar a que los focos que están a un lado de las llaves para servir el producto se encuentren apagadas, si están prendidas no se debe de servir ICEE.

Auxiliar de tienda

7 Una vez que está listo el ICEE, se toma un vaso, se le coloca un domo en la parte de arriba verificando que este bien embonado, se vierte la mezcla hasta las tres cuartas partes del domo

Auxiliar de tienda

8 Finalmente se le coloca un popote.

Auxiliar de tienda

9 Cuando se termina de utilizar la maquina se baja el interruptor.

Auxiliar de tienda


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1 Revisión de ficha técnica y recepción de suministros para evento: Bocina con base, cargador y micrófono, mantel, chispero para pastel, piñata con palo, refrescos, bolsa palomera, pin y corona para invitado y desechables (solo los productos que incluya el tipo de paquete que está adquiriendo)

Auxiliar de tienda y Ejecutivo de Eventos y Reservaciones.

Ficha técnica Interna

2 ¿Es Fiesta Express? Si: Pase a actividad 10 No: Pase a actividad 3

Auxiliar de tienda

3 ¿Es fiesta básica? Si: Pase a la actividad 9 No: Pase a la actividad 4

Auxiliar de tienda

4 ¿Es fiesta Todo incluido? Si: Pase a actividad 5 No: Pase a actividad 1

5 Eventos entrega a tienda dulce a granel, bolsa de celofán y stickers

Auxiliar de tienda

6 Auxiliar de tienda embolsa el duce a granel en bolsa de celofán chica de 100gs aproximadamente cada una, y cella con el sticker.

Auxiliar de tienda

7 Se resguardan en tienda y se entregan a anfitrión de fiesta el día de la fiesta.

Auxiliar de tienda Recibo de tienda productos Bebeleche

8 Auxiliar de tienda recibe el día de la fiesta el pastel directamente del proveedor y lo resguarda y entrega a anfitrión de fiesta junto con el mechero, la piñata con palo y los desechables.

Auxiliar de tienda Amigo Bebeleche

Recibo de tienda productos Bebeleche

9 Resguarda y entrega a anfitrión de fiesta la bocina con base, cargador y micrófono, pintacaritas, pin y corona para festejado.

Auxiliar de tienda Amigo Bebeleche


10 Auxiliar de tienda recibe el día de la fiesta las pizzas del proveedor y las resguarda, y entrega al anfitrión de la fiesta junto con las palomas (previamente elaboradas por Auxiliar de tienda, se le indicara cuantas palomas habrá que entregar),los refrescos, y el mantel.

Auxiliar de tienda y Amigo Bebeleche



PR325 Elaboración de actividades requeridas para ficha técnica interna.


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11 ¿Falto algo para el evento? Si: Pase a la actividad 11 No: Pase a la actividad 14

Auxiliar de tienda

12 Llama al ejecutivo de eventos y le explica el faltante o problema con los suministros.

Auxilias de Tienda

13 Se resuelve el faltante, haciendo lo necesario para que todo salga bien.

Ejecutivo de Eventos

14 Al final del evento Auxiliar de Tienda recibe de regreso la Bocina con base, cargador y micrófono, y el mantel.

Amigo Bebeleche Auxiliar de Tienda

15 Auxiliar de tienda entrega a Ejecutivo de Eventos y reservaciones Bocina con base, cargador, micrófono y el mantel. Fin del procedimiento

Auxiliar de Tienda


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# Instructivo 1 Se registra nombre del auxiliar de tienda que entrega mercancía. 2 Se registra fecha de entrega de mercancía. 3 Se registra el nombre con código de producto que se está entregando. 4 Se registra el número de piezas que se están entregando. 5 El que recibe mercancía escribe la justificación de haber pedido esa mercancía. 6 Se registra en nombre y firma del auxiliar de tienda que está entregando la

mercancía. 7 Se registra nombre y firma de quien está recibiendo la mercancía.


Recibo de mercancía de tienda


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# Instructivo 1 Se registra el nombre del proveedor 2 Se registra la fecha en que el proveedor entrega la mercancía 3 Se registra el nombre del producto y la cantidad que el proveedor está entregando 4 Se registra el nombre y firma de Auxiliar de tienda y de Compras como prueba de

recibir la cantidad correcta de productos. 5 Se registra nombre y firma de departamento de ventas una vez que comprueba que

las altas del producto coinciden con lo registrado en la orden de compra, recibo entregado por proveedor y sistema.

6 Se registra el nombre y firma de Gerencia comercial para autorizar la requisición correspondiente y el pago a proveedor.


Orden de pedido


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Si… Entonces…

Se compran productos adquiridos con anterioridad

Se evaluará si el precio se mantendrá o elevará.

Se requieren nuevos productos Gerente comercial y jefe de ventas asignaran los nuevos precios donde por lo menos se deberá tener un 35% de utilidad.


PR326. Fijación de Precios en Tienda

Objetivo Obtener un porcentaje de utilidad a través de tienda, siendo este un canal de venta sumamente importante por su contacto con los consumidores de todos los servicios que ofrece el museo.

Alcance Aplica para la Gerencia de Comercialización, Departamento de Ventas, Compras y Tienda. Inicia con Revisión de la calidad y precio de productos de lista de proveedores y termina cuando compras da de alta en el sistema el código si aplica

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Departamento de Ventas

Definiciones Listado de Precios. - Formato que incluye la descripción del artículo, nombre del proveedor, precio de compra y precio de venta (Bruto y Neto), código y las existencias.

Políticas

El % que se le aumentara al precio será en base al costo de adquisición, el costo de traslado, al análisis del margen de utilidad y dependiendo de las características de cada producto, las referencias de venta que se tengan. Es responsabilidad del Departamento de Ventas generar el código de productos nuevos, y pasarlo a sistemas por medio de un memorándum para que este a su vez lo dé de alta. Todos los precios de venta de los productos deberán ser autorizados por la Gerencia de Comercialización. En la compra de productos adquiridos con anterioridad deberá evaluar si el precio se mantendrá o elevará.

Productos Listado de precios, altas y bajas de productos y requisición de compra autorizada por jefe de ventas.


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Gerencia de Comercialización, Compras Barcel, Coca cola y Sabritas.

Registro y control


Listado de precios

Indicadores % de rotación de productos

Referencias Manual de Organización Ley Federal de Protección al Consumidor


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1 Revisa calidad y precio de producto de lista de proveedores

Departamento de ventas, Gerencia de Comercialización

2 Determina el % que se le va a aumentar al precio


3

¿Es producto nuevo o adquirido con anterioridad? Adquirido con anterioridad. Pasa a actividad 8 Producto nuevo. Pasa a actividad 4


4 Genera código en el sistema. Departamento de ventas con ayuda de sistemas.

5 Determina precio de venta elabora y envía Listado de Precios


Listado de Precios

6 ¿Autoriza los precios? Si pasa a actividad 7 No pasa a actividad 1

Gerencia de Comercialización

7 Envía Listado de Precios Compras. Departamento de ventas

8 Da de alta en el sistema. Fin del procedimiento.

Área de Compras


PR326. Fijación de Precios


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LISTA DE PRECIOS

Proveedor (1)

Contacto (2) Teléfono (3)

Código (4) Producto(5) Costo(6) Precio (7)

Observaciones (8)

# Instructivo 1 Registrar el nombre o empresa del cliente. 2 Registrar el contacto directo del proveedor. 3 Registrar el teléfono del proveedor 4 Registrar el código que se le asignará al producto. 5 Registrar el nombre del producto. 6 Registrar lo que le cuesta a Bebeleche. 7 Registrar el precio al que se dará al público. 8 Registrar alguna observación o comentario de ser necesario.


Listado de Precios PR326-FT01


Listado de Precios PR326-FT01


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Si… Entonces…

Los artículos vienen dañados No se podrá firmar de recibido al proveedor El proveedor no está entregando en tiempo y forma

Se deberán buscar proveedores más formales.

Los artículos adquiridos no están dando resultados de venta

Se deberán buscar nuevos artículos atractivos para los clientes de tienda.

Los artículos no están en mostrador pero están en almacén

Se deberá exhibir en almacén


PR327. Procedimiento de Adquisición de Productos

Objetivo Ofrecer al mercado productos innovadores y atractivos que impulsen el desarrollo y la creatividad de los niños y a la vez hacer más memorable la visita al Museo

Alcance Aplica para el área de tienda, y la Gerencia Comercial. Inicia con la elaboración de la solicitud de producto por parte del Auxiliar de Taquilla y Tienda, finaliza en la llegada del producto al museo.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad del Departamento de ventas

Políticas

Todos los proveedores deberán presentar la cotización por escrito o correo electrónico.

No se deberá realizar ninguna compra sin la autorización de la Gerencia de comercialización.

El Departamento de ventas no aceptara el traspaso de almacén 1 a bodega 3 cuando no coincidan las existencias físicas de productos con el sistema.

No se realizara el traspaso a Bodega 2 si no coinciden las existencias de producto con la hoja de traspaso.

Los productos novedosos deberán colocarse en el lugar más visible de la tienda

Productos Cotización de proveedores


Compras, Departamento de Ventas y Gerencia Comercial

Proveedor


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Registro y control



Indicadores Registro de productos en tiempo y forma

Referencias Ley de adquisiciones y Arrendamientos y Servicios del Estado de Durango


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1 Se realiza la solicitud de pedido de producto al Departamento de Ventas.

Departamento de Ventas (Auxiliar de Tienda)

2 ¿Se tiene en existencia en almacén? Si Pasa a actividad 19 No Pasa a actividad 3


3 Revisa lista de proveedores y posibles nuevos productos


4

Revisa producto y precio ¿Es viable comprar ese producto para venta posterior? No: pasa a actividad 3 Si: pasa a actividad 5


5

Pregunta a proveedor si ¿hay en existencia y cantidad? No: pasa a actividad 3 Si: pasa a actividad 6


6 Solicita cotización al proveedor Departamento de Ventas

7 Envía cotización al Departamento de Ventas

Proveedor Cotización

8 Revisar detalladamente cotización Departamento de Ventas

9

Pedir autorización a Gerencia Comercial ¿Autoriza? Si Pasa a actividad 10 No Pasa a actividad 3


10 Elabora y envía requisición a Compras Gerencia Comercial (Secretaria)


11 Realiza compra Área de Compras

Alta de producto


PR327. Procedimiento Adquisición de Productos


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12 Da de alta en el sistema y genera código de productos(si es producto nuevo)

Sistemas y Departamento de Ventas

Alta de producto

13 Entrega productos a Compras Proveedor

14 Da de alta la llegada de productos en el sistema

Compras

15 Informa de la llegada de productos a Departamento de Ventas

Compras

16

Coteja producto, con hoja Traspaso entre Almacenes y el sistema. ¿Coincide? Si pasa a actividad 18 No pasa a actividad 17


Entrada de producto

17 Almacena momentáneamente el producto hasta que coincidan las cantidades

Departamento de Recursos Materiales y Financieros (Almacenista)

18 Organiza el producto en Almacén a cargo de ventas


19 Informa a Auxiliar de tienda sobre la existencia en almacén del producto


20

¿Tienda coteja lo que está recibiendo contra lo que tiene en las altas de producto? Si pasa a actividad 22 No pasa a actividad 23

Departamento de Ventas (Auxiliar de Tienda)

21 Se almacena momentáneamente hasta que coincidan las cantidades.


22 Auxiliar de tienda firma de conformidad y exhibe al público. Fin del procedimiento

Departamento de Ventas(Auxiliar de Tienda)


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Si… Entonces…

Al finalizar el Inventario se encuentran faltantes.

Se realizará una revisión del sistema para identificar errores en el registro. Y se compara contra facturas y notas

Existen errores en el sistema Se realizan correcciones en el sistema No existen errores en el sistema Se realizara cargo al sueldo de el o los

responsables del área


PR354. Inventario de Tienda / Dulcería

Objetivo Llevar el control de entradas, salidas, existencias y faltantes para el conocimiento del departamento de ventas, con la finalidad de conocer el status de cada producto de tienda, además de aplicar las medidas correctivas en caso de que los inventarios físicos no coincidan con sistema.

Alcance Aplica para Gerencia de comercialización. Inicia con el establecimiento de fecha de elaboración de Inventario y termina con el anexo de la Hoja al Inventario firmada al archivo de Inventario.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad de Departamento de Ventas con las observaciones de Gerencia comercial.

Definiciones Inventario: Procedimiento mediante el cual se realiza un conteo físico de las existencias para su comparación contra los registros de entradas y salidas registrados en el sistema ASPEL (SAE). Sistema ASPEL: Sistema en el cual se registran todas las actividades contables. Reporte de Inventario formal: Documento donde se registran las partes involucradas del inventario, se responsabilizan del resguardo y declaran lo que sea necesario. Inventarios parciales: documento interno que se lleva a cabo tres veces al mes eligiendo al azar un producto de tienda y haciendo el conteo físico

Políticas

Se realizará un mínimo de un inventario mensual.

El inventario de deberá realizar en presencia del personal de tienda, y lo deberá realizar Jefe de Departamento de Ventas, Contraloría o Gerencia Comercial.

El Reporte de Inventario al finalizar el proceso deberá estar firmada por auxiliares de tienda, gerente comercial, departamento de ventas y en casos extraordinarios donde haya algo que declarar por contraloría interna.

Los Inventarios se deberán realizar sin previo aviso.


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Al finalizar el inventario se encuentran sobrantes.

Se hace revisión y corrección en el Sistema cotejado contra la factura, si no se encuentran errores de cualquier forma se hará el alta correspondiente en sistema.

Se encuentra un faltante en inventarios mayor a $5000.00

Se repondrá el monto total de faltante y se hará el despido automático de los responsables

Se encuentra un faltante entre $100.00 y $4999.00 .

Se hará el descuento vía nómina en las siguientes quincenas.

Se encuentra un faltante menor a $100.00 Se deberá reponer ese mismo día.

Productos Reporte de Inventario


Tienda. Departamento de Ventas Contraloría. Gerencia Comercial

N/A

Registro y control


Reporte de Inventario

Inventario parcial

Indicadores Numero de Faltantes o sobrantes.

Referencias Manual de Organización. Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Durango.


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1 Establecer fecha y tiempo de Inventario formal de tienda y/o Inventario parcial.

Departamento de Ventas.

2 Se pide la impresión de inventario a sistemas y se realiza el conteo físico de los producto en tienda.

Departamento de Ventas, Auxiliar de Tienda y Sistemas.

Inventario de Aspel

3 Se cotejan los productos físicos contra las existencias del sistema.


4 ¿Encuentra diferencias? No: Pasa a actividad 11 Si: Pasa a actividad 5


5

Informa sobre diferencia encontrada a Gerencia de comercialización y a Contraloría para hacer las revisiones pertinentes.

Comercial, Contraloría, Departamento de ventas y Auxiliares de tienda.

6 Se revisan en el sistema altas, bajas, historiales y comportamiento del mismo para encontrar una resolución.

Departamento de ventas, sistemas, compras.

7 ¿Se encontró solución? Si: Pasa al 11 No: Pasa al 8

Ventas, Contraloría y Comercial.

8 ¿El faltante es mayor a la cantidad límite? Si: Pasa al 9 No: Pasa al 10

Ventas, Contraloría y Comercial.

9 Se valora la sanción Contraloría, Comercial y Dirección.

10 Se realiza el descuento quincenal de la cantidad que falto en dicho inventario

Recursos Humanos y Ventas.

Oficio de petición.

11 Elabora reporte de inventario formal o parcial.

Ventas Reporte de inventario formal o parcial.

12 Firman hoja de inventario formal o parcial. Comercial, Ventas y Auxiliares de Tienda.

Reporte de inventario Formal o Parcial

13

Anexa hoja al Archivo de Inventarios formal o parcial. Fin del procedimiento

Departamento de Bienes Materiales y Financieros.

Se adjunta el inventario de Aspel.


PR354. Inventario de Tienda / Dulcería


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Reporte de Inventario Formal


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# Instructivo 1 Registrar la hora en la que se comienza el inventario físico. 2 Registrar la fecha completa del día del inventario, Día, Mes y Año. 3 Registrar nombre completo del primer auxiliar de tienda. 4 Registrar nombre completo del segundo auxiliar de tienda. 5 Registrar nombre completo del jefe de departamento de ventas. 6 Espacio designado para que el primer auxiliar de ventas declare su versión de los

hechos. 7 Espacio designado para que el segundo auxiliar de ventas declare su versión de los

hechos. 8 Espacio para que las otras partes involucradas declaren su versión de los hechos en

caso de existir. 9 Espacio para que las otras partes involucradas declaren su versión de los hechos en

caso de existir. 10 Registrar nombre y firma del primer auxiliar de ventas. 11 Registrar nombre y firma del segundo auxiliar de ventas. 12 Registrar nombre y firma del departamento de ventas. 13 Registrar nombre y firma de gerencia comercial.


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# Instructivo 1 Registrar hora exacta del chequeo del producto. 2 Registrar día en que se está revisando la existencia del producto.


Inventario parcial


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3 En caso de que alguna de las partes quiera declarar algo se hace la declaración por escrito.

4 Se imprime la pantalla de Aspel y se adjunta la imagen. 5 Registrar nombre y firma del auxiliar de tienda en turno. 6 Registrar nombre y firma de jefe de ventas.


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SP36. RELACIONES PÚBLICAS


Si… Entonces…

Se detecta que las estrategias no arrojan los resultados esperados.

Se realizan correcciones en el plan anual de relaciones públicas.

- Las actividades programadas exceden los gastos estimados.

- Se analiza la posibilidad de aumentar el presupuesto con el Director general.


PR361. Elaboración y Desarrollo del Plan de Relaciones Públicas

Objetivo Establecer un plan anual de acción de relaciones públicas para implementar estrategias y medir sus resultados

Alcance

Aplica para la Dirección General, Departamento de Mercadotecnia y la Unidad de Planeación Organización y Presupuestos. Inicia con el envío del Plan Anual de Mercadotecnia y termina con la elaboración y envío de un Reporte de indicadores del cumplimiento de los objetivos a la Dirección General.

Aplicación Este procedimiento es responsabilidad de la Unidad de Relaciones Publicas

Definiciones

Plan anual de mercadotecnia (PAM). Es el documento que respalda la investigación de las oportunidades y las debilidades del macro y del micro ambiente del museo, y que dan la pauta para la creación de estrategias de mercado.

Plan de desarrollo institucional. contiene los programas, acciones y estrategias a seguir durante el año de todas las áreas administrativas del museo para mantener el buen funcionamiento y el logro de los objetivos institucionales.

Políticas

Deberá elaborarse el Plan Anual de Relaciones Públicas con base al plan de desarrollo institucional y en coordinación al PAM.

Una vez recibido el Plan de Desarrollo Institucional deberá presentarse el Plan Anual de Relaciones Públicas dentro de los siguientes 10 días hábiles.

El establecimiento del presupuesto deberá considerar las medidas de austeridad. Todos los gastos generados deberán estar respaldados mediante comprobante fiscal. El plan anual de relaciones públicas deberá contar con la autorización de la Dirección

General.

Productos Plan anual de Relaciones Públicas


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Dirección General, la Unidad de Planeación, Organización y Presupuesto y el Departamento de mercadotecnia.

Empresarios, políticos, organizaciones e instituciones públicas y privadas

Registro y control


Registro de visitas

Indicadores Número de visitas elaboradas y recibidas

Referencias

Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche Manual de Tramites y Servicios Plan anual de mercadotecnia Manual de Organización


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1 Envía Plan Anual de Mercadeo a Relaciones Públicas.


2 Envía Plan de Desarrollo Institucional.

Unidad de Planeación, Organización y Presupuesto

3 Analiza el Plan Anual de Mercadeo y Plan de Desarrollo Institucional.

Relaciones Públicas

4 Elabora un análisis la situación interna y externa del museo.


Análisis la situación del museo

5 Elabora Plan Anual de Relaciones Públicas. Relaciones Públicas

Plan Anual de Relaciones Públicas

6 Envía plan anual de Relaciones Públicas a Dirección General.


7

¿Autoriza el Plan Anual de Relaciones Públicas? Si, pasa a actividad 10. No, pasa a actividad 8.

Dirección General

8 Establece observaciones y envía a Relaciones Públicas.

Dirección General

9 Realiza correcciones. Pasa a actividad 6.


10 Asigna presupuesto. Dirección General

11 Ejecuta el Plan Anual de Relaciones Publicas y elabora Registro de visitas Realizadas Relaciones Públicas


Registro de visitas Realizadas Relaciones Públicas

12… Mide y evalúa resultados de las actividades. Dirección General

12 ¿Son los resultados esperados? Si, pasa a actividad 14. No, pasa a actividad 13.

13 Realiza cambios en estrategias. Relaciones Públicas

14 Continúa con la implementación del plan anual de Relaciones Públicas.


15

Elabora y envía reporte de indicadores del cumplimiento de los objetivos y resultados a Dirección General.



Reporte de indicadores del cumplimiento de los objetivos y resultados


PR361. Elaboración y Desarrollo del Plan de Relaciones Públicas


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Registro de visitas realizadas Relaciones Públicas

Responsable de Relaciones Públicas (1) ___________________________________________________________________

Mes (2) __________________________________

Fecha (3) Nombre del funcionario que se visita (4) Nombre del organismo

o empresa (5) Motivo de la visita (6)

Formato DG – RP- FVR 002

# Instructivo

1 Registrar el nombre de la persona que ocupa el puesto de Relaciones Públicas.

2 Registrar el mes al que corresponde el registro de las visitas. 3 Registrar la fecha en que se realizan las visitas. 4 Registra el nombre de la persona quien se está visitando.

5 Registrar el organismo o empresa a la que pertenece el funcionario al que visita.

6 Registrar los propósitos de la visita.


Registro de Visitas Realizadas Relaciones Públicas FT36101


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Si… Entonces…

Las actividades programadas exceden los gastos estimados.

Se analiza la posibilidad de aumentar el presupuesto con Dirección General.


PR362. Elaboración del Plan Anual de Eventos Institucionales

Objetivo Coordinar con las áreas correspondientes de Bebeleche, Museo Interactivo, los requerimientos y necesidades para la organización y realización de eventos institucionales.

Alcance Aplica para la Dirección General, Gerencia Administrativa, Gerencia Comercial y Gerencia de Programas Educativos.


Definiciones

Plan Anual de Relaciones Públicas (PARP) Es el documento que respalda la planeación estratégica de Bebeleche, Museo Interactivo para difundir correctamente la misión, visión y objetivos con el fin de llegar a más clientes y generar mayores ventas.

Políticas

Deberá elaborarse el Plan Anual de Eventos Institucionales en base al Plan de Anual de Relaciones Públicas y en coordinación con el PAM Y el PDI.

Una vez realizado el Plan Anual de Relaciones Públicas deberá presentarse el Plan Anual de Eventos Institucionales dentro de los siguientes 10 días hábiles.

El establecimiento del presupuesto deberá considerar las medidas de austeridad. Todos los gastos generados deberán estar respaldados mediante comprobante fiscal. El Plan Anual de Eventos Institucionales deberá contar con la autorización de Dirección

General.

Productos Plan Anual de Eventos Institucionales


Dirección General, Ejecutivo de Eventos y Reservaciones, Diseño Gráfico, Auxiliar de Redes Sociales.



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Indicadores

Número de eventos realizados

Referencias Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche Plan Anual de Relaciones Públicas Manual de Tramites y Servicios Manual de Organización


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1 Elabora Plan Anual de Eventos Institucionales tomando como base el Plan Anual de Relaciones Públicas

Unidad de Relaciones Públicas

Plan Anual de Eventos Institucionales

2 Envía Plan Anual de Eventos Institucionales a Dirección General


3

¿Autoriza el Plan Anual de Eventos Institucionales? Si, pasa a actividad 6 No, pasa a actividad 4

Dirección General

4 Establece observaciones y envía a Relaciones Públicas

Dirección General

5 Realiza correcciones Pasa a actividad 3


6 Asigna presupuesto. Dirección General

7 Calendariza y programa los eventos Unidad de Relaciones Públicas

Programa de Eventos

8 Redacta la Ficha técnica del evento, incluyendo cronograma detallado y la envía al Ejecutivo de Eventos y Reservaciones


Ficha técnica

9

Realiza lista de requerimientos y croquis del evento que permita interpretar el programa y ayude a visualizar los espacios, movimientos, recorridos y protocolo. del evento


10 Informa a las áreas involucradas del evento a efectuarse y coordina los requerimientos correspondientes.


11 Realiza lista de invitados especiales, autoridades y medios de comunicación en conjunto con Dirección General


12

Elabora diseño, invitaciones, carteles, programa del evento, diplomas y todo aquello que se considere necesario para la difusión del evento.

Diseño Gráfico

13 Entrega invitaciones a invitados especiales, autoridades y medios de comunicación.


14 Controla las confirmaciones de los invitados.

Asistente Dirección


PR362. Plan Anual de Eventos Institucionales


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15 Elabora orden del día y asigna asientos a las autoridades e invitados especiales.


Orden del día

16

Solicita al área de Mantenimiento proporcione y ubique el mobiliario o equipo faltante para la adaptación adecuada del lugar.


17

Verifica que la adaptación del lugar, mobiliario y equipo sea el adecuado para el desarrollo eficiente del evento. Reporta a Relaciones Públicas el acondicionamiento del lugar.


18 Realiza la apertura, inauguración y desarrollo del evento a la hora y día señalado.


19 Da la bienvenida a autoridades, invitados especiales y medios de comunicación.


20 Supervisa el evento y se mantiene alerta de cualquier falla o requerimiento.


21 Toma evidencia fotográfica del evento y lo comparte en Redes Sociales

Redes Sociales

22 Informa a las áreas correspondientes la conclusión del evento a fin de retirar el mobiliario, equipo o material instalado.


23 Envía nota de agradecimiento a patrocinadores, proveedores y colaboradores.


24

Valora y analiza la ejecución del evento. Realiza informe y lo envía a Dirección General. Fin del procedimiento


Reporte


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PR363. Plan de Gestión y Captación de Donativos

Objetivo Establecer y coordinar las actividades para la gestión, captación, registro y aplicación de los donativos en efectivo y en especie, provenientes del sector público y privado, así como organismos nacionales e internacionales.

Alcance Aplica para la Dirección General, Unidad de Planeación, Organización y Presupuesto,


Definiciones

Plan de desarrollo institucional. contiene los programas, acciones y estrategias a seguir durante el año de todas las áreas administrativas del museo para mantener el buen funcionamiento y el logro de los objetivos institucionales.

Políticas

Bebeleche Museo Interactivo no está autorizado para expedir recibo deducible de impuestos.

Se respetará la elección del donante de elegir el destino y la aplicación de su donativo. Valorar y diagnosticar la conveniencia de recibir un bien o bienes. En caso de recepción de donativos, que no estén dirigidos hacia un proyecto en específico,

la Unidad de Relaciones Publicas quedará facultado para definir el destino del mismo, atendiendo criterios de pertenencia y utilidad.

Bebeleche clasificará al donante según el monto aportado, así mismo otorgará recompensas y distinciones según el monto del donativo.

Tipo de Patrocinador Aportación

Patrocinador Oro $10 MDP

Patrocinador Plata $5 MDP

Patrocinador Bronce $1 MDP

Patrocinador $500,000.00

Benefactor $100,000.000

Amigo $10,000.00 a $99,000.00

Patrocinador Oro: • Presencia de marca en el muro de donantes el cuál se encuentra en un lugar clave visible a

todos los visitantes del Museo de manera permanente. • Evento protocolario de entrega de donativo. • Exposición del logotipo de la empresa en el área patrocinada.


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• Disponibilidad de las instalaciones del Museo para eventos exclusivos, un evento por año durante cinco años.

• Uso de instalaciones para ruedas de prensa, conferencias, presentaciones y/o promoción de productos y servicios dos veces al año durante cinco años.

• Reconocimiento impreso. • 500 cortesías de acceso al año durante cinco años. • Invitación a inauguraciones y eventos especiales. Patrocinador Plata: • Presencia de marca en el muro de donantes el cuál se encuentra en un lugar clave visible a

todos los visitantes del Museo de manera permanente. • Evento protocolario de entrega de donativo. • Exposición del logotipo de la empresa en el área patrocinada. • Disponibilidad de las instalaciones del Museo para eventos exclusivos, un evento por año

durante tres años. • Uso de instalaciones para ruedas de prensa, conferencias, presentaciones y/o promoción

de productos y servicios dos veces al año durante tres años. • Reconocimiento impreso. • 300 cortesías de acceso al año durante tres años. • Invitación a inauguraciones y eventos especiales. Patrocinador Bronce: • Presencia de marca en el muro de donantes el cuál se encuentra en un lugar clave visible a


durante dos años. • Uso de instalaciones para ruedas de prensa, conferencias, presentaciones y/o promoción

de productos y servicios dos veces al año durante dos años. • Reconocimiento impreso. • 200 cortesías de acceso al año durante dos años. • Invitación a inauguraciones y eventos especiales.

Patrocinador: • Presencia de marca en el muro de donantes el cuál se encuentra en un lugar clave visible a


durante un año. • Uso de instalaciones para ruedas de prensa, conferencias, presentaciones y/o promoción

de productos y servicios una al año durante dos años. • Reconocimiento impreso. • 150 cortesías de acceso al año durante dos años. • Invitación a inauguraciones y eventos especiales.

Benefactores: • Presencia de marca en el muro de donantes el cuál se encuentra en un lugar clave visible a

todos los visitantes del Museo de manera permanente. • Evento protocolario de entrega de donativo.


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Si… Entonces…

Se detecta que las estrategias no arrojan los resultados esperados.

Se realizan correcciones en el plan anual de relaciones públicas.

• Disponibilidad de las instalaciones del Museo para un evento exclusivo. • Reconocimiento impreso. • 100 cortesías de acceso. • Invitación a inauguraciones y eventos especiales.

Amigos: • Presencia de marca en el muro de donantes el cuál se encuentra en un lugar clave visible a

todos los visitantes del Museo de manera permanente. • Evento protocolario de entrega de donativo. • Disponibilidad de las instalaciones del Museo para un evento exclusivo. • Reconocimiento impreso. • 50 cortesías de acceso. • Invitación a inauguraciones y eventos especiales.

Productos Plan de Gestión, captación, registro y aplicación de donativos


Dirección General, Unidad de Planeación, Organización y Presupuesto.


Registro y control


Expediente del Donador

Indicadores Número de donativos recibidos

Referencias

Plan para el Desarrollo Institucional de Bebeleche Manual de Tramites y Servicios Manual de Organización Manual de Adquisiciones


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1 Envía Plan Anual de Desarrollo Institucional. Planeación Plan Anual de Desarrollo Institucional

2 Analiza el Plan Anual de Desarrollo Institucional y elabora Plan de Gestión y Captación de Donativos.


Plan de Gestión y Captación de Donativos

3 Envía Plan de Gestión y Captación de Donativos a Dirección General.

4

¿Autoriza el Plan de Gestión y Captación de Donativos? Si, pasa a actividad 7 No, pasa a actividad 5

5 Establece observaciones y envía a Relaciones Públicas

6 Realiza correcciones Pasa a actividad 3

7 Realiza actividades de cultivo de donantes. Relaciones Públicas

8 Gestiona donativo en especie o efectivo ante el donante.


9

Recibe petición y en conjunto con Gerencias Administrativa, Comercial y de Programas Educativos valoran la conveniencia de recibir el bien. ¿Es factible recibirlo? Si: Pasa a actividad 11 No: Se exponen los motivos por los cuales no es recomendable aceptar el donativo. Pasa a actividad 10

Dirección General

10 Notifica al donante los motivos por los cuales no se puede aceptar el donativo y agradece su generosidad


11 Notifica al donante la aceptación del donativo.


12 Elabora oficio de notificación de donativo y genera un expediente del donante.


Oficio

13 Verifica que el donativo haya sido recibido y planea evento protocolario de entrega de donativo.


14 Elabora y envía reporte mensual de donativos a Dirección General. Fin del procedimiento


Reporte


PR363. Plan de Gestión y Captación de Donativos


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